LEGISLATURA N. X
REGIONE MARCHE
ASSEMBLEA LEGISLATIVA
LEGISLATURA N. X
DELIBERALI. 686
SEDUTA N. 136
DATA 09/07/2018
paS-
1
oGGETTo: Approvazione dello schema di convenzione tra il Consiglio - Assemblea legislativa delle Marche e la Giunta regionale delle Marche per i servizi di conservazione dei documenti informatici per gli anni 2018-2019-2020
Il 9 luglio 2018 ad Ancona presso la sede dell'Assemblea legislativa delle Marche si è
riunito l’ufficio dì presidenza regolarmente convocato.
PRESENTI ASSENTI
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx - Presidente X
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx - Vicepresidente X
Xxxxx Xxxxxx - Vicepresidente X
Xxxxx Xxxxxxx - Consigliere X segretario
Xxxxx Xxxx - Consigliere X
segretario
Essendosi in numero legate per la validità dell1 adunanza assume la presidenza il Presidente dell'Assemblea legislativa delle Marche Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx che dichiara aperta la seduta alla quale assiste il Segretario dell'ufficio di presidenza Xxxxxxx Xxxxxx.
LA DELIBERAZIONE IN OGGETTO E' APPROVATA ALL'UNANIMITÀ' DEI
PRESENTI
PUBBLICATA NEL BURM N. DEL
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CONSIGLIO - ASSEMBLEA LEGISLATIVA
DELIBERA N. 60 6
SEDUTA N. 1 3 6
DATA " 9 LUG, 2018
A
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2
OGGETTO: Approvazione dello schema di convenzione tra II Consiglio - Assemblea legislativa delle Marche e la Giunta regionale delle Marche per i servizi di conservazione dei documenti informatici per gli anni 2018-2019-2020
L’Ufficio di Presidenza
VISTO il documento istruttorio riportato nella presente deliberazione;
RITENUTO, per i molivi riportati in tale documento istruttorio e che vengono condivisi, di deliberare in merito;
VISTI l'articolo 10 del Regolamento interno del Consiglio - Assemblea legislativa e la legge regionale 30 giugno 2003, n. 14;
VISTO il parere di legittimità e regolarità tecnica previsto dall’articolo 3, comma 3, della stessa legge regionale n. 14/2003;
Con la votazione, resa in forma palese, riportata a pagina 1 ;
DELIBERA
1) dì approvare lo schema di convenzione tra il Consiglio - Assemblea legislativa delle Marche e la Giunta regionale delle Marche per ì servizi di conservazione dei documenti informatici porgli anni 2018-2019-2020 così come riportato nell'Allegato A, nonché lo schema di disciplinare tecnico di cui all’allegato A1 e la relativa Scheda tecnica di connettività per il servizio di conservazione di cui all'ailegato A2 che costituiscono parti integranti della presente deliberazione;
2) di darò mandato al dirigente del Servizio risorse umane, finanziarie e strumentali di sottoscrivere la convenzione di cui al punto 1) per le strutture del Consiglio regionale, con decorrenza dal 1 agosto 2018 fino al 31/12/2020, autorizzando ad apportare al testo allegato tutte le integrazioni e le variazioni di carattere non sostanziale che si rendessero necessarie ai fini della stipula;
3) di dare mandato al dirigente del Servizio supporto agli Organismi regionali di garanzia di sottoscrivere la convenziono di cui ai punto 1) per gli Organismi regionali di garanzia che hanno sede presso il Consiglio - Assemblea legislativa regionale con decorrenza dal 1 agosto 2018 fino al 31/12/2020, autorizzando ad apportare al testo allegato tutte le integrazioni e le variazioni di carattere non sostanziale che si rendessero necessarie ai fini della stipula;
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4) di quantificare in € 1.340,00 per l'anno 2018, in € 1.340,00 per l’anno 2019 e in € 1.340,00 per l'anno 2020, i costi del Consiglio e degli Organismi regionali di garanzia da rimborsare alla Giunta regionale;
5) di impegnare a favore della Regione Marche, Via Xxxxxxx xx Xxxxxxxx n. 9, Ancona, C.F. 80008630420, la spesa di € 1.340,00 sul capitolo 108102/03 "Manutenzione, sviluppo e gestione dei sistemi informatici1’ del bilancio dì previsione 2018;
de^Ufficio di presidenza
6) di prenotare la spesa di € 1.340,00 per ciascuna delle annualità 2019 e 2020, sul capitolo 108102/03 "Manutenzione, sviluppo e gestione dei sistemi informatici" del bilancio di previsione pluriennale 2019/2020.
Il Presidente del Consìglio - Assemblea legislativa (Xxxxxxx
Il Segretario
DOCUMENTO ISTRUTTORIO
Con deliberazione dell’ufficio dì presidenza n. 545/2017, al fine del contenimento dei costi, è stato approvato lo schema di convenzione tra il Consiglio e la Giunta regionale delle Marche per l’erogazione di servizi infrastrutturali per gli anni 2017-2019.
Nel mese di agosto 2017 è stata sottoscritta la convenzione tra Consiglio e Giunta regionale a seguito della quale è stata avviata la migrazione dei server virtuali presso l’infrastruttura server della Giunta regionale; attualmente l’attività di migrazione è conclusa e l’infrastruttura server del Consiglio regionale non è più attiva.
Con successiva deliberazione dell’ufficio di presidenza n. 673/2018 è stato modificato ed integrato lo schema di convenzione tra il Consiglio e la Giunta regionale delle Marche approvato con DUP 545/2017 in quanto, a seguito della decisione dell’ufficio di presidenza di rinnovare i sistemi e le strumentazioni tecniche di supporto ai lavori delle sedute dell’Assemblea, si è reso necessario attivare tre nuove macchine virtuali del Consiglio presso il datacenter della Posizione di funzione Informatica e crescita digitale.
Con ulteriore deliberazione dell’ufficio di presidenza n. 683/2018 è stato approvato lo schema di convenzione tra il Consiglio e la Giunta regionale delle Marche per l’utilizzo di sistemi informativi regionali (Paleo Open Act) per gii anni 2018-2019-2020.
A completamento delle deliberazioni sopra citate, l’Ufficio di presidenza con determinazione n. 789 del 18 giugno 2018 ha deciso di attivare una convenzione tra il Consiglio e la Giunta regionale per i servizi di conservazione dei documenti informatici per il triennio 2018-2020, aderendo al Polo regionale di conservazione digitale denominato "Marche DìgiP", con efficacia dal 1 agosto 2018 al 31 dicembre 2020, prevedendo un rimborso alla Giunta regionale della somma complessiva di euro 4.020,00. Con la medesima determinazione l’Ufficio di presidenza ha approvato il relativo schema di convenzione, incaricando il dirigente del Servizio risorse umane, finanziarie e strumentali di sottoscrivere la convenzione per le strutture del Consiglio regionale e il dirigente del Servizio supporto agli Organismi regionali di garanzia di sottoscrivere la convenzione per gli Organismi regionali dì garanzia che hanno sede presso il Consiglio; ha altresì incaricato il Segretario generale di predisporre la relativa deliberazione.
Il responsabile dei procedimento
(Chiana Felici)
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PARERE DEL SEGRETARIO GENERALE
Il sottoscritto, considerata la motivazione espressa nell’atto, esprime parere favorevole in ordine alla legittimità e alla regolarità tecnica della presente deliberazione.
Il Segretario generale
ATTESTAZIONE DELLA COPERTURA FINANZIARIA
Si attesta la copertura finanziaria degli impegni di spesa assunti con la presente deliberazione, con riferimento alle disponibilità esistenti nei relativi capitoli.
REGISTRATO IMPEGNO DI SPESA
......... DI
■W.
Il Responsabile della Posizione di alta professionalità
RisorseTi
ci)
A CARICO DEL CAPITOLO N. iQ&lQt
IN DATA. ~
REGISTRATA PRENOTAZIONE DI SPESA X. Xxx
FIRMA.
A CARICO DEL CAPITOLO N. IN DATA
^53
FIRMA
La presente deliberazione si compone di«?8 pagine di cui3&di allegati.
Il Segretario/dell’Ufficio di presidenza
XXXXXXX XXXXXX
XXXXXXXXX - XXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXX X. 0 8 6
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DATA
JL9 LUB. 2018
ALLEGATO A
CONVENZIONE TRA LA GIUNTA REGIONALE DELLE MARCHE - POLO MARCHE DiqiP - E IL CONSIGLIO- ASSEMBLEA LEGISLATIVA REGIONALE DELLE MARCHE PER I SERVIZI DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI - TRIENNIO 2018-2020
Alto di scrittura privata informatica ai sensi dell’art.32 comma 14 del D.Lgs. 18 aprile 2016 n. 50 (Codice dei contratti pubblici)
TRA
La Giunta regionale delle Marche (di seguito indicata come "Giunta"), con sede in Ancona, Via Tiziano n. 44 - C.F. 80008630420, rappresentata da ......................................... della Giunta
Regionale, nato a .... il..., autorizzata con........................
