CONTRATTO
CONTRATTO
Tra
, da ora in avanti denominato la “Organizzazione” con sede legale in (comune e provincia), Via , P.IVA , Cod. Fisc. , rappresentata dal Sig. , domiciliato per sua carica nella sede e autorizzato alla stipula del presente contratto.
E
Il Consorzio Istituto di Certificazione Etica ed Ambientale, da ora in avanti denominato ICEA, con sede legale in Bologna, xxx X. Xxxxxxxx 00, Partita IVA e Cod. Fisc. 02107241206 rappresentato da Xxxxxxxxxx Xxxxx domiciliata per sua carica nella sede dell’Istituto e autorizzata alla stipula del presente contratto.
1 Oggetto del contratto
1.1 Costituisce oggetto del presente contratto la conduzione delle verifiche previste in applicazione dell’Agreement sottoscritto con Soil Association Certification Limited per gli schemi di certificazione FSC e PEFC indicati in “Scope of the agreement”. Il campo di applicazione della certificazione è identificato nella seguente tabella:
☐ | FSC | ||||||
☐ | PEFC | ||||||
☐ | Certificazione della Catena di Custodia | ☐ | Singola | ☐ | Di Gruppo | ☐ | Multisito |
☐ | Certificazione della Catena di Custodia Legno Controllato FSC (Controlled Wood) | ||||||
☐ | Certificazione della Gestione Forestale | ☐ | Singola | ☐ | Di Gruppo | ☐ | Multisito |
☐ | Certificazione della Gestione forestale Legno Contorllato FSC (Controlled Wood) | ||||||
☐ | Certificazione di Progetto | ||||||
2 Condizioni generali
2.1 La sottoscrizione del presente contratto non comporta l'obbligo per l’organizzazione di dover utilizzare
altri servizi di ICEA.
2.2 Nessuna delle parti contraenti ha la possibilità di trasferire ad altri soggetti gli effetti di questo
contratto senza l’approvazione scritta dell’altra Parte, pena l’annullamento del contratto stesso.
3 Obblighi contrattuali dell’Organizzazione
3.1 Fornire la documentazione richiesta dall'applicazione del sistema di certificazione.
3.2 Dare libero accesso al personale incaricato dei controlli ai luoghi, ai registri ed ai documenti ritenuti necessari ai fini della corretta conduzione dell'ispezione.
3.3 Comunicare ad ICEA tutte le informazioni necessarie ai fini dell’ispezione.
3.4 In caso di esternalizzazione di uno o più processi produttivi, l’organizzazione è tenuta a sottoscrivere apposito contratto con le ditte contoterziste che includano almeno i seguenti aspetti: l’impegno a rispettare, per i servizi contrattati, i requisiti fissati dallo standard di riferimento; dichiarazione di accettazione delle verifiche ispettive condotte da ICEA. L’Organizzazione è, comunque, l’unico responsabile per la conformità di tutti i processi esternalizzati a ditte conto-terzi.
3.5 Comunicare le variazioni riguardanti il prodotto, il processo di fabbricazione o, se pertinente, il Sistema Qualità, se suscettibile di compromettere la conformità del prodotto stesso le attività oggetto di certificazione.
3.6 Rispettare gli obblighi finanziari ed amministrativi connessi all'attività di controllo e certificazione.
3.7 Mantenere una registrazione di tutti i reclami pervenuti in merito ai prodotti certificati
3.8 Autorizzare ICEA a condividere le informazioni sopra richiamate con Soil Association Certification
Limited e con l’Ente di Accreditamento.
4 Obblighi contrattuali di ICEA
4.1 Svolgere le attività di verifica in accordo alle norme di agli schemi di certificazione richiamati al punto 1 del presente contratto e alle regole fissate da Soil Association Certification Limited, nonché alle linee guida e i regolamenti definiti dal competente Ente di Accreditamento
4.2 Comunicare all’organizzazione i nominativi degli ispettori ICEA incaricati per le verifiche affinché, in
caso sussistano possibili conflitti d’interessi, posa esprimere, motivandolo, il proprio parere negativo.
