Regolamento per l’assegnazione e l’uso delle SIM e dei dispositivi

Allegato H)

Regolamento per l’assegnazione e l’uso delle SIM e dei dispositivi

di telefonia e trasmissione dati mobile

Art. 1 Finalità

Il presente regolamento è finalizzato a disciplinare l’assegnazione e l’utilizzo delle SIM aziendali di servizio e dei dispositivi mobili (telefoni, SIM voce, SIM DATI e Telefoni Cellulari e dispositivi di trasmissione dati su rete cellulare) da parte del personale dipendente di Formez PA.

Art. 2 Dotazioni

Formez PA aderisce alla Convenzione Consip afferente al comparto Telecomunicazioni, elettronica e servizi accessori relativa alla fornitura di telefonia mobile come modalità di acquisto dei servizi di telefonia mobile, trasmissione dati, noleggio e manutenzione di apparati radiomobili portatili e relativi servizi accessori. Per quanto non incluso nel presente regolamento si fa pertanto rinvio alla documentazione contrattuale di riferimento, disponibile sul sito xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, e vigente alla data.

Art. 3 Disposizioni generali

In applicazione delle norme dirette al contenimento delle spese strumentali nelle pubbliche amministrazioni è fatto obbligo di circoscrivere l’assegnazione delle apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità ed operatività e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle attività che ne richiedono l’uso.

Art. 4

Modalità di assegnazione

La gestione delle autorizzazioni all’assegnazione ed all’utilizzo delle SIM di servizio, dei relativi profili di traffico e di attribuzione dei costi, è ricondotta al Dirigente dell’Area di Supporto Tecnico (AST), che ne valuta la congruità rispetto alle esigenze specifiche e al periodo di tempo di riferimento secondo i criteri di cui al successivo art. 4.

La richiesta di assegnazione viene formulata dal personale dipendente, previa autorizzazione del Dirigente supervisore, secondo il modello allegato al presente regolamento e disponibile sulla piattaforma Easy Formez, che dovrà essere trasmessa al seguente indirizzo mail: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.

Art. 5

Criteri di assegnazione delle SIM

L’assegnazione delle SIM aziendali di servizio è correlata all’effettiva necessità ed opportunità d’uso del cellulare nonché di una maggiore efficienza, economicità e tempestività d’azione del

dipendente favorita dall’uso dello strumento, purché connessa allo svolgimento della prestazione lavorativa.

La SIM di servizio può essere assegnata a tutto il personale dipendente dell’Istituto.

Con riferimento alle caratteristiche del servizio, alla tipologia di traffico (voce e dati) e dei relativi costi, ferme restando le specifiche contrattuali derivanti dall’adesione alla convezione di cui all’art. 2 ed i relativi profili indicati, si considerano le seguenti tipologie:

Profilo 1	nessuna limitazione di traffico nazionale, internazionale e mobile;
Profilo 2	nessuna limitazione di traffico nazionale e mobile;
Profilo 3	traffico nazionale limitato alla rete mobile e fissa aziendale Formez o numeri in lista chiusa;
Profilo 4	solo dati con eventuale dispositivo di connessione dati (USB o Router 4G/LTE)

Tutti i profili, in funzione delle specifiche esigenze di servizio rappresentate, possono essere a carico del dipendente o del Formez quali spese generali o di progetto.

Per periodi di tempo particolarmente brevi, e comunque non superiori a mesi 1, in relazione ad esigenze contingenti (eventi, missioni, servizi straordinari), può essere effettuata dall’Ufficio Gestione delle Reti e Tecnologie, previa autorizzazione del dirigente dell’AST, l’assegnazione di una SIM (voce e/o dati) tra quelle disponibili a tal fine, corredata di eventuale telefono cellulare.

L’assegnazione di questa sola tipologia di SIM comporta il costo del servizio a carico di Formez PA.

L’utente assegnatario di SIM “voce” può chiedere anche l’attivazione di un profilo “dati” tra quelli che l’Ufficio gestione reti e tecnologie renderà disponibili nella intranet Easy Formez, sostenendone, salvo diversa disposizione motivata dal Dirigente dell’AST, i relativi costi in busta paga.

Nel caso di assegnazione del dipendente ad altra mansione ovvero ad altro ufficio, il Dirigente supervisore potrà confermare o meno la necessità dell’assegnazione della SIM o di altro dispositivo dandone comunicazione al Dirigente AST e all’ufficio Gestione Reti e Tecnologie.

L’uso dei dati all’estero per i dispositivi di trasmissione dati e dei telefoni cellulari deve essere autorizzato dall’AST, preferendo comunque l’uso di reti wifi. Per esigenze di servizio può essere richiesta l’autorizzazione all’abilitazione della SIM precedentemente assegnata al traffico internazionale per periodi di tempo limitati e comunque non superiori a mesi 1. Il costo del servizio sarà a carico di Formez PA ferme restando le disposizioni di cui al successivo art. 5.

In casi particolari autorizzati esclusivamente dal vertice amministrativo, la SIM aziendale ed il dispositivo mobile potranno essere assegnati d’ufficio. In questo caso ogni costo di attivazione, gestione e revoca, è sostenuto da Formez PA.

Art. 6 Dual Billing

Salvo in casi eccezionali espressamente dispensati dal Vertice Amministrativo, è attivo il servizio dual billing che consente di addebitare a se stessi i costi telefonici, anteponendo al numero telefonico da chiamare il codice di addebito personale.

Tale funzione deve essere sempre utilizzata per le chiamate personali indipendentemente dal profilo di traffico attivato.

Formez PA si riserva di attivare le azioni di rivalsa per eventuali danni subiti derivanti dall’improprio utilizzo della SIM ovvero idonee misure disciplinari qualora venga riscontrato uno scorretto utilizzo.

L’attivazione del codice di addebito personale, implica la fornitura di un conto corrente o una carta di credito ove addebitare i costi di traffico personali; ciò avverrà attraverso la sottoscrizione del modulo di autorizzazione all’addebito allegato al presente regolamento.

Qualora lo strumento di pagamento indicato dovesse essere incapiente, il fornitore del servizio si rivarrà su Formez PA e quest’ultimo si rivarrà sul dipendente prelevando in busta paga il dovuto. Qualora tale incapienza si dovesse protrarre per oltre un bimestre, Formez PA, attraverso l’Ufficio Gestione Reti e Tecnologie provvederà a sospendere la funzionalità della SIM per il traffico uscente.

Art. 7 Vigilanza e controlli

Il Responsabile dell’Ufficio Gestione delle Reti e delle Tecnologie è referente operativo per la gestione delle assegnazioni al personale ed è chiamato a vigilare sul corretto utilizzo delle SIM di servizio monitorando i costi della fonia mobile aziendale di tutti gli assegnatari, verificandone il traffico anomalo e segnalando immediatamente (comunque entro 15 gg dal ricevimento della fattura di periodo) i casi di utilizzo improprio all’intestatario della SIM, al Dirigente dell’AST e al Dirigente supervisore dell’assegnatario.

Il monitoraggio ed i controlli di cui sopra devono essere effettuati nel rispetto della dignità, della libertà personale e della riservatezza dei dati personali raccolti che dovranno essere gestiti soltanto dal soggetto incaricato del trattamento, comunicato in fase di presentazione della richiesta al dipendente, e in applicazione della normativa vigente. In nessun caso informazioni relative al traffico telefonico personale o alla navigazione in rete internet potranno essere diffuse senza preventiva autorizzazione dell’assegnatario della SIM.

L’Ufficio Gestione delle Reti e delle Tecnologie detiene altresì un archivio elettronico, costantemente aggiornato, delle assegnazioni effettuate sia delle SIM che dei dispositivi mobili e dei relativi costi.

L’archivio viene trasmesso semestralmente al Responsabile della Prevenzione della Corruzione, della Trasparenza e dei Controlli Interni.

Art. 8 Telefoni

Il personale di Formez PA assegnatario di SIM di servizio, può richiedere, al momento dell’assegnazione della SIM stessa, ed in occasione del rinnovo della convenzione Consip di riferimento, l’assegnazione anche di un dispositivo mobile, sostenendone i relativi costi sulla base del piano di noleggio prestabilito e/o di eventuali fattori incrementali di costo previsti in convenzione.

Il Responsabile dell’Ufficio Gestione delle Reti e delle Tecnologie provvede altresì alla diffusione tramite l’intranet Easy Formez delle informazioni relative alle apparecchiature di telefonia disponibili ed alle relative tariffe.

Art. 9

Furto, smarrimento o guasto

In caso di furto o smarrimento dell’apparato, il dipendente provvede a sporgere denuncia presso le competenti autorità, indicando nella denuncia stessa il codice IMEI dell’apparato smarrito e a darne immediata e formale comunicazione al Responsabile dell’Ufficio Reti e Tecnologie per gli adempimenti di norma, allegando copia della denuncia.

In caso di guasto o malfunzionamento dell’apparato, il dipendente invierà una mail all’ufficio gestione reti e tecnologie (xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx), dal quale riceverà, entro 7 giorni, un appuntamento per la verifica e la consegna dell’apparato. L’ufficio gestione reti e tecnologie provvederà a richiedere al fornitore la sostituzione dell’apparato. Qualora dovesse essere sostituito, l’apparato verrà quindi trattenuto e sarà riconsegnato con lettera formale dopo che il fornitore avrà provveduto alla sostituzione.

Qualora il fornitore applichi penali per sostituzione dovuta a danni o smarrimento, l’ufficio Gestione Reti e Tecnologie, comunicherà all’Ufficio Amministrazione del Personale ed al dipendente interessato l’importo della penale che sarà prelevata in busta paga. L’importo di tali eventuali addebiti dovrà essere preventivamente comunicato al dipendente al momento della richiesta del telefono.

Tutte le comunicazioni anche relativamente a questi aspetti devono avvenire tramite mail xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx

Art. 10 Sicurezza

Il dipendente assegnatario dell’apparecchiatura deve adottare nell’utilizzo dello strumento i dovuti accorgimenti per garantire la sicurezza individuale.

Formez PA non assume nessuna responsabilità per contravvenzioni o sinistri imputabili all’uso improprio del dispositivo mobile.

Art. 11 Modalità di utilizzo

Gli assegnatari delle SIM e dei dispositivi mobili sono responsabili del corretto utilizzo dal momento della presa in consegna fino alla restituzione o revoca e dovranno porre ogni cura alla corretta conservazione.

Le SIM aziendali di servizio non possono essere cedute a terzi a nessun titolo.

Art. 12 Revoca e restituzione

La revoca, sospensione o limitazione dell’uso della SIM nei confronti dei soggetti assegnatari è disposta con atto del Dirigente dell’AST e notificata al dipendente, al Dirigente Supervisore e al Responsabile Ufficio Gestione delle Reti e delle Tecnologie per i successivi adempimenti amministrativi interni ed esterni.

In caso di cessazione dal servizio del soggetto assegnatario della SIM, il Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione ne darà immediata comunicazione al Dirigente AST ed al Responsabile dell’Ufficio Gestione Reti e Tecnologie che provvederà alla richiesta di restituzione e all’annullamento della SIM. In questo caso, laddove la convenzione vigente lo preveda, su richiesta del dipendente, la SIM potrà essere ceduta al dipendente stesso.

Il noleggio del telefono è di natura personale sebbene avvenga attraverso l’adesione alla convenzione Consip e pertanto il dipendente aderisce ad un contratto di noleggio con durata stabilita dalla convenzione vigente.

Conseguentemente, in caso di revoca o restituzione della SIM aziendale di servizio, il titolare detiene il telefono noleggiato fino alla scadenza del contratto, ne sostiene i relativi costi e, al termine, può chiedere il riscatto dell’apparato.

Art. 13

Norme Finali e transitorie

Le disposizioni del presente regolamento sono immediatamente operative.

In occasione del prossimo rinnovo della convenzione Consip per la telefonia mobile, saranno verificate e ridefinite tutte le attuali assegnazioni.

La modulistica allegata al presente regolamento verrà resa disponibile in formato elettronico attraverso la rete intranet Easy Formez.

Per quanto non espressamente previsto nel presente atto si fa rinvio alle disposizioni legislative e regolamentari in materia.

MODULO PER LA RICHIESTA DI SIM AZIENDALE DI SERVIZIO

Nome e Cognome:

Unità organizzativa:

Tipologia Traffico Voce

🞎 Profilo 1 - nessuna limitazione di traffico

🞎 costi addebitati a Formez PA

🞎 costi a carico del dipendente

🞎 Profilo 2 - nessuna limitazione di traffico mobile e nazionale salvo chiamate personali

🞎 costi addebitati a Formez PA

🞎 costi a carico del dipendente

🞎 Profilo 3 - traffico nazionale limitato alla rete mobile e fissa aziendale Formez e/x xxxxx list

🞎 costi addebitati a Formez PA

🞎 costi a carico del dipendente

🞎 Profilo 4 - solo dati 🞎 con dispositivo di connessione dati USB o Router 4G/LTE

🞎 costi addebitati a Formez PA

🞎 costi a carico del dipendente

Traffico Dati 🞎 Profilo 1 – 4Gb in velocità 4G/LTE 🞎 Profilo 2 – 20Gb in velocità 4G/LTE

🞎 costi addebitati a Formez PA

🞎 costi a carico del dipendente

Roaming Internazionale 🞎 Abilitato 🞎 Non Abilitato

🞎 costi addebitati a Formez PA

🞎 costi a carico del dipendente

Validità attivazione

🞎 indeterminato fino a revoca

🞎 temporanea dal ………………………… al …………………………

La richiesta di assegnazione è giustificata dalla necessità di assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità nonché la necessità di effettuare chiamate nell’interesse di Xxxxxx PA anche al di fuori della postazione di lavoro abituale.

Il Responsabile diretto Il Dirigente Supervisore

Il Dirigente AST

Roma, / /

MODULO DI RICHIESTA PER APPARATO AZIENDALE DI SERVIZIO

Nome e Cognome:

Unità organizzativa:

Tipologia apparato:

🞎 Categoria TOP - €.

🞎 Categoria INTERMEDIA - €.

🞎 Categoria BASE - €.

🞎 Categoria MODEM - €.

Dettaglio Apparato:

Marca                   Modello                    

In caso di furto o smarrimento sarà mia cura precedere tempestivamente alla denuncia presso le autorità competenti e a darne comunicazione via mail all’indirizzo xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx in modo da consentire al Responsabile dell’Ufficio Reti e Tecnologia i successivi adempimenti.

🞎 Autorizzo fin da ora Formez PA a detrarre l’importo previsto dalla busta paga a decorrere dal mese di consegna dell’apparato.

Il dipendente

Roma, / /