E
Il Consiglio-Assemblea legislativa regionale delle Marche (di seguito indicato come "Consiglio”), con sede in Ancona, Xxxxxx Xxxxxx x. 00, Codice Fiscale 80006310421, rappresentato da..............................nato a..... il........., autorizzato con ;
di seguito congiuntamente indicate carne “Parti”; ■ '
Premesso che la predente Convenzione opera nel Rispetto
- della Legge 7/08/1990 n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di idiritto di accesso ai documenti amministrativi”;
- del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”;
- del Regolamento UÈ 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali;
- del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa";
- del Decreto legislativo 22/01/2004 n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137;
- del Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 "Codice del l'AmmiAstrazione digitale”;
- della Deliberazione di Giunta regionale n. 1759 del 1/12/2008 - “Avvio della sperimentazione e dell'analisi finalizzata alla definizione del sistema di conservazione dei documenti cartacei e digitali della Regione Marche";
- della Deliberazione di Giunta n. 167 del 14/02/2010 “Definizione delle modalità operative di attuazione del Polo di conservazione digitale della Regione Marche;
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- del Decreto del dirigente P.F. Sistemi informativi e telematici n. 213/INF02 del 30/11/2010 di approvazione di una procedura aperta per l’acquisizione di beni e servizi per la creazione e gestione del Polo regionale di conservazione degli archivi digitali;
- della Deliberazione di Giunta n. 56 del 23/01/2012 "Approvazione del manuale di gestione dei flussi documentali e degli archivi della Giunta regionale e istituzione dell'area organizzativa omogenea neH'ambito della Giunta regionale”;
- del Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx 0 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 1 e 3, 44, 44bis e 71, comma 1, del Codice delFAmministrazione digitale di cui al decreto legislativo n, 82/2005;
- del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice delFAmministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82/2005;
- della Deliberazione di Giunta regionale n. 265 del 10/03/2014 "Avvio dei servizi del Polo di conservazione digitale Marche DigiP”;
- del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e vaiidazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, dei Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82/2005;
- della Legge regionale 16/02/2015, n. 3 "Legge di innovazione e semplificazione amministrativa";
- del Prot. 113405 del 19/02/2016 - Agenzia per L'Italia Digitale - AGID - Domanda accreditamento del soggetto che svolge attività di conservazione dei documenti informatici al fine del riconoscimento del livello più elevato di qualità e sicurezza;
- della Determinazione Agid n. 59 del 17/03/2016;
- della Deliberazione di Giunta n. 267 del 25/03/2016 "Disposizioni attuative art. 15 L.R. 16 febbraio 2015, n. 3 ■ Polo Marche DigiP - Convenzione con gli Enti del territorio - Modifica DGRn. 265/2014 e DGR n, 56/2012";
- del Decreto della dirigente P.F, Sistemi informativi e telematici n. 48 del 28/06/2016: “CIG 6399462B18. D.Lgs.163/2006 e ss.mm.ii. Procedura aperta per acquisizione servizi di gestione del Polo di conservazione Marche DigiP per tre anni - Aggiudicazione definitiva ed efficace R.T.I. Unimatica S.p.a.+ Telecom Italia S.p.a. - € 727.440,00 (IVA esclusa)”;
VISTO CHE:
- la Giunta ed il Consiglio hanno stipulato una convenzione per l'erogazione di servizi infrastrutturali per gli anni 2017-2019 in una logica di contenimento delle spese e di ottimizzazione delle risorse;
- tale convenzione è stata integrata con successiva convenzione tra la Giunta e il Consiglio a seguito della nuova piattaforma informatica per la gestione e l’organizzazione delle sedute d’aula;
- la Giunta ed il Consiglio hanno stipulato una convenzione per l’utilizzo di sistemi informativi regionali (Paleo e OpenAct);
- la Giunta ha previsto la costituzione del Polo di conservazione con la Deliberazione di Giunta regionale n. 1039 del 30/07/2008 "Modalità Attuative del Programma Operativo (MAPO) della
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Regione Marche - POR-FESR - Competitività regionale e occupazione 2007-2013" e con Deliberazione n.167 del 01/02/2010 la costituzione del Polo regionale di conservazione digitale denominato “Marche DigiP", d'ora in poi denominato Polo Marche DigiP;
- Polo Marche DigiP è ia struttura individuata dalla Giunta per ia fornitura della soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica ed archivistica per la gestione e conservazione di archivi digitali della Amministrazione regionale e degli enti locali del territorio regionale;
- Polo Marche DigiP nasce con gli obiettivi di conservazione degli archivi digitali della Giunta e degli enti regionali e di rendere fruibili i contenuti digitali conservati da parte dei soggetti aventi diritto;
- In seguito all’aggiudicazione della procedura aperta per l'acquisizione dei servizi di gestione del Polo di conservazione Marche DigiP per tre anni - la cui aggiudicazione efficace è stata formalizzala con DDPF n.48/INF del 28.06.2016 - esiste ('infrastruttura organizzativa, tecnologica e giuridica necessaria all'avvio dei servizi di archiviazione digitale a norma;
- la Giunta, con il Polo di conservazione Marche DigiP, risulta nell'elenco dei conservatori accreditati dall’AGID;
- la Giunta intende evolvere il proprio modello dì servizio di conservazione nell’ottica del Cloud Computing per ottenere il beneficio delfe economie di scala legate all'uso dì tali tecnologie nel settore Pubblico;
- risulta di Interesse del Consiglio avvalersi del Polo di conservazione Marche DigiP della Giunta per ia conservazione digitale dei documenti, quale soggetto in grado di fornire garanzie di sicurezza ed efficacia e che dispone della strumentazione tecnica necessaria e di personale adeguato allo scopo, stipulando apposita convenzione;
- tutti gli allegali previsti e richiamati all’interno della presente Convenzione, e segnatamente il Disciplinare Tecnico (Allegato A1) e lo "Schema rimborso spese" (Allegato A2), costituiscono parte integrante ed essenziale della stessa.
Si conviene e si stipula quanto segue CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Art. 1
(Oggetto dei servizi di conservazione)
1. Il presente Accordo disciplina il rapporto fra la Giunta - Polo Marche DigiP in qualità di Conservatore accreditato dall’Agid per i servizi di conservazione dei documenti informatici ed il Consiglio, per quanto attiene alla quantità dei documenti prodotti, nella Fascia indicata all'art. 7 della presente convenzione.
2. I riferimenti al Consiglio contenuti nella presente convenzione si intendono comprensivi, salvo diversa espressa disposizione, degli Organismi regionali di garanzia.
3. Il Consiglio affida la conservazione dei propri documenti informatici, nonché dì quelli degli Organismi regionali di garanzia con esclusione di quelli relativi alla piattaforma Conciliaweb, nel rispetto delle norme di legge, alla Giunta - Polo Marche DigiP, individuandola come responsabile delia conservazione dei documenti trasferiti in base alle specifiche definite nella presente convenzione e nei suoi allegati, parte integrante della stessa.
4. L’attività di conservazione svolta dalla Giunta - Polo Marche DigiP si ispira ai principi indicati dall'art. 29 del D.Lgs. 42/2004 di coerente, coordinata e programmata attività di studio,
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DATA
prevenzione e manutenzione, e si ritiene in grado di soddisfare gli obblighi in capo al Consiglio e agli Organismi regionali di garanzia di conservazione dei documenti informatici ed in prospettiva di conservazione ed ordinamento dell'archivio nella sua organicità.
Art. 2
(Finalità)
La presente convenzione ha le seguenti finalità:
a. creare le condizioni giuridico-organizzative per la conservazione dei documenti informatici dei Consiglio / degli Organismi regionali di garanzia;
b. garantire economicità, efficienza ed efficacia alla funzione di conservazione dei documenti informatici;
c. garantire una elevata qualità nei livelli di servizio anche a favore di eventuali utenti esterni per l’esercizio del diritto di accesso ai sensi della disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi, del decreto legislativo n. 196/2003 e del Reg. UE 679/2016, già citati.
CAPO II
FUNZIONAMENTO E RESPONSABILITÀ’
Art. 3
(Obblighi delle parti)
1. La Giunta - Polo Marche DigiP si impegna alla conservazione dei documenti trasferiti assumendo la funzione di responsabile della conservazione ai sensi deila normativa vigente, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione.
2. Il Responsabile della conservazione per il Consiglio è [NOME- COGNOME] / Il responsabile della conservazione per gli Organismi regionali di garanzia è [NOME- COGNOME]. Gli stessi si impegnano a depositare i documenti informatici nei modi e nelle forme definite dalla Giunta - Polo Marche DigiP, garantendone l’autenticità e l’integrità nelle fasi di produzione e di archiviazione corrente, effettuata nel rispetto delle norme sulla produzione e sui sistemi di gestione dei documenti informatici. In particolare garantiscono che il trasferimento dei documenti informatici venga realizzalo utilizzando formati compatibili con la funzione di conservazione e rispondenti a quanto previsto dalla normativa vigente.
3. Il Consiglio / gli Organismi regionali di garanzia mantengono la titolarità e la proprietà dei documenti depositati.
4. Il Consiglio / gli Organismi regionali di garanzia si impegnano ad effettuare secondo diligenza e con la massima cura ed efficienza le attività di test previste e disciplinate nell’ambito del disciplinare tecnico (Allegato A1). La durata complessiva della fase di test verrà concordata tra i responsabili di Giunta, Consiglio / Organismi regionali di garanzia. La durata complessiva della fase di test non potrà in nessun caso superare il limite di 60 giorni.
5. Tali soggetti dichiarano che le attività previste dalla presente convenzione saranno effettuate nel rispetto dei principi di tutela da parte dello Stato dei beni archivistici come beni culturali e nel rispetto di quanto stabilito dal MIBACT (Sovrintendenza archivistica). A tal fine copia della presente convenzione e della documentazione collegata sarà inviata a tutti gli Enti di competenza per gli opportuni adempimenti.
6. Il Responsabile del Servizio di conservazione è individuato nella figura di Xxxxxxxxx Xxxxxx, Dirigente della P.F. Informatica e crescita digitale della Giunta. Ulteriori ruoli e responsabilità all’interno del Polo Marche DigiP sono esplicitati all’art. 4 del Manuale di Conservazione "DigiP-
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SEDUTA Nì. a1...4
fl, ì
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DATA 0 9 LUG. 20W 9
Digitai Preservatìon - Polo di conservazione regionale", disponibile nel sito istituzionale deil’AGID nell'elenco dei Conservatori accreditali xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxx- amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi.
Art. 4
(Servizi offerti)
1. I servizi offerti dalla Giunta - Polo Marche DigiP riguardano la conservazione digitale, la restituzione per la consultazione o l'esibizione dei documenti a fini di accesso o per scopi storici, il supporto tecnico-archivistico. I servizi saranno erogati in base ad apposito Disciplinare Tecnico concordato tra i soggetti dei due enti competenti sia dal punto di vista informatico che archivistico.
2. Il Disciplinare Tecnico è redatto congiuntamente ed approvato rispettivamente dalla Giunta - Polo Marche DigiP, dal Consiglio / dagli Organismi regionali di garanzia. Esso, definito d'intesa con la Sovrintendenza Archivistica della Regione Marche, individua in modo preciso e vincolante i tempi e le modalità di erogazione dei servizi, in particolare per quanto riguarda le specifiche operative dei sistemi di conservazione digitale e le modalità tecniche di restituzione dei documenti a fini dì accesso e ricerca.
3. Il Disciplinare Tecnico conterrà l'individuazione dei referenti e responsabili di riferimento dei medesimi soggetti per l'erogazione dei servizi oggetto della convenzione stessa.
4. Il Disciplinare Tecnico potrà essere aggiornato in caso di modifiche nelle modalità di erogazione dei servizi anche a seguito di eventuali modifiche normative.
5. Il servizio dì conservazione digitale e di restituzione dei documenti a finì di accesso e ricerca, che prevede lo svolgimento di procedure codificate, la certificazione dei processi di migrazione e l'adozione dì idonee soluzioni tecnologiche e di sicurezza, è finalizzato sia alla conservazione dei documenti informatici, garantendone il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, affidabilità, integrità, accessibilità, riproducibilità e intelligibilità all’interno dei contesto proprio di produzione e archiviazione, sia alla organizzazione e inventariazione del patrimonio documentario digitale nella prospettiva di conservare l'archivio nella sua organicità per costituire, nei tempi e nei modi previsti dalla normativa, l’archivio storico prevedendo gli opportuni collegamenti logici e descrittivi tra documentazione informatica e documentazione cartacea.
6. Il servizio di supporto tecnico archivistico erogato dalla Giunta - Polo Marche DigiP in accordo con la Sovrintendenza archivistica della Regione Marche verrà erogato al fine di consentire una corretta ed efficace integrazione con il polo.
Art. 5
(Accesso ai documenti conservati presso Giunta - Polo Marche DigiP)
1. L’accesso ai documenti conservati presso Giunta - Polo Marche DigiP avviene con i medesimi tempi e modalità previsti per i documenti conservati presso il Consiglio / gli Organismi regionali di garanzìa che mantengono la responsabilità del procedimento ai sensi del regolamento adottato per l’accesso al documenti amministrativi e delle norme sull'accesso vigenti nel tempo.
2. Qualora la domanda di accesso venga presentata alla Giunta- Polo Marche DigiP, questa la trasmette immediatamente al Consiglio / agli Organismi regionali di garanzia. La Giunta - Polo Marche DigiP è tenuta a fornire la propria collaborazione, se necessario, per il pieno rispetto dei tempi e delle modalità di accesso previste dalle norme.
3. La Giunta - Polo Marche DigiP, qualora gli venga richiesto, può consentire direttamente l’accesso a documenti soggetti a obblighi di pubblicazione, net rispetto della normativa vigente.
4. Possono essere stipulati appositi accordi operativi fra i responsabili dei soggetti per definire con maggior dettaglio modalità e obblighi reciproci, in particolare per quanto riguarda l’eventuale
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CONSIGLIO ' ASSEMBLEA LEGISLATIVA DELIBERA N.
Seduta n.
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produzione di copie conformi cartacee, net rispetto del principio per cui la copia conforme cartacea viene effettuata, se richiesta, dal soggetto che stampa il documento cartaceo traendolo dall'originale informatico.
CAPO Ili
RAPPORTI TRA SOGGETTI CONVENZIONATI
Art. 6
(Strumenti di consultazione e controllo)
1. La Giunta - Polo Marche DigiP consente a! Consiglio / agli Organismi regionali di garanzia l’accesso ai propri sistemi per verificare il corretto svolgimento dell'attività di conservazione e per consultare ed eventualmente estrarre i documenti depositati e le prove di conservazione, secondo le modalità tecniche previste nel Disciplinare Tecnico.
2. Il Consiglio / gli Organismi regionali di garanzia concordano con la Giunta - Polo Marche DigiP i nominativi e le funzioni del personale abilitato allo svolgimento della funzione di cui al comma 1.
3. La Giunta - Polo Marche DigiP consente alla Sovrintendenza archivistica l’accesso al propri sistemi per rendere possibile ed operativo lo svolgimento della funzione di vigilanza e tutela prevista dalla legge ed effettuare le opportune verifiche sul corretto svolgimento dell'attività di conservazione.
Art. 7
(Oneri a carico delle parti, garanzie)
1. Il Consiglio / Gli Organismi regionali di garanzia rientra/rientrano nella Fascia A per numero di documenti/anno prodotti, e corrisponde alla Giunta, a tìtolo di rimborso spese, per gli anni 2018, 2019 e 2020 l'importo annuo stimato in € 670,00, secondo quanto riportato neli’Allegato A2 alla convenzione.
2. Eventuali variazioni alla fascia di appartenenza o richieste di servizi aggiuntivi che dovessero intervenire nella valorizzazione complessiva dei costi di gestione del servizio saranno recepite di comune accordo tra le parti, in fase di rinnovo della convenzione. Gli importi dovuti dal Consiglio alla Giunta saranno versati per ogni annualità in modalità anticipata entro il 31/03 di ogni anno; per l'anno 2018 l'importo sarà versato entro il 31 dicembre 2018.
3. Non sono previsti altri oneri a carico delle parti per il periodo di durata della presente convenzione.
Art. 8
(Trattamento dei dati personali)
1. Il Consiglio / Gli Organismi regionali di garanzia sono titolari del trattamento dei dati personali contenuti nei documenti dallo stesso prodotti. Al fine di consentire la fornitura dei servizi di cui al precedente art. 4, essi nominano la Giunta - Polo Marche DigiP quale responsabile esterno del trattamento dei dati personali necessari all'esecuzione delia presente convenzione ed al compimento degli atti conseguenti.
2. La Giunta - Polo Marche DigiP accetta e si impegna, nel trattamento dei suddetti dati, ad attenersi alle istruzioni ed a svolgere i compiti indicati dal Consiglio / dagli Organismi regionali di garanzia nel Disciplinare tecnico.
3. Alla scadenza della convenzione, ovvero al termine di validità della stessa per qualsivoglia causa, la designazione a responsabile esterno del trattamento dei dati personali decade automaticamente.
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CONSIGLIO - ASSEMBLEA LEGISLATIVA DELIBERAN.
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DATA 0 9 LUG, 2010
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Art. 9
(Decorrenza, durata, rinnovo della convenzione)
1. La presente convenzione ha efficacia dal 1 agosto 2018 fino al 31 dicembre 2020 ed è tacitamente rinnovata di anno in anno, salvo disdetta formale da entrambe le parti tre mesi prima della scadenza.
2. Tre mesi prima della scadenza delia convenzione i soggetti sottoscrittori (Consiglio ! Organismi regionali di garanzia e Giunta) si impegnano a ridefinire la disciplina deli’art. 7 (oneri a carico delle parti, garanzie) per l’anno successivo.
3. Eventuali modifiche e/o integrazioni alla presente convenzione sono apportate in fase di rinnovo della convenzione, con atto scritto a firma tra le Parti.
Art. 10
(Modalità di restituzione degli archivi)
Al termine della durata naturale della presente convenzione, tutti i documenti depositati e tutte le prove dei processi dì conservazione verranno restituiti al Consiglio / agli Organismi regionali di garanzia stesso/stessi secondo le modalità previste nel Disciplinare tecnico, unitamente alla documentazione indicante le specifiche tecniche degli archìvi conservati così come del sistema di conservazione, al fine di agevolare il trasferimento degli stessi su diverso sistema di conservazione.
Scritto con mezzi elettronici e redatto nella forma di scrittura privata informatica nel rispetto deila disciplina di cui all’arl.32 comma 14 del D.Lgs.vo 18 aprile 2016 n. 50, viene sottoscritto dalle parti mediante dispositivo di firma digitale, previa verifica della validità dei certificati di firma.
Giunta regionale
P.F. Informatica e crescita digitale
Il Dirigente Xxxxxxxxx Xxxxxx
Consiglio regionale
Servizio..................................................
Il Dirigente....................................
Allegato alla
deliberazione IL
del 2018
ALLEGATO A1
Disciplinare tecnico
per il servizio di conservazione
Soggetto produttore Consiglio - Assemblea legislativa regionale delle
Marche
Soggetto conservatore Marche DigiP - Polo di conservazione regionale
Disciplinare tecnico per il servizio di conservazione
Allegato............... alia
deliberazione n.
2018
Firmatari
SERENELLA CAROTA REGIONE MARCHE
Consiglio ~ Assemblea legislativa regionale delle Marche
Modifiche rispetto alle precedenti versioni
N°Ver Data emissione Modifiche
Vers. 2.0 27/03/2017
Documenti di riferimento
Tipologia documento Manuale di conservazione Manuale di Utilizzo DigiP .
Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
Specifiche tecniche dei servizi di versamento _
La documentazione è pubblicata nel sito web xxxx://xxx,reaione.marcherit/Regione-
Utile/Aqenda-Dìqitale/Polo-di-conservazione-regionale nella sezione "Documentazione
- Polo Conservazione DigiP".
