CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO LEGALDOC
Allegato A
CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO LEGALDOC
DEFINIZIONI
Ai fini del presente contratto si intende per:
Contratto: le presenti Condizioni Generali di Contratto, i documenti ad esse allegati e gli atti richiamati, ivi incluso l'atto di affidamento.
InfoCert: la società InfoCert S.p.A., con sede legale in Roma, Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, X. XXX 00000000000, fornitore tecnologico di Argo Software S.r.l. secondo quanto disciplinato da xxxxxxxx e separato atto.
Argo: la Argo Software S.r.l. con sede legale in Ragusa, Zona Ind.le III Fase, P. IVA 00838520880, che fornisce il sistema che garantisce l'accesso alle funzionalità esposte dalla piattaforma LegalDoc di Infocert
Utente Finale: la Scuola che, sottoscrivendo l'apposito Atto di affidamento, affida ad InfoCert, per il tramite dell’interfaccia al sistema di conservazione LegalDoc fornita da Argo, il procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti ed usufruisce dei servizi descritti nel Contratto.
Servizio LegalDoc: l'insieme dei servizi forniti in favore dell'utente finale, costituito da un sistema di conservazione sostitutiva, conforme alle previsioni del DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, secondo le modalità ed i termini disciplinati dal Contratto.
Data Center: il centro servizi di InfoCert che ospita e gestisce l'insieme delle risorse hardware, del software di base e applicativo, nonché dei dati, necessario a consentire all'Utente finale, tramite Argo, l'uso dei servizi.
Connettività: connessione al Data Center effettuata tramite collegamento ad una rete di telecomunicazioni o ad Internet;
Dati dell'Utente Finale: i dati e i documenti informatici memorizzati dall'Utente Finale sui macchinari hardware presso il Data Center.
SEZIONE I
OGGETTO, CONCLUSIONE E DURATA DEL CONTRATTO
1.1. Oggetto
Oggetto del Contratto è la fornitura in favore dell'Utente Finale del servizio LegalDoc secondo le modalità e le caratteristiche appresso indicate. Il Servizio è costituito dai seguenti elementi:
− la licenza d'uso dei software che compongono il Servizio in favore dell'Utente Finale, in uso non esclusivo e non trasferibile;
− le caratteristiche del servizio di cui al successivo punto 1.3;
− la messa a disposizione dello spazio necessario a conservare presso il Data Center i dati dell’Utente Finale.
− l'adeguamento, la manutenzione e l'aggiornamento del Servizio.
1.2. Licenza d'uso
Con la stipula del Contratto l'Utente Finale acquisisce il diritto non esclusivo di utilizzare il Servizio LegalDoc.
In considerazione delle caratteristiche tecnologiche del Servizio, che ne consentono l'utilizzo unicamente tramite accesso remoto dai terminali dell'Utente Finale, quest'ultimo prende atto dell'impossibilità di usufruire degli stessi in caso di mancanza della adeguata Connettività, obbligandosi pertanto a dotarsi autonomamente del collegamento al Data Center attraverso una rete di telecomunicazioni.
I diritti di proprietà intellettuale, i marchi e le soluzioni tecnologiche relativi ai servizi sono e rimangono di titolarità di InfoCert. L'Utente Finale ed i soggetti che accedono ai servizi non possono copiare, decompilare, disassemblare, modificare, dare in locazione, in leasing e/o in prestito, distribuire, o trasmettere in rete i software di cui essi si compongono, ovvero loro singole parti. L'Utente Finale non ha facoltà di cedere a terzi il Contratto o i diritti derivanti dal medesimo.
1.3 Caratteristiche del Servizio
Il Servizio LegalDoc garantisce la conservazione sostitutiva di documenti informatici, come definiti dal DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, ed eventuali modifiche successive, ed eventualmente anche delle relative impronte contenute in un'evidenza informatica nonché l'esibizione dei documenti conservati conformemente al processo di conservazione sostitutiva stabilito dalle suddette regole ed eventuali successive modifiche.
Le funzioni di ricerca ed indicizzazione ed esibizione dei documenti conservati in
forma sostitutiva a mezzo del Servizio LegalDoc saranno garantite dal sistema Argo in conformità alla normativa applicabile.
