CAPITOLATO TECNICO SERVIZI
CAPITOLATO TECNICO SERVIZI
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CAPITOLATO TECNICO PER IL SERVIZIO DI
ORGANIZZAZIONE DEL CONVEGNO INTERNAZIONALE LIFE07NAT/IT/0000502 “EX-TRA –
ai sensi dell'art. 125 del d.lgs. 163/2006 e s.m.i.
C.U.P. E15C09002380002 C.I.G. Z3504CAA9A
Art. 1 Oggetto del servizio
Il presente capitolato disciplina il contratto per la prestazione del servizio di ORGANIZZAZIONE CONVEGNO INTERNAZIONALE che si svolgerà presso l’Istituto Nazionale di Fisica Nucleare (INFN) a Fonte Cerreto- Assergi –L’Aquila nei giorni 10/11/12/13 ottobre 2012
IMPORTO A BASE DI GARA: € 32.700,00 compreso IVA di legge
Art. 2 Descrizione del servizio
Il Convegno Internazionale "Involving local communities in nature conservation - developing a toolbox" (provisonal title), a chiusura del Progetto Comunitario LIFE07/NAT/IT/000502 “Improving the conditions for large carnivore conservation – a transfer of best practices” – EX-TRA, avrà l’obiettivo di fornire alle persone coinvolte nella pianificazione conservazione ambientale e nella tutela delle risorse naturali alcune informazioni base e una “cassetta degli attrezzi” sulle tecniche di coinvolgimento dei gruppi di interesse e comunità locali per avviare modelli di gestione partecipativa delle risorse naturali in particolare nelle Aree protette.
Per questo saranno coinvolti esperti internazionali e nazionali che forniranno basi teoriche e esperienze pluriennali di modelli di gestione partecipativa per la mitigazione della conflittualità ambientale verso un modello pieno di sostenibilità ambientale nel binomio conservazione/valorizzazione.
La modalità di gestione del convegno, oltre a quella canonica che prevede il rapporto pubblico/relatori, prevede altre forme di dibattito e confronto da svolgere in spazi e scenari che presuppongono linguaggi comunicativi alternativi (focus group, world cafè, OST, etc), maggiormente coinvolgenti e produttivi.
SERVIZI RICHIESTI
servizio di organizzazione e gestione del Convegno , in particolare:
• servizi di base per la ordinaria attività organizzativa :
✓ segreteria generale
✓ traduzioni simultanee e / o consecutive INGLESE/ITALIANO e viceversa,
✓ gestione arrivi/partenze/alloggio partecipanti (circa 150-200 partecipanti)
✓ gestione iscrizioni e accoglienza partecipanti,
✓ raccolta presentazioni,
✓ gestione poster session,
✓ redazione atti,
✓ hostess di sala
✓ allestimenti sale
✓ altri servizi migliorativi
• servizi gestione relatori
✓ gestione viaggi, alloggio, trasferimenti dei relatori da noi contattati (vedi elenco ALL_2 )
• Servizi di audio-video-registrazione (ipotesi su 25 ORE COMPLESSIVE)
✓ videoregistrazione convegno
✓ gestione audio/video sale incontri (vedi nota ** per la gestione della strumentazione presente di proprietà INFN-LNGS)
CAPITOLATO TECNICO SERVIZI
• Servizio pulizia e facchinaggio
✓ 10 ORE COMPLESSIVE da concordare con gestore incaricato dall’INFN-LNGS (***)
• Servizio Catering
✓ N. 5 Coffee-break (mattina+pomeriggio) per 150 persone
✓ N.3 Lunch /buffet per 150 persone (****)
• Servizio promozione dell’evento
✓ pubblicità sui siti del progetto xxx.xxxxxxxx.xx e xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx ,
✓ grafica e stampa di inviti-manifesti-banner,
✓ produzione di gadget s (matite, calamite, blocchetti appunti con elastico,pendrive serigrafate)
✓ pubblicazioni filmati sul web
Art. 3
SEDE DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO
La Stazione appaltante ha individuato nei locali dell’INFN-LNGS la sede di svolgimento del Convegno.
Le sale destinate ai lavori del Convegno saranno le seguenti. Sala FERMI (254 POSTI), corridoio e terrazza adiacente (per coffee break) e, per le sessioni parallele, le sale Pontecorvo, Segrè e la Biblioteca ciascuna delle quali ha una capienza di circa 40-50 posti.
