OGGETTO: Indicazioni operative in merito al regolamento dei contratti pubblici stipulati da A.R.P.A.L. Premessa

arpal.ARPAL.PROT INTERNO.R.0000316.30-04-2021.h.12:20

Ai Direttori di Dipartimento

Ai Dirigenti

p.c. Al Direttore Generale Al Direttore Scientifico

OGGETTO: Indicazioni operative in merito al regolamento dei contratti pubblici stipulati da A.R.P.A.L.

Premessa

Il nuovo regolamento sui contratti pubblici di A.R.P.A.L. – approvato con Decreto del Direttore Generale n 188 del 30 ottobre 2020, è stato formulato in modo tale da costituire uno strumento destinato ad avere una certa validità nel tempo.

Le numerose, e spesso non del tutto lineari, modifiche introdotte nel Codice dei contratti pubblici da diversi decreti legge e le numerose recenti norme e deroghe introdotte a seguito della dichiarazione dello stato di emergenza nazionale per il contenimento della pandemia da Xxxxx 19 hanno di certo reso più arduo trovare punti fermi su cui poter modulare le eterogenee esigenze di acquisto dell’Agenzia e le problematiche sottese.

Scopo delle presenti indicazioni è quello di fornire, senza pretesa esaustiva, alcuni chiarimenti e istruzioni di ordine pratico – operativo, focalizzando l’attenzione su alcuni punti peculiari e d’interesse comune.

A) Indicazioni generali.

La casistica dei contratti d’appalto di Agenzia si è abbastanza consolidata nel tempo e riguarda:

- Forniture di beni consumabili;

- Forniture di strumentazioni tecnico-scientifiche e/o loro posa in opera;

- Forniture e servizi in ambito ICT;

- Servizi di manutenzione per attrezzature e reti

- Servizi di somministrazione di lavoro

- Altri servizi vari, soprattutto nell’ambito della gestione dei progetti europei (es: traduzioni, organizzazione eventi);

- in via alquanto residuale, lavori pubblici.

Per forniture e servizi l’attuale soglia di rilevanza europea per le amministrazioni non centrali, quale Agenzia, è attualmente fissata in 214.000,00 €.

Gli appalti sotto soglia, relativi a forniture e servizi, sono distinti ulteriormente in

1) appalti per importi inferiori ai 40.000,00 euro;

2) appalti per importi pari o superiori ai 40.000,00 euro e inferiori alla soglia comunitaria. Gli importi si intendono, sempre, al netto dell’Iva.

Le relative procedure sono disciplinate al Capo II ed al Capo III del Regolamento.

E’ importante chiarire il ciclo e le fasi di un appalto, indipendentemente dalla sua tipologia (lavori, servizi o forniture).

In estrema sintesi e di norma:

1) la rilevazione dei fabbisogni e l’individuazione delle risorse finanziarie destinate alla copertura dei relativi costi compete alla struttura richiedente il bene o il servizio;

2) la programmazione e la gestione delle procedure di affidamento è svolta dalla Struttura della Direzione amministrativa competente in base alle attuali declaratorie funzionali;

3) l’esecuzione del contratto e la sua gestione competono, dopo la stipula del contratto, alla struttura di cui al punto 1). Nel caso in cui la procedura di affidamento sia stata svolta da una struttura diversa da quella che ne ha dato avvio (es: Acquisizione e gestione risorse su input di un Dipartimento) la stipula del contratto avviene da parte della prima. Nel caso in cui invece la struttura che procede alla gara sia la stessa che dovrà in seguito occuparsi dell’esecuzione del contratto (es: talvolta ICT o Ufficio Progetti europei) questa avrà cura di stipulare il medesimo.

4) per gestione del contratto si intende anche la liquidazione delle fatture/documenti contabili che afferiscono al medesimo, nonché la gestione del procedimento di applicazione delle penali. A questo riguardo è importante che il capitolato speciale d’appalto disciplini in modo chiaro ed univoco detto procedimento.

