REGOLAMENTO DELL’ORGANISMO DI MEDIAZIONE DENOMINATO

REGOLAMENTO DELL’ORGANISMO DI MEDIAZIONE DENOMINATO

“Istituto Veneto di Mediazione e Conciliazione S.r.l.”

ai sensi del DM 180/2010 e DM 145/2011

1. APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO

1.1 Il presente regolamento si applica alla procedura di mediazione a fini conciliativi (Mediazione ai sensi del DM 180/2010 come modificato dal DM145/2011).

1.2 Il Regolamento si applica alle mediazioni amministrate dall’organismo di mediazione in relazione a

controversie nazionali. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento.

1.3 In caso di sospensione o cancellazione dal registro, i procedimenti di mediazione in corso proseguono presso l’organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l’organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso.

1.4 La Mediazione ha una durata non superiore a 3 mesi* dal deposito dell’istanza. In caso di ricorso alla procedura su invito del giudice, il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell’istanza.

1.5 l’organismo comunica l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. L’istante, in aggiunta all’organismo, può farsi parte attiva, con ogni mezzo idoneo, per effettuare le comunicazioni alla controparte.

2. AVVIO DELLA MEDIAZIONE

2.1 La parte che intende avviare la mediazione può farlo depositando la domanda di avvio presso la sede

dell’organismo.

2.2 La relativa modulistica è stata predisposta sia in forma online e pubblicata sul sito xxx.xxxx.xx, sia in

forma cartacea da richiedere alla segreteria dell’organismo.

2.3 La domanda deve contenere:

1) il nome dell’Organismo di mediazione;

2) Nome, dati identificativi e recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le dovute comunicazioni;

3) L’oggetto della lite;

4) Le ragioni della pretesa;

5) Il valore della controversia individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di € 250.000, e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.

2.4 La Mediazione ha una durata non superiore a 3 mesi* dal deposito dell’istanza.

In caso di ricorso alla procedura su invito del giudice il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per

il deposito dell’istanza.

2.5 L’organismo comunica l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento

della procedura.

3. LUOGO E MODALITA’ DELLA MEDIAZIONE

3.1 La Mediazione si svolge nelle sedi comunicate ed accreditate presso il Ministero della Giustizia. In alternativa, l’organismo può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più idoneo con il consenso di tutte le parti e del mediatore.

3.2 La proposta di cui sopra può essere formulata dal mediatore anche in caso di mancata partecipazione di una o di più parti al procedimento di mediazione.

4. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA

4.1 Il procedimento di mediazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi.

4.2 Chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell’Organismo o comunque nell’ambito del procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento medesimo. La suddetta limitazione riguarda anche il mediatore in tirocinio previsto nell’art.2 del DM 145/2011.

4.3 Il mediatore è tenuto alla riservatezza nei confronti delle parti rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.

4.4 Le parti e ogni altra persona presente agli incontri di mediazione, ivi inclusi i mediatori in tirocinio, gli avvocati e i consulenti, hanno l’obbligo di mantenere la massima riservatezza e non possono presentare come prova giudiziale o di altra natura suggerimenti, informazioni, circostanze che sono state espresse durante gli incontri di mediazione.

4.5 L’Organismo iscritto è obbligato a consentire gratuitamente il tirocinio assistito di cui all’art. 4 comma 3 lettera b del DM 145/2011. Il tirocinante, in ogni caso, è tenuto alla riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso dell’intero procedimento di mediazione.

4.6 L'Organismo assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza degli atti introduttivi del procedimento, sottoscritti dalle parti, nonché di ogni altro documento proveniente dai soggetti di cui al comma che precede o formato durante il procedimento.

5. NOMINA DEL MEDIATORE

5.1 Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nell’elenco interno dei mediatori iscritti con provvedimento

del Responsabile del Registro.

5.2 La lista dei mediatori è consultabile sul sito xxx.xxxx.xx.

5.3 I mediatori inseriti nell’elenco dell’organismo dovranno essere in possesso di una specifica formazione e uno specifico aggiornamento almeno biennale, acquisiti presso gli enti di formazione in base all’art.18 del DM 180/2010 modificato con DM 145/2011, nonché avere partecipato, nel biennio di aggiornamento e in forma di tirocinio assistito, ad almeno 20 casi di mediazione svolti presso organismi iscritti.

