PROCEDURE GESTIONALI E DI RENDICONTAZIONE PER INIZIATIVE PROMOSSE DALLE ORGANIZZAZIONI DELLA SOCIETA' CIVILE E SOGGETTI SENZA FINALITA' DI LUCRO

Approvate con delibera n.61 del 13.06.2016 e modificate con delibere n.63/2017 e n. 48/2018

Le presenti procedure disciplinano gli aspetti relativi all'esecuzione delle iniziative promosse e realizzate da organizzazioni della società civile e soggetti senza finalità di lucro (Ente promotore dell’iniziativa, denominato d’ora innanzi “Ente esecutore”) con il cofinanziamento dell'Agenzia italiana per la cooperazione allo sviluppo (AICS). Tali aspetti riguardano le modalità per l’erogazione dei contributi, l'avvio e la gestione delle attività, le eventuali modifiche, i rapporti e la rendicontazione.

MODALITÀ DI EROGAZIONE DEL CONTRIBUTO: ANTICIPAZIONI E STATI DI AVANZAMENTO

1. Le rate di contributo possono essere erogate secondo due modalità: per anticipazione o per stato di avanzamento. L'Ente esecutore ha facoltà, in sede di stipula del contratto con l’AICS, di scegliere la modalità con cui ricevere tali rate di contributo, che sono accreditate sul conto corrente bancario in Italia dedicato, anche in via non esclusiva, all'iniziativa. L’apertura e la tenuta del conto dedicato sono soggette agli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di tracciabilità dei flussi finanziari.

Garanzia

2. Le anticipazioni potranno essere erogate dietro presentazione di idonea garanzia (polizza assicurativa o fidejussione bancaria) di ammontare pari al 30 per cento dell'importo anticipato, ai sensi e nei modi di cui all’art. 26, comma 4 della Legge n. 125/2014.

3. In particolare, la durata dovrà essere tale da coprire il tempo necessario all’AICS per l’approvazione del rapporto descrittivo e contabile finale. La garanzia dovrà essere svincolata solo in seguito a formale comunicazione dell’AICS.

4. Nel caso di rate con importi differenti, l'ammontare della garanzia potrà essere adeguato all'ammontare della corrispondente rata di contributo richiesta in anticipo, al netto degli importi di cui al successivo punto 21.

5. L’Ente esecutore deve presentare la garanzia così adeguata entro 15 giorni dalla ricezione della rata erogata da parte dell’AICS.

6. Le garanzie dovranno essere rilasciate in Italia da Istituti autorizzati ai sensi dell'articolo 35, comma 18, terzo e quarto periodo del codice dei contratti pubblici, di cui al decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 e in esercizio da almeno tre anni. La fidejussione, a scelta dell'Ente esecutore, può essere bancaria o assicurativa, deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all'eccezione di cui all'articolo 1957, comma 2, del codice civile, nonché l'operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta dell'AICS.

Erogazione per anticipazioni

7. La prima rata è erogata per anticipazione all’inizio della prima annualità a seguito della ricezione della garanzia da parte dell’AICS.

8. Le rate successive alla prima sono erogate - al netto degli importi di cui al successivo punto 21 - entro trenta giorni dalla presentazione del rapporto descrittivo e contabile annuale di cui al successivo punto 17, lettera c).

Erogazione per stati di avanzamento

9. L’erogazione dei contributi per stati di avanzamento avviene successivamente all’effettuazione e al pagamento delle spese, previa approvazione dei relativi rapporti descrittivi e contabili e al netto delle eventuali spese non ammissibili e degli eventuali residui attivi e di spesa, entro due mesi dalla ricezione del rapporto.

10. E’ comunque facoltà dell'Ente esecutore optare, anche nel corso della realizzazione del progetto, per l’erogazione anticipata dei contributi, previa presentazione della garanzia e

modifica del contratto, secondo le modalità descritte nei paragrafi precedenti. In tal caso l'Ente esecutore dovrà far pervenire all’AICS, almeno tre mesi prima dell’inizio della relativa annualità, una richiesta di variazione nelle modalità di erogazione delle rate, al fine di avviare le procedure necessarie.

Avvio delle attività

11.L’inizio delle attività segna l’avvio dell'iniziativa e deve avvenire secondo le seguenti modalità.

- nel caso di erogazione delle rate di contributo per stato di avanzamento: entro due mesi dalla data di stipula del contratto;

- nel caso di richiesta di erogazione delle rate per anticipazione: a partire dalla data di stipula del contratto ed entro due mesi dall'accreditamento della prima rata.

L'Ente esecutore deve tempestivamente comunicare all'AICS la data d’inizio delle attività.

12.L'AICS può eccezionalmente autorizzare l'Ente esecutore a posporre la data di avvio dell'iniziativa, in circostanze debitamente giustificate e fino ad un limite massimo di otto mesi dal termine iniziale di cui al precedente paragrafo. Le garanzie fornite a sostegno delle anticipazioni erogate dovranno essere adeguate alla nuova tempistica.

13.Decorsi gli otto mesi o in assenza delle comunicazioni di cui ai punti precedenti, viene avviato di diritto il procedimento di revoca del contributo.

Sospensione

14.L'AICS può decidere di sospendere le attività su richiesta motivata dell'Ente esecutore al verificarsi di eventi eccezionali di forza maggiore non prevedibili al momento dell’approvazione dell'iniziativa.

15.Resta salva la facoltà dell’AICS di disporre la chiusura dell’iniziativa qualora emergano, e siano documentati, gravi e ingiustificate inadempienze nell’espletamento delle attività e

nel conseguimento dei risultati così come convenuti tra AICS ed Ente esecutore nel contratto e nei documenti parte integrante dell’iniziativa approvata.

16.Durante il periodo di sospensione non possono essere effettuate spese a carico dell'iniziativa, fatte salve le spese che assolvano ad obblighi di legge.

Presentazione e approvazione dei rapporti

17.Nel corso della realizzazione dell'iniziativa, l'ente esecutore trasmette all'AICS i seguenti rapporti:

a. il piano operativo (allegato 1);

b. un rapporto descrittivo semestrale (allegato 2);

c. un rapporto descrittivo e contabile, annuale o finale (allegato 3).

00.Xx piano operativo deve essere presentato all'avvio dell'iniziativa, entro due mesi dall'inizio delle attività. Esso è composto da due sezioni: la prima include il piano finanziario dettagliato della prima annualità; la seconda consente di indicare eventuali aggiornamenti intervenuti nell’arco di tempo intercorso tra l’approvazione dell’iniziativa e l’avvio delle attività, come da Allegato 1. Nel caso si debba procedere ad una variazione del piano finanziario complessivo, sarà necessario presentarne una versione aggiornata, utilizzando lo schema di cui all’Allegato 4. L'approvazione del piano operativo da parte dell’AICS avviene entro trenta giorni dalla sua ricezione, ovvero dall’ultima comunicazione intercorsa.

00.Xx rapporto semestrale deve essere presentato, a partire dalla seconda annualità, entro 30 giorni dallo scadere del sesto mese dell'annualità di riferimento. Esso consiste in un aggiornamento sull'andamento complessivo dell'iniziativa.

20. Il rapporto semestrale dovrà fornire una descrizione dettagliata e motivata sul raggiungimento dei risultati e sullo stato di avanzamento delle attività svolte, con

riferimento sia al cronogramma che al quadro logico approvati1. Tale rapporto non necessita di approvazione.

