CYNGOR SIR CEREDIGION CEREDIGION COUNTY COUNCIL

1. Mae Cyngor Sir Ceredigion ('y Cyngor') wedi ymrwymo i greu cymuned deg a diogel i bawb drwy sicrhau bod y deddfau a wnaed i amddiffyn unigolion, busnesau, yr amgylchedd ac adnoddau cyhoeddus yn effeithiol.

2. Mae'r Cyngor yn cydnabod bod sefydliadau ac unigolion gan mwyaf yn deall pwysigrwydd y deddfau hyn ac yn cydymffurfio â nhw. Bydd y Cyngor yn gwneud ei orau glas i'w helpu i gyflawni'u rhwymedigaethau cyfreithiol heb iddynt fynd i gostau diangen na wynebu biwrocratiaeth ddiangen.

3. Ar yr un pryd, mae dyletswydd gyfreithiol ar y Cyngor i sicrhau bod y rheini sy'n ceisio diystyru'r gyfraith yn wynebu camau gorfodi sy'n gadarn ond sydd hefyd yn deg. Cyn iddo gymryd camau o'r fath, gall fod angen i'r Cyngor gadw gwyliadwriaeth gudd ar unigolion a/neu safleoedd i gasglu gwybodaeth am weithgarwch anghyfreithlon.

Gweithdrefn

4. Rhaid cadw gwyliadwriaeth gudd yn unol â'r gweithdrefnau a nodir yn y ddogfen hon.

5. Rhaid i Gyngor Sir Ceredigion sicrhau mai dim ond pan fydd yn cydymffurfio'n llwyr â'r xxxx ddeddfau perthnasol y bydd gwyliadwriaeth gudd yn cael ei chadw, ac yn enwedig:

• Deddf Hawliau Dynol 1998

• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 ('RIPA');

• Deddf Diogelu Rhyddidau 2012;

• Ddeddf Pwerau Ymchwilio 2016 ('IPA 2016')

• Deddf Diogelu Data 2018

6. Rhaid i'r Cyngor hefyd roi sylw dyledus i'r xxxx is-ddeddfwriaeth (gan gynnwys Rheoliadau a Gorchmynion), canllawiau swyddogol a chodau ymarfer, yn enwedig y rheini a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref, Swyddfa'r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth, y Comisiynydd Camerâu Diogelwch a'r Comisiynydd Gwybodaeth.

7. Yn arbennig, os bydd y Cyngor yn cadw gwyliadwriaeth gudd, rhaid iddo sicrhau ei bod yn seiliedig ar yr egwyddorion arweiniol a ganlyn:

• Ni chaiff gwyliadwriaeth gudd ond ei chadw pan fo hynny'n hollol angenrheidiol i gyflawni'r nodau gofynnol;

• Ni chaiff gwyliadwriaeth gudd ond ei chadw pan fo'n gymesur gwneud hynny ac mewn modd sy'n gymesur;

• Rhaid rhoi sylw digonol i hawliau a rhyddidau'r rheini nad yw'r wyliadwriaeth gudd yn eu targedu;

• Rhaid i unrhyw ganiatâd i gadw gwyliadwriaeth gudd gael ei roi gan Swyddogion Awdurdodi sydd wedi'u hyfforddi a'u dynodi'n briodol; a

• Dim ond ar ôl cael cymeradwyaeth ynad y caniateir cadw gwyliadwriaeth gudd (sy'n cael ei rheoleiddio gan y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 ('RIPA').

Hyfforddiant ac adolygiadau

8. Rhaid i xxx un o swyddogion y Cyngor sy'n cadw gwyliadwriaeth gudd gael hyfforddiant priodol i sicrhau ei fod yn xxxxx xx rwymedigaethau cyfreithiol a gweithredol. Dylai'r swyddogion fod yn gymwys ac yn hyderus i gyflawni'u swyddogaethau o xxx XXXX. Dylid darparu hyfforddiant atgoffa a dylai'r swyddogion ei gyflawni yn ôl y gofyn. Dylai'r hyfforddiant gynnwys ymarferion a thrafod unrhyw newidiadau i'r ddeddfwriaeth. Dylai'r hyfforddiant hefyd gynnwys cyfarwyddyd ynghylch sut i lenwi'r ffurflenni cais.

9. Rhaid cyflawni archwiliadau'n rheolaidd i sicrhau bod y Swyddogion yn cydymffurfio â'r polisi hwn.

10. Dylid adolygu'r polisi hwn unwaith y flwyddyn i sicrhau ei fod yn dal i fod yn addas at y diben.

11. Rhaid i Bwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu'r Cyngor oruchwylio a monitro'r ffordd y mae'r Cyngor yn cyflawni gweithgareddau RIPA, a hynny drwy gael adroddiadau xxx xxxx mis.

Casgliad

12. Bydd pob dinesydd yn elwa ar y Polisi hwn oherwydd bydd y ddeddfwriaeth droseddol a rheoleiddiol yn cael ei gorfodi'n effeithiol gan ddiogelu'r dinasyddion.

13. O lynu wrth y Polisi hwn, bydd yn sicrhau bod y Cyngor yn ymyrryd cyn lleied â phosibl â bywydau'r dinasyddion, a bydd yn sicrhau nad yw'r Cyngor yn agored i unrhyw her gyfreithiol yn sgil cadw gwyliadwriaeth gudd.

14. Dylid cyfeirio unrhyw gwestiynau ynghylch y polisi hwn at y Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu (y Swyddog Monitro a'r Uwch-swyddog Cyfrifol).

Dyddiad ………………………………..

RHAN 1 – Cyflwyniad i Weithgareddau Gwyliadwriaeth a Reoleiddir gan Bennod 2 Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA)‌

Mae Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 ('RIPA') yn rheoleiddio'r modd y mae nifer o gyrff, gan gynnwys awdurdodau lleol, yn cyflawni ymchwiliadau xxxx. Fe'i cyflwynwyd i ddiogelu hawliau unigolion ac i sicrhau ar yr un pryd fod gan asiantaethau diogelwch ac asiantaethau sy'n gorfodi'r gyfraith y pwerau sydd eu xxxxxx arnynt i gyflawni'u gwaith yn effeithiol.

Xxxxx, xxx Cyngor Sir Ceredigion ('y Cyngor') yn rhan o'r fframwaith deddfwriaethol ar gyfer caniatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig, defnyddio ffynonellau cuddwybodaeth ddynol a chael gafael ar ddata cyfathrebu.

Xxx xxxx adrannau o RIPA wedi'u diddymu a'u disodli gan Ddeddf Pwerau Ymchwilio 2016 ('IPA 2016'). Yn ogystal â'r Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA) ei hun, gwnaed sawl set o Reoliadau, ac mae'r Swyddfa Gartref wedi cyhoeddi tri Chod Ymarfer.

Mae'r Cyngor wedi rhoi sylw i'r Codau Ymarfer a baratowyd gan y Swyddfa Gartref, y gweithdrefnau a'r canllawiau a baratowyd gan Swyddfa'r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth a'r Codau Ymarfer a gyhoeddwyd gan y Comisiynwyr Gwybodaeth wrth baratoi'r canllawiau hyn. Dylai fod gan xxx Xxxxx gopïau y gall staff gyfeirio atynt.

Xxxxxxxx y ddogfen hon

Amcan y ddogfen hon yw sicrhau bod yr xxxx wyliadwriaeth gudd (fel y'i diffinnir gan RIPA a deddfwriaeth a chanllawiau cysylltiedig) a gedwir gan Swyddogion y Cyngor yn cael ei gynnal yn briodol ac yn gyfreithlon. Dylid darllen y ddogfen hon ar y cyd â Chod Ymarfer Diwygiedig y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018, Ffynonellau Xxxx- wybodaeth Ddynol, Cod Ymarfer Camerâu a Gweithdrefnau a Dogfennau Cyfarwyddyd Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio (Swyddfa'r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth gynt). Mae Atodlen 1 (isod) yn rhestru deddfwriaeth a chanllawiau cyfredol y mae'n rhaid eu darllen ar y cyd â'r ddogfen hon, ond nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr.

Os na chaiff y gweithdrefnau a nodir yn y Polisi hwn eu dilyn, gall unrhyw dystiolaeth a gesglir yn sgil cadw gwyliadwriaeth fod yn agored i her ar sail hawliau dynol. Xxxxx, xxx'n bosibl na fydd y Llys yn ei derbyn, ac nid yw'n debygol y bydd y Cyngor yn dwyn achos ar sail tystiolaeth o'r fath. Gallai unigolion sy'n honni bod eu hawliau dynol i breifatrwydd a pharch at fywyd teuluol wedi'u niweidio hefyd ddwyn achos yn erbyn y Cyngor. Gweler 'Xxxxx â chwynion gan y cyhoedd' isod.

Cwmpas y ddogfen hon

Mae'r ddogfen hon yn egluro cyfrifoldeb statudol y Cyngor i gydymffurfio â RIPA a deddfwriaeth gysylltiedig. Mae'n darparu canllawiau ac yn amlinellu gweithdrefnau'r Cyngor a'r materion iddo eu hystyried mewn perthynas â'r canlynol:

• Gwyliadwriaeth gyfeiriedig – gweler Rhan 2 isod;

• Ffynhonnell Xxxx-wybodaeth Ddynol ('CHIS') – gweler Rhan 3 isod; a

• Cael Gafael ar Ddata Cyfathrebu (drwy Un Pwynt Cyswllt (SPOC) y Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol (NAFN)) – gweler Rhan 5 isod.

Dim ond i waith gwyliadwriaeth gudd a chyfeiriedig y mae Rhannau 1 – 3 o'r Polisi hwn yn berthnasol h.y. lle nad yw'r unigolyn neu'r unigolion yn gwybod ar yr adeg y mae'r

wyliadwriaeth yn cael ei chadw ei bod yn digwydd. Diben y rhannau hyn yw helpu swyddogion i benderfynu pa fath o wyliadwriaeth y maent yn ei chadw ac a yw Pennod 2 RIPA'n rheoleiddio'r gwaith hwnnw, cadarnhau'r gweithdrefnau perthnasol a darparu arweiniad

Xxx Xxxx 4 yn xxxxx â chadw cofnodion, trin data, trefniadau diogelu cadw gwybodaeth ac ymdrin â chwynion a gwallau.

Mae canllawiau wyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA hefyd wedi'u nodi (gweler Rhan 6 isod) isod ar gyfer arsylwi neu wyliadwriaeth sydd heb fod yn gudd.

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi Cod Ymarfer ar wahân ynghylch cadw gwyliadwriaeth gan ddefnyddio camerâu teledu cylch cyfyng (ar gael yn: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxx-xxxx a xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxx a/file/1035067/Surveillance_Camera_CoP_Accessible_PDF.pdf)

Cyhoeddodd Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth (OSC) (Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio (IPCO) xxxxxxx) gyhoeddiad Gweithdrefnau a Dogfennau Cyfarwyddyd ar wahân ar y trefniadau gorchwylio ar gyfer gwyliadwriaeth gudd ac ymyrryd ag eiddo a gyflawnir gan awdurdodau cyhoeddus a gweithgareddau'r ffynonellau perthnasol (2016)(ar gael yn: xxxxx://xxxx-xxxxxxx-xxxx-x0.x0.xx-xxxx-0.xxxxxxxxx.xxx/XXX-XXXXXXXXXX-XXX- GUIDANCE.pdf).

Cafodd y Codau Ymarfer Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol ac Ymyrryd â Chyfathrebu eu diweddaru yn 2022 yn unol â Rheoliadau Pwerau Ymchwilio (Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol ac Ymyrryd: Codau Ymarfer) 2022.

Cyfrifoldeb statudol Cyngor Sir Ceredigion

Mae cyfrifoldeb statudol ar y Cyngor i gydymffurfio â Deddf Hawliau Dynol 1998, sy'n cynnwys Erthyglau a Phrotocolau'r Confensiwn Ewropeaidd ar Ddiogelu Hawliau Dynol ('ECHR') y bernir eu bod yn berthnasol yn y DU. Ni chafodd Brexit effaith awtomatig ar Ddeddf Hawliau Dynol 1998 (HRA 1998), neu ymgorffori'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol (ECHR) y darparwyd ar ei gyfer gan Ddeddf Hawliau Dynol 1998.

O xxx xxxxx 6 o'r Ddeddf Hawliau Dynol 1998, nid yw'n gyfreithlon i'r Cyngor weithredu mewn unrhyw ffordd nad yw'n gydnaws â'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol.

Mae erthygl 8 o'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol yn darparu:

• Bod xxx xxx unigolyn hawl i xxxxx at ei fywyd preifat a'i fywyd teuluol, ei gartref a'i ohebiaeth; ac

• Na chaiff unrhyw awdurdod cyhoeddus ymyrryd â'r hawl hon ac eithrio mewn ffordd sydd:

a) Yn unol â'r gyfraith;

b) Yn angenrheidiol mewn cymdeithas ddemocrataidd er mwyn diogelu'r cyhoedd, xxxx anhrefn neu drosedd, amddiffyn iechyd neu foesau a diogelu hawliau a rhyddidau eraill.

Felly, bydd gwyliadwriaeth yn mynd yn groes i hawliau dynol unigolyn oni bai iddi gael ei chaniatáu o xxx XXXX. Xxx XXXX'n darparu fframwaith cyfreithiol ar gyfer ymyrraeth gyfreithlon.

Drwy gael caniatâd i gadw gwyliadwriaeth yn unol â RIPA, bydd yn helpu i ddiogelu'r Cyngor a'i swyddogion rhag cwynion eu bod wedi ymyrryd â'r hawliau a ddiogelir gan Erthygl 6 ac Erthygl 8 (1) o'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol xxxx xxxxxxx wedi'i ymgorffori yng nghyfraith y DU drwy Ddeddf Hawliau Dynol 1998. Bydd hyn yn sicrhau bod unrhyw ymyrraeth â bywydau preifat y dinasyddion 'yn unol â'r gyfraith'.

Ar yr xxxx bod y gweithgareddau hefyd 'yn angenrheidiol ac yn gymesur' (gweler rhannau dilynol y ddogfen hon i gael mwy o fanylion), ni fyddant yn torri'r ddeddfwriaeth Hawliau Dynol.

Tybir bod gwybodaeth yn wybodaeth breifat os yw'n cynnwys unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â bywyd preifat neu fywyd teuluol yr unigolyn o xxx sylw xxx fywyd preifat neu fywyd teuluol unrhyw unigolyn arall. Mae hyn yn cynnwys unrhyw agwedd ar berthynas breifat neu bersonol yr unigolyn ag eraill, gan gynnwys perthynas deuluol, perthynas broffesiynol neu berthynas busnes. Gall gwybodaeth breifat gynnwys data personol, er enghraifft, enwau, rhifau ffôn a chyfeiriadau.

Er enghraifft, os bydd dau unigolyn yn cael sgwrs ar y stryd, gall fod yn rhesymol iddynt ddisgwyl bod cynnwys y sgwrs honno'n breifat. Fodd bynnag, gall fod angen caniatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig os bydd awdurdod cyhoeddus yn cofnodi'r sgwrs neu'n gwrando arni fel rhan o ymchwiliad neu ymgyrch.

Felly, gellir caffael 'gwybodaeth breifat' drwy gadw gwyliadwriaeth gudd gyfeiriedig â chaniatâd hyd yn oed os yw'r unigolyn mewn man cyhoeddus lle y gall fod yn disgwyl llai o breifatrwydd.

Ymhellach, gellir cael gafael ar wybodaeth sy'n ymwneud â bywyd preifat unigolyn pan fydd nifer o gofnodion yn cael eu dadansoddi gyda'i gilydd, neu pan fydd sawl darn o wybodaeth wedi dod i law, yn gudd, er mwyn creu cofnod am unigolyn xxx xx mwyn prosesu data i gynhyrchu mwy o wybodaeth.

Gall y wybodaeth yn ei chyfanrwydd fod yn gyfystyr â gwybodaeth breifat, hyd yn oed os nad yw'r cofnodion unigol yn gyfystyr â gwybodaeth o'r fath. Er enghraifft, gall swyddogion gorfodi dynnu llun o'r tu xxxxx i safle busnes ar gyfer eu cofnodion heb fod angen caniatâd RIPA arnynt. Fodd bynnag, os bydd y swyddogion am bennu'r patrwm o ran y modd y mae unigolyn yn defnyddio'r safle hwnnw a'u bod yn tynnu lluniau ar sawl achlysur, mae'n debygol y bydd hynny'n arwain at gaffael gwybodaeth breifat. Felly, bydd angen iddynt gydymffurfio â gofynion RIPA.

Rôl yr Aelodau Etholedig

Mae'r Codau Ymarfer statudol a gyhoeddwyd mewn perthynas â RIPA, sef Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018, yn datgan y dylai Aelodau etholedig adolygu'r modd y mae'r Cyngor yn defnyddio RIPA a phennu'r Polisi o leiaf unwaith y flwyddyn.

Dylai Aelodau hefyd ystyried adroddiadau mewnol ynghylch y modd y xxx XXXX'n xxxx xx defnyddio yn rheolaidd, a hynny i sicrhau ei bod yn cael ei defnyddio mewn ffordd sy'n gyson â pholisi'r Cyngor a bod y polisi hwnnw'n dal i fod yn addas at y diben.

Rôl yr Uwch-swyddog Cyfrifol

Mae'r Codau Ymarfer statudol a gyhoeddwyd mewn perthynas â RIPA, sef Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018, yn dweud y dylai'r cynghorau benodi Uwch-swyddog Cyfrifol.

Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu/Swyddog Monitro yw Uwch-swyddog Cyfrifol Cyngor Sir Ceredigion. Dylai fod modd i'r Uwch-swyddog Cyfrifol roi cyngor i'r Swyddogion am y weithdrefn RIPA a dylai fod yn gyfrifol am:

1. Uniondeb y broses sydd ar waith yn yr awdurdod cyhoeddus i ganiatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig, defnyddio ffynonellau cuddwybodaeth ddynol ac ymyrryd ag eiddo neu delegraffiaeth ddiwifr;

2. Cydymffurfio â Phennod 2 o RIPA a'r codau perthnasol; ac

3. Ymgysylltu â'r Comisiynwyr a'r arolygwyr pan fyddant yn cyflawni'u harolygiadau, a lle xx xxxxx, goruchwylio'r camau i gyflawni unrhyw gynlluniau gweithredu yn sgil arolygiad a argymhellir neu a gymeradwyir gan Gomisiynydd.

Bydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol hefyd yn gyfrifol am oruchwylio a chydgysylltu:

1. Cyflwyno adroddiadau chwarterol sy'n rhoi manylion am weithgarwch RIPA i'r Pwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu:

2. Adolygiad blynyddol y Pwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu o'r Polisi hwn

3. Pennu materion sy'n codi yn y broses oruchwylio i sicrhau bod modd dadansoddi'r materion, darparu tystiolaeth o'r canlyniadau, a bwydo'r wybodaeth yn ei hôl i'r hyfforddiant RIPA i sicrhau bod y materion hyn yn cael sylw corfforaethol;

4. Goruchwylio'r broses RIPA'n ffurfiol o fewn y Cyngor, gan gynnwys pennu anghenion hyfforddi unigol a chorfforaethol a rhannu gwybodaeth a

5. Chynnal cofrestr o ffugenwau/persona ar-lein gan gynnwys manylion y gwasanaethau/unigolion sy'n gallu eu defnyddio/eu cymeradwyo.

Rôl Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio ('IPCO')

Arferai'r IPCO gael ei alw'n Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth (OSC).

Mae Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 yn darparu ar gyfer Comisiynydd Pwerau Ymchwilio ('y Comisiynydd'), y mae ei gylch gwaith yn cynnwys darparu goruchwyliaeth gynhwysfawr o'r defnydd o'r pwerau y mae'r cod hwn yn berthnasol iddynt, a glynu wrth yr arferion a'r prosesau a ddisgrifir ynddo.

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio yn gweithredu fel xxxxx rheoleiddio o ran yr agweddau hynny o RIPA a Data Cyfathrebu sy'n ymwneud â Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Y Swyddfa hon sy'n arolygu'r awdurdodau lleol i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â RIPA o ran caniatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig a defnyddio ffynonellau cuddwybodaeth ddynol. Nid yw Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio yn rhoi cyngor cyfreithiol, ond gall roi arweiniad, lle bo'n briodol, ar gais Uwch- swyddog Cyfrifol awdurdod cyhoeddus.

Gellir gweld Adroddiad Blynyddol yr IPCO 2020 yn: xxxxx://xxxx-xxxxxxx-xxxx-x0.x0.xx-xxxx- 0.xxxxxxxxx.xxx/XXXX-Xxxxxx-Xxxxxx-0000_Xxx-Xxxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx

Gellir cael rhagor o wybodaeth am y Comisiynydd Pwerau Ymchwilio, ei swyddfa a'i waith yn: xxx.xxxx.xxx.xx.

PO Box 29105

Llundain SW1V 1ZU

Ffôn: 0207 389 8900

Ebost: Xxxx@xxxx.xxx.xx

Rôl Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ('ICO')

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yw'r awdurdod annibynnol a sefydlwyd yn y DU i amddiffyn hawliau gwybodaeth xx xxxx y cyhoedd, gan hybu arferion da, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored, sicrhau bod data unigolion yn cael eu cadw'n breifat a rhoi cyngor am safonau. Mae ei harchwiliadau hefyd yn ystyried y modd y mae sefydliadau'n ymdrin â cheisiadau am wybodaeth o xxx Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Mae rhagor o wybodaeth am Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i'w chael yn: xxx.xxx.xx.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru 2il Xxxx, Xxxxxxxxx House

Xxxxxxxxx Way Caerdydd CF10 2HH

Ffôn: 0330 414 6421

Ebost: xxxxx@xxx.xxx.xx

RHAN 2 – Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ‌

Ym Mhennod 2 RIPA, nodir fframwaith rheoleiddio'r technegau ymchwilio xxxx a ddefnyddir gan awdurdodau cyhoeddus i sicrhau eu bod yn gydnaws â'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol, yn enwedig Erthygl 8, (yr hawl i xxxxx at fywyd preifat a bywyd teuluol).

Y mater cyntaf i unrhyw swyddog awdurdod lleol sy'n ystyried cadw gwyliadwriaeth gudd yw pa fath o wyliadwriaeth y mae'n ei gadw, ac a yw'n rhywbeth y gellir ei ganiatáu o xxx XXXX. Xxx Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig yn un o'r ddwy dechneg wyliadwriaeth sydd ar gael i'r Cyngor o xxx Ran 2 o Bennod 2 o RIPA. Yr ail dechneg sydd ar gael yw Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, ond ni all y Cyngor ganiatáu'r drydedd dechneg, sef Gwyliadwriaeth Agored.

Mae Cod Ymarfer Diwygiedig Gwyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn cadarnhau ym mharagraff 2.2 a 2.3:

'Surveillance, for the purpose of the 2000 Act, includes monitoring, observing or listening to persons, their movements, conversations or other activities and communications. It may be conducted with or without the assistance of a surveillance device and includes the recording of any information obtained

Surveillance is covert if, and only if, it is carried out in a manner calculated to ensure that any persons who are subject to the surveillance are unaware that it is or may be taking place.'

Ystyr 'Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig':‌

Diffinnir Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig yn A.26(2) o'r Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio.

'Subject to subsection (6), surveillance is directed for the purposes of this Part if it is covert but not intrusive and is undertaken -

(a) for the purposes of a specific investigation or a specific operation;

(b) in such a manner as is likely to result in the obtaining of private information about a person (whether or not one specifically identified for the purposes of the investigation or operation); and

(c) otherwise than by way of an immediate response to events or circumstances the nature of which is such that it would not be reasonably practicable for an authorisation under this Part to be sought for the carrying out of the surveillance.'

Fel rheol, bydd awdurdodau lleol yn defnyddio Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig pan fyddant yn ymchwilio i dwyll xxxx-daliadau, troseddau safonau masnach neu ymddygiad gwrthgymdeithasol. I wneud hyn, xxxxxxx ffilmio unigolyn yn gudd neu ddilyn unigolyn neu fonitro gweithgareddau unigolyn drwy ddulliau eraill.

Cyn cadw gwyliadwriaeth gudd, rhaid i'r swyddog ymchwilio ofyn pum cwestiwn (a chael atebion cadarnhaol i xxx un ohonynt), a hynny cyn bod modd pennu bod y gweithgareddau'n gyfystyr â Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig:

• A yw'r wyliadwriaeth mewn gwirionedd yn "wyliadwriaeth" ("surveillance") fel y'i diffinnir gan y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA)?

• A fydd yn gudd?

• A yw'n cael ei chyflawni ar gyfer ymchwiliad penodol neu ymgyrch benodol?

• A yw'n debygol o arwain at gaffael gwybodaeth breifat am unigolyn?

• A fydd yn cael ei chyflawni ac eithrio mewn ymateb uniongyrchol i ddigwyddiadau?

Gweler Siart lif 1 isod i asesu a yw'n wyliadwriaeth gyfeiriedig.

Y prif bwyntiau i'w nodi:‌

A. Nid yw arsylwadau cyffredinol yn gyfystyr â Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig. Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn datgan (ym Mharagraff 3.33):

'The general observation duties of many law enforcement officers and other public authorities do not require authorisation under the 2000 Act, whether covert or overt. Such general observation duties frequently form part of the legislative functions of public authorities, as opposed to the pre-planned surveillance of a specific person or group of people. General observation duties may include monitoring of publicly accessible areas of the internet in circumstances where it is not part of a specific investigation or operation'

B. Dim ond os yw'n gudd y mae gwyliadwriaeth yn gyfeiriedig. Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn datgan (ym Mharagraff 2.3) (yn unol â 26(9)a) RIPA):

'Surveillance is covert if, and only if, it is carried out in a manner that is calculated to ensure that persons who are subject to the surveillance are unaware that it is or may be taking place'

Yn unol â hyn, mae'n ofynnol i swyddogion ymchwilio ystyried y modd y byddant yn cadw gwyliadwriaeth. Os byddant yn ei wneud yn agored, heb geisio'i gelu, neu os byddant yn anfon llythyr at y targed i'w rybuddio cyn cadw gwyliadwriaeth, ni fydd yn wyliadwriaeth gudd.

C. Mae'r diffiniad o 'wybodaeth breifat' ('private information') yn xxxx iawn. Xxx'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 diwygiedig yn datgan:

'3.3 The 2000 Act states that private information includes any information relating to a person's private or family life. Private information should be taken generally to include any aspect of a person's private or personal relationship with others, including family and professional or business relationships. Information which is non-private may include publicly available information such as books, newspapers, journals, TV and radio broadcasts, newswires, web sites, mapping imagery, academic articles, conference proceedings, business reports, and more. Such information may also include commercially available data where a fee may be charged, and any data which is available on request or made at a meeting to a member of the public. Non-private data will also include the attributes of inanimate objects such as the class to which a cargo ship belongs.

3.4 Whilst a person may have a reduced expectation of privacy when in a public place, covert surveillance of that person's activities in public may still result in the obtaining of private information. This is likely to be the case where that person has a reasonable expectation of privacy even though acting in public and where a record is being made by a public authority of that person's activities for future consideration or analysis. Surveillance of publicly accessible areas of the internet should be treated in a similar way, recognising that there may be an expectation of privacy over information

which is on the internet, particularly where accessing information on social media websites'

Yn aml, bydd swyddogion ymchwilio'n tybio'n anghywir nad ydynt yn debygol o gaffael gwybodaeth breifat os ydynt yn gwylio rhywun yn gudd mewn man cyhoeddus neu'n arsylwi ar weithgareddau mewn swyddfa neu ar safle busnes. Nid ydynt yn credu eu bod yn cadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig. Serch hynny, mae'r rhannau uchod o'r cod yn golygu ei bod yn annhebygol iawn y bydd modd i awdurdod cyhoeddus ddadlau'n llwyddiannus na fydd gwyliadwriaeth fyth yn arwain at gaffael gwybodaeth breifat.

D. Pan fydd angen cadw gwyliadwriaeth gudd mewn argyfwng a xxxx xx fydd amser i ganiatáu'r gweithgarwch (h.y. ymateb xxxx i ddigwyddiadau), gellir cadw gwyliadwriaeth ond ni fydd angen caniatâd Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig. Serch hynny, mae'n bwysig nodi na fyddai'r amgylchiadau hyn yn debygol o fod yn berthnasol i'r Cyngor, oherwydd, pe bai'n cael ei herio, byddai'n ofynnol i'r Cyngor ddangos ei fod yn ymateb i ddigwyddiadau ar fryd ac nad oedd yn rhesymol ymarferol i geisio caniatâd. Ni argymhellir gweithredu fel hyn ac os ystyrir bod sefyllfa o argyfwng, dylid ceisio cyngor gan yr Uwch-swyddog Cyfrifol ar unwaith.

Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 diwygiedig yn datgan (ym Mharagraff 3.32):

'Covert surveillance that is likely to reveal private information about a person but is carried out by way of an immediate response to events such that it is not reasonably practicable to obtain an authorisation under the 2000 Act, would not require a directed surveillance authorisation. The 2000 Act is not intended to prevent law enforcement officers fulfilling their legislative functions. To this end section 26(2)(c) of the 2000 Act provides that surveillance is not directed surveillance when it is carried out by way of an immediate response to events or circumstances the nature of which is such that it is not reasonably practicable for an authorisation to be sought for the carrying out of the surveillance.'

Mae Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn rhoi enghraifft o ganiatâd o xxx XXXX nad yw'n briodol lle mae swyddogion heddlu yn cuddio eu hunain i arsylwi ar bobl amheus y dônt ar eu traws yn ystod patrôl arferol neu fonitro cyfrifon cyfryngau cymdeithasol yn ystod digwyddiad trefn gyhoeddus.

E. Gweithgarwch Xxxx Ar-xxxx

Xxx Polisi Cyfryngau Cymdeithasol RIPA y Cyngor (ar gael yn xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx/) yn amlinellu'r hyn y mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo yn ei nodi ynghylch gweithgarwch xxxx ar-xxxx, a'i gyngor perthnasol i helpu Swyddogion i ddeall pryd y gallai fod angen caniatâd RIPA. Gweler Polisi Cyfryngau Cymdeithasol RIPA y Cyngor i gael gofynion a chanllawiau'r Cyngor ynghylch personâu ar-lein.

Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn datgan (ym Mharagraff 3.10):

"The growth of the internet and the extent of the information that is now available online, presents new opportunities for public authorities to view or gather information which may assist them in preventing or detecting crime or carrying out other statutory functions, as well as in understanding and engaging with the public they serve. It is important that public authorities are able to make full and lawful use of this information

for their statutory purposes. Much of it can be accessed without the need for RIPA authorisations; use of the internet prior to an investigation should not normally engage privacy considerations. But if the study of an individual's online presence becomes persistent, or where material obtained from any check is to be extracted and recorded and may engage privacy considerations, RIPA authorisations may need to be considered. The following guidance is intended to assist public authorities in identifying when such authorisations may be appropriate."

Mae Paragraffau 3.11 – 3.17 o'r Cod hefyd yn cynnwys cyngor perthnasol a fydd yn helpu Swyddogion i ddeall pryd y byddai angen caniatâd RIPA:-

3.11 "The internet may be used for intelligence gathering and/or as a surveillance tool. Where online monitoring or investigation is conducted covertly for the purpose of a specific investigation or operation and is likely to result in the obtaining of private information about a person or group, an authorisation for directed surveillance should be considered, as set out elsewhere in this code. Where a person acting on behalf of a public authority is intending to engage with others online without disclosing his or her identity, a CHIS authorisation may be needed (paragraphs 4.10 to 4.16 of the Covert Human Intelligence Sources code of practice provide detail on where a CHIS authorisation may be available for online activity).

