DEL COMUNE DI URBINO
MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
DEL COMUNE DI URBINO
INDICE
Sommario
Sezione I 4
Articolo 1 - Ambito di applicazione 4
Articolo 2 – Definizioni 4
Articolo 3 - Individuazione delle AOO (Aree Organizzative Omogenee) 4
Articolo 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi 4
Articolo 5 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti 4
Articolo 6 - Efficacia del documento 5
Articolo 7 - Tipologie documentarie 5
Sezione II 5
Articolo 8 - Registrazione di protocollo dei documenti 5
Articolo 9 - La segnatura di protocollo 6
Articolo 10 - Trasmissione e ricevimento dei documenti 6
Articolo 11 - Registro di protocollo 7
Articolo 12 - Documenti soggetti a registrazione obbligatoria 7
Articolo 13 - Documenti non soggetti a registrazione obbligatoria 7
Articolo 14- Documenti con dati sensibili 8
Articolo 15 - Documenti soggetti a trattamento particolare 8
Articolo 16- Registrazione di protocollo differite 8
Articolo 17 - Registrazioni di documenti a firma congiunta 9
Articolo 18 - Corrispondenza interna alla AOO (documentazione grigia) 9
Articolo 19 - Annullamento delle registrazioni di protocollo 9
Articolo 20 - Registro di emergenza 10
Articolo 21 - Accesso al sistema di protocollo e gestione documentale 10
Sezione III 10
Articolo 22 - Formazione dei documenti 11
Articolo 23 - Assegnazione 11
Articolo 24 - Trasmissione da procedura di protocollo informatico 11
Sezione IV 12
Articolo 25 - Il Titolario di classificazione 12
Articolo 26 - Documenti soggetti a classificazione 12
Articolo 27 - Il fascicolo d'archivio 12
Articolo 28 - Creazione dei fascicoli 12
Articolo 29 - Chiusura dei fascicoli 13
Articolo 30 - Archivio corrente 13
Articolo 31 - Il Responsabile dell'archivio 13
Sezione V 14
Articolo 32 - Responsabilità della conservazione 14
Articolo 33 - Versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito 14
Articolo 34 - Selezione, conservazione e scarto della documentazione 14
Articolo 35 - Inalienabilità dei documenti e vigilanza 15
Articolo 36 - Piano per la sicurezza delle informazioni 15
Sezione VI 15
Articolo 37 - Modalità di aggiornamento e di comunicazione del Manuale 15
Allegati al manuale di gestione 16
Allegato n. 1 - Tabella riassuntiva dei compiti 17
Allegato n. 2 – Glossario/Definizioni 18
Allegato n. 3 – Elenco indirizzi PEC dell’Ente 23
Allegato n. 4 – Richiesta di accesso al sistema di protocollazione Paleo e gestione documentale 24
Allegato n. 6 – Autorizzazione all’annullamento della registrazione 26
Allegato n. 7 – Autorizzazione alla modifica di un protocollo 27
Allegato n. 8 – Schema di protocollo di emergenza 28
Allegato n. 9 – Rubrica 29
Inserimento nuove voci in rubrica 29
Allegato n. 10 – Titolario di classificazione dell’Ente relativo a TITOLI e CLASSIFICA 32
Allegato n. 11 – Consultazione documentazione CARTACEA presso archivio di deposito e registro prelievo interno fascicoli 35
Allegato n. 12 – Piano di conservazione e massimario di scarto 36
Sezione I
Organizzazione del servizio
Articolo 1 - Ambito di applicazione
Il presente manuale di gestione è adottato ai sensi del DPCM 03/12/2013 (art. 2), recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti, nonché la gestione dei flussi documentali dell’Ente (Allegato n. 1: Tabella riassuntiva dei compiti).
Articolo 2 – Definizioni
Ai fini dell’utilizzo del presente Manuale si applicano le definizioni del glossario di cui all’ ”Allegato n. 2: Glossario/Definizioni” che ne costituisce parte integrante.
Articolo 3 - Individuazione delle AOO (Aree Organizzative Omogenee)
Per la gestione dei documenti, l’Amministrazione istituisce un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) composta dall’insieme degli uffici utenti con la loro articolazione gerarchica come risultante dalla vigente dotazione organica e struttura politica.
Articolo 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
1. nell’Area Organizzativa Omogenea è istituito un Servizio Archivistico per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61, comma 1, del testo unico;
2. al Servizio sono assegnati i compiti di cui all’art. 61, comma 3, del testo unico;
3. all’AOO corrisponde un unico registro del protocollo per tutte le Unità Operative (UO) afferenti e di conseguenza cessano tutti i precedenti registri di protocollo e di struttura organizzativa ed interni, fatte salve le particolari ed eccezionali situazioni che eventualmente dovessero emergere;
4. all’AOO è associato un indirizzo PEC (Casella di Posta Elettronica Certificata) connesso con il sistema di protocollo informatico e utilizzabile per la registrazione e la gestione dei documenti informatici inviati all’Ente e trasmessi dall’Ente in tale modalità;
5. alle UO possono essere associate anche i singoli indirizzi PEC (Casella di Posta Elettronica Certificata) connessi con il sistema di protocollo informatico e utilizzabile per la registrazione e la gestione dei documenti informatici inviati all’Ente e trasmessi dall’Ente in tale modalità per trattare peculiari tipologie documentali (Allegato n. 3: Elenco indirizzi PEC dell’Ente);
Articolo 5 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti
Il modello organizzativo adottato è di tipo decentrato e prevede che tutte le strutture e il personale abilitato abbiano accesso al sistema di gestione informatica dei soli documenti di propria competenza. Le abilitazioni associano l'identificazione delle strutture e delle persone autorizzate ai diversi livelli di accesso al sistema, in modo che ogni utente possa svolgere solo le operazioni previste in base ai profili utenti differenziati per quanto riguarda l'inserimento, la ricerca e la modifica di dati in relazione alle attività di protocollazione, classificazione, fascicolazione e prima assegnazione.
Le abilitazioni vengono effettuate dal Responsabile dell’Ufficio Informatica del Comune di Urbino inviando apposita richiesta (Allegato n. 4: Richiesta di accesso al sistema di protocollazione Paleo e gestione documentale).
Articolo 6 - Efficacia del documento
E' considerato documento ogni rappresentazione in formato o supporto analogico o digitale di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica.
Un documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ed ha l'efficacia probatoria prevista dall'articolo 2702 del codice civile, riguardo ai fatti ed alle cose rappresentate (art. 10 c. 1 DPR 445/2000).
Nel caso il documento sia sottoscritto con firma digitale o firma elettronica avanzata o qualificata, oltre a soddisfare il requisito della forma scritta il documento informatico fa inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto (art. 10, c, 3, DPR 445/2000).
I criteri di formazione del documento informatico sono quelli previsti dal DPCM del 13/11/2014.
Articolo 7 - Tipologie documentarie
I documenti si distinguono in:
• documenti in entrata: tutti i documenti acquisiti dall'Ente nell'espletamento delle proprie attività, indipendentemente dal loro formato o supporto;
• documenti in uscita: tutti i documenti prodotti dall'Ente nell'espletamento delle proprie attività, indipendentemente dal loro formato o supporto;
• documenti interni (documenti grigi o ID nel sistema di protocollo Paleo): documenti che circolano all'interno di una AOO, che non hanno mittente e/o destinatari esterni all'AOO, indipendentemente dal loro formato o supporto;
L’Amministrazione accetta e gestisce i documenti in formato aperto e standard.