00.Xx rapporto descrittivo e contabile annuale deve essere trasmesso entro 2 mesi dalla conclusione dell’annualità di riferimento. Esso viene esaminato dall’AICS, con particolare riferimento all’Allegato modello 3A “Quadro riepilogativo contabile” del rendiconto finanziario. Dalla rata di contributo saranno decurtati: i) residui attivi; ii)residui di spesa; iii) spese valutate inammissibili da revisore contabile; iv) superamento del limite delle compensazioni.

00.Xx rapporto descrittivo e contabile finale deve essere presentato entro 6 mesi dalla conclusione delle attività e viene esaminato entro tre mesi dalla ricezione. A seguito dell’esame, l’AICS potrà richiedere all’Ente esecutore il rimborso di: i) spese valutate inammissibili dal revisore contabile; ii)eventuali spese inammissibili dei rapporti descrittivi e contabili annuali rilevate dall’esame dell’AICS e non dal revisore, nonché del rapporto descrittivo e contabile finale; iii) residui attivi; iv)residui di spesa; v) superamento del limite delle compensazioni. Solo in seguito all’approvazione del rendiconto finale l’AICS comunicherà all’Ente esecutore il nulla osta per lo svincolo della garanzia. Per le ipotesi e le modalità di escussione, si rinvia alla successiva sezione “Monitoraggio, controlli e verifiche”.

23.Nelle more della realizzazione di una piattaforma digitale per la rendicontazione, ciascun rapporto descrittivo e contabile è presentato sia in formato cartaceo che su supporto elettronico.

00.Xx rapporto descrittivo e contabile comprende: una parte descrittiva relativa allo stato di avanzamento delle attività e al grado di conseguimento degli obiettivi e di raggiungimento dei risultati; una parte contabile relativa alle spese effettuate durante il periodo di riferimento. Ciascun rapporto annuale, per essere ammissibile, deve riguardare la rendicontazione di una spesa corrispondente ad almeno il 70% del costo totale previsto per l’annualità.

Ciò presuppone che nel quadro logico iniziale e approvato siano ben definite le attività e la loro quantificazione.

Revisione contabile

25.Ogni rendiconto annuale e finale deve essere corredato da una relazione di revisione contabile che ne certifichi, a seguito dell’esame della documentazione giustificativa, la correttezza e la corrispondenza al piano finanziario approvato, evidenziando eventuali spese inammissibili e ogni altro elemento utile per la valutazione dell’AICS sulla corrispondenza del risultato contabile dell’iniziativa con quello di gestione delle attività rendicontate.

00.Xx relazione deve essere elaborata da un revisore legale dei conti individuato nel contratto. Il revisore deve essere scelto, per ciascuna iniziativa, tra coloro che risultano iscritti da almeno tre anni nell’albo dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili e risultare Revisore attivo nel Registro dei revisori legali di cui al Decreto Legislativo 27 gennaio 2010, n. 39 e ss.mm.ii..

00.Xx revisore deve aver maturato almeno due anni di esperienza nell’ambito della revisione e/o nel controllo contabile presso società e/o enti pubblici o privati; accettare l’incarico per l’attività di certificazione per una durata pari a quella dell’iniziativa. L’incarico non potrà essere conferito al medesimo revisore per due iniziative approvate consecutivamente.

28. L’Ente esecutore dovrà far pervenire all’AICS, all’atto della sottoscrizione del contratto, sia la dichiarazione sostitutiva di certificazione di cui al d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. che attesti i suddetti requisiti, sia la Dichiarazione di insussistenza di cause di incompatibilità (Allegato 5) debitamente sottoscritte dal revisore prescelto.

Quota - Costo non speso

00.Xx rendiconto deve evidenziare le eventuali attività non realizzate, nonché la quota di costo non speso alla data di chiusura del rapporto. La quota di costo non speso non può superare il valore del 30% del costo totale dell’annualità di riferimento e dovrà essere compresa nel preventivo dell’annualità successiva (Allegato 3) e dovrà essere rendicontata nel relativo rapporto annuale.

Residui

30. Nei rapporti descrittivi e contabili possono verificarsi residui attivi e residui di spesa.

Il residuo attivo è costituito da spese a carico del contributo AICS previste nel piano finanziario, ma non effettuate.

Il residuo di spesa è costituito da spese a carico del contributo dell'Ente esecutore e/o di altri finanziatori previste nel piano finanziario, ma non effettuate. Resta fermo quanto stabilito nella successiva sezione “esame finale di ammissibilità delle spese”.

Anticipazioni di spesa

31.E’ possibile effettuare spese in anticipo rispetto a quanto previsto dal piano finanziario approvato. Tali spese non devono essere previamente autorizzate, ma devono essere riportate (nell’apposita colonna del quadro riepilogativo contabile) nel rapporto contabile dell’annualità in cui sono state operate.

00.Xx rendiconto delle anticipazioni di spesa avviene nell’annualità in cui era prevista l’effettuazione della spesa. Nell’elenco delle spese di detta annualità, esse vanno evidenziate a parte e devono essere motivate nello stato di avanzamento descrittivo.

Esame finale di ammissibilità delle spese

33.L’esame finale di ammissibilità delle spese è effettuato in modo proporzionale, in base alla percentuale di finanziamento approvata, sul consuntivo totale rendicontato alla conclusione dell'iniziativa, al netto delle spese non ammesse.

34.Nel controllo finale, l’AICS verifica che:

a. Il totale dell’apporto monetario dell'Ente esecutore o di altri finanziatori corrisponda alla percentuale indicata nella proposta approvata.

b. Il totale delle spese, per cui nel bando di approvazione dell'iniziativa era previsto un massimale, rientri nella percentuale massima stabilita dalle relative spese ammissibili.

Richiesta di variazioni

35.Nel caso emerga la necessità di apportare modifiche all'iniziativa, l'Ente esecutore dovrà presentare una richiesta di variazione, adeguatamente motivata e contenente i dettagli relativi alle modalità e alla tempistica della realizzazione dell'iniziativa, redatta secondo il modello di cui all’Allegato 4. Tale richiesta dovrà pervenire all'AICS entro sessanta giorni dal termine previsto per la conclusione dell’annualità di riferimento o dell'iniziativa.

36.L'AICS esamina la richiesta di variazione e, ove necessario, può chiedere alla sede estera AICS un parere. L’AICS comunica gli esiti dell’esame all'Ente esecutore entro 30 giorni dalla ricezione, ovvero dall’ultima comunicazione intercorsa.

37.Le modifiche non potranno essere onerose per il contributo AICS e dovranno mantenere invariata la logica di intervento, non potranno quindi in alcun modo riguardare gli obiettivi del progetto.

38.Le modifiche al piano finanziario che comportino una variazione in aumento o in diminuzione delle Categorie superiore al 15% e l'introduzione o eliminazione di qualsiasi linea di spesa sono soggette a previa autorizzazione dell'AICS.

39. Le modifiche effettuate tra le diverse Voci di spesa sia all’interno di ciascuna Categoria sia tra diverse Categorie, in modo che nessuna Categoria risulti maggiorata o diminuita di un valore superiore al 15%, non sono soggette a previa autorizzazione ma devono comunque rispettare i criteri di cui sopra e devono essere evidenziate nel rapporto contabile.

40.Le modifiche al piano finanziario devono essere adeguatamente evidenziate nel rapporto contabile che segue la loro introduzione, utilizzando le apposite colonne del quadro riepilogativo contabile.

41.Le modifiche non devono comunque variare le eventuali percentuali di importo massimo per determinate linee di spesa, previste dal bando di approvazione dell'iniziativa.

Estensione

42.L'Ente esecutore può eventualmente prevedere di estendere le annualità dell'iniziativa. A tale scopo, dispone di un’estensione complessiva pari a 12 mesi, utilizzabili sull’intera durata dell'iniziativa. La richiesta di estensione, adeguatamente motivata, dovrà pervenire all'AICS entro 60 giorni prima del termine dell’annualità di riferimento e dovrà essere redatta secondo il modello di cui all’Allegato 4.

43.L'AICS esamina la richiesta di estensione e comunica gli esiti all'ente esecutore entro trenta giorni dalla ricezione, ovvero dall’ultima comunicazione intercorsa.

00.Xx garanzia fornita a sostegno delle anticipazioni erogate dovrà essere adeguata alla nuova tempistica.

Conclusione dell'iniziativa

45.Entro 6 mesi dalla conclusione delle attività, l'Ente esecutore deve presentare all'AICS, unitamente al rapporto finale, il verbale di passaggio delle attività e dei beni alla controparte locale nel rispetto della normativa locale.

Monitoraggio, controlli e verifiche

46.L'AICS può disporre missioni di monitoraggio in loco del progetto e di verifica dei suoi risultati e visite di controllo presso la sede dell'Ente esecutore in Italia.

47.L'Ente esecutore viene informato circa la data d’inizio e il programma di lavoro della missione con un anticipo tale da consentirgli di assicurare la presenza del proprio personale, delle controparti e dei beneficiari, al fine di permettere loro di prestare la necessaria collaborazione.

48.A conclusione di ogni missione, verifica o visita viene elaborato un apposito rapporto. Le missioni saranno svolte all’insegna del controllo collaborativo e nel rispetto del principio del contraddittorio.

49.L'Ente esecutore ha l’obbligo di conservare in originale presso la sede indicata nel contratto stipulato con l'AICS e di produrre, ove richiesto dall'AICS, tutta la documentazione amministrativa e contabile relativa ai progetti per il periodo previsto dalla normativa vigente e, comunque, per almeno cinque anni dalla presentazione del rapporto finale.

50.A seguito dell'esame di rapporti, dello svolgimento di missioni o visite di controllo che evidenzino gravi irregolarità2 nell’esecuzione dell’iniziativa, l'AICS notificherà all'Ente esecutore le irregolarità o inadempienze, invitandolo a provvedere all’adempimento entro un termine perentorio non inferiore a trenta giorni. Trascorso inutilmente detto termine, l'AICS avvierà il procedimento di revoca del contributo concesso.

51.A seguito di revoca del contributo, l'Ente esecutore beneficiario di contributi, ha l’obbligo di restituire i fondi percepiti e non utilizzati, nonché i fondi percepiti e utilizzati in maniera difforme dallo scopo contrattuale o in modo illegittimo e/o gli importi non conformemente rendicontati. Si potrà procedere al recupero degli stessi anche mediante compensazione.

00.Xx caso di mancata restituzione delle somme dovute entro il termine indicato, e comunque precedente alla scadenza della garanzia fornita, l'AICS potrà procedere all’escussione della garanzia per gli importi dovuti.

Per gravi irregolarità è da intendersi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, un ingiustificato mancato espletamento delle attività previste, difformità tra attività realizzate e quelle attese, rilevanti spese effettuate e non ammissibili.

Spese ammissibili

53.Sono considerate ammissibili le spese che siano:

a) pertinenti3 ed imputabili alle attività eseguite;

b) sostenute nel periodo temporale compreso tra la comunicazione da parte dell’AICS dell'approvazione dell’atto autorizzativo della spesa e la conclusione del progetto e pagate entro 90 giorni dalla chiusura dell’iniziativa;

c) contenute nei limiti stabiliti dalla Convenzione per l'esecuzione dell'iniziativa e dalla proposta approvata;

d) congrue rispetto ai normali parametri di riferimento del settore e del contesto locale/geografico.

54.Le spese rendicontabili sono al netto di IVA (o di imposta equivalente vigente nel Paese beneficiario) qualora l'ente esecutore ne sia esente oppure abbia diritto al suo rimborso. Nei casi in cui l’IVA (o l’imposta vigente all’estero) non sia recuperabile, essa va invece inclusa nell’indicazione delle spese sostenute e nei rapporti. Ai fini della valutazione di ammissibilità dell’IVA è necessario presentare la documentazione giustificativa di supporto, anche sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà comprensiva delle informazioni necessarie.

55.Tutte le spese effettuate in valuta differente dall'Euro dovranno essere rendicontate in Euro al tasso di cambio medio mensile UIC o Inforeuro del mese in cui sono state sostenute, pubblicato sul sito ufficiale della Banca d'Italia xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/ UICFEWebroot/indexHP.jsp?lingua=it e sul sito Inforeuro xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx.x fm . Qualora tali tassi di cambio citati dovessero comportare ingenti perdite monetarie a discapito dell’iniziativa, l’Ente esecutore può chiedere di far riferimento ad altri tassi anche giornalieri, purché ne dimostri il carattere di ufficialità.

Perché la spesa sia pertinente occorre che esista una relazione diretta e specifica tra la spesa e le attività del

progetto.

56.Alcune tipologie di spesa (taxi utilizzati nel paese beneficiario per motivi di servizio, parcheggio di veicoli del progetto, acquisto di telefoni cellulari e relativo consumo, spese di vitto e acquisto di generi alimentari) sono ammissibili unicamente se si riferiscono strettamente ad attività effettuate nell’ambito degli obiettivi del progetto stesso.

Spese non ammissibili

57.Non sono ammissibili le seguenti spese:

a) spese per l’acquisto di beni o veicoli effettuate al di fuori dei Paesi beneficiari, ad esclusione di quelle per cui sia stata dimostrata con dichiarazione motivata l'impossibilità di acquistarli in loco a qualità invariata e prezzi competitivi;

b) spese per l’acquisto di attrezzature strettamente personali e non trasferibili ai beneficiari;

c) spese di taxi in Italia;

d) multe (anche se relative ai veicoli del progetto), sanzioni pecuniarie, penali e spese per controversie legali;

e) IVA o altro contributo equivalente, se rimborsabile;

f) spese di rappresentanza e spese a carattere personale sostenute in Italia o nel Paese beneficiario dagli operatori del progetto (ad esempio: tintoria, generi di conforto afferenti alla loro permanenza nel paese beneficiario, ecc.);

g) spese afferenti a Categorie non preventivate nel piano finanziario approvato e/o non coerenti con il progetto;

h) spese effettuate al di fuori del periodo previsto dalla Convenzione per l’esecuzione dell'iniziativa, oltre ai 90 giorni previsti per l’effettuazione dei pagamenti;

i) spese non supportate da documentazione in regola con la normativa fiscale;

j) spese il cui pagamento sia stato effettuato in contanti, ad esclusione delle ipotesi espressamente consentite dalla normativa vigente e dalla normativa locale, alla luce del

contesto di riferimento e in presenza di dichiarazione motivata da parte dell'ente esecutore.

Aspetti relativi alla rendicontazione delle spese

58.Sono considerate ammissibili le spese che siano:

a) previste dal piano finanziario vigente;

b) effettivamente sostenute, ovvero comprovate da fatture, quietanze o documenti contabili aventi forza probante equivalente4, di cui sia possibile accertare l'avvenuto pagamento totale e la registrazione nelle scritture contabili ove previste per legge;

c) contabilizzate, ovvero che siano inserite in un sistema contabile e abbiano dato luogo a registrazioni contabili in conformità con le disposizioni normative, i principi contabili e con le eventuali ulteriori specifiche prescrizioni in materia secondo la normativa vigente;

d) delle quali sia possibile definire la tracciabilità ai sensi della normativa vigente e delle deroghe ad essa previste5;

e) la cui effettuazione sia conforme alle disposizioni comunitarie e nazionali, tenendo conto della normativa locale;

f) univocamente riconducibili alle attività del progetto.