3.12 In deciding whether online surveillance should be regarded as covert, consideration should be given to the likelihood of the subject(s) knowing that the surveillance is or may be taking place. Use of the internet itself may be considered as adopting a surveillance technique calculated to ensure that the subject is unaware of it, even if no further steps are taken to conceal the activity. Conversely, where a public authority has taken reasonable steps to inform the public or particular individuals that the surveillance is or may be taking place, the activity may be regarded as overt and a directed surveillance authorisation will not normally be available.

3.13 As set out in paragraph 3.14 below, depending on the nature of the online platform, there may be a reduced expectation of privacy where information relating to a person or group of people is made openly available within the public domain, however in some circumstances privacy implications still apply. This is because the intention when making such information available was not for it to be used for a covert purpose such as investigative activity. This is regardless of whether a user of a website or social media platform has sought to protect such information by restricting its access by activating privacy settings.

3.14 Where information about an individual is placed on a publicly accessible database, for example the telephone directory or Companies House, which is commonly used and known to be accessible to all, they are unlikely to have any reasonable expectation of privacy over the monitoring by public authorities of that information. Individuals who post information on social media networks and other websites whose purpose is to communicate messages to a wide audience are also less likely to hold a reasonable expectation of privacy in relation to that information.

3.15 Whether a public authority interferes with a person's private life includes a consideration of the nature of the public authority's activity in relation to that information. Simple reconnaissance of such sites (i.e. preliminary examination with a view to establishing whether the site or its contents are of interest) is unlikely to interfere with a person's reasonably held expectation of privacy and therefore is not likely to require a directed surveillance authorisation. But where a public authority is systematically collecting and recording information about a particular person or group,

a directed surveillance authorisation should be considered. These considerations apply regardless of when the information was shared online. See also paragraph 3.6.

Example 1: A police officer undertakes a simple internet search on a name, address or telephone number to find out whether a subject of interest has an online presence. This is unlikely to need an authorisation. However, if having found an individual's social media profile or identity, it is decided to monitor it or extract information from it for retention in a record because it is relevant to an investigation or operation, authorisation should then be considered.

Example 2: A customs officer makes an initial examination of an individual's online profile to establish whether they are of relevance to an investigation. This is unlikely to need an authorisation. However, if during that visit it is intended to extract and record information to establish a profile including information such as identity, pattern of life, habits, intentions or associations, it may be advisable to have in place an authorisation even for that single visit. (As set out in the following paragraph, the purpose of the visit may be relevant as to whether an authorisation should be sought.)

Example 3: A public authority undertakes general monitoring of the internet in circumstances where it is not part of a specific, ongoing investigation or operation to identify themes, trends, possible indicators of criminality or other factors that may influence operational strategies or deployments. This activity does not require RIPA authorisation. However, when this activity leads to the discovery of previously unknown subjects of interest, once it is decided to monitor those individuals as part of an ongoing operation or investigation, authorisation should be considered.

3.16 In order to determine whether a directed surveillance authorisation should be sought for accessing information on a website as part of a covert investigation or operation, it is necessary to look at the intended purpose and scope of the online activity it is proposed to undertake. Factors that should be considered in establishing whether a directed surveillance authorisation is required include:

Whether the investigation or research is directed towards an individual or organisation;

Whether it is likely to result in obtaining private information about a person or group of people (taking account of the guidance at paragraph 3.6 above);

Whether it is likely to involve visiting internet sites to build up an intelligence picture or profile;

Whether the information obtained will be recorded and retained;

Whether the information is likely to provide an observer with a pattern of lifestyle;

Whether the information is being combined with other sources of information or intelligence, which amounts to information relating to a person's private life;

Whether the investigation or research is part of an ongoing piece of work involving repeated viewing of the subject(s);

Whether it is likely to involve identifying and recording information about third parties, such as friends and family members of the subject of interest, or information posted by third parties, that may include private information and therefore constitute collateral intrusion into the privacy of these third parties.

3.17 Internet searches carried out by a third party on behalf of a public authority, or with the use of a search tool, may still require a directed surveillance authorisation (see paragraph 4.32).

Example: Researchers within a public authority using automated monitoring tools to search for common terminology used online for illegal purposes will not normally require a directed surveillance authorisation. Similarly, general analysis of data by public authorities either directly or through a third party for predictive purposes (e.g. identifying crime hotspots or analysing trends) is not usually directed surveillance. In such cases, the focus on individuals or groups is likely to be sufficiently cursory that it would not meet the definition of surveillance. But officers should be aware of the possibility that the broad thematic research may evolve, and that authorisation may be appropriate at the point where it begins to focus on specific individuals or groups. If specific names or other identifiers of an individual or group are applied to the search or analysis, an authorisation should be considered."

Mae gwylio presenoldeb rhywun ar-lein – yn gudd ac mewn modd systemataidd a rheolaidd – yn gallu codi ystyriaethau preifatrwydd ac felly byddai angen ystyried cael caniatâd RIPA

Yn unol â Pharagraff 4.16 o'r Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo, pan fydd awdurdod cyhoeddus yn bwriadu cael mynediad i gyfrif cyfryngau cymdeithasol neu gyfrif ar-lein arall y rhoddwyd mynediad i'r awdurdod drwy ganiatâd y perchennog, bydd xxx xxxxx i'r Awdurdod ystyried a fydd y cyfrif yn cynnwys gwybodaeth am eraill nad ydynt wedi rhoi eu caniatâd ac, os felly, a oes angen cael caniatâd ar gyfer gwyliadwriaeth gyfeiriedig.

Pan fydd sawl asiantaeth yn gweithio ynghyd, dim ond un ohonynt fyddai angen cael caniatâd am weithgarwch cuddwylio, os ystyrir bod hynny'n angenrheidiol ac yn gymesur o xxx yr amgylchiadau.

Dylai'r xxxx weithgarwch gwyliadwriaeth gael ei gofnodi a'i graffu yn gyfnodol at ddibenion gorchwylio. Mae hyn yn sicrhau bod sicrwydd gofynnol gan y Cyngor bod y rhyngrwyd yn cael ei ddefnyddio mewn ffordd reoledig a dealledig.

Rhaid i weithgarwch ymchwil bwrdd gwaith gan staff gael ei fonitro gan y Swyddogion Dynodedig perthnasol y mae'n ofynnol iddynt gyflwyno manylion cyfnodol am lefelau gweithgarwch mewn perthynas â gwyliadwriaeth gudd ar y cyfryngau cymdeithasol.

Bydd y manylion hyn yn destun rheoli ansawdd ac ymarfer samplo i brofi dealltwriaeth staff o ran ystyriaethau RIPA.

Mae'n bwysig bod swyddogion sy'n ymwneud â meysydd ymchwilio neu orfodi lle nad yw ystyriaethau RIPA mor amlwg, gynnal eu lefelau gwybodaeth a gwybod pwy i gysylltu â nhw i gael arweiniad.

Personâu ar-lein

Pan ganiateir defnyddio'r rhain yn gorfforaethol, bydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol yn cadw cofrestr ganolog o'r ffugenwau, proffiliau/cyfrifon hyn, ynghyd â manylion y gwasanaethau neu'r swyddogion unigol sydd wedi cael yr hawl i'w defnyddio/i roi caniatâd i'w defnyddio.

Gwybodaeth Gwyliadwriaeth Gudd ar y Cyfryngau Cymdeithasol a Phersonâu Ar-xxxx

Xxx'n ofynnol i Wasanaethau perthnasol y Cyngor wneud y canlynol:

o cofnodi gwybodaeth/data sy'n ymwneud â gwyliadwriaeth gudd ar y cyfryngau cymdeithasol/ar-lein, gan gynnwys personâu ar-lein (* gweler isod)

o nodi Swyddog Dynodedig

o rhoi'r data hwn i'r Swyddog Dynodedig; a

o rhaid i'r Swyddog Dynodedig ddarparu'r wybodaeth i'r Uwch-swyddog Cyfrifol neu Gynrychiolydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol (Swyddog Llywodraethu) xxx 4 mis.

*Bydd yn rhaid i'r Swyddog Dynodedig gadw'r wybodaeth ganlynol:

• pa safleoedd cyfryngol/broffiliau ar-lein yr ymwelwyd â hwy;

• a oedd mynediad I safle(oedd) cyfryngol/broffil(iau) ar-lein wedi'i gyfyngu (rhowch fanylion);

• pryd ymwelwyd â'r safle(oedd) cyfryngau/proffil(iau) ar-lein;

• gan bwy (Swyddog/Defnyddiwr);

• ar gais pwy;

• pwy roddodd ganiatâd;

• manylion yr wyliadwriaeth e.e. cyfeirnod yr achos, ymgyrch, ymchwiliad;

• dyddiad y cais;

• dyddiad mynediad;

• ar ba broffil/cyfrif cyfryngau cymdeithasol;

• a ddefnyddiwyd persona ar-lein/proffil ffug/hunaniaeth ffug? Os felly, pa un?

• a ddefnyddiwyd proffil corfforaethol swyddogol? Os felly, pa un?

• sawl gwaith;

• hyd y gwylio;

• at ba ddiben/ar ba sail resymegol yr ymwelwyd â'r safle(oedd) cyfryngol/proffil(iau) ar-lein;

• cadarnhad bod yr unigolyn y mae ei hunaniaeth yn cael ei defnyddio wedi rhoi ei ganiatâd penodol yn ysgrifenedig, a bod ei ddiogelwch wedi'i ystyried, a manylion yr hyn a'r hyn na fydd yn cael ei wneud;

• nod/gwybodaeth a geisir;

• oedd yr unigolyn xxx sylw yn ymwybodol o hyn;

• pa ddata gafodd eu caffael (gan gynnwys gwybodaeth anuniongyrchol);

• xxxx wnaethpwyd ag unrhyw gynnyrch a ddaeth yn sgil hynny;

• manylion y cyfryngau cymdeithasol sy'n berthnasol i'r cais;

• esboniad xxx bod xxxxx persona ar-lein a bod dulliau gwahanol yn cael eu hystyried;

• cadarnhau a yw asesiad risg wedi cael ei ystyried/ei gynnal;

• unrhyw ganlyniad, gan gynnwys unrhyw risg i'r Swyddog (ac os nad oes, xxx).

Rhaid i swyddogion sy'n defnyddio safleoedd o'r fath hefyd ddilyn y Polisi Cyfryngau Cymdeithasol Corfforaethol (2016) (ar gael ar fewnrwyd y Cyngor (CeriNet).

• '5.6 Yn ystod oriau gwaith, ni chaiff cyflogeion ond fynd i wefannau cyfryngau cymdeithasol cymeradwy sy'n ofynnol ar gyfer eu swyddi ac edrych ar dudalennau o'r fath.

• Rhaid bod modd cyfiawnhau defnyddio gwefannau o'r fath a rhaid i'w rheolwr llinell gymeradwyo gwneud hynny cyn iddynt fynd i wefannau o'r fath.

• 6.3 Rhaid i staff sy'n gweithio mewn amgylchedd diogelu sylweddoli eu bod yn cyflawni swyddi sensitif. Cyn iddynt ddefnyddio'r cyfryngau cymdeithasol, dylent ystyried a allai eu gweithredoedd arwain at unrhyw bryderon posibl o ran diogelu.

• Gwnewch yn siŵr nad xx xxxx cyfrif Facebook personol yn niweidio xxxx rôl broffesiynol, dylech sicrhau bod xxxx gosodiadau preifatrwydd yn briodol.

• Peidiwch â defnyddio xxxx manylion cyswllt yn y gwaith fel rhan o'ch proffil personol

• Peidiwch â defnyddio xxxx proffil personol mewn unrhyw ffordd ar gyfer busnes swyddogol y Cyngor

• Ar xxxx proffil personol – peidiwch â derbyn cais i fod yn ffrind gan aelod o'r cyhoedd os yw'ch perthynas â'r unigolyn hwnnw'n gysylltiedig â'ch gwaith yn bennaf.

• Ar xxxx proffil personol – peidiwch â derbyn ceisiadau i fod yn ffrind gan ddisgyblion (na'u rhieni) nac oedolion sy'n agored i niwed yr ydych yn gweithio gyda nhw.'

Xxx Xxxxxx Cyfryngau Cymdeithasu RIPA y Cyngor yn berthnasol i xxx un o weithwyr y Cyngor ac mae'n amlinellu safle'r Cyngor ynghylch defnyddio'r rhyngrwyd, pori ar y we ar ddyfeisiau symudol ac yn benodol gwefannau'r cyfryngau cymdeithasol, wrth ymwneud â gwyliadwriaeth, a allai gynnwys ymchwiliad, yn unol â RIPA. Dylid darllen Polisi'r Cyngor ar Gyfryngau Cymdeithasol at ddibenion RIPA ochr yn ochr â'r ddogfen xxx.

Xxxxx lif 1 – A ydych yn cadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig?‌

A ydych yn cadw "gwyliadwriaeth"?

A.48(2)-(4)

NAC YDW

NID XX XXXX'N BERTHNASOL

YDW

A yw'r wyliadwriaeth yn gudd?

A.26(9)(a)

NAC YDY

YDY

A yw'n rhan o ymchwiliad penodol neu ymgyrch benodol?

A.26(2)(a)

YDY

A yw'r wyliadwriaeth yn cael ei chyflawni mewn modd sy'n debygol o arwain at gaffael gwybodaeth breifat am unigolyn?

A.26(10)

YDY

NAC YDY

NID YW'N WYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG

Ond xxx xxxxx ystyried:

NAC YDY

• Erthygl 8 y Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliadu Dynol (preifatrwydd)

• llenwi ffurflen caniatáu gwyliadwriaeth nad yw'n berthnasol i RIPA

A yw'r wyliadwriaeth yn ymateb yn uniongyrchol i ddigwyddiadau neu amgylchiadau?

A.26(2)(c)

YDY

DIRECTED SURVEILLANCE

Consider Authorisation

Also consider if involves Intrusive Surveillance as well – check flowchart 2

NAC YDY

Ystyried cael caniatád

Hefyd ystyried a yw'n cynnwys Gwyliadwriaeth Ymwthiol – gweler siart lif 2

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD

Ystyr 'Gwyliadwriaeth Ymwthiol':‌

Xxx X.26(3) RIPA yn datgan:

'Subject to subsections (4) to (6), surveillance is intrusive for the purposes of this Part if, and only if, it is covert surveillance that—

(a) is carried out in relation to anything taking place on any residential premises or in any private vehicle; and

(b) involves the presence of an individual on the premises or in the vehicle or is carried out by means of a surveillance device.'

Fel y mae'r enw yn ei awgrymu, mae'r math hwn o wyliadwriaeth yn llawer mwy ymwthiol ac xxxxx xxx'r ddeddfwriaeth wedi'i llunio mewn modd sy'n diogelu'r dinesydd i raddau mwy helaeth. Dim ond Uwch-swyddog Awdurdodi yn yr awdurdodau cyhoeddus hynny a restrir yn A.32(6) RIPA neu a ychwanegwyd ati, neu aelod neu swyddog o'r awdurdodau cyhoeddus hynny a restrir yn adran 41(I) neu a ychwanegwyd ati a gaiff wneud cais i gadw Gwyliadwriaeth Ymwthiol. Ni chaiff awdurdodau lleol ganiatáu gwyliadwriaeth ymwthiol.

Mae'n dal i fod yn bwysig deall diffiniad Gwyliadwriaeth Ymwthiol oherwydd weithiau gall swyddogion sy'n or-awyddus groesi'r ffin a chadw gwyliadwriaeth o'r fath yn y pen draw. Rhaid gofyn y cwestiynau a ganlyn:

• A yw'n wyliadwriaeth gudd fel y'i diffinnir gan y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA)?

• A yw'n cael ei chyflawni mewn perthynas ag unrhyw xxxx xx'n digwydd ar unrhyw safle preswyl neu mewn unrhyw gerbyd preifat?

• A yw'n ymwneud â phresenoldeb unigolyn ar y safle neu yn y cerbyd? ac

• A yw'n cael ei chyflawni drwy gyfrwng dyfais wyliadwriaeth ar y safle neu yn y cerbyd?

Gweler Siart lif 2 i asesu a yw'r wyliadwriaeth yn ymwthiol.

Y prif bwyntiau i'w nodi:

A. Pan fyddwch yn cadw gwyliadwriaeth gudd ar safle, ni all ond fod yn 'ymwthiol' os yw'n cael ei chyflawni mewn perthynas ag unrhyw xxxx xx'n digwydd ar safle preswyl. Fe'i diffinnir yn A.48(1) RIPA:

'residential premises" means (subject to subsection (7)(b)) so much of any premises as is for the time being occupied or used by any person, however temporarily, for residential purposes or otherwise as living accommodation (including hotel or prison accommodation that is so occupied or used);'

Ni ystyrir bod cadw gwyliadwriaeth gudd ar safle busnes yn wyliadwriaeth ymwthiol

e.e. lle bo swyddog yn cadw golwg ar ystad ddiwydiannol lle credir bod busnes bwyd yn cynhyrchu fodca 'ffug', neu lle bo siop yn cael ei xxxxx o werthu tybaco i xxx xxx ddeunaw, ac ati.

Serch hynny, rhaid bod yn ofalus os yw'r busnes mewn adeilad sy'n cael ei ddefnyddio fel man byw e.e. rhywun sy'n cael ei amau o gynhyrchu DVDs ffug o garafán sydd hefyd yn annedd breifat i'r person. Ni chaniateir cadw gwyliadwriaeth (sy'n cynnwys ffilmio neu dynnu llun) o bobl mewn mannau byw preifat oherwydd byddai hyn yn cael ei ystyried yn wyliadwriaeth ymwthiol.

B. Nid yw pob math o wyliadwriaeth ar gerbydau'n 'ymwthiol'; rhaid bod y targed yn gerbyd preifat fel y'i diffinnir yn A.48(1):

'private vehicle" means (subject to subsection (7)(a)) any vehicle which is used primarily for the private purposes of the person who owns it or of a person otherwise having the right to use it;'

Gall y cerbyd fod yn gerbyd y mae'r unigolyn yn berchen xxxx xxx'n gerbyd y mae wedi'i fenthyg, ei hurio neu'i brydlesu. Fodd bynnag (yn rhinwedd A.48(7)(a)) nid yw'r wyliadwriaeth yn ymwthiol os yw'r cerbyd targed yn dacsi neu'n gerbyd sy'n cael ei yrru gan chauffeur, fel gwasanaeth bws cyhoeddus.

C. Er mwyn i'r wyliadwriaeth fod yn ymwthiol yn hytrach na chyfeiriedig, rhaid iddi gael ei chyflawni pan fydd unigolyn yn bresennol ar y safle neu yn y cerbyd.

Mae'n eithriadol o annhebygol y bydd awdurdodau lleol yn caniatáu i'w staff gadw gwyliadwriaeth drwy fynd i mewn i gerbyd preifat yn gudd. Fodd bynnag, gall swyddog fod wedi'i leoli ar safle preswyl i arsylwi'n gudd ar ymddygiad gwrthgymdeithasol.

Xx xxx'r heddlu sydd fel rheol yn cyflawni gwaith o'r fath, rhaid bod yn ofalus. Er enghraifft, gall ymchwilydd brwdfrydig sy'n tynnu lluniau xxxx o'r tu xxxxx x xx benderfynu symud i safle neu leoliad mwy xxxx i gael lluniau cliriach.

X. Xxxx gwyliadwriaeth fod yn ymwthiol hyd yn oed os nad yw'r swyddog ymchwilio ar safle neu tu mewn i gerbyd ond ei fod yn defnyddio dyfais wyliadwriaeth fel camera, dyfais wrando, peiriant recordio neu hyd yn oed finocwlars.

Fodd bynnag, dylid sylwi ar eiriad A.26 (5):

'For the purposes of this Part surveillance which -

(a) is carried out by means of a surveillance device in relation to anything taking place on any residential premises or in any private vehicle, but

(b) is carried out without that device being present on the premises or in the vehicle, is not intrusive unless the device is such that it consistently provides information of the same quality and detail as might be expected to be obtained from a device actually present on the premises or in the vehicle.'

Siart lif 2 – A ydych yn cadw Gwyliadwriaeth Ymwthiol?‌

NID XX XXXX YN BERTHNASOL

A ydych yn cadw "gwyliadwriaeth"?

A.48(2)-(4)

NAC YDW

YDW

A yw'r wyliadwriaeth yn "gudd"?

A.26(9)(a)

NID YW'N WYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG NAC YMWTHIOL

(Ond angen ystyried erthygl 8 ECHR – hawl i breifatrwydd)

NAC YDY

YDY

NAC YDW

NID YW'N WYLIADWRIAETH YMWTHIOL

OND GALL FOD YN WYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG

(Gweler Siart Lif 1)

A ydych yn cadw gwyliadwriaeth mewn perthynas ag unrhyw xxxx xx'n digwydd ar safle preswyl neu mewn cerbyd preifat?

A.26(3)(a) ac A.81

A yw'r ddyfais yn rhoi cymaint o fanylion ag y byddai dyfais ar y safle yn ei roi?

A.26(5)(b)

A yw'r ddyfais ar y safle neu tu mewn i'r cerbyd?

A.26(3)(b)

A ydych yn cadw gwyliadwriaeth drwy ddefnyddio dyfais wyliadwriaeth?

A.26(3)(b)

NAC YDW

GWYLIADWRIAETH YMWTHIOL

Sylwch: Ni all awdurdod lleol ganiatáu gwyliadwriaeth o'r fath

A ydych yn cadw gwyliadwriaeth drwy i rywun fod ar y safle neu tu mewn i'r cerbyd?

A.26(3)(b)

NAC YDW

YDW

YDY

NAC YDY

YDY

NAC YDY

Cyfyngiadau ar ddefnyddio Gwyliadwriaeth Gudd Gyfeiriedig ‌

Cyflwynwyd rhagor o gyfyngiadau o ran y modd y mae'r awdurdodau lleol yn defnyddio RIPA yng Ngorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol) (Diwygio) 2012 (OS rhif 1500) (gweler paragraff 4.44 o God Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig ac Ymyrryd ag Eiddo 2018).

Mae'n rhwystro Swyddogion Awdurdodi awdurdodau lleol yng Nghymru a Lloegr, rhag caniatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig oni bai ei bod yn angenrheidiol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd a'i bod yn bodloni'r amodau a ganlyn:

• Bod modd cosbi'r drosedd i'w xxxxx xxx'i chanfod drwy uchafswm o chwe mis x xxxxxxx o leiaf neu

• Ei bod yn drosedd o xxx adrannau 146, 147 neu 147A o Ddeddf Trwyddedu 2003 (gwerthu alcohol i blant) xxx xxxxx 7 o Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933 (gwerthu tybaco i blant o xxx 18 oed).

Nid yw'r 'trothwy trosedd' hwn yn berthnasol i'r broses o ganiatáu i'r awdurdod lleol ddefnyddio ffynonellau cuddwybodaeth ddynol neu gaffael data cyfathrebu.

Mae'r diwygiadau i'r ddeddfwriaeth yn dal i ganiatáu i'r Cyngor ganiatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig, ond dim ond mewn achosion mwy difrifol, cyhyd â'i bod yn bodloni'r profion eraill

h.y. ei bod yn 'angenrheidiol' ac yn 'gymesur' ac os yw Ynad Heddwch (Ynad) wedi rhoi cymeradwyaeth ymlaen llaw.

Xxxxx, xxx'n hanfodol bod swyddogion ymchwilio'n ystyried y gosb sy'n gysylltiedig â'r drosedd y maent yn ymchwilio iddi CYN iddynt ystyried a fydd yn bosibl cael caniatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig.

Mae'n bwysig bod staff yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau o ran RIPA a'r wybodaeth sy'n ofynnol er mwyn osgoi llithro drwy amryfusedd i weithgarwch lle byddai awdurdodiad RIPA yn ofynnol. Dylai Swyddogion Dynodedig a Rheolwyr Corfforaethol sicrhau bod hyn yn cael ei gynnal a rhaeadru gwybodaeth i staff perthnasol.

Os nad yw Swyddog Awdurdodi'n sicr a ddylai ganiatáu gwyliadwriaeth, dylai ofyn am gyngor gan yr Uwch-swyddog Cyfrifol.

Uwch lefelau awdurdodi ‌

Dim ond swyddogion awdurdodi â'r hawl ganddynt i roi caniatadau yn ymwneud â gwybodaeth gyfrinachol neu freintiedig gaiff awdurdodi gwyliadwriaeth gyfeiriedig sy'n debygol o xxxxxx xxx y bwriedir iddi arwain at gaffael gwybodaeth am ddeunydd cyfrinachol neu freintiedig. Mae'r math hwn o wybodaeth yn cynnwys:-

• Deunydd sy'n rhwym wrth fraint gyfreithiol;

• Gwybodaeth bersonol gyfrinachol;

• Gwybodaeth gyfansoddiadol gyfrinachol; a

• Deunydd newyddiadurol cyfrinachol a ffynonellau newyddiadurwyr.

Yn y Cyngor, y Swyddogion Awdurdodi sydd â'r hawl i ddyfarnu awdurdodau o ran gwybodaeth gyfrinachol neu freintiedig yw'r Prif Weithredwr neu (yn ei absenoldeb) yr unigolyn sy'n gweithredu fel y Prif Weithredwr (h.y. Cyfarwyddwr Corfforaethol).

Rhaid bod yn ofalus lle, drwy ddefnyddio gwyliadwriaeth, y byddai'n bosibl caffael gwybodaeth am drafodaethau rhwng gweinidog yr efengyl ac unigolyn sy'n ymwneud â lles ysbrydol yr olaf, neu lle gallai materion cyfrinachedd meddygol neu newyddiadurol godi.

Pan fydd deunydd o'r fath wedi'i gaffael a'i gadw, rhaid hysbysu Uwch-swyddog Cyfrifol y Cyngor cyn gynted â phosibl, gan y dylid rhoi gwybod I Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio (IPCO) am y mater yn ystod ei harolygiad nesaf, a dylai'r deunydd fod ar gael i'r IPCO, os gofynnir amdano.

Sylwch nad xx XXXX'n galluogi'r awdurdod lleol i ganiatáu gwyliadwriaeth ymwthiol (i gael mwy o fanylion, gweler Rhan 2 isod).

Achosion xxxx – (Paragraff 4.42 Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018)‌

Mae Paragraff 4.42 o'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn datgan:

'The Protection of Freedoms Act 2012 amended the 2000 Act to make local authority authorisations subject to judicial approval. The change means that local authorities need to obtain an order approving the grant or renewal of an authorisation from a judicial authority, before it can take effect. In England and Wales an application for such an order must be made to a Justice of the Peace (JP). If the JP is satisfied that the statutory tests have been met and that the use of the technique is necessary and proportionate, he or she will issue an order approving the grant or renewal for the use of the technique as described in the application. The amendment means that local authorities are no longer able to orally authorise the use of RIPA techniques. All

37 The senior responsible officer should be a person holding the office, rank or position of an authorising officer within the relevant public authority. authorisations must be made in writing and require JP approval. The authorisation cannot commence until this has been obtained.'

Mae hyn yn golygu nad yw Awdurdodau Lleol xxxxxxx yn gallu awdurdodi ar xxxxx y defnydd o dechnegau RIPA. Rhaid i xxx caniatâd gael ei wneud yn ysgrifenedig a gyda chymeradwyaeth Ynad. Ni fydd y caniatâd yn dechrau hyd nes bydd y gymeradwyaeth hon wedi'i chael. Dylai'r Uwch-swyddog Cyfrifol fod yn unigolyn sy'n dal swydd, rheng neu radd Swyddog Awdurdodi o fewn yr awdurdod cyhoeddus perthnasol.

Fel arfer, nid ystyrir bod achos yn achos xxxx oni bai fod yr amser a fyddai'n mynd heibio, xx xxxx y Swyddog Awdurdodi, yn debygol o beryglu bywyd neu beryglu'r ymchwiliad y rhoddwyd y caniatâd ar ei gyfer.

Ni ddylid ystyried bod angen caniatâd ar frys oherwydd bod swyddog wedi anghofio gwneud cais am ganiatâd neu oherwydd gweithredoedd y Swyddog Awdurdodi neu'r ymgeisydd.

Y DREFN O WNEUD CAIS AM GANIATÂD GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG ‌

Os yw Swyddog y Cyngor yn credu bod y camau y mae'n bwriadu eu cymryd yn cydweddu â'r diffiniad o wyliadwriaeth gudd gyfeiriedig, bydd xxxxx xxxx wneud cais am ganiatâd gwyliadwriaeth gyfeiriedig RIPA.

Tair prif elfen unrhyw ganiatâd RIPA yw rheidrwydd, cymesuredd ac a oes unrhyw risg o

ymyrraeth anuniongyrchol.

Cyn i'r Swyddog Awdurdodi ganiatáu'r cais RIPA, bydd xxxxx xxxx fod yn siŵr bod y caniatâd yn angenrheidiol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd, bod y wyliadwriaeth yn gymesur â'r canlyniad gofynnol, a bod unrhyw risg o ymyrraeth anuniongyrchol wedi'i nodi a'i lleihau.

Ni fydd y gweithgarwch gwyliadwriaeth yn gymesur os yw'n ormodol o ystyried amgylchiadau'r achos neu os yw'n rhesymol cael gafael ar y wybodaeth drwy ddulliau llai ymwthiol.

Pe na fyddai’r Swyddog Awdurdodi ar gyfer y gwasanaeth perthnasol ar gael, gallai un o’r Swyddogion Awdurdodi arall ystyried y cais, ac os yw’n berthnasol, gallai ei gymeradwy, mewn amgylchiadau lle gallai’r oedi effeithio ar yr ymchwiliad.

Dim ond y Prif Weithredwr sy'n meddu ar y pŵer i ganiatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig sy'n cynnwys ffilmio unrhyw Aelod Etholedig, unrhyw Gyfarwyddwr Corfforaethol neu unrhyw Swyddog Arweiniol Corfforaethol yn gudd.

Pan fydd sawl asiantaeth yn gweithio ynghyd, dim ond un ohonynt fyddai angen cael caniatâd am weithgarwch cuddwylio.

Os bydd y gweithgareddau'n newid yn ystod yr ymgyrch, bydd angen gwneud cais i adolygu'r caniatâd.

Rôl y Swyddog Ymchwilio – yr Ymgeisydd ‌

Rôl yr Ymgeisydd yw cyflwyno ffeithiau'r cais i gadw gwyliadwriaeth gudd, gan gynnwys:

• Y drosedd y bydd yn ymchwilio iddi;

• Y rheswm y bwriedir cyflawni'r ymchwiliad yn gudd;

• Y tactegau xxxx y gwneir cais i'w defnyddio;

• Y rhesymau dros wneud cais i ddefnyddio'r tactegau xxxx hynny;

• Y sawl y bydd y gwaith gwyliadwriaeth gudd yn canolbwyntio arno;

• Y bobl eraill y bydd yn effeithio arnynt;

• Y ffordd y bwriedir cadw gwyliadwriaeth gudd; a

• Darparu ffeithiau a thystiolaeth.

