ADDENDUM AL CONTRATTO ON LINE PROCEDO ORDINI E FATTURE
ADDENDUM AL CONTRATTO ON LINE PROCEDO ORDINI E FATTURE
Sommario
Parte 1 Aspetti Generali 4
1. Oggetto delle Condizioni d’uso 4
2. Conclusione, attivazione, abilitazione e accesso ai Servizi 4
3. Servizio di Gestione Profili Anagrafici 4
3.1 Premessa 4
3.2 Caratteristiche del Servizio 4
4. Requisiti per l’accesso ai Servizi 4
4.1 Requisiti Hardware 5
4.2 Requisiti di connettività 5
4.3 Requisiti software 5
5. Disponibilità dell’Accesso 5
6. Supporto 5
Parte 2 Descrizione Servizi 6
7. Servizio di ricezione ordini 6
7.1 Caratteristiche del servizio e funzioni 6
8. Servizio di inserimento e invio fattura 6
8.1 Premessa 6
8.2 Caratteristiche del Servizio 6
8.3 Funzionalità 6
8.4 Limitazioni di responsabilità 7
Parte 1 Aspetti Generali
1. Oggetto delle Condizioni d’uso
Il presente documento è parte integrante del Contratto on line accettato dal Cliente, secondo le modalità previste nelle Condizioni Generali. Con le Condizioni d’uso ci si propone di descrivere in maniera sintetica le modalità tecniche e operative da seguire nell’utilizzo dei Servizi. Le Condizioni d’uso prevedono altresì le obbligazioni – fatto comunque salvo quanto disposto nelle Condizioni Generali -, cui il Cliente è tenuto a conformarsi nell’accesso ai singoli Servizi.
In considerazione del fatto che è volontà del Fornitore realizzare il costante miglioramento dei Servizi ed il raggiungimento di sempre nuove funzionalità e dal momento che il Fornitore potrà provvedere a stipulare anche con terzi accordi per l’implementazione e/o il miglioramento dei Servizi, le Parti riconoscono al Fornitore la facoltà di modificare, in qualsiasi momento ed a seguito di sua insindacabile valutazione, la consistenza, le modalità e le condizioni dei Servizi, nonché le loro specifiche tecniche e/o operative (anche sulla scorta di eventuali accordi stipulati dal Fornitore con i terzi) e di conseguenza le Condizioni d’uso qualora tali modificazioni non rivestano carattere di essenzialità; il Fornitore si impegna a dare comunicazione, ove possibile, al Cliente, di ogni modifica intervenuta, secondo quanto previsto alle Condizioni Generali, prima della data della variazione.
Qualora si verifichi per Indicod-Ecr Servizi Srl la necessità di apportare alle prestazioni ed alle condizioni contrattuali e/o di Regolamento modificazioni di natura sostanziale che, qualora applicate, possano mutare in modo concreto le reciproche obbligazioni, Indicod-Ecr Servizi provvederà a rendere edotto il Cliente mediante pubblicazione sul sito adeguatamente segnalata onde consentire al Cliente di esprimere il suo eventuale dissenso entro il termine perentorio di gg. 15 (quindici) dall’avvenuta pubblicazione.
2. Conclusione, attivazione, abilitazione e accesso ai Servizi
Il contratto si intenderà concluso nel momento in cui il Cliente riceverà via e-mail da Indicod-Ecr Servizi Srl la comunicazione di accettazione della formulata richiesta di adesione al servizio del portale, nel rispetto delle proposte condizioni contrattuali e predisporrà il pagamento di attivazione.
Il pagamento potrà avvenire tramite Bonifico Bancario o altre modalità pubblicate.
Una volta inviata tale comunicazione e ricevuto il pagamento del Cliente, il Fornitore darà comunicazione al Cliente via mail e sul portale dell’avvenuta attivazione entro 10 giorni lavorativi.
3. Servizio di Gestione Profili Anagrafici
3.1 Premessa
Le Anagrafiche presenti sul portale sono relative a :
Anagrafica dell’azienda (Cliente);
Anagrafica del destinatario del documento (GDO); Anagrafica prodotti.
3.2 Caratteristiche del Servizio
Il Servizio di Gestione Profili Anagrafici consente al Cliente di compilare :
il proprio Profilo Anagrafico (La mia Azienda); le Anagrafiche relative ai propri prodotti.
Al momento le Anagrafiche Clienti (società GDO) sono in parte predisposte dal Fornitore e devono essere completate per quanto riguarda le condizioni di fornitura.
3.2.1 Fase di inserimento manuale
La fase di inserimento manuale inizia con l’invocazione dell’inserimento manuale e termina con la conferma da parte dell’Utente della conclusione dello stesso.
Qualsiasi interruzione intervenuta prima dell’invio della conferma da parte dell’Utente può comportare la perdita dei dati fino a quel momento digitati e richiederne pertanto la reimmissione.
