MANUALE DI GESTIONE

Il presente manuale di gestione è adottato ai sensi del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - recante “Regole tecniche per il protocollo informatico” ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del CAD, Codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo n . 82 del 07/03/2005, del DPCM 3.12.2013 e DPCM 13 novembre 2014, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti, nonché la gestione dei flussi documentali di ERDIS MARCHE – Ente per il Diritto allo Studio.

Articolo 2 - Definizioni

Ai fini dell’utilizzo del seguente manuale si intendono:

- per Amministrazione o Ente, ERDIS MARCHE;

- per gestione dei flussi documentali lo stesso registro di protocollo informatico;

- per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Ente, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato;

- per archivio corrente, la parte di documentazione, indipendentemente dal suo formato o supporto, relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;

- per archivio, il complesso dei documenti dell’ente, prodotti, ricevuti e interni, indipendentemente dal loro formato o supporto, conservati per lo svolgimento dell’attività amministrativa; le informazioni e le procedure del sistema di gestione informatica dei documenti; l’insieme degli strumenti, nelle loro diverse versioni, che regolano la gestione dell’archivio (titolario di classificazione, massimario di selezione e scarto, manuale di gestione, inventari, banche dati, ecc.). L’archivio è inteso anche come servizio, insieme delle attività, delle competenze, delle risorse e dei beni strumentali volti ad assicurare gli adempimenti previsti in ambito archivistico dalla normativa vigente. Tale servizio ha valenza interna come supporto all’attività amministrativa e una valenza esterna come servizio pubblico di accesso alla documentazione per fini amministrativi e storico - culturali. L’archivio inteso quindi come patrimonio documentario e come servizio è un unicum, pur nella distinzione delle diverse fasi di vita dei documenti, nonché nella loro valenza giuridico – amministrativa e storica, indipendentemente dalle soluzioni organizzative e dalle responsabilità o professionalità individuate. Per questo, dato anche il modello organizzativo adottato dall’ente per la gestione dei documenti, la responsabilità della corretta tenuta è condivisa tra ciascuna funzione organizzativa.

- per archivio di deposito, la parte di documentazione, indipendentemente dal suo formato o supporto, relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione delle attività in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico;

- per archiviazione ottica, l’operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico;

- per archivio storico, il complesso di documenti, indipendentemente dal loro formato o supporto, relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di selezione, alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico;

- per assegnazione, l’operazione d’individuazione della funzione organizzativa/funzionario competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;

- per classificazione, l’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e alle modalità operative dell’Ente;

- per copia analogica di documento informatico, ai sensi dell’art. 1, c. 1 lett. i-bis) del D. Lgs 82/2005, il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto;

- per copia per immagine su supporto informatico di documento analogico, ai sensi dell’art. 1, c. 1 lett. i-ter) del D. Lgs 82/2005, il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto;

- per copia informatica di documento informatico, ai sensi dell’art. 1, c. 1 lett. i-quater) del D. Lgs 82/2005, il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari;

- per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;

- per documento analogico, ai sensi dell’art. 1, c. 1 lett. p-bis) del D. Lgs 82/2005, la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

- per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

- per duplicato informatico, ai sensi dell’art. 1, c. 1 lett. i-quinquies) del D. Lgs 82/2005, il documento informatico ottenuto mediante memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario;

- per fascicolo, l’unità archivistica (fisica o logica) che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare;

- per fascicolazione, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli

corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;

- per firma elettronica, ai sensi dell’art. 1, c. 1, lett. q) del D. Lgs 82/2005, l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;

- per firma digitale, ai sensi dell’art. 1, c. 1, lett. s) del D. Lgs 82/2005, un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

- per indice delle amministrazioni pubbliche, l’indice destinato alla conservazione e alla pubblicazione dei dati di cui all’art. 12, c. 1, del DPCM 31 ottobre 2000, relativi alle pubbliche amministrazioni di cui al D. Lgs n. 29/2003 ed alle loro aree organizzative omogenee;

- per indirizzo istituzionale, l’indirizzo di posta elettronica certificata istituita in ciascuna area organizzativa omogenea e adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti. Tale indirizzo è riportato nell’indice delle amministrazioni pubbliche;

- per massimario di selezione e scarto, lo strumento archivistico che indica, per ciascuna partizione del titolario di classificazione, i documenti destinati alla conservazione permanente e quelli da scartare e, per ogni tipologia di questi ultimi, indica i tempi di conservazione obbligatoria;

- per Paleo, sistema Paleo Paperless Office System, il sistema di gestione dei flussi documentali della Regione Marche. Paleo consente la completa gestione cartacea e digitale dei documenti dell'amministrazione. Il sistema permette la erogazione di protocolli, l'identificazione di documenti interni, dematerializzazione cartacea, classificazione, firma digitale, tracciatura dei flussi documentali e gestione dei dati di archiviazione e scarto.

- per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il sistema di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica (scarto e versamento) e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;

- per posta elettronica certificata, ai sensi dell’art. 1, c. 1, lett. v-bis) del D. Lgs 82/2005, il sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi;

- per registro di protocollo, atto pubblico originario il quale fa fede della data di ricevimento o di spedizione di un documento indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici;

- per riferimento temporale, l’informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici;

- per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso;

- per servizio, il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del testo unico;

- per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati,

delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Ente per la gestione dei documenti;

- per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta.

PROCEDURA PALEO ERDIS MARCHE

Il sistema Paleo Paperless Office System è il sistema di gestione dei flussi documentali della Regione Marche. Paleo consente la completa gestione cartacea e digitale dei documenti dell'amministrazione.

Il sistema permette la erogazione di protocolli, l'identificazione di documenti interni, dematerializzazione cartacea, classificazione, firma digitale, tracciatura dei flussi documentali e gestione dei dati di archiviazione e scarto.

E’ strutturato in FUNZIONIGRAMMA, RUOLI, TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE, LIVELLI

PRINCIPALI E SOTTOLIVELLI SOTTOSTANTI, TRASMISSIONI.

Il funzionigramma gestisce la visibilità del documento all’interno di ogni Funzione di ERDIS.

Ogni ruolo comprende un elenco di funzioni che un utente può svolgere all’interno della procedura

Paleo.

I ruoli hanno una scala gerarchica che permette di gestire la visibilità di documento all’interno della

stessa funzione.

