CONDIZIONI GENERALI DI FORNITURA
CONDIZIONI GENERALI DI FORNITURA
1. Premessa e Definizioni
Agli effetti del contratto si intende per:
“ChemService” o “Laboratorio”: la società ChemService S.r.l., con sede legale e operativa in Xxxxxx Xxxxxxxx (XX) - Xxx X.xxx Xxxxxxxx 00 - codice fiscale e partita IVA n. 07020820150.
“Cliente”: il soggetto giuridico, pubblico o privato, individuato nella parte anagrafica del presente contratto, che richiede a ChemService l’effettuazione di analisi chimico-fisiche e/o microbiologiche e/o biologiche e/o la prestazione di altri servizi;
“Campione”: un materiale da esaminare non rappresentativo di altri materiali o lotti salvo esplicita indicazione da parte di un’Autorità.
“Contratto”: convenzioni scritte, accettazioni di offerte ChemService, invio dei campioni susseguente ad offerta ChemService e/o lettera di accompagnamento dei campioni, ordini di esecuzione di analisi che pervengono direttamente dal cliente e da esso sottoscritti.
“Servizi”: attività di consulenza
“Accettazione”: si intende la presa in carico del materiale/servizio, oggetto del contratto, da parte di ChemService
Il laboratorio è accreditato ACCREDIA (numero 004L) in conformità alla norma UNI XXX XX XXX/XXX 00000; il laboratorio dispone di oltre 100 prove accreditate.
Il laboratorio è autorizzato, inoltre, dal Ministero della Salute ad operare in conformità alle Buone Pratiche di Laboratorio (BPL) ai sensi del D.Lgs 50/07.
L’elenco completo delle prove accreditate è disponibile sul sito ufficiale ACCREDIA xxx.xxxxxxxx.xx.
Il Cliente ha il diritto di poter prendere visione della convenzione tra ChemService ed ACCREDIA e delle prescrizioni contenute nei documenti ACCREDIA.
Con il termine “accreditamento” si intende l’attestazione da parte di un organismo nazionale di accreditamento che certifica che un determinato organismo di valutazione della conformità soddisfa i criteri stabiliti da norme armonizzate e, ove appropriato, ogni altro requisito supplementare, compresi quelli definiti nei rilevanti programmi settoriali, per svolgere una specifica attività di valutazione della conformità (Rif. documentazione ACCREDIA, sito xxx.xxxxxxxx.xx).
L’accreditamento attesta la competenza tecnica del laboratorio ad effettuare le prove indicate nel campo di accreditamento e l’attuazione di un sistema gestionale per la qualità allineato ai principi della UNI EN ISO 17025 per le attività rientranti nel campo di accreditamento. (Rif. documentazione ACCREDIA, sito xxx.xxxxxxxx.xx).
L’accreditamento non significa approvazione da parte dell’Ente di Accreditamento del campione di prova o del prodotto e dell’opinione od interpretazione che può derivare da un risultato di prova.
Il Marchio o il riferimento all’accreditamento non devono essere utilizzati dai clienti del Laboratorio, né possono essere utilizzati nella documentazione concernente un prodotto, o essere riportati su un prodotto. È ammesso allegare la copia del rapporto di prova.
Tutte le certificazioni/autorizzazioni, riconoscimenti, accreditamento sono disponibili sul sito xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx alla voce “Documenti”, dove è possibile scaricare i certificati.
2. Applicazione delle Condizioni Generali.
Le presenti condizioni generali costituiscono parte integrante di tutti i contratti tra ChemService ed il Cliente, fatte salve eventuali condizioni particolari convenute tra le stesse parti in forma scritta.
L’accettazione delle offerte implica l’adesione alle presenti condizioni generali di fornitura. L’offerta e le presenti condizioni di fornitura si intendono comunque accettate in ogni sua parte al momento dell’arrivo dei campioni al ns. laboratorio.
