Questi termini e condizioni costituiscono l'accordo tra ACSQ Certification Body e ciascun Richiedente.

1 INTRODUZIONE

ACSQ segue i criteri specificati nella ISO/IEC 17021, che è lo Standard di riferimento per un organismo di certificazione riconosciuto.

Il presente accordo è disciplinato dalla legge Italiana.

2 CAMPO DI APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO DI REGISTRAZIONE

La valutazione e la certificazione dei sistemi di gestione è fatta rispetto alle norme ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 ed ogni altra norma richiesta dal richiedente per la quale ACSQ dispone delle necessarie qualificazioni. Il richiedente accetta di fornire tutte le informazioni necessarie per il sistema in esame.

3 DEFINIZIONI

Ai fini di questi termini e condizioni:

Richiedente si intende una persona giuridica o ente senza personalità giuridica che richiede la Certificazione del proprio Sistema di Gestione. Valutazione, una verifica dell'efficacia del Sistema di Gestione Qualità e / o Ambientale o di Salute e Sicurezza gestito dal richiedente attraverso l'esame dei materiali, prodotti finiti, metodi di prova, registri, sistemi ambientali e altre attività stabilite dal richiedente entro il sistema qualità e / o sistemi di gestione ambientale e / o di salute e sicurezza del sistema.

Comitato tecnico, il comitato istituito da ACSQ

per esaminare il processo di ogni certificazione dei clienti prima del rilascio del relativo certificato.

Certificato di registrazione si intende un documento rilasciato da ACSQ che evidenzia il riconoscimento che il sistema della qualità e / o sistemi di gestione ambientale e / o di salute e sicurezza del sistema gestito dal richiedente è in linea con questi termini e condizioni.

Cliente, significa persona giuridica o ente senza personalità giuridica registrata.

Prodotto, si intendono le merci, processi o servizi forniti ad un cliente.

Qualità e / o ambientale e / o di salute e sicurezza del sistema: l'organizzazione, la struttura, le responsabilità, le procedure, i processi e le risorse di competenza di una società che insieme garantiscono la capacità di tale società di soddisfare la qualità e / o sistemi di gestione ambientale e / o di salute e sicurezza requisiti stabiliti in conformità alla norma.

Campo di applicazione della Certificazione, la gamma di prodotti, servizi, attività, qualità e / o ambientale e / o di salute e di sistemi di gestione della sicurezza di una società certificata indicato sul certificato.

Standard si intende ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 27001:2013 e/o ISO

45001:2018 o altra norma internazionale specificata sulla richiesta cui il richiedente intende conformarsi.

Audit, attività svolte da personale incaricato da ACSQ per dimostrare che il sistema di gestione del cliente soddisfi i requisiti per la certificazione. Auditor, persona che esegue l’audit (Lead Auditor: responsabile del gruppo di audit).

(1) Osservatore, (2) Esperto Tecnico, (3) Guida, persona autorizzata da ACSQ che, previo accordo con il cliente, partecipa all’audit in qualità di (1) osservatore esterno di parte ACSQ e/o Cliente, (2) esperto del settore di impresa del Cliente necessario alla valutazione, (3) accompagnatore dell’auditor.

4 DOMANDA DI REGISTRAZIONE Dopo aver ricevuto la Domanda di Certificazione da parte del Cliente, ACSQ procederà al riesame della richiesta e, in caso di valutazione positiva, emetterà un documento di Accettazione della Domanda (Contratto) che il richiedente dovrà contro-firmare e re-inviare ad ACSQ via mail o via posta. Solo a seguito dell’avvenuto pagamento degli importi concordati, ACSQ provvederà a pianificare la visita di certificazione ed incaricare un Lead Auditor, di competenze adeguate al processo di Certificazione richiesto, e gli eventuali membri e/o esperti tecnici di audit

necessari. Il contratto si intende valido, e quindi sottoscrivibile, per un massimo di 30 gg. successivi alla data di trasmissione da parte di ACSQ. Contratti re-inviati dal richiedente successivamente a tale termine potranno essere ritenuti validi ad esclusiva discrezione di ACSQ. Fa fede la data di invio del documento (mail, posta, etc.) e non quella apposta sul documento di accettazione.

5 PIANIFICAZIONE DELLA VISITA Prima della visita di Certificazione sarà rilasciato un Piano Triennale che pianifica le visite da effettuare nel triennio per il mantenimento del Certificato. Per ogni visita programmata, ACSQ invierà al cliente una comunicazione di conferma appuntamento nella quale sono contenuti i dati anagrafici e di certificazione del cliente e i dati relativi al gruppo di audit. Entro 2 giorni lavorativi dal ricevimento, il cliente può ricusare qualunque membro del GVI comunicandone le ragioni ad ACSQ per iscritto.

Con congruo anticipo rispetto alla data fissata, il RGVI provvederà ad inviare al cliente il Piano di Audit, contenente il programma orario, le sedi o i siti da verificare, il nome o la funzione del personale da intervistare.

6 METODO DI VALUTAZIONE

La prima fase della valutazione (Stage 1) prevede principalmente l’esame della documentazione del cliente per verificarne l'adeguatezza al sistema di gestione da certificare e lo stato di attuazione. Si verificheranno anche ulteriori requisiti generali previsti dallo standard cui il Cliente intende conformarsi, quali, a titolo esemplificativo: adeguatezza delle infrastrutture, degli eventuali equipaggiamenti e strumentazioni, della conformità ai requisiti cogenti, etc.