Al fine di minimizzare i costi di gestione dei formati e di garantire le futura leggibilità dei documenti amministrativi digitali, l’AOO privilegerà il formato PDF/A o formati di cui all’Allegato n. 5: Formati File - anche sottoscritti con firma digitale.
Sezione II
La registrazione
Articolo 8 - Registrazione di protocollo dei documenti
La registrazione di protocollo viene effettuata per ogni documento ricevuto o spedito quando il mittente o almeno uno dei destinatari è esterno all'AOO, mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile, costituito da almeno sette cifre e la numerazione non deve riportare lo zero iniziale;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; codice di classificazione da Xxxxxxxxx e associazione al fascicolo informatico di pertinenza;
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva; essa si chiude il 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all'inizio dell’anno successivo.
Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le
informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo unico.
La registrazione del protocollo dei documenti in arrivo viene effettuata dal Servizio Protocollo e Archivio e dai servizi autorizzati.
La registrazione del protocollo dei documenti in partenza è assegnata ad ogni singolo utente.
I documenti sia supporto cartaceo che in formato digitale sia in entrata che in uscita debbono essere acquisiti nel sistema all’atto della protocollazione in formato PDF/A o formati a lunga conservazione definiti equivalenti.
Una volta concluso il processo di acquisizione del documento è opportuno verificare la completezza e la leggibilità del documento acquisito.
Articolo 9 - La segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
L'operazione di segnatura va effettuata contestualmente all'operazione di registrazione di protocollo; le informazioni riportate sono le seguenti:
• numero e data di protocollo;
• codice identificativo dell'area organizzativa omogenea (AOO);
• codice della struttura organizzativa;
• codice per indicare se trattasi di documento in ingresso o in uscita;
• codice di classificazione;
tali informazioni possono altresì essere riportate sul documento cartaceo a penna e accompagnate dal timbro.
Articolo 10 - Trasmissione e ricevimento dei documenti
I documenti sono di norma trasmessi e ricevuti come segue:
1. xxx xxxxx (xxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxx, celere, ecc.);
2. via telefax;
3. via posta elettronica ordinaria;
4. via posta elettronica certificata;
5. a mano
La corrispondenza in arrivo va registrata, di norma, in giornata entro l’orario di lavoro, previa assegnazione da parte del Responsabile del Servizio Archivistico o di suo sostituto.
I documenti pervenuti oltre l’orario di lavoro giornaliero, e per quelli consegnati a mano oltre l’orario di apertura al pubblico dell’ufficio, saranno protocollati il primo giorno lavorativo successivo.
La corrispondenza in entrata non viene aperta, ma inoltrata direttamente all’UO responsabile del procedimento, nei seguenti casi:
a) quando dalla busta si evince che si tratti di offerta relativa a gara;
b) quando la corrispondenza riporti indicazioni quali "riservata", "personale", o simili.
La corrispondenza pervenuta attraverso la modalità 3) e 4), costituita da documenti informatici, prevede processi di verifica dell’autenticità, della provenienza e dell'integrità dei documenti stessi. I documenti informatici ricevuti vengono protocollati, classificati, fascicolati, trasmessi e conservati nel sistema di protocollo informatico alla stesso modo dei documenti cartacei tradizionali.
Il personale a presidio delle caselle di posta elettronica certificata provvede alla registrazione e allo smistamento tramite trasmissione da Paleo della documentazione alla struttura organizzativa competente.
La casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale associata al registro dell’AOO del Comune di Urbino integrata col protocollo è: xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx
Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altro soggetto incaricato e venga richiesto il rilascio di una ricevuta, attestante l'avvenuta consegna, l’operatore del Servizio Archivistico provvede ad applicare sulla copia del documento il timbro dell’Ente con la data di arrivo e la sigla autografa dell'addetto alla ricezione.
Qualora invece, il mittente richieda esplicitamente il rilascio dell’attestazione dell’avvenuta protocollazione, l’operatore del Servizio Archivistico provvede alla registrazione di protocollo del documento e a consegnare l’apposita ricevuta creata automaticamente dal sistema o trascrive il numero si protocollo sulla copia del documento.
Il rilascio di ricevute è possibile solo durante l'orario di apertura al pubblico dell’Ufficio Protocollo.
Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente dell'avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica certificata utilizzato dall'Amministrazione.
La corrispondenza in uscita deve essere consegnata, di norma, all'ufficio posta nella stessa giornata in cui viene registrata. Si intendono in questa categoria tutti i documenti che pervengono o che vengono inviati a mezzo posta, a mezzo telefax o tramite consegna diretta.
Articolo 11 - Registro di protocollo
Ogni numero di protocollo individua un unico documento e di conseguenza ogni documento può avere un solo numero di protocollo.
Il sistema consente la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
L'addetto alla gestione documentale dell'AOO, o l'amministratore del registro di protocollo, provvede giornalmente alla stampa del registro del protocollo che deve essere completata con l’apposizione della firma del Responsabile del servizio Archivistico.
Le stampe giornaliere debbono essere collezionate in ordine di data, così da costituire progressivamente il registro annuale.
Il registro annuale deve essere depositato e conservato nell’ archivio, nel rispetto della vigente normativa in materia.
Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
Il registro di protocollo ha valenza giuridica ed è soggetto alla tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.
Articolo 12 - Documenti soggetti a registrazione obbligatoria
Sono oggetto di registrazione di protocollo i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione, tutti i documenti informatici inviati presso la casella istituzionale del protocollo e in generale tutti i documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.
Articolo 13 - Documenti non soggetti a registrazione obbligatoria
1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari e promozionali in genere, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa.
Sono parimenti esclusi dalla registrazione a protocollo:
• richieste ferie
• richieste permessi di assenza
• richieste di rimborso spese e missioni
• verbali e delibere del Consiglio Comunale;
• verbali e delibere della giunta comunale;
• determinazioni dei Responsabili di Settore;
• pubblicazioni all'Albo;
• inviti
2. Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione per i quali si applicano già modalità di trattamento specifico [cfr. art. 53, comma 5, del testo unico]
Articolo 14- Documenti con dati sensibili
I documenti contenenti dati sensibili e giudiziari (art. 4 del D. Lgs 196/2003) (es. certificati medici, permessi L. 104/92, provvedimenti disciplinari, relazioni relative ai minori, ecc.), sono soggetti a registrazione con la procedura informatica selezionando il campo "privato" nel profilo del documento in modo tale da non permettere la visibilità del documento ai ruoli gerarchicamente superiori. Tale categoria di documenti non è soggetta obbligatoriamente ad acquisizione ottica.
Articolo 15 - Documenti soggetti a trattamento particolare
A. CORRISPONDENZA RISERVATA
La corrispondenza personale indirizzata al dipendente va evidenziata con l'apposizione della dicitura "personale" o "riservata" sulla busta chiusa. Conseguentemente la busta va consegnata integra direttamente al destinatario, il quale valuterà l'opportunità di sottoporre il documento alla registrazione.
B. FAX
I documenti ricevuti tramite fax sono giuridicamente validi ai sensi dell'art. 45 del D. Lgs 82/2005 e
s.m.i. e vanno quindi protocollati e la segnatura viene effettuata sulla prima pagina del documento; sull'eventuale originale cartaceo ricevuto per posta ordinaria deve essere apposto lo stesso numero e data di protocollo del corrispondente documento anticipato via fax.