Qualsiasi clausola apposta dal Cliente, ulteriore e/o difforme rispetto a quanto indicato nell’ordine e/o nelle presenti condizioni di fornitura, sarà considerata priva di efficacia, salvo il caso in cui venga accettata per iscritto da ChemService. Nel caso in cui una o più disposizioni delle presenti condizioni generali venga/no ritenuta/e invalida/e o inapplicabile/i, ciò non pregiudicherà la validità e/o l'applicabilità delle restanti previsioni delle presenti condizioni generali; ogni eventuale disposizione ritenuta invalida o inapplicabile potrà essere sostituita con nuove pattuizioni valide ed applicabili, aventi contenuto, per quanto possibile, equivalente a quello delle disposizioni ritenute invalide o inapplicabili.
Con la firma del contratto si intendono accettate le condizioni generali di fornitura salvo esplicite deroghe o integrazioni formalmente risultanti dai documenti contrattuali medesimi.
3. Oggetto delle forniture
Il rapporto in essere tra ChemService ed il Cliente ha per oggetto le prestazioni dei servizi definiti in ordini specifici.
La descrizione dei principali servizi svolti da ChemService è disponibile sul sito xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Le condizioni economiche sono quelle riportate nell’ultimo tariffario in vigore.
4. Svolgimento dell’attività.
I servizi concernenti le attività di cui sopra, verranno posti in essere dal competente settore facente capo alla direzione del laboratorio assicurata da professionista abilitato iscritto al competente ordine professionale. Qualora alcune di queste attività siano subappaltate ad organizzazioni qualificate, ChemService è responsabile verso il cliente per le attività subappaltate eccetto il caso in cui il cliente o l’autorità in ambito regolamentato specifichi quale ente subappaltato debba essere utilizzato.
Nell’offerta economica ChemService indica i metodi utilizzati e se sono metodi accreditati ai sensi della norma UNI EN ISO/IEC 17025 oppure no.
Qualora la qualità della prestazione richiesta a ChemService debba soddisfare i requisiti GLP, tale richiesta deve essere comunicata a ChemService prima dell’elaborazione dell’offerta economica relativa alla prestazione.
In entrambi i casi l’offerta deve essere concordata per iscritto con ChemService prima della sua esecuzione da parte del laboratorio pertinente.
Il cliente, previo accordo su modalità e tempi di esecuzione con il responsabile tecnico di competenza, può partecipare allo svolgimento delle analisi del proprio campione.
Tale attività può costituire prestazione accessoria di separato addebito.
5. Consegna dei campioni al Laboratorio.
Xxx non sia diversamente convenuto in maniera espressa, il materiale da sottoporre ad analisi viene recapitato al Laboratorio a cura del Cliente o di un suo incaricato con una chiara identificazione utilizzando l’apposita modulistica scaricabile direttamente sul nostro sito o altro documento equivalente del cliente.
Si specifica che il laboratorio rispetta i seguenti orari per la consegna dei campioni: 08:00 – 18:00 con orario continuato
I campioni conferiti dopo le ore 15:30 verranno messi in analisi il giorno lavorativo successivo alla data di accettazione.
A richiesta, ChemService assicura disponibilità a fornire indicazioni su procedure, tecniche e/o metodi di “campionamento” e di conservazione previste da normative e/o linee guida.
Il ritiro del materiale da esaminare presso il domicilio del Cliente (o presso altro luogo dallo stesso indicato) a cura di personale ChemService, o da esso incaricato può costituire prestazione accessoria, oggetto di separato addebito al prezzo previsto dal listino di ChemService che si intende espresso franco laboratorio.
Nel caso di ritiro come sopra, ChemService garantisce che il trasporto al Laboratorio avvenga secondo condizioni tali da assicurare la conservazione delle caratteristiche chimiche, fisiche e microbiologiche che il materiale presentava all’atto della sua presa in consegna.
Il cliente ha l’obbligo di informare ChemService sui rischi inerenti il materiale da sottoporre ad analisi identificando i pericoli ad esso connessi e segnalando la corretta modalità per la gestione dei campioni (conservazione, apertura, manipolazione, eliminazione, ecc.).
In linea generale, per inizio analisi si intende l’avvio dell’analisi sul campione, entro i tempi massimi previsti dai metodi di prova da effettuare in relazione alla natura del campione, fatto l’onere di ChemService di garantirne nel frattempo idonea conservazione.
Il cliente sarà responsabile ad ogni effetto di legge per danni a persone e cose derivanti dall’inadempimento degli obblighi di informazione sopraccitati avuto particolare riguardo per la salute e la sicurezza del personale Chemservice.
Le attività di “campionamento” possono essere assunte a carico e/o sotto responsabilità di ChemService solo su esplicita richiesta del cliente e fatta salva la possibilità di separato addebito.
6. Tempistica
In linea generale il campione viene accettato entro 1 giorno dal ritiro/campionamento ed i risultati di analisi consegnati entro gg. lavorativi a partire dalla data di accettazione, salvo richieste di urgenze che saranno oggetto di separato addebito.
7. Conservazione del campione e del contro campione (o campione di riserva) o del campione residuo.
Dal momento del ricevimento del materiale da esaminare e dell’eventuale controcampione il Laboratorio garantisce la conservazione secondo modalità idonee a garantire il mantenimento delle condizioni chimiche, fisiche e microbiologiche.
-campione deperibile: fino al completamento della prova
-campione non deperibile: tre mesi dalla data di accettazione del campione
ChemService acquista la proprietà del campione consegnato, il Cliente non può pretendere la restituzione dello stesso o di quanto ne residua dopo l’analisi, salvo diversi accordi precedentemente stipulati tra le due parti.
L’eventuale contro campione o campione residuo viene conservato da ChemService, per un periodo proposto da Chemservice e/o accettato dal cliente in forma scritta. Decorso il termine indicato, ChemService ha la facoltà di distruggere il contro campione ovvero di conferirlo a terzi per lo smaltimento.
8. Conservazione delle registrazioni
ChemService in accordo con le normative vigenti e con le prescrizioni dell’ente di accreditamento ha stabilito i tempi minimi di conservazione delle registrazioni secondo quanto riportato nella specifica procedura interna.
Ove non diversamente stabilito si intendono:
− Registrazioni relative a campioni in ambito BPL: 4 anni dalla data di emissione della Relazione di studio;
− Registrazioni relative a campioni per i quali sono stati utilizzati metodi di prove accreditate e per i restanti campioni: 5 anni dalla data di emissione del Rapporto di prova.
Tutta la documentazione sarà a disposizione del cliente e delle autorità competenti per verifiche e controlli.
Al termine del periodo di conservazione la documentazione verrà distrutta, salvo richieste differenti inviate dal cliente e concordate preventivamente.
9. Rapporti di prova
Il Laboratorio è responsabile unicamente dei risultati analitici riferiti ai campioni oggetto di analisi.
I Rapporti di Prova vengono emessi in unico esemplare originale con firma digitale e trasmessi via e-mail.
I Rapporti di prova vengono emessi, di norma, su format “ChemService S.r.l.”. Ove applicabile, il rapporto di prova può essere emesso su format “ChemService S.r.l.” contenente anche il marchio dell’ente di accreditamento, in conformità alle specifiche norme pertinenti.
L’emissione di rapporti di prova secondo formati corrispondenti a specifiche del Cliente deve essere richiesta per iscritto; qualora tale personalizzazione sia consentita dalle norme generali sull’accreditamento dei laboratori di prova (ove applicabile) e sia tecnicamente possibile, costituisce prestazione accessoria, il cui corrispettivo sarà preventivamente concordato con il Cliente.
Salvo non sia diversamente convenuto, i rapporti di prova vengono firmati digitalmente ed inviati al Cliente in forma elettronica (pdf) all’indirizzo e-mail preventivamente concordato per iscritto con il cliente. Possono, inoltre, essere consegnati al Cliente in forma cartacea con corrispondenza ordinaria.
Sarà cura del Cliente inviare comunicazione scritta a ChemService in caso di variazione dell’indirizzo e.mail di destinazione.
In caso di trasmissione dei rapporti di prova via fax/e-mail, ChemService non si assume la responsabilità di eventuali errori di trasmissione.
Il rilascio di eventuali duplicati in formato cartaceo costituisce oggetto di separato addebito (15 €/cad). L’emissione dei rapporti di prova emessi in lingua inglese (sia in formato cartaceo che elettronico) hanno un costo di 15 €/pagina.
Ove applicabile e su richiesta del Cliente, espressamente formulata prima dell’accettazione del campione da parte del Laboratorio, i rapporti di prova riferibili a determinazioni di residui/tracce sono integrati con le informazioni relative al recupero utilizzato nei relativi calcoli secondo quanto previsto dal metodo applicato.
Ove prevista l’attività di campionamento a carico e/o sotto responsabilità di ChemService, nel rapporto di prova ed in relazione a richiesta del cliente, sono riportate distinte e specifiche indicazioni relative al metodo di campionamento, alle condizioni di campionamento od altre annotazioni particolari previste o richieste.
Salvo che non sia diversamente convenuto, i rapporti di prova vengono consegnati al Cliente in formato elettronico con firma digitale secondo la normativa applicabile, tale documento costituisce il documento originale. La firma digitale non si applica ai rapporti di prova (certificati di analisi) relativi ad attività analitica condotte in conformità alle GLP.
E’ vietata la duplicazione parziale dei rapporti di prova senza la preventiva autorizzazione scritta di Chemservice.
E’ fornita un'unica identificazione del campione. La riemissione (revisione) di un rapporto di prova è prevista in accordo a quanto previsto dalla Risoluzione EA 2014 (33) 31 Reissuance of test reports when the trade name/trademark of the tested product has changed (clause 5.10.9 of ISO/IEC 17025). I rapporti di prova sono riemessi solo in caso di correzione di errori da parte del laboratorio e/o di inserimento di informazioni/dati omessi ma disponibili al momento dell'esecuzione delle prove.
Non è ammesso riemettere un rapporto di prova quando il nome/marchio commerciale del prodotto analizzato è cambiato (senza aver effettuato nuovamente le prove), anche quando ci sia un chiaro riferimento al rapporto di prova iniziale che viene sostituito.
Il Laboratorio non si assume la responsabilità di dichiarare che il prodotto con il nuovo nome/marchio commerciale è esattamente identico a quello analizzato, questa responsabilità è a carico del cliente.
I risultati analitici sono rappresentativi unicamente del campione ricevuto ed analizzato da ChemService.
Il cliente ha l’onere di comunicare al laboratorio tutte le informazioni necessarie (parametri da ricercare, scopo dell’indagine, eventuali metodi specifici, ecc.) ai fini di una corretta scelta e proposta della procedura analitica da applicare al campione.
Nel caso in cui venga richiesta una dichiarazione di conformità ad una specifica o norma, la specifica o la norma e la regola decisionale devono essere chiaramente definite. A meno che la regola decisionale non sia già contenuta
nella specifica o nella norma, il laboratorio adotta come regola decisionale il confronto diretto con il limite senza tenere conto dell'incertezza di misura.
Nell'applicare questa regola decisionale la conformità rispetto ai limiti della specifica o della norma risulta verificata quando i risultati di misura cadono all'interno dei limiti di accettazione. Qualora il valore riscontrato sia pari al limite superiore o al limite inferiore il livello di rischio associato coincide con il 50% di falsa accettazione o di falso rifiuto.
È prevista l’anticipazione di risultati ai Clienti, prima dell’emissione del Rapporto di Prova, mediante e-mail. Eventuali scostamenti ai metodi di prova/campionamento sono indicati nel Rapporto di prova. Quando il cliente richiede che un oggetto sia sottoposto a prova anche se consapevole di uno scostamento, nel rapporto di prova viene inclusa una dichiarazione in cui il laboratorio declina la responsabilità e indica quali risultati possono essere influenzati dallo scostamento. Quando è necessario modificare, correggere o emettere nuovamente un rapporto già emesso, ogni informazione modificata è chiaramente identificata e, ove appropriato, è incluso nel rapporto anche il motivo della modifica.
ChemService provvede all’archiviazione elettronica dei rapporti di prova per 10 anni secondo modalità previste dalla vigente normativa; dove non diversamente richiesto dalle leggi vigenti o concordato con il cliente, ChemService conserva i dati grezzi relativi alle analisi effettuate per un tempo non inferiore a 5 anni.
Il Cliente non deve utilizzare il Marchio ACCREDIA e/o di ChemService né altri riferimenti all’accreditamento di ChemService nella documentazione concernente i propri prodotti né riportarli sui prodotti stessi.
10. Identificazione dei metodi di prova
Su richiesta del Cliente il Laboratorio fornisce chiarimenti sui metodi o sulle procedure che sono stati utilizzati per l’analisi. Qualsiasi altra richiesta è considerata prestazione accessoria del Servizio Documentazione di ChemService e costituisce oggetto di separato addebito. Richieste specifiche in relazione ai metodi di prova devono essere concordate per iscritto prima dell’accettazione del campione.
Il sistema di gestione della qualità ChemService prevede un puntuale aggiornamento dei metodi adottati al fine di ottimizzare il servizio.
Ogni altro servizio richiesto dal Cliente (opinioni, interpretazioni, relazioni, commenti, confronti con limiti di legge e/o di capitolato) costituisce separata prestazione e può essere oggetto di separato addebito.
Per le attività analitiche svolte in conformità alla GLP e per validazione metodi secondo altre linee guida (es. ICH) i metodi proposti sono applicati solo dopo approvazione del Committente del documento denominato “Protocollo”.
11. Reclami
I reclami devono pervenire al laboratorio per via scritta entro 10 giorni dalla scoperta, da parte del Cliente ed indirizzati o rivolti sia al responsabile Assicurazione Qualità (e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx) sia al referente interessato. ChemService provvedere alla gestione dello stesso tramite procedura interna. ChemService valuterà, a suo insindacabile giudizio, l’eventuale gestione di reclami che dovessero pervenire oltre il termine sopra indicato, fermo restando che comunque non si assumerà alcuna responsabilità per reclami che le vengano inoltrati oltre il periodo massimo di un anno dalla data di espletamento o previsto espletamento del servizio che dà origine al reclamo.
Il cliente non può trattenere somme dovute a ChemService come risarcimento in caso di reclami, se non diversamente concordato tra le parti per iscritto.
12. Termini di pagamento
Quando non sia diversamente convenuto, le prestazioni erogate devono essere pagate al ricevimento della fattura o della ricevuta fiscale, entro il periodo concordato tramite contratto.
In caso di ritardo nel pagamento, vengono addebitati gli interessi moratori ai sensi degli art. 4 e 5 del D.L. 231/2002.
13. Rispetto della Normativa antinfortunistica
ChemService S.r.l., nello svolgimento della propria attività e servizi, applica e ottempera a tutte le prescrizioni ed obblighi previsti in materia di sicurezza e salute dei lavoratori durante il lavoro ai sensi del Decreto legislativo 81/2008 e ss.mm.ii., anche nell’ipotesi in cui il lavoratore Chemservice svolga la propria attività presso i clienti.
14. Tutela legale
Il cliente è tenuto a dichiarare, se è di sua conoscenza, a ChemService, in fase di stipula d’ordine, se il campione/ indagine è riferito a procedimenti di tipo civile/penale o se è in contraddittorio con organi di controllo.
15. Legge applicabile e Foro competente
Le presenti condizioni generali ed i contratti di cui ChemService sia parte sono in ogni loro parte, regolati dalla legge italiana. Qualsiasi controversia dovesse insorgere fra le parti in ordine alla interpretazione, esecuzione e cessazione delle presenti condizioni generali come dei contratti in essere fra le stesse, sarà devoluta alla competenza esclusiva del foro di Milano.
16. Responsabilità e manleva
ChemService non può essere intesa come un garante. Il Cliente che intende garantirsi contro perdite o danni deve sottoscrivere una apposita polizza di assicurazione.
I Rapporti di Prova sono emessi sulla base di informazioni, documenti e/o campioni forniti dal Cliente, o per suo conto pertanto ChemService non è responsabile di risultati inesatti dovuti a informazioni incomplete o errate fornite dal Cliente. Inoltre, ChemService non è responsabile di ritardi o mancanza nel servizio richiesto nel caso in cui il Cliente non abbia ottemperato ai propri obblighi.
Il cliente si impegna a manlevare ChemService ed i suoi dipendenti/agenti/subappaltatori verso qualunque reclamo inoltrato da terzi per danni o spese di qualunque tipo, incluse quelle legali.
17. Forza maggiore e limitazione di responsabilità
ChemService non sarà responsabile nei confronti del Cliente per qualsiasi inadempimento causato da accadimenti al di fuori del suo ragionevole controllo quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, azioni sindacali, scioperi, difficoltà nei trasporti, eventi naturali, guerre, disordini di piazza, misure amministrative di sequestro, embargo, leggi o regolamenti di ogni ente territoriale o autorità amministrativa.
Le garanzie e responsabilità di ChemService, derivanti da ed in relazione ai contratti conclusi sulla base delle presenti Condizioni generali, sono limitate a quelle qui espressamente previste.
18. Clausole di riservatezza
Tutte le informazioni ottenute o generate nel corso dell’effettuazione delle attività per conto del Cliente verranno considerate da ChemService come riservate e non verranno portate a conoscenza di terzi senza la previa autorizzazione del Cliente anche dopo la scadenza del contratto. Tale vincolo non è applicabile in ambito di ispezioni delle autorità competenti. Quando è richiesto per legge il Cliente è informato circa le informazioni fornite, a meno che ciò sia proibito dalla legge.
Informazioni relative al Cliente ottenute da fonti diverse dal Cliente stesso (per esempio reclami, autorità in ambito legislativo) verranno considerate come riservate fra il Cliente e ChemService. ChemService mantiene riservata l’identità di chi ha fornito tali informazioni (la fonte) e non può rilevarla al Cliente, a meno di accordi presi con la fonte stessa.
19. Tutela della privacy
In ossequio all’art. 13 del Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 “Codice in materia di dati personali” e dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (“GDPR”) ChemService garantisce che i dati relativi ai Clienti, da utilizzare ai fini dello svolgimento dell’attività inerente al presente contratto di fornitura, sono trattati con garanzia di sicurezza e riservatezza e con impegno a non diffonderli a terzi estranei. Le parti si obbligano a non divulgare a terzi la documentazione relativa al presente contratto ed ogni informazione di cui venisse a conoscenza in occasione del contratto medesimo, anche dopo la cessazione per qualsiasi motivo dello stesso.
Il Cliente ha il diritto di conoscere, in ogni momento, quali sono i Suoi dati presso la nostra Società o presso i soggetti sopra indicati a cui li comunichiamo e come vengono utilizzati; ha inoltre il diritto di farli aggiornare, integrare, rettificare o cancellare, di chiederne il blocco o di opporsi al loro trattamento.
Il Titolare del trattamento è ChemService S.r.l. Controlli e Ricerche con sede legale in Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx 00 – 00000 Xxxxxx Xxxxxxxx (Xx). L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare del trattamento.
20. Clausola risolutiva espressa
ChemService potrà risolvere il contratto, senza preavviso alcuno, qualora il cliente non rispetti i termini di pagamento pattuiti senza che le possano essere opposte eccezioni.