1.4. Data Center
I dati inviati dall'Utente Finale sono conservati presso il Data Center di InfoCert.
Il Data Center è organizzato ed amministrato nel rispetto delle applicabili norme legislative sulle misure di sicurezza e fornito di appositi sistemi di protezione logica e fisica al fine di impedire accessi non autorizzati.
Le regole di sicurezza sono autonomamente stabilite ed implementate da InfoCert. In particolare, le stesse potranno essere modificate al fine di renderle conformi ad eventuali mutamenti della disciplina di cui all'allegato B del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 ed alle successive disposizioni legislative e regolamentari in materia di sicurezza dei dati personali.
1.5. Adeguamento, manutenzione ed aggiornamento
I Servizi potranno essere adeguati per esigenze di carattere tecnico e normativo.
Per adeguamento si intende le modifiche ed i correttivi dettati da esigenze di carattere tecnico e normativo.
Per manutenzione correttiva si intende l'attività necessaria alla correzione degli eventuali errori presenti sul software; l'aggiornamento consiste nell'attività necessaria ad adeguare il Servizio ad eventuali evoluzioni normative.
Gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria saranno effettuati, salvo caso di forza maggiore, in tempi e modalità tali da pregiudicare il meno possibile l'operatività dell'Utente Finale.
In caso di particolari mutamenti della normativa che rendano eccessivamente onerosa l'attività di aggiornamento (modifiche del software superiori al 25%), InfoCert si riserva la facoltà di non adeguare il Servizio e di risolvere il contratto ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c..
A seguito di detta risoluzione, l'Utente finale, a mezzo dell'interfaccia fornita da Argo, potrà usufruire unicamente dei servizi di erogazione ed esibizione dei documenti precedentemente inviati in conservazione, fino al termine del periodo di conservazione degli stessi.
1.6 Obblighi dell'Utente Finale
L'Utente Finale si impegna ad inviare i documenti, che devono essere conservati in forma sostitutiva, in uno dei seguenti formati: pdf , txt, xml, jpg, tiff, messaggi di posta elettronica conformi allo standard RFC 2822/MIME, firmati digitalmente e non, marcati temporalmente e non.
In caso di invio in conservazione di file cifrati, il Cliente si impegna a conservare il software necessario alla loro decrittazione, sollevando InfoCert dalla responsabilità sulla
loro visualizzazione.
Con la sottoscrizione dell'Atto di affidamento l'Utente Finale provvede ad affidare ad InfoCert, il procedimento di conservazione sostitutiva con le modalità ed i termini stabiliti nel medesimo atto.
Con riferimento alle attività di registrazione, conservazione, elaborazione, selezione, utilizzo, comunicazione ed organizzazione dei Dati dell' Utente finale trattati da InfoCert per l'esecuzione dei Servizi, con la sottoscrizione dell'atto di affidamento e l'approvazione delle presenti Condizioni Generali di Contratto è conferita la nomina ad InfoCert quale "Responsabile del trattamento", ai sensi dell'art.29 del D.L.vo n. 196/2003, dovendo provvedere quest'ultima a svolgere i trattamenti necessari all'esecuzione del Servizio garantendo l'adozione, per tali trattamenti, delle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente.
1.7 Obblighi di InfoCert
InfoCert solo all’esito positivo della verifica della conformità dei documenti inviati alle caratteristiche previste nell’Allegato Tecnico, garantisce la conservazione dei documenti inviati dall'Utente Finale secondo quanto previsto nell'Atto di affidamento per tutta la durata del contratto nonché l’esibizione dei documenti per un periodo di 10 anni a partire dalla data di conservazione degli stessi.
1.8 Conclusione e durata del Contratto
Il servizio di conservazione oggetto del presente Contratto, per ogni documento inviato dall'Utente Finale in conformità a quanto indicato nel precedente art. 1.7, ha durata decennale a decorrere dalla data di conservazione del documento.