DESCRIZIONE	Lettura	Documentale	Protocollazione	Firma	Trasmissione	Classificazione	Gestione Fascicoli	Gestione Registri	Gestione Rubrica	Registrazione contratti
UFFICIALE ROGANTE				x						x
LETTORE	x
AMM. REGISTRO	x							x	x
PRESIDENTE	x	x	x	x	x	x	x
CONSIGLIERE	x	x	x	x	x	x	x
DIRETTORE	x	x	x	x	x	x	x
DIRIGENTE	x	x	x	x	x	x	x
RESPONSABILE PO	x	x	x	x	x	x	x

FUNZIONARIO	x	x	x	x	x	x
IMPIEGATO	x	x	x	x	x	x
PROTOCOLLISTA	x	x	x	x	x	x	x

Il titolario di classificazione, suddiviso per argomenti. consente l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti. I documenti devono essere organizzati logicamente in fascicoli virtuali. Lo stesso documento può appartenere a uno o più fascicoli infatti nel fascicolo viene inserito solo il riferimento ai documenti senza per questo duplicare il documento all’interno del sistema collocati in diverse voci del titolario così suddiviso:

LIVELLO PRINCIPALE

10	Amministrazione
20	Organi di governo
30	Organizzazione e funzionamento
40	Controllo e vigilanza
50	Rapporti istituzionali
60	Risorse umane
70	Risorse finanziarie
80	Risorse informatiche
90	Beni, prodotti, servizi e strumenti
100	Interventi a favore degli studenti
110	Servizi ricettivi
120	Altri servizi agli studenti
130	Servizi in convenzione
140	Fascicoli studenti
150	Ricerca e studio
160	Affari generali, legali e contenzioso
170	Oggetti diversi

LIVELLI SOTTOSTANTI

10 Amministrazione
10.10	Normativa e relativa attuazione
10.20	Statuto
10.30	Regolamenti
10.40	Stemma e logo
10.50	Convenzioni con le università
10.60	Anticorruzione e trasparenza
10.70	Richieste di accesso agli atti e documenti
20 Organi di governo
20.10	Consiglio di amministrazione
20.20	Presidente
20.30	Vice-Presidente
20.40	Direttore generale

20.50	Revisore unico
20.60	Conferenza regionale per il Diritto allo Studio
20.70	Comitati territoriali di concertazione
20.80	Delibere del Consiglio di Amministrazione
30 Organizzazioni e funzionamento
30.10	Attività amministrativa
	30.10.10	Coordinamento e direttive ai Dirigenti ed alle P.O.
	30.10.20	Coordinamento e direttive al personale dipendente
	30.10.30	Procedimenti amministrativi
	30.10.40	Processi interni
	30.10.50	Determinazioni del Direttore
	30.10.60	Determinazioni dei Dirigenti
30.20	Innovazione organizzativa
	30.20.10	Predisposizione di studi sulla organizzazione
	30.20.20	Studio ed emanazione di provvedimenti organizzativi
	30.20.30	Reingegnerizzazione dei processi
	30.20.40	Riorganizzazione dei servizi all’utenza
40 Controllo e vigilanza
40.10	Controlli contabili e verifiche periodiche Revisore dei conti
40.20	Controllo e analisi di gestione
40.30	Controllo e vigilanza sull’amministrazione
40.40	Ispezioni
50 Rapporti istituzionali
60 Risorse umane
60.10	Concorsi, selezione e colloqui
60.20	Assunzioni e cessazioni
60.30	Comandi, distacchi e mobilità
60.40	Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
60.50	Contrattazione collettiva
60.60	Retribuzioni e compensi
60.70	Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
60.80	Tutela della salute e sicurezza sul luogo del lavoro
60.90	Dispensa lavoro e indennizzi
60.100	Indennità di servizio e trattamento di fine rapporto
60.110	Orario di lavoro, presenze, assenze e permessi
60.120	Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
60.130	Formazione e aggiornamento professionale
60.140	Organizzazioni sindacali
60.150	Corrispondenza con la Regione Marche relativa al rapporto di lavoro e di collaborazione
60.160	Collaborazioni esterne
60.170	Fascicolo personale
70 Risorse finanziarie

70.10	Tesoreria
70.20	Budget
70.30	Bilancio
70.40	Contributi e finanziamenti
70.50	Gestione contabile
	70.50.10	Documenti di trasporti
	70.50.20	Rapporti di intervento
	70.50.30	Fatture e note di credito
	70.50.40	Notifiche sistema di interscambio
	70.50.50	Fatture e note di credito emesse
	70.50.60	Corrispettivi
	70.50.70	Altri documenti contabili
	70.50.80	Altri documenti
70.60	Adempimenti fiscali
70.70	Cassa economale
80 Risorse informative
80.10	Informazione e comunicazione
	80.10.10	Editoria
	80.10.20	Sito Internet
	80.10.30	Forum, convegni, seminari
	80.10.40	Presenza sui Social Network
	80.10.50	Conferenze, articoli e comunicati stampa
80.20	Sistema informatico
	80.20.10	Gestione dei sistemi informatici e delle banche dati
	80.20.20	Sviluppo di sistemi informatici
	80.20.30	Protezione dei dati personalie sicurezza dei sistemi informativi
	80.20.40	Attuazione delle Procedure per la protezionedei dati personali e della sicurezza dei sistemi informativi
80.30	Sistema gestione documenti
	80.30.10	Redazione ed aggiornamento del manuale di gestione dei documenti
	80.30.20	Redazione ed aggiornamento del titolario di classificazione
	80.30.30	Redazione ed aggiornamento del manuale di conservazione e del massimario di sca rto
	80.30.40	Trasferimento della documentazione amministrativa all’Archivio di deposito
	80.30.50	Procedura di scarto documentale
90 Beni, prodotti, servizi e strumenti
90.10	Beni Immobili
	90.10.10	Acquisizione beni immobili
	90.10.20	Locazione beni immobili
	90.10.30	Comodato beni immobili
	90.10.40	Realizzazione nuove opere
	90.10.50	Manutenzione ordinaria
	90.10.60	Manutenzione straordinaria
90.20	Beni mobili, prodotti e strumenti

	90.20.10	Acquisizione di beni mobili, prodotti, materiali ed attrezzature
	90.20.20	Locazione/noleggio beni mobili
	90.20.30	Manutenzione ordinaria beni mobili
	90.20.40	Manutenzione straordinaria beni mobili
90.30	Servizi
	90.30.10	Acquisizione di servizi
	90.30.20	Assicurazioni
90.40	Gestione magazzino
	90.40.10	Magazzino economato
	90.40.20	Magazzino manutenzione
90.50	Gestione del patrimonio
100 Interventi a favore degli studenti
100.10	Borse di studio
100.20	Alloggio con graduatoria
100.30	Interventi a favore di studenti diversamente abili
100.40	Contributi straordinari
100.50	Prestiti d’onore e fiduciari
100.70	Collaborazione studenti part-time
100.80	Tirocinio di formazione
110 Servizi ricettivi
110.10	Servizi abitativi
110.20	Servizi di ristorazione
120 Altri servizi agli studenti
120.10	Facilitazioni di trasporto
120.20	Agevolazioni per l’accessibilità e la fruibilità delle attività culturali e ricreative
120.30	Agevolazioni per l’accessibilità e la fruibilità degli impianti sportivi
120.40	Servizi di sostegno e tutoraggio alla mobilità internazionale
120.50	Servizi di informazione
120.60	Orientamento al lavoro
120.70	Assistenza sanitaria di base
120.80	Altri servizi per gli studenti
130 Servizi in convenzione
130.10	Convegni
130.20	Congressi
130.30	Affini
130.40	Orientamento
130.50	Culturali e sportivo
130.60	Turismo scolastico
130.70	Altro
140 Fascicoli studenti
150 Ricerca e studio