Nid yw'n ofynnol i'r Ymgeisydd haeru bod y camau i'w cymryd yn angenrheidiol ac yn gymesur – cyfrifoldeb statudol y Swyddog Awdurdodi yw hwnnw.

Llenwi'r ffurflenni ‌

Bydd angen i Swyddogion y Cyngor wneud cais gan ddefnyddio'r ffurflen berthnasol. Gallwch lawrlwytho'r ffurflenni o wefan y Swyddfa Gartref: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxx-xxxxx--0

Ar y ffurflenni cais ar gyfer gwyliadwriaeth gyfeiriedig, bydd angen rhoi'r wybodaeth a ganlyn:

• Y gweithgaredd y xxx xxxxx ei ganiatáu;

• Enwau'r bobl a fydd yn destun gwyliadwriaeth gyfeiriedig, os yw'r wybodaeth honno ar gael;

• Crynodeb o'r ymchwiliad;

• Eglurhad o'r technegau yr ydych yn bwriadu'u defnyddio;

• Cadarnhad mai amcan y weithred arfaethedig yw xxxx xxx ganfod trosedd;

• Eglurhad o'r rhesymau yr ydych yn credu bod gwyliadwriaeth gyfeiriedig yn gymesur â'r canlyniad yr ydych yn ceisio'i gyflawni;

• Eglurhad o'r wybodaeth yr ydych yn gobeithio cael gafael arni;

• Asesiad o'r posibilrwydd o ymyrraeth anuniongyrchol (h.y. i xx xxxxxx y bydd yn ymyrryd â phreifatrwydd unigolion ac eithrio'r rheini y mae'r gweithgaredd yn eu targedu);

• A fydd unrhyw wybodaeth gyfrinachol yn cael ei chaffael;

• Os oes angen caniatâd ar fyrder, y rhesymau dros hynny;

• Cyfeirnod Unigryw a geir gan yr Uwch-swyddog Cyfrifol ac a nodir ar y ffurflen; ac

• Ar y ffurflen, dylech nodi'r math o 'drosedd' o xxx sylw – dylai'r ffurflenni cais fod yn benodol. Nid yw defnyddio'r gair 'trosedd' yn ddigonol. Nid yw'n briodol cyflawni ymchwiliad heb reswm penodol gan obeithio cael hyd i wybodaeth.

Mae ffurflenni enghreifftiol (gydag arweiniad ar lenwi'r ffurflenni) ar gael ar Fewnrwyd y Cyngor (CeriNet) yn xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxx/. Bydd Siart lif 3 o gymorth i chi hefyd.

Dylai'r swyddogion sy'n gwneud cais a'r Swyddogion Awdurdodi hefyd sicrhau eu bod yn gwybod am y dogfennau a ganlyn a'u bod yn rhoi sylw iddynt:

• Cod Ymarfer Diwygiedig y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo

• Gweithdrefnau a Dogfennau Cyfarwyddyd Swyddfa'r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth

• Y polisi RIPA hwn; a

• Phecyn adnoddau ACT NOW

Sylwch: Ni ddylech ddefnyddio testun safonol pan fyddwch yn llenwi cais am ganiatâd. Rhaid i'r esboniad a'r wybodaeth a roddir ar y ffurflen fod yn berthnasol i ffeithiau'r achos a rhaid iddynt ddatgan amcanion y wyliadwriaeth yn glir.

Rôl y Swyddog Awdurdodi ‌

Dylai’r Swyddog Awdurdodi ystyried cais am ganiatâd gwyliadwriaeth gyfeiriedig o fewn 10 diwrnod i dderbyn y cais.

Pan fydd caniatâd wedi'i roi, bydd y Swyddog Awdurdodi'n ystyried hyd y caniatâd, adnewyddu'r caniatâd a chanslo'r caniatâd.

Sylwch: Nid yw unrhyw hysbysiad na chaniatâd yn dod i rym hyd nes i Ynad ei gymeradwyo. Gweler isod i weld y weithdrefn ar gyfer cael cymeradwyaeth o'r fath.

Mae caniatadau Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig yn peidio â bod yn weithredol 3 mis o ddyddiad y gymeradwyaeth.

Pan fydd y Cyngor yn cadw "gwyliadwriaeth gyfeiriedig", yn defnyddio "ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol" neu'n cael gafael ar ddata cyfathrebu, xxx XXXX a'r Codau cysylltiedig yn mynnu mai dim ond swyddog â phwerau dirprwyedig a gaiff ganiatáu'r gweithgareddau hyn, a hynny pan fydd y meini prawf perthnasol wedi'u bodloni.

Mae Gorchymyn Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol) 2010 (OS 2010 Rhif 521) yn datgan y gall Swyddog Awdurdodi'r awdurdod lleol fod yn Gyfarwyddwr, yn Bennaeth Gwasanaeth, yn Rheolwr Gwasanaeth neu'n unigolyn mewn swydd gyfatebol.

Felly, ar hyn o xxxx, xxxx gwasanaethau enwebu swyddogion sy'n Swyddog Arweiniol Corfforaethol neu'n uwch. Bydd y swyddogion hyn yn gallu caniatáu'r gweithgareddau hyn, xxxxx xx fel "Swyddog Awdurdodi" at ddibenion gwyliadwriaeth gyfeiriedig gudd nei Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.

Yn unol â strwythur corfforaethol y Cyngor ar gyfer darparu gwasanaethau i'r dyfodol, a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2018, ac yn sgil Penderfyniad y Cyngor ar 21 Mehefin 2018, caniateir i'r swyddogion a ganlyn weithredu fel Swyddogion Awdurdodi:

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Pobl a Threfniadaeth;

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi, Perfformiad a Diogelu'r Cyhoedd; a

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Porth Cynnal.

Os yw'n debygol y bydd gwybodaeth gyfrinachol yn cael ei chaffael fel rhan o'r wyliadwriaeth neu ddefnyddio pobl ifanc neu bobl sy'n agored i niwed (gweler isod), rhaid gofyn am ganiatâd y Prif Weithredwr neu, yn ei absenoldeb, y Prif Weithredwr dros dro.

Os nad ydych yn sicr xxxx bod yn gofyn am ganiatâd gan swyddog ar lefel ddigon uchel, dylech gysylltu â'r Uwch-swyddog Cyfrifol (y Swyddog Monitro/Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu) i gael cyngor.

Wrth ganiatáu unrhyw geisiadau am wyliadwriaeth gyfeiriedig, ac wrth ystyried adnewyddu, adolygu a chanslo unrhyw ganiatâd, dylai'r Swyddog Awdurdodi hefyd ystyried:

(a) am ba hyd y cedwir y data?; a

(b) a yw hyn yn cydymffurfio â Pholisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion a Rhaglen Gadw Gorfforaethol y Cyngor?

(gweler Rhan 4 isod).

Adnewyddu caniatâd ‌

Gall y Swyddog Awdurdodi adnewyddu caniatâd cyn iddo ddod i ben os yw'n angenrheidiol i'r caniatâd barhau at y diben gwreiddiol.

Ni chaniateir gwneud cais i adnewyddu caniatâd fwy na 7 diwrnod gwaith cyn i'r caniatâd ddod i ben, a hynny i sicrhau bod xxxxx xx adnewyddu

Gellir adnewyddu caniatâd fwy nag unwaith ar yr xxxx ei fod yn dal i fodloni'r meini prawf. Rhaid gwneud cais i adnewyddu caniatâd gan ddefnyddio ffurflen arall y gellir ei lawrlwytho o wefan y Swyddfa Gartref (ffurflenni enghreifftiol gydag arweiniad ar sut i lenwi'r ffurflenni) ar gael ar Fewnrwyd y Cyngor (CeriNet) yn xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx- and-templates/, a gweler paragraffau 5.1621 Cod Ymarfer Diwygiedig y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig ac Ymyrryd ag Eiddo 2018.

Sylwch: Ni fydd caniatâd yn cael ei adnewyddu hyd nes i Ynad ei gymeradwyo. Adolygu caniatâd‌

Pan fydd caniatâd yn cael ei roi, bydd Swyddog Awdurdodi'n pennu pa mor aml y dylid ei adolygu. Bydd adolygiad yn ystyried a yw'r caniatâd yn dal i fod yn angenrheidiol h.y. a ddylai'r wyliadwriaeth barhau.

Nid oes angen i ynad gymeradwyo adolygiad, a gellir ei gynnal yn fewnol (gweler Paragraffau 9.11-13 Cod Ymarfer Diwygiedig y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig ac Ymyrryd ag Eiddo).

Dylai'r Swyddog Awdurdodi ystyried y modd y cafodd y tactegau'u defnyddio hyd yma, ynghyd â'u heffaith ac unrhyw gynnyrch, i sicrhau bod pob tacteg ychwanegol yn ofynnol, a oes modd cyfiawnhau unrhyw ymyrraeth anuniongyrchol, ac a yw effaith gronnus y tactegau'n gymesur yng ngoleuni'r cynnydd a wnaed.

Rhaid i unrhyw newid fod yn benodol, ac ni chaniateir defnyddio unrhyw dacteg hyd nes i'r Swyddog Awdurdodi'i chaniatáu.

Dylid cadw trywydd archwilio o'r meini prawf adolygu.

Canslo caniatâd ‌

Bydd caniatâd yn cael ei ganslo pan fydd y Swyddog Awdurdodi'n fodlon nad yw meini prawf y caniatâd yn cael eu bodloni mwyach. I ganslo caniatâd, dylai'r swyddog sy'n gyfrifol am yr ymchwiliad lenwi ffurflen ganslo (a geir ar wefan y Swyddfa Gartref ac yn yr Atodiadau i'r ddogfen hon). Yna, dylai rheolwr y swyddog fwrw golwg dros y ffurflen cyn xx xxxxxx at y Swyddog Awdurdodi. Rhaid nodi dyddiad canslo'r caniatâd ar y ffurflen gais. Bydd hefyd angen esbonio'r rhesymau dros ganslo'r caniatâd a gwerth y wyliadwriaeth. Bydd angen datganiad gan y Swyddog Awdurdodi (gan gynnwys cyfarwyddiadau ynghylch rheoli a storio'r cynnyrch).

Gweler Paragraffau 5.22-27 o'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig ac Ymyrryd ag Eiddo 2018.

Nid oes angen cymeradwyaeth ynad i ganslo caniatâd.

Siart lif 3 – Cylch oes sylfaenol Caniatâd Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig (cylch oes Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn debyg)‌

Canllawiau i Swyddogion Awdurdodi ar Ganiatáu Ceisiadau Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig‌

Xxx Xxxxx 27 o RIPA yn darparu amddiffyniad os caiff gwyliadwriaeth gudd ei herio:

'(1) Conduct to which this Part applies shall be lawful for all purposes if -

(a) an authorisation under this Part confers an entitlement to engage in that conduct on the person whose conduct it is; and

(b) His conduct is in accordance with the authorisation.'

I fanteisio ar yr amddiffyniad hwn, xxx xxxxx caniatáu'r wyliadwriaeth yn briodol. Xxx Xxxxx 28 yn nodi'r meini prawf ar gyfer caniatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ac xxx Xxxxx 29 yn trafod Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol.

Terfynau Amser ‌

Ar hyn x xxxx, tri mis yw terfyn amser caniatâd i gadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig.

Rhaid caniatáu i'r caniatâd gwreiddiol gael ei adnewyddu cyn iddo ddod i ben, ond bydd yn dod i rym ar y dyddiad a'r amser y bydd y caniatâd gwreiddiol yn dod i ben. Gellir adnewyddu caniatâd fwy nag unwaith os tybir ei fod yn dal i fod yn angenrheidiol ac yn gymesur ac os caiff ei gymeradwyo gan Xxxx.

Ni chaniateir gwneud cais i adnewyddu caniatâd fwy na 7 diwrnod gwaith cyn i'r caniatâd ddod i ben, a hynny i sicrhau bod xxxxx xx adnewyddu. Fodd bynnag, rhaid i awdurdodau lleol ystyried ffactorau a allai beri oedi yn y broses adnewyddu (e.e. penwythnosau neu a yw swyddog awdurdodi perthnasol yr awdurdod lleol ac Ynad ar gael i ystyried y cais).

Ystyriaethau'r Swyddog Awdurdodi ‌

Xxx Xxxxx 28(2) o RIPA yn datgan:

'A person shall not grant an authorisation for the carrying out of directed surveillance unless he believes -

(a) that the authorisation is necessary on grounds falling within subsection (3); and

(b) that the authorised surveillance is proportionate to what is sought to be achieved by carrying it out.'

Gweler Siart lif 4 i asesu a ddylid caniatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig.

Rôl y Swyddog Awdurdodi yw ystyried y ffactorau a ganlyn.

A. A yw'r wyliadwriaeth yn angenrheidiol?

Rhaid ei bod yn angenrheidiol cadw gwyliadwriaeth ar un o'r seiliau a nodir yn A.28(3). Yn flaenorol, gallai awdurdodau lleol ganiatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig pan oedd yn angenrheidiol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd xxx xxxx anhrefn:

'for the purpose of preventing or detecting crime or of preventing disorder.' A.28(3)(b))

Yn adroddiad Adolygiad y Swyddfa Gartref a gyhoeddwyd ym mis Ionawr 2011, gwnaed argymhelliad na ddylai awdurdodau lleol sydd am gadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ond wneud hynny pan fo'r drosedd y maent yn ymchwilio iddi'n drosedd ddifrifol.

Rhoddwyd yr argymhelliad hwn ar waith gan Orchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol) (Diwygio) 2012, OS 2012/1500 a wnaed ym mis Mehefin 2012 ac a ddaeth i rym ar 1 Tachwedd 2012. Mae'r Gorchymyn hwn yn diwygio Gorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol) 2010, OS 2010/521 ("Gorchymyn 2010"), sy'n pennu pa rai o swyddogion awdurdodau cyhoeddus sy'n meddu ar y pŵer i roi caniatâd i gadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a'r seiliau, o xxx Xxxxx 28(3), dros roi caniatâd.

Ni chaiff Swyddogion Awdurdodi'r Cyngor ganiatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ac eithrio er mwyn xxxx xxx ganfod ymddygiad sy'n gyfystyr â throsedd, xxx xx'n drosedd, ac sy'n bodloni'r amodau a nodir yn yr erthygl newydd, erthygl 7A(3)(a) neu (b) o Orchymyn 2010. Dyma'r amodau:

a) Bod modd cosbi'r drosedd i'w xxxxx xxx'i chanfod, o gael collfarn ddiannod neu dditiad, drwy uchafswm o chwe mis x xxxxxxx o leiaf neu

b) Ei bod yn drosedd o xxx adrannau 146, 147 neu 147A o Ddeddf Trwyddedu 2003 xxx xxxxx 7 o Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933. Mae'r ddwy drosedd hyn yn ymwneud â gwerthu tybaco ac alcohol i blant o xxx oedran.

Xxxxxxx, ni ellir caniatáu cadw gwyliadwriaeth i fynd i'r afael ag anhrefn (e.e. ymddygiad gwrthgymdeithasol) fel Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig, oni bai fod yr anhrefn yn cynnwys troseddau sy'n bodloni'r meini prawf uchod.

Nid oes angen caniatâd RIPA ar gyfer yr hyn a ganlyn:

• Ymateb ar unwaith;

• Gweithgareddau arsylwi cyffredinol;

• Systemau CCTV/APNR agored;

• Faniau canfod teledu;

• Recordio xxxx o niwsans sŵn

• Cyfweld ag aelodau o'r cyhoedd;

• Gwneud recordiadau xxxx ar gyfer niwsans sŵn pan fo'r recordiadau hynny ar ffurf desibel neu os yw'n sŵn heb eiriau, neu os yw'r cynnwys geiriol ar lefel nad yw'n uwch nag y byddai modd ei glywed â'r glust heb gymorth dyfais (gweler Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2019, para 3.40); na

• Gwneud recordiadau agored a chudd o gyfweliadau gwirfoddol ag aelodau o'r cyhoedd.

Dylai'r Swyddog Awdurdodi nodi'n glir pa weithgaredd neu gyfarpar gwyliadwriaeth a ganiateir i sicrhau bod y rheini sy'n cadw gwyliadwriaeth yn gwybod yn union xxxx sydd wedi'i ganiatáu ym mhob cam o'r broses ganiatáu. Sylweddolir nad yw xxx amser yn bosibl rhagweld, ar ddechrau ymchwiliad, sut y bydd yn mynd rhagddo. Fodd bynnag, ni ddylai'r ymgeiswyr ddefnyddio hyn fel rheswm dros wneud cais i ddefnyddio nifer fawr o dactegau / dechnegau 'rhag ofn' y bydd eu xxxxxx yn ddiweddarach.

Ni chaiff y Swyddog Awdurdodi ganiatáu mwy nag y gellir ei gyfiawnhau ar adeg y penderfyniad caniatáu, a dylai arddangos rheolaeth, a dealltwriaeth briodol o reidrwydd, ymyrraeth anuniongyrchol a chymesuredd, mewn perthynas â phob techneg/tacteg y gofynnir

am ganiatâd i'w defnyddio. Rhaid i'r Swyddog Awdurdodi sicrhau bod y gofynion cyfreithiol yn cael sylw drwy gydol cyfnod y caniatâd.

B. A yw'r wyliadwriaeth yn gymesur â'r hyn y mae'n ceisio'i gyflawni?

Ystyr cymesuredd yw sicrhau mai'r wyliadwriaeth yw'r dull lleiaf ymwthiol o gael gafael ar y wybodaeth ofynnol, a hynny ar ôl ystyried yr xxxx ddulliau amgen rhesymol. Yn ogystal ag ystyried a yw'r wyliadwriaeth yn briodol, rhaid hefyd ystyried y dull a ddefnyddir, am ba mor hir y bydd gwyliadwriaeth yn cael ei chadw, a'r cyfarpar a gaiff ei ddefnyddio.

Xxx xxxxx taro cydbwysedd rhwng yr ymyrraeth a'r xxxx. Rhaid ystyried pob cais yn ôl ei rinwedd ei hun.

Nid yw'n dderbyniol ystyried a oes angen caniatâd ar sail disgrifiad o'r wyliadwriaeth yn unig. Rhaid ystyried y ffeithiau penodol ar sail egwyddorion cyfreithiol. Mater o farn ydyw.

Rhaid nodi a rhoi disgrifiad clir o'r ymddygiad y bwriedir ei xxxx/ganfod, a rhaid esbonio xxx ei bod yn angenrheidiol defnyddio'r technegau xxxx y gofynnir am ganiatâd i'w defnyddio.

Yn ei hadroddiadau arolygu, mae Swyddfa'r Comisiynwyr Arwylio yn aml yn datgan nad yw'r swyddogion wedi deall cysyniad cymesuredd yn iawn neu nad ydynt wedi dangos ar y ffurflen gais eu bod yn cydymffurfio. Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 (Para 4.7) yn mynnu y dylid rhoi sylw i xxxxxx agwedd ar y ffurflen gais:

1. Taro cydbwysedd rhwng maint a chwmpas y gweithgaredd arfaethedig a difrifoldeb a hyd a lled y drosedd neu'r dramgwydd dybiedig;

2. Egluro sut a xxxx y bydd y dulliau a ddefnyddir yn ymyrryd cyn lleied â phosibl â tharged y wyliadwriaeth ac eraill;

3. Ystyried a yw'r gweithgaredd yn gwneud defnydd priodol o'r ddeddfwriaeth a'i fod yn ffordd resymol o gyflawni'r canlyniad angenrheidiol, ar ôl ystyried yr xxxx opsiynau rhesymol eraill;

4. Rhoi tystiolaeth, cyhyd ag y bo'n rhesymol ymarferol, o'r dulliau eraill a gafodd eu hystyried a'r rheswm dros eu diystyru.

Dylai'r Swyddog Awdurdodi nodi yn ei eiriau ei hun xxx y xxx'n credu bod y gweithgarwch (RIPA) yn angenrheidiol ac yn gymesur. Nid yw haeriad moel yn ddigon.

C. A ellir xxxx xxx leihau ymyrraeth anuniongyrchol?

Bydd angen i'r Swyddog Awdurdodi ystyried yn ofalus pa mor debygol yw hi y bydd ymyrraeth anuniongyrchol yn digwydd. Ystyr ymyrraeth anuniongyrchol yw ymyrraeth â phreifatrwydd unigolion ac eithrio'r rheini y mae'r ymchwiliad neu'r ymgyrch yn ymwneud â

nhw'n uniongyrchol. Os yw'r risg yn fawr, dylid cymryd camau, lle bynnag y bo'n ymarferol, i xxxx xxx i leihau unrhyw ymyrraeth ddiangen.

Bydd angen i'r Swyddogion Ymchwilio a'r Swyddogion Awdurdodi ofyn y cwestiynau a ganlyn iddyn nhw eu hunain:

i. Xxxx yw'r effaith ar unrhyw drydydd parti? A yw'n fawr? A ellir ei chyfiawnhau?

ii. Os yw'n fawr, xxxx y gellir ei wneud i'w xxxxx xxx'i lleihau?

iii. Ydy'r canlynol wedi cael eu hystyried:

o Newid amseriad y wyliadwriaeth;

o Cadw llai o wyliadwriaeth;

o Newid y dull o gadw gwyliadwriaeth;

o Natur y wybodaeth breifat sy'n debygol o'i chael;

o Sensitifrwydd y gymuned leol a'r

o Dulliau o gadw gwyliadwriaeth a ddefnyddir gan awdurdodau cyhoeddus eraill?

Yr angen i gael gafael ar y dystiolaeth orau i ymchwilio i'r drosedd fydd y brif ystyriaeth xxx amser.

Y cam nesaf: Pan fydd y wyliadwriaeth wedi'i chaniatáu, y cam nesaf fydd gofyn am gymeradwyaeth Ynad (gweler isod)

Rhaid i Swyddogion Awdurdodi hefyd sicrhau, drwy eu Rheolydd Data, eu bod yn cydymffurfio â gofynion priodol diogelu data o xxx Ddeddf Diogelu Data 2018 ac unrhyw drefniadau mewnol perthnasol a gynhyrchwyd gan y Cyngor sy'n ymwneud â thrafod a storio deunydd (gweler Paragraffau 9.1.4 i 9.2.2 Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 a Rhan 7 isod). O fewn y Cyngor, y Swyddog Diogelu Data yw hwn a bydd ef/hi yn adrodd i'r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO).

Fel y nodir uchod (a Rhan 4 isod), wrth ganiatáu unrhyw geisiadau am wyliadwriaeth gyfeiriedig, ac wrth ystyried adnewyddu, adolygu a chanslo unrhyw ganiatâd, dylai'r Swyddog Awdurdodi hefyd ystyried:

(a) am ba hyd y cedwir y data?; a

(b) a yw hyn yn cydymffurfio â Pholisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion a Rhaglen Gadw Gorfforaethol y Cyngor?

Siart lif 4 – Caniatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig C1 – A yw'r wyliadwriaeth yn angenrheidiol?‌

NAC YDY

C.2 – A yw'r wyliadwriaeth yn gymesur?

Gweler Para 3.6 y Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig

Dylech ystyried:

• Maint a chwmpas yr ymgyrch

• Y dulliau a ddefnyddir

• Y dulliau amgen

• A yw'n gwneud defnydd priodol o'r ddeddfwriaeth

• Yr effaith ar y sawl a ddrwgdybir

YDY

NAC YDY

YDY

A yw'n ymwneud ag xxxx xxx ganfod trosedd ddifrifol*?

*Trosedd lle ceir dedfryd o chwe mis x xxxxxxx xxx ragor

NAC YDY

YDY

Ai'r amcan yw xxxx xxx ganfod trosedd sy'n ymwneud â gwerthu tybaco neu alcohol i blant o xxx

IE oedran?

C.3 – A ydych wedi ystyried yr hyn y xxxxxxx xx wneud (os o gwbl) i leihau/xxxx ymyrraeth anuniongyrchol?

Gweler Para 3.6 y Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig

Dylech ystyried e.e.:

• Maint a chwmpas yr ymgyrch

• Y dull / cyfarpar a ddefnyddir

• Amseriad y wyliadwriaeth

• Hyd y wyliadwriaeth

NADDO

NI ELLIR EI CHYMERADWYO FEL GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG

CANIATÁU FEL GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD (CYMERADWYAETH FARNWROL) AR GYFER GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG‌

Cefndir

Daeth Pennod 2 o Ran 2 o Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012 (adrannau 37 a 38) i rym ar 1 Tachwedd 2012. Bu i hyn newid y weithdrefn ar gyfer caniatáu gweithgareddau cadw gwyliadwriaeth gan awdurdodau lleol o xxx Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA) a rhaid cael cymeradwyaeth Ynad i ddefnyddio Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig

Xxx xxxxx cymeradwyaeth hefyd os yw caniatâd i ddefnyddio technegau o'r fath yn cael ei adnewyddu. Ym mhob achos, rôl yr Ynad yw sicrhau bod y gweithdrefnau cywir wedi'u dilyn a bod y ffactorau perthnasol wedi'u hystyried. Nid oes angen i'r Ynad ystyried penderfyniadau i ganslo caniatâd nac adolygiadau mewnol.

Canllawiau'r Swyddfa Gartref

Mae'r Swyddfa Gartref wedi cyhoeddi canllawiau ynghylch proses gymeradwyo'r Ynad, a hynny ar gyfer yr awdurdodau lleol a'r Llysoedd Ynadon: xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxx a/file/118174/magistrates-courts-eng-wales.pd f

Nid yw'r canllawiau hyn yn rhai statudol, ond maent yn rhoi cyngor ynghylch y ffordd orau y gall yr awdurdodau lleol fynd i'r afael â'r newidiadau i'r gyfraith a'r trefniadau newydd y dylid eu cyflwyno i roi'r newidiadau ar waith yn effeithiol. Mae'r canllawiau'n ategu'r ddeddfwriaeth a'r ddau God Ymarfer a wnaed o xxx XXXX.

Gweler Siart lif 5 i gael crynodeb o broses gymeradwyo'r Ynad

Proses Gymeradwyo'r Ynad

1. Y cam cyntaf fydd gwneud cais am ganiatâd mewnol yn y ffordd arferol. Pan fydd hwn wedi'i roi, bydd angen i'r awdurdod lleol gysylltu â'r Llys Ynadon lleol i drefnu gwrandawiad.

2. Bydd y gwrandawiad yn achos cyfreithiol. Felly, bydd angen i swyddogion yr awdurdod lleol gael eu dynodi'n ffurfiol i ymddangos gerbron yr ynad, tyngu llw, a chyflwyno tystiolaeth neu ddarparu gwybodaeth, yn ôl y gofyn, i gefnogi'r cais. Bydd angen i'r Cyngor ddynodi swyddogion yn ffurfiol at y diben hwn o xxx xxxxx 223 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 er mwyn iddynt gynrychioli'r Cyngor yn yr achos.

3. Mae'r Swyddfa Gartref yn awgrymu mai'r Swyddog Ymchwilio fydd yn y sefyllfa orau i gyflawni'r rôl hon, ond gall y Swyddog Awdurdodi hefyd fod yn awyddus i fynd i'r gwrandawiad i ateb cwestiynau.

4. Bydd yr awdurdod lleol yn rhoi copi i'r Ynad o'r caniatâd RIPA gwreiddiol. Hwn fydd sail y cais i'r Ynad a dylai gynnwys yr xxxx wybodaeth y bydd yn dibynnu arni. Yn ogystal, bydd yr awdurdod lleol yn darparu i'r Ynad ddau xxxx o'r ffurflen gais/gorchymyn barnwrol wedi'i llenwi'n rhannol sydd ar gael yng Nghanllawiau'r Swyddfa Gartref (mae ffurflenni enghreifftiol (gyda chanllawiau ar lenwi'r ffurflenni) ar gael ar Fewnrwyd y Cyngor (CeriNet) yn xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx-xxx- templates/).

5. Cynhelir y gwrandawiad yn breifat a bydd un Ynad yn gwrando ar yr achos, drwy ddarllen ac ystyried y caniatâd RIPA a'r ffurflen gais/gorchymyn barnwrol. Gall fod gan yr Ynad gwestiynau er mwyn egluro pwyntiau xxx xxxx sicrwydd ynghylch materion penodol. Rhaid i'r ffurflenni a'r papurau ategol ddadlau'r achos o'u rhan eu hunain. Nid yw'n ddigonol i'r awdurdod lleol ddarparu tystiolaeth xxxxx os nad yw'r papurau a ddarperir yn adlewyrchu neu'n cefnogi'r dystiolaeth honno.

6. Bydd yr Ynad yn ystyried a yw'n fodlon bod sail resymol dros gredu, ar yr adeg y cafodd y caniatâd ei roi neu'i adnewyddu, fod y caniatâd yn angenrheidiol ac yn gymesur. Byddant hefyd yn ystyried a yw'r sail resymol yn parhau. Yn ogystal, rhaid i'r Ynad fod yn fodlon bod y Swyddog Awdurdodi mewn swydd briodol o fewn yr awdurdod lleol a bod y caniatâd wedi'i roi yn unol ag unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol perthnasol (e.e. ei fod yn bodloni'r Prawf Trosedd Ddifrifol ar gyfer Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig).

7. Bydd yr Ynad yn cwblhau'r gorchymyn sy'n rhan o'r ffurflen a enwir uchod. Hwn fydd cofnod swyddogol ei benderfyniad. Bydd angen i'r Cyngor gadw copi o'r ffurflen ar ôl i'r Ynad ei llofnodi.

Dewisiadau'r Ynad

Gall yr Ynad benderfynu fel a ganlyn -

• Cymeradwyo rhoi/adnewyddu'r caniatâd

Bydd y caniatâd a roddwyd/adnewyddwyd yn dod i rym a chaiff y Cyngor fwrw ymlaen i ddefnyddio'r dechneg wyliadwriaeth a enwir ynddo.

• Gwrthod cymeradwyo rhoi/adnewyddu'r caniatâd ar bwynt technegol

Ni fydd y caniatâd RIPA'n dod i rym ac ni chaiff y Cyngor ddefnyddio'r dechneg wyliadwriaeth yn yr achos hwn. Bydd angen i'r Cyngor ystyried y rhesymau dros wrthod cymeradwyaeth. Gellir cywiro gwall technegol ar y ffurflen heb fod angen mynd drwy'r broses ganiatáu fewnol eto. Yna, gall y Cyngor wneud cais arall am gymeradwyaeth Ynad.

• Gwrthod cymeradwyo rhoi/adnewyddu'r caniatâd a dileu'r caniatâd

Gall Ynad wrthod cymeradwyo rhoi neu adnewyddu caniatâd a phenderfynu dileu'r caniatâd gwreiddiol. Gall wneud hyn oherwydd ei fod yn credu nad yw'n angenrheidiol neu'n gymesur. Ni fydd y caniatâd RIPA'n dod i rym ac ni chaiff y Cyngor ddefnyddio'r dechneg wyliadwriaeth yn yr achos hwn. Ni chaniateir i'r Ynad ddefnyddio'i bŵer i ddileu'r caniatâd oni bai fod yr awdurdod lleol wedi cael o leiaf ddau ddiwrnod gwaith o'r dyddiad y gwrthodwyd cymeradwyaeth i baratoi sylwadau pellach a'u cyflwyno i'r llys.

