ACCORDI INTERISTITUZIONALI

ACCORDI INTERISTITUZIONALI

Accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea sull'istituzione di un registro per la trasparenza per le organizzazioni, le persone giuridiche e i lavoratori autonomi impegnati nell'elaborazione e nell'attuazione delle politiche dell'Unione

IL PARLAMENTO EUROPEO E LA COMMISSIONE EUROPEA (in appresso «le parti»),

visti il trattato sull'Unione europea, in particolare l'articolo 11, paragrafi 1 e 2, il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 295, nonché il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica (in appresso «i trattati»),

considerando che i responsabili politici europei non agiscono in maniera avulsa dalla società civile, bensì mantengono un dialogo aperto, trasparente e regolare con le associazioni rappresentative e la società civile,

CONVENGONO QUANTO SEGUE:

I. ISTITUZIONE DEL REGISTRO PER LA TRASPARENZA

1. Conformemente al loro impegno in favore della traspa­ renza, le parti convengono di istituire e gestire un comune

«registro per la trasparenza» (in appresso «il registro»), per la registrazione e il controllo delle organizzazioni, delle persone giuridiche e dei lavoratori autonomi impegnati nell'elaborazione e nell'attuazione delle politiche dell'Unione.

II. PRINCIPI DEL REGISTRO

2. L'istituzione e il funzionamento del registro si basano sugli attuali sistemi di registrazione predisposti e avviati dal Parlamento europeo nel 1996 e dalla Commissione europea nel giugno 2008, integrati dal lavoro del gruppo di lavoro congiunto del Parlamento europeo e della Commissione euro­ pea nonché dagli adeguamenti introdotti alla luce dell'esperienza acquisita e dai contributi provenienti dai soggetti interessati, illustrati nella comunicazione della Commissione europea del

28 ottobre 2009, intitolata «Iniziativa europea per la traspa­ renza: il registro dei rappresentanti di interessi, un anno dopo» (1). Tale approccio non influisce né pregiudica gli obiettivi del Parlamento europeo espressi nella sua risoluzione dell'8 maggio 2008 sull'elaborazione di un quadro per le attività dei rappresentanti di interessi (lobbisti) presso le istituzioni eu­ ropee (2).

3. L'istituzione e il funzionamento del registro rispettano i principi generali del diritto dell'Unione, compresi i principi di proporzionalità e di non discriminazione.

4. L'istituzione e il funzionamento del registro rispettano il diritto dei deputati al Parlamento europeo di esercitare il loro

(1) COM(2009) 612.

(2) GU C 271 E del 12.11.2009, pag. 48.

mandato parlamentare senza restrizioni e non pregiudicano l'accesso degli elettori dei deputati ai locali del Parlamento eu­ ropeo.

5. L'istituzione e il funzionamento del registro non incidono sulle competenze o prerogative delle parti né condizionano i loro rispettivi poteri organizzativi.

6. Le parti si adoperano per trattare nella stessa maniera tutti gli operatori impegnati in attività analoghe e per garantire con­ dizioni paritarie per la registrazione di organizzazioni, persone giuridiche e lavoratori autonomi impegnati nell'elaborazione e nell'attuazione delle politiche dell'Unione.

III. STRUTTURA DEL REGISTRO

7. Il registro include:

a) una serie di orientamenti su:

— l'ambito di applicazione del registro, le attività ammissi­ bili alla registrazione e le esenzioni,

— le categorie cui è aperta la registrazione (allegato I),

— le informazioni richieste a coloro che intendono regi­ strarsi, compresi gli obblighi di informazione finanziaria (allegato II);

b) un codice di condotta (allegato III);

c) un meccanismo di reclamo e i provvedimenti applicabili in caso di violazione del codice di condotta, compresa una procedura di indagine e trattamento dei reclami (allegato IV).