150.10	Elaborazione di relazioni, studi monografici, rapporti
150.20	Rilevazione, elaborazione e trasmissione dati statistici
160 Affari generali, legali e contenzioso
160.10	Contenzioso
	160.10.10	Contenzioso con fornitori
	160.10.20	Contenzioso in materia di personale
	160.10.30	Contenzioso con utenza
	160.10.40	Contenzioso con enti pubblici
160.20	Comunicazione rapporti enti esterni
170 Oggetti diversi

La trasmissione dei documenti può avvenire per le seguenti ragioni:

RAGIONE DELLA TRASMISSIONE	FUNZIONE	A CHI VIENE TRASMESSO
Smistamento	Passacarte	A tutti gli utenti appartenenti ad un ruolo di una Funzione
Assegnazione	Assegna un documento per lo svolgimento delle operazioni necessarie	Ad uno specifico utente o al ruolo
Visione	Amplia la visibilità per conoscenza	Ad uno specifico utente o al ruolo
Alla firma	Richiesta di firma	Ad uno specifico utente o al ruolo
Inoltro	Passaggio di competenza	Ad uno specifico utente o al ruolo

Articolo 3 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

Le competenze del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi è attribuita alla Funzione di Segreteria Generale e al servizio Sistemi informativi e telematici;

Articolo 4 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti

Il modello organizzativo adottato è di tipo decentrato e prevede che tutte le strutture e il personale abilitato abbiano accesso al sistema di gestione informatica dei soli documenti di propria competenza. Le abilitazioni associano l’identificazione delle strutture e delle persone autorizzate ai diversi livelli di accesso al sistema, in modo che ogni utente possa svolgere solo le operazioni previste in base ai profili utenti differenziati per quanto riguarda l’inserimento, la ricerca e la modifica di dati in relazione alle attività di protocollazione, classificazione, fascicolazione e prima assegnazione.

Articolo 5 - Efficacia del documento

È considerato documento ogni rappresentazione in formato o supporto analogico o digitale di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica.

Un documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ed ha l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2702 del codice civile, riguardo ai fatti ed alle cose rappresentate (art. 10 c. 1 DPR 445/2000).

Nel caso il documento sia sottoscritto con firma digitale, oltre a soddisfare il requisito della forma scritta il documento informatico fa inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto (art. 10, c. 3, DPR 445/2000).

Articolo 6 - Tipologie documentarie

I documenti si distinguono in:

- documenti in entrata: tutti i documenti acquisiti dall’Ente nell’espletamento delle proprie attività, indipendentemente dal loro formato o supporto;

- documenti in uscita: tutti i documenti prodotti dall’Ente nell’espletamento delle proprie attività, indipendentemente dal loro formato o supporto;

- documenti interni (ID nel sistema di protocollo Paleo), indipendentemente dal loro formato o supporto;

L’Amministrazione accetta e gestisce i documenti in formato aperto e standard con la seguente estensione: txt, rtf, xml, html, xhtml, pdf, jpeg, svg, docx, odt.

Tuttavia, si predilige il formato PDF ed in particolare PDF/A.

Articolo 7 - Originali, minute, copie

Ogni documento, indipendentemente dal suo formato o supporto, viene redatto in originale ed eventualmente in minuta o in copia.

L'originale rappresenta la redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, oggetto, firma, ecc.) del documento. L'originale del documento è unico salvo i casi dove è previsto un originale multiplo (contratti, convenzioni ecc.). La minuta è rappresentata dal documento con firma autografa e con timbro specifico. La minuta o una copia del documento originale va classificata e conservata nel fascicolo del procedimento al quale si riferisce.

Articolo 8 - Registrazione di protocollo dei documenti

La registrazione di protocollo viene effettuata per ogni documento ricevuto o spedito quando il mittente o almeno uno dei destinatari è esterno ad ERDIS MARCHE, mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile, costituito da almeno sette cifre; la numerazione non deve riportare gli zeri iniziali;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) codice di classificazione da xxxxxxxxx e associazione al fascicolo informatico di pertinenza;

La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva; essa si chiude il 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’anno successivo.

Ogni Funzione organizzativa può provvedere alla protocollazione in uscita dei documenti predisposti dalla stessa, mentre il protocollo in entrata è di competenza esclusiva del servizio archivistico e, in deroga, vista la particolarità dell’Ente, anche del personale dello sportello della funzione Diritto allo studio.

I documenti su supporto cartaceo possono essere acquisiti nel sistema all’atto della protocollazione

in formato o supporto immagine mediante un processo di scansione ottica. Una volta concluso il processo di acquisizione ottica del documento è opportuno verificare la completezza e la leggibilità dell’ immagine acquisita.

Articolo 9 - La segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo è l'apposizione o l’associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

L'operazione di segnatura va effettuata contestualmente all'operazione di registrazione di protocollo utilizzando il dispositivo di stampa delle etichette o quello di penna-stampante; le informazioni riportate sono le seguenti:

- numero e data di protocollo;

- codice identificativo dell’amministrazione;

- codice della funzione organizzativa;

- codice per indicare se trattasi di documento in ingresso o in uscita;

- codice di classificazione e n. fascicolo procedimentale di pertinenza;

tali informazioni possono altresì essere riportate sul documento cartaceo a penna e accompagnate dal timbro.

Articolo 10 - Trasmissione e ricevimento dei documenti

I documenti sono di norma trasmessi e ricevuti come segue:

1) xxx xxxxx (xxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxx, celere, ecc.);

2) via posta elettronica certificata;

3) a mano.

La corrispondenza in arrivo attraverso le modalità 1 e 2 va prelevata entro la mattinata ed aperta e registrata in giornata, ed assegnata al Responsabile della Funzione competente.

La corrispondenza in uscita deve essere consegnata all’ufficio posta nella stessa giornata in cui viene

registrata.

Si intendono in questa categoria tutti i documenti che pervengono o che vengono inviati a mezzo posta, o tramite consegna diretta.

La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:

a) quando dalla busta si evince che si tratti di offerta relativa a gara;

b) quando dalla busta si evince che si tratta di bandi di concorso o selezioni interne;

c) quando la corrispondenza riporti indicazioni quali "riservata", “personale", o simili.

La corrispondenza pervenuta attraverso la modalità n.3, costituita da documenti informatici, prevede processi di verifica dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità dei documenti stessi. I documenti informatici ricevuti vengono protocollati, classificati, fascicolati e conservati nel sistema di protocollo informatico allo stesso modo dei documenti cartacei tradizionali.