In ordine alla stipula si richiama l’art. 37 del Regolamento per precisare che:

1) la forma del contratto va decisa in funzione della tipologia di appalto e della procedura utilizzata. In linea di massima:

a. l’atto pubblico notarile e la forma pubblica amministrativa a cura dell’ufficiale rogante sono utilizzate per appalti complessi (es: a seguito di gara europea) o di lavori;

b. la scrittura privata autenticata può essere utilizzata in alternativa a quanto sopra o comunque per appalti sottosoglia UE;

c. la corrispondenza secondo l’uso del commercio avviene per i contratti sotto i 40.000,00 euro (Iva esclusa). Tale forma contrattuale consiste nello scambio con l’appaltatore di una nota ufficiale protocollata di Agenzia nella quale sono descritti i termini essenziali del contratto (oggetto, durata, penali, corrispettivo), o allegando il capitolato, a cui deve seguire il riscontro dell’appaltatore medesimo per accettazione.

d. in caso di utilizzo di procedure telematiche (MEPA o altro) il sistema in genere produce già il documento di stipula al quale vanno allegati eventuali documenti tecnici o capitolati prestazionali. Tali piattaforme tuttavia consentono anche di inserire il contratto generato direttamente dalla stazione appaltante. Questa opzione è fortemente raccomandata nei casi in cui il contratto superi i 40.000,00 euro ma non la soglia europea. Si precisa inoltre che - nel caso del MEPA - le regole generali di e- procurement che gli operatori economici accettano incondizionatamente all’atto dell’abilitazione stabiliscono che le transazioni si intendono perfezionate all’atto della stipula a sistema da parte del punto ordinante.

2) Di regola l’ordine generato dal sistema contabile C4H, che interviene a seguito della stipula, non ha valenza di contratto (spesso, come nei contratti pluriennali, si traduce nella mera comunicazione dell’impegno contabile dell’anno di competenza). Fanno eccezione i casi di fornitura di beni specifici e di servizi di natura ordinaria e continuativa (es: beni consumabili) che in ogni caso devono essere preceduti dalla determinazione di aggiudicazione o di assegnazione del budget annuale.

B) Figure rilevanti nell’ambito delle procedure di gara

L’articolo 3 del nuovo Regolamento ricopre particolare importanza dal momento che in questa sede vengono fornite le definizioni in relazione alle principali figure coinvolte in un procedimento di appalto, a partire dal responsabile unico del procedimento (RUP).

Il RUP è il responsabile della fase istruttoria della procedura ed è anche colui che, a seguito della dell'adozione del provvedimento di aggiudicazione, di norma cura la fase esecutiva e, in generale, il rapporto con l'operatore economico.

Tuttavia il RUP:

- non partecipa alla fase di espletamento della gara quando la stessa è gestita dalla struttura della Direzione Amministrativa diversa da quella in cui egli è incardinato. L’unica eccezione riguarda la verifica dell’anomalia dell’offerta nel caso in cui sia utilizzato il criterio dell’OEPV;

- nei casi di forniture di beni e servizi supporta il Direttore dell’esecuzione (DE) del contratto nei casi in cui questo sia obbligatoriamente nominato. La nomina, in base alle Linee Guida vincolanti di ANAC, è obbligatoria per gli appalti di beni e servizi oltre i 500.000,00 € o nei casi di interventi tecnologicamente complessi o che richiedano, per ragioni organizzative, il coinvolgimento di più tecnici e quindi al fine di evitare che in capo al RUP si concentrino o si sovrappongano più funzioni.

Il RUP viene nominato dal dirigente della struttura richiedente tra coloro che abbiano adeguate competenze rispettivamente alla tipologia di affidamento che si vuole porre in essere (lavori, servizi, fornitura di beni).e svolge i compiti previsti dall’art. 31 del Codice appalti, nonchè quelli previsti dalle Linee Guida ANAC.

