Contract
TITOLO Convenzione di Accreditamento tra ACCREDIA e Organismi che svolgono servizi di valutazione della conformità (CABs)
SIGLA CO
REVISIONE 07
DATA 12-07-2021
REDAZIONE
IL RESPONSABILE DEL SISTEMA DI GESTIONE
APPROVAZIONE
IL DIRETTORE GENERALE
AUTORIZZAZIONE ALL’ EMISSIONE IL PRESIDENTE
1/18
ENTRATA IN VIGORE 19-07-2021
CONVENZIONE
TRA
ACCREDIA - L’Ente Italiano di Accreditamento - Associazione legalmente riconosciuta il 16-07-2009, - in persona del suo Presidente, prof. Xxxxxxx Xx Xxxxxx, con sede legale in Roma (00161), Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx 0/0, C.F./P.IVA: 10566361001 (qui di seguito, per brevità, indicata come: “ACCREDIA”)
- da una parte - E
il/la – (Soggetto Giuridico)______________________________ - nella persona del suo Legale Rappresentante, Nome Cognome, o il/la delegato/a Nome Cognome, con sede in
_____________________________, C.F/P.IVA ___________________________ (di seguito, per brevità, indicato/a come “CAB”).
Di seguito il CAB, salvo che non venga espressamente qualificato, può essere indifferentemente un:
• Organismo di Certificazione di Sistema;
• Organismo di Certificazione di Persone;
• Organismo di Certificazione di Prodotto/Servizio;
• Organismo di Ispezione;
• Organismo di Validazione;
• Organismo di Verifica;
• Organismo di Convalida;
• Laboratorio di Taratura;
• Laboratorio di Prova;
• Laboratorio Medico;
• Organizzatore di Prove Valutative (PTP);
• Produttore di Materiali di Riferimento (RMP);
• Biobanche (BBK)
• altro tipo di Laboratorio, o di Organismo di Valutazione di Conformità di terza parte indipendente.
- dall’altra parte -
(ACCREDIA e CAB di seguito, per brevità, indicati, quando richiamati collettivamente, come “Parti”, quando richiamati singolarmente, come “Parte”)
Premesso che
a) ACCREDIA è una Associazione senza scopo di lucro legalmente riconosciuta in data 16-07-2009;
b) ACCREDIA è l’Ente unico nazionale di Accreditamento dei CAB;
c) la scelta di ACCREDIA come unico fornitore è stata effettuata visto il Decreto del 22.12.2009, art.2, ove si prevede che: “ai sensi dell’art.4, comma 2 della Legge n.99 del 23.07.2009 (n.d.r.), ACCREDIA Associazione senza scopo di lucro dotata di personalità giuridica di diritto privato… è designata quale organismo nazionale italiano di accreditamento”, considerata l’esclusività in Italia del servizio richiesto;
d) ACCREDIA è firmatario, di accordi multilaterali di mutuo riconoscimento:
- della European Cooperation for Accreditation (EA-MLA);
- della International Laboratory Accreditation Cooperation (ILAC-MRA);
- della International Accreditation Forum (IAF-MRA);
per gli ambiti sopra riportati, in funzione delle norme di valutazione della conformità riconosciute da EA, ILAC e IAF ad esclusione degli schemi Validazione e Verifica (ISO/IEC 17029) e BBK per i quali gli accordi EA MLA non sono ancora vigenti;
e) la verifica di conformità dei CAB ai requisiti previsti dalla normativa applicabile (Regolamento CE 765/2008, Decreto di designazione di ACCREDIA del 22-12-2009) per l’Accreditamento (di seguito, per brevità, denominato come: “Accreditamento”), viene effettuata con le modalità e le prescrizioni previste nei documenti ACCREDIA (es: Regolamenti Generali e Tecnici, Tariffario) applicabili a ciascuna tipologia di CAB, pubblicati sul sito internet xxx.xxxxxxxx.xx e disponibili presso la sede ACCREDIA (di seguito, per brevità, indicati come: “Documenti”), nel rispetto della norma UNI XXX XX XXX/XXX 00000;
f) l’Accreditamento non comporta una diminuzione delle responsabilità associate alle attività svolte dai CAB;
g) i CAB sono gli unici soggetti responsabili nei confronti dei terzi per tutta l’attività dagli stessi svolta;
h) l’Accreditamento consiste in una dichiarazione di adeguatezza (adequacy audit e non quindi compliance o conformity audit) dell’organizzazione e delle procedure adottate dal CAB nel fornire un servizio competente, coerente e imparziale, così come risulta attraverso il pieno soddisfacimento delle norme/regolamenti di riferimento;
i) l’Accreditamento è volontario, salvo i casi in cui sia reso obbligatorio da una specifica normativa ed aperto a qualsiasi CAB, che abbia i requisiti previsti dalla normativa applicabile e dalle prescrizioni ACCREDIA indicate nei Documenti;
j) il CAB ha volontariamente richiesto ad ACCREDIA l’Accreditamento per lo/gli schema/i riportati nell’Allegato al Certificato di accreditamento (di seguito, per brevità, indicato come: “Certificato di Accreditamento”);
k) il CAB ha dichiarato di avere tutte le dotazioni/risorse necessarie previste dalla normativa applicabile e dalle prescrizioni ACCREDIA indicate nei Documenti per ottenere l’Accreditamento;
l) ACCREDIA, avendo verificato, con le modalità previste nei Documenti, la sussistenza dei requisiti previsti dalla normativa applicabile e dalle prescrizioni ACCREDIA, intende accreditare il CAB per gli schemi, (es. sistemi/persone/prodotti/servizi di ispezione/ dichiarazioni/ prove/ esami/ tarature/ produttore di materiali di riferimento/organizzatore di prove valutative/biobanking) riportati nel Certificato di Accreditamento e nei relativi allegati;
m) ACCREDIA e il CAB, pertanto, definiscono e regolano con la presente Convenzione i propri rapporti come di seguito indicati.
