CAPITOLATO SPECIALE DI FORNITURA
CAPITOLATO SPECIALE DI FORNITURA
1. Premessa
Il presente documento costituisce parte integrante e sostanziale del «Contratto quadro di fornitura» e contribuisce a definire i rapporti tra la OCAP Italia srl [oppure la Ocap International s.r.l.] (di seguito denominata OCAP) ed il Fornitore in ordine alla gestione degli ordini e delle forniture, ai requisiti organizzativi di cui quest’ultimo deve essere munito ed alle metodologie di processo e di controllo che il Fornitore deve adottare al fine di soddisfare gli standard qualitativi oggetto degli accordi contrattuali, nonché in ordine alla gestione dei componenti non conformi.
2. Requisiti concernenti la certificazione di qualità.
Il Fornitore dichiara di aver adottato un Sistema qualità certificato UNI EN ISO 9001 [oppure ISO TS 16949] e/o UNI EN ISO 14001
oppure
Il Fornitore dichiara di non avere adottato un Sistema di qualità certificato.
Il Fornitore si impegna a presentare ad OCAP un piano volto al conseguimento della certificazione di qualità del tipo entro scadenze concordate con la stessa OCAP.
L’avanzamento del piano sarà oggetto di verifiche da parte dell’ente Qualità di OCAP a scadenze definite con il Fornitore.
3. Modalità di emissione degli ordini
3.1. Richiesta di offerta.
L’ente Acquisti di OCAP trasmette al Fornitore una richiesta di offerta, allegando tutti i dati necessari alla sua formulazione, quali, a titolo esemplificativo, disegni, specifiche, campioni, etc.
Qualora la documentazione risultasse incompleta, il Fornitore deve richiederne l’integrazione all’ente Acquisti di OCAP.
Il Fornitore trasmette l’offerta all’ente Acquisti di OCAP.
3.2 Offerta di Componenti con caratteristiche di sicurezza, critiche o importanti
Il Fornitore, in fase di offerta, deve verificare sul disegno la presenza di caratteristiche indicate di sicurezza, nonché di quelle critiche o importanti e valutarne la fattibilità.
Esse devono essere evidenziate sul Piano di Controllo, sulla PFMEA e devono essere sottoposte a studi di capability considerando quanto segue:
Obiettivo di capability su caratteristiche importanti:
• Analisi preliminare su un campione > 50 pezzi, Pp & PpK > 1,67
• Studio di capability di processo Cp & Cpk > 1,33
Questi studi devono essere forniti in fase di campionatura. Nel caso in cui le capability non raggiungono i valori richiesti, il Fornitore si deve dotare di adeguati mezzi per un controllo al 100% oggettivato e/o di sistemi a prova di errore (poka- yoke) in grado di garantire la piena conformità delle caratteristiche succitate.
Per le caratteristiche dove il controllo al 100% oggettivato o l’adozione di poka yoke non risultasse applicabile, il Fornitore deve segnalare le modalità operative alternative (di controllo indiretto su caratteristiche di prodotto e/o parametri di processo) in grado di fornire un analogo livello di garanzia.
3.3 Emissione dell’ordine.
Qualora l’offerta presentata dal Fornitore venga accettata dall’ente Xxxxxxxx, quest’ultimo provvederà all’emissione dell’ordine in conformità alle previsioni dell’art. III del Contratto.
L’ordine di acquisto contiene la specificazione del livello di criticità della fornitura (OEM Auto – OEM – AM). In difetto di tale specificazione, il Fornitore è tenuto a contattare immediatamente l’ente Acquisti di OCAP per ottenere i necessari chiarimenti.