5.4 L’organismo iscritto è obbligato a consentire gratuitamente il tirocinio assistito di cui all’art. 4 comma 3

lettera b del DM 145/2011.

5.5 In tal senso le parti verranno portate a conoscenza in merito alla presenza dei mediatori-tirocinanti che presenzieranno alla procedura, facendo presente che gli stessi, in ogni caso, sono tenuti a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità, neutralità e riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione.

5.6 L’organismo designa il mediatore ritenuto più idoneo tra coloro che sono inseriti nella propria lista.

5.7 Nell’assegnazione degli incarichi, l’organismo si attiene a quanto previsto nell’art.3, comma 1 lett. b) del DM 145/2011, secondo cui, nel regolamento di procedura, devono essere stabiliti criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta.

5.8 A tal fine, il responsabile dell’organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (giuridica, giuridico-economica, tecnico-scientifica, umanistica, medica, ecc.) nonché, all’interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore (tenendo conto del periodo di svolgimento dell’attività di mediazione, del grado di specializzazione, dei contributi scientifici redatti, del numero di mediazioni svolte, del numero di mediazioni svolte con successo ecc.).

5.9 Nell’assegnazione dell’incarico fra i diversi mediatori, dunque, si provvederà, in primo luogo, a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea.

5.10 In questo contesto, poi, ove trattasi di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del responsabile dell’organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove trattasi, a giudizio del responsabile dell’organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiute secondo il criterio della turnazione. L’organismo può fornire alle parti una lista di candidati ritenuti idonei, tenendo in considerazione l’eventuale preferenza espressa da questi, le specifiche competenze professionali ed eventuali conoscenze tecniche o linguistiche e la disponibilità del mediatore. Ciascuna parte può segnalare la propria preferenza per la nomina del mediatore. Se le parti non comunicano, in modo concorde, un nominativo entro cinque giorni, l’organismo nomina il mediatore tra i candidati proposti, secondo i criteri sopra indicati.

5.11 Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nella lista

dell’organismo.

6. INDIPENDENZA, IMPARZIALITA’ E SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE

6.1 Il mediatore nominato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicito riferimento al Codice europeo di condotta per mediatori.

6.2 In casi eccezionali, l’organismo può sostituire il mediatore prima dell’inizio dell’incontro di mediazione

con un altro della propria lista di pari esperienza.

6.3 A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, l’organismo informerà le parti e provvederà alla sua sostituzione.

6.4 Il tirocinante che assiste alla procedura di mediazione è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di

indipendenza, imparzialità, neutralità e riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione

7. SVOLGIMENTO DELLA MEDIAZIONE E POTERI DEL MEDIATORE

7.1 Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione nel modo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione. Il mediatore è autorizzato a tenere incontri congiunti e separati con le parti. Alcune fasi della mediazione possono svolgersi (previo consenso di tutte le parti) in videoconferenza o telefonicamente, su indicazione del mediatore.

7.2 Nei casi di cui all’art. 5 comma 1 del Decreto legislativo 28/2010, il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria dell’organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell’art 11, comma 4 del D.Lgs. 28/2010.

7.3 Le parti hanno diritto di accesso agli atti del procedimento di mediazione da loro depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi dall’Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni dalla conclusione della procedura.

7.4 Il mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti al di fuori delle sessioni private devono essere ritenuti riservati.

7.5 Il mediatore si riserva il diritto di non verbalizzare alcuna proposta:

x.xx vi è opposizione alla verbalizzazione espressa nella clausola contrattuale di mediazione; b.nel caso in cui almeno una parte vi si opponga espressamente;

c. in caso di mancata partecipazione alla mediazione di una o più parti;

x.xx ogni caso in cui ritenga di non avere sufficienti elementi.

7.6 Sentite le parti, l’organismo può nominare un mediatore diverso da colui che ha condotto la mediazione per verbalizzare una proposta conciliativa che produca gli effetti previsti dalla legge.