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxx/xxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx%00Xxxxxx/xxxxxxxx/Xxxx vita/Atti/determinazioni/2017/del.1007.2017.det.linee.guida.n.3.2017agg.pdf.

Il RUP può non coincidere con il responsabile del procedimento (o meglio responsabile della procedura di affidamento (es: nel caso in cui la gara sia svolta da una struttura diversa da quella richiedente il bene o servizio).

Il Direttore dell’esecuzione del contratto (DE) opera in autonomia, svolge il coordinamento, la direzione ed il controllo tecnico-contabile del contratto al fine di assicurarne la regolare esecuzione nei tempi stabiliti ed in conformità alle clausole contrattuali (a tal fine, ad esempio, segnala formalmente al RUP gli eventi o le difformità che generano l’applicazione delle penali da parte del RUP medesimo).

(xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxx/xxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx%00Xxxxxx/xxxxxxxx/Xxx ivita/RegolazioneContratti/ProposteDiLineeGuida/LG_dir.esecuzione.pdf).

Negli appalti di servizi e forniture la nomina del DE è obbligatoria solo per contratti di importo superiore ai 500.000,00 € (Linee Guida ANAC 3/2017). Negli altri casi il RUP di norma assolve anche la funzione di DE, salvo che l’appalto sia particolarmente complesso sotto il profilo tecnologico. Questa distinzione rileva anche ai fini dell’erogazione degli incentivi per funzioni tecniche previsti dall’art. 113 del Codice, nel senso che non è possibile erogare compensi nei casi in cui il DE coincide con il RUP (Corte dei Conti, Sezione Controllo Liguria, Delib. 59/2021; Corte dei Conti, Sezione Controllo Veneto Deli. 301/2019). Su questo argomento sarà a breve modificato il vigente Regolamento interno.

Negli appalti di lavori il Direttore dell’esecuzione del contratto assume la qualifica di Direttore dei lavori (DL).

Il verificatore di conformità (VC) interviene negli appalti di servizi e forniture (per i lavori la disciplina di dettaglio del collaudo è stabilita all’art. 102 del Codice appalti) per certificare che l’oggetto del contratto (termini, prestazioni, caratteristiche tecniche, economiche e qualitative) sia stato eseguito

nel rispetto delle pattuizioni contrattuali. Redige, a fine contratto o a seguito di stati di avanzamento, un verbale di conformità e lo trasmette al RUP. Il Verificatore di conformità è necessario nelle ipotesi in cui è nominato obbligatoriamente il DE. Negli altri casi può coincidere con il RUP o il DE medesimo.

I collaboratori tecnici ed amministrativi sono previsti dall’art. 2 del Regolamento sugli incentivi tecnici di cui all’art. 113 del Codice appalti e partecipano alla procedura in supporto/affiancamento alle altre figure.

In ogni caso la determinazione a contrarre (che coincide con quella di aggiudicazione per le procedure al di sotto della soglia dei 40.000,00 euro) riporta l’indicazione dei nominativi di coloro che sono stati designati a ricoprire tali incarichi.

C) Digitalizzazione delle procedure

L'articolo 7 del nuovo regolamento è dedicato alla digitalizzazione delle procedure. Come è noto l'Agenzia sempre più frequentemente esegue e scambia informazioni con gli operatori economici attraverso le più diffuse piattaforme elettroniche dedicate agli acquisti pubblici: MePa e Sintel. In particolare sarà obbligatorio utilizzare il MePA ogni volta che l’acquisto di bene o servizio sia superiore al valore di euro 5.000,00 ed ovviamente ogni qualvolta la categoria merceologica del bene e/o del servizio richiesto trovi sicura presenza tra le categorie/liste merceologiche a catalogo. La nuova piattaforma telematica che ha fatto ingresso in Agenzia è Sintel il cui utilizzo trova fondamento nell'ambito dell'accordo siglato tra Regione Liguria e l'Agenzia Regionale per l'Innovazione Amministrativa (A.R.I.A.) di Regione Lombardia.

Sintel ha regole di funzionamento leggermente diverse da quelle del MePA e consente agli operatori economici che ne facciano richiesta di accreditarsi presso A.R.P.A.L. e quindi permette un ulteriore metodo di selezione di tutti quegli operatori economici che possono essere interessati agli affidamenti posti in essere dall’Agenzia.

Nel caso in cui le piattaforme telematiche non vengano utilizzate, il dirigente della Struttura che si occupa della gara dovrà attestare nella determinazione o con verbale conservato agli atti della medesima che il bene o il servizio, per circostanze oggettive, non è reperibile sulle piattaforme medesime.

D) Programmazione biennale delle forniture, programmazione triennale dei lavori pubblici e loro progettazione.

La programmazione biennale delle forniture di beni e servizi e la programmazione triennale dei lavori pubblici assumono un ruolo centrale nell'ambito dell'acquisizione delle risorse e quindi della loro successiva gestione.

Gli atti di programmazione, infatti, interessano tutte o quasi le strutture di Agenzia e consentono di stilare un elenco di tutti gli acquisti di beni o servizi, e ovviamente di lavori, pari o superiori a € 40.000. Gli articoli 9 e 10 del regolamento definiscono le tempistiche di trasmissione dell'elenco dei fabbisogni alla struttura deputata agli acquisti e le relative procedure.

Si raccomanda particolare attenzione alla fase di progettazione degli appalti di beni e soprattutto di servizi (che interessano maggiormente l’Agenzia). E’ di basilare importanza per il buon andamento della gara che vengano redatti gli atti indicati al comma 5 dell’art. 10 del Regolamento, con riferimento al calcolo degli importi da porre a base d’asta, il capitolato prestazionale, la determinazione degli oneri per la sicurezza ove necessari.

Si suggerisce inoltre di distinguere nettamente tra capitolato speciale d’appalto e relazione tecnico

– illustrativa (lettere a) ed e) del richiamato comma 5).

Il primo deve contenere la descrizione puntuale degli obblighi e delle prestazioni del fornitore, i tempi e le modalità di esecuzione delle stesse, le penali e la descrizione degli inadempimenti, la procedura di contestazione degli addebiti da compiere a cura del RUP d’intesa con il DE, le opzioni relative alla proroga o al rinnovo, le modalità e le tempistiche inerenti il pagamento delle fatture e tutto ciò che in generale riguarda l’oggetto del contratto.

La seconda indica invece gli eventuali requisiti tecnico – economici che si ritiene debbano possedere le imprese che si candidano, il criterio di aggiudicazione come successivamente specificato, la quantificazione dell’importo a base di gara e l’illustrazione dei criteri/parametri/elementi presi in considerazione per tale calcolo (prezziari regionali, altri documenti tecnici).

E) Scelta delle procedure di affidamento

Per gli affidamenti sopra la soglia europea la regola generale impone la procedura aperta (ex asta pubblica), ovvero quella procedura che consente la partecipazione a tutti gli operatori economici interessati, nel rispetto delle clausole previste dal bando.

In subordine è ammessa la procedura ristretta, ovvero quella che consente la partecipazione solo a determinati operatori economici selezionati mediante un avviso/bando.

In ulteriore subordine è ammessa la procedura negoziata, ovvero quella in cui partecipano gli operatori economici direttamente selezionati dalla stazione appaltante.

E’ infine ammesso, al momento, l’affidamento diretto ad un unico operatore per contratti entro i 40.000,00 €. Tuttavia questa è una opzione che va comunque motivata nel provvedimento di aggiudicazione in applicazione dell’art. 3 della Legge 241/1990.

