Contract
REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE E MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE DELLA CATENA DI CUSTODIA DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE (FSC® – CHAIN OF CUSTODY)
In vigore da 12/12/2023
RINA
Xxx Xxxxxxx 00
00000 Xxxxxx - Xxxxxx
tel x00 000 00000
fax x00 000 0000000
Regolamenti tecnici
INDICE
CAPITOLO 1 – SCOPO 1
CAPITOLO 2 – GENERALITA’ 1
CAPITOLO 3 - ITER PER LA CERTIFICAZIONE DELLA CATENA DI CUSTODIA 2
CAPITOLO 4 – USO DEI TRADEMARKS FSC 13
CAPITOLO 5 - RESPONSABILITA’ 15
CAPITOLO 6 – DIRITTI E DOVERI DELL’ORGANIZZAZIONE CERTIFICATA 15
CAPITOLO 7 – MODIFICA DELLE NORME 17
CAPITOLO 8 - CERTIFICAZIONE DI PROGETTO 17
CAPITOLO 9 – MATERIALI DI RECUPERO NON-CERTIFICATI 18
CAPITOLO 10 – FSC CONTROLLED WOOD 20
CAPITOLO 11 – VERIFICA DELLA TRANSAZIONE 20
CAPITOLO 12 – ANNUAL ADMINISTRATION FEE (AAF) 20
CAPITOLO 13 – RICORSI, RECLAMI, DISPUTE 20
CAPITOLO 14 – CONDIZIONI CONTRATTUALI 20
ALLEGATO 1 – DIAGRAMMA DI FLUSSO PER LA VERIFICA DELLE TRANSAZIONI 21
CAPITOLO 1 – SCOPO 2.2
1.1
Nel presente Regolamento sono definite le
L'accesso ai servizi del RINA contemplati nel presente Regolamento è aperto a tutte le Organizzazioni e non è condizionato dalla loro
procedure applicate dal RINA per il rilascio della certificazione della catena di custodia FSC®-CoC (Forest Stewardship Council®) nel settore del legno e le modalità di richiesta, ottenimento, mantenimento, rinnovo, utilizzo del marchio, nonché l'eventuale sospensione, revoca e rinuncia di tale certificazione.
1.2
La terminologia in uso in questo documento è conforme a quella riportata negli standard FSC® relativi alla Catena di Custodia (Standard, Policities, Procedures, Guidance Documents, Advice Notes).
Per le definizioni dei termini utilizzati nel presente documento si fa riferimento agli standards FSC per la Catena di Custodia, fatta eccezione per:
AC: Azione Correttiva
ASI: Assurance Services International1 NC: Non Conformità
OdC: Organismo di Certificazione.
CAPITOLO 2 – GENERALITA’
2.1
Il sistema di Certificazione previsto dal presente Regolamento costituisce un’applicazione dello standard FSC per la certificazione della catena di custodia di un’Organizzazione che produce, trasforma e/o commercializza prodotti di origine forestale.
Grazie a tale certificazione è possibile per un’Organizzazione che produca, trasformi, o commercializzi prodotti di origine forestale garantire la provenienza da gestione forestale sostenibile del materiale da essa utilizzata attraverso la rintracciabilità della materia prima di origine forestale lungo il/i suo/i processo/i produttivo/i/attività.
La certificazione di Catena di Custodia viene applicata a livello di sito. Un’Organizzazione può avere uno o più siti ai quali viene applicato il sistema di Catena di Custodia.
appartenenza o meno a qualsiasi associazione o gruppo, purchè rientrante nell’ambito di applicazione dello schema della certificazione della catena di custodia dei prodotti di origine forestale (legno o derivati cellulosici (o prodotti forestali non legnosi) di seguito denominata FSC- CoC.
Per l'attività di certificazione il RINA ne verificherà l’applicabilità all’Organizzazione richiedente con riferimento a quanto previsto dallo standard in vigore, applicherà le proprie tariffe vigenti, garantendone l'equità e l'uniformità di applicazione ad ogni tipo di prodotto/processo/attività.
RINA fornisce il servizio di certificazione FSC – Catena di Custodia sotto l’autorità di FSC ed il suo sistema di certificazione è accreditato FSC Worldwide.
XXXX conduce le sue operazioni di certificazione in accordo al suo scopo di accreditamento ed in conformità a:
- I requisiti di tutti I documenti normativi FSC applicabili, come pubblicato sul sito web FSC (xx.xxx.xxx);
- Le sue policy, procedure ed istruzioni.
RINA informa tutti i clienti interessati, entro trenta (30) giorni effettivi dopo la riduzione, sospensione o revoca del suo scopo di accreditamento, che il suo scopo di accreditamento è stato ridotto, sospeso o revocato.
I clienti saranno informati che devono cercare un nuovo organismo di certificazione entro sei (6) mesi per mantenere la loro certificazione valida, ove applicabile.
2.3
Nell'ambito dell'applicazione del presente Regolamento il RINA non fornisce alle Organizzazioni servizi di consulenza per l'impostazione del sistema di gestione né per l’implementazione delle procedure atte a garantire il rispetto dei requisiti previsti dallo Standard di riferimento.
Perché un’Organizzazione possa avviare l’iter di
certificazione per la Catena di Custodia deve:
FSC®
1 Ente di accreditamento per lo schema di certificazione
- elaborare procedure scritte per il controllo e la rintracciabilità del prodotto in conformità allo standard FSC Chain of Custody;
- effettuare una valutazione del rischio (in caso di attività in outsourcing);
- predisporre un programma di verifiche per i fornitori materiale riciclato (se applicabile);
- implementare un sistema di gestione in conformità ai documenti di sistema elaborati (manuale, procedure ecc.);
- accettare quanto richiesto dallo Standard FSC e dal presente Regolamento e quanto comunicato da RINA.
Tutta la normativa di riferimento per la FSC-Chain of Custody è elencata nel FSC document catalogue ed è pubblicata sul sitoweb dell’FSC: xx.xxx.xxx/xx/xxxxxxxx-xxxxxx.
Su richiesta dell'Organizzazione potrà essere effettuata una verifica preliminare sul sito per verificare lo stato generale di applicazione dello schema FSC-CoC.
Può essere chiesta a RINA ogni ulteriore richiesta di chiarimento in merito ai contenuti di questo regolamento.
CAPITOLO 3 - ITER PER LA CERTIFICAZIONE DELLA CATENA DI CUSTODIA
3.1
Le Organizzazioni che desiderino ottenere la certificazione della catena di custodia devono fornire a RINA i dati essenziali della loro organizzazione/produzione, la localizzazione del sito o dei siti dove si realizza il prodotto oggetto della certificazione, lo scopo della certificazione (prodotto/i oggetto di certificazione), lo/gli standard/s di riferimento, compilando l’apposito modulo “Questionario informativo” (disponibile su richiesta), sulla base del quale viene formulata dal RINA un’offerta economica e nel quale devono essere riportati i seguenti dati:
- nominativo ed indirizzo del richiedente;
- forma societaria;
- turnover2 e revenue3;
- numero di dipendenti;
2 Turnover: corrispondente al totale dei prodotti forestali, certificati e non, e dei prodotti contenenti componenti in legno o fibra. Si riferisce all'ultimo anno fiscale completo.
3 Revenue: entrate totali di un'organizzazione derivanti dalla fornitura di beni e servizi, al netto degli sconti commerciali, dell'IVA e di qualsiasi altra imposta basata su tali entrate. Questo è anche al netto delle vendite intra-aziendali
Tradotto con xxx.XxxxX.xxx/Xxxxxxxxxx (versione gratuita)
- elenco del/i prodotto/prodotti;
- standard(s) di riferimento;
- Informazioni relativamente ai materiali riciclati (qualora applicabile);
- outsourcing (qualora applicabile);
- elenco dei fornitori di materiali riciclati (qualora applicabile).
- numero, categoria e indirizzo siti;
- informazioni su attuali o precedenti certificazioni FSC o con altri schemi.
XXXX effettua un’analisi iniziale nella quale
verifica:
- lo scopo della certificazione sia coerente
con l’accreditamento RINA;
- eventuali punti del questionario informativo non compilati o da chiarire con il cliente;
- l’esistenza delle risorse necessarie per
effettuare le verifiche nei tempi previsti;
- l’esistenza di eventuali fornitori di materiale riciclato non certificati inclusi nel piano di audit dell’organizzazione;
- di avere le risorse qualificate in grado di effettuare gli audits, tenendo in considerazione il settore dell’Organizzazione ed il linguaggio usato dal richiedente la certificazione (identificando la necessità di un interprete se necessario);
- se è necessario effettuare audit on site ai terzisti, ai fornitori non certificati e predispone un piano di campionamento dei terzisti, dei fornitori non certificati e dei siti (in caso di organizzazioni multi-sito o di gruppo).
3.2
Una volta redatta l'offerta, un'organizzazione formalizza la propria richiesta inviando a RINA il modulo "Richiesta di certificazione della catena di custodia FSC® per i prodotti di origine forestale" (disponibile su richiesta) contenente il nome dell'organizzazione, il/i prodotto/i, il/i processo/i, attività, sito/i soggetto alla certificazione della catena di custodia dei prodotti forestali.
La richiesta dell'organizzazione e la relativa accettazione da parte di RINA formalizzano contrattualmente le attività di quest'ultima svolte secondo il presente Regolamento.
Una volta firmata la richiesta, RINA apporterà le modifiche necessarie nel database FSC in modo che l'azienda possa iniziare il FSC Check 4
4 FSC Check è uno strumento per condurre una revisione basata sul rischio delle organizzazioni e degli individui
e la firma dell'FSC Trademark License Agreement (TLA).5
Se il contratto di licenza FSC non viene messo a disposizione di RINA, il processo di certificazione non sarà concluso e il certificato non verrà rilasciato6.
XXXX comunica i nominativi dei revisori incaricati dell'audit all'organizzazione che può opporsi alla loro nomina, indicandone le motivazioni, entro 3 giorni lavorativi dalla comunicazione della nomina del team di audit.
RINA nomina il team di audit e gli invia le informazioni necessarie per eseguire l'audit. Sulla base delle informazioni ricevute, viene redatto il piano di audit che viene inviato all'organizzazione.
3.3 – ORGANIZZAZIONI con SITI MULTIPLI
I requisiti riportati qui di seguito si applicano in caso di Siti Multipli e sono requisiti aggiuntivi allo standard FSC per la certificazione della catena di custodia (FSC-STD-40-004). Per la definizione di Siti Multipli si fa riferimento al corrispondente standard FSC in vigore.
In presenza di Organizzazioni di gruppo o multi- sito, l’audit è condotto su base campionaria, a meno che lo scopo della valutazione sia una singola operazione di Catena di Custodia, nel qual caso tutti i siti saranno oggetto di audit.
Il campionamento coprirà tutte le tipologie di Organizzazioni richiedenti (ditte di utilizzazione, aziende di I lavorazione, aziende di II lavorazione, commercio, altro). La sede centrale/azienda manager del gruppo è sempre auditata e non rientra nel conteggio dei siti da campionare. I siti partecipanti devono essere divisi in due (2) gruppi di siti: Xxxx Xxxxxxxxxxxx a Rischio Normale e Xxxx Xxxxxxxxxxxx a Rischio Alto, e devono essere campionati separatamente sulla base della seguente formula (per prima certificazione, sorveglianze e rinnovi):
y = R√ x
y indica, arrotondata all’intero superiore, il
numero di aziende da sottoporre ad audit;
che desiderano aderire o rientrare nel sistema FSC, garantendo così che i loro valori siano allineati con quelli di FSC, utilizzando in modo proattivo una tech-based solution. FSC pubblica le informazioni di base del richiedente sulla FSC Certificate Public Dashboard per 30 giorni per aggiungere trasparenza su chi sta facendo domanda per entrare a far parte del sistema FSC.
5 Il TLA è un documento legale che determina il rapporto tra FSC e l'organizzazione in possesso di una certificazione FSC.
6 Un certificato è considerato emesso solo dopo che è stato registrato nel database di certificazione FSC.
R indica l’Indice di Rischio (in accordo allo standard FSC)
x indica il numero totale dei Siti Partecipanti a Rischio Normale o a Rischio Alto rientranti nello scopo della certificazione.
In caso di audit di sorveglianza, i Xxxx Xxxxxxxxxxxx che non hanno avuto alcuna attività FSC, in accordo allo standard FSC-STD-20-011, dalla precedente verifica non devono essere inclusi nella popolazione dei siti da cui il campione viene prelevato.
La selezione del campione da auditare viene effettuata in modo casuale e in modo che i siti oggetto di verifica siano rappresentativi dell’Organizzazione e coprano quindi il più ampio spettro possibile in termini di:
- distribuzione geografica;
- attività e/o prodotti realizzati;
- dimensione dei siti partecipanti (la dimensione potrebbe essere determinata dal numero di dipendenti, dal volume di produzione e/o dal fatturato annuo delle vendite dei prodotti forestali);
- altri criteri, ritenuti rilevanti da RINA.
La visita viene condotta secondo gli standard FSC applicabili di riferimento.
RINA si riserva la facoltà di verificare nell’arco di validità quinquennale, almeno una volta, tutti i siti produttivi oggetto della certificazione.
Per Organizzazioni di Gruppo e multi-sito:
- l’ufficio centrale ha la responsabilità contrattuale con RINA del rispetto dei requisiti del presente regolamento e dello/gli standard(s) applicabili a tutti i siti partecipanti rientranti nello scopo del certificato;
- l’ufficio centrale ha la piena responsabilità del pagamento dei costi per la prima certificazione ed il suo mantenimento lungo l’intero periodo di validità del certificato;
- ogniqualvolta un sito partecipante viene rimosso dal certificato, l’ufficio centrale è tenuto ad inviare una comunicazione scritta a RINA entro 3 giorni lavorativi dall’avvenuta modifica;
- RINA valuta la capacità dell'Ufficio centrale per gestire il numero di Siti Partecipanti del certificato e approva un tasso di crescita annuo fino ad un limite di 100% in base al numero di siti partecipanti al momento della valutazione.
3.4 – AUDIT ON-SITE
L’audit on-site viene condotto in conformità agli standards FSC-CoC da un team qualificato che può essere costituito anche da una sola persona ed ha l’obiettivo di valutare la capacità dell’Organizzazione di implementare il sistema di gestione per la Catena di Custodia in modo corretto ed efficace attraverso:
- verifica di un documento di accordo
valido tra l’Organizzazione e l’FSC;
- la valutazione delle risorse tecniche disponibili (i.e. il sistema e la tecnologia per il controllo della produzione certificata FSC, la segregazione dei materiali);
- le risorse umane disponibili coinvolte nell’ambito della Catena di Custodia (compresa la loro responsabilità e ruolo, il loro livello di formazione e esperienza; la disponibilità di consulenza qualificata, se necessario);
- in caso di certificati Multi-sito, l’identificazione della complessità e della scala delle attività coperte dallo scopo del certificato;
- l’identificazione e la valutazione della documentazione di gestione e di una varietà e numero di record sufficiente, per ogni sito operativo selezionato per la valutazione al fine di confermare che la gestione funzioni in modo efficace e come descritto, in particolare per quanto riguarda i punti critici di controllo individuati;
- interviste con un numero sufficiente e vario di dipendenti e terzisti per ogni sito operativo selezionato per la valutazione al fine di verificare la conformità dell’Organizzazione a tutti i requisiti di certificazione applicabili7;
- la valutazione dell’implementazione di
tutte le azioni correttive richieste;
- verifica on-site di un numero di contractors campionati (y = √x) selezionati tra le attività date in out- sourcing rientranti all’interno dello scopo del certificato;
- un riesame di un qualsiasi reclamo, controversie o segnalazioni di non conformità ricevute dall'organizzazione e
/ o dall'organismo di certificazione;
- la documentazione di acquisti e vendite di ogni materiale o prodotto relativo alla certificazione FSC (fatture, scontrini, documenti di trasporto, contratti di vendita);
7 I commenti possono essere forniti in via confidenziale
- conferma che gli input descritti come certificati FSC o FSC Controlled Wood erano coperti da un valido certificato FSC CoC e forniti con la dichiarazione FSC applicabile e con il codice di certificazione;
- valutazione del sistema per il controllo delle dichiarazioni FSC (sistema a percentuale, a credito e trasferimento);
- il corretto uso dei marchi FSC (sul prodotto e promozionali) e la dichiarazione “FSC Controlled Wood” nei marchi di segregazione, di vendita e della documentazione di trasporto;
- le registrazioni della formazione (es. materiale del corso, lista dei partecipanti);
- valutazione del sistema di gestione
dell’utilizzo del marchio, qualora utilizzato;
- ogni altro elemento necessario per valutare la conformità allo standard di riferimento.
Inoltre, nel caso di più partecipanti/siti:
- la verifica che tutti i siti operino sotto le medesime procedure (laddove applicabile) e gli stessi metodi di certificazione dei prodotti sotto lo stesso sistema di gestione;
- la verifica che differenti set di siti siano identificabili all’interno degli schemi multi- sito;
- la verifica di tutti i siti rientranti all’interno
di un unico certificato;
- la verifica dei siti su base campionaria (solo in caso di aziende di gruppo o multi- sito), secondo le modalità di campionamento di cui al punto 3.3;
- ogni altro elemento necessario per valutare la conformità allo standard di riferimento.
In caso di aziende che non abbiano il possesso fisico di materiali o prodotti certificati FSC, e che non etichettano, alterano, immagazzinano o rimpacchettano i prodotti (ad es. uffici-vendite o agenti) possono essere effettuate verifiche solo documentali in sostituzione all’audit on- site.(secondo le modalità descritte al punto 3.5)
I prodotti venduti o che hanno già lasciato il sistema della catena di custodia prima dell’ottenimento della certificazione (i.e. emissione del certificato) non possono essere considerati prodotti certificati e pertanto non possono essere etichettati FSC.
3.5 – AUDIT SOLO DOCUMENTALE
È possibile effettuare una verifica solo documentale nei seguenti casi:
- Organizzazioni che non abbiano il possesso fisico di materiali o prodotti certificati FSC-CoC e che non etichettino, alterino, immagazzinino o rimpacchettino i prodotti (ad es. uffici-vendite o agenti);
- Siti di stoccaggio di prodotti finiti ed etichettati, e nel caso in cui RINA ha confermato attraverso un'ispezione fisica iniziale che non vi è alcun rischio di mescolamento di prodotti certificati FSC con altri materiali. (i.e. siti che stoccano solo prodotti certificati FSC). XXXX conduce un’ispezione fisica di questi siti di stoccaggio almeno una volta durante la durata dei cinque anni del certificato.
In tali casi l’Organizzazione è tenuta ad inviare
a RINA la documentazione necessaria.
3.6 – CASI SPECIALI
Il certificato della Catena di Custodia può essere emesso prima che l’Organizzazione abbia fisicamente preso possesso di materiale certificato FSC, purchè RINA si ritenga soddisfatto del sistema di gestione della Catena di Custodia predisposto.
In tali casi l’Organizzazione è tenuta a notificare a RINA il primo stock di materiale certificato FSC disponibile o l’avvio della produzione di materiale certificato FSC.
XXXX effettuerà un secondo audit on-site o effettuerà la verifica di sorveglianza entro i 3 mesi successivi dal ricevimento di tale notifica, a meno che dalla verifica di prima valutazione non sia emersa alcuna NC relativa agli aspetti critici del sistema di gestione.
3.7 – NON CONFORMITA’ MAGGIORI, MINORI,
RACCOMANDAZIONI
A fronte dell’audit viene elaborato un rapporto di verifica conforme ai contenuti richiesti dallo standard FSC per la Catena di Custodia nel quale vengono formalizzati gli eventuali rilievi emersi a fronte della verifica ispettiva. Una copia del rapporto di verifica con i rilievi (Report of Finding – RoF) viene lasciato all’organizzazione. Su tale rapporto l’organizzazione è tenuta a riportare, negli appositi campi, l’analisi delle cause, il trattamento e le proposte di azioni correttive alle eventuali non conformità emerse a fronte dell’audit on-site.
E’ considerata Non Conformità maggiore una mancanza fondamentale nell’adempiere ad un requisito rilevante all’interno delle operazioni rientranti nello scopo di valutazione della Catena di Custodia e che:
- si protrae per lungo tempo; o
- una non-conformità sistematica; o
- una non-conformità che interessa un ampio range della produzione; o
- è una non conformità che interessa
l’integrità del sistema FSC; o
- non è stata adeguatamente corretta o presa in carico dall’Organizzazione una volta identificata.
L’Organizzazione è tenuta a proporre AC anche in caso di eventuali NC riguardanti i fornitori.
L’esistenza di una non conformità maggiore impedisce l’emissione del certificato durante la prima certificazione ed il rinnovo e, qualora sia emessa durante un audit di sorveglianza, comporta la sospensione della validità del certificato stesso se non viene chiusa entro 3 mesi. L’assenza di un documento di accordo valido stilato tra l’FSC e l’Organizzazione comporta la formalizzazione di una NC di tipo maggiore la cui mancata risoluzione entro due (2) settimane dalla sua formalizzazione comporta la mancata
emissione/rinnovo/sospensione del certificato.
E’ considerata Non Conformità minore il mancato rispetto di un requisito dello standard di riferimento per la catena di custodia che:
- è una caduta temporanea; o
- è una non conformità inconsueta/non sistematica; o
- comporta che gli impatti della non- conformità siano limitati su scala temporale ed organizzativa; e
- non conduca ad una mancanza fondamentale nell’adempiere ad un requisito rilevante.
Non conformità maggiori o minori possono scaturire anche dal mancato rispetto totale o parziale del presente documento.
E’ considerata una raccomandazione:
- un problema che non costituisce al momento una non-conformità ma che potrebbe causarne l’insorgere in futuro, qualora non presa in carico dall’Organizzazione.
Qualora a fronte dell’audit on-site di prima certificazione o di rinnovo dovessero essere emesse delle non conformità di tipo maggiore, l’azienda ha tre mesi di tempo per risolverle; la loro mancata risoluzione entro tale termine comporta la non emissione del certificato.
La loro risoluzione viene verificata a mezzo di uno specifico audit on-site o di una verifica documentale.
Le NC di tipo minore possono essere chiuse entro un anno di tempo e verificate durante l’audit di sorveglianza annuale.
La mancata risoluzione di una NC minore comporta la sua riemissione come NC maggiore e dovrà pertanto venire risolta entro i successivi 3 mesi.
La mancata risoluzione di una NC maggiore comporta la sospensione immediata del certificato.
Le azioni correttive devono essere definite dall’Organizzazione entro 10 giorni dall’emissione delle corrispondenti NC ed approvate da RINA prima che il certificato sia emesso.
Una NC maggiore non può essere declassata a una NC minore.
Le non-conformità sono registrate all’interno del rapporto di verifica, e, nel caso di Gruppo o Multi- sito, suddivise secondo:
- non-conformità riscontrate a livello di Ufficio Centrale e potenzialmente causate da:
o incapacità di ricoprire la responsabilità a livello di ufficio centrale (ad es. amministrazione, ispezioni interne, mantenimento delle registrazioni, uso del marchio);
o incapacità di assicurare che i siti partecipanti rientranti nello scopo di certificazione siano conformi alle richieste di azione correttiva emesse dall’ente di certificazione o dall’ufficio centrale;
o incapacità dei siti di soddisfare responsabilità, sufficienti in numero, estensione e / o conseguenze, tali da dimostrare che il controllo dell'ufficio centrale è stato interrotto (ad es. dove identiche non conformità identificate dall'organismo di certificazione sono rilasciate a tre o più siti partecipanti durante una valutazione, la richiesta di azione correttiva potrebbe essere il risultato di una formazione o un supporto inefficaci da parte dell'ufficio centrale.
- non conformità riscontrate a livello di Sito
Partecipante potrebbero essere causate da:
o incapacità di ricoprire la responsabilità a livello di Sito Partecipante (ad esempio: comunicazione tempestiva di adeguate informazioni, efficaci risposte a azioni correttive
interne, corretto uso del marchio ecc.);
o mancato rispetto dei requisiti degli standard FSC di riferimento applicabili.
I risultati di una certificazione sono validi per un periodo massimo di sei mesi. Entro tale periodo deve essere presa una decisione di certificazione. Diversamente, i risultati della certificazione sono considerati non aggiornati ed è necessario eseguire una nuova valutazione di certificazione on-site prima che il certificato possa essere
emesso.
Un certificato è rilasciato all’Organizzazione che ha la responsabilità di gestione diretta del sistema di Catena di Custodia sotto il proprio controllo.
RINA può emettere un certificato di Catena di Custodia che copra più di un sito, in accordo ai criteri di eligibilità specificati nello standard FSC- STD-40-003.
3.8 – EMISSIONE DEL CERTIFICATO
RINA concede la (ri)certificazione solo se il cliente:
- ha stipulato e detiene una versione valida e più recente del "Contratto di licenza per lo schema di certificazione FSC", dove il diritto di usare i marchi FSC non è sospeso;
- è conforme ai requisiti di tutti i documenti normativi FSC applicabili, il che significa che le non conformità maggiori devono essere corrette prima della concessione della certificazione e le non conformità minori devono essere corrette entro il tempo massimo specificato da RINA. Le non conformità minori aperte non impediscono la concessione della certificazione;
- ha firmato un accordo di certificazione con RINA.
Il periodo di validità della certificazione FSC non supera i cinque (5) anni.
Il periodo specificato di validità della certificazione può essere esteso per una sola estensione eccezionale fino a sei (6) mesi per permettere il completamento di una nuova valutazione, quando giustificato da circostanze fuori dal controllo dell'OdC e del suo cliente8. RINA adotta le seguenti misure
- registrare tali circostanze;
- aggiornare la voce nel database della certificazione FSC (xxxx.xxx.xxx).
8 Le circostanze giustificabili per una proroga escludono i problemi di pianificazione o programmazione di un audit di per sé
XXXX si riserva il diritto di negare o rinviare la sua decisione in merito alla certificazione per prendere in opportuna considerazione le informazioni nuove o aggiuntive che le sono state rese disponibili, che non son già state considerate nel suo report di valutazione e che, nell’opinione del RINA, potrebbero incidere sull’esito della sua valutazione.
In caso di esito positivo della verifica, la documentazione prodotta dal gruppo di verifica viene sottoposta ad una verifica tecnica indipendente. Il tecnico incaricato di effettuare tale verifica finale sulla documentazione predisposta dal gruppo di verifica può sollevare ulteriori richieste di chiarimento o modificare la classificazione di uno o più rilievi individuati dai verificatori. Nel caso di eventuale decisione di non rilascio del certificato, RINA provvede a darne comunicazione scritta all’organizzazione indicando le relative ragioni. L’organizzazione è tenuta al pagamento delle attività di verifica previste da offerta accettata, anche in caso di esito negativo dell’iter certificativo.
Al completamento con esito favorevole degli accertamenti, RINA invia il report finale all’azienda e rilascia un certificato di conformità allo schema FSC-CoC che ha validità quinquennale.
Il certificato può essere di tre tipi:
- singolo;
- di gruppo;
- multi-sito;
e contiene i seguenti elementi:
- il logo FSC delle stesse dimensioni del logo RINA;
- il nome e l’indirizzo di RINA;
- il nome legale e l’indirizzo registrato dell’organizzazione certificata;
- i siti coinvolti nel processo produttivo dei prodotti oggetto di certificazione, compresi quelli di eventuali terzisti;
- una descrizione del tipo di prodotti coperti dal certificato con l’indicazione del gruppo di prodotti a cui appartengono, la/e specie legnose, la categoria di materiali FSC e i processi produttivi coinvolti;
- il riferimento dello standard specifico rispetto al quale sono stati verificati, con l’indicazione della versione ufficiale approvata in vigore;
- l’indicazione se si tratta di certificazione parziale o completa (solo nel caso delle certificazioni di progetto);
- il riferimento al database FSC per la registrazione del certificato (xxxx://xxxx.xxx.xxx);
- la dichiarazione che il certificato rimarrà di proprietà di RINA che l’ha emesso e che tutte le copie o riproduzioni del certificato dovranno essere distrutte su richiesta di XXXX;
- la data di emissione del certificato;
- la data di scadenza del certificato (non applicabile alla certificazione di progetto) assieme alla frase “la validità del certificato dovrà essere verificata sul sito: xxxx://xxxx.xxx.xxx”;
- il numero di emissione/remissione/rinnovo del certificato;
- la firma del Responsabile autorizzato RINA Services;
- la seguente dicitura: “Questo certificato non costituisce evidenza che un particolare prodotto fornito dal detentore del certificato sia certificato FSC (o FSC Controlled Wood). I prodotti offerti, trasportati o venduti dal detentore del certificato possono essere considerati coperti dallo scopo del certificato solo quando le dichiarazioni FSC® richieste sono chiaramente indicate sulle fatture e sui documenti di trasporto.”;
- il codice di registrazione del certificato emesso.
L’esito della decisione viene comunicato al richiedente con l’invio della comunicazione di avvenuta certificazione e dell’accesso alla “member area RINA”, per poter scaricare il certificato.
Per certificati di gruppo o multi sito il certificato è emesso al detentore del certificato (ufficio centrale o all’entità del gruppo) e viene predisposta direttamente sul certificato stesso, o in caso di un elevato numero di siti, in allegato, una lista dei siti rientranti all’interno dello scopo del certificato.
Nel caso di certificazioni di gruppo o multi sito, RINA emette su richiesta dell’Organizzazione, un sotto-certificato per ogni sito/partecipante che è coperto dal certificato di gruppo o multi sito.
Il sotto-certificato farà chiaro riferimento al certificato di gruppo o multi sito e avrà il suo stesso scopo. Il numero identificativo che gli viene assegnato sarà collegato al numero del certificato principale di gruppo o multi sito e avrà un unico identificativo alfanumerico per ogni partecipante.
RINA provvede a caricare ogni certificato assieme alle corrispondenti informazioni sul database dell’FSC (xxxx://xxxx.xxx.xxx) dopo che il
gruppo di verifica tecnico indipendente ha concesso la certificazione.
Qualora non fosse possibile, per malfunzionamento del database FSC effettuare la registrazione on-line, RINA provvede a informare ASI e FSC che la certificazione o ricertificazione è stata concessa, entro dieci (10) giorni lavorativi dalla data della decisione di certificazione.
RINA provvede all’aggiornamento del database FSC con il caricamento dei certificati e report aggiornati dei propri clienti.
La lista di tutti i prodotti certificati FSC è disponibile sul database FSC (xxxx://xxxx.xxx.xxx).
Copia dei certificati e di ogni altro documento comprovante l’iter di certificazione dell’Organizzazione sono conservate da RINA per 7 anni.
3.9 – SORVEGLIANZE
Prima dell’avvio della verifica di sorveglianza RINA invia al cliente un questionario informativo semplificato per la conferma delle informazioni acquisite in sede di prima certificazione. L’organizzazione è tenuta all’invio a RINA del questionario compilato solo nel caso di modifiche a quanto in precedenza dichiarato. A fronte di eventuali modifiche alla situazione preesistente potrebbe rendersi necessaria la revisione dell’offerta precedentemente emessa.
Il certificato ha validità quinquennale, durante tale periodo vengono effettuate almeno 4 visite di sorveglianza annuali, salvo eventuali richieste di intensificare la frequenza delle verifiche di sorveglianza da parte dell’FSC9.
La frequenza degli audit di sorveglianza potrebbe essere più alta in funzione dei seguenti fattori:
- la scala dell’operazione (i.e. la quantità di produzione in caso del produttore, o il turnover in valore e/o volume in caso di un commerciante);
- la complessità del sistema di controllo della catena di custodia;
- il risultato della valutazione del rischio in caso di certificazione di gruppo;
- la sensibilità ecologica o sociale della
risorsa base per l’intervento di gestione;
- l’esperienza e la traccia delle registrazioni degli operatori coinvolti (manager e personale, appaltatori);
- il numero e la natura di ogni non conformità identificata;
9 Nell'ambito della sorveglianza, "annualmente" deve essere interpretato come segue: almeno una volta nell’anno solare, ma non oltre 15 mesi dopo l'ultima valutazione (determinata dalla data della visita in campo o della valutazione documentale).
- il numero e la natura di ogni reclamo inviato dalle parti interessate.
Nel corso del periodo di validità del certificato l’Organizzazione è tenuta a comunicare a RINA ogni eventuale modifica o aggiunta di fornitori inseriti nel programma di audit ai fornitori di materiale riciclato (applicazione dello standard del materiale riciclato) e/o terzisti. Nel caso di nuovi terzisti ad alto rischio, RINA effettuerà una verifica supplementare on site su un campione (Y
= √X) degli stessi prima del loro utilizzo, arrotondato al numero intero superiore. Fintanto che non sia stata effettuata tale verifica on site presso i terzisti campionati, l’organizzazione non potrà usare i nuovi terzisti ad alto rischio.
Nel caso di Organizzazioni non di Gruppo o Multi-sito, aventi più siti operativi rientranti all’interno dello scopo di un singolo certificato, tutti i siti operativi saranno oggetto di verifica on- site, senza l’applicazione di procedure di campionamento.
Unica esclusione è data dai siti operativi che non abbiano il possesso fisico di materiali o prodotti certificati FSC, e che non etichettano, alterano, immagazzinano o rimpacchettano i prodotti (ad es. uffici-vendite o agenti) per i quali si applicano le modalità definite di seguito.
Per tali Organizzazioni/siti operativi le sorveglianze possono essere effettuate anche solo a livello documentale, in sostituzione dell’audit on-site.
In questi casi, non possono essere effettuate consecutivamente più di due verifiche di sorveglianza di tipo documentale. Inoltre l’Organizzazione è tenuta a firmare una dichiarazione nella quale afferma che nessun materiale è stato prodotto, etichettato o venduto come certificato FSC,
Tale dichiarazione dovrà contenere un impegno da parte dell’Organizzazione a contattare RINA nel momento in cui desiderino produrre, etichettare o vendere materiale certificato FSC, ed un impegno a mantenere il sistema della Catena di Custodia durante il periodo in questione.
Durante la verifica di sorveglianza successiva RINA dovrà valutare tutte le registrazioni intercorse indietro fino alla precedente verifica in modo da garantire che il sistema relativo alla Catena di Custodia sia stato mantenuto e che nessun materiale sia stato prodotto, etichettato o venduto come certificato FSC,
Nel caso in cui un’azienda non produca, etichetti, alteri, immagazzini, impacchetti prodotti certificati FSC, per due anni consecutivi, alla scadenza della validità della seconda sorveglianza annuale solo documentale, la verifica sarà effettuata on site.
Per siti operativi o set di siti che non producano, etichettino o vendano alcun materiale certificato FSC, dall’audit precedente, l’audit di sorveglianza può essere evitato. Tuttavia non possono essere evitati più di due audit di sorveglianza consecutivi.
In linea generale durante la verifica di sorveglianza il team di valutazione verificherà, oltre ai requisiti specificati per la prima certificazione:
- qualsiasi cambiamento nello scopo del certificato (nuove operazioni, nuovi Siti Partecipanti, cambio di attività commerciali);
- cambiamenti nell’ambito del sistema di gestione della Catena di Custodia (es. aumento/riduzione del gruppo di prodotti, aumento/riduzione degli standard applicabili);
- la produzione certificata FSC e le registrazioni degli inventari.
In caso di Gruppo o Multi-sito, per l’inclusione di nuovi Siti Partecipanti, RINA divide i Siti Partecipanti in due gruppi di siti: Xxxx Xxxxxxxxxxxx a Rischio Normale e Xxxx Xxxxxxxxxxxx a Rischio Elevato, che devono essere campionati separatamente, I siti aggiuntivi nuovi entranti nello scopo del certificato, vengono campionati separatamente dal resto degli altri siti, applicando la seguente formula: per il campionamento della prima certificazione.
y = R √ N
dove: y indica il numero di Siti Partecipanti da sottoporre ad audit, arrotondato all’intero superiore,
R indica l’Indice di Rischio, N indica il numero di nuovi Siti Partecipanti a Rischio Normale o a Rischio Elevato da aggiungere allo scopo del certificato.
Se l’Ufficio Centrale vuole aumentare il numero di Xxxx Xxxxxxxxxxxx nello scopo del certificato, oltre il tasso di crescita annuale approvato, RINA dovrà verificare l’Ufficio Centrale ed un campione dei nuovi siti in accordo alla formula cui sopra (y = R√N) prima che l'aumento avvenga.
Nell’audit per l’inclusione di nuovi Siti Partecipanti, RINA stabilisce un nuovo limite di crescita per il periodo tra l’audit di espansione dello scopo e l’audit successivo.
Nuovi Xxxx Xxxxxxxxxxxx aggiunti nello scopo del certificato sono considerati certificati dopo che RINA ha aggiunto i nuovi siti nel database FSC dei certificati registrati.
RINA inserisce I nuovi siti nel database entro una (1) settimana dalla data di ricezione dell’audit report dell’Ufficio Centrale.
Se nuovi siti sono aggiunti allo scopo del certificato di Gruppo o Multi-Sito al momento di una sorveglianza o rinnovo, devono essere considerati come un gruppo indipendente per la determinazione della dimensione del campione, da essere campionato in accordo alla formula sopraindicata (y = R √ N).
Dopo l’inclusione dei nuovi Siti Partecipanti nello scopo del certificato, i nuovi Siti Partecipanti devono essere aggiunti a quelli esistenti per la determinazione della dimensione del campione per le future sorveglianze o rinnovi.
I siti partecipanti che non abbiano il possesso fisico di materiali o prodotti certificati FSC, e che non etichettano, alterano, immagazzinano o rimpacchettano i prodotti (ad es. uffici-vendite o agenti) sin dal precedente audit non sono inclusi all’interno del numero di siti oggetto del campionamento e per essi può essere effettuata la sola analisi documentale, evitando la verifica on-site.
Il numero massimo di nuovi siti partecipanti alla certificazione di gruppo o di multi-sito ad ogni audit annuale non potrà essere superiore al 100% del numero di siti presenti nella prima certificazione.
Se un certificato ha venti (20) o meno Xxxx Xxxxxxxxxxxx al momento della prima certificazione, RINA può approvare un tasso di crescita più alto del 100%, basandosi sulla capacità dimostrata dell’Ufficio Centrale di gestire un numero più alto di Xxxx Xxxxxxxxxxxx
Nel caso che l’Organizzazione voglia superare tale limite dovrà essere richiesta a RINA una nuova valutazione dell’ufficio centrale e dei nuovi siti.
La sede centrale è sempre oggetto di verifica e non viene inserita tra i siti oggetto di campionamento.
L’Organizzazione si impegna a mettere a
disposizione del Team di valutazione:
- tutta la documentazione (procedure, fatture, ordini, ecc.) e ogni altra strumentazione utilizzata per il mantenimento del sistema della Catena di Custodia richiesta ai fini della valutazione per il mantenimento del sistema della Catena di Custodia;
- personale destinato ad assisterlo, accesso ai luoghi di processo/attività/prodotti rientranti nello scopo della certificazione;
- accesso a documentazione, prodotti e siti di eventuali subappaltatori.
Al termine della visita di valutazione sarà consegnata all’Organizzazione una copia del rapporto di verifica ispettiva (Report of Finding –
RoF), sul quale saranno riportate le eventuali non conformità ed osservazioni riscontrate.
L’Organizzazione potrà annotare sue eventuali riserve od osservazioni, in merito alle non conformità o ai rilievi espressi dai tecnici del RINA, su apposito spazio del rapporto di verifica ispettiva.
Il contenuto del rapporto sarà successivamente confermato dal RINA tramite comunicazione scritta.
In assenza di comunicazione scritta da parte del RINA il rapporto si ritiene confermato dopo 3 giorni lavorativi dalla sua consegna all’Organizzazione.
L’Organizzazione, dopo aver analizzato le cause delle eventuali non conformità segnalate sul rapporto di cui sopra, dovrà proporre al RINA le necessarie azioni correttive ed i tempi previsti per la loro attuazione. L’accettazione di tali proposte verrà comunicata dal RINA all’Organizzazione.
A buon esito dell’audit on site, la documentazione prodotta dal gruppo di verifica viene sottoposta ad una verifica tecnica indipendente. Il tecnico incaricato di effettuare tale verifica finale sulla documentazione predisposta dal gruppo di verifica può sollevare ulteriori richieste di chiarimento o modificare la classificazione di uno o più rilievi individuati dai verificatori. Nel caso di eventuale decisione di non mantenimento del certificato, RINA provvede a darne comunicazione scritta all’organizzazione indicando le relative ragioni. L’organizzazione è tenuta al pagamento delle attività di verifica previste da offerta accettata, anche in caso di esito negativo dell’attività di sorveglianza.
Non potranno essere mantenuti i certificati se non sono state proposte dall’Organizzazione ed accettate da RINA le azioni correttive relative alle NC individuate.
L’azienda ha tre (3) mesi di tempo per risolvere le NC di tipo maggiore, la mancata risoluzione comporta l’immediata sospensione del certificato.
La presenza di 5 o più NC maggiori in un audit di sorveglianza comporta la sospensione immediata del certificato. Il periodo massimo per cui un certificato può rimanere sospeso è di 12 mesi (su giustificazione ed a discrezione dell’OdC il periodo può essere aumentato fino a diciotto
(18) mesi per consentire al cliente di correggere le non conformità. Dopo questo periodo, il certificato viene revocato, a meno che tutte le non conformità maggiori non siano state corrette e sia stato condotto un audit di sorveglianza in caso di periodi di sospensione che hanno superato i dodici (12) mesi.
Cinque o più richieste di azioni correttivi maggiori rilasciate all'Ufficio Centrale di un Gruppo o Multi-sito da parte di RINA comporta la
sospensione dell’intero certificato. Cinque o più richieste di azioni correttive maggiori rilasciata a un Sito Partecipante di un Gruppo o Multi-sito da parte di RINA comporta la sospensione di quel particolare Sito Partecipante, ma non necessariamente comporta la sospensione di tutto il certificato. Non conformità identificate a livello di un Sito Partecipante possono comportare una non conformità a livello dell’Ufficio Centrale se le non conformità sono determinate essere il risultato delle prestazioni dell'Ufficio Centrale.
Copia dei certificati e di ogni altro documento comprovante l’iter di certificazione dell’Organizzazione sono conservate da RINA per 7 anni.
Al completamento con esito favorevole
dell’ITR, RINA invia il report finale all’azienda.
Nel caso di cambio del campo di applicazione del certificato, ad esempio per aumenti/riduzione dei gruppi di prodotti e/o degli standard FSC applicati, RINA, a buon esito dell’audit on site di sorveglianza ed a fronte del positivo riscontro della verifica tecnica indipendente, riemette il certificato con le opportune modifiche.
3.10 – RINNOVO
Allo scadere dei 5 anni di validità, il certificato deve essere rinnovato perché possa rimanere in corso di validità.
L’audit di rinnovo viene condotto seguendo le stesse modalità previste per l’audit di prima certificazione ed è finalizzato a verificare gli stessi elementi di verifica oggetto dell’audit di prima certificazione in conformità allo standard FSC di riferimento in vigore al momento del rinnovo.
Le azioni correttive in risposta alle eventuali NC emerse in sede di rinnovo, devono essere definite dall’Organizzazione ed approvate da RINA prima che il certificato sia riemesso.
3.11 – AUDIT SUPPLEMENTARI
L’Organizzazione deve avvisare RINA di eventuali cambi o necessità di estendere lo scopo del suo certificato.
Un cambiamento del campo di applicazione può rendersi necessario a seguito di cambiamenti di proprietà, struttura dell'organizzazione, o sistemi di gestione.
Verifiche supplementari on-site possono essere effettuate in caso di:
- verifica dell’implementazione delle azioni correttive relative a NC maggiori, entro 3 mesi dalla data in cui tali NC sono state emesse;
- estensione dello scopo di certificazione ( in caso di nuovi siti per certificazioni di gruppo o multi-sito, se a giudizio del RINA,
il cambiamento richiede cambiamenti significativi alla gestione del detentore della certificazione di gruppo);
- richiesta di pre-audit atto a valutare se l’azienda è pronta per affrontare la verifica di certificazione;
- nel caso in cui un’Organizzazione che non abbia il possesso fisico di materiali o prodotti certificati FSC, e che non etichetta, altera, immagazzina o rimpacchetta i prodotti certificati FSC (ad es. uffici-vendite o agenti), abbia notificato a RINA la sua volontà di iniziare a produrre / etichettare /alterare / immagazzinare / rimpacchettare prodotti certificati FSC. In tali casi la verifica viene fatta entro 3 mesi dalla ricezione della notifica, fatta salva l’assenza di non- conformità relative ad aspetti critici in sede di prima certificazione;
- nel caso in cui un’Organizzazione che ha ottenuto la certificazione della Catena di Custodia anche in assenza del possesso fisico di materiale certificato FSC, notifichi a RINA la disponibilità di uno stock di materiale certificato FSC o l’avvio della produzione di materiale certificato FSC. In tal caso RINA effettuerà una verifica on- site entro 3 mesi dalla ricezione della notifica, fatta salva l’assenza di non- conformità relative ad aspetti critici in sede di prima certificazione;
- verifica di un campione (y = √x) di terzisti ad alto rischio scelti tra i nuovi terzisti comunicati, arrotondato al numero intero superiore;
- eventuali segnalazioni pervenute a RINA riguardanti il mancato rispetto da parte dell’Organizzazione certificata di uno o più requisiti dello standard FSC per la Catena di Custodia.
Nel caso sia prossima la verifica di sorveglianza, le eventuali richieste di cambio di scopo o estensione dello stesso possono essere prese in carico durante tale verifica.
Nel caso, invece, di richieste di estensione dello scopo di certificazione con l’inclusione di nuovi prodotti/materiali etichettati FSC, RINA si riserva di valutare se la situazione debba esser gestita come una nuova certificazione.
Il cambio di scopo può essere effettuato solo se esso non include o non prevede un’estensione della data di scadenza del certificato oltre il periodo di tempo per cui era stato originariamente emesso.
RINA si riserva il diritto di effettuare una visita ispettiva sul sito prima di decidere in merito alla richiesta di modifica dello scopo del certificato.
In particolare per ogni cambiamento per il quale è richiesto un audit supplementare da parte di RINA, l’Organizzazione non può rilasciare alcun certificato riguardante prodotti certificati derivanti da tali cambiamenti finchè RINA non avrà notificato all’Organizzazione tale possibilità.
In caso di esito positivo della visita, RINA modifica lo scopo del certificato precedentemente emesso, richiede all’Organizzazione di distruggere le copie del certificato precedente in suo possesso ed emette un nuovo certificato.
3.12- MODIFICA DELLE CONDIZIONI DI RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE
Nel caso in cui una nuova versione dello standard FSC applicabile sia stata approvata con data effettiva di entrata in vigore prima del successivo audit di sorveglianza o rinnovo, quest’ultimo verrà condotto in conformità al nuovo standard.
3.13 – REVOCHE, SOSPENSIONI, RINUNCE E RIPRISTINO
Qualora durante una delle verifiche di mantenimento della certificazione si riscontrino una delle seguenti situazioni:
- utilizzo o pubblicizzazione impropria o ingannevole della certificazione ottenuta da parte dell’Organizzazione;
- impedimento da parte dell’Organizzazione allo svolgimento dell’attività di audit;
- mancato rispetto degli impegni finanziari assunti dall’Organizzazione al momento della definizione del contratto con RINA;
- individuazione di NC particolarmente gravi;
- mancata risoluzione da parte dell’Organizzazione delle AC a seguito di NC maggiori rilevate entro i 3 mesi previsti;
- mancata risoluzione entro 2 settimane della NC maggiore relativa alla mancanza di un documento di accordo valido con l’FSC;
- 5 o più NC maggiori emesse durante un audit di sorveglianza;
- Mancato pagamento delle specifiche tariffe e costi nei tempi previsti;
- impossibilità a prendere la decisione di mantenimento del certificato durante la sorveglianza entro tre (3) mesi dalla data di chiusura dell’audit di sorveglianza;eventuali altre sospensioni del certificato previste all’interno del condizioni generali di xxxxxxxxx XXXX;
il certificato viene sospeso.
Il provvedimento di sospensione viene notificato all’Organizzazione ed a FSC mediante lettera.
RINA effettua le corrispondenti comunicazioni di riduzione, sospensione, ritiro all’Organizzazione entro 30 giorni dalla data di riduzione, sospensione, revoca dello scopo del certificato.
In caso di riduzione o sospensione del certificato, l’Organizzazione ha 6 mesi di tempo entro i quali dovranno essere intraprese le necessarie AC e dovrà essere effettuato un audit supplementare; a fronte dell’esito positivo del quale potrà essere revocata la riduzione o sospensione.
Nel caso non si possa procedere alla rimozione dei motivi che hanno causato la sospensione del certificato entro 6 mesi, il certificato viene revocato ed interdetto il suo utilizzo.
In casi eccezionali quali ad esempio impossibilità a sostenere l’audit per calamità naturali, incendi, alluvioni, terremoti ecc. la sospensione può avere durata di 6 mesi fino ad un massimo di 12 mesi.
Durante il periodo di sospensione di validità del certificato l’azienda è tenuta a continuare a pagare a RINA le fee dovute ad FSC (AAF). Nel caso in cui non vengano pagate le fee, RINA si riserva il diritto di procedere alla revoca immediata del certificato.
Dal momento della sospensione, ritiro del certificato, cessazione del contratto per rinuncia o per scadenza dei termini di validità il cliente dovrà:
- cessare immediatamente di utilizzare qualsiasi trademark FSC su prodotti e/o materiale promozionale;
- cessare immediatamente di vendere I prodotti che sono stati in precedenza etichettati e marcati usando i trademark FSC;
- cessare immediatamente di usare le dichiarazioni che facciano supporre che l’Organizzazione rispetta i requisiti per la certificazione;
- identificare tutti i pertinenti clienti ed avvisarli della sospensione o ritiro del certificato entro 3 giorni lavorativi dalla sospensione o ritiro, e mantenere copia di tali comunicazioni;
- collaborare con RINA e con FSC al fine di permettere agli stessi di verificare l’effettuazione degli obblighi citati.
Inoltre in caso di ritiro della certificazione,
l’Organizzazione dovrà:
- ritornare il certificato a RINA e impegnarsi a distruggere ogni copia elettronica e cartacea in suo possesso;
- rimuovere a sue spese tutti i trademarks FSC, le dichiarazioni FSC, il logo RINA da
ogni prodotto, documento, materiale pubblicitario.
Le decisioni di revoca con le loro motivazioni vengono comunicate all’Organizzazione interessata.
XXXX ha inoltre il diritto di sospendere e/o revocare la certificazione con effetto immediato se, per sola opinione di XXXX, il cliente non è conforme alle condizioni previste per il mantenimento del certificato.
In caso di accuse, la certificazione sarà sospesa solo in caso di evidenze oggettive.
L’Organizzazione può rinunciare alla sua certificazione in ogni momento notificando per iscritto tale volontà al RINA.
In caso di rinuncia, ritiro, sospensione del certificato RINA provvede ad aggiornare lo stato del certificato sul database dell’FSC (xxxx://xxxx.xxx.xxx) insieme alla data effettiva ed alle ragioni della sospensione o ritiro entro 3 giorni lavorativi dalla sospensione o ritiro.
In caso di certificato revocato x xxxxxxx, i prodotti certificati che hanno lasciato l’Organizzazione quando il certificato era ancora in corso di validità restano certificati anche dopo che il certificato è stato revocato o è scaduto; viceversa i prodotti che non hanno ancora lasciato l’Organizzazione certificata al momento della revoca o scadenza della validità del certificato, non possono più essere considerati prodotti certificati con effetto immediato.
XXXX può ripristinare la certificazione dopo la sospensione, se tutte le non conformità maggiori sono state corrette; e, nei casi in cui la certificazione è stata sospesa per più di dodici
(12) mesi, è stato condotto un audit di sorveglianza.
Se la certificazione viene ripristinata dopo la sospensione o se lo scopo di certificazione è stato ridotto come condizione di ripristino, RINA effettua tutte le modifiche necessarie ai documenti di certificazione formali, alle informazioni pubbliche e alle autorizzazioni per l'uso dei marchi FSC
3.14 – TRASFERIMENTO DI CERTIFICATO
Il trasferimento di certificato da un altro ente a RINA è possibile se:
- il certificato FSC dell’Organizzazione è in corso di validità;
- il certificato non è sospeso
- le attività certificate rientrano nello scopo di accreditamento del RINA
- il certificato dell’Organizzazione è rilasciato da un Organismo accreditato ASI
I certificati FSC non potranno essere trasferiti nei seguenti casi:
- il certificato è sospeso;
- le non conformità maggiori non sono state chiuse (tali non conformità dovranno essere chiuse con soddisfazione del precedente ente di certificazione prima che il certificato possa essere trasferito);
- le parti coinvolte non riescono a raggiungere un accordo sulla data di trasferimento del certificato;
- la documentazione rilevante relativa al detentore del certificato (records, storia delle non conformità) non è stata resa disponibile a RINA.
L’Organizzazione interessata ad ottenere il riconoscimento della Certificazione da parte di RINA deve inviare allo stesso il questionario informativo e relativa richiesta, secondo le modalità descritte al capitolo 3, assieme a:
- copia di comunicazione della data concordata con precedente ente di certificazione e detentore del certificato;
- ultimo rapporto di audit del precedente ente di certificazione con le eventuali NC minori e/o raccomandazioni; - eventuali rapporti di audit di sorveglianza o spot audit di ASI inerenti l’organizzazione oggetto del trasferimento di certificato;
- programma quinquennale degli audit, o se non disponibile, l’informazione in merito alla data pianificata relativa al prossimo audit schedulato da effettuare (es. informazione riportata nel rapporto di verifica del precedente ente);
A fronte della documentazione pervenuta, XXXX effettuerà un audit di sorveglianza secondo le modalità previste al paragrafo 3.9 del presente regolamento entro 3 mesi rispetto alla data di trasferimento concordata che includerà anche il controllo di tutte le non conformità minori che sono state emesse dal precedente ente di certificazione.
Il certificato può essere trasferito una sola volta all’interno del periodo di validità quinquennale del certificato medesimo.
Nel caso in cui l’Organizzazione abbia già cambiato ente di certificazione almeno una volta nel corso dei 5 anni di validità del certificato, XXXX accetta il cliente solo se il certificato precedente è terminato ed effettuerà un audit secondo le modalità di una prima certificazione di cui al capitolo 3 del presente regolamento.
Il periodo di validità del certificato non potrà eccedere i 5 anni di validità; pertanto la data di scadenza del certificato successivo dovrà rimanere la stessa del precedente certificato.
Tuttavia se l’audit di trasferimento viene condotto secondo modalità tali da soddisfare tutti i requisiti formali della prima certificazione, un nuovo certificato con validità quinquennale può essere emesso.
Lo scopo del certificato successivo dovrà rimanere lo stesso dello scopo del precedente certificato. Nel caso di richieste di cambio dello scopo del certificato, RINA valuterà caso per caso tale richiesta.
Nel caso in cui l’audit di sorveglianza abbia esito negativo, con la mancata chiusura delle non conformità minori emesse dal precedente ente di certificazione o con l’emissione di non conformità maggiori, un audit supplementare dovrà essere effettuato secondo quanto previsto al paragrafo 3.11 del presente regolamento.
Il detentore del certificato in corso di validità (non sospeso, revocato, terminato x xxxxxxx) dovrebbe informare il suo attuale ente di certificazione in merito al fatto che sta avviando il trasferimento di certificato con un altro ente di certificazione.
CAPITOLO 4 – USO DEI TRADEMARKS FSC
Il logo FSC, le iniziali FSC, il nome “Forest Stewardship Council”, il marchio completo “Forest For All Forever” e il marchio con logo e testo “Forest For All Forever” sono marchi registrati, la cui titolarità è del Forest Stewardship Council A.C (FSC).
L’uso del logo FSC è consentito sia su materiale promozionale che sui prodotti con le eccezioni, specificità e modalità grafiche previste dallo standard FSC di riferimento.
Il diritto all’utilizzo del logo, dei marchi registrati e delle etichette FSC è rilasciato da RINA a fronte dell’avvenuta certificazione della catena di custodia e di un valido accordo di licenza dei marchi commerciali FSC (FSC license agreement). Il codice di licenza del marchio FSC assegnato da FSC all’organizzazione deve accompagnare
ogni uso dei trademarks FSC. È sufficiente mostrare il codice una volta per prodotto o materiale pubblicitario.
A tale proposito l’Organizzazione deve avere in essere un sistema di gestione dell’utilizzo del marchio approvato o deve inviare a RINA tutti i trademarks che intenda utilizzare
La mancata richiesta di approvazione comporta l'emissione di una NC.
Se l’Organizzazione non possiede un un sistema di gestione dell’utilizzo del marchio, è tenuta ad inviare a RINA alla casella di posta XXX.xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx e al responsabile locale di schema i seguenti documenti per opportuno controllo ed approvazione:
- fac-simili di uso dei trademarks FSC su materiali promozionali (con un fac-simile per ogni tipo di supporto di materiale promozionale, come sitoweb, email, documenti di vendita, etc.., indicandone le dimensioni, colore, posizionamento sul materiale);
- foto dei prodotti per i quali è richiesta la certificazione FSC con indicate le modalità di uso dei trademarks e dell’etichettatura FSC sul prodotto (dimensioni, colore, posizionamento sul prodotto);
L’Organizzazione non può utilizzare il logo, i marchi registrati e le etichette FSC prima di aver ottenuto l’approvazione da parte di RINA.
L’organizzazione deve conservare per almeno 5 anni ogni approvazione dell’utilizzo del logo, marchi registrati e/o etichette FSC.
Per Organizzazioni che dimostrano di utilizzare correttamente l’etichetta FSC durante i successivi audit di sorveglianza, non è necessario richiedere l’approvazione delle etichette per lo stesso tipo di prodotto o con lo stesso posizionamento sul prodotto o per l’uso ripetuto su materiale promozionale.
Tutte le nuove riproduzioni dei marchi commerciali FSC, i layout alternativi a quelli previsti come grafica e testi dal generatore dell’etichetta, l’uso di uno sfondo trasparente per le etichette, l’uso di una nuova parola aggiunta nel testo dell’etichetta devono essere inviate all’ente di certificazione per approvazione, all’indirizzo di posta elettronica: XXX.xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx e al responsabile di schema locale.
Nei casi in cui nessuna delle opzioni date dallo standard FSC di riferimento per l’inserimento dell’etichetta sul prodotto può essere applicata per motivi di spazio o di tipo di prodotto come anche per nuove traduzioni richieste, informazioni extra o parole alternative sui pannelli promozionali, l’Organizzazione dovrà proporre una soluzione a RINA. RINA inoltrerà tale all’ FSC
trademark unit per approvazione.
Inoltre se in circostanze eccezionali nessuna delle opzioni colorimetriche previste per l’etichetta è possibile, l’organizzazione può proporre a RINA una soluzione individuale, specifica per la propria situazione. RINA provvederà ad inviarla per opportuna valutazione all’ FSC Trademark Unit.
Se l’Organizzazione implementa un sistema di gestione dell’utilizzo del marchio con un sistema di controllo interno, questo deve essere approvato da RINA prima che l’Organizzazione inizi ad usarlo. Prima di utilizzare il sistema di controllo interno, l’Organizzazione deve dimostrare una buona comprensione dei requisiti in questione inviando a RINA, alla casella di posta XXX.xxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx e al responsabile locale di schema, un sufficiente numero di richieste di approvazione corrette consecutive
per ciascun uso.
È a sola discrezione di XXXX, nella persona del Responsabile di Schema, determinare se e quando l’Organizzazione abbia dimostrato uno storico positivo di invii per approvazione.
Se un’Organizzazione dimostra una consistente fallimento di controllo nel suo utilizzo dei marchi FSC, RINA può richiedere che tutti gli utilizzi dei marchi siano inviati per approvazione prima dell’uso.
Il nome “Forest Stewardship Council” non può essere tradotto. Le etichette FSC e le dichiarazioni promozionali potrebbero essere tradotte in altre lingue laddove necessario. Ogni nuova traduzione deve essere inviata per approvazione a FSC.
Nel caso di Organizzazioni che effettuano la sola commercializzazione di prodotti certificati FSC, quest’ultime devono richiedere ed ottenere dai loro fornitori il permesso di pubblicizzare ed utilizzare il logo FSC ed il loro corrispondente numero di registrazione.
Nel caso di certificazioni FSC di progetto, il logo può essere utilizzato solo in caso di progetti parziali o completi registrati realizzati e non per i progetti candidati registrati.
L’Organizzazione è autorizzata a promuovere i propri prodotti anche dopo che il certificato è stato sospeso o revocato purchè i prodotti oggetto di promozione siano quelli venduti dall’Organizzazione prima della sua data di sospensione o revoca del certificato.
Per Organizzazioni di gruppo o multi-sito, l’entità del gruppo o la sede centrale è responsabile del corretto utilizzo dei marchi FSC sui materiali promozionali eventualmente prodotti dai singoli membri rientranti nello scopo del certificato FSC di gruppo o multi sito.
L’entità del gruppo, che detiene il certificato,
può consentire l’uso dei trademarks FSC a tutti i membri del gruppo a fronte di specifiche condizioni, ma l’entità del gruppo non può emettere sotto-licenze per l’uso dei trademarks FSC
CAPITOLO 5 - RESPONSABILITA’
L’Organizzazione s’impegna a mettere a disposizione del personale RINA tutta la documentazione richiesta per la valutazione del sistema della catena di custodia.
XXXX è il solo responsabile delle decisioni di rilascio, mantenimento, estensione, sospensione e revoca della certificazione.
XXXX non è responsabile per ogni incompleto, mancato invio di documentazione, come pure di documentazione non veritiera.
RINA verifica la bontà del sistema di gestire e tenere sotto controllo gli aspetti legati alla catena di custodia dei materiali/prodotti di origine forestale in conformità ai requisiti dell’ FSC ma non entra nel merito delle soluzioni tecnologiche adottate.
Tale certificazione non ricomprende la conformità agli obbighi di legge applicabili ai prodotti, processi o servizi forniti e non la esonera dal rispetto degli stessi.
Pertanto RINA con tale certificazione esclude ogni responsabilità od obbligo di garanzia del rispetto di ogni eventuale legge applicabile al prodotto/processo erogato dall’Organizzazione.
Nessuna responsabilità può essere imputata a RINA per la fornitura a terzi di prodotti difettosi e per comportamenti sporadici o continuativi dell’Organizzazione stessa non allineati a Leggi e/o Regolamenti, come anche di eventuali danni ad essi associati.
CAPITOLO 6 – DIRITTI E DOVERI
DELL’ORGANIZZAZIONE CERTIFICATA
6.1
L’Organizzazione ha il diritto di pubblicizzare l’ottenimento della certificazione FSC sempre nel rispetto delle modalità di utilizzo del logo previste dallo standard FSC e dal presente Regolamento.
6.2
L’Organizzazione ha il dovere di:
- essere conforme a tutti i requisiti di certificazione applicabili;
- essere conforme con le condizioni stabilite da RINA per la concessione o il mantenimento della certificazione;
- comunicare la richiesta attuale o precedente o la certificazione con FSC e/o con altri schemi di certificazione forestale negli ultimi cinque anni;
- consentire lo svolgimento delle valutazioni agliintervalli prestabiliti, come determinato dal Rina, tra cui il diritto del RINA di effettuare audits senza preavviso preavviso o con breve preaviso;
- consentire gli audits in accompagnamento (witness audits) di ASI;
- accettare, che le informazioni specificate siano pubblicate, come indicato nei documenti normativi applicabili FSC;
- fare riferimento alle versioni più recenti delle norme e degli standard di certificazione FSC (disponibili sul sito xxxxx://xx.xxx.xxx/xx) come parte integrante del contratto;
- garantire i diritti dell'organismo di certificazione, ASI e FSC per accedere alle informazioni riservate, esaminare la documentazione ritenuta necessaria e accedere alle attrezzature, alle località, alle aree, al personale e agli enti che forniscono servizi di outsourcing ai clienti;
- mantenere una versione valida e più recente del "Contratto di licenza per il sistema di certificazione FSC", nella quale il diritto di utilizzare i marchi FSC non è sospeso;
- prendere in considerazione la partecipazione di osservatori, come specificato nei documenti normativi FSC;
- mantenere un'autovalutazione aggiornata in cui si descrive come l'organizzazione applica i requisiti fondamentali del lavoro FSC definiti nei documenti normativi FSC alle sue operazioni e presentare l'autovalutazione a RINA prima dell'audit;
- fornire sempre il revenue annuale e il fatturato annuale dei prodotti forestali dell'azienda corrispondente all'ultimo periodo fiscale;
- consentire che un reclamo sia prima gestito in base alla procedura di risoluzione delle controversie del RINA e se non risolto sia riferito ad ASI e in ultima analisi a FSC, in caso di disaccordo con i
risultati di audit relativi a documenti normativi FSC;
- fare dichiarazioni in materia di certificazione coerenti con lo scopo di certificazione e non fare eventuali dichiarazioni di conformità (o prossima alla conformità) ai requisiti di certificazione FSC fino a quando e a meno che non sia concessa la certificazione;
- - non usare la sua certificazione in modo tale da screditare RINA, FSC o ASI e di non fare alcuna dichiarazione riguardante la sua certificazione che possa essere considerare ingannevole o non autorizzata;
- mantenere una registrazione di tutti i reclami resi noti riguardanti la conformità con i requisiti di certificazione e rendere disponibili queste registrazioni a RINA quando richiesto, e:
o Adottare le misure appropriate in relazione a tali reclami e ad ogni carenza rilevata nei prodotti che influenzano la conformità con i requisiti di certificazione FSC;
o Documentare le azioni intraprese;
- informare RINA entro dieci (10) giorni lavorativi di eventuali modifiche nell'assetto societario, nella struttura dell'organizzazione, nei sistemi di gestione certificati o di condizioni che riguardano l'attuazione dei requisiti di certificazione FSC o di condizioni delle risorse che potrebbero avere un impatto negativo sul mantenere la validità della certificazione;
- consentire che, in caso di riduzione, sospensione o revoca del campo di applicazione dell’accreditamento FSC di RINA, la certificazione dei clienti interessati sarà sospesa entro sei (6) mesi dalla data di riduzione, sospensione o revoca del rispettivo scopo di accreditamento FSC;
- garantire i diritti di RINA di utilizzare le informazioni per la verifica di eventuali violazioni del marchio FSC o dei diritti delle proprietà intellettuale di FSC;
- non utilizzare la certificazione su prodotti che non sono oggetto della certificazione o in modo da indurre un simile sospetto;
- usare gli FSC trademarks e le dichiarazioni FSC solo rispetto allo scopo per il quale la certificazione è stata rilasciata;
- usare la certificazione solo per indicare che I prodotti sono certificate in conformità con gli standard specifici;
- sforzarsi di garantire che nessun certificato o report o una qualunque parte di essi sia usata in modo ingannevole;
- non trasferire la certificazione acquisita salvo nell’eventualità di cessione o trasformazione dell’Organizzazione. In questo caso l’Organizzazione s’impegna a darne tempestiva informazione a RINA, che provvede a prenderne nota dopo aver accertato l’assenza di modifiche del sistema di controllo della catena di custodia;
- mantenere attivo il proprio sistema di custodia durante gli anni di validità della certificazione;
- utilizzare in modo corretto il logo, i trademarks e le dichiarazioni FSC, nel rispetto dei requisiti di utilizzo specificati nel presente regolamento e nelle norme FSC di riferimento;
- informare RINA circa ogni modifica riguardante l’organizzazione (gestione aziendale, risorse umane, processi produttivi, nuovi terzisti (nomi e recapiti) coinvolti in lavorazioni per prodotti FSC ecc.);
- non usare i nuovi terzisti comunicati a RINA fintanto che RINA non abbia valutato la loro classe di rischio (alto o basso) e non abbia effettuato, in caso di terzisti ad alto rischio, un audit supplementare su un campione degli stessi;
- fornire adeguato supporto al team di verifica durante l’audit di prima certificazione e successivi di mantenimento, consentendo inoltre l’accesso ai locali ed uffici, siti produttivi oggetto della verifica;
- attuare le AC proposte a fronte delle NC individuate durante gli audit nel rispetto delle tempistiche previste dal presente regolamento e dai requisiti dello standard FSC di riferimento;
- consentire l’accesso ai siti ed ad informazioni confidenziali (anche dei subappaltatori) ai rappresentanti autorizzati degli enti di accreditamento e di FSC;
- continuare a pagare tempestivamente tutti i costi e le fees specificate;
- concorda che XXXX non è obbligata a concedere o mantenere la certificazione se attività del cliente sono in conflitto con gli obblighi di RINA come specificato nel suo contratto di
accreditamento con ASI, o che, a giudizio di XXXX, riflettono male sul buon nome di RINA;
- onorare gli oneri previsti a livello contrattuale anche qualora la certificazione venisse non concessa, revocata, sospesa;
- accettare che RINA e FSC abbiano il diritto di rivedere i requisiti di certificazione entro il periodo di validità della certificazione, compresa la revisione dei costi e le fees;
- in caso di organizzazioni multi-sito o di gruppo, l’entità del gruppo o l’ufficio centrale non dovrà emettere alcun certificato o dichiarazione autoprodotta ai loro siti partecipanti che possa essere confusa con un formale certificato FSC;
- l’entità del gruppo o l’ufficio centrale dovrà essere completamente responsabile per il pagamento di tutti i costi di valutazione e monitoraggio lungo il periodo di validità del certificato;
- adeguare secondo le tempistiche previste dal presente regolamento, il proprio sistema di catena di custodia in funzione delle modifiche alla normativa di riferimento/regolamento RINA;
- garantire la sicurezza dei valutatori XXXX xxxxxxx le attività di verifica ispettiva on-site;
- notificare a RINA ogni rilevamento di prodotti non conformi inviati ai clienti e cooperare con RINA al fine di permettere all’ente di certificazione stesso di confermare che appropriate azioni sono state intraprese per correggere questa non conformità
- rivelare le attuali o le precedenti applicazioni o certificazioni con FSC o altri schemi di certificazione forestale negli ultimi cinque (5) anni;
- rispettare le disposizioni pertinenti che garantiscano il pieno diritto della proprietà intellettuale di FSC;
- garantire che FSC continui a mantenere i suoi diritti di proprietà intellettuale;
- far si che nulla sia considerato come un diritto per il cliente di utilizzare o far utilizzare uno qualsiasi dei diritti di proprietà intellettuale.
CAPITOLO 7 – MODIFICA DELLE NORME 7.1
XXXX si impegna a comunicare alle
Organizzazioni clienti interessate ogni modifica/aggiornamento significativo delle
norme di riferimento relative alla catena di custodia, precisandone le azioni richieste e le tempistiche per attuarle.
In caso di modifiche ai requisiti della certificazione siano esse associate all’emissione di un nuovo standard di riferimento piuttosto che a modifiche del presente documento, verrà data comunicazione all’Organizzazione entro trenta
(30) giorni dall’approvazione delle modifiche
effettuate.
L’Organizzazione può decidere di adeguarsi alle nuove disposizioni o di rinunciare alla certificazione dandone comunicazione a RINA.
Le verifiche successive all’entrata in vigore di una nuova versione dello standard applicabile di riferimento verranno condotte in accordo all’ultima versione approvata in vigore.
CAPITOLO 8 - CERTIFICAZIONE DI PROGETTO
La certificazione di progetto viene rilasciata per un progetto unico, una volta soltanto, solo a progetto ultimato.
Il certificato di progetto non ha data di scadenza ed è rilasciato per quel particolare progetto.
Esempi di progetti possono essere la realizzazione di un pavimento o il restauro di un tetto in legno certificato FSC, più in generale qualsiasi attività che comporti nella sua realizzazione l’utilizzo di materiali/prodotti di origine forestale certificati FSC e/o riciclati dopo l’uso.
Il progetto può essere certificato come “FSC completo” o “FSC parziale”, a seconda che:
- siano stati utilizzati solo alcuni materiali/prodotti FSC-100% e/o FSC Misti (FSC parziale);
- siano stati utilizzati tutti materiali/prodotti certificati FSC 100%, FSC Misto, FSC Riciclato dopo l’uso, riciclato in altro modo o FSC Controllato ( FSC completo).
Dovrà essere fornito a RINA un piano dettagliato di progetto che identifichi:
- le specifiche (incluso il prodotto, le specie di alberi l’ FSC status (FSC 100%, FSC Misto, di recupero post-consumo, altro di recupero);
- la quantità (i.e. volume o dimensioni);
- il costo dei prodotti/materiali di origine forestale indicati all’interno del progetto (es. incluso il legno usato per sostegno, tavole ecc.).
E’ possibile approvare anche progetti candidati alla certificazione FSC purchè siano rispettati i requisiti previsto dallo standard di
riferimento per la certificazione di progetto. In questo caso viene rilasciato solo un numero di registrazione ma senza l’emissione di un certificato.
Per i progetti FSC parziali o completi ultimati per i quali RINA abbia verificato la rispondenza a tutti i requisiti previsti dallo standard di riferimento, viene rilasciato un certificato di progetto FSC nel quale viene indicato lo scopo della certificazione (progetto parziale o completo).
Il proprietario del progetto o il project manager ha la possibilità di utilizzare dichiarazioni promozionali FSC, previa approvazione da parte di RINA, purchè riguardino solamente il progetto e solo dopo aver ottenuto la certificazione del progetto.
Per le certificazioni di progetto RINA procederà attraverso una valutazione documentale ed una successiva verifica on-site atta a verificare la conformità a quanto dichiarato all’interno del documento progettuale. Ai fini della valutazione documentale, l’Organizzazione è tenuta ad inviare a RINA un
piano dettagliato di progetto che contenga:
- una descrizione del progetto;
- le specie di alberi, lo stato della certificazione FSC per ogni prodotto di origine forestale utilizzato;
- le quantità (volumi o dimensioni) ed il costo dei prodotti/materiali di origine forestale specificati per il progetto.
L’uso delle dichiarazioni promozionali FSC deve rispettare i requisiti previsti dallo standard di riferimento e dovranno sempre contenere l’informazione relativamente all’anno in cui il certificato di progetto è stato emesso ed il suo corrispondente numero di registrazione.
Le dichiarazioni promozionali FSC possono essere poste direttamente sul prodotto oggetto della certificazione, mentre non è permesso l’uso del logo FSC sulla cancelleria.
Nel caso in cui il detentore finale del progetto desideri fare dichiarazioni promozionali FSC riguardanti il progetto certificato, dovrà essere inviato a RINA dal detentore del certificato di progetto, un documento formale (es. una dichiarazione firmata) nel quale sia indicata:
- la data del documento stesso;
- il numero di registrazione del certificato;
- lo scopo del certificato;
- l’anno nel quale il certificato è stato
emesso.
L’uso dell’etichetta FSC è autorizzato da RINA, sempre accompagnato dalle appropriate dichiarazioni promozionali FSC e può essere
concesso solo ai proprietari/manager del progetto che abbia ottenuto una certificazione parziale o completa.
Nel caso in cui il detentore finale del progetto desideri utilizzare i marchi FSC dovrà farne richiesta all’agente FSC nominato di zona.
Per restauri o modifiche di progetti certificati in precedenza, dovrà essere presentato un nuovo progetto ed un nuovo numero di registrazione per progetti candidati verrà rilasciato.
CAPITOLO 9 – MATERIALI DI RECUPERO NON- CERTIFICATI
L’Organizzazione che vende materiali di recupero a base forestale (incluso il bambù ed il sughero) senza dichiarazioni FSC deve dimostrare che il suo materiale in ingresso di recupero per l’uso nel gruppo di prodotto FSC o nei progetti FSC sia conforme con le definizioni FSC per il materiale di recupero pre- e/o post-consumo.
A tale scopo l’Organizzazione deve aver condotto un processo di validazione dei suoi fornitori di materiali di recupero per determinare se i materiali forniti siano eleggibili ad essere inseriti all’interno dei gruppo di prodotto FSC. Nel dettaglio:
- per ogni fornitore l’Organizzazione deve aver mantenuto registrazioni e definito la necessaria documentazione ad evidenza e le azioni per dimostrare che i materiali acquistati siano conformi con le definizioni FSC per i materiali di recupero pre- e post- consumo, incluso:
o il nome e l’indirizzo del fornitore;
o attività del fornitore (es. acquirente/collettore dal punto di rinominazione,
commerciante);
o categorie di materiale reclaimed che deve essere fornito;
o il livello di controllo richiesto (es. ispezione visiva al momento della ricezione, audit ai fornitori).
- l’Organizzazione deve monitorare la conformità dei fornitori in relazione alle definizioni FSC ed alle specifiche d’acquisto e deve avere un piano di contingenza per provvedere al materiale non conforme o alla documentazione fornita (esempio, richiesta di correzione di documenti d’acquisto, temporanea o permanente invalidazione del fornitore, classificazione del materiale come input non eleggibile per i prodotti FSC);
- al momento della ricezione, l’Organizzazione deve verificare tutti i materiali di recupero attraverso un’ispezione visiva ed aver classificato in pre-consumo e/o post-consumo i materiali di recupero;
- l’Organizzazione deve conservare evidenza oggettiva per ogni fornitura, comprovante che il materiale di recupero sia conforme alle definizioni FSC per il pre-consumo ed il post- consumo (potrebbero essere campioni di materiale, foto, report di analisi della qualità, fatture, note di consegna o documenti di trasporto ecc.);
- l’Organizzazione deve aver implementato un “programma di audit al fornitore” che includa tutti i fornitori per i quali la classificazione di materiali di recupero come pre-consumo e/o post-consumo non possa essere dimostrata attraverso evidenze oggettive al momento del ricevimento;
- nel caso in cui il materiale ricevuto non sia conforme con le specifiche di acquisto e/o le quantità indicate nelle fatture non siano corrette, l’Organizzazione deve aver portato avanti azioni immediate di follow-up per correggere la deviazione (di cui al punto 2 sopra)10;
- nel caso in cui il materiale ricevuto contenga un mix di materiale pre- consumo e post-consumo nella sua composizione, l’Organizzazione deve aver applicato una delle seguenti misure:
o classificato l’intero ammontare del materiale come di recupero pre-consumo o
o analizzato e confermato le quantità di materiale pre- consumo e post-consumo nel mix ricevuto. In questo caso l’Organizzazione è tenuta a:
- avere tenuto una dichiarazione scritta dal fornitore in merito alle quantità di materiale pre-consumo e post-consumo di recupero per ogni mix di materiale fornito ed
i. aver incluso il fornitore all’interno del programma di audit dei fornitori.
- l’Organizzazione deve aver effettuato
fornitori inclusi nel programma di audit del fornitore (inclusi i fornitori d’oltremare) utilizzando un approccio a campionamento;
- il numero minimo di fornitori auditati per anno deve essere come segue: la dimensione del campione deve essere la radice quadrata dei fornitori (x) con
0.8 come coefficiente (Y = 0.8√X, dove “Y” è il numero di fornitori che devono essere auditati), arrotondato al numero intero superiore;
- il campione di fornitori selezionato dall’Organizzazione deve essere alternato e rappresentativo in termini di:
o distribuzione geografica;
o attività e/o prodotti;
o dimensioni e/o produzione annua
- nel caso in cui il fornitore selezionato nel campionamento venda prodotti di recupero che siano in precedenza stati raccolti, classificati e commercializzati da altre Organizzazioni o siti, la catena completa di fornitura di questi materiali deve essere auditata indietro fino al punto dove la classificazione come pre- consumo e/o post-consumo può essere dimostrata attraverso evidenze oggettive;
- l’Organizzazione per i fornitori campionati nel programma di audit deve aver valutato e verificato i documenti ed altre evidenze riguardanti la quantità di materiale fornita, la qualità e la conformità alle definizioni FSC di materiale pre-consumo e post- consumo che includono:
o istruzioni o procedure del fornitore messe in atto per controllare e classificare i materiali di recupero;
o dove applicabile, i corsi o le istruzioni fornite al personale del fornitore in merito alla classificazione ed al controllo dei materialidi recupero;
o i registri che dimostrino l’origine dei materiali11 (Es. foto, indirizzo di case demolite, fatture ecc.)
- l’Organizzazione deve aver documentato gli audit ai fornitori, incluso una registrazione della data dell’audit, dei rilievi dell’audit in relazione ai requisiti di cui al punto 5
regolari (almeno annui) audit on-site dei
11 Una dichiarazione dal fornitore, anche se parte del contratto, non è considerata una prova sufficiente della
10 Le azioni di follow-up devono essere registrate dall’Organizzazione e l’Organizzazione deve comunicarle a XXXX xxxxxxx gli audit annuali
categoria del materiale e della sua origine. Comunque, essa può essere usata come evidenza addizionale per dimostrare la conformità del materiale con le definizioni FSC®.
sopra, i nomi e le qualifiche degli auditors e gli esempi di ogni evidenza raccolta per verificare la classificazione dei materiali.
L’Organizzazione ha la possibilità di effettuare audit documentali (audit in remoto) per i commerciali o uffici vendite che non abbiano il possesso fisico dei materiali di recupero, e che non alterino, immagazzinino o re-impacchettino i materiali di recupero. Inoltre l’Organizzazione può appaltare ad un ente di certificazione accreditato o ad altra parte esterna qualificata l’attività di audit presso i fornitori.
RINA verificherà:
- l’efficace distinzione e controllo dei fornitori di materiali riciclati pre-consumo e post-consumo ed ogni altra prescrizione prevista nello standard FSC- STD-40-007;
- l’effettuazione e l’efficacia degli audit ai
fornitori fatti dall’Organizzazione;
- come minimo un campione sulla base della seguente formula: y=0.8√x, dove y è il numero dei fornitori da verificare, arrotondato all’intero superiore, x è il numero di fornitori verificati dal Sito Partecipante nel periodo della valutazione in corso.
L’Organizzazione è tenuta a comunicare a RINA
ogni eventuale modifica o aggiunta di fornitori.
CAPITOLO 10 – FSC CONTROLLED XXXX
XXXX non è accreditato FSC Controlled Wood.
CAPITOLO 11 – VERIFICA DELLA TRANSAZIONE
L’organizzazione deve supportare la verifica delle transazioni condotta da ASI tramite RINA, fornendo campioni di dati sulle transazioni FSC come richiesto da RINA in accordo alle tempistiche del diagramma di flusso riportate nell’Allegato 1.
CAPITOLO 12 – ANNUAL ADMINISTRATION FEE (AAF)
L'AAF è regolamentata dal documento normativo FSC-POL-20-005 (ultima versione).
Questa politica è applicabile a FSC e a tutti gli organismi di certificazione che gestiscono programmi per la certificazione della gestione forestale e della catena di custodia (incluso il legno controllato) rispetto agli standard FSC. Tutti gli aspetti di questa politica sono considerati normativi, incluso l'ambito di applicazione, le date di entrata in vigore e di validità, i riferimenti, i
termini e le definizioni, le note a piè di pagina, i grafici, le tabelle e gli allegati, salvo diversa indicazione.
L'AAF viene raccolto da RINA per conto di FSC.
L'AAF sarà calcolato e fatturato da RINA in base al fatturato annuo dell'organizzazione.
CAPITOLO 13 – RICORSI, RECLAMI, DISPUTE 13.1
L’Organizzazione può fare ricorso contro le decisioni del RINA, esponendo le ragioni del dissenso, entro 30 giorni dalla data di notificazione della decisione.
RINA vi terrà informati sui progressi nella valutazione del reclamo o appello, investigherà sull’argomento e specificherà le sue azioni proposte in risposta al reclamo o appello entro 3 mesi dalla sua ricezione.
Ulteriori informazioni sono disponibili sul documento “Modalità per presentare Reclami, Segnalazioni e Ricorsi relativa alla certificazione della catena di custodia dei prodotti di origine forestale FSC” scaricabile dal sito RINA alla pagina FSC.
13.2
Ogni spesa relativa al ricorso rimane a carico dell’Organizzazione salvo i casi di riconosciuta fondatezza.
CAPITOLO 14 – CONDIZIONI CONTRATTUALI
Per le condizioni contrattuali trovano applicazioni le disposizioni contenute nel documento RINA “Condizioni Generali di contratto per la certificazione di sistemi, prodotti e personale”, nell’edizione in vigore disponibile dal sito xxx.xxxx.xxx.
ALLEGATO 1 – DIAGRAMMA DI FLUSSO PER LA VERIFICA DELLE TRANSAZIONI
Diagramma di flusso per la verifica delle transazioni con intervalli temporali - proposta dell'ASI, condivisa e discussa con gli organismi di certificazione, Stato 31 maggio18.
REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE E MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE DELLA CATENA DI CUSTODIA DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE (FSC® – CHAIN OF CUSTODY)
Pubblicazione: RC/C 66 Edizione Italiana
RINA
Xxx Xxxxxxx 00
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