SEZIONE II
FORNITURA DEI SERVIZI E CORRISPETTIVI
2.1. Livelli di servizio
L'orario di produzione del servizio fornito da InfoCert è così stabilito: dal lunedì al venerdì dalle 8.00 alle 21.00 e il sabato dalle ore 8.00 alle ore 14.00, con esclusione dei giorni festivi e delle festività infrasettimanali.
InfoCert garantisce una disponibilità del servizio non inferiore al 93 % dell'orario di servizio calcolata su base mensile, a partire dal primo giorno di calendario del mese stesso, e relativa al suddetto orario di produzione.
Sono esclusi dal suindicato livello del servizio tutti i casi di errata configurazione degli strumenti forniti da Argo e di malfunzionamento derivanti dall’intervento di quest’ultima, tutti i casi di problemi riguardanti le componenti dell'Utente Finale o la rete Internet e, comunque, ogni problema riguardante componenti e/o attività e/o azioni che esulano dalla responsabilità di InfoCert.
InfoCert verifica il corretto funzionamento dei servizi tramite l’utilizzo di strumenti software,
denominate “sonde”, le quali automaticamente e periodicamente simulano una richiesta di servizio da parte del Cliente. Le specifiche di navigazione per queste sonde (es.: quali funzioni richiedere e fino a quale grado di dettaglio scendere) vengono definite da InfoCert, non contemplano attività di aggiornamento, modifica o stampa poichè eseguono automaticamente e frequentemente operazioni che simulano l’attivita utente.
Qualora il servizio non risponda secondo le modalita concordate, la sonda allerta il sistema di controllo della produzione InfoCert.
L’indisponibilita del Servizio sara dichiarata in uno dei seguenti casi:
• su segnalazione degli strumenti di monitoraggio InfoCert, previo esame e validazione da parte del sistema di controllo della produzione (Problem Management).
• su eventuale segnalazione del disservizio da parte del Cliente, per il tramite di Argo, previo esame e validazione da parte del sistema di controllo della produzione InfoCert. La segnalazione perviene alla funzione di Problem Management utilizzata da InfoCert, il quale registra il disservizio a partire dal momento della segnalazione del Cliente e fino al momento del ripristino del servizio.
2.2. Connettività
L'Utente Finale usufruirà del Servizio tramite il collegamento via rete Internet di cui si dovrà dotare con un operatore di telecomunicazioni. Le performances del servizio sono connesse alla tipologia di connettività.
L'Utente Finale, pertanto, non potrà considerare responsabili Argo e/o InfoCert, direttamente o indirettamente, per eventuali malfunzionamenti o per la mancata fruizione del servizio derivanti dal collegamento di cui al precedente comma, sia per il non corretto funzionamento dello stesso sia per l'eventuale inadeguatezza rispetto alle caratteristiche tecniche indicate.
SEZIONE III SICUREZZA E RISERVATEZZA
3.1. Identificativi e accessi al sistema
L'Utente Finale può utilizzare i Servizi previa verifica dei requisiti di accesso al sistema mediante gli strumenti di identificazione forniti da Argo.
L'Utente Finale è informato del fatto che la conoscenza degli strumenti di identificazione da parte di soggetti terzi consentirebbe a questi ultimi l'accesso ai Servizi ed ai suoi Dati. L'Utente Finale è pertanto tenuto a conservare ed a far conservare al proprio personale che utilizza il Servizio tali strumenti di identificazione con la massima riservatezza e con la massima diligenza obbligandosi a non cederli o consentirne l'uso a terzi.
3.2. Riservatezza
Il personale impiegato nell’esecuzione del servizio è tenuto a mantenere, sia durante il periodo contrattuale sia in seguito, la più assoluta riservatezza in merito alle informazioni di pertinenza dell'Utente Finale e da questi indicate, con apposita dicitura, come riservate.
Quanto sopra non si riferisce alle informazioni che InfoCert e/o Argo possano dimostrare essere state in loro possesso prima della trasmissione delle stesse da parte dell'Utente Finale, o che siano divenute di dominio pubblico per fatti non dipendenti dalle prime.
Il medesimo obbligo di riservatezza grava anche sull'Utente Finale nei confronti di InfoCert e di Argo, impegnandosi lo stesso, in particolare, a mantenere la più assoluta riservatezza in merito alla documentazione tecnica inviatagli da quest'ultime e, pertanto, a non divulgare, copiare o cedere a terzi detta documentazione. Tale obbligo di riservatezza grava anche su ogni eventuale terzo con il quale l'Utente Finale abbia rapporti.