Tutto ciò premesso, tra ACCREDIA e CAB
SI CONVIENE QUANTO SEGUE
ART. 1
Efficacia delle premesse e dei documenti di accreditamento
Le premesse ed i Documenti costituiscono parte integrante ed essenziale, cioè patto, della presente Convenzione.
ART. 2 OGGETTO
2.1. Con la presente Convenzione ACCREDIA conferma, a seguito del buon esito delle attività di verifica effettuate svolte, la concessione al CAB dell’Accreditamento per lo/gli schema/i, le sedi e la durata riportati nel Certificato di Accreditamento e nei relativi allegati.
2.2. Il CAB sarà identificato con il numero riportato sul certificato di accreditamento.
2.3. L’Accreditamento viene concesso alle condizioni previste nella presente Convenzione, nonché nei Documenti.
2.4. I soggetti responsabili dell’esecuzione della presente Convenzione sono:
- per il CAB: coloro i quali sono stati indicati nella domanda di accreditamento e/o sue eventuali modifiche.
- per ACCREDIA: il Direttore di Dipartimento e, nell’ambito delle istruzioni ricevute, i funzionari da costui delegati i cui recapiti sono indicati al successivo art.14.1.
ART. 3
Obbligazioni a carico di ACCREDIA
3.1. ACCREDIA, avendo verificato, con le modalità previste nei Documenti, la conformità del CAB ai requisiti per l'Accreditamento previsti dalla normativa applicabile e dai Documenti,
autorizza il CAB a citare tale conformità relativamente alle attività accreditate e nella propria documentazione, con le modalità e nei limiti consentiti dai Documenti.
3.2. ACCREDIA provvede a programmare ed effettuare, o far effettuare, le necessarie attività per verificare la persistenza dei requisiti per l’Accreditamento e l'esito di eventuali azioni correttive. Le attività di verifica e le visite di valutazione vengono effettuate con le modalità previste nei Documenti.
3.3. ACCREDIA si obbliga a pubblicare ed aggiornare periodicamente sul sito internet xxx.xxxxxxxx.xx, l'elenco dei CAB che hanno ottenuto l’Accreditamento.
3.4. ACCREDIA si obbliga a comunicare al CAB, con la necessaria tempestività e con le modalità indicate all’art. 14, l’avvenuta modifica dei Documenti.
3.5. ACCREDIA, si obbliga a comunicare al CAB, con la massima tempestività l’interruzione dell’erogazione delle attività di accreditamento per un determinato schema.
3.6. ACCREDIA si obbliga a comunicare al CAB se intende subappaltare delle attività ad altri Enti di Accreditamento firmatari degli accordi EA MLA/BLA, IAF MLA e ILAC MRA.
3.7. ACCREDIA si impegna a pubblicare i Documenti aggiornati sul sito internet xxx.xxxxxxxx.xx.
3.8. ACCREDIA si obbliga a comunicare al CAB, con la necessaria tempestività e con le modalità indicate nei Regolamenti di Accreditamento, le delibere dei Comitati Settoriali di accreditamento. Per le delibere di provvedimenti sanzionatori, ACCREDIA si impegna a darne decorrenza dalla data di ricezione della comunicazione da parte del CAB, salvo diverse indicazioni riportate sul provvedimento stesso.
3.9. ACCREDIA, controlla che il CAB attui tutte le operazioni tecniche e procedurali che consentono e garantiscono il trasferimento delle unità di misura dal livello di riferimento dei campioni primari a quello applicativo, attraverso una catena ininterrotta di confronti.
3.10. ACCREDIA si impegna ad informare, allorquando il CAB in questione può essere qualificato come “contro interessato” in base alla normativa vigente., il CAB tramite lettera raccomandata A/R o Posta Elettronica Certificata – PEC, della richiesta ad essa pervenuta, di accesso ai documenti in proprio possesso che lo riguardano, ai sensi della legge 7 agosto 1990 n. 241 e del D.P.R. 12 aprile 2006 n. 184.
ART. 4 Obbligazioni a carico del CAB
4.1. Il CAB, con la sottoscrizione della presente Convenzione, dà atto di aver preso conoscenza e di aver accettato tutti i requisiti e gli obblighi previsti nei Documenti.
4.2. Il CAB, se stabilito in Italia, ai sensi del Reg.(CE) 765/2008, si impegna ad essere conforme al Reg.(CE) N.765/2008, e richiedere l’autorizzazione di ACCREDIA, prima di richiedere un qualsiasi accreditamento (nuovo accreditamento o estensione) ad altri Enti di Accreditamento, sia Europei, che extraeuropei, al fine di svolgere la propria attività in altri Paesi, specificando quali.
Inoltre, in applicazione dell’art.7 del Reg.(CE) N.765/2008 e dei documenti EA/IAF/ILAC in materia di accreditamenti transfrontalieri, il CAB autorizza la condivisione di informazioni relative al CAB tra ACCREDIA e gli Enti di accreditamento dei Paesi in cui sono ubicate sedi estere del CAB, anche se questi non eseguono direttamente la valutazione. Inoltre, nel caso in cui una verifica venisse svolta da ACCREDIA in Europa ma al di fuori dell’Italia, il CAB non può rifiutare l’eventuale partecipazione dell’ente di accreditamento locale alla valutazione, rivalutazione e monitoraggio dei processi.
4.3 Il CAB si impegna a rispettare in modo continuativo i requisiti per il mantenimento dell’accreditamento per lo scopo per il quale è stato concesso e a collaborare con ACCREDIA in modo che possa verificare l’adempimento di tali requisiti. Questo comprende anche l'obbligo a tenersi costantemente aggiornato sulle modifiche che ACCREDIA apporterà ai Documenti che verranno pubblicati da ACCREDIA stesso secondo le modalità indicate all’art. 3.4 e la disponibilità ad accettare ed uniformarsi a tali modifiche, salvo che non decida di esercitare il diritto previsto all’art. 5 di recedere dalla presente Convenzione.
4.4 Il CAB si impegna ad informare ACCREDIA se non è più in condizione di soddisfare i requisiti per l’accreditamento.
4.5. Il CAB si obbliga ad informare dell'esistenza della presente Convenzione qualsiasi utente che richieda l'esecuzione di attività accreditate, consentendo all'utente di prendere visione della presente Convenzione, incluse le prescrizioni contenute nei Documenti.
4.6. Il CAB si impegna a rispettare il Regolamento di ACCREDIA sull’uso del marchio di accreditamento e a pubblicizzare l’accreditamento solo rispetto allo scopo per il quale è stato accreditato, nonché ad utilizzare il contenuto delle delibere di accreditamento nell’esercizio delle proprie attività, solo a seguito della pubblicazione delle stesse sul sito web di ACCREDIA.
4.7 Il CAB si impegna ad informare tempestivamente i clienti coinvolti, in merito a sospensioni, riduzioni o revoche del proprio accreditamento e relative conseguenze.
4.8. Il CAB garantisce che:
a) Tutte le attività accreditate sono effettuate secondo la normativa applicabile, le prescrizioni ACCREDIA indicate nei Documenti e le prescrizioni indicate in ogni documento di riferimento riportato nell'Allegato al Certificato di Accreditamento;
b) la propria attività viene svolta in conformità ai requisiti previsti per l’ottenimento dell'Accreditamento che comprende, ove applicabile, la verifica della capacità dell'organizzazione cliente di fornire con regolarità un prodotto che soddisfi i requisiti del cliente e quelli cogenti applicabili in coerenza con l’ambito di applicazione del certificato.
4.9. Ove applicabile in base ai Documenti, il CAB si obbliga ad acconsentire che gli Ispettori ACCREDIA effettuino visite di valutazione delle attività accreditate, ed altre tecniche di valutazione previste dai Regolamenti ACCREDIA (a titolo di esempio: visite senza preavviso, attività di mistery audit, Market Surveillance Visit ecc…) presso la/e propria/e sede/i e presso i propri clienti/fornitori a cui queste vengono subappaltate inserendo tale possibilità negli accordi con questi ultimi, al fine di accertare il mantenimento della conformità del CAB stesso ai requisiti per l'Accreditamento. Talune attività di valutazione potranno essere svolte da ACCREDIA anche in modalità “da remoto”.
Il CAB si obbliga a prestare tutta la collaborazione necessaria affinché gli Ispettori possano esaminare i documenti, le registrazioni, le attività svolte, i locali e quant’altro necessario per la valutazione del CAB rispetto ai criteri stabiliti per l’Accreditamento.
4.10. Il CAB si obbliga a pagare i costi delle attività di valutazione effettuate e i diritti annui di mantenimento dell'accreditamento previsti nel Tariffario, secondo le condizioni ivi previste.
4.11. Il CAB si impegna ad informare immediatamente ACCREDIA circa:
a) l'eventuale interruzione nell’esecuzione delle attività accreditate;
b) l'eventuale variazione della composizione societaria, il trasferimento della titolarità dell’accreditamento ad un nuovo soggetto giuridico, a seguito di una modifica della ragione sociale, la cessione di ramo d’azienda ad altro CAB o altra variazione societaria;
c) l'eventuale variazione delle sedi del CAB (es. apertura, trasferimento e/o chiusura della/e sede/i nella quale vengono eseguite le attività accreditate);
d) ogni sostanziale variazione dell’organizzazione, dell’alta Direzione o del personale responsabile del CAB rispetto a quanto comunicato in precedenza:
- modifica del personale Direttivo;
- modifica della persona preposta a tenere i contatti con l’ente di Accreditamento;
- variazione dei delegati alla firma per l’emissione dei rapporti di prova/certificati di taratura/documenti associati ad un materiale di riferimento.
Inclusi gli Organi di Amministrazione, di rappresentanza delle parti interessate (ove previsti) del soggetto responsabile del rilascio delle valutazioni di conformità;
e) ogni variazione dello scopo di accreditamento, secondo le modalità definite dai Regolamenti Generali e Tecnici di ACCREDIA;
f) ogni altra sostanziale variazione o modifica che possa inficiare la capacità del CAB di mantenere la propria conformità ai requisiti per l'Accreditamento.
4.12. Il CAB dichiara espressamente di essere responsabile di tutta l’attività svolta e che, in nessun caso, potrà essere imputata ad ACCREDIA, per tale attività, alcuna responsabilità, impegnandosi a tenere indenne e manlevare ACCREDIA da ogni e qualsiasi pretesa, domanda e/o azione eventualmente vantata o proposta da terzi nei confronti di ACCREDIA a causa dell’attività posta in essere dal CAB stesso in virtù della presente Convenzione.
4.13. Il CAB si assume ogni responsabilità nei confronti di terzi per l’attività dallo stesso svolta in virtù della presente Convenzione.
4.14. Il CAB si obbliga a rispettare tutte le prescrizioni di sicurezza sui luoghi di lavoro applicabili così come previste dalla normativa in materia e a fornire ad ACCREDIA, in fase di programmazione delle attività di valutazione su campo, informazioni dettagliate circa le misure di prevenzione, protezione e di emergenza adottate, con l’invio del modulo MD-19 entro 10 (dieci) giorni solari dalla data della verifica ispettiva, salvo i casi di sorveglianza non programmata, a cui si applicano 7 (sette) giorni lavorativi.
4.15. Nei casi elencati al punto 4.11 il CAB si obbliga a sottoporre ad ACCREDIA i nominativi dei nuovi designati ed i loro curriculum vitae et studiorum. Per tali figure si intende accettata la copertura del ruolo in assenza di contestazione di ACCREDIA entro 30 gg dalla ricezione.
4.16. Il CAB si impegna ad assicurare l’accesso degli Ispettori di ACCREDIA presso i siti dei Clienti presso cui il CAB rende/esegue attività per cui è accreditato, anche in assenza di preavviso.
4.17. Il CAB si obbliga ad assicurare l’accesso degli Ispettori ACCREDIA ai siti dei fornitori presso cui subappalta/esternalizza, nel rispetto delle prescrizioni indicate nei Documenti, attività per cui è accreditato.
4.18. Il CAB si impegna a non intraprendere alcuna azione che possa essere considerata dannosa per la reputazione di ACCREDIA o tale da portare discredito per le attività di accreditamento.
4.19. Il CAB si impegna per l’approfondimento e la risoluzione di qualunque reclamo, di cui venga messo a conoscenza da parte di ACCREDIA e che riguardi il suo accreditamento.
4.20. Il CAB è tenuto ad informare tempestivamente ACCREDIA di tutti i procedimenti giudiziari pendenti che riguardano le attività coperte dall’accreditamento. Il CAB è tenuto altresì ad informare tempestivamente ACCREDIA in merito ai provvedimenti amministrativi e giudiziari relativi al personale interno ed esterno del CAB, sempre in relazione alle attività coperte dall’accreditamento. Il CAB non deve trasmettere ad ACCREDIA dati giudiziari, come previsto dalle disposizioni vigenti in tema di privacy.
4.21. Obblighi specifici per il CAB qualora sia un: Laboratorio di Prova o un Laboratorio Medico (di seguito, per brevità, denominato come “Laboratorio”) o un PTP:
a) Il Laboratorio/PTP, qualora ritenga che sia intervenuta una indisponibilità o deterioramento delle risorse umane e strumentali per l’esecuzione delle prove/prove valutative, si obbliga a sospendere l'emissione di rapporti di prova/prova valutativa con Xxxxxxx ACCREDIA e/o con qualsiasi riferimento all’Accreditamento, limitatamente alle prove/prove valutative interessate dalla deficienza prospettata sino a risoluzione del problema. In tale caso il Laboratorio/PTP ne dà comunicazione ad ACCREDIA a mezzo lettera raccomandata A/R. La ripresa dell'emissione dei rapporti di prova/prova valutativa con il Marchio ACCREDIA e/o con qualsiasi riferimento all’Accreditamento può avvenire soltanto dopo che le necessarie azioni correttive poste in essere dal Laboratorio/PTP siano state verificate da ACCREDIA.
b) il Laboratorio/PTP si obbliga, qualora ACCREDIA lo ritenga necessario, ad effettuare le prove richieste da ACCREDIA nell'ambito delle visite di valutazione, o al di fuori di esse, inclusa la partecipazione ai circuiti interlaboratorio ed alle prove valutative, come definite nei Documenti applicabili. In tal caso ACCREDIA ed il Laboratorio si accorderanno sulle modalità operative. Le spese inerenti tali prove saranno a carico del Laboratorio.
c) il Laboratorio/PTP si impegna a rispettare i requisiti previsti dalle autorità a livello legislativo (es. quelli riguardanti le professioni sanitarie).
4.22. Obblighi specifici per il CAB qualora sia un: Laboratorio di Taratura (di seguito, per brevità, denominato come “LAT”) o un Produttore di materiali di riferimento (di seguito, per brevità, denominato come “RMP”) o una Biobanca (di seguito, per brevità, denominato come “BBK”):
a) il LAT/RMP si obbliga ad effettuare tarature e misurazioni accreditate garantendo la riferibilità metrologica dei risultati prodotti operando in conformità alle prescrizioni della normativa e della legge, applicando i principi di XXXX X00 “ILAC Policy on the Traceability of Measurement Results” secondo la politica pubblicata da ACCREDIA;
b) il/la LAT/RMP/BBK, qualora ritenga che sia intervenuta una indisponibilità o deterioramento delle risorse umane e strumentali per l’esecuzione delle tarature o delle produzioni di materiali di riferimento o dell’attività di biobanking, si obbliga a sospendere l'emissione di certificati di taratura, di documenti associati ad un materiale di riferimento con Xxxxxxx ACCREDIA e di rapporti di materiale biologico , limitatamente ai settori interessati dalla deficienza prospettata sino a risoluzione del problema. In tale caso il/la LAT/RMP/BBK si obbliga a darne comunicazione ad ACCREDIA e a riprendere le attività soltanto dopo che ACCREDIA avrà positivamente valutato le necessarie azioni correttive;
c) il/la LAT/RMP/BBK si obbliga, qualora ACCREDIA lo ritenga necessario, ad effettuare le tarature o la produzione di materiali o le attività di biobanking (complete o parziali) richieste da ACCREDIA nell'ambito delle valutazioni su campo, o al di fuori di esse;
d) il LAT/RMP si obbliga, per le conferme metrologiche delle proprie dotazioni, a rispettare la periodicità di tarature e controlli intermedi stabilita nelle procedure tecniche approvate da ACCREDIA;
e) il/la LAT/RMP/BBK si obbliga a trasmettere ad ACCREDIA le informazioni relative ai certificati di taratura, ai certificati di materiali di riferimento o ai rapporti di materiale biologico emessi sotto accreditamento, secondo le procedure definite da ACCREDIA in apposite istruzioni;
f) il/la LAT/RMP/BBK autorizza ACCREDIA a pubblicare sul proprio sito i nominativi del personale di riferimento per le attività accreditate.
4.23. Obblighi specifici per il CAB qualora sia un: Organismo di Certificazione di Sistema, Organismo di Certificazione di Persone, Organismo di Certificazione di Prodotto/Servizio, Organismo di Ispezione, Organismo di Validazione, Organismo di Verifica, Organismo di Convalida (di seguito, per brevità, denominato come: “Organismo”):
a) tutti gli Organismi (accreditati per gli schemi Sistemi di Gestione, Prodotto e Persone) sono tenuti a trasmettere ad ACCREDIA i dati relativi ai soggetti in possesso di certificazioni da essi rilasciate, secondo le procedure definite da ACCREDIA in apposite istruzioni. È obbligo dell’Organismo trasmettere ad ACCREDIA (tramite il servizio web – SIAC - messo a disposizione da ACCREDIA con la collaborazione di una società di servizi, direttamente tramite accesso al sito di ACCREDIA o di soggetti terzi indicati da ACCREDIA), informazioni tempestive e corrette in merito ai certificati emessi sotto la propria responsabilità, nonché comunicare tempestivamente ogni informazione relativa alla revoca delle certificazioni, nello schema SGQ, settore IAF 28, anche ai fini di legge;
b) gli Organismi rimarranno quindi responsabili in via esclusiva nei confronti degli enti fruitori del servizio offerto (Es: ANAC, SOA, società appaltanti, mercato in generale…), ed ACCREDIA, per qualsiasi danno derivante da inesattezze e/o non tempestiva pubblicazione dei dati, manlevando di conseguenza ACCREDIA, da qualsiasi onere, contestazione o richiesta di risarcimento danni in merito a tali negligenze o inadempimenti. Le informazioni raccolte da ACCREDIA potranno quindi essere pubblicate sul sito web di ACCREDIA, ed, essendo comunque informazioni già disponibili al pubblico sullo stesso sito di ACCREDIA, le stesse potranno essere fornite da ACCREDIA a soggetti terzi utilizzatori della certificazione (es: Camere di Commercio, Istituti di Ricerca, CRIF, CERVED, ANAC, ENEA, IAF, Istituti di credito ecc..), anche nella loro totalità e completezza, perché i soggetti destinatari possano a loro volta farsi tramite per la loro divulgazione al pubblico, quando le stesse informazioni fossero già state divulgate da ACCREDIA;
c) l’Organismo si impegna a contribuire, secondo le proprie possibilità ed i propri interessi, alle attività svolte da ACCREDIA per il miglioramento degli schemi di Accreditamento già in essere e lo sviluppo di nuovi schemi di Accreditamento, nei termini previsti dalle prassi in vigore. ACCREDIA provvederà a fornire all’Organismo tutte le informazioni utili a ottimizzare il coinvolgimento dell’Organismo nelle attività di cui sopra;
d) l’Organismo si impegna a comunicare ad ACCREDIA il dato di fatturato relativo alle attività di valutazione di conformità svolte sotto Accreditamento, nei termini di cui al Tariffario ACCREDIA, nonché a fornire ad ACCREDIA tutte le evidenze oggettive da questi, eventualmente, richieste a conferma della correttezza e congruenza del dato medesimo. In aggiunta ai dati sul fatturato, è facoltà di ACCREDIA richiedere informazioni in merito ai volumi delle valutazioni di conformità rilasciate, agli Ispettori, al numero delle giornate di verifica, e ogni altra ulteriore informazione che possa essere rilevante per tenere sotto controllo il servizio oggetto di accreditamento;
e) l’Organismo deve trasmettere tempestivamente ad ACCREDIA, quando richiesto, la programmazione aggiornata e completa relativa alle proprie attività ispettive e ogni altra informazione necessaria all’effettuazione delle verifiche da parte ACCREDIA, in tempo utile per la relativa pianificazione. Per gli schemi di certificazione che non prevedono una pianificazione come per alcune certificazioni e ispezioni in ambito cogente, il CAB dovrà comunque fornire la massima collaborazione con ACCREDIA-DC per l’individuazione delle attività che dovranno essere oggetto di VA.
I CAB devono inviare altresì su richiesta di ACCREDIA DC, l’elenco di tutte le verifiche svolte nel periodo indicato da ACCREDIA-DC al fine di permettere l’effettuazione delle attività di market surveillance visit.
In caso di mancato invio della programmazione e dopo il secondo sollecito, la situazione sarà presentata al Comitato Settoriale di competenza per l’adozione di eventuali provvedimenti sanzionatori.
f) l’Organismo si impegna a mantenere aggiornati i documenti nella sezione struttura del CAB dell’area riservata del sito web di ACCREDIA;
g) l’Organismo deve consentire ad ACCREDIA, come previsto dai Regolamenti di Accreditamento, di prendere visione dei documenti contabili durante le verifiche in sede;
h) l’Organismo accreditato si impegna a non emettere documenti di attestazione della conformità (certificati di conformità, rapporti di ispezione, dichiarazioni di validazione/ verifica) non accreditati nello stesso scopo per cui ha ottenuto l’accreditamento;
i) l’Organismo accreditato per certificazioni di sistemi di gestione si impegna a non erogare consulenza ad organizzazioni su nessun sistema di gestione, anche nei sistemi di gestione in cui non fosse accreditato;
j) l’Organismo, qualora ritenga che sia intervenuta una indisponibilità o deterioramento delle risorse umane e strumentali per l’esecuzione delle attività di valutazione della conformità, si obbliga a sospendere l'emissione di certificati/rapporti di ispezione/dichiarazioni con Xxxxxxx ACCREDIA, limitatamente ai settori di Accreditamento interessati dalla deficienza prospettata sino a risoluzione del problema. In tale caso l’Organismo ne dà comunicazione ad ACCREDIA a mezzo lettera raccomandata A/R, per e-mail o a mezzo PEC. La ripresa dell'emissione dei certificati/rapporti di ispezione/dichiarazioni con il Marchio ACCREDIA può avvenire soltanto dopo che le necessarie azioni correttive poste in essere dall’Organismo siano state verificate da ACCREDIA.
ART. 5
Recesso e Revoca
5.1. Il CAB può recedere dalla presente Convenzione in ogni momento, tramite lettera raccomandata A/R o a mezzo PEC, da inviare ad ACCREDIA.
5.2. Il CAB in caso di recesso o di revoca ha l'obbligo di: 1) informare i richiedenti le attività accreditate, con i quali è in contatto in quel periodo, dell’intervenuto recesso dalla presente Convenzione; 2) cessare immediatamente l'emissione di certificati, rapporti di prova e di ispezione, report, dichiarazioni, certificati di tarature recanti il Marchio ACCREDIA, qualsiasi riferimento all'Accreditamento e qualsiasi forma di pubblicità o di utilizzo dell’Accreditamento;
3) restituire ad ACCREDIA in originale il Certificato di Accreditamento, se in suo possesso in formato cartaceo; 4) non dichiararsi CAB Accreditato.
5.3. A garanzia dei richiedenti le attività del CAB, ACCREDIA si riserva di rendere noto, nelle sedi e con le modalità più opportune, ivi compreso il proprio sito web, l’intervenuto recesso dalla presente Convenzione.
5.4. La revoca/rinuncia dell'accreditamento non comporta la decadenza degli obblighi contrattuali nei confronti di ACCREDIA che si riserva di poter avviare le procedure di riscossione coattiva e di recupero delle spese, maggiorate di interessi, nelle forme previste dalla legge.
ART. 6
Durata della Convenzione
6.1. La presente Convenzione decorre dalla data di delibera della concessione del primo accreditamento. Mantiene la sua efficacia per tutto il periodo di validità degli accreditamenti concessi, come indicato sui singoli Certificati e previsto dai Regolamenti di accreditamento.
La Convenzione perderà definitivamente efficacia con la delibera che determina la cessazione della vigenza dell’ultimo accreditamento annotato.
6.2. Variazioni agli elementi che caratterizzano gli schemi accreditati (es. settori, estensioni, tipi di prove, esami, prove valutative, materiali di riferimento, tarature e misure, campi di misura, incertezze, etc.) possono essere attuati durante la vigenza della Convenzione senza che sia necessario rinnovare o modificare la Convenzione, mediante richiesta formale ad ACCREDIA la quale, dopo le opportune verifiche, apporterà le necessarie modifiche e/o integrazioni al Certificato di Accreditamento e ai relativi allegati.
6.3. Nel caso di cambiamento della ragione sociale o della denominazione sociale del CAB, ACCREDIA provvederà alle necessarie verifiche e, successivamente, all’emissione di un nuovo Certificato di Accreditamento e dei relativi allegati con i dati aggiornati senza che, per questo, sia necessario sottoscrivere una nuova Convenzione. Tuttavia se la variazione comporta la modifica del soggetto giuridico del CAB (es. cambio di Codice Fiscale e/o Partita IVA) o in caso di trasferimento della titolarità dell’accreditamento, il CAB dovrà sottoscrivere una nuova convenzione di accreditamento, in sostituzione della presente.
6.4. ACCREDIA si riserva unilateralmente la facoltà di modificare in tutto o in parte il testo della presente Convenzione, in caso di intervenute modifiche di legge, modifiche procedurali o di requisiti per l’accreditamento, dandone idonea comunicazione al CAB.
Il CAB ha il diritto di rinunciare all’accreditamento entro sei mesi dalla data di ricezione della comunicazione di intervenuta modifica, ferme restando le obbligazioni a suo carico di cui al precedente art. 5.
ART. 7 Corrispettivi e Tariffario
Le Parti di comune accordo stabiliscono che i corrispettivi dovuti dal CAB ad ACCREDIA sono determinati in base al tariffario vigente. Nel caso di CAB appartenenti a Pubbliche Amministrazioni, i corrispettivi saranno erogati nel pieno rispetto della L.136/2010 sulla tracciabilità dei pagamenti effettuati dalle Pubbliche Amministrazioni; in particolare ACCREDIA assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari, ai sensi dell’art. 3, comma 8, L.136/2010.
In caso di variazione delle tariffe, ancorché vi sia un preventivo approvato, i servizi verranno fatturati alle tariffe vigenti al momento della prestazione eseguita.
Nel periodo di preavviso, al CAB che si avvale della facoltà di recesso, vengono praticate le tariffe anteriori alla variazione, per le sole attività svolte fino al momento della cessazione dell’accreditamento.
Il CAB ha il diritto di rinunciare all’accreditamento entro sei mesi dalla data di ricezione della comunicazione di modifica del Tariffario.
ART. 8
Regime Fiscale
La presente Convenzione, inviata per corrispondenza e pertanto non soggetta a imposta di bollo, prevede prestazioni assoggettate ad IVA e pertanto, in caso di registrazione, sconterà l'imposta fissa.
ART. 9 Foro competente
Per la risoluzione di ogni controversia che dovesse insorgere nell’interpretazione, nell’esecuzione o a seguito della risoluzione della presente convenzione ed agli obblighi derivanti dalla stessa, previo ricorso alla procedura di Conciliazione camerale così come stabilita nel “Regolamento unico di conciliazione” redatto da Unioncamere, le Parti eleggono come foro competente in via esclusiva il Foro di Roma, con concorde ed espressa esclusione di ogni eventuale altro foro concorrente o alternativo.
ART. 10 Conservazione
Copia della presente Convenzione deve essere conservata presso la/e sede/i del CAB, completa dei Documenti aggiornati.
ART. 11 Dichiarazioni del CAB
11.1. Il CAB, presa visione dei diritti e doveri descritti nella presente Convenzione, nonché nei Documenti, si obbliga a rispettare tutti i doveri ad esse facenti capo.
11.2. Il CAB dichiara e garantisce di avere tutte le dotazioni/risorse previste dalla normativa applicabile e dalle prescrizioni ACCREDIA indicate nei Documenti.
11.3. Il CAB dichiara e garantisce espressamente, assumendosene ogni responsabilità, che ogni dichiarazione fatta ad ACCREDIA sia per iscritto e sia durante le visite di valutazione corrisponde a verità.
11.4. Il CAB dichiara e garantisce espressamente, assumendosene ogni responsabilità, che tutti i dati riportati nei documenti presentati ad ACCREDIA sia durante le visite di valutazione, sia al di fuori di esse, corrispondono a verità.
ART. 12
Clausola Risolutiva espressa
12.1. Le Parti concordemente stabiliscono che ACCREDIA avrà la facoltà di risolvere di diritto, ai sensi dell’art. 1456 C.c., la presente convenzione, allorquando il CAB sia inadempiente anche ad una sola delle obbligazioni di cui agli articoli 4, 7, 11, 13 e 19 del presente accordo, salvo il diritto di ACCREDIA alla richiesta di risarcimento dei danni.
12.2. ACCREDIA comunicherà per iscritto l’avvenuta risoluzione di diritto della presente convenzione allorquando verrà deliberata dal Comitato Settoriale di Accreditamento.
12.3. Le Parti espressamente prevedono inoltre che la presente Convenzione si risolva di diritto immediatamente nei seguenti casi:
a) fallimento del CAB o cessazione dell’attività;
b) mancato pagamento da parte del CAB delle somme dovute ad ACCREDIA, qualora la morosità si protragga oltre 180 giorni dalla comunicazione del provvedimento di sospensione inviata da ACCREDIA;
c) quando ACCREDIA venga a conoscenza di:
- situazioni oggettive che avrebbero impedito la stipula della Convenzione stessa;
- fatti che dimostrino non essersi verificata l'ipotesi di competenza ed imparzialità del CAB;
- comportamenti fraudolenti da parte del CAB;
- variazioni sostanziali della compagine sociale ovvero della proprietà e/o della gestione del CAB che comportino il venir meno dei requisiti necessari per l’Accreditamento.
12.4. A garanzia dei richiedenti le attività del CAB, ACCREDIA si riserva di rendere nota, nelle sedi e con le modalità più opportune, ivi compreso il proprio sito web, l’intervenuta risoluzione della presente Convenzione.
ART. 13 Clausola di Riservatezza
13.1. Le Parti si obbligano ad adottare ogni misura necessaria e possibile ad assicurare che ogni informazione e/o conoscenza tecnologica scambiata in ragione della conclusione e/o esecuzione della presente Convenzione, ovvero acquisita nel corso dello svolgimento delle attività oggetto della presente Convenzione, rimanga segreta e non venga divulgata a terzi.
13.2. Le Parti si impegnano, altresì, a non divulgare a terzi il contenuto dei rapporti relativi ad attività di valutazione della conformità, il cui proprietario è il destinatario, salvo i casi in cui ACCREDIA sia destinataria di una richiesta di accesso agli atti in proprio possesso che lo riguardano da parte di un terzo ai sensi della legge 7 agosto 1990 n. 241 e del D.P.R. 12 aprile 2006 n. 184 o per altri obblighi di legge.
13.3. Le Parti si obbligano ai sensi e per gli effetti dell’art. 1381 cod. civ. a far sì che i propri dipendenti, collaboratori, agenti, dirigenti e/o incaricati mantengano riservate e non divulghino le suindicate informazioni.
13.4. Ciascuna delle Parti si impegna a comunicare all’altra Parte, per iscritto, il verificarsi di un evento che dia luogo, ai sensi degli artt. 13.1 e 13.2, a divulgazione di informazioni riservate, con un preavviso di almeno 5 giorni rispetto alla data della divulgazione. Resta, comunque, inteso tra le Parti che, in caso di divulgazione, le stesse adotteranno tutte le misure necessarie e possibili ad evitare e/o a minimizzare gli effetti pregiudizievoli derivanti dalla divulgazione stessa.
13.5. Le restrizioni contenute nel presente articolo non saranno applicabili a:
a) ogni comunicazione o dichiarazione autorizzata dalla Parte interessata;
b) ogni comunicazione resasi assolutamente necessaria al fine del corretto e ordinario svolgimento della presente Convenzione, salvo l’obbligo, in tal caso, di avvertire preventivamente la Parte interessata della necessità della comunicazione e di ottenere da tale Parte la relativa autorizzazione. Nel caso in cui tale Parte si avvalga della facoltà di impedire la divulgazione di quanto sopra, rinunzia ad ogni contestazione e/o pretesa derivante da inadempimenti conseguenti al divieto di comunicazione;
c) qualsiasi informazione che sia di pubblico dominio, ove ciò non sia dovuto alla violazione del presente articolo.
13.6. Gli impegni di riservatezza previsti nel presente articolo continueranno ad essere in capo alle Parti pienamente vigenti ed efficaci anche a seguito della cessazione, comunque avvenuta, della presente Convenzione.
ART. 14 Comunicazioni
14.1. Tutte le comunicazioni inerenti alla presente Convenzione dovranno essere effettuate per iscritto, anche a mezzo fax, e-mail, PEC, o con ogni altro mezzo idoneo, ove non diversamente previsto, a certificare la ricezione della comunicazione e si intenderanno validamente ed efficacemente eseguite se effettuate secondo le seguenti disposizioni:
a) quanto ad ACCREDIA, presso le sedi del Dipartimento di competenza (Via X. Xxxxxxxx 0/0, 00000 Xxxx, Xxx Xxxxxx 00, 00000 Xxxxxx, Xxxxxx xxxxx Xxxxx, 00 00000 Xxxxxx);
b) quanto al CAB, presso la sua sede legale.
14.2. Le Parti espressamente prevedono la possibilità di modificare gli indirizzi dandone comunicazione scritta, nonché, per quanto attiene il CAB, il soggetto alla cui attenzione le comunicazioni devono essere inviate.
ART. 15 Elezione di Domicilio
Le Parti, ad ogni fine relativo alla presente Convenzione, compreso quello di eventuali notificazioni giudiziarie e di invio delle comunicazioni di cui ai precedenti articoli, eleggono domicilio presso le rispettive sedi indicate all’art. 14 che precede.
Eventuali modifiche degli indirizzi e/o dei numeri di fax (nonché, per quanto attiene il CAB del soggetto destinatario della comunicazione) indicati all’art. 14 e, quindi, della relativa elezione di domicilio, dovranno essere sollecitamente comunicate all’altra Parte con lettera raccomandata A/R.
ART. 16 Tolleranza
L’eventuale tolleranza di una Parte di comportamenti posti in essere dall’altra Parte in violazione delle disposizioni della presente Convenzione non costituisce, né può essere interpretata, quale rinuncia ai diritti derivanti dalle disposizioni violate o al diritto di esigere l’esatto adempimento in un momento successivo.
ART. 17 Trattamento dei Dati Personali
Le Parti si danno reciprocamente atto che il trattamento a cui sono sottoposti tutti i dati personali richiesti ed acquisiti all’atto dell’instaurazione e lo svolgimento del rapporto contrattuale oggetto della presente convenzione verranno effettuati nel rispetto del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati n. 679/2016 (di seguito “GDPR” o “Reg 679/2016”) e del D.Lgs. 196/2003 così come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
Il trattamento dei dati sarà funzionale alla gestione ed esecuzione di tutte le attività pertinenti al processo di accreditamento derivanti dalla presente Convenzione nonché, in generale, all’adempimento di tutti gli obblighi previsti dalla normativa applicabile e rientrante espressamente nell’ambito di applicazione dell’art. 6 del REG 679 comma 1 lettera b) c) ed e).
Il trattamento dei dati avverrà mediante strumenti manuali ed informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, con idonee misure di sicurezza tecniche ed organizzative in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati e per garantire un livello di sicurezza adeguato (REG 679/2016 art.32).
Il conferimento dei dati personali, con riferimento alla gestione dell’instaurazione e dello svolgimento del rapporto contrattuale, è obbligatorio.
Le Parti si danno reciprocamente atto che tutti i dati raccolti vengono detenuti in archivi e banche dati presso le rispettive sedi e trattati in funzione della gestione di tutti gli adempimenti connessi alla presente convenzione [REG 679/2016 art.6 comma 1 lettera b)].
É in capo ad entrambe le Parti, per i trattamenti di cui sono titolari, il soddisfacimento dei diritti degli interessati [REG 679/2016 art. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22]. Per poter esercitare i diritti presso ACCREDIA è possibile inviare una e-mail all’indirizzo xxxxxxx@xxxxxxxx.xx. ACCREDIA informa, per i trattamenti di cui è titolare, che è contattabile il Responsabile per la Protezione dei Dati all’indirizzo xxx@xxxxxxxx.xx.
Alcuni dati potranno inoltre essere conferiti in forma cartacea e/o elettronica a società esterne per archiviazione [REG 679/2016 art.6 comma 1 lettera f)]. In tal caso ACCREDIA ha provveduto a nominare la società terza Responsabile del trattamento, secondo quanto previsto dall’art. 28 del REG 679/2016.
Le Parti si danno atto che i dati non formeranno oggetto di comunicazione, se non in favore delle categorie di soggetti a cui dovranno essere comunicati in esecuzione degli obblighi derivanti dalla presente Convenzione, e neppure di diffusione [Reg. 679/2016 art.6 comma 1 lettera b) ed c)].
Riguardo ai dati riguardanti le figure professionali certificate, l’interessato è informato circa il trattamento dei suoi dati dal CAB. L’informativa, che deve soddisfare quanto previsto dagli artt. 13 e 14 del GDPR, deve elencare tutti i trattamenti, compresi quelli pertinenti alla pubblicazione nel database ACCREDIA delle Figure professionali Certificate. All’atto del trasferimento dei dati nel database di ACCREDIA al CAB è richiesta l’accettazione di un disclaimer che garantisca che l’informativa ha avuto luogo e che l’interessato ha dato il suo consenso1. In caso contrario il caricamento non ha luogo. [Reg. 679/2016 art.6 comma 1 punto a].
Non è previsto in nessun caso il trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale [Reg. 679/2016 art.13 comma 1 punto f)].
Il periodo di conservazione dei dati personali è in dipendenza a quanto stabilito dagli obblighi pertinenti all’accreditamento [Reg. 679/2016 art.13 comma 2 punto a)].
ART. 18 APPELLI
Il CAB può interporre appello avverso le decisioni assunte e gli atti compiuti da ACCREDIA nei suoi confronti, nell’ambito dell’esecuzione della presente convenzione, esponendo le ragioni del suo dissenso, conformemente a quanto previsto dallo Statuto e regolamentato nei Regolamenti di Accreditamento applicabili.
L’appello non interrompe comunque l’esecutività dei provvedimenti adottati nei confronti del CAB fino ad eventuale diverso pronunciamento della Commissione d’Appello.
1 ISO/IEC 17024 §7.3.3 L’Organismo di Certificazione deve garantire che le informazioni ottenute durante il processo di certificazione, o da fonti diverse dal richiedente, dal candidato o dalla persona certificata, non siano divulgate ad una parte non autorizzata senza il consenso scritto della persona (richiedente, candidato o persona certificata), eccetto i casi nei quali la legge preveda che tali informazioni siano divulgate.
ART. 19
Utilizzo del Marchio ACCREDIA
ACCREDIA autorizza il CAB ad utilizzare il Marchio ACCREDIA per tutta la durata della presente Convenzione esclusivamente nelle forme e con le modalità indicate nei Documenti e nel Regolamento per l’uso del Marchio.
Concessione dell'Accreditamento:
DATA
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Prof. Xxxxxxx Xx Xxxxxx
Presidente ACCREDIA
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Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 Cod. Civ., ACCREDIA dichiara di accettare specificatamente per iscritto i seguenti articoli: 2. Oggetto; 3. Obbligazioni a carico di ACCREDIA;
5. Recesso e Revoca; 7. Corrispettivo e Tariffario; 9. Foro Competente; 12. Clausola risolutiva espressa; 13. Clausola di riservatezza; 18. Appelli.
DATA
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Prof. Xxxxxxx Xx Xxxxxx
Presidente ACCREDIA
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