Disciplinare Tecnico per ii servizio di conservazione Pagina 2 di 28
Indice
Allegato ah;
deliberazione n.
o 9 LUG. 2018
IL Premessa.................................................................................................................. 4
2. Referenti.................................................................................. 5
2.1, Referenti Marche DigiP 5
2.2, Referenti Ente produttore........... .............................................................................. 5
3. Condizioni di modifica 5
4. Sistema di conservazione............................ .............................................. 6
3.1. Procedura di versamento 6
3.2. Accesso ai sistema 7
3.2.1. Area INGEST - Versamento e monitoraggio dei pacchetti SIP 8
3.2.2. Area ACCESS - Ricerca e consultazione dei pacchetti archiviati 8
3.3. Livello di riservatezza................................................... 9
3.4. Responsabilità del Produttore..... . ................. IO
4. Definizione degli strumenti e parametri di versamento................................ 11
4.2. Sistemi informatici.................................................................. 11
4.3. Strumenti per la gestione documentale............................ 11
4.4. Configurazioni 11
5. Definizione del pacchetto di versamento (SIP)............. 15
5.1. Tipologie documentali............ . ........................................ 15
5.2, Metadati................................................................................. 15
5.2.1. <Intestazione>................ 15
5.2.2.1. <Versatore>......................... 15
5.2.2.2. <Chiave>..................................................... .......................................................... 15
5.2.2.3. <TipologiatlnitaDocumentaria>................. 16
5.2.3. <Profilo archivist.ico>................................. 16
5.2.4. <Prof ilotlnitaDocumentaria>.................. 16
5.2.5. <NuemroAllegati>J, <NumeroAnnessi>, <NunìeroAnnotazioni> 16
5.2.6. Metadati riferiti al Documento principale...................................... 17
5.2.6.2. <DocumentoPrincipale>................................... 17
5.2.6.3. <Prof iloDocumento>......................................................................... 17
5.2.6.4. <DatiSpecifici> ................................................................. 17
5.2.6.5. <StrutturaOriginale>..... . ............... 17
5.2.7. Metadati riferiti agli Allegati/Annessi/Annotazioni........................................ 18
5.2.7.2. <AUegato>, <Annesso>, <Annotazione> .................... 18
5.2.7.3. <ProfitoDocimento>............................................................................. 18
5.2.7.4. <DatiSpecifici>................................................... 18
5.2.7.5. <StrutturaOriginale>................. 18
5,3. Formati file....................................................................................... 20
6. Modalità di svolgimento del servizio di conservazione............... 21
6.1. Xxxxxxxxx e controlli in fase di versamento................................................ 22
6.2. Criteri per la creazione del pacchetto AIP................................................................. 23
Disciplinare Tecnico per il servìzio di conservazione Pagina 3 di 28
Allegato alia
deliberazione u. ,.6.8.,H...
deJ 0 9 LOG. 2018
1. Premessa ...............
Il presente Disciplinare tecnico è redatto, d'intesa con la Giunta regionale delle Marche, in riferimento all'art. 4 della "Convenzione tra la Giunta regionale delle Marche - Polo Marche Digip - e il Consiglio - Assemblea legislativa regionale delle Marche per ì servizi di conservazione dei documenti informatici - triennio 2018 - 2020" (d'ora in poi Convenzione), tra il Consiglio - Assemblea legislativa regionale delie Marche (d'ora In poi Produttore) e la Giunta regionale delle Marche.
Il Disciplinare tecnico regola, nel suoi profili generali, Il rapporto tra II Produttore e la Giunta regionale delle Marche per lo svolgimento della funzione di conservazione dei documenti informatici affidati dal Produttore alla Giunta regionale delle Marche e, più specificatamente, al suo Servizio Polo di conservazione regionale (d'ora in por Marche DlgiP), sulla base di quanto specificato nel Manuale di conservazione, redatto da Marche DigiP e pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AGID).
Finalità del presente Disciplinare tecnico (d'ora in poi Disciplinare) è definire in modo precìso e vincolante le modalità operative di erogazione del servizi da parte di Marche DigiP nei confronti del Produttore, in particolare per quanto riguarda le specifiche delle modalità tecniche per l'interoperabilità tra i sistemi del Produttore e Marche DigiP, le specifiche operative di quest' ultimo e le modalità tecniche di restituzione dei documenti al fini di accesso e ricerca.
Nel presente Disciplinare sono definiti: I dati e i parametri che il Produttore e Marche DigiP utilizzeranno nell'invio del pacchetti di versamento al sistema di conservazione, le modalità di versamento, di esercizio del diritto di accesso, di ricerca, recupero e restituzione dei documenti conservati, gli aspetti tecnologici necessari a consentire il corretto svolgimento del processo di conservazione.
Definisce inoltre i referenti di riferimento sia del Produttore che di Marche DigiP per l’erogazione dei servizi e la verifica del corretto svolgimento del processo di versamento dei documenti e di conservazione.
Definisce l’articolazione in Strutture con cui II Produttore si rapporta con Marche DigiP per il versamento dei documenti.
La definizione dei dati e dei parametri - e in genere di tutti gli elementi necessari alla corretta esecuzione del servizio di conservazione digitale - avviene di norma a livello dì singola struttura Interessata. Nel caso in cui gli elementi siano descritti a livello di Produttore, questi si applicano anche a tutte le strutture interessate.
Il Disciplinare costituisce, nelle sue versioni preliminari e non definitive, il documento di riferimento per lo svolgimento dei test che precedono l’attivazione del servizio di conservazione digitale,
L'avvio del servizio di conservazione avverrà entro 3 giorni dal completamento dei test.
Il Disciplinare e ogni sua successiva modifica sono inviati a cura di Marche DigiP alla Soprintendenza Archivistica per la Regione Marche in ottemperanza alle comunicazioni previste per il coordinamento delle attività in tema di conservazione del documenti informatici.
Al Produttore è trasmessa ogni altra comunicazione inviata da Marche DigiP alla Soprintendenza Archivistica.
Disciplinare Tecnica per il servizio di conservazione Pagina 4 di 28
2. Referenti
2.1. Referenti Marche DigiP
Allegato alla
deliberazione n 6.H.&
(ìeS...... 0 9 UIG. 2018
Per quanto attiene ai rapporti generali con il Produttore, i Referenti per Marche Digip sono quelli indicati nel Manuale di conservazione.
2.2. Referenti Ente produttore
Per quanto attiene ai rapporti generali con Marche DigiP, il Produttore individua i seguenti referenti (inserire non più di 2 nominativi):
Nominativo Ruolo Email Telefono
3. Condizioni di modifica
Il Disciplinare è rivisto e aggiornato ogni qualvolta intervengano modifiche o integrazioni relative agli oggetti trattati. Il Produttore è tenuto ad inviare tramite PEC, all'indirizzo comunicato da Marche DigiP, il Disciplinare tecnico aggiornato al fine di rendere effettive le modifiche apportate.
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 5 di 28
Allegato ana
deliberazione n.....
4. Sistema di conservazione del..
Il Polo di conservazione Marche DigiP svolge per conto del Produttore il servizio di conservazione dei documenti e degli archivi informatici, con la finalità principale di garantirne la validità giuridica, attivando ì trattamenti previsti dalia normativa in vigore.
Allo scopo di garantire tale servizio II Polo si avvale di un sistema applicativo (DigiP) e di un'apposita organizzazione con personale altamente qualificato e del supporto di esperti esterni di comprovata esperienza in materia, dotati di competenze specializzate,
Il Sistema di conservazione DigiP è stato progettato per accogliere pacchetti di versamento (SIP) sia in modalità SINCRO che in continuità con le versioni precedenti del sistema (modalità backward compatibility). Tale sistema infatti è in grado di accogliere qualsiasi tipo di pacchetto di versamento così da garantire flessibilità e configurabilltè.
II collegamento telematico tra il Produttore e Marche DigiP avviene attraverso la rete regionale. Il Produttore dovrà garantire una connettività adeguata.
Marche DigiP mette a disposizione del Produttore e, su sua richiesta, agli sviluppatori dei sistemi software versanti, un ambiente di test per effettuare le prove dì versamento e recupero dei documenti.
I sistemi informatici di produzione, gestione e versamento dei documenti del Produttore sono descritti nel paragrafo 4.2
La modalità di svolgimento del servizio di conservazione è indicata nel capitolo 6 del presente Disciplinare.
3.1. Procedura di versamento
II processo di conservazione digitale si effettua sul seguenti pacchetti informativi :
• Pacchetto di versamento (SIP): inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato nel presente Disciplinare e secondo le modalità riportate nel Manuale di conservazione;
» Pacchetto di archiviazione (AIP): pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell'allegato 4 del DPCM 3 dicembre 2013 - Regole tecniche In materia di sistema di conservazione e secondo le modalità riportate nel Manuale di conservazione;
• Pacchetto di distribuzione (DIP): pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all'utente in risposta ad una sua richiesta secondo le modalità riportate nel Manuale di conservazione.
Il pacchetto di versamento (SIP) è definito da due elementi:
- File ìndice xml: un documento xml che contiene le informazioni descrittive dell'oggetto versato (metadati); detto indice viene validato contro il proprio schema XSD;
- Oggetto-Dati: una sequenza di bit (tipicamente In forma di file) da sottoporre a
Disciplinare Tecnico per li servizio di conservazione Pagina 6 di 28
Allegato aila
deliberazione n. ..£,8.,6...
conservazione. del.......?...!.LI)G'20,8
Il caricamento di un pacchetto di versamento (SIP) può avvenire nelle seguenti modalità:
- Flusso: I pacchetti SIP, definiti come file .zip, vengono posizionati In una specifica cartella ftp assegnata all'utente (Soggetto Produttore). li sistema tramite periodici controlli troverà il file e avvierà il processo di versamento.
- Form web: l'utente versatore, autenticato ed autorizzato, inserisce tramite apposita maschera del sistema il testo dell’indice descrittore In una casella di testo e allega l file associati.
- Interfaccia REST: l'applicazione versante, autenticata e autorizzata, trasmette al sistema i pacchetti di versamento utilizzando l'apposita interfaccia web Service REST.
L'Ente produttore dovrà indicare la modalità di versamento per ogni tipologia di pacchetto di versamento (SIP).
3.2. Accesso al sistema
Il Produttore accede al sistema di conservazione DigiP tramite Interfaccia web, collegandosi all'indirizzo comunicato da Marche DigiP e autenticandosi tramite il framewrok Cohesion e il processo di autenticazione forte.
