ART. 1: OGGETTO DELLA FORNITURA

Fornitura di servizi di Business Travel per gli anni 2023-2025 CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO

ART. 1: OGGETTO DELLA FORNITURA

L’appalto ha per oggetto l’affidamento del servizio di gestione integrata per l’organizzazione e lo svolgimento delle trasferte di lavoro (nel seguito per brevità «Business Travel») nonché a prestare servizi connessi, vale a dire all’affidamento del servizio di consulenza, organizzazione, prenotazione e rilascio di titoli di viaggio (biglietti aerei nazionali, internazionali e intercontinentali; biglietti ferroviari, nazionali e internazionali, e biglietti marittimi nazionali e internazionali), di voucher alberghieri, di voucher per autonoleggio da utilizzare per le missioni del personale dipendente, associato e non strutturato dell’Istituto Nazionale di Ottica del Consiglio Nazionale delle Ricerche (nel seguito per brevità «CNR-INO») nonché per le esigenze di ospitalità in occasione dell’organizzazione di manifestazioni ed eventi istituzionali.

ART. 2: ORGANIZZAZIONE DELL’ISTITUTO E PERSONALE

L’Istituto CNR- INO intende affidare il Servizio di Business Travel per le sedi indicate nella tabella sottostante:

Codice Sede	Denominazione	Indirizzo	CUU
INO FI	Sede di Firenze	Xxxxx Xxxxxx Xxxxx 0 – 50125 Arcetri Firenze	NYQPSE
INO NA	Sede secondaria di Pozzuoli (NA)	c/o Comprensorio Olivetti - Xxx Xxxxx Xxxxxxx 00 - 00000 Xxxxxxxx (Xx)	EJ43CK
INO PI	Sede secondaria di Pisa	c/o Area di Ricerca Cnr – Xxx X. Xxxxxxx 0 - 00000 Xxxx	G4P8Y0
INO TN	Sede secondaria di Trento	c/o Dip. di Fisica Univ. di Trento - Xxx Xxxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxx (Trento).	45VU14
INO SE	Sede secondaria di Sesto X.xx	Xxx Xxxxx Xxxxxxx 0 - 00000 Xxxxx Xxxxxxxxxx (Xx)	RK4ZBQ
INO BS	Sede secondaria di Brescia	c/o CSMT – Via Branze 45 – 25123 Brescia	TR1NAV
INO LC	Sede secondaria di Lecco	Via Previati 1/E – 23900 Lecco	M84ECY
INO TS	Sede secondaria di Trieste	c/o Area Science Park – Basovizza XXX Xxxxxxxx X0 – Xxxxxx Xxxxxxx 00 Xx 000,0 – 00000 Xxxxxxx	VL7WAG

Attualmente afferiscono alle suddette sedi del CNR-INO circa nr. 280 unità di personale (dipendenti, associati e non strutturati). Detto personale se autorizzato allo svolgimento della missione (nel seguito, per brevità, anche «Personale Autorizzato») sarà altresì autorizzato ad avvalersi dei servizi offerti dall’aggiudicatario. Il Personale Autorizzato è tenuto a comunicare all’aggiudicatario il numero di missione al momento della prenotazione dei servizi di agenzia.

ART. 3: SERVIZI OGGETTO DELL’APPALTO

L'attività oggetto del presente Capitolato speciale si compone dei seguenti servizi:

1. Servizio di prenotazione ed emissione di biglietteria aerea, ferroviaria e marittima;

2. Servizio di prenotazione alberghiera ed eventualmente emissione di relativi voucher prepagati;

3. Servizio di prenotazione di auto per noleggio;

4. Servizi per l’ottenimento dei visti.

5. Servizio di consegna dei documenti di viaggio;

6. Servizi connessi di rimborso e cancellazione.

In particolare:

1. Servizio di prenotazione ed emissione di biglietteria aerea, ferroviaria e marittima: il servizio consiste nel prenotare, su richiesta del Personale Autorizzato, voli aerei, viaggi in treno, e viaggi marittimi, sia in Italia sia all'estero. I titoli di viaggio potranno essere emessi:

1.1. Elettronicamente (e-ticket): nel caso in cui il titolo non sia prodotto fisicamente la comunicazione che ne sostituisce la produzione deve contenere tutte le informazioni necessarie per il viaggio.

1.2. In formato cartaceo: in questo caso deve essere suddiviso in tanti "coupon" quante sono le tratte singole che compongono il viaggio completo;

2. Servizio di prenotazione alberghiera: il servizio consiste nel prenotare, su richiesta del Personale Autorizzato, pernottamenti in alberghi, sia in Italia sia all'Estero. L'agenzia, unitamente a quanto indicato in precedenza, dovrà consegnare un documento (trip-plan) contenente almeno le seguenti informazioni:

Nome/Cognome dell'utilizzatore

Data di emissione del titolo alberghiero Data di utilizzo del titolo alberghiero Prezzo del prodotto

Penali in caso di variazioni e/o cancellazioni

Su richiesta del Personale Autorizzato, previo accordo con l’aggiudicatario, i pernottamenti potranno essere prepagati dietro rilascio di un voucher.

3. Servizio di prenotazione di auto per noleggio: il servizio consiste nel proporre al Personale Autorizzato una o più soluzioni di noleggio, riportanti i riferimenti del fornitore, il modello del veicolo disponibile, il relativo prezzo ed i servizi/tipologie di assicurazione inclusi nel servizio.

4. Servizio per l’ottenimento dei visti: servizi di intermediazione nelle pratiche di rilascio dei visti consolari necessari allo svolgimento del viaggio.

Le attività verranno remunerate in base alle rispettive Transaction Fee offerte. L’aggiudicatario si impegna a fornire i servizi di cui al presente Capitolato speciale con le modalità ivi descritte.

ART. 4: DURATA DEL CONTRATTO

Il contratto decorrerà dal momento della stipula e scadrà il 31 dicembre 2025.

ART. 5: IMPORTO PRESUNTO DELL’APPALTO

L’importo a base d’asta dell’appalto, cioè l’importo massimo posto a base di gara, relativo alle sole Transaction Fee è pari a Euro 19.000,00 oltre IVA.

L’importo suddetto deve intendersi come importo massimo e le eventuali variazioni in diminuzione non potranno costituire per l’aggiudicatario motivo di rivalsa e/o di opposizione alcuna. L’aggiudicatario è quindi vincolato all’esecuzione del servizio qualunque risulti essere l’importo complessivo finale del contratto, fino al raggiungimento dell’importo xxxxxxx xxxxxxxx.

L’importo massimo di ogni singola Transaction Fee è comunque quello riportato nel prospetto qui sotto:

Tipologia	Importo massimo di ciascuna Transaction Fee
Biglietti aerei nazionali	25,00
Biglietti aerei internazionali	40,00
Biglietti aerei intercontinentale	55,00
Biglietti ferroviari	5,00
Biglietti marittimi	10,00
Prenotazioni alberghiere con emissione voucher	10,00
Prenotazioni alberghiere senza prepagamento	-
Noleggio auto/furgone senza conducente	15,00
Visti su passaporto	50,00

Ciascuna ditta nella formulazione dell’offerta dovrà tenere in considerazione gli importi massimi sopraindicati in quanto se l’offerta riporterà indicazione di Transaction Fee di importo superiore l’offerta sarà esclusa dalla procedura di gara.

A titolo informativo i titoli di viaggio, le prenotazioni alberghiere, i noleggi e i visti su passaporto previsti risultano suddivisi come da tabella:

Tipologia	Q.tà	Percentuale
Biglietti aerei nazionali	20	3,91%
Biglietti aerei internazionali	170	33,20%
Biglietti aerei intercontinentale	60	11,72%
Biglietti ferroviari	80	15,63%
Biglietti marittimi	2	0,39%
Prenotazioni alberghiere	160	31,25%
Noleggio auto/furgone senza conducente	10	1,95%
Visti su passaporto	10	1,95%
TOTALE		100,00%

Le quantità riportate nella precedente tabella sono solo indicative e potranno subire variazioni in aumento o in diminuzione e le eventuali variazioni non potranno costituire per l’aggiudicatario motivo di rivalsa e/o di opposizione alcuna. L’aggiudicatario è quindi vincolato all’esecuzione del servizio qualunque risulti il numero dei servizi richiesti.

ART. 6: ORDINATIVI DEI TITOLI DI TRASPORTO, ALBERGHIERI E AUTONOLEGGIO

I singoli ordinativi di fornitura saranno inviati via e-mail o a mezzo degli applicativi che l’Aggiudicatario renderà disponibili e dovranno riportare almeno le seguenti informazioni:

• Denominazione dell’Amministrazione ordinante e/o Codice Sede (vedi art. 2);

• Nome/Cognome dell’utilizzatore;

• Numero della missione;

• Data del viaggio;

• Descrizione dei servizi richiesti

• CUP (Codice Unico de Progetto)

L'Aggiudicatario dovrà verificare la disponibilità di soluzioni di viaggio atte a soddisfare la richiesta e quindi invierà una comunicazione scritta al Personale Autorizzato contenente la/le soluzione/soluzioni di viaggio individuata/e.

Il Personale Autorizzato dovrà comunicare all'Aggiudicatario la soluzione di viaggio scelta tra quelle proposte. In caso nessuna delle soluzioni proposte soddisfi le esigenze, il CNR-INO potrà annullare, tramite le medesime modalità di invio, l'Ordinativo precedentemente effettuato; in questo caso nulla sarà dovuto all'Aggiudicatario per la prestazione effettuata.

A seguito dell’accettazione da parte del Personale Autorizzato, l'Aggiudicatario invierà una comunicazione scritta via e- mail allo stesso riepilogando la soluzione di viaggio individuata e darà esecuzione all'Ordinativo ricevuto.

ART. 7: CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE

Trattandosi di servizio con caratteristiche standardizzate, ai sensi dell’articolo 95, comma 4, lettera c), del D. Lgs. 50/2016 e s.m.i. l'aggiudicazione dell'appalto avverrà a favore dell’operatore economico che avrà presentato la migliore offerta economica dettagliata risultante dalla somma aritmetica dei prezzi offerti per le singole Transaction Fee moltiplicati per le quantità presunte, determinata come segue:

Tipologia	Q.tà	Importo unitario Transaction Fee Euro	Q.tà x Importo unitario Transaction Fee Euro
Transaction Fee Biglietti aerei nazionali	20
Transaction Fee Biglietti aerei internazionali	170
Transaction Fee Biglietti aerei intercontinentale	60
Transaction Fee Biglietti ferroviari	80
Transaction Fee Biglietti marittimi	2
Transaction Fee Prenotazioni alberghiere	160
Transaction Fee Noleggio auto/furgone senza conducente	10
Transaction Fee Visti su passaporto	10
TOTALE

Il CNR-INO, quale soggetto aggiudicatore, si riserva la facoltà di non procedere all’aggiudicazione se nessuna offerta risulti conveniente od idonea in relazione all’oggetto dell’appalto, senza che i concorrenti abbiano nulla a pretendere, neanche a titolo di responsabilità precontrattuale. Il CNR-INO procederà all’aggiudicazione della gara anche in presenza di una sola offerta valida, purché ritenuta congrua e conveniente.

ART. 8: CESSIONE DEL CONTRATTO E DEL CREDITO

Il contratto non può essere ceduto a pena di nullità, ai sensi dell’art. 105, comma 1, del Codice. Per le cessioni di crediti si applica l’art. 106, comma 13, del Codice.

ART. 9: VERIFICHE DI CONFORMITA’

Il servizio sarà soggetto a verifiche per accertare il rispetto delle previsioni contrattuali e delle pattuizioni concordate, ai sensi dell’art. 102 del Codice.

ART. 10: FATTURAZIONE E PAGAMENTI

Ai fini del pagamento dei corrispettivi, l’aggiudicatario emetterà, per ogni mensilità e per ogni sede di fatturazione, due fatture elettroniche rispettivamente per:

a) Ammontare complessivo delle Transaction Fee per le operazioni svolte;

b) Ammontare complessivo dei titoli di viaggio, prenotazioni alberghiere, noleggi ecc. effettuati per conto del CNR-INO nel mese di competenza.

Le fatture dovranno essere emesse ai sensi e per gli effetti del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze N. 55 del 3 aprile 2013, inviando il documento elettronico al Sistema di Interscambio. Il Consiglio Nazionale delle Ricerche è soggetto all’applicazione del meccanismo dello “Split Payment”.

Il pagamento delle fatture avverrà secondo i termini stabiliti dal D. Lgs. n. 192 del 9 novembre 2012 sul conto corrente dedicato di cui alla tracciabilità dei flussi finanziari, previa emissione del Certificato di regolare esecuzione.