IV. AMBITO DI APPLICAZIONE DEL REGISTRO

Attività interessate

8. Rientrano nell'ambito di applicazione del registro tutte le attività, diverse da quelle escluse a norma della sezione IV, svolte allo scopo di influenzare, direttamente o indirettamente, l'elaborazione o l'attuazione delle politiche e i processi decisio­ nali delle istituzioni dell'Unione, a prescindere dai canali o mezzi di comunicazione impiegati, quali l'esternalizzazione, i media, i contratti con intermediari specializzati, i centri di studi, le «piattaforme», i forum, le campagne e le iniziative adottate a livello locale. Dette attività comprendono, inter alia, i contatti con membri, funzionari o altro personale delle istituzioni del­ l'Unione, la preparazione, la divulgazione e la trasmissione di lettere, materiale informativo o documenti di dibattito e di sin­ tesi, e l'organizzazione di eventi, riunioni, attività promozionali e iniziative sociali o conferenze, cui siano stati invitati membri, funzionari o altro personale delle istituzioni dell'Unione. Sono altresì inclusi i contributi volontari e la partecipazione a con­ sultazioni formali su futuri atti legislativi o altri atti giuridici dell'Unione ovvero ad altre consultazioni aperte.

9. Sono chiamati a procedere alla registrazione, a prescindere dal loro status giuridico, tutte le organizzazioni, le persone giuridiche e i lavoratori autonomi impegnati in attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro (1).

Attività escluse

10. Sono escluse dall'ambito di applicazione del registro le seguenti attività:

a) le attività legate alla prestazione di consulenza legale o altre attività professionali, nella misura in cui si riferiscano all'eser­ cizio del diritto fondamentale di un cliente a un processo equo, compreso il diritto di difesa nei procedimenti ammini­ xxxxxxxx, esercitate da avvocati o da altri professionisti. Non rientrano nell'ambito di applicazione del registro (indipen­ dentemente dagli attori coinvolti): le attività di consulenza e le relazioni con enti pubblici destinate a informare i clienti in merito a una situazione giuridica generale, o alla loro specifica situazione giuridica, ovvero a consigliarli in ordine all'opportunità o all'ammissibilità di un'azione legale o am­ ministrativa nel quadro della legislazione vigente; le consu­ lenze fornite ai clienti al fine di consentire loro di esercitare la propria attività nel rispetto della legge; la rappresentanza nell'ambito di una procedura di conciliazione o mediazione volta a evitare un contenzioso dinanzi a un organo giudizia­ rio o amministrativo. Quanto precede si applica a tutti i settori economici dell'Unione e non è limitato a talune pro­ cedure specifiche (concorrenza). Nella misura in cui una sin­ gola impresa e i suoi consulenti siano coinvolti come parti in causa in uno specifico caso o procedimento legale o ammini­ strativo, ogni attività direttamente collegata allo stesso, che non si prefigga in quanto tale la modifica del contesto giu­ ridico esistente, non rientra nell'ambito di applicazione del registro;

(1) Non è previsto che i governi degli Stati membri, i governi di paesi terzi, le organizzazioni intergovernative internazionali e le loro mis­ sioni diplomatiche procedano alla registrazione.

b) le attività delle parti sociali in quanto attori del dialogo sociale (sindacati, associazioni di datori di lavoro, ecc.) nel­ l'esercizio del ruolo loro conferito dai trattati. Tale principio si applica, mutatis mutandis, a qualsiasi organismo specifica­ mente designato dai trattati a svolgere un ruolo istituzionale;

c) le attività rispondenti a richieste dirette e individuali di un'istituzione dell'Unione o di un deputato al Parlamento europeo, come le richieste specifiche o periodiche di infor­ mazioni fattuali, dati o consulenze e/o gli inviti individuali a presenziare ad audizioni pubbliche o a partecipare a comitati consultivi o forum analoghi.

Disposizioni specifiche

11. Il registro non concerne le chiese e le comunità religiose. Tuttavia, gli uffici di rappresentanza o gli organismi giuridici, gli uffici e le reti creati per rappresentarli nelle loro relazioni con le istituzioni dell'Unione, come pure le loro associazioni, sono chiamati a procedere alla registrazione.