8. PRESENZA DELLE PARTI E LORO RAPPRESENTANZA

8.1 Alle persone fisiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione personalmente. Le stesse possono farsi assistere da uno o più persone di propria fiducia. La partecipazione per il tramite di rappresentanti è consentita solo per gravi ed eccezionali motivi.

8.2 Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante fornito dei necessari poteri per definire la controversia.

9. CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE

9.1 Conclusa la mediazione, il mediatore redige apposito verbale che viene sottoscritto dalle parti e dal mediatore che ne autentica le firme. Il mediatore dà inoltre atto dell’eventuale impossibilità di una parte a sottoscriverlo.

9.2 Nei casi di cui all’art. 5 comma 1 del Decreto legislativo 28/2010, il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria dell’organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell’art 11, comma 4 del D.Lgs. 28/2010.

9.3 Al termine di ogni procedura di mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, allegata al presente regolamento, da trasmettere al responsabile del registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.

10. MANCATO ACCORDO

10.1 Qualora non si pervenga a un accordo, il mediatore redige un processo verbale con il quale dà atto

della mancata conclusione dell’accordo.

10.2 Ove sia stato richiesto dalle parti od ove lo abbia ritenuto opportuno, in caso di mancato raggiungimento dell’accordo il mediatore, nel redigere il processo verbale, dà, inoltre, atto, della proposta di mediazione dallo stesso sottoposta alle parti. Il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere.

11. INDENNITA’

11.1 Le indennità dovute dalle parti sono quelle previste dal DM 180/2010, come modificato dal DM

145/2011, art. 16, e dalla tabella liberamente redatta dall’organismo.

11.2 Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora l’organismo si avvalga di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali, il loro compenso viene determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti e il pagamento delle relative parcelle non rientra negli importi previsti in tabella.

11.3 Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione in misura

non inferire alla metà.

12. RESPONSABILITA’ DELLE PARTI

12.1 E’ di competenza esclusiva delle parti:

- l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e che non siano comunque da ricondursi al comportamento non diligente dell’organismo;

- le indicazioni circa l’oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell’istanza di mediazione;

- l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l’azione giudiziale nelle materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità;

- l’indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;

- la determinazione del valore della controversia;

- la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;

- le dichiarazioni in merito al gratuito patrocinio, alla non esistenza di più domande relative alla stessa controversia e ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore dal deposito dell’istanza alla conclusione della procedura.

13. CRITERI DI DETERMINAZIONE DELLE INDENNITA’

13.1 L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione.

13.2 Per le spese di avvio, a valere sull’indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte un importo di euro 40,00 che è versato dall’istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento.

13.3 Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l’importo indicato nella tabella A allegata al DM 180/2010.

13.4 L’importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a

norma della medesima tabella A:

a) può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza,

complessità o difficoltà dell’affare;

b) deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione;

c) deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del

decreto legislativo;

d) nelle materie di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo a eccezione di quello previsto dalla lettera b) del presente comma;

e) deve essere ridotto a euro quaranta per il primo scaglione e ad euro cinquanta per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l’applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, partecipa al procedimento.

13.5 Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l’importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato.

13.6 Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.

13.7 Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile.

13.8 Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile, o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di euro 250.000, e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.

13.9 Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà. Il regolamento di procedura dell’organismo può prevedere che le indennità debbano essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’articolo 11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, l’organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione.

13.10 Le spese di mediazione comprendono anche l’onorario del mediatore per l’intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo.

13.11 Le spese di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento.

13.12 Ai fini della corresponsione dell’indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come un’unica parte.

13.13 Gli organismi diversi da quelli costituiti dagli enti di diritto pubblico interno stabiliscono gli importi di cui al comma 3, ma restano fermi gli importi fissati dal comma 4, lettera d), per le materie di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo. Resta altresì ferma ogni altra disposizione di cui al presente articolo.

13.14 Gli importi minimi delle indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinati a norma della tabella A allegata al DM 180/2010, sono derogabili.

*= la durata massima della procedura di mediazione da mesi 4 a mesi 3 è stata aggiornata sulla base di quanto disposto dal DL 98/2013