FEDERAZIONE MOTOCICLISTICA ITALIANA
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FEDERAZIONE MOTOCICLISTICA ITALIANA CAPITOLATO SPECIALE
PROCEDURA APERTA EX ART. 60 D.LGS. 50/2016 PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CONSULENZA, ASSISTENZA E BROKERAGGIO ASSICURATIVO DA AGGIUDICARSI MEDIANTE IL CRITERIO DELL’OFFERTA ECONOMICAMENTE PIÙ VANTAGGIOSA DETEMINATA DAL MIGLIOR RAPPORTO QUALITÀ/PREZZO.
CIG N. 710922915D
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1. OGGETTO E CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
La Federazione intende affidare l'incarico di consulenza, assistenza e brokeraggio assicurativo per il quadriennio 2018 – 2021 (48 mesi + eventuale proroga ai sensi dell’art. 106, co. 11 del D.Lgs. 50/2016), mediante procedura aperta di cui all’art. 60 del D.Lgs. 50/2016, ad un idoneo soggetto aggiudicatario (di seguito denominato “broker”) regolarmente iscritto al Registro Unico degli Intermediari ai sensi del Decreto Lgs. 209 del 7/9/2005 (Codice delle Assicurazioni) e successivi regolamenti IVASS.
L’affidamento del servizio concerne l’assistenza alla Federazione nella determinazione del contenuto dei contratti assicurativi e nella gestione ed esecuzione dei medesimi. In particolare il soggetto aggiudicatario si impegna a svolgere le seguenti prestazioni, di seguito specificate a titolo esemplificativo e non esaustivo:
1. Individuazione, analisi e valutazione dei rischi cui la Federazione è soggetta attraverso i suoi organi, le sue strutture nazionali e territoriali ed i soggetti da essa riconosciuti;
2. Attività di analisi delle polizze assicurative in essere, individuazione di eventuali zone di scopertura, valutazione delle condizioni di copertura esistenti ed indicazione delle condizioni necessarie per garantire la FMI da qualsiasi rischio possibile e prevedibile;
3. Monitoraggio dei costi delle coperture e relativa valutazione dei costi/benefici al fine di ottimizzare le risorse in relazione alla qualità dei servizi offerti con redazione di un report annuale;
4. Elaborazione di un programma assicurativo correttivo, migliorativo e integrativo, riferito alle coperture assicurative esistenti, che evidenzi interventi e strategie da attuare nel breve e medio termine;
5. Redazione dei documenti propedeutici e preliminari alla stipula delle polizze, ivi compresi i capitolati di gara;
6. Assistenza nella gestione delle relative procedure contrattuali, nella predisposizione dei documenti di gara e nello svolgimento delle procedure medesime;
7. Gestione tecnica e amministrativa di tutti i contratti assicurativi della Federazione con controllo sull'emissione delle polizze, appendici, scadenza dei ratei ed ogni altra connessa attività amministrativo/contabile;
8. Affiancamento e coordinamento nella fase transitoria di conclusione del servizio. Per fase transitoria di conclusione s’intende la fase contrattuale che precede la scadenza del contratto avente una durata stimata di 1 (uno) mese;
9. Indicazione dati numerici (numero dei sinistri, ammontare delle liquidazioni effettuate, numero di sinistri in franchigia, ecc.) e dati descrittivi (es. stato dei sinistri precedenti);
10. Messa a disposizione di una piattaforma web dedicata alla Federazione per la verifica dello stato dei sinistri, in grado di produrre report analitici e statistici su tutte le tipologie di garanzie prestate;
11. Call center dedicato a tutti gli assicurati;
12. Sistema on line per l’apertura e la gestione amministrativa dei sinistri e delle pratiche assicurative da parte di tutti i soggetti assicurati.
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2. OBBLIGHI DEL BROKER
È obbligo dell'aggiudicatario:
- svolgere il servizio nell'esclusivo interesse della Federazione, rispettando tutte le indicazioni che la stessa fornirà, non potendo impegnare la FMI se non preventivamente autorizzato;
- garantire in ogni momento la trasparenza dei rapporti con le Compagnie Assicuratrici, mettendo anche a disposizione della FMI la relativa documentazione;
- trasmettere agli assicuratori ogni comunicazione pervenuta dalla Federazione o destinata alla stessa ed i premi corrisposti a fronte di obblighi assicurativi entro i termini contrattualmente previsti per la corretta copertura assicurativa, rilasciando ampia e liberatoria quietanza;
- osservare e far osservare ai propri dipendenti, collaboratori ed incaricati il segreto d'ufficio, anche in riferimento alle disposizioni di cui al D.Lgs. n. 196/2003 ed osservare l'obbligo di diligenza di cui all'art. 1176 del Codice Civile;
- dimostrare annualmente la vigenza e la regolarità amministrativa della polizza di responsabilità civile professionale ex art. 110, comma 3, del D.Lgs. n. 209/2005, con massimale non inferiore ad euro 5.000.000,00 (cinquemilioni/00);
- rispettare ogni norma, regolamento o disposizione amministrativa in materia di lavoro e di sicurezza sui luoghi di lavoro;
- presentare, a seguito di aggiudicazione definitiva, cauzione definitiva ex art. 103 del D.Lgs. n.50/2016, con le modalità di cui agli art.93 e 103 del citato Decreto.