12. Il registro non concerne i partiti politici. Tuttavia, qual­ siasi organizzazione da essi creata o sostenuta, impegnata in attività che rientrano nell'ambito di applicazione del registro, è chiamata a procedere alla registrazione.

13. Il registro non concerne le autorità locali, regionali e municipali. Tuttavia, gli uffici di rappresentanza o gli enti giu­ ridici, gli uffici e le reti creati per rappresentarli nelle loro rela­ zioni con le istituzioni dell'Unione, come pure le loro associa­ zioni, sono chiamati a procedere alla registrazione.

14. Le reti, le piattaforme o le altre forme di attività collet­ tiva, prive di status giuridico o di personalità giuridica, ma che costituiscono di fatto una fonte organizzata di persuasione e che sono impegnate in attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro sono chiamate a procedere alla registrazione. In tal caso, i loro membri dovrebbero individuare al loro interno una persona di contatto responsabile delle relazioni con l'ammini­ strazione del registro.

15. Le attività da dichiarare, ai fini della dichiarazione finan­ ziaria nel registro, sono tutte quelle indirizzate alle istituzioni, alle agenzie e agli organi dell'Unione, nonché ai loro membri, funzionari e altro personale. Figurano tra queste attività anche quelle indirizzate agli organi degli Stati membri operanti a li­ vello dell'Unione e impegnati nei processi decisionali del­ l'Unione.

16. Le reti, federazioni, associazioni o piattaforme europee sono incoraggiate a elaborare orientamenti comuni e trasparenti affinché i loro membri possano individuare le attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro. Esse sono altresì invitate a rendere pubblici tali orientamenti.

V. NORME APPLICABILI A COLORO CHE EFFETTUANO LA REGISTRAZIONE

17. Mediante la registrazione, le organizzazioni e le persone fisiche e giuridiche interessate:

— consentono a che le informazioni fornite ai fini della regi- strazione siano rese pubbliche,

— si impegnano ad agire in conformità del codice di condotta e, se del caso, di trasmettere il testo di eventuali codici di condotta professionali cui siano vincolate,

— garantiscono la correttezza delle informazioni fornite,

— consentono a che ogni reclamo nei loro confronti sia trat- tato in base alle disposizioni del codice di condotta che accompagna il registro,

— consentono ad essere assoggettate ai provvedimenti applica- bili in caso di violazione del codice di condotta e ricono- scono che i provvedimenti di cui all'allegato IV potrebbero essere loro applicati laddove violassero il codice di condotta,

— prendono atto che le parti potrebbero, su richiesta e fatte salve le disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (1), dover divul- gare la corrispondenza e altri documenti relativi alle attività dei soggetti registrati.

VI. PROVVEDIMENTI IN CASO DI VIOLAZIONE DEL CODICE DI CONDOTTA

18. La violazione del codice di condotta da parte di soggetti registrati, o dei loro rappresentanti, può comportare, a seguito di un'indagine svolta nel rispetto del principio di proporziona- lità e del diritto di difesa, l'adozione di provvedimenti secondo la procedura di cui all'allegato IV, come la sospensione o la cancellazione dal registro nonché, se del caso, il ritiro dei titoli di accesso al Parlamento europeo rilasciati alla persona in causa ed, eventualmente, all'impresa da cui dipende. La decisione di applicare siffatti provvedimenti può essere pubblicata sul sito web del registro.

19. Chiunque può presentare, secondo la procedura di cui all'allegato IV, un reclamo alla Commissione europea o al Par- lamento europeo, suffragato da prove concrete, in merito a una presunta violazione del codice di condotta.

VII. ATTUAZIONE

20. I segretari generali del Parlamento europeo e della Com- missione europea sono responsabili della vigilanza sul sistema e di tutti i principali aspetti operativi, e adottano, di comune intesa, le misure necessarie per dare attuazione al presente ac- cordo.

