Tania Tamburi
Xxxxx Xxxxxxx
Servizio Coordinamento e Promozione della Ricerca Istituto Superiore di Sanità
xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx
Il Financial Report
Il Funding and Tenders Portal
Categorie di costi (Art. 6.2)
Costi diretti:
A. Personale – impiegati, persone con contratto, distaccati
B. Subcontratti – terze parti che si occupano di azioni specifiche
C. Acquisto, siano essi per:
c.1) Viaggi, alloggio e soggiorno
c.2) Attrezzature
c.3) Altri beni, lavori e servizi
Costi indiretti:
E. Quota fissa pari al 7% del totale dei costi diretti
Financial Statement
Detailed cost reporting table
STEP 1 (abilitare contenuto e attivare macro del file)
Viene automaticamente riportato sui fogli 3 e 4
xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx
Detailed cost reporting table
WORK PACKAGES & TRAVELS
Add a new WP Update Detailed Budget
1 Table
Index Name Description Number of travels Delete
STEP 2
Inserire titolo del WP
Inserire n° viaggi da
rendicontare in quel WP
1
Description 1
NAME 1
1
Delete
Number of travels
Description
Name
Index
Update Detailed Budget
Table
Add a new WP
WORK PACKAGES & TRAVELS
Detailed cost reporting table
STEP 3 – Costi del personale
Detailed cost reporting table
STEP 3 – Costi del personale (cont)
Costo del personale: Come si calcola
Paga giornaliera della persona X numero delle giornate equivalenti
lavorate nell’azione (arrotondate alla mezza giornata)
Il calcolo deve essere effettuato:
• per ogni persona rendicontata
• al termine di ogni reporting period
• anche per i dipendenti che lavorano in maniera esclusiva
nell’azione
• con riferimento ad ogni reporting period (o all’esercizio se ciò
corrisponde alla usuale pratica del beneficiario)
Costi del personale: paga giornaliera
La paga giornaliera:
1) Deve essere calcolata con riferimento all’intera durata del reporting period utilizzando un tempo produttivo opportunamente rapportato:
Esempio:
Il RP dura 18 mesi = 215/12X18= 322,5
Se è part time al 50% = 215/12X18= 322,5 X 0,5 = 161,25
Costi del personale: paga giornaliera (cont)
2) Può essere alternativamente calcolata per ogni anno di
calendario presente all’interno del reporting period. In questo caso il numero dei mesi utilizzato per calcolare la paga
giornaliera è pari al numero di mesi dell’anno di calendario
contenuto nel reporting period.
Esempio:
Il RP dura 18 mesi dal 1 gennaio 2022 al 30 giugno 2023 Calcolo due paghe giornaliere:
2022 (Costo del 2022) / (215)
2023 (Costo del primo semestre 2023) / (215/12X6)
xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx
Se una risorsa viene assunta o licenziata nel RP
Nel caso in cui il personale sia assunto o licenziato nel corso del reporting period il numero di giorni massimi dichiarabili deve essere calcolato considerando la durata standard di 30 giorni per ogni mese dell’anno.
Supponiamo che il reporting period vada dal 1.1.2022 al 30.5.2023, va calcolato il numero di mesi da utilizzare per la persona assunta dal 5.5.2022 al 20.10.2022.
A maggio la risorsa ha lavorato 26/30 = 0,87 mesi Da Giugno a Settembre ha lavorato per = 4 mesi A Ottobre ha lavorato 20 giorni = 0,67 mesi
Per un totale di 5,54 mesi da dover considerare nel reporting period.
xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx
Costi del personale: giornate lavorate nel progetto
• Devono essere arrotondate alla mezza giornata.
• Dimostrate attraverso la dichiarazione mensile o il time sheet (non è più prevista la dichiarazione di lavoro esclusivo)
• Il time sheet:
✓ deve indicare almeno tutte le ore lavorate nel progetto (non è richiesto il time
sheet integrato)
✓ può essere cartaceo o computer based
✓ deve essere firmato e datato mensilmente dal dipendente e dal suo supervisore
✓ se computer based, la firma può essere elettronica (es. password e user name) con un documentato e sicuro processo di gestione dei diritti di accesso e la possibilità di auditare le transazioni elettroniche.
xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx
Calcolo delle giornate lavorate nel progetto
⮚ Se sono utilizzate sia le dichiarazioni che i timesheets, questi debbono essere coerenti, altrimenti verrà considerato il dato più basso.
