FASE 2 INDIVUAZIONE DEGLI OBIETTIVI
FASE 1 IDEA PROGETTO
FASE 2 INDIVUAZIONE DEGLI OBIETTIVI
FASE 3 COSTITUZIONE DEL PARTENARIATO
FASE 4 DEFINIZIONE DELLE ATTIVITA’
FASE 5 AGGIUDICAZIONE STIPULA DEL CONTRATTO E ACCORDI TRA I PARTNER
Fase 6
Information and visibility on the project
Le diverse Fasi di un progetto
Fase 1 - Idea progetto
La proposta progettuale deve mirare a fornire una soluzione alla problematica che viene descritta nel bando. Il progetto deve puntare a risolvere un problema.
Fase 2 - Individuazione degli obiettivi
Gli obiettivi del nostro progetto devono rispettare quelli che la Commissione europea e che sono stati definiti nella Strategia Europa 2020 e nelle 7 iniziative Faro a questa collegate. Gli obiettivi devono essere chiari, ben definiti e non eccessivamente ambiziosi (per essere effettivamente raggiungibili).
Fase 3 - Costituzione del partenariato
Il partenariato può essere definito come una “relazione di collaborazione” basata sulla convergenza di interessi e finalizzata al conseguimento di obiettivi congiunti, da cui i singoli soggetti partecipanti traggono indirettamente dei vantaggi.
La costituzione di un buon partenariato rappresenta una parte cruciale del progetto. La costituzione di un buon partenariato transnazionale all’interno del quale ogni partner assume un ruolo ben definito è fondamentale per la buona riuscita del progetto.
Il partenariato deve essere costituito già nelle fasi iniziali di elaborazione dell’idea progetto. A partire da questo momento i proponenti devono individuare un soggetto coordinatore (il cosiddetto applicant/leader) ed iniziano a collaborare per la stesura del xxxxxxxx.Xx consorzio tra i partner può essere formalizzato attraverso la firma di un accordo che stabilisce quale è la distribuzione del finanziamento tra i diversi soggetti, in che modo diffondere e utilizzare i risultati del progetto, quali gli accordi in tema di diritti di proprietà intellettuale e come dirimere eventuali controversie interne.
Fase 4 - Definizione delle attività
Per raggiungere un obiettivo devono essere definite una serie di attività che devono essere coerenti con l’obiettivo principale e dalle quali devono scaturire dei risultati detti output o deliverables (es. uno studio, un nuovo corso di studi, una ricerca, dati statistici, etc.). E’ importante indicare anche i tempi di realizzazione delle attività che possono essere organizzate attraverso un diagramma di GANTT.
Il diagramma di GANTT può essere costruito partendo da un asse orizzontale - a rappresentazione dell'arco temporale totale del progetto, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) - e da un asse verticale - a rappresentazione delle mansioni o attività che costituiscono il progetto. Il diagramma di Gantt permette così la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d'avanzamento del progetto rappresentato.
Fase 5 – Aggiudicazione, stipula del contratto e accordi tra partner
Nel caso in cui una proposta venga selezionata, la Commissione europea e il coordinatore si impegnano formalmente a realizzare le attività del progetto attraverso la stipula di un contratto. Il contratto determina i diritti e gli obblighi dei contraenti, indicando tutte le disposizioni per la realizzazione tecnica e finanziaria dell'azione, ed entra in vigore al momento della firma da parte della Commissione e del coordinatore. La data della firma indica l’inizio del periodo contrattuale durante il quale vengono realizzate le attività ed effettuati gli impegni di spesa.
Il periodo contrattuale è fondamentale anche per stabilire l’eleggibilità delle spese di progetto: solo le spese effettuate in vigenza di contratto possono, infatti, essere oggetto della sovvenzione.
Generalmente, i costi della fase precontrattuale non sono rimborsabili dalla Commissione, salvo che lo specifico programma non lo preveda espressamente. Il coordinatore di progetto, ha il compito di stipulare accordi formali di partenariato per la realizzazione delle attività. Tramite tali accordi viene definita nel dettaglio l’organizzazione del progetto e assegnati ruoli e responsabilità in base alle capacità e all’esperienza di ogni Partner.
La pianificazione delle attività già descritta nella proposta progettuale ed inclusa nel Contratto con la Commissione viene ora definita in maniera più accurata. Se si è realizzato un buon lavoro in fase di progettazione, sarà proprio il piano di lavoro preparato per la domanda di finanziamento (contenente l’indicazione dei risultati attesi con tempi, compiti e attività necessari per raggiungerli) a costituire la base per l’elaborazione della pianificazione riportata negli accordi tra partner. Infatti, in questa fase il piano di lavoro viene strutturato in modo più preciso e le attività descritte in dettaglio, con riferimento ai tempi e alle effettive risorse umane e finanziarie.
Occorre dedicare molto tempo alla creazione di un partenariato che risulti competitivo e all’interno del quale ciascun soggetto apporti il contributo necessario alla realizzazione delle attività ed il proprio valore aggiunto.
La buona riuscita di un progetto dipende prima di tutto da una corretta ed efficace divisione di responsabilità e ruoli all’interno del partenariato: un gruppo motivato nel quale tutti i membri sono ugualmente coinvolti e si sostengono reciprocamente è un fattore determinante per il successo.
Gli accordi tra partner rappresentano uno dei principali strumenti per definire e formalizzare il contributo che i singoli partner portano al progetto. Tali accordi possono essere generici, nella forma di un Memorandum di Intesa, oppure attuativi, nella forma di un Protocollo Attuativo.
Ricordatevi che…
Redigere una proposta di progetto richiede l’identificazione dei seguenti elementi: idea, obiettivi e destinatari:
E’ corretto quindi chiedersi:
● Cosa rende unica quella proposta?
● Quale è l’elemento innovativo principale rispetto a ciò che attualmente è disponibile?
● Xxxx si prefigge di raggiungere il progetto? Per chi, in che modo e quando deve essere realizzato?
● A quali esigenze specifiche risponde?
Stabilire una chiara gerarchia, che aiuti a definire l’impegno necessario da parte delle risorse umane e il tempo necessario per la realizzazione del progetto.
- Quali tecniche e metodi utilizzerà il progetto per il raggiungimento dei suoi obiettivi? Per i progetti di grandi dimensioni, è importante utilizzare una struttura suddivisa in “pacchetti di lavoro” (work packages) per la descrizione delle diverse fasi del progetto. In tutte le proposte, è importante essere chiari su tappe e obiettivi, e tempi di realizzazione necessari durante tutta la durata del progetto.
- Il formulario in genere richiede anche una dettagliata descrizione del partenariato, in che modo ogni singolo partner contribuisce alla realizzazione degli obiettivi e in che modo le diverse istituzioni coinvolte intendano collaborare tra di loro.
- Informazione, diffusione e sfruttamento dei risultati del progetto sono parte integrante di una richiesta di sovvenzione e devono indicare i destinatari della comunicazione e le fasi di realizzazione dell’attività di informazione.
- Un budget realistico è un elemento essenziale per la realizzazione di un progetto europeo di successo.
Grazie per l’attenzione!
Natale Curatolo International Activities Office
FormezPA
06/8489.2238