PROCEDURA RISTRETTA
PROCEDURA RISTRETTA
PER IL NOLEGGIO DI STAMPANTI A BASSO IMPATTO AMBIENTALE, MANUTENZIONE FAX E ALTRE APPARECCHIATURE E FORNITURA DI MATERIALI DI CONSUMO
AI SENSI DEL D. LGS. 163/2006 E DELLA L.R. 5/2007
Allegato 1 CAPITOLATO TECNICO
SOMMARIO
1. OGGETTO DELLA FORNITURA 3
2. DESCRIZIONE DELLA FORNITURA 4
2.1. Caratteristiche minime delle stampanti da offrire in noleggio 4
2.2. Servizio di consegna, installazione e messa in opera delle stampanti 8
2.3. RIMOZIONE E RITIRO DELLE ATTREZZATURE USATE (UNA TANTUM) 9
2.4. Assistenza tecnica e manutenzione delle stampanti fornite dall’aggiudicatario 9
2.5. Assistenza tecnica e manutenzione di fax, etichettatrici di protocollo e scanner di protocollo di proprietà dell’Amministrazione 10
2.6. Fornitura materiali di consumo 12
2.7. Ritiro e smaltimento materiali di risulta 12
2.8. Formazione 12
2.9. Servizio di call center 13
2.10. Gestione remota delle apparecchiature 13
2.11. Servizio di reportistica 14
3. ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO 14
4. CONTROLLI SULLE FORNITURE 15
5. PENALI 15
1. OGGETTO DELLA FORNITURA
La gara ha per oggetto un contratto quadriennale per noleggio di stampanti a basso impatto ambientale, manutenzione fax e altre apparecchiature e fornitura di materiali di consumo.
Le quantità presunte delle stampanti in noleggio, distinte per modello, sono le seguenti:
MODELLI DI STAMPANTE | QUANTITA’ |
Stampante laser A4 b/n velocità in pm ≥ 25 | 250 |
Stampante laser A4 colore velocità in pm ≥ 30 | 100 |
Stampante laser A3/A4 colore velocità in pm ≥ 30 | 20 |
Oltre al noleggio delle stampanti, il fornitore sarà tenuto a prestare i seguenti servizi: 1 – servizi compresi nel canone di noleggio delle stampanti e nei costi copia:
a) consegna e installazione delle stampanti;
b) formazione agli utenti;
c) assistenza e manutenzione;
d) fornitura e consegna di tutto il materiale di consumo con la sola esclusione della carta;
e) ritiro e smaltimento dei materiali di risulta;
f) servizio di call center;
g) servizio di reportistica;
h) gestione remota delle apparecchiature;
i) rimozione e ritiro delle attrezzature elencate nell’allegato 1/B “elenco attrezzature da ritirare” (una tantum);
2 – servizio di assistenza e manutenzione per fax, etichettatrici e scanner di proprietà dell’Amministrazione riportati nell’allegato 1/A “elenco attrezzature da inserire in manutenzione” e che sommano a:
o 290 Fax
o 216 Etichettatrici di protocollo
o 40 Scanner di protocollo
3 – fornitura, su richiesta dell’Amministrazione regionale, dei materiali di consumo indicati nel par. 2.6.
Le stampanti saranno fornite dall’aggiudicatario, secondo le caratteristiche descritte nel paragrafo 2 “Descrizione della Fornitura”. Esse devono essere conformi alle norme vigenti in campo nazionale e comunitario per quanto attiene le autorizzazioni alla produzione, all’importazione ed all’immissione in commercio e devono rispondere ai requisiti previsti dalle disposizioni vigenti in materia all’atto dell’offerta e a tutti quelli che venissero emanati nel corso della durata dei contratti.
La stazione appaltante intende inserire criteri di sostenibilità ambientale nelle proprie procedure di acquisizione di beni e servizi (Green Public Procurement) e quindi anche nella procedura del presente appalto.
È richiesto inoltre, a pena di esclusione, che i prodotti in oggetto rispettino i più recenti criteri stabiliti dal programma europeo Energy Star. Per comprovare la conformità ai criteri ambientali l’aggiudicatario dovrà fornire, al fine della stipula del contratto, il documento attestante l’autorizzazione riconosciuta al produttore per l’utilizzo del marchio ambientale o la documentazione fornita da organismo indipendente legalmente riconosciuto che dimostri la conformità del prodotto ai criteri del marchio.