Gli utenti da abilitare, per l'accesso tramite interfaccia web al sistema di conservazione, sono comunicati dal Produttore a Marche DigiP su apposito modulo inviato tramite Posta Elettronica Certificata.
Non è previsto da parte di Marche DigiP né il rilascio dì copie cartacee conformi agli originali digitali conservati, né l'accesso diretto alla documentazione da parte di colui che, dovendo tutelare situazioni giuridicamente rilevanti, abbia presentato istanza di consultazione.
Pertanto, in merito all'esercizio del diritto d'accesso ai documenti conservati da Marche DigiP, questo si limita a fornire al Produttore, su precisa richiesta di quest'ultimo e senza che su di esso debba gravare alcun particolare onere, il documento informatico conservato, qualora per un qualsiasi motivo il Produttore stesso abbia deciso di non acquisirlo direttamente mediante le modalità delineate nel presente Disciplinare,
Permane In carico allo stesso Produttore sia la responsabilità di valutare la fondatezza giuridica della domanda di accesso, sia l'onere di far pervenire II documento (o sua eventuale copia cartacea conforme) al soggetto richiedente la consultazione
Il Produttore sovrintende II processo di conservazione attraverso l'accesso alle seguenti aree funzionali:
• INGEST: è l'area funzionale che si occupa delia ricezione dei pacchetti di versamento (SIP) trasmessi dal Produttore; verifica l'integrità e la completezza del pacchetti; mette a disposizione del Produttore II Rapporto di Versamento (RdV); genera i pacchetti di archiviazione (AIP). In quest'area inoltre è possibile consultare la lista dei SIP ricevuti dal sistema ed effettuare il download degli stessi.
• ACCESS: è l'area funzionale dove si gestisce il flusso di richieste di documenti in uscita e la ricerca da parte del Produttore. Qui è possibile consultare i documenti archiviati e
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 7 di 28
conservati
Allegato............... aita deliberazione n. fi,IL?.,.
ed effettuarne il download tramite la gen^liBff&’^l^^^cherto di
distribuzione (DIP).
3.2.1. Area INGEST - Versamento e monitoraggio dei pacchetti SIP
L'area INGEST consente al Produttore di trasmettere i pacchetti SIP nei modi definiti nel presente Disciplinare.
Inoltre permette al Produttore dì monitorare e ricercare i pacchetti informativi trasferiti (SIP) attraverso la maschera denominata Esiti versamenti nella quale è possibile visualizzare i SIP organizzati per data di versamento:
- Cliccando sull’icona dei Cestino si possono visualizzare tutti i pacchetti che sono stati scartati in quella determinata data e quindi non sono stati presi in carico dal sistema. La tabella mostra l'utente che ha effettuato il versamento, la chiave cioè il nome del pacchetto versato, la data e due link: Download che permette di recuperare il pacchetto zip versato e Xxxxx che mostra il codice e il messaggio di errore.
- Cliccando sulla data di versamento si potranno visualizzare in dettaglio l'elenco di tutti i versamenti effettuati in quel giorno e lo stato in cui si trovano. Da questa maschera è possibile scaricare il SIP di partenza (Scarica SIP) che permette di recuperare il pacchetto zip versato contenente l'indice xml con I metadatl e i file versati, il Rapporto di Versamento (Scarica RDV originale), Il Rapporto di Versamento in formato PDF (Scarica RDV PDF), il log in formato PDF che mostra i passaggi operativi del sistema (Scarica log PDF).
Il Rapporto di Versamento (RDV), quale documento informatico che attesta l'avvenuta presa In carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal Produttore, è firmato digitalmente dal Responsabile del servizio di conservazione e protocollato dal Sistema di Protocollo de II1 Ente Polo. La segnatura di protocollo così ottenuta rappresenta un valido riferimento temporale opponibile a terzi.
Il Produttore, inoltre, può recuperare il RDV utilizzando appositi web Service oppure attraverso la cartella ftp (se la modalità di versamento è tramite Flusso).
3.2.2. Area ACCESS - Ricerca e consultazione dei pacchetti archiviati
L'area ACCESS consente al Produttore di ricercare e consultare i pacchetti informativi archiviati (AIP) e di effettuarne il download attraverso la generazione del pacchetto di distribuzione (DIP).
Il pacchetto di distribuzione (DIP) è II pacchetto Informativo consegnato all'utente in risposta alia sua richiesta dì accesso. Le informazioni sulla conservazione fornite all'utente possono essere complete o meno, sulla base delle politiche stabilite dal Polo di conservazione.
Attualmente la struttura dei DIP è conforme allo standard SinCRO.
La generazione del pacchetto di distribuzione (DIP) è possibile dopo aver ricercato il corrispondente pacchetto di archiviazione (AIP); l'area ACCESS mette a disposizione dell'utente
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due modalità di ricerca: semplice e avanzata.
Allegato ana
deliberazione n.
del 2010
La Ricerca semplice permette all'utente di cercare pacchetti AIP tramite i suoi metadati.
La ricerca viene filtrata per tipologia documentale. Una volta selezionata vengono mostrati alcuni nomi di metadati: per la precisione vengono visualizzate le etichette definite dall'amministratore.
Inserire nella casella di testo il valore e, dal menu a tendina, il tipo di ricerca che si vuole effettuare: esatta (=) 0 contiene (like). Una volta terminato cliccare il pulsante Ricerca AIP. Il sistema mostrerà a video gli AIP corrispondenti alle coppie chiave-valore definite.
La Ricerca avanzata, in aggiunta a quanto specificato sopra, permette all'utente dì inserire nuovi metadati (le etichette definite dall'amministratore) attraverso il pulsante Aggiungi criterio.
Gli AIP restituiti sono tutti quelli che soddisfano i parametri di ricerca e soprattutto sono solo quelli che per vincoli di riservatezza l'utente può visualizzare. Cllccando sul pulsante Visualizza AIP è possibile vedere il dettaglio del pacchetto. Una volta trovati 1 pacchetti è possibile effettuarne II download attraverso la generazione del pacchetto di distribuzione (DIP).
3.3. Livello di riservatezza
La riservatezza è definita di default per ogni Soggetto Produttore sulla Tipologia documentaria e singolarmente su ogni utente.
La riservatezza è rappresentata da un numero intero positivo che può assumere tutti i valori da
0 a MAX1NTEGER e come tale è identificato dal metadato livello_di_rlservatezza (rimappabile facilmente su metadato proprietario del Soggetto Produttore all'interno dei descrittore SIP).
Nei casi in cui sia possibile fornire tale metadato ovvero, nei casi in cui il canale scelto lo renda possibile (ad es. flusso SFTP), il sistema contraddistingue con granularità di pacchetto SIP versato la corrispondente riservatezza del pacchetto, inteso come descrittore e contenuto informativo.
Quando un utente con ruolo Access effettua una ricerca, potrà ricevere tra i risultati (e conseguentemente ottenere) soltanto i pacchetti corrispondenti al suo livello di riservatezza, o inferiore.
Data l’estrema libertà con cui la riservatezza viene scelta, è possibile eventualmente concordare una codifica componibile, dei livelli "composti", come ad esempio;
- 100 LIVELLO 1
- 200 LIVELLO 2
- 300 LIVELLO 3
- 10 SUB LIVELLO 1
- 20 SUB LIVELLO 2
- 30 SUB LIVELLO 3
che permette di combinare linearmente le riservatezze, ad esempio
- 230 = LIVELLO 2 + SUB LIVELLO 3
Quindi se riservatezza (PUBBLICO = 100, PRIVATO = 200, RISERVATO = 300) privacy (LIBERO
= 10, UFFICIOSO = 20, GIUDIZIARIO = 30) nel descrittore c'è 120 (PUBBLICO-r-UFFICIOSO)
l'utente ha almeno 130 (PUBBLICO+GIUDIZIARIO), ergo l'utente può leggere il pacchetto ma
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 9 di 28
Allegato aita
deliberazione n.
.del...»
se l'indice ha 320 (RISERVATO+UFFICIOSO) e l'utente 130, non può leggerlo.
Questo permette di accorpare classi di utenti e classi di pacchetti, mantenendo il concetto di livello soglia per la consultazione e la ricerca.
3.4. Responsabilità del Produttore
Il Produttore è definito dalla normativa (D.P.C.M. 03 dicembre 2013) come la persona fisica o giuridica alla quale si affida il compito di predisporre e inviare il pacchetto di versamento prodotto nel contesto del sistema di gestione documentale e contenente i documenti corredati dei necessari metadati descrittivi.
Melle pubbliche amministrazioni tale figura è rappresentata dal dirigente o dal funzionario Responsabile della gestione documentale.
Le attività poste in capo al Produttore riguardano:
a) la produzione del pacchetto di versamento; questo implica che II produttore del pacchetto di versamento si assume una serie di responsabilità, quali ad esempio quella di produrre i pacchetti di versamento secondo quanto stabilito nel presente documento, attribuendo una nomenclatura univoca e identificativa del file stesso ed eventualmente generando il file in formato XML che riporta 1 metadati caratteristici di ciascun documento, inviando li tutto con la tempistica e secondo i canali concordati con Marche Digip.
Eventuali errori nel trasferimento del contenuto nel sistema di conservazione saranno riferibili in via diretta ed Immediata al produttore del pacchetto di versamento.
I rischi per il soggetto che si occupa di trasferire il pacchetto dì versamento (SIP) al sistema di conservazione in qualità di Produttore risiedono, ad esempio, nel consegnare un pacchetto di versamento non in linea con le indicazioni/accordi presi con il Responsabile del servizio di conservazione ovvero nel consegnare un file di metadati non coincidente con i documenti riversati nel sistema di conservazione.
Ciò implica che il sistema di conservazione genererà il rilascio di un rapporto di versamento negativo. In tal caso il Produttore deve segnalare, entro 30 giorni dalla generazione del rapporto, tali anomalie.
b) la responsabilità del trasferimento del contenuto del pacchetto di versamento nel sistema di conservazione; ciò determina la necessità dì presidiare anche le fasi di generazione del pacchetto di versamento e di verificarne il contenuto e la sua leggibilità in fase di trasferimento e consegna.
