CONDIZIONI GENERALI DI ACQUISTO
CONDIZIONI GENERALI DI ACQUISTO
1.1. In aggiunta ai termini definiti in altri articoli delle presenti Condizioni Generali di Acquisto, i seguenti termini hanno il significato qui di seguito a essi attribuito:
1.1.1. Acquisto Significa ogni singolo contratto di acquisto dei prodotti concluso tra l’Acquirente e il Venditore e sottoposto alle Condizioni Generali di Acquisto;
1.1.2. Condizioni Generali di Acquisto indica le presenti Condizioni Generali di Acquisto dell’Acquirente;
1.1.3. Capitolato Generale Qualità Forniture. Si intende il Capitolato Generale Qualità Forniture allegato alle presenti Condizioni Generali di Acquisto
1.1.4. Data di consegna Significa il termine, indicato dall’Acquirente nell’Ordine, entro cui devono essere consegnati i Prodotti presso il magazzino dell’Acquirente;
1.1.5. Diritti di proprietà intellettuale indica tutti i diritti di proprietà intellettuale e industriale dell’Acquirente, ivi inclusi, senza limitazione alcuna, i diritti relativi a: marchi, brevetti per invenzione, disegni o modelli, modelli di utilità, know-how, insegne, ditte, denominazioni, marchi di fatto e domain name, siano stati tali diritti registrati o meno, nonché qualsivoglia domanda o registrazione relativa a tali diritti, nonché i segreti commerciali, e ogni altro diritto o forma di protezione di natura similare o avente effetto equivalente.
1.1.6. Informazioni confidenziali Indica tutte le informazioni commerciali, societarie, organizzative, sui processi e metodi produttivi, strategiche e tecniche dell’Acquirente, ivi inclusi i Diritti di Proprietà Intellettuale, divulgate al Venditore o da questi comunque acquisite, direttamente o indirettamente, per iscritto, elettronicamente, verbalmente o tramite supporto visivo.
1.1.7. Leggi indica qualsiasi legge, decreto, regolamento, direttiva, ordine o decisione, codice di condotta, emanato da qualsivoglia organo o autorità, italiano, straniero o comunitario che svolga funzioni legislative, giudiziarie o amministrative;
1.1.8. Ordine Indica l’ordine di acquisto dei Prodotti inviato Dall’Acquirente al Venditore, redatto necessariamente in forma scritta;
1.1.9. Parti Indica, congiuntamente, l’Acquirente e il Venditore;
1.1.10. Prodotti Sono gli articoli che verranno, di volta in volta, specificatamente indicati nell’Ordine. Rientrano in questa terminologia anche i servizi o prestazioni connessi ad attività di engineering (test, prove, omologazioni,...);
1.1.11. Acquirente Indica la società Brieda E C. Srl, con sede legale a Xxxxxxxxx – xxxxx Xxxxx, 00 (XX) 00000, X. Iva 01165920933;
1.1.12. Venditore Indica la persona, fisica o giuridica, che vende i Prodotti alle condizioni e ai termini previsti dalle Condizioni Generali di Acquisto.
2. OGGETTO
2.1. Le presenti Condizioni Generali di Acquisto disciplinano gli Acquisti di Prodotti tra l’Acquirente e il Venditore e saranno vincolanti se firmate dal Venditore e/o in tutti i casi in cui il Venditore inizi a dare esecuzione ad un Ordine del Venditore. In caso di contrasto tra le condizioni e i termini di cui alle presenti Condizioni Generali di Acquisto e le condizioni e termini pattuiti nel singolo Acquisto, questi ultimi prevarranno.
2.2. L’Acquirente non sarà vincolato da Condizioni Generali di Vendita del Venditore, neanche nell’ipotesi in cui si faccia loro riferimento o siano contenute in accettazioni, bolle di consegna, fatture, oppure qualsiasi altra documentazione prodotta dal Venditore. Le CGV non saranno vincolanti per l’Acquirente neppure per effetto di tacito consenso.
2.3. Le presenti Condizioni Generali di Acquisto sostituiscono ed estinguono qualsiasi altro accordo avente il medesimo oggetto, intervenuto fra l’Acquirente e il Venditore.
3. ACQUISTI E ORDINI
3.1. Gli Acquisti si considerano conclusi tra le Parti, ai termini e alle condizioni di cui alle presenti Condizioni Generali di Acquisto, nel momento in cui l’Acquirente riceverà notizia dell’accettazione scritta dell’Ordine da parte del Venditore o, in mancanza, trascorsi i cinque giorni per la tacita accettazione previsti dal successivo paragrafo 3.5.
3.2. Prima dell’emissione dell’ordine il Venditore è tenuto a fornire tutte le informazioni necessarie a soddisfare le normative vigenti in merito a vendite extra Italia ed extra-UE.
3.3. Ove non esplicitati in offerta eventuali MOQ (quantità minima d’ordine), o vincoli sui tempi di fornitura, l’acquirente si riterrà libero di ordinare le qualità necessarie senza alcun vincolo.
3.4. L’Acquirente invierà Ordini contenenti codice del componente, descrizione dei Prodotti richiesti, quantità, prezzo e Data di consegna; l’invio degli Ordini avverrà in forma telematica o tramite Portale Aziendale per chi abilitato.
3.5. Ogni Ordine dovrà essere confermato tassativamente entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento dello stesso, per posta elettronica, con la restituzione da parte del Venditore, di copia dello stesso, debitamente controfirmata. Trascorso il periodo sopra menzionato di cinque giorni, in caso di mancata emissione da parte del Venditore dell’accettazione, l’Ordine si intenderà tacitamente accettato alle condizioni e ai termini riportati nello stesso.
3.6. L’Acquirente avrà facoltà di annullare o modificare ciascun Ordine in ogni momento antecedente alla consegna dei Prodotti, concordando le modalità con il Venditore o facendo riferimento ad eventuali accordi esistenti.
3.7. Gli Ordini sono ritenuti validi se riportano la firma di autorizzazione come da seguente schema:
CEO beni materiali: oltre 10.000,00 €
Responsabili Acquisti e Tecnico beni materiali: da 5.000,00 € fino a 10.000,00 € Buyer beni materiali: fino a 5.000,00 €
CEO tutti i servizi, a prescindere dall’importo
3.8. Per gli ordini a prezzo zero, il Venditore dovrà concordare con l’Acquirente il prezzo prima di procedere con la fatturazione.
3.9. Il Venditore si impegna a fornire e a mantenere aggiornate le dichiarazioni di origine per i Prodotti di fornitura.
4. CONSEGNE
4.1. La consegna dei Prodotti dovrà essere effettuata alla Data riportata nell’ordine e si intenderà sempre, salvo eventuali pattuizioni contrarie contenute nell’Ordine, Reso sdoganato presso lo stabilimento di Portogruaro.
4.2. Prima di effettuare la consegna il Venditore deve anticipare il DDT all’Ufficio Acquisti dell’Acquirente e farsi emettere autorizzazione alla consegna. Consegne non autorizzate, anche se effettuate tramite corriere espresso, non saranno accettate.
4.3. La Data di Consegna e la qualità dei Prodotti deve considerarsi termine essenziale. In caso di ritardo o disallineamento, si fa riferimento al Capitolato Generale Qualità forniture.
4.4. I prodotti si intenderanno presi in consegna dall’Acquirente solo nel momento in cui un rappresentante dell’Acquirente debitamente autorizzato abbia sottoscritto la relativa Bolla di Consegna (Presa in Consegna), con riserva di verifica dei punti espressi al 4.4.
4.5. All’atto della consegna, l’acquirente verificherà le condizioni qualitative di materiali ed imballi, il numero dei colli, la quantità e l’identità dei Prodotti consegnati.
4.6. Non verranno accettati materiali in quantità difformi rispetto a quanto riportato in ordine. In caso di quantità difformi:
4.6.1. in eccesso rispetto a quanto riportato nell’ordine 🡪 la merce non sarà scaricata dal mezzo e sarà rispedita al mittente.
4.6.2. in difetto rispetto a quanto riportato nell’ordine 🡪 la merce sarà scaricata e verrà emessa una NC, addebitando al Venditore eventuali costi legati a mancate consegne verso i nostri clienti.
5. PREZZI E PAGAMENTI
5.1. I prezzi validi dei Prodotti sono esclusivamente quelli indicati negli Ordini (in seguito i Prezzi).
5.2. I Xxxxxx si intendono al netto di Xxx. Sono escluse rivalutazioni decise unilateralmente.
5.3. Il Venditore provvederà a fatturare i Prodotti nei termini e alle condizioni indicate in ciascun Ordine, o in mancanza di una pattuizione al riguardo, alla Data di Consegna.
5.4. La fattura dovrà essere inviata all’Acquirente all’indirizzo concordato e dovrà recare almeno le seguenti informazioni e dovrà sempre corrispondere ai valori riportati negli Ordini
a) Ragione sociale del Venditore
b) Numero d’Ordine
c) Numero Bolla di Consegna;
d) Quantità e identità dei Prodotti;
e) Prezzi unitari e importo complessivo;
f) Partita Iva o eventuale indicazione del documento di esenzione Xxx;
g) Coordinate bancarie utili e necessarie per dar corso al pagamento.
5.5. Il pagamento avverrà, a mezzo di bonifico bancario, sulla base della fattura correttamente emessa da parte del Venditore, fatti salvi specifici accordi tra le Parti o obblighi di legge. I termini di pagamento non devono essere considerati termini essenziali ai sensi dell’art. 1457 C.C.
5.6. In caso di ritardo nei pagamenti delle somme dovute dall’Acquirente, il Venditore non avrà diritto a sospendere la consegna dei Prodotti.
5.7. In caso di ritardo nei pagamenti di somme non contestate rispetto ai termini di cui al precedente articolo 5.3., il Venditore invierà un’intimazione scritta all’Acquirente concedendo a quest’ultimo un termine non inferiore a 30 giorni lavorativi per adempiere alle proprie obbligazioni di pagamento. Nel caso in cui l’Acquirente non provveda al pagamento neppure nel termine intimato, saranno dovuti dall’Acquirente interessi di mora calcolati in misura pari al tasso di interesse legale di volta in volta in vigore.
5.8. L’Acquirente si riserva la facoltà di compensare in tutto o in parte le somme che la stessa dovrà al Venditore con quelle che il Venditore dovrà all’Acquirente in base alle Condizioni Generali o a qualsiasi altro titolo.
5.9. In caso di prezzi in fattura differenti da quelli riportati sull’ordine, l’Acquirente non provvederà al pagamento della fattura sin tanto che la fattura non verrà riemessa con i prezzi conformi a quelli indicati nell’ordine.
6. GARANZIA E QUALITA’
Fare riferimento al “CT-00 Capitolato Generale Qualità Forniture”.
7. NDA
Ogni fornitore è tenuto a sottoscrivere l’accordo di riservatezza.
8. RESPONSABILITA’ VERSO TERZI E ASSICURAZIONE
8.1. Nel caso in cui l’Acquirente sia convenuto in giudizio in conseguenza della difettosità, non conformità o pericolosità dei Prodotti o a causa della violazione da parte del Venditore, di Leggi o diritti di proprietà intellettuale e/o industriale di terzi, ovvero per un qualsiasi fatto imputabile a responsabilità del Venditore, quest’ultimo si obbliga a mantenere l’Acquirente indenne a manlevata da qualsiasi pretesa, domanda o azione giudiziale avanzata da terzi e risarcire l’Acquirente per tutti i conseguenti danni da questa subiti, compresi gli onorari degli avvocati. In tali casi, l’Acquirente informerà prontamente il Venditore al fine di metterlo al corrente della situazione e in condizione di intervenire per limitare il danno.
8.2. Ferme restando le disposizioni del presente articolo, il Venditore si impegna a stipulare a proprie spese una polizza assicurativa con primaria compagnia di assicurazioni, a copertura dei rischi sub articolo 8.1. Tale polizza sarà stipulata con limite 500.000 €. La polizza dovrà espressamente includere tra gli eventi assicurati, i danni direttamente o indirettamente cagionati dai Prodotti a cose o persone.
8.3. Alla sottoscrizione delle Condizioni Generali di Acquisto il Venditore s’impegna a consegnare una copia della polizza all’Acquirente.
9. DIRITTI DI PROPRIETA’ INTELLETTUALE
9.1. Il Venditore dichiara che (i): l’Acquirente è l’esclusivo titolare dei Diritti di Proprietà Intellettuale relativi ai Prodotti; (ii) si asterrà dall’utilizzare e dal registrare diritti di proprietà intellettuale che siano simili e/o confondibili con i Diritti di Proprietà Intellettuale, sia autonomamente che in connessione/collegamento ai propri; (iii) utilizzerà i Diritti di Proprietà Intellettuale esclusivamente in ottemperanza alle istruzioni dell’Acquirente e per i fini di cui alle presenti Condizioni Generali di Acquisto; (iv) si asterrà dal compiere atti incompatibili con la titolarità dei Diritti di Proprietà Intellettuale; (v) si asterrà dal cedere, licenziare o, in generale, autorizzare terzi a utilizzare o disporre, per qualsiasi motivo, in tutto o in parte, dei Diritti di Proprietà Intellettuale.