Il broker, nell'espletamento dell'incarico non assumerà alcun compito di direzione e coordinamento nei confronti degli uffici della Federazione né potrà impegnare la Federazione se non previa esplicita autorizzazione.
E' esplicitamente convenuto che restano in capo alla Federazione l'assoluta autonomia decisionale, la piena titolarità della scelta del Contraente, la sottoscrizione dei contratti assicurativi ed ogni altro documento di perfezionamento delle polizze, la formulazione di disdette così come altre operazioni modificative di obblighi precedentemente assunti.
Entro i limiti di cui al paragrafo precedente la Federazione autorizza il broker incaricato a trattare per suo conto con tutte le broker dovrà garantire puntuale e corretto adempimento delle attività previste dal presente documento di gara e di quelle indicate nell'offerta di servizio presentata, nel rispetto degli scopi perseguiti dalla FMI ed assicurando la tutela degli interessi della medesima.
La FMI ha il diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti, tenuto conto della natura dell'incarico, nei termini previsti dal D. Lgs. n.209/2005 ed imputabili a negligenze, errori ed omissioni del broker.
Sono a carico dell'aggiudicatario tutti gli oneri e le spese necessarie per l'espletamento del servizio.
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Nessun compenso potrà essere richiesto nel caso in cui la FMI non ritenga di procedere alla stipula dei contratti d’assicurazione o le relative gare non abbiano buon esito.
3. RUOLO E RESPONSABILITA’ DEL BROKER
Ad ogni effetto di legge si riconosce al broker il ruolo di cui al X.Xxx. 209/2005 e s.m.i. nonché ai provvedimenti dell’IVASS successivi. In conseguenza di quanto sopra si conviene espressamente:
- che il broker trasmetta tempestivamente alle Compagnie di Assicurazione tutte le comunicazioni inviate dalla FMI e ad esse destinate, nonché ogni comunicazione utile e necessaria per la tutela degli interessi dell’Assicurato senza che la FMI possa incorrere in alcuna decadenza;
- che il pagamento dei premi dovuti sia effettuato per il tramite del broker, il quale provvederà alla loro rendicontazione secondo i termini previsti nei singoli contratti nei confronti della Compagnia Delegataria e/o degli eventuali coassicuratori, rilasciando ampia e liberatoria quietanza.
Il broker è responsabile del contenuto dei contratti che ha contribuito a determinare ed a far stipulare o modificare alla Federazione.
Il broker risponde altresì dei danni causati dopo la scadenza dell'incarico di cui al presente capitolato purché derivanti da comportamento o da negligenza verificatesi durante la vigenza dello stesso.
La FMI è esonerata e manlevata da ogni e qualsivoglia responsabilità derivante, connessa o conseguente a prestazioni dell'appalto, restando esclusivamente la società aggiudicataria responsabile, anche verso terzi, per i danni a persone o cose che dovessero verificarsi nel periodo di rapporto contrattuale.
4. ATTIVITÀ DI AFFIANCAMENTO PER FINE SERVIZIO
Il broker aggiudicatario dovrà garantire un periodo di affiancamento e coordinamento nella fase transitoria di conclusione del servizio. Per fase transitoria di conclusione s’intende la fase contrattuale che precede la scadenza del contratto avente una durata stimata di 1 (uno) mese.
In questa fase dovranno essere assicurate, oltre alle attività previste nel presente documento, le attività ulteriori volte a rendere possibile ed agevole il subentro del nuovo broker selezionato.