4. Fornitura di Componenti
4.1 Norme generali
Nell’ambito di tali forniture, il Fornitore si impegna a:
a) realizzare Componenti immuni da vizi, difetti o difformità dalle specifiche tecniche e dagli standard qualitativi indicati nei disegni;
b) controllare in accettazione la materia prima acquistata da terzi, da OCAP, ovvero quella consegnatagli da OCAP in conto lavoro, allo scopo di valutarne la conformità ai requisiti previsti nei disegni, nelle specifiche tecniche o nei capitolati. I risultati dei controlli devono essere conservati e resi disponibili a OCAP in qualunque momento;
c) qualora la materia prima sia fornita da OCAP, effettuare le verifiche e le eventuali comunicazioni previste nell’art. 7.2 del Contratto;
d) all'atto della spedizione, effettuare l'ultimo controllo ed applicare su ciascun contenitore del lotto la «Scheda identificazione prodotto» (All. 1) o modulo equivalente del Fornitore, debitamente compilati, riportando su di essi anche il codice prodotto OCAP indicato nell’ordine, il numero di lotto e le relative quantità.
e) garantire l’identificazione dei Componenti a partire dalla giacenza delle materie prime e/o dei semilavorati in magazzino, mediante l’apposizione di idoneo cartellino in ogni fase del processo produttivo, nonché sul Componente finito e sui Componenti non conformi; inoltre, il Fornitore deve predisporre un sistema di rintracciabilità che permetta di risalire ai Componenti ed ai materiali usati, alla documentazione riguardante i processi/controlli e che consenta di individuare agevolmente, in ogni momento, il Componente difettoso. Il Fornitore deve garantire la registrazione dei risultati dei controlli eseguiti.
f) conservare la documentazione relativa ai processi ed ai controlli eseguiti per un periodo di 15 anni. Tale documentazione deve riportare la simbologia relativa alle caratteristiche dei Componenti impiegata da OCAP e reperibile sui disegni da quest’ultima messi a disposizione del Fornitore.
g) qualora richiesto nell’ordine di acquisto e/o dall’ente Qualità di OCAP, trasmettere ad OCAP tutta la documentazione inerente ai controlli effettuati sul processo produttivo e sui Componenti oggetto di tutte le consegne sino a quel momento effettuate;
h) fornire tutti i lotti di Componenti corredati almeno dalla «Dichiarazione di Conformità», secondo quanto previsto dalla normativa ISO EN UNI 10204 – certificazione tipo 2.1. In caso di fornitura di Componenti interessati da caratteristiche di sicurezza, essi dovranno essere accompagnati almeno dalla
«Dichiarazione di Conformità» secondo quanto previsto dalla normativa ISO EN UNI 10204 – certificazione tipo 3.1.
i) non apportare alcuna modifica al Componente o al processo senza assenso scritto di OCAP;
l) qualora OCAP richieda e/o autorizzi una modifica sul Componente e /o sul processo produttivo, segnalare la circostanza sulla «scheda identificazione prodotto» (o modulistica equivalente del Fornitore) del primo lotto di fornitura;
m) accertare la piena rispondenza tecnica e qualitativa dei prodotti acquistati da ditte sub-contraenti od a queste affidati per lavorazioni o trattamenti. Il Fornitore è
responsabile, in via esclusiva, nei confronti di OCAP dell’effettuazione di tali accertamenti e della correttezza dei loro esiti.
4.2 Attività di campionatura
4.2.1 Casi in cui il Fornitore è tenuto ad eseguire la campionatura.
In via generale, il Fornitore è tenuto ad eseguire la campionatura nei seguenti casi:
a) Componente nuovo;
b) Componente modificato a seguito di cambiamenti a disegni, specifiche richiesti e/o autorizzati da OCAP;
c) in seguito alla richiesta di OCAP di sospendere la consegna a causa della sussistenza di difformità;
d) peggioramento tendenziale della qualità del Componente;
e) riqualifiche periodiche del Componente e/o del processo;
f) ricampionatura in caso di benestare negativo;
g) produzione con attrezzature o impianti nuovi, modificati o rinnovati;
h) in seguito a qualsiasi cambiamento nel processo o nel metodo di produzione che sia stato richiesto o autorizzato da OCAP, ivi compresi l’affidamento in subfornitura, il cambiamento del subfornitore e/o la modifica del processo da parte di quest’ultimo;
i) prodotto rimesso in produzione dopo inattività dell’attrezzatura per 24 o più
mesi.
Il Fornitore è tenuto a comunicare tempestivamente ad OCAP la sussistenza
di talune delle circostanze che, ai sensi delle precedenti lettere, rendono necessaria l’esecuzione di una nuova campionatura.