⮚ Se vengono registrate le ore e non i giorni, deve avvenire la relativa conversione in occasione del report. Tale conversione può essere effettuata utilizzando uno dei seguenti valori:
• 8 ore oppure
• Il numero medio di ore che la persona deve lavorare ogni giorno in base al contratto (es. CCNL 36h/settimana: 7,20)
• Diviso per 215
Costo del personale: casi specifici
Il numero delle giornate dichiarate non può superare il valore di 215 in un anno per tutti gli EU grants.
Il telelavoro è eleggibile se:
- il beneficiario ha delle chiare regole interne in materia
- le ore prestate sul progetto sono in linea con tali regole
Nelle imposte riconosciute ed eleggibili non figura l’IRAP, così come non sono eleggibili ai fini del rimborso le indennità di malattia o maternità, bonus legati ad obiettivi o a fondi del progetto, dividendi.
Detailed cost reporting table
STEP 3 – Costi per subcontratti
B. Subcontracting costs | ||||||||
Costs (actual costs) | Total (Currency) | Total EUR | Also used for other work packages? YES/NO and which WP | Description of subcontracted project tasks/activities | ||||
WORK PACKAGE 1 | NAME 1 | |||||||
Add a new subcontractor above | 1 [Subcontract short name] | [invoice 1] | 0,00 | 0,00 | ||||
[invoice 2] | 0,00 | 0,00 | ||||||
Subtotal subcontracting | 0,00 | |||||||
+ [Subcontract short name] | [invoice 1] | 0,00 | 0,00 | |||||
[invoice 2] | 0,00 | 0,00 | ||||||
Subtotal subcontracting | 0,00 | |||||||
+ [Subcontract short name] | [invoice 1] | 0,00 | 0,00 | |||||
[invoice 2] | 0,00 | 0,00 | ||||||
Subtotal subcontracting | 0,00 | |||||||
Total subcontracting for this WP | 0,00 | |||||||
Description of subcontracted project tasks/activities
Name of subcontractor a
Period of activi
Also used for other work packages? YES/NO and which WP
Costi per subcontratti
• I subcontratti riguardano action tasks ovvero l’implementazione di parti del progetto.
• I subcontratti sono quelli espressamente indicati negli Annex 1 e 2 al Grant
Agreement.
• L’importo del subcontratto è omnicomprensivo, ossia include tasse, oneri e spese di
viaggio / soggiorno,
• Sono affidati utilizzando le usuali procedure di selezione ed acquisto del beneficiario/entità affiliata, ma comunque devono rispettare il principio del miglior rapporto qualità prezzo o, se appropriato, del prezzo più basso.
• Se il beneficiario/enitità affiliata è una contracting authority le procedure di acquisto debbono rispettare la legge nazionale in materia di public procurement (Codice dei contratti pubblici).
Detailed cost reporting table
STEP 3 – C.1 Travel and subsistence
Unit costs: Come si calcolano i viaggi
• Indipendentemente dai costi effettivamente sostenuti dal partner, va sempre e solo utilizzato il costo unitario indicato nella Decisione Commissione Europea in merito del 27 luglio 2023 disponibile a questo link.
• I costi unitari sono diversi a seconda della distanza chilometrica.
• Per i travel costs, per stabilire la distanza km relativa al viaggio in questione, deve essere necessariamente utilizzato questo link
• Per i rimborsi sui viaggi si deve tenere traccia di tutto, anche le
carte di imbarco per dimostrare l’avvenuto soggiorno.
Unit costs: Come si calcola l’alloggio
Se il paese non fa parte di quelli elencati dalla Decisione CE del 27 luglio 2023, si applicano i costi attuali (effettivamente sostenuti).
Unit costs: Come si calcola la subsistence
• Il numero di giorni deve essere calcolato arrotondando per eccesso o per difetto al numero intero di giorni più vicino, ad eccezione del primo giorno in cui qualsiasi numero di ore va arrotondato per eccesso a 1 giornata intera.
• La subsistence, oltre a coprire il costo dei pasti, copre tutte le altre spese accessorie (es. mezzi di trasporto locali, taxi, ecc.)
Detailed cost reporting table
Add a new equipment above
1 [Equ
C.2.2 Rental and leasing (rate of use/full cost)
STEP 3 – C.2 Equipment
C.2 Equipment
WORK PACKAGE 1
NAME 1
C.2.1 Purchase (depreciation/full cost)
Costs (actual costs)
Price
Depreciation method (e.g. 36 month or 60 month)
Rate of use for the action
allocated to the action
Number of months (100% or less if used also
Total (Currency)
Total (EUR)
Also working for other work packages? YES/NO and which WP
Description of tasks/activities for which the equipment is need
a
b
for other purposes)
c
d
e =(c/b *d) * a
1 [Equipment short name]
[invoice 1]
0,00
0
0,00
0%
0,00
Subtotal equipment 0
Add a new equipment above
3 [Equipment short name]
[invoice 1]
0,00 ATTENTION! Can be used only if full cost option in the grant agreement
Su
Attrezzature: leasing affitto e ammortamento
Durante la durata di un progetto è possibile comprare o prendere a leasing delle
attrezzature che però devono essere utilizzate per una specifica attività.
Per questo motivo risulta molto complesso rendicontare un PC, per l’impossibilità di
dimostrare che sia usato solo in un progetto.
Nel financial report va inserito:
- Il costo di acquisto (come da fattura)
- La durata dell’ammortamento
- Numero di mesi per il quale l’attrezzatura è imputata al progetto
- Tasso di utilizzo dell’attrezzatura sul progetto
Detailed cost reporting table
STEP 3 – C.2 Other goods works and services
WORK PACKAGE 1 | NAME 1 | ||
Costs (actual costs) | |||
Consumables | |||
1 [Consumable short name] | [invoice 1] | 0,00 | |
2 [Consumable short name] | [invoice 1] | 0,00 | |
3 [Consumable short name] | [invoice 1] | 0,00 | |
4 [Consumable short name] | [invoice 1] | 0,00 | |
Conferences, seminars, workshops, trainings & events | |||
1 [Event/activity short name] | [invoice 1] | 0,00 | |
2 [Event/activity short name] | [invoice 1] | 0,00 | |
3 [Event/activity short name] | [invoice 1] | 0,00 | |
4 [Event/activity short name] | [invoice 1] | 0,00 | |
Information & publications | |||
1 [Info/publication short name] | [invoice] | 0,00 | |
Other expenses | |||
1 IPR costs | |||
[invoice 1] | 0,00 | ||
Detailed cost reporting table
STEP 4 – funding rate e requested EU contribution
0,00
EU CONTRIBUTION
ATTENTION! In order to avoid rounding issues, please request 1 cent less than the maximum EU contribution.
0,00
Requested EU contribution
0,00
Maximum EU contribution
0%
Single Funding rate (%)
ATTENTION! Enter funding rate from the call conditions.
13,38
Total costs
Amount (EUR)
EU CONTRIBUTION (GRANT)
PROJECT INCOME
Detailed cost reporting table
STEP 5 – Consolidated costs per work package
DETAILED COST REPORTING TABLE — REPORTING PERIOD (ACTION GRANTS)
Reporting period: Project number: Project acronym: Participant short name: Participant PIC:
1
Si compila automaticamente!
CONSOLIDATED COSTS PER WORK PACKAGE (PER PARTICIPANT) COSTS PER WORK PACKAGE
A.1 Employees
A.2 + A.3 Natural persons under direct contract and
seconded persons
A.4 SME owners
B. Subcontracting costs
C.1 Travel C.1
Accommodation
C. Purchase costs
C.1 Subsistence C.2 Equipment C.3 Other goods,
work and services
D. Other cost categories
D.1 Financial support to third parties
E. Indirect costs
Total
a1 - a2
x0 x
x0x
x0x
x0x c2 c3
e = flat-rate * (a1 + a2 + a3 + a5 + b [+
d1 c1] + [c1a + c1b + c1c] + c2 + c3 + d1 + d2 + d3 + d4 + d5 + d6)
WP1 NAME 1 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | |
TOTAL COSTS PARTICIPANT | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
Financial Statement
Lock for review e firma
Fatto il lock for review il portale invia automaticamente via email al FSIGN una notifica con invito alla firma
Suggerimenti
Se avete dubbi, consultate l’Annotated Grant Agreement e il Grant Agreement del progetto che includono note esplicative ed esempi.
In ISS, se in fase di rendicontazione l’eleggibilità di qualche costo è
dubbia (es. cene di progetto), questo non viene rendicontato.