La casella di posta istituzionale associata al registro di ERDIS MARCHE integrata col protocollo è: erdis.@xxxxxxx.xx.

Qualora un documento cartaceo o su supporto informatico sia consegnato personalmente dal mittente

o da altro soggetto incaricato e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’addetto al servizio, provvede alla registrazione di protocollo del documento e a rilasciare la ricevuta con indicato il numero di protocollo, l’oggetto, il nominativo del mittente, nonché il codice del fascicolo.

Il rilascio di ricevute è possibile solo durante l’orario di apertura al pubblico degli uffici.

Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente dell’avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica certificata utilizzato dall’Amministrazione.

Articolo 11 - Registro di protocollo

Ogni numero di protocollo individua un unico documento e di conseguenza ogni documento può avere un solo numero di protocollo.

Il sistema consente la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle

informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.

L’addetto alla gestione documentale di ERDIS MARCHE o l’amministratore del registro di protocollo provvede giornalmente alla stampa del registro, all’invio alla firma al responsabile di funzione, e ne cura la conservazione nell’apposito fascicolo d’archivio costituito alla posizione 80.30/anno – Sistema gestione documenti o in un supporto informatico leggibile e non riscrivibile.

Entro il mese di gennaio, l’addetto alla gestione documentale di ERDIS MARCHE o l’amministratore del registro di protocollo provvede alla stampa del registro dell’intero anno precedente.

Articolo 12 - Documenti soggetti a registrazione obbligatoria

Sono oggetto di registrazione di protocollo i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione, tutti i documenti informatici inviati presso la casella istituzionale del protocollo e in generale tutti i documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.

Articolo 13 - Documenti non soggetti a registrazione obbligatoria

Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi.

Per le richieste dei dipendenti presentate al Responsabile della funzione di appartenenza, quali richieste di ferie e permessi, giustificativi, ordini di missione è prevista la registrazione attraverso il sistema informatico dei giustificativi digitali.

In casi eccezionali legati a motivazioni di rilevanza probatoria o per motivazioni logistiche degli uffici, il responsabile della funzione può disporre la registrazione nel sistema Paleo di particolari richieste del dipendente nella forma di documento interno. I certificati medici a giustificazione delle assenze di servizio (recanti l’indicazione della prognosi e non della diagnosi) non sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo, ma è comunque necessario apporre sul documento un timbro d’arrivo.

Articolo 14 - Documenti con dati sensibili

I documenti contenenti dati sensibili e giudiziari (art. 4 del D. Lgs 196/2003) (es. certificati medici, permessi L. 104/92, provvedimenti disciplinari, ecc.), sono soggetti a registrazione con la procedura informatica selezionando il campo “privato” nel profilo del documento in modo tale da non permettere la visibilità del documento ai ruoli gerarchicamente superiori. Tale categoria di documenti non è soggetta ad acquisizione ottica.

Articolo 15 - Documenti soggetti a trattamento particolare

Corrispondenza riservata - La corrispondenza personale indirizzata al dipendente va evidenziata con l’apposizione della dicitura “personale” o “riservata” sulla busta chiusa. Conseguentemente la busta va consegnata integra direttamente al destinatario, il quale valuterà l’opportunità di sottoporre il documento alla registrazione.

Originali plurimi di uno stesso documento - Ogni documento, anche se in più esemplari, deve essere individuato da un unico numero di protocollo.

Registrazione delle proposte di deliberazione - Le proposte di deliberazioni su supporto cartaceo vengono registrate come “nuovo documento” (ID) e trasmesse alla Segreteria Generale che cura la predisposizione dell’ordine del giorno della seduta del Consiglio di amministrazione per conto del Presidente.

Fax - I documenti ricevuti tramite fax sono giuridicamente validi ai sensi dell’art. 45 del D. Lgs 82/2005 e vanno quindi protocollati e la segnatura viene effettuata sulla prima pagina del documento; sull’ eventuale originale cartaceo ricevuto per posta ordinaria deve essere apposto lo stesso numero e data di protocollo del corrispondente documento anticipato via fax.

Documenti informatici e posta elettronica - I documenti informatici inviati con posta elettronica certificata, quelli sottoscritti con firma elettronica, quelli inviati alla casella istituzionale dell’ente, della funzione organizzativa o del responsabile del procedimento, sono soggetti a registrazione di protocollo utilizzando le funzioni del sistema che prevedono l’indicazione del mezzo di trasmissione e l’esplicitazione che si tratta di un documento originale digitale. - Il Responsabile di Funzione o il responsabile del procedimento amministrativo valuta comunque l’opportunità di registrare il documento in funzione della rilevanza dello stesso per l’attività amministrativa dell’Ente.

Documenti inerenti a gare d’appalto, concorsi, selezioni - La corrispondenza relativa a offerte per l’appalto di beni, servizi e lavori, concorsi o selezioni interne, rimane in busta chiusa; l’addetto al protocollo riporta la segnatura sul plico. Al momento dell’apertura della busta, gli estremi di protocollo vanno replicati su tutti i documenti ivi contenuti.

Documenti soggetti a registrazioni particolari

- Delibere

- Decreti straordinari del Presidente

- Provvedimenti del Direttore Generale

- Contratti

Documenti inviati con il sistema telematico di gestione del BUR - I documenti informatici trasmessi all’ufficio del BUR per la pubblicazione sul Bollettino Ufficiale della Regione tramite lo specifico sistema informativo web, sono registrati in modo automatico dall’applicativo informatico e/o da Paleo. I documenti

trasmessi con tale modalità soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale ai sensi dell’art. 45 del D. Lgs. n. 82 del 2005 (Codice dell’Amministrazione digitale)

Articolo 16 - Registrazione di protocollo differite

Nel caso di volumi di corrispondenza in entrata particolarmente elevati che non permettano di evadere le registrazioni di protocollo nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venir meno un diritto di terzi (partecipazione ad un concorso, accesso a contributi, gare …), con un provvedimento motivato del Direttore Generale può essere autorizzato il differimento dei termini di registrazione.

Nel provvedimento del Direttore Generale debbono essere indicati:

a) la tipologia di documenti da ammettere alla registrazione differita di protocollo;

b) le cause che determinano la necessità di procedere al differimento dei termini di registrazione;

c) la durata del periodo di differimento, entro il quale tutte le registrazioni di protocollo debbono essere effettuate (massimo 5 giorni lavorativi).

Per certificare l’arrivo della corrispondenza soggetta a registrazione differita l’addetto al protocollo o alla gestione documentale provvede ad apporre un timbro di arrivo con la data, un numero progressivo di arrivo del documento sequenziale sull’intero periodo di differimento e la sigla o firma autografa dell’addetto alla ricezione dei documenti.

