DETERMINA A CONTRARRE NR. 76 DEL 29/03/2021

Xxx Xxxxxxxx Xxxxxx, x. 00 00000 Xxxx

Tel. 00 00 0000 xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Direzione Approvvigionamenti e Logistica Settore Acquisti

Prot. n. 2021/1123804

DETERMINA A CONTRARRE NR. 76 DEL 29/03/2021

OGGETTO: Acquisto licenze d’uso software Microsoft per il sistema gestionale ERP

e HR di Agenzia delle entrate - Riscossione.

Determina a contrarre ai sensi dell’art. 32, comma 2, D.lgs. nr.50/2016.

PREMESSE

Il Settore Esercizio Sistemi ICT della Direzione Tecnologie e Innovazione (di seguito per brevità Settore) di Agenzia delle entrate-Riscossione (d’ora in avanti AdeR), con la Richiesta di Acquisto (di seguito per brevità RdA) nr. 1586 ha formalizzato la richiesta di acquisizione delle seguenti licenze d’uso software Microsoft per il sistema gestionale Enterprise Resource Planning (ERP)1 di AdeR, per l’importo complessivo di Euro 1.589.962,98 oltre IVA, da effettuare mediante la sottoscrizione di Ordine “successivo” alla Convenzione Consip “Microsoft Enterprise Agreement 5” (d’ora in avanti MS EA 5):

Data attivazione	Data termine	Durata in mesi	Descrizione Fabbisogno	Unità di misura	Q.tà (nr.)	Tipologi a prezzo	Prezzo unitario	Prezzo totale
01/04/2021	30/06/2023	27	Licenze "Sandbox Tier 2"	Licenza	2	Canone mensile	€ 751,38	€ 40.574,52
01/04/2021	30/06/2023	27	Licenze per "Spazio di archiviazione"	Licenza	520		€ 22,26	€ 312.530,40
01/06/2021	30/06/2023	25	Licenze "Sandbox Tier 2"	Licenza	2		€ 751,38	€ 37.569,00
01/10/2021	30/06/2023	21	Licenze "Sandbox Tier 2"	Licenza	2		€ 751,38	€ 31.557,96
01/01/2022	30/06/2023	18	Licenze Dynamics di tipo "Finance"	Licenza	555		€ 100,19	€ 1.000.898,10
01/01/2022	30/06/2023	18	Licenze Dynamics di tipo "Supply Chain"	Licenza	555		€ 16,70	€ 166.833,00
							Totale	€ 1.589.962,98

1 Il sistema ERP adottato da AdeR è caratterizzato da due istanze (ambienti) basate entrambe sulla tecnologia Microsoft denominata “Dynamics AX” versione 2012 R3: l’una dedicata al supporto dei processi ERP aziendali (contabilità generale e bilancio, contabilità analitica e controllo di gestione, pianificazione e budget, acquisti e ciclo passivo, fatturazione elettronica, logistica, etc.), l’altra dedicata alla gestione dei processi relativi alle risorse umane (HR).

Agenzia delle entrate-Riscossione

Agente della riscossione per tutti gli ambiti provinciali nazionali ad esclusione del territorio della Regione Siciliana Sede legale Via Xxxxxxxx Xxxxxx, 14 – 00000 Xxxx

Iscritta al registro delle imprese di Roma, C. F. e P. IVA 13756881002

Secondo quanto illustrato nella Nota tecnica del Settore del 19/03/2021 prot. 2021/1007042, alla quale si fa rimando per tutti gli ulteriori aspetti tecnici nella presente Determina non direttamente trattati, l’acquisizione richiesta è funzionale alla realizzazione del progetto di migrazione in ambiente cluod del sistema di ERP già rappresentato al Comitato di Gestione del 26/03/2020 nell’ambito di una strategia complessiva relativa all’acquisizione dei prodotti software Microsoft.

Il progetto è stato avviato in aderenza alle linee strategiche nazionali IT “Cloud First” dettate dalle Agenzie digitali governative (AGID, Dipartimento per la Trasformazione Digitale) ed alle linee aziendali riguardanti l’aggiornamento e l’evoluzione del proprio sistema ERP e prevede la migrazione dall’attuale versione di detto sistema, denominato Microsoft Dynamics AX 2012, all’ultima versione disponibile dello stesso prodotto, denominato Microsoft Dynamics 365.

I vantaggi della fruizione di soluzioni in ambienti cloud derivano non solo dal fatto di non dover disporre di hardware da dedicare al software da esercire, ma anche di avere maggiori garanzie di affidabilità, performance, aggiornamento e sicurezza senza doversi far carico direttamente degli oneri gestionali derivanti.