Tutti i prodotti oggetto della fornitura devono essere:
▪ nuovi di fabbrica, in produzione al momento dell’offerta, costruiti a regola d’arte ed in conformità alle vigenti disposizioni in materia antinfortunistica;
▪ conformi a quanto indicato nel presente documento, ovvero in tutta la documentazione di gara, in termini di caratteristiche del prodotto;
▪ di attuale produzione;
▪ compatibili al funzionamento oltre che con carta comune anche con carta riciclata e ecologica al 100% con pari qualità rispetto a quella vergine anche nel caso di uso intenso (fronte e retro);
▪ perfettamente funzionanti e corredati da documentazione tecnica e manuale d’uso.
In particolare, le stampanti devono rispondere alle seguenti caratteristiche generali:
▪ all’interno di ciascuna tipologia devono essere, a pena di esclusione, tutte della stessa marca e modello;
▪ devono possedere il “contatore” di copie, che dovrà registrare un solo scatto per copia prodotta, indipendentemente dal formato di carta alimentato;
▪ devono avere la funzionalità di stampa fronte-retro.
Dovranno essere utilizzati imballaggi riciclabili e comunque non costituiti da materiali sintetici alogenati. Gli imballaggi dovranno essere costituiti da un unico materiale (monomateriale) o da più componenti, facilmente separabili manualmente, a loro volta monomateriali, che possano essere inviati a raccolta differenziata per il successivo riciclaggio. Dovranno essere utilizzate plastiche marcate in accordo con la versione corrente della Direttiva 129/1997 sugli imballaggi.
2. DESCRIZIONE DELLA FORNITURA
2.1. Caratteristiche minime delle stampanti da offrire in noleggio
L’aggiudicatario dovrà fornire in noleggio stampanti di tre diverse tipologie secondo le quantità di seguito indicate:
Fascia | Quantità di apparecchiature richieste |
Tipo A: stampanti laser in bianco e nero, con velocità >= 25 pagine per minuto | 250 |
Tipo B: stampanti laser a colori A4, con velocità >= 30 pagine per minuto | 100 |
Tipo C: stampanti laser a colori A3/A4, con velocità >= 35 pagine per minuto | 20 |
Caratteristiche minime delle stampanti Tipo A
Caratteristiche | Valore Minimo |
Anno di Introduzione in Italia | 2005 |
Tecnologia di stampa | Elettrofotografica Laser o LED |
Velocità di stampa in A4 | >= 25 pagine/minuto in formato A4 |
Risoluzione | 600 x 600 dpi |
RAM minima installata | 16 MB |
Interfacce | USB e Ethernet 10/100BaseTX |
Volume di stampa | 10.000 pagine/mese |
Modalità di stampa | Landscape e Portrait |
Sistemi operativi supportati | Windows 98 e ME, Windows NT 4.0, Windows 2000 P e XP, VISTA |
Linguaggi | PCL5 e/o PCL6 |
Formato carta | A4, B5, Lettera e Legale |
Grammatura carta | 75-110 g/m2 |
Altri supporti | Carta riciclata, Xxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxxxx |
Numeri cassetti di alimentazione forniti | 1 |
Capacità cassetto fornito | >= 200 |
Rumorosità (in modalità stand by) | LpAm<=40 db (A) |
Rumorosità (in funzionamento) | LpAm<=60 db (A) |
Altri dispositivi | Unità fronte-retro automatica |
Consumo di energia elettrica in modalità stand by | <= 40 W |
Caratteristiche minime delle stampanti Tipo B
Caratteristiche | Valore Minimo |
Anno di Introduzione in Italia | 2005 |
Tecnologia di stampa | Elettrofotografica Laser o LED |
Velocità di stampa in A4 | >= 30 pagine/minuto in formato A4 colori (quadricomia) |
Risoluzione | 600 x 600 dpi |
RAM minima installata | 128 MB |
Interfacce | USB e Ethernet 10/100BaseTX |
Volume di stampa | 60.000 pagine/mese |
Modalità di stampa | Landscape e Portrait |
Sistemi operativi supportati | Windows 98 e ME, Windows NT 4.0, Windows 2000 P e XP, VISTA |
Linguaggi | PCL5 e/o PCL6 |
Formato carta | A4, B5, Lettera e Legale |
Grammatura carta | 75-110 g/m2 |
Altri supporti | Carta riciclata, Xxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxxxx |
Numeri cassetti di alimentazione forniti | 1 |
Capacità cassetto fornito | >= 200 |
Rumorosità (in modalità stand by) | LpAm<=45 db (A) |
Rumorosità (in funzionamento) | LpAm<=63 db (A) |
Altri dispositivi | Unità fronte retro-automatica |
Consumo di energia elettrica in modalità stand by | <= 100 W |
Caratteristiche minime delle stampanti Tipo C
Caratteristiche | Valore Minimo |
Anno di Introduzione in Italia | 2005 |
Tecnologia di stampa | Elettrofotografica Laser o LED |
Velocità di stampa in A4 | >= 35 pagine/minuto in formato A4 colori (quadricomia) |
Risoluzione | 600 x 600 dpi |
RAM minima installata | 256 MB |
Interfacce | USB e Ethernet 10/100BaseTX |
Volume di stampa | 100.000 pagine/mese |
Modalità di stampa | Landscape e Portrait |
Sistemi operativi supportati | Windows 98 e ME, Windows NT 4.0, Windows 2000 P e XP, VISTA |
Linguaggi | PCL5 e/o PCL6 |
Formato carta | A3, A4, B5, Lettera e Legale |
Grammatura carta | 80-180 g/m2 |
Altri supporti | Carta riciclata, Xxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxxxx |
Numeri cassetti di alimentazione forniti | 1 |
Capacità cassetto fornito | >= 500 |
Rumorosità (in modalità stand by) | LpAm<=60 db (A) |
Rumorosità (in funzionamento) | LpAm<=80 db (A) |
Altri dispositivi | Unità fronte retro-automatica |
Consumo di energia elettrica in modalità stand by | <= 300 W |
Le stampanti devono essere alimentate direttamente con la tensione erogata attualmente in Italia e devono essere conformi alle norme relative alla compatibilità elettromagnetica.