(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

21. Ai fini dell'attuazione del sistema, i servizi del Parla- mento europeo e della Commissione europea istituiscono una struttura operativa comune, «il segretariato congiunto del regi- stro per la trasparenza». Quest'ultimo sarà composto da un gruppo di funzionari del Parlamento europeo e della Commis- sione europea, secondo modalità da concordare tra i servizi competenti. Il segretariato congiunto del registro per la traspa- renza funziona sotto il coordinamento di un capo unità del segretariato generale della Commissione europea. I suoi compiti comprendono l'applicazione di misure intese a contribuire alla qualità del contenuto del registro.

22. Il rilascio e il controllo dei titoli di accesso di lunga durata agli edifici del Parlamento europeo restano procedure di competenze di tale istituzione. Tali titoli di accesso saranno rilasciati a singole persone che rappresentano, o lavorano per, organizzazioni e persone fisiche o giuridiche rientranti nell'am- bito di applicazione del registro unicamente ove tali organizza- zioni o persone siano registrate. La registrazione non conferisce tuttavia automaticamente il diritto al rilascio di un titolo di accesso.

23. Sebbene il sistema sia gestito in comune, le parti conser- vano la libertà di utilizzare il registro in maniera indipendente per i propri specifici obiettivi, compresa l'introduzione di incen- tivi, quali la comunicazione di informazioni ai soggetti registrati, in occasione del lancio di consultazioni pubbliche o dell'orga- nizzazione di eventi.

24. Le parti organizzano un'attività di formazione appro- priata e progetti di comunicazione interna adeguati per pro- muovere la conoscenza del registro e della procedura di reclamo presso i propri membri e il proprio personale.

25. Le parti adottano le misure appropriate per promuovere all'esterno la conoscenza del registro e il suo utilizzo.

26. Una serie di statistiche di base, estratte dalla banca di dati del registro, è regolarmente pubblicata sul sito web Europa ed è accessibile mediante un motore di ricerca di facile utilizzo. Il contenuto pubblico di tale banca di dati sarà disponibile, su richiesta, in formato elettronico a lettura ottica.

27. Previa consultazione dei soggetti interessati, una rela- zione annuale sul funzionamento del registro è presentata dai segretari generali del Parlamento europeo e della Commissione europea ai vicepresidenti competenti del Parlamento europeo e della Commissione europea.

VIII. PARTECIPAZIONE DI ALTRE ISTITUZIONI E ORGANI

28. Il Consiglio europeo e il Consiglio sono invitati ad ade- rire al registro. Le altre istituzioni, organi e agenzie dell'Unione sono incoraggiati a utilizzare il sistema come strumento di riferimento per le loro relazioni con le organizzazioni, le per- sone giuridiche e i lavoratori autonomi impegnati nell'elabora- zione e nell'attuazione delle politiche dell'Unione.

IX. DISPOSIZIONI FINALI

29. Il passaggio dagli attuali registri delle parti al nuovo regi- stro comune avverrà nel corso di un periodo transitorio di dodici mesi a decorrere dal giorno dell'entrata in funzione del registro comune. Le organizzazioni e le persone fisiche e giuri- diche attualmente registrate in uno dei due sistemi sono invitati a rinnovare la propria registrazione nel registro comune.

Una volta che il registro comune sarà entrato in funzione:

— i soggetti registrati potranno trasferire la loro registrazione nel registro comune a una data di loro scelta, tuttavia non oltre la data per il rinnovo della loro registrazione presso la

— ogni nuova registrazione o l'aggiornamento dei dati esistenti saranno possibili soltanto tramite il registro comune.

30. Il registro comune è sottoposto a riesame entro i due anni dalla sua entrata in funzione.

Fatto a Bruxelles, il 23 giugno 2011.

Commissione europea, ovvero, ove registrati soltanto presso il Parlamento europeo, non oltre la fine del periodo transi- torio di dodici mesi dall'entrata in funzione del registro comune,

Per il Parlamento europeo Il presidente

X. XXXXX

Per la Commissione europea Vicepresidente

X. XXXXXXXX

ALLEGATO I

«Registro per la trasparenza»

Organizzazioni, persone giuridiche e lavoratori autonomi impegnati nell'elaborazione e nell'attuazione delle politiche dell'Unione