OCAP e/o il Cliente finale possono effettuare verifiche presso il Fornitore in qualsiasi momento della fornitura. Le verifiche sono preannunciate prima della loro esecuzione.
4.2.2. Requisiti della campionatura
Nell’esecuzione della campionatura, il Fornitore è tenuto al rispetto dei seguenti requisiti:
a) la campionatura iniziale deve essere realizzata con attrezzature definitive e deve essere conforme alle specifiche fornite da OCAP;
b) i campioni devono essere numerati;
c) i campioni devono essere consegnati in contenitori/imballi adeguati come da Capitolato tecnico di imballo CTI001 allegato;
d) i contenitori devono essere identificati con il codice e la quantità dei campioni e devono recare la dicitura «CAMPIONATURA PER BENESTARE»;
e) i campioni dovranno essere consegnati ad OCAP unitamente alla documentazione di cui alla seguente tabella:
TABELLA – Requisiti di presentazione
Item | Requisiti | Forniture “OEM Auto” “OEM” PPAP Liv 3 | Forniture “AM” PPAP Liv 2 | Forniture “materiale ausiliario” PPAP Liv 1 |
01 | Disegni del prodotto ( con approvazione OCAP ) | X | X | X |
02 | Documenti relativi a modifiche tecniche, se esistenti | X | ||
03 | Diagrammi di flusso del processo | X | ||
04 | FMEA di processo | X | ||
05 | Risultati test in accordo ai requisiti prodotto ( compresi test estetici se applicabile ) | X | X | |
06 | Studi sulla capacità processo(Pp,Ppk, Cp, Cpk) | X | ||
07 | Studi sui sistemi di misura (R&R) | X | ||
08 | Piani di Controllo: Pre-serie/ Serie | X | ||
09 | PSW (presentazione campionatura) | X | X | X |
10 | Campioni di prodotto | X | X | X |
11 | Richieste aggiuntive del Cliente | X | X | |
12 | Scheda tecnica e di sicurezza se applicabile | X | X | X |
13 | IMDS | X | ||
14 | Elenco fornitori approvati e db ( compreso i laboratori ) | X | X | |
15 | Capacità produttiva | X | ||
16 | Scheda imballo | X | X |
Il Fornitore dovrà effettuare, in regime di autovalutazione, la validazione del proprio processo produttivo attraverso un audit onde verificare la propria capacità produttiva. Il Fornitore è tenuto ad adottare le specifiche metodologie di validazione del prodotto/processo che gli vengano eventualmente richieste da OCAP (es. PCPA). In tal caso, OCAP si impegna a supportare il Fornitore nell’utilizzo di tali metodologie.
Gli esiti dell’audit devono essere documentati e trasmessi ad OCAP.
4.2.3. Benestare alla campionatura
L’ente Qualità di OCAP accerta la completezza della documentazione consegnata unitamente ai campioni ed esegue una generale verifica circa la corrispondenza dei risultati in essa riportati alle specifiche tecniche ed ai disegni.
All’esito di tali controlli, l’ente Qualità di OCAP provvederà a concedere od a respingere il benestare, ovvero, in caso di incompletezza della documentazione, a condizionarne il rilascio all’integrazione dei documenti mancanti.
La concessione del benestare è formalizzata su modulo specifico (di OCAP o del Fornitore) dall’ente Qualità di OCAP, che ne trasmette copia al Fornitore.
Con il benestare alla campionatura, il Fornitore è ritenuto idoneo alla produzione di serie, che potrà essere iniziata solo dopo l’eventuale emissione dell’ordine di fornitura, in conformità all’art. III del Contratto.
Resta inteso che la concessione del benestare non elimina né diminuisce la responsabilità del Fornitore per i difetti, le difformità o i vizi dei Componenti, né diminuisce le garanzie che questi è tenuto a prestare nei confronti di OCAP.
In caso di reiezione del benestare, OCAP provvederà ad emettere nei confronti del Fornitore una nota di debito pari al prezzo della campionatura, oltre alla somma di € 320,00 (trecentoventi) a titolo di rimborso spese per l’attività svolta dall’ente Qualità ed alla somma di € 100,00 (cento) a titolo di rimborso spese amministrative.