Successivamente nel procedere alla registrazione di protocollo in modalità differita, l’addetto al protocollo inserisce nel sistema informatico, rispettando l’ordine di arrivo segnato sui documenti, oltre alle informazioni obbligatorie previste anche la data di arrivo del documento, che in tal caso assume valore legale anche se precedente a quella di protocollo.

Le autorizzazioni alla registrazione differita debbono essere conservate in un apposito fascicolo d’archivio nella posizione 80.30/anno – Sistema gestione documenti.

Articolo 17 - Registrazioni di documenti a firma congiunta

Un documento in uscita a firma congiunta è soggetto ad un'unica registrazione di protocollo ad opera della funzione organizzativa di appartenenza del secondo o ultimo firmatario del documento.

Per un documento in ingresso predisposto da più mittenti si possono solo registrare nell’apposito

campo mittente i primi tre nominativi e nel caso di un numero superiore è possibile semplificare la registrazione aggiungendo nello stesso campo la dicitura “e altri”.

Articolo 18 - Corrispondenza interna ad ERDIS MARCHE (documentazione ID)

Per semplificare l’attività di gestione documentale e ridurre il numero di registrazioni, la normativa prevede di non protocollare i documenti che circolano all’interno di una funzione amministrativa, ricorrendo a forme alternative di registrazione e certificazione del flusso documentale.

La protocollazione è richiesta infatti solo per documenti aventi almeno un mittente o un destinatario

esterni ad ERDIS (DPCM 14 ottobre 2003).

Allo scopo il sistema di gestione documentale Paleo espone il servizio di registrazione dei documenti interni con numerazione propria identificata da sigla ID.

Per un documento protocollato con destinatari esterni ed interni all’amministrazione, il mittente successivamente alla emissione del protocollo in uscita, deve inoltrate il documento attraverso il sistema di protocollo informatico Paleo ai destinatari interni.

Nel caso di corrispondenza tra Funzioni diverse alla stessa ERDIS, il documento deve essere

registrato come nuovo documento ID (interno), con assegnazione automatica di un identificativo univoco e di una data di registrazione e veicolato attraverso l’utilizzo del sistema di protocollo informatico Paleo senza che segua l’invio del documento originale cartaceo.

È in carico alla Funzione mittente la conservazione dell’originale nel fascicolo idoneo.

Il destinatario interno di un documento ID non deve procedere nuovamente alla registrazione informatica del documento, limitandosi a registrare l’assegnazione del documento all’interno della funzione d’appartenenza.

Articolo 19 - Informazioni annullate

Nel caso di errore nelle informazioni non modificabili di cui alla parte “REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO” occorre annullare l’intera registrazione di protocollo.

L’annullamento di un protocollo deve essere motivato e deve comunque consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.

La motivazione dell’annullamento deve essere specificata nell’apposita richiesta da inoltrare al

Responsabile della gestione documentale il quale si esprimerà in merito e provvederà personalmente all’annullamento.

Le autorizzazioni di annullamento del protocollo debbono essere conservate in un apposito fascicolo d’archivio nella posizione 80.30/anno – Sistema gestione documenti.

Comunque, le registrazioni annullate rimangono memorizzate nel sistema e sono evidenziate con un simbolo o una dicitura specifica.

Il giornale di protocollo evidenzia l’annullamento delle informazioni registrate indicandone la data,

l’ora ed il soggetto che ha provveduto all’annullamento.

Sul documento conservato agli atti va indicato che è stato annullato.

Articolo 20 - Registro di emergenza

Il Responsabile della funzione autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza (a norma dell’art. 63 del DPR 445/2000) ogni qualvolta non sia possibile utilizzare il sistema per cause tecniche.

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino delle funzionalità del sistema (DPR 428/1998, art. 14).

Le registrazioni effettuate in emergenza seguono una registrazione progressiva anche a seguito di

successive interruzioni e per ogni giornata di registrazione è riportato sul registro di emergenza il numero totale delle operazioni effettuate.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico non appena funzionante. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, e nei campi presenti nel profilo del documento, o nel campo note, viene riportato il numero di protocollo utilizzato in emergenza. Ripristinato il funzionamento del sistema informatico, può anche essere annotato sia sul documento cartaceo che nel campo note o in un altro spazio del registro di emergenza, il numero di protocollo attribuito dal sistema.

Ogni registro di emergenza deve iniziare dal numero di protocollo 1 e deve riportare la segnatura completa. Nel registro di emergenza non vanno inseriti i documenti interni, ma soltanto i protocolli in ingresso ed in uscita.

Dopo aver completato le operazioni di inserimento dei dati di emergenza nel sistema di gestione documentale, la funzione competente provvederà a re-inviare ai Responsabili di funzione il dettaglio dei propri protocolli di emergenza con i riferimenti con cui sono stati inseriti nel sistema informativo e provvederà a inoltrare gli originali alla Segreteria Generale affinché possano essere conservati agli atti unitamente alle stampe del registro di protocollo.

Articolo 21 - Accesso al sistema di protocollo e gestione documentale

L’accesso al sistema Paleo è nominale e subordinato a specifica richiesta effettuata dal Responsabile della Funzione presso cui dovrà essere abilitato un ruolo per l’utente, in quanto responsabile dello specifico trattamento.

Il sistema informativo garantisce l’accesso ai dati in modalità sicura conformemente alle misure di sicurezza dei dati personali stabilite dall’amministrazione.

L’utente abilitato, al quale viene attribuito uno specifico ruolo che identifica i diritti di accesso all’interno del sistema, risponde per tutte le operazioni effettuate con il proprio profilo, comprese quelle improprie.

Il personale a tempo determinato o con altra tipologia di rapporto di lavoro temporaneo avrà un’abilitazione temporanea il cui termine ultimo è riferibile all’ultimo giorno lavorativo utile. Il Responsabile della Funzione Risorse Xxxxx dovrà comunicare la data di cessazione dall’attività per il ritiro dell’abilitazione

Articolo 22 - Formazione dei documenti

I documenti amministrativi, siano essi analogici o digitali, sono di norma prodotti con sistemi informatici; rispettano i seguenti requisiti di forma:

- indicazione della denominazione dell’Amministrazione;

- indicazione della funzione, servizio che ha prodotto il documento;

- indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell’ufficio);

- data completa (luogo, giorno, mese, anno); n. di protocollo o ID;

- destinatario per i documenti in partenza;

- eventuali riferimenti a documenti collegati (ad es. in risposta alla vostra nota n. del ecc.);

- oggetto del documento;

- indicazione del responsabile del procedimento con apposizione della sigla o firma; sigla dell’addetto che ha redatto il documento; sottoscrizione del Responsabile o dal Direttore Generale; n. degli allegati e loro descrizione; codice di classificazione e indicazione del numero e del titolo del fascicolo di pertinenza.

Articolo 23 - Assegnazione

Per assegnazione si intende l’operazione di individuazione, all’interno della funzione destinataria del documento, del responsabile cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo.