10. RISOLUZIONE E RECESSO
10.1. Nel caso in cui il Venditore risulti inadempiente a una delle obbligazioni previste dagli articoli 4. (Consegne); articolo 6. (Garanzia e qualità); articolo 7 (NDA), 8 (Responsabilità verso terzi e Assicurazione); articolo 9 (Diritti di Proprietà Intellettuale e Riservatezza), l’Acquirente si riserva, a propria esclusiva discrezione, il diritto di:
a) risolvere, ai sensi dell’art. 1456 C.C., in qualsiasi momento, con effetto immediato, il singolo Acquisto al quale si riferisce l’inadempimento e tutti gli eventuali altri acquisti e di invocare il risarcimento dei danni;
b) assegnare al Venditore un termine di trenta giorni per eliminare gli inadempimenti riscontrati e conformarsi alle previsioni delle Condizioni Generali di Acquisto, fermo restando che nel caso in cui l’inadempimento persista anche oltre la scadenza del predetto termine di trenta giorni, l’Acquirente potrà risolvere di diritto e con effetto immediato il singolo Acquisto cui si riferisce l’inadempimento e tutti gli eventuali altri acquisti e di invocare il risarcimento dei danni.
10.2. L’Acquirente avrà la facoltà di recedere da ciascun Acquisto con effetto immediato mediante comunicazione scritta da inviare al Venditore con lettera raccomandata con ricevuta di ritorno in caso di (i) scioglimento o liquidazione del Venditore laddove per la nozione di controllo si rinvia all’art. 2359 del Codice Civile.
10.3. In caso di fallimento, concordato, altra procedura concorsuale o, in ogni caso, ove il Venditore risultasse insolvente, l’Acquirente potrà unilateralmente modificare i termini di consegna e pagamento dei Prodotti al fine di garantire al massimo la sicurezza delle transazioni in linea con il dettato del Regio Decreto 16 marzo 1942, n.267 e successive modifiche (Legge fallimentare).
10.4. Al verificarsi dei casi previsti al precedente art. 10.1., 10.2 e 10.3il Venditore si impegna a cessare, immediatamente, ogni utilizzo dei Diritti di Proprietà Intellettuale.
10.5. Nei casi di risoluzione e/o recesso dell’Acquirente dagli Acquisti, il Venditore non avrà diritto al pagamento di alcuna somma e/o indennità e/o indennizzo per qualsivoglia titolo o ragione.
11. LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE
11.1. Le vendite sottoposte alle presenti condizioni sono regolate dal diritto italiano. Viene espressamente esclusa l’applicazione dalla Convenzione di Vienna dell’11 aprile 1980 sulla vendita internazionale di beni mobili. Ogni controversia tra le Parti in relazione alle vendite sarà di competenza esclusiva del Foro di Pordenone, Italia, l’Acquirente avrà altresì diritto, a sua discrezione, di avviare la controversia davanti al Foro presso il quale il Xxxxxxxxx avrà la sua sede legale.
12. CLAUSOLE FINALI
Qualora una delle clausole delle presenti condizioni dovesse risultare nulla o inefficace, le stesse continueranno ad avere piena efficacia per la parte non inficiata da detta clausola. La circostanza che il Venditore non faccia in qualsiasi momento valere i diritti riconosciutigli da una o più clausole delle presenti condizioni non potrà essere intesa come rinuncia a tali diritti, né gli impedirà di pretendere successivamente l'osservanza di ogni e qualsiasi clausola. Allegato: Capitolato Generale Qualità Forniture
Indice
2 CAMPO DI APPLICAZIONE, TERMINI E DEFINIZIONI 2
3 OBIETTIVI E PRESTAZIONI DEL FORNITORE 3
3.1 Verifiche dei processi e dei prodotti di fornitura 3
3.2 Controllo delle sub‐forniture 3
5 PROVE A CARICO DEL FORNITORE 3
6.1 Requisiti e processo di qualifica 4
6.1.2 Fornitori già qualificati 5
6.2 Decisione in merito alla qualifica fornitore 5
6.3 Il processo APQP (pianificazione avanzata della qualità del prodotto) 5
6.3.1 Pianificazione delle attività 5
6.3.3 Continuità di business 6
6.4.3 Realizzazione ed identificazione del lotto PPAP 8
6.4.4 Approvazione del PPAP File 8
6.4.6 Disposizione di Dettaglio – Imballi 8
7 MODIFICHE (PROCESSO – PRODOTTO) 9
8 OBBLIGHI ED IMPEGNO FORNITORE 9
9 AUDIT DI PROCESSO E DI PRODOTTO 9
10 ATTIVITÀ DI VERIFICA SUI PRODOTTI APPROVVIGIONATI 9
10.1 Controlli eseguiti internamente dalla BRIEDA 9
10.1.1 Verifica di conformità amministrativa e documentale 9
10.1.2 Verifica tecnico/qualitativa 10
11.1 Classificazione delle forniture 11
11.2 Prodotti non conformi, costi per le NC imputabili al fornitore e flussi amministrativi 11
11.5 Monitoraggio dei fornitori 13
12 Sicurezza, Tracciabilità e Norme Cogenti 14
14 Dichiarazione di Impegno 15
Modifica | Redatto | Approvato | Rev | Data |
Prima emissione | Naspetti | Moret | 00 | 21/11/23 |
Modifiche su paragrafi 4, 6.4, 11, 11.2 e 11.5 | Naspetti | Moret | 01 | 25/11/24 |
1 SCOPO
Le finalità del presente Capitolato, sono le seguenti:
- Regolare le attività di outsourcing tra la BRIEDA e i suoi fornitori, stabilendo un rapporto di mutua collaborazione per la gestione, la movimentazione e le condizioni di accettabilità dei prodotti forniti, in un'ottica di continuo miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi necessari per la creazione di valore
- Definire i principi che regolano i rapporti tra la BRIEDA ed i suoi Fornitori, in merito alla qualità e all’affidabilità richieste per i prodotti di fornitura esterna
- Chiarire quali strumenti si richiede al Fornitore di sviluppare ed attuare, al fine di gestire, pianificare, verificare e documentare il controllo del processo e del prodotto, e la loro efficacia.
- La BRIEDA ha sviluppato proprie procedure e modulistiche, a supporto del Fornitore, che è incoraggiato ad utilizzarle; tuttavia, ove necessario, ha fatto propri direttamente i CSR(**) del Cliente OEM Automotive, che anche il Fornitore è tenuto ad utilizzare.
-
(**) CSR = “Customer Specific Requirements”, ovvero Requisiti Specifici del Cliente, consistenti in procedure, regole e modulistica specifiche.
2 CAMPO DI APPLICAZIONE, TERMINI E DEFINIZIONI
Il campo di applicazione del presente Capitolato è costituito dai fornitori “diretti”, ovvero dai Fornitori:
- i cui prodotti o materiali di fornitura sono destinati a diventare parte integrante del prodotto finito della BRIEDA (fornitura piena)
- a cui sono state affidate parti del processo produttivo necessario ad ottenere il prodotto finito della BRIEDA (conto lavoro)
Termini e definizioni AUDIT
L’Audit è un processo sistematico e indipendente tramite il quale si valuta la conformità a dei requisiti stabiliti, sulla base di evidenze oggettive. L’Audit viene svolto da un Auditor, ovvero da una persona appositamente formata e in possesso di caratteristiche definite. Gli Audit di cui si tratta nel presente Capitolato possono essere:
- in relazione alle responsabilità: di parte prima (ovvero eseguiti da personale interno del Fornitore; questi Audit possono essere chiamati anche “Self‐Audit”) o di parte seconda (ovvero eseguiti dal Cliente presso il Fornitore ‐ o anche Sub‐Fornitore, se del caso ‐ in quanto parte interessata)
- in relazione alla loro tipologia: di Prodotto, mirati a verificare che il Prodotto rilasciato sia conforme (sia “finito”, ovvero pronto a spedire, che “semilavorato”, ovvero pronto per la successiva lavorazione) o di Processo, mirati a verificare la conformità del processo produttivo e/o del processo di sviluppo del Fornitore rispetto ai requisiti della BRIEDA.
PROTOTIPI
Si definiscono Prototipi dei particolari prodotti specificatamente allo scopo di dimostrare un concetto di prodotto o validare un prodotto. I Prototipi possono essere destinati a test e prove.
In virtù di quanto sopra e della loro finalità, in generale, è essenziale che i Prototipi risultino a disegno e a specifica (materiali inclusi), mentre le modalità con cui sono prodotti rivestono un’importanza secondaria.
CAMPIONI
Si definiscono Campioni dei prodotti esemplificativi e rappresentativi di una certa popolazione. I Campioni appartengono a un lotto, dal quale sono prelevati al fine di accertare in modo velocizzato le caratteristiche del lotto stesso, e l’efficacia delle condizioni di processo nelle quali è stato prodotto.
In virtù di quanto sopra, in generale, è essenziale che il lotto sia prodotto nelle condizioni di processo stabilite, e che i Campioni siano prelevati in modo casuale; quando i Campioni risultano conformi, la conformità dell’intero lotto è provata, nonché l’efficacia delle relative condizioni di processo.
Quality Manager
Il Quality Manager è un ruolo organizzativo che rappresenta il referente tecnico‐qualitativo della BRIEDA per il Fornitore. Il QUALITY MANAGER, inquadrato nell’Ufficio Qualità, opera in realtà a stretto contatto con l’Ufficio Acquisti, con il quale condivide metodologie e priorità.
3 OBIETTIVI E PRESTAZIONI DEL FORNITORE
Il Fornitore deve impostare le proprie attività nei confronti della BRIEDA in modo da ottemperare alle prescrizioni del presente Capitolato e fornire il livello di prestazione atteso.
Il fornitore ha 2 giorni lavorativi dall’acquisizione dell’ordine per verificare i documenti e fare richieste eventuali di ulteriori informazioni sulle specifiche tecnico/qualitative da ottenere. (Esempio: nei disegni possono essere richiamate Istruzione di Lavoro e Controllo o altri riferimenti come disegni integrativi. È responsabilità del fornitore richiedere tutte le informazioni a lui mancanti). Trascorsi i 2 giorni lavorativi il fornitore s’impegnerà a soddisfare con efficacia ed efficienza ogni requisito richiesto, di tipo esplicito, implicito o di tipo cogente (derivante da leggi o norme tecniche).
La BRIEDA si riserva di assegnare al Fornitore obiettivi specifici e/o monitoraggi rafforzati che consentano nel tempo il raggiungimento del livello di prestazione atteso, caratterizzato dai seguenti parametri:
- Risultati di Audit e/o self‐Audit uguale o superiore a 75. Il modulo e le modalità di punteggio saranno illustrati in sede di audit
- Indice di prestazione di qualità e consegna (IQF) uguale o superiore alla classe “B”
3.1 Verifiche dei processi e dei prodotti di fornitura
La BRIEDA si riserva la facoltà di effettuare, previo accordo con il Fornitore, controlli di conformità dei materiali e prodotti di fornitura presso il Fornitore stesso o i suoi sub‐Fornitori, nonché all’interno dei propri stabilimenti di produzione, presso i propri Clienti finali o sul campo.
Inoltre, la BRIEDA si riserva la facoltà di:
• Effettuare tramite il QUALITY MANAGER o suo incaricato Audit di Processo e di Prodotto presso i siti produttivi del Fornitore, nonché all’occorrenza Audit e verifiche direttamente presso i sub‐Fornitori, in accordo con il fornitore (all’occorrenza, insieme al proprio Cliente Automotive o a un’apposita rappresentativa della BRIEDA.)
• Richiedere Self‐Audit al Fornitore, e tempestivo invio dei relativi risultati, o Audit di Prodotto
• Richiedere aggiornamenti e informazioni in merito alla qualità e/o alle consegne o altri aspetti salienti.
3.2 Controllo delle sub‐forniture
• In particolare, il fornitore, deve applicare ai propri sub‐fornitori opportune procedure di qualifica e di benestare al prodotto e al processo produttivo prima della delibera dei componenti o materiali di acquisto per la serie, inoltre deve richiedere ai sub‐fornitori stessi di fare altrettanto nei confronti della propria catena di sub‐Fornitura.
• Il Fornitore che sia capo commessa di altri sub‐Fornitori è responsabile in toto nei confronti della BRIEDA e risponde per l’intera Supply Chain coinvolta. In caso di carenze riscontrate nel sistema di gestione qualità del sub‐ Fornitore o sul prodotto di sub‐Fornitura, il Fornitore deve garantirne il pronto rientro, provvedendo alle necessarie azioni di contenimento ove applicabile.
4 PORTALE FORNITORI
Vi è un portale aziendale e serve come riferimento per i piani di consegna per un elenco ristretto di fornitori, strategici.
5 PROVE A CARICO DEL FORNITORE
Come garanzia della corretta esecuzione delle lavorazioni commissionate, i fornitori dovranno svolgere adeguate attività di verifica, finalizzate a constatare la conformità dei risultati ottenuti in base alle specifiche fornite: i piani di controllo dovranno essere quelli dichiarati con il PPAP. Sono a carico del fornitore anche tutte le prove di riqualifica periodiche previste dai piani di controllo e/o dai test plan.
6 PROCESSI E REQUISITI
Le prescrizioni indicate nel presente capitolato si riferiscono ai seguenti processi, collegati al ciclo vita del prodotto:
a) Qualifica per la Nomination
b) APQP
c) PPAP
d) Produzione in serie
e) Valutazione
a) Qualifica per la Nomination.