In particolare, dovranno essere trasferiti tutti i dati trattati e conservati dal broker nel corso dell’appalto. Pertanto l’aggiudicatario dovrà garantire, oltre alla gestione ordinaria, le attività di seguito specificate:
- consegna di tutta la documentazione, debitamente aggiornata, al nuovo broker;
- studio e pianificazione dettagliata del progetto di trasferimento di tutti i dati verso il software del nuovo broker;
- preparazione di un primo scarico di prova dei dati;
- rilevazione e correzione delle eventuali anomalie riscontrate;
- preparazione ed esecuzione dello scarico definitivo dei dati;
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- ogni altro adempimento necessario per il corretto e completo passaggio delle competenze secondo i principi generali in materia e il relativo codice deontologico.
5. OBBLIGHI DELLA FEDERAZIONE
La Federazione si impegna a:
- non stipulare o modificare alcuna polizza senza la consulenza del broker;
- rendere noto, in caso di procedure concorsuali per l'assunzione delle polizze assicurative, che la gestione del contratto e delle relative polizze è affidata al broker, il quale è deputato a rapportarsi, per conto della Federazione, con le compagnie di assicurazione per ogni questione inerente il contratto stesso;
- indicare espressamente, in ciascun capitolato d'appalto, la percentuale della provvigione che la Compagnia aggiudicataria corrisponderà al broker;
- fornire al broker la collaborazione del proprio personale nonché tutti gli atti, dati, informazioni e documenti necessari per il completo e puntuale disbrigo di formalità ed obblighi riguardanti l'incarico.
6. PREROGATIVE DELLA FEDERAZIONE
La FMI si riserva la facoltà di proporre, nel periodo di vigenza del contratto, tutte le modifiche o le aggiunte che riterrà utili al miglior funzionamento del servizio. Restano di esclusiva competenza della FMI la valutazione e le decisioni di merito sulle varie proposte formulate dal broker.
7. RAPPRESENTANZA DEL BROKER
Prima di assumere il servizio, l’Aggiudicatario dovrà comunicare alla Federazione il nominativo, oltre al numero di telefono fisso e cellulare, del proprio referente che si occuperà di gestire il servizio oggetto del presente appalto. Per ogni problema che dovesse sorgere durante l’espletamento del servizio e al fine di ottenere una pronta risoluzione, l’Ente si rivolgerà direttamente al referente. Il referente principale dovrà possedere un anzianità di iscrizione all’Ex Albo Broker ora RUI di almeno 10 anni.
8. POLIZZA ASSICURATIVA
Prima della stipula del presente contratto il broker dovrà consegnare alla Federazione copia della polizza di Responsabilità civile professionale, così come prevista dal Decreto Lgs. 209/2005, e comunicare successivamente eventuali variazioni. La polizza deve essere mantenuta per tutto il periodo di validità contrattuale e dovrà avere il massimale di almeno euro 5.000.000,00.
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9. PAGAMENTO DEI PREMI ASSICURATIVI
La Federazione provvede al pagamento dei premi assicurativi tramite il broker entro i termini e con le modalità contrattualmente previste dalle polizze. La corresponsione al broker concreta a tutti gli effetti il pagamento del premio stesso ai sensi dell'art. 1901 del codice civile.
Il broker si impegna a rilasciare alla Federazione le polizze, le appendici e le ricevute emesse dalle compagnie assicuratrici debitamente quietanzate.
Il broker si obbliga a versare i premi alle Compagnie di Assicurazione titolari delle polizze, in nome e per conto dell’Ente, nei termini e nei modi convenuti con le Compagnie stesse, al fine di garantire l’efficacia e la continuità della copertura assicurativa.
Il broker, nell’esercizio del mandato di cui al presente capitolato, è autorizzato fin d’ora e contestualmente a proporre e quindi a porre in essere, nell’ambito delle proprie competenze, ogni attività o atto che possa garantire la continuità delle coperture stesse. Non sono imputabili all’Ente le conseguenze di pagamenti effettuati in ritardo dal broker.
10. TRACCIABILITÀ FINANZIARIA
In materia di tracciabilità dei flussi finanziari si richiama quanto previsto dall’art. 3 della Legge 13/08/2010, n. 136 e s.m.i.; in particolare l’aggiudicatario, in ottemperanza a quanto ivi stabilito dovrà, a pena di nullità assoluta del contratto, ai fini del pagamento:
- indicare gli estremi identificativi del conto corrente bancario o postale dedicato, anche non in via esclusiva, alle commesse pubbliche, nonché il codice IBAN;
- indicare le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare sul conto corrente dedicato. Il broker aggiudicatario provvederà altresì a comunicare ogni modifica relativa ai dati trasmessi.
11. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA E SEGRETEZZA
Il broker ha l’obbligo di mantenere e di far mantenere riservati i dati e le informazioni, ivi comprese quelle che transitano per le apparecchiature informatiche, di cui venga in possesso, di non divulgarli in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo per scopi diversi da quelli strettamente necessari all’esecuzione delle prestazioni contrattuali.
Detto obbligo sussiste altresì relativamente a tutto il materiale originario o predisposto in esecuzione delle prestazioni contrattualmente stabilite. Il broker è inoltre responsabile per l’esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori degli obblighi di riservatezza anzidetti.
La FMI autorizza esclusivamente l’utilizzo ed il trattamento dei dati giusto quanto disposto dal D.lgs. 30/6/2003, n. 193. Per quanto concerne l’attività svolta per conto della scrivente il broker viene individuato quale Responsabile del
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trattamento dati.
12. SICUREZZA SUI LUOGHI DI LAVORO
Pur escludendo la presenza di rischi da interferenza, in quanto l’appalto si sostanzia nella mera fornitura di servizi amministrativi, l’Appaltatore dovrà garantire il pieno rispetto delle disposizioni di cui al D.Lgs. 81/2008, ivi incluso, nell’esecuzione dell’Appalto di che trattasi, l’utilizzo di dispositivi conformi alla vigente normativa in materia di ambiente, igiene e sicurezza sul lavoro. La mancata osservanza di tali norme comporterà la risoluzione di diritto del rapporto contrattuale in essere, nonché il diritto di chiedere e ottenere il risarcimento per i danni patiti, previo invio di raccomandata con ricevuta di ritorno. La revoca dell’incarico avrà effetto a decorrere dal novantesimo giorno successivo alla data di ricevimento della raccomandata. Per le eventuali verifiche di competenza si richiede all’Aggiudicatario di dare evidenza, prima dell’avvio del servizio, della documentazione di valutazione dei rischi redatta ai sensi del D. Lgs.81/2008.
13. SUBAPPALTO /CESSIONE DI CONTRATTO
In considerazione della natura strettamente fiduciaria dell’appalto, l’aggiudicatario non potrà, nemmeno in parte, subappaltare il servizio oggetto del presente capitolato, né cedere per nessun motivo il contratto relativo o il credito che ne deriva.
14. CLAUSOLA LIMITATIVA DELLA PROPONIBILITÀ DI ECCEZIONI
L’appaltatore non può opporre, ex art. 1462 c.c., eccezioni al fine di evitare o ritardare la prestazione dovuta e disciplinata dal presente Capitolato. Tutte le riserve che la società aggiudicataria intende formulare a qualsiasi titolo devono essere avanzate mediante comunicazione scritta alla Federazione e documentate con l’analisi dettagliata delle somme di cui ritiene di avere diritto. Detta comunicazione dovrà essere fatta valere entro il termine di 15 giorni dalla emissione del documento contabile relativo al periodo al quale si riferisce la riserva. Non esplicando le sue riserve nei modi e nei termini sopra indicati la società aggiudicataria decade dal diritto di fare valere le riserve stesse. Le riserve che siano state presentate nei modi e nei termini sopra indicati saranno prese in esame dall’Amministrazione che emanerà gli opportuni provvedimenti.
15. RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
Nel caso in cui il broker per accertate gravi negligenze risultasse inadempiente nella prestazione del servizio e/o non osservasse in tutto o in parte le condizioni riportate nel presente capitolato, nel disciplinare e/o proposta tecnica presentata in sede di gara, sarà facoltà della Federazione risolvere il contratto, per giusta causa, ai sensi dell'art. 1454 del codice civile, previo invio di raccomandata con avviso di ricevimento. La risoluzione del contratto sarà preceduta dall’invio all'aggiudicatario di una diffida ad adempiere entro il termine di 15 giorni dal ricevimento della diffida stessa
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tramite raccomandata con avviso di ricevuta.
In assenza di motivate giustificazioni da parte del Broker da inoltrare alla Federazione entro i 10 giorni successivi alla ricezione della raccomandata, la risoluzione avrà effetto dal 90° giorno successivo alla data medesima.