Il fornitore deve garantire la conformità delle apparecchiature alle normative CEI o ad altre disposizioni internazionali riconosciute e, in generale, alle vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i componenti e le modalità di impiego delle apparecchiature ai fini della sicurezza degli utilizzatori, con particolare riferimento alle disposizioni del DPR 547/1955, dal D.Lgs. 277/1991, dal D.Lgs. 626/1994 e successive modificazioni.
Inoltre le apparecchiature devono rispettare i requisiti relativi alla riduzione dell’uso di sostanze pericolose previsti dalla normativa vigente ed in particolare dalla direttiva 2002/95/CE (RoHS), recepita con il D.Lgs. 151/2005.
Ciascuna apparecchiatura deve essere accompagnata da una scheda tecnica di sicurezza relativa alla seguenti caratteristiche:
▪ emissione di ozono;
▪ emissione di polveri;
▪ emissioni sonore;
▪ emissione di calore.
Le apparecchiature dovranno essere provviste di regolare marcatura “CE”.
2.2. Servizio di consegna, installazione e messa in opera delle stampanti
Le attività di consegna e installazione delle apparecchiature si intendono comprensive di ogni onere relativo ad imballaggio, trasporto, facchinaggio, consegna “al piano”, posa in opera, installazione, messa in esercizio, verifica di funzionalità delle apparecchiature, asporto dell’imballaggio e qualsiasi altra attività ad esse strumentale.
Tali attività saranno effettuate a cura e spesa del fornitore nei luoghi e nei locali indicati dall’Xxxxxxxxxxxxxxx, xxxxx 00 (xxxxxx) giorni lavorativi dalla stipula del contratto, garantendo comunque la continuità del servizio.
Le macchine dovranno essere installate con la modalità predefinita di stampa in “fronte-retro” e per la stampa in modalità “bozza”. Dovranno essere, inoltre, impostate in modo che il tempo di attesa per la modalità stand-by sia il minore possibile.
Al momento della consegna ed installazione di ciascuna stampante sarà redatto in contraddittorio tra il fornitore e l’Amministrazione un “verbale di consegna e collaudo”, nel quale dovranno essere indicati marca, modello, il relativo numero identificativo (matricola), la data ed il luogo dell’installazione e dovrà darsi atto delle verifiche in ordine all’idoneità del luogo di sistemazione dell’apparecchiatura, dell’accensione, del funzionamento, della compatibilità dell’apparecchiatura con le diverse tipologie di carta effettuando prove di stampa. L’Amministrazione potrà fornire all’aggiudicatario un modello di “verbale di consegna e collaudo” da utilizzare per tale scopo.
La durata del contratto decorre dalla data dell’ultimo “verbale di consegna e collaudo”.
Il fornitore, inoltre, consegnerà la documentazione tecnica e di conformità e il manuale d’uso.
A richiesta dell’Amministrazione, il fornitore dovrà farsi carico di ogni onere e spesa inerente il trasferimento delle apparecchiature in contratto per un numero pari al numero delle macchine fornite.
Entro 30 (trenta) giorni lavorativi dalla scadenza del contratto di noleggio o dal recesso da parte dell’Amministrazione, il fornitore dovrà provvedere al ritiro delle apparecchiature a proprie spese.
Durante la durata del contratto, l’Amministrazione potrà chiedere nuove apparecchiature in aumento, o potrà disdire il noleggio di apparecchiature già fornite.
Per le apparecchiature richieste in aumento, la scadenza contrattuale sarà la stessa del contratto principale e l'aggiudicatario sarà tenuto ad eseguire i servizi di installazione, di gestione e manutenzione alle medesime condizioni stabilite nei documenti di gara ed alle condizioni economiche indicate nella tabella seguente:
1° anno | 2° anno | 3° anno | 4° anno | |
Valore del canone | Canone aggiudicato in sede di gara | Canone aggiudicato in sede di gara | Canone aggiudicato in sede di gara + 10% | Canone aggiudicato in sede di gara + 20% |
Il canone aggiuntivo decorrerà dal trimestre successivo alla effettiva installazione della nuova apparecchiatura.
1° anno | 2° anno | 3° anno | 4° anno | |
Valore percentuale dell’indennizzo | 20% | 17,5% | 15% | 7,5% |
Per le apparecchiature in diminuzione, l’Amministrazione potrà risolvere il contratto per la parte concernente tali apparecchiature, riconoscendo al fornitore un indennizzo pari al valore percentuale dell’ammontare residuo di tale parte del contratto, nelle misure indicate nella tabella seguente:
In occasione del primo trimestre successivo a tale comunicazione verrà riconosciuto al fornitore l’indennizzo di cui sopra e verrà adeguato il canone per riflettere la diminuzione delle apparecchiature.
2.3. Rimozione e ritiro delle attrezzature usate (una tantum)
Il fornitore si fa carico di ogni onere o spesa inerente la rimozione e il ritiro delle attrezzature usate, di qualsiasi tipo modello o marca, già di proprietà dell’Amministrazione.
Il ritiro avverrà senza il riconoscimento di alcun corrispettivo tra le parti: l’Amministrazione infatti ha valutato il valore attuale complessivo del parco macchine da ritirare pari a circa 90.000 euro. Tale valore compenserà l’aggiudicatario per ogni onere e spesa che dovrà sostenere per il ritiro delle macchine stesse.
L’elenco delle attrezzature da ritirare è riportato nell’allegato 1/B “elenco attrezzature da ritirare”. Per il ritiro l’aggiudicatario dovrà seguire la seguente procedura:
1. contestualmente all’installazione delle nuove apparecchiature dovrà scollegare e rimuovere le stampanti
usate contenute nell’elenco riportato nell’allegato 1/B;
2. le stampanti così rimosse andranno trasportate in un deposito temporaneo presso un locale indicato dall’Amministrazione, che provvederà a farne l’inventario;
3. completata l’installazione delle nuove stampanti in tutti gli edifici indicati dell’Amministrazione, e quindi radunate tutte le stampanti usate nel luogo indicato, l’aggiudicatario, entro 20 (venti) giorni lavorativi dalla comunicazione dell’Amministrazione, dovrà provvedere a ritirare le attrezzature usate da detto luogo e a prenderle definitivamente in carico.
L’Amministrazione durante l’esecuzione del contratto si riserva di alienare ulteriori attrezzature che l’aggiudicatario ritirerà previo versamento di un compenso che sarà concordato volta per volta tra le parti.
2.4. Assistenza tecnica e manutenzione delle stampanti fornite dall’aggiudicatario
Il fornitore dovrà mantenere in perfetto stato di funzionamento le stampanti offerte in noleggio, provvedendo a fornire per ciascuna di esse e su richiesta dell’Amministrazione l’assistenza tecnica, ponendo in essere ogni attività necessaria per il funzionamento e per la risoluzione dei malfunzionamenti per tutta la durata contrattuale.
L’Amministrazione potrà nominare per ogni immobile/frazione di immobile un “supervisore” con il compito di:
▪ agire quale interfaccia dell’Amministrazione nei confronti del fornitore;
▪ monitorare e controllare la corretta esecuzione del servizio secondo quanto previsto nel presente paragrafo.
Gli interventi di assistenza tecnica dovranno essere richiesti mediante il call center secondo le modalità previste nel successivo paragrafo 2.9.
In caso di chiamata, il fornitore è tenuto ad eliminare il malfunzionamento ed a ripristinare l’operatività dell’apparecchiatura entro il termine perentorio di un giorno lavorativo dalla richiesta. Nel caso che l’entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare l’operatività dell’apparecchiatura entro il termine suddetto, il fornitore deve provvedere alla sua sostituzione, entro 2 giorni lavorativi dalla chiamata, con un’altra avente caratteristiche identiche o superiori a quella in stato di fermo. Resta inteso che, in tal caso, il canone da corrispondere resterà invariato.
Per ogni intervento dovrà essere redatta un’apposita nota, sottoscritta dal supervisore (o altro incaricato) dell’Amministrazione e da un incaricato del fornitore, nella quale dovranno essere registrati almeno:
▪ l’ora ed il giorno della chiamata;
▪ il numero dell’intervento, l’ora ed il giorno dell’intervento;
▪ l’ora ed il giorno dell’avvenuto ripristino.