Nella soglia tra 40.000,00 € e quella europea per servizi e forniture o 150.000,00 € per i lavori debbono essere consultati almeno 5 o rispettivamente 3 operatori, anche selezionati mediante indagine di mercato o consultazione degli elenchi formati dalla stazione appaltante, ruotando per quanto possibile gli inviti.

Nell’utilizzo del MEPA lo strumento di norma applicabile è la Richiesta di Offerta (RDO) che consente di mixare inviti a sorteggio con inviti mirati o anche una modalità aperta a tutti gli operatori iscritti alla classe/lista merceologica in cui il bene, servizio, lavoro è disponibile. In subordine è possibile utilizzare la Trattativa Diretta con un unico operatore negoziando il corrispettivo del contratto.

La selezione della procedura di scelta del contraente va quindi calibrata in funzione dell’importo del contratto, dei tempi necessari a concludere la procedura, del bene o servizio richiesto, del numero di operatori potenzialmente interessati. In tal senso il RUP avrà cura di raccordarsi con la struttura deputata a gestire la gara per individuare la procedura più opportuna e conveniente.

F) Sicurezza

L'articolo 11 del nuovo regolamento è dedicato alla valutazione dei rischi da interferenza ovvero alle modalità che consentono di pervenire, nei casi previsti, alla corretta compilazione del D.U.V.R.I.

“I rischi derivanti da interferenze sono quelli per la salute e l’integrità fisica dei lavoratori derivanti dall’intervento di una ditta esterna nell’azienda o in una sua unità produttiva, dovuti al contatto possibile con macchinari, sostanze ed altre fonti di pericolo o dal concomitante operare delle maestranze”. (Ing. G.B. Gallo, tratto dal Corso Aggiornamento Coordinatori della Sicurezza, Novembre 2017, Milano).

In funzione quindi di quanto sopra le procedure di affidamento sono valutate dalla struttura richiedente sia in termini di rischi da interferenza sia di costi per la sicurezza.

Particolare attenzione agli aspetti legati al tema della sicurezza dovrà anche essere contenuta durante la redazione dei capitolati tecnici. Il RUP avrà cura di valutare tali aspetti in via preliminare, raccordandosi con il SPP di Agenzia e trasmettendogli tutti i documenti rilevanti ai fini della determinazione dei costi per la sicurezza da parte di quest’ultimo.

G) Acquisizioni in esclusiva

L’articolo 15 tratta delle acquisizioni in esclusiva da parte dell’Agenzia.

Per la distinzione tra esclusiva (brevetto) ed infungibilità si rinvia al PTPCT 2021-2023 di Agenzia. In questa sede si rimarca la necessità di fornire evidenza documentale all’istruttoria condotta dal RUP che dovrà attestare in maniera chiara, sicura ed ineccepibile non solo l’inesistenza sul mercato di altri operatori economici in grado di fornire il prodotto/servizio ma anche l'inesistenza di soluzioni d’acquisto alternative che siano ragionevolmente perseguibili.

Si rappresenta che talvolta il prodotto/servizio “esclusivo” può essere offerto da più fornitori e che quindi il confronto competitivo è comunque praticabile.

H) Consultazioni preliminari

La disposizione di cui all'articolo 16 del regolamento è dedicato alle consultazioni preliminari di mercato.

Prima dell’avvio di una procedura selettiva, le stazioni appaltanti possono svolgere consultazioni del mercato finalizzate alla predisposizione degli atti di gara, allo svolgimento della relativa procedura, nonché a fornire informazioni agli operatori circa le procedure programmate ed i requisiti relativi alle stesse.

La consultazione preliminare di mercato (che NON è l’indagine di mercato) non costituisce una procedura di affidamento di un contratto pubblico. Negli atti di avvio della consultazione preliminare debbono chiaramente essere esplicitate le precise e distinte finalità della stessa.

I soggetti che partecipano alla consultazione forniscono consulenze, relazioni, dati, informazioni e altri documenti tecnici idonei a prestare il migliore apporto conoscitivo e informativo alla stazione appaltante procedente, relativamente all’individuazione del fabbisogno o delle soluzioni tecniche e/o organizzative idonee a soddisfare le esigenze funzionali indicate nell’avviso.

L’utilizzo di tale strumento, finalizzato a fornire dati e informazioni utili all’espletamento di una successiva procedura di gara, è strettamente limitato alle ipotesi in cui i beni o i servizi rivestono carattere innovativo o nell’ambito di nuove tecnologie o di settori merceologici di nuova esplorazione.

I) Criteri di aggiudicazione

I criteri di aggiudicazione previsti dal Codice dei contratti pubblici e ripresi nell’ambito del Regolamento sugli acquisti di A.R.P.A.L. restano quelli noti del minor prezzo e dell'”offerta economicamente più vantaggiosa (OEPV)

Il primo è utilizzato di norma per i lavori e per beni e servizi di natura standardizzata.

Il secondo (miglior rapporto qualità/prezzo) è invece utilizzato in tutti i casi in cui prevale l’esigenza qualitativa rispetto a quella economica ed è altamente suggerito nell’ambito degli appalti di servizi in genere (è obbligatorio nei previsti dall’art. 95 comma 5 del Codice).

Il bando/avviso/disciplinare di gara deve in tal caso indicare i criteri/parametri/elementi di valutazione qualitativa indicando altresì i pesi/punteggi per ognuno di essi, secondo i principi di proporzionalità, ragionevolezza e logicità. Il punteggio complessivo, su base 100, da ripartire tra i fattori qualità e prezzo dovrà privilegiare il primo e sarà tanto maggiore quanto maggiore è l’esigenza di ottenere un servizio o un bene con caratteristiche qualitative elevate.

La valutazione delle offerte in questi casi è effettuata da una commissione, nominata con atto interno (in genere un ordine di servizio del Dirigente preposto alla struttura che gestisce la procedura di affidamento; in casi particolari il bando di gara può prevedere che la nomina sia effettuata da altro organo), composta da persone di comprovata competenza nella materia considerata. La nomina avviene dopo la scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte.

Tale commissione di norma è costituita da 3 persone, oltre ad un segretario (che può tuttavia essere anche un membro della Commissione stessa)

Con riguardo all’eventuale nomina del RUP a membro della Commissione la stessa è valutata con riferimento alla singola procedura, in considerazione della necessità o meno di tenere distinti i vari ruoli ed in riferimento alla complessità dell’appalto.

H) Esecuzione del contratto, controlli, liquidazione della spesa.

Come in precedenza accennato figura chiave nella gestione del contratto è quella del Direttore dell’esecuzione (DE) che di norma coincide con il RUP (art. 42 del Regolamento).

Il RUP esercita il generale potere di controllo tecnico, contabile ed amministrativo, congiuntamente

– ove nominato – al DE.

Il Verificatore di conformità (VC) è un soggetto eventuale che opera il collaudo dei contratti relativi a servizi e forniture, come specificato alla precedente lettera B).

La liquidazione della spesa presuppone l’acquisizione da parte del DE o del RUP del verbale/certificato di conformità delle prestazioni rese.

Nei casi in cui il DE non è nominato, e quindi di conseguenza neanche il VC, il RUP procede anche alla redazione del medesimo verbale/certificato.

La liquidazione della spesa compete in genere al Dirigente della struttura che gestisce l’esecuzione e la verifica delle prestazioni contrattuali.

Può tuttavia accadere che la liquidazione della spesa avvenga a cura del Dirigente che ha svolto la procedura su richiesta di altre strutture (es: forniture di laboratorio): in tal caso è necessaria la preventiva verifica di conformità/regolarità della prestazione da parte della struttura richiedente.

Il Direttore Amministrativo (Xxxx. Xxxx Xxxxxxx)

Firmato

digitalmente da

XXXX

XXXXXXX

CN = XXXXXXX XXXX

O = ARPAL