59.I documenti giustificativi di spesa dovranno avere le seguenti caratteristiche:

4Per “documento contabile avente forza probante equivalente” si intende ogni documento comprovante che la scrittura contabile riflette fedelmente la realtà, in conformità alla normativa vigente in materia fiscale e di contabilità. Nel caso di impossibilità ad acquisire un valido documento fiscale, l'Ente esecutore potrà presentare a rimborso documenti giustificativi autoprodotti a condizione che venga dimostrata la tracciabilità dell'effettiva spesa. Tale documentazione dovrà essere accompagnata da una relazione che descriva l'impossibilità di acquisire un valido documento giustificativo di spesa, in base alla normativa vigente o al contesto-socio economico del paese partner.

5 Cfr disposizioni della Legge 13 agosto 2010 n. 136 e della Legge 17 dicembre 2010 n. 217.

a) essere intestati all'Ente esecutore che realizza il progetto, alla controparte o a partner che siano chiaramente identificati nella proposta di progetto;

b) avere data inclusa nel periodo temporale indicato al precedente punto 53, lettera b);

c) contenere il codice del progetto. I giustificativi riconducibili a spese imputate al contributo di Enti diversi dall'AICS dovranno riportare, anche in allegato, la dicitura “fattura conteggiata ai fini della quota parte [ ]% dell'iniziativa AID …” finanziata da [nome dell’ente];

d) essere registrati nella contabilità generale dell'Ente esecutore.

Piano Finanziario

00.Xx piano finanziario deve essere redatto secondo il modello previsto nel bando di approvazione dell'iniziativa. Esso è strutturato seguendo la ripartizione delle spese in:

x. Xxxxxxxx, che indicano la tipologia generica in cui la spesa rientra e sono contrassegnate da un codice ad una cifra (ad es. 1. Risorse Umane);

b. Categorie, che specificano la rubrica e sono contrassegnate da un codice a due cifre (ad es. 1.1 Personale in lunga missione);

c. Voci, che indicano la natura precisa della spesa e sono contrassegnate da un codice a tre cifre (ad es. 1.1.1 Amministratore).

ELENCO ALLEGATI

Allegato 1. Piano Operativo Allegato 2. Rapporto semestrale

Allegato 3. Rapporto descrittivo e contabile annuale e finale Allegato 4. Richiesta di variazioni e/o estensioni

Allegato 5. Dichiarazione di insussistenza di cause di incompatibilità da parte del revisore

1. PIANO FINANZIARIO DELLA 1° ANNUALITA’

Inserire lo schema del piano finanziario dettagliato riferito alla prima annualità, seguendo lo stesso modello utilizzato per lo schema inserito nella proposta completa

2. PIANO OPERATIVO

Compilare solo qualora e ove sia necessario un aggiornamento rispetto alla proposta approvata

1. Utilizzando le relative colonne del quadro logico approvato, evidenziare gli aggiornamenti:

a. degli Indicatori relativi agli obiettivi specifici e ai risultati previsti;

b. delle modalità di realizzazione delle attività.

2. Evidenziare aggiornamenti circa le modalità di esecuzione e gli output delle attività

3. Inserire il cronogramma delle attività aggiornato

4. Elencare gli eventuali trasferimenti in loco effettuati

RAPPORTO SEMESTRALE

1. Descrivere le attività eseguite, i loro output e i soggetti coinvolti

2. Identificare le attività non eseguite e i fattori che ne hanno comportato la mancata esecuzione

3. Utilizzando le relative colonne del quadro logico approvato, evidenziare lo stato di avanzamento degli Indicatori relativi agli obiettivi specifici e ai risultati previsti

4. Indicare eventuali problemi e difficoltà che influenzano l’andamento dell’iniziativa, con particolare riguardo alle relazioni con i partner e ai meccanismi di gestione. Descrivere le misure che si intendono adottare per il loro superamento

5. Elencare i trasferimenti in loco effettuati

Il presente documento deve essere compilato su carta intestata dell’ Ente esecutore. Tutte le pagine devono contenere il timbro e la sigla del Legale Rappresentante dell’Ente esecutore; la prima e l’ultima pagina devono contenere anche la firma - originale e leggibile – del Legale Rappresentante dell’Ente esecutore.

Il documento deve, inoltre, essere numerato in ogni pagina e l’ultima deve contenere la dichiarazione del totale delle pagine che compongono il documento.

Informazioni generali (da includere nella copertina del rapporto) Informazioni sull’iniziativa (a cura dell’ Ente esecutore)

Nome e sigla:
Decreto di iscrizione all’elenco:
Titolo dell’iniziativa:
Paese di realizzazione			Codice AID: [codice]
Nome e sigla della controparte locale:
N° e data Delibera di approvazione:[numero] [gg/mm/aa]	N° e data atto autorizzativo della spesa: [numero] [gg/mm/aa]
Data erogazione 1ª rata: [gg/mm/aa]	Data inizio [gg/mm/aa]	attività:	Data prevista di conclusione: [gg/mm/aa]
Sintesi della situazione finanziaria
Costo totale:	Contributo deliberato:		Data e importo 1ª rata: [gg/mm/aa]€ .
€ _. . ,	€ _. . ,		Data e importo 2ª rata: [gg/mm/aa]€ .
			Data e importo 3ª rata: [gg/mm/aa]€ .
			Totale importi erogati: € _. . ,

Informazioni sul presente rapporto

Periodo di riferimento del rapporto:	Annualità di riferimento del rapporto:
Nome del revisore contabile:

1) PARTE GENERALE

1.A Dichiarazione generale dell’ Ente esecutore (fac-simile)

Il sottoscritto [Nome e Cognome], in qualità di Legale Rappresentante dell’ Ente esecutore [Nome per esteso e sigla], con sede in [ Città, Indirizzo], consapevole delle sanzioni penali richiamate dall’art.76 del D.P.R. 28.12.2000 n.445, in caso di dichiarazioni mendaci e di formazione o uso di atti falsi,

DICHIARA

- [Sigla dell’ Ente esecutore] ha presentato all’AICS i seguenti rapporti, in originale ed in copia conforme:

- I Rapporto descrittivo e contabile, relativo al periodo [date di riferimento], in data [ ];

- II Rapporto descrittivo e contabile, relativo al periodo [date di riferimento], in data [ ];

- III Rapporto descrittivo e contabile, relativo al periodo [date di riferimento], in data [ ];

- (nel rapporto finale) Sono state realizzate le attività ed è stato raggiunto l’obiettivo secondo quanto previsto nella proposta approvata dall’ AICS e nella successiva documentazione inviata all’AICS;

- le spese incluse nel rapporto contabile e relative a: taxi utilizzati nel Paese di realizzazione per motivi di servizio, parcheggio di veicoli del progetto, acquisto di telefoni cellulari e relativo consumo, spese di vitto e acquisto di generi alimentari, sono chiaramente specificate nel Piano Finanziario approvato e si riferiscono strettamente ad attività effettuate nell’ambito dell’obiettivo dell’iniziativa stessa;

- le spese relative alle Spese Generali sono state calcolate percentualmente rispetto ai costi dell’iniziativa sulla base di parametri stabiliti dall’AICS;

- le spese sostenute e documentate dai relativi giustificativi si riferiscono solo ed unicamente a quelle previste ed approvate nell’iniziativa. I relativi giustificativi saranno conservati presso la sede dell’ Ente esecutore indicata nella Convenzione per un periodo di almeno cinque anni successivi alla presentazione del rapporto finale e della scheda di chiusura da parte dello stesso Ente esecutore;

- la ripartizione delle spese sostenute è stata la seguente: spese sostenute in Italia Euro [ ], spese sostenute nel Paese di realizzazione Euro [ ]. Tali spese costituiscono quota parte dei bilanci dell’ Ente esecutore e sono state sostenute unicamente nell’ambito dell’iniziativa sopra menzionata.