3.3. Informativa e consenso al trattamento dei dati personali
L'informativa di cui all'art. 13 del D.L.vo n. 196/2003, è resa all' Utente Finale nell'Atto di affidamento, ove viene altresì consentito allo stesso di esprimere il consenso per gli ulteriori trattamenti ivi indicati.
3.4. Conservazione dei dati
I dati e/o i documenti informatici dell'Utente Finale si intendono definitivamente acquisiti nel momento in cui, effettuata la verifica della conformità dei documenti inviati, viene fornito all’Utente Finale il file IPdA (Indice del Pacchetto di Archiviazione), marcato temporalmente e firmato digitalmente dal responsabile del servizio della conservazione, generato dal sistema LegalDoc, contenente le informazioni di conservazione del documento.
Prima della ricezione del file IPdA da parte dell'Utente finale, non potrà sorgere alcuna responsabilità, salvo i casi di dolo o colpa grave, per l'eventuale sottrazione, perdita, distruzione o smarrimento dei dati dell'Utente Finale, il quale, ai fini della conservazione, dovrà provvedere ad inviarli nuovamente.
3.5 Società terze
Nell'erogazione del Servizio potranno essere attuati accordi di cooperazione tecnica con società terze, alle quali potrà essere affidata la prestazione di alcune delle attività previste alla Sezione I.
A tal fine, verranno utilizzati fornitori qualificati i quali dovranno obbligarsi ad operare in accordo alle disposizioni delle presenti Condizioni Generali di Contratto.
L'Utente Finale si impegna ad espletare gli adempimenti di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 nei confronti di dette società terze.
SEZIONE IV RESPONSABILITA'
4.1 Responsabilità dell'Utente finale
La responsabilità dei Dati dell'Utente finale, ivi compresi quelli di cui lo stesso esegua dei trattamenti anche non in qualità di titolare ai sensi del decreto legislativo n. 196/03, è esclusivamente a carico dell'Utente Finale. L'accesso al Servizio è consentito unicamente secondo le modalità indicate da Argo e l'Utente Finale si obbliga a non utilizzare e a non far utilizzare applicazioni diverse e/o processi manuali o applicazioni automatiche per accedere, visualizzare, copiare o utilizzare il Servizio. E' fatto divieto di utilizzare il Servizio al fine di depositare, conservare, inviare, pubblicare, trasmettere e/o condividere dati, applicazioni o documenti informatici che:
− siano in contrasto o violino diritti di proprietà intellettuale, segreti commerciali, marchi, brevetti o altri diritti di proprietà di terzi;
− abbiano contenuti diffamatori, calunniosi o minacciosi;
− contengano materiale pornografico, osceno o comunque contrario alla pubblica morale;
− contengano virus, worm, trojan horse o,comunque, altre caratteristiche di contaminazione o distruttive;
− in ogni caso siano in contrasto alle disposizioni normative e/o regolamentari applicabili.
L'Utente Finale prende atto che InfoCert e Argo, anche ai sensi di quanto previsto dagli artt. 14, 15, 16 del decreto legislativo del 9 aprile 2003 n. 70, non hanno alcun obbligo di sorveglianza sui documenti e sui dati che sono memorizzati, visualizzati o condivisi a mezzo del Servizio e, pertanto, non avranno alcun obbligo di monitoraggio o di esame degli stessi.
InfoCert, ai sensi di quanto previsto nell'art. 17 del sopra citato decreto legislativo, è sottoposta agli obblighi di informazioni ivi previsti e si riserva altresì di sospendere il Servizio, ovvero di impedire l'accesso ai documenti e/o ai dati ivi contenuti, qualora venga a conoscenza di una violazione di quanto sopra previsto e/o venga avanzata espressa richiesta in tal senso da un organo giurisdizionale o amministrativo competente in materia in base alle norme vigenti. Nelle ipotesi di cui al comma precedente, verranno comunicate all'Utente Finale le motivazioni dell'adozione dei provvedimenti ivi stabiliti, con facoltà di risolvere il contratto per inadempimento dell’Utente Finale ai sensi del successivo art. 5.1.