Apeliadau

Nid oes modd cwyno am benderfyniad barnwrol oni bai iddo gael ei wneud yn annidwyll. Dylid cyfeirio unrhyw xxxx at Bwyllgor Cynghori'r Ynadon. Felly, ni chaiff y Cyngor ond apelio yn erbyn penderfyniad Ynad i wrthod cymeradwyo caniatâd ar bwynt cyfreithiol drwy wneud cais am Adolygiad Barnwrol yn yr Uchel Lys.

Bydd y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio ('IPT') yn parhau i ymchwilio i gwynion gan unigolion ynghylch y modd y mae cyrff cyhoeddus, gan gynnwys awdurdodau lleol, yn defnyddio technegau RIPA. Ar xx x xxxx ddod i law'r Tribiwnlys, os yw'n cael bod rhywbeth o'i le â'r caniatâd XXXX, xxx ganddo bŵer i ddileu gorchymyn yr Ynad, a oedd yn cymeradwyo rhoi neu adnewyddu'r caniatâd. Gall hefyd ddyfarnu iawndal os yw'n credu bod yr awdurdod lleol

wedi torri hawliau dynol unigolyn (gweler Rheolau'r Tribiwnlys ar Bwerau Ymchwilio 2018 (OS 2018/1334), a ddaeth i rym ar 31 Rhagfyr 2018).

DEWISIADAU'R YNAD

CYMERADWYO'R CANIATÂD

Gall y Cyngor fynd ati i gadw gwyliadwriaeth

GWRTHOD CYMERADWYO

caniatâd oherwydd gwall technegol

(cywiro'r gwall ac ailgyflwyno'r cais i'r llys)

Siart lif 5 – Proses Gymeradwyo'r Ynadon ‌

Llenwi'r ffurflen ganiatâd a gofyn am gymeradwyaeth Swyddog Awdurdodi

Llenwi ffurflen gais am gymeradwyaeth ynad

Cysylltu â'r Llys Ynadon lleol i drefnu gwrandawiad

Mynd i'r llys, a mynd â'r dogfennau a ganlyn gyda chi:

• Ffurflen ganiatâd RIPA wedi'i chydlofnodi a chopi ohoni

• Ffurflen gais am gymeradwyaeth ynad a chopi ohoni

• Unrhyw ddeunydd cyfeirio neu ddeunydd ategol perthnasol

GWRTHOD CYMERADWYO

a dileu'r caniatâd oherwydd gwall sylfaenol

(bydd gan y Cyngor 2 ddiwrnod i gyflwyno sylwadau pellach)

RHAN 3 – Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ('CHIS')‌

Fel y nodwyd uchod, ym Mhennod 2 o RIPA, nodir fframwaith rheoleiddio'r technegau ymchwilio xxxx a ddefnyddir gan awdurdodau cyhoeddus i sicrhau eu bod yn gydnaws â'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol, yn enwedig Erthygl 8, (yr hawl i xxxxx at fywyd preifat a bywyd teuluol).

Y mater cyntaf i unrhyw swyddog awdurdod lleol sy'n ystyried cadw gwyliadwriaeth gudd yw pa fath o wyliadwriaeth y mae'n ei gadw, ac a yw'n rhywbeth y gellir ei ganiatáu o xxx XXXX. Xxx Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn un o'r ddwy dechneg wyliadwriaeth sydd ar gael i'r Cyngor o xxx Ran 2 o Bennod 2 o RIPA. Yr ail dechneg sydd ar gael yw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig, ond ni all y Cyngor ganiatáu'r drydedd dechneg, sef Gwyliadwriaeth Agored.

Ystyr Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ‌

Diffinnir Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn A.26(8) o'r Ddeddf RIPA:

'…a person is a covert human intelligence source if -

(a) he establishes or maintains a personal or other relationship with a person for the covert purpose of facilitating the doing of anything falling within paragraph (b) or (c);

(b) he covertly uses such a relationship to obtain information or to provide access to any information to another person; or

(c) he covertly discloses information obtained by the use of such a relationship, or as a consequence of the existence of such a relationship.'

I bennu a yw unigolyn yn Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, rhaid gofyn tri chwestiwn:

1. A yw'r unigolyn yn sefydlu neu'n cynnal perthynas bersonol neu berthynas arall ag unigolyn?

2. A yw'r berthynas honno'n cael ei defnyddio at ddiben xxxx? ac

3. A yw'r diben xxxx yn hwyluso unrhyw xxxx xx'n perthyn i Baragraff (b) neu (c) uchod?

Cod Ymarfer Diwygiedig 2022

Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig Drafft Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol 2022 i'w weld yma: Cod Ymarfer Diwygiedig Drafft Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol 2022 xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxx a/file/1112114/Oct_2022_Draft_Revised_CHIS_Code_of_Practi ce.pdf

• Fersiwn terfynol i ddilyn

Gweler Siart lif 6 i asesu a yw'r wyliadwriaeth yn cynnwys ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol.

Rhywun sy'n celu neu'n cam-fynegi pwy ydyw mewn gwirionedd i gasglu gwybodaeth yn gudd gan y targed neu i gael gafael ar wybodaeth ganddo yw Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Er enghraifft, gall Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol fod yn ymchwilydd preifat sy'n cymryd arno ei fod yn byw ar ystad dai i gasglu tystiolaeth am ddelio cyffuriau neu'n hysbysydd sy'n rhoi gwybodaeth i'r Gwasanaeth Safonau Masnach am arferion busnes anghyfreithlon mewn ffatri neu siop.

Gwerthu i rai o xxx oedran ‌

Os yw'r person ifanc yn cael ei friffio i ddechrau sgwrs a allai arwain at gaffael gwybodaeth breifat, gall fod angen caniatâd. Fodd bynnag, os na ddywedir wrth y person ifanc am

gyfathrebu, ac felly os na chaiff unrhyw wybodaeth breifat ei chaffael, nid oes angen caniatâd.

Y prif bwyntiau i'w nodi:‌

A. Nid yw gwirfoddolwr cyhoeddus yn Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Mae Cod Ymarfer diwygiedig y Swyddfa Gartref ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol 2018 (Para 2.18) yn datgan:

'In many cases involving human sources, a relationship will not have been established or maintained for a covert purpose. Many sources merely volunteer or provide information that is within their personal knowledge, without being induced, asked, or tasked by a public authority. This means that the source is not a CHIS for the purposes of the 2000 Act and no authorisation under the 2000 Act is required.' (Gweler Pennod 3 o'r Cod i gael arweiniad pellach ar y mathau o weithgarwch ffynhonnell y gall caniatâd o xxx Ran II o RIPA fod yn gymwys xxxx xxx beidio)

Rhaid gofalu nad yw rhywun sy'n wirfoddolwr cyhoeddus yn y lle cyntaf yn troi'n ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol yn y pen draw.

B. Rhaid bod perthynas yn cael ei defnyddio'n gudd i ddarparu mynediad at wybodaeth neu i ddatgelu gwybodaeth yn gudd. Os byddwch yn rhoi dyddiadur i achwynydd er mwyn iddo nodi pwy sy'n mynd a dod, nid yw'r unigolyn hwnnw'n ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol.

C. O xxx xxx amgylchiadau, gall fod angen caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol i ddefnyddio prawf brynwr.

Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig ac Ymyrryd ag Eiddo 2019 hefyd yn rhoi'r enghreifftiau a ganlyn, i helpu i ddarlunio ac i ddehongli darpariaethau penodol – ond nid ydynt yn ddarpariaethau yn y Cod. Dim ond i roi arweiniad y maent wedi'u cynnwys:

'Example 3: Local authority officers attend a car boot sale where it is suspected that counterfeit goods are being sold, but they are not carrying out surveillance of particular individuals and their intention is, through reactive policing, to identify and tackle offenders. Again this is part of the general duties of public authorities and the obtaining of private information is unlikely. A directed surveillance authorisation need not be sought.

Example 4: Intelligence suggests that a local shopkeeper is openly selling alcohol to underage customers, without any questions being asked. A juvenile is engaged and trained by a public authority and then deployed to act as a juvenile in order to make a purchase of alcohol. In these circumstances any relationship, if established at all, is likely to be so limited in regards to the requirements of the Act that a public authority may conclude that a CHIS authorisation is unnecessary. However, if the test purchaser is wearing recording equipment and is not authorised as a CHIS, or an adult is observing, consideration should be given to granting a directed surveillance authorisation.'

Pan fyddant yn ystyried gweithgareddau prawf brynu gan rai o xxx oedran, rhaid i'r swyddogion ymchwilio a'r Swyddog Awdurdodi hefyd roi sylw i'r:

Cod Ymarfer ar gyfer Darparu gwaith Rheoleiddio: Cynnyrch a Gwasanaethau â Chyfyngiadau Oedran (Ebrill 2014) (sydd ar gael yn:

xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxx hment_data/file/913507/13-537-code-of-practice-age-restricted-products.pdf)

• Ffugenwau/Personâu Ar-lein

Os caniateir i'r rhain gael eu defnyddio'n gorfforaethol, bydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol yn cynnal cofrestr o'r ffugenwau hyn gan gynnwys manylion y gwasanaethau neu'r swyddogion sy'n gallu eu defnyddio/eu cymeradwyo.

Wedyn dylai Rheolwyr a/neu'r Swyddog Arweiniol Corfforaethol perthnasol wirio unrhyw ddefnydd o'r fath, gan gynnwys adolygu pa safleoedd ar y cyfryngau yr ymwelwyd â nhw, pryd, i ba ddiben, a xxxx a wnaed â'r cynnyrch a ddaeth yn sgil hynny. Mae'n ofynnol i Wasanaethau perthnasol:

- cofnodi gwybodaeth/dyddiad yn ymwneud â gwyliadwriaeth gudd ar y cyfryngau cymdeithasol/ar-lein;

- nodi Swyddog Dynodedig yn y Gwasanaeth i goladu'r wybodaeth;

- rhoi'r wybodaeth hon i'r Swyddog Dynodedig; a

- bydd y Swyddog Dynodedig yn rhoi'r wybodaeth i'r Uwch-swyddog Cyfrifol neu Gynrychiolydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol xxx 4 mis.

Siart lif 6 – A ydych yn defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol (CHIS)?‌

A ydych yn defnyddio unigolyn i gael gafael ar wybodaeth neu i gael mynediad ati ar xxxx xxxx?

NAC YDW

NID XX XXXX YN BERTHNASOL

YDW

A fydd yn sefydlu neu'n cynnal perthynas bersonol neu berthynas arall ag unigolyn arall?

NA FYDD

BYDD

A fydd yn gwneud hyn at ddiben xxxx defnyddio perthynas o'r fath yn gudd i gael gafael ar wybodaeth neu i ddarparu mynediad at unrhyw wybodaeth neu at unigolyn arall?

NID YW'N SEFYLLFA LLE DEFNYDDIR FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL

BYDD

NA FYDD

A fydd yn gwneud hyn at ddiben xxxx datgelu gwybodaeth sy'n cael ei chaffael drwy ddefnyddio perthynas o'r fath neu o ganlyniad i fodolaeth perthynas o'r fath?

NA FYDD

BYDD

SEFYLLFA LLE DEFNYDDIR FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL

Ystyried cael caniatâd

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD

Y drefn o wneud cais am ganiatâd i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol o xxx XXXXx

Oherwydd y gofynion statudol y xxx xxxxx ymlynu wrthynt pan fydd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio, nid yw'n debygol y bydd modd defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol mewn ymchwiliad heb gryn dipyn o gynllunio ymlaen llaw. Dim ond o xxx amgylchiadau eithriadol y bydd Cyngor Sir Ceredigion yn ystyried defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol fel dull o gadw gwyliadwriaeth ac xx xxxxx ofyn am gymorth yr Heddlu.

Roedd Deddf Diogelu Rhyddidau 2012 wedi diwygio Deddf 2000 i sicrhau bod caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn destun cymeradwyaeth gan Ynad. Golyga'r newidiadau hyn fod angen i awdurdodau lleol gael cymeradwyaeth Xxxx Xxxxxxx i roi neu adnewyddu caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ac er mwyn i'r caniatâd ddod i rym.

Os yw unrhyw un o swyddogion y Cyngor yn bwriadu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, ac xxx xxxxx cyngor ac arweiniad arno, dylai gysylltu â'r Uwch-swyddog Cyfrifol a/neu Gynrychiolydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol cyn gwneud unrhyw xxxx.

Sylwch, fel uchod, nid yw aelod o'r cyhoedd sy'n gwirfoddoli yn Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.

Defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol Ifanc ‌

Mae'r broses o ganiatáu i Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ifanc (o xxx 18 oed) gael ei defnyddio yn cynnwys rhagofalon arbennig. Ni ellir rhoi caniatâd oni bai fod y darpariaethau a geir yng Ngorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Pobl Ifanc) 2000 (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/0000/0000/xxxxxxxx/xxxx) yn cael eu bodloni. Mae Taflen Ffeithiau Dogfen Gyfarwyddyd y Swyddfa Gartref ar ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol Ifanc hefyd ar gael: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxx-xxxx- of-practice/juvenile-accessible-version.

Os ydych yn bwriadu defnyddio pobl ifanc neu bobl sy'n agored i niwed fel Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol, rhaid ichi ofyn am ganiatâd y Prif Weithredwr.

Os yw unrhyw un o swyddogion y Cyngor yn bwriadu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ifanc, ac xxx xxxxx cyngor ac arweiniad xxxx, xxx'n rhaid iddo gysylltu â'r Uwch-swyddog Cyfrifol a/neu Gynrychiolydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol cyn gwneud unrhyw xxxx.

Nid yw Deddf Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol (Ymddygiad Troseddol) 2021 ('y Ddeddf CHIS) yn gymwys i awdurdodau lleol.

Gweithgarwch Xxxx Ar-xxxx – Polisi Cyfryngau Cymdeithasol RIPA ‌

Gweler Polisi Cyfryngau Cymdeithasol RIPA y Cyngor sy'n rhoi manylion ym Mharagraff 4.11 o'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Ffynonellau Xxxx-wybodaeth Dynol 2018 (mewn perthynas â chaniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol), ac y mae'n rhaid ei ddarllen ar y cyd â'r Polisi hwn.

Llenwi'r Ffurflenni ‌

Bydd angen i'r Swyddog wneud cais gan ddefnyddio'r ffurflen berthnasol. Gallwch lawrlwytho'r ffurflenni o wefan y Swyddfa Gartref

xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxx-xxxxx--0

Bydd angen rhoi'r wybodaeth a ganlyn ar y ffurflen gais:

• Manylion yr hyn y bydd y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio ar ei gyfer;

• Enw'r sawl a gaiff ei ddefnyddio fel Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, os yw'n wybyddus;

• Manylion yr hyn y bydd gofyn i'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ei wneud;

• Manylion yr ymchwiliad;

• Y rheswm dros gredu bod defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn gymesur;

• Eglurhad o'r wybodaeth yr ydych yn gobeithio cael gafael arni;

• Y posibilrwydd o ymyrraeth anuniongyrchol (h.y. ymyrryd â phreifatrwydd unigolion nad ydynt yn rhan o'r ymchwiliad);

• Y tebygrwydd y byddwch yn cael gafael ar wybodaeth gyfrinachol; a

• Chyfeirnod Unigryw dilyniannol a geir gan yr Uwch-swyddog Cyfrifol ac a nodir ar y ffurflen.

Dylai'r swyddogion sy'n gwneud cais i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a'r Swyddogion Awdurdodi hefyd sicrhau eu bod yn gwybod am y dogfennau a ganlyn a'u bod yn rhoi sylw iddynt:

• Cod Ymarfer Diwygiedig y Swyddfa Gartref ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol;

o Sylwer – Mae Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei ddiwygio ar hyn x xxxx. Dylai swyddogion ofyn i'r Uwch- swyddog Cyfrifol am y fersiwn diweddaraf o'r Cod hwn cyn gwneud cais. (xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxx- intelligence-source-chis-code-of-practice/regulation-of-investigatory-powers-act- 2000-consultation-on-revised-covert-human-intelligence-source-code-of- practice

• Y polisi RIPA hwn a'r

• Gweithdrefnau a Dogfennau Cyfarwyddyd Swyddfa'r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth.

Mae ffurflenni enghreifftiol (gydag arweiniad ar sut i lenwi'r ffurflenni) ar gael ar Fewnrwyd y Cyngor (CeriNet) yn xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxx/. Bydd Siart lif 3 o gymorth i chi hefyd.

Sylwch: Yn yr un modd â'r ffurflenni cais am ganiatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig, ni ddylech ddefnyddio testun safonol pan fyddwch yn llenwi cais am ganiatâd i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.

Cyn rhoi caniatâd, bydd rhaid bodloni'r Swyddog Awdurdodi fod y caniatâd yn angenrheidiol i xxxx xxx ganfod trosedd. Rhaid i'r Swyddog Awdurdodi hefyd gredu bod defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn gymesur â'r canlyniad gofynnol a bod gweithdrefnau digonol ar waith i gadw cofnodion o'r ymgyrch. Bydd angen ystyried ymyrraeth anuniongyrchol hefyd.

Fel y nodir yn Rhan 4 isod, wrth ganiatáu unrhyw geisiadau i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, dylai'r Swyddog Awdurdodi hefyd ystyried:

(a) am ba hyd y cedwir y data?; a

(b) a yw hyn yn cydymffurfio â Pholisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion a Rhaglen Gadw Gorfforaethol y Cyngor?

Wrth ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, rhaid i'r Swyddog Awdurdodi a'r swyddog sy'n cyflwyno'r cais roi sylw i adran 29(5) o RIPA ac i Reoliadau Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Cofnodion Ffynhonnell) 2000.

Mae'r darpariaethau hyn yn darparu (ymhlith pethau eraill) yr hyn a ganlyn:

• Bod swyddog yn y Cyngor yn ysgwyddo cyfrifoldeb o ddydd i ddydd am y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol xxx amser;

• Bod swyddog arall yn y Cyngor yn cadw golwg cyffredinol ar y modd y mae'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio;

• Bod y cofnodion yn nodi gwybodaeth bwysig sy'n gysylltiedig â diogelwch a lles y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol;

• Bod y tasgau a roddir i'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a'r defnydd a wneir o'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael eu cofnodi;

• Manylion adnabod y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a'r manylion adnabod y mae'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn eu defnyddio; a

• Bod cofnodion yn cael eu cadw o'r xxxx gyfathrebu a'r xxxx gysylltiadau rhwng y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a'r Cyngor/y swyddog perthnasol yn y Cyngor.

Cylch oes caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ‌

Pan fydd caniatâd wedi'i roi, bydd y Swyddog Awdurdodi'n ystyried hyd y caniatâd, adnewyddu'r caniatâd a chanslo'r caniatâd.

Sylwch: Nid yw unrhyw hysbysiad na chaniatâd yn dod i rym hyd nes i Ynad ei gymeradwyo (nid yw hyn yn berthnasol ar gyfer data cyfathrebu, y mae'r Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol (NAFN) yn xxxxx xx ef (gweler Rhan 4 isod).

Mae caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn dod i ben 12 mis ar ôl y dyddiad cymeradwyo. Mae caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol Ifanc yn para am fis.

CANLLAWIAU I SWYDDOGION AWDURDODI SY'N CANIATÁU FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL: RHEOLAU A MEINI PRAWF‌

Xxx Xxxxx 27 o RIPA yn darparu amddiffyniad os caiff gwyliadwriaeth gudd ei herio:

'1) Conduct to which this Part applies shall be lawful for all purposes if -

a. an authorisation under this Part confers an entitlement to engage in that conduct on the person whose conduct it is; and

b. his conduct is in accordance with the authorisation.'

I fanteisio ar yr amddiffyniad hwn, xxx xxxxx caniatáu'r wyliadwriaeth yn briodol.

Xxx X.29 yn nodi'r meini prawf i ganiatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Gweler Siart lif 7 i asesu a ddylid caniatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Y Swyddog Awdurdodi‌

Xxx XXXX a'r Codau cysylltiedig yn mynnu pan fydd y Cyngor yn defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol mai dim ond swyddog â phwerau dirprwyedig a gaiff ganiatáu'r gweithgareddau hyn, a hynny pan fydd y meini prawf perthnasol wedi'u bodloni.

Mae Gorchymyn Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol) 2010 (OS 2010 Rhif 521) yn datgan y gall Swyddog

Awdurdodi'r awdurdod lleol fod yn Gyfarwyddwr, yn Bennaeth Gwasanaeth, yn Rheolwr Gwasanaeth neu'n unigolyn mewn swydd gyfatebol.

Felly, ar hyn o xxxx, xxxx gwasanaethau enwebu swyddogion sy'n Swyddog Arweiniol Corfforaethol neu'n uwch. Bydd y swyddogion hyn yn gallu caniatáu'r gweithgareddau hyn, xxxxx xx fel Swyddog Awdurdodi at ddibenion gwyliadwriaeth gyfeiriedig gudd neu ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.

Yn unol ag ad-drefnu corfforaethol y Cyngor ar gyfer darparu gwasanaethau, a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2018, ac yn dilyn penderfyniad y Cyngor a wnaed ar 21 Mehefin 2018, caniateir i'r swyddogion a ganlyn weithredu fel Swyddogion Awdurdodi (y Swyddogion Awdurdodi yw'r rheiny a benodwyd i ganiatáu ceisiadau Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig).

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Pobl a Threfniadaeth;

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi, Perfformiad a Diogelu'r Cyhoedd; a

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Porth Cynnal.

Fel uchod, os yw'n debygol y bydd gwybodaeth gyfrinachol yn cael ei chaffael fel rhan o'r wyliadwriaeth neu os yw pobl ifanc neu bobl sy'n agored i niwed yn cael eu defnyddio, rhaid gofyn am ganiatâd y Prif Weithredwr neu, yn ei absenoldeb, y Prif Weithredwr dros dro.

Os nad ydych yn sicr xxxx bod yn gofyn am ganiatâd gan swyddog ar lefel ddigon uchel, dylech gysylltu â'r Uwch-swyddog Cyfrifol neu Gynrychiolydd yr Uwch-swyddog Gyfrifol i gael cyngor.

Fel uchod, rhaid bod yn ofalus lle, drwy ddefnyddio gwyliadwriaeth, y byddai'n bosibl caffael gwybodaeth am drafodaethau rhwng gweinidog yr efengyl ac unigolyn sy'n ymwneud â lles ysbrydol yr olaf, neu lle gallai materion cyfrinachedd meddygol neu newyddiadurol godi.

Ystyriaethau'r Swyddog Awdurdodi ‌

Xxx Xxxxx 29(2) o RIPA yn datgan:

'A person shall not grant an authorisation for the conduct or the use of a covert human intelligence source unless he believes -

(a) that the authorisation is necessary on grounds falling within subsection (3);

(b) that the authorised conduct or use is proportionate to what is sought to be achieved by that conduct or use; and

(i) the requirements of subsection (4A), in the case of a source of a relevant collaborative unit;

(iii) the requirements of subsection (5), in the case of any other source; and that satisfy such other requirements as may be imposed by order made by the Secretary of State'

Gweler Siart lif 7 i benderfynu a ddylid caniatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.

Mae'n bwysig ystyried tri mater cyn caniatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol:

1. Rheidrwydd

Rhaid ei bod yn angenrheidiol defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ar un o'r seiliau a nodir yn A.29(3). Dim ond ar un sail y caiff awdurdodau lleol ganiatáu ei defnyddio, sef pan fo'n angenrheidiol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd xxx xxxx anhrefn:

'for the purpose of preventing or detecting crime or of preventing disorder.' (A.29 (3) (b))

Rhaid bod y mater sy'n destun ymchwiliad yn drosedd y gellir ei hadnabod neu raid ei fod yn gyfystyr ag anhrefn.

2. Cymesuredd

Ystyr cymesuredd yw sicrhau mai defnyddio'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yw'r dull lleiaf ymwthiol o gael gafael ar y wybodaeth ofynnol, a hynny ar ôl ystyried yr xxxx ddulliau amgen rhesymol. Yn ogystal ag ystyried a yw defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn briodol, rhaid hefyd ystyried y dull a ddefnyddir, am ba hyd y bydd yn cael ei defnyddio, a'r cyfarpar a gaiff ei ddefnyddio. Mae'r Cod ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol (Para 3.5) yn mynnu y dylid rhoi sylw i xxxxxx agwedd ar y ffurflen gais:

• Taro cydbwysedd rhwng maint a chwmpas y gweithgaredd arfaethedig a difrifoldeb a hyd a lled y drosedd neu'r dramgwydd dybiedig;

• Egluro sut a xxxx y bydd y dulliau a ddefnyddir yn ymyrryd cyn lleied â phosibl â tharged y wyliadwriaeth ac eraill;

• Ystyried a yw'r gweithgaredd yn gwneud defnydd priodol o'r ddeddfwriaeth a'i fod yn ffordd resymol o gyflawni'r canlyniad angenrheidiol, ar ôl ystyried yr xxxx opsiynau rhesymol eraill;

• Rhoi tystiolaeth, cyhyd ag y bo'n rhesymol ymarferol, o'r dulliau eraill a gafodd eu hystyried a'r rheswm dros eu diystyru.

Nid yw'n dderbyniol ystyried a oes angen caniatâd ar sail disgrifiad o'r wyliadwriaeth yn unig. Rhaid ystyried y ffeithiau penodol ar sail egwyddorion cyfreithiol. Mater o farn ydyw.

Rhaid nodi a rhoi disgrifiad clir o'r ymddygiad y bwriedir ei xxxx/ganfod, a rhaid esbonio xxx ei bod yn angenrheidiol defnyddio'r technegau xxxx y gofynnir am ganiatâd i'w defnyddio.

3. Trefniadau diogelwch a lles

Yn aml, bydd Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol yn cael eu rhoi mewn sefyllfaoedd anodd sydd weithiau'n beryglus e.e. hysbysydd ar ystad dai sy'n dod i gysylltiad â gang troseddol. Rhaid rhoi trefniadau diogelwch a lles priodol ar waith ar gyfer pob Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Yn unol ag A.29(5), mae'n ofynnol gwneud y ddarpariaeth a ganlyn:

• Pennu unigolyn a fydd yn ysgwyddo cyfrifoldeb o ddydd i ddydd am ymdrin â'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ar ran yr awdurdod, ac am ei diogelwch a'i lles;

• Pennu unigolyn a fydd yn cadw golwg cyffredinol ar y modd y mae'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio. Rhaid iddo fod yn unigolyn gwahanol i'r unigolyn uchod;

• Pennu unigolyn a fydd yn cadw cofnod o'r modd y mae'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio. Gall fod yn unrhyw un o'r ddau unigolyn uchod neu'n unigolyn arall; a

• Chadw cofnodion priodol a diogel am y modd y mae'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio.

Asesu risg: Efallai na chaiff caniatâd i gyfarwyddo na defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ei roi na'i adnewyddu p'un bynnag os yw'r ffynhonnell o xxx ddeunaw oed ar yr adeg y caiff y caniatâd ei roi neu'i adnewyddu, oni bai fod asesiad risg wedi'i gyflawni. Rhaid i'r asesiad fod yn ddigonol i ddangos:

• Bod natur a maint unrhyw risg o niwed corfforol i'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a allai godi yng nghwrs cyflawni'r gweithredoedd a ddisgrifir yn y caniatâd, neu o ganlyniad iddynt, wedi'u nodi a'u gwerthuso;

• Bod natur a maint unrhyw risg o drallod seicolegol i'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a allai godi yng nghwrs cyflawni'r gweithredoedd a ddisgrifir yn y caniatâd, neu o ganlyniad iddynt, wedi'u nodi a'u gwerthuso;

• Bod y xxxx xx'n rhoi neu'n adnewyddu'r caniatâd wedi ystyried yr asesiad risg a'i fod yn fodlon bod unrhyw risgiau a nodir ynddo wedi'u cyfiawnhau ac, os yw'n fodlon, eu bod wedi'u hegluro'n briodol wrth y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a'i bod wedi'u deall; a

• Bod y xxxx xx'n rhoi neu'n adnewyddu'r caniatâd yn gwybod a yw'r berthynas y byddai'r weithred neu'r defnydd yn berthnasol iddi yn berthynas rhwng y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ac aelod o'i theulu, gwarcheidwad neu unigolyn sy'n ysgwyddo cyfrifoldeb dros les y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol am y tro, ac, os ydyw, a roddwyd ystyriaeth benodol i b'un a ellir cyfiawnhau'r caniatâd yng ngoleuni'r ffaith honno.

Fel y nodwyd uchod, wrth ganiatáu unrhyw geisiadau am Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, dylai'r Swyddog Awdurdodi hefyd ystyried:

(a) am ba hyd y cedwir y data?; a

(b) a yw hyn yn cydymffurfio â Pholisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion a Rhaglen Gadw Gorfforaethol y Cyngor?

Y cam nesaf: Pan fydd caniatâd wedi'i roi i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, y cam nesaf fydd gofyn am gymeradwyaeth Xxxx (gweler isod).

Siart lif 7 – Caniatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ‌

C.1 – A yw'n angenrheidiol defnyddio'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddyniol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd xxx

xxxx anhrefn?

YDY

C.2 – A yw'n gymesur defnyddio'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol?

Gweler Para 3.5 y Cod Ymarfer ar Ddefnyddio Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol. Dylech ystyried:

• Maint a chwmpas yr ymgyrch

• Y dulliau a ddefnyddir

• Y dulliau amgen

• A yw'n gwneud defnydd priodol o'r ddeddfwriaeth

• Yr effaith ar y sawl a ddrwgdybir

NAC YDY

YDY

C.3 – A ydych wedi ystyried yr hyn y gallwch ei wneud (os o gwbl) i leihau/xxxx ymyrraeth anuniongyrchol?

Gweler Para 3.5 y Cod Ymarfer ar Ddefnyddio Ffynonellau Cuddwybodaeth NA

Ddynol. Dylech ystyried e.e.:

• Maint a chwmpas yr ymgyrch

• Y dull / cyfarpar a ddefnyddir

• Amseriad y gwaith o gadw gwyliadwriaeth

C.4 – A ydych wedi cydymffurfio â'r Dyletswyddau Arbennig? Gweler A.29(5) o RIPA a Phenodau 6 a 7 y Cod Ymarfer ar Ddefnyddio Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol –

Dylech ystyried:

• Diogelwch a lles y Ffynhonnell

• Y sawl a fydd yn trin a thrafod â'r Ffynhonnell

• Y sawl a fydd yn rheoli'r Ffynhonnell

• Cofnodion y Ffynhonnell

METHU CANIATAU FEL FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL

NADDO

CANIATÂU DEFNYDD FFYNHONNEL CUDDWYBODAETH DDYNOL

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD AR GYFER FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL (CYMERADWYAETH FARNWROL)‌

Cefndir ‌

Ers 1 Tachwedd 2012 a chyflwyno Pennod 2 o Ran 2 o Ddeddf Diogelu Rhyddid 2012 (adrannau 37 a 38), mae'n ofynnol i awdurdodau lleol gael cymeradwyaeth Ynad ar gyfer defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.

Xxx xxxxx cymeradwyaeth hefyd i adnewyddu caniatâd. Ym mhob achos, rôl yr Ynad yw sicrhau bod y gweithdrefnau cywir wedi'u dilyn a bod y ffactorau perthnasol wedi'u hystyried. Nid oes angen i'r Ynad ystyried penderfyniadau i ganslo caniatâd nac adolygiadau mewnol.