Il Produttore pertanto è tenuto a:
a) curare l'acquisizione del pacchetto di versamento nel sistema di Conservazione, monltorando eventuali anomalie rilevate a valle dei controlli di accettazione del sistema di conservazione con conseguente rifiuto del pacchetto stesso, provvedendo di conseguenza a "normalizzare" i pacchetti di versamento secondo le specifiche concordate con il conservatore;
b) in quanto Responsabile del versamento del pacchetto informativo all'interno del sistema di conservazione, resta ferma la sua esclusiva responsabilità laddove provveda all'invio di pacchetti di versamento, e questi siano accettati dal sistema, contenenti documenti non validi o illeggibili. Una volta conservati a norma, tali documenti sono immodlficabili e non possono essere rimossi dal sistema di conservazione.
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 10 di 28
Allegato un,
deliberazione il. LOì
del 2018
4. Definizione degli strumenti e parametri di versamento
4.2. Sistemi informatici
In tabella è riportato II sistema informatico utilizzato dal Produttore per la produzione e gestione delle unità documentarie oggetto di conservazione digitale. Tale sistema che, nella modalità di versamento Form web svolge il ruolo di applicativo versante, è definito nel sistema DlgiP come utente con abilitazioni specifiche a chiamare i web Service.
SISTEMA
INFORMATICO
VERSIONE E PRODUTTORE TIPOLOGIE DOCUMENTALI GESTITE
4.3. Strumenti per la gestione documentale
STRUMENTI
Manuale di gestione Xxxxxxxxx di classificazione
Piano di conservazione o massimario di selezione e scarto
4.4. Configurazioni
DATA ED ESTREMI ATTO DI ADOZIONE
Note descrittive e/o riferimenti alla pubblicazione
Di seguito l'elenco dei parametri da configurare indispensabili per il processo di caricamento dei pacchetti di versamento.
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
DEFAULT STORAGE jcrRepository Nome dello Storage utilizzato
DEFAULT_PR0VISI0NIN6 FLUSSO / REST Modalità di versamento dei SIP
DESCRITTORE SIP indiccSIP.xml
Nome del file indice descrittore presente nel pacchetto di versamento SIP
OESCRITTORE_AIP indiceAIP.xml
Nome del file indice descrittore presente nel pacchetto di archiviazione AIP
DESCRITTORE_DIP i ndi ceDIP.xml Nome del file indice descrittore
presente nel pacchetto di
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 11 di 28
Allegato aha
deliberazione n. ...EO..
dist ribuzion41f$J?H.<<(Lo»(LU(&’-
PATH_SHARED_ÙIRECTORY
/home/digipark/soggetto
produttore/digip
Cartella FTP che serve da interscambio tra l'utente e il sistema
PATH_XSLT_FITS
/home/digipark/XSLT/
xslt_fits.xslt
Path del file di trasformazione XSLT che adatta il file generato dal tool Fits in un formato comodo al processo
PATH_XSLT_KIP_AIP
/hotne/digipark/XSLT/
xslt_KIP-AIP.xslt
Path del file di trasformazione XSLT che adatta il file KIP, risultato dei vari processi di trasformazione avvenuti al SIP, ad un formato standard (sincro) per l'AIP
PATH_XSLT_AIP_KIP /home/digipark/XSLT/
xslt_AIP-KIP.xslt
Path del file di trasformazione XSLT che adatta il file di indice di un AIP ad un formato comodo al processo che denominiamo come KIP
PATH_XSLTj<IP_DIP /home/digipark/XSLT/ xsltKIP-DIP.xslt
Path del file di trasformazione XSLT che adatta il file di indice ad un formato comodo al processo che denominiamo come KIP
PATH_RIVERSAMENTO /home/digipark/work/ riversamento
Directory usata dal sistema dove vengono salvati solo i risultati del processo di riversamento, generazione dei DIP
PR0DLIZI0NE_REP0RT ABILITATO ! DISABILITATO
Flag che abilita o disabilita la produzione di un report periodico che descrive l'andamento del sistema
PERI0D0_REP0RTING 30
Numero di giorni che scandiscono la produzione di un report per descrivere l'andamento del sistema
GESTIONE_RECORD_REPORT CANCELLA / CONSERVA
Flag che decide se cancellare o mantenere i record sul database, relativi alla produzione dei report periodici di sistema
DIRECTORY_REPORT_CSV /home/digipark/csvReport
Cartella dove verranno salvati tutti i report periodici di sistema generati
VERIFICAFIRMA ABILITATA / DISABILITATA Flag che abilita o disabilita la
verifica dei file firmati
PROFILO_VERIFICA_FIRMA default / Profilo definito per applicare la
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina il di 28
Allegato UtnKUMIIUHUII filiti
deliberazione n, „6,&XH
ControlloTotale verifi<^^qUci.ftUJvi!lj?’
FIRMARDV ABILITATA ! DISABILITATA Flag che abilita o disabilita la
firma del rapporto di versamento
FIRMAAIP ABILITATA / DISABILITATA Flag che abilita o disabilita la
firma dell'indice dell’AIP
RISERVATEZZA_DEFAULT 0
Valore che definisce un livello di riservatezza del pacchetto di versamento e di conseguenza di archiviazione nel caso non sia specificato tra i metadati del SIP. Il valore 0 è il valore più basso e quindi tutti potranno accedere ai file che hanno questo livello di
riservatezza, il valore massimo è 127 e solo gli utenti a cui è associato questo valore potranno consultare i documenti
PERIODO_CONSERVAZIONE_DI P
Numero di giorni dì conservazione dei
pacchetti di distribuzione DIP, Passati questi giorni vengono
30 cancellati i file dalle cartelle e
dal repository e settati a false sul database.
PROTOCOLLAZIONE_RDV ABILITATA / DISABILITATA
Flag che abilita o disabilita la protocollazione del rapporto di versamento
PROT_CODICE_REGISTRO | GRM | Codice Registro di protocollazione |
PROT„CODICE_FASCICOLO | 150.30.130/2015/INF/278 | Codice Fascicolo di protocollazionc |
PROT COGNOME DESTINATARI 0
Digip Cognome destinatario per la
protocollazione
PROT_EMAIL_DESTINATARIO Indirizzo mail del destinatario per
la protocollazione
ALG0RITM0_HASH SHA-1
Definizione dell'algoritmo per il calcolo dell'hash (SHA-1, 5HA-256, SHA-512)
CODIFICA_HASH HEX Definizione della codifica per il
calcolo dell'hash (HEX, BASE64)
INGCST_HASH_CHECK„LEVEL ERROR_EXISTS Livello controllo hash per la rule
CONTROLLO_HASH:
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 13 di 28
WARNING: controllo non bloccante in
caso di errore
ERROR_EXISTS: errore bloccante se l'hash esiste e non corrisponde, non bloccante se manca
INGE$T_HASH_CHECK_ENABLE true
XXXXXXX_XXXXXXXX Xxxxxxx-0000
Abilitazione controllo hash di un file con quanto dichiarato nell'indice.
Valore di default per la codifica encoding
Allegato alla
deliberazione ».
68 6
. ............
del
0 3 LUG. M
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina H di 28
Allegato............... an« deliberazione n. ...6.0...
del 8.11M.2»»
5. Definizione del pacchetto di versamento (SIP)
5.1. Tipologie documentali
La tipologia documentale definisce II tipo di documento che si vuole archiviare, Per ogni soggetto produttore il sistema prevede che bisogna definire tutte le tipologie documentali che si vogliono versare e I rispettivi metadati; legate a queste infatti potrebbero variare i modelli di conservazione. Per questi motivi ogni tipologia documentale prevede anche precise polìcy.
TIPOLOGIA DOCUMENTALE DURATA CONSERVAZIONE MODALITÀ DI VERSAMENTO
5.2. Metadati
5.2.1. <Intestazione>
CHIAVE | VALORE | DESCRIZIONE | ||
Versione | 1.3 | Versione | dei | web Service di versamento |
5.2,2.1. <Versatore>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Ambiente assegnato da Marche DigiP per il
Ambiente MARCHE DIGIP MARCHE OIGIPPRE
versamento (in produzione il valore è MARCHE DIGIP, gli altri sono utilizzati nelle varie fasi in cui si articolano i test).
Ente Token Denominazione dell’Ente produttore versante
Codice A00 registrato nell'indice PA. Se non
Struttura Token
UserlD PALE0_[.„)
è stata specificata alcuna A00 nell’indice PA, riportare il codice IPA dell'Amministrazione Utente versante, composto dal sistema descritto al paragrafo 5.2.1 da un codice identificante la tipologia di ente (C per Comune, P per Provincia, UM per Unione Montana) e dal nominativo dell'Ente (Es.: PALEO C ROCCASCURA)
5.2.2.2. <Chiave>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 15 di 28
-=Descr—ivere
Allegato a ut.
deliberazione u. 6.6.8
,l ^i-djentifi—caltiiv(4o-'-p-r-o-gressuivwo,. /dio.
Numero Numero
assegnato all'UD nell'ambito del Tipo Registro, soprattutto in riferimento all'identificazione dell'UD.
Anno Numero intero Anno solare di riferimento con formato aaaa.
TipoRegistro Indicare il valore Denominazione del registro nell’ambito del
quale è registrata l'UD.
5.2.2.3. <TipologiaUnitaDocumentaria>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
TipologiaUnitaDocu mentaria
Indicare il valore Denominazione della tipologia dell’unità
documentaria.
5.2.3. <Profilo archivistico>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Classifica: indice di classificazione
assegnato all'unità documentaria. I livelli
Fascicoloprincipale
Sottofascicolo (principale)
Fascicolosecondario
Sottofascicolo
(secondario)
Classifica Identificativo Oggetto
Identificativo
Oggetto
Classifica Identificativo Oggetto
Identificativo Oggetto
sono tra loro separati da punto. Es: 1.2.3. Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Numero Progressivo.