I Profili Anagrafici inseriti possono in ogni momento venire cancellati o modificati mediante l’invocazione della funzionalità relativa L’avvenuto inserimento di una modifica in un Profilo Anagrafico la rende immediatamente esecutiva per tutti i documenti creati da quel momento in poi.
3.2.2 Verifica in caso di inserimento manuale
Le Parti stabiliscono e concordano che è obbligo del Cliente verificare, al termine della procedura di inserimento, l’avvenuta corretta registrazione dello stesso ovvero procedere a correzione.
4. Requisiti per l’accesso ai Servizi
L’Accesso avviene tramite un Portale. Il Portale è accessibile via Internet inserendo user-id e password preventivamente inviate al Cliente.
4.1 Requisiti Hardware
Per potersi collegare all’Infrastruttura Fornitore il Cliente è tenuto a dotarsi di un’attrezzatura hardware con le seguenti caratteristiche minime :
• PC dotato di un browser per la navigazione su Internet.
• Scheda grafica: l’accesso al Portale risulta ottimizzato per una risoluzione minima 1024x768.
• Opportuno hardware per soddisfare i requisiti di connettività più oltre riportati
4.2 Requisiti di connettività
Linea analogica 56 Kbit minima.
4.3 Requisiti software
Ai fini della corretta fruizione dei Servizi e per non generare alcuna incompatibilità con il software utilizzato dal Fornitore, il Cliente dovrà dotare la propria attrezzatura hardware di una configurazione software minima come evidenziato sotto:
• Browser supportati: Internet Explorer 6.0 o superiori, Mozilla Firefox 3 o superiori, Safari
• Acrobat Reader versione da 7 in poi.
5. Disponibilità dell’Accesso
L’Accesso è disponibile:
dal lunedì alla domenica 24 ore al giorno.
6. Supporto
Il supporto per i Servizi attivati verrà fornito mediante:
▪ accesso alla sezione “Come fare ” del Portale
Tale accesso consente di visionare le FAQ (Frequently Asked Questions), elenco delle domande più frequenti e delle relative risposte fornite nel tempo, nella sezione “FAQ” del Portale
▪ inviare un messaggio di posta elettronica accedendo alla sezione del Portale “Contattaci” .
In seguito alla ricezione di una richiesta di supporto via email il Supporto Clienti assegnerà un numero di ticket alla richiesta, cui il Cliente potrà far riferimento nel processo di supporto. Il supporto clienti risponderà entro due giorni lavorativi con le seguenti informazioni:
• Tipologia della richiesta, e cioè se rientra o meno nel supporto e se si tratta di manutenzione ordinaria o straordinaria
• Nel caso rientri nel supporto:
o Se si tratta di manutenzione ordinaria e di facile risposta, il messaggio includerà direttamente la stessa
o Diversamente:
▪ Se si tratta di manutenzione ordinaria, verrà comunicato – a insindacabile giudizio del supporto clienti - il livello di complessità assegnato (bassa, media o alta) e l’intervento verrà svolto secondo i seguenti livelli di servizio:
• Bassa: entro otto giorni lavorativi
• Media: entro cinque giorni lavorativi
• Alta: entro tre giorni lavorativi
Parte 2 Descrizione Servizi
7. Servizio di ricezione ordini
7.1 Caratteristiche del servizio e funzioni
La piattaforma Procedo pemette al cliente di ricevere gli ordini in formato Euritmo. Il Cliente, tramite una schermata dedicata, avrà la possibilità di visualizzare l’elenco degli ordini ricevuti. Per agevolare la ricerca avrà a disposizione una serie di filtri (come ricerca per data, per insegna,…).
Infine potrà stampare l’ordine, se esportarlo (in formato Euritmo o pdf) oppure se eliminiralo.
8. Servizio di inserimento e invio fattura
8.1 Premessa
Le Parti convengono, inoltre, in aggiunta a quanto riportato nelle Condizioni Generali, di attribuire alle definizioni di seguito riportate il significato corrispondente:
▪ con l’espressione “Importazione” si intende il processo mediante il quale un file viene prelevato da un’area su disco fisso indicata dal Cliente ed accessibile al suo terminale, e caricato nelle apposite aree dell’Infrastruttura Fornitore;
8.2 Caratteristiche del Servizio
I dati relativi alla fattura (dati di fatturazione, ed eventuali altre informazioni concordate) possono essere acquisiti sia inserendoli manualmente, sia importandoli da file opportunamente strutturati.
Il processo per l’estrazione dei dati dai file strutturati –e in particolare il formato che tali dati devono avere per poter essere acquisiti correttamente dal sistema- è pubblicato in apposita sezione del portale denominata “Come fare >> Tracciato Import”.
8.3 Funzionalità
Le funzionalità del Servizio di Caricamento ed Invio Fatture sono:
1. Importazione da File
2. Inserimento dei Documenti
3. Modifica dei Documenti
4. Gestione dei Documenti
5. Invio dei Documenti
6. Ricerca dei Documenti
La fase di inserimento fattura può avvenire come segue:
1 Acquisizione di documento singolo
a inserimento manuale tramite digitazione dei dati del singolo documento;
b importazione di un file strutturato contenente i dati di un singolo documento;
2 Acquisizione di lotti di documenti omogenei
a importazione di un file strutturato, contenente i dati di una collezione di documenti.
Nel caso di importazione da file, al termine di ogni attività di importazione viene reso disponibile un report diagnostico riportante l’indicazione dei documenti individuati e caricati correttamente, l’indicazione di quelli individuati ma scartati in quanto errati in base alle regole di controllo e l’indicazione degli errori riscontrati.
La fase di Invio Fatture comprende:
o individuazione delle fatture (modalità interattiva o automatica) da inoltrare
o inoltro delle fatture verso il Destinatario
o verifica dell’avvenuto e corretto inoltro.
Si gestisce sia l'invio di documenti singoli sia di lotti di documenti.
8.3.1 Fase di inserimento manuale
La fase di inserimento manuale inizia con l’invocazione dell’inserimento manuale e termina con la conferma da parte del Cliente della conclusione dello stesso.
Qualsiasi interruzione intervenuta prima dell’invio della conferma da parte dell’Utente Finale può comportare la perdita dei dati fino a quel momento digitati e richiederne pertanto la reimmissione.
I documenti inseriti possono in ogni momento venire cancellati o modificati mediante l’invocazione della funzionalità relativa fino al momento in cui non siano inviati. Dopo essere stati inviati, essi divengono non modificabili.
8.3.2 Fase di importazione
La fase di importazione inizia con l’invocazione dell’importazione e termina con la produzione dei report di diagnostica. L’esito dell’importazione può essere condizionato da tre fattori:
▪ errore nel trasferimento tra il terminale o server del Cliente e l’Infrastruttura Fornitore: tale circostanza genera specifico messaggio di errore e richiede che il Cliente ripeta l’invocazione dell’importazione; nessuna parte del file risulta caricata nella Base Documentale;
▪ errore nel formato del file: tale circostanza ha luogo quando il file non risulta corrispondere al formato previsto e risulta, in tal caso, non elaborabile; tale circostanza genera specifico messaggio di errore e richiede che il Cliente ripeta l’invocazione dell’importazione sottoponendo un file nel formato corretto; nessuna parte del file risulta caricata nella Base Documentale;
▪ errore nel contenuto del file: tale circostanza ha luogo quando il file, pur venendo riconosciuto come formato elaborabile, non risulta strutturato secondo quanto previsto per la funzione, ovvero qualora il contenuto dello stesso non risulti accettabile in base alle regole di verifica dei dati previste per tale tipologia di file; in tal caso il Servizio caricherà tutti i documenti che sarà stato possibile individuare correttamente e scarterà il resto del file, emettendo un report diagnostico riportante l’indicazione dei documenti individuati e caricati correttamente e l’indicazione di quelli individuati ma scartati in quanto errati in base alle regole di controllo e l’indicazione degli errori riscontrati.
Il tentativo di importazione di un documento già presente nella Base Documentale comporta lo scarto del documento che si sta tentando di inserire e la generazione di opportuna segnalazione di errore nel report diagnostico.
8.3.3 Controllo degli esiti del caricamento
È compito del Cliente controllare, al termine della procedura di inserimento manuale, ovvero di importazione, l’avvenuta corretta registrazione dei documenti, ovvero procedere a correzione. Nel caso in cui l’inserimento sia avvenuto tramite importazione di file il Cliente è tenuto a verificare, al termine della procedura di importazione, i report diagnostici.
8.3.4 Fase di Invio Fatture
Il Servizio di Invio Fatture è il servizio mediante il quale il Cliente individua fatture per le quali sono già presenti le informazioni necessarie nella Base Documentale e dispone che il Fornitore provveda a inviarle .
Le Fatture possono essere preparate nelle seguenti tipologie:
▪ per inoltro attraverso canali EDI trusted;
▪ per consultazione a video su formato non modificabile (PDF).
8.3.5 Controllo degli esiti dell’Invio
Il Cliente prende atto ed accetta che è sua esclusiva responsabilità controllare, al termine della fase di inoltro, e, successivamente, periodicamente, l’avvenuto corretto completamento del processo di inoltro mediante la consultazione dei corrispondenti report messi a disposizione dal Fornitore, ed eventualmente attivare le opportune azioni correttive.
8.4 Limitazioni di responsabilità
La responsabilità del Fornitore per il Servizio di Invio Fatture si estende soltanto dal momento della conferma di presa in carico della richiesta di inoltro delle fatture avanzata con le modalità previste dal Servizio sino al momento in cui i documenti verranno resi disponibili al Fornitore EDI (VAN) per il recapito.
Il Fornitore non potrà, pertanto, in alcun modo essere considerato responsabile di eventuali ritardi ed altri disservizi verificatisi nella fase di recapito.
È responsabilità esclusiva del Cliente provvedere a disporre l’inoltro delle fatture con congruo anticipo sulla base del Canale di Inoltro richiesto.