Canllawiau'r Swyddfa Gartref ‌

Nid yw'r canllawiau hyn yn rhai statudol, ond maent yn rhoi cyngor ynghylch y ffordd orau y gall y Cyngor fynd i'r afael â'r newidiadau i'r gyfraith a'r trefniadau newydd y dylid eu cyflwyno i roi'r newidiadau ar waith yn effeithiol. Mae'r canllawiau'n ategu'r ddeddfwriaeth a'r ddau God Ymarfer a wnaed o xxx XXXX.

Proses Gymeradwyo'r Ynadon (gweler hefyd Siart Lif 8 isod)‌

1. Y cam cyntaf fydd gwneud cais am ganiatâd mewnol yn y ffordd arferol. Pan fydd hwn wedi'i roi, bydd angen i'r Cyngor gysylltu â'r Llys Ynadon lleol i drefnu gwrandawiad.

2. Bydd y gwrandawiad yn achos cyfreithiol. Felly, bydd angen i Swyddogion y Cyngor gael eu dynodi'n ffurfiol i ymddangos gerbron yr Ynad, tyngu llw, a chyflwyno tystiolaeth neu ddarparu gwybodaeth, yn ôl y gofyn, i gefnogi'r cais. Bydd angen i'r Cyngor ddynodi Swyddogion yn ffurfiol at y diben hwn o xxx xxxxx 223 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 er mwyn iddynt gynrychioli'r Cyngor yn yr achos.

3. Mae'r Swyddfa Gartref yn awgrymu mai'r Swyddog Ymchwilio fydd yn y sefyllfa orau i gyflawni'r rôl hon, ond gall y Swyddog Awdurdodi hefyd fod yn awyddus i fynd i'r gwrandawiad i ateb cwestiynau.

4. Bydd y Cyngor yn rhoi copi i'r Ynad o'r caniatâd RIPA gwreiddiol. Hwn fydd sail y cais i'r Ynad a dylai gynnwys yr xxxx wybodaeth y bydd yn dibynnu arni. Yn ogystal, bydd yr awdurdod lleol yn darparu i'r Ynad ddau xxxx o'r ffurflen gais/gorchymyn barnwrol wedi'i llenwi'n rhannol sydd ar gael yng Nghanllawiau'r Swyddfa Gartref (ffurflenni enghreifftiol (gydag arweiniad ar lenwi'r ffurflenni) ac ar gael ar Fewnrwyd y Cyngor (CeriNet) yn xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxx/).

5. Cynhelir y gwrandawiad yn breifat a bydd un Ynad yn gwrando ar yr achos, drwy ddarllen ac ystyried y caniatâd RIPA a'r ffurflen gais/gorchymyn barnwrol. Gall fod gan yr Ynad gwestiynau er mwyn egluro pwyntiau xxx xxxx sicrwydd ynghylch materion penodol. Rhaid i'r ffurflenni a'r papurau ategol ddadlau'r achos o'u rhan eu hunain. Nid yw'n ddigonol i'r Cyngor ddarparu tystiolaeth xxxxx os nad yw'r papurau a ddarperir yn adlewyrchu neu'n cefnogi'r dystiolaeth honno.

6. Bydd yr Ynad yn ystyried a yw'n fodlon bod sail resymol dros gredu, ar yr adeg y cafodd y caniatâd ei roi neu'i adnewyddu, fod y caniatâd yn angenrheidiol ac yn gymesur. Bydd hefyd yn ystyried a yw'r sail resymol yn parhau. Yn ogystal, rhaid i'r Ynad fod yn fodlon bod y Swyddog Awdurdodi mewn swydd briodol o fewn yr awdurdod lleol a bod y caniatâd wedi'i roi yn unol ag unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol perthnasol (e.e. ei fod yn bodloni'r Prawf Trosedd Ddifrifol ar gyfer Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig).

7. Bydd yr Ynad yn cwblhau'r gorchymyn sy'n rhan o'r ffurflen a enwir uchod. Hwn fydd cofnod swyddogol ei benderfyniad. Bydd angen i'r Cyngor gadw copi o'r ffurflen ar ôl i'r Ynad ei llofnodi.

Dewisiadau'r Ynad ‌

Gall yr Ynad benderfynu fel a ganlyn -

• Cymeradwyo rhoi/adnewyddu'r caniatâd

Bydd y caniatâd a roddwyd/adnewyddwyd yn dod i rym a chaiff y Cyngor fwrw ymlaen i ddefnyddio'r dechneg wyliadwriaeth a enwir ynddo.

• Gwrthod cymeradwyo rhoi/adnewyddu'r caniatâd ar bwynt technegol

• Gwrthod cymeradwyo rhoi/adnewyddu'r caniatâd a dileu'r caniatâd

Gall Ynad wrthod cymeradwyo rhoi neu adnewyddu caniatâd a phenderfynu dileu'r caniatâd gwreiddiol. Gall wneud hyn oherwydd ei fod yn credu nad yw'n angenrheidiol neu'n gymesur. Ni fydd y caniatâd RIPA'n dod i rym ac ni chaiff y Cyngor ddefnyddio'r dechneg wyliadwriaeth yn yr achos hwn. Ni chaniateir i'r Ynad ddefnyddio'i bŵer i ddileu'r caniatâd oni bai fod y Cyngor wedi cael o leiaf ddau ddiwrnod gwaith o'r dyddiad y gwrthodwyd cymeradwyaeth i baratoi sylwadau pellach a'u cyflwyno i'r Llys.

Apeliadau ‌

Nid oes modd cwyno am benderfyniad barnwrol oni bai iddo gael ei wneud yn annidwyll. Dylid cyfeirio unrhyw xxxx at Bwyllgor Cynghori'r Ynadon.

Felly, ni chaiff y Cyngor ond apelio yn erbyn penderfyniad Ynad i wrthod cymeradwyo caniatâd ar bwynt cyfreithiol drwy wneud cais am Adolygiad Barnwrol yn yr Uchel Lys.

Siart lif 8 – Proses Gymeradwyo'r Ynadon ‌

Llenwi'r ffurflen ganiatâd a gofyn am gymeradwyaeth Swyddog Awdurdodi

Llenwi ffurflen gais am gymeradwyaeth ynad

Cysylltu â'r Llys Ynadon lleol i drefnu gwrandawiad

DEWISIADAU'R YNAD

CYMERADWYO'R CANIATÂD

Gall y Cyngor fynd ati i gadw gwyliadwriaeth

GWRTHOD CYMERADWYO

caniatâd oherwydd gwall technegol

(cywiro'r gwall ac ailgyflwyno'r cais i'r llys)

GWRTHOD CYMERADWYO

a dileu'r caniatâd oherwydd gwall sylfaenol

(bydd gan y Cyngor 2 ddiwrnod i gyflwyno sylwadau pellach)

Mynd i'r llys, a mynd â'r dogfennau a ganlyn gyda chi:

• Ffurflen ganiatâd RIPA wedi'i chydlofnodi a chopi ohoni

• Ffurflen gais am gymeradwyaeth ynad a chopi ohoni

• Unrhyw ddeunydd cyfeirio neu ddeunydd ategol perthnasol

Terfynau Amser ‌

Ar hyn x xxxx, 12 mis yw terfyn amser caniatâd i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol neu fis os yw'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol o xxx oedran.

RHAN 4 – Cofnodion, Trin Data, Trefniadau Diogelwch Wrth Gadw Gwybodaeth, Gwallau a Chwynion‌

COFRESTR GANOLOG O'R CANIATADAU ‌

Bydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol yn cadw cofrestr ganolog sy'n cynnwys y wybodaeth a ganlyn am xxx caniatâd. Fe'i cedwir am o leiaf dair blynedd o'r dyddiad y bydd pob caniatâd yn dod i ben ac ym mhob achos bydd yn cydymffurfio â Pholisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion (2019) y Cyngor:

xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxx- v20.pdf

a'r Polisi Cadw Corfforaethol: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxx.xxx

Rhaid cadw dogfennau sy'n rhoi cyfarwyddyd i roi'r gorau i gadw gwyliadwriaeth. Dylid cadw cofnod sy'n rhoi manylion y cynnyrch sydd wedi deillio o'r wyliadwriaeth ac sy'n nodi a gafodd yr amcanion eu cyflawni. Bydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol yn cadw golwg ar y Gofrestr Ganolog, ond y Swyddog Awdurdodi sy'n gyfrifol yn y pen draw am sicrhau ei bod yn gyfoes o ran caniatadau a adnewyddwyd ac a ganslwyd.

Bydd caniatadau ar gael i Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio eu gweld. Yr Uwch- swyddog Cyfrifol neu ei gynrychiolydd fydd yn gyfrifol am sicrhau bod y gofrestr yn cael ei chynnal a'i goruchwylio.

Dylai'r cofnodion gynnwys y wybodaeth a ganlyn:

• Y caniatâd gwreiddiol (nid copi ohono);

• Y math o ganiatâd – e.e. Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig neu Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol;

• Dyddiad rhoi'r caniatâd;

• Enw a gradd y swyddog awdurdodi;

• Cyfeirnod (dilyniannol) unigryw'r ymchwiliad neu'r ymgyrch;

• Teitl yr ymchwiliad neu'r ymgyrch, gan gynnwys disgrifiad cryno ac enwau targedau'r ymchwiliad neu'r ymgyrch, os ydynt yn wybyddus;

• A gafodd y darpariaethau xxxx eu defnyddio ac, os xxxxx, xxx;

• Dyddiad unrhyw adolygiadau;

• Os yw'r caniatâd wedi'i adnewyddu, y dyddiad adnewyddu a'r sawl a ganiataodd ei adnewyddu, gan gynnwys enw a gradd y swyddog awdurdodi;

• A wnaeth yr ymchwiliad neu'r ymgyrch arwain at gaffael gwybodaeth gyfrinachol;

• A gafodd y caniatâd ei roi gan unigolyn a oedd yn rhan uniongyrchol o'r ymchwiliad;

• Dyddiad canslo'r caniatâd;

• Y cyfarwyddyd i roi'r gorau i gadw gwyliadwriaeth;

• Cofnod o'r cynnyrch a gafwyd yn sgil cadw gwyliadwriaeth;

• Cofnod sy'n nodi a gafodd yr amcanion eu cyflawni ai peidio;

• Cymeradwyaeth y Llys Ynadon, gan gynnwys dyddiad y gwrandawiad llys;

• Enw'r Ynad a benderfynodd ar yr achos, ac amser a dyddiad y penderfyniad hwnnw;

• Mewn achosion lle gwrthodir unrhyw gais, ar ba sail y'i gwrthodwyd fel y'i mynegwyd i'r awdurdod dyroddi neu i'r Comisiynydd Barnwrol;

• Cofnod, wedi i Gomisiynydd Barnwrol wrthod unrhyw gais, a oes xxxx i'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio;

• Pan fo xxxx o'r xxxx a bod y Comisiynydd Pwerau Ymchwilio hefyd yn gwrthod dyroddi cais, ar ba sail y'i gwrthodwyd.

Mae Paragraff 8.2 y Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo hefyd yn cadarnhau'r canlynol:

The following documentation should also be centrally retrievable for at least three years from the ending of each authorisation:

• A copy of the application and a copy of the authorisation together with any supplementary documentation and notification of the approval given by the authorising officer;

• A record of the period over which the surveillance has taken place;

• The frequency of reviews prescribed by the authorising officer;

• A record of the result of each review of the authorisation;

• A copy of any renewal of an authorisation, together with the supporting documentation submitted when the renewal was requested;

• The date and time when any instruction to cease surveillance was given;

• The date and time when any other instruction was given by the authorising officer;

• For local authorities a copy of the order approving or otherwise the grant or renewal of an authorisation from a Justice of the Peace (JP).

Dylai pob Swyddog Ymchwilio gadw copi o'r caniatâd o fewn ei wasanaeth a chyflwyno'r dogfennau gwreiddiol i'r Uwch-swyddog Cyfrifol.

Sicrwydd wrth Drin Data a Threfniadau Diogelwch wrth Gadw Gwybodaeth ‌

Mae'r gweithdrefnau a'r mesurau diogelu a weithredir wrth ymdrin ag unrhyw ddeunydd a ddaw i law drwy wyliadwriaeth gyfeiriedig o xxx Ddeddf 2000 yn cael sylw manwl yn y Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo a'r Cod Ymarfer ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol y dylid eu dilyn.

Mae'r ffurflenni cais ar gyfer Caniatadau RIPA wedi eu diwygio i gynnwys cyfeiriad at gyfnodau cadw gwybodaeth a chadarnhad bod y cyfnodau hyn yn cydymffurfio â Pholisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion y Cyngor a'r Rhaglen Gadw Gwybodaeth Gorfforaethol. (mae ffurflenni enghreifftiol gydag arweiniad ar sut i lenwi'r ffurflenni ar gael ar Fewnrwyd y Cyngor (CeriNet) ar xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxx/).

Rhaid cadw caniatadau am o leiaf dair blynedd, ac yn ddelfrydol hyd at bum mlynedd, wedi i xxx caniatâd ddod i ben a hyd at bum mlynedd yn ddelfrydol. Rhaid i'r xxxx ddata a gafwyd o xxx IPA 2016 a XXXX xxxx eu labelu'n glir a'u storio ar lwybr data gyda pholisi cadw hysbys.

Rhaid i'r llwybr cadw, adolygu a'r broses gwaredu data gydymffurfio â'r canlynol:

1. Polisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion y Cyngor (2019): xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxx- policy

2. Rhaglen Cadw Corfforaethol y Cyngor xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxx.xxx

3. Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx

_data/file/742041/201800802_CSPI_code.pdf

sy'n nodi'r canlynol ym Mharagraff 8.5 – Cadw cofnodion:

Records must be available for inspection by the Investigatory Powers Commissioner and retained to allow the Investigatory Powers Tribunal ('IPT'), established under Part IV of the 2000 Act, to carry out its functions. The IPT will consider complaints made up to one year after the conduct to which the complaint relates and, where it is equitable to do so, may consider complaints made more than one year after the conduct to which the complaint relates (see section 67(5) of the Act), particularly where continuing conduct is alleged. Although records are only required to be retained for at least three years, it is therefore desirable, if possible, to retain records for up to five years.

Gweler hefyd Paragraffau 8.6-8.7 isod ynghylch gwallau.

4. Rhaid i arferion cadw gwybodaeth gydymffurfio â'r fframweithiau cyfreithiol perthnasol, gan gynnwys:

• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA)

• Deddf Pwerau Ymchwilio(IPA) 2016

• Deddf Diogelu Data 2018 ac

• Erthygl 8(2) y Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol.

Wrth ganiatáu unrhyw geisiadau sy'n ymwneud â Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig neu Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, dylai Swyddogion Awdurdodi hefyd ystyried:

(a) am ba hyd y cedwir y data?; a

(b) a yw hyn yn cydymffurfio â Pholisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion a Rhaglen Gadw Gorfforaethol y Cyngor?

Rhaid i Swyddogion Awdurdodi hefyd sicrhau eu bod yn deall yn llawn unrhyw lwybrau data a ddefnyddir ar gyfer data RIPA neu IPA 2016.

Enghraifft: Gellir storio data gwyliadwriaeth gyfeiriedig ar yr un pryd ar sawl llwybr data, fel a ganlyn:

- Llwybr 1: cynnyrch fideo teledu cylch cyfyng yn cael ei drosglwyddo i CD a'i gadw mewn cabinet diogel;

- Llwybr 2: copi o'r fideo yn cael ei anfon trwy e-xxxx a'i storio ar yriant storio cyffredin;

- Llwybr 3: copi o'r fideo yn cael ei dderbyn trwy e-xxxx a'i gadw mewn ffolder Outlook gan swyddog cyfreithiol; a

- Llwybr 4: copi o'r fideo yn cael ei dderbyn trwy e-xxxx a'i storio mewn ffolder gwaith achos tystiolaethol wedi'i warchod gan gyfrinair gan swyddog cyfreithiol.

Rhaid i brosesau diogelu hefyd gydymffurfio â'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag 2018 (ar gael yn xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxx a/file/742041/201800802_CSPI_code.pdf), sy'n nodi ym mharagraff 9.3 y dylai awdurdodau cyhoeddus 'should ensure that their actions when handling information obtained by means of covert surveillance or property interference comply with relevant legal frameworks and this code, so that any interference with privacy is justified in accordance with Article 8(2) of the European Convention on Human Rights. Compliance with these legal frameworks, including data protection requirements, will ensure that the handling of private information so obtained continues to be lawful, justified and strictly controlled, and is subject to robust and effective safeguards.'

Rhaid i'r Cyngor sicrhau ei fod yn cydymffurfio â'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 fel ei fod yn cydymffurfio â threfniadau diogelu data er mwyn sicrhau lefel uchel x xxxxx bod yr xxxx ddata a gafwyd yn cael ei gadw'n gyfreithlon ac er mwyn gwreiddio ac annog arfer orau o ran cydymffurfio, a hefyd sicrhau bod y modd yr

ymdrinnir â gwybodaeth breifat a gafwyd yn y modd hwnnw, yn parhau'n gyfreithlon, wedi'i gyfiawnhau ac wedi xx xxxxx'n llym, a'i fod yn rhwym wrth drefniadau diogelu cydnerth ac effeithiol. Ni ddylid cadw data am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol nac am fwy o amser nag sy'n briodol.

Cyfrifoldeb pob gwasanaeth yw cadw'r xxxx ganiatadau o fewn eu gwasanaeth ac unwaith y bo ymchwiliad wedi'i gau, dylai copïau dyblyg o'r cofnodion sydd ym meddiant y gwasanaeth gael eu gwaredu mewn modd priodol h.y. eu trin fel gwastraff cyfrinachol a'u rhwygo.

Rhaid i Swyddogion Awdurdodi sicrhau, drwy eu Rheolydd Data perthnasol, eu bod yn cydymffurfio â'r gofynion diogelu data priodol xxx y Ddeddf Diogelu Data ac unrhyw drefniadau mewnol perthnasol a gynhyrchwyd gan y Cyngor o safbwynt trin a storio deunydd.

Rhaid hefyd hysbysu'r Comisiynydd Gwybodaeth am unrhyw doriadau i ofynion diogelu data.

Bydd y trefniadau diogelwch hyn yn destun adolygiad rheolaidd er mwyn sicrhau eu bod yn parhau yn gyfoes ac yn effeithiol.

Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn nodi:

• (Ym Mharagraff 9.5 Trefniadau diogelwch, gan gynnwys gwybodaeth freintiedig neu gyfrinachol):

Dissemination, copying and retention of material must be limited to the minimum necessary for authorised purposes. For the purposes of the code, something is necessary for the authorised purposes if the material:

o is, or is likely to become, necessary for any of the statutory purposes set out in the 2000, 1997 or 1994 Act in relation to covert surveillance or property interference;

o is necessary for facilitating the carrying out of the functions of public authorities under those Acts;

o is necessary for facilitating the carrying out of any functions of the Commissioner or the Investigatory Powers Tribunal;

o is necessary for the purposes of legal proceedings; or

o is necessary for the performance of the functions of any person by or under any enactment.

Mae paragraffau 9.14 i 9.22 y Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn cynnig arweiniad ynghylch y trefniadau diogelwch sy'n rheoli rhannu, copïo, storio a dinistrio gwybodaeth breifat a gafwyd drwy wyliadwriaeth gudd neu drwy ymyrryd ag eiddo.

Rhaid i'r Cyngor sicrhau bod trefniadau mewnol mewn grym, er mwyn sicrhau bod gofynion y trefniadau diogelwch y cyfeirir atynt yn y Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 wedi'u bodloni o ran gwybodaeth breifat a dderbynnir.

Gellir trefnu hyfforddiant ar Drefniadau Diogelu Trin a Chadw Data ar gyfer unrhyw Swyddogion Awdurdodi neu Swyddogion a all ymdrin â data o'r fath – cysylltwch â'r Uwch- swyddog Cyfrifol os hoffech gael unrhyw hyfforddiant o'r fath.

Rhannu gwybodaeth ‌

Dylai nifer y bobl y datgelir y wybodaeth iddynt a faint a ddatgelir fod yn gyfyngedig i'r lleiafswm angenrheidiol ar gyfer y diben(ion) awdurdodedig.

Mae'r rheidrwydd hwn hefyd yr un mor berthnasol o ran datgelu i bobl ychwanegol o fewn y Cyngor, neu i awdurdod cyhoeddus arall. Yn yr un modd, dim ond y deunydd y mae xx xxxxx ar y derbynnydd y dylid ei ddatgelu e.e. os bydd crynodeb o'r deunydd yn ddigon, ni ddylid datgelu mwy na chrynodeb.

Mae'r rheidrwydd hwn i gyfyngu ar y nifer o bobl y datgelir unrhyw elfen o'r wybodaeth, gan gynnwys faint a ddatgelir i'r lleiafswm angenrheidiol ar gyfer y diben(ion) awdurdodedig hefyd yn berthnasol i unrhyw un y datgelir y deunydd yn ddiweddarach. Mewn rhai achosion, cyflawnir hyn drwy fynnu bod yr ail yn cael caniatâd oddi wrth yr awdurdod gwreiddiol cyn datgelu deunydd ymhellach. Mewn achosion eraill, dylid rhoi trefniadau diogelwch penodol ar waith ar gyfer derbynwyr eilaidd.

Fel y cadarnhawyd yn yr adran Ymyrryd â Data Cyfathrebu uchod, ynglŷn â deunydd a gafwyd xxx warant neu awdurdod ac a ddatgelir i awdurdodau gwlad neu diriogaeth y tu xxxxx i'r DU, rhaid i'r Cyngor sicrhau mai dim ond os yr ymddengys iddynt y cedwir at unrhyw ofynion sy'n ymwneud â lleihau'r graddau y bydd y deunydd yn cael ei ddatgelu ei gopïo, ei rannu a'i gadw i'r graddau yr ystyria'r swyddog awdurdodi, y Comisiynydd Barnwrol neu'r Ysgrifennydd Gwladol yn briodol.

Pan ddatgelir deunydd a gafwyd o xxx warant neu ganiatâd i awdurdodau gwlad neu diriogaeth y tu xxxxx i'r DU, rhaid i'r Cyngor sicrhau bod y deunydd yn cael ei drosglwyddo i'r awdurdodau dim ond os yw'n ymddangos iddynt hwy y cedwir at unrhyw ofynion sy'n ymwneud â lleihau'r graddau y bydd y deunydd yn cael ei ddatgelu, ei gopïo, ei rannu a'i gadw i'r graddau yr ystyria'r swyddog awdurdodi, Comisiynydd Barnwrol neu'r Ysgrifennydd Gwladol yn briodol.

Copïo ‌

Dim ond i'r graddau y mae'n angenrheidiol at ddibenion awdurdodedig y xxxx xxxxx deunydd a gafwyd drwy wyliadwriaeth gudd ac ymyrryd ag eiddo. Mae copïau'n cynnwys nid yn unig gopïau uniongyrchol o'r deunydd i gyd, ond hefyd ddetholion a chrynodebau sy'n dynodi eu bod yn gynnyrch gwyliadwriaeth gudd neu ymyrryd ag eiddo, ac unrhyw gofnod sy'n cyfeirio at wyliadwriaeth gudd neu ymyrryd ag eiddo a phwy yw'r unigolion y cyfeirir atynt yn y deunydd.

Storio ‌

Rhaid i ddeunydd a gafwyd drwy wyliadwriaeth gudd neu ymyrryd ag eiddo a phob copi, pob detholiad a phob crynodeb ohono gael eu trin a'u storio'n ddiogel, er mwyn lleihau hyd yr eithaf y perygl iddynt fynd ar xxxx xxx xxxx eu xxxx. Rhaid cadw'r deunydd mewn modd fel na all unigolion heb y lefel angenrheidiol o gliriad diogelwch (lle bo hynny'n briodol) gael mynediad ato. Mae'r angen hwn i storio deunydd o'r fath yn ddiogel yn berthnasol i bawb sy'n gyfrifol am drin y deunydd.

Rhaid i'r Cyngor roi'r mesurau diogelwch gwarchodol canlynol ar waith:

• Diogelwch ffisegol i warchod unrhyw gynwysyddion storio neu eiddo lle gall y wybodaeth gael ei storio neu lle gellir cael mynediad ati;

• Diogelwch TG er mwyn lleihau'r risg o fynediad diawdurdodedig at systemau TG; a

• Chliriad diogelwch priodol ar gyfer staff a'r cliriad diogelwch wedi ei lunio i roi sicrwydd bod y xxxx xxxx â mynediad at y deunydd hwn yn ddibynadwy ac yn bobl y gellir ymddiried yn llwyr ynddynt;

• Diogelwch ffisegol yn ei le i ddiogelu unrhyw gamerâu neu offer recordio;

• Trefniadau priodol yn eu lle i sicrhau bod mynediad i offer recordio yn cael ei gymeradwyo ar lefel briodol, a chadw cofnod o ddefnydd o'r fath.

Dileu a Dinistrio ‌

Dylid trefnu i wybodaeth a gafwyd drwy wyliadwriaeth gudd neu ymyrryd ag eiddo, yn ogystal â phob copi, detholiad a chrynodebau sy'n cynnwys deunydd o'r xxxx xxxx eu dileu neu eu dinistrio a dylid eu dinistrio mewn modd diogel cyn gynted ac nad oes mo'u xxxxxx xxxxxxx ar gyfer y diben(ion) awdurdodedig yn unol â'r Rhaglen Cadw Corfforaethol: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxx.xxx.

Dylid cael gwared ar gofnodion dyblyg sydd ym meddiant y gwasanaeth mewn dull priodol

h.y. dylid eu trin fel gwastraff cyfrinachol a dylid eu rhwygo.

Os cedwir gwybodaeth o'r fath, dylid ei hadolygu ar gyfnodau priodol, er mwyn sicrhau bod y cyfiawnhad dros ei chadw'n parhau'n ddilys.

Deunydd Cyfrinachol a Deunydd sy'n Meddu ar Fraint Gyfreithiol ‌

Mae gofynion penodol a manwl iawn hefyd o ran deunydd sy'n arbennig o sensitif. Mae llawer o'r deunydd hwn yn ddarostyngedig i gyfundrefnau uwch awdurdodi. Ymhlith deunydd o'r math hwn, mae'r canlynol:

• Deunydd sy'n rhwym wrth fraint gyfreithiol;

• Gwybodaeth bersonol gyfrinachol;

• Gwybodaeth gyfansoddiadol gyfrinachol; a

• Deunydd newyddiadurol cyfrinachol a ffynonellau newyddiadurwyr.

Dim ond Swyddogion Awdurdodi â'r hawl ganddynt i roi caniatadau yn ymwneud â gwybodaeth gyfrinachol neu freintiedig gaiff awdurdodi gwyliadwriaeth gyfeiriedig sy'n debygol o xxxxxx xxx y bwriedir iddi arwain at gaffael gwybodaeth am ddeunydd cyfrinachol neu freintiedig. Rhaid bod yn ofalus os byddai modd, trwy gadw gwyliadwriaeth, gaffael gwybodaeth am drafodaethau rhwng gweinidog yr efengyl ac unigolyn ynghylch lles ysbrydol yr olaf, neu os yw materion o gyfrinachedd meddygol neu newyddiadurol xxx sylw.

Os yw materion o'r fath wedi cael eu caffael a'u cadw, rhaid i Uwch-swyddog Cyfrifol y Cyngor ar gyfer XXXX xxxx ei hysbysu cyn gynted â phosibl oherwydd dylai'r mater gael ei adrodd i Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio yn ystod yr arolygiad nesaf a dylai'r deunydd fod ar gael i'r Swyddfa os oes angen.

Marcio ‌

Dylid ystyried marcio deunydd mewn modd priodol, er enghraifft, marcio deunydd cyfrinachol neu sensitif â'r geiriau 'CYFRINACHOL' neu 'PEIDIWCH Â DOSBARTHU HEB GANIATÂD YSGRIFENEDIG'

Gwallau ‌

Bydd paratoi gofalus a gwirio caniatadau a systemau technegol priodol yn lleihau'r posibiliad o wneud gwallau.

Bydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol yn cynnal adolygiad blynyddol o wallau ynghyd â chadw cofnod ysgrifenedig.

Gweler Paragraffau 8.8-8.18 y Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo (2018):

8.6 This section provides information regarding errors. Proper application of the surveillance provisions provided for in Part II of the 2000 Act and the property interference provision provided for in the 1994 and 1997 Acts, should reduce the

scope for making errors. Public authorities will be expected to have thorough procedures in place to comply with these provisions, including for example the careful preparation and checking of warrants and authorisations, reducing the scope for making errors.

8.7 Wherever possible, any technical systems should incorporate functionality to minimise errors.

8.8 An error must be reported if it is a 'relevant error'. Under section 231(9) of the Investigatory Powers Act 2016, a relevant error for the purpose of activity covered by this code is any error by a public authority in complying with any requirements that are imposed on it by any enactment which are subject to review by a Judicial Commissioner. This would include compliance by public authorities with Part II of the 2000 Act or the property interference provisions of the 1994 and 1997 Acts. Examples of relevant errors occurring would include circumstances where:

o Surveillance or property interference activity has taken place without lawful authorization; or

o There has been a failure to adhere to the safeguards set out in the relevant statutory provisions and Chapter 9 of the Code.

8.9 Errors can have very significant consequences on an affected individual's rights and, in accordance with section 235(6) of the Investigatory Powers Act 2016, all relevant errors made by public authorities must be reported to the Investigatory Powers Commissioner by the public authority that is aware of the error.

8.10 When a relevant error has occurred, the public authority that made the error must notify the Investigatory Powers Commissioner as soon as reasonably practicable, and no later than ten working days (or as agreed with the Commissioner) after it has been established by appropriate internal governance processes that a relevant error has occurred. Such internal governance processes are subject to review by the Investigatory Powers Commissioner. Where the full facts of the error cannot be ascertained within that time, an initial notification must be sent with an estimated timescale for the error being reported in full and an explanation of the steps being undertaken to establish the full facts of the error.

8.11 From the point at which the public authority identifies that a relevant error may have occurred, they must take steps to confirm the fact of an error as quickly as it is reasonably practicable to do so. Where it is subsequently confirmed that an error has occurred and that error is notified to the Commissioner, the public authority must also inform the Commissioner of when it was initially identified that an error may have taken place.

8.12 A full report must be sent to the Investigatory Powers Commissioner as soon as reasonably practicable in relation to any relevant error, including details of the error and, where it has not been possible to provide the full report within ten working days (or as agreed with the Commissioner) of establishing the fact of the error, the reasons this is the case. The report should include information on the cause of the error; the amount of surveillance or property interference conducted and material obtained or disclosed; any unintended collateral intrusion; any analysis or action taken; whether any material has been retained or destroyed; and a summary of the steps taken to prevent recurrence.

8.13 The Investigatory Powers Commissioner may issue guidance as necessary, including guidance on the format of error reports. Public authorities must have regard to any guidance on errors issued by the Investigatory Powers Commissioners.

8.14 In addition to the above, errors may arise where a warrant or authorisation has been obtained as a result of the public authority having been provided with information which later proved to be incorrect due to an error on the part of the person providing the information, but on which the public authority relied in good faith. Whilst these actions do not constitute a relevant error on the part of the authority which acted on the information, such occurrences should be brought to the attention of the Investigatory Powers Commissioner. Where reporting such circumstances to the Investigatory Powers Commissioner, the processes outlined at Paragraph 8.10 apply as they apply to the reporting of a relevant error.