L’addetto al protocollo provvede a trasmettere il documento da procedura informatica all’assegnatario.

Articolo 24 - Trasmissione da procedura di protocollo informatico

La procedura informatica di protocollo consente, all’interno di ERDIS, la trasmissione del documento in formato o supporto elettronico evitando così la circolazione di documenti interni su supporto cartaceo, per i seguenti scopi o ragioni:

- smistamento: trasmissione della documentazione per la distribuzione all’interno della funzione.

- inoltro: trasmissione del documento da una funzione organizzativa all’altra per specifiche competenze.

- inoltro a ruolo: trasmissione del documento a tutti gli addetti che ricoprono quel ruolo; tale ragione va generalmente utilizzata per tutti i documenti da trasmettere al ruolo protocollista di altre strutture interne.

- visione: trasmissione per conoscenza; in tale circostanza non è possibile inserire nuove informazioni nella registrazione quali la classificazione, ed effettuare nuova trasmissione con ragione diversa da visione.

- richiesta parere: richiesta di parere.

- assegnazione: trasmissione per competenza per cui è richiesta l’accettazione o il rifiuto del destinatario.

- sub-assegnazione: trasmissione da parte dell’assegnatario principale ad un collaboratore per una

specifica competenza; è richiesta l’accettazione o il rifiuto da parte del destinatario.

- approvazione: trasmissione all’ interno della funzione organizzativa per la richiesta di approvazione.

- alla firma: trasmissione al responsabile di funzione per l’apposizione della firma digitale al documento informatico.

- risposta: trasmissione al destinatario per l’elaborazione di una risposta.

- privacy: trasmissione dei documenti con dati sensibili e giudiziari (art. 4 D. Lgs 196/03) per cui è inibita la visibilità ai ruoli superiori.

Articolo 25 - Il titolario di classificazione

Il titolario di classificazione è il quadro di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e l’individuazione dei documenti. ERDIS MARCHE ha un titolario unico. Esso è articolato e riflette le funzioni e le attività dell’Ente.

L’operatore di protocollo provvede a classificare e fascicolare il documento nel sistema di protocollo informatico.

Con la classificazione ogni documento ha una sua posizione fino alla formazione del fascicolo.

La fascicolazione del documento sul sistema Paleo segue fedelmente quella del documento cartaceo in archivio.

Articolo 26 - Documenti soggetti a classificazione

Tutti i documenti ricevuti, spediti e anche quelli scambiati internamente fanno parte del sistema documentario dell’Ente, a prescindere dal supporto utilizzato, dalla modalità di registrazione (protocollazione o repertoriazione particolari) e pertanto sono soggetti a classificazione (Art. 64 DPR 445/2000).

Se necessario, uno stesso documento può essere classificato più volte in base alle diverse funzioni alle quali si riferisce, evitando comunque una produzione eccessiva di copie documentarie.

Il codice di classificazione di norma è apposto sulla prima pagina del documento in basso a destra

insieme al nome e numero del fascicolo di pertinenza.

Articolo 27 - Aggiornamento del titolario di classificazione

Il titolario di classificazione può essere aggiornato a seguito di nuove funzioni o nuove rilevanti attività assegnate all’Ente che generano un volume documentale considerevole.

L’aggiornamento del titolario compete alla Funzione dove è assegnato il protocollo e archivio al fine di assicurare la rispondenza ai criteri generali adottati per la definizione delle voci e per la loro articolazione gerarchica.

Articolo 28 - Il fascicolo d’archivio

Il fascicolo è l’unità archivistica di base dell’archivio e ha all’interno del sistema documentario una funzione logica. Il fascicolo può essere cartaceo, digitale o ibrido (formato cioè da documenti cartacei ed elettronici). Esso raccoglie in modo ordinato i documenti riferiti ad uno stesso affare/procedimento amministrativo o ad una stessa materia o ad una stessa tipologia documentaria. Il fascicolo si forma nel corso delle attività amministrative dell’Ente, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività.

Articolo 29 - Creazione dei fascicoli

Tutti i fascicoli devono essere identificati attraverso il sistema di protocollo e gestione dei flussi documentali, così come avviene per la registrazione.

I fascicoli vengono creati secondo le esigenze di servizio con riferimento ad una specifica voce del titolario:

- per oggetto/soggetto: fascicolo che raccoglie documenti di varia natura e tipologia relativi ad un argomento specifico o a una persona fisica o giuridica;

- per procedimento amministrativo: fascicolo che raccoglie documenti relativi ad uno stesso procedimento amministrativo;

- per tipologia del documento: fascicolo che raccoglie documenti sciolti raggruppati in base alla loro tipologia o forma.

Tutti i documenti contenuti in un fascicolo possiedono di norma lo stesso codice di classificazione e sono conservati all’interno dello stesso in ordine cronologico.

L’apertura del fascicolo è affidata al responsabile del procedimento che assicura, di concerto con l’addetto al protocollo, l’omogeneità e l’allineamento tra il contenuto del fascicolo cartaceo e quello del corrispondente fascicolo informatico.

Il titolo del fascicolo è composto dalla sigla della funzione organizzativa seguita dal simbolo “–“ e

da una descrizione sintetica ma esaustiva del contenuto. Per facilitare tale operazione è possibile riprendere la stringa prodotta dal sistema Paleo a seguito della creazione di ciascun fascicolo in modo tale da avere piena corrispondenza tra cartaceo ed informatico.

Per i fascicoli personali il titolo ha il seguente formato o supporto: sigla funzione - matricola: Cognome Nome.

Sulla copertina (camicia) del fascicolo può essere applicata l’etichetta fascicolo in maniera chiara ed esaustiva.

I fascicoli sono condizionati in faldoni. Nella gestione corrente dei fascicoli occorre garantire la congruenza delle informazioni riportate sul dorso del contenitore con il contenuto del relativo faldone.

Nei casi in cui il fascicolo racchiuda un ampio numero di documenti, è possibile creare, all’ interno del fascicolo, dei sottofascicoli funzionali alle esigenze di reperimento dei documenti evitando però al contempo l’eccessiva frammentazione del fascicolo. Tale operazione viene realizzata a partire dal sistema di protocollo informatico per procedere parallelamente sul fronte cartaceo e/o ibrido.

Articolo 30 - Chiusura dei fascicoli

La chiusura del fascicolo compete al responsabile del procedimento contestualmente alla chiusura del fascicolo informatico e all’aggiornamento del repertorio dei fascicoli da parte del protocollista.

La chiusura di un fascicolo viene effettuata:

- quando si conclude il relativo procedimento;

- nel momento in cui cessa il rapporto del soggetto con l’Ente (es. i fascicoli personali dei dipendenti)

- quando decorre il termine scelto per la fascicolazione dei documenti (il semestre, l’anno solare, il biennio e simili).

Sul sistema di protocollo occorre completare nell’apposita maschera, le informazioni necessarie al passaggio del fascicolo dallo stato corrente/aperto a quello di chiusura e successivamente di deposito.

