Coordinamento Regionale per il Management e la Progettazione Europea
CReMPE
Coordinamento Regionale per il Management e la Progettazione Europea
La Gestione del progetto
La pianificazione del progetto
a) Imparare a leggere il Grant Agreement
b) Imparare ad organizzare il team di gestione del progetto
c) Imparare a pianificare in funzione del tempo
d) Imparare a pianificare in funzione dei partner
1. Grant Agreement – obblighi contrattuali e risorse
2. Team di progetto – un modello di gestione
3. Il diagramma di Gantt – strumento di project management per la pianificazione ed il monitoraggio
4. Role&Responsabilities Matrix – strumento per la negoziazione delle responsabilità ed il management
2011
1
3
01
Anno del Bando
Tipo di azione
Sotto-
programma
Numero
dell’Azione nel
sottoprogramma
N.B: GA Contract N° to be quoted in all communications
✓ La “Contracting Authority” – es. La Commissione (o l’Agenzia che agisce per conto della Commissione come l’EAHC)
✓ Si basa sul “Model Grant Agreement” pubblicato assieme alla call
✓ E sull’application form come modificata durante la negoziazione
✓ È conforme al diritto del paese in cui ha sede la “Contracting Authority” (es. EAHC – Luxembourg)
✓ La Contracting Authority tutti i Partner (Beneficiari)
✓ Ma il contratto è FIRMATO solo dalla Contracting Authority e dal Beneficiario principale (Coordinatore)
✓ Lettere di mandato firmate da tutti i partner (co- beneficiari) delegano il coordinatore a firmare il contratto in nome e per conto loro (sono allegate al contratto)
✓ Beneficiari (l’insieme dei beneficiari che costituisce il consorzio)
• Duration, Start date, Validity of the Contract, Overall budget, Maximum financial contribution by the Commission, Reporting schedule, payment schedule, bank account details, contact addresses, applicable law)
General Conditions
• General Provisions, Intellectual Property Rights, Subcontracting, Withdrawal,
Techncial Annex
•(Description of Work) (cosa si fa)
Financial Annex
• Overall Budget, Budget per partner, Breakdown of budget headings (Staff, Travel, Subcontracting
etc. ,
Letters of Mandate / Acession forms
Other Annexes
• (e.g Reporting requirements, rules on travel and subsistence allowance etc.)
Cosa c’è nel contratto
Special Conditions
Durata del progetto
✓ The action shall run for [insert number] months from [the first day [of the month] following the date when the last party signs the agreement]
or
✓ The action shall run for [insert number] months from [insert date]
or
✓ The action shall run for [insert number] months from the latest of the following dates [insert date] / the first day [of the month] following the date when the last party signs the agreement
or
✓ The duration of the project shall be [insert number] months from [the first day of the month after the entry into force of the grant agreement] [insert fixed start date3] [the effective starting date notified by the coordinator/beneficiary which must be within [insert number] months from the date the grant agreement enters into force] (hereinafter referred to as the “start date”).
NB:
La
VALIDITÀ
del
contratto
non
corrisponde
necessariamente alla DURATA dell’azione/progetto
Esempio:
✓ Qual è il periodo di validità del contratto di HoNCAB? Dalla firma fino a 4 mesi dopo l’approvazione del rapporto finale/l’erogazione
✓ Qual è la durata dell’azione?
36 mesi dal 01/09/2012 (quindi fino al 31/08/2015)
✓Non abbiate paura del GA (ma leggetelo bene!!)
✓Il GA è «vostro amico»
✓In caso di xxxxx, non fatevi problemi a chiedere chiarimenti alla Contracting Authority, è dalla vostra parte!
✓ I progetti europei devono essere gestiti da un team che collabora per raggiungere un obiettivo condiviso.