C. DOCUMENTI INFORMATICI E POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
I documenti informatici inviati con posta elettronica certificata, quelli sottoscritti con firma elettronica, quelli inviati alla casella istituzionale dell'ente, del settore o del responsabile del procedimento, sono soggetti a registrazione di protocollo utilizzando le funzioni del sistema che prevedono l'indicazione del mezzo di trasmissione e l'esplicitazione che si tratta di un documento originale digitale, come specificato nei manuali tecnici del sistema di protocollo.
II Responsabile di Settore o il responsabile del procedimento amministrativo valuta comunque l'opportunità di registrare il documento in funzione della rilevanza dello stesso per l'attività amministrativa dell'Ente.
D. DOCUMENTI INERENTI A GARE D'APPALTO
La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto”, “concorso” o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo, della data e dell’ora di arrivo direttamente sulla busta (plico o simili).
Articolo 16- Registrazione di protocollo differite
Nel caso di volumi di corrispondenza in entrata particolarmente elevati che non permettano di evadere le registrazioni di protocollo nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venir meno un diritto di terzi (partecipazione ad un concorso, accesso a contributi, gare ...), con un provvedimento motivato del Responsabile di Settore può essere autorizzato il differimento dei termini di registrazione.
Nel provvedimento del Responsabile di Settore debbono essere indicati:
A) la tipologia di documenti da ammettere alla registrazione differita di protocollo;
B) le cause che determinano la necessità di procedere al differimento dei termini di registrazione;
C) la durata del periodo di differimento, entro il quale tutte le registrazioni di protocollo debbono essere effettuate ( massimo 5 giorni lavorativi).
Per certificare l'arrivo della corrispondenza soggetta a registrazione differita l'addetto al protocollo o alla gestione documentale provvede ad apporre un timbro di arrivo con la data, un numero progressivo di arrivo del documento sequenziale sull'intero periodo di differimento e la sigla o firma autografa dell'addetto alla ricezione dei documenti.
Successivamente nel procedere alla registrazione di protocollo in modalità differita, l'addetto al protocollo inserisce nel sistema informatico, rispettando l'ordine di arrivo segnato sui documenti, oltre alle informazioni obbligatorie previste anche la data di arrivo del documento, che in tal caso assume valore legale anche se precedente a quella di protocollo.
Le autorizzazioni alla registrazione differita debbono essere conservate in un apposito fascicolo d’archivio.
Articolo 17 - Registrazioni di documenti a firma congiunta
Un documento in uscita a firma congiunta è soggetto ad un’unica registrazione di protocollo ad opera della struttura organizzativa di appartenenza del secondo o ultimo firmatario del documento (seconda firma a destra o ultima firma).
Per un documento in ingresso predisposto da più mittenti si possono solo registrare nell'apposito campo mittente i primi tre nominativi e nel caso di un numero superiore è possibile semplificare la registrazione aggiungendo nello stesso campo la dicitura "e altri".
Articolo 18 - Corrispondenza interna alla AOO (documentazione grigia)
Per semplificare l'attività di gestione documentale e ridurre il numero di registrazioni, la normativa prevede di non protocollare i documenti che circolano all’interno di una Amministrazione, ricorrendo a forme alternative di registrazione e certificazione del flusso documentale. La protocollazione è richiesta infatti solo per documenti aventi almeno un mittente o un destinatario esterni all’AOO (DPCM 14 ottobre 2003).
Allo scopo il sistema di gestione documentale Paleo espone il servizio di registrazione dei documenti interni con numerazione propria identificata da sigla ID.
Per “Documenti Interni” si intende i documenti che hanno rilevanza giuridica interna ossia quelli redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possono derivare atti amministrativi a valenza esterna.
Per un documento protocollato con destinatari esterni ed interni all'amministrazione, il mittente successivamente alla emissione del protocollo in uscita, deve inoltrate il documento attraverso il sistema di protocollo informatico Paleo ai destinatari interni.
Nel caso di corrispondenza tra strutture afferenti alla stessa A.O.O., il documento deve essere registrato come “documento grigio” (interno), con assegnazione automatica di un identificativo univoco e di una data di registrazione e veicolato attraverso il sistema di protocollo informatico Paleo senza che segua rinvio del documento originale cartaceo. E' in carico alla struttura mittente la conservazione dell'originale nel fascicolo idoneo.
Il destinatario interno di un documento, sia esso protocollato nella stessa AOO o grigio, non deve procedere nuovamente alla registrazione informatica del documento, limitandosi a registrare l'assegnazione del documento all’interno della struttura d’appartenenza.
Articolo 19 - Annullamento delle registrazioni di protocollo
Nel caso di errore nelle informazioni non modificabili di cui alla parte "REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO" occorre annullare l'intera registrazione di protocollo. L'annullamento di un protocollo deve essere motivato e deve comunque consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. La motivazione dell'annullamento deve essere specificata nell'apposita autorizzazione rilasciata dal
Responsabile del Servizio Archivistico [si veda Allegato n. 6: Autorizzazione all' annullamento della registrazione].
Le autorizzazioni di annullamento del protocollo debbono essere conservate in un apposito fascicolo d'archivio Comunque, le registrazioni annullate rimangono memorizzate nel sistema e sono evidenziate con un simbolo o una dicitura specifica.
Il giornale di protocollo evidenzia l'annullamento delle informazioni registrate indicandone la data, l'ora ed il soggetto che ha provveduto all'annullamento.
Sul documento conservato agli atti va indicato che è stato annullato.
Articolo 20 - Registro di emergenza
Il Responsabile del Servizio Archivistico autorizza Io svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza dell’Ente (a norma dell'art. 63 del DPR 445/2000) ogni qualvolta non sia possibile utilizzare il sistema per cause tecniche.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino delle funzionalità del sistema.
Le registrazioni effettuate in emergenza seguono una registrazione progressiva anche a seguito di successive interruzioni e per ogni giornata di registrazione è riportato sul registro di emergenza il numero totale delle operazioni effettuate.
Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico non appena funzionante. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, e nei campi presenti nel profilo del documento, o nel campo note, viene riportato il numero di protocollo utilizzato in emergenza.
Allo stesso modo nel capo note del registro di emergenza va riportato l’effettivo numero di protocollo attribuito dal sistema.
Ogni registro di emergenza deve iniziare dal numero di protocollo 1 e deve riportare la segnatura completa. Nel registro di emergenza vanno inseriti anche i documenti interni .
Il registro cartaceo utilizzato dovrà essere firmato dal Responsabile del Servizio Archivistico.
Dopo aver completato le operazioni di inserimento dei dati di emergenza nel sistema di gestione documentale, il Servizio Archivistico provvederà a re-inviare alle Unità Organizzative il dettaglio dei propri protocolli di emergenza con i riferimenti con cui sono stati inseriti nel sistema.
Allegato n. 8: Schema di protocollo di emergenza
Articolo 21 - Accesso al sistema di protocollo e gestione documentale
L'accesso al sistema Paleo è nominale e subordinato a specifica richiesta effettuata dal Responsabile della UO presso cui dovrà essere abilitato un ruolo per l'utente, in quanto responsabile dello specifico trattamento [si veda Allegato n. 4: Richiesta accesso al sistema di gestione documentale]. II sistema informativo garantisce l'accesso ai dati in modalità sicura conformemente alle misure di sicurezza dei dati personali stabilite dall'amministrazione nel Documento Programmatico per la Sicurezza. L'utente abilitato, al quale viene attribuito uno specifico ruolo che identifica i diritti di accesso all'interno del sistema ,risponde per tutte le operazioni effettuate con il proprio profilo, comprese quelle improprie.
