SERVIZIO DI FIRMA ELETTRONICA AVANZATA
SERVIZIO DI FIRMA ELETTRONICA AVANZATA
NOTA INFORMATIVA E CONDIZIONI GENERALI DEL SERVIZIO
1. Definizioni
IN JOB SPA: soggetto, con sede legale in Xxxxxx 00000, via Germania 1, Partita IVA e Codice Fiscale 03115890232, che gestisce ed eroga il servizio di Firma Elettronica Avanzata (di seguito la Società).
Utente: persona fisica (legale rappresentante e/o soggetto da quest’ultimo debitamente autorizzato, ove agisca per conto di una persona giuridica) che sottoscrive il Modulo di adesione e che usufruirà del sistema di Firma Elettronica Avanzata descritto al punto successivo.
Firma Elettronica Avanzata (FEA) da remoto: modalità di firma conforme alla definizione di cui all’articolo 1, comma 1, lettera q)-bis del D. Lgs. 82/2005 e s.m.i. (Codice dell’Amministrazione Digitale-CAD) ed in particolare agli artt. 55 e seguenti del D.P.C.M. 22/02/2013. La soluzione di FEA utilizzata da In Job Spa è realizzata da SB Italia.
2. Oggetto
2.1. Le seguenti previsioni (“Condizioni di Servizio”) descrivono i termini ed il processo riguardanti il sistema di Firma Elettronica Avanzata di documenti realizzato e messo a disposizione dalla Società, al fine di migliorare l’efficienza della sottoscrizione dei documenti che necessitano l’apposizione di firma e ridurre la stampa di documenti cartacei.
2.2. Il sistema di autenticazione per la FEA da remoto è basato su:
• Una user id e password per accedere al portale all’indirizzo xxxxx://xxxxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxx/ che verranno comunicati all’Utente dopo la sottoscrizione del presente modulo;
• Una OTP (One time password) generata automaticamente dal sistema in occasione della firma di ciascun documento messo a disposizione nel portale per essere firmato. L’OTP è inviata direttamente dal sistema all’Utente a mezzo sms o e-mail.
• Nel caso si opti per la ricezione dell’OTP a mezzo email, al momento della registrazione dell’Utente al portale Edocs, il sistema produce il PIN che l’Utente utilizzerà insieme al codice OTP per procedere alla firma dei documenti. Il PIN generato in automatico dal sistema verrà comunicato dalla Società all’indirizzo e-mail sopra fornito.
2.3. L’Utente autenticato al portale Edocs e che ha aderito alla FEA con la sottoscrizione di questo modulo avrà la possibilità di firmare contratti da remoto.
Per la firma dovrà accedere al portale Edocs con le credenziali ricevute (user name e password), scegliere il documento e procedere con la firma inserendo OTP e PIN, nel caso si sia optato per ricevere l’OTP a mezzo email, oppure il solo OTP nel caso si sia optato per ricevere l’OTP a mezzo Sms.
3. Durata
Il servizio di Firma Elettronica Avanzata avrà inizio dalla sottoscrizione delle presenti Condizioni di Servizio da parte dell’Utente e rimarrà operativo fino alla data di recesso da parte di quest’ultimo.
4. Gestione del servizio
4.1. Al fine di garantire la massima affidabilità e sicurezza del sistema di Firma Elettronica Avanzata realizzato dalla Società, e nel rispetto di quanto previsto dal Titolo V del D.P.C.M. 22/02/2013, si informa l’Utente di quanto segue. L’identificazione dell’Utente i avverrà tramite un valido documento di riconoscimento, di cui sarà conservata copia, unitamente alla dichiarazione di accettazione da parte dell’Utente delle presenti Condizioni di Servizio, a cura della Società per la durata del rapporto e, in ogni caso, per venti anni, come prescritto dalla legge.
L’attivazione del servizio è subordinata alla sottoscrizione da parte dell’Utente della dichiarazione di accettazione delle presenti Condizioni di Servizio.
Il servizio di FEA viene attivato dal personale della filiale della Società cui l’Utente si è rivolto.
In fase di attivazione del servizio, il personale della filiale della Società provvederà a consegnare all’Utente la documentazione per attivare il servizio di FEA.
Il documento elettronico sottoscritto tramite l’apposizione della Firma Elettronica Avanzata garantisce: l'identificabilità del soggetto erogatore del servizio; la connessione univoca della firma al firmatario; la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma; la determinazione certa dell'autore della firma; la connessione univoca della firma al documento sottoscritto; la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto; l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati nonché la possibilità di tracciare la data e l'ora di sottoscrizione dei documenti su cui la Firma Elettronica Avanzata è apposta. Il documento così sottoscritto ha l'efficacia prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD.
Di conseguenza, alla luce di quanto sopra esposto, l’Utente dichiara di essere consapevole ed accetta che le risultanze dei sistemi e delle procedure informatiche riguardanti il sistema di Firma Elettronica Avanzata potranno essere prodotti dalla Società come prova della documentazione e della sottoscrizione, nonché come prova delle operazioni eseguite e di ogni comunicazione effettuata.