La qualifica è il processo per cui un Fornitore può aspirare a ricevere la Nomination per un determinato business da parte della BRIEDA. La BRIEDA acquista soltanto da Fornitori qualificati, che sono inclusi in un apposito elenco.
b) APQP (Advanced Product Quality Planning ‐ Pianificazione avanzata della qualità del prodotto)
L’APQP è il processo di riferimento per lo sviluppo di un nuovo prodotto e definisce le fasi da seguire affinché il nuovo prodotto e il processo produttivo relativo siano conformi alle richieste del Cliente, nei tempi e nella capacità produttiva richiesti. In genere, l’APQP viene applicata anche in caso di modifica, per l’estensione opportuna e in funzione della natura della modifica stessa. La BRIEDA, conformemente allo stato dell’arte della filiera Automotive, ha adottato questa metodologia. Il riferimento è costituito dallo standard AIAG. La BRIEDA richiede ai propri Fornitori di serie di applicare l’APQP, o un processo simile, al fine di ottenere una pianificazione dello sviluppo da parte del Fornitore coerente con la propria.
c) PPAP (Production Part Approval Process):
E’ il processo che BRIEDA ha adottato per approvare il prodotto e il processo di realizzazione del prodotto. Lo scopo del PPAP è quello di determinare se tutti i requisiti, sia di progetto (ove applicabile) che di prodotto, siano rispettati e se il processo realizzativo del fornitore è in grado di mantenere tali requisiti in una produzione di serie.
d) Processo di produzione in serie:
In relazione a questo processo, il presente Capitolato si riferisce in particolare ai requisiti della relativa gestione qualitativa, ivi inclusa, per esempio, la gestione delle non conformità di fornitura.
e) Processo di valutazione:
Questo processo consiste nel valutare le performance dei Fornitori qualificati (vedi precedente capoverso a), in considerazione dei loro risultati qualitativi e di consegna. Le valutazioni sono funzionali a opportune decisioni in merito all’ottimizzazione e la razionalizzazione dell’elenco dei fornitori qualificati, nello spirito del miglioramento continuo.
6.1 Requisiti e processo di qualifica
per la candidatura in relazione ai processi di riferimento indicati al precedente punto 5, i dettagli si articolano come segue:
6.1.1 Fornitori nuovi
Il processo di qualifica si articola in 3 step distinti:
STEP 1 – Pre-requisito
Il prerequisito per la qualifica è che il Fornitore abbia e mantenga attivo un Sistema di Gestione Qualità adeguato a garantire il livello di qualità richiesto dalla BRIEDA per la fornitura di serie.
STEP 2 – Questionario informativo
Il Fornitore è tenuto a fornire le informazioni richieste in merito alla propria situazione aziendale, compilando un apposito Questionario di self audit. Se ritenuto necessario, QUALITY MANAGER compie la visita preliminare di verifica/conferma.
STEP 3 – Audit di processo preliminare
Se ritenuto necessario, infine, QUALITY MANAGER della BRIEDA effettua un Audit di processo preliminare, volto ad accertare nel dettaglio la gestione e l’efficacia qualitativa del Fornitore per il settore merceologico di proprio interesse.
6.1.2 Fornitori già qualificati
Risultano elegibili per la Nomination i Fornitori che risultino idonei:
• All’Audit di processo effettuato o self‐Audit, ovvero con punteggio superiore a 50.
• In termini di performance, nello sviluppo così come nella produzione di serie, in riguardo a qualità, consegne, certificazioni ottenute, coloro che abbiano un IQF (indice qualità fornitore) uguale o superiore a alla classe “C” .
Il dettaglio dei punteggi può essere visionato sui moduli scaricabili dal portale fornitori (sia per l’IQF che per il Self- Audit) su richiesta.
In casi del tutto eccezionali la BRIEDA può decidere di continuare a fornirsi da un fornitore che non raggiunge il punteggio indicato per un tempo limitato al minimo indispensabile necessario alla messa in atto di un piano di sostituzione e strettamente legato alla situazione di emergenza stessa.
6.2 Decisione in merito alla qualifica fornitore
Per i Fornitori Nuovi, la decisione in merito alla qualifica per la Nomination avviene in base alle risultanze degli step indicati ai paragrafi precedenti ed a criteri di opportunità commerciale dipendenti dal giudizio esclusivo della BRIEDA. Si sottolinea in particolare, che l’esito positivo dell’Audit di processo o del self audit, costituisce condizione necessaria ma non sufficiente per la candidatura stessa. Per i Fornitori già qualificati e risultati eligibili, la decisione in merito alla qualifica per la Nomination avviene in base a criteri di opportunità commerciale dipendenti dal giudizio esclusivo della BRIEDA.
6.3 Il processo APQP (pianificazione avanzata della qualità del prodotto)
6.3.1 Pianificazione delle attività:
Il Fornitore coinvolto nello sviluppo o nell’industrializzazione di prodotti nuovi o modificati (APQP), deve garantire formalmente alla BRIEDA la propria capacità di realizzare il prodotto, e assicurare la qualità delle forniture anche attraverso il riesame della fattibilità; le eventuali eccezioni risultanti sono da sottoporre formalmente alla BRIEDA per conferma.
6.3.2 Prototipi e campioni
Durante il processo di sviluppo, in generale, il Fornitore è chiamato a realizzare sia prototipi che campioni. Gli stessi, ove richiesto, devono essere accompagnati da opportuna documentazione (es. report di misure e rilievi, descrizione del processo produttivo utilizzato, consuntivazione di risultati e prestazioni di processo).
Dovrà inoltre:
• Riportare nei documenti accompagnatori i riferimenti all’ordine ricevuto;
• Codice prodotto se fornito, descrizione del prodotto data dalla BRIEDA, riferimento a disegni emessi, allo stato sperimentale o riferimento a cataloghi o specifiche concordate.
• Riferimenti dell’ente e della persona richiedente;
• Identificare ciascun collo con riferimenti all’ordine acquisto e il nome del richiedente;
Qualora emergessero delle non conformità, la BRIEDA si riserva di respingere i prodotti consegnati e richiedere analisi delle cause e azioni correttive appropriate.
Si ricorda che in nessun caso il Fornitore deve considerare un eventuale giudizio di conformità in merito ai Prototipi o ai Campioni stessi come benestare alla fornitura di serie.
La fornitura di serie viene autorizzata esclusivamente attraverso il processo PPAP. NB: il presente paragrafo non si riferisce in alcun modo ai Campioni facenti parte del lotto PPAP, i quali sono oggetto di trattazione separata (vedi successivo punto PPAP).
6.3.3 Continuità di business
Il Fornitore è tenuto a preparare un Piano di Contingenza mirato a garantire la continuità di fornitura nei confronti della BRIEDA, sulla base di un’appropriata valutazione dei rischi che potrebbero portare a un’interruzione. I rischi da considerare possono essere tecnici (es. legati all’utilizzo di macchinari dedicati senza alternativa), finanziari, gestionali (es. legati all’utilizzo di sub‐fornitori unici), o di altra natura. La BRIEDA si riserva di richiedere ai Fornitori i Piani di Contingenza in ogni momento, per proprie opportune valutazioni e controlli.
6.4 Il Processo PPAP (PROCESSO DI APPROVAZIONE DEI PARTICOLARI PER LA PRODUZIONE IN SERIE) (solo se espressamente richiesto da Brieda in fase di offerta prima ed ordine poi). Il Processo PPAP si applica nei seguenti casi:
• Nuovo materiale/componente d’acquisto prodotto
• Nuovo Fornitore
• Modifiche di disegno o specifiche, se del caso con autorizzazione della BRIEDA allegata (*)
• Modifica del processo produttivo del fornitore, con autorizzazione della BRIEDA allegata (**)
• Trasferimento o rifacimento di attrezzatura
• Correzione di non conformità grave (es. problema di sicurezza di prodotto)
• Cambio sub fornitore
• Nuovo sito produttivo del fornitore o sito alternativo
• Altro (***)
(*) nel caso in cui il Fornitore sia responsabile della progettazione e sviluppo del prodotto o materiale d’acquisto, la modifica dello stesso può avvenire soltanto previa autorizzazione preventiva formale da parte della BRIEDA; l’autorizzazione in genere è emessa a seguito di prove e studi atti a confermare l’assenza di rischi aggiuntivi sul prodotto finito dovuti alla modifica stessa.
(**) Ogni PPAP approvato costituisce un accordo formale tra la BRIEDA e il proprio Fornitore, in base al quale il Fornitore stesso si impegna ad utilizzare per la produzione in serie il processo produttivo documentato con il PPAP, salvo ogni ulteriore attività finalizzata al miglioramento continuo. Il Fornitore non può quindi procedere a modifiche del proprio processo produttivo senza preventiva autorizzazione della BRIEDA: quando intenda procedere in tal senso, deve inoltrare richiesta di autorizzazione e attendere l’approvazione. Il referente è il QUALITY MANAGER (***) Altre circostanze possono indurre la BRIEDA a richiedere il PPAP al proprio fornitore, per es. un’interruzione di fornitura superiore a 12 mesi.
6.4.1 Il Lotto PPAP
Il lotto PPAP è un lotto ‘significativo’ di produzione del Fornitore, ed è da considerarsi una ‘prova generale’ della produzione di serie. QUALITY MANAGER definisce i termini precisi della quantità o durata del lotto PPAP, a seconda delle caratteristiche del prodotto e del processo produttivo con cui è realizzato.
6.4.2 Il PPAP File
Il PPAP file, in generale, è costituito da (vedi Tabelle 1 e 2):
• Una serie di documenti, facenti capo al modulo PSW (Part Submission Warrant), che certificano il processo produttivo del fornitore per lo specifico componente o materiale in questione
• I campioni, corredati da opportuni report, e il master, in base ai quali si giudica l’efficacia del processo produttivo stesso. TABELLA 1
Documenti richiesti (requested documentation) | PPAP Livello 1 Level 1 | PPAP Livello 2 Level 2 | PPAP Livello 3 Level 3 | PPAP Livello 4 Level 4 | PPAP Livello 5 Level 5 | |
1 | Registrazioni di progettazione (design records): − per componenti/dettagli di proprietà (for proprietary components) − per tutti gli altri componenti/dettagli (for | R R R | S R S | S R S | * * * | R R R |
2 | Documentazione di modifiche tecniche, se applicabile (engineering changes | R | S | S | * | R |
3 | Approvazione tecnica del Cliente, se richiesta (Customer Engineering | R | R | S | * | R |
4 | Design FMEA | R | R | S | * | R |
5 | Diagramma di Flusso del Processo (Process Flow Diagram) | R | R | S | * | R |
6 | Process FMEA | R | R | S | * | R |
7 | Piano di Controllo (Control Plan) | R | R | S | * | R |
8 | MSA Studies | R | R | S | * | R |
9 | Report dimensionale (Dimensional | R | S | S | * | R |
10 | Report del materiale e dei test funzionali (Material and Performance tests results) | R | S | S | * | R |
11 | Studi Iniziali di processo – Capability (Initial Process Studies) | R | R | S | * | R |
12 | Documentazione di qualifica dei Laboratori (Qualified Laboratory | R | S | S | * | R |
13 | Report di conformità estetica, se applicabile (AAR,if applicable) | S | S | S | * | R |
14 | Xxxxxxxx (Samples) | R | S | S | * | R |
15 | Campione Master (Master Sample) | R | R | R | * | R |
16 | Sistemi di supporto al controllo | R | R | R | * | R |
17 | Registrazioni a dimostrare la conformità a requisiti specifici del Cliente (records of compliance with Customer Specific | R | R | S | * | R |
18 | Parts Submission Warrant (PSW) | S | S | S | S | R |
Legenda simboli:
S = documentazione da fornire e mantenere una copia in archivio dedicato
R = documentazione da produrre e archiviare a cura del fornitore e rendere disponibile su richiesta
* = documentazione da produrre e archiviare a cura del fornitore e fornire su richiesta TABELLA 2
TIPO DI DOCUMENTO | MP | LM | TS | TT |
Documenti per l’identificazione del prodotto (di proprietà del fornitore o della BRIEDA) | X | X | X | X |
Rilievi di spessore sul prodotto (su almeno 5 pezzi presi singolarmente) quindi almeno 5 misurazioni singole. | X | |||
Test di nebbia salina sui particolari di prima campionatura | X | |||
Rilievi di profondità sul prodotto | X | |||
Rilievi di durezza superficiale (su almeno 5 pezzi presi singolarmente) quindi almeno 5 misurazioni singole. | X | |||
Campioni esaminati dal fornitore per il rilascio delle Dichiarazioni di Conformità | X | X | ||
Certificato di controllo 3.1 relativo al fascio di materiale fornito | X | |||
Rilievi dimensionali | X |
Legenda simboli:
MP = Fornitore di Materia Prima
LM = Fornitore di Lavorazioni Meccaniche TS = Fornitore di Trattamenti Superficiali TT= Fornitore di Trattamenti Termici
L’Ufficio Acquisti della BRIEDA emette un ordine per il Lotto PPAP, avviandone ufficialmente il processo. Nell’ordine viene indicato:
• il livello di PPAP richiesto (se non specificato viene richiesto il 3)
• il numero dei campioni richiesti (se non specificato ne vengono richiesti 5)
6.4.3 Realizzazione ed identificazione del lotto PPAP
Il fornitore, in base all’ordine, procede alla produzione del lotto PPAP, che, come ricordato in precedenza, rappresenta una ‘prova generale’ della produzione di serie. Se del caso, QUALITY MANAGER presenzia e registra i dettagli della situazione (Audit di Processo con Audit di Prodotto contestuale, e/o altre verifiche). Il fornitore dovrà etichettare il lotto con un’etichetta ben visibile (stesso lato dell’etichetta identificativa imballo) con la dicitura “PPAP – Alla cortese attenzione della Qualità” e darne comunicazione via mail dell’avvenuta spedizione a xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx
6.4.4 Approvazione del PPAP File
Il PPAP file viene esaminato dalla BRIEDA sia per la parte documentale che per i campioni; in base ai risultati dell’esame si possono avere tre esiti:
I. APPROVAZIONE: non si sono evidenziate criticità, né nella documentazione né nei campioni inviati. Il fornitore è autorizzato per la produzione in serie dello specifico componente o materiale in questione;
II. APPROVAZIONE AD INTERIM (Accettato in deroga): si sono rilevati scostamenti minori (uno o più), risolvibili con un piano di rientro e ripresentando il PPAP. Il fornitore è comunque autorizzato alla produzione di serie. Le consegne, quando richiesto, devono essere accompagnate da un documento che segnala la condizione di “approvazione ad interim”, finché il nuovo PPAP non viene approvato definitivamente;
III. RIFIUTO: non viene autorizzata la fornitura di serie e il processo del fornitore deve essere sottoposto nuovamente a PPAP
L’esito del PPAP viene comunicato al fornitore ufficialmente attraverso il Modulo PSW.