La Federazione si riserva altresì di risolvere il contratto, xx xxx. 0000 xxx xxxxxx xxxxxx (xxxxxxxx risolutiva espressa), qualora:
- il broker aggiudicatario non abbia stipulato la polizza di assicurazione professionale di cui al precedente art. 8;
- nel corso dell’esecuzione del contratto, siano effettuate 3 (tre) formali contestazioni riferite alla mancata osservanza delle prescrizioni previste dal presente capitolato;
- qualora, in caso di intimazione ad adempiere da parte della FMI, il broker non adempia nel termine di giorni 3 (tre);
- nel caso di mancata esecuzione delle prestazioni e dei servizi elencati dettagliatamente al presente Capitolato in caso di inosservanze che, nel corso del rapporto contrattuale, abbiano comportato l’applicazioni di penali per un importo complessivo pari al 3% del corrispettivo fissato per l'appalto;
- nel caso di cessione di tutto o parte del contratto;
- nel caso di fallimento o altre procedure concorsuali;
- in caso di accertamento della non veridicità delle dichiarazioni rese dalla società aggiudicataria al fine della partecipazione alla gara o in ottemperanza delle prescrizioni indicate dal presente Capitolato;
- qualora il broker risulti essere in una delle situazioni previste dall’art. 80 D.Lgs. 50/2016 e s.m.i..
I casi elencati saranno contestati al broker per iscritto previamente o contestualmente alla dichiarazione di volersi avvalere della clausola risolutiva espressa di cui al presente articolo.
Nel caso di risoluzione, la Federazione si riserva ogni diritto al risarcimento dei danni subiti ed in particolare si riserva di esigere dal broker il rimborso di eventuali spese incontrate in misura superiore rispetto a quelle che avrebbe sostenuto in presenza di un regolare adempimento del contratto.
Peraltro la Federazione avrà sempre facoltà, in relazione a motivate esigenze, di sospendere, ridurre o sopprimere il servizio oggetto dell'appalto.
Nelle eventualità succitate il contratto si scioglierà o se ne ridurrà l'oggetto, decorsi 90 (novanta) giorni dalla comunicazione da parte della Federazione mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento, senza che il broker possa avere nulla a pretendere a qualsiasi titolo.
In tutte le ipotesi precedenti di scioglimento o riduzione dell'oggetto del contratto la società aggiudicataria rinuncia, sin d'ora, a pretendere gli indennizzi di cui all'art. 1671 c.c., fermo restando il pagamento delle prestazioni già eseguite.
Nei casi di riduzione di cui sopra, il corrispettivo contrattuale forfettario sarà diminuito in misura del minor onere di
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spesa.
In tutti i casi in cui lo scioglimento anticipato del contratto avvenga per fatto imputabile alla società aggiudicataria, la Federazione procederà all'incameramento del deposito cauzionale, fermi restando ogni diritto o azione esperibili ai fini del risarcimento del maggiore danno.
16. TRATTAMENTO DATI PERSONALI
Con espresso riferimento al D.Lgs. 196/2003, si precisa che il soggetto attivo della raccolta e del trattamento dei dati richiesti per la partecipazione alla gara è la Federazione Motociclistica Italiana e che le finalità cui sono destinati i dati forniti dai concorrenti e le modalità del loro trattamento afferiscono esclusivamente al procedimento di gara.
17. DISPOSIZIONI PARTICOLARI
L'Impresa aggiudicataria ha l'obbligo di comunicare alla Federazione ogni variazione della propria ragione sociale o trasformazione della medesima, nonché ogni mutamento inerente l'amministrazione e/o la rappresentanza della stessa, fermo restando la facoltà della Federazione di risolvere, in tale ipotesi, il contratto in vigore.
Saranno a carico dell'aggiudicatario ogni spesa relativa e conseguente all'appalto in parola (spese contrattuali e di registrazione, bolli ecc..) prevista dalla vigente normativa, ancorché emanata nel corso dell'appalto medesimo.
18. FORO COMPETENTE
Per ogni eventuale controversia che dovesse insorgere tra le parti e non sia definibile in via amministrativa, si conviene che il foro competente esclusivo è quello di Roma. L’Autorità amministrativa competente per eventuali ricorsi giurisdizionali afferenti l’aggiudicazione dell’appalto è il Tribunale Amministrativo Regionale del Lazio, sede di Roma.
19. RINVIO (OSSERVANZA LEGGI E REGOLAMENTI)
Per quanto non espressamente indicato, si rinvia a quanto previsto dalla legislazione vigente in materia di appalti di pubblici servizi, nonché al D.Lgs. 209/2005 ed alle altre norme applicabili in materia, nonché alle disposizioni del Codice Civile.
20. CONTROLLI E SEGRETEZZA
La Federazione potrà effettuare, in ogni momento, controlli sull'andamento del servizio e sul corretto adempimento degli obblighi contrattuali.
21. IMPOSTE E TASSE
Sono a carico dell’aggiudicatario tutte le spese, imposte e tasse presenti e future inerenti l'appalto compresa la tassa per la registrazione del contratto.