Il personale a tempo determinato o con altra tipologia di rapporto di lavoro temporaneo, avrà un'abilitazione temporanea il cui termine ultimo è riferibile all'ultimo giorno lavorativo utile. Il personale cessato o il relativo Responsabile di Settore ai cui era assegnato dovrà comunicare la data di cessazione dall'attività alla struttura competente in materia di sistemi informativi che provvederà a ritirare l'abilitazione.
Sezione III
Gestione dei flussi documentali
La gestione documentale disciplinata in questa sede, da realizzarsi a partire dal sistema Paleo, si intende riferita a tutti i documenti e alle loro entità di aggregazione (fascicoli), indipendentemente dal formato o supporto.
Articolo 22 - Formazione dei documenti
I documenti amministrativi, siano essi analogici o digitali, sono di norma prodotti con sistemi informatici; rispettano i seguenti requisiti di forma: indicazione della denominazione dell'Amministrazione; indicazione della struttura, servizio o posizione dirigenziale che ha prodotto il documento; indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell’ufficio); data completa (luogo, giorno, mese, anno); n. di protocollo o ID; destinatario per i documenti in partenza; eventuali riferimenti a documenti collegati (ad es. in risposta alla vostra nota n. del ecc.); oggetto del documento; indicazione del responsabile del procedimento
con apposizione della sigla o firma,; sigla dell'addetto che ha redatto il documento; sottoscrizione del responsabile; n. degli allegati e loro descrizione; codice di classificazione e indicazione del numero e del titolo del fascicolo di pertinenza.
Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni del CAD e le regole tecniche di cui all'articolo 71 del CAD.
Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato (art. 23 del CAD).
Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l'obbligo di conservazione dell'originale informatico (art. 23 del CAD).
Articolo 23 - Assegnazione
Per assegnazione sì intende l'operazione di individuazione, all'interno della struttura destinataria del documento, del responsabile cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo.
L'assegnazione è effettuata dal responsabile della struttura o da un suo delegato, apponendo sul documento cartaceo il nominativo dell'assegnatario. L'addetto al protocollo provvede a trasmettere il documento da procedura informatica all'assegnatario.
Articolo 24 - Trasmissione da procedura di protocollo informatico
La procedura informatica di protocollo consente, all'interno dell'AOO, la trasmissione del documento in formato o supporto elettronico evitando così la circolazione di documenti interni su supporto cartaceo, per i seguenti scopi o ragioni:
• SMISTAMENTO: trasmissione della documentazione per la distribuzione all'interno della struttura.
• INOLTRO: trasmissione del documento da una struttura organizzativa all'altra per specifiche competenze.
• INOLTRO A RUOLO: trasmissione del documento a tutti gli addetti che ricoprono quel ruolo; tale ragione va generalmente utilizzata per tutti i documenti da trasmettere al ruolo protocollista di altre strutture interne.
• VISIONE: trasmissione per conoscenza; in tale circostanza non è possibile inserire nuove informazioni nella registrazione quali la classificazione, ed effettuare nuove trasmissioni con ragione diversa da visione.
• RICHIESTA PARERE: richiesta di parere.
• ASSEGNAZIONE: trasmissione per competenza per cui è richiesta l'accettazione o il rifiuto del
destinatario.
• SUB-ASSEGNAZIONE: trasmissione da parte dell'assegnatario principale ad un collaboratore per una specifica competenza; è richiesta l'accettazione o il rifiuto da parte del destinatario.
• APPROVAZIONE: trasmissione all' interno della struttura organizzativa per la richiesta di approvazione.
• ALLA FIRMA: trasmissione al responsabile di struttura per l'apposizione della firma digitale al docu- mento informatico.
• RISPOSTA: trasmissione al destinatario per l'elaborazione di una risposta.
Sezione IV
Organizzazione dell'archivio corrente
Articolo 25 - Il Titolario di classificazione
Il Titolario di classificazione è il quadro di riferimento per l'archiviazione, la conservazione e l'individuazione dei documenti. Il Comune di Urbino ha un Titolario unico quale risulta nell’Allegato
n. 10: Titolario.
L'operatore di protocollo provvede a classificare e fascicolare il documento nel sistema di protocollo informatico, su indicazione del funzionario competente al quale viene assegnato il documento.
La reponsabilità della classificazione rimane in capo al Responsabile del Servizio Archivistico. Con la classificazione ogni documento ha una sua posizione fino alla formazione del fascicolo.
Articolo 26 - Documenti soggetti a classificazione
Tutti i documenti ricevuti, spediti e anche quelli scambiati internamente fanno parte del sistema documentario dell'Ente, a prescindere dal supporto utilizzato, dalla modalità di registrazione (protocollazione o repertoriazione particolari) e pertanto sono soggetti a classificazione (Art. 64 DPR 445/2000).
Se necessario, uno stesso documento può essere classificato più volte in base alle diverse funzioni alle quali si riferisce, evitando comunque una produzione eccessiva di copie documentarie.
Articolo 27 - Il fascicolo d'archivio
Il fascicolo è l'unità archivistica di base dell'archivio e ha all'interno del sistema documentario una funzione logica. Il fascicolo può essere cartaceo, digitale o ibrido (formato cioè da documenti cartacei ed elettronici). Esso raccoglie in modo ordinato i documenti riferiti ad uno stesso affare/procedimento amministrativo o ad una stessa materia o ad una stessa tipologia documentaria. Il fascicolo si forma nel corso delle attività amministrative dell'Ente, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività.
Articolo 28 - Creazione dei fascicoli
Tutti i fascicoli devono essere identificati attraverso il sistema di protocollo e gestione dei flussi documentali, così come avviene per la registrazione.
I fascicoli vengono creati secondo le esigenze di servizio con riferimento ad una specifica voce del Titolario:
• per oggetto/soggetto: fascicolo che raccoglie documenti di varia natura e tipologia relativi ad un argomento specifico o a una persona fisica o giuridica;
• per procedimento amministrativo: fascicolo che raccoglie documenti relativi ad uno stesso procedimento amministrativo;
• per tipologia del documento: fascicolo che raccoglie documenti sciolti raggruppati in base alla loro tipologia o forma.
Tutti i documenti contenuti in un fascicolo possiedono di norma lo stesso codice di classificazione e sono conservati all'interno dello stesso in ordine cronologico.
L'apertura del fascicolo è affidata al responsabile del procedimento che assicura, di concerto con l'addetto al protocollo, l'omogeneità e l'allineamento tra il contenuto dell’eventuale fascicolo cartaceo e quello del corrispondente fascicolo informatico.
Articolo 29 - Chiusura dei fascicoli
La chiusura del fascicolo compete al responsabile del procedimento contestualmente alla chiusura del fascicolo informatico e all'aggiornamento del repertorio dei fascicoli da parte del protocollista.
La chiusura di un fascicolo viene effettuata:
• quando si conclude il relativo procedimento;
• nel momento in cui cessa il rapporto del soggetto con l'Ente (es. i fascicoli personali dei dipendenti).
• Quando decorre il termine scelto per la fascicolazione dei documenti (il semestre, l'anno solare, il biennio e simili).
Sul sistema di protocollo occorre completare nell'apposita maschera, le informazioni necessarie al passaggio del fascicolo dallo stato corrente/aperto a quello di chiusura e successivamente di deposito.