Categorie		Caratteristiche/osservazioni
I — Società di consulenza specializzate, studi legali e consulenti indipendenti
Sottocategoria	Società di consulenza specializzate	Società che svolgono, in base a un contratto, attività di lobbismo, promozione, rappresentanza di interessi partico- lari e di relazione con i pubblici poteri.
Sottocategoria	Studi legali	Studi legali che svolgono, in base a un contratto, attività di lobbismo, promozione, rappresentanza di interessi partico- lari e di relazione con i pubblici poteri.
Sottocategoria	Consulenti indipendenti	Consulenti o avvocati indipendenti che svolgono, in base a un contratto, attività di lobbismo, promozione, rappresen- tanza di interessi particolari e di relazione con i pubblici poteri..
II — Lobbisti interni e associazioni di categoria o professionali
Sottocategoria	Imprese e gruppi	Imprese o gruppi di imprese (con o senza personalità giu- ridica) che svolgono, in proprio, attività interne di lobbi- smo, promozione, rappresentanza di interessi particolari e di relazione con i pubblici poteri.
Sottocategoria	Associazioni di categoria, imprenditoriali o professionali
Sottocategoria	Sindacati
Sottocategoria	Altre organizzazioni simili
III — Organizzazioni non governative
Sottocategoria	Organizzazioni non governative, piatta- forme, reti e organismi analoghi	Organizzazioni a scopo non lucrativo, con o senza perso- nalità giuridica, indipendenti dai pubblici poteri, dai partiti politici o dalle organizzazioni di categoria. Sono incluse fondazioni, enti di beneficenza, ecc.
IV — Centri di studio, istituti accademici e di ricerca
Sottocategoria	Centri di studio e istituti di ricerca	Centri di studio e istituti di ricerca specializzati che si occupano delle attività e delle politiche dell'Unione.
Sottocategoria	Istituti accademici	Istituti il cui obiettivo principale è la formazione, ma che si occupano anche delle attività e delle politiche dell'Unione.
V — Organizzazioni rappresentative di chiese e comunità religiose		NB: Le chiese in quanto tali non rientrano nel registro.
Sottocategoria	Organizzazioni rappresentative di chiese e comunità religiose.	Soggetti giuridici, uffici e reti istituiti per attività di rap- presentanza.

Categorie		Caratteristiche/osservazioni
VI — Organizzazioni rappresentative di amministra­ zioni locali, regionali e comunali, altri enti pubblici o misti ecc.		NB: Le amministrazioni pubbliche in quanto tali non rien- trano nel registro.
Sottocategoria	Amministrazioni locali, regionali e comu- nali (di livello subnazionale)	Soggetti giuridici, uffici di rappresentanza, associazioni o reti, istituiti per attività di rappresentanza delle amministra- zioni locali, regionali e comunali (di livello subnazionale)
Sottocategoria	Altri enti pubblici o misti, ecc.	Comprende le altre organizzazioni a statuto pubblico o misto (pubblico/privato).

ALLEGATO II

INFORMAZIONI DA FORNIRE AL MOMENTO DELLA REGISTRAZIONE

I. Informazioni generali e di base

— denominazione, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email e sito Internet dell'organizzazione,

— a) identità della persona legalmente responsabile dell'organizzazione e nome del direttore organizzativo o dei re- sponsabili della gestione o, se del caso, del principale canale di contatto per le attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro; nominativi delle persone per le quali è richiesto il titolo di accesso agli edifici del Parlamento europeo (1),

— numero di persone (membri, personale, ecc.) che partecipano ad attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro,

— finalità/mandato — settori di interesse — attività — paesi di esercizio dell'attività — affiliazioni in rete — informa- zioni generali rientranti nell'ambito di applicazione del registro,

— numero dei membri (persone fisiche e giuridiche e organizzazioni), se del caso.

II. Informazioni specifiche

A. Attività

Principali proposte legislative che hanno interessato, nell'anno precedente, le attività di chi effettua la registrazione e che rientrano nell'ambito di applicazione del registro.

B. Informazioni finanziarie

L'insieme dei dati finanziari forniti dovrebbe coprire un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data di registrazione o di rinnovo.

Non è esonerata la doppia contabilizzazione. La dichiarazione finanziaria resa da società di consulenza specializzate, studi legali o consulenti indipendenti riguardo ai propri clienti (elenco e tabella), non esonera tali clienti dall'obbligo di includere le stesse attività contrattuali nelle loro proprie dichiarazioni, onde evitare che la loro spesa finanziaria dichiarata sia sottostimata.

Società di consulenza specializzate, studi legali e consulenti indipendenti (allegato I, categoria I): informazioni dettagliate devono essere fornite per quanto riguarda il fatturato imputabile alle attività rientranti nell'ambito di applica- zione del registro e la ponderazione relativa collegata ai clienti di tali soggetti, secondo la tabella seguente:

(in EUR)

Livello del fatturato	Fasce
0 – 499 999	50 000
500 000 – 1 000 000	100 000
> 1 000 000	250 000

Lobbisti interni e associazioni di categoria o professionali (allegato I, categoria II): deve essere fornita una stima dei costi delle attività rientranti nell'ambito del registro.

Organizzazioni non governative/centri di studi, istituti accademici e di ricerca/organizzazioni rappresentative di chiese e comunità religiose/organizzazioni rappresentative di amministrazioni locali, regionali e comunali, altri enti pubblici o misti ecc. (allegato I, categorie da III a VI): devono essere specificati il bilancio globale e la ripartizione delle principali fonti di finanziamento.

Inoltre, per tutte le categorie: l'importo e la fonte dei finanziamenti ricevuti da istituzioni dell'Unione nell'ultimo esercizio finanziario concluso alla data di registrazione o di rinnovo.

(1) A coloro che effettuano la registrazione è richiesto, al termine della procedura di registrazione, di fornire detti dati per l'inoltro al Parlamento europeo. A seguito della decisione di rilascio del titolo di acccesso, i nominativi delle persone cui sono rilasciati detti titoli di accesso sono inseriti automaticamente nel sistema, sulla base degli aggiornamenti e delle informazioni in possesso del Parlamento europeo. La registrazione non conferisce automaticamente il diritto al rilascio di un titolo di accesso al Parlamento europeo.

ALLEGATO III

CODICE DI CONDOTTA

Nelle loro relazioni con le istituzioni dell'Unione, i loro membri, funzionari e altro personale, coloro che effettuano la registrazione:

a) si identificano sempre con il proprio nome e facendo riferimento all'organismo o agli organismi per cui lavorano o che rappresentano; dichiarano gli interessi, gli obiettivi e le finalità promosse e, se del caso, specificano i clienti o i membri che essi rappresentano;

b) evitano di ottenere o cercare di ottenere informazioni o decisioni in maniera disonesta, esercitando pressioni indebite o comportandosi in modo inadeguato;

c) non rivendicano alcuna relazione ufficiali con l'Unione o con una delle sue istituzioni nei loro rapporti con terzi, e non distorcono gli effetti della registrazione in maniera da ingannare i terzi o i funzionari o altro personale dell'Unione;

d) garantiscono che, per quanto a loro conoscenza, le informazioni fornite ai fini della registrazione e successivamente nell'esercizio delle loro attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro sono complete, aggiornate e non fuorvianti;

e) si astengono dal vendere a terzi copia dei documenti ricevuti da un'istituzione dell'Unione;

f) non inducono i membri delle istituzioni dell'Unione, i funzionari e altro personale dell'Unione, così come gli assistenti o i tirocinanti dei detti membri, a contravvenire alle disposizioni e alle norme di comportamento a essi applicabili;

g) qualora ex funzionari o altro personale dell'Unione, ovvero ex assistenti o tirocinanti dei membri delle istituzioni dell'Unione, lavorino per loro, rispettano l'obbligo di tali lavoratori di conformarsi alle norme e agli obblighi a essi applicabili in materia di riservatezza;

h) si attengono alle disposizioni riguardanti i diritti e i doveri degli ex deputati al Parlamento europeo e degli ex membri della Commissione europea;

i) informano chiunque loro rappresentino dei propri obblighi nei confronti delle istituzioni dell'Unione.

Le persone fisiche che rappresentano o lavorano per organismi registrati presso il Parlamento europeo ai fini del rilascio del titolo di accesso personale e non trasferibile ai locali del Parlamento europeo:

j) ottemperano rigorosamente alle disposizioni di cui all'articolo 9, all'allegato X e all'allegato I, articolo 2, secondo comma, del regolamento del Parlamento europeo;

k) si assicurano che qualsiasi assistenza fornita nell'ambito dell'allegato I, articolo 2, del regolamento del Parlamento europeo, sia dichiarata nell'apposito registro;

l) per evitare possibili conflitti di interesse, ottengono il consenso preliminare del deputato o dei deputati al Parlamento europeo interessati, in merito a qualsiasi rapporto contrattuale o all'assunzione di un assistente parlamentare e, successivamente, lo dichiarano nel registro.

ALLEGATO IV

PROCEDURA DI INDAGINE E TRATTAMENTO DEI RECLAMI

Fase 1: Presentazione di un reclamo

1. I reclami possono essere presentati compilando un modulo standard sul sito Internet del registro. Tale modulo comprende i dati relativi al soggetto registrato contro cui è presentato reclamo, il nome e il recapito del reclamante e dettagli sul contenuto del reclamo, ivi compresi, in linea di principio, i documenti o il materiale a sostegno del reclamo. Non sono presi in esame i reclami anonimi.

2. Il reclamante specifica una o più disposizioni del codice di condotta che reputa siano state violate. I reclami riguardanti un’informazione pubblicata nel registro sono trattati come fattispecie di violazione della lettera d) del codice di condotta (1).

3. I reclamanti devono fornire, in linea di principio, dei documenti di supporto e/o altro materiale a sostegno del loro reclamo.

Fase 2: Decisione sulla ricevibilità

4. Il segretariato congiunto del registro per la trasparenza:

a) verifica che siano fornite prove sufficienti a sostegno del reclamo sotto forma di documenti, di altro materiale o di dichiarazioni personali. Per essere ammissibili, delle prove concrete dovrebbero, in linea di principio, o provenire dal soggetto registrato contro cui è presentato reclamo o fondarsi su documenti rilasciati da terzi;

b) sulla base di tale verifica, decide in ordine all'ammissibilità del reclamo;

c) se considera il reclamo ammissibile, registra il reclamo e fissa un termine (venti giorni lavorativi) per decidere sulla fondatezza dello stesso.

5. Se il reclamo è inammissibile, il reclamante ne è informato con lettera motivata, in cui sono esposte le ragioni della decisione. Se il reclamo è ammissibile, i fatti a base del reclamo costituiscono oggetto di un'indagine secondo la procedura in appresso stabilita.

Fase 3: Indagine

6. Dopo aver registrato il reclamo, il segretariato congiunto del registro per la trasparenza informa per iscritto il soggetto registrato contro cui è presentato reclamo del contenuto di quest'ultimo e lo invita a presentare le sue spiegazioni, argomentazioni o altri elementi di difesa entro dieci giorni lavorativi.

7. Tutte le informazioni raccolte durante l'indagine sono esaminate dal segretariato congiunto del registro per la trasparenza.

8. Il segretariato congiunto del registro per la trasparenza può decidere di sentire il soggetto registrato contro cui è presentato reclamo ovvero il reclamante.

Fase 4: Decisione sul reclamo

9. Se l'indagine dimostra che il reclamo è infondato, il segretariato congiunto del registro per la trasparenza informa entrambe le parti della sua decisione in tal senso. Se il reclamo è accolto, il soggetto registrato, contro cui è stato presentato il reclamo, può essere temporaneamente sospeso dal registro, nelle more dell'adozione delle misure necessarie a risolvere il problema (si vedano i successivi paragrafi da 11 a 14), ovvero può essere assoggettato a provvedimenti che vanno dalla sospensione a lungo termine dal registro fino alla cancellazione dal registro e al ritiro, ove applicabile, di tutti i titoli di accesso al Parlamento europeo (si vedano le successive fasi 6 e 7).

