REGOLAMENTO
REGOLAMENTO DELL’ORGANISMO DI MEDIAZIONE FORENSE ISTITUITO PRESSO IL TRIBUNALE DI FROSINONE
DALL'ORDINE DEGLI AVVOCATI DI FROSINONE
REGOLAMENTO
Art. 1 - Premessa
Ai sensi degli art. 2 e 5 del D.lgs. n. 28/10, il presente regolamento é applicabile alla mediazione per la conciliazione di controversie civili e commerciali, relative a diritti disponibili, che le parti tentino di risolvere in maniera collaborativa, in forza di un accordo, di una clausola contrattuale e/o statutaria, di un obbligo di legge, su invito del giudice, su iniziativa di taluna o di tutte le parti.
Il presente regolamento si applica, in quanto compatibile, ai procedimenti di mediazione e conciliazione disciplinati da leggi speciali.
Art. 2 -Domanda di mediazione
1. La domanda di mediazione deve contenere:
a) i dati identificativi delle parti in modo da consentire le comunicazioni di cui all’art. 3 del presente regolamento;
b) i dati identificativi di colui che, se necessario, parteciperà e rappresenterà la parte nel procedimento, con attestazione scritta del relativo potere;
c) descrizione dei fatti e delle questioni controverse e dell'oggetto della domanda nonché la materia della stessa;
d) indicazione del valore della controversia determinato a norma del codice di procedura civile;
e) i dati identificativi del difensore della parte;
f) l’elezione di domicilio.
g) Specificazione se la materia rientra tra quelle indicate dall’Art. 5 comma 1-bis D. Lgs.vo n. 28/2010 (testo modificato dalla L. 98/2013 di conversione del D.L. n. 69/2013) quale condizione di procedibilità per il giudizio.
2. La domanda può contenere:
a) copia, laddove esistente, della clausola di mediazione;
b) dichiarazione dell'istante di anticipare per intero i costi del procedimento, fatta salva la possibilità di una diversa ripartizione delle spese successiva all'espletamento del procedimento;
c) richiesta che l'incontro non abbia luogo qualora la parte invitata non abbia manifestato l’intenzione di aderire al tentativo di mediazione;
3. Ai sensi dell'art. 4, comma 1, del D.lgs. n. 28/10, la domanda di mediazione deve essere depositata presso la Segreteria dell'Organismo di Mediazione (d'ora in poi O.d.M.) con qualunque strumento idoneo a comprovare l’avvenuta ricezione.
4. La domanda può essere compilata utilizzando il modulo predisposto dall’O.d.M. o in forma libera.
5. Il deposito della domanda di mediazione, nonché l'adesione della parte invitata al procedimento, costituiscono accettazione del presente regolamento e delle indennità di cui alla tabella allegata.
Art. 2-bis - Oneri a carico del richiedente
1. Nel caso in cui le parti da convocarsi in mediazione siano in numero pari o superiore a 2, sarà onere del richiedente:
a) farsi carico della comunicazione di invito alle controparti e ciò ai sensi e per gli effetti dell’art. 8 D. Lgs. 28/2010 come modificato dalla L. 9/2013 di conversione del D.L. 69/2013;
b) depositare almeno 7 giorni prima della data fissata per l’incontro di mediazione, la documentazione comprovante l’avvenuta comunicazione di invito.
Art. 3 -La segreteria
1. La Segreteria dell'O.d.M. amministra il servizio di mediazione.
2. La Segreteria tiene un registro, anche informatico, per ogni procedimento di mediazione, con le annotazioni relative al numero d’ordine progressivo, ai dati identificativi delle parti, all’oggetto della controversia, al mediatore designato, alla durata del procedimento e al relativo esito.
3. La Segreteria verifica
a) la conformità della domanda di mediazione ai requisiti formali previsti dal presente regolamento e la annota nell’apposito registro;
b) l’avvenuta effettuazione del pagamento delle spese di avvio del procedimento e delle spese di mediazione.
4. La Segreteria, inoltre, comunica, nel più breve tempo possibile e in una forma comprovante l’avvenuta ricezione:
a) al mediatore la sua designazione
b) alla parte istante: il nominativo del mediatore designato, la data, il luogo dell’incontro di mediazione, l’eventuale onere a suo carico di procedere all’invio della comunicazione di invito alle controparti di cui al precedente art. 2-bis e l’ulteriore importo dovuto qualora le parti proseguano la mediazione oltre il primo incontro;
c) all’altra o alle altre parti:
- la domanda di mediazione;
- il nominativo del mediatore designato;
- la data e il luogo dell’incontro di mediazione;
- l’importo dovuto qualora le parti proseguano la mediazione oltre il primo incontro;
d) In ogni caso, il primo incontro di mediazione deve avvenire entro 30 giorni dalla data di deposito della domanda di mediazione.
La Segreteria informa, altresì, la parte dei benefici fiscali previsti dagli artt. 17 e 20 del D.lgs. n. 28/10 e l’avverte della circostanza che, ai sensi della normativa vigente, il giudice può desumere dalla mancata partecipazione al procedimento argomenti di prova sensi dell’art. 116, 2° comma, c.p.c. e condannare la parte che non ha partecipato al procedimento di mediazione senza giustificato motivo al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di una somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto per il giudizio.
5. Ove l’incontro non abbia avuto luogo perché nessuna delle parti invitate ha espresso la propria adesione ovvero ha comunicato espressamente di non voler aderire, la Segreteria rilascerà, in data successiva a quella inizialmente fissata, la dichiarazione di conclusione del procedimento, sottoscritta dal mediatore designato, per mancata adesione delle parti invitate, e in tal caso nessuna somma sarà dovuta per le indennità, ad eccezione delle spese di avvio e salva diversa indicazione dei regolamenti ad emanarsi secondo la previsione dell’art. 16 D. Lgs.vo 28/2010 (come modificato dalla L. 98/2013 di conversione del D.L. n. 69/2013)
Art. 4 –Sede del procedimento
1. Il procedimento di mediazione si svolge presso la sede dell’O.d.M..
2. La sede di svolgimento è derogabile con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del responsabile dell’organismo.
Art. 5 -Funzioni e designazione del mediatore
1. Il mediatore assiste le parti nella ricerca di un accordo che esse reputino soddisfacente per la composizione della controversia.
2. In nessun caso il mediatore svolge attività di consulenza sull’oggetto della controversia o sui contenuti dell’eventuale accordo, salvo verificare la sua conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico.
3. L’O.d.M. o le parti designano il mediatore individuandolo tra i nominativi inseriti in un apposito Elenco, che viene formato a seguito di domanda di iscrizione.
Requisiti necessari per l’iscrizione all’Elenco, secondo lo Statuto dell’Organismo e secondo la legge, sono: essere iscritto all’Albo Ordinario degli avvocati di Frosinone, possedere l’attestato di partecipazione, con esito positivo, ad un corso specifico di formazione, perfezionamento o specializzazione, tenuto con i criteri e
secondo le modalità, previsti per legge, non essere iscritto quale mediatore in elenchi predisposti da altri Organismi, pubblici o privati, che svolgano attività di mediazione di cui al D. Lgs.vo n. 28/10.
I mediatori iscritti nell’Elenco devono svolgere la loro attività nel rispetto del Codice Etico approvato dall’O.d.M. e devono mantenere i livelli qualitativi richiesti dall’O.d.M., frequentando corsi di formazione e di aggiornamento. In ogni caso l’iscrizione all’Elenco è subordinata ad una valutazione del candidato, secondo le modalità che verranno definiti dall’ O.d.M.
3 bis. L’O.d.M. consente che agli incontri di mediazione possano partecipare, ai fini del tirocinio assistito di cui alle normative vigenti i mediatori che necessitino di specifico aggiornamento secondo le normative vigenti, previa comunicazione da parte di questi all’organismo e dichiarazione di nulla osta del coordinatore.
4. Al fine di garantire l’imparzialità nella prestazione del servizio, l’O.d.M., anche nella persona del coordinatore provvede alla designazione del mediatore secondo criteri di rotazione in precedenza stabiliti che tengano conto dell’oggetto e del valore della controversia. Il mediatore al momento dell’iscrizione nello elenco indica le materie, in numero non superiore a cinque, rispetto alle quali intende prestare la propria opera di mediazione.
5. Il mediatore deve eseguire personalmente la sua prestazione.
6. Il mediatore deve comunicare alla Segreteria, prontamente e non oltre due giorni dalla comunicazione della sua designazione, l'accettazione dell'incarico.
7. Al momento dell'accettazione, il mediatore deve sottoscrivere un'apposita dichiarazione di imparzialità.
8. Le parti possono richiedere all'O.d.M., in base a giustificati motivi, la sostituzione del mediatore. In caso di accoglimento dell'istanza l'O.d.M. nominerà un altro mediatore.
9. L'O.d.M. provvederà parimenti alla sostituzione del mediatore, qualora questi, nel corso del procedimento, rinunci all’incarico previa dichiarazione scritta e idoneamente motivata, che deve essere accettata dall'O.d.M. medesimo.
10. Solo in casi particolari ovvero ove non sia possibile nominare uno o più mediatori ausiliari o la controversia lo renda assolutamente necessario, il mediatore può provvedere all'individuazione, per il tramite della Segreteria, di un esperto iscritto in un albo dei consulenti e dei periti tenuto presso i Tribunali. La nomina é subordinata all’impegno sottoscritto da almeno una delle parti a sostenerne gli oneri secondo i compensi eventualmente previsti dall'O.d.M., da eventuali norme di legge o dalle tariffe professionali. All'esperto si applicano le disposizioni del presente regolamento che riguardano i casi di incompatibilità e l'imparzialità del mediatore, nonché le regole di riservatezza.
11. Ai mediatori spetta per ogni singolo affare trattato, un onorario, comprensivo degli accessori di legge, pari al 60% delle indennità di mediazione di cui alla tabella approvata dall’O.d.M. in conformità alle normative vigenti, naturalmente sempre che il primo incontro non concluda il procedimento di mediazione senza accordo e in tal caso nulla spetta al mediatore.
12. In controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, il responsabile dell’organismo può nominare uno o più mediatori ausiliari.
Il mediatore ausiliario concorre nell’indennità di mediazione con il mediatore nominato per modo che l’indennità di mediazione corrisposta dalle parti sia unica, senza ulteriori aggravi ed oneri.
Art. 6 -Cause di incompatibilità e garanzie di imparzialità del mediatore.
1. Il mediatore non può accettare la nomina quando:
a) abbia avuto nei tre anni precedenti rapporti o relazioni di tipo professionale, commerciale, economico e familiare con una delle parti;
b) una delle parti del procedimento sia assistita, ovvero sia stata assistita nei tre anni precedenti, da professionista di lui socio o con lui associato, ovvero che eserciti negli stessi locali.
2. In ogni caso il mediatore deve comunicare alle parti ogni circostanza di fatto e ogni rapporto con i difensori che possano incidere sulla sua indipendenza.
3. Il mediatore è chiamato a svolgere la sua funzione improntando il proprio comportamento a probità e correttezza affinché il procedimento si svolga con imparzialità e indipendenza.
4. Il mediatore deve comportarsi nel corso del procedimento in modo da preservare la fiducia in lui riposta dalle parti e deve rimanere immune da influenze e condizionamenti esterni di qualunque tipo.
Art. 7 -Riservatezza
1. Il procedimento di mediazione é riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso degli incontri o nelle sessioni separate non può essere registrato o verbalizzato. A tal fine tutti i soggetti presenti agli incontri di mediazione dovranno sottoscrivere un'apposita dichiarazione.
2. Il mediatore, le parti, la segreteria e tutti coloro che intervengono al procedimento non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese in relazione al procedimento di mediazione.
3. Rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, il mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti.
4. Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio che abbia, totalmente o parzialmente, il medesimo oggetto del procedimento di mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.
5. Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio.
6. Il mediatore, gli addetti dell'O.d.M., i consulenti e chiunque altro abbia preso parte al procedimento non possono essere tenuti a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione davanti all’autorità giudiziaria o ad altra autorità.
Art. 8 -Procedimento di mediazione
1. Il mediatore conduce l'incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente o separatamente.
2. Al termine di ciascun incontro il mediatore dà atto per iscritto dei soggetti presenti all’incontro o della mancata partecipazione.
3. Il mediatore, d'intesa con le parti, può fissare eventuali incontri successivi al primo.
4. Quando le parti non raggiungono un accordo e ne facciano concorde richiesta, il mediatore formula una proposta di conciliazione qualora disponga degli elementi necessari.
5. In caso di mancata adesione o partecipazione al tentativo di mediazione, il mediatore non può formulare la proposta.
6. Prima di formulare la proposta, il mediatore informa le parti che se il provvedimento che definisce il giudizio:
a) corrisponde interamente al contenuto della proposta, il giudice escluderà la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che ha rifiutato la proposta, riferibili al periodo successivo alla formulazione della stessa, e la condannerà al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente relative allo stesso periodo, ivi compresi i compensi dovuti al mediatore e all’esperto, eventualmente nominato, nonché al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di un’ulteriore somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto;
b) non corrisponde interamente al contenuto della proposta, il Giudice, se ricorrono gravi ed eccezionali ragioni, può nondimeno escludere la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice per l’indennità’ corrisposta al mediatore e per il compenso dovuto all’esperto eventualmente nominato.
6. Il mediatore nella formulazione della proposta é tenuto al rispetto dell'ordine pubblico e delle norme imperative. Salvo diverso accordo delle parti, in nessun caso la proposta può contenere riferimenti alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento, ad eccezione degli elementi risultanti dai documenti depositati e noti a tutte le parti del procedimento.
7. La Segreteria comunica alle parti per iscritto e in una forma comprovante l'avvenuta ricezione, la proposta formulata dal mediatore.
8. Le parti fanno pervenire al mediatore, per iscritto ed entro sette giorni, l'accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata.
Art. 9 Conclusione del procedimento di mediazione
1. Il procedimento si conclude:
a) nel caso di mancata partecipazione di una o più parti
b) quando le parti raggiungono un accordo;
c) quando le parti non aderiscono alla proposta formulata dal mediatore;
d) quando il mediatore non ritiene utile proseguire il procedimento;
e) decorsi tre mesi dalla proposizione della domanda di mediazione, salvo diverso accordo delle parti.
2. La sospensione o la cancellazione dell’O.d.M. dal registro non hanno effetto sul procedimento in corso.
3. Se e' raggiunto un accordo, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell'accordo medesimo.
4. Se la conciliazione non riesce, il mediatore forma processo verbale con l'indicazione dell’eventuale proposta formulata.
5. Il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere. Nello stesso verbale, il mediatore dà atto della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.
6. Il processo verbale è depositato presso la segreteria dell’ O.d.M. e di esso è rilasciata copia alle parti che lo richiedono.
7. Gli oneri fiscali derivanti dall'accordo raggiunto sono assolti dalle parti.
8. Al termine del procedimento ciascuna parte è tenuta a compilare la scheda di valutazione del servizio di mediazione predisposta dall’O.d.M.
Art. 10 -Indennità
1. L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento di mediazione e il compenso dovuto ai mediatori.
Il compenso dovuto al Mediatore è determinato, nei limiti previsti dalla normativa e dal presente regolamento, dall’O.d.M. ed indicato ed accettato dal Mediatore al momento dell’accettazione dell’incarico.
2. E’ liquidato a parte il compenso per l’esperto di cui all’art. 5, comma 10°.
3. Per le spese di avvio del procedimento, a valere sull’indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte un importo di Euro 40,00, oltre IVA che deve essere versato, dalla parte istante, al momento del deposito della domanda di mediazione e, dalla parte aderente al tentativo di mediazione, al momento dell’adesione e, comunque, prima dell’incontro.
4. Per le spese di mediazione é dovuto, da ciascuna parte, l'importo indicato nella tabella allegata al presente regolamento, qualora le parti proseguano la mediazione oltre il primo incontro.
In tal caso, l’importo da corrispondersi, come per legge, in misura non inferiore alla metà e comunque non superiore a 2/3, dev’essere versato successivamente al primo incontro e prima che si provveda agli ulteriori incontri.
Il residuo dare deve essere versato, salvo le disposizioni particolari di cui al presente Regolamento, prima del rilascio del processo verbale di mediazione.
5. Il mancato pagamento delle spese di mediazione costituisce giusta causa di recesso per l’O.D.M..
6. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione.
Nel caso in cui il valore dichiarato risulti non rispondente a quanto accertato dal mediatore, quest’ultimo rimette la decisione sulla determinazione sull’effettivo valore della mediazione all’O.d.M.
7. L’indennità dovuta è ridotta di un terzo per i primi sei scaglioni e della metà per i restanti nelle materie per cui l’instaurazione del procedimento di mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda giudiziale, nel caso in cui all’incontro di mediazione partecipino le parti se non diversamente prevista dalla normativa regolamentare vigente;
7-bis) Nel caso in cui all’esito del primo incontro non vi sia accordo delle parti nessun compenso è dovuto all’Organismo di mediazione ex. Art 17 comma 5-ter D. Lgs.vo 28/2010 (come modificato dalla L. 98/2013 di conversione del D.L. n. 69/2013) ad eccezione delle spese di avvio.
8. L’indennità dovuta è aumentata di UN QUARTO in caso di conclusione dell’accordo e di UN QUINTO in caso di formulazione della proposta
9. E’ facoltà dell’O.d.M.:
a) aumentare fino ad un quinto l’indennità dovuta in caso di particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare.;
b) rideterminare l'indennità qualora all'esito del procedimento l'accordo sia raggiunto su valori superiori, rispetto allo scaglione determinato dalle parti.
10. L'O.d.M. ridetermina ogni tre anni l'ammontare delle indennità.
11. Quando la mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda giudiziale, la parte che sia in possesso delle condizioni per l'ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell'art. 76 (L) del
d.p.r. 30 maggio 2002, n. 115, è esonerata dal pagamento delle indennità. A tal fine essa è tenuta a depositare, presso l'O.d.M., apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore o da altro soggetto a ciò abilitato, nonché a produrre, a pena di inammissibilità dell’istanza la documentazione comprovante la veridicità di quanto dichiarato.
12. Il mediatore di un procedimento in cui tutte le parti si trovino nel caso previsto nel comma precedente deve svolgere la sua prestazione gratuitamente. Nel caso in cui le condizioni predette riguardino solo talune delle parti, il mediatore riceve un'indennità ridotta, in misura corrispondente al numero delle parti che non risultano ammesse al gratuito patrocinio.
Art. 11 - Durata del procedimento
Il procedimento non potrà avere durata superiore a tre mesi dal deposito della domanda di mediazione o dalla scadenza del termine fissato dal Giudice per il deposito della stessa, salvo la necessità di proroga richiesta dalle parti.
Norma di chiusura e norme transitorie Art.12 ( Norma di chiusura )
Per tutto quanto non specificamente previsto dal presente Regolamento si applicano lo Statuto dell' O.d.M., il Decreto Legislativo n.28/2010 ed il Decreto Ministeriale n. 180/2010 e successive modifiche e/o integrazioni.
Art.13 ( Norma transitoria )
Fino a che non vengano costituite le sezioni dell’elenco dei mediatori con almeno cinque mediatori ciascuna, l’Organismo di mediazione si avvale di un unico elenco di mediatori non suddiviso in sezioni di competenza; in tal caso è facoltà del mediatore designato dichiarare di non accettare l’incarico per difetto della specifica competenza nella materia della mediazione.
Art.14 ( Entrata in vigore )
Il presente Regolamento, insieme allo Statuto dell’Organismo di Mediazione, viene depositato presso il Ministero della Giustizia ai sensi dell’artt.16 del Decreto Legislativo n.28/2010 e del Decreto Ministeriale n.180/2010 ai fini dell’iscrizione nel Registro degli Organismi.
Le norme e le disposizioni contenute nel presente Regolamento entrano in vigore il giorno successivo all’approvazione da parte del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Frosinone.
Art.15 ( Modifiche del Regolamento )
Ogni modifica del Regolamento deve essere approvata dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Frosinone, su proposta dell’O.d.M. e deve essere comunicata al Ministero della Giustizia ai sensi dell’art.16, terzo comma, del Decreto Legislativo n.28/2010.
Ogni ulteriore modifica del Regolamento diviene efficace decorsi sessanta giorni dal compimento delle formalità di cui al comma precedente, senza che il Ministero della Giustizia abbia rilevato illegittimità o incongruenze.