La realizzazione del progetto, impostata in relazione alle parellele esigenze tecniche in termini di ambienti di sviluppo e collaudo e di spazi di archiviazione, nonché alle disponibilità dei prodotti in Convenzione, è stata prevista secondo il seguente cronoprogramma di acquisizione:

a. Ambienti di sviluppo e gestione: 2 Sandbox Tier 1 o 2 macchine virtuali utili ad operare una sorta di ponte tra i sistemi in cloud ed i sistemi dipartimentali di AdeR, a partire da Aprile 2021, per una durata di 27 mesi;

b. Ambienti di sviluppo e collaudo standard: 4 Sandbox Tier 2 (1 Sandbox Tier 2 è fornita da Microsoft in forza delle licenze già acquisite) per l’intera durata del progetto di migrazione e anche successivamente, per garantire gli ambienti di sviluppo test, pre-produzione e formazione nella fase di esercizio in produzione della soluzione. Le prime 2 Sandbox Tier 2 dovranno essere disponibili da Giugno 2021, per una durata di 25 mesi, cui si aggiungeranno ad Ottobre 2021 ulteriori 2 Sandbox Tier 2, per una durata

di 21 mesi;

c. Spazio di archiviazione: uno spazio di archiviazione aggiuntivo variabile nel tempo, ma che in fase di determinazione del valore complessivo d’acquisto può essere determinato in 520 GigaByte necessari da Aprile 2021, per una durata di 26 mesi;

d. Licenze ERP: ulteriori 555 licenze relative ai moduli denominati “Finance” e “Supply chain”, che sommate alle 45 già acquisite per sostenere il progetto evolutivo in forza della precedente delibera, porta a 600 il numero delle licenze che si renderanno disponibili, come richiesto dall’analisi condotta dai responsabili dei processi e dall’Organizzazione. La necessità di tali licenze è prevista a partire da Gennaio 2022, per una durata di 18 mesi;

e. Licenze HR: 40 licenze per il modulo denominato “Human resources” sufficienti a garantire l’operatività del settore nell’ambito del sistema in parola, determinato dal responsabile di progetto di concerto con la struttura interessata. La necessità di tali licenze è prevista per Aprile 2022, per una durata complessiva, fino alla scadenza del Contratto “MS EA5”, di 15 mesi.

Nella Nota tecnica è specificato che i prodotti di cui alle superiori lettere a), b),c) e d) sono disponibili nella Convenzione MS EA5. Il prodotto di cui alla lettera e) non è disponibile nella citata Convenzione e, pertanto, la sua acquisizione dovrà essere effettuata separatamante ricorrendo ad una procedura sul M.E.P.A.

Con riguardo all’acquisizione delle licenze di cui alle lettere a), b), c) e d), nella Nota tecnica è ulteriormente specificato che i corrispettivi dovuti al Fornitore per le licenze ordinate dovranno essere versati in un’unica soluzione al momento dell’acquisto e che, in considerazione della tipologia dell’acquisto, è stata esclusa la predisposizione del DUVRI e la conseguente stima di costi per oneri della sicurezza per rischi interferenziali e, pertanto, gli stessi sono pari a € 0,00.

Nella Nota tecnica è altresì precisato che:

• l’iniziativa acquisitiva è stata inserita dall’Ufficio Pianificazione Acquisti e Monitoraggio Contratti nella programmazione dell’Ente in vigore alla data col codice CUI F13756881002202000016 (codice pianificazione interno

2021.7.014.N);

• l’impegno di spesa indicato è coerente con il Piano triennale 2020-2022 deliberato dalla riunione del CdG del 25 Giugno 2020 e con il Budget 2021- 2023 deliberato nella riunione del CdG del 29 Ottobre 2020. La quota prevista per l’esercizio 2021 è stimata per un valore massimo pari a € 422.231,88;

• la spesa relativa all’acquisizione delle licenze può essere considerata come “spesa per investimento” (Capex), in quanto l’ordinativo di fornitura successiva che si andrà a sottoscrivere prevede il pagamento anticipato dell’intero importo. I principi contabili, infatti, prevedono la possibilità di capitalizzare l’intero importo del corrispettivo, ove sia contrattualmente previsto il pagamento anticipato una tantum delle licenze d’uso software, anche se acquisite per un periodo di tempo pluriennale, come nella fattispecie in esame. In questo caso il periodo di durata dell’ammortamento corrisponde alla durata delle licenze e quindi del contratto;

• trattandosi di spese per investimenti, il fabbisogno in oggetto non è stato considerato ai fini dell’obbligo introdotto dall’art.1, comma 610, della Legge di bilancio n.160/2019, riguardante il risparmio annuale rispetto alla spesa annuale media per la gestione corrente del settore informatico sostenuta nel biennio 2016-2017.

Per la determinazione del valore complessivo dell’appalto, al corrispettivo totole delle licenze (Euro 1.589.962,98) deve aggiungersi l’IVA indetraibile per AdeR che ammonta ad € 13.991,67 ed è pari al 4% del valore dell’IVA, secondo il pro rata di detrazione previsto in base al dato definitivo del 2019. Tale percentuale potrebbe variare negli anni successivi.

Le somme da destinare all’incentivo, ai sensi del citato art. 113 D.Lgs. n. 50/2016 saranno determinate solo a seguito dell’adozione di apposito regolamento, nel quale saranno stabiliti i parametri per il calcolo, nonché i criteri e le modalità di ripartizione degli stessi.

L’acquisizione è stata sottoposta al Comitato di Gestione riunitosi il 25/03/2021, il

quale l’ha autorizzata nei seguenti termini: “

“Udito quanto sopra, il Comitato – su proposta del Presidente – all’unanimità

delibera

• di autorizzare - nell’ambito della strategia acquisitiva complessiva relativa ai prodotti Microsoft rappresentata al Cdg nella riunione del 26 marzo 2020, ad integrazione del contratto esecutivo triennale in scadenza al 30 giugno 2023, stipulato con il fornitore Telecom italia S.p.A. in adesione alla Convenzione Consip denominata “Microsoft Enterprise Agreement 5” - l’acquisto di nuove licenze d’uso software Microsoft e annessi servizi di manutenzione e supporto, per il periodo 1° aprile 2021-

30 giugno 2023, per una spesa complessiva massima di € 1.619.086,65, comprensiva della somma di € 14.123,67 per IVA indetraibile, mediante:

✓ l’emissione di un ordinativo di fornitura successiva per l’acquisto di nuove licenze d’uso software Microsoft e annessi servizi di manutenzione e supporto, secondo le quantità e le descrizioni indicate nel documento allegato alla Nota Tecnica, denominato “Fabbisogno_Licenze_My_Dynamic_2021_2023”, per una spesa complessiva massima di € 1.589.962,98, oltre IVA;

✓ l’indizione di una procedura implementata sulla piattaforma Consip per l’acquisto di n. 40 licenze HR per il modulo denominato “Human resources”, per una spesa complessiva massima di € 15.000,00, oltre IVA;

• di conferire mandato al Presidente per la determinazione delle somme da destinare agli incentivi di cui all’art. 113, D. Lgs. n. 50/2016 nel rispetto del limite massimo ivi previsto, fermo restando che gli incentivi, in conformità con quanto richiamato al comma 3 del citato articolo, saranno determinati solo a seguito dell’adozione di apposito regolamento, con il quale saranno stabiliti i parametri per il calcolo, nonché i criteri e le

modalità di ripartizione degli stessi”.

CONSIDERAZIONI

AdeR, in virtù della sua natura di organismo di diritto pubblico, è soggetta, in fase di affidamento ed esecuzione dei contratti, alla normativa dei contratti pubblici. Ai sensi dell’art.32, comma 2, del D.Lgs.n.50/2016, le Amministrazioni aggiudicatrici, prima dell’avvio delle procedure di affidamento dei contratti pubblici, in conformità ai propri ordinamenti, decretano o determinano di contrarre individuando gli elementi essenziali del contratto e i criteri di selezione degli operatori economici e delle offerte.

Il processo di approvvigionamento dei servizi informatici e di connettività per le amministrazioni pubbliche è normato dall’articolo 1, comma 512, della Legge 28 dicembre 2015, n. 208 (Legge di stabilità 2016) che prevede, relativamente a tali categorie merceologiche, che le amministrazioni pubbliche e le società inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall'Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell'art. 1, L. 31 dicembre 2009, n.196, a totale partecipazione pubblica (diretta o indiretta) provvedono ai propri approvvigionamenti esclusivamente tramite Consip S.p.A. o i soggetti aggregatori , ivi comprese le centrali di committenza regionali.

La Convenzione Consip MS EA5 ha ad oggetto la fornitura di Licenze d’uso

Microsoft Enterprise Agreement.

Nella Nota tecnica del 19/03/2021, prot. nr. 2021/1007042, già più volte richiamata nelle superiori Premesse, è specificato che in data 01/07/2020 AdeR, in base alla delibera del Comitato di Gestione del 26/03/2020, assunta nell’ambito della strategia complessiva relativa all’acquisizione dei prodotti software Microsoft nella quale veniva altresì segnalata l’iniziativa oggetto della presente Determina, ha già aderito alla Convenzione MS EA5, con un contratto avente scadenza al 30/06/2023, per l’acquisto di licenze d’uso software Microsoft e annessi servizi di manutenzione e supporto (Ordine “iniziale”).

Nei successivi mesi di settembre e dicembre, AdeR, sulla base delle previsoni di cui all’art.4 dell’Appendice 5 del Capitolato Tecnico della Convenzione, ha emesso Ordini successivi rispetto all’Ordine “iniziale”.

Ciò detto, sempre sulla base delle previsoni di cui all’art.4 dell’Appendice 5 del Capitolato Tecnico della Convenzione, il nuovo fabbisogno acquisitivo può essere soddisfatto mediante l’emissione dell’“Ordine Successivo” – “true up”, da effettuare nell’ambito del vigente contratto triennale attuativo ”MS EA5”, avente un proprio CIG derivato, distinto dal CIG derivato della fornitura iniziale.

Il Fornitore aggiudicatario della Convenzione in argomento nei cui confronti sarà

emesso l’Ordine è Telecom S.p.A.

Sulla base della previsioni della Convenzione e del format d’Ordine da essa prestabilito, che non consente di includere in un unico Ordine plurimi acquisti dello stesso prodotto aventi decorrenze diverse, in esecuzione della delibera del Comitato del 25/03/2021, sarà dato luogo all’emissione di più Ordini di tipo “successivi” aventi la scadenza non superiore alla scadenza dell’Ordine “iniziale”. Tutto ciò premesso e considerato,

il Responsabile del Settore Acquisti

− in base al deliberato del CdG di AdeR del 25/03/2021;

− in base ai poteri conferitigli dal Presidente di AdeR con Procura Speciale 25/03/2021 - prot. nr. 2021/1081559,

DETERMINA

di dare luogo all’acquisizione delle licenze d’uso software Microsoft per il sistema gestionale ERP di AdeR per l’importo complessivo di Euro 1.589.962,98, oltre IVA, oneri della sicurezza per rischi da intereferenza pari a zero, mediante la sottoscrizione degli Ordini di acquito in adesione alla Convenzione Consip MS EA5 per il seguente fabbisogno:

Data attivazione	Data termine	Durata in mesi	Descrizione Fabbisogno	Unità di misura	Q.tà (nr.)	Tipologi a prezzo	Prezzo unitario	Prezzo totale
01/04/2021	30/06/2023	27	Licenze "Sandbox Tier 2"	Licenza	2	Canone mensile	€ 751,38	€ 40.574,52
01/04/2021	30/06/2023	27	Licenze per "Spazio di archiviazione"	Licenza	520		€ 22,26	€ 312.530,40
01/06/2021	30/06/2023	25	Licenze "Sandbox Tier 2"	Licenza	2		€ 751,38	€ 37.569,00
01/10/2021	30/06/2023	21	Licenze "Sandbox Tier 2"	Licenza	2		€ 751,38	€ 31.557,96
01/01/2022	30/06/2023	18	Licenze Dynamics di tipo "Finance"	Licenza	555		€ 100,19	€ 1.000.898,10
01/01/2022	30/06/2023	18	Licenze Dynamics di tipo "Supply Chain"	Licenza	555		€ 16,70	€ 166.833,00
							Totale	€ 1.589.962,98

− i corrispettivi saranno pagati a misura, in via d’anticipo all’atto dell’acquisto;

− gli Ordini saranno emessi ed inviati al Fornitore, Telecom S.p.A. esclusivamente on line e sottoscritti con firma digitale, secondo la modalità dell’“ordine diretto” prevista sulla piattaforma di e-procurement xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx

− gli Ordini, come previsto dalla Convenzione, avranno durata dalla ricezione da parte di AdeR della “lettera di consegna” fino alla data di scadenza dell’Ordinativo iniziale;

− Il Responsabile Unico del Procedimento è Xxxxxxxxx Xxxxx;

− Il Direttore dell’esecuzione è Xxxxx Xxxxx.

Il Responsabile

Xxxxxxx Xxxxxx

(Firmato digitalmente)