ACCORDO DI COLLABORAZIONE
Interoperabilità tra poli di conservazione
TRA
L’Agenzia per l’Italia Digitale, con sede in Roma, via Xxxxx 21, codice fiscale 97735020584, rappresentata dal xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx XXXXXXXXXX in qualità di Direttore Generale, in seguito denominata “AgID”
E
l’Agenzia Industrie Difesa, con sede in Xxxx, Xxxxxx xxxxx Xxxxxx 0, codice fiscale 97254170588, P.I. 07281771001, rappresentata dal Direttore Generale, Xxx. Xxxx Xxxxx XXXXXXXXX, in seguito denominata “A.I.D.”
E
Il Consiglio Nazionale del Notariato, con sede in Xxxx, xxx Xxxxxxxx 000, codice fiscale 80052590587, rappresentata dal notaio Xxxxxxxxx XXXXXXXX in qualità di Presidente, in seguito denominato anche “CNN”
E
L’Archivio Centrale dello Stato, con sede in Xxxx, xxxxxxxx xxxxx Xxxxxxx, 00, codice fiscale 80215390586, rappresentato dal prof. Xxxxxxx Xx Xxxxx in qualità di Sovrintendente all’Archivio centrale dello Stato, in seguito denominato anche “ACS”
VISTI
- la legge 7 agosto 1990 n.241, recante “Nuove norme sul procedimento amministrativo” e, in particolare l’articolo 15, il quale stabilisce che “le amministrazioni pubbliche possono concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune”;
- gli articoli 19 (Istituzione dell’Agenzia per l’Italia Digitale), 21 (Organi e statuto), 22 (Soppressione di DigitPA e dell’Agenzia per la diffusione delle tecnologie per l’innovazione; successione dei rapporti e individuazione delle effettive risorse umane e strumentali) del decreto legge n. 83 del 22 giugno 2012, recante “Misure urgenti per la crescita del Paese”, convertito, con modificazioni, nella legge n. 134 del 7 agosto 2012
e s.m.i. e l’articolo 14-bis (Agenzia per l’Italia digitale) del decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005 (Codice dell’amministrazione digitale) e s.m.i.;
- il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’8 gennaio 2014 (pubblicato sulla GURI n. 37 del 14 febbraio 2014), che ha approvato lo Statuto dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e, in particolare, l’articolo 4, comma 1, lettera j);
- il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 recante la “Riforma dell’organizzazione del Governo, a norma dell’Articolo 11 della Legge 15 marzo 1997, n. 59”;
- il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445 recante “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
- il decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 recante “Codice dei beni culturali e del paesaggio” e successive modifiche , in particolare in riferimento agli artt. 10, 18, 19, 20 e 41 relativi a definizione di bene culturale, vigilanza e ispezione sui beni vigilati, divieto di danneggiamento e smembramento dei beni culturali, versamento e scarto tramite le Commissioni di sorveglianza, nonché all’art. 122 relativo alla consultazione di documenti conservati negli Archivi di Stato contenenti dati sensibili;
- il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante “Codice dell’Amministrazione digitale” e s.m.i.;
- il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 5 bis e 71, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;
- il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;
- il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 recante “Regole tecniche in materia di formazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 bis, 23 ter, 40 commi 1, 41 e 71, comma 1 del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
- il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. recante “Codice in materia di protezione dei dati personali”;
- Il Piano Triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione 2017-2019, approvato nel mese di maggio 2017;
- La legge 3 agosto 1949, n. 577, istitutiva del Consiglio Nazionale del Notariato, quale ordine professionale della categoria, ed in particolare l’art. 2, lettera d), in virtù del quale il Consiglio Nazionale del Notariato “assume e promuove iniziative per lo studio di argomenti che riflettono il notariato e i suoi istituti”.
CONSIDERATO CHE
- l’AgID contribuisce alla diffusione dell'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, allo scopo di favorire l'innovazione nella Pubblica Amministrazione e la crescita economica e promuove il riuso delle soluzioni tecnologiche ed organizzative nell’ambito delle pubbliche amministrazioni;
- l’AgID ha svolto e continua a svolgere studi e approfondimenti, anche in collaborazione con le pubbliche Amministrazioni, Enti Pubblici di Ricerca e Università sulle tematiche della dematerializzazione della documentazione amministrativa, al fine di individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione dei documenti informatici o di quelli ottenuti dalla digitalizzazione di documenti cartacei per garantire nel tempo l’integrità, la provenienza e la reperibilità dei documenti stessi e per promuovere l’economicità dell’azione amministrativa;
- l’AgID promuove protocolli di intesa e accordi istituzionali finalizzati alla creazione di strutture tecniche condivise per aree omogenee o per aree geografiche, alla risoluzione di contrasti operativi e al più rapido ed effettivo raggiungimento della piena integrazione e cooperazione applicativa tra i sistemi informativi pubblici, vigilando sull'attuazione delle intese o degli accordi medesimi;
- l’AgID supporta e diffonde le iniziative in materia di digitalizzazione dei flussi documentali delle amministrazioni, ivi compresa la fase della conservazione sostitutiva, accelerando i processi di informatizzazione dei documenti amministrativi e promuovendo la rimozione degli ostacoli tecnici, operativi e organizzativi che si frappongono alla realizzazione dell'amministrazione digitale e alla piena ed effettiva attuazione del diritto all'uso delle tecnologie, previsto dall'articolo 3 del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni;
- l’AgID intende identificare un modello di riferimento di polo di conservazione dei documenti informatici;
- l’AgID intende promuovere la realizzazione di una rete logica dei poli di conservazione e la definizione delle relative regole tecniche;
- il Ministero della difesa realizza i processi di conservazione attraverso il Centro di Dematerializzazione e Conservazione Unico della difesa (CEDECU), in qualità di conservatore accreditato, che dipende da Agenzia Industrie Difesa;
- il Consiglio Nazionale del Notariato realizza i processi di conservazione attraverso Notartel S.p.a., in qualità di conservatore accreditato;
- l’Archivio Centrale dello Stato è responsabile della conservazione a lungo termine della memoria della comunità nazionale e dello Stato secondo quanto previsto dalle norme archivistiche;
- è interesse comune delle parti sperimentare un processo di conservazione che permetta un più facile accesso e controllo da parte dei soggetti cui spetta la funzione di sorveglianza, vigilanza e l’autorizzazione allo scarto;
- è interesse comune delle parti di ottimizzare il flusso dei pacchetti di conservazione nel rispetto delle caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità del documento informatico e di conservazione del bene di valore culturale, artt. 29 e 30 del Codice dei beni culturali e del paesaggio;
- è intenzione delle parti attuare una collaborazione che porti ad individuare e condividere conoscenze, competenze, soluzioni e piattaforme tecnologiche in relazione alle tematiche della dematerializzazione, gestione documentale e conservazione e le relative best practice;
- la natura pubblicistica delle parti e il comune interesse rende opportuna la collaborazione per promuovere e definire una rete di poli di conservazione garantendo l’interoperabilità tra gli stessi.
SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE:
Art. 1 Premesse
1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo, e si considerano integralmente riportate nel presente articolo.
Art. 2 Obiettivo e finalità
1. Il presente Accordo ha come obiettivo il raggiungimento delle seguenti finalità:
a. Condivisione delle esperienze maturate in materia di conservazione dei documenti informatici e analisi delle soluzioni metodologiche, organizzative e tecniche adottate da ciascuna parte in tale ambito;
b. Svolgimento di una sperimentazione finalizzata ad identificare ed analizzare eventuali problematiche nella trasmissione di pacchetti di conservazione tra le parti nonché ad individuare le modalità di comunicazione più idonee adottabili per la comunicazione tra diversi poli di conservazione;
c. Identificazione delle modalità di applicazione della normativa in tema di sorveglianza, vigilanza ed autorizzazione allo scarto nell’ambito dei documenti informatici e della dematerializzazione degli archivi ed al loro eventuale versamento negli Archivi di Stato o all’ACS;
d. Individuazione delle procedure per la conservazione a lungo termine della memoria della comunità nazionale e dello Stato così di cui all’art. 1 del Codice dei Beni culturali e del paesaggio;
e. Identificazione delle caratteristiche tecnologico-organizzative utili alla definizione di un modello di riferimento di Polo di conservazione e di una relativa rete nazionale.
Art. 3 Attività e Ruoli
1. Per il raggiungimento delle finalità di cui all’art. 2, si istituisce entro 10 giorni dal perfezionamento del presente Accordo un gruppo di lavoro (GdL) congiunto tra AgID, Agenzia Industria e Difesa, Consiglio Nazionale del Notariato e Archivio Centrale dello Stato.
2. I partecipanti al GdL, ciascuno per quanto di rispettiva competenza, svolgeranno le seguenti attività:
a. definizione di un percorso di sperimentazione e di un Piano delle attività;
b. messa a punto delle azioni necessarie per assicurare la coerenza della soluzione da sperimentare alla normativa in materia di conservazione;
c. definizione delle modalità più opportune per la trasmissione delle diverse tipologie di documenti informatici nel rispetto delle caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità;
d. individuazione delle misure necessarie e sufficienti a garantire l’interoperabilità e la trasferibilità dei documenti informatici tra i sistemi di conservazione;
e. eventuale coinvolgimento di altre pubbliche amministrazioni sulla base dei risultati della sperimentazione.
3. Nello svolgimento delle attività di cui al comma 2 del presente articolo:
x. XxXX avrà il ruolo di coordinatore e di produttore, come definito dall’Allegato I del DPCM 3 dicembre 2013 recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”;
b. Agenzia Industria e Difesa e Consiglio Nazionale del Notariato, tramite i rispettivi conservatori accreditati come definiti dall’Allegato I del suddetto DPCM, si impegnano a mettere a disposizione e condividere le strutture dei dati e gli standard adottati a garanzia dell'interoperabilità e trasferibilità dei documenti informatici tra i sistemi di conservazione, nonché a supportare la definizione di procedure per la gestione del periodo transitorio nell’avvicendamento dei conservatori;
c. ACS metterà a disposizione le competenze dei propri membri delle Commissioni di sorveglianza nonché gli strumenti di autorizzazione agli scarti periodici della documentazione pubblica (massimari di scarto) applicati ai sensi dell’art. 41 del Codice dei Beni Culturali.
Art. 4 Obblighi delle parti
1. Le parti, in esecuzione del presente Accordo, si impegnano a:
a. definire un Piano delle attività da aggiornare periodicamente in funzione dei risultati raggiunti;
b. consentire ed agevolare il reciproco accesso ai dati e ai documenti messi a disposizione per lo svolgimento delle attività;
c. condividere i risultati e le eventuali problematiche riscontrate.
Art. 5 Gestione della collaborazione
1. Al fine di assicurare il migliore raccordo delle attività da porre in essere, in esecuzione del presente Accordo, ciascuna Parte nomina un proprio referente con il compito di coordinare lo svolgimento delle attività definite nel piano di cui agli artt. 3 e 4.
2. I referenti nominati dalle parti ai sensi del comma 1 partecipano al GdL di cui all’art. 3 del presente Accordo.
3. Il GdL si riunisce almeno con cadenza trimestrale e redige apposito verbale che riassuma sinteticamente le attività svolte ed i risultati conseguiti.
4. Le parti comunicano l’eventuale sostituzione del proprio referente.
Art. 6 Personale dipendente e collaboratori
1. Le parti si impegnano ad ottemperare, a proprio carico, ciascuno per la parte di propria competenza, a tutti gli obblighi di legge verso il proprio personale e/o i collaboratori di ciascuna struttura impegnati nelle attività previste dal presente Accordo, in base alle disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro dipendente e/o autonomo e di assicurazioni obbligatorie.
Art. 7 Esonero da responsabilità
1. L’Agenzia industrie Difesa, il Consiglio Nazionale del Notariato e l’Archivio Centrale dello Stato assumono nei confronti di XxXX la piena responsabilità per le attività da loro espletate nell’ambito del presente accordo e sollevano altresì AgID da ogni e qualsiasi reclamo o richiesta di terzi connessi all’espletamento di tali attività, obbligandosi a manlevare e tenere indenne AgID da ogni eventuale conseguenza pregiudizievole.
2. Correlativamente, XxXX assume la piena ed esclusiva responsabilità per le attività da essa direttamente espletate nell’ambito del presente Accordo e solleva l’Agenzia industrie Difesa, il Consiglio Nazionale del Notariato e l’Archivio Centrale dello Stato da ogni e qualsiasi reclamo o richiesta di terzi connessi all’espletamento di tali attività, obbligandosi a manlevare e a tenersi indenne da ogni eventuale conseguenza pregiudizievole.
Art. 8 Trattamento dei dati personali
1. Le Parti consentono al trattamento dei dati personali ai sensi del decreto legislativo n. 196 del 30 giugno 2003; gli stessi dati potranno essere inseriti in banche dati, archivi informatici e sistemi telematici solo per fini connessi al presente Accordo.
2. Nell’ambito del trattamento dei dati personali connessi all’espletamento delle attività oggetto del presente Accordo, le Parti, ciascuna per le rispettive competenze, opereranno nel pieno rispetto delle disposizioni dettate dal citato decreto legislativo n. 196/2003 in qualità di Titolari autonomi.
3. Le Parti si impegnano reciprocamente, in attuazione degli obblighi di sicurezza imposti dagli articoli 31 e segg. del decreto legislativo n. 196/2003 e da ogni altra disposizione
legislativa e regolamentare in materia, a custodire i dati personali trattati in modo da evitare rischi di distruzione degli stessi o accessi da parte di soggetti non autorizzati.
Art. 9 Oneri
1. Ciascuna delle Parti sosterrà i propri oneri in relazione alla sottoscrizione, esecuzione ed eventuale risoluzione del presente Accordo.
2. Le attività di collaborazione svolte ai sensi del presente Accordo non comportano comunque oneri finanziari per le Parti.
Art. 10 Durata e recesso
1. Il presente Accordo ha durata di 36 mesi con decorrenza dalla data di conoscenza di AgID della sottoscrizione mediante firma digitale dell’accordo medesimo da parte dei tre ulteriori firmatari, trasmesso all’indirizzo PEC di questa Agenzia, xxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxx.xx. Il medesimo Accordo potrà essere prorogato, su richiesta congiunta delle parti, per un periodo massimo di 6 mesi.
2. Ciascuna delle Parti potrà recedere dal presente Accordo in caso di impedimenti istituzionali alla prosecuzione o di modifiche normative inerenti le programmazioni citate, previa comunicazione in forma scritta alle altre Parti con un preavviso di almeno 30 giorni.
3. Lo scioglimento anticipato del presente Accordo non produrrà alcun effetto sulle attività di ricerca in essere al momento del recesso, che resteranno regolate, fino al loro compimento, dall’Accordo stesso.
Art. 11 Diritto di proprietà
1. Quanto risultante dall’attuazione del presente Accordo è di proprietà congiunta delle Parti che ne possono disporre per finalità inerenti le proprie attività istituzionali, citando l’altra Parte.
Art. 12 Pubblicità
1. A decorrere dal perfezionamento del presente Accordo, ciascuna delle Parti autorizza l’altra a pubblicare ciascuna sul proprio sito internet le notizie relative all’iniziativa e a diffondere i risultati raggiunti.
Art. 13 Legge applicabile e foro competente
1. Le Parti si impegnano a risolvere in via amichevole e con spirito di massima collaborazione tutte le controversie che dovessero eventualmente insorgere tra loro in dipendenza del presente Accordo.
2. In caso di gravi conflitti e controversie in materia di validità, interpretazione ed esecuzione del presente Accordo si rinvia alla disciplina di cui al decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 104, eleggendo quale Foro competente quello di Roma.
Art. 14 Firma digitale e registrazione
1. Il presente Accordo sarà sottoscritto dalle Parti a mezzo di firma digitale ai sensi e nel rispetto del D.P.C.M. del 22 febbraio 2013, pubblicato sulla G.U. n. 117 del 21 maggio 2013, e sarà registrato in caso d’uso. Le spese di registrazione saranno a carico della parte richiedente.
Fatto, letto e sottoscritto
Per l’Agenzia per l’Italia Digitale (Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx) | Per l’Agenzia Industrie Difesa (Xxx. Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx) | Per il Consiglio Nazionale del Notariato (Notaio Xxxxxxxxx Xxxxxxxx) | Per l’Archivio Centrale dello Stato (Prof. Xxxxxxx Xx Xxxxx) |
Firmato Digitalmente da/Signed by:
XXXX XXXXX XXXXXXXXX
In Data/On Date:
martedì 27 marzo 2018 09:28:18
XXXXXXX XXXXXXXX NI
Firmato digitalmente da XXXXXXX XXXXXXXXXX
Data: 2018.02.23
14:44:48 +01'00'
Firmato digitalmente da XXXXXXXXX XXXXXXXX
C: IT
O: CONSIGLIO XXXXXXXXX XXX XXXXXXXXX:00000000000
Xxxxxxx xxxxxxxxxxxx xx
XXXXXXX XX XXXXX
XX = LO XXXXX XXXXXXX
O = non presente C = IT