6.4.5 Produzione in serie
Il Fornitore è tenuto a condurre la produzione di serie in modo conforme alle prescrizioni della specifica tecnica ISO e secondo lo stato dell’arte Automotive. In particolare, durante la produzione di serie il Fornitore deve attenersi a quanto indicato dal Piano di Controllo inviato come documento del PPAP. Tutti i controlli documentati devono essere conservati presso l’unità produttiva del Fornitore per almeno 10 anni.
6.4.6 Disposizione di Dettaglio – Imballi
E’ responsabilità dei fornitori la corretta movimentazione dei prodotti e la protezione dai danni eventuali.
La movimentazione all’interno dello stabilimento del fornitore dovrà essere fatta in modo tale da non danneggiare in alcun modo il prodotto ed evitare la possibilità di mescolare componenti simili tra loro.
Il fornitore dovrà garantire che:
• i prodotti arrivino senza alcun danno nei reparti di utilizzo, non trascurando problematiche relative ad umidità, corrosione e inquinamento.
• siano in ogni caso rispettate le disposizioni di legge/norme di sicurezza vigenti e di protezione ambientale.
• il prodotto, all’arrivo, non presenti segni di maltrattamento od altro che possa in qualche modo essere fonte di danno del prodotto stesso.
Qualora saranno richieste delle specifiche imballo, queste saranno comunicate tramite apposita scheda imballo.
Qualora non venga richiesto un processo di omologa tramite PPAP, Xxxxxx effettua i normali controlli in accettazione in base alle procedure aziendali.
7 MODIFICHE (PROCESSO – PRODOTTO)
Il prodotto spedibile a BRIEDA è quello frutto del processo di omologa. Modifiche al prodotto / processo non sono ammesse, salvo il caso di temporanee e/o circoscritte situazioni dove, previa richiesta da parte del fornitore, BRIEDA può valutare l’emissione di una deroga o di una concessione.
8 OBBLIGHI ED IMPEGNO FORNITORE
Eventuali osservazioni sul presente documento dovranno pervenire alla BRIEDA entro e non oltre i 15 gg. dalla data di invio, altrimenti tale capitolato sarà ritenuto accettato integralmente in ogni sua parte.
Il fornitore dovrà rispettare le disposizioni riportate per tutte le forniture commissionate, esclusioni o deroghe dovranno essere richieste ed autorizzate espressamente dalla BRIEDA.
In allegato viene consegnata la Dichiarazione di impegno del Fornitore, che deve essere debitamente compilata e riconsegnata alla BRIEDA per accettazione. Il mancato ritorno di quest’ultima non sarà inteso come rifiuto da parte del fornitore.
9 AUDIT DI PROCESSO E DI PRODOTTO
In generale, durante la produzione di serie al Fornitore viene richiesta l’effettuazione di Self‐Audit di Processo e di Prodotto a cadenze regolari. Inoltre, il Fornitore viene sottoposto ad Audit da parte del QUALITY MANAGER o suo incaricato, secondo una pianificazione definita. Nel caso che gli Audit del QUALITY MANAGER non confermino i risultati del Self‐Audit, sono i primi quelli da considerarsi validi.
Se richiesto, il Fornitore è tenuto a consegnare un piano di azioni correttive volto a un pronto rientro in conformità; i tempi indicati sono da ritenersi tassativi, e in caso di mancato rispetto BRIEDA si riserva la facoltà di declassare il risultato dell’Audit attivando le dovute conseguenze.
10 ATTIVITÀ DI VERIFICA SUI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
10.1 Controlli eseguiti internamente dalla BRIEDA
In BRIEDA è operante un Sistema di gestione per la qualità che prevede tra l’altro, l’esecuzione di controlli, collaudi e altre attività necessarie per assicurare che i prodotti approvvigionati ottemperino ai requisiti specificati per l’approvvigionamento.
In particolare i controlli al ricevimento si articoleranno principalmente in due fasi:
❖ verifica della conformità amministrativa e documentale
❖ verifica tecnico/qualitativa sui particolari
10.1.1 Verifica di conformità amministrativa e documentale
Al ricevimento il Responsabile del Magazzino verificherà sistematicamente:
• tipo e codice dell’articolo
• quantità consegnate in bolla rispetto a quelle ordinate
• data di consegna
• correttezza delle condizioni di imballo del prodotto
• eventuale documentazione relativa alla Qualità del prodotto
Se tutti i controlli danno esito positivo, il Responsabile del Magazzino sigla la bolla di accompagno alla merce e la consegna all’Amministrazione per l’archiviazione, in caso contrario le eventuali mancanze vengono prontamente segnalate alla Qualità o alla Logistica, le quali si attiveranno di conseguenza.
La documentazione sulla Qualità del prodotto/servizio verrà successivamente consegnata al Responsabile del Controllo qualità, il quale dopo aver analizzato la stessa provvederà alla sua archiviazione.
10.1.2 Verifica tecnico/qualitativa
Tutte le subforniture subiranno un controllo sistematico al ricevimento secondo un piano di controllo in accettazione, indipendentemente dal tipo di lavorazione esterna eseguita.
Tale attività sarà svolta in ottemperanza a quanto stabilito dal Sistema di gestione per la Qualità, relativamente al controllo del prodotto fornito e sarà necessaria, tra l’altro, per valutare l’andamento qualitativo del fornitore nel tempo.
Il controllo del prodotto approvvigionato avverrà prelevando casualmente un numero noto di campioni, stabilito solitamente Secondo norma UNI ISO 2859-1:2007, General inspection level II . AQL: not allowed.
Qualora durante i controlli si manifestino anomalie sul prodotto fornito, il quantitativo dei pezzi campionati potrà aumentare a discrezione del Responsabile del Controllo Qualità, per consentire una migliore identificazione della non conformità e una segnalazione tempestiva ed esatta della difettosità rilevata mediante gli appositi canali.
11 QUALITÀ DELLE FORNITURE
Qualsiasi Il fornitore sarà responsabile di eventuali non conformità di propria responsabilità rilevate sul prodotto consegnato e si impegnerà a risolverle nel più breve tempo possibile mediante rilavorazione o sostituzione della merce in garanzia. Nel caso questa soluzione non sia applicabile le parti si accorderanno per una diversa soluzione. Il materiale considerato non conforme per mancanza di documentazione come da ordine di acquisto, salvo diversa disposizione della BRIEDA, sarà reso al fornitore.
Qualora BRIEDA rilevasse nei propri siti produttivi o in altre circostanze (per es. attraverso un reclamo dei propri Clienti) del materiale di fornitura non conforme, il Fornitore è chiamato a rapide ed efficaci azioni atte a supportare il Gruppo nella gestione dell’immediato, se del caso attuando opportune azioni di contenimento, e a una pronta e definitiva risoluzione del problema alla radice.
Il fornitore, se non richiesto diversamente, dovrà rispondere entro 48 ore dal ricevimento della segnalazione indicando:
1. Causa(e) radice;
2. Xxxxxx(i) di contenimento;
3. Azione(i) preventive
Comunicando poi la chiusura della nc, dopo la verifica efficacia delle azioni preventive messe in campo. Se espressamente richiesto, il fornitore dovrà in seguito rispondere con modulo 8D.
Se necessario, il QUALITY MANAGER provvede a sancire ufficialmente la risoluzione del problema e la chiusura della non conformità di fornitura tramite un apposito Audit di Processo mirato. Si sottolinea che gli eventuali controlli operati da BRIEDA riguardo ai materiali e prodotti di acquisto non sono da considerarsi dovuti, e che inoltre gli stessi non sollevano in alcun modo il Fornitore dalla responsabilità di fornire materiali o prodotti conformi.
11.1 Classificazione delle forniture
Le forniture verranno classificate come segue:
o Prodotti conformi
▪ Sono ritenuti conformi i prodotti forniti alla BRIEDA che soddisfino completamente:
▪ i requisiti contrattualmente richiesti
▪ le specifiche di fornitura
▪ le aspettative implicite
o Prodotti accettati con riserva
▪ Accettati in magazzino con il timbro “con riserva”, in attesa di ulteriori verifiche
o Prodotti non conformi
▪ Sono ritenuti non conformi i prodotti per i quali sia stato accertato, il mancato soddisfacimento di un requisito specificato da parte del fornitore.
11.2 Prodotti non conformi, costi per le NC imputabili al fornitore e flussi amministrativi
I prodotti risultati non conformi verranno gestiti dal Servizio Qualità BRIEDA, solitamente come segue:
▪ Accettazione in concessione
I particolari verranno accettati per la fornitura interessata nonostante la non conformità accertata, in quanto già prodotti. La non conformità dovrà essere di tipo lieve e non dovrà compromettere in alcun modo l’utilizzo dei particolari prodotti.
▪ Accettazione in deroga
Verrà concessa per quei pezzi non ancora prodotti per i quali il fornitore prevede, per una determinata fornitura, di non riuscire a rispettare tutti i requisiti richiesti. Compito del fornitore sarà quello di garantire, per il futuro, il ripristino della condizione di completa conformità alle specifiche.
▪ NC con reso al fornitore
Il materiale verrà restituito al fornitore o conservato in magazzino per il recupero in garanzia delle a carico del fornitore.
In quest’ultimo caso (NC con reso al fornitore), il costo per la gestione delle non conformità rilevate dalla BRIEDA o dai Clienti della BRIEDA, è di euro 50€ per ogni singola NC. Ogni singolo codice NC genera una Non Conformità. Non vengono gestite NC che raggruppano più codici.
Tutti i costi legati alle azioni di contenimento in seguito ad una NC di responsabilità del fornitore e non già sostenute dal medesimo, saranno oggetto di addebito secondo quanto di seguito riportato:
• Riparazioni o selezionati effettuate dalla BRIEDA o da clienti
• Rallentamenti o fermi linea/reparto (il costo sarà calcolato moltiplicando la tariffa oraria di 45 euro per il numero di diretti ed indiretti impattati)
• Costi logistici extra per sostituzione o ripristino componenti, semilavorati o prodotti finiti presso BRIEDA o clienti di BRIEDA
• Penali addebitate dal Cliente a BRIEDA
Dal ricevimento della NC il fornitore ha a disposizione 5 giorni lavorativi per eventuali contestazioni. Trascorsi i 5 giorni lavorativi, quanto riportato sulla NC è da ritenersi accettato dal fornitore.
Il flusso del reso prevede queste fasi in caso di merce nc stoccata presso BRIEDA:
• Quando viene identificata della merce non conforme proveniente da fornitore la qualità provvede ad emettere notifica al fornitore comunicando tipo, quantità e ddt della merce difettosa
• Da quel momento, in caso di merce difettosa, la stessa è a disposizione per il ritiro che, se non avviene entro 7 giorni lavorativi, avrà come conseguenza lo smaltimento. I costi per lo smaltimento verranno addebitati.
• In caso di quantità difformi:
o in eccesso rispetto a quanto riportato nell’ordine 🡪 la merce non sarà scaricata dal mezzo e sarà rispedita al mittente.
o in difetto rispetto a quanto riportato nell’ordine 🡪 la merce sarà scaricata e verrà emessa una NC, addebitando al fornitore eventuali costi legati a mancate consegne verso i nostri clienti.
• In caso di consegna di:
o codice errato dell’articolo
o consegna antecedente
rispetto a quanto riportato nell’ordine, la merce rimarrà a disposizione per il ritiro e, se ciò non avverrà entro 3 giorni dalla data prevista, XXXXXX rispedirà al fornitore la merce ed i costi di trasporto verranno addebitati.
• Con l’emissione della NC il fornitore deve emettere nota di credito per la merce difettosa ed il pagamento della fattura di fornitura sarà sospeso fino a ricezione della nota di credito. Il pagamento previsto sarà RIBA 30gg dt ft fm
• La merce difettosa, se da rimpiazzare, verrà riordinata dalla BRIEDA
• Non sono accettate riparazioni in garanzia
• Se il fornitore non emetterà nota di credito, allo scadere di due mesi l’amministrazione emetterà nota di debito.
Al termine delle azioni di contenimento, qualora il Cliente della BRIEDA addebitasse costi per una Non Conformità imputabile al Fornitore, BRIEDA girerà. Interamente gli stessi al fornitore ritenuto responsabile
Verrà emessa una NC addebitando al fornitore anche i costi legati a:
- Ritardi logistici. Questi saranno di volta in volta calcolati e comunicati.
- Merce non correttamente identificata (es: ogni scatola deve essere identificata con il corretto contenuto di codice e quantità. Se all’interno di un imballo sono presenti più codici, questi devono essere separati e codificati in modo da essere identificati evitando inoltre mescolamenti)
Nel caso di emissione nota di accredito, deve essere riportato il numero della NC, il numero di fattura a cui si riferisce la NC, il ddt relativo al reso.
11.3 Free Pass
In virtù del fatto che gli eventuali controlli operati in riguardo ai materiali e prodotti di acquisto non sono da considerarsi dovuti, la BRIEDA si riserva il diritto di non eseguirne. In questo caso, i materiali in ingresso potranno avere accesso diretto ai Magazzini della BRIEDA (Free‐pass).
La BRIEDA si riserva il diritto di operare come sopra indicato, considerando il Fornitore in Free‐pass per un certo specifico prodotto o materiale (codice), oppure per un’intera famiglia di prodotti e materiali. La condizione di Free‐ pass può essere sospesa in caso di problematiche qualitative rilevanti; in questo caso vengono attivate procedure di urgenza mirate al pronto rientro che prevedono un forte e coerente impegno da parte del Fornitore, e un presidio da parte del QUALITY MANAGER, fino a completa risoluzione e ripristino del Free‐pass.