L’Utente potrà chiedere gratuitamente in ogni momento una copia della dichiarazione di accettazione delle condizioni di servizio firmata. Tale richiesta potrà essere inoltrata tramite raccomandata A/R o PEC alla Società presso la quale ha attivato il servizio.
I documenti elettronici firmati tramite l’apposizione della FEA saranno disponibili e scaricabili dall’Utente nell’area riservata del portale di cui al punto 2.2. per 24 (ventiquattro) mesi. Decorso tale termine potrà essere richiesta alla Società una copia cartacea della documentazione già sottoscritta con la Firma Elettronica Avanzata.
4.2. L’ Utente dichiara di essere perfettamente consapevole degli eventuali rischi connessi alla perdita dei codici personali di autenticazione (PIN e OTP) ed in particolare dei rischi connessi alla rivelazione, per fatto addebitabile al medesimo, di tali codici a terzi.
La Società - a suo insindacabile giudizio - potrà modificare i sistemi di identificazione e di sicurezza al fine di aggiornare il sistema di Firma Elettronica Avanzata ai più elevati standard di sicurezza e riservatezza dei Dati, dandone preventiva comunicazione all’ Utente. L’ Utente dovrà adeguarsi entro il termine indicato dalla Società ai nuovi sistemi di identificazione e sicurezza e, decorso inutilmente tale termine, la Società potrà sospendere l’utilizzo del sistema di Firma Elettronica Avanzata, salva la facoltà del Utente di recedere dal presente Contratto.
4.3. Tutte le informazioni contenute nel presente documento sono disponibili anche sul sito web della Società al seguente link: xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx-XXX.xxx.
L’Utente potrà richiedere informazioni aggiuntive sul servizio nonché ricevere eventuale assistenza sul servizio presso la filiale della Società di riferimento.
5. Conservazione
I documenti sottoscritti tramite Firma Elettronica Avanzata saranno archiviati nel sistema documentale di soggetto terzo all’uopo incaricato dalla Società, cui sono inviati tramite canali sicuri.
Il sistema documentale non permette agli utenti la modifica dei Dati o dei documenti inseriti nello stesso.
6. Obblighi dell’Utente
L’ Utente si impegna a custodire i codici personali ed eventuali dispositivi di accesso al sistema di Firma Elettronica Avanzata da remoto (online) con la diligenza e attenzione adeguata.
In caso di furto, smarrimento, o perdita di riservatezza comunque riferibile al sistema di identificazione, l’Utente dovrà presentare denuncia immediatamente alla Società per iscritto, rimanendo responsabile di ogni impiego del sistema di Firma Elettronica Avanzata fino al momento in cui la Società riceverà tale denuncia.
Non potranno essere imputate alla Società conseguenze dannose derivanti da operazioni fraudolentemente effettuate da terzi in caso di comportamento negligente dell’Utente, in particolare in caso di omessa denuncia
di cui al punto precedente.
7. Recesso
La Società si riserva la possibilità di sospendere, limitare e interrompere l’utilizzo del sistema di Firma Elettronica Avanzata per motivi tecnici, di sicurezza o di forza maggiore, in ogni momento, dandone contestuale comunicazione all’ Utente.
L’ Utente potrà recedere in ogni momento dal presente contratto attraverso l’invio del Modulo _ recesso (da richiedere alla filiale di riferimento) tramite raccomandata A/R o PEC alla Società presso la quale ha attivato il servizio. La modalità di firma verrà disabilitata entro il giorno lavorativo successivo a quello in cui la Società ha ricevuto la comunicazione di recesso.
8. Copertura assicurativa
La Società ha stipulato, in conformità alla normativa vigente, una polizza assicurativa con primaria compagnia di assicurazione per la responsabilità civile da danno a terzi eventualmente derivante dalla fornitura del servizio.
9. Trattamento dei Dati personali
Il trattamento dei Dati personali dell’Utente acquisiti dalla Società, in relazione a specifiche operazioni e servizi dallo stesso richiesti, avviene nel rispetto degli obblighi di riservatezza e nell’osservanza delle disposizioni vigenti in materia di Protezione dei Dati Personali delle persone fisiche (Regolamento UE 2016/679, D.lgs. n. 196/2003 come modificato dal D.lgs. n. 101/2018), come indicato nell'apposita Informativa rilasciata unitamente al presente documento.
10. Legge applicabile
Il presente accordo è disciplinato dalla legge italiana.
11. Risoluzione controversie
Qualsiasi controversia eventualmente derivante o comunque connessa al presente contratto, sarà devoluta alla competenza esclusiva del foro di Verona.
Ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 1341 e 1342 c.c. si dichiara di aver preso chiara ed esatta visione e di approvare espressamente ed in modo specifico le seguenti clausole: 3. Durata; 5. Conservazione; 4. Gestione del servizio; 7. Obblighi dell’Utente; 8. Recesso; 10. Legge applicabile; 11. Risoluzione delle controversie.
Luogo Data / / _ Firma