Si ritiene opportuno effettuare verifiche periodiche per controllare e aggiornare lo stato di apertura/chiusura dei fascicoli di chiusura.
Il responsabile del procedimento alla chiusura del fascicolo provvede al controllo della documentazione contenuta. In particolare verifica la completezza della pratica:
• estrae eventuali documenti non pertinenti;
• inserisce se necessario i documenti relativi a fasi del procedimento che sono state curate da altri funzionari.
• elimina copie, fotocopie di cui non si richieda la conservazione;
• aggiorna l'etichetta del fascicolo, specificandone la data di chiusura.
Articolo 30 - Archivio corrente
Ogni struttura organizza il proprio archivio cartaceo corrente centralmente. L'archivio va organizzato articolandolo in fascicoli coerenti con le voci di classificazione del Titolario.
La permanenza media dei fascicoli nell'archivio corrente, considerati i diversi tempi di espletamento delle pratiche amministrative e fatte salve indicazioni diverse del Responsabile della struttura, è di anni 1 per la documentazione riguardante attività di funzionamento o strumentali ad eccezione delle pratiche non ancora concluse che verranno archiviate una volta evase.
Articolo 31 - Il Responsabile dell'archivio
All'interno di ciascuna struttura è individuato un addetto responsabile alla gestione dell'archivio corrente centralizzato e del passaggio della documentazione all'archivio di deposito.
Il responsabile dell'archivio organizza nell'archivio corrente i faldoni formati a lui consegnati dalle singole Unità organizzative; tiene traccia , inoltre, della movimentazione dei faldoni e fascicoli all'interno dell’Ente.
La movimentazione di fascicoli può essere gestita dalla procedura informatica di protocollo, indicando
il luogo di custodia, le date di movimentazione e gli eventuali riferimenti allo scarto. Si consiglia di compilare i campi maschera già a partire dall7apertura di ciascun fascicolo e di provvedere in ogni caso alla chiusura di ciascun fascicolo.
Sezione V
Selezione e conservazione dei documenti
Articolo 32 - Responsabilità della conservazione
1. i fascicoli cartacei dell’archivio corrente sono conservati negli uffici - utente di competenza e formati a cura dei responsabili dei procedimenti amministrativi;
2. Le modalità di conservazione dei documenti informatici (vedi Allegato n. 12: Piano di conservazione e massimario di scarto) devono garantire l'integrità e l'affidabilità dei documenti nonché dei metadati o dati di contesto della gestione documentale (modifiche delle registrazioni, elenco utenti sistema, versioni Titolario, file di accesso ai documenti, ecc.) e devono rispettare le disposizioni delle normative di archiviazione digitale (Polo Regionale di Conservazione Digitale della Marche).
Articolo 33 - Versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito
Periodicamente, almeno una volta l'anno, ciascuna Unità Organizzativa provvede a trasferire i fascicoli relativi ai procedimenti conclusi al responsabile dell’archivio il quale trasferisce gli stessi dall'archivio corrente a quello di deposito. Tale procedura è sia logica che fisica per la documentazione su supporto cartaceo, solo logica e gestibile da procedura di protocollo per i fascicoli informatici rispettando le disposizioni delle normative di archiviazione digitale (Polo Regionale di Conservazione Digitale della Marche).
Il versamento deve essere attuato rispettando il vincolo archivistico che i fascicoli e le serie documentarie avevano nell'archivio corrente e tale operazione deve essere svolta sotto la supervisione del funzionario preposto del servizio archivistico.
Nessun tipo di versamento all’archivio di deposito (interno o esterno) può essere effettuato se non siano state realizzate le operazioni di verifica del contenuto dei fascicoli, di descrizione del dorso di ciascun faldone.
Articolo 34 - Selezione, conservazione e scarto della documentazione
I documenti che hanno esaurito ogni valore e ogni interesse amministrativo e in assenza di un interesse storico, sono soggetti a scarto.
Lo scarto dei documenti degli archivi dell’ente, indipendentemente dal loro formato o supporto, deve essere autorizzato dalla Soprintendenza Archivistica competente per territorio (D. Lgs. 42/2004, art. 21, comma 1, lettera d).
Le operazioni di scarto possono essere effettuate:
• in modo preordinato e periodico (annuo, biennio, ecc.), una volta trascorsi i tempi di conservazione previsti dal massimario;
• prima del versamento all'archivio di deposito, se i tempi di conservazione sono già decorsi;
• prima del passaggio dei documenti all'archivio storico.
Prima del passaggio all'archivio di deposito, le procedure di scarto devono essere svolte dal responsabile di unità organica che ha prodotto la documentazione in accordo con quella competente in materia di archivio in modo da garantire una gestione unitaria della procedura, criteri valutativi coerenti ed una semplificazione dei rapporti con la Soprintendenza Archivistica.
Per la documentazione già versata all'archivio di deposito, indipendentemente dal suo formato o supporto, il responsabile del servizio archivistico predispone degli elenchi di consistenza dei documenti da scartare.
Per la documentazione digitale o ibrida registrata in Paleo, classificata e fascicolata nel sistema è garantita la conservazione con il versamento della stessa nel sistema di conservazione digitale a norma, mentre per la restante documentazione presente nel sistema non è possibile una conservazione qualificata nel tempo in assenza dei presupposti essenziali di archiviazione.
Articolo 35 - Inalienabilità dei documenti e vigilanza
Va inoltre evidenziato il ruolo svolto dagli archivi, che oltre ad appartenere al demanio culturale (art. 53 D.Lgs. 42/04, art. 822 c.c.), sono considerati bene culturale fin dal loro formarsi ( art. 10, D. Lgs. 42/2004) e quindi soggetti ad una particolare tutela da parte dello Stato. Per questo motivo le amministrazioni pubbliche possono procedere allo scarto della propria documentazione solo dopo aver ottenuto l'autorizzazione delle Soprintendenze Archivistiche competenti per territorio, con la precisazione che questa autorizzazione non solleva l'Ente dalle sue responsabilità giuridico - amministrative.
La vigilanza sugli archivi dell'Ente è esercitata dalla Soprintendenza Archivistica per le Marche. Si richiama a tal proposito il D.Lgs 42/2004.
Articolo 36 - Piano per la sicurezza delle informazioni
Le misure adottate per garantire la sicurezza dei dati personali presenti negli archivi e nei registri di protocollo (D.Lgs 196/03) sono descritte nel Documento programmatico sulla sicurezza (DPS (da articoli 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di all’allegato B del Codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al DLgs 30/06/2003 n. 196).
L’applicativo del Protocollo Informatico e la banca dati del protocollo informatico sono ubicati nel server dedicato presso il Nodo Tecnico Territoriale di Urbino, e il Piano sulla Sicurezza Informatica per la salvaguardia dei dati, di cui all’art. 7, comma 6, del DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico”, è quello adottato dalla Provincia di Pesaro e Urbino in qualità di Ente gestore del NTT di Urbino.
Sezione VI Disposizioni finali
Articolo 37 - Modalità di aggiornamento e di comunicazione del Manuale
II manuale dì gestione viene aggiornato ogniqualvolta si rendano necessarie modifiche organizzative normative e procedurali.
Il manuale di gestione è reso pubblico e accessibile tramite il sito istituzionale dell’Ente ai sensi dell’art. 5 c. 3del DPCM 03/12/2013.