Tutti i membri del team sono necessari, con le loro competenze e le loro responsabilità
Un buon Management Team dovrebbe comprendere:
- Project Manager
- Scientific Co-ordinator
- Financial Manager
Knowledge | Strumenti di gestione (diagramma di Gantt, WBS, ecc) |
Technical and Administrative Credibility | Conoscenza e/o esperienza di progetti comunitari. Padronanza della lingua inglese |
Sensitivity | Gestione dei conflitti interni al team e alla struttura |
Leadership Behaviours | Leadership all’interno del team e riconosciuta dalla struttura (sponsor) |
Ability to Engage the Management Culture’s Support | Capacità di coinvolgere la struttura nella buona riuscita del progetto |
Integrative Problem Solving | Capacità di gestire lo stress e di trovare soluzioni |
Xxxxx, X. X., Xxxx X. - Project Management, 2011
Knowledge | Competenze specifiche sulla materia del progetto |
Technical Credibility | Profilo scientifico riconosciuto almeno a livello nazionale in materia (pubblicazioni, ecc). Padronanza della lingua inglese |
Ability to Engage the Management Culture’s Support | Capacità di coinvolgere la struttura nella buona riuscita del progetto |
Integrative Problem Solving | Capacità di gestire lo stress e di trovare soluzioni |
Activity Planning | Capacità di pianificare le attività e monitorarne l’andamento |
Knowledge | Competenze specifiche in materia finanziaria |
Administrative Credibility | Conoscenze di gestione finanziaria europea e nazionale. Conoscenze di base della lingua inglese |
Ability to Engage the Management Culture’s Support | Capacità di dialogare con la struttura per la buona riuscita del progetto |
Integrative Problem Solving | Capacità di gestire lo stress e di trovare soluzioni |
Bussiness Planning | Capacità di pianificare le spese in funzione delle attività e monitorarne l’andamento |
Lavoro di squadra
5. Ownership
1. Competenze
4. Obiettivo
condiviso
2. Ruoli e
responsabilità
chiari
3.
Comunicazione
Comunicazione verso l’esterno
Management Team
Raccoglie ed elabora le informazioni
Punto unico di contatto
Fa da interfaccia
verso l’esterno
Figura
dedicata
Tempo
Priorità al progetto
Dipendente
Interno
Continuità
CoCoCo
Esplicito
Mandato
Riconosciuto
Dall’inizio alla fine del progetto
La pianificazione temporale ha 2 facce:
«Interna»
• Procedure amministrative
• Procedure di acquisto
• Risorse umane disponibili
«Esterna»
• Partner
• EAHC
• Altri stakeholders
Il diagramma di Gantt è uno strumento utile per la pianificazione e per il monitoraggio di attività collegate in funzione del tempo
Esercizio a gruppi:
Ipotizzate di dover selezionare e mettere a contratto il project manager del progetto HoNCAB. La tipologia contrattuale deve essere quella del Xx.Xx.Xx o Xx.Xx.Xxx. Definite le attività necessarie, disegnate il diagramma di Gantt e quantificate la durata della procedura (20 min)
Esempio: contratto per project manager
7 gg
3 gg
10 gg
80 gg
60 gg
Analisi dei bisogni
(ToR)
•Profilo necessario
•Periodo di attività
Pianificazione
processo di acquisizione
•Selezione procedura di
acquisizione
•Stima tempistiche necessarie
•Requisiti
Preparazione avviso •Durata contratto pubblico •Importo
•Costo aziendale
Avvio procedura
•Pubblicazione del bando
•Selezione
•Contrattualizzazione
Esercizio a gruppi:
Analizzate il diagramma di gantt del WP4 del progetto HoNCAB e valutate:
1. Completezza: sono elencate tutte le attività e milestone necessarie/previste?
2. Logica: le attività sono presentate secondo la logica di realizzazione?
3. Tempi: tenuta ferma la data di partenza della raccolta dati, ci sono margini di modifica dei tempi?
sbe
Perchè?
1. Per facilitare il lavoro e la programmazione delle risorse di ciascun partner
2. Per negoziare e chiarire sin dall’inizio i ruoli e le
responsabilità
Cosa devo fare?
Chi lo deve fare?
Role & Responsibilities Matrix (X. X. Xxxxx)
Attività | PP1 | PP2 |
Attività 1 | Responsabile | |
Attività 2 | Controllo | Responsabile |
Costruire la Role & Responsibilities Matrix
1. Elencare le attività
2. Identificare i partner e gli eventuali altri stakeholders coinvolti
3. Stabilire la legenda (livelli di impegno richiesti)
4. Evidenziare i WP leader (ruoli)
5. Per ogni cella attività/partner indicare il livello di impegno richiesto (responsabilità)
6. Validare la matrice con i partner
Esempio: WP2 e Matrice
Esercizio a gruppi: costruire la R&R Matrix
Partendo dall’estratto del progetto HoNCAB che avete, costruite la R&R Matrix della WP4.
N.B: La partenrship di HoNCAB è su 2 livelli:
1. Ospedali (raccolgono i dati)
2. Partner tecnico/scientifici (sviluppo dei protocolli e analisi dei dati)
soluzione
Grazie dell’attenzione e della
pazienza!
Xxxxxxx Xxxxxxxxx
CReMPE