In caso di biglietti non utilizzati o di parziale rimborso degli stessi a carico dei beneficiari, l'aggiudicatario presenterà separatamente le relative note di credito, allegando un elenco dei passeggeri con la data e identificazione del biglietto. Le fatture dovranno contenere i seguenti dati, pena il rifiuto delle stesse:

a) Intestazione e l’indirizzo della sede (vedi art. 2);

b) Il codice fiscale 80054330586;

c) La partita Iva 02118311006

c) Il riferimento al documento di stipula Me.P.A. (N° di protocollo e data);

d) Il CIG esclusivamente per la fattura relativa alle Transaction Fee;

e) Il CUU (Codice Univoco Ufficio) della sede (vedi art. 2);

f) L’eventuale CUP (Codice Unico di Progetto) comunicato dal CNR-INO

g) L’importo imponibile;

h) L’importo dell’IVA oppure il regime Iva applicato nel caso non ci sia addebito dell’Iva (esclusivamente per la fattura relativa alle Transaction Fee);

i) Esigibilità IVA “S” scissione dei pagamenti esclusivamente per la fattura relativa alle Transaction Fee;

j) Il totale della fattura;

k) L’oggetto: Servizio di business travel – CNR-INO – «mese di riferimento» - «Transaction Fee» oppure «Rimborso degli acquisti effettuati per conto del CNR-INO»;

l) Il codice IBAN del conto corrente dedicato;

Ai fini del pagamento del corrispettivo il CNR-INO procederà alle verifiche di legge.

Il CNR-INO potrà sospendere i pagamenti all’aggiudicatario cui sono state contestate inadempienze nell’esecuzione della fornitura, fino al completo adempimento degli obblighi contrattuali (art. 1460 C.C.).

Tale sospensione potrà verificarsi anche qualora insorgano contestazioni di natura amministrativa.

ART. 11: TRACCIABILITA’

L’aggiudicatario assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’art. 3 della legge 13 agosto 2010 n. 136 e successive modificazioni ed integrazioni.

ART. 12: PATTO DI INTEGRITA’

ll Fornitore, così come il CNR, si impegnano ad improntare i propri comportamenti ai principi di lealtà, trasparenza e correttezza ai sensi e per gli effetti della normativa vigente e si fa espresso riferimento a quanto previsto dal patto di integrità sottoscritto dal fornitore con la domanda di abilitazione al Bando «Servizi» ed in particolare all’ «ALLEGATO 41 AL CAPITOLATO D’ONERI - Servizi di Organizzazione viaggi».

ART. 13: EVENTUALE SOSTITUZIONE DELLE CLAUSOLE CONTRATTUALI

Nel caso in cui, nel corso dell’esecuzione del contratto, intervengano norme di finanza pubblica che dispongano in senso difforme dal presente capitolato, le relative clausole contrattuali si intendono sostituite ai sensi dell’art. 1339 c.c.

ART. 14: ESENZIONE DALLA RESPONSABILITA’ SOLIDALE

Il CNR-INO rimane estraneo a qualsiasi rapporto o controversia che dovesse insorgere tra l’aggiudicatario e il personale dallo stesso impiegato nel servizio.

ART. 15: RISOLUZIONE DEL CONTRATTO

In adempimento a quanto previsto dall’art. 108 del Codice il CNR-INO risolverà il contratto nei casi e con le modalità ivi previste. Per quanto non previsto nel presente paragrafo, si applicano le disposizioni di cui al Codice Civile in materia di inadempimento e risoluzione del contratto.

ART. 16: FORO COMPETENTE

Le eventuali controversie tra il CNR-INO e la ditta aggiudicataria in ordine all’interpretazione e/o esecuzione del contratto relativo al presente appalto, che non possano essere risolte in via amichevole, sono di competenza esclusiva del Foro di Firenze.

ART. 17: TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (GDPR), il Consiglio Nazionale delle Ricerche provvederà alla raccolta, registrazione, riordino, memorizzazione e utilizzo dei dati personali, sia con mezzi elettronici sia non, per le finalità funzionali allo svolgimento delle proprie attività istituzionali, ivi inclusa la partecipazione alla gara e l’eventuale stipula e gestione del contratto, e per quelli connessi agli obblighi di Legge, relativamente ai quali il conferimento è obbligatorio. Per le suddette finalità tali dati personali potranno essere comunicati a terzi. Il titolare del trattamento dei dati personali è Il CNR.

Il Direttore del CNR-INO Xxxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx 09.02.2023 19:45:51 GMT+01:00