I dettagli relativi ad ogni singolo intervento dovranno essere documentati, su richiesta dell’Amministrazione. Più specificatamente, il fornitore deve offrire all’Amministrazione:
1. assistenza di primo livello, comprendente
▪ attività di manutenzione preventiva per le apparecchiature;
▪ risoluzione di eventuali inceppamenti;
▪ risoluzione di eventuali guasti;
▪ sostituzione materiali di consumo ove necessario;
▪ ricezione delle chiamate dagli utenti;
2. assistenza tecnica di secondo livello, comprendente:
▪ erogazione di tutti i servizi necessari a rimediare ad un incidente (quanto detto include la partecipazione dell’utente cliente nell'assistenza a distanza per mezzo di telefono oppure e- mail) nel caso in cui l’incidente non sia stato risolto al 1° livello di assistenza;
▪ riparazione delle apparecchiature mediante la fornitura di tutte le parti, materiali, software e interventi necessari a riportare le apparecchiature ad uno stato di ordinario funzionamento.
2.5. Assistenza tecnica e manutenzione di fax, etichettatrici di protocollo e scanner di protocollo di proprietà dell’Amministrazione
L’aggiudicatario dovrà fornire assistenza e manutenzione anche delle seguenti apparecchiature di proprietà dell’Amministrazione:
1. n. 290 fax, le cui caratteristiche (marca, modello, localizzazione, referente) sono riportate nell’allegato 1/A ;
2. n. 216 etichettatrici di protocollo (stampante a trasferimento termico Zebra mod. TLP 2824Z), aventi le seguenti caratteristiche:
▪ Definizione di stampa 8 dot/mm
▪ Velocità di stampa 102 mm/sec
▪ Larghezza max etichetta mm 60
▪ Dimensione di stampa: fino a 56 mm
▪ Memoria: 512 kb flash; 128 Kb SRAM
▪ Interfaccia seriale, parallela e USB
▪ Sensore black line
3. n. 40 scanner Fujitsu fi-5750C, aventi le seguenti caratteristiche:
▪ Alimentazione dei documenti con piano di esposizione e ADF (alimentatore automatico) (fronte/retro)
▪ Tecnologia di scansione 3 sensori CCD (dispositivo ad accoppiamento di carica)
▪ Fonte luminosa Lampada fluorescente bianca
▪ Formato uscita Monocromatico 1 bit/pixel, scala di grigi 8 bit/pixel, colore 24 bit/pixel
▪ Formato documenti Minimo A8
▪ Massimo A3 o DL
▪ Risoluzione di uscita da 50 a 600 dpi (oltre 400 dpi è necessario installare 256/512 MB di memoria aggiuntiva)
▪ Velocità di scansione Colore - solo fronte 55 ppm in A4 portrait a 200/300 dpi
▪ Colore - fronte/retro 110 ppm in A4 portrait a 200/300 dpi
▪ Monocr. - solo fronte 55 ppm in A4 portrait a 200/300 dpi
▪ Monocr. - fronte/retro 110 ppm in A4 portrait a 200/300 dpi
▪ Scansione da lastra esposizione 0,9 secondi per un foglio A4 portrait a 200 dpi, a colori, toni di grigio o monocromatico
▪ Struttura ADF ruotabile di 180° e posizionabile al centro o su un lato
▪ Capacità dell’ADF vassoio d'entrata 200 fogli, vassoio d'uscita 300 fogli (grammatura 80 g/m2, A4)
▪ Interfaccia SCSI-2 (half-pitch 50 pin), USB 2.0, slot di terze parti
▪ Memoria 256 MB pre-installata
▪ Requisiti di alimentazione 000-000 X XX, 00/00 Xx; 220-240 V AC, 50/60 Hz
▪ Compatibilità con i prodotti Kofax
Gli interventi di assistenza tecnica dovranno essere richiesti mediante il call center secondo le modalità previste nel successivo paragrafo 2.9.
In caso di chiamata, il fornitore è tenuto ad eliminare il malfunzionamento ed a ripristinare l’operatività dell’apparecchiatura entro il termine perentorio di un giorno lavorativo dalla richiesta. Nel caso che l’entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare l’operatività dell’apparecchiatura entro il termine suddetto, il fornitore deve darne immediata comunicazione all’Amministrazione che valuterà l’entità dell’intervento e potrà accordare un tempo di riparazione diverso o valutare l’opportunità della sostituzione della macchina con una nuova.
In questo secondo caso il canone di manutenzione delle nuove apparecchiature di proprietà dell’Amministrazione, inserite in corso di esecuzione del contratto, sarà ridotto del 30% per tutto il periodo di validità della garanzia.
Per ogni intervento dovrà essere redatta un’apposita nota, sottoscritta dal supervisore (o altro incaricato) dell’Amministrazione e da un incaricato del fornitore, nella quale dovranno essere registrati almeno:
▪ l’ora ed il giorno della chiamata;
▪ il numero dell’intervento, l’ora ed il giorno dell’intervento;
▪ l’ora ed il giorno dell’avvenuto ripristino.
I dettagli relativi ad ogni singolo intervento dovranno essere documentati, su richiesta dell’Amministrazione.
Più specificatamente, il fornitore deve offrire all’Amministrazione:
1. assistenza di primo livello, comprendente
▪ attività di manutenzione preventiva per le apparecchiature;
▪ risoluzione di eventuali inceppamenti;
▪ risoluzione di eventuali guasti;
▪ sostituzione materiali di consumo ove necessario;
▪ ricezione delle chiamate dagli utenti;
2. assistenza tecnica di secondo livello, comprendente:
▪ erogazione di tutti i servizi necessari a rimediare ad un incidente (quanto detto include la partecipazione dell’utente cliente nell'assistenza a distanza per mezzo di telefono oppure e- mail) nel caso in cui l’incidente non sia stato risolto al 1° livello di assistenza;
▪ riparazione delle apparecchiature mediante la fornitura di tutte le parti, materiali, software e interventi necessari a riportare le apparecchiature ad uno stato di ordinario funzionamento.
Le variazioni in più o in meno del numero delle apparecchiature da mantenere, diverranno efficaci ai fini della determinazione del corrispettivo contrattuale, dal trimestre successivo alla data di installazione/ disinstallazione delle stesse.
2.6. Fornitura materiali di consumo
L’aggiudicatario deve fornire, durante la durata del contratto:
▪ tutto il materiale di consumo (toner, tamburo, ecc.), ad esclusione della sola carta, necessario per la stampa, per tutte le stampanti offerte in noleggio;
▪ il materiale di consumo (drum, toner ecc) per i fax di proprietà delle Regione Autonoma della Sardegna (v. al riguardo l’allegato 1/A riportante l’elenco dei fax attualmente in uso presso le diverse sedi dell’Amministrazione);
▪ le etichette autoadesive di carta in Pet Clear 50 TC adesivo permanente, allestimento in rotoli formato mm 56 X mm 35, per stampante marca Zebra modello TLP2824Z, codice prodotto: zes-65036RM;
▪ i ribbon in resina, allestimento in rotoli formato mm 56,9 X metri lineari 74, per stampante marca Zebra modello TLP2824Z, codice prodotto: ZER-800132-202;
▪ il materiale di consumo per scanner Fujitsu FI 5750C, rullo di pescaggio cod. PA03338-K011 e rullo di freno cod. PA03338-K010.
Il fornitore si obbliga a fornire ed installare il materiale entro la giornata lavorativa successiva alla richiesta dell’Amministrazione, anche garantendo la presenza presso i locali che saranno indicati dall’Amministrazione di una dotazione di scorta adeguata per il corretto adempimento contrattuale.
2.7. Ritiro e smaltimento materiali di risulta
Il fornitore deve farsi carico di ogni attività connessa al ritiro periodico ed allo smaltimento dei materiali di risulta da effettuarsi in attuazione del D.Lgs. 151/2005.
2.8. Formazione
Il fornitore deve provvedere alla formazione del personale delle amministrazioni da avviarsi contestualmente all’installazione delle apparecchiature.
Il servizio deve essere tale da assicurare al personale, in maniera esaustiva e puntuale, l’esatto apprendimento delle competenze di seguito riportate.
1. Gruppo supervisori:
- lettura del contatore;
- modalità di comunicazione al fornitore (attraverso il call center) di eventuali richieste di intervento, manutenzione e assistenza tecnica, fornitura materiali di consumo e ogni altro tipo di esigenza connessa con i servizi inclusi nel canone di noleggio.
2. Gruppo referenti informatici:
- procedure per la soluzione degli inconvenienti più frequenti connessi al collegamento in rete delle apparecchiature;
- l’attività di formazione deve essere svolta entro i due mesi successivi all’installazione delle apparecchiature in ciascun immobile e può essere somministrata a favore del gruppo utenti mediante corsi a distanza (manuali o corsi on line), e a favore dei gruppi supervisori e referenti informatici mediante corsi in loco da somministrarsi presso locali messi a disposizione dall’Amministrazione.
La formazione include attività di aggiornamento periodico da effettuarsi secondo le modalità sopra riportate con cadenza annuale.
2.9. Servizio di call center
Entro e non oltre trenta giorni dalla stipula del contratto, il fornitore aggiudicatario deve mettere a disposizione un numero di telefono non a pagamento (numero verde), un numero di fax e un indirizzo e-mail. Il servizio telefonico deve essere attivo dal lunedì al venerdì, dalle ore 8.30 alle ore 17.30, ad eccezione dei giorni festivi.
Il termine massimo per la risposta alle chiamate è di 60 secondi.
Dopo tali orari deve essere attiva una segreteria telefonica che registi le chiamate, le quali dovranno intendersi come ricevute alle ore 8:30 del giorno lavorativo successivo.
Il call center permette all’Amministrazione di:
▪ richiedere informazioni sui servizi compresi nel contratto;
▪ richiedere supporto a distanza per la risoluzione dei problemi che possono essere gestiti direttamente dall’utente (help desk);
▪ inoltrare le richieste di intervento per manutenzione e assistenza tecnica;
▪ inoltrare i reclami.
Per le richieste di assistenza per malfunzionamento, il fornitore comunica all’Amministrazione il numero progressivo di chiamata (identificativo della richiesta di intervento) contestualmente alla ricezione della richiesta, con l’indicazione di data ed ora di registrazione. Il termine di erogazione del servizio di assistenza decorre dall’ora di registrazione della richiesta di intervento.
2.10. Gestione remota delle apparecchiature
Le apparecchiature devono essere dotate di un software di gestione remota per consentire la visualizzazione in tempo reale dello stato dei dispositivi presenti sulla rete. Tale software deve essere connesso all’infrastruttura di rete dell’Amministrazione e deve garantire il continuo accesso a tale sistema attraverso un meccanismo a vari livelli gerarchici con autenticazione dell‘utente tramite user ID e password. In particolare, devono essere previste due modalità di accesso:
▪ amministratore: gestione e modifica dei parametri di configurazione;
▪ utente: funzionalità di semplice consultazione dello stato dei dispositivi.
Tutti i dati raccolti sulle apparecchiature devono essere classificati in un database in cui sono inseriti i dati identificativi e di ubicazione nonchè quelli relativi all’utilizzo delle singole apparecchiature.
A titolo esemplificativo, vengono riportati i dati di massima che il database può riportare:
▪ data d’installazione e data prevista di fine locazione;
▪ importo dei canoni trimestrali dovuti per ciascuna apparecchiatura;
▪ contatori delle stampe suddivise per formato e modalità di stampa;
▪ stato dei principali materiali di consumo (toner, tamburo, ecc.);
▪ stato del dispositivo (segnalazione errori carta, malfunzionamenti);
▪ messaggi di alert generati automaticamente dalla macchina e/o da chiamata a call center.
Le apparecchiature devono poter essere organizzate per gruppi e sottogruppi personalizzati al fine di estrapolare report mirati, quali:
▪ censimento delle apparecchiature in rete;
▪ report sullo stato delle apparecchiature.
Il sistema infine deve poter inviare tramite posta elettronica le notifiche di errore del dispositivo imputabili a basso livello del toner, inceppamento della carta o problemi di manutenzione, che potranno così essere risolti in modo semplice, riducendo al minimo i tempi di fermo. In ogni caso il ripristino deve essere effettuato negli stessi termini di cui al par. 2.4.
2.11. Servizio di reportistica
Il fornitore deve inviare all’Amministrazione, entro la fine del mese successivo a ciascun trimestre di riferimento, i dati aggregati e riassuntivi relativi alle prestazioni contrattuali, in formato elettronico; può essere richiesta al fornitore anche l’elaborazione di report specifici sempre in formato elettronico.
Il monitoraggio di tutte le attività relative all’oggetto del contratto potrà altresì essere effettuato dall’Amministrazione anche mediante l’uso di nuove tecnologie e soluzioni organizzative; a tal fine il fornitore, per quanto di sua competenza, si impegna a prestare piena collaborazione per rendere possibile dette attività di monitoraggio.
I report trimestrali devono contenere almeno le seguenti informazioni:
▪ numero di apparecchiature presenti;
▪ numero di copie effettuate per singola apparecchiatura;
▪ quantitativo di beni consumati per singola apparecchiatura;
▪ numero di chiamate effettuate al servizio di call center suddivise in chiamate per servizio informazioni, richiesta supporto a distanza, richiesta intervento di manutenzione e assistenza tecnica.
3. ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO
Il fornitore deve avvalersi di un’organizzazione tale da assicurare un rapido e costante collegamento con l’Amministrazione, al fine di fronteggiare qualunque esigenza che possa emergere nel corso del periodo di affidamento del servizio.
A tal fine il fornitore deve:
▪ designare il responsabile del servizio;
▪ dedicare allo svolgimento del servizio personale professionalmente qualificato e in possesso di adeguata certificazione rilasciata dal produttore per l’assistenza e manutenzione delle apparecchiature noleggiate;
▪ ove non già esistente, aprire una sede operativa nella città di Cagliari entro e non oltre 30 (trenta) giorni dalla stipula del contratto; per sede operativa si intende una filiale dotata di un numero di risorse umane e strumentali adeguato ad assicurare il corretto svolgimento del servizio, tra le quali obbligatoriamente almeno una persona dedicata al servizio;
▪ disporre di un deposito in Sardegna al fine di garantire la presenza sul territorio di una scorta adeguata del materiale di consumo e dei pezzi di ricambio delle apparecchiature per il corretto adempimento contrattuale.
È comunque fatto carico al fornitore il rispetto delle disposizioni del D.U.V.R.I. specifico che sarà allegato al contratto, disposizioni che devono essere estese e fatte rispettare anche per gli eventuali sub-appaltatori di cui eventualmente il fornitore si servisse per l’espletamento dei servizi e delle forniture di cui allo stesso contratto.
4. CONTROLLI SULLE FORNITURE
L’accettazione delle apparecchiature, dei ricambi e dei materiali di consumo forniti e dei servizi erogati avverrà sulla base del controllo quali-quantitativo effettuato dall’Amministrazione. La firma del documento di accompagnamento, all’atto dell’installazione delle apparecchiature indica la mera corrispondenza di quanto fornito rispetto a quanto richiesto. La qualità e la corrispondenza rispetto a quanto stabilito nel contratto può essere accertata dall’Amministrazione in un secondo momento e deve comunque essere riconosciuta ad ogni effetto dal fornitore.
Eventuali eccedenze non autorizzate non vengono riconosciute e di conseguenza vengono restituite al fornitore. L'accettazione da parte dell’Amministrazione delle apparecchiature, dei ricambi e dei materiali di consumo consegnati non solleva il fornitore dalle responsabilità delle proprie obbligazioni in ordine a vizi apparenti ed occulti non rilevati all'atto della consegna.
Il fornitore deve consentire all’Amministrazione l’effettuazione di qualsiasi tipo di controllo.
Se i prodotti, i ricambi o il materiale di consumo risultassero, a giudizio insindacabile dell’Amministrazione, in tutto o in parte di qualità e/o tipo inferiore o diverso da quelle previste o se, per qualunque altra causa, non fossero accettati, il fornitore deve ritirarli a sue spese entro 3 giorni lavorativi dalla contestazione, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. Entro lo stesso termine, il fornitore è tenuto ad effettuare l’eventuale consegna ed installazione nella qualità e/o tipo stabiliti e nella quantità richiesta.
È a carico del fornitore ogni danno relativo al deterioramento della merce non ritirata. La merce non ritirata entro 15 (quindici) giorni lavorativi dalla comunicazione potrà essere inviata al fornitore addebitandogli ogni spesa sostenuta.
5. PENALI
L’Amministrazione applica al fornitore una penale giornaliera pari al valore di seguito riportato, per ogni giorno lavorativo di ritardo o inadempimento, non imputabile all’Amministrazione, rispetto ai termini indicati per l’erogazioni delle seguenti attività:
Attività | Penale giornaliera |
Consegna e installazione delle nuove apparecchiature e rimozione delle attrezzature usate (rif. par. 2.2); | € 200 |
Ritiro attrezzature usate dal deposito temporaneo indicato dall’Amministrazione) (rif. par. 2.3); | € 200 |
Assistenza tecnica e manutenzione delle apparecchiature (rif. par. 2.4 e 2.5); | € 100 |
Consegna dei materiali di consumo (rif. par. 2.6); | € 100 |
Attivazione del call center (rif. par. 2.9); | € 100 |
Trasmissione della reportistica (rif. par. 2.11). | € 50 |
Inoltre, relativamente all’attività del call center, l’Amministrazione applicherà al fornitore una penale di € 500:
▪ per ogni report trimestrale da cui risulti un numero di chiamate con risposta successiva ai 60 secondi maggiore del 10% delle chiamate totali;
▪ per ogni report trimestrale da cui risulti un numero di chiamate perdute maggiore del 4% delle chiamate totali.
Deve considerarsi ritardo anche il caso in cui il fornitore esegua le prestazioni contrattuali in modo anche solo parzialmente difforme dalle prescrizioni contenute nel disciplinare e nei suoi allegati; in tali casi l’Amministrazione applicherà al fornitore le penali di cui sopra sino al momento in cui la fornitura e/o i servizi inizieranno ad essere prestati in modo effettivamente conforme alle disposizioni, fatto salvo in ogni caso il risarcimento del maggior danno.