4.3 Mantenere la riservatezza, salvo eventuali disposizioni di legge o giudiziale, dei dati e delle informazioni aziendali derivanti dall'esecuzione delle azioni di controllo e a garantire la discrezionalità del personale da essa incaricato.
5 Quote per la Valutazione Principale (Main Assessment)
5.1 La Valutazione Principale, o Verifica Iniziale, ha lo scopo di accertare la rispondenza ai requisiti della norma di riferimento al fine di ottenere il certificato FSC e/o PEFC.
5.2 Le quote per la Valutazione Principale di conformità allo schema di certificazione di cui al § 1 sono riportate nelle relative tabelle di cui all’allegato 1 facente parte integrante del presente contratto.
6 Quote per la verifica di sorveglianza annuale e il mantenimento del certificato
6.1 Durante il periodo di validità del certificato (5 anni) ICEA svolgerà attività di sorveglianza. La prima verifica di sorveglianza dopo 9 mesi dalla data di rilascio del certificato. Le successive verifiche sono svolte con cadenza annuale.
6.2 Le quote per la Verifica di Sorveglianza Annuale di conformità e mantenimento della certificazione di cui al § 1 sono riportate nelle relative tabelle di cui all’allegato 1 facente parte integrante del presente contratto.
7 Quote per verifiche supplementari
7.1 Nel caso di elevato numero di non conformità, di non conformità maggiori o di modifiche sostanziali al sistema di gestione della Catena di Custodia, ICEA si riserva di condurre una verifica di sorveglianza supplementare allo scopo di accertare l’effettiva ed efficace attuazione da parte dell'Organizzazione delle azioni correttive necessarie per la soluzione delle non conformità riscontrate.
7.2 Le quote per la Verifica di Sorveglianza sulla conformità alla certificazione di cui al § 1 sono riportate
nelle relative tabelle di cui all’allegato 1 facente parte integrante del presente contratto.
8 Quota Amministrativa Annuale di FSC (Annual Administration Fees – AFF)
8.1 L’organizzazione certificata è tenuta al pagamento delle quote FSC (AFF) che sono stabilite da FSC
International in accordo alla FSC-POL-20-005.
8.2 Le quote FSC-AFF sono calcolate annualmente in base a l’ultimo fatturato disponibile dei prodotti
certificati e non certificati in accordo alle classi di cui nelle relative tabelle di cui all’Allegato 1.
8.3 Nel caso di cambiamenti che determino una variazione della quota FSC-AFF (ad es. cambio della quota fissata da FSC International, cambi di classe per modifiche fatturato, cambi di status, aumento o diminuzione dei siti compresi nel certificato, ecc.), la differenza – in aumento o in diminuzione – sarà calcolata in base al numero di trimestri tenendo dei dati disponibili per ciascuno di essi alle date di determinazione indicate nelle relative tabelle di cui all’Allegato 1.
8.4 Le quote FSC-AFF sono fatturate da ICEA per conto di Soil Association Certification Limited che le rimette interamente a FSC International.
8.5 Le quote FSC-AFF sono espresse in USD e, in accordo alla FSC-POL-20-005, vengono fatturate in Euro impiegando il tasso di cambio fornito dal convertitore OANDA (xxx.xxxxx.xxx) applicando una maggiorazione del 3%.
9 Quota PEFC
9.1 L’organizzazione certificata è tenuta al pagamento delle quote “supporto e promozione PEFC” che sono calcolate secondo i criteri di cui alle relative tabelle dell’Allegato 1.. Le quote PEFC sono dovute, per tramite di ICEA, a Soil Association Certification Limited che le rimette interamente a PEFC Italia.
10 Quota per la verifica del legno non certificato (Legno Controllato)
10.1 Qualora l’organizzazione richieda la verifica di legno non certificato destinato ad essere mescolato con materiale certificato FSC nel rispetto di quanto previsto da FSC-STD-40-005, ICEA applica una quota di controllo aggiuntiva.
11 Quota Trademark FSC
11.1 La quota trademark FSC consente l’accesso al portale FSC Trademark.
11.2 La quota è pari a 70Euro ed è dovuta il primo anno di certificazione.
12 Oneri non inclusi nelle quote
12.1 Le seguenti spese non sono incluse nelle quote di cui ai § 5, 6 e 7:
- spese di trasferta necessarie per il corretto svolgimento delle attività di ispezione e sorveglianza. Nel caso sia necessario l’uso dell’auto, viene applicata una tariffa di rimborso chilometrico pari a 0,38Euro/km.
13 Tempi e modalità di pagamento
13.1 Le tariffe di cui ai precedenti articoli verranno corrisposte secondo le modalità di cui alla Tabella seguente.
Tab. – Tempi di pagamento
Descrizione | Tempi di pagamento |
a) Valutazione Principale (Main Assessment) | 30 gg. data fattura (La quota viene fatturata all’atto della presentazione della domanda di certificazione) |
b) Verifica sorveglianza annuale | 30 gg. data fattura (La tariffa viene fatturata 60 giorni prima della data prevista per la verifica) |
c) Verifiche supplementari | 30 gg. data fattura (La tariffa viene fatturata 30 giorni prima della data prevista per la verifica) |
d) Quote FSC-AFF | Primo anno - 30 gg. data fattura (La quota viene fatturata a seguito della valutazione principale) Anni successivi - 30 gg. data fattura (la fattura sarà emessa a seguito della verifica di sorveglianza annuale) |
e) Quote PEFC | Primo anno - 30 gg. data fattura (La quota viene fatturata a seguito della valutazione principale) Anni successivi - 30 gg. data fattura (la fattura sarà emessa a seguito della verifica di sorveglianza annuale) |
13.2 Le tariffe di per la Valutazione Principale (Main Assessment) e per le Quote FSC-AFF e PEFC del primo anno, saranno corrisposte a mezzo Bonifico Bancario su conto corrente della Banca Popolare Etica, Agenzia di Bologna, intestato ad ICEA – IBAN: IT 73 P 05018 02400 000000101468.
13.3 Tutte le altre tariffe verranno corrisposte a mezzo Ricevuta Bancaria.
Riferimenti bancari utili all’emissione della Ricevuta Bancaria
IBAN
Banca: filiale di:
13.4 Dati necessari alla fatturazione elettronica.
Codice destinatario
Indirizzo PEC appositamente dedicato (alternativa al codice destinatario):
14 Modalità di recesso
14.1 Il richiedente potrà rinunciare in qualsiasi momento alle attività di verifica comunicando il suo recesso mediante lettera raccomandata AR o PEC (Posta Elettronica Certificata), con un preavviso minimo di 60 giorni. In tal caso il richiedente resterà comunque obbligato al pagamento delle quote relative alle attività di controllo già svolte da ICEA.
15 Clausola risolutiva espressa
154.1 ICEA potrà risolvere senza preavviso il presente contratto, con conseguente risoluzione di tutti gli accordi “inter partes”, a seguito della violazione da parte dell’Organizzazione degli obblighi a suo carico stabiliti dal presente Contratto.
16 Validità e durata
16.1 Il presente contratto si intende valido a partire dalla data di sottoscrizione e scade alla data di scadenza del certificato.
17 Rinnovo
17.1 Prima dello scadere della durata del contratto, ICEA attiverà la procedura di rinnovo.
18 Confidenzialità
18.1 ICEA garantisce, assicurando che tutto il proprio personale rispetti tale impegno, di trattare come confidenziali le seguenti notizie ed Informazioni, salvo eventuali disposizioni di legge o giudiziale, e di non diffondere le medesime a terze parti senza la preventiva autorizzazione rilasciata per iscritto dall’organizzazione:
- i documenti e le informazioni relativi all’organizzazione già certificata o in corso di certificazione quali: risultati delle valutazioni e delle verifiche condotte; piani e programmi di lavoro, dati finanziari, dati tecnici, disegni, progetti e ogni altro documento o dato pertinente alle attività dell’organizzazione.
ICEA si impegna a gestire in modo confidenziale i documenti e le informazioni sopra indicate per l’intero periodo di validità del contratto di certificazione e, dopo la sua rescissione o scadenza, per un periodo ulteriore di 5 anni a meno che le informazioni non divengano pubbliche durante questo periodo.
18.2 Le seguenti informazioni non sono considerate Confidenziali:
- le informazioni di cui al §3.13 del presente contratto;
- le informazioni di cui ICEA può dimostrare di essere già a conoscenza alla data di sottoscrizione del presente impegno;
- informazioni che sono di dominio pubblico alla data di sottoscrizione del presente contratto o che lo diventano nel periodo di validità del medesimo;
- informazioni fornite ad ICEA dopo la sottoscrizione del presente contratto senza alcun obbligo di confidenzialità.
19 Controversie
19.1 Secondo norme di legge.
19.2 In caso di contenzioso derivante dal presente accordo e che riguardi compiti, responsabilità, diritti e
doveri di ICEA o dell’organizzazione, il Foro competente sarà esclusivamente quello di Bologna.
20 Varie
20.1 Il presente Contratto contiene tutti i termini e le condizioni concordate tra le Parti e cancella qualsiasi
accordo pregresso tra le Parti, sia scritto che orale, relativo all’oggetto del presente Contratto.
20.2 Qualsiasi emendamento o modifica al presente Contratto può essere fatta solo per iscritto ed approvata mediante apposizione di firma da entrambi le Parti.
20.3 Le Parti riconoscono e si danno reciprocamente atto che il presente Contratto sono stati oggetto di trattativa e quindi non trovano applicazione gli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile.
……….., …………..
Le parti contraenti,
Per ICEA | Per il Richiedente |
Informativa sull’utilizzo dei dati personali
L’Istituto per la Certificazione Etica ed Ambientale – Bologna informa l’OPERATORE che il trattamento dei suoi dati
personali è effettuato secondo le seguenti modalità:
TITOLARE DEL TRATTAMENTO: È ICEA, in persona del presidente del consiglio di amministrazione con sede legale in Bologna, Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx xx 00, e-mail xxxx@xxxx.xxx.
NATURA DEI DATI PERSONALI TRATTATI: I dati personali trattati consistono in dati identificativi (quali, in via esemplificativa: nominativo, residenza e/o domicilio, recapito telefonico, indirizzo e-mail, ecc.) e, più in generale, in dati di contatto nella sua qualità di legale rappresentante e/o, comunque, referente dell’Operatore
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: il trattamento dei dati personali, forniti da Lei direttamente o comunque acquisiti, è finalizzato unicamente all’adempimento delle obbligazioni contrattuali assunte nel rispetto dei principi di necessità e pertinenza; la base giuridica è la esecuzione del contratto di cui è parte l’Operatore; la erogazione dei servizi dallo stesso richiesti, nonché gli adempimenti amministrativi e contabili correlati al suddetto contratto (art. 6, co. 1, lett. b). Il conferimento dei dati è necessario per l’esatto assolvimento degli obblighi contrattuali: il rifiuto di conferirli potrebbe impedire al titolare di svolgere le prestazioni richieste.
Solo previo rilascio di esplicito consenso, i suoi dati potranno essere trattati per l’invio di comunicazioni di natura commerciale inerente i servizi di ICEA, eventi, convegni, fiere cui parteciperà ICEA o dalla stessa organizzati; rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi resi per migliorare la qualità degli stessi; etc. L’invio di materiale informativo e/o promozionale potrà avvenire oltre che con modalità tradizionali (quali posta cartacea e telefonate con operatore), anche con modalità telematiche ed assimilate (quali email). La base giuridica del trattamento per la finalità di marketing è il consenso espresso dell’Operatore (Art. 6, co. 1, lett. a): essendo il conferimento dei dati per tale finalità sempre facoltativo, in ogni momento l’interessato potrà revocare il consenso precedentemente dato.
MODALITA’ DEL TRATTAMENTO: In relazione alle suindicate finalità, i dati acquisiti, saranno trattati con l’utilizzo di procedure anche informatizzate, e gestiti sia direttamente che da terzi, nei modi e nei limiti necessari per perseguire le predette finalità e con procedure e misure organizzative idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza nel rispetto dei principi di cui al Regolamento UE 2016/679.
COMUNICAZIONE A TERZI E DIFFUSIONE DEI DATI. Xxxxx gli obblighi di legge, i dati personali potranno essere condivisi con:
a) persone fisiche, dipendenti e/o collaboratori del Titolare che, nell’ambito delle relative mansioni, sono stati
incaricati e autorizzati a trattare tali informazioni;
b) società terze o altri soggetti con i quali ICEA ha sottoscritto contratto di servizi, che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di Responsabile del trattamento (a titolo indicativo, consulenti commerciali per finalità amministrative e contabili, centri elaborazione dati, società che forniscono prestazioni di sicurezza informatica e di gestione dei software, consulenti legali per gestione di eventuali contenziosi, etc.);
c) nonché Uffici Finanziari, Istituzioni dell’U.E. Ministeri, Uffici statali, Uffici regionali, enti affini complementari e/o sinergici all’attività svolta da ICEA, ed in generale tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali informazioni sia riconosciuta in forza di provvedimenti normativi e/o giudiziari (quali Organismi di Vigilanza, Autorità Giudiziarie, Autorità pubbliche). Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.
In nessun caso i Suoi dati saranno diffusi.
TRASFERIMENTO DATI: I suoi dati personali potranno inoltre essere trasferiti, limitatamente alle finalità sopra indicate, nei seguenti Stati: Italia, Europa, Stati Uniti
A Per quanto concerne l’eventuale trasferimento di dati verso Paesi Terzi, il titolare assicura che il trattamento verrà effettuato, in ogni caso, secondo le modalità consentite dalla normativa vigente, di cui al Regolamento UE 2016/679, nel rispetto delle decisioni di adeguatezza e degli standard model clauses approvate dalla Commissione Europea.
TEMPO DI CONSERVAZIONE: i dati saranno trattati per il tempo necessario per l’esecuzione del contratto e, successivamente per l’espletamento di obblighi di legge e/o finalità amministrative e contabili; in ogni caso saranno conservati per un periodo non superiore a 10 anni decorrenti dalla cessazione del rapporto e, comunque, nel rispetto dei termini di prescrizione previsti dalla legge. Nel caso di dati trattati per le finalità di marketing, il trattamento verrà compiuto fino alla revoca del consenso.
DIRITTI DELL’INTERESSATO: In ogni momento Lei potrà esercitare nei confronti del Titolare del trattamento i suoi diritti che di seguito si elencano, così come previsti dagli artt. Artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, ex Xxx.xx UE 2016/679:
1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile e la possibilità di effettuare il reclamo presso l’Autorità di controllo.
2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
• dell'origine dei dati personali;
• delle finalità e modalità del trattamento;
• della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
• degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
• dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L'interessato ha diritto di ottenere:
• l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
• la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
• l'attestazione che le operazioni di cui sopra sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• la portabilità dei dati.
4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Per esercitare i suoi diritti Lei potrà contattare ICEA (e-mail: xxxxxxx@xxxx.xxx) presso Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, 00 – 00000 Xxxxxxx (XX).
Lei potrà, inoltre, in qualsiasi momento, revocare il consenso al trattamento dei propri dati per finalità di marketing contattando o inviando una e-mail all’indirizzo xxxxxxx@xxxx.xxx.
Manifestazione del consenso
Letta l’Informativa Privacy di cui sopra,
in relazione al trattamento dei miei dati personali per finalità di marketing: presto il consenso nego il consenso
Data
Firma (solo se cartacea)
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