Oggetto: oggetto del fascicolo. Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Numero Progressivo.
Oggetto: oggetto del sottofascicolo.
Classifica: classifica secondaria assegnata all'UD. I livelli sono tra loro separati da punto. Es; 1,2.3.
Identificativo; stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Numero Progressivo.
Oggetto: oggetto del fascicolo. Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Numero Progressivo.
Oggetto: oggetto del sottofascicolo.
5.2.4. <ProfiloUnitaDocumentaria>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Oggetto Stringa
Descrivere (se necessario) cosa rappresenta
l'Oggetto dell'UD.
Campo data
Data Descrivere cosa rappresenta la data dell'UD. Essa sarà espressa in formato aaaa/mm/gg.
Cartaceo false/truc
Serve per indicare se l'originale dell’UD versata è in formato cartaceo o meno.
5.2.5, <NuemroAllegati>, <NumeroAnnessi>, <NumeroAnnotazioni>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
NumeroAllegati
Indicare il numero minimo/massimo (se rilevabile)
Indica il numero e la denominazione degli allegati tipizzati.
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 16 di 28
Allegato..................
<Uu.
deliberazione n H.&.6.
NumeroAnnessi
Indicare il numero mìnimo/massimo (se rilevabile)
Indica il numero e la
annessi tipizzati.
LUU j #»« io
denominazione degli
Indicare il numero NumeroAnnotazioni minimo/massimo (se
rilevahile)
Indica il numero e la denominazione delle
annotazioni tipizzate.
5.2.6. Metadati riferiti al Documento principale
5.2.6.2. <DocumentoPrincipale>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Identificativo assegnato dall'applicativo (ad
IDDocumento Stringa alfanumerica
TipoDocumento Indicare il valore
che può assumere
5.2.6.3. <ProfiloDocumento>
es.: da PALEO) al documento principale, al fine di identificarlo in maniera univoca all'interno dello stesso applicativo versante.
Descrizione della tipologìa documentaria. Il valore di tale metadato può anche coincidere con il valore assegnato al metadato TipologiaUnitaDocumentaria.
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Descrizione Stringa Descrivere cosa si intende per Descrizione, Autore Xxxxxxx Descrivere cosa si intende per Autore.
5.2.6.4. <DatiSpecifici>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Indicare il formato e/o
Denominazione chiave
gli eventuali valori che può assumere.
Descrivere il metadato.
5.2.6.5. <St ruttu raOriginale>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
TipoStruttura
Indicare il valore che può assumere
Descrive il tipo di struttura che caratterizza la tipologia di documento principale.
Metadato utile al ricongiungimento della
ID Numero intero
OrdinePresentaiione Numero intero
componente versata con il livello di
appartenenza.
Metadato che indica l'ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale.
Tipocomponente CONTENUTO Metadato che indica la tipologia di
appartenenza della componente versata.
Metadato che indica il tipo di supporto
TipoSupportoComponente FILE/METADATI
alfanumerica
NomeComponente St cinga
della componente versata. Indicare i casi in cui è prevista la presenza di tipi supporto METADATI.
Descrive come viene definito il nome del file, se viene creato dall'utente o generato dal sistema in base ad una specifica sintassi.
Disciplinare Tecnico per 11 servizio dì conservazione Pagina 17 di 28
Allegato alia
deliberazione n.
FormatoFileVersato
Indicare quali sono i formati possibili del file (o rinviare al paragrafo 8 se sono possibili tutti quelli previsti)
Metadato che indica il formato del file versato.
HashVersato Indicare quale algoritmo di hash è utilizzato e con quale codifica è versato.
IDComponenteVersato
Stringa alfanumerica
Metadato che descrive come è individuato il riferimento univoco del file nel sistema dell’ente produttore.
Il sistema di conservazione utilizzerà la
UtilizzoDataFirmaPerRifTemp false
data ed ora di versamento per le verifiche
sulla firma.
5.2.7. Metadati riferiti agli Allegati/Annessi/Annotazioni
5.2.7,2. «Allegate», «Annesso, «Annoi aziono
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Identificativo assegnato dall'applicativo
PALEO al documento principale, al fine di
IDDocumento Stringa alfanumerica
assumere
TipoDocumento Indicare il valore che può
Indicare il valore che può
identificarlo in maniera univoca all'interno dello stesso applicativo versante,
Descrizione della tipologia documentaria. Il valore di tale metadato può anche coincidere con il valore assegnato al metadato TipologiaUnitaDocumentaria.
Descrive il tipo di struttura che
TipoStruttura
assumere
caratterizza la tipologia di documento principale.
5.2.7.3. <ProfiloDocumento>
CHIAVE | VALORE | DESCRIZIONE | |
Descrizione Autore | Stringa Stringa | Descrivere cosa si intende per Descrizione. Descrivere cosa si intende per Autore. |
5.2.7.4. «DatiSpecifici>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
Indicare il
Denominazione chiave
formato e/o gli eventuali valori che può assumere.
Descrivere il metadato.
5.2.7.5.«Struttu raOriginale>
CHIAVE VALORE DESCRIZIONE
TipoStruttura
Indicare il valore che può assumere
Descrive il tipo di struttura che caratterizza la tipologia di documento principale.
Disciplinare Tecnico per 11 servizio di conservazione Pagina 18 di 28
ID Numero intero
OrdinePresentazione Numero intero
Allegato.......................
deliberazione n.
del..... 0,UWì, 2018
Metadato utile al ricongiungimento della componente versata con il livello di appartenenza,
Metadato che indica l'ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale.
CONTENUTO
Tipocomponente Metadato che indica la tipologia di appartenenza della componente versata.
Metadato che indica il tipo di supporto
TipoSupportoComponente FILE/METAOATI
alfanumerica
NomeComponcnte Stringa
Indicare quali sono i formati possibili del
della componente versata. Indicare i casi in cui è prevista la presenza di tipi supporto METADATI.
Descrive come viene definito il nome del file, se viene creato dall'utente o generato dal sistema in base ad una specifica sintassi.
FormatoFileVersato
file (o rinviare al paragrafo 8 se sono possibili tutti quelli previsti)
Metadato che indica il formato del file versato.
HashVersato
Indicare quale algoritmo di hash è
utilizzato e con quale codifica è versato.
IDComponenteVersato
Stringa alfanumerica
Metadato che descrive come è individuato il riferimento univoco del file nel sistema dell'ente produttore.
Il sistema di conservazione utilizzerà la
UtilizzoDataFirmaPerRifTemp false
data ed ora di versamento per le verifiche
sulla firma.
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 19 dì 28
5.3. Formati file
Allegato aim
deliberazione n.....
(Je!. . . . 0 BJUG. 2018
Come specificato nel Manuale di conservazione, Marche DìgìP accetta i formati elencati nell'Allegato n, 2 al DPCM 3/12/2013 e inoltre è in grado di gestire, su richiesta del soggetto produttore e previa valutazione e approvazione da parte del Polo Marche Digip, anche formati non compresi nel suddetto elenco e riportati nel presente Disciplinare tecnico. Per questi ultimi formati sarà garantita esclusivamente la ricerca e il recupero con garanzia dell'integrità binaria.
I formati dei file sono individuati nella seguente tabella:
Formato file Descrizione
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 20 di 28
Allegato ahi»
deliberazione n.
del L9J6-M1'
6, Modalità di svolgimento del servizio di conservazione
Il processo di conservazione avviene secondo le modalità descritte nel Manuale di conservazione, modalità che si possono sintetizzare come segue:
1. il Produttore trasmette il SIP nei modi definiti dall'accordo formale (memorizzato nel Sistema sotto forma di configurazione specifica del Produttore); In particolare il Produttore può scegliere se utilizzare un flusso di deposito all'interno di una zona di memorizzazione condivisa (file System remoto, FTP, etc.) oppure un servizio REST di versamento sincrono;
2. il Sistema rileva un nuovo trasferimento e
a. trasferisce il SIP in una zona di lavoro temporanea, locale al servizio di ricezione, eventualmente decomprimendolo se compresso;
b. trasferisce il SIP ad Archivai Storage nella sezione corrispondente e ne notifica la ricezione al Produttore aggiungendolo alla lista dei SIP ricevuti;
c. Il SIP ricevuto viene messo in coda per la validazlone dì qualità;
3. il Produttore può consultare la lista dei SIP ricevuti dal Sistema presente nell'area di deposito condivisa e verificarla;
4. il Sistema processa la coda dei SIP per l'analisi;
5. il Sistema recupera le Regole da applicare per la validazlone in base al Produttore e alla tipoiogia documentale;
6. il Sistema valida II trasferimento del SIP applicando le regole di validazione attive selezionate al passo precedente;
7. i dati di validazione vengono raccolti temporaneamente nella zona di lavoro per i passi
successivi;
8. Il modulo di ricezione mette a disposizione del Produttore nella zona di deposito condivisa, coerentemente alla validazione, una ricevuta di presa In carico opzionalmente firmata (Rapporto di Versamento) o un esito negativo motivato;
9. in caso di successo il Sistema abilita II SIP per il passo successivo;
10.11 Sistema genera un AIP a partire dalle informazioni presenti ne! XXX, trasformandolo nel formato di IP scelto (attualmente lo standard ISO SINCRO) ;
11.11 Sistema abilita il KIP al passo di generazione POI;
12.11 Sistema contrassegna IÌP come conforme agli accordi negoziati di versamento.
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 21 di 28
Allegato alia
deliberazione n. ...6.0...