Il riscaldamento / condizionamento della sala Fermi e delle altre sale riunioni resta a carico dei LNGS-INFN, così come la fornitura di energia elettrica per usi normali dell'utenza di un convegno.
Le sedute della sala Fermi sono dotate di alimentazione elettrica per l'utilizzo di personal computer portatili.
Per quanto riguarda l'accesso alla rete wireless, di norma tale accesso è interdetto agli utenti esterni, pertanto si dovrà richiedere la possibilità di utilizzarla con le autorizzazioni necessarie a garantire la sicurezza.
I Laboratori inoltre non possono fornire tavoli o altre oggetti per le postazioni degli sponsor, ad eccezione di un numero molto limitato di scrivanie e un numero di pannelli porta poster da concordare preventivamente. Ad eccezione pertanto degli oggetti appena citati, tutto l'ulteriore materiale congressuale dovrà restare a carico degli organizzatori esterni.
Art. 4 ATTREZZATURE
Essendo le apparecchiature audio/video presenti in Sala Fermi estremamente delicate(soprattutto il sistema di videoconferenza e la stazione Anycast Sony di seguito elencate) , è vincolante che il loro utilizzo sia gestito unicamente dal personale specializzato della Ditta TEATROSERVICE s.n.c. , aggiudicataria del servizio di assistenza tecnica per conto dell’INFN- LNGS. I riferimenti della Ditta sono i seguenti:
Ditta TEATROSERVICE s.n.c.,Via Xxxxxxxx x. 0 - 00000 X'Xxxxxx- Fax:000-000000 Cell.:000-0000000 (sig. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx) email: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx - xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Qui di seguito l'elenco delle attrezzature presenti in sala Fermi:
- n. 1 proiettore multimediale EPSON (dotato di n. 2 lenti per complessivi 7000 ansilumen)
- n. 1 proiettore multimediale Ben-Q mod. MP776 (utilizzabile in alternativa a quello di cui sopra in caso di suo malfunzionamento)
- n. 4 microfoni da tavolo Xxxxxx mod. EC411 (un po' obsoleti ma perfettamente funzionanti)
- n. 3 microfoni wireless Sennheiser serie Evolution (n. 1 microfono "cimice" e n. 2 microfoni "gelato", dotazione integrabile comunque su richiesta senza problemi)
- n. 1 impianto diffusione sonora composto di n. 8 casse Beyerdynamic mod. 2900-SG22 (anche questi diffusori non sono l'ultimo modello per così dire, ma al momento sono comunque perfettamente funzionanti)
- n. 1 amplificatore Bosch serie Plena mod. LBB1938/20
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- n. 1 mixer audio/video Sony serie Anycast Station mod. AWS-G500 (oltre ad avere una utility per lo streaming, questa stazione gestisce le immagini del convegno come una vera e propria regia televisiva, in modo da visualizzare sullo schermo, se richiesto, anche un primo piano delle speaker o di chi parla dal pubblico durante una discussione)
- n. 2 telecamere ambientali Sony mod. EVY-D100P (per la funzione di cui sopra)
- n. 1 sistema di videoconferenza multimediale tramite IP già configurato e corredato di telecamera Sony mod. PCS-1P.
Il costo concordato con Teatroservice per conto dell’ INFN-LNGS è pari a € 40,00/ora , relativamente ad un tecnico presente in sala per il tempo pattuito. Nel caso si verifichi la necessità di ricorrere a strumentazione addizionale che richieda l’utilizzo di mezzi furgonati per il trasporto di attrezzatura (monitor o altro) sarà aggiunto il costo del personale supplementare.
Sarà possibile ricorrere ad una ditta di fiducia o comunque a persone del proprio staff per l’utilizzo e la gestione della parte audio-video dell'evento. In tal caso, non potranno essere utilizzate le attrezzature de INFN- LNGS. Pertanto si dovrà provvedere all’allestimento di adeguata e analoga attrezzatura (casse audio, mixer, microfoni, videoproiettore, etc.) che garantisca il buon funzionamento dell’evento.
Art. 5
PULIZIA E FACCHINAGGIO
Per quanto riguarda la pulizia e il ripristino della sala Fermi e dei locali circostanti, a seguito della stipula dell'ultimo contratto di appalto tra la ditta aggiudicataria e l’INFN-LNGS si potrà far riferimento alla responsabile del contratto in questione sig.ra Xxxxxxxxxx Xxxxxxx (xxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxxx.xx) per la valutazione degli oneri da sostenere e per individuare gli adempimenti del caso.