Fase 5: Provvedimenti in caso di violazione del codice di condotta

10. I provvedimenti che possono essere applicati in caso di violazione del codice di condotta vanno dalla sospensione temporanea fino alla cancellazione dal registro (si veda la tabella in appresso).

11. Se si constata che le informazioni pubblicate nel registro sono incorrette o incomplete, il soggetto registrato è invitato a rettificare l'informazione entro otto settimane, periodo durante il quale la sua registrazione è sospesa. Gli eventuali titoli di accesso al Parlamento europeo non sono ritirati durante tale periodo.

(1) La lettera d) stabilisce che coloro che effettuano la registrazione, nelle loro relazioni con le istituzioni dell'Unione, i loro membri, funzionari e altro personale, «garantiscono che, per quanto a loro conoscenza, le informazioni fornite ai fini della registrazione e, successivamente nell'esercizio delle loro attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro, sono complete, aggiornate e non fuorvianti».

12. Se il soggetto registrato rettifica l'informazione nel periodo di otto settimane di cui al paragrafo 11, la sua regi- strazione è riattivata. Qualora, viceversa, il soggetto registrato non agisca in tal senso entro il periodo di otto settimane di cui al paragrafo 11, può essere imposto un provvedimento.

13. Se il soggetto registrato richiede più tempo per rettificare l'informazione in conformità del paragrafo 11, dando un'adeguata motivazione di tale richiesta, il periodo di sospensione può essere prorogato.

14. In caso di violazione del codice di condotta per altri motivi, la registrazione del soggetto registrato interessato è sospesa per un periodo di otto settimane, durante il quale il Parlamento europeo e la Commissione europea adottano una decisione definitiva sull'eventuale applicazione di uno o più provvedimenti.

15. Ogni decisione di cancellare un soggetto registrato dal registro comprende anche il divieto di futura registrazione per un periodo di uno o due anni.

Fase 6: Decisione sul provvedimento da applicare

16. Un progetto di decisione sul provvedimento da applicare è predisposto congiuntamente dai servizi competenti del Parlamento europeo e della Commissione europea, e trasmesso per una decisione definitiva ai segretari generali di tali istituzioni. I vicepresidenti competenti del Parlamento europeo e della Commissione europea ne sono informati.

17. Il segretariato congiunto del registro per la trasparenza informa immediatamente entrambe le parti (il reclamante e il soggetto registrato contro cui è stato presentato reclamo) del provvedimento deciso e ne da attuazione.

Fase 7: Ritiro (ove applicabile) dei titoli di accesso al Parlamento europeo

18. Laddove una decisione di cancellazione dal registro comporti il ritiro dei titoli di accesso al Parlamento europeo, la stessa è comunicata dal segretario generale del Parlamento europeo al Questore responsabile, che è invitato ad autorizzare il ritiro dei titoli di accesso in possesso dell'organizzazione, della persona giuridica o della persona fisica interessata.

19. Il soggetto registrato è invitato a restituire tutti o alcuni dei titoli di accesso al Parlamento europeo entro quindici giorni.

Tabella dei provvedimenti in caso di violazione del codice di condotta

	Tipo di violazione	Provvedimento					Menzione del provvedimento nel registro	Ritiro del titolo di accesso al Parlamento europeo
1	Violazione non intenzionale, imme- diatamente corretta	Notifica scritta di riconoscimento dei fatti e loro correzione					No	No
2	Violazione intenzionale del codice che richiede una modifica del com- portamento ovvero la rettifica nel ter- mine di dati nel registro	Temporanea sospensione fino a sei mesi, o per il tempo necessario al completamento dell'azione correttiva richiesta entro il termine stabilito					Sì, durante il pe- riodo di sospen- sione	No
3	Persistente violazione del codice — Mancata modifica del comporta- mento — Mancata rettifica di dati erronei nel termine	Cancellazione anno	dal	registro	per	un	Sì	Sì
4	Violazione grave e intenzionale del codice di condotta	Cancellazione dal registro per due anni					Sì	Sì