Il Fornitore è tenuto a pagare le predette somme entro 5 giorni dalla ricezione della nota di debito.
4.2.4 Deposito dei campioni.
Il Fornitore deve depositare presso OCAP i campioni dei Componenti aventi caratteristiche non esprimibili o qualificabili a disegno (colore, aspetto, etc…). Tali campioni potranno essere utilizzati nei casi di contestazione; essi devono pertanto essere sostituiti ogniqualvolta il particolare subisca modifiche riguardanti le predette caratteristiche e nel caso di campioni deperibili o soggetti ad invecchiamento.
5. Valutazione periodica della qualità del prodotto e del processo produttivo del fornitore.
5.1. Premessa.
OCAP valuta periodicamente il grado di soddisfazione dell’Azienda nei confronti dei propri fornitori attraverso i seguenti parametri:
• qualità del servizio;
• qualità della fornitura (PPM);
• sistema qualità;
5.2. Obiettivi qualitativi
L’ente Qualità di OCAP può concordare annualmente con il Fornitore gli obiettivi, in funzione dei risultati qualitativi dell’anno precedente e tenendo conto di eventuali nuove forniture.
5.3. Qualità del servizio.
Il servizio reso dal Fornitore ad OCAP, viene valutato con tre parametri:
• La presenza e la correttezza della documentazione di accompagnamento richiesta in ordine.
• La qualità dell’imballo del prodotto.
• Il rispetto dei tempi di consegna previsti negli ordini di acquisto.
5.4 Qualità del prodotto.
Il punteggio della qualità prodotti (IQP) consegnati è:
• Assegnato dal Controllo Qualità con il calcolo di un indice di qualità dei Componenti.
• Espresso con valore tra 0 e 100.
5.5 Sistema qualità.
Il Sistema Qualità e l’organizzazione del Fornitore sono valutati con i seguenti parametri:
• Certificazione del Sistema Qualità da parte di Enti terzi accreditati (ISO 9000, ISO/TS 16949);
• Verifica ispettiva eseguita da OCAP presso il Fornitore;
• Storicità della fornitura.
5.6 Valutazione complessiva e qualifica dei Fornitori.
L’IGQF (Indice Generale della Qualità del Fornitore), su cui si basa la classificazione dei fornitori, viene calcolato facendo una ponderazione dei tre subtotali (Sistema, Prodotto, Servizio), secondo la seguente formula:
IGQF = (IQP • 0,5) + (IS • 0,3) + (SQ • 0,2)
Il Fornitore viene classificato in base al risultato di IGQF ottenuto, secondo il seguente criterio:
CLASSE DI QUALIFICA A :
Il Sistema Qualità del Fornitore, il prodotto fornito ed il servizio reso raggiungono livelli qualitativi ottimali.
CLASSE DI QUALIFICA B :
L’affidabilità del Fornitore pur non essendo pienamente soddisfacente raggiunge risultati accettabili.
CLASSE DI QUALIFICA C :
La qualità del Fornitore è insoddisfacente.
Resta in ogni caso inteso che, qualunque sia la classe di qualifica attribuita al Fornitore (A, B o C), OCAP avrà comunque facoltà di recedere liberamente dal contratto ai sensi dell’art. XVIII del Contratto stesso e, ricorrendone i presupposti, il diritto di risolvere il medesimo ai sensi dell’art. XIX.
5.7 Riqualificazione periodica
Per i prodotti con caratteristiche di sicurezza e caratteristiche critiche, il processo del Fornitore sarà periodicamente rivalutato mediante audit programmati da parte della Qualità OCAP.
6. Gestione dei componenti non conformi
6.1 Norme generali
Qualora il Fornitore consegni ad OCAP Componenti viziati, difettosi o non conformi, si applicherà l’art. XI del Contratto.
In particolare, OCAP avrà facoltà di dare corso alle procedure previste nell’art. 11.5 del Contratto.