Si dovranno comunicare alla Ditta orari di inizio e fine del convegno, i locali che saranno utilizzati per il Convegno (indicando oltre alle sale Pontecorvo e Segrè , Biblioteca e sala Fermi anche le due postazioni reception presenti nell'atrio per il ricevimento dei partecipanti e il corridoio adiacente per i coffee break e/o lunch), orari presunti di coffee break e lunch, numero presunto di partecipanti e ogni altro elemento utile a capire il tipo di servizio di pulizia che necessita.
Per quanto riguarda eventuali lavori straordinari di facchinaggio, qualora fossero previsti (come ad esempio l'eventuale prelievo dal magazzino INFN/LNGS di colli voluminosi di materiale pubblicitario mandato da eventuali sponsor, l'eventuale sistemazione nell’atrio della sala Fermi dello stesso materiale, spostamenti di tavoli / sedie, necessità di posizionamento poster, totem, pannelli, etc.) si dovrà ugualmente far riferimento sempre alla sig.ra Lucente inoltrando le richieste, in modo da poter verificare gli eventuali oneri da sostenere e individuare gli adempimenti del caso.
Art. 6 CATERING
La Stazione appaltante per definire i prezzi convenzionati per il servizio catering ha stabilito un accordo di massima con la Presidenza degli Albergatori Aquilani, nella persona di Xxx Xxxxxxxxxxx (xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx) che ha già prestato analoghi servizi presso i locali individuati.
Ciò non preclude di ricorrere a diversa ditta esterna in alternativa. In entrambe i casi va tenuto presente che:
1) la ditta che effettua il servizio coffee break / lunch deve farsi carico anche dei tavoli
2) non è possibile utilizzare i locali mensa, che restano ad uso esclusivo della ditta aggiudicataria dell'appalto INFN-LGSL: in ogni caso il corridoio adiacente la sala Fermi dove solitamente si fanno posizionare i tavoli è normalmente utilizzato per questo tipo di coffee break/ lunch/buffet e da lì inoltre è possibile accedere alla terrazza utilizzabile in caso di bel tempo.
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Art. 7
CRITERI DI VALUTAZIONE DELL’OFFERTA TECNICA
In merito alla procedura di affidamento del Servio di cui all’oggetto, si procederà ad aggiudicare secondo il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa ai sensi dell'art. 83 del D.lgs. 163/2006.
All’uopo sono stati stabiliti i criteri di valutazione dell'offerta, pertinenti alla natura, all'oggetto e alle caratteristiche del contratto.
Pertanto si propone di prevedere una ponderazione tra prezzo ed esperienze documentate, assegnando 20 punti al prezzo e 80 punti alle esperienze così come di seguito indicato:
• esperienza aziendale :
1. Contemporaneità delle competenze organizzative e di traduzione nella stessa ditta punti 20
2. comprovata abilità (avvalorata da certificati di buona esecuzione rilasciati da dirigenti/Responsabili dei committenti ) nell’ORGANIZZAZIONE “chiavi in mano” di eventi internazionali e contemporaneamente nella TRADUZIONE (interpretariato, simultanea, consecutiva..) svolte negli ultimi 5 anni indicando per ciascuna la tipologia di organizzazioni realizzate ((1 punto per ogni organizzazione chiavi in mano e traduzione) max 20 punti
3. Anzianità azienda se superiore ai 15 anni 5 punti
4. eventi promozionali e di comunicazione/traduzione organizzati in aree protette nazionali (1 per ogni evento in area protetta) max 5 punti
5. Appartenenza ad Associazioni di categoria a livello almeno Nazionale (FEDERCONGRESSI, UNILINGUA,…) (1 punto per associazione) max 3 punti
6. Modalità di raccordo con il committente (modalità organizzative del soggetto proponente e modalità di coordinamento del gruppo di lavoro ad esempio: disponibilità a recarsi presso la sede dell’Ente e interfacciarsi con le coordinatrici e aggiornamento periodico e sistematico sullo stato di avanzamento delle attività organizzative) max 2punti
7. Esperienza professionale del responsabile individuato dall’Azienda per l’organizzazione (capacità linguistiche, organizzative, specializzazioni, formazione) max 10 punti
8. Esperienza professionale del responsabile individuato dall’Azienda per la traduzione(capacità linguistiche, specializzazioni, formazione ): max 10 punti
9. Adeguata composizione professionale dello staff aziendale da dedicare all’evento_max 5 punti;
Art. 8
DURATA DEL CONTRATTO
Il relativo contratto che eventualmente scaturirà dalla presente procedura avrà durata dalla data di stipula del contratto fino all’adempimento di tutte le prestazioni previste dal contratto stesso.
Art. 9 INADEMPIMENTI E PENALITÀ
Qualora fossero rilevate inadempienze rispetto a quanto previsto dalle norme di legge e dal presente capitolato, l’amministrazione invierà formale diffida con descrizione analitica e motivata delle contestazioni addebitate e con invito a conformarsi immediatamente alle prescrizioni violate.
Nel caso in cui le giustificazioni eventualmente addotte dalla ditta aggiudicataria, che dovranno comunque pervenire all'Ente Parco Nazionale del Gran Sasso e Monti della Laga entro il termine stabilito nella diffida, non fossero ritenute soddisfacenti dall'Ente medesimo, si procederà a detrarre una penalità pari al 2.% dell’importo del corrispettivo dovuto dopo un richiamo scritto, per i quali non siano pervenute o non siano state accolte le giustificazioni addotte dalla ditta aggiudicataria.
L'Ente potrà procedere al recupero della penale anche mediante trattenuta sulla garanzia definitiva, che dovrà essere immediatamente reintegrata.
L’applicazione delle penalità non esclude la richiesta del maggior danno subito a causa del disservizio verificatosi.
CAPITOLATO TECNICO SERVIZI
In caso di ritardo o rifiuto delle prestazioni, nonché in ogni altra inosservanza degli obblighi contrattuali assunti dalla ditta fornitrice, L'Ente potrà rivolgersi ad altra ditta di fiducia, addebitando alla ditta appaltatrice le eventuali maggiori spese sostenute e riservandosi la possibilità di applicare ulteriori penalità proporzionali all’inadempimento.
Art. 8 RISOLUZIONE
L'Ente si riserva la facoltà di risolvere unilateralmente il contratto qualora il verificarsi di inadempienze che comportino l’applicazione delle penalità sopra menzionate si ripetesse nel tempo e/o fossero tali da rendere insoddisfacente il servizio.
Per infrazioni di particolare gravità che comportino l’interruzione del servizio, l'Ente potrà procedere alla risoluzione del contratto con apposito atto motivato, anche senza la preventiva applicazione delle penalità stabilite.
La risoluzione del contratto sarà preceduta dalla contestazione dell’addebito, con lettera raccomandata A.R. indirizzata alla ditta aggiudicataria, con l’indicazione di un termine per le relative giustificazioni.
In tutte le ipotesi di risoluzione sopra elencate l'Ente provvederà a incamerare l’importo della garanzia definitiva, fatto salvo il risarcimento per il maggior danno subito.
Inoltre, l’Amministrazione appaltante si riserva la facoltà di affidare il contratto al contraente secondo classificato, rivalendosi dei danni subiti sulla garanzia definita o in conto fatture relative a prestazioni regolarmente eseguite, fatta salva ogni altra azione che riterrà opportuno intraprendere.
La risoluzione del contratto avverrà di diritto nel caso di fallimento della ditta appaltatrice.
Art. 9 GARANZIA DEFINITIVA
La ditta aggiudicataria, a garanzia del regolare adempimento degli obblighi contrattuali prima della stipula del relativo contratto dovrà prestare una garanzia il cui importo verrà calcolato con le modalità previste dall’art. 113, comma 1, del d.lgs. n. 163/2006.
La garanzia dovrà essere costituita mediante fideiussione bancaria, polizza assicurativa, o rilasciata da intermediari finanziari, nel rispetto di quanto disposto dagli articoli 113 e 75 del d.lgs. n. 163/2006. La garanzia deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’art. 1957, comma 2, del codice civile, nonché l’operatività della garanzia entro 15 giorni, a semplice richiesta scritta della stazione appaltante.
La garanzia sarà svincolata ai sensi dell’art. 113 sopra citato.
Art. 10
SPESE CONTRATTUALI
Sono a carico della ditta appaltatrice le spese di bollo, scritturazione, copie di eventuali registrazioni e ogni altro onere necessario alla stipulazione del contratto.
Art. 11
EFFETTI OBBLIGATORI DEL CONTRATTO
Il contratto stipulato in base al presente capitolato è immediatamente vincolante per l’impresa aggiudicataria, mentre lo sarà per l'Ente solo dopo l’esecutività degli atti amministrativi e gli accertamenti previsti dalla normativa.
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Art. 12
OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DELL’IMPRESA AGGIUDICATARIA
L’impresa aggiudicataria è l’esclusiva responsabile del rispetto di tutte le disposizioni relative alla tutela infortunistica e sociale delle maestranze addette all’esecuzione dell’appalto di cui al presente capitolato.
L’impresa dovrà osservare nei riguardi dei propri dipendenti le leggi, i regolamenti e le disposizioni previste dai contratti collettivi nazionali di settore e dagli accordi sindacali integrativi, nonché rispettare le norme di sicurezza nei luoghi di lavoro e di tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti dei lavoratori o soci.
È fatto carico alla stessa di dare piena attuazione, nei riguardi del personale utilizzato agli obblighi retributivi e contributivi, alle assicurazioni obbligatorie e ad ogni altra disposizione contrattuale o normativa prevista.
L’impresa si obbliga ad osservare e a far osservare ai propri dipendenti tutte le disposizioni di ordine interno che venissero comunicate dall’ente.
Inoltre, l’impresa deve essere assicurata con adeguati massimali per responsabilità civile verso i propri dipendenti, verso terzi e verso l’Ente appaltante.
Art. 13
FORO COMPETENTE
Ai fini dell’esecuzione del contratto e per la notifica di eventuali atti giudiziari, la ditta aggiudicataria dovrà comunicare espressamente il proprio domicilio.
Le controversie che dovessero insorgere tra le parti, relativamente all’interpretazione, applicazione ed esecuzione del contratto, saranno definite mediante il ricorso agli accordi bonari di cui all’art. 240 del Codice dei contratti ed all’esito di questi deferite al giudizio arbitrale a norma dell’art. 241 del Codice dei contratti. Qualora la controversia debba essere definita dal giudice, sarà competente il Tribunale di L'Aquila.
Art. 14 NORMA DI RINVIO
Per quanto non previsto dal presente capitolato speciale, si fa rinvio, oltre che al codice civile, alla disciplina normativa e regolamentare vigente in materia di appalti pubblici e al regolamento per la disciplina dei contratti dell'ente Xxxxx Xxxxxxxxx xxx Xxxx Xxxxx x Xxxxx xxxxx Xxxx.
Art. 15 PRIVACY
Ai sensi dell’art. 13 del d.lgs. n. 196/2003:
Nella procedura di gara saranno rispettati i principi di riservatezza delle informazioni fornite, in conformità a quanto disposto dal d.lgs. n.196/2003 e successive modificazioni, compatibilmente con le funzioni istituzionali, le disposizioni di legge e regolamentari concernenti i pubblici appalti e le disposizioni riguardanti il diritto di accesso ai documenti ed alle informazioni.
In particolare, in ordine al procedimento instaurato da questa procedura:
a) le finalità cui sono destinati i dati raccolti ineriscono alla verifica della capacità dei concorrenti di partecipare alla gara in oggetto;
b) i dati forniti saranno raccolti, registrati, organizzati e conservati per le finalità di gestione della gara e saranno trattati sia mediante supporto cartaceo che magnetico anche successivamente all’eventuale instaurazione del rapporto contrattuale per le finalità del rapporto medesimo;
c) il conferimento dei dati richiesti è un onere a pena l’esclusione dalla gara;
d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati sono:
1) il personale interno dell’amministrazione;
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2) i concorrenti che partecipano alla seduta pubblica di gara;
3) ogni altro soggetto che abbia interesse ai sensi della legge n. 241/1990;
e) i diritti spettanti all’interessato sono quelli di cui all’art. 7 del d.lgs. n. 196/2003, cui si rinvia;
f) soggetto attivo della raccolta è l'Ente aggiudicante.
Il fornitore ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni di cui venga a conoscenza, non divulgandoli in alcun modo e non utilizzandoli per scopi diversi da quelli strettamente necessari all’esecuzione del contratto. Il fornitore potrà citare i termini essenziali del contratto nei casi in cui fosse condizione necessaria per la partecipazione a gare ed appalti, previa comunicazione all'Ente Parco Nazionale del Gran Sasso e Monti della Laga – Servizio Risorse Umane, Finanziarie e Strumentali - Ufficio Contratti e Patrimonio.
firma per accettazione
IL LEGALE RAPPRESENTANTE