Si consiglia di effettuare verifiche periodiche per controllare e aggiornare lo stato di

apertura/chiusura dei fascicoli sul sistema.

Il responsabile del procedimento alla chiusura del fascicolo provvede al controllo della documentazione contenuta.

In particolare, verifica la completezza della pratica:

- estrae eventuali documenti non pertinenti;

- inserisce se necessario i documenti relativi a fasi del procedimento che sono state curate da altri funzionari;

- elimina copie, fotocopie di cui non si richieda la conservazione;

- aggiorna l’etichetta del fascicolo, specificandone la data di chiusura.

Articolo 31 - Repertorio dei fascicoli

Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli aperti annualmente in ciascuna voce di classificazione. I fascicoli in genere devono essere numerati progressivamente

all’interno di ogni voce di classificazione secondo l’ordine cronologico di apertura. Ciascuna funzione organizzativa provvede all’elencazione dei fascicoli di propria competenza nel registro di repertorio e verifica che i fascicoli in carico nel sistema di protocollazione siano indicati anche nel repertorio.

I fascicoli sono registrati nel repertorio indicando:

- codice del fascicolo (identificativo completo del fascicolo informatico);

- classificazione da xxxxxxxxx e x. xxxxxxxxx;

- descrizione del fascicolo;

- data di apertura;

- data di chiusura;

- collocazione fisica del fascicolo cartaceo (archivio corrente, stanza, deposito);

- estremi del versamento all’archivio di deposito (data e luogo);

- estremi dello scarto (proposta e provvedimento conclusivo);

Il repertorio dei fascicoli è gestito automaticamente anche dalla procedura informatica di protocollo attraverso una funzione specifica tramite la quale è possibile ottenere quello relativo alla propria funzione organizzativa di riferimento.

Articolo 32 - Archivio corrente

Ogni funzione organizza il proprio archivio corrente centralmente oppure frazionandolo presso i responsabili di procedimento. L’archivio va organizzato articolandolo in fascicoli coerenti con le voci di classificazione del titolario.

Alla chiusura di una pratica, il fascicolo corrispondente deve passare all’archivio corrente per essere collocato nell’apposito faldone.

La permanenza media dei fascicoli nell’archivio corrente, considerati i diversi tempi di espletamento delle pratiche amministrative e fatte salve indicazioni diverse del responsabile della funzione, è:

- di 3 anni per la documentazione riguardante attività di funzionamento o strumentali;

- di 5 anni per la documentazione riguardante attività istituzionali di settore.

Sono conservati nell’archivio corrente di funzione o in quello di deposito presso la sede anche i fascicoli destinati alla conservazione permanente che il Responsabile della Funzione ha deciso di non trasferire all’archivio di deposito esterno.

Articolo 33 - Responsabilità della conservazione

La funzione produttrice dei documenti è anche responsabile della loro conservazione nell’archivio corrente della funzione stessa o nell’archivio di deposito in sede. Nel caso di cessazione della funzione con passaggio di competenze ad altra funzione del medesimo Ente o ad altra amministrazione, la

documentazione deve essere trasferita alla nuova funzione o al nuovo ente competente (in quest’ultimo caso provvedendo alla redazione di un documento di consegna).

Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di organizzazione dei documenti dell’archivio, per cui le modalità di conservazione adottate devono garantire l’integrità e l’affidabilità dei documenti nonché dei metadati o dati di contesto della gestione documentale (modifiche delle registrazioni, elenco utenti sistema, versioni titolario, file di accesso ai documenti, ecc.)

Articolo 34 - Versamento all’archivio di deposito

Periodicamente ciascuna funzione provvede a trasferire dall’archivio corrente a quello di deposito i fascicoli relativi ai procedimenti conclusi. Tale procedura è sia logica che fisica per la documentazione su supporto cartaceo, solo logica e gestibile da procedura di protocollo per i fascicoli informatici.

Il versamento deve essere attuato rispettando il vincolo archivistico che i fascicoli e le serie documentarie avevano nell’archivio corrente e tale operazione deve essere svolta sotto la supervisione del Responsabile della gestione documentale dell’Ente.

Nessun tipo di versamento all’archivio di deposito (interno o esterno) può essere effettuato se non

siano state realizzate le operazioni di verifica del contenuto dei fascicoli, di descrizione del dorso di ciascun faldone e di redazione dell’elenco di versamento. A tal proposito si rammenta di utilizzare, in ambito cartaceo, del formato faldone fornito dal Responsabile della gestione documentale, provvisto di griglia, che andrà compilato scrupolosamente in ciascuna sua parte (evitando di apporre al dorso dello stesso etichette, fogli o altri supporti che nel tempo risultano facilmente rimovibili. Non potranno essere accettati all’archivio di deposito faldoni descritti in altra modalità dato che viene adottato un unico e uniforme sistema di gestione.

Il responsabile della gestione documentale effettua le procedure di scarto dei documenti i cui tempi di conservazione siano decorsi prima del passaggio all’archivio di deposito e assicura che l’elenco di versamento, contenga le informazioni presenti sul dorso dei faldoni e sia scrupolosamente compilato in ogni sua parte.

Ciascun faldone andrà costituito per omogeneità di contenuto e di relazione ai medesimi tempi di conservazione.

Prima del passaggio all’archivio di deposito la compilazione dell’elenco di versamento è un

passaggio obbligato al fine di garantire la presa in carico del materiale da parte del soggetto che provvede alla custodia della documentazione e garantisce le operazioni di conservazione e fruizione.

La richiesta di versamento della documentazione all’archivio di deposito è inoltrata al responsabile

della gestione documentale unitamente all’elenco di versamento.

I fascicoli da versare all’archivio di deposito esterno sono condizionati secondo le seguenti modalità:

- il dorso dei faldoni è descritto con le informazioni necessarie alle operazioni di identificazione del fascicolo, ulteriore fruizione e corretta conservazione, come da elenco di versamento;

- sul dorso di ogni faldone è applicata in maniera progressiva l’etichetta identificativa, che risulta

necessaria per le successive operazioni di gestione e soprattutto di ricerca della documentazione;

- nell’elenco di versamento, è riportato per ogni fascicolo il codice identificativo dell’etichetta.

Articolo 35 - Rapporti con il gestore dell’archivio di deposito

In caso di affidamento della gestione dell’archivio di deposito ad una società esterna di servizi, quest’ultima, una volta presa in carico la documentazione, si occupa della sua custodia, gestione e conservazione rispettandone l’ordinamento originario.

Essa provvede periodicamente al ritiro della documentazione predisposta dalle strutture per il versamento all’archivio di deposito.

La società garantisce anche un servizio di consultazione dei documenti versati nell’orario d’apertura degli uffici ERDIS ed è tenuta a registrare in entrata e in uscita la documentazione consegnata per la consultazione.