Adrodd am Wallau Perthnasol

O fis Tachwedd 2022 ymlaen, bydd yn rhaid adrodd am Wallau Perthnasol a gyflawnir gan awdurdodau cyhoeddus, wrth arfer eu pwerau a'u cyfrifoldebau o xxx Ddeddf Pwerau Ymchwilio 2016, Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 a Deddf yr Heddlu 1997, gan ddilyn y broses ddiwygiedig ganlynol:

• Rhaid i'r Cyngor adrodd am unrhyw Wall Perthnasol i'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio (IPCO) yn unol â'r Cod Ymarfer perthnasol.

• Xxxxx pob adroddiad gael ei anfon i Xxxxxx@xxxx.xxx.xx.

• Ar ôl derbyn Gwall Perthnasol, rhoddir cydnabyddiaeth awtomatig.

• Os oes angen unrhyw wybodaeth xxxxxxx xxx gymryd unrhyw gamau pellach o ganlyniad i adroddiad Gwall Perthnasol, bydd Arolygydd Comisiynydd Pwerau Ymchwilio yn cysylltu â'r Cyngor.

• Yna caiff y Gwall Perthnasol ei asesu er mwyn pennu a allai'r amgylchiadau fod wedi:

a) xxxxxx at niwed difrifol neu

b) galw am wneud unrhyw newidiadau xxxx i bolisi neu weithdrefnau cenedlaethol. Os mai dyma yw'r achos, cynhelir ymchwiliad.

• Os bernir nad yw'n ddifrifol, caiff y Gwall Perthnasol ei ystyried yn yr archwiliad Comisiynydd Pwerau Ymchwilio nesaf.

Caiff Gwallau Perthnasol eu hystyried yn rheolaidd ym mhob un o archwiliadau'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio.

Bydd yn ofynnol i'r Cyngor ddarparu cofnodion a chadarnhau bod y gwall, sydd heb unrhyw gysylltiad neu berthnasedd ag unrhyw ymchwiliad neu weithrediad a gynhelir gan y Cyngor, wedi cael ei ddinistrio.

Mae'r Uwch-swyddog Cyfrifol yn gyfrifol am oruchwylio adrodd am wallau i'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio, a nodi achos(ion) y gwallau a gweithredu prosesau i'w xxxx rhag digwydd eto.

Enghreifftiau o gamgymeriadau cyffredin ar ffurflenni RIPA

• Defnyddio hen ffurflenni'r Swyddfa Gartref;

• Peidio â nodi cyfeirnod unigryw ar y ffurflen;

• Copïo geiriad caniatadau blaenorol;

• Methu â rhoi esboniadau manwl o'r hyn a fydd yn digwydd fel rhan o'r gwaith gwyliadwriaeth;

• Methu ag ystyried a/neu egluro'r ffactorau cymesuredd yn ddigonol;

• Methu ag ystyried a/neu egluro'r ymyrraeth anuniongyrchol yn ddigonol;

• Methu ag ystyried y tebygrwydd o gaffael gwybodaeth gyfrinachol;

• Methu ag anfon ffurflenni (gwreiddiol) wedi'u llenwi at yr Uwch-swyddog Cyfrifol; neu

• Fethu â gofyn am ganiatâd i ddefnyddio'r tactegau y mae'n wybyddus eu bod ar xxxx xxx y bwriedir eu defnyddio yn unig.

Enghreifftiau o gamgymeriadau Swyddogion Awdurdodi

• Naratif ailadroddus a rhoi sêl bendith heb ystyried yr xxxx ffeithiau a nodir ar y ffurflen gais am ganiatâd yn briodol;

• Methu â nodi'n glir pa weithgareddau a chyfarpar gwyliadwriaeth a ganiateir;

• Heb fod yn gwybod yr hyn y gall y cyfarpar gwyliadwriaeth a ganiateir ei wneud;

(e.e. camerâu sy'n recordio'n barhaus, y gallu i greu delweddau thermol / is-goch, camerâu sy'n cael eu switsio ymlaen gan symudiadau);

• Methu â dangos bod dulliau llai ymwthiol wedi'u hystyried yn ddigonol a xxxx eu bod wedi'u diystyru er mwyn defnyddio'r dacteg a ddewiswyd;

• Methu â rhoi cyfarwyddiadau ynghylch rheoli a storio cynnyrch y wyliadwriaeth wrth ganslo caniatâd;

• Dim gweithdrefnau cadarn na gweithdrefnau sicrhau ansawdd ar waith;

• Methu â rhoi tystiolaeth o gymesuredd – bod dulliau eraill wedi'u hystyried, a bod y meini prawf perthnasol wedi'u hystyried; neu

• Rhaid barnu'r angen am ganiatâd ar adeg rhoi'r caniatâd, ac nid drwy edrych yn ôl.

Gwallau Difrifol

8.15 Section 231 of the 2016 Act states that the Investigatory Powers Commissioner must inform a person of any relevant error relating to that person if the Commissioner considers that the error is a serious error and that it is in the public interest for the person concerned to be informed of the error. The Commissioner may not decide that an error is a serious error unless he or she considers that the error has caused significant prejudice or harm to the person concerned. The fact that there has been a breach of a person's Convention rights (within the meaning of the Human Rights Act 1998) is not sufficient by itself for an error to be a serious error.

8.16 In deciding whether it is in the public interest for the person concerned to be informed of the error, the Commissioner must in particular consider:

o national security;

o the prevention or detection of serious crime;

o the economic well-being of the United Kingdom; or

o the continued discharge of the functions of any of the intelligence services

8.17 Before making their decision, the Commissioner must ask the public authority which has made the error to make submissions on the matters concerned. Public authorities must take all such steps as notified to them by the Investigatory Powers Commissioner to help identify the subject of a serious error. See Reporting Relevant Errors above.

8.18 When informing a person of a serious error, the Commissioner must inform the person of any rights that the person may have to apply to the Investigatory Powers Tribunal, and provide such details of the error as the Commissioner considers to be necessary for the exercise of those rights.

Gellir cael rhagor o arweiniad fan hyn:

• Paragraffau 7.1 – 7.20 o'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol 2018 a

• Paragraffau 8.6 – 8.18 o'r Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018

CODI PRYDER ‌

Mae'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio (IPCO) yn cydnabod pwysigrwydd y porth gwybodaeth sy'n cael ei greu yn Neddf Pwerau Ymchwilio 2016.

Mae'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio wedi cyhoeddi cyfarwyddyd i'r rhai sydd am ddatgelu gwybodaeth ynghylch defnyddio pwerau ymchwilio:

2022-08-Disclosing-information-to-IPCO.pdf(ipco-wpmedia-prod-s3.s3.eu-west- 0.xxxxxxxxx.xxx)

Mae'r cyfarwyddyd hwn yn ymwneud â datgeliadau ynghylch unrhyw faterion sydd wedi'u cynnwys o fewn goruchwyliaeth y Comisiynydd Pwerau Ymchwilio.

Mae'r cyfarwyddyd yn datgan, lle y bo'n briodol, y dylai polisi chwythu'r chwiban mewnol cyflogwr gael ei ystyried yn gyntaf. Mae'r polisi hwn i'w weld yma: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/

CWYNION ‌

Caiff unrhyw un sy'n anfodlon â'r modd y mae'r Cyngor wedi cadw gwyliadwriaeth, neu'r modd y mae'n cadw gwyliadwriaeth, wneud cwyn. Yr unigolyn fydd yn penderfynu pa weithdrefn y dylid ei defnyddio.

Os bydd yr unigolyn am gwyno gan ddefnyddio gweithdrefnau'r Cyngor, dylai'r achwynydd gael gwybod am Drefn Gwyno Gorfforaethol y Cyngor, (gweler xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxx/xxxxxxx- corfforaethol/ a

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx.xxx) Bydd y xxxx yn xxxx xx thrafod yn unol â'r weithdrefn honno.

Os bydd yr unigolyn am gyflwyno cwyn yn uniongyrchol i gorff annibynnol, neu os bydd wedi defnyddio gweithdrefnau mewnol y Cyngor a'i fod yn dal i fod yn anfodlon, caiff gyflwyno cwyn i'r Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio ('IPT').

Xxx xxx y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio yr awdurdod i ymchwilio a dod i benderfyniad ynghylch cwynion yn erbyn defnydd awdurdod cyhoeddus o bwerau ymchwilio. Er mwyn cael rhagor o wybodaeth am y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio xxx xx mwyn gwneud cwyn, yna ceir manylion llawn sut mae gwneud hynny ar wefan y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio (IPT): xxx.xxx-xx.xxx.

Gellir anfon cwyn ysgrifenedig i'r cyfeiriad isod:

The Investigatory Powers Tribunal PO Box 33220

London SWIH 9ZQ

* Gweler Rhan 5 isod am gwynion ynghylch Data Cyfathrebu

RHAN 5 – Data Cyfathrebu ‌

Daeth Gorchymyn Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Data Cyfathrebu) 2010 (OS 2010 rhif 480) i rym ar 6 Ebrill 2010 ac mae'n cadarnhau'r pwerau a geir ym Mhennod 2 o RIPA a ddarparwyd i'r Awdurdodau Lleol gan Orchymyn cyfatebol 2003.

Yn gryno, mae Pennod 2 yn caniatáu i Awdurdod Cyhoeddus, fel y Cyngor, gaffael gwybodaeth a ddiffinnir fel "data cyfathrebu" ("communications data"). Mae hyn yn cynnwys data tanysgrifio a data gwasanaeth ond nid "data traffig" ("traffic data") fel y'i diffinnir gan y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA).

Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 ('IPA 2016') sy'n rheoleiddio mynediad i ddata cyfathrebu (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/00/). Gweler hefyd God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018:

xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxx a/file/757850/Communications_Data_Code_of_Practice.pdf.

Ystyr 'Data Cyfathrebu'‌

Gwybodaeth sy'n cael ei chadw gan ddarparwyr gwasanaethau cyfathrebu (e.e. cwmnïau telathrebu, rhyngrwyd a phost) sy'n ymwneud â chyfathrebiadau'u cwsmeriaid yw data cyfathrebu. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â defnyddio gwasanaeth cyfathrebu, ond nid cynnwys y cyfathrebiadau'u hunain.

Gallai enghraifft syml o gais llwyddiannus am ddata cyfathrebu gynnwys, er enghraifft, gwneud cais am fanylion yn cadarnhau dyddiad ac amser e-xxxx, ond nid ei gynnwys.

Mae Cod Ymarfer Data Cyfathrebu 2018 yn nodi (ym mharagraff 2.18) bod y term 'data cyfathrebu' yn cynnwys 'pwy', 'pryd', 'ble', a 'sut' y cyfathrebwyd ond nid cynnwys y cyfathrebiad h.y. yr hyn a ddywedwyd neu a ysgrifennwyd (diffinnir cynnwys cyfathrebiad yn adran 261(6) o Ddeddf Pwerau Ymchwilio 2016 fel unrhyw elfen o'r cyfathrebiad, neu unrhyw ddata sydd ynghlwm wrth y cyfathrebiad neu'n rhesymegol gysylltiedig ag ef, sy'n datgelu unrhyw xxxx o'r hyn y gellid yn rhesymol ei ystyried yn ystyr (os oes un) y cyfathrebiad hwnnw).

Mae Cod Ymarfer Data Cyfathrebu 2018 yn nodi, mewn perthynas â Data Cyfathrebu :

2.19 'It includes the way in which, and by what method, a person or thing communicates with another person or thing. It excludes anything within a communication including text, audio and video that reveals the meaning, other than inferred meaning, of the communication.

2.20 It can include the address to which a letter is sent, the time and duration of a communication, the telephone number or email address of the originator and recipient, and the location of the device from which the communication was made. It covers electronic communications including internet access, internet telephony, instant messaging and the use of applications. It also includes postal services.

2.21 Communications data is generated, held or obtained in the provision, delivery and maintenance of communications services – i.e. postal services or telecommunications services.

2.22 Communications data in relation to telecommunications operators' services and systems includes data held or obtainable by a telecommunications operator or postal operator or which is available directly from a telecommunication system and comprises four elements.

Data about an entity to which a telecommunications service is provided and relates to the provision of the service

2.23 This data includes information about any person or entity to whom a service is provided, whether a subscriber or guest user and whether or not they have ever used that service. For example, this may include information about the person associated with an email address even if that email address has not been used since its creation.

2.24 An entity (see below for further details) can also include devices so this data would cover information about the devices owned by a customer as well as the services provided by the telecommunications operator to which the owner of the devices subscribes. This data may include names and addresses of subscribers.

2.25 Importantly this data is limited to data held or obtained by the telecommunications operator in relation to the provision of a telecommunications service – it does not include data which may be held about a customer by a telecommunications operator more generally which is not related to the provision of a telecommunications service.

2.26 For example, for a social networking provider data such as the status of the account, contact details for the customer and the date a person registered with the service would all be communications data as they relate to the use of the service. However, other data held by the provider about a customer which does not relate to the provision of the telecommunications service, including personal information such as political or religious interests included in profile information, is not within scope of the definition of communications data.

Data comprised in, included as part of, attached to or logically associated with a communication for the purposes of a telecommunication system that facilitates the transmission of that communication

2.27 This data includes any information that is necessary to get a communication from its source to its destination, such as the dialled telephone number or Internet Protocol (IP) address. It includes data which:

- identifies the sender or recipient of a communication or their location;

- identifies or selects the apparatus used to transmit the communication;

- comprises signals which activate the apparatus used (or which is to be used) to transmit the communication; and

- identifies data as being part of a communication.

2.28 This element of the communications data definition also includes data held, or capable of being obtained, by the telecommunications operator which is logically associated with a communication for the purposes of the telecommunication system by which the communication is being, or may be, transmitted. In practice this will often mean any data which is used to route or transmit a communication which the telecommunications operator holds or could obtain, for example from the network.

Communications Data Code of Practice

2.29 This might include, for example data about domain name system ('DNS') requests which allow communications to be routed across the network. It also includes data that facilitates the transmission of future communications (regardless of whether those communications are, in fact, transmitted).

2.30 Only information falling within this section of the definition of communications data can be obtained directly from a telecommunication system by a public authority.

Data which relates to the use of a service or system

2.31 This element includes other information held by a telecommunications operator about the use of the service such as information that the provider holds for billing purposes.

Data which is about the architecture of a telecommunication system.

2.32 The definition of communications data additionally includes data held by a telecommunications operator about the architecture of the telecommunication system (sometimes referred to as 'reference data'). This may include the location of cell masts or Wi-Fi hotspots. This information itself does not contain any information relating to specific persons and its acquisition in its own right does not interfere with the privacy of any customers. However, this data is often necessary for the public authority to interpret the data received in relation to specific communications or users of a service.

2.33 Part 3 of the Act does not apply to any conduct by a public authority to obtain publicly or commercially available communications data. A communications data authorisation under Part 3 is not mandatory to obtain reference data, such as mobile phone mast locations, from a telecommunications operator as there is no intrusion into an individual's rights. However, some reference data, such as details of Wi-Fi hotspots, may be commercially sensitive and an authorisation can be sought by a public authority seeking to obtain this data from a telecommunications operator where the telecommunications operator requires it.

Entity and Events Data

2.34 All communications data held by a telecommunications operator or obtainable from a telecommunication system falls into two categories:

• entity data – this data is about entities or links between them and describes or identifies the entity but does not include information about individual events. Entities could be individuals, groups and objects (such as mobile phones or other communications devices);

• events data – events data identifies or describes events in relation to a telecommunication system which consist of one or more entities engaging in an activity at a specific point, or points, in time.

2.35 The authorisation levels required to access communications data reflect the fact that the set of events data as a whole contains the more intrusive communications data, including information on who has been in communication

with whom, a person's location when their mobile device connects to the network and internet connection records. The rank of the designated senior officer that can authorise acquisition of data reflects the differing levels of intrusiveness of the data. For example, in certain circumstances, the police can authorise access to entity data at Inspector level but events data is authorised at Superintendent level. Additionally entity data can be obtained in a wider range of crime types than events data.

2.36 There are some circumstances where a telecommunications operator will need to process events data in order to respond to a request for entity data. In such circumstances the level of authorisation required is for the type of data that is to be disclosed, rather than the type of data that is processed e.g. where a public authority wants to know the identity of a person using an IP address at a specific time and date this will be an application for entity data.

2.37 Where a public authority provides events data to a telecommunications operator as part of a request for entity data then the telecommunications operator may disclose that events data in the response to the entity data authorisation. Taking the example above, the telecommunications operator could include the time and date of the communication as part of the response without the need for it to be authorised as an event. This is because the public authority, by providing the events data to the telecommunications operator, has demonstrated they are already aware of the event and only intend to determine the entity involved in that event. By disclosing the events data the telecommunications operator would only be providing the public authority with information they already knew. Such disclosure is likely to occur where the telecommunications operator discloses the full record from their systems.

Entity data

2.38 Entity data covers information about a person or thing, and about links between a telecommunications service, part of a telecommunication system and a person or thing, that identify or describe the person or thing. This means that individual communication devices such as phones, tablets and computers are entities. The links between a person and their phone are therefore entity data but the fact of or information about communications between devices on a network at a specific time and for a specified duration would be events data.

2.39 Examples of entity data include:

• 'subscriber checks' such as "who is the subscriber of phone number 00000 000 000?", "who is the account holder of e-mail account xxxxxxx@xxxxxxx.xx.xx?" or "who is entitled to post to web space xxx.xxxxxxx.xx.xx?";

• subscribers' or account holders' account information, including names and addresses for installation, and billing including payment method(s), details of payments;

• information about the connection, disconnection and reconnection of services to which the subscriber or account holder is allocated or has subscribed (or may have subscribed) including conference calling, call messaging, call waiting and call barring telecommunications services;

• information about apparatus or devices used by, or made available to, the subscriber or account holder, including the manufacturer, model, serial numbers and apparatus codes (This includes PUK (Personal Unlocking Key) codes for mobile phones. These are initially set by the handset manufacturer

and are required to be disclosed in circumstances where a locked handset has been lawfully seized as evidence in criminal investigations or proceedings); and

• information about selection of preferential numbers or discount calls.

2.40 Entity data can change over time. So, for example if a person moves house the address held by a telecommunications operator will change. The fact of that is an attribute of the entity (the person) and not a communication event.

2.41 Some telecommunications operators may choose to retain user passwords as clear text for business purposes (In many cases a telecommunications operator will actually retain a password hash rather than the password itself. When a user enters the password to use a service it is encrypted and the hash generated is checked against the hash already held by a telecommunications operator meaning the operator never needs to retain the actual password). In this context passwords would constitute entity data. Any information, such as a password, giving access to the content of any stored communications or access to the use of a communications service may only be sought under Part 3 of the Act from a telecommunications operator in the following circumstances:

o where such information is necessary in the interests of national security; or

o for preventing death, injury or damage to health.

2.42 A communications data authorisation cannot authorise a public authority to use a password obtained through that or another communications data authorisation. If a public authority wishes to use a password obtained through a communications data authorisation to access the content of stored communications or any communications service it must, in accordance with section 6

2.43 of the Act, ensure that it has appropriate lawful authority.

Events

2.44 Events data covers information about time-bound events taking place across a telecommunication system at a time interval. Communications data is limited to communication events describing the transmission of information between two or more entities over a telecommunications service. This will include information which identifies, or appears to identify, any person, apparatus ('Apparatus' is defined in section 263 of the Act to include 'any equipment, machinery or device (whether physical or logical) and any wire or cable') or location to or from which a communication is transmitted. It does not include non-communication events such as a change in address or telephone number for a customer.

2.45 Examples of events data include, but are not limited to:

• information tracing the origin or destination of a communication that is, or has been, in transmission (including incoming call records);

• information identifying the location of apparatus when a communication is, has been or may be made or received (such as the location of a mobile phone);

• information identifying the sender or recipient (including copy recipients) of a communication from data comprised in or attached to the communication;

• routing information identifying apparatus through which a communication is or has been transmitted (for example, file transfer logs and e-mail headers – to the extent that content of a communication, such as the subject line of an e-mail, is not disclosed);

• itemised telephone call records (numbers called) (Itemised bills can include an indication of the cost for receiving communications, for example calls and messages received by a mobile telephone that has been 'roaming' on another network);

• itemised internet connection records;

• itemised timing and duration of service usage (calls and/or connections);

• information about amounts of data downloaded and/or uploaded;

• information about the use made of services which the user is allocated or has subscribed to (or may have subscribed to) including conference calling, call messaging, call waiting and call barring telecommunications services.'

Ymyrryd â Data Cyfathrebu ‌

Ni all awdurdod lleol recordio galwadau ffôn rhwng dau xxxxx pan nad yw'r xxxxx xxxxx na'r llall yn gwybod bod yr alwad yn cael ei recordio.

Mewn rhai sefyllfaoedd, gall y xxxx xx'n ffonio neu'n derbyn galwad gydsynio i'r sgwrs ffôn gael ei recordio. O xxx amgylchiadau o'r fath, nid oes angen gwarant. I gadw gwyliadwriaeth o'r fath, bydd xxxxx xx xxxxx caniatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig neu ganiatâd i ddefnyddio ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol os mai ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol sy'n gwneud neu'n derbyn yr alwad (fel arfer swyddog sy'n 'gweithio'n gudd').

Os yw'r swyddog neu'r ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol yn bwriadu recordio sgwrs ffôn fel rhan o weithgareddau gwyliadwriaeth gyfeiriedig neu weithgareddau sy'n defnyddio ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol sydd eisoes wedi'u caniatáu, nid oes angen cael caniatâd arbennig neu ganiatâd ychwanegol.

Nid yw fframwaith deddfwriaethol RIPA'n berthnasol i'r gwaith o recordio sgyrsiau ffôn at ddibenion nad ydynt yn gysylltiedig â phwerau ymchwilio.

Mae'r Ddeddf Pwerau Ymchwilio (IPA) 2016 yn amlinellu'r dyletswyddau cyffredinol o ran preifatrwydd wrth ymwneud â'r canlynol:

• ymyrryd yn anghyfreithlon â data cyfathrebu a

• chaffael data cyfathrebu yn anghyfreithlon.

Mae'r Ddeddf hefyd yn diddymu ac yn cyfyngu ar nifer o bwerau cyffredinol i gaffael data cyfathrebu ac yn cyfyngu ar yr amgylchiadau hynny lle gellir cynnal ymyrraeth ag offer ac y gellir gwneud rhai ceisiadau am ymyrryd â chyfathrebu. Mae'r Ddeddf yn nodi gwaharddiadau rhag ymyrraeth anghyfreithlon.

Sylwch, o xxx xxxxx 11 o Ddeddf Pwerau Ymchwilio 2016, mae'n drosedd i unigolyn mewn awdurdod cyhoeddus gael data cyfathrebu yn fwriadol neu'n ddi-hid gan weithredwr telathrebu neu weithredwr post heb awdurdod cyfreithlon. Ni chyflawnir trosedd os gall yr unigolyn xxxx xx'n cael y data ddangos ei fod wedi gweithredu yn y gred resymol bod ganddo ganiatâd cyfreithlon.

Nid yw'n drosedd i gael gafael ar ddata cyfathrebu lle mae'r data hwn ar gael yn gyhoeddus neu'n fasnachol gan weithredydd telathrebu/gweithredwr post. Mewn amgylchiadau o'r xxxx xxx cydsyniad y gweithredwr yn darparu'r awdurdod cyfreithlon. Fodd bynnag, ni ddylai awdurdodau cyhoeddus fynnu, neu wahodd, unrhyw weithredwr i ddatgelu data cyfathrebu trwy ddibynnu ar yr eithriad hwn.

Nid yw Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 yn caniatáu i awdurdodau lleol ryng-gipio data cyfathrebu. Dim ond trwy Un Pwynt Cyswllt (SPC) y Rhwydwaith Gwrth-dwyll

Cenedlaethol (NAFN) y caniateir i Swyddogion y Cyngor gael gafael ar Data Cyfathrebu (gweler isod).

Mae caniatadau Data Cyfathrebu yn dod i ben 1 mis ar ôl y dyddiad cymeradwyo. Gall adnewyddiad wedi'i ganiatáu estyn y caniatâd am hyd at fis ychwanegol.

Gallai methu â sicrhau cymeradwyaeth briodol a chydymffurfio â Pholisi'r Cyngor arwain at eithrio tystiolaeth gan Lysoedd, cwynion yn erbyn y Cyngor, neu gyflawni troseddau. Mae'r Cyngor yn destun archwiliad ac arolygiad gan Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio ac mae'n bwysig ein bod yn cydymffurfio â Deddf Pwerau Ymchwilio 2016.

Cael gafael ar ddata cyfathrebu drwy Un Pwynt Cyswllt (SPOC) y Rhwydwaith Gwrth- dwyll Cenedlaethol (NAFN)‌

Mae'n hanfodol bod caffael Data Cyfathrebu wedi'i ganiatáu'n briodol.

Mae caffael data cyfathrebu o xxx Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 yn cynnwys pedair rôl:

(a) Ymgeisydd;

(b) Swyddog ar Reng Gymeradwy;

(ch) Uwch-swyddog Cyfrifol mewn Awdurdod Cyhoeddus.

Caiff ceisiadau am ddata cyfathrebu eu caniatáu trwy aelodaeth y Cyngor o'r Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol ('NAFN') sy'n gweithredu fel Un Pwynt Cyswllt achrededig ar gyfer gweithredwyr telathrebu, gweithredwyr post a darparwyr gwasanaethau'r rhyngrwyd.

Rhaid i Swyddogion sydd wedi'u hawdurdodi i geisio caffael unrhyw fath o ddata cyfathrebu (yr Ymgeisydd) wneud cais i'w gaffael trwy xxxxx canolog Un Pwynt Cyswllt y Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol. Rhaid i Swyddog ar Reng Gymeradwy hefyd fod yn ymwybodol o'r cais ac mae'r Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol yn hwyluso cymeradwyo'r cais gan y Swyddfa Awdurdodi Data Cyfathrebu ('OCDA').

Ers i Ddeddf Pwerau Ymchwilio 2016 (IPA) ddod i rym, hon yw'r brif ddeddfwriaeth sy'n pennu sut mae awdurdodau cyhoeddus, gan gynnwys asiantaethau gorfodi'r gyfraith, asiantaethau cuddwybodaeth ac awdurdodau lleol, yn defnyddio'r pwerau ymchwilio sydd ar gael i ni. Mae'r pwerau hyn yn darparu ar gyfer caffael yn gyfreithlon ddata cyfathrebu, gan gynnwys manylion ynglŷn â phwy a gyfathrebodd, ble, pryd, sut a chyda phwy, ond nid y cynnwys (hynny yw, yr hyn a ddywedwyd).

I ddefnyddio gwefan ddiogel NAFN, rhaid i'r ymgeiswyr gofrestru'n unigol ar wefan NAFN yn xxx.xxxx.xxx.xx. Ar ôl cofrestru, rhaid i'r ymgeisydd lenwi'r ffurflen gais ar-lein a'i chyflwyno'n electronig i un o swyddogion NAFN. Bydd yn rhoi gwybod i'r ymgeisydd a oes xxxxx xxxx wneud unrhyw newidiadau. Gellir lawrlwytho'r ffurflenni perthnasol o wefan y Swyddfa Gartref hefyd, a gellir cael copi gan yr Uwch-swyddog Gyfrifol neu Gynrychiolydd yr Uwch-swyddog Gyfrifol.

Rhaid i'r cais i gaffael data cyfathrebu (yn ôl paragraffau 5.4-5.5 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018):

• disgrifio'r data cyfathrebu sy'n ofynnol, gan nodi, lle bo hynny'n berthnasol, unrhyw ddyddiad(au) hanesyddol neu yn y dyfodol a, lle bo hynny'n briodol, cyfnod(au) amser;

• nodi'r pwrpas y xxx xxxxx y data ar ei gyfer, trwy gyfeirio at bwrpas statudol o xxx y Ddeddf;

• cynnwys cyfeirnod unigryw;

• cynnwys enw a swydd, rheng neu radd y xxxx xx'n gwneud y cais;

• disgrifio a yw'r data cyfathrebu'n ymwneud â dioddefwr, tyst, achwynydd, rhywun sydd xxx amheuaeth, perthynas agosaf, person bregus neu xxxxxx arall sy'n berthnasol i'r ymchwiliad neu'r ymgyrch;

• cynnwys enw'r ymgyrch (os yw'n berthnasol) y mae'r cais yn ymwneud ag ef;

• nodi ac egluro'r amserlen y xxx xxxxx y data ar ei gyfer;

• esbonio xxx yr ystyrir bod caffael y data hwnnw'n angenrheidiol ac yn gymesur â'r hyn y ceisir ei gyflawni trwy ei gaffael (gweler adran Cod Ymarfer Data Cyfathrebu 2018 ar reidrwydd a chymesuredd, gan ddechrau ym mharagraff

3.3. Mae hyn hefyd yn berthnasol i'r ddau fwled nesaf ar ymyrraeth anuniongyrchol a chanlyniadau anfwriadol);

• cyflwyno'r achos dros ei ganiatáu mewn ffordd deg a chytbwys. Yn benodol, dylid gwneud pob ymdrech resymol i ystyried gwybodaeth sy'n cefnogi neu'n gwanhau'r achos dros ei ganiatáu;

• ystyried a, lle bo hynny'n briodol, disgrifio unrhyw ymyrraeth anuniongyrchol ystyrlon – i xx xxxxxx y gellir torri hawliau unrhyw unigolyn nad yw'n destun ymchwiliad a xxxx y gellir cyfiawnhau'r ymyrraeth honno o xxx yr amgylchiadau;

• ystyried a, lle bo hynny'n briodol, disgrifio unrhyw ganlyniadau anfwriadol posibl yn sgil y cais; a

• lle mae data yn cael eu ceisio gan weithredwr telathrebu neu weithredwr post, a all y gweithredwr telathrebu neu weithredwr post hysbysu'r unigolyn(unigolion) sy'n destun gwyliadwriaeth o'r ffaith bod cais wedi cael ei wneud am ei ddata.

• Dylai'r cais gofnodi wedi hynny a gafodd ei ganiatáu gan unigolyn sy'n caniatáu a phryd y gwnaed y penderfyniad hwnnw. Xxxxx'r awdurdod cyhoeddus gadw ceisiadau a dylent fod yn hygyrch i'r Un Pwynt Cyswllt.

Bydd y swyddog NAFN a benodir yn Un Pwynt Cyswllt, ymhlith pethau eraill, yn cyflawni rôl rheoli ansawdd ac yn rhoi cyngor ar faterion amrywiol i gynorthwyo'r swyddog ymchwilio a'r Swyddog ar Reng Gymeradwy yn y Cyngor ar gyfer Caniatadau Data Cyfathrebu, y mae'n ofynnol iddynt fod ar yr un lefel (gweler 4.11 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018) â'r Uwch- swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu.

Bydd Un Pwynt Cyswllt NAFN yn cynghori a yw'r cais yn bodloni'r gofynion statudol, a oes modd i'r Gweithredwyr Telathrebu, Gweithredwyr Post neu'r Darparwyr Gwasanaethau Rhyngrwyd gael gafael ar y wybodaeth ofynnol yn rhwydd, ac a yw'r cais yn effeithiol o ran

cost. Bydd Un Pwynt Cyswllt NAFN hefyd yn gweithredu fel swyddog cyswllt gan gyfathrebu â'r Gweithredwyr Telathrebu, Gweithredwyr Post neu Ddarparwyr Gwasanaethau Rhyngrwyd.