Si tiene a precisare che le condizioni del free pass non sollevano il fornitore dalle responsabilità di eventuali difetti rilevati sul prodotto /servizio fornito in qualsiasi fase di utilizzo dello stesso.
Lo status di freepass non esime il fornitore dalla possibilità di essere controllato (controlli statistici vengono fatti a prescindere dallo status di codici/fornitori).
11.4 Conto lavoro
Il fornitore deve gestire gli articoli in conto lavoro, per quanto riguarda gli aspetti qualitativi, come di fornitura piena. Qualora il fornitore riceva materiale in conto-lavoro, il fornitore dovrà effettuare i controlli sui componenti prima di operare il processo di lavorazione come se fosse di propria fornitura.
Tutte le subforniture subiranno un controllo sistematico al ricevimento secondo un piano di controllo in accettazione, indipendentemente dal tipo di lavorazione esterna eseguita.
Tale attività sarà svolta in ottemperanza a quanto stabilito dal Sistema di gestione per la Qualità del fornitore. Qualora il fornitore non abbia un sistema di gestione per la qualità, il fornitore effettuerà:
• Sulle caratteristiche non estetiche: un controllo del prodotto approvvigionato prelevando casualmente un numero noto di campioni, stabilito solitamente Secondo norma UNI ISO 2859-1:2007, General inspection level II . AQL: not allowed
• Sulle caratteristiche estetiche: controllo al 100% prima di trasformare il componente in conto lavoro Qualora il fornitore riscontrerà difetti prima o dopo le proprie lavorazioni, a causa del componente ricevuto in conto lavoro, sarà cura del fornitore segnalare prontamente alla qualità fornitori di Brieda la problematica e Xxxxxx si adopererà al fine di gestire la NC.
Qualora venga richiesta una rilavorazione specifica/addizionale, che esula dal normale ciclo previsto contrattualmente, il flusso prevede:
• La ricezione di un preventivo di massima per l’intervento
• L’autorizzazione scritta da parte della qualità fornitori, con comunicazione di un riferimento NC
• Il riporto del codice di autorizzazione sulla singola riga della fattura (anche in caso di emissione di fatture a fine mese).
• Una fatturazione distinta specifica per le rilavorazioni di cui sopra.
Le fatture delle rilavorazioni che non seguiranno i 4 punti sopra riportati, non verranno saldate da Brieda.
11.5 Monitoraggio dei fornitori
Per poter dare una valutazione che sia espressione sia della qualità del servizio di fornitura che del Fornitore in quanto tale, la scheda valutazione fornitori è composta da due parti.
PRIMA PARTE: VALUTAZIONE SULLA FORNITURA
Nella prima parte viene valutata la fornitura relativa all’intervallo temporale indicato in testa al modulo (generalmente si prende il periodo intercorso dall’ultima verifica).
La valutazione avviene in base ai seguenti parametri:
• rispetto delle date di consegna in conformità all’ordine
• corrispondenza della quantità ordinata
• conformità del particolare a quanto previsto dal disegno di costruzione o dalle specifiche, con relativa documentazione (certificati di conformità, ecc.)
• conformità dell’imballo o palettizzazione e uso della codifica Brieda per i particolari consegnati imballati o in singoli pezzi
• uso della codifica Brieda per i particolari indicati nel documento di accompagnamento
I dati necessari per questa prima parte del modulo sono dati oggettivi, sia per quanto concerne i ritardi di consegna e sia per quanto riguarda le Non Conformità riscontrate in accettazione, in produzione o presso Clienti. Precisamente, le Non Conformità rilevate in accettazione sono distinte con un numero da (2) a (5) secondo i parametri sopra riportati, mentre quelle rilevate in produzione o Clienti sono solo del tipo (3), poiché riguardano le caratteristiche del particolare.
Per la valutazione vengono prelevati dai moduli solo le Non Conformità attribuibili ai fornitori (indicate con una lettera “F”), tralasciando quelle di origine incerta e quelle attribuibili alla Brieda.
Tutte queste Non Conformità sono ordinate per Fornitore e, così come avviene per i ritardi di consegna, vengono pesate rapportando il dato al n° di consegne ed al relativo fatturato nel periodo. Tanto maggiore è il n° di Non Conformità, tanto minore sarà il punteggio.
Il punteggio valutato dalla combinazione di entrambe le criticità corrisponde al 65% del giudizio complessivo.
SECONDA PARTE: VALUTAZIONE SUL FORNITORE
Nella seconda parte vengono valutate le caratteristiche del Fornitore alla data della valutazione, indipendentemente dalla fornitura del periodo.
La valutazione avviene in base ai seguenti parametri:
• capacità produttive in risorse tecniche
• processo
• qualità del prodotto concorrenziale
• flessibilità di produzione
• consignement stock
• costo prodotto concorrenziale
• termini di pagamento
• altri costi (trasporti-imballo)
• locazione
I dati necessari per questa seconda parte del modulo sono dati soggettivi, in quanto si tratta di giudizi espressi da ACQ in base alla loro conoscenza diretta del Fornitore.
Il punteggio di questa seconda parte corrisponde al 35% del giudizio complessivo.
CLASSE DI APPARTENENZA
Le valutazioni vengono ripartite nelle seguenti classi:
• La valutazione superiore a 85 punti classifica il Fornitore di classe “A”
• La valutazione che va da 81 a 85 punti compresi classifica il Fornitore di classe “B”
• La valutazione inferiore a 81 punti classifica il Fornitore di classe “C”
Le priorità in acquisizione saranno rivolte in prima istanza ai fornitori di classe “A” e successivamente ai fornitori di classe “B” e di classe “C”.
La Brieda ha come obiettivo utilizzare principalmente fornitori di classe A e di portare, con apposite richieste di azione correttiva, i fornitori di classi inferiori a migliorare la loro posizione ed il loro livello di servizio nei confronti dell’Azienda. Quei particolari fornitori che, pur risultando non qualificati in base agli esiti delle valutazioni, risultassero indispensabili per la tipologia delle loro forniture, vengono registrati indicando in nota la dicitura “accettato in deroga” ed i motivi della loro importanza strategica.
L’attività di monitoraggio completa (prima e seconda parte) viene fatta sui fornitori che rappresentano l’80% circa del fatturato in acquisto.
Qualora ci siano situazioni critiche o dati che necessitano approfondimenti, verrà estesa l’attività di analisi- monitoraggio anche ai fornitori eccedenti la parte dell’80%.
Ai fornitori sopra richiamati (in Albo) viene comunicato l’esito del monitoraggio tramite email dall’ufficio acquisti, qualunque sia il livello di classe ottenuto.
12 Sicurezza, Tracciabilità e Norme Cogenti
Deve essere garantita la tracciabilità di tutti i componenti di fornitura che impattano sulla sicurezza del nostro prodotto finito. Vedasi intero paragrafo 4.4.1.2 della norma IATF 16949:2016. Se il prodotto ha caratteristiche critiche in termine di sicurezza, queste saranno identificate con la lettera “S.” (o altra simbologia, in base alla simbologia adottata dal nostro cliente).
Il fornitore deve assicurarsi che siano trasmessi tutti i requisiti applicabili a tutta la catena di fornitura. Vedasi paragrafo
8.4.3.1 della norma IATF 16949:2016
INFORMATIVA RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (ART. 13 REG. UE 2016/679) Ai fini previsti dal
Regolamento UE n. 2016/679 : vedasi il contenuto all’interno del sito aziendale xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxx- fornitori/
13 Garanzia
Tutti i componenti consegnati hanno una garanzia di 2 anni dalla data di ricezione ad eccezione per i componenti destinati al prodotto “Birò” dove :
- i due anni di garanzia decorrono dall’immatricolazione o dalla messa su strada del mezzo (quindi dall’utilizzo).
- Per “congelare” il periodo di garanzia, ed il relativo rischio di andare fuori garanzia, farà fede la segnalazione dalla qualità Brieda: anche senza avere ancora il componente disponibile per l’analisi del fornitore, in caso di
claim dalla rete Xxxx, Xxxxxx effettuerà subito la segnalazione, dove la garanzia si “congelerà” in attesa di analisi del pezzo reclamato.
14 Dichiarazione di Impegno
L’accettazione del presente capitolato è implicita all’accettazione dell’ordine di acquisto di BRIEDA. Eventuali condizioni generali di vendita del fornitore che si troveranno in contrasto con il presente documento non avranno valore nei confronti di XXXXXX. Eventuali deroghe vengono accettate da XXXXXX solo se espressamente condivise e riportate nella parte sottostante
Note per eventuali richieste:
Firma per accettazione deroga da parte di BRIEDA:
Data :
GENERAL CONDITIONS OF PURCHASE
1.1. In addition to the terms defined in other articles of these General Terms and Conditions of Purchase, the following terms have the meanings given to them below:
1.1.1. Purchase means each contract for the purchase of products concluded between the Buyer and the Seller and subject to the General Conditions of Purchase;
1.1.2. General Conditions of Purchase means these General Conditions of Purchase of the Purchaser;
1.1.3. General Specifications for Quality Supplies. Means the General Specifications for Quality and Supplies attached to these General Conditions of Purchase
1.1.4. Delivery Date means the term, indicated by the Buyer in the Order, within which the Products must be delivered to the Buyer's warehouse;
1.1.5. Intellectual Property Rights means all the intellectual and industrial property rights of the Buyer, including, without limitation, the rights relating to: trademarks, patents for inventions, designs or models, utility models, know-how, signs, companies, names, de facto trademarks and domain names, whether such rights have been registered or not, as well as any application or registration relating to such rights, as well as trade secrets, and any other right or form of protection of a similar nature or having equivalent effect.
1.1.6. Confidential Information Means all commercial, corporate, organizational, production, strategic, and technical information on the Buyer's production, strategic, and technical processes, including Intellectual Property Rights, disclosed to the Seller or otherwise acquired by the Seller, directly or indirectly, in writing, electronically, verbally or visually.
1.1.7. Laws means any law, decree, regulation, directive, order or decision, code of conduct, issued by any body or authority, Italian, foreign, or EU that performs legislative, judicial, or administrative functions;
1.1.8. Order Means the purchase order for the Products sent by the Buyer to the Seller, necessarily drawn up in writing;
1.1.9. Parties means, jointly, the Buyer and the Seller;
1.1.10. Products These are the items that will be specifically indicated in the Order from time to time. This terminology also includes services or performances related to engineering activities (tests, trials, approvals,...);
1.1.11. Purchaser means the company Brieda E C. Srl, with registered office in Xxxxxxxxx – Xxxxx Xxxxx, 00 (XX) 33170, VAT number 01165920933;
1.1.12. Seller means the person, natural or legal, who sells the Products under the conditions and terms set out in the General Conditions of Purchase.
2. OBJECT
2.1. These General Terms and Conditions of Purchase govern the Purchases of Products between the Buyer and the Seller and will be binding if signed by the Seller and in all cases in which the Seller begins to execute an Order of the Seller. In the event of a conflict between the conditions and terms set out in these General Conditions of Purchase and the terms and conditions agreed upon in the individual Purchase, the latter shall prevail.
2.2. The Buyer shall not be bound by the Seller's General Terms and Conditions of Sale, even if they are referred to or contained in acceptances, delivery notes, invoices, or any other documentation produced by the Seller. The GTCS shall not be binding on the Purchaser even as a result of tacit consent.
2.3. These General Terms and Conditions of Purchase replace and extinguish any other agreement with the same object between the Buyer and the Seller.
3. PURCHASES AND ORDERS
3.1. Purchases shall be deemed to have been concluded between the Parties, under the terms and conditions set out in these General Terms and Conditions of Purchase, when the Buyer receives notice of the written acceptance of the Order by the Seller or, failing that, after the five days for tacit acceptance provided for in paragraph 3.5 below.
3.2. Before issuing the order, the Vendor is required to provide all the information necessary to comply with the regulations in force regarding sales outside Italy and outside the EU.
3.3. If any MOQ (minimum order quantity) or constraints on supply times are not specified in the offer, the buyer will be free to order the necessary qualities without any constraints.
3.4. The Buyer will send Orders containing part number, description of the Products requested, quantity, price, and Delivery Date; the sending of Orders will take place electronically or through the Company Portal for those enabled.
3.5. Each Order must be confirmed within five working days of receipt of the same, by e-mail, with the return by the Vendor of a copy of the same, duly countersigned. After the above-mentioned period of five days, in the event of failure by the Vendor to issue acceptance, the Order will be considered tacitly accepted under the conditions and terms set out in the same.
3.6. The Buyer shall have the right to cancel or modify each Order at any time prior to the delivery of the Products, by agreeing on the terms and conditions with the Seller or by referring to any existing agreements.
3.7. Orders are considered valid if they bear the authorization signature as per the following scheme:
CEO material goods: over €10,000.00
Purchasing and Technical Managers material goods: from € 5,000.00 to € 10,000.00 Buyer material goods: up to € 5,000.00
CEO all services, regardless of the amount
3.8. For zero-price orders, the Seller must agree with the Buyer on the price before proceeding with the invoice.
3.9. The Seller undertakes to provide and maintain the declarations of origin for the Supply Products.
4. DELIVERIES
4.1. The delivery of the Products must be made on the Date indicated in the order and will always be intended, unless otherwise agreed in the Order, as a Return cleared through customs at the Portogruaro factory.
4.2. Before making the delivery, the Seller must advance the Transport Document to the Buyer's Purchasing Department and have the delivery authorization issued. Unauthorized deliveries, even if made by express courier, will not be accepted.
4.3. The Delivery Date and the quality of the Products shall be considered an essential term. In the event of delay or misalignment, reference is made to the General Supply Quality Specifications.