Quando l’auditor ritiene soddisfatto l’esame di Stage 1, è prodotta una relazione e concordata la data per la Fase 2 della valutazione. La Fase 2 (Stage 2) di valutazione viene effettuata verificando il rispetto delle norme del caso, la documentazione del sistema di gestione, le registrazioni anche attraverso interviste ai dipendenti e ai collaboratori coinvolti.

7 CERTIFICAZIONE

Al termine della Fase 2 della verifica, il Lead Auditor invia all’ufficio tecnico di ACSQ i report di Stage 1 e Stage 2 insieme ad una raccomandazione per l'approvazione. Tale documentazione sarà presentata al Comitato Tecnico di ACSQ, che è il responsabile per l'approvazione delle nuove registrazioni di certificazione.

In caso di esito positivo, il certificato emesso è incluso nel registro ACSQ dei certificati, che è a disposizione del pubblico attraverso il sito aziendale ACSQ.

Ogni Certificato di Registrazione contiene lo scopo della certificazione.

Il Certificato di Registrazione è consegnato alla società richiedente e non può esserne dato l’utilizzo ad altre società.

La Certificazione ha validità triennale ed è soggetta all’esito positivo di almeno due visite di sorveglianza per la verifica del mantenimento dello standard. I Certificati rimangono di proprietà di ACSQ.

I Certificati di Registrazione non possono essere rilasciati se ACSQ non riceve l’intero pagamento della relativa visita di certificazione. Allo stesso modo, il mancato pagamento di una visita di sorveglianza, seppure effettuata con esito positivo, dà diritto ad ACSQ di avviare il processo di sospensione e successiva revoca del certificato (art. 16).

I richiedenti, che abbiano già ottenuto la certificazione o la cui richiesta sia stata accettata da ACSQ nella fase commerciale, accettano di fornire ad ACSQ l’accesso ai documenti, alle aree, e agli atti per lo svolgimento delle verifiche.

In caso di esito negativo della verifica di Stage 1, l’Auditor riporta nel proprio rapporto le non conformità riscontrate e il tempo concesso al richiedente per conformarsi. Solo successivamente alla verifica della risoluzione delle NC, l’Auditor procederà alla seconda fase della visita di certificazione.

In caso di esito negativo della verifica di Stage 2, potranno verificarsi 2 casi:

1- Qualora il RGVI riscontri NC minori, emetterà un rapporto di NC, nel quale esprime anche i tempi per la risoluzione e raccomanderà il Comitato Tecnico di emettere il Certificato. Il Comitato Tecnico procederà alla emissione del Certificato previo riesame e accettazione del piano di correzioni e azioni correttive del cliente da parte del RGVI.

2- Qualora il RGVI riscontrasse NC maggiori, emetterà un rapporto di NC, nel quale esprime anche i tempi per la risoluzione e la necessità o meno di un audit aggiuntivo, e raccomanderà il Comitato Tecnico a non emettere il Certificato. Il RGVI dovrà riesaminare, accettare e verificare l’efficacia delle correzioni e delle azioni correttive e dare comunicazione dell’esito al Comitato, includendo anche la raccomandazione a rilasciare o meno la certificazione. Trascorsi inutilmente 6 mesi dopo l’ultimo giorno di Fase 2, senza che ACSQ abbia avuto la possibilità di verificare l’attuazione delle correzioni e delle azioni correttive adottate o pianificate dal Richiedente, si dovrà condurre un’altra Fase 2 prima di poter decidere sul rilascio della certificazione. L’eventuale audit aggiuntivo prevede il pagamento di un importo da parte del Richiedente che sarà comunicato preventivamente da ACSQ (comunque non superiore ai 2/3 dell’importo previsto contrattualmente per la visita di certificazione). Nel caso di rifiuto a pagare da parte del richiedente, ACSQ non darà seguito al processo di certificazione ed applicherà le penali previste dal contratto.

8 NOTIFICA DI MODIFICHE DA PARTE DI UN CLIENTE

I clienti Certificati devono informare senza indugio ACSQ su questioni che possono influire sulla capacità ed efficacia del sistema di gestione ovvero di tipo giuridico o commerciale, status di organizzazione o di proprietà, indirizzo e siti, scopo ecc. oltre che gli eventi occorsi, inclusi i procedimenti amministrativi e/o giudiziari riguardanti l’oggetto della Certificazione.

9 SORVEGLIANZA

A discrezione della commissione tecnica di ACSQ, e/o in caso di una raccomandazione da parte del Lead Auditor, possono essere identificate aree e/o processi su cui effettuare ulteriori sorveglianze. Il cliente si impegna a coprire i costi supplementari relativi a tutte le ulteriori valutazioni necessarie.

Il contratto di certificazione ha una validità di tre anni durante i quali vengono programmate le sorveglianze.

La prima visita di sorveglianza è prevista entro 12 mesi dalla data di Delibera della certificazione, coincidente con la data di rilascio del Certificato. La seconda visita di sorveglianza è prevista nell’anno solare successivo alla prima sorveglianza.

Per processi di certificazione che prevedano un numero di visite superiori o validità diverse da quella triennale, ACSQ fornirà un programma di audit che illustri tempi e sedi per la verifica di ogni singola visita.

In caso di esito negativo della verifica di sorveglianza, potranno verificarsi 2 casi:

1- Qualora il RGVI riscontri NC minori, emetterà un rapporto di NC, nel quale esprime anche i tempi per la risoluzione e raccomanderà il Comitato Tecnico di mantenere la validità del Certificato, previo riesame e accettazione del piano di correzioni e azioni correttive del cliente.

rilascio della certificazione. L’eventuale audit aggiuntivo prevede il pagamento di un importo da parte del Richiedente che sarà comunicato preventivamente da ACSQ. Nel caso di rifiuto a pagare da parte del richiedente, ACSQ non darà seguito al processo di mantenimento della certificazione ed applicherà le penali previste dal contratto.

10 RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE.

Qualora il Cliente non comunichi disdetta entro i termini riportati nel contratto di certificazione, l’audit di Rinnovo della certificazione viene eseguito entro la data di scadenza del certificato, riportata sullo stesso. Previa verifica di eventuali cambiamenti intervenuti nella struttura e nella infrastruttura dell’organizzazione, nello scopo di certificazione o con riferimento ai requisiti cogenti, si procede alla sola verifica di Stage 2, con le stesse modalità indicate al art. 6. In aggiunta, il gruppo di valutazione deve prendere in considerazione le prestazioni del sistema di gestione nell’arco del periodo di certificazione e deve comprendere il riesame dei precedenti rapporti di audit di sorveglianza e dei reclami. Nello scopo di certificazione devono essere riportate esclusivamente le attività che sono state oggetto di verifica, almeno due volte nel passato triennio di certificazione (fatte salve eventuali estensioni intervenute nel triennio e/o nella stessa visita di rinnovo). Ad esito positivo della verifica, secondo i criteri descritti al art. 6, il valutatore potrà proporre alla propria Commissione Tecnica il rilascio del rinnovo della certificazione Qualora si dovessero verificare variazioni che impongano una revisione delle condizioni contrattuali, ACSQ lo comunicherà all’organizzazione che potrà accettare o meno le nuove condizioni.

11 AUDIT SPECIALI

Può rendersi necessario eseguire audit senza preavviso o con preavviso massimo di due giorni lavorativi, in assenza di specifica richiesta da parte del Cliente, nei seguenti casi:

a) segnalazioni/reclami fondati ricevuti da ACSQ sull’Organizzazione o dall’Organizzazione stessa;

b) cambiamenti organizzativi/societari di tipo strutturale comunicati dall’Organizzazione a ACSQ;

c) procedimenti di sospensione/revoca della certificazione;

d) riallineamento delle pratiche di certificazione a seguito di rilievi fatti a ACSQ da parte dell’ente di accreditamento;

e) altri casi rilevanti e motivati.

I costi delle verifiche ispettive speciali sono sempre addebitati all’organizzazione, esclusi i casi di tipo d) ed e), quando non riconducibili a rilievi a carico del cliente.

Per gli audit speciali l’auditor incaricato da ACSQ non è ricusabile.

12 ESTENSIONE / RIDUZIONE DELLA CERTIFICAZIONE

L’organizzazione può richiedere estensioni o

riduzioni del campo di applicazione della certificazione, esse possono riguardare ad es.: l’ambito d’applicazione, lo scopo, i prodotti/servizi, i siti, ecc.

La richiesta d’estensione / riduzione deve essere inoltrata in forma scritta a ACSQ unitamente alla documentazione comprovante le modifiche apportate al sistema di gestione.

ACSQ valuterà le richieste pervenute in termini economici e di fattibilità e comunicherà all’Organizzazione la eventuale necessità di verifiche ispettive straordinarie per valutare la conformità alle richieste fatte. Le verifiche ispettive sono condotte secondo quanto riportato al paragrafo 10.

Nel caso di estensioni/riduzioni durante un audit di sorveglianza o di rinnovo, valgono le stesse prescrizioni riportate per le suddette verifiche, fermo restando il vaglio da parte del Lead Auditor, durante la verifica, sulle modifiche richieste e apportate al Sistema di Gestione.

13 TRASFERIMENTO DA ALTRO ENTE Le richieste di trasferimento della certificazione ad ACSQ, seguiranno le stesse procedure indicate all’ art. 4 (la certificazione deve provenire da un ente accreditato da membro IAF-MLA). L’accettazione della domanda di trasferimento della certificazione da parte di ACSQ è

subordinata alla verifica dei seguenti requisiti (IAF MD 02):

i) lo schema ed il settore del certificato del cliente rientra negli accreditamenti di ACSQ e dell'organismo di certificazione emittente;

(ii) lo schema ed il settore accreditato dell'organismo di certificazione emittente rientra nel campo di applicazione MLA dell'organismo di accreditamento;

(iii) la valutazione dei motivi del trasferimento;

(iv) il sito o i siti la cui certificazione si desidera trasferire siano compresi nella certificazione originaria;

(v) siano disponibili: i rapporti di visita della certificazione iniziale (o i più recenti rapporti di audit di rinnovo) e l'ultimo rapporto di sorveglianza; lo stato di tutte le non conformità in sospeso e qualsiasi altra documentazione pertinente disponibile relativa al processo di certificazione. In assenza della suddetta documentazione la richiesta verrà trattata come nuova certificazione;

(vi) siano disponibili i reclami ricevuti e le azioni intraprese;

(vii) sia disponibile qualsiasi informazione rilevante per stabilire un piano di audit e un programma di audit (se disponibile, sarà riesaminato ed eventualmente integrato il programma di audit emesso dall'organismo di certificazione emittente);

(viii) sia reso noto e sanato qualsiasi contenzioso da parte del cliente trasferente con organismi di regolamentazione rilevanti ai fini della certificazione in relazione alla conformità legale. ACSQ esegue l’esame della documentazione con un Pre-Trasfert Review. Qualora si rilevino criticità nell’esame documentale, ACSQ può decidere di effettuare un sopralluogo in sede. Tutti i costi relativi a tali attività saranno comunicati al cliente attraverso l’invio di un documento di Accettazione della Domanda, che il Richiedente dovrà controfirmare (riferirsi a quanto descritto all’art. 4).

Le visite successive saranno pianificate secondo i

criteri di cui all’art. 9. La procedura di valutazione e raccomandazione sarà quella descritta all’art. 7 e 9.

14 CONFERMA DEI RILIEVI L’accettazione dei rapporti di audit e dei rilievi in esso contenuti da parte del cliente è dichiarata con l’apposizione della firma/timbro sul rapporto di audit stesso. Non sono ammessi ricorsi a meno che il cliente non si appelli a comportamenti scorretti del GVI, che saranno verificati tramite indagine da parte di ACSQ.

La conferma dei rilievi da parte del Comitato Tecnico di ACSQ, è svolta come di seguito riportato:

a) nel caso di nuova certificazione (art. 7), rinnovo della certificazione (art. 10), estensione/riduzione dello scopo di certificazione (art. 12) e trasferimento del certificato da altro ente (art. 13), la conferma è implicita nell’invio del certificato al cliente. Le motivazioni di un eventuale diniego saranno inviate in forma scritta (e-mail, pec, posta) dalla Direzione di ACSQ.

b) negli altri casi di cui agli art. 8) e 11), ACSQ provvederà ad inviare, entro un tempo massimo di 10 giorni lavorativi dalla data del rapporto di audit, eventuali commenti che modificano in maniera sostanziale i rilievi fatti dal GVI (per es. declassamento del rilievo o non accettazione del piano di azioni correttive). I rilievi si intendono confermati da parte di ACSQ in assenza di ulteriori comunicazioni successive al rilascio del rapporto di audit controfirmato da cliente e RGVI o di comunicazioni tardive inviate al cliente.

15 PUBBLICITA’

Una volta che un certificato è stato emesso, l'azienda ha il diritto di pubblicarlo e di applicare il logo nei propri documenti e nei materiali promozionali relativi solo al campo di applicazione della Certificazione.

Le condizioni per l'utilizzo del marchio ACSQ sono illustrate nel documento “Regolamento per l'uso dei certificati e dei loghi ACSQ”, normalmente inviato al cliente con la copia digitale del Certificato e comunque disponibile sul sito ACSQ.

I clienti in possesso di certificato rilasciato da ACSQ, si impegnano a non utilizzare la certificazione per fini diversi dallo scopo di

certificazione, o in modo tale da arrecare danno o causare discredito ad ACSQ Certification Body. ACSQ si riserva il diritto alla richiesta di risarcimento per danno provocato.

16 CERTIFICATI ED ABUSO

ACSQ vigilerà per assicurare che non vi sia alcun abuso nell’utilizzo dei marchi nella pubblicità dei clienti. Il cliente si impegna ad utilizzare esclusivamente i marchi di certificazione e/o marchi di accreditamento in modo appropriato nel rispetto di quanto riportato nel documento “Regolamento per l'uso dei certificati e dei loghi ACSQ” ed allo scopo della Certificazione.

ACSQ si riserva il diritto alla richiesta di risarcimento per danno provocato.

17 SOSPENSIONE O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE

Si veda anche la sezione sulle procedure di ricorso.

Il certificato di un cliente può essere sospeso per un periodo di 6 mesi in seguito al mancato pagamento dell’importo contrattuale previsto per l’attività, al reiterato uso improprio del logo o in caso di mancata azione correttiva su non- conformità rilevate durante l’ispezione iniziale o le visite di sorveglianza. La certificazione può essere ripristinata anche prima di tale periodo, su richiesta del Cliente, a seguito della verifica della soluzione della questione che ha condotto alla sospensione

Il ritiro del certificato viene preso in considerazione nei seguenti casi:

c) mancato riscontro da parte del cliente in merito alle richieste inoltrate da ACSQ dopo la sospensione del Certificato;

d) il sistema di gestione messo in atto dall’organizzazione non abbia assicurato il rispetto dei requisiti della certificazione in maniera continua e grave, compreso i requisiti di efficacia;

e) non si osservino delle disposizioni contenute nel documento Termini e Condizioni e/o nella presente procedura e/o nel contratto di certificazione;

f) se a seguito di verifica straordinaria, si constati il permanere di non conformità precedentemente segnalate (AC non intraprese o non efficaci) oppure se l’organizzazione non attua le azioni correttive richieste entro il tempo prestabilito;

g) se si riscontrino gravi carenze nel sistema di gestione dell’organizzazione sulla base di reclami, azioni legali ed altre evidenze oggettive anche non derivanti da verifiche ispettive;

h) se l’organizzazione non permette di effettuare le verifiche di mantenimento con la cadenza temporale prevista;

i) se l’organizzazione fa un uso scorretto o ingannevole della certificazione;

j) mancato allineamento del sistema finanziario del cliente con i requisiti standard previsti dall’Accordo sottoscritto con ACSQ;

k) in caso il cliente screditasse ACSQ o esponesse l’ente a tale rischio.

La sospensione della certificazione può essere altresì richiesta volontariamente dall’organizzazione stessa attraverso una richiesta formale, motivata e sottoscritta dall’alta direzione, inviata ad ACSQ, per un periodo non superiore a 6 mesi.

Il periodo di sospensione non modifica il periodo di validità del certificato la cui validità è triennale. La sospensione può essere per intera o in parte (es.: riguarda tutto ovvero in parte le attività oggetto dello scopo del certificato) ovvero può essere parziale o generale (es.: riguarda alcune o tutte le sedi/filiali/stabilimenti di un a organizzazione).

In seguito alla sospensione è fatto divieto all’organizzazione di utilizzare il certificato in possesso o eventuali copie e riproduzioni. L’organizzazione perde inoltre il diritto all’utilizzo del marchio e di qualsiasi altra modalità di riferimento alla certificazione.

Il provvedimento di sospensione viene notificato all’Organizzazione a mezzo di lettera raccomandata R/A o PEC, indicando la data di decorrenza, il divieto di usare il logo ACSQ, modalità e tempi per la revoca della sospensione. La certificazione rilasciata e successivamente sospesa non può essere utilizzata dall’Organizzazione in NESSUN CASO a partire dal giorno di ricezione dell’avviso inviato da ACSQ all’Organizzazione.

In caso il cliente decidesse in qualsiasi momento di non essere più intenzionato a mantenere la certificazione o fosse impossibilitato a mantenerlo, ACSQ provvederà alla cancellazione del Certificato, una volta ricevuta la richiesta.

La sospensione è ritirata solo quando ACSQ abbia constatato il decadere delle condizioni che l’hanno determinata e, qualora lo ritenesse necessario, e a suo insindacabile giudizio, può richiedere una preventiva verifica straordinaria necessaria ad accertare il ripristino delle condizioni utili per il suo mantenimento, il cui costo sarà a totale carico dell’organizzazione.

ACSQ ha obbligo di notificare alle autorità competenti il ritiro/sospensione della certificazione del cliente.

18 CANCELLAZIONE DELLA REGISTRAZIONE

I clienti che desiderano annullare/ritirare la registrazione ACSQ devono darne comunicazione entro 3 mesi dalla visita annuale di sorveglianza. Immediatamente dopo la revoca del certificato (comunque determinato), la Società deve immediatamente:

- interrompere l'utilizzo dei marchi di certificazione ACSQ (o dell’eventuale ente di accreditamento partner);

- eliminare tutto il materiale pubblicitario che contiene i marchi ACSQ o eventuali riferimenti ad essi (o dell’eventuale ente di accreditamento partner);

- eliminare qualsiasi altro materiale o documento in possesso della Società, in cui si faccia riferimento al certificato o che riportano il logo ACSQ.

Il mancato rispetto di quanto sopra riportato obbligherà ACSQ alla denuncia alle competenti Autorità.

19 DENUNCE CONTRO PERSONALE ACSQ

Qualsiasi reclamo verso un dipendente

/collaboratore di ACSQ deve essere indirizzato al Direttore Generale di ACSQ via posta raccomandata o PEC all'indirizzo in calce. Se la denuncia riguarda il Direttore, questa deve essere indirizzata al Comitato Tecnico di ACSQ.

Entro 5 giorni lavorativi ACSQ darà comunicazione di avvenuta ricezione ed avvierà una pratica di gestione del reclamo, tenendo costantemente informato il cliente sull’avanzamento e richiedendo, ove necessario, le informazioni aggiuntive necessarie alla valutazione. Entro 30 giorni lavorativi dall’ultima comunicazione ricevuta, ACSQ comunicherà al cliente l’esito della valutazione e le azioni di risoluzione, qualora il reclamo sia stato ammesso. Non è ammessa alcuna richiesta di indennizzo.

20 ACCESSO AI DOCUMENTI DI RECLAMO

I clienti certificati ACSQ sono tenuti a registrare

tutti i reclami ricevuti dai propri clienti. Deve inoltre essere fornita evidenza di una pronta ed efficace azione correttiva. Tale azione sarà esaminata in occasione dell’audit di certificazione/sorveglianza. Il cliente deve informare ACSQ anche nel caso sia stato oggetto di denuncia per violazione di disposizioni legislative o regolamentari.

21 PROCEDURA DI RICORSO

In caso di sospensione o di revoca di un certificato, il cliente può presentare un ricorso al Direttore di ACSQ entro 14 giorni dalla comunicazione della relativa decisione.

Il Comitato Tecnico esaminerà l'appello e si riunirà entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione di ricorso. La decisione iniziale resta in vigore in attesa della decisione del gruppo di esperti.

Entro i successivi 5 giorni ACSQ comunicherà al cliente la decisione del Comitato.

La decisione del Comitato è definitiva e vincolante per il cliente e per ACSQ. Nessun reclamo ulteriore sarà consentito da una delle parti.

Nessun costo, per qualsiasi motivo, sarà ammesso alle due parti, a seguito di un ricorso.

22 PERSONALE

ACSQ si impegna a fornire personale adeguatamente qualificato per tutte le attività di valutazione e di controllo, o idonei valutatori esterni qualificati. Tutti i dipendenti e/o

collaboratori di ACSQ sono tenuti a firmare accordi di riservatezza riguardo tutte le informazioni ricevute e/o di cui si possa venire a conoscenza in seguito alle visite presso i locali dei clienti.

23 COSTI

A seguito della richiesta di offerta inviata dal richiedente, ACSQ emette un documento di accettazione (Contratto) che contiene la quotazione formale relativa alla valutazione iniziale ed alle sorveglianze successive, unitamente all’incidenza dei costi di trasporto, vitto ed alloggio del personale incaricato delle visite. Il richiedente accetta il preventivo con la sottoscrizione del modulo. Tali costi sono da pagare anticipatamente all'inizio della valutazione I costi delle sorveglianze annuali sono fatturati alla data della sorveglianza stessa e devono essere pagati anticipatamente rispetto all’inizio della visita.

La cancellazione di una valutazione o di una

sorveglianza deve essere comunicata dal cliente entro 10 giorni dalla scadenza convenuta. A discrezione di ASCQ, può essere addebitato un importo pari a 400 € di penale.

I costi per visite extra, a causa di non conformità e/o denunce in merito all’attività del cliente, saranno quantificati al momento e devono essere saldati prima della visita.

Il certificato di Registrazione viene rilasciato solo se ACSQ ha ricevuto il pagamento a saldo dell’importo pattuito per la visita di certificazione. Allo stesso modo, il mancato pagamento di una visita di sorveglianza, seppure effettuata con esito positivo, dà diritto ad ACSQ di avviare il processo di sospensione e successiva revoca del certificato (art. 16).

Tutte le tariffe riportate sono IVA esclusa. Tutti gli importi versati non sono rimborsabili.

24 RESPONSABILITÀ

Tutti i dipendenti e/o collaboratori incaricati da ACSQ garantiscono l'accuratezza dei controlli, dei riesami e la riservatezza delle informazioni ricevute in tali occasioni. Ad eccezione dei casi in cui la limitazione di responsabilità sia contraria al diritto, i dipendenti e/o collaboratori incaricati da ACSQ non possono essere ritenuti responsabili per qualsiasi perdita di esercizio, spesa o danno subito dall’impresa, dal cliente o da altra persona coinvolta, a causa di qualsiasi decisione e/o atto intrapreso da ACSQ, per il tramite di suoi dipendenti e/o collaboratori.

25 INDENNIZZO

E’ facoltà di ACSQ Certification Body richiedere un risarcimento per reclami, danni e/o perdita di immagine motivatamente legata all’uso improprio, da parte del cliente, di qualsiasi riconoscimento, marchio e/o della certificazione rilasciata da ACSQ in base ai termini e condizioni elencati al presente documento.

26 GESTIONE DEGLI AUDIT DURANTE EVENTI ECCEZIONALI.

In caso di situazioni di emergenza o di casi eccezionali, la gestione delle attività di audit avviene secondo quanto riportato nelle procedure ACSQ, nei documenti IAF applicabili e nelle circolari Accredia pertinenti. ACSQ provvederà ad informare per tempo i clienti sulla specifica situazione determinatasi e sulle modalità di pianificazione (o eventuali proroghe concesse) e conduzione dell’audit, comprese la necessità e le modalità di esecuzione dell’audit da remoto.

27 CONDIZIONI AGGIUNTIVE PER I CLIENTI NEL SETTORE DELLE COSTRUZIONI (IAF 28).

La valutazione dei sistemi di gestione SGQ nel settore EA 28 viene eseguito da ACSQ in conformità al Regolamento tecnico Accredia XX-

00. Si riportano di seguito i requisiti aggiuntivi per il processo di certificazione rispetto a quanto riportato ai capitoli precedenti:

a) Lo scopo di certificazione deve fare riferimento esclusivamente ai processi realizzativi su cui l’Organizzazione intestataria ha dato evidenza di operare al momento dell’audit di certificazione, attraverso valutazione di cantieri e/o evidenze documentali.

b) Lo scopo di certificazione proposto dal cliente nella Domanda di Certificazione è preliminarmente verificato in fase di riesame della domanda in funzione dei processi

realizzativi, delle attività e delle macro- tipologie, A tale scopo il personale ACSQ che esegue il riesame invia al cliente, contestualmente o successivamente all’invio del modulo di domanda ACSQ_01, il modulo integrativo ACSQ_39. In questo modulo dovranno essere elencate le commesse ricadenti nel campo di applicazione, attive e/o in gestione nell’ultimo triennio.

c) Tale modulo riporterà anche l’accettazione o meno dello scopo di certificazione con clausola di riserva di conferma in funzione delle risultanze della visita ispettiva.

d) L’audit è sempre effettuato in sede e in cantiere. Audit svolti in condizioni eccezionali seguono le procedure citate al par. 26. I tempi di audit sono calcolati sulla base di quanto previsto nel documento IAF MD 5, considerando l’organico complessivo dei lavoratori dell’azienda (sede + cantieri);

e) Tali tempi possono essere incrementati in funzione del numero dei cantieri, della loro ubicazione, della loro complessità e delle evidenze documentali da verificare; la maggiorazione dei tempi per attività ad alto rischio è sempre assunta.

f) Il numero di persone assunto per il computo dei tempi è determinato considerando anche il personale dei sub-appaltatori che svolge attività riferibili allo scopo di certificazione per conto del cliente.

g) Il calcolo dei tempi tiene anche conto della possibile incidenza delle attività di controllo che il cliente esercita su attività affidate all’esterno.

h) Il tempo di audit in sito non è mai inferiore ad 1 giorno/uomo (che si intende composto da 8 ore).

i) Se in uno stesso cantiere sono effettuate lavorazioni significative riconducibili a più processi realizzativi, l’audit presso quel cantiere può essere ritenuto valido per coprire il loro insieme.

j) Nella valutazione iniziale non è possibile rilasciare certificazioni in assenza di verifiche in cantiere, salvo situazioni eccezionali da gestire secondo quanto riportato al par. 26.

k) La sorveglianza annuale prevedrà almeno un audit in cantiere/sito, in modo tale che, nell’arco di tempo di validità della certificazione (quindi durante le 2 verifiche di sorveglianza e l’audit di rinnovo), tutti i processi realizzativi, indipendentemente dalle tipologie di opere, rientranti nello scopo di certificazione, siano sottoposti a verifica.

l) Per tener conto di eventuali periodi d’inattività delle imprese coinvolte, le tolleranze sugli intervalli di sorveglianza sono ampliate fino a

+ tre mesi, limitatamente alle sole attività di cantiere. Non si potrà comunque andare oltre i

23 mesi previsti dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021-1.

m) In ogni sorveglianza, uno o più processi realizzativi possono essere verificati anche attraverso l’utilizzo di evidenze documentali.

n) In caso di accertata assenza di cantieri attivi in Italia e all’estero e limitatamente ad una sola possibilità nell’arco del triennio di validità del certificato, si effettuerà comunque l’audit di sorveglianza nei tempi sopra indicati, verificando i processi realizzativi mediante l’utilizzo di evidenze significative documentali che possano assicurare la funzionalità ed efficacia del SGQ.

o) ACSQ manterrà comunque adeguate registrazioni dell’avvenuto accertamento della sussistenza di tale condizione particolare (mancanza cantiere) mediante dichiarazione firmata dal Legale Rappresentante dell’azienda con la seguente clausola: “Il sottoscritto, consapevole della responsabilità e delle pene stabilite dalla legge per false attestazioni e che mendaci dichiarazioni, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi, oltre a comportare la decadenza dei benefici eventualmente conseguiti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera (art. 75

D.P.R. 445/2000), costituiscono reato punito ai sensi del Codice Penale e delle leggi speciali in materia (art. 76 D.P.R. 445/2000), sotto la sua responsabilità dichiara che i fatti, stati e qualità riportati nella presente comunicazione corrispondono a verità”.

p) La verifica di rinnovo dovrà prevedere almeno un audit in cantiere/sito per un processo realizzativo di cui allo scopo di certificazione.

ACSQ richiede l’elenco delle commesse ricadenti nel campo di applicazione, gestite e/o in gestione nell’ultimo triennio (Mod. ACSQ_39).

q) l’audit sarà effettuato in sede ed in cantiere. I tempi di audit sono calcolati secondo i criteri dei punti d), e), f), g), h);

r) la verifica in cantiere di un’attività complessa (es. costruzione), consente di mantenere nello scopo del certificato attività affini e coerenti (es. ristrutturazione) solo a seguito di valutazione di evidenze documentali;

s) non sono ammesse proroghe alle scadenze dei certificati, salvo situazioni emergenziali gestite secondo quanto riportato al cap. 26;

t) il riesame completo del sistema di gestione per la qualità ai fini della conferma per il triennio successivo, deve essere completato con sufficiente anticipo rispetto alla data di scadenza del certificato.

u) Nel caso di rinnovo avvenuto a seguito della scadenza della certificazione (Circolare ACCREDIA n. 28/2016 del 07.10.2016), ACSQ potrà ripristinare la medesima entro un anno, accertandosi di comunicare nella banca dati di ACCREDIA la data effettiva corrispondente o successiva alla presa decisione di rinnovo (cioè la data di riattivazione del certificato), mentre la data di scadenza resterà quella basata sul ciclo di certificazione precedente.

v) In casi di accertate e gravi difficoltà dell’Organizzazione nel disporre di cantieri operativi in occasione del periodo previsto per la verifica di rinnovo, ACSQ effettuerà comunque la verifica nei tempi previsti (entro la scadenza del certificato), sia pur limitandosi, solo per ciò che attiene le verifiche connesse alle attività di cantiere, alla valutazione dei documenti di registrazione.

w)Ad esito positivo della verifica nei termini sopra descritti, l’auditor proporrà al Comitato Tecnico, il rilascio del rinnovo della certificazione, subordinandolo ad una verifica di follow-up da compiersi non appena l’Organizzazione avrà comunicato l’avvio di attività di cantiere e comunque entro 6 mesi dal rinnovo della certificazione. Alla scadenza dei

6 mesi concessi per effettuare il follow-up, prima di procedere con la revoca del certificato, si procederà con una sospensione per un periodo non superiore ad 1 mese.

x) Per confermare lo scopo di certificazione, per ciascuna macro-tipologia, i processi realizzativi relativi ad attività complesse, devono essere stati oggetto di verifica almeno due volte in un cantiere operativo. È possibile valutare, nei casi di mancanza di nuove commesse in essere per la specifica macro- tipologia, un’evidenza documentale in sostituzione di un cantiere operativo, nel periodo che intercorre dalla certificazione iniziale al rinnovo o dal rinnovo al rinnovo successivo.

y) Nel caso di rinnovo entro un anno dopo la scadenza, se si vuole mantenere la storicità del certificato riportando anche la data di emissione iniziale, sarà indicato sul certificato anche il periodo in cui il certificato era scaduto e quindi non valido.

28 CERTIFICAZIONE DI CONSORZI OPERANTI NEGLI APPALTI PUBBLICI

I certificati non potranno essere attribuiti primariamente al settore IAF 28, bensì al settore IAF 35, e come tale ACSQ gestirà la pratica di certificazione in tutte le sue fasi fondamentali.

E’ ammissibile attribuire al settore IAF 28 lo scopo di certificazione SGQ dei soggetti giuridici, di cui all’ art. 45 del D. Lgs. 50/2016 coordinato con il correttivo D. Lgs. 56/2017, laddove si configurino le seguenti condizioni:

a) il consorzio realizza direttamente con mezzi propri e/o subappalti i lavori pubblici dei quali si assume la responsabilità complessiva della buona esecuzione, nei confronti della Stazione Appaltante. In tal caso il certificato potrà essere attribuito primariamente al settore IAF 28 e come tale dovrà essere gestita la pratica di certificazione nel suo complesso;

oppure

b) il consorzio realizza i lavori pubblici, dei quali si assume la responsabilità complessiva della

buona esecuzione, nei confronti della Stazione Appaltante, mediante assegnazione della commessa ad associate, secondo le modalità consortili previste per legge, dotate di un sistema di gestione certificato, esplicitando formalmente questa scelta/vincolo nel Manuale e nello specifico sistema di gestione. In questo caso, il certificato non potrà essere attribuito primariamente al settore IAF 28, bensì primariamente al settore IAF 35 e solo come settore secondario al settore EA 28. In questa ultima situazione, si distinguono le seguenti modalità operative consortili:

o il consorzio assegna esclusivamente ad associate con SGQ certificato (vincolo formalmente esplicitato nel Manuale e nel sistema di gestione): in tal caso, la durata degli

audit sarà definita sulla base del numero di addetti dedicati all’attività tipicamente consortile. Non vengono pertanto previsti audit presso i cantieri assegnati alle associate con SGQ certificato, in quanto già verificati dagli Organismi di Certificazione che abbiano rilasciato la certificazione alle consorziate;

o il consorzio non si impegna ad assegnare esclusivamente ad associate con SGQ certificato: in questo caso, il sistema di gestione del cliente deve prevedere le modalità di applicazione del sistema alle commesse affidate ai soci e le modalità di controllo dell’applicazione da parte del Consorzio. La durata degli audit sarà definita sulla base del numero di addetti dedicati all’attività tipicamente consortile, e della necessità di svolgere audit presso i cantieri assegnati alle associate, per verificare la conformità e l’efficacia dei servizi (esempio: predisposizione piano della qualità, gestione NC e AC/AP, audit qualità e sorveglianza tecnica sui cantieri) erogati dal consorzio alle associate non certificate al fine di garantire il rispetto del SGQ nella fase di erogazione del servizio.

29 CERTIFICAZIONE DI CONTRAENTI GENERALI.

I certificati dovranno fare riferimento alle effettive attività svolte dal Contraente Generale; si individuano, a tal proposito, 2 possibili situazioni:

a) il Contraente Generale svolge solamente attività di gestione: in tal caso il certificato dovrà riportare, come primario, il settore EA 35 e come settore secondario il settore IAF 28;

b) il Contraente Generale svolge attività di gestione e realizzazione direttamente con mezzi propri e/o tramite subappalto delle attività di Progettazione e Costruzione, Direzione Lavori, Collaudo, Verifica dei Progetti ai fini della Validazione, delle quali il Contraente Generale si assume la responsabilità complessiva della buona esecuzione: in tal caso il certificato dovrà riportare, come primario, il settore IAF 35 e come secondari i settori IAF 28 e IAF 34.

In ogni caso il certificato di SGQ riporterà la dicitura: “Gestione delle attività di contraente generale svolte ai sensi del TITOLO III del D. Lgs. 50/2016 coordinato con il correttivo D. Lgs. 56/2017 e s.m.i.” e, in calce al certificato, la seguente dichiarazione: “La presente certificazione si intende riferita agli aspetti gestionali dell’impresa nel suo complesso ed è utilizzabile ai fini della qualificazione dei contraenti generali ai sensi dell’art. 197 del D. Lgs. 50/2016 coordinato con il correttivo D. Lgs. 56/2017 e s.m.i.”.

Nel caso di Organizzazioni che non risultano ad oggi certificate o che non abbiano precedentemente operato come Contraenti Generali, si procederà con le procedure standard di certificazione valutandone la conformità secondo la ISO 9001 e conferendo alla stessa quei settori quali IAF 35, 28, 34 solo se sarà possibile verificare in sede di audit i relativi processi.

Sarà possibile, inoltre, riportare i riferimenti al D. Lgs. 50/2016 coordinato con il correttivo D. Lgs. 56/2017 e s.m.i. secondo le disposizioni di cui al precedente periodo, solamente nel caso in cui l'Organizzazione avrà dato evidenza di aver predisposto idonea documentazione e procedure atte a poter operare come Contraente Generale.

A seguito di successiva acquisizione di una commessa relativa alla gestione delle attività di cui al Contraente Generale, l'Organizzazione dovrà tenere prontamente aggiornato ACSQ, che dovrà eseguire una specifica verifica atta ad

accertare la corretta applicazione delle procedure adottate.

Qualora nell'arco di un triennio di certificazione l'Organizzazione non avrà dato evidenza di quanto al precedente punto, la parte di scopo e i riferimenti relativi alle attività di cui al Contraente Generale verranno a decadere.

30 MODIFICHE A TERMINI E CONDIZIONI

ACSQ si riserva il diritto di modificare in

qualsiasi momento il presente documento. Questo documento, se non inviato congiuntamente all’Accettazione della richiesta di offerta del cliente, è consultabile sul sito xxx.xxxx.xx. Il richiedente è obbligato a prenderne visione prima di controfirmare l’Accettazione dell’Offerta.

Le modifiche non si applicano ai contratti esistenti alla data di emissione della revisione corrente. In questi casi rimane contrattualmente valida la versione vigente alla data di stipula del contratto, di cui il cliente può sempre richiedere copia ad ACSQ.

Qualora l’emissione di una nuova revisione sia dovuta all’accertamento, da parte del personale di ACSQ, dell’ente di accreditamento o di altra parte interessata, di gravi conflitti con la normativa o con i regolamenti di accreditamento, la nuova versione verrà trasmessa da ACSQ con una comunicazione contenente la data di inizio validità delle nuove condizioni contrattuali.

In questo caso il cliente può rifiutarne l’accettazione, chiedendo la rescissione del contratto, senza incorrere in alcuna penale.

Per qualsiasi controversia è competente il foro di Milano.

Indirizzi per invio reclami:

ACSQ s.r.l.

Xxx Xxxx xx Xxxxx Xxxxxxxx, 00 -00000 Xxxxxx – Xxxxx

PEC: xxxx@xxx.xx

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Questi termini e condizioni costituiscono l'accordo tra ACSQ Certification Body e ciascun Richiedente.

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