Ar hyn o xxxx xxx'r swyddogion canlynol yn ymgymryd â rôl 'Swyddogion ar Reng Gymeradwy' i gadarnhau i NAFN eu bod yn ymwybodol o'r cais a wnaed ar ran y Cyngor:

1. Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi, Perfformiad a Diogelu'r Cyhoedd; Eilyddion eraill (os nad yw Swyddog ar Reng Gymeradwy 1 uchod ar gael);

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Pobl a Threfniadaeth; a

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Porth Cynnal.

Bydd y Swyddog ar Reng Gymeradwy yn derbyn hysbysiad, pan fydd yr ymgeisydd yn cwblhau'r cais, ei fod wedi'i gyflwyno. Ar ôl iddo gadarnhau ei fod yn ymwybodol o'r cais, bydd Un Pwynt Cyswllt NAFN yn derbyn y cais ac yn cynnal gwiriadau priodol ar y cais. Os bydd unrhyw newidiadau sylfaenol yn cael eu gwneud i'r cais, bydd yn ofynnol i'r Swyddog ar Reng Gymeradwy gadarnhau ei fod yn ymwybodol o'r cais diwygiedig. Bydd y Swyddog ar Reng Gymeradwy yn anfon copi o'r e-xxxx at yr Uwch-swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu (gweler isod).

Asiantaeth Awdurdodi: Y Swyddfa Awdurdodi Data Cyfathrebu ('OCDA')‌

Cyflwynodd Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 y Swyddfa Awdurdodi Data Cyfathrebu fel, y xxxxx annibynnol sy'n gyfrifol am ganiatáu ac asesu pob cais cyfathrebu data o xxx Ddeddf Pwerau Ymchwilio 2016. Mae'r Swyddfa yn cyflawni'r swyddogaethau canlynol:

• Asesiad annibynnol o'r xxxx geisiadau cyfathrebu data.

• Caniatáu unrhyw geisiadau priodol.

• Sicrhau atebolrwydd Awdurdodau yn y broses a safonau diogelu.

O ganlyniad, nid oes angen cymeradwyaeth farnwrol i gaffael data cyfathrebu gan Swyddogion awdurdod lleol mwyach. Bydd NAFN yn cyflwyno'r cais i'r OCDA a fydd wedyn yn asesu'r cais. Bydd Un Pwynt Cyswllt NAFN (neu Un Pwynt Cyswllt y Cyngor) yn defnyddio'r broses ganiatáu i gael gafael ar y data cyfathrebu gofynnol o gronfa ddata'r Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu a bydd y data'n cael eu postio ar y wefan i sicrhau mai dim ond yr ymgeisydd sy'n gallu cael gafael arnynt. Os nad yw NAFN yn gallu mynd i gronfa ddata'r Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu perthnasol yn uniongyrchol, bydd yr Un Pwynt Cyswllt yn anfon hysbysiad i'r Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu yn y ffordd arferol.

Pan fydd yr OCDA yn caniatáu'r cais, mae'r penderfyniad hwn yn cael ei gyfleu i Un Pwynt Cyswllt NAFN a chymerir camau i ofyn am y data gan y darparwyr telathrebu perthnasol ac asiantaethau eraill sy'n dal data cyfathrebu o'r fath i ddarparu'r data angenrheidiol.

Pan fydd yr OCDA yn ei gwneud yn ofynnol i'r cais gael ei ddiwygio, bydd yn cael ei ddychwelyd trwy Un Pwynt Cyswllt NAFN a bydd gan yr Ymgeisydd 14 diwrnod calendr i adolygu'r cais a'i ailgyflwyno. Bydd methu â diwygio'r cais o fewn y 14 diwrnod yn arwain at wrthod y cais yn awtomatig.

Pan fydd yr OCDA yn gwrthod y cais, gall yr Ymgeisydd:

1. Peidio â bwrw ymlaen â'r cais;

2. Ailgyflwyno'r cais gyda chyfiawnhad diwygiedig a/neu ymddygiad diwygiedig i ofyn am y data; neu

3. Ailgyflwyno'r cais heb ei ddiwygio a gofyn i'r OCDA adolygu'r penderfyniad.

Yn achos ceisio adolygiad, neu apelio yn erbyn y penderfyniad gwreiddiol, xxx xxx yr Awdurdod 7 diwrnod calendr i geisio'r adolygiad. Rhaid i Uwch-swyddog Cyfrifol y Cyngor wneud unrhyw xxxx. Bydd yr OCDA yn darparu arweiniad ar y broses hon.

Mae manteision sylweddol i ddefnyddio porth NAFN ac nid oes unrhyw ffordd arall o gael data cyfathrebu, gan fod y Cod Ymarfer yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor ddefnyddio Gwasanaeth Un Pwynt Cyswllt NAFN.

Gellir ceisio gwybodaeth hanesyddol ac yn y dyfodol gan ddarparwr, yn amodol ar gyfyngiadau.

Uwch-swyddog Cyfrifol y Cyngor ar gyfer Data Cyfathrebu ‌

Uwch-swyddog Cyfrifol y Cyngor ar gyfer Data Cyfathrebu yw'r Swyddog Monitro/Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu

Gellir cyfeirio unrhyw gwestiynau ynghylch Data Cyfathrebu at yr Uwch-swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu, neu fel arall Cynrychiolydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu, sef y Swyddog Llywodraethu.

Mae Cod Ymarfer Data Cyfathrebu 2018 (ar gael yn xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxx a/file/822817/Communications_Data_Code_of_Practice.pdf) yn cadarnhau ym mharagraff

4.10 y dylai'r Cyngor gael Uwch-swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu. Rhaid i'r Uwch- swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu fod ar reng uwch, sydd o leiaf yr un rheng â'r uwch swyddog dynodedig (at ddibenion NAFN, byddai hwn yn Gyfarwyddwr Cyngor, Pennaeth Gwasanaeth, Rheolwr Gwasanaeth xxx xxxx gyfatebol). Mae paragraff 4.10 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018 hefyd yn nodi mai'r Uwch-swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu sy'n gyfrifol am y canlynol:

(a) the integrity of the process in place within the public authority to acquire communications data;

(b) engagement with Authorising Officers in the Office for Communications Data Authorisations (where relevant);

(c) compliance with Part 3 of the IPA 2016 and with the Communications Data Code of Practice 2018, including responsibility for novel or contentious cases (see paragraph 8.45 of the Communications Data Code of Practice 2018);

(d) oversight of the reporting of errors to the Investigatory Powers Commissioner ('IPC') and the identification of both the cause(s) of errors and the implementation of processes to minimise repetition of errors;

(e) ensuring the overall quality of applications submitted to Office for Communications Data Authorisations ('OCDA') by the public authority;

(f) engagement with the IPC's inspectors when they conduct their inspections; and

(g) where necessary, oversight of the implementation of post-inspection action plans approved by the IPC.

Rhaid i gofnodion a gedwir gael eu cadw'n ganolog gan Un Pwynt Cyswllt NAFN a bod ar gael i'w harchwilio gan Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio ar gais a'u cadw i ganiatáu i'r Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio ('IPT') gyflawni ei swyddogaethau. Bydd y gwasanaeth cadw

dogfennau yn cael ei ddarparu gan NAFN, a fydd hefyd yn darparu copïau x xxxx i'w gilydd, ac yn ôl y gofyn, i'r Uwch-swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu (gweler hefyd baragraffau 24.1 – 24.9 Cod Ymarfer Data Cyfathrebu 2018).

I gael rhagor o wybodaeth am gaffael a datgelu, cadw gwybodaeth a materion cyfathrebu cyffredinol gweler Cod Ymarfer Data Cyfathrebu 2018:

xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxx a/file/757850/Communications_Data_Code_of_Practice.pdf.

Gwallau Data Cyfathrebu ‌

Os bydd unrhyw wall yn cael ei wneud, o ran rhoi hysbysiad neu ganiatâd neu o ganlyniad i unrhyw weithred a ganiatawyd neu unrhyw weithred i gydymffurfio â hysbysiad, dylid cadw cofnod ohono. Dim ond ar ôl cyflwyno'r hysbysiad i'r Gweithredwyr Telegyfathrebu/Gweithredwyr Post y gall gwall ddigwydd. Os ceir hyd iddo cyn cyflwyno'r hysbysiad, ni fydd yn cyfrif fel gwall swyddogol.

Gweler paragraffau 24.17 – 24.37 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018. Ceir dau fath o wall sef 'Gwall Adroddadwy' a 'Gwall Cofnodadwy':

• Gwall lle cafodd data cyfathrebu'u caffael yn anghywir yw Gwall Adroddadwy ac, mewn achos o'r fath, rhaid rhoi adroddiad i'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio cyn gynted ag y xx xxxx yn ymarferol, a dim hwyrach na 5 diwrnod gwaith (neu fel y cytunir â'r Comisiynydd) ar ôl i'r prosesau llywodraethu mewnol priodol gadarnhau bod gwall perthnasol wedi digwydd. Mae hyn oherwydd gallai fod iddo ganlyniadau sylweddol i'r unigolyn y cafodd ei fanylion eu datgelu'n anghywir.

• Gwall lle cafodd gwall ei bennu cyn caffael y data cyfathrebu yw Gwall Cofnodadwy. Rhaid i'r Cyngor gadw cofnod o'r achosion hyn, ond nid oes rhaid iddo gyflwyno adroddiad i'r Comisiynydd.

Gall Gwallau Adroddadwy gynnwys y gwallau a ganlyn:

• Hysbysiad sy'n cael ei wneud at ddiben, neu i gael math o ddata, na all yr awdurdod cyhoeddus ofyn i'w gweld;

• Amryfusedd dynol, fel trawsosod gwybodaeth yn anghywir;

• Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu'n datgelu'r wybodaeth anghywir pan fydd yn cydymffurfio â hysbysiad; neu

• Ddatgelu neu gaffael mwy o ddata nag sy'n ofynnol.

Gall Gwallau Cofnodadwy gynnwys y gwallau a ganlyn:

• Hysbysiad nad oes modd i Ddarparwr Gwasanaethau Cyfathrebu gydymffurfio ag ef;

• Methiant i adolygu gwybodaeth a oedd eisoes ym meddiant y swyddogion, e.e. gofyn am ddata a gafodd eu caffael eisoes ar gyfer yr un ymchwiliad, neu ddata y mae'n wybyddus nad yw'r rheswm dros eu caffael xxxxxxx yn ddilys;

• Anfon hysbysiadau at y Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu anghywir; neu

• Anfon hysbysiadau at Ddarparwyr Gwasanaethau Cyfathrebu na chawsant eu paratoi gan y Swyddog a Reng Gymeradwy a ganiataodd y cais;

Nid yw anfon rhif ffôn at Weithredwr Telegyfathrebu neu Weithredwr Post arall yn gyfystyr â gwall. Mewn achosion lle caiff gormod o ddata'u datgelu, os nad yw'r deunydd yn berthnasol i'r ymchwiliad, dylid ei ddinistrio ar ôl cyflwyno adroddiad i'r Comisiynydd.

Os bwriedir defnyddio'r deunydd gormodol ar ôl bwrw golwg drosto, rhaid i'r ymgeisydd ychwanegu atodiad at y cais gwreiddiol sy'n nodi xxx fod angen defnyddio'r data gormodol hyn. Yna bydd yr Uwch-swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu yn penderfynu a yw'n angenrheidiol ac yn gymesur i'r data gormodol gael ei ddefnyddio yn yr ymchwiliad (gweler paragraffau 24.38 – 24.42 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018).

Rhaid rhoi gwybod i'r Uwch-swyddog Cyfrifol ac i'r Comisiynydd am unrhyw wall adroddadwy cyn pen 5 diwrnod gwaith. Mae NAFN yn adrodd am wallau ar ran y Cyngor a bydd yr Uwch- swyddog Cyfrifol yn cael gwybod am y rhain yng nghofnodion y Cyngor ac unrhyw gamau mewnol sy'n ofynnol. Os yw'r adroddiad yn ymwneud â gwall a wnaed gan Weithredwyr Telathrebu/Gweithwyr Post, rhaid i'r Cyngor gyflwyno adroddiad amdano, ond bydd NAFN yn rhoi gwybod i'r Gweithredwyr Telathrebu/Gweithredwyr Post i sicrhau bod modd iddo ymchwilio i'r achos.

Rhaid i'r cofnodion a gedwir o'r gwallau cofnodadwy gynnwys manylion y gwall, esboniad o'r modd y bu i'r gwall ddigwydd a braslun o'r camau a gymerir i sicrhau nad yw'r un gwall yn digwydd eto. Rhaid bod y cofnodion hyn ar gael i arolygwyr y Comisiynydd Pwerau Ymchwilio eu gweld a rhaid i'r Uwch-swyddog Cyfrifol fwrw golwg drostynt yn rheolaidd.

Gwallau Difrifol ‌

O ran 'Gwall Difrifol', a 'achosodd ragfarn neu niwed sylweddol i'r unigolyn xxx sylw', rhaid rhoi gwybod i Uwch-swyddog Cyfrifol y Cyngor. Gall y Comisiynydd Pwerau Ymchwilio hysbysu'r unigolyn yr effeithir arno o'r data a ddatgelwyd, a all wneud cwyn i'r Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio. Rhaid i'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio fod yn fodlon bod y gwall yn a) gwall difrifol A b) mae xx xxxx y cyhoedd i'r unigolyn xxx sylw gael gwybod am y gwall.

Cyn penderfynu a yw'r gwall yn ddifrifol neu beidio, bydd y Comisiynydd Pwerau Ymchwilio yn derbyn cyflwyniadau gan y Cyngor ynghylch a yw datgelu xx xxxx y cyhoedd e.e. efallai na fyddai xx xxxx y cyhoedd i ddatgelu pe byddai gwneud hynny yn niweidiol i 'xxxx a chanfod troseddau.

Gweler paragraffau 25.1 – 25.9 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018 i gael rhagor o wybodaeth am rôl y Comisiynydd Pwerau Ymchwilio a 25.10 – 25.17 i gael rhagor o wybodaeth ynghylch rôl y Comisiynydd Gwybodaeth.

Gweler hefyd baragraffau 25.18 – 25.21 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018 i gael rhagor o wybodaeth ynghylch Gorfodi safonau uniondeb, dinistrio a diogelwch.

Caniatáu Caffael Data Cyfathrebu ‌

Xxx Xxxxx 81 o Ddeddf Pwerau Ymchwilio 2016 yn darparu amddiffyniad os caiff unrhyw gamau i gaffael a datgelu data cyfathrebu eu herio:

81. Lawfulness of conduct authorised by this Part

(1) Conduct is lawful for all purposes if—

(a) it is conduct in which any person is authorised to engage by an authorisation or required to undertake by virtue of a notice given in pursuance of an authorisation, and

(b) the conduct is in accordance with, or in pursuance of, the authorisation or notice.

Felly, i fanteisio ar yr amddiffyniad hwn, xxx xxxxx cael caniatâd priodol ar gyfer y wyliadwriaeth.

Y prawf rheidrwydd a chymesuredd

Ni ddylai'r Swyddog ar Reng Gymeradwy ond ganiatáu caffael data cyfathrebu os yw'n fodlon:

1. Bod y weithred yn ANGENRHEIDIOL ar y sail a ganlyn:

• I xxxx xxx ganfod trosedd neu i xxxx anhrefn

2. Bod y wyliadwriaeth yn GYMESUR – Mae'r Ddeddf Hawliau Dynol yn diffinio mesur neu weithred fel un sy'n gymesur os yw:

• Yn amharu cyn lleied â phosibl ar hawliau a rhyddidau (yr unigolyn o xxx sylw ac unrhyw drydydd parti diniwed); a

• Yn cael ei llunio'n ofalus i gyflawni'r amcanion o xxx sylw ac nad yw'n fympwyol, yn annheg nac yn seiliedig ar ystyriaethau afresymol.

Mae canfod trosedd yn cynnwys pennu gan bwy, at ba ddiben, drwy ba fodd ac yn gyffredinol o xxx ba amgylchiadau y cafodd unrhyw drosedd ei chyflawni, casglu tystiolaeth i'w defnyddio mewn achos cyfreithiol a dal yr unigolyn (neu'r unigolion) sydd wedi cyflawni'r drosedd.

Gall ffurflen gais gynnwys sawl cais am wahanol fathau o ddata sy'n ymwneud ag ymchwiliad penodol neu ymgyrch benodol. Felly, dylid ystyried sut y gall hyn effeithio ar effeithlonrwydd prosesau'r awdurdod cyhoeddus ac effaith rheoli materion datgelu cyn treial troseddol, yn ystod treial troseddol ac ar ei ôl.

I gael mwy o gyfarwyddyd, darllenwch ganllawiau perthnasol y Swyddfa Gartref sydd ar gael ar ei gwefan: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxx-xxxxx

Terfynau Amser ‌

Dylai'r cais bennu'r cyfnod byrraf ar gyfer y data sy'n angenrheidiol i gyflawni'r amcan y gofynnir am y data ar ei gyfer.

Dim ond am fis o'r dyddiad y caiff y caniatâd neu'r hysbysiad ei roi (gan yr OCDA trwy Un Pwynt Cyswllt NAFN) y bydd pob hysbysiad a chaniatâd sy'n gofyn am ddata cyfathrebu gan y darparwr gwasanaeth yn ddilys. Gellir adnewyddu am gyfnod o hyd at 1 mis a daw hysbysid neu ganiatâd o'r newydd i rym ar ddiwedd yr hysbysiad neu'r caniatâd y mae'n ei adnewyddu.

Os yw'r Swyddog ar Reng Gymeradwyo yn cytuno i adnewyddu caniatâd neu hysbysiad, rhaid bod y Swyddog ar Reng Gymeradwy wedi ystyried y rhesymau xxx ei bod yn angenrheidiol ac yn gymesur iddo barhau, a rhaid iddo gofnodi'r dyddiad adnewyddu.

Pan ddylid canslo caniatâd (e.e. ddim yn angenrheidiol nac yn gymesur mwyach), rhaid hysbysu Un Pwynt Cyswllt NAFN ar unwaith. Bydd yr Un Pwynt Cyswllt yn canslo'r camau awdurdodedig ac yn cymryd camau i hysbysu'r darparwr gwasanaeth post neu delathrebu yn ddi-oed.

Swyddog ar Reng Gymeradwy ‌

Y Swyddog ar Reng Gymeradwy yw'r unigolyn sy'n rheolwr ar lefel gwasanaeth neu'n uwch yn y Cyngor, a'i rôl yw bod yn ymwybodol o'r cais a wnaed gan yr Ymgeisydd, a chadarnhau hyn i Un Pwynt Cyswllt NAFN. Nid yw'n canatau nac yn cymeradwyo'r cais.

Ar ôl darllen y cais, os yw'r Swyddog ar Reng Gymeradwy yn credu bod yr Ymgeisydd wedi bodloni'r xxxx ofynion ar gyfer rheidrwydd a chymesuredd yna dylai gofnodi'r ffaith honno drwy gyfrwng nodyn syml. Dylid nodyn syml gan y Swyddog ar Reng Gymeradwy gael ei gofnodi.

Os nad yw'r Swyddog ar Reng Gymeradwy yn credu bod yr Ymgeisydd wedi dadlau'r achos dros gaffael y data, dylai wrthod y cais a'i ddychwelyd at yr Un Pwynt Cyswllt a'r Ymgeisydd.

Yn yr un modd, os bydd Ynad yn gwrthod y cais, dylid ei wrthod a'i ddychwelyd at yr Un Pwynt Cyswllt.

Os caiff y cais ei wrthod gan yr Un Pwynt Cyswllt neu'r Swyddog ar Reng Gymeradwy, bydd yr Un Pwynt Cyswllt yn cadw'r ffurflen ac yn rhoi gwybod i'r ymgeisydd yn ysgrifenedig am y rhesymau dros wrthod y cais. Bydd Un Pwynt Cyswllt NAFN yn gwneud hynny trwy'r wefan.

Os yw'r Swyddog ar Reng Gymeradwy yn cofnodi'i ystyriaethau yng nghronfa ddata NAFN a bod modd priodoli'r ystyriaethau i'r Swyddog ar Reng Gymeradwy, nid oes angen llofnod.

Cofrestr Ganolog o'r Caniatadau – Data Cyfathrebu ‌

Yn achos data cyfathrebu, bydd Un Pwynt Cyswllt NAFN yn cadw copïau gwreiddiol o'r xxxx geisiadau, caniatadau, copïau o'r hysbysiadau a'r penderfyniadau i dynnu caniatadau yn eu hôl ac i ganslo hysbysiadau, a'r rheini wedi'u croesgyfeirio yn erbyn pob dogfen gysylltiedig.

Rhaid cadw ceisiadau, caniatadau, copïau o hysbysiadau, a chofnodion o dynnu caniatâd yn ôl a'i ganslo, ar ffurf ysgrifenedig neu electronig am o leiaf 3 blynedd. Cofnod o'r dyddiad a, xxxx fo hynny'n briodol, yr amser y mae pob hysbysiad neu ganiatâd yn cael ei ganiatáu, ei adnewyddu neu ei ganslo (gweler paragraffau 24.1-24.9 o'r Cod Ymarfer Data Cyfathrebu i gael manylion llawn am lefel y wybodaeth y dylid ei chadw).

Nid oes unrhyw xxxx yn y Polisi hwn yn cael effaith ar ddyletswyddau tebyg o xxx Ddeddf Gweithdrefn Droseddol ac Ymchwiliadau 1996, sy'n ei gwneud yn ofynnol i ddeunydd a gafwyd yn ystod ymchwiliad ac a allai fod yn berthnasol i'r ymchwiliad gael ei gofnodi, ei gadw a'i ddatgelu i'r erlynydd.

Pan fydd y system NAFN yn cael ei defnyddio, bydd y gwasanaeth cadw dogfennau yn cael ei ddarparu gan NAFN, a fydd hefyd yn darparu copïau x xxxx i'w gilydd, ac yn ôl y gofyn, i'r Uwch-swyddog Cyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu, ac yn xxxxx xx unrhyw geisiadau gan arolygwyr gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Serch hynny, dylai Cofnod Canolog y Cyngor hefyd gynnwys cofnod o:

• Nifer y ceisiadau a wrthodwyd gan Swyddog Rheng Cymeradwy;

• Nifer yr hysbysiadau sy'n gofyn am i ddata cyfathrebu gael eu datgelu yn unol ag ystyr pob un o is-adrannau Adran 21(4);

• Nifer y caniatadau i gaffael data cyfathrebu yn unol ag ystyr pob un o is-adrannau Adran 21(4); a'r

• Nifer y troeon y rhoddir hysbysiad xxxx ar xxxxx.

Gellir gofyn i NAFN ddarparu gwybodaeth ystadegol am nifer yr hysbysiadau neu'r caniatadau y mae wedi'u rhoi ar ran y Cyngor yn ystod cyfnod penodol, gan gynnwys unrhyw wallau a wnaed. Bydd yr Uwch-swyddog Gyfrifol ar gyfer Data Cyfathrebu'r Cyngor yn gofyn am wybodaeth o'r fath oddi wrth NAFN xxx chwarter.

CWYNION ‌

Fel y nodir ym mharagraff 26.2 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018, mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn gyfrifol am oruchwylio diogelwch, uniondeb a dinistrio data a gedwir yn unol â'r Ddeddf. Xxxx xxxxx â chydymffurfio â darpariaethau Cod Ymarfer Data Cyfathrebu 2018 yn y meysydd hyn hefyd ennyn pryderon ynghylch cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data a deddfwriaeth gysylltiedig. Dylid trosglwyddo unrhyw bryderon ynghylch cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data gysylltiedig i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO):

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth Wycliffe House

Water Lane Wilmslow Xxx Xxxx SK9 5AF

0303 123 1113

xxx.xxx.xxx.xx.

Fel y nodir ym mharagraff 26.3 o God Ymarfer Data Cyfathrebu 2018, xxx xxx y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio (IPT) awdurdodaeth i ystyried a phenderfynu ar gwynion ynghylch defnydd awdurdodau cyhoeddus o bwerau ymchwilio, gan gynnwys y rhai a gwmpesir gan y cod hwn, yn ogystal ag ymddygiad gan neu ar ran unrhyw un o'r gwasanaethau xxxx- wybodaeth, a dyma'r unig dribiwnlys priodol ar gyfer hawliadau hawliau dynol yn erbyn yr asiantaethau xxxx-wybodaeth. Dylid cyfeirio unrhyw gwynion am ddefnyddio pwerau fel y'u disgrifir yn y cod hwn at y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio.

Gall unrhyw unigolyn sy'n anfodlon â'r ffordd y mae'r Cyngor yn cadw neu wedi cadw gwyliadwriaeth gwyno. Yr unigolyn xxx sylw sy'n penderfynu pa weithdrefn y dylid ei defnyddio.

Os yw rhywun yn dymuno cwyno gan ddefnyddio gweithdrefnau'r Cyngor, yna dylid gwneud yr achwynydd yn ymwybodol o Weithdrefn Cwynion Corfforaethol y Cyngor (gweler xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxx corfforaethol/ ac xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxxx-xxxxxx- bookletenglish.pdf)

Ymdrinnir â'r xxxx yn unol â'r weithdrefn honno.

Os yw person yn dymuno cwyno'n uniongyrchol i gorff annibynnol neu wedi defnyddio gweithdrefnau mewnol y Cyngor a'i fod yn dal yn anfodlon, yna xxxx xx/hi gwyno i'r Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio ('IPT').

Xxx xxx yr IPT awdurdodaeth i ymchwilio a phenderfynu ar gwynion yn erbyn defnydd awdurdodau cyhoeddus o bwerau ymchwilio. I ddarganfod mwy o wybodaeth am yr IPT neu wneud cwyn, yna mae manylion llawn sut i wneud hynny ar gael ar wefan IPT: xxx.xxx-xx.xxx.

Gellir anfon cwynion i'r cyfeiriad isod:

The Investigatory Powers Tribunal PO Box 33220

Llundain SWIH 9ZQ

Drwy'r ebost at xxxx@xxx-xx.xxx or Dros y ffôn ar 0207 035 3711.

* Gweler Rhan 4 uchod am gwynion ynghylch Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig neu Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.

RHAN 6 – Gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA'‌

Ystyr 'gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA'‌

X xxxx i'w gilydd, gall fod angen i'r Cyngor gadw gwyliadwriaeth gudd nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA. Mae hyn yn iawn gan mai deddfwriaeth ganiataol xx XXXX. Xxx'r gweithdrefnau a'r canllawiau isod yn amlinellu'r prosesau sy'n angenrheidiol i ganiatáu gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA. Bwriedir i'r broses adlewyrchu'r broses ar gyfer caniatáu gwyliadwriaeth o xxx XXXX, ac eithrio nad oes angen cymeradwyaeth ynad. Mae rhagor o wybodaeth i'w gweld isod sy'n amlinellu'r gweithdrefnau i'w dilyn mewn perthynas â gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA, gan gynnwys llenwi ffurflen gais.

Mae'n bwysig bod gweithdrefn ar waith ar gyfer gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA, gan fod dulliau ar gyfer gweithgarwch, na ellir eu gwarchod, yn cael eu hannog. O xxx amgylchiadau o'r fath, caiff y diffiniadau statudol eu bodloni, ond nid ar y seiliau a nodir yn RIPA. Mae'n dal i fod yn ofynnol ystyried hawliau dynol ac xxx xxxxxx awdurdodi'n darparu trywydd archwilio defnyddiol o'r penderfyniadau a wnaed a'r camau a gymerwyd.

Rhaid i Swyddogion Ymchwilio gael cyfeirnod unigryw gan yr Uwch-swyddog Cyfrifol cyn ei gyflwyno i'r Swyddog Awdurdodi ar gyfer gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA.

Drwy ganiatáu gweithgareddau o xxx XXXX, xxx'n rhoi amddiffyniad i'r Cyngor o xxx Xxxxx 27 o Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA) h.y. mae'r gweithgaredd yn gyfreithlon at xxx xxxxx, ar yr xxxx bod caniatâd wedi'i roi, ac mae gweithredoedd y Swyddogion yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth. Fodd bynnag, o fethu â chael caniatâd, nid yw'n golygu bod y wyliadwriaeth gudd yn anghyfreithlon.

'Tarian nid cleddyf xx XXXX ac xxx Xxxxx 80 o RIPA yn cynnwys arbediad cyffredinol am ymddygiad cyfreithlon:

'Nothing in any of the provisions of this Act by virtue of which conduct of any description is or may be authorised by any warrant, authorisation or notice, or by virtue of which information may be obtained in any manner, shall be construed -

(a) as making it unlawful to engage in any conduct of that description which is not otherwise unlawful under this Act and would not be unlawful apart from this Act;

(b) as otherwise requiring—

(i) the issue, grant or giving of such a warrant, authorisation or notice, or

(ii)the taking of any step for or towards obtaining the authority of such a warrant, authorisation or notice, before any such conduct of that description is engaged in; or

(c)as prejudicing any power to obtain information by any means not involving conduct that may be authorised under this Act.'

Eglurwyd y pwynt hwn yn fanylach gan y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio yn achos 'C yn erbyn yr Heddlu' (Rhif yr achos: IPT/03/32/H 14 Tachwedd 2006) (Saesneg yn unig):

'Although RIPA provides a framework for obtaining internal authorisations of directed surveillance (and other forms of surveillance), there is no general prohibition in RIPA against conducting directed surveillance without RIPA authorisation. RIPA does not require prior authorisation to be obtained by a public authority in order to carry out surveillance. Lack of

authorisation under RIPA does not necessarily mean that the carrying out of directed surveillance is unlawful.'

Xxx cynnal gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA?‌

Gall y Cyngor fod yn awyddus i gadw "gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA" am un o ddau reswm:

I. Troseddau nad ydynt yn cael eu cosbi drwy chwe mis x xxxxxxx x

Fel y nodir uchod, ni chaiff Swyddogion Awdurdodi'r Cyngor ganiatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig o xxx XXXX ac eithrio er mwyn xxxx xxx ganfod ymddygiad sy'n gyfystyr â throsedd, xxx xx'n drosedd, ac sy'n bodloni'r amodau a nodir yn yr Erthygl Newydd 7A(3)(a) neu (b) o Orchymyn 2010 sef bod modd cosbi'r drosedd y maent yn ceisio ei xxxxx xxx'i chanfod, o gael collfarn ddiannod neu dditiad, drwy o leiaf 6 mis x xxxxxxx, xxx xx bod yn drosedd o xxx adrannau 146, 147 neu 147A o Ddeddf Trwyddedu 2003 xxx xxxxx 7 o Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933 (troseddau sy'n ymwneud â gwerthu tybaco ac alcohol i blant o xxx oedran).

Fodd bynnag, hyd yn oed os nad yw trosedd yn bodloni'r prawf chwe mis, nid yw'n golygu na ellir cadw gwyliadwriaeth gudd.

Gwnaed y pwynt hwn gan y Prif Gomisiynydd Gwyliadwriaeth yn ei adroddiad blynyddol (2010/2011) (Saesneg yn unig):

'The higher threshold in the proposed legislation will reduce the number of cases in which local authorities have the protection of RIPA when conducting covert surveillance; it will not prevent the use of those tactics in cases where the threshold is not reached but where it may be necessary and proportionate to obtain evidence covertly and there will be no RIPA audit trail. Part I of RIPA makes unauthorised interception unlawful. In contrast, Part II makes authorised surveillance lawful but does not make unauthorised surveillance unlawful.'

II. Cadw Gwyliadwriaeth ar Gyflogeion ‌

Ni fydd modd caniatáu'r rhan fwyaf o'r gwaith o gadw gwyliadwriaeth ar gyflogeion o xxx XXXX.

Gweler penderfyniad blaenorol y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio: C yn erbyn yr Heddlu a'r Ysgrifennydd Gwladol ar ran yr Adran Gartref (14 Tachwedd 2006; Rhif IPT/03/32/H)

Roedd C, cyn sarjant heddlu, wedi ymddeol yn 2001 ar ôl hawlio iawndal am anaf i'w gefn ar ôl baglu ar garped yng ngorsaf yr heddlu. Dyfarnwyd iawndal iddo, ynghyd â phensiwn uwch oherwydd yr anafiadau.

Yn 2002, bu i'r heddlu gyfarwyddo cwmni o dditectifs preifat i gadw llygad ar C i weld a oedd yn gwneud unrhyw xxxx a oedd yn anghyson â'i anafiadau honedig. Roedd tystiolaeth fideo'n ei ddangos yn torri lawnt. Bu i C xxxxx yr heddlu gan honni eu bod wedi cadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig heb ganiatâd. Yn gyntaf, roedd yn rhaid i'r Tribiwnlys benderfynu a oedd ganddo awdurdod i wrando ar yr achos. Roedd yr achos yn dibynnu ar y dehongliad o ran gyntaf y diffiniad o wyliadwriaeth gyfeiriedig h.y. a oedd y wyliadwriaeth yn cael ei chadw 'at ddibenion ymchwiliad penodol neu ymgyrch benodol?'

Dyfarnodd y Tribiwnlys nad hwn oedd y math o wyliadwriaeth y bwriedir i RIPA ei reoleiddio. Bu iddo wahaniaethu rhwng swyddogaethau cyffredin a swyddogaethau craidd awdurdod cyhoeddus (Saesneg yn unig):

'The specific core functions and the regulatory powers which go with them are identifiable as distinct from the ordinary functions of public authorities shared by all authorities, such as the employment of staff and the making of contracts. There is no real reason why the performance of the ordinary functions of a public authority should fall within the RIPA regime, which is concerned with the regulation of certain investigatory powers, not with the regulation of employees or of suppliers and service providers.'

Bu i'r Tribiwnlys ddatgan hefyd na fyddai'n briodol cymhwyso RIPA i wyliadwriaeth o'r fath am sawl rheswm:

1) Nid xx XXXX'n cwmpasu pob awdurdod cyhoeddus, ac nid oedd unrhyw synnwyr cadw gwyliadwriaeth ar un o gyflogeion yr heddlu ar sail gyfreithiol wahanol, er enghraifft, i un o gyflogeion y Trysorlys, sef xxxxx nad oes ganddo'r un hawliau gwyliadwriaeth o xxx XXXX.

2) Xxx xxx y Tribiwnlys reolau cyfyng iawn o ran tystiolaeth, bod yn agored, a hawliau i apelio. Byddai'r rhain yn peri annhegwch i gyflogeion awdurdodau RIPA pan fyddent yn herio gwyliadwriaeth eu cyflogwyr o'u cymharu â'r rheini a gyflogir gan awdurdodau nad ydynt yn dod o xxx gwmpas RIPA.

Hyd yn oed pan fydd cyflogwr yn cadw gwyliadwriaeth ar gyflogai ar un o'r seiliau a geir yn adran 28(3), mae'r achos hwn yn awgrymu mai'r cwestiwn allweddol yw:

A yw'n swyddogaeth graidd sy'n gysylltiedig ag un o swyddogaethau rheoleiddiol yr awdurdod? Yng nghyd-destun awdurdod lleol, byddai hyn yn cynnwys Safonau Masnach, Iechyd Amgylcheddol, a Thrwyddedu, ymhlith swyddogaethau eraill. Os nad yw'n cael ei gwneud at un o'r dibenion hyn, nid yw'n wyliadwriaeth gyfeiriedig.

Gweithgarwch xxxx ar-xxxx – y Rhyngrwyd a Safleoedd Rhwydweithio Cymdeithasol ('SNS')‌

Gweler Polisi Cyfryngau Cymdeithasol RIPA y Cyngor i gael arweiniad ynghylch gweithgarwch xxxx ar-xxxx ar y Rhyngrwyd a Safleoedd Rhwydweithio Cymdeithasol, y mae'n rhaid ei ddarllen ar y cyd â'r Polisi hwn.

Gweler Siart lif 9 – Caniatáu gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA

Cydymffurfio â Deddfwriaeth Hawliau Dynol ‌

Ni fydd RIPA'n amddiffyn unrhyw wyliadwriaeth gudd a wneir heb ganiatâd RIPA (h.y. yr amddiffyniad yn adran 27). Fodd bynnag, gellir cadw gwyliadwriaeth gudd ar yr xxxx ei bod yn cydymffurfio â'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol. Gellir gorfodi'r Confensiwn hwn yn uniongyrchol yn erbyn awdurdodau cyhoeddus o xxx Ddeddf Hawliau Dynol 1998. Mae Erthygl 8 o'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol yn datgan:

Mae Erthygl 8 o'r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol yn datgan:

'Xxx xxx bawb hawl i xxxxx at ei fywyd preifat a theuluol, ei gartref a'i ohebiaeth.

Ni chaiff unrhyw awdurdod cyhoeddus ymyrryd â'r hawl hon ac eithrio yn unol â'r gyfraith ac fel y bo'n angenrheidiol mewn cymdeithas ddemocrataidd er mwyn diogelu'r cyhoedd, cadw trefn gyhoeddus, amddiffyn iechyd neu foesau, neu ddiogelu hawliau a rhyddidau eraill.'

I fodloni gofynion Erthygl 8 y Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol, rhaid bod y wyliadwriaeth gudd yn angenrheidiol ac yn gymesur. Wrth benderfynu a yw'n angenrheidiol ac yn gymesur, xxx xxxxx ystyried y ffactorau sy'n cael eu hystyried wrth ganiatáu gwyliadwriaeth a reoleiddir gan RIPA.

Cydymffurfio â Deddfwriaeth Diogelu Data ‌

Mae'r Rheoliadau Telathrebu'n caniatáu i'r Cyngor heb ganiatâd pellach ryng-gipio'n gyfreithlon gyfathrebiadau e-xxxx xxx ffôn ei gyflogeion, a monitro eu defnydd o'r rhyngrwyd, at ddibenion xxxx xxx ganfod trosedd, neu ganfod defnydd nas caniateir o'r systemau hyn. Dylid rhoi sylw i Bolisi Diogelwch Gwybodaeth mewnol y Cyngor (ar gael ar Fewnrwyd y Cyngor (Cerinet).

Dylid ceisio cyngor pellach ar y rheoliadau hyn gan Swyddog Diogelu Data'r Cyngor a dylid rhoi sylw i Bolisi Diogelwch Gwybodaeth mewnol y Cyngor, a hefyd 'Ganllaw Cyflym yr ICO i'r Cod Ymarfer Cyflogaeth' (gweler

xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx/xxx- organisations/documents/1128/quick_guide_to_the_employment_practices_code.pdf).

Wrth gadw gwyliadwriaeth gudd ar gyflogeion mewn modd nad yw'n cael ei reoleiddio gan RIPA, bydd Deddf Diogelu Data 2018 yn berthnasol gan fod gwybodaeth bersonol am unigolion sy'n fyw yn cael ei phrosesu e.e. eu symudiadau, lluniau ac ati.

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi Cod Ymarfer Arferion Cyflogaeth mewn perthynas â diogelu data (ar gael yn xxx.xxx.xxx.xx). Nid yw'r math hwn o wyliadwriaeth yn cael ei drafod yn y ddogfen hon.

Yn y ddau achos uchod, mae'n bwysig sicrhau bod trywydd archwilio priodol ar gael ar ffurf cofnodion ysgrifenedig.

Y Cod Ymarfer ar Arferion Cyflogaeth o ran Diogelu Data ‌

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi Cod Ymarfer Arferion Cyflogaeth mewn perthynas â diogelu data (ar gael yn: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx/xxx- organisations/documents/1064/the_employment_practices_code.pdf (y 'Cod DPEP').Xxx Xxxx 3 o'r Cod DPEP yn cynnwys pob math o wyliadwriaeth gweithwyr o fonitro fideo ac olrhain cerbydau i wyliadwriaeth e-xxxx a'r rhyngrwyd. Mae'n rhoi canllawiau ar sut i gadw gwyliadwriaeth ar gyflogeion mewn ffordd sy'n cydymffurfio â'r Ddeddf Diogelu Data. Er nad yw'r Cod yn ddeddf, gall y Comisiynydd Gwybodaeth a'r llysoedd ei gymryd i ystyriaeth pan fyddant yn penderfynu a gydymffurfiwyd â'r Ddeddf Diogelu Data.

Mae'r Cod yn datgan y dylid monitro cyflogeion at ddiben pendant y gellir ei gyfiawnhau ac y dylai'r cyflogeion wybod bod hyn yn digwydd.

O ran gwyliadwriaeth xxxx, xxx'n datgan mai prin fydd yr achosion pan fydd modd cyfiawnhau monitro o'r fath. Felly, dim ond o xxx amgylchiadau eithriadol y dylid ei wneud

e.e. i xxxx xxx i ganfod trosedd neu gamymddygiad difrifol.

Un o brif argymhellion eraill y Cod yw y dylai'r uwch reolwyr fel rheol awdurdodi unrhyw gamau i fonitro cyflogeion yn gudd. Dylent sicrhau eu bod yn fodlon bod lle i amau bod gweithgarwch troseddol neu gamymddygiad o'r fath yn digwydd. Dylent gyflawni asesiad effaith ac ystyried a yw'r wyliadwriaeth yn angenrheidiol ac yn gymesur o ystyried yr hyn y maent yn ceisio ei gyflawni.

Mae'r Cod yn cynnwys rheolau eraill y xxx xxxxx i awdurdodau lleol (ac eraill) eu hystyried pan fyddant yn cadw gwyliadwriaeth gudd ar gyflogeion:

• Cyn ymchwilio, rhaid pennu rheolau clir sy'n cyfyngu ar y camau i ddatgelu'r wybodaeth y ceir gafael arni a mynediad at y wybodaeth honno;

• Dylid cyfyngu ar nifer y bobl sy'n rhan o'r ymarfer monitro xxxx;

• Rhaid xxx xxxxx y wyliadwriaeth yw cael gafael ar dystiolaeth o fewn cyfnod penodol ac ni ddylai barhau ar ôl i'r ymchwiliad ddod i ben;

• Os defnyddir cyfarpar xxxx xxx fideo, ni ddylid gwneud hyn mewn mannau fel toiledau neu swyddfeydd preifat fel rheol;

• Dim ond er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd neu gamymddygiad difrifol y dylid defnyddio'r wybodaeth y ceir gafael arni drwy'r ymarfer monitro xxxx; a

• Dylid diystyru unrhyw wybodaeth arall a gesglir yn ystod y cyfnod monitro a, lle xx xxxx, dylid ei dileu oni bai ei bod yn datgelu gwybodaeth na fyddai'n rhesymol disgwyl i unrhyw gyflogwr ei hanwybyddu.

Yn y ddau achos uchod nad ydynt yn cael eu rheoleiddio gan XXXX, xxx'n bwysig cadw trywydd archwilio clir drwy gadw cofnodion ysgrifenedig. Yn ei adroddiad blynyddol (2011/2012), pwysleisiwyd hyn gan y Prif Gomisiynydd Gwyliadwriaeth (ym mharagraff 5.22) (Saesneg yn unig):

'I occasionally encourage the use of similar authorisation mechanisms for activity which cannot be protected by the Acts (for example where covert techniques are used to identify a missing person when no crime is suspected). In these circumstances statutory definitions are met but none of the grounds specified in RIPA section 28(3) or RIP(S)A section 6(3), yet the human rights of the subject of surveillance must be considered. The authorisation process provides a useful audit of decisions and actions.'

Swyddogion Awdurdodi ar gyfer gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA ‌

Yr un yw'r Swyddogion Awdurdodi ar gyfer gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA a'r Swyddogion Awdurdodi sy'n awdurdodi gwyliadwriaeth RIPA h.y.:

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Pobl a Threfniadaeth;

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi, Perfformiad a Diogelu'r Cyhoedd; a

• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Porth Cynnal.

Fe'ch anogir i ddefnyddio dulliau tebyg ar gyfer gweithgareddau na all deddfwriaeth RIPA eu hamddiffyn. O xxx amgylchiadau o'r fath, caiff y diffiniadau statudol eu bodloni, ond nid ar y seiliau a nodir yn RIPA. Mae'n dal i fod yn ofynnol ystyried hawliau dynol. Xxx xxxxxx ganiatáu yn darparu archwiliad defnyddiol o'r penderfyniadau a'r camau gweithredu. Mae'r broses yn adlewyrchu'r un ar gyfer Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig, ar wahân i Gymeradwyaeth Farnwrol.

Dylid ceisio URN gan yr Uwch-swyddog Cyfrifol cyn ei gyflwyno i Swyddogion Awdurdodi, gyda'r ffurflen wreiddiol yn cael xx xxxxxx at yr Uwch-swyddog Cyfrifol i'w chofnodi yn y Gofrestr Ganolog ar ôl cwblhau'r broses awdurdodi, a chadw copi o'r Gwasanaeth.

Ffurflen caniatáu gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA ‌

Rhaid llenwi ffurflen awdurdodi gwyliadwriaeth and yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA, fel uchod, ac mae ffurflen enghreifftiol gydag arweiniad ar gael ar Fewnrwyd y Cyngor (CeriNet) yn xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx.

Cylch oes caniatâd gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA ‌

Dangosir Siart Llif sy'n dangos cylch oes sylfaenol caniatâd gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA isod. Mae hwn yr un fath â chylch oes gwyliadwriaeth gyfeiriedig RIPA, ac eithrio nad oes angen cymeradwyaeth farnwrol

Bydd gweithgarwch nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA yn cael ei riportio i'r Pwyllgor Arolygu Trosolwg a Chydlynu.

Siart lif 9 – Caniatáu gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA ‌

C.1 – ai diben y wyliadwriaeth arfaethedig yw ymchwilio:

Trosedd, Trefn gyhoeddus, Diogelwch cyhoeddus, Camymddygiad staff, Diogelu plant, Mater difrifol arall

Enghreifftiau:

mân drosedd h.y. trosedd nad yw'n bodloni'r prawf 'trosedd ddifrifol' (**gweler y diffiniad isod)

camddefnyddio'r e-xxxx/rhyngrwyd cwblhau taflen amser yn anghywir torri cytundeb tenantiaeth

C.2 – A yw diben y wyliadwriaeth yn angenrheidiol? Dylid ystyried

effeithiolrwydd dulliau eraill i gael y wybodaeth/y dystiolaeth a geisir

YDY

NAC YDY

Ceisio caniatâd ysgrifenedig ar gyfer y wyliadwriaeth arfaethedig trwy ddilyn y broses caniatâd RIPA ragnodedig

YDY

C.3 Ydy'r wyliadwriaeth yn gymesur?

Dylid ystyried:

• Maint a chwmpas yr ymgyrch

• Y dulliau i'w mabwysiadu

• Dulliau eraill (a llai ymwthiol) sydd ar gael

• Y defnydd priodol o ddeddfwriaeth

• Yr effaith ar y sawl a amheuir

Mae'n bosib na chaiff caniatâd ei roi i gadw'r wyliadwriaeth

NAC YDY

YDY

YDW ‌

NAC YDW

C.4 – Ydych chi wedi ystyried bethNyO gallwch ei wneud (os o gwbl) i leihau/osgoi ymyrraeth anuniongyrchol?

Dylid ystyried y perygl o darfu ar breifatrwydd pobl nad ydynt yn gysylltiedig â'r ymchwiliad e.e.:

• Maint a chwmpas yr ymgyrch

• Dulliau/offer a ddefnyddir

• Amseriad y wyliadwriaeth

• Hyd y wyliadwriaeth

Ceisiwch Ganiatâd Ysgrifenedig ar gyfer y Wyliadwriaeth arfaethedig trwy ddilyn proses caniatáu gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA y Cyngor

** Prawf Trosedd Ddifrifol: gwyliadwriaeth mewn perthynas â throseddau difrifol yn unig sy'n bodloni'r amodau a osodir yn Erthygl 7A(3)(a) neu (b) o Orchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol) 2021 (fel y'i diwygiwyd) xxxx xxxxx caniatâd o xxx XXXX h.y. troseddau y gellir eu cosbi gan uchafswm cyfnod o 6 mis x xxxxxxx, xxx drosedd o xxx Adrannau 146, 147, 147(A) o Ddeddf Trwyddedu 2003 xxx Xxxxx 7 o Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933

CYCHWYN

Digwyddiad y xxx xxxxx ymchwilio iddo

NA

DIWEDD

Siart lif 10 – Gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA – Cylch oes sylfaenol Caniatâd Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig

OES ‌

Tystiolaeth ychwanegol i'w hategu

Gofyn i'r Uwch Swyddog Cyfrifol am Rif Cyfeirnod Unigryw

Paratoi a chyflwyno cais i gael caniatâd i gadw gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA gan Swyddog Awdurdodi

IE

CYNNIG CADW GWYLIADWRIAETH GUDD

Ystyried gweithredu gan ddefnyddio polisi xxxxx x xxxx gwasanaeth

Gwrthod y cais, cofnodi'r penderfyniad a rhoi gwybod i'r sywddog a wnaeth y cais

DIWEDD

NAC OES

Y SWYDDOG AWDURDODI'N ASESU'R ACHOS

ANGEN PARHAUS WEDI'I NODI

GWRTHOD

Canslo'r caniatâd, diweddaru'r gofrestr a hysbysu'r swyddog a wnaeth gais

Gwyliadwriaeth wedi'i chaniatáu a chofnodi (neu ei diweddaru) a'r swyddog a wnaeth gais wedi cael gwybod am unrhyw newidiadau Anfon copi o'r ffurflen at yr Uwch Swyddog Cyfrifol

Adolygiad rheolaidd gan y swyddog awdurdodi i asesu a oes angen parhau i gadw gwyliadwriaeth neu wneud cais i adnewyddu'r caniatâd

DIM ANGEN WEDI'I NODI

Atodlen 1 – Deddfwriaeth, Codau Ymarfer, Polisïau a Chanllawiau Perthnasol

Dylid darllen Polisi Cyfryngau Cymdeithasol RIPA ar y cyd â'r xxxx ddeddfwriaeth, canllawiau a chodau ymarfer cyfredol a pherthnasol, gan gynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i'r) canlynol:

• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA) xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/00/xxxxxxxx

• Nodiadau Esboniadol RIPA xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/00/xxxxx/xxxxxxxx

• Codau Ymarfer Statudol RIPA:

• Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx achment_data/file/742041/201800802_CSPI_code.pdf

• Cod Ymarfer Diwygiedig ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx achment_data/file/742042/20180802_CHIS_code_.pdf

• Cod Ymarfer ar Swmpgaffael Data Cyfathrebu: xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx achment_data/file/715477/Bulk_Communications_Data_Code_of_Practice.pdf

• Cod Ymarfer Data Cyfathrebu 2018: xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx achment_data/file/822817/Communications_Data_Code_of_Practice.pdf

• Cod Ymarfer Diwygiedig ar Ymchwilio i Wybodaeth Electronig a Ddiogelwyd xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx achment_data/file/742064/RIPA_Part_III_Code_of_Practice.pdf

• Cod Ymarfer Ymyrryd ag Offer 2018 xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx achment_data/file/715479/Equipment_Interference_Code_of_Practice.pdf

• Cod Ymarfer Diwygiedig Drafft Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol 2022 xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx achment_data/file/1112114/Oct_2022_Draft_Revised_CHIS_Code_of_Practice. pdf

(Fersiwn terfynol i ddilyn)

• Cod Ymarfer Diwygiedig Drafft Ymyrryd â Chyfathrebu 2022 xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx achment_data/file/1112134/Oct_2022_Draft_revised_Interception_of_Comms.p df

(Final version to follow)

• Ddeddf Pwerau Ymchwilio ('IPA 2016') xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/00/xxxxxxxx

• OS 2010 Rhif 521 – Gorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol) 2010 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/0000/000/xxxxxxxx/xxxx

• OS 2012 Rhif 1500 Gorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol) (Diwygio) 2012 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/0000/0000/xxxxxxxx/xxxx

• Rheoliadau Pwerau'r Ymchwilydd (Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol ac Ymyrryd: Cod Ymarfer) 2022 i ddilyn.

• Canllawiau a gyhoeddwyd gan Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio ('IPCO') (Swyddfa'r Comisiynydd Gwyliadwriaeth ('OSC' gynt) (ar gael yn: xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/) gan gynnwys Gweithdrefnau a Dogfen Gyfarwyddyd Swyddfa'r Comisiynydd Gwyliadwriaeth:

xxxxx://xxxx-xxxxxxx-xxxx-x0.x0.xx-xxxx-0.xxxxxxxxx.xxx/XXX-XXXXXXXXXX-XXX- GUIDANCE.pdf

• Cod Ymarfer Diogelu Cyflogaeth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx/xxx- organisations/documents/1064/the_employment_practices_code.pdf

• Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Gamerâu Gwyliadwriaeth (2021) xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_ data/file/1035067/Surveillance_Camera_CoP_Accessible_PDF.pdf

• Polisi Cyfryngau Cymdeithasol y Cyngor: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxx- media-policy/

• Polisi Diogelwch Gwybodaeth y Cyngor;

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx- policy/

• Cod Ymarfer y Cyngor ar gyfer Gweithwyr Llywodraeth Leol * xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxxxxxx-xxx.xxx

• Polisi Diogelu Data a GDPR y Cyngor ** xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxx-xxxxxxxxxx-xxx-xxxx-xxxxxx.xxx

• Polisi E-xxxx y Cyngor *

xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxx0.xxx

• Polisi Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion y Cyngor (ar gael yn xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxx- records-management-policy/)**

• Polisi a Chanllawiau Diogelu Plant ac Oedolion sydd mewn Perygl y Cyngor

• Polisi Golygyddol a Gweinyddu Cyfryngau Cymdeithasol y Cyngor * xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/xxxxxx-xxxxx-xxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxxxx- policy.pdf

• Polisi Chwythu'r Chwiban y Cyngor * xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx/

Document Metadata

Table of Contents

CYNGOR SIR CEREDIGION CEREDIGION COUNTY COUNCIL

Document Metadata

CYNGOR SIR CEREDIGION CEREDIGION COUNTY COUNCIL

CYNGOR SIR CEREDIGION CEREDIGION COUNTY COUNCIL

DEDDF RHEOLEIDDIO PWERAU YMCHWILIO 2000 ('RIPA') XXXX XX

Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig, Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol a Data Cyfathrebu

POLISI CORFFORAETHOL A DOGFEN WEITHDREFNAU

CYNGOR SIR CEREDIGION

GWYLIADWRIAETH GUDD – DATGANIAD POLISI‌

Cyflwyniad

Gweithdrefn

Hyfforddiant ac adolygiadau

Casgliad

RHAN 1 – Cyflwyniad i Weithgareddau Gwyliadwriaeth a Reoleiddir gan Bennod 2 Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA)‌

Cafodd y Codau Ymarfer Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol ac Ymyrryd â Chyfathrebu eu diweddaru yn 2022 yn unol â Rheoliadau Pwerau Ymchwilio (Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol ac Ymyrryd: Codau Ymarfer) 2022.

RHAN 2 – Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig‌

A. Nid yw arsylwadau cyffredinol yn gyfystyr â Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig. Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn datgan (ym Mharagraff 3.33):

B. Dim ond os yw'n gudd y mae gwyliadwriaeth yn gyfeiriedig. Mae'r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018 yn datgan (ym Mharagraff 2.3) (yn unol â 26(9)a) RIPA):

E. Gweithgarwch Xxxx Ar-xxxx

Personâu ar-lein

Gwybodaeth Gwyliadwriaeth Gudd ar y Cyfryngau Cymdeithasol a Phersonâu Ar-xxxx

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD

GWYLIADWRIAETH YMWTHIOL

Sylwch nad xx XXXX'n galluogi'r awdurdod lleol i ganiatáu gwyliadwriaeth ymwthiol (i gael mwy o fanylion, gweler Rhan 2 isod).

ymyrraeth anuniongyrchol.

Dim ond y Prif Weithredwr sy'n meddu ar y pŵer i ganiatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig sy'n cynnwys ffilmio unrhyw Aelod Etholedig, unrhyw Gyfarwyddwr Corfforaethol neu unrhyw Swyddog Arweiniol Corfforaethol yn gudd.

Pan fydd sawl asiantaeth yn gweithio ynghyd, dim ond un ohonynt fyddai angen cael caniatâd am weithgarwch cuddwylio.

Dylai'r swyddogion sy'n gwneud cais a'r Swyddogion Awdurdodi hefyd sicrhau eu bod yn gwybod am y dogfennau a ganlyn a'u bod yn rhoi sylw iddynt:

Sylwch: Ni ddylech ddefnyddio testun safonol pan fyddwch yn llenwi cais am ganiatâd. Rhaid i'r esboniad a'r wybodaeth a roddir ar y ffurflen fod yn berthnasol i ffeithiau'r achos a rhaid iddynt ddatgan amcanion y wyliadwriaeth yn glir.

Sylwch: Ni fydd caniatâd yn cael ei adnewyddu hyd nes i Ynad ei gymeradwyo. Adolygu caniatâd‌

A. A yw'r wyliadwriaeth yn angenrheidiol?

Ni chaiff Swyddogion Awdurdodi'r Cyngor ganiatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ac eithrio er mwyn xxxx xxx ganfod ymddygiad sy'n gyfystyr â throsedd, xxx xx'n drosedd, ac sy'n bodloni'r amodau a nodir yn yr erthygl newydd, erthygl 7A(3)(a) neu (b) o Orchymyn 2010. Dyma'r amodau:

B. A yw'r wyliadwriaeth yn gymesur â'r hyn y mae'n ceisio'i gyflawni?

C. A ellir xxxx xxx leihau ymyrraeth anuniongyrchol?

Y cam nesaf: Pan fydd y wyliadwriaeth wedi'i chaniatáu, y cam nesaf fydd gofyn am gymeradwyaeth Ynad (gweler isod)

C.2 – A yw'r wyliadwriaeth yn gymesur?

A yw'n ymwneud ag xxxx xxx ganfod trosedd ddifrifol*?

C.3 – A ydych wedi ystyried yr hyn y xxxxxxx xx wneud (os o gwbl) i leihau/xxxx ymyrraeth anuniongyrchol?

CANIATÁU FEL GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD

DEWISIADAU'R YNAD

GWRTHOD CYMERADWYO

RHAN 3 – Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ('CHIS')‌

Cod Ymarfer Diwygiedig 2022

Rhaid gofalu nad yw rhywun sy'n wirfoddolwr cyhoeddus yn y lle cyntaf yn troi'n ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol yn y pen draw.

SEFYLLFA LLE DEFNYDDIR FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD

Nid yw Deddf Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol (Ymddygiad Troseddol) 2021 ('y Ddeddf CHIS) yn gymwys i awdurdodau lleol.

Dylai'r swyddogion sy'n gwneud cais i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a'r Swyddogion Awdurdodi hefyd sicrhau eu bod yn gwybod am y dogfennau a ganlyn a'u bod yn rhoi sylw iddynt:

Sylwch: Yn yr un modd â'r ffurflenni cais am ganiatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig, ni ddylech ddefnyddio testun safonol pan fyddwch yn llenwi cais am ganiatâd i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.

Sylwch: Nid yw unrhyw hysbysiad na chaniatâd yn dod i rym hyd nes i Ynad ei gymeradwyo (nid yw hyn yn berthnasol ar gyfer data cyfathrebu, y mae'r Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol (NAFN) yn xxxxx xx ef (gweler Rhan 4 isod).

1. Rheidrwydd

2. Cymesuredd

3. Trefniadau diogelwch a lles

Y cam nesaf: Pan fydd caniatâd wedi'i roi i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, y cam nesaf fydd gofyn am gymeradwyaeth Xxxx (gweler isod).

C.1 – A yw'n angenrheidiol defnyddio'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddyniol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd xxx

xxxx anhrefn?

C.2 – A yw'n gymesur defnyddio'r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol?

C.3 – A ydych wedi ystyried yr hyn y gallwch ei wneud (os o gwbl) i leihau/xxxx ymyrraeth anuniongyrchol?

C.4 – A ydych wedi cydymffurfio â'r Dyletswyddau Arbennig? Gweler A.29(5) o RIPA a Phenodau 6 a 7 y Cod Ymarfer ar Ddefnyddio Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol –

GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD

DEWISIADAU'R YNAD

GWRTHOD CYMERADWYO

RHAN 4 – Cofnodion, Trin Data, Trefniadau Diogelwch Wrth Gadw Gwybodaeth, Gwallau a Chwynion‌

Rhaid i'r llwybr cadw, adolygu a'r broses gwaredu data gydymffurfio â'r canlynol:

Enghraifft: Gellir storio data gwyliadwriaeth gyfeiriedig ar yr un pryd ar sawl llwybr data, fel a ganlyn:

Adrodd am Wallau Perthnasol

Enghreifftiau o gamgymeriadau cyffredin ar ffurflenni RIPA

Enghreifftiau o gamgymeriadau Swyddogion Awdurdodi

Caiff unrhyw un sy'n anfodlon â'r modd y mae'r Cyngor wedi cadw gwyliadwriaeth, neu'r modd y mae'n cadw gwyliadwriaeth, wneud cwyn. Yr unigolyn fydd yn penderfynu pa weithdrefn y dylid ei defnyddio.

RHAN 5 – Data Cyfathrebu‌

Nid yw Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 yn caniatáu i awdurdodau lleol ryng-gipio data cyfathrebu. Dim ond trwy Un Pwynt Cyswllt (SPC) y Rhwydwaith Gwrth-dwyll

Cenedlaethol (NAFN) y caniateir i Swyddogion y Cyngor gael gafael ar Data Cyfathrebu (gweler isod).

Uwch-swyddog Cyfrifol y Cyngor ar gyfer Data Cyfathrebu yw'r Swyddog Monitro/Swyddog Arweiniol Corfforaethol – Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu

81. Lawfulness of conduct authorised by this Part

Y prawf rheidrwydd a chymesuredd

RHAN 6 – Gwyliadwriaeth nad yw'n cael ei rheoleiddio gan RIPA'‌

C.1 – ai diben y wyliadwriaeth arfaethedig yw ymchwilio:

C.2 – A yw diben y wyliadwriaeth yn angenrheidiol? Dylid ystyried

effeithiolrwydd dulliau eraill i gael y wybodaeth/y dystiolaeth a geisir

Ceisio caniatâd ysgrifenedig ar gyfer y wyliadwriaeth arfaethedig trwy ddilyn y broses caniatâd RIPA ragnodedig

Mae'n bosib na chaiff caniatâd ei roi i gadw'r wyliadwriaeth

GWYLIADWRIAETH GUDD – DATGANIAD POLISI ‌

RHAN 2 – Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ‌

RHAN 5 – Data Cyfathrebu ‌

OES ‌