4.4. The products will be considered taken over by the Purchaser only when a duly authorized representative of the Purchaser has signed the relevant Delivery Note (Delivery), subject to verification of the points expressed in 4.4.
4.5. At the time of delivery, the buyer will verify the quality conditions of materials and packaging, the number of packages, the quantity and identity of the Products delivered.
4.6. Materials in quantities that differ from those indicated in the order will not be accepted. In case of non-conforming quantities:
4.6.1. more than what is stated in 🡪 the order, the goods will not be unloaded from the vehicle and will be returned to the sender.
4.6.2. in default of what is stated in the order 🡪 the goods will be unloaded and an NC will be issued, charging the Seller for any costs related to non-deliveries to our customers.
5. PRICES AND PAYMENTS
5.1. The valid prices of the Products are exclusively those indicated in the Orders (hereinafter the Prices).
5.2. Prices are net of VAT. Unilaterally decided revaluations are excluded.
5.3. The Seller will invoice the Products on the terms and conditions indicated in each Order, or in the absence of an agreement in this regard, on the Delivery Date.
5.4. The invoice must be sent to the Purchaser at the agreed address and must bear at least the following information and must always correspond to the values shown in the Orders
a) Seller's Company Name
b) Order Number
c) Delivery Note Number;
d) Quantity and identity of the Products;
e) Unit prices and total amount;
f) VAT number or any indication of the VAT exemption document;
g) Bank details, useful and necessary to process the payment.
5.5. Payment will be made by bank transfer based on the invoice correctly issued by the Seller, without prejudice to specific agreements between the Parties or legal obligations. Payment terms should not be considered essential terms within the meaning of Art. 1457 of the Italian Civil Code.
5.6. In the event of late payment of the sums due by the Buyer, the Seller shall not be entitled to suspend the delivery of the Products.
5.7. In the event of delay in the payment of undisputed sums concerning the terms referred to in article 5.3 above, the Seller shall send a written notice to the Buyer granting the latter a period of not less than 30 working days to fulfill its payment obligations. If the Buyer does not make the payment even within the deadline noticed, interest on arrears will be due by the Buyer calculated in an amount equal to the legal interest rate in force from time to time.
5.8. The Buyer reserves the right to offset all or part of the sums that it will owe to the Seller with those that the Seller will owe to the Buyer based on the General Conditions or for any other reason.
5.9. In the event of invoice prices different from those shown on the order, the Buyer will not pay the invoice until the invoice is reissued with the prices per those indicated in the order.
6. WARRANTY AND QUALITY
Please refer to the "CT-00 General Specifications for Quality Supplies".
7. NDA
Each supplier is required to sign a confidentiality agreement.
8. LIABILITY TOWARDS THIRD PARTIES AND INSURANCE
8.1. If the Buyer is sued as a result of the defectiveness, non-conformity, or dangerousness of the Products or due to the violation by the Seller of laws or intellectual and/or industrial property rights of third parties, or for any fact attributable to the responsibility of the Seller, the latter undertakes to indemnify the Buyer and indemnified from any claim, claim or action brought by a third party and indemnify the Buyer for all consequent damages suffered by it, including lawyers' fees. In such cases, the Buyer shall promptly inform the Seller in order to inform him of the situation and be in a position to intervene to limit the damage.
8.2. Without prejudice to the provisions of this article, the Seller undertakes to stipulate an insurance policy with a leading insurance company at its own expense, to cover the risks under article 8.1. This policy will be stipulated with a limit of € 500,000. The policy must expressly include among the insured events, damage directly or indirectly caused by the Products to property or persons.
8.3. Upon signing the General Conditions of Purchase, the Seller undertakes to deliver a copy of the policy to the Buyer.
9. INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS
9.1. Seller declares that (i): the Buyer is the exclusive owner of the Intellectual Property Rights relating to the Products; (ii) they will refrain from using and registering Intellectual Property Rights that are similar and/or confusingly similar to the Intellectual Property Rights, either independently or in connection with its own; (iii) they will use the Intellectual Property Rights exclusively in compliance with the Buyer's instructions and for the purposes set out in these General Terms and Conditions of Purchase; (iv) they will refrain from performing acts incompatible with the ownership of the Intellectual Property Rights; (v) they will refrain from assigning, licensing or, in general, authorizing any third party to use or dispose, for any reason, in whole or in part, of the Intellectual Property Rights.
10. RESOLUTION AND TERMINATION
10.1. If the Seller is in breach of one of the obligations provided for in Article 4. (Deliveries); Article 6. (Guarantee and quality); Articles 7 (NDA), 8 (Third Party Liability and Insurance); Article 9 (Intellectual Property Rights and Confidentiality), the Buyer reserves the right, at its sole discretion, to:
a) resolve, according to art. 1456 of the Italian Civil Code, at any time, with immediate effect, the individual Purchase to which the non-performance refers and all any other purchases and to invoke compensation for damages;
b) assign the Seller a term of thirty days to eliminate the non-compliance found and comply with the provisions of the General Conditions of Purchase, it being understood that if the non-compliance persists even beyond the expiry of the aforementioned term of thirty days, the Buyer may terminate by law and with immediate effect the individual Purchase to which the non- performance refers and all any other purchases and to claim compensation for damages.
10.2. The Buyer shall have the right to withdraw from each Purchase with immediate effect by written notice to be sent to the Seller by registered letter with acknowledgment of receipt in the event of (i) dissolution or liquidation of the Seller, where, for the notion of control, reference is made to art. 2359 of the Civil Code.
10.3. In the event of bankruptcy, arrangement, other insolvency proceedings or, in any case, if the Seller is insolvent, the Buyer may unilaterally modify the terms of delivery and payment of the Products in order to guarantee the maximum security of the transactions in line with the provisions of Royal Decree no. 267 of 16 March 1942 and subsequent amendments (Bankruptcy Law).
10.4. In the event of the cases provided for in articles 10.1., 10.2, and 10.3 above, the Seller undertakes to immediately cease all use of the Intellectual Property Rights.
10.5. In the event of termination and/or withdrawal of the Buyer from the Purchases, the Seller shall not be entitled to the payment of any sum and/or indemnity and/or indemnity for any reason whatsoever.
11. APPLICABLE LAW AND PLACE OF JURISDICTION
11.1. Sales subject to these conditions are governed by Italian law. The application of the Vienna Convention of April 11th, 1980, on the International Sale of Goods, is expressly excluded. Any dispute between the Parties concerning sales will be subject to the exclusive place of jurisdiction of the Court of Pordenone, Italy, the Buyer will also have the right, at its discretion, to initiate the dispute before the Court where the Seller will have its registered office.
12. FINAL CLAUSES
If any provision of these terms is found to be void or unenforceable, the same will continue to have full force and effect for the part not affected by said clause. The fact that the Seller does not at any time enforce the rights granted to it by one or more clauses of these conditions shall not be understood as a waiver of such rights, nor shall it prevent it from subsequently demanding compliance with any and all clauses. Attachment: General Specifications for Quality Supplies
Table of contents
2 FIELD OF APPLICATION, TERMS AND DEFINITIONS 2
3 SUPPLIER OBJECTIVES AND PERFORMANCE 3
3.1 Supply product and process auditing 3
5 TESTS TO BE CARRIED OUT BY THE SUPPLIER 3
6 PROCESSES AND REQUIREMENTS 4
6.1 Requirements and qualification process for nomination 5
6.2 Decision in regard to supplier qualification 5
6.3 APQP (Advanced Product Quality Planning) process 5
6.3.2 Prototypes and samples 6
6.4.3 Development and identification of PPAP batch 8
6.4.6 Special Instruction - Packages 9
7 CHANGES (PROCESS - PRODUCT) 9
8 OBLIGATIONS AND UNDERTAKING OF THE SUPPLIER 9
9 PROCESS AND PRODUCT AUDITING 10
10 AUDIT ACTIVITIES ON PROCURED PRODUCTS 10
10.1 Checks carried out internally by BRIEDA 10
10.1.1 Checks on administrative and document conformity 10
10.1.2 Technical/qualitative checks 10
11.1 Classification of supplies 11
11.2 Nonconforming products, NC costs attributable to the supplier and administrative flows 12
Amendment | Published | Approved | Rev | Date |
First publication | Naspetti | Moret | 00 | 21/11/23 |
Changes on paragraphs 4, 6.4, 11, 11.2 and 11.5 | Naspetti | Moret | 01 | 25/11/24 |
1 SCOPE
The aims of this Specification are:
- Regulate outsourcing activities between BRIEDA and its suppliers, establishing a relationship of mutual collaboration for the management, handling, and acceptability conditions of the supplied products, with a view toward continuous improvement of the efficacy and efficiency of the processes necessary for value creation.
- Define the principles regulating the relations between BRIEDA and its Suppliers in regard to the necessary quality and reliability of externally supplied products.
- Clarify which instruments the Supplier is required to develop and implement in order to manage, plan, verify, and document control of the process and product, and their efficacy.
- BRIEDA has developed its own procedures and forms to support the Supplier, which the latter is strongly advised to use; in any case, where necessary, the CSR (**) of the Automotive OEM Client has been directly adopted, which the Supplier too is obliged to use.
(**) CSR = “Customer Specific Requirements” consisting of specific procedures, rules, and forms.
2 FIELD OF APPLICATION, TERMS AND DEFINITIONS
The field of application of this Specification consists of “direct” suppliers, i.e. Suppliers:
- whose products or materials are intended to become an integral part of the BRIEDA finished product (full supply)
- to whom parts of the production process have been entrusted, necessary to obtain the BRIEDA finished product (contract work).
Terms and definitions AUDIT
The Audit is a systematic and independent process through which compliance with established requirements is assessed, based on objective evidence. The Audit is carried out by an Auditor, that is, by a specifically trained person with predefined characteristics. The Audits addressed in this Specification may be:
- responsibility-based: first party (i.e. carried out by the Supplier’s internal personnel; these Audits can also be called “Self‐Audit”) or second party (i.e., carried out by the Client at the premises of the Supplier ‐ or sub‐Supplier, if applicable ‐ insofar as an interested party)
- type-based: Product, intended to assess whether the release Product is conforming (whether “finished” and therefore ready for delivery, or “semi-finished” and therefore ready for subsequent processing) or Process, intended to assess the conformity of the Supplier’s production and/or development process with respect to BRIEDA requirements.
PROTOTYPES
Prototypes are elements specifically produced for the purpose of demonstrating a product concept or validating a product. Prototypes can be intended for testing.
By virtue of the above and their purpose, in general, it is essential that Prototypes be produced according to a design and specification (including materials), while the methods used to produce them are of secondary importance.
SAMPLES
Samples are exemplary products representative of a certain population. Samples belong to a batch, from which they are withdrawn for the purpose of quickly ascertaining the characteristics of the batch itself and the efficacy of the process conditions in which it was produced.
By virtue of the above, in general, it is essential that the batch be produced in pre-established process conditions, and that the Samples be randomly selected; when Samples are found to be conforming, the conformity of the entire batch is proven, as well as the efficacy of the relative process conditions.
QES Manager
QES (Quality, Health, Environment, and Safety Manager) is an organizational role and represents the BRIEDA technical‐quality reference person for the Supplier. The QES, part of the Quality Department, actually works in close contact with the Purchasing Department, with which it shares methodologies and priorities.
3 SUPPLIER OBJECTIVES AND PERFORMANCE
The Supplier must organize the activities it performs for BRIEDA in such a way as to comply with the provisions of this Specification and provide the expected performance level.
The supplier has 2 working days from receipt of the order to verify the documentation and request any additional information regarding the technical/qualitative specifications that must be satisfied. (Example: into the drawings you can find “istruzioni di lavoro e controllo” – ILC – or other references that are technical spec. It is the responsibility of the supplier to request the specifications in case of need). After 2 working days, the supplier shall undertake to satisfy all specified requirements effectively and efficiently, whether explicit, implicit or binding (arising from laws or technical standards).
BRIEDA reserves the right to impose specific objectives and/or intense monitoring allowing the expected performance level to be reached over time, characterized by the following parameters:
- Admitted PPM: based on the agreements with the supplier/ product class
- Results of Audit and/or Self‐Audit equal to or greater than 75. The module and the score procedure will be explained during the Audit
- Score for punctuality of deliveries equal to or greater than 6 (more than 60% of deliveries on time)
- Supplier Quality Index (SQI) equal to or greater than 9, which corresponds to class “A”
Details of the scores can be checked on the module which can be downloadable on the suppliers’ portal
3.1 Supply product and process auditing
BRIEDA reserves the right, with the Supplier’s authorization, to carry out conformity inspections on the materials and products forming part of the supply at the premises of the Supplier or its sub‐Suppliers, as well as within its production facilities, at its End Customer premises or on the job.
Moreover, BRIEDA reserves the right to:
• Carry out, through the QES MANAGER or their representative, a Process and Product Audit at the production sites of the Supplier, and where necessary, Audits and inspections directly at the premises of the sub‐Suppliers, in agreement with the supplier (where necessary, together with its Automotive Client or BRIEDA representative.)
• Request the Supplier for a Self‐Audit and the timely communication of the relative results, or Product Audit
• Request updates and information regarding quality and/or deliveries or other salient aspects.
3.2 Sub-supply checks
• In particular, its sub‐suppliers must be subjected to suitable qualification procedures, as well as procedures for approval of the product and production process, before confirming the purchase of components or materials for the series. Moreover, the Supplier must ensure the sub‐suppliers themselves do the same with their own sub‐ Supply chain.
• The Supplier who is the chief contractor of other sub‐Suppliers is fully responsible towards BRIEDA and shall be accountable for the entire Supply Chain involved. If shortcomings are revealed in the sub‐Supplier’s quality management system or sub‐Supplied product, the Supplier must guarantee its prompt return to compliance, seeing to the necessary containment actions where applicable.