0 9 LOG. 20W
6.1. Verifiche e controlli in fase di versamento *.... ..........
Una volta che il Produttore trasmette il SIP nei modi definiti dall'accordo formale, Marche DigiP rileva un nuovo trasferimento e, a seconda della modalità di versamento, esegue i seguenti controlli:
Versamenti via Rest:
• permesso di versare via rest;
■> controllo credenziali e ruolo del versatore:
■ controllo tramite i campì loginname e password (versamenti esterni)
■ controllo tramite le credenziali dell' utente autenticato all'applicativo (versamenti tramite DigiP)
• controllo della versione del file xml di indice:
■ controlio tramite il campo versione (versamenti esterni)
• valore di default (versamenti tramite DigiP)
• controllo struttura file xml di indice:
» file non vuoto
■ struttura xml corretta
■ valìdazione XSD
• controllo che sia dichiarata la tipologia documentale nel file indice e che sia definita per il soggetto produttore che sta versando
• controllo che il numero dei file allegati ricevuti coincida con il numero dei file dichiarati nell'indice
• controllo unicità del pacchetto SIP versato, in base al nome del pacchetto:
''WS_"+Numera+Anno+Registro
• ricalcolo e controllo hash dichiarato nell'indice per ogni file allegato
• verifica della firma dei file allegati (solo se abilitata)
Versamenti via Flusso:
• permesso di versare via flusso
• controllo unicità del pacchetto SIP versato, in base ai nome del pacchetto
• controllo che sia dichiarata la tipologia documentale nel file indice e che sia definita per il soggetto produttore che sta versando
® verifica della firma dei file allegati (solo se abilitata)
Eseguiti I controlli In fase di trasferimento del SIP, quest'ultimo viene messo in coda per la valìdazione di qualità (Quaìity Assurance). Marche DigiP recupera e applica le Regole per la valìdazione a seconda dell'Ente produttore e alla tipologia documentale:
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 22 di 28
Allegato aiiA
deliberazione n. 6.0,.
del. LlUtL2010
o controllo dell'estensione dei formati dei file allegati definiti all'interno del file di indice (FORMATO_METADATI)
• controllo del formato dei file allegati se sono accettabili (FORMATO_FILE)
• controllo se alcuni metadati definiti nel file ìndice rispettano la regular expression definita dalla regola (RULE)
• controllo hash dichiarato nell'indice per ogni file allegato
6.2. Criteri per la creazione del pacchetto AIP
La creazione del pacchetto di archiviazione (AIP) avviene secondo la seguente modalità:
1. il Sistema riceve la posizione temporanea nella zona di lavoro del SIP validato e spacchettato;
2. il Sistema estrae il contenuto informativo dal SIP e lo inserisce in una struttura dì IP in formato interno universale (Kernel Information Package - KIP, per la documentazione del formato vedi le note in Appendice);
3. il Sistema estrae le Informazioni descrittive di conservazione (POI) dal SIP e le aggiunge al KIP;
4. il Sistema Integra eventualmente i PDI estratti con modifiche o inserimenti nel KIP;
5. il Sistema recupera le politiche e gli standard di archiviazione;
6. il Sistema, sulla base delle polìtiche e degli standard, esegue le necessarie conversioni, trasformazioni, riorganizzazioni sul SIP corrente e ne salva temporaneamente i risultati nel KIP;
7. ìi Sistema genera un AIP a partire dalle informazioni presenti nel KIP, trasformandolo nel formato di IP scelto (attualmente lo standard ISO SINCRO)
8. il Sistema abilita II KIP al passo di generazione PDI;
9. il Sistema contrassegna l'IP come conforme agli accordi negoziati di versamento.
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 21 di 28
Allegato alia
deliberazione n 6.0
del....... P..Ll> 2018
ALLEGATO A2
Scheda tecnica connettività per il servizio di conservazione
Scheda tecnica connettività per il servizio di conservazione
Versione 1.0
Firmatari Ente
Modifiche rispetto alle precedenti versioni Versione Riferimento Modifiche
1.0
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1. Referenti Tecnici
Allegato................
deliberazione n.
del
1.1 Referenti Tecnici Marche DigiP
Per quanto attiene ai rapporti generali con l'Ente produttore, Marche DigiP individua i seguenti referenti tecnici:
Nominativo Ruolo e competenze Contatti
1.2 Referenti Tecnici Ente produttore
Per quanto attiene ai rapporti generali con Marche DigiP, l'Ente produttore individua i seguenti referenti tecnici:
Nominativo Ruolo e competenze Struttura e Contatti
N.B.: Inserire al massimo n. 2 referenti.
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2. Ente produttore
Allegato a
deliberazione n< ALu
del....... 0.9.LU9 2018
2.1 Parametri per consultazione
2.1.1 Connettività
Le strutture cui afferisce la documentazione versata per la conservazione sostitutiva sono elencate in tabella.
Denominazione Descrizione
[Denominazione della struttura]
Codice della struttura pubblicato nell'indice delle pubbliche amministrazioni (xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/)
L'indirizzo IP dal quale avviene la chiamata per il versamento e la fascia oraria indicativa vanno
riportati in tabella.
Indirizzo IP da abilitare per consultazione Capacità di BMG disponibile
D 0-256KÓ
indirizzi pubblici rete Internet
o se non disponibili indicare indirizzi SPC/rete regionale
Utilizza la rete regionale □ SI □ NO
(BMG=Banda Minima Garantita
3. Parametri per versamento
3.1 Connettività
□ 256Kb-512Kb
□ 512Kb-2Mb
□ 2Mb-8Mb
□ 8MB-20MÒ
□ +20Mb
Le strutture cui afferisce la documentazione versata per la conservazione sostitutiva sono elencate In tabella.
Denominazione Descrizione
[Denominazione della struttura]
Codice della struttura pubblicato nell'indice delle pubbliche amministrazioni (xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/)
L'indirizzo IP dal quale avviene la chiamata per il versamento e la fascia oraria indicativa vanno riportati in tabella.
Indirizzo IP da abilitare per versamento Capacità dì BMG disponibile
□ 0~256Kb
indirizzi pubblici rete Internet
o se non disponibili indicare indirizzi SPC/rete regionale
Utilizza la rete regionale □ SI □ NO
□ 256Kb-512Kb
□ 512Kb-2Mb
D 2Mb-8Mb
□ 8MB-20Mb
□ + 20Mb
Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione Pagina 26 di 28
Allegato aha
deliberazione n.
(BMG=Banda Minima Garantita) del.....
Quantità di documenti annui da versare Dimensione in MB du documenti annui da
versare
[Numero unità documentarle] [Megabyte]
Fascia oraria di versamento Durata stimata versamento
O 18-21 (enti prov. Ancona)
□ 21-24 (enti prov. Pesaro Urbino)
□ 24-03 (enti prov. Macerata)
□ 03-06 (enti prov. Ascoii Xxxxxx e Prov Fermo)
□ necessaria personalizzazione
□ 0-lh
□ Ih - 2h
□ 2h - 3h
Esempio di stima parametri di versamento precedentemente richiesti:
Ente "piccolo":
- Capacità di banda: 128Kb
- Unità documentarie: inferiori a 2000
- Dimensione totale in MB annui: circa 4000
- Durata stimata versamento giornaliero: 0-lh
Ente "medio":
- Capacità dì banda: 512Kb
- Unità documentarie: inferiori a 4000
- Dimensione totale in MB annui: circa 44000
- Durata stimata versamento giornaliero: 0-lh
Ente "grande":
- Capacità di banda: 4Mb
- Unità documentarie: inferiori a 400.000
- Dimensione totale in MB annui: circa 500.000
- Durata stimata versamento giornaliero: 0-lh
E' possibile fare "sulla carta" una verifica del corretto dimensionamento capacità dì
banda/documenti facendo questo calcolo: DIMENSIONE_IN„MB*8/365/BANDA
Disciplinare Tecnica per il servìzio di conservazione Pagina 27 di 28
Allegato alia
deliberazione n..... È.?. ?.
4. Gestione delle anomalie
Le anomalie che possono riscontrarsi nell'operatività del servizio sono gestite secondo il seguente schema',
Errori temporanei
Versamenti non confórmi, alle regole concordate
Errori interni ò dovuti a casìstiche non previste o non
gestite
È il caso di errori dovuti a problemi temporanei che pregiudicano il versamento, ma si presume non si
ripresentino a un successivo tentativo di
versamento.
È il caso in cui II versamento non viene accettato perché non conforme alle regole concordate.
In alcuni casi è possibile che il sistema di conservazione risponda con un messaggio di errore generico che non indica le cause dell'anomalia riscontrata, in quanto dovuta a un errore interno o perché Segata a una casistica non prevista, non gestita o non gestibile dal sistema di conservazione.
L'Ente deve provvedere a rinviare il documento In un momento successivo. L'operazione potrebbe dover essere ripetuta più volte qualora il problema, seppur temporaneo, dovesse protrarsi nel tempo, L'Ente produttore e Marche DigiP possono concordare un numero massimo di tentativi di invio oltre i quali l'Ente produttore segnala a Marche DigiP via e mail il perdurare del problema. Il sistema di conservazione invia una segnalazione dell'anomalia all'Ente produttore, il quale contatta il servizio Marche DigiP per concordare la soluzione del problema.
I referenti dell'Ente produttore segnalano il problema via e mail a Marche DigiP, che si attiverà per la sua risoluzione.
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Allegato A2 alla convenzione
SCHEMA RIMBORSO SPESE
Fascia ente | Descrizione fascia | Costo annuo | |
A | Comuni fino a 5.000 abitanti o Comunità montana/ Unione Comuni (enti paragonabili per numerosità di documenti gestiti) - max 100 GB documenti/anno; Enti strumentali della regione Marche e Agenzia Regionale Sanitaria – max 100 GB documenti/anno | € | 670,00 |
B | Comuni da 5.000 fino a 20.000 abitanti - max 200 GB documenti/anno | € | 1.000,00 |
C | Comuni da 20.000 fino a 50.000 abitanti - max 300 GB documenti/anno | € | 1.350,00 |
D | Comuni superiori a 50.000 abitanti o Enti paragonabili per documenti gestiti- max 600 GB documenti/anno | € | 4.000,00 |
E | Enti con particolari esigenze in termini di quantità di documenti - max 1 TB | € | 8.000,00 |