- (se pertinente) per i beni e veicoli elencati di seguito non è stato possibile l’acquisto in loco, per la seguente motivazione [ ]

- (se pertinente) le spese sostenute nel Paese di realizzazione, per un ammontare complessivo di [ ] euro, sono state effettuate in contanti, per la seguente motivazione [ ]

RICHIEDE

- la erogazione della rata[ ] per un ammontare pari ad €[ ] sul conto dedicato indicato in Convenzione IBAN[ ].

In fede, [Firma]

[Nome e Cognome]

RAPPORTO ANNUALE – SEZIONE DESCRITTIVA

1. Descrivere le attività eseguite, i loro output e i soggetti coinvolti

2. Identificare le attività non eseguite e i fattori che ne hanno comportato la mancata esecuzione. Evidenziarne la correlazione con l’eventuale quota di costo non spesa (solo nei rapporti annuali)

3. Utilizzando le relative colonne del quadro logico approvato, evidenziare lo stato di avanzamento degli Indicatori relativi agli obiettivi specifici e ai risultati previsti

4. Indicare eventuali problemi e difficoltà che hanno influenzato l’andamento dell’iniziativa, con particolare riguardo alle relazioni con i partner e ai meccanismi di gestione. Fornire indicazioni sull’efficacia delle contromisure adottate.

5. Elencare le eventuali variazioni alla proposta, indicando la data di approvazione

3. RENDICONTO FINANZIARIO

3.A Quadro riepilogativo contabile (da compilare in formato A3)

INIZIATIVA AID [ ] [titolo] periodo di riferimento del rapporto annualità

*Utilizzare lo schema (Rubriche, Categorie e Voci) corrispondente al bando di approvazione dell’iniziativa

PREVENTIVO					CONSUNTIVO
		1	2	3	4 AICS	5	6	7	8	9	10	11
Cod.	Categorie di spesa		2	3	4 AICS	ONG/ ALTRI	ONG/ ALTRI	REVISORE CONTABILE
		*Costo totale Ultimo preventivo approvato	Compen sazioni (max 15%)	Costo totale [4+5+6]	Contributo utilizzato	Apporto monetario	Apporto valorizzato	Importo non ammissibile	Residuo attivo	Residuo di spesa	Quota- Costo non spesa (Max. 30% costo totale)	Per memoria Anticipazioni di spesa
1	Risorse umane
1.1	Personale internazionale di lungo termine
1.2	Personale internazionale di breve termine
1.3	Personale locale di lungo termine
1.4	Personale locale di breve termine
1.5	Personale locale di supporto (autisti, guardiani, ecc.)
	Subtotale Risorse Umane
2	Spese per la realizzazione delle attività
2.1	Assicurazioni e visti per il personale in trasferta
2.1 .1	Assicurazioni per i viaggi
2.1 .2	Assicurazioni per la permanenza in loco
2.1 .3	Visti per il personale
2.2	Viaggi internazionali
2.3	Trasporto locale
2.4	Rimborso per vitto e alloggio
2.5	Affitto di spazi, strutture e terreni
2.6	Fondi per sub- granting, fondi di dotazione,

	rotazione e micro-credito
2.7	Altre spese connesse alle attività (specificare)
	Subtotale Spese per la realizzazione delle attività
3	Attrezzature e investimenti
3.1	Spese di investimento
3.2	Spese di gestione in loco
3.3	Acquisto di veicoli
3.4	Acquisto di materiali, attrezzature, equipaggiamenti tecnici e utensili
3.5	Acquisto di attrezzature di ufficio (computer, arredamenti)
	Subtotale Attrezzature e investimenti
4	Spese di gestione in loco
4.1	Cancelleria e piccole forniture
4.2	Affitto non occasionale di spazi, strutture e terreni
4.3	Utenze e piccola manutenzione
4.4	Costi di gestione e manutenzione dei veicoli (compresa benzina)
4.5	Noleggio a lungo termine di veicoli e attrezzature
	Subtotale Spese di gestione in loco
5	Acquisto di servizi
5.1	Studi e ricerche
5.2	Costi bancari
5.3	Revisione contabile ai sensi

della normativa

italiana (2% del

costo del

progetto)

Revisione

5.4

contabile in loco

Subtotale

Acquisto di

servizi

Comunicazione,

relazioni esterne

e divulgazione

dei risultati

Attività di

divulgazione e di

sensibilizzazione

6.1

in loco

Attività di

divulgazione e di

sensibilizzazione

6.2

in Italia

Subtotale

Comunicazione,

relazioni esterne e

divulgazione dei

risultati

Monitoraggio e

valutazione

Monitoraggio

7.1

interno

Valutazione di

medio termine

indipendente

(2% del costo del

7.2

progetto)

Valutazione finale

indipendente

(2% del costo del

7.3

progetto)

Subtotale

Monitoraggio e

valutazione

(TOTALE

1/2/3/4/5/6/7)

SUB TOTALE

GENERALE

Spese generali

(max 8% del

Subtotale

generale)

TOTALE

GENERALE

Percentuale sul

costo totale

* Dato dal costo preventivato per l’annualità come risultante a seguito di variazioni approvate e con l’aggiunta dell’eventuale quota- costo non spesa (max 30%)

NOTE PER L’ELABORAZIONE DEL QUADRO RIEPILOGATIVO CONTABILE

Parte “Preventivo”

Gli importi riportati nella colonna “Preventivo” del Quadro sono i costi totali previsti nell’annualità per ogni categoria di spesa. Tali importi sono composti da quelli approvati nel piano finanziario iniziale, oltre alle eventuali variazioni autorizzate nel corso dell’annualità. Nell’annualità successiva alla prima, agli importi riportati nella colonna “Preventivo”, possono aggiungersi gli eventuali importi delle somme non spese nell’anno precedente.

Parte “Consuntivo” Colonna 2 – Compensazioni

Nella colonna “Compensazioni” devono essere riportate unicamente le compensazioni del Piano finanziario originale che sono state apportate entro il limite del 15%.

Il Totale generale della colonna 2 deve risultare uguale a zero.

Colonna 3 – Costo totale

Nella colonna “Costo totale” devono essere riportati tutti i contributi e gli apporti (monetari e valorizzati) forniti dai diversi soggetti (AICS, Ente esecutore, controparte, altri) coinvolti nella sua realizzazione.

Il totale generale della colonna 3 deve quindi essere equivalente alla somma delle colonne 4, 5e 6.

Colonna 8 - Residuo attivo

E’ costituito da spese a carico del contributo AICS previste nel piano finanziario ma non effettuate. Il loro importo viene detratto dalle successive rate di contributo. Ove il residuo attivo si verifichi nell’ultima annualità, esso deve essere restituito, secondo le indicazioni fornite dall’AICS, ovvero mediante versamento alla AICS o compensazione con crediti vantati dell’ Ente esecutore.