6.2 Emissione dell’Osservazione di Collaudo
In seguito alla verifica di vizi, difetti o difformità dei Componenti, l’ente Qualità di OCAP invierà al Fornitore l’«Osservazione di Collaudo», la quale conterrà la descrizione di quanto riscontrato.
L’Osservazione di Collaudo dell’ente Qualità è da considerarsi, a tutti gli effetti giuridici, quale denuncia dei vizi, difetti o difformità ai sensi dell’art. 11.2 del Contratto.
6.3 Risposta del Fornitore all’Osservazione di Xxxxxxxx.
Il Fornitore deve immediatamente (e comunque entro e non oltre 24 ore, salva diversa specificazione da parte di OCAP) riscontrare mediante comunicazione scritta l’Osservazione di Collaudo specificando:
a) le cause dei vizi, dei difetti e/o delle difformità;
b) un piano di azioni di contenimento (ripristino dei Componenti entro le successive 24 ore e/o loro sostituzione entro le successive 24 ore);
c) un piano di azioni correttive volto ad evitare che i vizi, i difetti e/o le difformità si ripetano nei Componenti oggetto di futura produzione.
Qualora il Fornitore non riscontri l’Osservazione di Xxxxxxxx nel termine di cui al comma precedente, OCAP avrà facoltà di risolvere il contratto mediante comunicazione scritta.
Ricevuta la risposta del Fornitore, OCAP ha facoltà di decidere se attivare taluna delle procedure previste nell’art. 11.5 del Contratto ovvero se, ricorrendo i presupposti previsti nell’art. 11.6 del Contratto, comunicare al Fornitore la risoluzione del contratto.
6.4 Componenti sottoposti ad azione di controllo.
Tutti i Componenti appartenenti al lotto in relazione al quale è stata formulata l’Osservazione di Xxxxxxxx ed ai lotti ad esso successivi devono essere sottoposti ad azione di controllo al 100%.
In questo caso il Fornitore è tenuto a spedire i componenti indicando in ogni contenitore “controllato al 100%”.
Il termine dell’azione di controllo deve essere oggetto di specifico accordo con OCAP e deve essere formulato, dal fornitore, mediante richiesta scritta ufficiale. Trascorsi 5 giorni dall’invio di richiesta di sospensione dell’azione di controllo, in assenza di riscontro di OCAP, il fornitore potrà interrompere tale
provvedimento.
Qualora i lotti di tali Componenti siano già stati consegnati, il Fornitore è tenuto ad effettuare il predetto controllo nel luogo indicato da OCAP.
OCAP si riserva comunque la facoltà di eseguire direttamente i controlli, ovvero di farli eseguire a terzi, addebitando (in entrambi i casi) i relativi costi al Fornitore.
Qualora OCAP intenda proseguire il rapporto contrattuale con il Fornitore, provvederà a stabilire la data entro la quale quest’ultimo dovrà spedire il 1° lotto conforme e a richiedere eventualmente l’evidenza del tipo di controllo eseguito dal Fornitore. Il primo lotto conforme dovrà essere opportunamente identificato con il riferimento alla relativa Osservazione di Collaudo di OCAP.
Resta inteso che OCAP ha facoltà di richiedere al Fornitore il risarcimento di tutti i danni derivanti dalla non conformità dei Componenti, ivi compresi i costi
relativi al personale utilizzato per la gestione della non conformità e quelli derivanti da eventuali fermi produttivi.
6.5 Consegna in deroga.
Qualora il Fornitore rilevi, nei lotti oggetto di fornitura, la presenza di componenti non corrispondenti alle prescrizioni impartite da OCAP, per il cui risanamento sarebbero necessari tempi incompatibili con il rispetto del termine di consegna pattuito, sarà tenuto a darne immediata comunicazione scritta ad OCAP.
In tale evenienza, il Fornitore potrà chiedere ad OCAP l’autorizzazione alla consegna in deroga dei suddetti Componenti, utilizzando l’apposito modulo OCAP, specificando il numero di disegno, le caratteristiche non conformi, il numero di lotto, il numero esatto di pezzi e proponendo un’azione correttiva.
OCAP valuterà l’entità della non conformità ed in accordo con l’Ufficio Tecnico, concederà o non concederà la deroga su modulo apposito.
Qualora la richiesta di consegna in deroga venga accettata, il Fornitore dovrà identificare ogni cassone contenente i pezzi soggetti a deroga con cartellino: “Componenti consegnati in deroga N°….del….” oppure apponendo sul cassone una copia della deroga stessa.
Il prezzo dei Componenti oggetto di consegna in deroga sarà ridotto in proporzione all’entità della difformità e, in ogni caso, in misura non inferiore al 10% del prezzo contrattualmente pattuito.
6.6 Segnalazioni da parte del Fornitore.
Qualora il Fornitore rilevi un vizio, un difetto o una difformità ovvero sospetti che un lotto già spedito possa presentare una o più anomalie, ha l’obbligo di informare immediatamente OCAP, comunicando i dati che permettono di identificare con precisione e bloccare la fornitura in oggetto (n° codice disegno, quantità, n° documento di spedizione, descrizione dell’anomalia).
7. Note di debito
7.1 Note di debito in caso di ritardo nella consegna da parte del Fornitore
In conformità a quanto stabilito nell’art IX del Contratto, in caso di ritardo nella consegna da parte del Fornitore, OCAP ha facoltà di emettere una nota di debito recante i costi del fermo produzione conseguenti alla mancanza dei Componenti oggetto di Fornitura.
L’ammontare della nota di debito verrà quantificato secondo i costi di fermo macchina e di manodopera previsti nella tabella allegata (All. 2).
La nota di debito avrà scadenza coincidente con quella della prima fattura da pagare al Fornitore e comunque non superiore a 120 giorni dalla sua emissione.
7.2 Note di debito in caso di Componenti non conformi.
In conformità a quanto previsto nell’art. XI del Contratto, qualora i componenti oggetto di Fornitura presentino vizi, difetti e/o difformità, OCAP avrà facoltà di emettere una nota di debito a carico del Fornitore, il cui ammontare è quantificato secondo le seguenti modalità:
a) in caso di ripristino dei Componenti ad opera di un terzo, la nota di debito sarà pari all’importo della fattura emessa dal terzo, maggiorata di € 100,00 per spese di gestione amministrativa della non conformità. La nota di debito avrà scadenza coincidente con quella della fattura che OCAP dovrà pagare al terzo;
b) in caso di ripristino dei Componenti da parte di OCAP, l’ammontare della nota di debito sarà quantificato in relazione al costo orario macchina sommato al costo orario della manodopera per le rilavorazioni, così come previsti nella tabella allegata (All. 2). La nota di debito avrà scadenza coincidente con quella della prima fattura da pagare al Fornitore e comunque non superiore a 120 giorni dalla sua emissione.
c) in caso di ripristino o di sostituzione dei Componenti da parte del Fornitore, la nota di debito sarà pari ad € 100,00 per spese di gestione amministrativa della non conformità. La nota di debito avrà scadenza coincidente con quella della prima fattura da pagare al Fornitore e comunque non superiore a 120 giorni dalla sua emissione.
Qualora la non conformità dei Componenti abbia determinato ritardi rispetto ai termini di consegna pattuiti, resta ferma la facoltà di OCAP di includere nella nota di debito anche i costi previsti nell’art. 7.1.
Per Ocap: Per il Fornitore:
Le Parti si danno reciprocamente atto, ai sensi e per gli effetti degli art. 1341 e 1342 c.c., che sono oggetto di specifica approvazione per iscritto le seguenti clausole del Capitolato Speciale di Fornitura:
Art. 4.2.3 comma 5: irrilevanza del benestare alla campionatura sulla responsabilità del Fornitore per vizi, difetti o difformità dei Componenti.
Art. 4.2.3 commi 6 e 7: conseguenze della mancata concessione del benestare alla campionatura.
Art. 6.3: Risposta del Fornitore all’Osservazione di Xxxxxxxx;
Art. 6.4: Componenti sottoposti ad azione di controllo;
Art. 6.5: Consegna in deroga.
Art. 7.1: Nota di debito in caso di ritardo nella consegna
Art. 7.2: Nota di debito in caso di Componenti non conformi
Per Ocap: Per il Fornitore: