MANUALE
MANUALE
del servizio
DI CONSERVAZIONE
di CREDEMTEL SPA
EMISSIONE DEL DOCUMENTO
Azione | Data | Nominativo | Funzione |
Redazione | 16/01/2023 | Xxxxx Xxxxxxx | Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione. |
Verifica | 13/02/2023 | Xxxxxxx Xxxxxxx | Responsabile della funzione archivistica di conservazione. |
Approvazione | 16/02/2023 | Xxxxxxx Xxxxxxxxx | RSC e Responsabile del trattamento dei dati personali. |
REGISTRO DELLE REVISIONI
N° Revisione | Data emissione | Modifiche apportate |
17 | 16/02/2023 | Revisione per introduzione di nuove classi documentali e altre modifiche minori. |
16 | 01/12/2021 | Revisione per recepimento nuove Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e avvicendamenti nei ruoli del SdC. |
15 | 30/10/2019 | Avvicendamento di personale interno nei ruoli di “Responsabile del servizio di conservazione” e “Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione”. |
14 | 09/04/2019 | Aggiornati gli esempi dei pacchetti informativi UNISINCRO in allegato C post adozione della funzione di hash SHA256 per il calcolo dell’impronta dei nuovi documenti conservati come disposto da AgID (PEC ai conservatori accreditati - protocollo uscita 0001233 del 28/1/2019). |
13 | 01/01/2019 | Nomina di personale interno nel ruolo di “Responsabile della funzione archivistica di conservazione”, adeguamento dei riferimenti alle nuove procedure del Sistema di Gestione Qualità e sicurezza delle informazioni a norma ISO9001:2015 e ISO 27001:2017 e altre piccole revisioni e correzioni minori. |
12 | 21/06/2018 | Avvicendamento di personale interno nei ruoli di “Responsabile del trattamento dati personali” e “Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione”. Aggiornato l’allegato C (nuova classe documentale e altre piccole revisioni). |
11 | 08/01/2018 | Revisione delle modalità di gestione degli oggetti conservati, della verifica dei PdA, di scarto dei PdA, di interoperabilità, descritta la gestione dei profili di accesso alla consolle di conservazione e la modalità di loro assegnazione al personale incaricato. Aggiornate le normative, il glossario, l’elenco dei formati conservabili, la struttura dell’allegato B, la struttura organizzativa e le procedure e controlli. |
10 | 08/03/2017 | Avvicendamento di personale interno nel ruolo di “Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione”. |
CREDEMTEL SpA - Gruppo Bancario “Credito Emiliano - Credem”
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ISO-DS04
SOMMARIO
1. Scopo e ambito del documento 4
2. Terminologia (Glossario e acronimi) 5
3. Normativa e standard di riferimento 9
3.1. Normativa di riferimento 9
3.2. Standard di riferimento 10
5. Struttura organizzativa per il servizio di conservazione 14
5.2. Strutture organizzative 16
6. Oggetti sottoposti a conservazione 17
6.2. Pacchetto di versamento 18
6.3. Pacchetto di archiviazione 18
6.4. Pacchetto di distribuzione 18
7. Processo di conservazione 19
7.1. Modalità di acquisizione dei pacchetti di versamento per la loro presa in carico 21
7.2. Verifiche effettuate sul pacchetto di versamento e sugli oggetti in esso contenuti 21
7.3. Accettazione dei pacchetti di versamento e generazione del rapporto di versamento di presa in carico 22
7.4. Rifiuto del Pacchetto di versamento e modalità di comunicazione delle anomalie 23
7.5. Preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione 23
7.6. Preparazione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione 24
7.7. Produzione di duplicati e copie informatiche e descrizione dell’eventuale intervento del pubblico ufficiale nei casi previsti 24
7.8. Scarto dei pacchetti di archiviazione 25
7.9 Predisposizione di misure a garanzia dell’interoperabilità e trasferibilità ad altri operatori
.............................................................................................................................. 25 8. Il sistema di conservazione ....................................................................................... 27
8.2. Componenti tecnologiche 28
8.4. Procedure di gestione e di evoluzione 30
9. Monitoraggio e controlli 32
9.1. Procedure di monitoraggio 32
9.2. Verifica dell’integrità degli archivi 32
9.3. Soluzioni adottate in caso di anomalia 33
Allegato A “ELENCO DEI RUOLI INTERNI”. 1
Allegato B “SCHEDA TECNICA”. 1
Allegato C “DISCIPLINARE TECNICO”. 1
Formati dei file conservabili 2
Documenti fiscali associabili alle classi documentali 4
Tipologia dei pacchetti informativi gestiti 9
ALLEGATI
Allegato | Descrizione dei contenuti |
Allegato A | Elenco dettagliato dei nominativi e loro eventuali delegati che ricoprono i ruoli previsti nella “Tabella dei ruoli interni” (con le prime versioni del presente documento già comprensivo di tutti i dati richiesti dal documento “Profili professionali” emanato da AgId). |
Allegato B | Scheda tecnica dettagliata contenente le sedi, i riferimenti e i nominativi autorizzati a ricoprire specifici ruoli (firmatari autorizzati, responsabili ecc.), i destinatari delle comunicazioni, i gruppi di conservazione, le classi documentali, i registri e relativi metadati a loro associati e le regole di loro validazione, gli SLA, le regole di conservazione ed altri dati ad hoc specifici di ogni Titolare. |
Allegato C | Disciplinare tecnico contenente: • L’elenco generale e la descrizione dei formati elettronici, delle classi documentali e le relative politiche di conservazione dei documenti gestiti dal SdC di Credemtel Spa; • La tipologia dei pacchetti informativi (PdV, PdA, PdD) gestiti dal SdC di Credemtel Spa e dei relativi metadati. |
1. SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO
Lo scopo del presente documento, adeguato in recepimento delle Linee Guida AgID con decorrenza 1 gennaio 2022, è quello di descrivere nel dettaglio:
1. Le caratteristiche del SdC. In particolare:
• il modello organizzativo adottato, i ruoli ricoperti, la definizione dei soggetti coinvolti e le funzioni svolte dagli stessi;
• il processo, le architetture e le infrastrutture utilizzate;
• le modalità di versamento degli oggetti digitali sottoposti a conservazione;
• le attività di monitoraggio;
• le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica di efficiente funzionamento nel tempo;
• le informazioni aventi rilevanza all’interno del processo di conservazione;
• gli standard tecnologici di riferimento, le componenti logiche, tecnologiche e fisiche nonché le procedure di gestione e di evoluzione.
2. L’elenco delle attività che il RdC nominato dal Titolare delega al RSC.
Il presente documento, parte integrante e sostanziale del contratto di affidamento del servizio di conservazione digitale al Conservatore Credemtel, annulla e sostituisce ogni sua precedente versione e verrà richiamato, per le parti competenza, dal Manuale di conservazione predisposto dal RdC.
Ogni eventuale modifica che il RdC vorrà apportare al presente documento ai fini del Manuale di conservazione che egli redigerà, in quanto descrittiva di come il Conservatore eroga il servizio, dovrà essere concordata tra le parti per iscritto, fermo restando che Credemtel non ha l’obbligo di accettarla.
Il presente documento e ogni suo eventuale aggiornamento in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti, costituisce delega formale da parte del RdC, nei confronti del RSC, all’espletamento delle attività definite dal paragrafo 4.5 delle Linee Guida AgID.
In particolare, il RdC, con il presente documento, conferisce delega al RSC, per lo svolgimento di tutte quelle attività per le quali la normativa di riferimento ammette la delega, restando in capo al RdC tutte le attività non delegabili e le responsabilità che la norma stessa assegna al RdC anche con riferimento alle attività delegate.
L’eventuale volontà del RdC di modificare il perimetro della delega al RSC dovrà essere per tempo comunicata a mezzo PEC a Credemtel in quanto determinante per la definizione delle modalità di erogazione del servizio.
Ai fini della comunicazione e dello scambio di informazioni tra il RSC e il RdC, devono essere comunicati a Credemtel il nominativo e i riferimenti del RdC e ogni eventuale sua sostituzione. Tale nominativo, nonché quello dei soggetti di cui operativamente egli si avvale per l’utilizzo del servizio sono riportati all’interno dell’Allegato B del presente manuale. In difetto di comunicazione esplicita del RdC, si presume tale il soggetto che ha conferito a Credemtel l’incarico per la conservazione.
2. TERMINOLOGIA (GLOSSARIO E ACRONIMI)
Per la terminologia utilizzata nel presente documento si rimanda al “Glossario dei termini e degli acronimi” all’allegato 1 delle Linee Guida AgID, al glossario del CAD in materia di “Sistema di Conservazione dei documenti informatici” e, più in generale a tutta la normativa di riferimento, integrati (e, convenzionalmente, derogati) da quanto indicato nel sottostante glossario aggiuntivo dei termini e acronimi. Tutti i termini indicati in carattere “corsivo” non virgolettato (indipendentemente se maiuscolo o minuscolo) fanno pertanto riferimento ad una voce del glossario sottostante o a quelli sopra citati.
Glossario aggiuntivo dei termini e acronimi | |
Termine/acronimo | Definizione |
AdE | Agenzia delle Entrate |
Area organizzativa | Ripartizione organizzativa del Titolare identificativa della specifica area di produzione degli oggetti digitali versati (nella P.A., in genere coincidente con l’area organizzativa omogenea). |
Attestato di conservazione | Documento sottoscritto dal RSC che certifica al Titolare che i suoi oggetti digitali sono conservati presso il SdC di Credemtel. |
Classe documentale | Tipologia documentale omogenea per natura, funzione giuridica e modalità di registrazione o di produzione, con medesime caratteristiche formali e/o intellettuali. Le Classi documentali gestite dal SdC sono quelle elencate e descritte nello specifico allegato C del presente manuale. |
Comunità di riferimento | Un insieme formalmente determinato di potenziali utenti che dovrebbero essere in grado di comprendere un particolare insieme di informazioni. La comunità di riferimento può essere composta da più comunità di utenti. |
Consolle di conservazione | Applicazione software di Credemtel che consente al personale autorizzato di gestire il SdC e versare gli oggetti di conservazione. |
Contenuto informativo | Insieme delle informazioni la cui preservazione costituisce lo scopo fondamentale originario della conservazione. E’ composto da due elementi: • oggetto digitale, • informazioni sulla rappresentazione. |
Contratto | Accordo tra il Titolare e Credemtel che regola i rapporti di servizio tra le parti. |
Copia informatica | Vedasi Copia o estratto informatico di documento informatico. |
Copia o estratto informatico di documento informatico | Processo che trasferisce uno o più documenti informatici da un supporto di memorizzazione ad un altro, mantenendo identico contenuto, ma con diversa sequenza di valori binari. |
Cryptoprocessor | Microprocessore progettato per gestire le chiavi di crittografia e dati in situazioni ad alto rischio. Un microprocessore normale è racchiuso all'interno di un ambiente resistente alle intrusioni, in modo che le informazioni riservate possano essere alterate o rilasciate attraverso un'interfaccia software strettamente definita da un set di transizioni. In combinazione con il controllo dell'accesso, l'insieme delle transizioni deve evitare l'abuso di informazioni sensibili. |
Documenti informatici | Vedasi documento informatico. |
Glossario aggiuntivo dei termini e acronimi | |
Termine/acronimo | Definizione |
Il Titolare potrà trasmettere anche Documenti informatici che siano copia informatica o copia per immagine di documento nativo analogico. | |
Duplicato informatico | Vedasi Duplicato informatico di documento informatico. |
Duplicato informatico di documento informatico | Documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario. |
Funzione di hash | Vedasi Funzione di hash crittografica. |
Giorni di prossimità | Numero di giorni lavorativi concordati col Titolare o col RdC da utilizzare per calcolare il termine di prossimità. |
Giorni di SLA | Numero di giorni di calendario concordati col Titolare o col RdC da utilizzare per calcolare il termine di SLA. |
Gruppo di conservazione | Aggregazione logica di uno o più registri, aventi il medesimo Titolare e il medesimo termine di conservazione. |
Gruppi di conservazione | Vedasi Gruppo di conservazione. |
Hardware Security Module | Tipo di cryptoprocessor per la gestione di chiavi digitali. |
HSM | Hardware Security Module. |
Indice UniSinCRO | Evidenza informatica associata ad ogni pacchetto informativo generato secondo lo standard UNI SInCRO, contenente un insieme di informazioni articolate descritte nell’allegato 5 delle Linee Guida AgID per i soli PdA ma identicamente utilizzate da Credemtel anche per tutte le altre due tipologie di pacchetti informativi (PdV e PdD). |
Informazioni descrittive | Descrivono il pacchetto informativo e consentono di ricercarlo nel SdC. In base alle caratteristiche della tipologia di oggetto contenuto nel pacchetto stesso, tali informazioni possono essere un sottoinsieme di quelle presenti nel pacchetto informativo, possono coincidere o possono anche essere diverse. |
Informazioni sull’impacchettamento | Informazioni che consentono di mettere in relazione nel SdC, in modo stabile e persistente, il contenuto informativo con le relative informazioni sulla conservazione. |
Informazioni sulla conservazione | Informazioni necessarie a conservare il contenuto informativo e garantiscono che lo stesso sia chiaramente identificato e che sia chiarito il contesto in cui è stato creato. Sono costituite da metadati che definiscono la provenienza, il contesto, l’identificazione e l’integrità del contenuto informativo oggetto della conservazione. |
Informazioni sulla rappresentazione | Informazioni che associano un oggetto digitale a concetti di ulteriore o maggior significato. Sono le informazioni necessarie a rendere comprensibile l’oggetto digitale agli utenti. Il caso tipico è costituito dalle informazioni relative al formato con cui la sequenza di bit è codificata, informazioni che consentono al SdC di decodificare opportunamente la sequenza di bit per essere correttamente rappresentata e resa intelligibile agli utenti. |
Glossario aggiuntivo dei termini e acronimi | |
Termine/acronimo | Definizione |
IPdA | Indice UniSinCRO del PdA. |
IPdD | Indice UniSinCRO del PdD. |
IPdV | Indice UniSinCRO del PdV. |
Linee Guida AgID | Documento “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” pubblicato nel sito istituzionale dell’Agenzia per l’Italia Digitale il 10 settembre 2020 e s.m.i. |
Log di sistema | Registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli eventi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati. |
NAS | Network Attached Storage: dispositivo di rete utilizzato per l'immagazzinamento dei dati. |
Normativa di riferimento | Le Linee Guida AgID, le norme di cui al successivo paragrafo 3.1 e, più in generale, tutte le norme primarie e di attuazione applicabili alla conservazione digitale a norma. |
PEC | Posta Elettronica Certificata. |
Oggetti di conservazione | Xxxxxx Xxxxxxx di conservazione. |
Oggetti digitali | Vedasi Oggetto digitale. |
Produttore | Vedasi Produttore dei PdV. |
Rapporto di rifiuto | Documento informatico che attesta e motiva il rifiuto da parte del SdC dei PdV inviati dal Produttore. |
RdC | Vedasi Responsabile della Conservazione. |
Registro | Serie di oggetti di conservazione univocamente identificabili in base a specifiche regole condivise col Titolare o col RdC. |
RSC | Vedasi Responsabile del servizio di conservazione. E’ la persona designata da Credemtel a gestire, insieme ai suoi delegati, il SdC affidato in outsourcing alla società dal Titolare. L’attività del RSC consiste nel gestire ed erogare il servizio di conservazione come definito nel contratto di servizio e nel presente manuale utilizzando strumenti e metodi aggiornati tecnicamente e conformi alla normativa vigente. |
Saas | Vedasi Software as a Service |
SAN | Storage Area Network: una rete ad alta velocità di dispositivi di memoria di massa condivisi. |
SdC | Vedasi Sistema di Conservazione |
SdG | Sistema di Gestione per la Qualità e la sicurezza delle informazioni e la Prevenzione della Corruzione redatto da Credemtel secondo le vigenti normative ISO 9001, 27001 e 37001. |
SLA | Service Level Agreement |
Software as a Service | Modello di distribuzione del software applicativo dove un produttore di software sviluppa, opera (direttamente o tramite terze parti) e gestisce un'applicazione web che mette a disposizione dei propri clienti via internet. |
Glossario aggiuntivo dei termini e acronimi | |
Termine/acronimo | Definizione |
Supporto logico | Contenitore di uno o più PdA di un medesimo Titolare aventi lo stesso anno fiscale o solare. |
Supporti logici | Vedasi Supporto logico. |
Termine di conservazione | E’ il termine previsto dalla legge o contrattualmente definito col Titolare o RdC di mantenimento dei PdA di un medesimo gruppo di conservazione nel SdC. I PdA per i quali sia trascorsa tale scadenza possono essere scartati dal SdC, previa verifica della congruità del termine stesso e consenso scritto del RdC. |
Termine di prossimità | E’ il momento dal quale un oggetto di conservazione diviene prossimo alla scadenza dello SLA concordato col Titolare o col RdC o ai termini di legge, a lui noti ed applicabili per norma primaria o di attuazione ovvero per ordine/provvedimento di Pubblica Autorità, indicati al Conservatore. Il termine si calcola sottraendo alla scadenza più vicina delle due già citate i giorni di prossimità (lavorativi) concordati col Titolare. |
Termine di SLA | E’ il termine concordato col Titolare o col RdC entro il quale un oggetto di conservazione deve essere conservato. Il termine si calcola sommando i giorni di SLA (di calendario) alla data di versamento dell’oggetto digitale nel SdC. |
Titolare | Vedasi Titolare dell’oggetto di conservazione. E’ il soggetto, ossia la persona fisica o giuridica, la Pubblica Amministrazione o l’Ente, che, sottoscrivendo il contratto o convenzione di servizio, affida al Conservatore le attività di conservazione dei propri oggetti digitali (autoprodotti o acquisiti da terzi), che per legge o regolamento o per propria volontà è tenuto o comunque intenzionato a conservare. Tale figura generalmente va anche a ricoprire (direttamente o tramite proprio incaricato) il ruolo di Produttore previsto dalla normativa di riferimento (nel presente documento, pertanto, ogni riferimento al Produttore e/o al RdC va riferito al Titolare in quanto decida di avvalersi di suo delegato/rappresentante). |
UNI SInCRO | Standard UNI 11386 SInCRO – Supporto all’Interoperabilità̀ nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali. |
User ID | Codice identificativo di un utente utilizzato in combinazione con la password per accedere ad un sistema informativo. |
Utente | Vedasi Utente abilitato. |
3. NORMATIVA E STANDARD DI RIFERIMENTO
3.1. NORMATIVA DI RIFERIMENTO
• Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell’impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis – Documentazione informatica
• Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
• Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxxxxxxx 00 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. – Codice in materia di protezione dei dati personali
• Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. – Codice dell’amministrazione digitale (CAD)
• D.P.C.M. 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71.
• D.P.C.M. 21 marzo 2013, Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni.
• D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, nelle seguenti disposizioni non abrogate:
o art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione,
o art. 6, Funzionalità,
o art. 9, Formato della segnatura di protocollo,
o art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici,
o art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi,
o art. 21, Informazioni da includere nella segnatura.
• Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65 – Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
• D.M. 17 giugno 2014 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.
• Regolamento UE 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE.
• Regolamento UE 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.
• Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (AgID) del 10 settembre 2020 e s.m.i.
• Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici (AgID) del 26 giugno 2021.
3.2. STANDARD DI RIFERIMENTO
• ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l’archiviazione;
• ISO/IEC 27001, Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System);
• ETSI TS 101 533-1 Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni;
• ETSI TS 119 511 Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques; Politica e requisiti di sicurezza per i fornitori di servizi fiduciari che forniscono la conservazione a lungo termine delle firme digitali o dei dati generali utilizzando tecniche di firma digitale;
• UNI 11386 Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali;
• ISO 15836 Information and documentation – The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core;
• ISO/TR 18492 - Long-term preservation of electronic document-based information;
• ISAD (G) - General International Standard Archival Description.
4. RUOLI E RESPONSABILITÀ
Lo svolgimento delle attività di Conservatore vede l’intervento di più attori coinvolti, ognuno dei quali ha la responsabilità di specifiche attività.
Per ogni figura prevista nel processo di gestione del SdC sono richiesti specifici requisiti di onorabilità e di esperienza minima nel ruolo.
Peraltro, così com’è previsto che alcune attività possano essere svolte dal medesimo soggetto è, altresì, previsto che alcune funzioni possano essere delegate ad altri soggetti, fermo restando i predetti vincoli di onorabilità e di requisiti di esperienza del delegato.
Nella struttura organizzativa che in Credemtel svolge l’attività di conservazione sono presenti i ruoli indicati nella successiva “tabella dei ruoli interni”, unitamente alla specificazione delle competenze minime necessarie per ricoprire il singolo ruolo, alle principali attività ad esso associate ed al nominativo attualmente in carica.
Xxxxx | Nominativo attualmente in carica | Formazione ed esperienze minime | Attività associate al ruolo |
Responsabile del servizio di conservazione | Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxx con esperienza di almeno 5 anni nel ruolo. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 8 anni. | - Definizione e attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione, nonché del governo della gestione del sistema di conservazione; - definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente: - corretta erogazione del servizio di conservazione all’ente produttore; - gestione delle convenzioni, definizione degli aspetti tecnico-operativi e validazione dei disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione. |
Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione | Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx in discipline scientifiche con esperienza di almeno 3 anni nel ruolo. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni. | - Rispetto e monitoraggio dei requisiti di sicurezza del sistema di conservazione stabiliti dagli standard, dalle normative e dalle politiche e procedure interne di sicurezza; - segnalazione delle eventuali difformità al Responsabile del servizio di conservazione e individuazione e pianificazione delle necessarie azioni correttive. |
Xxxxx | Nominativo attualmente in carica | Formazione ed esperienze minime | Attività associate al ruolo |
Responsabile della funzione archivistica di conservazione | Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxx magistrale in archivistica con esperienza di almeno 2 anni nel ruolo o laurea con percorsi di formazione specialistica nel settore e con esperienza di almeno 3 anni nel ruolo o laurea con esperienza di almeno 5 anni | - Definizione e gestione del processo di conservazione, incluse le modalità di trasferimento da parte dell’ente produttore, di acquisizione, verifica di integrità e descrizione archivistica dei documenti trasferiti, di esibizione, di accesso e fruizione del patrimonio documentario e informativo conservato; - definizione del set di metadati di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici; - monitoraggio del processo di conservazione e analisi archivistica per lo sviluppo di nuove funzionalità del sistema di conservazione; - collaborazione con l’ente produttore ai fini del trasferimento in conservazione, della selezione e della gestione dei rapporti con il Ministero dei beni e delle attività culturali per quanto di competenza. |
Responsabile del trattamento dei dati personali | Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxx con esperienza di almeno 3 anni nel ruolo. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni. | - Garanzia del rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento dei dati personali; - garanzia che il trattamento dei dati affidati dai Clienti avverrà nel rispetto delle istruzioni impartite dal titolare del trattamento dei dati personali, con garanzia di sicurezza e di riservatezza. |
Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxx in discipline scientifiche con esperienza nel ruolo di almeno 3 anni. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni. | - Gestione dell’esercizio delle componenti hardware e software del sistema di conservazione; - monitoraggio del mantenimento dei livelli di servizio (SLA) concordati con l’ente produttore; - segnalazione delle eventuali difformità degli SLA al Responsabile del servizio di conservazione e individuazione e pianificazione delle necessarie azioni correttive; - pianificazione dello sviluppo delle infrastrutture tecnologiche del sistema di conservazione; - controllo e verifica dei livelli di servizio erogati da terzi con segnalazione delle eventuali difformità al Responsabile del servizio di conservazione. |
Xxxxx | Nominativo attualmente in carica | Formazione ed esperienze minime | Attività associate al ruolo |
Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxx in discipline scientifiche con esperienza nel ruolo di almeno 3 anni. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni. | - Coordinamento dello sviluppo e manutenzione delle componenti hardware e software del sistema di conservazione; - pianificazione e monitoraggio dei progetti di sviluppo del sistema di conservazione; - monitoraggio degli SLA relativi alla manutenzione del sistema di conservazione; - interfaccia con l’ente produttore relativamente alle modalità di trasferimento dei documenti e fascicoli informatici in merito ai formati elettronici da utilizzare, all’evoluzione tecnologica hardware e software, alle eventuali migrazioni verso nuove piattaforme tecnologiche; - gestione dello sviluppo di siti web e portali connessi al servizio di conservazione. |
Le procedure di nomina e di delega di Credemtel prevedono che, in ogni caso:
• vengano definiti i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto delle nomine e delle deleghe;
• le nomine e le deleghe vengano formalizzate in forma scritta, anche mediante documento informatico;
• i nominati e i delegati esprimano in forma scritta, anche mediante documento informatico, il consenso ad accettare l’incarico;
• nomine e deleghe abbiano data certa.
L’accesso alla consolle di conservazione da parte del personale autorizzato avviene tramite l’utilizzo di un certificato di firma digitale, previa assegnazione di un profilo di accesso adeguato alla funzione ricoperta.
La consolle di conservazione ha preconfigurati i profili minimi di Amministratore (con soli permessi di censimento utenti e assegnazione permessi), Auditor (con limitati permessi di sola verifica) e Operatore (con accesso a tutte le funzioni operative e di firma dei pacchetti informativi ad esclusione di quelle assegnate all’Amministratore). Tali profili possono essere così ricoperti:
• Amministratore: Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione, Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione, Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione;
• Operatore: Responsabile del servizio di conservazione;
• Auditor: Responsabile del trattamento dei dati personali, Responsabile della funzione archivistica di conservazione.
In caso una persona ricopra per nomina o per delega più ruoli, dovrà essere mantenuta la segregazione dei profili potendo la stessa ricoprirne solo uno a scelta fra quelli ammessi dai ruoli ricoperti.
Pertanto, il servizio di conservazione di Credemtel e di conseguenza il SdC ad esso strumentale, è costantemente presidiato, da Responsabili congruamente qualificati e incardinati in strutture organizzative che consentono loro di svolgere, con adeguati mezzi e risorse, i loro compiti.
In sintesi, il servizio di conservazione di Credemtel è stato progettato e implementato per essere potenzialmente in grado di attuare tutte le attività della conservazione in modo affidabile e a norma da un soggetto esterno alla struttura organizzativa del Titolare, ovviamente nei limiti stabiliti, mediante il contratto.
L’elenco dettagliato di tali nominativi e degli eventuali loro delegati è indicato nell’allegato A
del presente manuale. Torna al sommario
5. STRUTTURA ORGANIZZATIVA PER IL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
5.1. ORGANIGRAMMA
Nel seguente organigramma sono riportate le strutture organizzative di Credemtel coinvolte nel processo di conservazione:
Figura 1 – ORGANIGRAMMA del servizio di conservazione
Come chiarito nel capitolo precedente, ed evidenziato graficamente nella figura seguente, in Credemtel, il servizio di conservazione, e conseguentemente, anche il SdC, è posto sotto la responsabilità del RSC che collabora con tutti gli altri responsabili elencati nella “tabella dei ruoli interni” ed i loro eventuali delegati, che operano, rispetto al primo, secondo legami gerarchici (linee continue) e/o collaborativi (linee tratteggiate).
E’ inoltre previsto, a livello di procedura interna, che i suddetti Responsabili si riuniscano periodicamente, tutti congiuntamente in “Comitati Guida” o separatamente in gruppi di lavoro ristretti a seconda delle esigenze, finalizzati al costante monitoraggio e alla programmazione delle diverse attività di gestione del servizio di conservazione e del SdC.
Figura 2 Dettaglio dei ruoli del Servizio di Conservazione
5.2. STRUTTURE ORGANIZZATIVE
Compiti e responsabilità delle strutture organizzative individuate nel capitolo precedente, con l’esclusione dei servizi che fungono solo da raccordo con gli uffici sottoposti:
• CdA: Il Consiglio di Amministrazione nomina il RSC e le altre figure professionali indicate nel capitolo 4.
• DG: Il Direttore Generale:
▪ richiede la formalizzazione delle procedure interne per la gestione dei rischi dell’organizzazione.
▪ a valle della fase di analisi dei rischi, approva il Piano della sicurezza presentato da RAQ e redatto anche con l’ausilio del Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione.
• CCD: Comitato di Conservazione Digitale: è un team che comprende tutti i titolari dei ruoli già indicati al paragrafo 4 e le persone di vertice della Società secondo le statuizioni del Consiglio di Amministrazione.
• RAQ: Reparto Responsabile della Qualità e Sicurezza: gestisce il SdG, effettua l’analisi dei rischi e predispone il Piano della Sicurezza da presentare al DG. RAQ si occupa inoltre di verificare periodicamente la conformità a normativa e standard di riferimento.
• ASC: Reparto Amministrazione e Supporto Commerciale si occupa di:
▪ gestire gli adempimenti amministrativi connessi al contratto;
▪ raccogliere la firma dei Titolari sul contratto.
• TELCR: Business Unit Customer Operation Care si occupa di:
▪ attivare il servizio di conservazione;
▪ censire il Titolare nel SdC;
▪ concordare col Titolare o con il suo RdC la configurazione del servizio di conservazione, comprensiva dell’organizzazione logica, delle regole di validazione, delle tempistiche e dei parametri di conservazione e dell’associazione dei metadati;
▪ fornire supporto ai Titolari che ne facciano richiesta, nel caso sia necessario verificare e configurare le applicazioni di trasferimento degli oggetti digitali da conservare, nel rispetto dei diritti, delle licenze e dei permessi ottenuti dai Titolari medesimi.
▪ configurare i gruppi di conservazione, i registri, i metadati e le regole di validazione, le tempistiche e i parametri di conservazione nel SdC;
▪ distribuire i certificati di firma digitale al personale del Titolare qualora ne faccia richiesta, censendo tali figure nel SdC;
▪ definire col Titolare e censire nel SdC l’elenco degli utenti autorizzati ad accedere
SdC ed i loro limiti di accesso;
▪ erogare il servizio di assistenza ai Titolari del servizio di conservazione ed agli
utenti del SdC;
▪ supportare i Titolari che ne facciano richiesta, nella verifica dello stato di conservazione degli oggetti digitali inviati, tramite funzioni di inquiry e quadratura.
• TELIT: Business Unit Information Technology si occupa di:
▪ gestire lo sviluppo, la correzione di eventuali anomalie, il change management, il rilascio ed il monitoraggio del software del SdC;
▪ acquisire, verificare e gestire i PdV ricevuti;
▪ predisporre il rapporto di versamento per i PdV presi in carico;
▪ predisporre il rapporto di rifiuto per i PdV rifiutati;
▪ preparare e gestire i PdA tramite applicazioni automatizzate;
▪ preparare e gestire i PdD ai fini dell’esibizione, contenenti duplicati informatici e/o
copie informatiche, tramite applicazioni automatizzate;
▪ verificare integrità e leggibilità degli oggetti di conservazione, tramite applicazioni automatizzate;
▪ gestire lo scarto di PdA e/o oggetti di conservazione tramite applicazioni automatizzate.
6. OGGETTI SOTTOPOSTI A CONSERVAZIONE
L’oggetto di conservazione è un oggetto digitale versato dal Produttore nel SdC, attraverso PdV corredato dei metadati previsti dalla normativa di riferimento eventualmente integrati con quelli concordati col Titolare o con il suo RdC, ed eventualmente, dopo la conservazione, messi a disposizione dei soggetti legittimati sotto forma di PdD.
I metadati sono necessari per identificare univocamente gli oggetti di conservazione, descriverne il contesto, rintracciarne la collocazione, identificarne autori ed eventuali sottoscrittori, fornendo un riferimento alla struttura propria dell’oggetto digitale, al suo formato e tutte le altre informazioni che possono essere utili alla sua rappresentazione.
Il pacchetto informativo gestito dal SdC di Credemtel assume, come strutture logiche di riferimento, quelle dell’oggetto di conservazione e contiene due tipi di informazioni: il contenuto informativo e le informazioni sulla conservazione, la cui correlazione è identificata dalle informazioni sull’impacchettamento. Il pacchetto informativo, inoltre, è descritto e può essere ricercato nel SdC tramite le informazioni descrittive.
Il SdC gestisce gli oggetti di conservazione in archivi distinti per ogni singolo Titolare e, se con questo concordato, per singola area organizzativa (generalmente corrispondenti, nella PA alle Aree Organizzative Omogenee), consentendo di definire configurazioni e parametrizzazioni ad hoc per ogni Titolare (e/o per ogni singola area organizzativa) come definito nell’allegato B. Per mantenere anche nel SdC le informazioni relative alla struttura dell’archivio e dei relativi vincoli archivistici, gli oggetti di conservazione, in accordo con il Titolare, sono corredati di un set di metadati di profilo archivistico.
Gli oggetti digitali sono versati dal Produttore nel SdC mediante PdV, in base alle esigenze gestionali del Titolare descritte nell’allegato B.
Gli oggetti di conservazione sono catalogati in classi documentali omogenee per natura e funzione giuridica, modalità di registrazione o di produzione. Tale suddivisione è funzionale all’individuazione, per ogni singola classe documentale, di set di metadati. Inoltre, in genere, le classi documentali individuano i registri in cui si articolano e organizzano gli oggetti di conservazione del Titolare.
Le classi documentali per le quali il Titolare richiede la classificazione nel SdC vengono, in fase di attivazione, associate a specifici registri.
Il Produttore, nel PdV, deve sempre associare un oggetto di conservazione a una classe documentale, in modo che il SdC possa archiviarlo associandolo al corretto registro di riferimento, come definito nell’allegato B al presente manuale.
6.1. OGGETTI CONSERVATI
Gli oggetti di conservazione vengono aggregati, in ossequio alle regole condivise col Titolare o col suo RdC, in registri, i quali saranno associati da Credemtel:
• alla classe documentale che definisce le regole di conservazione
• al gruppo di conservazione utilizzato per definire la composizione dei PdA.
L’elenco dettagliato di tali registri del singolo Titolare, delle relative classi documentali e metadati a loro associati e delle regole di loro validazione è definito nell’allegato B del presente manuale. L’elenco generale e la descrizione dei formati elettronici, delle classi documentali e le relative politiche di conservazione degli oggetti digitali gestiti dal SdC di Credemtel sono definiti nell’allegato C del presente manuale.
Le modalità di valutazione periodica dello stato di obsolescenza dei formati elettronici previsti da Credemtel come idonei per la conservazione avviene, in conformità alla normativa di riferimento, con le modalità descritte nel documento denominato “Politiche attinenti al Sistema di conservazione di Credemtel Spa”.
Credemtel, in accordo con il Titolare, si riserva la facoltà di accettare (su richiesta del Titolare, che ne accetta a suo rischio l’eventuale invalidità/inefficacia della conservazione) anche formati non previsti nell’allegato C del presente manuale che il Produttore chieda comunque di conservare. L’indicazione e le modalità di gestione di tali nuovi formati, al fine del loro recepimento ufficiale nel presente manuale, sono preliminarmente formalizzate in un apposito accordo integrativo tra Produttore e Credemtel.
6.2. PACCHETTO DI VERSAMENTO
Il PdV è il pacchetto informativo con il quale il Produttore invia al Conservatore gli oggetti digitali
del Titolare da versare nel SdC.
Il Conservatore aggrega gli oggetti digitali ricevuti dal Produttore per Titolare e registro ed elabora tramite una idonea procedura software una proposta di PdV in formato standard UNI SinCRO. Tale proposta viene presentata al Produttore affinché possa approvarla alternativamente mediante apposizione della propria firma digitale o mediante non opposizione alla proposta di PdV stessa, con conseguente elaborazione automatizzata.
I PdV approvati dal Produttore divengono, quindi, PdV inviati al SdC per la loro validazione e
presa in carico o rifiuto.
Da quanto detto, quindi, si evince il motivo per cui sugli indici dei PdV inviati a Credemtel non è sempre richiesta la presenza di una firma digitale in quanto gli IPdV stessi sono già bloccati con una impronta crittografica calcolata tramite apposita funzione di hash nel rapporto di versamento o nel rapporto di rifiuto posta a garanzia della loro integrità. L’apposizione di una firma digitale autorizzata dal Titolare diviene invece necessaria qualora gli oggetti digitali ivi contenuti non siano firmati digitalmente o qualora siano firmati digitalmente ma i relativi certificati non risultino tra quelli autorizzati dal Titolare indicati nell’allegato B.
La tipologia dei PdV gestiti dal SdC di Credemtel e le relative strutture sono definite nell’allegato C del presente manuale.
6.3. PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE
Il PdA è il pacchetto informativo con il quale il SdC aggrega e conserva gli oggetti di conservazione.
I PdA del SdC di Credemtel, generati aggregando oggetti di conservazione per i quali è trascorso il termine di prossimità appartenenti ad uno stesso Titolare, ad un medesimo anno (fiscale o solare) e ad un medesimo gruppo di conservazione, contengono un IPdA in formato standard UNI SInCRO firmato digitalmente e marcato temporalmente a cura del RSC o dai suoi eventuali delegati.
La tipologia dei PdA gestiti dal SdC di Credemtel e le relative strutture dati sono definite nell’allegato C del presente manuale.
6.4. PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE
Il PdD è il pacchetto informativo inviato dal SdC all’utente in risposta ad una sua richiesta di estrazione di oggetti digitali conservati.
I PdD del SdC di Credemtel sono generati con IPdD in formato standard UNI SInCRO che viene sottoscritto digitalmente e marcato temporalmente a cura del RSC.
I PdD generati da Credemtel contengono:
1. gli oggetti di conservazione richiesti dall’utente
2. un IPdD che blocchi tutti gli oggetti di conservazione richiesti, coi relativi metadati
3. opzionalmente, a richiesta dell’utente, anche:
• l’attestato di conservazione degli oggetti di conservazione richiesti;
• gli IPdA correlati agli oggetti di conservazione stessi;
• i rapporti di versamento di presa in carico degli oggetti di conservazione;
• eventuali ulteriori evidenze informatiche convenute.
I PdD così completati sono resi disponibili all’utente abilitato alla ricezione per il download sicuro da web (HTTPS).
La tipologia dei PdD gestiti dal SdC di Credemtel e le relative strutture dati sono definite nell’allegato C del presente manuale.
7. PROCESSO DI CONSERVAZIONE
Il servizio di conservazione si attiva solo a seguito della sottoscrizione del contratto tra il Titolare e il Conservatore secondo le procedure indicate nel presente manuale e nel contratto. Il contratto disciplina le cause della sua cessazione. Attivato il servizio saranno disponibili le varie funzionalità che costituiscono il processo di conservazione, che è articolato come appresso descritto.
Gli oggetti di conservazione del Titolare organizzati in PdV sono trasmessi, con le modalità già descritte nel capitolo 6.2, dal Produttore al SdC per la loro validazione e presa in carico o rifiuto.
Figura 3 Servizio di conservazione
Come già esplicitato, il processo di conservazione è innescato dal Produttore col versamento nel
SdC del PdV da conservare, in conformità a quanto stabilito nel presente manuale.
La ricezione da parte del SdC dei PdV inviati dal Produttore, vale come “ordine irrevocabile di conservazione”, il quale non potrà avere seguito nel caso in cui sia necessario rifiutare il PdV.
Figura 4 Processo di Conservazione
Gli oggetti di conservazione versati e accettati dal SdC prendono pertanto lo stato “irrevocabile”. L’associazione dello stato “irrevocabile” ha il seguente significato:
• il Produttore non può più intervenire direttamente sugli oggetti di conservazione versati;
• il RSC o i suoi eventuali delegati, sono definitivamente autorizzati a procedere alla terminazione del processo di conservazione anche anticipatamente rispetto al termine ultimo previsto per farlo, in tal caso a Credemtel non potrà essere imputata responsabilità alcuna;
• il RSC o i suoi eventuali delegati, sono obbligati a terminare il processo di conservazione entro i termini previsti dalle regole di conservazione indicate nell’allegato B.
È quindi obbligo esclusivo del Produttore, tenendo presenti le tempistiche indicate nell’allegato B, fare in modo che gli oggetti digitali pervengano al SdC in tempo utile per il rispetto di eventuali termini di legge entro i quali il Titolare è tenuto ad avviarli al processo di conservazione. Per converso, dal momento in cui Credemtel abbia rispettato le tempistiche esplicitate nell’allegato B, pur nel caso di conservazione oltre i termini di legge gravante sul Titolare, non potrà esserle imputata responsabilità alcuna per il superamento dei suddetti termini di legge.
I PdV sono prodotti e inviati al SdC di Credemtel sotto la esclusiva responsabilità del Produttore, secondo le modalità e le procedure esposte nei loro aspetti generali nel presente manuale e, per gli aspetti operativi e specifici relativi a ogni Titolare, nell’allegato B, dove sono descritti in dettaglio gli oggetti digitali, i registri le relative Classi documentali oggetto di conservazione e le regole tecniche per la loro acquisizione e gestione nel SdC.
Il SdC genera periodicamente, per ogni Titolare, un rapporto di versamento o un rapporto di rifiuto dei PdV ricevuti dal Produttore nel periodo. Tali rapporti vengono firmati digitalmente a cura del RSC e conservati digitalmente in un apposito registro del Titolare.
Gli oggetti digitali contenuti nei PdV che superano le verifiche automatiche di validazione elencate nel rapporto di versamento vengono versati nel SdC: agli stessi viene pertanto attribuito lo stato “irrevocabile” e divengono oggetto di attività esclusivamente a cura di Credemtel.
Gli oggetti digitali non validati vengono analogamente inseriti in un rapporto di rifiuto, ma viene attribuito loro lo stato “rifiutato”, di conseguenza non entreranno mai nel SdC.
Tutte le informazioni di tracciamento relative alla ricezione, accettazione, rifiuto dei PdV e generazione del rapporto di versamento o del rapporto di rifiuto vengono registrate nei log di sistema del SdC. Tali log vengono periodicamente inseriti in documenti informatici sottoscritti con firma digitale a cura del RSC ed inviati in conservazione presso il SdC di Credemtel in un apposito registro avente termine di conservazione illimitato.
Laddove convenuto con il Titolare, tramite procedure informatiche automatizzate vengono individuate incongruenze (a titolo esemplificativo: incongruenze nella successione dei file rispetto alla loro data e numerazione ecc.) che possono essere riepilogate al Produttore e/o al Titolare stesso, agli indirizzi da quest’ultimo forniti, mediante invio di e-mail ordinarie con una periodicità concordata, come riportato nell’allegato B del presente manuale. Può essere anche concordato l’invio di una email certificata (PEC) al Titolare e/o al Produttore, in caso di escalation di segnalazioni non corrette.
Tali email vengono trasmesse agli indirizzi di posta elettronica forniti dal Titolare e riportati nell’allegato B del presente manuale ed il contenuto delle stesse si riterrà conosciuto al destinatario dal momento nel quale quest’ultima ha raggiunto il POP del destinatario, senza che Credemtel sia tenuto a compiere ulteriori indagini in relazione all’eventuale mancata lettura o ricezione (riconducibile, ad esempio, a cambiamenti dell’indirizzo email non comunicati tempestivamente, a problemi di spazio disco, indisponibilità del servizio di posta, mancato accesso del Produttore o del Titolare, ecc.). Il Titolare deciderà, a sua cura e giudizio, come procedere in merito, senza che questo pregiudichi le attività che comunque Credemtel dovrà effettuare per completare il processo di conservazione come previsto nel presente manuale.
Gli oggetti di conservazione permangono in stato “irrevocabile” fino alla decorrenza del termine di prossimità, trascorso il quale il SdC provvederà, tramite idonea procedura software automatica, ad aggregarli per Titolare, anno (fiscale o solare) e gruppo di conservazione componendo così il PdA.
I PdA così preparati vengono sottoposti all’attenzione del RSC che li può verificare, come dettagliato nel successivo paragrafo 7.5, e conservare apponendo la propria firma digitale con marca temporale al relativo IPdA: conseguentemente agli oggetti di conservazione correlati a tali PdA nonché al PdA stesso viene assegnato lo stato “conservato”.
I PdA conservati permangono nel SdC fino a decorrenza del termine del termine di conservazione o recesso dal contratto di servizio da parte del Titolare o del Conservatore, dopodiché vengono scartati dal SdC.
Il Titolare può integrare il servizio di conservazione di Credemtel con ulteriori moduli di servizio contenenti funzionalità non incluse di default nel servizio di conservazione.
Credemtel gestisce correttamente i diritti di proprietà intellettuale ed eventuali restrizioni nell'utilizzo, come definito nel contratto di servizio.
Come è normato nel contratto di servizio, è specifico obbligo del Titolare, al quale Credemtel fornisce una utenza di amministrazione degli utenti censiti nell’applicazione web di consultazione, gestire l’assegnazione, la revisione e la cancellazione delle utenze prevedendo che:
• venga assegnato un solo user ID per persona, con utilizzo di utenze di gruppo solo per eccezioni strettamente controllate e preventivamente autorizzate;
• la richiesta di rilascio dello user ID pervenga da persona autorizzata e il rilascio sia formalmente approvato;
• venga consegnato un documento all'utente autorizzato con i suoi diritti di accesso e con le eventuali verifiche e controllo richiesti dal processo di conservazione, con accettazione da parte dell'utente;
• venga mantenuto l'elenco storico delle credenziali di accesso assegnate;
• siano periodicamente analizzate e riviste le credenziali di accesso al SdC, con cadenza non superiore ai 6 mesi per accertare che la necessità di accesso sia ancora valida.
Tutte le comunicazioni da e verso l’esterno del SdC vengono gestite come previsto dal manuale operativo MO06 Gestione delle comunicazioni; in particolare, tutte le comunicazioni formali verso l’esterno del SdC sono preventivamente approvate dal RSC.
7.1. MODALITÀ DI ACQUISIZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO PER LA LORO PRESA IN CARICO
Il SdC realizzato da Credemtel comprende, oltre che quanto specificamente attinente al servizio di conservazione, altri servizi connessi alla Gestione Elettronica Documentale (GED) degli oggetti digitali. Tra questi si annoverano quelli che consentono l’invio sicuro degli oggetti digitali e la generazione, la verifica e l'invio al SdC dei PdV con le modalità già descritte nel capitolo 6.2. Il servizio di conservazione, e di conseguenza il SdC ad esso strumentale, non può pertanto essere offerto separatamente dalla suite di servizi GED sulla quale sono implementati idonei e sicuri canali di trasmissione degli oggetti digitali destinati ai vari servizi documentali ad essa connessi, compreso quello di conservazione.
Se i PdV ricevuti passano i controlli di validità vengono automaticamente acquisiti dal SdC ed gli
oggetti digitali in essi contenuti assumono lo stato “irrevocabile”.
Non è previsto che i PdV possano contenere dati cifrati ma sono resi accessibili, dietro tracciamento sul log di sistema, solo al personale autorizzato (vedi Piano di Sicurezza).
Sugli indici dei PdV versati dal Produttore viene obbligatoriamente richiesta la presenza di una firma digitale autorizzata dal Titolare solo qualora analoga firma non sia già presente sugli oggetti digitali ivi contenuti, o su questi ultimi, per accordo tra le parti ed assenza di impedimenti normativi, la firma sia assente.
7.2. VERIFICHE EFFETTUATE SUL PACCHETTO DI VERSAMENTO E SUGLI OGGETTI IN ESSO CONTENUTI
Tutti i PdV generati dal Produttore devono contenere oggetti digitali omogenei per Titolare e per
registro.
Per ogni oggetto digitale contenuto nel PdV verranno effettuate le seguenti verifiche:
• di presenza del formato fra quelli previsti dalla normativa vigente;
• di univocità degli identificativi degli oggetti contenuti nel PdV;
• di inclusione del formato nella lista di quelli conservabili da Credemtel;
• di integrità (verifica dell’impronta crittografica tramite funzione di hash);
• di presenza di almeno un firmatario dell’oggetto digitale o dell’indice del PdV nell’elenco dei firmatari autorizzati dal Titolare;
• di validità del relativo certificato di firma;
• di validità del relativo algoritmo di firma utilizzato;
• di attendibilità della CA che ha rilasciato il relativo certificato di firma;
• di presenza dei metadati obbligatori previsti per la relativa classe documentale;
• di rispetto delle eventuali regole di validità aggiuntive associate ai metadati in accordo col
Titolare.
Nel caso in cui il formato dell’oggetto digitale non sia tra quelli descritti e ammessi dalla normativa vigente, o tra quelli comunque richiesti dal Titolare ex art. 6.1 del presente documento anche se non ammessi, il PdV e gli oggetti digitali in esso contenuti possono essere rifiutati.
7.3. ACCETTAZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO E GENERAZIONE DEL RAPPORTO DI VERSAMENTO DI PRESA IN CARICO
Il PdV che passa tutti i controlli di validazione indicati nel paragrafo 7.2, viene versato nel SdC. Con cadenza massima settimanale, tutti i PdV accettati e non ancora registrati in un rapporto di versamento, vengono automaticamente associati dal SdC ad un nuovo rapporto di versamento di presa in carico che rappresenta il documento di controllo e di presa di responsabilità del RSC verso il Produttore, in quanto con esso, viene garantita la conservazione di tutti e soli gli oggetti digitali per i quali viene emesso il rapporto di versamento.
Con cadenza massima settimanale, tutti i PdV rifiutati e non ancora registrati in un rapporto di rifiuto vengono inseriti in un nuovo rapporto di rifiuto.
In particolare, dal punto di vista organizzativo, laddove sia prevista un’integrazione applicativa tra il sistema documentale alimentante e il SdC, la responsabilità di assicurarsi della corretta presa in carico di tutti gli oggetti digitali da parte del SdC è in carico al Produttore (a tal fine vigilato dal Titolare ove soggetto diverso), attraverso il sistema documentale, che deve provvedere ad aggiornare sui propri archivi il buon esito del caricamento in conservazione e consentire di individuare eventuali incompletezze o anomalie nel processo di conservazione.
Il rapporto di versamento e il rapporto di rifiuto sono documenti informatici in formato PDF che contengono:
• l’identificativo univoco del rapporto;
• i dati identificativi di ogni PdV univocamente identificato;
• l’impronta crittografica calcolata tramite apposita funzione di hash sull’IPdV che già contiene l’impronta crittografica di tutti gli oggetti digitali contenuti nel PdV;
• la conferma che, riapplicando al IPdV la funzione di hash, l’impronta crittografica
risultante coincida con quella originalmente calcolata in fase di sua generazione;
• l’elenco e l’esito delle verifiche di validità effettuate sugli oggetti digitali contenuti nel PdV (questo per cristallizzare, visto che i controlli possono essere aggiornati nel tempo, quali effettivi controlli furono applicati al momento della validazione);
• un file compresso allegato al rapporto stesso contenente tutti gli IPdV in standard UNI SInCRO di tutti i PdV ai quali il rapporto si riferisce;
• un riferimento temporale specificato con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC).
Tutti i rapporti di versamento e i rapporti di rifiuto generati, sono firmati digitalmente a cura di RSC ed inviati in conservazione in appositi registri riferibili sia al Titolare che al Conservatore. Tutte le informazioni di tracciatura relative alla generazione, accettazione, rifiuto del PdV e generazione del rapporto di versamento e del rapporto di rifiuto vengono registrate nel log di sistema del SdC. Tale log viene periodicamente inserito in un documento informatico sottoscritto digitalmente e inviato in conservazione in un apposito registro del SdC di Credemtel.
7.4. RIFIUTO DEL PACCHETTO DI VERSAMENTO E MODALITÀ DI COMUNICAZIONE DELLE ANOMALIE
Il PdV, contenente almeno un oggetto digitale che non passa almeno uno dei controlli indicati nel paragrafo 7.2, viene rifiutato in toto e gli oggetti digitali relativi messi in stato “rifiutato”.
I PdV rifiutati vengono inseriti nel rapporto di rifiuto con le modalità già descritte nel paragrafo precedente.
L’elenco di tutti i PdV accettati e rifiutati vengono giornalmente segnalati via mail dal SdC al
Produttore con due distinte segnalazioni.
Il Produttore è consapevole dell’opportunità di controllare quanto contenuto nell’apposita area di memorizzazione dei PdV rifiutati.
7.5. PREPARAZIONE E GESTIONE DEL PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE
Gli oggetti digitali contenuti nei PdV accettati, raggiunto il termine di prossimità, vengono automaticamente elaborati al fine di creare i PdA.
Il SdC genera automaticamente, con i tempi e le modalità già indicate nei paragrafi 6.3 e 7, l’IPdA che contiene al suo interno l’impronta crittografica di tutti gli oggetti di conservazione indicizzati e le altre informazioni che sono previste dalla normativa di riferimento.
Tale IPdA viene successivamente conservato a cura del RSC nell’archivio del Titolare.
In generale il processo di conservazione non prevede l’utilizzo della crittografia degli oggetti di conservazione, in quanto da un lato deve assicurarne la conservazione a lungo termine e di conseguenza la piena disponibilità nei confronti non solo del Titolare, ma di tutta la comunità di riferimento titolata a disporne; dall’altro non deve in alcun modo alterare l’oggetto digitale inviato in conservazione utilizzando tecniche crittografiche proprie.
I PdA sono memorizzati automaticamente dal SdC in supporti logici univocamente identificati e riferiti all’archivio del Titolare; tali PdA vengono poi organizzati per anno fiscale o per anno solare, in accordo con le indicazioni fornite dal Titolare medesimo come indicato nell’allegato B.
I supporti logici accolgono PdA secondo separazione logica (ad esempio in funzione del registro o dell’annualità di riferimento) e fino al raggiungimento di una dimensione massima predefinita dal Conservatore tale da consentirne la successiva memorizzazione, a cura del Titolare, anche su supporti fisici rimovibili (es. DVD). Una volta raggiunta tale dimensione massima di un supporto logico, al sopraggiungere di nuovi PdA, il SdC ne crea subito uno nuovo per accoglierli. Tale modalità di suddivisione in supporti logici di misura massima predefinita è effettuata a beneficio del Titolare, nel caso richieda il download sicuro (SFTP) degli stessi dal SdC, al fine di agevolarlo nelle attività di download e di successiva gestione degli oggetti di conservazione, essendo ogni supporto dotato anche di software autonomo di consultazione.
RSC si occupa delle attività relative alla gestione dello scarto secondo le modalità indicate nel successivo paragrafo 7.8.
RSC, nel caso di oggetti di conservazione che necessitino di un periodo di conservazione superiore ai 20 anni, prevede alcune attività di mantenimento dell’archivio che consistono nel monitoraggio e aggiornamento delle scadenze delle marche temporali, che di norma hanno una validità ventennale, e nel monitoraggio e aggiornamento delle scadenze, nel caso in cui si necessiti di conservazione perenne.
Il Titolare, in quanto soggetto tenuto alla conservazione dei suoi oggetti digitali, è tenuto a verificare periodicamente quanto conservato nel proprio archivio gestito presso il SdC.
Qualora RSC, durante la verifica degli oggetti di conservazione effettuata autonomamente dal Conservatore o dietro motivata richiesta del Produttore, del Titolare o del suo RdC, identificasse anomalie non già rilevate o rilevabili dai controlli automatici effettuati in fase di verifica del PdV, sarà autorizzato ad escludere gli oggetti di conservazione anomali dal PdA (se già predisposti per la conservazione) e a porli in stato “sospeso” (se occorre approfondire la verifica col Titolare) o ordinare il loro scarto dal SdC. In caso RSC sia tenuto a porre in stato “sospeso” i gli oggetti di conservazione per effettuare le necessarie verifiche col Produttore o col Titolare, lo stesso non sarà ritenuto obbligato a rispettare la scadenza dello SLA di conservazione concordato nell’allegato B ma solo gli eventuali termini di legge.
La consolle di conservazione mette in evidenza, tra i PdA ancora in attesa della firma di conservazione, quelli che presentano registri per i quali si sta effettuando per la prima volta la conservazione. Per tali registri RSC dovrà effettuare una verifica di congruità degli oggetti di
conservazione e dei metadati da conservare rispetto a quanto definito col Titolare o col suo RdC
nell’allegato B del presente manuale.
E’ prevista la possibilità di procedere all’aggiornamento di un oggetto di conservazione, qualora non sia corretto o non siano corretti i suoi metadati. Il nuovo oggetto di conservazione avrà una versione successiva al precedente che rimarrà comunque conservato. Il sistema permette di risalire a tutte le versioni precedenti all’oggetto di conservazione finale.
Per garantire la fruibilità nel tempo degli oggetti di conservazione, Credemtel, per ogni formato di file conservabile nel suo SdC individua e mantiene aggiornato, nell’allegato C del presente manuale, lo specifico software in grado di visualizzarne correttamente i contenuti.
Se il servizio di conservazione nei confronti del Titolare si interrompe per qualsivoglia motivo, il RSC cessa le sue funzioni. In questo caso, Credemtel provvede a riconsegnare al Titolare, dietro sua richiesta scritta, i PdA conservati presso il SdC abilitandolo a scaricare con download sicuro (SFTP) tutti i supporti logici contenenti i PdA.
Credemtel si impegna inoltre a non comunicare, a non diffondere e a non utilizzare ulteriormente quanto restituito, oltre che a non conservare copia degli stessi e a cancellare detti oggetti digitali dai propri archivi.
7.6. PREPARAZIONE E GESTIONE DEL PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE AI FINI DELL’ESIBIZIONE
Tutte le tipologie documentali sono ricercabili, consultabili ed esportabili tramite apposite funzioni di ricerca previste dall’applicazione web di consultazione degli oggetti digitali, fornita al Titolare ed agli utenti da quest’ultimo autorizzati alla consultazione.
La funzione di ricerca permette di filtrare gli oggetti digitali per ciascuno dei metadati ad essi associati.
Un’apposita funzione permette al Titolare e agli utenti da lui autorizzati, di richiedere al SdC la produzione di un PdD secondo le modalità già indicate al paragrafo 6.4 del presente Manuale.
La richiesta di predisposizione dei PdD da parte del SdC è evasa entro massimo 3 giorni lavorativi e messa a disposizione dell’utente richiedente per il download sicuro (HTTPS).
7.7. PRODUZIONE DI DUPLICATI E COPIE INFORMATICHE E DESCRIZIONE DELL’EVENTUALE INTERVENTO DEL PUBBLICO UFFICIALE NEI CASI PREVISTI
Il SdC provvede, su richiesta del Titolare, del RdC o di un utente legittimato, alla produzione di duplicati informatici e/o di copie informatiche dei documenti informatici memorizzati negli archivi dei Titolari, in conformità con le previsioni della normativa di riferimento.
In particolare, in relazione all’evolversi del contesto tecnologico e normativo e per assicurare la leggibilità nel tempo degli oggetti di conservazione, il Conservatore valuterà con continuità se intervenire per assicurarne un formato adeguato ai nuovi scenari tecnologici e/o giuridici e in caso positivo informerà il Titolare prima di procedere all’operazione.
L’attività di adeguamento è in carico a RSC che sottoscriverà e marcherà temporalmente i nuovi PdA contenenti le copie informatiche degli oggetti di conservazione originali in modo analogo a quanto previsto per la conservazione. L’IPdA del nuovo PdA manterrà i riferimenti del PdA originario.
A fronte dell’esigenza del Titolare di esibire/trasmettere a terzi copie informatiche di documenti informatici contenuti negli oggetti di conservazione, il Titolare potrà indicare a RSC con quale formato voglia/debba procedere alla creazione delle copie informatiche. Ove occorra una attestazione di conformità con quanto contenuto nell’oggetto di conservazione, il Titolare, a sua cura e spese, potrà richiedere l’intervento di un pubblico ufficiale che, d’intesa con RSC, curerà la sottoscrizione elettronica della copia informatica o della copia analogica dell’oggetto di conservazione originale.
Il servizio di conservazione assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite.
È prevista la possibilità di richiedere al SdC la produzione di uno o più:
• PdD contenenti il duplicato informatico di uno o più specifici oggetti di conservazione
contenuti all’interno di uno o più PdA conservati,
• supporti logici contenenti la copia informatica di tutti gli oggetti di conservazione inseriti nei PdA contenuti nei supporti medesimi.
Tali PdD e/o supporti logici saranno resi disponibili dal SdC al richiedente tramite processo di download sicuro (SFTP o HTTPS).
7.8. SCARTO DEI PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE
Lo scarto dal SdC avviene in ogni caso sulla base di una richiesta in forma scritta impartita dal
Titolare.
Credemtel ha implementato nell’applicazione web fornita ad ogni Produttore una procedura per gestire telematicamente lo scarto dei PdA dal SdC una volta decorsa la scadenza del termine di conservazione degli oggetti di conservazione conservati.
Trascorsi tre mesi dalla scadenza del temine di conservazione associato agli oggetti di conservazione conservati, viene inviata al Titolare a mezzo PEC una comunicazione informativa della presenza di supporti logici che hanno superato i termini contrattualmente concordati per il loro mantenimento in conservazione con l’indicazione di come procedere tramite la citata applicazione web, a formalizzare, anche mediante documento informatico, la richiesta di scarto dei supporti logici contenenti i PdA e annessi oggetti di conservazione in questione.
Nel caso di scarto dei PdA il cui Titolare sia una pubblica amministrazione, sarà esclusiva cura del Titolare stesso raccogliere la necessaria e preventiva autorizzazione eventualmente occorrente da parte delle Pubbliche Autorità competenti affinché si possa procedere allo scarto. È comunque sempre a carico del Titolare, soggetto pubblico o privato, verificare preventivamente all’invio della richiesta di scarto, la necessità di effettuare ogni adempimento richiesto, manlevando da ogni responsabilità Credemtel per l’esecuzione della stessa.
Il Titolare può comunque mantenere i propri oggetti di conservazione nel SdC oltre il termine di conservazione concordato o richiedere il prolungamento del termine di conservazione: in quest’ultimo caso il nuovo termine di conservazione sarà associato da Credemtel ai gruppi di conservazione interessati.
Una volta trasmessa dal Titolare la richiesta di scarto dei supporti logici correttamente e validamente compilata, il RSC provvederà ad autorizzarla telematicamente tramite la consolle di conservazione, il SdC si occuperà automaticamente, per tutte le richieste validate di:
• generare una copia dei supporti logici scaricabili con download sicuro (SFTP) se indicato dal Titolare nella richiesta;
• dar xxxxx xxxx xxxxxx xxx XxX x xxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxx oggetti di conservazione decorso un congruo periodo di tempo necessario per dar tempo al Produttore di effettuare il download e verificare i supporti scaricati;
• generare un attestato di scarto dei PdA e cancellazione degli annessi oggetti di conservazione che sarà inviato a mezzo PEC al Titolare e sottoposto a conservazione presso il SdC.
7.9 PREDISPOSIZIONE DI MISURE A GARANZIA DELL’INTEROPERABILITÀ E TRASFERIBILITÀ AD ALTRI OPERATORI
Ai fini di garantire l’interoperabilità tra sistemi di conservazione, il SdC è in grado di produrre dei PdD conformi allo standard UNI SInCRO coincidenti con i PdA trasferibili al nuovo operatore scelto dal cliente. Il trasferimento avverrà tramite download sicuro (SFTP o HTTPS) di tutti i supporti logici contenenti i PdA presenti nel SdC, con consegna al Titolare oppure al nuovo operatore.
Credemtel, in caso di cessazione delle operazioni di conservazione o di modifica della propria mission (interoperabilità), provvederà, con almeno 6 mesi di anticipo rispetto alla data di cessazione del servizio, a informare a mezzo PEC i Titolari della cessazione dell’attività in oggetto e delle modalità di riconsegna degli archivi di pertinenza conservati presso il SdC di Credemtel, che potrà avvenire nelle due modalità appena descritte (riconsegna al Titolare oppure
trasferimento ad altro operatore), come dettagliato nel documento DS10 Piano di Cessazione del SdC.
Il SdC è infine in grado di accettare il versamento di PdA provenienti da altri sistemi di conservazione se strutturati secondo gli standard previsti dalla normativa di riferimento (es. UNI SinCRO) e se i formati degli oggetti digitali da versare sono tra quelli indicati nell’allegato C.
8. IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
Il presente capitolo descrive il SdC, esponendo in dettaglio le componenti logiche, tecnologiche e fisiche esistenti e le loro principali funzionalità.
Gli aspetti relativi alla sicurezza informatica del SdC sono esposti in dettaglio nel Piano della Sicurezza predisposto da Credemtel, secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento, e nel “Documento della Politica sulla sicurezza delle informazioni del Sistema di Conservazione” (anche denominato come ISPD - Information Security Policy Document) del SdG e ad essi si fa rinvio.
Il “Piano della Sicurezza di Credemtel Spa” descrive le modalità con cui il Conservatore assicura gli obiettivi di sicurezza richiesti per la conservazione a lungo termine degli archivi, dettagliando i controlli di sicurezza delle diverse componenti del sistema e le procedure adottate per garantire i backup degli archivi medesimi, il Disaster Recovery e la Continuità Operativa (Business Continuity).
8.1. COMPONENTI LOGICHE
Per quanto riguarda le componenti logiche, il SdC di Credemtel poggia sulle seguenti tre componenti:
1. applicativa, consistente nell’insieme di tutte le componenti funzionali a supporto del processo di conservazione;
2. fisica, rappresentata dai server di frontend, di backend, di database e di storage (SAN e NAS) su cui vengono conservati nel tempo i metadati relativi agli oggetti di conservazione;
3. di sicurezza, assicurata da un dispositivo HSM che fornisce i servizi di firma digitale ed evidenza temporale qualificata utilizzati dal servizio di conservazione. Quest’ultimo è dislocato su una Certification Authority erogante servizi fiduciari accreditata presso AgID e raggiungibile da remoto in modalità protetta.
L’applicativo dedicato alla conservazione interagisce con:
• dispositivo HSM remoto, che fornisce i servizi di firma digitale ed evidenza temporale qualificata dell’impronta crittografica degli oggetti digitali, calcolata localmente tramite apposita funzione di hash;
• sistema di memorizzazione, che gestisce il sottosistema su cui vengono fisicamente memorizzati tutti gli oggetti di conservazione;
• sistemi di gestione documentale che permettono di alimentare automaticamente il SdC con oggetti digitali da sottoporre al processo di conservazione e di consultare quelli già conservati;
• RSC, che gestisce le attività di amministrazione, di monitoraggio, di controllo e le altre funzioni di supporto al SdC;
• Produttori che accedono al SdC per il versamento di nuovi PdV;
• utenti che accedono al SdC attraverso apposita applicazione web e credenziali di accesso per la consultazione di oggetti di conservazione e la richiesta di PdD;
• sistemi delle Certification/Time Stamp Authorities per la verifica dei certificati e delle CRL e l’apposizione delle evidenze temporali qualificate (Time Stamp).
L’intera applicazione è erogata, in logica SaaS, dalle infrastrutture tecnologiche predisposte, in cui tutti i componenti del SdC sono protetti da adeguate misure di sicurezza.
Gli ambienti di sviluppo, di test e di produzione sono tenuti rigorosamente separati.
Figura 5 Componenti Logiche
8.2. COMPONENTI TECNOLOGICHE
Per quanto riguarda le componenti fisiche, l’architettura del relativo SdC prevede una piattaforma ridondata e scalabile.
Un sito secondario con logiche di disaster recovery garantisce la continuità del servizio. Il SdC è costruito su un’architettura a tre livelli:
1. livello di presentazione (presentation layer)
2. livello di business logic (business layer)
3. livello dati (data access layer, Database, Storage)
La componente di presentation layer poggia su quattro nodi in cluster. La componente di business layer poggia su quattro nodi in cluster.
La componente dati poggia su due nodi in cluster (attivo-passivo).
La gestione dei dati (database e dati applicativi) su tutte le componenti previste per l’infrastruttura utilizza una SAN che ospita i dischi dove sono memorizzati i dati del servizio con un sistema ridondato.
La componente di backup è centralizzata su più librerie di backup differenziate per la parte sistemi operativi, SAN e NAS.
Figura 6 Componenti Tecnologiche
8.3. COMPONENTI FISICHE
Il SdC è realizzato in Italia su due siti geograficamente distanti oltre 150 chilometri l’uno dall’altro su sistemi informativi dipartimentali erogati in Facility Management da CEDACRI Spa, con tempi di riattivazione massima (RTO) di 24 ore e con copia dei dati (RPO) in tempo reale. Credemtel è collegata tramite rete MPLS del Gruppo CREDEM (che garantisce tutti i collegamenti verso gli outsourcer e internet) ai servizi di Facility Management.
Il backup dei dati relativi al SdC viene effettuato da CEDACRI su hard disk ridondati a loro volta presso il sito di Disaster Recovery.
CEDACRI Spa è a sua volta certificata UNI CEI ISO/IEC 27001:2014 (ISO/IEC 27001:2013) con il seguente campo applicativo: “Progettazione, sviluppo, manutenzione e gestione in outsourcing di sistemi informativi; Application Service Providing; Facility management; Firma digitale; Posta Elettronica Certificata; Servizi di formazione e consulenza organizzativa in ambito bancario; Disaster Recovery (settore EA 33 – 35)”.
Figura 7 Componenti Fisiche
8.4. PROCEDURE DI GESTIONE E DI EVOLUZIONE
All’interno del SdG, sono definiti e descritti tutti processi delegati al SdC. Questa operatività ha lo scopo principale di gestire l’intero ciclo del servizio offerto alla clientela, garantendone da un lato i livelli di servizio contrattualizzati e dall’altro di monitorarne e controllarne tutti i suoi aspetti. Tutte le procedure di gestione ed evoluzione del servizio di conservazione (escluse quelle specifiche di solo controllo processi descritte nel successivo capitolo 9) e dei corrispondenti sistemi che lo supportano sono descritte nelle seguenti procedure del SdG:
• P01 Gestione normativa
Verifiche periodiche di conformità alla normativa e agli standard di riferimento.
• P06 Progettazione
L’evoluzione delle componenti logiche, tecnologiche e fisiche del SdC prevede l’apertura di un progetto o intervento minore (regolamentati e documentati come descritto in questa procedura) che analizzi, sviluppi e testi le attività di cambiamento del SdC o dei sistemi di base Hardware e software (es. Database o sistemi operativi) che lo supportano.
• P09 Approvvigionamento
Questa procedura descrive le modalità di approvvigionamento di beni e servizi e di manutenzione e gestione delle infrastrutture e degli strumenti informatici di proprietà di Credemtel o nella sua disponibilità per altro titolo giuridico.
• P17 Erogazione dei servizi
Questa procedura descrive le modalità di:
o gestione dei cambiamenti: rilasci di applicazioni software, modifica di sistemi e dati,
o backup dei dati: il sistema informativo effettua in automatico una copia giornaliera di backup di tutti gli oggetti di conservazione, tali copie vengono mantenute giornalmente per gli ultimi 60 giorni, mensilmente per l’ultimo anno, annualmente per gli ultimi 10 anni,
o presidio dei servizi e del SdC,
o monitoraggio degli SLA dei servizi erogati,
o gestione del capacity management del sistema informativo.
• P18 Gestione incidenti
Questa procedura descrive le modalità da adottare per gestire i vari scenari di incidente che possono occorrere: incidente IT, incidente di sicurezza fisica o informatica compresi eventuali Data Breach, incidente alle sedi o al personale che erogano servizi critici di Credemtel.
La procedura descrive gli scenari e le modalità di gestione della crisi fino alla possibile attivazione del DS04 Piano di Continuità Operativa appositamente studiato per garantire il mantenimento dei livelli minimi di servizio anche a fronte di eventi disastrosi che incidano sul SdC.
• P20 Gestione della sicurezza logica
La procedura stabilisce le modalità utilizzate per implementare le misure di sicurezza logica e fisica necessarie a garantire la conformità dei servizi e dei sistemi alla norma ISO 27001 vigente.
Il SdC dispone inoltre di un log di sistema delle attività eseguite, sia manuali che automatizzate, accessibile in consultazione dalla consolle di conservazione. Tale log viene periodicamente inserito in un documento informatico dotato di evidenza temporale qualificata, sottoscritto digitalmente e conservato in un apposito registro del SdC di Credemtel.
Il log traccia tutti i dati e le informazioni occorrenti per la ricostruzione delle operazioni compiute. Torna al sommario
9. MONITORAGGIO E CONTROLLI
All’interno del SdG di Credemtel, sono definiti e descritti tutti processi delegati al SdC. Questa operatività ha lo scopo principale di gestire l’intero ciclo del servizio offerto alla clientela, garantendone da un lato i livelli di servizio contrattualizzati e dall’altro di monitorarne e controllarne tutti i suoi aspetti. La gestione operativa del servizio di conservazione e dei corrispondenti sistemi che lo supportano sono descritte nelle seguenti procedure e annessi manuali operativi del SdG:
• P01 Gestione normativa
• P04 Gestione reclami
• P07 Assistenza
• P08 Attivazione
• P11 Gestione degli Audit
• P17 Erogazione
• P18 Gestione incidenti
La procedura P18 Gestione incidenti descrive tutti gli aspetti e le attività che si rendono necessarie in caso di incidenti e/o anomalie rilevate dal personale interno di Credemtel e/o dai clienti, fino alla conclusione della criticità.
RAQ, nell’ambito delle ispezioni interne annualmente pianificate come prescritto dalla procedura P11 Gestione degli Audit, verifica la conformità del SdC agli standard ed alle normative di riferimento applicabili identificate dalla procedura P01 Gestione normativa.
Tali verifiche sono gestite ed effettuate in conformità al Piano della Sicurezza e al SdG di Credemtel.
9.1. PROCEDURE DI MONITORAGGIO
Sono descritte nella procedura P17 Erogazione, tutte le attività di presidio e monitoraggio effettuate sul funzionamento del software applicativo e di sistema.
La procedura elenca e dettaglia le attività a carico degli uffici addetti al presidio. Essa prevede a cadenza regolare e/o in tempo reale:
• il controllo delle procedure automatiche;
• la verifica di quadratura dei flussi ricevuti dai Titolari rispetto a quelli inviati alla conservazione;
• la gestione dei ticket relativi a non conformità, reclami e segnalazioni rilevate da personale interno o dalla clientela tramite appositi workflow interni come definito nel manuale operativo MO01 Gestione NC, reclami e segnalazioni;
• il monitoraggio delle mail di segnalazione di tutte le anomalie.
9.2. VERIFICA DELL’INTEGRITÀ DEGLI ARCHIVI
L’attività di verifica dell’integrità degli oggetti di conservazione viene svolta dalla componente infrastrutturale di gestione documentale, attraverso la continua verifica della disponibilità dei servizi e della integrità dei dati.
Il sistema applicativo si occupa:
• di effettuare controlli mensili incrociati di congruità tra degli archivi di conservazione verificando che tutti gli oggetti di conservazione e le evidenze di conservazione dei PdA presenti sul file system di conservazione abbiano una corrispondenza sul database e che tutti i file registrati sul database siano presenti sul file system di conservazione;
• di effettuare verifiche periodiche automatiche, entro i limiti temporali stabiliti dalla normativa di riferimento, sui PdA dei supporti logici in scadenza per verificarne l’integrità e la leggibilità (verifica per ogni PdA che l’impronta crittografica calcolata tramite funzione di hash su un numero predefinito di oggetti di conservazione scelti a campione risulti identica a quella presente su database del SdC e rigenerazione da database degli annessi IPdA e verifica di congruità con gli IPdA in standard UNI SInCRO a suo tempo conservati).
Tutte le anomalie rilevate vengono prontamente segnalate al RSC ed agli uffici competenti per la verifica e risoluzione dei problemi rilevati.
9.3. SOLUZIONI ADOTTATE IN CASO DI ANOMALIA
Tutte le anomalie vengono affrontate con diverse metodologie a seconda della natura dell’anomalia riscontrata e della collocazione dell’evento che l’ha generata nel SdC.
Ogni anomalia rilevata dai Titolari viene gestita e tracciata tramite un apposito workflow interno come definito manuale operativo MO01 Gestione NC, reclami e segnalazioni.
Oltre alle procedure previste per garantire l’integrità degli archivi, esistono anche procedure previste per risolvere anomalie in altre componenti del sistema che registrano dati.
Le caratteristiche comuni e le specificità delle procedure di risoluzione delle anomalie dipendono da diversi fattori organizzativi e tecnologici che devono tener conto che:
• tutte le funzionalità del sistema che inseriscono o modificano dati nel Data Base e file nell’area di file transfer sicuro o nel File System operano in modalità transazionale;
• il backup del Data Base assicura il “restore” all’ultima transazione completata correttamente;
• il File System è sottoposto a backup full a caldo con frequenza giornaliera.
In caso vengano rilevati errori o anomalie di integrità degli archivi, RSC provvederà a richiedere il “restore” degli archivi danneggiati dall’ultimo backup valido contenente i dati corretti ripristinandone l’integrità.
MANUALE
del servizio
DI CONSERVAZIONE
ALLEGATO A “ELENCO DEI RUOLI INTERNI”.
Questo documento, generato dinamicamente, riporta l’elenco dei ruoli interni del SdC ricoperti per tutto il tempo di durata del contratto sottoscritto dallo specifico Titolare.
A seguire un FACSIMILE dello stesso con dati di esempio.
Pag. 2 di 2
ALLEGATO “A” AL MANUALE del servizio DI CONSERVAZIONE
RUOLO | COGNOME | NOME | CODICE FISCALE | DATA NOMINA | DATA SCADENZA | DATA CESSAZIONE |
Responsabile del Servizio di Conservazione | Xxxxx | Xxxxx | RSSMRO79B12C442R | 06/05/2015 | Pro tempore | |
Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione | … | … | … | … | … | |
Responsabile del trattamento dei dati personali | … | … | … | … | … | |
Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione | … | … | … | … | … | |
Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione | … | … | … | … | … | |
Responsabile funzione archivistica di conservazione | … | … | … | … | … | |
Delegato del Responsabile del Servizio di Conservazione | … | … | … | … | … | |
… | … | … | … | … | … | |
Le attività di competenza dei ruoli indicati nella tabella soprastante (compresi i delegati) sono le stesse indicate nel paragrafo 4 del presente manuale.
MANUALE
del servizio
DI CONSERVAZIONE
ALLEGATO B “SCHEDA TECNICA”.
Questo documento, generato dinamicamente, contiene le sedi, i riferimenti e i nominativi autorizzati a ricoprire specifici ruoli (firmatari autorizzati, responsabili ecc.), i destinatari delle comunicazioni, i gruppi di conservazione, le classi documentali, i registri e relativi metadati a loro associati e le regole di loro validazione, gli SLA, le regole di conservazione ed altri dati ad hoc specifici di ogni Titolare.
A seguire un FACSIMILE dello stesso con dati di esempio.
SEZ. I | DATI DEL TITOLARE E INDICAZIONI GENERALI SULLA GESTIONE DEL SERVIZIO |
Licenza / ANAG_ID: | T0700001 / 0000012345 |
Denominazione / Ragione Sociale: | ESEMPIO SRL |
Sede Legale: | XXX XXXX, 0 – 00000 XXXXXX XXXXXX (XX) |
Codice fiscale: | 12345678901 |
Partita IVA: | 12345560455 |
Sede Amministrativa di riferimento per il presente contratto: | XXX XXXXXX, 0 – 00000 XXXXX (XX) |
Persone responsabili del servizio nei confronti del Conservatore | ||||
Figura | Ruolo | Nominativo | Telefono | Posta elettronica |
Responsabile di riferimento | Responsabile ufficio xyz | Xxxxx Xxxxx | 0522/nnnnnn | |
Operativo di riferimento | Addetto ufficio xyz | Xxxx Xxxxxxx | 0522/nnnxxx | |
Operativo di riferimento | Addetto ufficio xyz | Xxxxxx Xxxxx | 0521/yyyyyy | |
Responsabile della Conservazione | Responsabile ufficio xyz | Xxxxx Xxxxx | 0522/nnnnnn | |
Delegato del Resp. della Conservazione | Addetto ufficio xyz | Xxxxxx Xxxxx | 0521/yyyyyy | |
Indirizzi di posta elettronica del Titolare per le comunicazioni formali (Es. segnalazione periodica dei file ricevuti) | |
Tipo comunicazione | Indirizzi destinatari |
Comunicazione di report | xxxxxxxx@xxxxxxx.xx;xxxxxx@xxxxxxx.xx |
Comunicazione di report per escalation | |
Persone autorizzate dal Titolare ad effettuare accessi, ispezioni, verifiche, controlli presso il Conservatore su propri documenti a rilevanza tributaria conservati digitalmente (ad esempio revisori e sindaci della società Titolare) | ||
Ruolo | Nominativo | Note (documento identità, oggetto accesso, possibile periodicità ecc.) |
N.B.: Il Titolare o il Responsabile della conservazione da questi nominato si impegna a comunicare tempestivamente ogni variazione dei dati sopra indicati al Conservatore che genererà una nuova versione del Manuale del Servizio di Conservazione contenente il presente allegato aggiornato.
SEZ. II | SCHEDE DI IDENTIFICAZIONE DEI FILE/DOCUMENTI DA CONSERVARE | |
Scheda | Tipo documento | Classe documentale |
1 | FATTURE ATTIVE IN FORMATO ELETTRONICO | FATTURE ATTIVE |
Conservazione digitale di documenti informatici la cui rilevanza ai fini tributari è indicata in dettaglio per Registro/Sezionale nella colonna ‘Fiscale’ dell’elenco sottostante. |
NOTA: L’indicazione della dizione “SÌ” comporta l’obbligo per il Titolare di procedere alle denunce necessarie alla segnalazione di tenuta di documenti validi ai fini tributari presso il Conservatore. Tale indicazione comporta tra l’altro la piena accessibilità dei documenti alle Autorità Pubbliche competenti. |
PREGRESSO
(Insiemi di file che riguardano anni o periodi di imposta chiusi)
SERIE NUMERICHE e rispettivi REGISTRI/SEZIONALI IVA di riferimento che contraddistinguono i documenti e primo numero della serie conservato presso il Conservatore | |||||||
Serie/Registro/ Sezionale | Fiscale | Tipi di documenti Agenzia Entrate | Primo numero della serie | Prima data della serie | Stato | Gruppo di cons. | Identificativo Metadati |
333 – Fatture serie 1 | Sì | 1 Fatture emesse 4 Note di variazione diminuzione | 1 | 1/1/2009 | Dismesso | 97 | 130 |
334 – Fatture serie 2 | Sì | 1 Fatture emesse | 1 | 1/1/2013 | Attivo | 97 | 130 |
335 – Fatture serie 3 | Sì | 1 Fatture emesse 4 Note di variazione diminuzione | Non ancora determinato! | Non ancora determinato! | Da attivare | 445 | 201 |
Se il primo numero della serie non è noto in sede di compilazione dell’allegato (ad esempio perché la conservazione inizia in corso d’anno), il dato verrà individuato in base a quanto effettivamente inviato dal Titolare | |||||||
Titolare/i della firma elettronica qualificata apposta sui documenti informatici e/o sull’indice del PdV (Il Conservatore invierà al processo di conservazione i PdV aventi almeno l’IPdV o tutti i file da conservare sottoscritti mediante una qualsiasi delle firme valide qui elencate o presenti in allegato A) | |||
Cognome | Nome | Codice Fiscale | Data di revoca dei poteri di firma |
Xxxxx | Xxxxx | XXXYYYNNANNANNNA | |
Xxxxxxx | Xxxx | XXXXXXXXXXXXXXXX | 31/03/2015 |
Metadati | |||||
Identificativo Metadati | Metadato | Origine | Controlli | Metadati associati in UniSincro (se non fornito dal Produttore) | Chiave di ricerca del supporto logico |
130 | Numero fattura | Da Produttore | Presenza, Sequenzialità | Sì | |
Data fattura | Da Produttore | Presenza | Sì | ||
Partita IVA | Da Produttore | Presenza | Codice fiscale\Partita IVA, Parole chiave | Sì | |
…. | … | … | |||
201 | Numero fattura | Da Produttore | Presenza, Sequenzialità | Sì | |
Data fattura | Da Produttore | Presenza | Sì | ||
Partita IVA | Da Produttore | Presenza | Codice fiscale\Partita IVA, Parole chiave | Sì | |
Stato estero | Da Produttore | No | |||
…. | … | … | |||
SEZ. II | SCHEDE DI IDENTIFICAZIONE DEI FILE/DOCUMENTI DA CONSERVARE | |
Scheda | Tipo documento | Classe documentale |
1 | FATTURE ATTIVE IN FORMATO ELETTRONICO | FATTURE ATTIVE |
Regole di conservazione | ||
Descrizione specifica delle regole di conservazione per il tipo documento come definite nell’allegato C | ||
SLA relativi ai gruppi di conservazione | ||
Gruppo di conservazione | Descrizione | SLA |
97 Fatture Italia | Giorni di SLA (di calendario): | 15 |
Giorni di prossimità (lavorativi): | 4 | |
Numero di anni di mantenimento dei documenti nel Sistema di Conservazione: | 10 | |
Frequenza di trasmissione delle email di comunicazione formale dei report in Sez. I (in giorni di calendario): | 1 | |
445 Fatture Estero | Giorni di SLA (di calendario): | 15 |
Giorni di prossimità (lavorativi): | 4 | |
Numero di anni di mantenimento dei documenti nel Sistema di Conservazione: | 10 | |
Frequenza di trasmissione delle email di comunicazione formale dei report in Sez. I (in giorni di calendario): | 1 | |
SEZ. II | SCHEDE DI IDENTIFICAZIONE DEI FILE/DOCUMENTI DA CONSERVARE | |
Scheda | Tipo documento | Classe documentale |
2 | FATTURE ATTIVE IN FORMATO ELETTRONICO | FATTURE ATTIVE |
Conservazione digitale di documenti informatici la cui rilevanza ai fini tributari è indicata in dettaglio per Registro/Sezionale nella colonna ‘Fiscale’ dell’elenco sottostante. |
NOTA: L’indicazione della dizione “SÌ” comporta l’obbligo per il Titolare di procedere alle denunce necessarie alla segnalazione di tenuta di documenti validi ai fini tributari presso il Conservatore. Tale indicazione comporta tra l’altro la piena accessibilità dei documenti alle Autorità Pubbliche competenti. |
IN CORSO
(Insiemi di file che riguardano periodi di conservazione che al momento della compilazione del presente allegato non sono ancora determinati nel loro termine di chiusura)
SERIE NUMERICHE e rispettivi REGISTRI/SEZIONALI IVA di riferimento che contraddistinguono i documenti e primo numero della serie conservato presso il Conservatore | |||||||
Serie/Registro/ Sezionale | Fiscale | Tipi di documenti Agenzia Entrate | Primo numero della serie | Prima data della serie | Stato | Gruppo di cons. | Identificativo Metadati |
333 – Fatture serie 1 | Sì | 1 Fatture emesse 4 Note di variazione diminuzione | 1 | 1/1/2010 | Dismesso | 97 | 130 |
334 – Fatture serie 2 | Sì | 1 Fatture emesse | 560 | 1/4/2014 | Attivo | 97 | 130 |
335 – Fatture serie 3 | Sì | 1 Fatture emesse 4 Note di variazione diminuzione | Non ancora determinato! | Non ancora determinato! | Da attivare | 445 | 201 |
Se il primo numero della serie non è noto in sede di compilazione dell’allegato (ad esempio perché la conservazione inizia in corso d’anno), il dato verrà individuato in base a quanto effettivamente inviato dal Titolare | |||||||
Titolare/i della firma elettronica qualificata apposta sui documenti informatici e/o sull’indice del PdV (Il Conservatore invierà al processo di conservazione i PdV aventi almeno l’IPdV o tutti i file da conservare sottoscritti mediante una qualsiasi delle firme valide qui elencate o presenti in allegato A) | |||
Cognome | Nome | Codice Fiscale | Data di revoca dei poteri di firma |
Xxxxx | Xxxxx | XXXYYYNNANNANNNA | |
Xxxxxxx | Xxxx | XXXXXXXXXXXXXXXX | 31/03/2015 |
Metadati | |||||
Identificativo Metadati | Metadato | Origine | Controlli | Metadati associati in UniSincro (se non fornito dal Produttore) | Chiave di ricerca del supporto logico |
130 | Numero fattura | Da Produttore | Presenza, Sequenzialità | Sì | |
Data fattura | Da Produttore | Presenza | Sì | ||
Partita IVA | Da Produttore | Presenza | Codice fiscale\Partita IVA, Parole chiave | Sì | |
…. | … | … | |||
201 | Numero fattura | Da Produttore | Presenza, Sequenzialità | Sì | |
Data fattura | Da Produttore | Presenza | Sì | ||
Partita IVA | Da Produttore | Presenza | Codice fiscale\Partita IVA, Parole chiave | Sì | |
Stato estero | Da Produttore | No | |||
…. | … | … | |||
SEZ. II | SCHEDE DI IDENTIFICAZIONE DEI FILE/DOCUMENTI DA CONSERVARE | |
Scheda | Tipo documento | Classe documentale |
2 | FATTURE ATTIVE IN FORMATO ELETTRONICO | FATTURE ATTIVE |
Regole di conservazione | ||
Descrizione specifica delle regole di conservazione per il tipo documento come definite nell’allegato C | ||
SLA relativi ai gruppi di conservazione | ||
Gruppo di conservazione | Descrizione | SLA |
97 Fatture Italia | Giorni di SLA (di calendario): | 15 |
Giorni di prossimità (lavorativi): | 4 | |
Numero di anni di mantenimento dei documenti nel Sistema di Conservazione: | 10 | |
Frequenza di trasmissione delle email di comunicazione formale dei report in Sez. I (in giorni di calendario): | 1 | |
445 Fatture Estero | Giorni di SLA (di calendario): | 15 |
Giorni di prossimità (lavorativi): | 4 | |
Numero di anni di mantenimento dei documenti nel Sistema di Conservazione: | 10 | |
Frequenza di trasmissione delle email di comunicazione formale dei report in Sez. I (in giorni di calendario): | 1 | |
SEZ. II | SCHEDE DI IDENTIFICAZIONE DEI FILE/DOCUMENTI DA CONSERVARE | |
Scheda | Tipo documento | Classe documentale |
3 | REGISTRI IVA FORMATI DAL TITOLARE SU SUPPORTO INFORMATICO | REGISTRI IVA |
Conservazione digitale di documenti informatici la cui rilevanza ai fini tributari è indicata in dettaglio per Registro/Sezionale nella colonna ‘Fiscale’ dell’elenco sottostante. |
NOTA: L’indicazione della dizione “SÌ” comporta l’obbligo per il Titolare di procedere alle denunce necessarie alla segnalazione di tenuta di documenti validi ai fini tributari presso il Conservatore. Tale indicazione comporta tra l’altro la piena accessibilità dei documenti alle Autorità Pubbliche competenti. |
IN CORSO
(Insiemi di file che riguardano periodi di conservazione che al momento della compilazione del presente allegato non sono ancora determinati nel loro termine di chiusura)
SERIE NUMERICHE e rispettivi REGISTRI/SEZIONALI IVA di riferimento che contraddistinguono i documenti e primo numero della serie conservato presso il Conservatore | |||||||
Registro/ Sezionale | Fiscale | Tipi di documenti Agenzia Entrate | Data prima registrazione | Primo esercizio | Stato | Gruppo di cons. | Identificativo Metadati |
373 – Registro IVA acquisti | Sì | 15 – Registro IVA fatture acquisto | 1/1/2015 | 2015 | Attivo | 777 | 300 |
374 – Registro IVA vendite | Sì | 17 – Registro IVA fatture acquisto | 1/1/2015 | 2015 | Attivo | 777 | 300 |
375 – Registro corrispettivi | Sì | 58 – Altri registri | Non ancora determinato! | Non ancora determinato! | Attivo | 777 | 300 |
Se il primo numero della serie non è noto in sede di compilazione dell’allegato (ad esempio perché la conservazione inizia in corso d’anno), il dato verrà individuato in base a quanto effettivamente inviato dal Titolare | |||||||
Titolare/i della firma elettronica qualificata apposta sui documenti informatici e/o sull’indice del PdV (Il Conservatore invierà al processo di conservazione i PdV aventi almeno l’IPdV o tutti i file da conservare sottoscritti mediante una qualsiasi delle firme valide qui elencate o presenti in allegato A) | |||
Cognome | Nome | Codice Fiscale | Data di revoca dei poteri di firma |
Xxxxx | Xxxxx | XXXYYYNNANNANNNA | |
Xxxxxxx | Xxxx | XXXXXXXXXXXXXXXX | 31/03/2015 |
Metadati | |||||
Identificativo Metadati | Metadato | Origine | Controlli | Metadati associati in UniSincro (se non fornito dal Produttore) | Chiave di ricerca del supporto logico |
300 | Tipo registro | Da Produttore | Sì | ||
Data inizio validità | Da Produttore | Sì | |||
Data fine validità | Da Produttore | Sì | |||
…. | … | … | |||
SEZ. II | SCHEDE DI IDENTIFICAZIONE DEI FILE/DOCUMENTI DA CONSERVARE | |
Scheda | Tipo documento | Classe documentale |
3 | REGISTRI IVA FORMATI DAL TITOLARE SU SUPPORTO INFORMATICO | REGISTRI IVA |
Regole di conservazione | ||
Descrizione specifica delle regole di conservazione per il tipo documento come definite nell’allegato C | ||
SLA relativi ai gruppi di conservazione | ||
Gruppo di conservazione | Descrizione | SLA |
777 Registri | Giorni di SLA (di calendario): | 60 |
Giorni di prossimità (lavorativi): | 10 | |
Numero di anni di mantenimento dei documenti nel Sistema di Conservazione: | 10 | |
Frequenza di trasmissione delle email di comunicazione formale dei report in Sez. I (in giorni di calendario): | 30 | |
SEZ. III | ALTRE INFORMAZIONI |
ELENCO TIPOLOGIE CONFIGURATE | |||||
Se il Titolare è interessato a ricevere, ad uso interno, copia dei supporti logici in cui sono conservati i documenti della propria società, dettagliarne il numero di copie richieste, l’indirizzo di spedizione e la periodicità preferita d’invio. | |||||
Dati supporto | Eventuali copie ad uso interno del Titolare | ||||
Supporto | Tipo | Contenuti | N. Copie | Periodicità d’invio | Indirizzo di spedizione |
FATTURE | ISO | Fatture attive | 0 | ||
REGISTRI IVA | ZIP | Registri IVA | 0 | ||
…. | |||||
MANUALE
del servizio
DI CONSERVAZIONE
ALLEGATO C “DISCIPLINARE TECNICO”.
Questo documento generato dinamicamente contiene:
• L’elenco generale e la descrizione dei formati elettronici, delle classi documentali e le
relative regole di conservazione dei documenti gestiti dal SdC di Credemtel Spa;
• La tipologia dei pacchetti informativi (PdV, PdA, PdD) gestiti dal SdC di Credemtel Spa.
FORMATI DEI FILE CONSERVABILI
Formato | Estensi one | Tipo MIME | Ultima Versione | Standard | Visualizzatore |
PDF-PDF/A | application/pdf | 1.4 1.4 1.7 | ISO 32000-1 ISO 19005-1:2005 ISO 19005-1:2011 | Acrobat Reader | |
TIFF | .tif | image/tiff | 6.0 | TIFF 6.0 del 1992 TIFF supplement 2 del 2002 | Microsoft Edge |
JPG | .jpg | image/jpeg | - | ISO 10918-1:2009 | Microsoft Edge |
OOXML-Word | .docx | application/vnd.openxmlformats- officedocument.wordprocessingml. document | 1.1 | ISO 29500:2008 | Microsoft Office Word |
OOXML-Excel | .xlsx | application/vnd.openxmlformats- officedocument.spreadsheetml.she et | 1.1 | ISO 29500:2008 | Microsoft Office Excel |
OOXML-PPT | .pptx | application/vnd.openxmlformats- officedocument.presentationml.pre sentation | 1.1 | ISO 29500:2008 | Microsoft Office PowerPoint |
ODF-Sheet | .ods | application/vnd.oasis.opendocume nt.text | 1.0 | ISO 26300:2006 | OpenOffice |
ODF-Base | .odb | application/vnd.oasis.opendocume nt.text | 1.0 | ISO 26300:2006 | OpenOffice |
ODF- Presentation | .odp | application/vnd.oasis.opendocume nt.text | 1.0 | ISO 26300:2006 | OpenOffice |
ODF-Graphics | .odg | application/vnd.oasis.opendocume nt.text | 1.0 | ISO 26300:2006 | OpenOffice |
XML | .xml | application/xml | 1.0 | ISO 26300:2006 | Microsoft Edge |
.eml | message/rfc822 | - | RFC 5322 | Microsoft Office Outlook | |
TXT | .txt | text/plain | - | - | Microsoft Notepad |
DICOM | .dicom .dic | image/x-dicom | - | - | SANTE Dicom |
Health Level-7 | .hl7 | application/edi-hl7 | - | - | QuickViewHL7 |
MP3 | .mp3 | audio/mpeg | - | ISO/IEC 11172-3:1993 ISO/IEC 13818-3:1998 | Windows Media Player |
MP4 | .mp4 .x0x .x0x .x0x .x0x .x0x | video/mpeg | - | ISO/IEC 14496- 14:2003 | Windows Media Player |
CLASSI DOCUMENTALI
ELENCO CLASSI DOCUMENTALI
Classe/i | Regole di conservazione |
Fatture attive DDT Registri IVA Altri documenti PEC Ordini Scritture contabili Libri Giornale Fatture Passive Libri Contabili Dichiarazioni fiscali Documenti del SdC Registri/Elenchi ISVAP Contratti LUL - Libri Unici del Lavoro Referti medici Ricette mediche Documenti clinici Documenti Doganali PA - Registri di protocollo PA - Amministrazione generale PA - Protocollo PA - Organi di Governo PA - Risorse umane PA - Risorse finanziarie e patrimoniali PA - Affari legali PA - Gestione del territorio PA - Servizi alla persona PA - Attività economiche PA - Polizia locale PA - Salute pubblica PA - Servizi demografici PA - Servizi elettorali PA - Affari militari PA - Oggetti diversi PA - Contratti PA - Referti medici PA - Ricette mediche PA - Documenti clinici PA - Fatture attive PA - Dichiarazioni fiscali PA - Fatture Passive PA - Documenti Doganali Aggregazioni Documentali Informatiche | E’ compito e responsabilità del RSC, terminare il processo di conservazione degli oggetti di conservazione entro la scadenza del termine di SLA, restando, tuttavia, esclusiva obbligazione del Titolare fare in modo che gli oggetti digitali pervengano al Sistema di Conservazione tenendo conto del termine di SLA e, pertanto, in tempo utile per il rispetto di eventuali termini di legge a lui noti ed applicabili per norma primaria o di attuazione ovvero per xxxxx/provvedimento di Pubblica Autorità. Sarà esclusiva cura del Titolare, inoltre, valutare se siano macerabili gli originali analogici qualora l’oggetto digitale trasmesso al Conservatore sia una copia informatica o una copia per immagine. |
DOCUMENTI FISCALI ASSOCIABILI ALLE CLASSI DOCUMENTALI
Classi documentali | Classe documento dell’Agenzia delle Entrate | |
Fatture Attive PA – Fatture Attive | 1 | Fatture Emesse |
3 | Note Variazione Aumento | |
4 | Note Variazione Diminuzione | |
6 | Scontrini | |
7 | Ricevute | |
85 | Altri Documenti | |
DDT | 5 | Documenti Trasporto |
8 | Bolle | |
Registri Iva | 15 | Registro Fatture Acquisto |
16 | Registro Acquisti Agenzie Viaggio | |
17 | Registro Fatture Emesse | |
18 | Registro Fatture In Sospeso | |
19 | Registro Corrispettivi | |
21 | Registro Corrispettivi Agenzie Viaggio | |
22 | Registro Corrispettivi di Emergenza Iva | |
23 | Bollettario | |
25 | Registro Unico Iva | |
26 | Registro Riepilogativo Iva | |
27 | Registro Sezionale Iva Acquisiti Intra Ue | |
28 | Registro Acquisti Intra Ue Non Commerciale | |
29 | Registro Trasferimenti Intra Ue | |
30 | Registro Dich. Intenti Emesse | |
31 | Registro Dich. Intenti Ricevute | |
32 | Registro Omaggi | |
41 | Registro Sezionale Iva Interno | |
43 | Registro Soc. Controllanti Controllate | |
44 | Registro Carico Scarico Regime Margine Metodo Analitico | |
45 | Registro Acquisti Regime Margine Metodo Globale | |
46 | Registro Vendite Regime Margine Metodo Globale | |
50 | Registro Editori | |
58 | Altri Registri | |
85 | Altri Documenti | |
Registri/Elenchi Isvap | 58 | Altri Registri |
Altri Documenti | 33 | Registro Memoria Prod Contrassegno |
34 | Registro Lavorazione Prod. Contrassegno | |
35 | Registro Carico Prod. Contrassegno | |
36 | Registro Scarico Prod Contrassegno | |
85 | Altri Documenti | |
Ordini | 85 | Altri Documenti |
Scritture Contabili | 20 | Giornale Fondo |
24 | Registro Prima Nota | |
37 | Registro Beni In Deposito | |
38 | Registro Beni In Conto Lavorazione | |
39 | Registro Beni Comodato | |
40 | Registro Beni Prova | |
42 | Registro Carico Stampati Fiscali | |
47 | Registro Carico Centri Elab. Dati | |
48 | Registro Scarico Centri Elab. Dati | |
49 | Registro Somme Ricevute Deposito | |
58 | Altri Registri | |
85 | Altri Documenti | |
Libri Giornale | 9 | Libro Giornale |
Fatture Passive PA – Fatture Passive | 2 | Fatture Ricevute |
3 | Note Variazione Aumento | |
4 | Note Variazione Diminuzione | |
7 | Ricevute | |
85 | Altri Documenti | |
Libri Contabili | 10 | Libro Inventari |
11 | Libro Mastro | |
12 | Registro Cronologico | |
13 | Libro Cespiti | |
Classi documentali | Classe documento dell’Agenzia delle Entrate | |
14 | Registro Irpef | |
43 | Registro Soc. Controllanti Controllate | |
51 | Libro Soci | |
52 | Libro Obbligazioni | |
53 | Libro Adunanze Delib. Assemblee | |
54 | Libro Adunanze Delib. Consiglio Amministrazione | |
55 | Libro Adunanze Delib. Collegio Sindacale | |
56 | Libro Adunanze Delib. Comitato Esecutivo | |
57 | Libro Adunanze Delib. Assemblee Azionisti | |
58 | Altri Registri | |
85 | Altri Documenti | |
Dichiarazioni fiscali PA – Dichiarazioni fiscali | 59 | Unico Persone Fisiche |
60 | Unico Società Persone | |
61 | Unico Società Capitale | |
62 | Unico Enti Non Commerciali | |
63 | Irap Persone Fisiche | |
64 | Irap Società Persone | |
65 | Irap Società Capitale | |
66 | Unico Enti Non Commerciali Ed. Equiparati | |
67 | Irap Amministrazioni ed Enti Pubblici | |
68 | Modello 730 | |
69 | Modello Consolidato Nazionale e Mondiale | |
70 | Modello Iva | |
71 | Modello Iva Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Credito Iva | |
72 | Modello Iva 26 Lp 2006 Prospetto Liquidazioni Periodiche | |
73 | Modello Iva 74Bis | |
74 | Comunicazione Annuale Dati Iva | |
75 | Modello Richiesta Rimborso Credito Iva Trimestrale | |
76 | Modello Dati Contenuti Dichiarazione Intento Ricevute | |
77 | Modello 770 Semplificato | |
78 | Modello 770 Ordinario | |
79 | Modello Certificazione Cud | |
80 | Modello F23 | |
81 | Modello F24 | |
82 | Modelli Allegati Dichiarazione Redditi Modello Unico | |
83 | Modelli Annotazione Separata | |
84 | Ricevuta Presentazione Modelli Dichiarazione | |
85 | Altri Documenti | |
Documenti del SdC | 84 | Ricevuta Presentazione Modelli Dichiarazione |
85 | Altri Documenti | |
Documenti doganali PA – Documenti doganali | 8 | Bolle |
85 | Altri Documenti | |
METADATI
Il SdC contiene oggetti di conservazione prodotti in ossequio alla normativa di riferimento tempo per tempo vigente. La metadatazione, pertanto, viene descritta nel presente documento tenendo conto della normativa previgente, valida sino alla data della sua decorrenza, e quella vigente dalla data della sua decorrenza.
La normativa vigente e previgente prevede che l’implementazione dei metadati nei pacchetti informativi realizzati in XML secondo lo standard Uni Sincro avvenga mediante l’utilizzo del campo di estensione <MoreInfo> in modalità embedded (ovvero interna all’XML stesso) o external (su un distinto file XML). Relativamente alla struttura XML del citato <MoreInfo>:
• la vigente (rectius: dal 01.01.2022 ex Linee Guida AgID) normativa di riferimento definisce precisamente, tramite XSD riportati nell’allegato 5 Metadati, la struttura a cui il Conservatore si deve attenere nella sua realizzazione;
• le previgenti disposizioni normative (rectius: sino al 31.12.2021, ante efficacia delle Linee Guida AgID), con cui Credemtel ha realizzato i pacchetti informativi formati prima del 1 gennaio 2022, lasciavano invece al Conservatore la facoltà di definirne la struttura.
Credemtel ha in entrambi i casi scelto di utilizzare il <MoreInfo> del <Filegroup> in modalità external (nel pacchetto informativo sarà riportato solo il nome del file XML esterno, l’XSD e il suo HASH) questo per ridurre l’impatto in fase di firma sul pacchetto informativo stesso che sarà così più leggero ma bloccherà con l’hash anche i relativi metadati.
Per definire la struttura dell’XML esterno dei pacchetti informativi di documenti formati fino al 31 dicembre 2021, Credemtel ha deciso di utilizzare lo standard Dublin Core (ISO 15836:2009) Qualificato (Qualified) che estende i quindici elementi del Dublin Core semplice dettagliando meglio alcuni metadati, mentre i documenti formati dopo la citata data verranno realizzati secondo gli XSD inseriti nelle Linee Guida AgID.
Nella sottostante tabella viene riportato il collegamento tra i metadati previsti dal Dublin Core (con relativa traduzione in italiano effettuata dall’Istituto Centrale per il Catalogo Unico) e i metadati minimi previsti dalla previgente normativa o da altre normative specifiche per la classe documentale e metadati facoltativi concordati col Titolare.
ICCU | Dublin Core | Previgente normativa (DPCM 3/12/13) | Contenuto previsto dal Dublin Core | Valore di popolamento | ||
Nome Metadato | Valori ammessi | Tipo dato | ||||
Titolo | Title | Il nome dato alla risorsa. | Codice documento attribuito dal Titolare | |||
Creatore | Creator | Xxxxxxxx produttore | nome | Alfanumerico 40 caratteri | L’entità principalmente responsabile della creazione del contenuto della risorsa. | Dati presi dal certificato del primo firmatario del documento |
cognome | Alfanumerico 40 caratteri | |||||
Codice Fiscale | Alfanumerico 16 caratteri | |||||
Soggetto | Subject | L’argomento della risorsa. | Si definisce di utilizzare n istanze di questo campo per popolare le chiavi di ricerca concordate col Titolare utilizzando le proprietà “name” e “type” per codificarne l’effettivo nome campo e tipo dato. Questi campi potranno contenere le eventuali chiavi obbligatorie per classe documento non già presenti in altri campi di questa tabella. | |||
ICCU | Dublin Core | Previgente normativa (DPCM 3/12/13) | Contenuto previsto dal Dublin Core | Valore di popolamento | ||
Nome Metadato | Valori ammessi | Tipo dato | ||||
Soggetto Destinatario | nome | Alfanumerico 40 caratteri | Campi popolati solo se forniti dal Titolare e pertinenti rispetto alla Classe documento (non pertinenti ad es. su Registri IVA, Libri e scritture contabili ecc.) | |||
cognome | Alfanumerico 40 caratteri | |||||
Codice Fiscale | Alfanumerico 16 caratteri | |||||
Descrizione | Description | Oggetto | Alfanumerico 100 caratteri | Una spiegazione del contenuto della risorsa. | Descrizione del registro | |
Editore | Publisher | Un’entità responsabile della produzione della risorsa, disponibile nella sua forma presente. | Denominazione dell’azienda che gestisce il servizio di conservazione | |||
Autore di contributo subordinato | Contributor | Un’entità responsabile della produzione di contributi al contenuto della risorsa. | Denominazione del Titolare | |||
Partita IVA del Titolare | ||||||
Codice fiscale del Titolare | ||||||
Denominazione di eventuale outsourcer di scansione/ricezione PEC/EDI ecc. | ||||||
Data | Date (Created) | Data di chiusura | Data | Data formato gg/mm/aaaa | Una data associata a un evento del ciclo di vita della risorsa. | Data di firma del primo firmatario del documento |
Date (Issued) | Data di emissione del documento | |||||
Date (Valid) | Periodo di validità del documento | |||||
Tipo | Type | La natura o il genere del contenuto della risorsa. | Descrizione della classe documentale del documento | |||
Formato | Format | La manifestazione fisica o digitale della risorsa. | Formato del documento (Mime-Type) | |||
Identificatore | Identifier | Identificativo | Alfanumerico 20 caratteri | Un riferimento univoco alla risorsa nell’ambito di un dato contesto. | Identificativo univoco del documento all’interno del SdC | |
Fonte | Source | Un riferimento ad una risorsa dalla quale è derivata la risorsa in oggetto. | Suite software che ha prodotto il documento (es. “Gedanyway” o altro sw di contabilità del Titolare) | |||
ICCU | Dublin Core | Previgente normativa (DPCM 3/12/13) | Contenuto previsto dal Dublin Core | Valore di popolamento | ||
Nome Metadato | Valori ammessi | Tipo dato | ||||
Lingua | Language | La lingua del contenuto intellettuale della risorsa. | Definizione della lingua (se univoca per tutti i documenti del registro) in standard ISO 639-1 (es. “it”, “de” ecc.) | |||
Relazione | Relation | Un riferimento alla risorsa correlata. | Campo al momento non utilizzato | |||
Copertura | Coverage | L’estensione o scopo del contenuto della risorsa. | Anno fiscale dei documenti indicato dal Titolare | |||
Gestione dei diritti | Rights | Informazione sui diritti esercitati sulla risorsa. | Testo fisso da definire (es. proprietà privata, tutti i diritti riservati) | |||
TIPOLOGIA DEI PACCHETTI INFORMATIVI GESTITI
Tutti i pacchetti informativi contenenti oggetti di conservazione formati dal 1 gennaio 2022 in poi e gestiti dal SdC di Credemtel sono realizzati secondo gli schemi XSD contenuti nell’allegato 5 Metadati delle Linee Guida AgID.
Tutti i pacchetti informativi contenenti oggetti di conservazione formati prima del 1 gennaio 2022 e gestiti dal SdC di Credemtel sono realizzati in formato ISO 15836:2009 - Sistema di metadata del Dublin Core.
Qui di seguito un esempio di file indice XML di un pacchetto informativo contenente oggetti di conservazione formati prima del 1 gennaio 2022 e a seguire i relativi metadati.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<sincro:IdC xmlns:schemaLocation="xxxx://xxx.xxx.xxx/X0000/xxxxxx/XxX.xxx" xmlns:sincro="xxxx://xxx.xxx.xxx/X0000/xxxxxx/" xmlns:xsi="xxxx://xxx.x0.xxx/0000/XXXXxxxxx-xxxxxxxx" sincro:url="xxxx://xxx.xxx.xxx/X0000/xxxxxx/" sincro:version="1.0">
<sincro:SelfDescription>
<sincro:ID sincro:scheme="GEDCONS">901667</sincro:ID>
<sincro:CreatingApplication>
<sincro:Name>GEDCONS</sincro:Name>
<sincro:Version>2.0</sincro:Version>
<sincro:Producer>CREDEMTEL S.p.A.</sincro:Producer>
</sincro:CreatingApplication>
</sincro:SelfDescription>
<sincro:VdC>
<sincro:ID sincro:scheme="GEDCONS">901261</sincro:ID>
<sincro:VdCGroup>
<sincro:Label>Fatture Passive</sincro:Label>
<sincro:ID sincro:scheme="GEDCONS">2772</sincro:ID>
<sincro:Description >Pacchetto di archiviazione</sincro:ID>
</sincro:VdCGroup>
</sincro:VdC>
<sincro:FileGroup>
<sincro:Label>8215 - Fatture Fornitori Italia</sincro:Label>
<sincro:File sincro:format="application/pdf">
<sincro:ID sincro:scheme="GEDCONS">516828414-1</sincro:ID>
<sincro:Path>File://516828414-1-20190407152252-EOTK_1.51c13fea-2dc2-4eba-a521- 80307d893b10_0795d6a0-03cf-42af-91a0-d4fc07cab9d5_1522571753.pdf</sincro:Path>
<sincro:Hash sincro:function="SHA256">D16A280A88CA27308BD57ADBA8B1E6A4F9B4D40DE6407AA696065A5946646115</sincro:Hash>
</sincro:File>
<sincro:File sincro:format="application/pdf">
<sincro:ID sincro:scheme="GEDCONS">516828415-1</sincro:ID>
<sincro:Path>File://516828415-1-20190407152252-EOTL_1.82dc0f75-1725-4cde-9217-
e54ab1f57d19_d621520d-f3da-4ace-814a-9752ed105fec_1522571750.pdf</sincro:Path>
<sincro:Hash sincro:function="SHA256">CA9AFB42023099D4478D77D6AE24A5F66EE0E533CDA4358C3D9DC974429338DF</sincro:Hash>
</sincro:File>
<sincro:MoreInfo sincro:XMLScheme="xxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xxx/0000/00/00/xxxxxxxxxxx.xxx">
<sincro:ExternalMetadata sincro:format="application/xml">
<sincro:ID sincro:scheme="GEDCONS">901667-9373</sincro:ID>
<sincro:Path>File://metadati_pda_901667-9373.xml</sincro:Path>
<sincro:Hash sincro:function="SHA256"> 79EB394B825994A1027A8A356E760A21F15C336FA85A4F5500516B5D7C436FBD</sincro:Hash>
</sincro:ExternalMetadata>
</sincro:MoreInfo>
</sincro:FileGroup>
<sincro:Process>
<sincro:Agent sincro:role="PreservationManager" sincro:type="person">
<sincro:AgentName>
<sincro:NameAndSurname>
<sincro:FirstName>Nome_RSC</sincro:FirstName>
<sincro:LastName>Cognome_RSC</sincro:LastName>
</sincro:NameAndSurname>
</sincro:AgentName>
<sincro:Agent_ID sincro:scheme="TaxCode">Codice fiscale RSC</sincro:Agent_ID>
</sincro:Agent>
<sincro:TimeReference>
<sincro:AttachedTimeStamp sincro:normal="2019-04- 08T11:34:41.449991+02:00"></sincro:AttachedTimeStamp>
</sincro:TimeReference>
<sincro:LawAndRegulations sincro:language="IT">Evidenza informatica redatta secondo le Regole Tecniche previste dal DPCM 3-12-2013 in standard SInCRO (UNI 11386:2010)</sincro:LawAndRegulations>
</sincro:Process>
</sincro:IdC>
Esempio di file esterno contenente i metadati connesso all’indice Uni Sincro precedente:
<?xml version="1.0"?>
<MetadataFileGroup xmlns="xxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xxx/0000/00/00/" xmlns:dc="xxxx://xxxx.xxx/xx/xxxxxxxx/0.0/" xmlns:dcterms=”xxxx://xxxx.xxx/xx/xxxxx/” xsi:schemaLocation="xxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xxx/0000/00/00/
xxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xxx/0000/00/00/xxxxxxxxxxx.xxx" xmlns:xsi="xxxx://xxx.x0.xxx/0000/XXXXxxxxx-xxxxxxxx">
<dc:identifier xsi:type="string" xml:name="ID">901667-9373</dc:identifier>
<dc:description xsi:type="string" xml:name="descrizioneregistro">Fatture Fornitori Italia</dc:description>
<dc:type xsi:type="string" xml:name="classedocumento">Fatture Passive</dc:type>
<dc:publisher xsi:type="string" xml:name="editore">CREDEMTEL Spa</dc:publisher>
<dc:contributor xsi:type="string" xml:name="produttore">CLIENTE SPA</dc:contributor>
<dc:contributor xsi:type="string" xml:name="partitaivaproduttore">00122568971</dc:contributor>
<dc:contributor xsi:type="string" xml:name="codicefiscaleproduttore">01243444467</dc:contributor>
<dc:contributor xsi:type="string" xml:name="outsourcer">SOCIETA SCANSIONE SPA</dc:contributor>
<dc:source xsi:type="string" xml:name="fonteproduzionefile">Suite Gedanyway</dc:source>
<dc:language xsi:type="string" xml:name="lingua">it</dc:language>
<dc:rights xsi:type="string" xml:name="diritti">Tutti i diritti riservati</dc:rights>
<File>
<dc:identifier xsi:type="string" xml:name="identificativo">516828414-1</dc:identifier>
<dc:title xsi:type="string" xml:name="codicedocumento">42019000007</dc:title>
<dc:issued xsi:type="date" name="datadocumento">13-02-2019</dc:issued>
<dc:coverage xsi:type="int" xml:name="annofiscale">2019</dc:coverage>
<dc:creator xsi:type="string" xml:name="nome">Xxxxxx</dc:creator>
<dc:creator xsi:type="string" xml:name="cognome">Xxxxx</dc:creator>
<dc:creator xsi:type="string" xml:name="codicefiscale">FRNRSS76H22Z223N</dc:creator>
<dc:created xsi:type="date" name="datachiusura">20-02-2019</dc:created>
<dc:format xsi:type="string" xml:name="formatofile">application/pdf</dc:format>
<dc:subject xsi:type="string" xml:name="denominazione destinatario">GAMMA SPA</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="string" xml:name="indirizzo destinatario">VIA ROMA 11</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="string" xml:name="citta destinatario">REGGIO XXXXXX</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="string" xml:name="provincia destinatario">RE</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="string" xml:name="cap destinatario" >42124</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="string" xml:name="partita IVA destinatario">01143433561</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="string" xml:name="codice fiscale destinatario">01456666666</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="date" xml:name="data fattura">13-02-2019</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="date" xml:name="data protocollazione">10-02-2019</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="int" xml:name="totale fattura">1237,43</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="string" xml:name="divisa fattura">EUR</dc:subject>
</File>
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