4.2. Responsabilità di InfoCert
Il Servizio richiesto dall'Utente finale verrà prestato in osservanza di quanto stabilito dalle presenti Condizioni Generali, con esclusione di ogni responsabilità al di fuori di quanto in esse espressamente stabilito.
InfoCert, salvo il caso di dolo o colpa grave, non incorrerà in responsabilità per danni diretti o indiretti di qualsiasi natura ed entità che dovessero verificarsi all'Utente Finale e/o a terzi in conseguenza del mancato uso e/o dell'uso non conforme del Servizio a quanto previsto dal presente Contratto, anche a fronte di ritardi o interruzioni o per errori e/o malfunzionamenti dello stesso, qualora rientranti nell'ambito dei parametri di indisponibilità indicati al punto 2.1.
In caso di superamento dei parametri di indisponibilità stabiliti nei livelli di servizio, l’Utente Finale avrà diritto ad ottenere, a titolo di risarcimento di tutti i danni eventualmente subiti fino ad un importo massimo pari al 2% del prezzo pagato per il Servizio.
Resta inteso che InfoCert non sarà in alcun modo responsabile e non risponderà di ogni eventuale danno, interruzione e/o malfunzionamento causati e/o derivanti e/o connessi all’interfaccia di accesso fornita da Argo al sistema di conservazione LegalDoc.
L’Utente Finale non avrà diritto ad alcun risarcimento qualora la mancata fruizione del Servizio sia imputabile al gestore della Connettività ovvero derivante da caso fortuito, forza maggiore o cause comunque non imputabili ad Argo e/o ad InfoCert, quali, a titolo esemplificativo, scioperi, sommosse, terremoti, atti di terrorismo, tumulti popolari, sabotaggio organizzato, eventi chimici e/o batteriologici, guerra, alluvioni, provvedimenti delle competenti autorità in materia o inadeguatezza delle strutture, dei macchinari hardware e/o dei software utilizzati dall'Utente Finale, manomissioni o interventi sul servizio o sulle apparecchiature effettuati dall'Utente Finale stesso e/o da parte di terzi non autorizzati.
SEZIONE V RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
5.1. Risoluzione del contratto
Le Parti potranno risolvere il presente Contratto in caso di inadempimento ad uno qualsiasi degli obblighi nello stesso previsti.
In caso di inadempimento direttamente imputabile ad InfoCert, l’Utente Finale avrà diritto, a titolo di risarcimento di tutti gli eventuali danni di qualsiasi natura ed entità dallo stesso subiti e/o spese e/o costi dallo stesso sostenute, al pagamento di una somma fino ad un massimo pari ad euro 50,00.
InfoCert, in caso di inadempimento da parte dell’Utente Finale agli obblighi di cui al presente Contratto si riserva la facoltà, prima di procedere alla risoluzione del Contratto, di interrompere l’erogazione del Servizio. In tale ipotesi InfoCert provvederà a comunicare all’Utente Finale la volontà di avvalersi della citata facoltà di interruzione ed il termine entro il quale l’Utente Finale dovrà provvedere a ripristinare la situazione di piena aderenza agli obblighi contrattuali.
In ogni caso di cessazione del Contratto, viene fatta salva la possibilità per l'Utente Finale di continuare ad usufruire del servizio di esibizione dei documenti precedentemente inviati in conservazione utilizzando l’interfaccia fornita da Argo, fino al termine del periodo di conservazione degli stessi.
5.2 Restituzione
In ogni caso di cessazione del Contratto, su richiesta dell’Utente Finale, verranno forniti da Argo, a fronte della corresponsione dei corrispettivi concordati con la stessa, i documenti conservati su appositi supporti all’uopo predisposti.
SEZIONE VI CLAUSOLE FINALI
6.1. Foro Competente
Qualsiasi controversia dovesse insorgere tra le parti in ordine al presente Xxxxxxxxx sarà devoluta in via esclusiva al Foro di Roma.
Data, __/__/____
Firma Utente Finale