Colonna 9 - Residuo di spesa

Il Residuo di Spesa è costituito da spese a carico del contributo dell’ Ente esecutore e/o altri finanziatori previste nel piano finanziario, ma non effettuate. Il loro importo viene detratto per intero dalle successive rate di contributo, fermo restando quanto stabilito per l’ “esame finale di ammissibilità delle spese”.

Colonna 10 – Quota costo non spesa

È costituto dalla quota di costo totale che l’Ente esecutore non ha ancora speso alla data di chiusura del rapporto e che sarà inserita nel rapporto dell’annualità successiva. Tale quota non può superare il valore del 30% del costo dell’annualità di riferimento.

Colonna 11 – Per memoria anticipazioni di spesa

Sono costituite da spese, a carico di uno o più dei diversi attori coinvolti nella realizzazione del progetto (AICS, Ente esecutore, controparte, altri), effettuate in anticipo rispetto a quanto previsto dal piano finanziario vigente. Tali spese non devono essere previamente autorizzate ma devono essere riportate per memoria (nell’apposita colonna del Quadro riepilogativo contabile) nel Rendiconto finanziario dell’annualità in cui sono state operate. Il loro vero e proprio rendiconto avviene nell’annualità in cui era prevista l’effettuazione della spesa. Nell’elenco delle spese di detta annualità, quindi, le anticipazioni di spesa vanno quindi evidenziate a parte. Le anticipazioni di spesa operate devono essere motivate nello stato di avanzamento descrittivo.

3.B Sintesi preventivo/consuntivo

Progetto AID Titolo periodo di riferimento del rapporto annualità

*Utilizzare lo schema (Rubriche, Categorie e Voci) corrispondente al bando di approvazione dell’iniziativa

Sintesi preventivo/consunt ivo

Costo totale ultimo preventivo approvato annualità

Compensazioni (+ o -)

Consuntivo annualità

Quota-costo non spesa

ni tà

Unit à

Costo unitari o (in

€)

Cost o total e (in

€)

Appor to valoriz zato (se presen te)

n i t à

Unit à

Costo unitari o (in

€)

Cost o total e (in

€)

ni tà

Unit à

Costo unitari o (in

€)

Cost o total e (in

€)

Apport o valoriz zato (se presen te)

ni tà

Uni tà

Cost o unita rio (in

€)

Costo totale (in

€)

Apporto valorizza to (se presente)

1 Risorse umane

1.1 Personale internazionale di

lungo termine

1.2. Personale internazionale di

breve termine

1.3. Personale locale di lungo

termine

1.4. Personale locale di breve

termine

1.5. Personale locale di supporto (autisti,

guardiani, ecc.)

Subtotale Risorse Umane

2. Spese per la realizzazione delle attività

2.1.

Assicurazioni e visti per il personale in trasferta

2.1.1

Assicurazioni

per i viaggi

2.1.2.

Assicurazioni per la permanenza in

loco

2.1.3 Visti per il personale

2.2. Viaggi internazionali

2.3. Trasporto locale

2.4. Rimborso per vitto e alloggio

2.5. Affitto di spazi, strutture e terreni

2.6. Fondi per sub-granting, fondi di dotazione, rotazione e micro-credito

2.7. Altre spese connesse alle attività (specificare)

Subtotale Spese

per la realizzazione delle attività

3. Attrezzature e investimenti

3.1. Spese di

investimento

3.2. Spese di gestione in loco

3.3. Acquisto di

veicoli

3.4. Acquisto di materiali, attrezzature, equipaggiamenti

tecnici e utensili

3.5. Acquisto di attrezzature di ufficio (computer,

arredamenti)

Subtotale Attrezzature e

investimenti

4. Spese di

gestione in loco

4.1. Cancelleria e piccole

forniture

4.2. Affitto non occasionale di spazi, strutture e

terreni

4.3. Utenze e piccola

manutenzione

4.4. Costi di gestione e manutenzione dei veicoli (compresa

benzina)

4.5. Noleggio a lungo termine di veicoli e attrezzature

Subtotale Spese di gestione in

loco

5. Acquisto di

servizi

5.1. Studi e ricerche

5.2. Costi bancari

5.3. Revisione contabile ai sensi della normativa italiana (2% del costo del progetto)

5.4. Revisione contabile in loco

Subtotale Acquisto di

servizi

Comunicazione

, relazioni esterne e divulgazione dei risultati

6.1. Attività di divulgazione e di sensibilizzazione in loco

6.2. Attività di divulgazione e di sensibilizzazione in Italia

Subtotale Comunicazione, relazioni esterne e divulgazione dei risultati

Monitoraggio e

valutazione

7.1.

Monitoraggio interno

7.2.

Valutazione di medio termine indipendente (2% del costo

del progetto)

7.3.

Valutazione finale indipendente (2% del costo

del progetto)

Subtotale Monitoraggio e valutazione

(TOTALE

1/2/3/4/5/6/7

) SUB TOTALE

GENERALE

8. Spese generali (max 8% del Subtotale

generale)

TOTALE GENERALE

3.C Elenco delle spese sostenute

Apporto monetario
Numero progressivo	Numero documento	Codice di spesa	Data documento	Descrizione	Valuta di spesa	Importo in valuta	Tasso di cambio	Euro
1 2 3 4 n ………
Totale

Apporto valorizzato
Numero progressivo	Numero documento	Codice di spesa	Data documento	Descrizione	Euro
1 2 3 4 n ………
Totale

Nell’elenco delle spese sostenute nell’annualità di competenza, dovranno essere messe in evidenza le anticipazioni di spesa, inserendole come prime voci dell’elenco. Per ciascun giustificativo dovrà essere indicato l’intestatario.

Compilare una tabella per le spese relative all’apporto monetario ed una per le spese relative all’apporto valorizzato ed elencare le spese secondo l’ordine previsto dal Piano Finanziario.

3.D Elenco trasferimenti in valuta

Data	Descrizione	Importo in Euro	Cambio applicato	Importo in valuta locale	Note



		TOTALE

Allegati al Rapporto

⋅ Report missioni di monitoraggio e di valutazione

⋅ Report del personale di breve termine

⋅ Copia delle comunicazioni intercorse tra Ente esecutore e AICS

⋅ (solo nel rapporto finale) Verbale di passaggio delle attività e dei beni alla controparte locale nel rispetto della normativa locale

⋅ (solo nel rapporto finale) Quadro riepilogativo contabile con le annualità complessive dell’iniziativa, ad eccezione delle colonne 10 e 11

⋅ (solo nel rapporto finale) Matrice del Quadro Logico relativa alle annualità complessive dell’iniziativa

CERTIFICATO DI AUDIT SUI RENDICONTI

All’Ente esecutore

(INDICARE IL NOME)

All’Agenzia Italiana per la cooperazione allo sviluppo,

Ufficio VIII

1. INTRODUZIONE

Il sottoscritto , Revisore Legale dei Conti / Dottore Commercialista, a tal scopo designato dell’ Ente esecutore , ha esaminato la rendicontazione amministrativo-contabile relativa all’iniziativa di cooperazione allo sviluppo denominata (TITOLO DELL’INIZIATIVA, CODICE AID) ed ha effettuato le verifiche ed i test di audit ritenuti necessari.

Il sottoscritto dichiara

a) di essere iscritto da almeno tre anni al Registro di cui al Decreto Legislativo 27 gennaio 2010, n. 39 ovvero di cui al previgente Decreto Legislativo 27 gennaio 1992, n. 88;

b) di aver avviato le attività di audit dopo l’acquisizione ai propri atti della prova dell’avvenuta notifica all’ AICS del conferimento di incarico per il rilascio del presente certificato di audit;

c) di aver programmato ed effettuato i lavori al fine di ottenere ragionevoli garanzie circa la correttezza e la validità dei rendiconti dell’iniziativa di cooperazione (CODICE AID) e circa la legittimità e regolarità delle transazioni collegate, coperte dal medesimo rendiconto.

La responsabilità della predisposizione del rendiconto finanziario sottoposto al controllo è dell’ Ente esecutore sopra specificata, mentre la responsabilità del sottoscritto è limitata all’espressione di un giudizio professionale sull’attendibilità del rendiconto finanziario presentato dell’ Ente esecutore a seguito dell’esame della documentazione giustificativa e la sua corrispondenza al piano finanziario al quale esso di riferisce.

2. PORTATA DELL’ESAME

L’esame è stato effettuato conformemente ai Principi di Revisione Internazionali (ISA) ed ha riguardato il rispetto della normativa vigente e degli altri atti vincolanti, con particolare riferimento alla Legge 125/2014, al DM 113/2015, alla delibere del Comitato Congiunto all’Avviso pubblico del , alla convenzione stipulata il .

A seconda dei casi:

Sono stati effettuati controlli documentali e in loco, nei luoghi di realizzazione dell’iniziativa.

Oppure:

Sono stati effettuati esclusivamente controlli documentali e non sono stati effettuati controlli in loco in quanto (INDICARE I MOTIVI, es. questioni di sicurezza, limitata complessità delle operazioni, costi eccessivi delle trasferte, ecc).

A seconda dei casi:

Non sono stati posti limiti alla portata dell’esame.

Oppure:

La portata dell’esame è stata limitata dai seguenti fattori: a)

c) etc.

(Indicare eventuali limiti alla portata dell’esame, per esempio problemi sistematici, carenze del sistema di gestione e di controllo, assenza di documenti giustificativi, casi oggetto di procedimenti giudiziari, ecc.).

3. SPESE NON AMMISSIBILI

A seconda dei casi:

Non sono stati riscontrati casi di spese inammissibili e/o i casi di inammissibilità delle spese sono stati trattati adeguatamente da parte dell’ Ente esecutore

Oppure:

La presenza di spese inammissibili e/o l’inadeguato trattamento di tali spese da parte dell’ente esecutore non consentono il rilascio di un parere senza riserve. L’elenco delle spese non ammissibili figura in allegato. Gli importi delle spese totali dichiarate e del contributo pubblico che potrebbero essere interessati sono, rispettivamente, di […].

4. PARERE

A seconda dei casi:

(Parere senza riserve, se non sono stati posti limiti alla portata dell’esame, in assenza di spese non ammissibili e/o con un adeguato trattamento da parte dell’ Ente esecutore):

Sulla base dell’esame di cui sopra il sottoscritto

- ritiene che il rendiconto finanziario rispecchi fedelmente, sotto tutti gli aspetti principali, le spese sostenute nel contesto dell’iniziativa di cooperazione allo sviluppo pari ad € ( ) (CODICE AID);

- ritiene che tutte le voci di spesa include nel rendiconto finanziario allegato siano ammissibili;

Oppure:

(Parere con riserva, se sono stati posti limiti alla portata dell’esame e/o se i casi di inammissibilità della spesa così come il loro trattamento da parte dell’ Ente esecutore richiedono un parere con riserva, ma non giustificano un parere negativo per tutte le spese interessate):

Sulla base dell’esame di cui sopra il sottoscritto

- ritiene che il rendiconto finale di spesa rispecchi fedelmente, sotto tutti gli aspetti principali, le spese sostenute nel contesto dell’iniziativa (CODICE AID);

- attesta l’esistenza della documentazione giustificativa amministrativo-contabile a sostegno del rendiconto e dei relativi pagamenti nonché la validità della richiesta di pagamento del contributo pubblico nonché la legittimità e regolarità delle transazioni collegate, ad esclusione di ciò che riguarda gli aspetti indicati al precedente punto 2 (limiti alla portata dell’esame) e/o le osservazioni di cui al punto 3 (presenza di spesa non ammissibili e/ loro trattamento da parte dell’ Ente esecutore), la cui incidenza è quantificata sopra.

Il sottoscritto ritiene che l’impatto di tali limiti sia pari al […] del totale delle spese incluse nel rendiconto. Il contributo pubblico attribuibile è pertanto di […].

Oppure:

(Parere negativo, se sono stati posti notevoli limiti alla portata dell’esame e/o se i casi di inammissibilità della spesa e/o le irregolarità riscontrate così come il loro trattamento da parte dell’ Ente esecutore sono tali che non è possibile trarre una conclusione sull’affidabilità del rendiconto finale di spesa senza un considerevole lavoro supplementare):

Sulla base dell’esame di cui sopra e in particolare alla luce degli aspetti di cui al punto 2 e/o dei tassi di errore e dei casi di inammissibilità della spesa nonché del loro trattamento insoddisfacente da parte dell’ Ente esecutore indicati al punto 3 il sottoscritto ritiene che il rendiconto di spesa non rispecchi fedelmente, sotto tutti gli aspetti principali, le spese sostenute nel contesto dell’iniziativa di cooperazione allo sviluppo (CODICE AID) e che pertanto la richiesta di pagamento del contributo pubblico non sia valida e le transazioni collegate, coperte dal rendiconto, non siano legittime né regolari.

Data Firma

Piano Finanziario previsto per l’annualità [ ], della quale si chiede l’erogazione della rata.

*Utilizzare lo schema (Rubriche, Categorie e Voci) corrispondente al bando di approvazione dell’iniziativa

Piano Finanziario

Quota di costo non spesa annualità n∗

Preventivo annualità n+1∗∗

Totale preventivo annualità n+1 [colonne 1+2]∗∗∗

Unità

Costo unitario (in €)

Costo totale (in €)

Apporto valorizzato (se presente)

Unità

Costo unitario (in €)

Costo totale (in €)

Apporto valorizzato (se presente)

Unità

Costo unitario (in €)

Costo totale (in €)

Apporto valorizzato (se presente)

1 Risorse umane

1.1 Personale

internazionale di lungo termine

1.2. Personale internazionale di

breve termine

1.3. Personale locale di lungo

termine

1.4. Personale locale di breve

termine

1.5. Personale locale di supporto (autisti,

guardiani, ecc.)

Subtotale Risorse

Umane

2. Spese per la realizzazione delle attività

2.1.

Assicurazioni e visti per il personale in

trasferta

2.1.1

Assicurazioni per i viaggi

2.1.2.

Assicurazioni per la permanenza in loco

2.1.3 Visti per il personale

2.2. Viaggi

internazionali

2.3. Trasporto locale

2.4. Rimborso per vitto e

alloggio

2.5. Affitto di

spazi, strutture e terreni

2.6. Fondi per sub-granting, fondi di dotazione, rotazione e

micro-credito

2.7. Altre spese connesse alle attività

(specificare)

Subtotale Spese

per la realizzazione

delle attività

3. Attrezzature e investimenti

Spese di

investimento

Spese di gestione in loco

3.3. Acquisto di veicoli

3.4. Acquisto di materiali, attrezzature, equipaggiamenti tecnici e utensili

3.5. Acquisto di attrezzature di ufficio (computer, arredamenti)

Subtotale Attrezzature e

investimenti

4. Spese di gestione in loco

4.1. Cancelleria e piccole forniture

4.2. Affitto non occasionale di spazi, strutture e terreni

4.3. Utenze e piccola manutenzione

4.4. Costi di gestione e manutenzione dei

veicoli (compresa

benzina)

4.5. Noleggio a lungo termine di veicoli e

attrezzature

Subtotale Spese di gestione in

loco

5. Acquisto di

servizi

5.1. Studi e ricerche

5.2. Costi

bancari

5.3. Revisione contabile ai sensi della normativa italiana (2% del costo del progetto)

5.4. Revisione contabile in loco

Subtotale Acquisto di

servizi

Comunicazione, relazioni esterne e divulgazione dei risultati

6.1. Attività di divulgazione e di sensibilizzazione in loco

6.2. Attività di divulgazione e di sensibilizzazione in Italia

Subtotale Comunicazione, relazioni esterne e divulgazione dei

risultati

7. Monitoraggio e valutazione

7.1.

Monitoraggio interno

7.2. Valutazione di medio termine

indipendente

(2% del costo del progetto)

7.3. Valutazione finale indipendente (2% del costo del progetto)

Subtotale Monitoraggio e

valutazione

(TOTALE

1/2/3/4/5/6/7) SUB TOTALE GENERALE

8. Spese generali (max 8% del Subtotale generale)

TOTALE GENERALE

∗ Quota di costo non spesa della precedente annualità

∗∗ Previsione del piano finanziario al netto della quota di costo non spesa

∗∗∗ Data dalla somma delle colonne 1 e 2

Nome e sigla dell’ente esecutore:
Decreto d’iscrizione all’Elenco
Titolo e AID dell’iniziativa:
Paese di realizzazione:			Regione:	Città/Località:
Nome e sigla della controparte locale:
Durata prevista: [anni]
Costo totale: € _. .	,		Contributo AICS: € _. . , Apporto Ente esecutore/Altri Monetario: € _. . , Apporto Ente esecutore/Altri Valorizzato: € _. . ,	Percentuale del costo totale: ,_% Percentuale del costo totale: ,_% Percentuale del costo totale: ,_%
Annualità in corso:		Inizio:		Termine:

1. Variazioni alla proposta approvata e variazioni non onerose al Piano Finanziario

Si richiede di approvare le seguenti variazioni alla proposta approvata.

Dettagliare e motivare le variazioni richieste.

⋅ Inserire la matrice del quadro logico e il cronogramma, se modificati (file .xls)

⋅ Compilare il Piano Finanziario con le variazioni evidenziate, utilizzando lo schema (Rubriche, Categorie e Voci) corrispondente al bando di approvazione dell’iniziativa (file .xls)

Progetto AID [titolo] annualità di riferimento

* Utilizzare lo schema (Rubriche, Categorie e Voci) corrispondente al bando di approvazione dell’iniziativa

Piano finanziario

Previsione annualità

Variazione (+ o -)

Nuova previsione annualità

Unit à

Costo unitari o (in €)

Cost o total e (in

€)

Apporto valorizzat o (se presente)

Unit à

Costo unitari o (in €)

Cost o total e (in

€)

Apporto valorizzat o (se presente)

Unit à

Costo unitari o (in €)

Cost o total e (in

€)

Apporto valorizzat o (se presente)

1. Risorse umane

1.1. Personale internazionale di lungo termine

1.2. Personale internazionale di

breve termine

1.3. Personale locale di lungo

termine

1.4. Personale locale di breve

termine

1.5. Personale locale di supporto (autisti,

guardiani, ecc)

Subtotale risorse umane

2. Spese per la realizzazione

delle attività

2.1

Assicurazioni e visti per il personale in

trasferta

2.1.1

Assicurazioni

per i viaggi

2.1.2.

Assicurazioni per la permanenza in

loco

2.1.3. Visti per il personale

2.2. Viaggi internazionali

2.3. Trasporto

locale

2.4. Rimborso per vitto e

alloggio

2.5. Affitto di

spazi, strutture e terreni

2.6. Fondi per sub-granting, fondi di dotazione, rotazione e

micro-credito

2.7. Altre spese connesse alle attività

(specificare)

Subtotale Spese

per la realizzazione

delle attività

3. Attrezzature

e investimenti

3.1. Acquisto di terreni

3.2. Impianti, infrastrutture,

opere civili

3.2 Impianti, infrastrutture, opere civili

3.3. Acquisto

veicoli

3.4. Acquisto di materiali, attrezzature, equipaggiamenti

tecnici e utensili

3.5. Acquisto di attrezzature di ufficio (computer,

arredamenti)

Subtotale Attrezzature e

investimenti

4. Spese di gestione in

loco

4.1. Cancelleria e piccole forniture

4.2. Affitto non occasionale di spazi, strutture e

terreni

4.3. Utenze e piccola

manutenzione

4.4. Costi di gestione e manutenzione dei veicoli (compresa

benzina)

4.5. Noleggio a lungo termine di veicoli e

attrezzature

Subtotale Spese di gestione in

loco

5. Acquisto di servizi

5.1. Studi e ricerche

5.2. Costi bancari

5.3. Revisione contabile ai sensi della normativa italiana (2% del

costo del progetto)

5.4. Revisione contabile in loco

Subtotale Acquisto di

servizi

Comunicazion e, relazioni esterne e divulgazione

dei risultati

6.1. Attività di divulgazione e di sensibilizzazione

in loco

6.2. Attività di divulgazione e di sensibilizzazione

in Italia

Subtotale Comunicazione, relazioni esterne e divulgazione

dei risultati

Monitoraggio e valutazione

7.1.

Monitoraggio

interno

7.2. Valutazione di medio termine indipendente (2% del costo

del progetto)

7.3. Valutazione finale indipendente (2% del costo

del progetto)

Subtotale Monitoraggio e

valutazione

Subtotale generale

8. Spese generali (massimo 8% del Subtotale

generale)

Totale generale

2. Estensione della durata dell’iniziativa

Si richiede di approvare una estensione della durata dell’ iniziativa di [ ] mesi con riferimento alla [ ] annualità.

Dettagliare le motivazioni che rendono necessaria tale estensione

⋅ Inserire il cronogramma modificato

DICHIARAZIONE DI INSUSSISTENZA DI CAUSE DI INCOMPATIBILITA'

Il sottoscritto , nato a ( ), il

, iscritto nel Registro dei Revisori Legali dei Conti, ovvero socio della società di revisione , in relazione all'incarico di revisione contabile conferito da dichiara:

1. di non essere stato dichiarato interdetto, inabilitato, fallito o condannato ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi;

2. di non essere legale rappresentante, amministratore e/o direttore del soggetto che conferisce l’incarico o di altre società o enti che lo controllano, ne sono controllati o sono sottoposti al comune controllo, e di non esserlo stato nel triennio antecedente al conferimento dell’incarico;

3. di non essere parente o affine entro il quarto grado del legale rappresentante, degli amministratori, e/o dei direttori generali del soggetto che conferisce l’incarico o di altre società o enti che lo controllano, ne sono controllati o sono sottoposti al comune controllo;

4. di non essere legato al soggetto che conferisce l’incarico o ad altre società o enti che lo controllano, ne sono controllati o sono sottoposti al comune controllo, da rapporti di lavoro autonomo o subordinato, e di non esserlo stato nel triennio antecedente al conferimento dell’incarico;

5. di non trovarsi in altra situazione che ne comprometta, comunque, l’indipendenza nei confronti del soggetto/società;

Data: , …..\…..\…..

Firma

Document Metadata

Table of Contents

PROCEDURE GESTIONALI E DI RENDICONTAZIONE PER INIZIATIVE PROMOSSE DALLE ORGANIZZAZIONI DELLA SOCIETA' CIVILE E SOGGETTI SENZA FINALITA' DI LUCRO

Document Metadata