4 SUPPLIER PORTAL
There is a company portal, and it is used as a reference for planning the deliveries for a restricted number of suppliers, strategic ones.
5 TESTS TO BE CARRIED OUT BY THE SUPPLIER
As a guarantee of the correct execution of the commissioned works, the suppliers must carry out adequate testing activities intended to ascertain the conformity of the results obtained based on the supplied specifications: the control plans must be those declared with the PPAP. All the periodical re-qualification tests, which are planned by plans of control and/or test plans, must be supported by the supplier.
6 PROCESSES AND REQUIREMENTS
The provisions indicated in this specification refer to the following processes, connected to the life cycle of the product:
a) Qualification for Nomination
b) APQP
c) PPAP
d) Series production
e) Evaluation
a) Qualification for Nomination.
Qualification is the process by which the Supplier can aspire to receive a Nomination for a certain business by XXXXXX. BRIEDA only buys from qualified Suppliers included in a specific list.
b) APQP (Advanced Product Quality Planning)
The APQP is the process of reference for the development of a new product and defines the stages to be followed in order that the new product and relative production process comply with the Client’s requests, within the required times and production capacity. In general, the APQP is also applied in case of changes, to the extent necessary and based on the nature of the change itself. BRIEDA, in accordance with Automotive best practices, has adopted this methodology. The reference is the AIAG standard. BRIEDA requires its continuous Suppliers to apply the APQP or similar process in order to obtain a Supplier development plan consistent with its own.
c) PPAP (Production Part Approval Process)
The PPAP is the process that BRIEDA adopted for the approval of the products & its process. The scope of the PPAP is to define if all the requirements, both project (where applicable) and product has been respected and if the supplier is able to maintain the requirement during its process.
d) Series production process:
In relation to this process, this Specification refers in particular to the requirements of the relative quality management, including therein for example the management of supply nonconformities.
e) Evaluation process:
This process consists in evaluating the performance level of qualified Suppliers (see previous sub-point a), taking into account their qualitative and delivery results. The evaluations are the basis for suitable decisions in regard to the optimisation and rationalisation of the list of qualified suppliers, in the spirit of continuous improvement.
6.1 Requirements and qualification process for nomination
The reference processes cited in point 5 above involve the following steps:
6.1.1 New suppliers
The qualification process consists in 3 distinct steps:
STEP 1 – Prerequisite
The prerequisite for qualification is that the Supplier must have in place and maintain a Quality Management System able to guarantee the level of quality requested by BRIEDA for continuous supplies.
STEP 2 – Informative questionnaire
The Supplier is required to provide the requested information in regard to the economic and financial situation of the company, completing a dedicated self-audit Questionnaire. If deemed necessary, the QES MANAGER carries out the preliminary audit/confirmation.
STEP 3 – Preliminary process audit
Lastly, if deemed necessary, the BRIEDA QES MANAGER carries out the preliminary process Audit, aimed at ascertaining in detail the qualitative management and efficacy of the Supplier for the relevant goods sector.
6.1.2 Qualified suppliers
Suppliers eligible for Nomination are those which:
• Have passed the process Audit or Self‐Audit with a score higher than 50
• In terms of performance in both development and series production, in regard to quality, deliveries, certification obtained, those with a Supplier Quality Index (SQI) equal to or greater than 6, which corresponds to class “C”
The score information can be viewed (both for SQI and Self-Audit) on request.
In exceptional cases, XXXXXX may decide to continue using a supplier that has not reached the indicated score for a limited and the shortest possible period of time necessary to implement a replacement plan and strictly linked to the emergency situation itself.
6.2 Decision in regard to supplier qualification
For New Suppliers, the decision in regard to qualification for Nomination is made based on the results of the steps indicated in previous paragraphs and business opportunity criteria, at the exclusive discretion of BRIEDA. In particular, the positive outcome of the process Audit or Self-Audit constitutes a necessary, yet not sufficient condition for the nomination itself. For Suppliers that are already qualified and eligible, the decision in regard to qualification for Nomination is made based on business opportunity criteria, at the exclusive discretion of BRIEDA.
6.3 APQP (Advanced Product Quality Planning) process
6.3.1 Activity planning:
The Supplier involved in the development or industrialisation of new or modified products (APQP) must provide BRIEDA with an official guarantee of their ability to develop the product and ensure the quality of supplies also through a feasibility review; any resulting exceptions shall be officially submitted to BRIEDA for confirmation.
6.3.2 Prototypes and samples
During the development process, in general the Supplier is called to develop both prototypes and samples. Where requested, these must be accompanied by adequate documentation (e.g. measurement and findings reports, description of production process used, summary of results and process performance).
The Supplier must also:
• Include the reference details of the order received in the accompanying documentation;
• Include the product code if provided, a product description provided by BRIEDA, reference to the relative drawings, the experimental state or reference to catalogues or agreed specifications.
• Include details of the requesting party and contact person;
• Identify each package with references to the purchase order and name of the requesting party;
Should any nonconformities emerge, BRIEDA reserves the right to reject the delivered products and request an investigation into the causes and suitable corrective actions.
Under no circumstances may the Supplier consider a determination of conformity in regard to the Prototypes or Samples themselves, as approval for continuous supply. The continuous supply is authorised exclusively through the PPAP process. NB: this section in no way refers to the Samples forming part of the PPAP batch, which shall be addressed separately (see PPAP point below).
6.3.3 Business continuity
The Supplier is required to prepare a Contingency Plan aimed at guaranteeing the continuity of supply toward BRIEDA, based on an appropriate assessment of the risks that may potentially cause an interruption. The risks to be considered may be technical (e.g. linked to the use of dedicated machinery without an alternative), financial, managerial (e.g. linked to the use of unique sub‐suppliers), or other type. BRIEDA reserves the right to request Contingency Plans from Suppliers at any time in order to carry out its own evaluations and checks.
6.4 The PPAP (CONTINUOUS Production Part Approval Process)
(only if explicitly requested by Xxxxxx, first during the offer stage and then during the order one). The PPAP Process applies in the following cases:
• Production of a new material/component for purchase
• New Supplier
• Changes to the design or specifications, if necessary, with annexed BRIEDA authorisation (*)
• Changes to the supplier production process, with annexed BRIEDA authorisation (**)
• Transfer or refurbishment of equipment
• Correction of serious nonconformity (e.g. problem concerning product safety)
• Change of sub-supplier
• New or alternative supplier production site
• Other (***)
(*) if the Supplier is responsible for the design and development of the product or material for purchase, any changes thereto must only be made with prior formal authorisation by XXXXXX; in general, authorisation is issued following tests and studies aimed at confirming the absence of additional risks on the finished product due to the change itself.
(**) Each approved PPAP constitutes a formal agreement between BRIEDA and its Supplier, based on which the Supplier itself undertakes to use the production process documented through the PPAP for its series production, without prejudice to any other activities aimed at continuous improvement. Therefore, the Supplier cannot make any changes to its production process without prior authorisation by XXXXXX: if the Supplier wishes to make changes, it must submit a request for authorisation and wait for approval. The reference person is the QES MANAGER
(***) Other circumstances may induce XXXXXX to request the PPAP from its supplier, for example, the interruption of supply for a period longer than 12 months.
6.4.1 PPAP Batch
The PPAP batch is a “significant” batch produced by the Supplier and is to be considered a “general test” of the series production. The QES MANAGER defines the specific quantity or duration of the PPAP batch depending on the characteristics of the product and production process used to develop it.
6.4.2 PPAP File
The PPAP file, in general, is comprised of (see Tables 1 and 2):
• A series of documents forming part of the PSW (Part Submission Warrant), which certify the supplier’s production process for the specific component or material in question
• The samples, accompanied by adequate reports, and the master, based on which the efficacy of the production process itself is determined.
TABLE 1
Requested documentation | PPAP Level 1 | PPAP Level 2 | PPAP Level 3 | PPAP Level 4 | PPAP Level 5 | |
1 | Design records − for proprietary components − for all other components/details | R R R | S R S | S R S | * * * | R R R |
2 | Engineering changes documents, if any | R | S | S | * | R |
3 | Customer Engineering approval, if required | R | R | S | * | R |
4 | Design FMEA | R | R | S | * | R |
5 | Process Flow Diagram | R | R | S | * | R |
6 | Process FMEA | R | R | S | * | R |
7 | Control Plan | R | R | S | * | R |
8 | MSA Studies | R | R | S | * | R |
9 | Dimensional results | R | S | S | * | R |
10 | Material and Performance test results | R | S | S | * | R |
11 | Initial Process Studies - Capability | R | R | S | * | R |
12 | Qualified Laboratory documentation | R | S | S | * | R |
13 | AAR, if applicable | S | S | S | * | R |
14 | Samples | R | S | S | * | R |
15 | Master Sample | R | R | R | * | R |
16 | Checking aids | R | R | R | * | R |
Requested documentation | PPAP Level 1 | PPAP Level 2 | PPAP Level 3 | PPAP Level 4 | PPAP Level 5 | |
17 | Records of compliance with Customer Specific requirements | R | R | S | * | R |
18 | Parts Submission Warrant (PSW) | S | S | S | S | R |
Key of symbols:
S = documentation to be submitted and a copy kept in a dedicated archive
R = documentation to be produced and archived by the supplier and made available on request
* = documentation to be produced and archived by the supplier and supplied on request
<< TABLE 2
TYPE OF DOCUMENT | PM | MM | ST | HT |
Product identification documentation (owned by the supplier or BRIEDA) | X | X | X | X |
Thickness measurements on product (on at least 5 pieces, individually), therefore at least 5 single measurements. | X | |||
Salt spray test on initial sampling parts | X | |||
Depth measurements on product | X | |||
Surface hardness measurements on product (on at least 5 pieces, individually), therefore at least 5 single measurements. | X | |||
Samples examined by supplier for issuance of Declarations of Conformity | X | X | ||
Inspection certificate 3.1 for the bundle of supplied material | X | |||
Dimensional measurements | X |
Key of symbols:
PM = Supplier of Primary Material
MM = Supplier of Mechanical Machining ST = Supplier of Surface Treatments HT= Supplier of Heat Treatments
The BRIEDA Purchasing Department issues an order for the PPAP Batch, officially starting the process. The order indicates:
• the requested PPAP level (if not specified, the level required is the 3)
• the requested number of samples (if not specified, the parts required are 5)
6.4.3 Development and identification of PPAP batch
The supplier, based on the order, proceeds with the production of the PPAP batch, which, as previously stated, represents a “general test” of the series production. If necessary, the QES MANAGER attends and records the details of the situation (Process Audit with contextual Product Audit, and/or other audits). The supplier must label the batch with a clearly visible label (the same side as the package identification label) with the wording “PPAP - For the attention of Quality” and send an email to xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx confirming that the batch has been sent.
6.4.4 Approval of PPAP File
The PPAP File is examined by XXXXXX in regard to both the documentation side and the samples; based on the results, there are three possible outcomes:
I. APPROVAL: no criticalities were found in either the documentation or samples sent. The supplier is authorised for series production of the specific component or material in question;
II. AD INTERIM APPROVAL (Accepted under reserve): minor discrepancies were found (one or more), which can be resolved with a return to compliance plan and by resubmitting the PPAP. The supplier is nonetheless authorised for series production. The deliveries, where requested, must be accompanied by documentation indicating the condition of “ad interim approval” until such time as the new PPAP is definitively approved;
III. REFUSAL: the continuous supply is not authorised and the supply process must undergo a new PPAP.
The outcome of the PPAP is officially communicated to the supplier through the PSW Form.
6.4.5 Series production
The Supplier is required to carry out series production in compliance with the provisions of the ISO technical specification and in accordance with Automotive best practices. In particular, during series production, the Supplier must comply with the indications of the Control Plan sent as a document of the PPAP. All documented controls must be filed at the Supplier’s production facility for at least 10 years.
6.4.6 Special Instruction - Packages
The Supplier is responsible for ensuring the correct handling of products and protection against potential damage.
All handling inside the supplier’s facility must be carried out in such a way as not to damage the product in any way whatsoever, without the possibility of mixing similar components.
The supplier must guarantee that:
• the products arrive without any damage in the departments where they’re used, without neglecting issues such as humidity, corrosion and pollution.
• current legal provisions/safety regulations and environmental protection standards are nonetheless respected.
• upon arrival, the product shows no signs of mishandling or other type of tampering that may in some way be a source of damage to the product itself.
Whenever packages specifics will be requested, these will be submitted with a definite package form.
If a PPAP approval process is not required, Brieda carries out the normal acceptance checks according to company procedures.
7 CHANGES (PROCESS - PRODUCT)
The product sent to BRIEDA is the result of a PPAP-approved process. Changes to the product / process are not allowed except in temporary and/or circumscribed situations in which case, at the request of the supplier, BRIEDA may consider the issuance of an exception or concession. If said changes lose their temporary nature (maximum 6 months) the supplier must provide the PPAP with relative updates.
8 OBLIGATIONS AND UNDERTAKING OF THE SUPPLIER
Any observations in regard to this document must be received by BRIEDA by and no later than 15 days after the date of sending, otherwise said specification shall be deemed accepted in full in all its parts.
The supplier must respect the provisions set forth for all commissioned supplies, exclusions or exceptions must be requested and expressly authorised by XXXXXX.
The Declaration on the part of the Supplier shall be attached, which must be duly completed and sent to BRIEDA for acceptance. Failure to submit the latter shall not be intended as refusal on the part of the supplier.
9 PROCESS AND PRODUCT AUDITING
In general, during series production, the Supplier is required to perform a Process and Product Self‐Audit at regular intervals. Moreover, the Supplier is subject to Audits by the QES MANAGER or their representative, according to a predefined plan. If the QES MANAGER Audits do not confirm the results of the Self‐Audit, the former shall be considered valid.
If requested, the Supplier is required to submit a corrective action plan aimed at a prompt return to compliance; the indicated times are to be considered mandatory and if not respected, BRIEDA reserves the right to downgrade the result of the Audit, activating the necessary consequences.
10 AUDIT ACTIVITIES ON PROCURED PRODUCTS
10.1 Checks carried out internally by XXXXXX
BRIEDA has a quality management system in place, which, among other things, provides for the carrying out of checks, testing and other activities necessary to ensure that the procured products comply with the specific requirements for procurement.
In particular, checks upon arrival shall involve two main stages:
❖ checks on administrative and document conformity
❖ technical/qualitative checks on parts
10.1.1 Checks on administrative and document conformity
Upon receipt, the Warehouse Manager shall systematically check:
• the item type and code
• the quantity delivered in the waybill with respect to the order
• the delivery date
• the correctness of the product packaging conditions
• any documentation relative to product Quality
If all checks have a positive outcome, the Warehouse Manager signs the waybill supplied with the goods and submits it to Administration for archiving; otherwise, any shortcomings shall be promptly notified to Quality or Logistics, which shall activate the necessary procedures.
The Quality documentation of the product/service will then be submitted to the Quality Control Manager, who will analyse and subsequently file them.
10.1.2 Technical/qualitative checks
All sub-supplies shall be systematically checked upon receipt in accordance with an acceptance control plan, regardless of the type of external processing carried out.
This activity shall be performed in compliance with the provisions of the Quality Management System in regard to the inspection of the supplied product; it will also be necessary, among other things, to assess the qualitative performance of the supplier over time.
The procured product will be inspected by randomly selecting a predefined number of samples, established exclusively in accordance with standard UNI ISO 2859-1:2007, General inspection level II. AQL: not allowed.
If, during the checks, anomalies are found on the supplied product, the number of sampled pieces may increase at the discretion of the Quality Control Manager in order to allow improved identification of the nonconformity and prompt and exact notification of the defect found using the appropriate channels.
11 QUALITY OF SUPPLIES
The supplier shall be responsible for any nonconformities of their own responsibility found on the delivered product and shall undertake to resolve them as quickly as possible through re-working or replacement of the goods under warranty. If this solution is not applicable, the parties shall agree upon a different solution. Any material considered nonconforming due to missing documentation as per the purchase order, unless otherwise instructed by BRIEDA, shall be returned to the supplier.
Should BRIEDA become aware of nonconforming supplied material in its own production sites or in other circumstances (e.g. through a claim submitted by its Clients), the Supplier is required to implement rapid and efficient actions aimed at supporting the Group in its immediate management of the event, implementing suitable containment actions if necessary and promptly and definitively eliminating the root cause of the problem.
Within 48 hours from the report, the supplier must respond to it by indicating:
1. Root cause(s);
2. Containment action(s);
3. Preventive action(s)
Informing then about the resolution of the nonconformity, after the verification of preventive actions that had been put in place.
If expressly requested, later on, the supplier must respond with 8D module.
If necessary, the QES MANAGER shall officially confirm the resolution of the problem and closure of the supply nonconformity by means of a targeted Process Audit. Note that any checks carried out by BRIEDA in regards to materials and products for purchase are not to be considered obligatory and in no way relieve the Supplier of the responsibility to provide conforming materials or products.
11.1 Classification of supplies
The supplies shall be classified as follows:
o Conforming products
▪ Products supplied to BRIEDA shall be considered conforming if they completely satisfy:
▪ contractually established requirements
▪ supply specifications
▪ implicit expectations
o Accepted with reserve products
▪ Accepted in the warehouse with the “with reserve” stamp, waiting for further verifications
o Nonconforming products
▪ Products, for which it is confirmed that the supplier has failed to satisfy a specified requirement, shall be considered nonconforming.
11.2 Nonconforming products, NC costs attributable to the supplier and administrative flows
Products found to be nonconforming shall be managed by the BRIEDA Quality Service, only as follows:
▪ Acceptance by concession
The parts will be accepted for the supply in question, despite the confirmed nonconformity, insofar as already produced. The nonconformity must be a minor type and must not compromise use of the particular products in any way.
▪ Acceptance under reserve
Acceptance will be granted for those pieces not yet produced, for which the supplier expects not to be able to satisfy all the requirements for a certain period of time. The supplier must guarantee a return to total compliance with specifications in the future.
▪ Non-compliance with the return to the supplier
The material will be returned to the supplier or stored in the warehouse for collection for recovery under warranty, at the expense of the supplier.
The cost for management of nonconformities found by BRIEDA or BRIEDA Clients is €50 for each single NC. Each single NC code generates one Nonconformity. NCs consisting in multiple codes are not managed.
All costs associated with containment actions following a NC for which the supplier is responsible and not already incurred by the supplier, shall be charged as follows:
• Repairs or sorting carried out by BRIEDA or clients
• Line/department slowdowns or complete stops (the cost shall be calculated by multiplying the hourly rate of
€45 by the number of direct and indirect impacts)
• Extra logistical costs for the replacement or repair of components, semi-finished or finished products at BRIEDA or clients of BRIEDA
• Penalty fees charged by the Client to BRIEDA
From the receiving of the NC, the supplier has 5 working days to eventual objections. Passed the 5 working days, whatever is on the NC is to be considered accepted by the supplier.
The return flow involves the following stages in the case of NC goods stored at BRIEDA:
• When a nonconforming good from a supplier is identified, quality shall notify the supplier by communicating type, quantity and waybill of the defective goods
• From that moment on, the defective goods shall be available for collection, which must occur within 7 working days or else the goods shall be disposed of. The cost of disposal shall be charged.
• In case of different quantities:
▪ More than what is stated in the order 🡪 the goods will not be unloaded from the vehicle and will be returned to the sender.
▪ Less then what is stated in the order 🡪 the goods will be unloaded and a NC will be issued, charging the supplier for any costs associated with non-delivery to our customers.
• In case of delivery of:
▪ wrong item code
▪ earlier delivery with respect to what is reported in the order, the goods will remain available for collection and, if this does not happen within 3 days from the expected date, XXXXXX will return the goods to the supplier and the transport costs will be charged.
• When the NC is issued, the supplier must issue a credit note for the defective goods and payment of the supply invoice shall be suspended until the credit note is received. The expected payment will be by bank draft 30 days from the date of the invoice, end of the month.
• If the defective goods need to be replaced, they shall be re-ordered by BRIEDA
• Repairs under warranty shall not be accepted
• If the supplier does not issue a credit note within two months, the administration will issue a debit note.
At the end of the containment actions, if the BRIEDA Client charges costs for a Nonconformity attributable to the Supplier, BRIEDA shall pass on the entire amount to the supplier deemed responsible.
The supplier will also be charged any costs associated with:
• logistical delays. These shall be calculated and communicated on a case-by-case basis.
• Goods not correctly identified (e.g.: each box must be identified with the correct code content and quantity. If there are several codes inside a package, these must be separated and coded in order to be identified, also avoiding mixing)
In the case of issuing a credit note, the NC number, the invoice number to which the credit note refers, and the delivery note related to the return must be specified.
11.3 Free Pass
By virtue of the fact that any checks carried out on materials and products for purchase are not considered obligatory, BRIEDA reserves the right not to carry out said checks. In this case, the inbound materials may have direct access to BRIEDA Warehouses (Free pass).
BRIEDA reserves the right to operate as indicated above, considering the Supplier to have a Free pass for a certain specific product or material (code), or for an entire family of products and materials. The Free‐pass condition may be suspended in case of important qualitative issues; in this case, urgent procedures shall be activated aimed at prompt resolution, which involves a dedicated and consistent effort on the part of the Supplier, and supervision by the QES MANAGER, until the complete resolution and restoration of the Free‐pass.
Please note that free pass conditions do not relieve the supplier of responsibility for any defects found on the supplied product/service during any stage of use of said product/service.
The free pass status does not exempt the supplier from the possibility of being audited (statistical checks are carried out regardless of the code/supplier status).
11.4 Contract work
The supplier should manage the components under contract work, regarding qualitative aspects, as a full supply.
In case the supplier receives material under contract work, the supplier should check the components before operating the working process as if it is of its own supply.
Once they arrive, all the sub-supplies will go under a systematic check, following a control plan at the registration office, independently from the type of external production made.
Such activity will be made in compliance with the System of Management for the Quality of the supplier.
In case the supplier does not have a system of management for the quality, the supplier will do:
- On non aesthetic characteristics: a check of the restocked product by casually collecting a known number of samples, usually established following the UNI ISO 2859-1:2007 norm, General inspection level II AQL: not allowed.
- On aesthetic characteristics: 100% control before transforming the component under contract working
In case the supplier will detect defects before and/or after its process, because of the component received under contract work, it will be up to the supplier notifying promptly BRIEDA about the problematic and BRIEDA will manage the issue in order to handle the NC.
In case of a reworking is requested, which falls outside of the normal cycle planned contractually, the supplier has to follow this process:
- To send the quotation to Xxxxxx about the cost of the reworking
- To receive a formal approval from Xxxxxx to proceed with the reworking (and Xxxxxx will send the information about NC reference)
- For the invoicing, to write the NC reference (if into the invoice there are more lines, each activity have to be reported into each line.
- A different invoicing, specific for the reworking, have to be sent.
Invoices that will not follow the 4 points as above, will not be paid by XXXXXX.
11.5 Supplier monitoring
In order to be able to give an evaluation that is an expression of both the quality of the supply service and the Supplier as such, the supplier evaluation form consists of two parts.
FIRST PART: EVALUATION OF THE SUPPLY
In the first part, the supply is evaluated relative to the time interval indicated at the top of the module (generally the period elapsed since the last check is taken).
The evaluation is based on the following parameters:
• compliance with delivery dates in accordance with the order
• matching quantity ordered
• conformity of the part with the provisions of the construction drawing or specifications, with related documentation (certificates of conformity, etc.)
• conformity of the packaging or palletizing and use of Brieda coding for parts delivered packaged or in individual pieces
• use of Brieda coding for the details indicated in the accompanying document
The data required for this first part of the form are objective data, both with regard to delivery delays and with regard to Non-Conformities found in acceptance, production or at Customers' premises. Precisely, the Non-Conformities detected in acceptance are distinguished with a number from (2) to (5) according to the above parameters, while those detected in production or Customers are only of type (3), as they concern the characteristics of the part.
For the assessment, only the Non-Conformities attributable to the suppliers (indicated with a letter "F") are taken from the forms, leaving out those of uncertain origin and those attributable to Brieda.
All these Non-Conformities are sorted by Supplier and, as is the case for delivery delays, are weighed by relating the figure to the number of deliveries and the related turnover in the period. The higher the number of Non-Conformities, the lower the score.
The score evaluated by the combination of both critical issues corresponds to 65% of the overall judgment.
SECOND PART: EVALUATION OF THE SUPPLIER
In the second part, the characteristics of the Supplier at the date of the evaluation are evaluated, regardless of the supply of the period.
The evaluation is based on the following parameters:
• production capacity in technical resources
• process
• competitive product quality
• production flexibility
• consignment stock
• competitive product cost
• terms of payment
• other costs (transport-packaging)
• lease
The data required for this second part of the form is subjective data, as these are judgments expressed by the Purchasing Department, based on their direct knowledge of the Supplier.
The score of this second part corresponds to 35% of the overall judgment.
CLASS
The evaluations are divided into the following classes:
• a rating of more than 85 points classifies the Supplier as class "A"
• a rating ranging from 81 to 85 points classifies the Supplier as class "B"
• a rating below 81 points classifies the Supplier as class "C"
The priorities in acquisition will be addressed in the first instance to class "A" suppliers and then to class "B" and class "C" suppliers.
Brieda's objective is to use mainly class A suppliers and to lead, with specific requests for corrective action, suppliers of lower classes to improve their position and their level of service towards the Company. Those specific suppliers who, although not qualified based on the results of the evaluations, are indispensable for the type of their supplies, are recorded indicating in the note the wording "accepted in derogation" and the reasons for their strategic importance.
The complete monitoring activity (first and second part) is carried out on suppliers who represent about 80% of the turnover in purchases.
If there are critical situations or data that require further investigation, the analysis-monitoring activity will also be extended to suppliers exceeding the 80% part.
The suppliers mentioned above (in the Register) are notified of the outcome of the monitoring via email from the purchasing department, whatever the class level obtained.
12 Safety and Traceability
The traceability is requested for all those components that have an impact on the safety for our products.
See paragraph 4.4.1.2 IATF 16949:2016. If the component has Safety characteristics, these will be identified with the “S” letter (or other symbols, based on the symbols used by our client).
The supplier must make sure that all applicable requirements down the supply chain are transmitted. See 8.4.3.1 IATF 16949:2016.
13 Warranty
All the components delivered to BRIEDA are under warranty of 2 years starting from the delivery date, except for the components destined to the “Birò” product, where:
- The two years of warranty become effective from the registration or the commissioning of the vehicle.
- To “freeze” the period of warranty, and its relative risk of going out of warranty, refer to the warning from the quality department of BRIEDA; even if there is not any component available for the analysis of the supplier, in
case of claim from the Birò net, XXXXXX will immediately accept the warning, in which case the warranty will be “frozen” waiting for the analysis of the warned piece.
14 Statement of Commitment
The acceptance of this document is implicitly accepted thanks to the BRIEDA Purchasing Order. If the general sales condition of the supplier conflicts with this specification, they will not have value towards BRIEDA. Eventual exceptions are accepted from BRIEDA only if expressly shared and reported in the hereby part.
Notes in case of requests:
Signature for acceptance of exemption by BRIEDA:
Date: