Contract
Procedura aperta per la stipula di un Accordo quadro per l’affidamento del servizio di agenzia viaggi e del servizio di gestione integrata delle trasferte per Coni Servizi S.p.A.
CIG 70239803A9
R.A. 028/17/PA
Capitolato tecnico e speciale d’appalto
Sommario
2. VALORE MASSIMO STIMATO DELL’ACCORDO QUADRO 4
3.1. Periodo di avvio/chiusura del Contratto 5
4.1.1. Documenti – specifiche tecniche 5
4.1.1.2. Biglietti ferroviari 6
4.1.1.3. Biglietti marittimi 7
4.1.1.4. Voucher di autonoleggio e noleggio pullman 7
4.1.1.5. Voucher alberghieri 8
4.2. Processo di erogazione dei Documenti (Travel Tool) 9
4.2.1. Verifica delle soluzioni 10
4.2.1.2. Indisponibilità di soluzioni 11
4.2.3. Prenotazione ed emissione 11
4.2.3.1. Prenotazione non disponibile 12
4.2.4.1. Consegna di Documenti in formato elettronico 12
4.2.4.2. Consegna di Documenti in formato cartaceo 12
4.3. Servizio di gestione integrata delle trasferte 13
5.2. Consulenza sulla Travel Policy 14
5.3. Gestione delle pratiche per visti consolari 14
5.4. Business Travel Center 15
5.5. Servizio di emergenza H24 16
5.8. Monitoraggio delle prestazioni 18
6. VERIFICHE ED INADEMPIENZE 18
7. ONERI A CARICO DI CONI SERVIZI 19
9. FATTURAZIONE E PAGAMENTI 20
10. ONERI ED OBBLIGHI DEL FORNITORE E DIRITTI DI CONI SERVIZI 22
11. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA 22
14. RISOLUZIONE DEL CONTRATTO 24
15. DIVIETO DI CESSIONE DEL CONTRATTO 25
16. GARANZIE SULL’ADEMPIMENTO TOTALE E PARZIALE 25
17. CODICE ETICO E MODELLO ORGANIZZATIVO 26
19. FORO COMPETENTE E DOMICILIO DEL FORNITORE 26
20. TUTELA DELLA PRIVACY E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 27
Oggetto del presente Capitolato tecnico e speciale d’appalto (d’ora in poi anche solo “Capitolato”) è disciplinare il servizio di agenzia viaggi e del servizio di gestione integrata delle trasferte per Coni Servizi S.p.A. (d’ora in poi anche solo “Coni Servizi”).
In particolare, l’oggetto del servizio è costituito dalle seguenti macro-categorie di prestazioni:
Business Travel: Prenotazione e fornitura dei titoli di viaggio (aerei, ferroviari, marittimi, voucher per soggiorno, voucher per noleggio veicoli, visti consolari);
Servizio di gestione integrata delle trasferte come meglio specificato al successivo paragrafo 4.3.
A questi servizi si associano delle prestazioni ad integrazione che saranno indicate nei paragrafi successivi e che formano parte integrante di quanto viene richiesto.
Tali servizi saranno resi nel pieno rispetto dei livelli di servizio indicati nel corpo del presente Capitolato nonché delle condizioni migliorative proposte dal Fornitore in sede di Offerta tecnica.
Nell’Allegato A al presente Capitolato Tecnico “Indicazioni Storiche sugli Ordinativi di Fornitura” sono riportati i fabbisogni storici ed indicativi del Servizio di agenzia viaggi. Dette indicazioni vengono fornite a titolo puramente indicativo, sulla base di una stima effettuata allo stato delle informazioni in possesso di Coni Servizi.
Nel corpo del presente Capitolato, con il termine:
“Fornitore” si intende l’Agenzia aggiudicataria della presente procedura di gara tenuta alla erogazione del Servizio e delle prestazioni ad esso accessorie;
“Documento di Travel Policy” si intende l'insieme delle regole relative alle trasferte dei dipendenti e/o dei collaboratori esterni (autorizzati ad usufruire del Servizio) quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le procedure di autorizzazione interne, le tipologie di trasferta consentite a differenti profili;
“Ora lavorativa” si intendono le ore ricomprese all’interno dell’orario di apertura e di funzionamento del Business Travel Center di cui al successivo paragrafo 5.4;
“Vettore” si intende la società terza titolata all’erogazione di uno dei servizi di trasporto (aereo, ferroviario, marittimo ed automobilistico). Resta inteso che il Fornitore opererà esclusivamente quale intermediario delle società che forniscono i vari servizi; pertanto, tutti i servizi si intenderanno resi in base ai termini ed alle condizioni dei relativi contratti;
“Viaggiatore” si intende il soggetto autorizzato da Xxxx Xxxxxxx a fruire del servizio erogato dal Fornitore.
Le prenotazioni dei titoli di viaggio/scambio potranno essere richieste da Coni Servizi anche per soggetti terzi, non dipendenti della Stazione appaltante, partecipanti ad iniziative/eventi organizzate/i da Coni Servizi stessa su tutto il territorio nazionale (es. Trofeo Coni, Educamp, ecc.).
Si precisa sin da ora, come meglio esplicitato nel Disciplinare di gara e nella documentazione di gara, che il Fornitore non sarà in alcun modo ritenuto responsabile per i danni subiti da Coni Servizi per inadempienze o fatti in ogni caso imputabili alle società terze emettitrici dei servizi.
I servizi descritti nel presente documento, le condizioni migliorative ed economiche proposte dal Fornitore in sede di Offerta tecnica ed economica dovranno essere applicate anche all’Ente CONI e alle Federazioni sportive nazionale che intendessero farne richiesta.
Si fa presente che, per i viaggi a titolo personale dei dipendenti, collaboratori e loro familiari verranno applicate, ove possibile, le stesse condizioni di resa del servizio previste per i dipendenti di Coni Servizi.
Rimane comunque inteso che per i servizi resi dal Fornitore ai sensi del precedente comma:
Coni Servizi rimane del tutto estranea ai rapporti che dovessero intercorrere tra il Fornitore e ciascun singolo Utente, restando l’Utente responsabile in via esclusiva delle relative obbligazioni assunte nei confronti del Fornitore;
La prestazione dovrà essere fatturata direttamente all’Utente richiedente e dal medesimo pagata.
Il Responsabile del Procedimento per la fase di Affidamento è il Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx nella sua qualità di Responsabile della Direzione Acquisti.
Il Responsabile del Procedimento per la fase di Esecuzione del contratto è il Xxxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx nella sua qualità di Responsabile della Direzione Risorse Umane.
Il Direttore dell’Esecuzione del Contratto verrà nominato prima della stipula del Contratto.
Il valore massimo stimato dell’accordo quadro, rappresentativo della sommatoria dell’importo massimo presunto delle seguenti voci:
Fee per i servizi di Business Travel;
Mark up riconosciuto per i servizi di gestione integrata delle trasferte,
che presumibilmente verranno riconosciute durante la vigenza contrattuale è pari ad € 850.000,00 al netto dell’IVA.
Gli oneri della sicurezza sono pari a 0.
L’importo sopra indicato rappresenta pertanto l’importo massimo di spesa contrattuale non impegnativo e vincolante per Coni Servizi in quanto frutto di una stima relativa al presumibile fabbisogno nell’arco temporale di durata dello stesso.
Il Fornitore non potrà avanzare pretese o diritti nel caso in cui l’importo massimo di spesa non venga raggiunto ovvero qualora il Contratto venga a scadenza prima del termine citato per il raggiungimento dell’importo massimo di spesa.
L’importo sopra indicato dovrà intendersi comprensivo di ogni altra attività necessaria per l’esatto e completo adempimento delle prestazioni contrattuali secondo quanto specificato nel presente Capitolato nonché secondo quanto dichiarato in sede di Offerta tecnica.
Si precisa che, ai sensi dell’art. 106, comma 12, del Codice, ove ciò si renda necessario in corso di esecuzione, Coni Servizi potrà imporre al Fornitore un aumento o una diminuzione delle prestazioni contrattuali fino a concorrenza di un quinto dell’importo del Contratto agli stessi patti e condizioni ivi riportati.
Coni Servizi si riserva l’insindacabile facoltà di ordinare un’eventuale ripetizione di servizi identici/analoghi a quelli oggetto del Contratto, agli stessi patti e condizioni ivi riportati, fino ad un massimo di 24 (ventiquattro) mesi per un valore annuo di € 212.500,00 + IVA.
Il presente Accordo quadro ha una durata di 48 (quarantotto) mesi decorrenti dalla data di stipula del Contratto.
Il Contratto si intenderà terminato al raggiungimento dell’importo massimo di spesa.
La durata del Contratto potrà essere prorogata ulteriormente qualora Coni Servizi ravvisi la necessità di esaurire l’importo massimo di spesa.
Il Contratto si intenderà terminato anche prima della scadenza, o dell’eventuale termine di proroga, nell’ipotesi di totale assorbimento dell’importo massimo di spesa.
Coni Servizi, altresì, si riserva di concedere proroga limitata al tempo strettamente necessario alla conclusione della procedura necessaria per l'individuazione di un nuovo contraente. In tal caso il Fornitore sarà tenuto all'esecuzione delle prestazioni previste nel Contratto agli stessi prezzi, patti e condizioni.
Il Fornitore si impegna alla data di avvio del Contratto a coordinarsi con il Fornitore uscente in merito alle liberatorie da ottenere relativamente alle prenotazioni aeree di gruppo in essere e di acquisire le eventuali prenotazioni alberghiere.
Il Fornitore si impegna altresì all’atto della chiusura del Contratto oggetto del presente Capitolato a concedere eventuali liberatorie relative a prenotazioni aeree di gruppo e le prenotazioni alberghiere.
Il Fornitore dovrà farsi carico dell’acquisizione, mediante modulistica concordata con Coni Servizi, dei dati relativi alle tessere di fidelizzazione dei viaggatori Coni Servizi con i vettori di trasporto e catene alberghiere.
Considerata la particolare natura dei servizi oggetto dell’appalto e l’esigenza di verifica della rispondenza ai requisiti richiesti, i servizi di cui al presente Capitolato saranno sottoposti ad un periodo di prova e valutazione da parte di Coni Servizi della durata di sei mesi decorrenti dalla data di avvio del servizio.
Durante tale periodo Xxxx Xxxxxxx, ove riscontri a suo insindacabile giudizio la non rispondenza ai suddetti requisiti del servizio offerto, avrà facoltà di risolvere il Contratto senza che il Fornitore possa vantare per tale motivo alcun diritto o ragione, fermo restando il pagamento delle prestazioni a quel momento effettuate.
Il Servizio di agenzia viaggi consiste nell’erogazione delle attività esplicitate nei successivi paragrafi nonché nei successivi servizi integrativi:
I documenti da erogare dovranno rispettare i requisiti minimi riportati al successivo paragrafo 4.1.1 ed, in generale, il Servizio dovrà rispettare le specifiche tecniche di cui al successivo paragrafo 4.1.2.
Si fa presente che laddove presenti Accordi o Tariffazioni corporate da parte di Coni Servizi, il Fornitore, su richiesta di Coni Servizi, dovrà prevedere l’utilizzo di tali accordi o tariffazioni in sede di prenotazione. Il Fornitore è tenuto a non applicare alcuna commissione nei confronti dei vettori nonché delle strutture alberghiere con i/le quali Coni Servizi ha stipulato Accordi o Tariffazioni corporate.
L'Utente richiedente (d’ora in poi anche solo “Utente”) potrà altresì indicare al Fornitore, in sede di richiesta, la prenotazione di uno specifico Vettore/albergo. In tal caso il Fornitore dovrà prevedere l’utilizzo dei Vettori/Alberghi indicati dall’Utente.
Il Fornitore è tenuto a fornire il Servizio tramite l’erogazione dei seguenti titoli di viaggio e titoli di scambio (d’ora in poi anche solo “Documenti”):
Titoli di viaggio:
Biglietti aerei;
Biglietti ferroviari;
Biglietti marittimi;
Titoli di scambio:
Voucher di autonoleggio e noleggio pullman;
Voucher alberghieri.
Ciascun Documento dovrà essere disponibile nei seguenti formati:
“Formato elettronico”: Documenti emessi, su richiesta di Coni Servizi, tramite posta elettronica, ed associati ad un numero univoco di identificazione;
“Formato cartaceo”: Documenti emessi, su richiesta di Xxxx Xxxxxxx, tramite un documento fisico e consegnati presso il luogo di consegna indicato da Xxxx Xxxxxxx.
Il Fornitore si impegna a consegnare:
relativamente a biglietti aerei, biglietti ferroviari, biglietti marittimi e voucher di autonoleggio: un Documento per ogni singola tratta che compone la trasferta;
relativamente a voucher alberghieri: un Documento per ogni struttura alberghiera dove è previsto il pernottamento, anche relativo a più notti consecutive.
Il Fornitore dovrà mettere a disposizione dei viaggiatori applicazioni gratuite per la visualizzazione dei documenti di viaggio anche attraverso i device aziendali in dotazione ai viaggiatori Coni Servizi.
Di seguito sono riportate le specifiche tecniche relative a ciascuna tipologia di Documento.
I biglietti aerei sono dei titoli di viaggio individuali e nominativi che autorizzano il titolare ad usufruire del servizio di trasporto aereo erogato da un Vettore.
I biglietti aerei si differenziano per:
Tipologia:
Biglietti per voli di linea: Xxxxxx di viaggio emessi da Vettori cosiddetti “di linea”, per tratte pianificate in base a degli orari aventi caratteristiche di regolarità e frequenza tali da costituire un evidente serie sistematica di voli;
Biglietti per voli low cost: Xxxxxx di viaggio emessi da Vettori cosiddetti “low cost carrier” caratterizzati da tariffe solitamente ridotte rispetto ai biglietti per voli di linea.
Itinerario:
Biglietti nazionali: Xxxxxx di viaggio il cui itinerario prevede scali esclusivamente all’interno del territorio dell’Italia;
Biglietti internazionali: Xxxxxx di viaggio il cui itinerario prevede almeno uno scalo al di fuori del territorio dell’Italia.
Flessibilità:
Biglietti aperti: Xxxxxx di viaggio che consentono al Viaggiatore di poter modificare la data e l’orario di partenza, ferma restando la non modificabilità dell’aeroporto di partenza e del Vettore;
Biglietti chiusi: Xxxxxx di viaggio che non consentono al Viaggiatore di modificare la data, l’aeroporto, e/o gli orari previsti di partenza.
Classe:
Business: Xxxxxx di viaggio che consentono al titolare di poter viaggiare su sedili passeggeri classificati di “prima classe” da parte del Vettore;
Economy: Xxxxxx di viaggio che consentono al titolare di poter viaggiare su sedili passeggeri classificati di “seconda classe” da parte del Vettore.
I biglietti ferroviari sono dei titoli di viaggio individuali e nominativi che autorizzano il titolare ad usufruire del servizio di trasporto su rotaie erogato da un Vettore.
I biglietti ferroviari si differenziano per:
Itinerario:
Biglietti regionali: Xxxxxx di viaggio che consentono l’utilizzo di treni il cui itinerario prevede partenza, arrivo ed eventuali cambi esclusivamente in stazioni ferroviarie localizzate all’interno dei confini della regione;
Biglietti nazionali: Xxxxxx di viaggio che consentono l’utilizzo di treni il cui itinerario prevede partenza, arrivo ed eventuali cambi esclusivamente in stazioni ferroviarie localizzate all’interno dei confini dell’Italia;
Biglietti internazionali: Xxxxxx di viaggio che consentono l’utilizzo di treni il cui itinerario prevede la partenza e/o l’arrivo e/o un cambio in stazioni ferroviarie localizzate al di fuori dei confini dell’Italia.
Tipologia:
Biglietti con prenotazione: Xxxxxx di viaggio ai quali è assegnato un codice univoco di prenotazione, detto Passenger Name Record (PNR), il quale identifica sia la carrozza di viaggio sia il numero del posto a sedere della carrozza;
Biglietti senza prenotazione: Xxxxxx di viaggio che consentono esclusivamente l’utilizzo di treni senza la preventiva assegnazione di un PNR.
Classe:
Prima classe: Xxxxxx di viaggio che consentono l’utilizzo di treni su carrozze classificate “di prima classe” da parte del Vettore;
Seconda classe: Xxxxxx di viaggio che consentono l’utilizzo di treni su carrozze classificate “di seconda classe” da parte del Vettore.
I biglietti marittimi sono dei titoli di viaggio individuali e nominativi che autorizzano il titolare ad usufruire del servizio di trasporto navale (quale, a titolo esemplificativo e non esaustivo, su navi e traghetti) erogato da un Vettore.
I biglietti marittimi si differenziano per:
Itinerario:
Biglietti nazionali: Xxxxxx di viaggio il cui itinerario prevede partenza, arrivo e scali esclusivamente in porti/stazioni marittime localizzati all’interno dei confini dell’Italia;
Biglietti internazionali: Xxxxxx di viaggio il cui itinerario prevede la partenza e/o l’arrivo e/o uno scalo in porti/stazioni marittime localizzati al di fuori dei confini dell’Italia.
Sistemazione:
Poltrona: Xxxxxx di viaggio che consentono l’utilizzo di navi/traghetti con sistemazione in poltrona, conformemente alle tipologie di poltrone offerte dai Vettori;
Cabina: Xxxxxx di viaggio che consentono l’utilizzo di navi/traghetti con sistemazione in cabina, conformemente alle tipologie di cabina offerte dai Vettori;
Mista: Xxxxxx di viaggio non ricompresi tra quelli classificati come Cabina e Poltrona, e/o comprensivi di ulteriori servizi, quali, a titolo esemplificativo, il servizio di posteggio auto e/o motocicli al seguito.
I voucher di autonoleggio sono dei titoli di scambio individuali e nominativi che autorizzano l’uso, anche continuativo, di un autoveicolo o di un pullman a noleggio messo a disposizione da un Vettore.
I voucher di autonoleggio si differenziano per:
Tipologia:
Autonoleggio e noleggio pullman con conducente: Titoli di scambio che consentono il noleggio di autoveicoli/pullman nei quali è ricompreso anche il servizio di guida con conducente;
Autonoleggio senza conducente: Xxxxxx di scambio che consentono il noleggio di autoveicoli/pullman e che vincolano il titolare del Documento alla guida del mezzo.
Itinerario:
Voucher nazionali: Titoli di scambio che consentono il noleggio per itinerari che ne prevedono il ritiro e la riconsegna all’interno del territorio dell’Italia;
Voucher internazionali: Titoli di scambio che consentono il noleggio per itinerari che ne prevedono il ritiro e/o la riconsegna di fuori del territorio dell’Italia.
I voucher alberghieri sono dei titoli di scambio individuali e nominativi che autorizzano il titolare al pernottamento, anche relativo a più notti non necessariamente consecutive, nella camera di una struttura alberghiera inclusiva di bagno in camera.
I voucher alberghieri si differenziano per:
Localizzazione:
Voucher per alberghi nazionali: Titoli di scambio che consentono il pernottamento presso alberghi localizzati all’interno del territorio dell’Italia e per i quali è garantito l’utilizzo della lingua italiana da parte del personale alberghiero;
Voucher per alberghi internazionali: Titoli di scambio che consentono il pernottamento presso alberghi localizzati fuori del territorio dell’Italia e per i quali dovrà essere garantito almeno l’utilizzo della lingua inglese da parte del personale alberghiero.
Categoria di albergo:
Voucher per alberghi di categoria 3 stelle: Titoli di scambio che consentono il pernottamento in alberghi che, per la qualità del servizio offerto, rientrano nella classificazione nazionale a 3 stelle ovvero, per alberghi localizzati fuori dal territorio dell’Italia, di categoria equivalente alla classificazione nazionale a 3 stelle;
Voucher per alberghi di categoria 4 stelle: Titoli di scambio che consentono il pernottamento in alberghi che, per la qualità del servizio offerto, rientrano nella classificazione nazionale a 4 stelle ovvero, per alberghi localizzati fuori dal territorio dell’Italia, di categoria equivalente alla classificazione nazionale a 4 stelle;
Voucher per alberghi di categoria superiore alle 4 stelle: Titoli di scambio che consentono il pernottamento in alberghi che, per la qualità del servizio offerto, rientrano nella classificazione nazionale superiore a quella a 4 stelle ovvero, per alberghi localizzati fuori dal territorio dell’Italia, di categoria superiore alla classificazione nazionale a 4 stelle.
Tipologia di camera:
Voucher per camera singola: Titoli di scambio che consentono il pernottamento in camere di alberghi identificate come singole da parte della struttura alberghiera erogatrice del servizio;
Voucher per camera doppia uso singolo: Titoli di scambio che consentono il pernottamento in camere di alberghi identificate come doppie ad uso singolo da parte della struttura alberghiera erogatrice del servizio;
Voucher per camera superiore: Titoli di scambio che consentono il pernottamento in camere di alberghi identificate di qualità superiore alle doppie ad uso singolo da parte della struttura alberghiera erogatrice del servizio.
Il Fornitore è tenuto ad eseguire la verifica delle soluzioni di viaggio, la prenotazione, l’emissione e la consegna dei Documenti necessari secondo le modalità e nel rispetto, salvo diverso accordo scritto tra le parti, dei livelli di servizio di seguito indicati, In particolare, il processo di erogazione dei Documenti è costituito dalle seguenti fasi:
Verifica delle soluzioni (paragrafo 4.2.1);
Prenotazione ed emissione a seguito dell’accettazione (paragrafo 4.2.3);
Consegna (paragrafo 4.2.4);
(Eventuale) Cancellazioni (paragrafo 4.2.5);
(Eventuale) Rimborsi (paragrafo 4.2.6);
(Eventuale) Cambio prenotazione (paragrafo 4.2.7).
Si precisa, inoltre, che il corrispettivo relativo all’espletamento di tutte le fasi del processo di erogazione dei Documenti dovrà intendersi incluso nei prezzi offerti in sede di gara.
Il processo dovrà essere effettuato attraverso un sistema informatico “Travel Tool” messo a disposizione di Coni Servizi.
In particolare il Fornitore si impegna a fornire un sistema gestionale per la prenotazione dei viaggi che rispecchi le seguenti caratteristiche minime, in particolare l’applicativo dovrà:
gestire il dialogo "Utente - Fornitore" in modalità strutturata per la richiesta di servizi di viaggio;
possibilità di indicare in fase di richiesta le seguenti informazioni:
Centro di costo;
Centro di responsabilità;
Commessa.
gestire integralmente e automaticamente il processo autorizzativo secondo i livelli definiti nella Travel Policy;
consentire la distinzione delle soluzioni in policy da quelle fuori policy;
consentire di inibire la visualizzazione delle soluzioni fuori policy;
consentire, in caso di richiesta out of policy, la possibilità di attribuire una motivazione di scelta e la relativa tracciabilità in report;
fornire all'Utente la visibilità delle soluzioni di viaggio proposte dal Fornitore direttamente nel tool e la possibilità di selezionarla direttamente;
mantenere lo storico delle soluzioni proposte dal Fornitore e della scelta effettuata dall'Utente;
consentire la possibilità di effettuare una richiesta in nome e per conto di un altro Utente;
disporre di un cruscotto all'interno del quale è possibile monitorare lo stato di presa in carico delle richieste e prenotazioni da parte del Fornitore.
Il Fornitore dovrà mettere a disposizione un manuale on line per l’utilizzo del Travel Tool.
Il Travel Tool dovrà essere customizzato dal Fornitore sulla base dei processi (amministrativi/autorizzativi) di Coni Servizi e predisposto per accogliere le informazioni aggiuntive necessarie alle integrazioni con il sistema SAP (es. info CoAn) che verranno definite a seguito della stipula del contratto. Coni Servizi, durante la vigenza contrattuale potrà richiedere di aggiornare il format per la gestione on line del servizio sulla base delle proprie necessità prevedendo la creazione/modifica di nuovi centri di costo, centri di responsabilità e nuove commesse.
L’attività di customizzazione/aggiornamento del Travel Tool dovrà intendersi ricompresa nei prezzi offerti in gara.
Il Fornitore dovrà comunque garantire la possibilità di gestire le richieste di servizi mediante e-mail con format strutturato (gestione offline del servizio).
La struttura del format per la gestione offline del servizio verrà condivisa con il Fornitore prima della stipula del Contratto.
A seguito della ricezione della Richiesta di Consegna, il Fornitore dovrà verificare le Soluzioni rispondenti alle esigenze espresse.
Relativamente alla verifica di disponibilità per pernottamenti presso le strutture alberghiere, in caso di richieste che prevedano il pernottamento del viaggiatore in una stessa località e per un numero di notti consecutive maggiore di una, il Fornitore dovrà garantire la prenotazione nella stessa camera.
Il Fornitore dovrà trasmettere le Soluzioni, nel rispetto dei seguenti termini minimi:
per le Richieste di Consegna trasmesse entro le ore 13:00, entro e non oltre le ore 13:00 del giorno lavorativo successivo;
per le Richieste di Consegna trasmesse dopo le ore 13:00, entro e non oltre l’orario di chiusura del Business Travel Center del giorno lavorativo successivo.
Le Soluzioni individuate dovranno essere inviate all’indirizzo di posta elettronica dell’Utente, nel rispetto di quanto di seguito indicato.
A seguito della Richiesta il Fornitore dovrà trasmettere almeno:
in caso di richiesta di Xxxxxxxxx aerei, almeno 2 Soluzioni tra quelle individuate, riportanti l’itinerario di viaggio (aeroporto di partenza ed aeroporto di arrivo, orario locale di partenza ed orario locale di arrivo), i servizi ancillari, il periodo di validità di ciascuna soluzione individuata nonché il relativo prezzo.
Per i voli aerei il Fornitore, nel formulare le proposte, dovrà essere proattivo e contemplare soluzioni di viaggio secondo la logica “Total Cost”;
in caso di richiesta di Biglietti ferroviari, almeno 2 Soluzioni (se disponibili) tra quelle individuate riportanti l’itinerario di viaggio (stazione di partenza e stazione di arrivo, orario locale di partenza ed orario locale di arrivo), il periodo di validità di ciascuna soluzione individuata nonché il relativo prezzo;
in caso di richiesta di Biglietti marittimi, almeno 2 Soluzioni (se disponibili) tra quelle individuate riportanti l’itinerario di viaggio (Porto di partenza e Porto di arrivo, orario locale di partenza ed orario locale di arrivo, orario di imbarco), il periodo di validità di ciascuna soluzione individuata nonché il relativo prezzo;
in caso di richiesta di Voucher di autonoleggio e Noleggio pullman, almeno 2 Soluzioni tra quelle individuate, riportante il periodo temporale del noleggio, chilometraggio incluso massimo, i punti di presa in carico e restituzione dei mezzi, classe/categoria di appartenenza, assicurazione prevista e inclusa nel noleggio, eventuali penali applicate;
in caso di richieste che necessitano di pernottamento alberghiero, 3 (tre) Soluzioni in albergo di categoria tre stelle e/o, nel rispetto di quanto indicato da Coni Servizi nella Richiesta, almeno 3 (tre) Soluzioni in albergo di categoria quattro stelle, i riferimenti dell’Albergo (indirizzo, recapito telefonico, indirizzo e-mail e numero di fax, eventuale indirizzo del sito web), il periodo di validità di ciascuna soluzione individuata nonché il relativo prezzo;
il preventivo complessivo di spesa, nonché quello relativo a ciascuna Soluzione individuata.
Nella formulazione delle proposte il Fornitore dovrà sempre evidenziare la “best buy” nonché la disponibilità della tariffa corporate.
Nell’ottica di ottimizzazione della spesa, Coni Servizi desidera che il Fornitore sia proattivo anche nella ricerca di soluzioni di viaggio disponibili esclusivamente su WEB. Tali tariffe dovranno essere proposte ai Viaggiatori se migliorative rispetto alle soluzioni di viaggio “tradizionalmente” gestite dal Fornitore.
In sede di Offerta tecnica, il Fornitore dovrà esplicitare le modalità di gestione del processo anche in considerazione della volatilità delle tariffe WEB e la necessità di confermare le stesse in tempi molto rapidi. In sede di reportistica, il Fornitore è tenuto ad esplicitare la fonte della tariffa proposta (es: WEB, GDS, …).
Il Fornitore dovrà garantire che le proposte viaggio presentate a Coni Servizi rappresentino le migliori soluzioni economiche presenti sul mercato e qualora Coni Servizi riscontri la presenza di offerte più competitive il Fornitore medesimo si impegna a procedere al relativo adeguamento e al rimborso della differenza pagata.
Il Fornitore è tenuto ad allertare l’Utente, con un preavviso di almeno 24 ore, della scadenza della validità della soluzione individuata.
Nel caso in cui, a seguito delle opportune verifiche, il Fornitore non sia in grado di individuare nessuna Soluzione rispondente alle esigenze espresse, dovrà darne riscontro all’Utente, motivando opportunamente le ragioni della indisponibilità di soluzioni ed indicando congiuntamente un elenco di possibili soluzioni alternative, nelle modalità ed entro i termini massimi stabiliti per l’invio di ciascuna Soluzione di cui al precedente paragrafo 4.2.1.
Resta inteso che è facoltà dell’Utente, a seguito della ricezione della comunicazione di indisponibilità di Soluzioni, revocare/annullare con le stesse modalità dell’invio la precedente Richiesta e valutare se inviare una nuova Richiesta. In caso di annullamento/revoca della Richiesta, Coni Servizi non è tenuta a corrispondere i costi per diritti di agenzia.
A seguito della ricezione delle soluzioni disponibili, di cui al precedente paragrafo 4.2.1, è facoltà dell’Utente valutare le Soluzioni proposte dal Fornitore, purché entro il periodo di validità di ciascuna Soluzione comunicata. Resta intesto che, superato il periodo di validità, il Fornitore non è tenuto a garantire la prenotazione della Soluzione inviata.
Nel caso di emissione di un biglietto aereo “low cost”, la Soluzione non costituisce la sua disponibilità effettiva al momento della conferma, in quanto in questo caso la prenotazione coincide con l’acquisto e l’emissione del biglietto.
Qualora l’Utente individui soluzioni di viaggio a tariffe più vantaggiose rispetto a quelle proposte, il Fornitore sarà tenuto ad eseguire le relative prenotazioni ed emettere i biglietti e/o voucher alberghieri nella piena rispondenza della soluzione indicata dall’Utente.
Il Fornitore è tenuto, a seguito della ricezione della Comunicazione di accettazione inviata dall’Utente, a:
prenotare i Documenti relativi alla Soluzione accettata;
emettere i Documenti prenotati e pagarne anticipatamente i relativi costi.
Il Fornitore è responsabile a tutti gli effetti sia della correttezza dei Documenti da prenotare ed emettere sia di tutte le eventuali procedure successive all’emissione degli stessi (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, cancellazioni, cambi e rimborsi).
Per ciascun Documento il Fornitore dovrà altresì indicare la presenza di eventuali restrizioni imposte dal Vettore e/o dalla società alberghiera, nonché altre informazioni di supporto quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la necessità di viaggiare muniti di visti consolari, il periodo di validità del passaporto richiesto per il paese di destinazione, numeri utili in caso di emergenza, ecc.
Nel caso in cui, a seguito della ricezione della Comunicazione di accettazione, il Fornitore non sia più in grado di concludere la relativa prenotazione in quanto non resa più disponibile dai Vettori e/o dalle strutture alberghiere, ovvero in quanto soggetta ad una tariffazione differente rispetto a quella comunicata a Coni Servizi, quest’ultimo dovrà tempestivamente e, comunque, entro e non oltre un’ora lavorativa decorrente dall’ora di invio della Comunicazione di accettazione, pena l’applicazione delle penali sotto indicate, darne riscontro all’Utente, indicando congiuntamente un elenco di possibili soluzioni alternative, nel rispetto delle stese modalità stabilite per l’invio di ciascuna Soluzione di cui al precedente paragrafo 4.2.1.
R esta inteso che, in caso di prenotazione non disponibile, la precedente Richiesta è da intendersi revocata, senza necessità che Coni Servizi emetta la relativa comunicazione scritta, e Coni Servizi medesima non è tenuta a corrispondere i diritti di agenzia.
A seguito delle attività di prenotazione ed emissione, il Fornitore è tenuto ad erogare il servizio di consegna dei Documenti in formato elettronico e, laddove richiesto dall’Utente, in formato cartaceo.
I Documenti emessi nelle modalità di cui al precedente paragrafo 4.2.3 dovranno essere consegnati all’Utente in formato elettronico non modificabile (quale a titolo esemplificativo e non esaustivo, in formato Adobe Acrobat pdf) allegato alla e-mail trasmessa al viaggiatore e, laddove previsto dal documento di Travel Policy aziendale, per conoscenza al relativo centro di costo, nel rispetto dei seguenti termini:
p er le Comunicazioni di accettazione trasmesse entro le ore 13:00, entro e non oltre le ore 13:00 del giorno lavorativo successivo;
per le Comunicazioni di accettazione trasmesse dopo le ore 13:00, entro e non oltre l’orario di chiusura del Business Travel Center del giorno lavorativo successivo.
Il Fornitore è tenuta a consegnare i documenti in formato elettronico trasmettendo gli stessi agli indirizzi di posta elettronica indicati.
All’atto dell’avvenuta consegna dei Documenti in formato elettronico l’Utente dovrà inviare una comunicazione al Fornitore tramite e-mail di conferma, nella quale dovrà essere dato atto dell’avvenuta consegna e della corrispondenza tra quanto richiesto e quanto consegnato.
Laddove sia espressamente richiesta la consegna dei Documenti in formato cartaceo, il Fornitore dovrà effettuare la consegna presso la sede indicata nella relativa Richiesta.
Si precisa che verranno consegnati Documenti in formato cartaceo solo laddove questi siano espressamente resi disponibili da parte dei Vettori, mentre, nel caso in cui il Vettore renda disponibile i Documenti esclusivamente in formato elettronico, la consegna degli stessi in formato cartaceo riguarderà la semplice stampa dei Documenti elettronici emessi.
Il Fornitore dovrà garantire il servizio di cancellazione dei Documenti, laddove previsti dal Vettore erogatore del servizio, nel rispetto delle modalità e dei tempi resi noti all’Utente congiuntamente alla consegna dei Documenti stessi.
La pratica di cancellazione dei Documenti sarà avviata dall’Utente tramite l’invio della comunicazione di cancellazione.
Resta inteso che laddove l’attivazione della pratica di cancellazione generi l’addebito di penali sul costo del Documento per cui si richiede la cancellazione, Coni Servizi dovrà corrispondere al Fornitore l’importo anticipato.
A seguito della richiesta di cancellazione dei Documenti, laddove richiesto da Coni Servizi, il Fornitore dovrà garantire il servizio di rimborso nei limiti e secondo le modalità definite dal Vettore.
Il Fornitore sarà tenuto ad attivare le pratiche di rimborso ed ad accreditare il relativo corrispettivo.
A seguito della positiva attività di chiusura della pratica, il Fornitore dovrà darne comunicazione a Coni Servizi, tramite posta elettronica, indicando l’importo da rimborsare.
Il Fornitore dovrà garantire il servizio di cambio prenotazione dei Documenti già consegnati, laddove tale modalità sia prevista da parte del Vettore, nel rispetto delle modalità e dei tempi resi noti all’Utente congiuntamente alla consegna dei Documenti stessi.
La pratica di cambio prenotazione sarà attivata dall’Utente tramite l’invio di una comunicazione di cambio prenotazione.
A seguito della positiva attività di chiusura della pratica di cambio prenotazione, il Fornitore dovrà darne comunicazione all’Utente tramite posta elettronica e, quindi, consegnare i nuovi Documenti emessi nel rispetto delle tempistiche e delle modalità stabilite per la consegna dei Documenti di cui al precedente paragrafo 4.2.3.
Resta inteso che laddove l’attivazione della pratica di cambio prenotazione generi l’addebito di penali sul costo del Documento per il quale si richiede di effettuare il cambio prenotazione, Coni Servizi dovrà corrispondere al Fornitore l’importo anticipato.
Laddove richiesto da Coni Servizi il Fornitore dovrà assicurare i servizi di progettazione, organizzazione e realizzazione delle trasferte delle squadre olimpiche (e dei loro accompagnatori) in occasione delle manifestazioni sportive nazionali ed internazionali nonché degli atleti (e dei loro accompagnatori) che parteciperanno agli eventi sportivi organizzati da Coni Servizi (“Gruppi”).
Coni Servizi provvederà, in particolare a comunicare al Fornitore la necessità di supporto per tali eventi/manifestazioni attraverso una programmazione semestrale.
A titolo puramente esemplificativo ma non esaustivo, nel servizio in oggetto dovranno essere ricompresi:
assistenza anche mediante sopralluoghi congiunti nell’individuazione e nella valutazione delle strutture alberghiere;
assistenza nell’individuazione e nella valutazione degli autonoleggiatori;
prenotazione e coordinare il successivo espletamento di tutti i servizi di soggiorno e di trasferimento;
prendere in locazione un aeromobile privato, sulla base del numero di soggetti da trasportare, che garantisca la massima affidabilità;
gestire le operazioni di imbarco e sbarco passeggeri e registrazione e riconsegna bagagli;
gestire il servizio di assistenza aeroportuale (ad es. assistenza al check-in);
fornire il servizio di assistenza extra baggage in aeroporto predisponendo il pagamento in loco;
effettuare il servizio di assistenza e accompagnamento al seguito con almeno n. 2 risorse dello staff dedicato;
effettuare servizi di gestione ed individuazione dei fornitori di beni e servizi;
effettuare servizi di gestione e prenotazione viaggio ed alberghiera;
effettuare i servizi di allestimento evento;
gestire i servizi ristorativi;
fornire il servizio di segreteria organizzativa;
fornire il servizio di assistenza tecnica.
Le prestazioni descritte nel presente paragrafo, nonché le ulteriori attività ivi riportate, ovvero comunque necessarie per l’esatto adempimento degli obblighi contrattuali, sono connesse ed accessorie alla fornitura del Servizio. Dette prestazioni accessorie sono, quindi, erogate dal Fornitore unitamente al servizio medesimo ed il relativo corrispettivo dovrà intendersi incluso nei prezzi offerti in sede di gara.
Il Fornitore dovrà assicurare uno applicativo denominato Self Booking Tool, fruibile via web, attraverso il quale i soli Utenti abilitati possono autonomamente prenotare ovvero richiedere uno o più servizi propedeutici all’espletamento di un viaggio di lavoro.
Il Fornitore dovrà mettere a disposizione un manuale on line per l’utilizzo del Self Booking Tool.
Coni Servizi potrà richiedere il servizio di Consulenza sulla Travel Policy aziendale, finalizzato ad aggiornare l’esistente documento di Travel Policy.
Il Fornitore dovrà valutare la situazione attuale relativa alla politica interna sulle trasferte per viaggi di lavoro adottata da Xxxx Xxxxxxx e recuperare le informazioni necessarie per la redazione di un nuovo documento di Travel Policy, il quale dovrà:
garantire il miglioramento dei processi interni di autorizzazione, anche tramite la segmentazione dei dipendenti per profili di viaggiatori;
esplicitare le azioni volte a generare risparmi di spesa per trasferte di lavoro;
contenere delle linee guida volte a sensibilizzare Coni Servizi sull’impatto ambientale generato dalle trasferte di lavoro;
includere delle linee guida relative alle modalità più efficaci di comunicazione del nuovo documento di Travel Policy al personale dipendente.
Il visto consolare è il permesso mediante il quale il console di uno Stato riconosce validità ad un passaporto straniero consentendo al titolare di entrare nel proprio territorio e di uscirne.
Laddove richiesto da parte dell’Utente nella Richiesta, il Fornitore è tenuto a gestire le procedure di emissione del visto consolare necessario, interfacciandosi direttamente con le rappresentanze diplomatiche (ambasciate e/o consolati) di pertinenza.
Il Fornitore dovrà consegnare la documentazione richiesta entro e non oltre 20 (venti) giorni lavorativi decorrenti dalla data di ricezione della Richiesta.
A seguito della consegna della documentazione prodotta, dovrà essere redatto un apposito verbale, in contraddittorio con Xxxx Xxxxxxx e controfirmato dalla stessa, nel quale dovrà essere dato atto della positiva attività di chiusura della pratica per visti consolari.
Coni Servizi riconoscerà all’Agenzia Viaggi il costo “vivo” della pratica, risultante dalle spese amministrativa che la stessa avrà sostenuto.
Al fine di garantire la gestione di tutti i servizi richiesti, Il Fornitore dovrà garantire l’operatività, nei modi e nei termini offerti in sede di gara, di un Business Travel Center, ovvero almeno un centro di ricezione e gestione delle singole Richieste, costituito da proprio personale operativo che abbia, per quanto riguarda il personale assegnato alle attività di cui al presente Capitolato Tecnico, un’adeguata esperienza professionale nell’ambito dei servizi di competenza ivi descritti.
I suddetti operatori, inoltre, dovranno garantire omogeneità di servizio nei confronti di tutte le Richieste che perverranno.
Le postazioni operative dovranno garantire la gestione dell’intero ciclo inerente le richieste che saranno effettuate.
Il Business Travel Center dovrà prevedere almeno:
un numero di telefono;
un numero di fax
un indirizzo di posta elettronica (e-mail)
In caso di mancato funzionamento di uno dei predetti strumenti, il Fornitore dovrà tempestivamente comunicare a Coni Servizi l’eventuale indisponibilità del servizio che, comunque, dovrà essere temporaneamente sostituito da un numero di telefono e/o di fax e/o un indirizzo e-mail, aventi le medesime caratteristiche del Servizio richiesto.
Il Business Travel Center dovrà garantire l’operatività dalle ore 8,00 alle ore 18,00 dal Lunedì al Venerdì in tutti i giorni lavorativi dell’anno, esclusi il sabato, la domenica e le festività nazionali.
Laddove offerto dal Fornitore in sede di gara e oggetto di attribuzione del punteggio tecnico, il servizio dovrà essere disponibile nei giorni indicati.
L’indirizzo di posta elettronica del Business Travel dovrà avere attiva la funzionalità di avviso automatico di risposta al mittente sulla ricezione di ciascuna e-mail inviata dag li Utenti.
Le richieste inoltrate tramite posta elettronica o fax al di fuori degli orari di apertura del Business Travel Center, ovvero entro 1 (una) ora dall’orario di chiusura del Business Travel Center si intenderanno ricevute all’orario di apertura del giorno lavorativo successivo.
Relativamente alle chiamate telefoniche effettuate, il Business Travel Center dovrà garantire un “tempo di attesa telefonica” – inteso come il tempo intercorrente tra l’inizio della risposta, anche se effettuata attraverso l’ausilio di un risponditore automatico, e l’inizio della conversazione con l’operatore o di conclusione della chiamata, in caso di rinuncia prima dell’inizio della conversazione con l’operatore – non superiore a 60 (sessanta) secondi.
Il Business Travel Center dovrà consentire di:
richiedere informazioni e chiarimenti sui Documenti e sulle informazioni relative ai servizi oggetto del presente Capitolato nonché su quanto offerto dal Fornitore in sede di Offerta tecnica migliorativa
richiedere chiarimenti ed informazioni sulle Soluzioni proposte dal Fornitore;
inviare le Richieste, le Comunicazioni di Accettazione e le ulteriori comunicazioni previste nel presente Capitolato Tecnico;
richiedere chiarimenti sulle modalità e sulle tempistiche di consegna dei Documenti e sullo stato delle consegne;
inoltrare i reclami.
I numeri di telefono e di fax dovranno essere:
“Numeri per servizi di addebito al chiamato” denominati, secondo una terminologia di uso comune “Numeri verdi”, secondo quanto definito dall'art. 16 della Delibera n. 9/03/CIR della AGCOM “Piano di numerazione nel settore delle telecomunicazioni e disciplina attuativa” (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana del 1° agosto 2003, n. 177);
o vvero, in alternativa
Numeri geografici di rete fissa nazionale.
Il Fornitore dovrà inoltre fornire un Servizio di Emergenza H24, attivo 7 giorni su 7, dalle 18.00 alle 08.30, in lingua italiana, raggiungibile anche dall’estero. Il servizio reso sarà orientato sempre alla logica della migliore soluzione economica di viaggio e comunque nei parametri fissati dalla Travel Policy. Sarà cura di Xxxx Xxxxxxx concordare con il Fornitore la modalità di accesso al servizio 24 ore per l’emissione dei titoli di viaggio, al fine di rendere riconoscibile il dipendente autorizzato ad accedervi. Per tutti gli altri dipendenti/profili non segnalati od autorizzati, il servizio 24 ore provvederà alla sola prenotazione e informazione ma non all’emissione prepagata dei servizi.
Il Fornitore si impegna a mettere a disposizione una persona dedicata con ruolo di Program Manager in qualità di suo responsabile per l’esecuzione del Contratto.
Il Program Manager dovrà essere sempre reperibile 7 giorni su 7 e pronto a fornire un feedback alle richieste avanzate in tempi rapidi e secondo le modalità concordate di volta in volta.
Il Program Manager si incontrerà con una frequenza almeno trimestrale con Coni Servizi con l’obiettivo di condividere:
l’analisi della spesa sulla base della reportistica fornita dal Fornitore;
la valutazione delle modalità di erogazione dei Servizi;
l’analisi degli aspetti economici;
la definizione di eventuali azioni correttive su Travel Policy e procedure di richiesta;
la consulenza su nuovi accordi corporate che sarebbe opportuno effettuare su tratte aeree, hotel/catene alberghiere;
la consulenza su modalità di acquisto differenti;
l’identificazione di nuove esigenze;
l’identificazione di nuove aree di risparmio.
Il Fornitore dovrà trasmettere a Coni Servizi, con cadenza mensile, la “Reportistica di servizio” relativa alle Richieste ed alle Comunicazioni di accettazione ricevute. Le informazioni contenute nella Reportistica di servizio dovranno essere di tipo tabellare e trasmesse in formato elettronico (foglio elettronico, quale a titolo esemplificativo e non esaustivo Microsoft Excel). In particolare, ciascun record informativo (riga) dovrà corrispondere a ciascun singolo Documento consegnato ed indicare almeno le seguenti informazioni (ognuna corrispondente ad un campo informativo):
Codice univoco di identificazione associato ad ogni Richiesta;
Centro di costo di riferimento;
Data di invio della Richiesta di Consegna;
Data di invio della Comunicazione di accettazione;
Tipologia di Documenti richiesti;
Richiesta di consegna di Documenti in formato cartaceo;
Codice univoco di riferimento del Documento;
Riferimenti del viaggiatore (nome, cognome e numero di matricola);
(per i titoli di viaggio e per i voucher di autonoleggio)
Ragione sociale del vettore utilizzato;
Itinerario di viaggio (località di partenza, località di arrivo, data di partenza, data di arrivo);
(per i voucher alberghieri)
Ragione sociale dell’Albergo;
Indirizzo;
Categoria;
Tipo di camera;
Numero di notti di pernottamento;
(per i biglietti di viaggio)
Importo della Tariffa piena, ovvero della tariffa relativa a Documenti senza limitazioni sull’utilizzo e sulle prenotazioni e totalmente rimborsabili, e specificatamente:
per i biglietti aerei: la tariffa “full fare IATA” applicata dal Vettore;
per i biglietti ferroviari: tariffe pubbliche del Vettore;
per i biglietti marittimi: tariffe pubbliche del Vettore;
per i voucher di autonoleggio: tariffe pubbliche del Vettore;
per i voucher alberghieri: Tariffa piena o “Rack Rate” applicata dall’Albergo
La predetta reportistica dovrà essere consegnata entro il termine del 5^ (quinto) giorno lavorativo del mese successivo al mese oggetto di reportistica, pena l’applicazione delle penali sotto indicate.
Entro lo stesso termine il Fornitore dovrà altresì fornire una reportistica, in formato elettronico, contenente, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le seguenti analisi (su base mensile e progressiva):
riepilogo della spesa della biglietteria aerea suddivisa per nazionale, internazionale ed intercontinentale con relativo numero di emissioni per ciascuna tipologia di biglietto aereo;
riepilogo di tutti i Servizi emessi (autonoleggi, hotel, biglietti ferroviari, ecc…) con numero delle emissioni;
analisi delle tratte aeree più ricorrenti utilizzate: numero di biglietti emessi, costo per singola tratta, costo medio per tratta, per vettore, ecc.;
analisi a valore e quantità della tipologia (nazionale, internazionale, intercontinentale) di biglietto richiesta, con identificazione della tipologia di biglietto/tratta/vettore utilizzato, valori di volato suddiviso per centro di costo e dettaglio tariffa rifiutata (lost saving) rispetto alla “best buy”;
analisi dell’advance booking e del rispetto della Travel Policy per tipologia di servizio.
Il Fornitore si impegna inoltre a fornire report addizionali a semplice richiesta di Coni Servizi, a titolo di esempio:
report relativi a progetti speciali in corso volti a presidiarne la spesa;
report progressivi per il supporto alle negoziazioni delle tariffe corporate con i vettori aerei.
Il Fornitore dovrà altresì fornire una specifica reportistica relativa ai “reclami” sollevati dal Viaggiatore, che dovrà contenere almeno i seguenti campi:
oggetto del reclamo;
chi ha effettuato il reclamo;
data del reclamo;
modalità di risoluzione del reclamo;
data della chiusura reclamo.
Coni Servizi, in sede di sottoscrizione del Contatto e, comunque, durante la fruizione dei Servizi potrà affinare la reportistica e richiedere eventuali report ad hoc ed aggiuntivi rispetto a quanto concordato.
Al momento della sottoscrizione del Contratto, le Parti definiranno congiuntamente i report a supporto della fatturazione destinati alla struttura amministrativa di Coni Servizi.
Il Fornitore si impegna a sottoporre semestralmente a Coni Servizi un Business Plan di miglioramento delle prestazioni e dei costi, proponendo eventuali modifiche sia al proprio sistema interno che al sistema/procedure/comportamenti di Coni Servizi.
Il Fornitore si impegna inoltre ad informare Xxxx Servizi di tutte le evoluzioni di mercato, di eventi speciali di settore ed altri mutamenti che potrebbero incidere sia sul trattamento economico sia sulla qualità del servizio.
Il Program Manager del Fornitore e il Direttore dell’Esecuzione del Contratto si impegnano a riunirsi, con cadenza da concordarsi, per analizzare l’andamento del fatturato generato, il livello di risparmi ottenuti, le potenziali aree di miglioramento e le azioni da svolgere per conseguire i risultati, in termini qualitativi e quantitativi, preconcordati durante la stesura e condivisione del Business Plan annuale.
Si impegnano inoltre ad analizzare, con cadenza da concordarsi, il livello di rispetto, da parte dei viaggiatori Coni Servizi, della Travel Policy aziendale, le cause più frequenti di discordanza da essa ed a definire congiuntamente eventuali attività risolutive.
Il Fornitore si impegna semestralmente ad effettuare un’indagine di soddisfazione sul livello di servizio erogato a Coni Servizi. Verranno interpellate tutte le Direzioni aziendali nonché tuti i referenti delle sedi periferiche, sulla base di un questionario preconcordato tra il Program Manager del Fornitore e il Direttore dell’Esecuzione del Contratto. L’elaborazione dei dati risultanti è a cura del Fornitore, che presenterà il riscontro dell’indagine entro 1 mese dalla chiusura della stessa.
Coni Servizi esercita la vigilanza e il controllo della corretta esecuzione del servizio e della corrispondenza dello stesso a quanto previsto nel presente documento, anche attraverso verifiche in loco, effettuate in qualsiasi momento e senza necessità di preavviso.
In caso siano rilevate inadempienze di qualsiasi genere, queste saranno immediatamente contestate verbalmente al Fornitore.
In caso di mancata risposta del Fornitore al suddetto richiamo, seguirà apposita comunicazione scritta (tramite e-mail o fax) da parte di Coni Servizi.
Il Fornitore, entro il termine ad essa assegnato, avrà facoltà di formulare le proprie osservazioni e deduzioni.
Parziali o mancate prestazioni riscontrate da Coni Servizi a seguito dei controlli effettuati determineranno, previa contestazione scritta, la decurtazione dagli importi dovuti delle somme corrispondenti alle prestazioni non effettuate.
In caso di sospensione dei servizi, Xxxx Servizi avrà piena facoltà, nei giorni di sospensione, di fare eseguire il servizio stesso da terzi nel modo che riterrà opportuno, addebitando al Fornitore la relativa spesa.
Dopo la terza contestazione scritta, Xxxx Xxxxxxx avrà facoltà di risolvere il Contratto, fatte salve ulteriori azioni anche riguardanti eventuali profili risarcitori.
Xxx Xxxx Xxxxxxx, a proprio insindacabile giudizio, rilevi gravi inadempienze rispetto a una delle clausole previste dal presente Capitolato, ovvero un comportamento del Fornitore pregiudizievole per Coni Servizi stessa, ha diritto alla risoluzione del Contratto, fatto salvo il diritto al risarcimento del danno.
In particolare, Coni Servizi si riserva di richiedere al Fornitore il rimborso di eventuali maggiori spese sopportate rispetto a quelle che sarebbero derivate dal corretto adempimento del Contratto.
Coni Servizi metterà a disposizione del Fornitore la Travel Policy aziendale per tipologia di viaggiatore che indica chiare e inequivocabili linee guida circa la procedura da seguire per le trasferte e la modulistica da utilizzare, al fine di effettuare un efficace controllo di gestione ed una trasparente determinazione dei risparmi ottenibili.
Coni Servizi provvederà inoltre a:
fornire gli accordi corporate in essere;
consegnare al Fornitore l’elenco dei soggetti autorizzati a richiedere i servizi di viaggio, l'elenco dei singoli centri di costo e dei capitoli di spesa dagli stessi amministrati, nonché i nominativi del personale incaricato della gestione delle differenti tipologie di viaggio, suddivisi per centri di costo;
fornire l'elenco del Top Management;
fornire copia della regolamentazione relativa alle autorizzazioni preventive al viaggio e alla procedura utilizzata.
Il subappalto è ammesso in conformità all’art. 105 del D.Lgs. 50/2016 e non comporta alcuna modificazione agli obblighi e agli oneri del Fornitore che rimane unico e solo responsabile nei confronti di Xxxx Servizi delle prestazioni subappaltate.
Il Fornitore dovrà praticare, per le prestazioni affidate in subappalto, gli stessi prezzi unitari risultanti dall'aggiudicazione, con ribasso non superiore al venti per cento, nel rispetto degli standard qualitativi e prestazionali previsti nel Contratto di appalto e corrispondere i costi della sicurezza e della manodopera, relativi alle prestazioni affidate in subappalto, alle Imprese subappaltatrici senza alcun ribasso.
L’affidamento in subappalto è sottoposto, ai sensi del richiamato art. 105 del D.Lgs. 50/2016, alle seguenti condizioni:
il concorrente dovrà aver indicato in fase di gara le attività e/o i servizi che intende subappaltare e la terna dei subappaltatori, con il relativo DGUE (in mancanza di tali indicazioni il successivo subappalto è vietato);
dopo la stipula del Contratto, il Fornitore dovrà depositare presso Coni Servizi l’originale o copia autentica del Contratto di subappalto almeno venti giorni prima dell’inizio dell’esecuzione delle attività subappaltate;
il Fornitore, unitamente al Contratto di subappalto di cui sopra, ai sensi dell’art. 105, commi 7 e 18, del D.Lgs. 50/2016, dovrà produrre:
la dichiarazione in formato elettronico relativa alla sussistenza o meno di eventuali forme di controllo o collegamento a norma dell’art. 2359 del Codice civile con l’Impresa subappaltatrice. Nel caso in cui il Fornitore sia un consorzio, analoga dichiarazione dovrà essere prodotta da ciascuna delle Imprese facenti parte del consorzio;
la dichiarazione del subappaltatore attestante l'assenza dei motivi di esclusione di cui all’art. 80 del D.Lgs. 50/2016.
Coni Servizi provvederà ai sensi di quanto previsto dall’art. 105, comma 13, del D.Lgs. 50/2016, a corrispondere direttamente al subappaltatore, al cottimista, al prestatore di servizi ed al Fornitore di beni o lavori, l'importo dovuto per le prestazioni dagli stessi eseguite nelle fattispecie previste nella stessa norma. In tal caso, il Fornitore dovrà comunicare a Coni Servizi la parte delle prestazioni eseguite dal subappaltatore, con la specificazione del relativo importo e con proposta motivata di pagamento.
Nella contrattazione e nella stipula del Contratto di subappalto il Fornitore prenderà attentamente in considerazione e pondererà in maniera adeguata le condizioni ed i termini di pagamento stabiliti da Coni Servizi.
Il Fornitore dovrà provvedere a sostituire i subappaltatori relativamente ai quali apposita verifica abbia dimostrato la sussistenza dei motivi di esclusione di cui all’art. 80 del D.Lgs. 50/2016.
Si applicano, in quanto compatibili, le altre disposizioni dell’art. 105 del D.Lgs. 50/2016.
Il Fornitore sarà remunerato per ciascun servizio prenotato con una logica di “ticketing fee” per i servizi di Business Travel prestati in regime di intermediazione, come meglio dettagliato nel seguito.
Si precisa che la fee applicata, al netto del ribasso di gara, sarà applicata sull’emissione di biglietteria aerea, biglietteria ferroviaria, biglietteria marittima, voucher alberghieri e autonoleggi.
Nulla sarà riconosciuto all’agenzia per i cambi di prenotazione che non comportino nuova emissione di biglietteria e/o voucher.
Per quanto concerne i servizi di gestione integrata delle trasferte, verrà riconosciuto da Coni Servizi esclusivamente un mark up unico percentuale sul costo netto dei servizi richiesti così determinato:
Volume di Fatturato in Euro |
Mark up percentuale applicato |
Fino a € 2 MLN |
Mark up offerto in sede di gara |
Oltre € 2 MLN e fino a € 3 MLN |
Decurtazione dello 0,50 % di Mark up sul differenziale superiore a 2 MLN di € |
Oltre € 3 MLN |
Decurtazione dello 0,70 % di Mark up sul differenziale superiore a 3 MLN di € |
Per la gestione integrata delle trasferte il Fornitore non potrà pertanto richiedere un compenso aggiuntivo per l’emissione dei biglietti in quanto tale compenso è già ricompreso nel Mark up.
Su richiesta specifica di Coni Servizi il Fornitore sarà tenuto ad esibire la fattura in originale del Fornitore del servizio.
Il Fornitore dovrà:
Inviare indirizzare all'Ufficio “Amministrazione, finanza e controllo”, separato per ciascun centro di costo, un estratto conto definitivo a fine mese, numerato progressivamente, relativo ai titoli di viaggio emessi nei precedenti 30 giorni, contenente l'elenco nominativo dei titoli emessi, la descrizione dei servizi, la data di emissione ed il relativo costo;
agevolare l'operazione di verifica dei dati, eventualmente fornendo ad un referente amministrativo Coni Servizi una password di acceso diretto al database globale;
presentare separatamente, in caso di biglietti non utilizzati o di parziale rimborso degli stessi, le relative note di credito, allegando un elenco dei passeggeri, con la data e identificazione del biglietto;
inviare all’Ufficio “Amministrazione, finanza e controllo” con cadenza mensile dei file in formato elettronico contenenti i dati da acquisire nel sistema contabile e di controllo gestione. La predisposizione di tali file verrà concordata tra il Fornitore e l’Ufficio “Amministrazione, finanza e controllo”.
Il Fornitore dovrà trasmettete mensilmente un’unica fattura elettronica distinguendo le seguenti voci:
Fee per i servizi di Business Travel;
Mark up riconosciuto per i servizi di gestione integrata delle trasferte;
Costi anticipati dal Fornitore per i servizi oggetto del presente capitolato.
Il pagamento delle Fatture, da parte di Coni Servizi, sarà effettuato entro 60 giorni data fattura.
Il pagamento delle Fee e del Markup, al fine di assicurare la tracciabilità dei movimenti finanziari, ai sensi e per gli effetti dell’art. 3 della Legge n. 136/2010 e s.m.i. (“Piano straordinario contro le mafie e delega al Governo in materia di normativa antimafia”), sarà effettuato esclusivamente tramite lo strumento del bonifico bancario sul conto corrente bancario o postale dedicato indicato dal Fornitore (cfr paragrafo 4.8 della Determinazione ANAC n. 4 del 7 luglio 2011).
Per il rimborso dei costi anticipati dal Fornitore per i servizi oggetto del presente capitolato Coni Servizi potrà prevedere modalità di pagamento differenti dal bonifico bancario.
Sono esclusi dagli obblighi di tracciabilità i fornitori dei servizi di trasporto, ricettivi e di ristorazione acquistati dal Fornitore per conto di Coni Servizi.
In ottemperanza al D.M. n. 55 del 3 aprile 2013, le fatture dovranno essere trasmesse esclusivamente in modalità elettronica, secondo il formato di cui all’allegato A “Formato della fattura elettronica” del citato DM n. 55/2013.
Il Codice Univoco Ufficio assegnato dall'I.P.A. (xxx.xxxxxxxx.xxx.xx) a Coni Servizi, da inserire obbligatoriamente nell’elemento del tracciato della fattura elettronica denominato “Codice Destinatario”, è il seguente: UFEEXY.
Il Codice Univoco Ufficio è un’informazione obbligatoria della fattura elettronica e rappresenta l’identificativo univoco che consente al Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, di recapitare correttamente la fattura elettronica all’ufficio destinatario.
Al fine di agevolare le operazioni di contabilizzazione e di pagamento delle fatture, oltre al “Codice Univoco Ufficio”, si richiede obbligatoriamente di indicare nella fattura elettronica, ove previsto, anche le seguenti informazioni:
Codice Identificativo Gara – <CIG> ;
Numero Ordine di Acquisto – OdA
Per quanto di proprio interesse sul sito xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx sono disponibili ulteriori informazioni in merito alle modalità di predisposizione e trasmissione della fattura elettronica al Sistema di Interscambio.
Coni Servizi si riserva di non procedere al pagamento delle fatture nei seguenti casi:
che non siano trasmesse in modalità elettronica;
per le quali si riscontri l’incompletezza e/o l’erroneità delle informazioni richieste (es. mancanza dell’indicazione del numero di ODA e CIG relativo; non correttezza del numero di ODA/CIG, ecc.);
per le quali si riscontri l’incoerenza tra i dati riportati nella fattura e le informazioni contenute negli altri documenti di acquisto (es. data di emissione della fattura anteriore alla data di emissione dell’ODA; indicazione di importi differenti nella fattura rispetto all’ODA; ecc.).
Il Fornitore dovrà eseguire le prestazioni contrattuali in piena autonomia, con assunzione a proprio rischio e carico di ogni onere e responsabilità in relazione all’apprestamento ed all’organizzazione dei mezzi, delle risorse umane e di tutto quanto necessario ad una esecuzione a regola d’arte.
Il Fornitore prende atto e conferma che la conclusione del Contratto non determina, in nessun caso, l'assunzione da parte di Coni Servizi di obblighi di qualsiasi natura e genere nei riguardi di dipendenti, collaboratori o ausiliari del Fornitore, salva l'applicazione dell'art. 1676 del Codice civile e dall’art. 29 del D.Lgs. n. 276/2003.
Il Fornitore è tenuto:
a garantire la propria idoneità tecnico-professionale in riferimento a tutte le attività contrattuali e che le stesse vengano svolte da personale specializzato ed eseguite secondo le condizioni stabilite dal Contratto, a regola d’arte e nel rispetto delle norme di legge;
a osservare scrupolosamente le norme e prescrizioni dei contratti collettivi, delle leggi e dei regolamenti in materia di retribuzione, tutela, sicurezza, legislazione sociale, assicurazione, prevenzione degli infortuni e previdenza obbligatoria dei lavoratori;
a non avvalersi di persone che siano alle dipendenze di Coni Servizi per l’esecuzione del Contratto;
ad eventualmente avvalersi nell'esecuzione del Contratto di persone nel rispetto delle previsioni e degli adempimenti prescritti dalla legge in relazione alla loro qualifica o meno di pubblici dipendenti, con particolare riferimento alle specifiche caratteristiche del loro rapporto di pubblico impiego ed alla regolarità della loro posizione;
a comunicare le eventuali variazioni della propria struttura organizzativa coinvolta nell'esecuzione del Contratto, indicando analiticamente le variazioni intervenute ed i nominativi dei nuovi responsabili;
a informare il personale che rispetto al proprio rapporto di lavoro Coni Servizi è del tutto estraneo, per cui non potranno essere avanzate pretese, azioni o ragioni di qualsivoglia natura nei confronti di Xxxx Xxxxxxx, salvo quanto previsto dalla legge;
a rispettare, per quanto applicabili, le norme internazionali UNI EN ISO vigenti per la gestione, l’assicurazione nella qualità delle prestazioni;
a non opporre a Coni Servizi qualsivoglia eccezione, contestazione e pretesa relative alla fornitura e/o alla prestazione dei servizi connessi;
a manlevare e tenere indenne Coni Servizi da tutte le conseguenze derivanti dalla eventuale inosservanza delle norme e prescrizioni tecniche, di sicurezza, di igiene e sanitarie vigenti;
uniformarsi ai principi e doveri etici richiamati nel Codice Etico in vigore.
In caso di inadempimento degli obblighi di cui sopra sarà facoltà di Coni Servizi risolvere il Contratto ai sensi dell’art. 1456 del Codice civile, come previsto dal successivo paragrafo 14.
Il Fornitore, i suoi dipendenti e collaboratori, sono tenuti al rispetto dell’obbligo di riservatezza in ordine alle informazioni relative all’organizzazione e ai metodi di produzione di Coni Servizi di cui vengano a conoscenza, per effetto del Contratto o in relazione ad esso.
Il Fornitore è obbligato a trattare con la massima riservatezza le informazioni e i dati, sia scritti sia verbali, forniti ad esso o ai suoi dipendenti/collaboratori da parte di Xxxx Xxxxxxx medesimo per effetto del Contratto o in relazione ad esso, ovvero quelli di cui venga a conoscenza in esecuzione dello stesso.
Il Fornitore è obbligato altresì a non divulgare, cedere né comunicare in alcun modo, in tutto o in parte - salvo preventivo assenso di Coni Servizi - i predetti dati ed informazioni a chicchessia, in particolare con riferimento ad incarichi di analoga natura che gli siano eventualmente conferiti da terzi.
La suddetta autorizzazione è condizionata all’indicazione, da parte del Fornitore, dell’oggetto, dello scopo e del destinatario delle predette informazioni.
È vietata al Fornitore, ad eccezione di quanto strettamente necessario per l’esecuzione delle prestazioni previste nel Contratto, l’utilizzazione per qualsiasi scopo o ragione dei marchi, dei loghi e della denominazione sociale di Coni Servizi.
È ammessa la menzione del rapporto contrattuale con Xxxx Xxxxxxx nelle referenze e nei curricula nei limiti ordinari ed in termini tali da non determinare la diffusione di informazioni riservate.
I predetti dati ed informazioni dovranno essere utilizzati esclusivamente ai fini dell'esecuzione del Contratto.
Salvo che non sia espressamente autorizzato da Coni Servizi a seguito di specifico accordo, è fatto divieto al Fornitore di apporre sulle schermature dei ponteggi eventualmente necessari, e/o sulle apparecchiature utilizzate per l’esecuzione del Contratto, messaggi pubblicitari di qualsiasi tipo o natura, ivi compresi quelli che, mediante l’utilizzazione di loghi o immagini, possano essere ricondotti ad un determinato produttore ed anche in assenza di indicazione del relativo marchio.
In caso di inosservanza, da parte del Fornitore, degli obblighi di cui sopra sarà facoltà di Coni Servizi risolvere il Contratto ai sensi dell’art. 1456 del Codice civile, come previsto dal successivo paragrafo 14.
Salve diverse sanzioni previste da disposizioni normative, Coni Servizi, a tutela delle norme contenute nel presente Capitolato, si riserva di applicare, oltre alle spese straordinarie che abbia dovuto sostenere per assicurare la regolarità e funzionalità della propria attività, le seguenti penali:
nel caso in cui il Fornitore presti i servizi in maniera difforme dalle disposizioni di cui al presente Capitolato e sulla base di quanto sancito dalla Travel policy con conseguenti limitazioni per la normale attività del servizio, verrà applicata una penale giornaliera pari a € 250,00 (duecentocinquanta/00) sino alla data in cui il servizio inizierà ad essere prestato in modo conforme, fatto salvo il risarcimento del maggiore danno. In tal caso dovrà essere altresì corrisposta la differenza di maggior costo sostenuto da Coni Servizi;
per ogni di titolo di viaggio non supportato da adeguata indagine finalizzata alla ricerca delle migliori condizioni possibili, verrà applicata una penale pari ad € 200,00 (duecento/00);
nel caso di erronea emissione, mancato o ritardato inoltro dei titoli di viaggio che comporti l’impossibilità di utilizzo degli stessi o la loro sostituzione per la trasferta programmata sarà addebitata al Fornitore una penale pari a € 200,00 (duecento/00) per singolo titolo;
per ritardata consegna dei report, superati i primi 7 giorni lavorativi di xxxxxxx, sarà addebitata al Fornitore a una penale pari a € 100,00 (cento/00) per ogni ulteriore giorno lavorativo di ritardo;
per ritardata consegna dei file elettronici e del supporto di carta alla fatturazione, superati i primi tre giorni lavorativi di ritardo sarà, addebitata al Fornitore una penale pari a € 100,00 (cento/00) per ogni ulteriore giorno lavorativo di ritardo rispetto a quanto stabilito contrattualmente;
per ogni indagine di Customer Satisfaction effettuata anche tramite terzi incaricati, che individui un risultato negativo, secondo quanto previsto al precedente paragrafo 5.8, verrà applicata una penale pari a € 3.000,00 (tremila/00); in tal caso la soglia di soddisfazione minima da raggiungere è del 70% per la prima rilevazione e da concordare per le successive verifiche volte a migliorare la perfomance;
nel caso in cui nel corso di un trimestre, si verifichino almeno 5 errori amministrativi quali ad esempio: doppia fatturazione, mancato invio all’Ufficio “Amministrazione, Finanza e Controllo” di Coni Servizi dell’estratto conto e/o delle eventuali note di credito, verrà applicata una penale pari a € 400 (quattrocento/00).
Il Fornitore avrà facoltà di presentare le proprie giustificazioni entro 10 (dieci) giorni dalla notifica della contestazione. Trascorso tale termine o qualora le giustificazioni non siano soddisfacenti, Coni Servizi provvederà a detrarre l’importo delle penali mediante ritenuta diretta sul corrispettivo del mese nel quale viene assunto il provvedimento ovvero a trattenere l’importo dalla garanzia definitiva; il Fornitore in quest’ultimo caso, dovrà provvedere a ripristinare nel suo valore la garanzia definitiva nel termine massimo di 10 (dieci) giorni.
Qualora nel corso di un semestre siano applicate almeno 4 penali dello stesso tipo, Coni Servizi si riserva il diritto di risolvere il Contratto incamerando la garanzia definitiva, senza che il Fornitore abbia nulla a pretendere e fatto salvo il diritto di Coni Servizi al risarcimento degli ulteriori danni.
La richiesta e/o il pagamento delle penali non esonera in nessun caso il Fornitore dall’adempimento dell’obbligazione per la quale si è reso inadempiente.
Qualora la penale applicata raggiunga il 10% dell’importo contrattuale, Coni Servizi avrà la facoltà di risolvere il Contratto, incamerando la Garanzia definitiva.
La legittima applicazione delle penali previste nel presente Contratto, costituisce un credito liquido, certo ed esigibile, che Xxxx Xxxxxxx ha la facoltà di compensare con i crediti vantati dal Fornitore.
Fermo restando quanto previsto dagli articoli 88, comma 4-ter, e 92, comma 4, del decreto legislativo 6 settembre 2011, n. 159, Coni Servizi potrà recedere dal Contratto in qualunque momento previo il pagamento delle prestazioni relative ai servizi eseguiti.
L'esercizio del diritto di recesso sarà preceduto da una formale comunicazione al Fornitore da darsi, mediante lettera raccomandata A.R., ovvero mediante posta elettronica certificata, con un preavviso non inferiore a venti giorni.
Per quanto non espressamente previsto si applica l’art. 109 del D.Lgs. 50/2016.
Fermo restando il diritto di recesso, Coni Servizi potrà procedere alla risoluzione di diritto del Contratto, ai sensi dell’art. 1456 del Codice Civile, qualora:
il Fornitore si trovi in una o più delle situazioni descritte all’art. 108, comma 1, del D.Lgs. 50/2016;
sia dichiarato fallito o nei suoi confronti venga avviata altra procedura concorsuale, nel cui ambito non sia dichiarata la continuità dell’impresa o del ramo di azienda a cui il Contratto sia pertinente;
venga meno, o manchi uno solo dei requisiti di legge previsti per l’espletamento dei servizi/forniture fatto salvo quanto indicato all’art. 108, comma 2, del D.Lgs. 50/2016;
si verifichi difformità tra le caratteristiche delle prestazioni erogate e quelle richieste;
fossero notificate quattro contestazioni ed applicate relative penali dello stesso tipo nel corso di un semestre come indicato al paragrafo 12;
il Fornitore in caso di contestazioni di Coni Servizi sul servizio non fornisca giustificazioni entro il termine stabilito di 10 ( dieci) giorni;
vengano violate le regole di Travel Policy;
si verifichi la violazione del divieto di cessione del Contratto previsto al successivo paragrafo 15;
si verifichi la violazione del divieto di subappalto previsto al precedente paragrafo 8;
si verifichi la violazione degli obblighi indicati al precedente paragrafo 10;
l’importo delle penalità abbia superato il 10% del valore del Contratto;
si verifichi la violazione degli obblighi di riservatezza, di cui al precedente paragrafo 11;
si verifichi la violazione degli obblighi previsti dall’art. 3 della Legge n. 136/2010 e s.m.i., richiamati nel precedente paragrafo 9;
venga rilevata l’inosservanza dei principi e doveri etici di cui al successivo paragrafo 17.
Si procederà altresì alla risoluzione del Contratto nelle altre ipotesi, disciplinate nelle presente documento, per le quali è stato espressamente previsto tale esercizio.
Coni Servizi dovrà risolvere il Contratto qualora il Fornitore si trovi in una delle situazione descritte all’art. 108, comma 2, del D.Lgs. 50/2016.
Nei casi sopra citati, resta salvo il diritto di Coni Servizi al risarcimento di tutti i danni subiti.
La risoluzione di diritto, si verificherà nel momento in cui Coni Servizi comunicherà al Fornitore, mediante lettera raccomandata a.r., ovvero mediante posta elettronica certificata, che intende avvalersi della clausola risolutiva espressa anzidetta.
Il Contratto sarà, invece, risolto, con semplice dichiarazione in tal senso, da parte di Coni Servizi al Fornitore, nei casi di furto, danneggiamenti, ubriachezza e comportamento contrario alle disposizioni interne di Coni Servizi, riferiti al personale Dipendente del Fornitore medesimo.
In ognuna delle ipotesi sopra previste, Coni Servizi non compenserà le prestazioni non eseguite, salvo il suo diritto al risarcimento dei maggiori danni.
Nel caso di risoluzione del Contratto il Fornitore avrà diritto soltanto al pagamento delle prestazioni regolarmente eseguite, decurtate degli oneri aggiuntivi derivanti dallo scioglimento del Contratto.
Coni Servizi avrà inoltre la facoltà di risolvere il Contratto, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1453 del Codice civile, previa diffida da notificarsi ai sensi e per gli effetti dell’art. 1454 del Codice civile, in ogni altro caso di inadempimento, anche parziale, delle obbligazioni previste nel Contratto.
Per quanto non espressamente previsto si applica l’art. 108 del D.Lgs. 50/2016.
E’ fatto assoluto divieto al Fornitore di cedere, a qualsiasi titolo, il contratto, a pena di nullità della cessione medesima.
In caso di inadempimento da parte del Fornitore degli obblighi di cui al presente articolo, Coni Servizi, fermo restando il diritto al risarcimento del danno, ha facoltà di dichiarare risolto di diritto, rispettivamente, il Contratto.
Ai fini della stipula del contratto, l’aggiudicatario dovrà prestare, ai sensi dell’art. 103 del Codice, una garanzia fideiussoria pari al 10% dell’importo contrattuale, in favore di Xxxx Xxxxxxx.
La garanzia copre l'adempimento di tutte le obbligazioni del contratto e del risarcimento dei danni derivanti dall'eventuale inadempimento delle obbligazioni stesse, nonché il rimborso delle somme pagate in più all'esecutore rispetto alle risultanze della liquidazione finale, salva comunque la risarcibilità del maggior danno verso l'appaltatore, l'eventuale maggiore spesa sostenuta per il completamento delle prestazioni nel caso di risoluzione del contratto disposta in danno dell'esecutore, il pagamento di quanto dovuto dall'esecutore per le inadempienze derivanti dalla inosservanza di norme e prescrizioni dei contratti collettivi, delle leggi e dei regolamenti sulla tutela, protezione, assicurazione, assistenza e sicurezza fisica dei lavoratori.
La garanzia potrà essere prestata mediante fideiussione bancaria o assicurativa o rilasciata dagli intermediari iscritti nel nuovo “albo” di cui all’art. 106 del D. Lgs. n. 385/1993. Come precisato con Comunicato della Banca d’Italia del 12/5/2016, possono esercitare l’attività di concessione di finanziamenti nei confronti del pubblico, oltre agli intermediari già iscritti al nuovo “albo” ex art. 106 TUB, anche gli intermediari che, avendo presentato istanza nei termini previsti per l’iscrizione nel medesimo “albo”, abbiano un procedimento amministrativo avviato ai sensi della l. n. 241/90 e non ancora concluso.
La garanzia dovrà prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all'eccezione di cui all’art. 1957, secondo comma, del cc, nonché l'operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta di Xxxx Xxxxxxx.
La garanzia è progressivamente svincolata in ragione e a misura dell'avanzamento dell'esecuzione, nel limite massimo dell’80 per cento dell'iniziale importo garantito secondo quanto stabilito all’art. 103, comma 5, del D.Lgs. 50/2016.
In particolare, lo svincolo verrà effettuato con periodicità annuale, subordinatamente alla preventiva consegna, da parte del fornitore all’istituto garante, dei certificati di regolare esecuzione delle prestazioni annue rilasciati da Coni Servizi.
L'ammontare residuo della garanzia deve permanere fino alla data di emissione del certificato di regolare esecuzione, o comunque fino a dodici mesi dalla data di ultimazione delle prestazioni risultanti dal relativo certificato.
Qualora l’ammontare della garanzia dovesse ridursi per effetto dell’applicazione di penali, o per qualsiasi altra causa, il Fornitore dovrà provvedere al reintegro.
Il Fornitore dovrà prendere visione del Codice Etico di Coni Servizi consultabile sul sito internet della stessa e di uniformarsi ai principi ivi contenuti che dovranno ritenersi applicabili anche nei rapporti tra il Fornitore e Coni Servizi. In particolare si precisa che gli obblighi in materia di riservatezza di cui al Codice Etico dovranno essere rispettati anche in caso di cessazione dei rapporti attualmente in essere con Coni Servizi e comunque per i cinque anni successivi alla cessazione di efficacia del rapporto contrattuale.
Il Fornitore, per effetto della sottoscrizione del Contratto, dovrà impegnarsi:
ad operare nel rispetto dei principi e delle previsioni di cui al D.Lgs. 231/2001;
ad uniformarsi alle previsioni contenute nel Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato da Coni Servizi, ai sensi del D.Lgs. 231/2001 per le parti di pertinenza del Fornitore e così come verrà reso disponibile da Coni Servizi all’atto della stipula.
La violazione di tali obbligazioni costituiscono grave inadempimento contrattuale con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla facoltà di Coni Servizi di risoluzione del Contratto, anche ai sensi dell’art. 1456 del Codice civile e secondo quanto previsto dal precedente paragrafo 14.
Salvo diversa pattuizione o previsione di legge, saranno a completo carico del Fornitore tutti gli oneri (se previsti) di carattere tributario inerenti e conseguenti al Contratto, nessuno escluso o eccettuato, e le connesse formalità fiscali (se previste), nonché tutte le soprattasse, le pene pecuniarie e/o le altre spese conseguenti all’inadempimento o al tardivo adempimento degli obblighi di cui sopra.
Nel caso di prestazioni rese nel territorio dello Stato italiano da soggetti residenti all’estero, senza stabile organizzazione in Italia, il Fornitore sarà tenuto a compiere gli adempimenti necessari per consentire a Coni Servizi di assolvere agli obblighi di legge.
Al presente appalto si applica la legge vigente nella Repubblica italiana.
Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra le parti relativamente all’interpretazione, esecuzione e/o risoluzione del Contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di Roma.
Le parti del Contratto saranno tenute ad effettuare ogni ragionevole sforzo, anche ai sensi e per gli effetti delle disposizioni di cui agli artt. 1366 e 1375 del Codice civile, per evitare ogni eventuale controversia che dovesse insorgere in relazione e per effetto del Contratto.
Se richiesto da Coni Servizi, il Fornitore sarà tenuto ai fini contrattuali ad eleggere domicilio in Roma o in altra località indicata dalla stessa. Successivamente al perfezionamento del Contratto, tutte le comunicazioni saranno effettuate, a rischio del Fornitore, al domicilio eletto.
Il Fornitore con sede legale all’estero, che non ha stabile organizzazione in Italia, sarà tenuto ad indicare i suoi procuratori e domiciliatari in Italia.
Oltre quanto già indicato nei paragrafi precedente, il Fornitore, nell’adempimento dei propri obblighi contrattuali nei confronti di Xxxx Xxxxxxx e nell’esecuzione di tutte le conseguenti operazioni di trattamento dei dati personali, dovrà osservare scrupolosamente le disposizioni del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.,.
In particolare, il Fornitore:
dovrà effettuare esclusivamente le operazioni concordate con Coni Servizi per lo svolgimento delle attività oggetto dell’incarico;
nel caso in cui proceda alla comunicazione a terzi di dati personali, in esecuzione di obblighi contrattuali, dovrà attenersi alle disposizioni di legge e garantire che i dati giungano esatti e siano utilizzati per fini leciti;
dovrà utilizzare i dati personali nella misura strettamente necessaria alla attività da compiere per l’espletamento dell’incarico.
Il trattamento dei dati acquisiti, dovrà avvenire solo ed esclusivamente per lo svolgimento delle attività del Contratto; è vietata la diffusione e/o qualsiasi uso diverso e/o non strettamente connesso con le attività testé richiamate.
Ai sensi del D.Lgs. 196/03 e s.m.i., i dati forniti dal Fornitore saranno trattati, da Coni Servizi, esclusivamente per le finalità connesse alla gara e per la gestione del Contratto.
Per ogni informazione relativa a contenuto, termini e modalità di presentazione delle offerte, dovrà farsi riferimento alle indicazioni contenute nel Disciplinare di gara.
Per quanto non espressamente previsto nel presente capitolato, si applicano le disposizioni contenute nella vigente normativa.
ALLEGATI
Allegato A: Indicazioni storiche sugli Ordinativi di Fornitura
Allegato A: Indicazioni storiche sugli Ordinativi di Fornitura
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