Allegati al manuale di gestione
Allegato n. 1 - tabella riassuntiva dei compiti Allegato n. 2 – Glossario/Definizioni Allegato n. 3 – Elenco indirizzi PEC dell’Ente
Allegato n. 4 – Richiesta di accesso al sistema di protocollazione Paleo e gestione documentale
Allegato n. 5 – Formati file
Allegato n. 6 – Autorizzazione all’annullamento della registrazione Allegato n. 7 – Autorizzazione alla modifica di un protocollo Allegato n. 8 – Schema di protocollo di emergenza
Allegato n. 9 – Rubrica
Allegato n. 10 – Titolario di classificazione
Allegato n. 11 – Consultazione documentazione cartacea presso archivio di deposito e registro prelievo interno fascicoli
Allegato n. 12 – Piano di conservazione e massimario di scarto
Allegato n. 1 - Tabella riassuntiva dei compiti
addetto al protocollo | responsabi- le di proce- dimento | responsabile d'archivio cor- rente di struttura | responsab ile di settore | responsabile del servizio archivistico | |
Registrazione dei documenti | |||||
- registrazione di protocollo | R | ||||
- annullamento o modifica | R | A | |||
- procedura di emergenza | R | A | C | ||
Flusso documentale | |||||
- assegnazione | C | R | |||
- trasmissione | R | ||||
Organizzazione dell'archivio corrente | |||||
- classificazione | C | R | |||
- fascicolazione | C | R | |||
- aggiornamento repertorio fascicoli | C | C | R | ||
- aggiornamento titolarlo | C | R | |||
Selezione e conservazione dei documenti | |||||
- versamento all'archivio di de- posito | R | A | C | ||
- scarto | R | A | C |
R = responsabile C = collabora A = approva
Allegato n. 2 – Glossario/Definizioni
TERMINE | DEFINIZIONE |
accesso | operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici |
accreditamento | riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione |
affidabilità | caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico |
Aggregazione documentale informatica | aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente |
archivio | complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività |
archivio informatico | archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informati che gestiti e conservati in ambiente informatico |
area organizzativa omogenea | un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della Documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico | dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico |
autenticità | caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico |
base di dati | collezione di dati registrati e correlati tra loro |
certificatore accreditato | soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’ Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza |
ciclo di gestione | arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico, dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o Conservazione nel tempo |
classificazione | attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati |
Codice | decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni |
codice eseguibile | insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici |
Conservatore accreditato | soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall’Agenzia per l’Italia digitale |
conservazione | insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello Organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione |
Coordinatore della Gestione Documentale | responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee |
copia analogica del documento informatico | documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto |
copia di sicurezza | copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell’articolo 12 delle presenti regole tecniche per il sistema di conservazione |
destinatario | identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato |
duplicazione dei documenti informatici | produzione di duplicati informatici |
esibizione | operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia |
estratto per riassunto | documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici |
evidenza informatica | una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica |
fascicolo informatico | Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice. |
formato | modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file |
funzionalità aggiuntive | le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni |
Funzionalità interoperative | le componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all’articolo 60 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
funzionalità minima | la componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all’articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
funzione di hash | una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti |
generazione automatica di documento informatico | formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal sistema informatico al verificarsi di determinate condizioni |
identificativo univoco | sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all’aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l’individuazione |
immodificabilità | caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso |
impronta | la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash |
insieme minimo di metadati del documento informatico | complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell’allegato 5 del presente decreto, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta |
integrità | insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato |
interoperabilità | capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi |
leggibilità | insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti |
log di sistema | registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati |
manuale di conservazione | strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione |
manuale di gestione | strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni |
memorizzazione | processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici |
metadati | insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del presente decreto |
pacchetto di archiviazione | pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione |
pacchetto di distribuzione | pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta |
pacchetto di versamento | pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e |
concordato descritto nel manuale di conservazione | |
pacchetto informativo | contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare |
piano della sicurezza del sistema di conservazione | documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza |
piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti | documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza |
piano di conservazione | strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
piano generale della sicurezza | documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza |
presa in carico | accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione |
processo di conservazione | insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione |
produttore | persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale. |
rapporto di versamento | documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore |
Registrazione informatica | insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all’utente |
Registro particolare | registro informatico di particolari tipologie di atti o documenti; nell’ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell’articolo 53, comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
registro di protocollo | registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti |
repertorio informatico | registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica |
responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del | dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo |
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi | informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. |
responsabile della conservazione | soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione |
responsabile del trattamento dei dati | la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali |
responsabile della sicurezza | soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza |
riferimento temporale | informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento |
scarto | operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale |
sistema di classificazione | strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell'amministrazione interessata |
sistema di conservazione | sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del Codice |
sistema di gestione informatica dei documenti | nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico |
staticità | Caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione |
transazione informatica | particolare evento caratterizzato dall’atomicità, consistenza, integrità e persistenza delle modifiche della base di dati |
Testo unico | decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445, e successive modificazioni |
ufficio utente | riferito ad un area organizzativa omogenea, un ufficio dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico |
utente | persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse |
versamento agli archivi di stato | operazione con cui il responsabile della conservazione di un organo giudiziario o amministrativo dello Stato effettua l'invio agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali |
Allegato n. 3 – Elenco indirizzi PEC dell’Ente
Indirizzo PEC | Responsabile protocollazione PEC ingresso | Sostituto per la protocollazione PEC in ingresso |
Alba Damasi Xxxxx Xxxxx | Xxxxxxx Xxxxxxx | |
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxx Xxxxxx | |
Xxxxxxx Xxxxx | Xxxxxx Xxxxxxx | |
Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx |
Allegato n. 4 – Richiesta di accesso al sistema di protocollazione Paleo e gestione documentale
Al Responsabile del Settore Demografici e Protocollo del Comune di Urbino
Il sottoscritto in qualità di Responsabile del Settore dell’Ente
chiede l’abilitazione al sistema di Protocollo Informatico – Paleo – per i seguenti dipendenti:
Nome | Cognome | Ruolo | Settore | ||
1 | |||||
2 | |||||
3 | |||||
4 | |||||
5 | |||||
6 |
Xxxxx: Impiegato protocollista, funzionario, responsabile, lettore;
Settore: settore affari generali e personale, settore trasparenza/anticorruzione, URP – politiche giovanili, settore economico – finanziario, …
Data
Firma
Allegato n. 5 – Formati file
Formato file | Descrizione |
doc | Word |
xls | Excel |
rtf | Rtp |
txt | Testo |
tif | Tif |
msg | Outlook |
Jpg | Jpg |
htm | Htm |
gif | Gif |
ai | Postscript |
xml | Xml |
bmp | Bmp |
eml | Outlook Eml |
odt | Open Document Testo |
ods | Open Document Foglio Calcolo |
zip | Zip Compression |
docx | Open Office XML Document |
xlsx | Open Office XML Sheet |
pdf.p7m | |
doc.p7m | Word |
xls.p7m | Excel |
rtf.p7m | Rtp |
txt.p7m | Testo |
tif.p7m | Tif |
msg.p7m | Outlook |
Jpg.p7m | Jpg |
htm.p7m | Htm |
gif.p7m | Gif |
ai.p7m | Postscript |
xml.p7m | Xml |
bmp.p7m | Bmp |
eml.p7m | Outlook Eml |
odt.p7m | Open Document Testo |
ods.p7m | Open Document Foglio Calcolo |
zip.p7m | Zip Compression |
docx.p7m | Open Office XML Document |
xlsx.p7m | Open Office XML Sheet |
p7m | Firmato |
Allegato n. 6 – Autorizzazione all’annullamento della registrazione
Al Responsabile del Settore Demografici e Protocollo
Oggetto: Richiesta di autorizzazione per “Annullo Protocollo”
Il Sottoscritto in qualità di
in riferimento al documento acquisito al protocollo numero del
chiede l’autorizzazione
per annullare il protocollo in quanto erroneamente inserito. Distinti saluti
Urbino, lì
IL Protocollista
Visto, si autorizza
Urbino, lì Il Responsabile del Servizio Archivistico
Allegato n. 7 – Autorizzazione alla modifica di un protocollo
Al Responsabile del Settore Demografici e Protocollo
Oggetto: Richiesta di autorizzazione per modifica Protocollo
Il Sottoscritto in qualità di
in riferimento al documento acquisito al protocollo numero del
chiede l’autorizzazione
alla modifica del:
□ Oggetto
□ Mittente
□ Destinatario
□ Classifica
□ Altro:
In quanto erroneamente inserito.
Distinti saluti
Urbino, lì
IL Protocollista
Visto si autorizza
Urbino, lì Il Responsabile del Servizio Archivistico
Allegato n. 8 – Schema di protocollo di emergenza
Comune di Urbino
N°di protocollo emergenza | Data | Arrivo o Partenza | Mittente o Destinatario | Oggetto | N. di Prot. Paleo (una volta ripristinato) |
1 | |||||
2 | |||||
3 | |||||
4 | |||||
Allegato n. 9 – Rubrica
Inserimento nuove voci in rubrica
L'inserimento può essere effettuato direttamente dai soli amministratori di registro.
In alternativa, per l'inserimento di ulteriori voci di rubrica ci si deve rivolgere al responsabile protocollista del servizio archivistico, predisponendo l'apposito modulo "ModelloNuove VociRubrica ".
Xxx.xx. Prima di inserire un nominativo in rubrica verificare che il nominativo (o una sua versione simile) non sia già presente!!!. Ad esempio, volendo inserire la voce "Soprintendenza dei beni architettonici", verificare prima che non sia già inserita ad esempio la voce "Sopraintendenza dei Beni Architettonici" o "Soprintendenza dei beni arch.".
I dati relativi ad ogni nuova voce sono: nel caso di persone
CodiceRubrica*, Cognome*, Nome,
Titolo, CodiceFiscale, Dug, Toponimo, Cap, IstatComune, Comune, Provincia, Nazione, Telefono,
Fax, Email, Note
Nel caso di Amministrazioni, UO, AOO, e simili CodiceRubrica*,
Descrizione* CodiceFiscale/PIVA, Dug,
Toponimo, Cap, IstatComune,
Comune, Provincia, Nazione, Telefono, Fax, Email, Note,
TipoVoceRubrica (Amministrazione, AOO, UO, Altro)
Di questi sono obbligatori solo i campi asteriscati (CodiceRubrica e il Cognome -nel caso la voce corrisponda ad una Persona - o la Descrizione - nel caso la voce corrisponda ad un Amministrazione, AOO, UO, o Altro-).
Il Codice Rubrica deve essere univoco (non è possibile utilizzare codici già utilizzati). Il codice deve essere inoltre:
• standardizzato, rispettando le regole di creazione dei codici sotto riportate1;
• breve e comunque non più lungo di 50 caratteri;
• esplicativo (compatibilmente con i due punti precedenti);
• in caratteri maiuscoli;
Il Cognome/Descrizione deve essere:
• non più lungo di 255 caratteri;
• in caratteri minuscoli (le iniziali in maiuscolo);
Tutte le altre informazioni testuali (quali Toponimo, Comune, Nazione, Email, Note) devono essere in caratteri minuscoli (le iniziali in maiuscolo). Il codice fiscale e la sigla della provincia devono essere in caratteri maiuscoli.
1 visto il grande numero di utenti della rubrica la definizione di uno standard consente una più rapida consultazione e ricerca, oltre a contenere il rischio della creazione di voci associate allo stesso ente ma con codici diversi; in questo modo, anche se una voce è inserita e principalmente utilizzata da un singolo Ufficio, può più facilmente essere usata anche da altri Uffici.
REGOLE PER LA CREAZIONE DEI CODICI
1. Nel caso di pubbliche amministrazioni, il codice è composto da una sequenza di lettere maiuscole ([A-Z]), lettere minuscole ([a-z]), cifre decimali ([0-9]) con le seguenti convenzioni:
• per i Ministeri, il codice sarà "M_", seguito dall’acronimo del ministero stesso, ad esempio per il Ministero dell'Economia e delle Finanze, il codice sarà "M_EF";
• per le Regioni, il codice sarà "R_", seguito dai primi sei caratteri del nome della regione (spazi esclusi), ad esempio per la Regione Valle D'Aosta, il codice sarà "RVALLED";
• per le Province, il codice sarà "P_", seguito dalla targa della provincia, ad esempio per la
Provincia di Rieti, il codice sarà "P_RI";
• per i Comuni, il codice sarà "C_", seguito dal codice identificativo del comune come da Codice Fiscale; ad esempio per il Comune di Gallio, il codice sarà "C_D882";
• per le ASUR, il codice sarà "A", seguito dal numero, dal carattere e dal codice del comune, oppure "a", seguito dal numero, dal carattere e dall’acronimo della città; ad esempio per l'Azienda Sanitaria n.2 di Potenza, il codice sarà "A2_PZ";
• per i Consigli Regionali, il codice sarà “CR_", seguito dai primi otto caratteri del nome della regione (spazi esclusi); ad esempio per il Consiglio Regionale della Valle D'Aosta, il codice sarà "CR_VALLEDAO";
• per le Camere di Commercio, il codice sarà "CCIAA_", seguito dalla targa della provincia; ad esempio per la Camera di Commercio di Padova, il codice sarà "CCIAA_PD";
2. Negli altri casi il codice è composto da una sequenza di lettere maiuscole ([A-Z]), lettere minuscole ([a-z]), cifre decimali ([0-9]) con le seguenti convenzioni:
• Per le Comunità Montane il codice sarà "CM_" seguito dal codice identificativo del comune come da Codice Fiscale, presso cui la Comunità montana ha sede;
• Per determinate tipologie di enti, riportate nella seguente tabella, il codice sarà Codice Tipologia Ente seguito dai primi 3 caratteri del nome dell'ente o dell'acronimo (spazi esclusi) o dal codice della Provincia; ad esempio per F Associazione degli industriali della provincia di Pesaro il codice sarà ASSl PS; per Arcidiocesi di Ancona-Osimo, il codice sarà ARC_ANC;
Tipo Ente | Codice Tipologia Ente | Esempio |
Associazione Industriali | ASSI_ | ASSI_PS |
Comando Provinciale Vigili del Fuoco | CPVF | CPVF.AN |
Comando Generale Corpo Forestale dello Stato di Pesaro e Urbino | CGCFS | CGCFS_PS |
Parco del Conero | PARCO | PARCO_CON |
Diocesi di Ancona | ARC | ARC_ANC |
• Per le persone il codice sarà <cognome> seguito dalle prime 3 lettere del nome, il tutto tralasciando gli spazi;
ad esempio per l'architetto Xxxxx Xx Xxx il codice sarà DELEOMAR
Xxx.xx Inserendo una persona in rubrica può essere conveniente inserire anche il codice fiscale, se noto. Infatti in futuro il codice fiscale sarà utilizzato dalle persone stesse, in qualità di cittadini, per ricercare dati relativamente alle pratiche che lo riguardano.
• per tutti gli altri Enti, Aziende/Ditte, etc. il codice sarà un acronimo al massimo di 16 lettere; ad esempio per l'Ente Nazionale di Previdenza ed Assistenza per i Lavoratori dello Spettacolo, il codice sarà "ENPAL.
Allegato n. 10 – Titolario di classificazione dell’Ente relativo a TITOLI e CLASSIFICA
TITOLARIO
1 | Amministrazione generale |
1.1 | Legislazione e circolari esplicative |
1.2 | Denominazione- territorio e confini- circoscrizioni di decentramento- toponomastica |
1.3 | Statuto |
1.4 | Regolamenti |
1.5 | Stemma- gonfalone |
1.6 | Archivio generale |
1.7 | Sistema informativo |
1.8 | Informazioni e relazioni con il pubblico |
1.9 | Politica del personale- ordinamento degli uffici e dei servizi |
1.10 | Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale |
1.11 | Controlli esterni |
1.12 | Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna |
1.13 | Cerimoniale- attività di rappresentanza- onoreficenze e riconoscimenti |
1.14 | Interventi di carattere politico e umanitario- rapporti istituzionali |
1.15 | Forme associative per l''esercizio di funzioni e servizi |
1.16 | Area e città metropolitana |
1.17 | Associazionismo e partecipazione |
2 | Organi di governo- gestione- controllo- consulenza e garanzia |
2.1 | Sindaco |
2.2 | Vice-Sindaco |
2.3 | Consiglio |
2.4 | Presidente del Consiglio |
2.5 | Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio |
2.6 | Gruppi consiliari |
2.7 | Giunta |
2.8 | Commissario prefettizio e straordinario |
2.9 | Segretario e Vice-segretario |
2.10 | Direttore generale e dirigenza |
2.11 | Revisori dei conti |
2.12 | Difensore civico |
2.13 | Commissario ad acta |
2.14 | Organi di controllo interni |
2.15 | Organi consultivi |
2.16 | Consigli circoscrizionali |
2.17 | Presidente dei Consigli circoscrizionali |
2.18 | Organi esecutivi circoscrizionali |
2.19 | Commissioni dei Consigli circoscrizionali |
2.20 | Segretari delle circoscrizioni |
2.21 | Commissario ad acta delle circoscrizioni |
2.22 | Conferenza dei Presidenti di quartiere |
3 | Risorse umane |
3.1 | Concorsi- selezioni- colloqui |
3.2 | Assunzioni e cessazioni |
3.3 | Comandi e distacchi- mobilità |
3.4 | Attribuzione di funzioni- ordini di servizio e missioni |
3.5 | Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro |
3.6 | Retribuzioni e compensi |
3.7 | Adempimenti fiscali- contributivi e assicurativi |
3.8 | Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro |
3.9 | Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo |
3.10 | Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto- quiescenza |
3.11 | Servizi al personale su richiesta |
3.12 | Orario di lavoro- presenze e assenze |
3.13 | Giudizi- responsabilità e provvedimenti disciplinari |
3.14 | Formazione e aggiornamento professionale |
3.15 | Collaboratori esterni |
4 | Risorse finanziarie e patrimonio |
4.1 | Entrate |
4.2 | Uscite |
4.3 | Partecipazioni finanziarie |
4.4 | Bilancio preventivo- variazioni di bilancio- verifiche contabili |
4.5 | Piano esecutivo di gestione (PEG) |
4.6 | Rendiconto della gestione |
4.7 | Adempimenti fiscali |
4.8 | Inventari e consegnatari dei beni |
4.9 | Beni immobili |
4.10 | Beni mobili |
4.11 | Economato |
4.12 | Oggetti smarriti e recuperati |
4.13 | Tesoreria |
4.14 | Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate |
4.15 | Pubblicità e pubbliche affissioni |
5 | Affari legali |
5.1 | Contenzioso |
5.2 | Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi- assicurazioni |
5.3 | Pareri e consulenze |
6 | Pianificazione e gestione del territorio |
6.1 | Urbanistica: piano regolatore generale e varianti |
6.2 | Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale |
6.3 | Edilizia privata |
6.4 | Edilizia pubblica |
6.5 | Opere pubbliche |
6.6 | Catasto |
6.7 | Viabilità |
6.8 | Servizio idrico integrato- luce- gas- trasporti pubblici- gestione dei rifiuti e altri servizi |
6.9 | Ambiente: autorizzazioni- monitoraggio e controllo |
6.10 | Protezione civile ed emergenze |
7 | Servizi alla persona |
7.1 | Diritto allo studio e servizi |
7.2 | Asili nido e scuola materna |
7.3 | Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività |
7.4 | Orientamento professionale- educazione degli adulti- mediazione culturale |
7.5 | Istituti culturali (Musei- Biblioteche- Teatri- Scuola comunale di musica- etc.) |
7.6 | Attività ed eventi culturali |
7.7 | Attività ed eventi sportivi |
7.8 | Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale |
7.9 | Prevenzione- recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio |
7.10 | Informazione- consulenza ed educazione civica |
7.11 | Tutela e curatela di incapaci |
7.12 | Assistenza diretta e indiretta- benefici economici |
7.13 | Attività ricreativa e di socializzazione |
7.14 | Politiche per la casa |
8 | Attività economiche |
8.1 | Agricoltura e pesca |
8.2 | Artigianato |
8.3 | Industria |
8.4 | Commercio |
8.5 | Fiere e mercati |
8.6 | Esercizi turistici e strutture ricettive |
8.7 | Promozione e servizi |
9 | Polizia locale e sicurezza pubblica |
9.1 | Prevenzione ed educazione stradale |
9.2 | Polizia stradale |
9.3 | Informative |
9.4 | Sicurezza e ordine pubblico |
10 | Tutela della salute |
10.1 | Salute e igiene pubblica |
10.2 | Trattamento Sanitario Obbligatorio |
10.3 | Farmacie |
10.4 | Zooprofilassi veterinaria |
10.5 | Randagismo animale e ricoveri |
11 | Servizi demografici |
11.1 | Stato civile |
11.2 | Anagrafe e certificazioni |
11.3 | Censimenti |
11.4 | Polizia mortuaria e cimiteri |
12 | Elezioni ed iniziative popolari |
12.1 | Albi elettorali |
12.2 | Liste elettorali |
12.3 | Elezioni |
12.4 | Referendum |
12.5 | Istanze- petizioni e iniziative popolari |
13 | Leva militare |
13.1 | Leva |
13.2 | Ruoli matricolari |
13.3 | Caserme- alloggi e servitù militari |
13.4 | Requisizioni per utilità militari |
14 | Oggetti diversi |
Allegato n. 11 – Consultazione documentazione CARTACEA presso archivio di deposito e registro prelievo interno fascicoli
Al Responsabile del Settore Demografici e protocollo
OGGETTO: Comunicazione prelievo per consultazione documenti cartacei dell’archivio di deposito e registro prelievo interno fascicoli.
Data presa in carico | Titolo Fascicolo da consultare | Soggetto richiedente (nominativo, ruolo, struttura) | Data Restituzione | Orario |
Allegato n. 12 – Piano di conservazione e massimario di scarto
Vedi allegato a parte