La documentazione richiesta per la consultazione viene messa a disposizione dalla società di servizi nei seguenti modi:

- consultazione dell’originale: la documentazione dovrà essere consegnata a cura della ditta in plico chiuso entro 24 ore dalla richiesta, eventualmente anche tramite corriere o altro mezzo celere; le richieste che rivestono carattere di urgenza debbono essere soddisfatte tempestivamente nell’arco delle 2 ore dalla richiesta; si veda allegato n. 10 - consultazione documentazione presso archivio di deposito

- consultazione diretta presso il deposito: la ditta mette a disposizione un idoneo locale ad uso ufficio presso cui, soltanto i soggetti autorizzati dall’Amministrazione, previa opportuna identificazione, potranno effettuare le necessarie ricerche avvalendosi della collaborazione del personale della ditta e dei supporti informatici utilizzati per l’archiviazione;

- consultazione mediante fax, posta elettronica: copia della documentazione può, su richiesta, essere trasmessa dalla ditta mediante fax, posta elettronica ed altri strumenti similari.

Tutte le richieste vanno inoltrate per conoscenza al Responsabile della gestione documentale

Ultimata la consultazione dei fascicoli originali la documentazione viene restituita all’archivio di deposito.

Articolo 36 - Selezione, conservazione e scarto della documentazione

I documenti che hanno esaurito ogni valore e ogni interesse amministrativo e in assenza di un interesse storico, sono soggetti a scarto.

Lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici, indipendentemente dal loro formato o supporto, deve essere autorizzato dalla Soprintendenza Archivistica competente per territorio (D. Lgs. 42/2004, art. 21, comma 1, lettera d).

Le operazioni di scarto possono essere effettuate:

- in modo preordinato e periodico (annuo, biennio, ecc.), una volta trascorsi i tempi di conservazione previsti dal massimario;

- prima del versamento all’archivio di deposito, se i tempi di conservazione sono già decorsi;

- prima del passaggio dei documenti all’archivio storico.

Prima del passaggio all’archivio di deposito, le procedure di scarto devono essere svolte dalla funzione che ha prodotto la documentazione in accordo con quella competente in materia di archivio in modo da garantire una gestione unitaria della procedura, criteri valutativi coerenti ed una semplificazione dei rapporti con la Soprintendenza Archivistica.

Per la documentazione già versata all’archivio di deposito, indipendentemente dal suo formato o supporto, verranno predisposti degli elenchi di consistenza dei documenti da proporre allo scarto con l’intervento delle funzioni che hanno prodotto la documentazione.

L’operazione di scarto è effettuata obbligatoriamente al momento del passaggio dei documenti dall’archivio corrente all’archivio di deposito in sede o a quello esterno gestito dalla ditta incaricata.

Per la documentazione digitale o ibrida registrata in Paleo, classificata e fascicolata nel sistema è

garantita la conservazione con il versamento della stessa nel sistema di conservazione digitale a norma, mentre per la restante documentazione presente nel sistema non è possibile una conservazione qualificata nel tempo in assenza dei presupposti essenziali di archiviazione.

Articolo 37 - La procedura di selezione e scarto

L’operazione di scarto è strutturata nelle seguenti fasi:

- redazione della proposta preliminare di scarto da parte della funzione che ha prodotto la documentazione;

- trasmissione della proposta preliminare di scarto al responsabile della gestione documentale per l’esame

e la valutazione congiunta della proposta;

- trasmissione dell’elenco della documentazione d’archivio da scartare in duplice copia alla Soprintendenza Archivistica competente da parte della funzione produttrice della documentazione;

- acquisizione da parte della funzione dell’autorizzazione a procedere con copia dell’elenco della

documentazione d’archivio da scartare vidimata;

- adozione del decreto di scarto da parte del responsabile della funzione che ha prodotto la documentazione, nel quale va espressa la non valenza giuridico - amministrativa della documentazione da scartare;

- eliminazione dei documenti mediante società addetta o in altre modalità e acquisizione da quest’ ultima dell’attestazione di avvenuta distruzione dei documenti;

- invio del verbale di cessione e di distruzione dei documenti alla Soprintendenza Archivistica ed al

responsabile della gestione documentale.

La proposta di scarto riguarda intere serie archivistiche e non un esiguo numero di faldoni o fascicoli e deve essere accuratamente motivata. La motivazione costituisce la parte sostanziale dell’elenco di scarto, pertanto è necessario effettuare un’analisi precisa e puntuale della documentazione da scartare.

In occasione della chiusura del fascicolo o al momento del passaggio al deposito debbono essere

eliminati direttamente, senza attivare le procedure di scarto, i materiali che non presentano alcun interesse archivistico (fotocopie, depliants, inviti, materiale pubblicitario, moduli e stampati in bianco, bozze e brutte copie già collazionate) in modo da lasciare all’interno del fascicolo soltanto i documenti strettamente pertinenti la pratica.

Tutta la documentazione relativa allo scarto d’archivio deve essere conservata in un apposito fascicolo con codice di classificazione 80.30.50 – Procedura di scarto documentale.

Articolo 38 - Inalienabilità dei documenti e vigilanza

Va inoltre evidenziato il ruolo svolto dagli archivi, che oltre ad appartenere al demanio culturale (art. 53 D.lgs. 42/04, art. 822 c.c.), sono considerati bene culturale fin dal loro formarsi (art. 10, D. Lgs. 42/2004) e quindi soggetti ad una particolare tutela da parte dello Stato. Per questo motivo le amministrazioni pubbliche possono procedere allo scarto della propria documentazione solo dopo aver ottenuto l’autorizzazione delle Soprintendenze Archivistiche competenti per territorio, con la precisazio ne che questa autorizzazione non solleva l’ente dalle sue responsabilità giuridico -amministrative.

La vigilanza sugli archivi dell’Ente è esercitata dalla Soprintendenza Archivistica per le Marche. Si richiama a tal proposito il D. Lgs 42/2004.

Articolo 39 - Piano per la sicurezza delle informazioni

Le misure adottate per garantire la sicurezza dei dati personali presenti negli archivi e nei registri di protocollo sono descritte nel “Regolamento in materia di protezione dei dati personali in attuazione del regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del Decreto legislativo 30 giugno 2016, n. 196)” approvato dal Consiglio di amministrazione di ERDIS con propria deliberazione n. 35 del 26/06/2020.

In particolare, si vedano le indicazioni relative alla gestione degli archivi sia informatici che cartacei per la corretta tutela di tali dati.

Articolo 40 - Modalità di aggiornamento e di comunicazione del Manuale

Il manuale di gestione viene aggiornato ad opera del responsabile della gestione documentale ogniqualvolta si rendano necessarie modifiche organizzative e procedurali. Il manuale di gestione è reso pubblico e accessibile all’interno dell’Ente tramite la intranet e all’esterno tramite il sito istituzionale dell’Ente.

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MANUALE DI GESTIONE

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