SMART-URP-SVIL
RAS AOO 01-01-00 Contratto n. 53 Prot. Uscita n. 19095 del 18/10/2022
SMART-URP-SVIL
Sviluppo del progetto “SmartUrp”
nella Rete degli URP del Sistema Regione
Progetto finanziato coni fondi del PO FSE 2014-2020
Obiettivo specifico 11.3 - Miglioramento delle prestazioni della pubblica amministrazione –
Azione 11.3.3 Azioni di qualificazione ed empowerment delle istituzioni, degli operatori e degli stakeholder CUP E71C22001530006
LETTERA D’INCARICO
Secondo schema Allegato 2 alla Convenzione Quadro per gli affidamenti diretti alla società in house Sardegna IT s.r.l. aventi ad oggetto la fornitura di servizi strumentali in materia di information and communication technologies (ICT) in favore della Regione Autonoma della Sardegna sottoscritta il 30.12.2016
Sottoscritto da:
RAS Presidenza
Direzione generale della Presidenza Servizio Comunicazione istituzionale
Dott.ssa Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx
L’Amministratore Delegato Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Acronimi e definizioni
Acronimo Descrizione
Xxx.xx Assessorato
CSR Centro Servizi Regionale
RAS Regione Autonoma della Sardegna
SLA Service Level Agreement
URP Ufficio Relazioni col Pubblico
Indice
1 Oggetto dell’incarico 4
1.1 Obiettivi di realizzazione dell’intervento 4
1.2 Risultati e/o prodotti/deliverable attesi 5
2 Importo dell’incarico 5
2.1 Quadro di assegnazione dei budget 6
3 Riferimenti per il presente incarico 6
3.1 Referente RAS dell’esecuzione dell’affidamento 6
3.2 Referente progetto Sardegna IT 6
3.3 Referenti operativi 6
4 Variazioni al progetto e al corrispettivo 6
5 Termini per l'inizio e l'ultimazione delle attività 6
5.1 Termini di esecuzione 6
5.2 Riferimenti temporali di esecuzione e/o termini di scadenza 7
6 Livelli di servizio 7
6.1 Rispetto della copertura di servizio e dei tempi di risoluzione 7
7 Penali per inadempimento 8
8 Modalità di rendicontazione e piano di fatturazione 9
8.1 Redazione, rilascio e approvazione della contabilità di progetto 9
8.2 Previsione degli stati di avanzamento e del piano di fatturazione 10
9 Risoluzione della lettera d’incarico 10
10 Documenti che fanno parte del contratto 10
11 Condizioni a vincolo e prerequisito 10
12 Norme di rinvio e aggiornamento 10
13 Spese della lettera d’incarico, imposte, tasse e trattamento fiscale 10
14 Applicazione del Regolamento (UE) 2016/679 in tema di trattamento dei dati personali 11
Appendice A - Dettaglio dimensionamento SMART-URP-SVIL - Sviluppo del progetto “SmartUrp” nella Rete
degli Urp del Sistema Regione 12
SMART-URP-SVIL
Sviluppo del progetto “SmartUrp” nella Rete degli URP del Sistema Regione
LETTERA D’INCARICO
Addì 17 ottobre 2022 in Cagliari, in attuazione della Convenzione quadro approvata con Deliberazione della Giunta Regionale
n. 67/10 del 16.12.2016 e sottoscritta tra la Regione Autonoma della Sardegna (di seguito definita per brevità RAS o Regione) e Sardegna IT s.r.l. (di seguito definita per brevità Sardegna IT o Società) con vigenza a far data dal 30.12.2016;
- RAS Presidenza - Direzione generale della Presidenza, Servizio Comunicazione istituzionale, in persona del Direttore Dott.ssa Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx
e
- Sardegna IT S.r.l. in persona del suo legale rappresentante Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx PREMESSO che:
- Sardegna IT è società costituita ed opera in regime di affidamento di-retto secondo il modello in house providing nell'ambito dei settori di competenza istituzionale della Regione Autonoma della Sardegna ai fini dello svolgimento, con caratteri di efficienza, efficacia ed economicità, ed in via esclusiva, dei servizi strumentali della Regione Autonoma della Sardegna, e tra questi anche nell’individuazione di nuove tecnologie finalizzate a migliorare i processi operativi del Socio i quali, attraverso la razionalizzazione e semplificazione amministrativa del sistema, creino valore ai servizi per il cittadino e le imprese, ottimizzando gli investimenti già effettuati, relativi ai sistemi e ai sottosistemi già presenti;
- Con Xxxxx.XX n. 67/10 del 16.12.2016 è stata approvata la nuova Convenzione Quadro atta a regolamentare gli affidamenti alla società in house Sardegna IT s.r.l. aventi ad oggetto la fornitura di servizi strumentali in materia di information and communication technologies (ICT) in favore della Regione Autonoma della Sardegna; tale convenzione è stata sottoscritta in data 21.12.2016 e, per essa, è stata disposta vigenza attuativa a partire dalla data del 30.12.2016;
- in data 08.06.2018 l’ANAC ha concluso, con esito positivo, l’istruttoria per l’iscrizione di Sardegna IT nel registro delle società in-house (adempimento stabilito dall’art. 192 del d.lgs. n. 50/2016 - Iscrizione nell’Elenco delle amministrazioni aggiudicatrici e degli enti aggiudicatori che operano mediante affidamenti diretti nei confronti di proprie “società” in- house);
- Con la deliberazione della Giunta Regionale n. 23/15 del 22.06.2021 è stato dato indirizzo per il rafforzamento dell'URP della Presidenza quale struttura centrale di riferimento per l'intera Rete degli Uffici Relazioni con il Pubblico e, nel contempo, di potenziare il coordinamento della Rete per dotarlo di maggiori strumenti organizzativi e operativi in grado di incidere sul miglioramento e ottimizzazione nella gestione dei processi di lavoro sia lato front che back office, che nei flussi di comunicazione analogici e digitali con il pubblico. Accanto agli strumenti tradizionali, quali il canale telefonico, il front office fisico e la posta elettronica, si sono così considerati ulteriori strumenti che potessero intercettare i nuovi bisogni comunicativi amplificati anche dall'impatto di soluzioni tecnologiche oggi sempre più diffuse nella società.
- Con Deliberazione della Giunta Regionale n. 48/31 del 10.12.2021 “PO FSE 2014-2020 versione 6.0. Presa d'atto della consultazione scritta del Comitato di Sorveglianza per l'adozione della riprogrammazione ordinaria del PO, ai sensi dell'art. 30 del Reg.(UE) 1303/2013” è stato approvato l'aggiornamento dell'assegnazione delle risorse finanziarie del Programma Operativo FSE 2014-2020 versione 6.0. In particolare, sull'asse 4, obiettivo tematico 11, alla Direzione generale della Presidenza sono stati assegnati euro 300.000 da destinare al rafforzamento della capacità istituzionale delle autorità pubbliche e delle parti interessate, tramite un'amministrazione pubblica più efficiente da raggiungersi investendo nei servizi pubblici offerti volti ad una migliore regolamentazione e a una buona governance, con lo scopo di aumentare la trasparenza e l'interoperabilità.
- Dette risorse sono state inquadrate nell'ambito dell'obiettivo specifico 11.3 - Miglioramento delle prestazioni della pubblica amministrazione” - Azione 11.3.3 Azioni di qualificazione ed empowerment delle istituzioni, degli operatori e degli stakeholder e programmate con l’intento di sviluppare ulteriormente e consolidare il progetto sperimentale di Smart Urp nell'ambito della Rete degli URP essendo questo fortemente orientato al rafforzamento della capacità amministrativa dell'Amministrazione regionale, da accrescersi dunque anche attraverso le azioni di qualificazione ed empowerment che attraverso lo stesso verranno realizzate. Tali azioni di rafforzamento della capacità amministrativa mirano alla qualificazione e all’empowerment dell’amministrazione regionale e, al contempo, concorrono alla qualificazione delle competenze e all’empowerment del personale coinvolto nel progetto che, attraverso lo stesso, sarà coinvolto in un processo di crescita e formazione. Tale processo virtuoso di crescita della capacità amministrativa dell’amministrazione regionale e del personale concorre, in ultima istanza, a migliorare le prestazioni dell'Amministrazione regionale e ad aumentare il livello di efficienza e efficacia dei servizi erogati al cittadino. Pertanto, al fine di favorire l’integrazione tra sistemi, di condividere e ampliare il modello organizzativo di successo inizialmente sperimentato e avviato nella fase prototipale, di innestare e alimentare processi di innovazione all’interno dell’amministrazione regionale, si è concepita una fase di consolidamento del sistema prototipale e di sviluppo del progetto SmartURP per la sua più competa applicazione al Sistema Regione e per reciprocità di collaborazione e coordinamento della rete degli URP.
- Con Deliberazione della Giunta Regionale n. 9/10 del 24.03.2022 RAS ha individuato Sardegna IT, quale società in-house della RAS in ambito fornitura e gestione dei servizi di ICT (Information Communication Technology), chiamata ad operare in coerenza con gli indirizzi dell'esecutivo regionale nell'ambito dei processi di digitalizzazione e al fine di garantire uniformità e interoperabilità tra i sistemi in uso nell'Amministrazione regionale, assegnando a detta società l’erogazione dei servizi per il funzionamento, consolidamento ed evoluzione del progetto SmartUrp.
- Con nota RAS prot. n. 6067 del 05.04.2022 (a prot. Sardegna IT n. 1006 del 05.04.2022), il Servizio Comunicazione istituzionale della DG Presidenza, e per il seguito di attuazione della Deliberazione della Giunta Regionale n. 9/10 del 24.03.2022, ha comunicato gli esiti della sperimentazione fino al momento attuata per il progetto SmartURP richiedendo la formulazione di una proposta di offerta tecnico-economica per il suo sviluppo, anche da sottoporsi al preliminare parere di conformità da parte dell'Autorità di Gestione del Fondo Sociale Europeo.
- sulla base degli elementi forniti da RAS, delle specifiche tecniche indicate nelle interlocuzioni intercorse, Sardegna IT ha formulato relativa offerta tecnico-economica OTE 01, vers. 01 del 18.05.2022, trasmessa a RAS con nota Sardegna IT prot. 1434 del 18.05.2022;
- in iter di valutazione di detta offerta RAS ha richiesto a Sardegna IT di apportare alcune opportune integrazioni ai fini della relativa presentazione ad acquisizione del prescritto preventivo parere di congruità da rilasciarsi a cura dell’Autorità di Gestione (AdG) del PO FSE, così come stabilito dal disposto della Deliberazione G.R. n. 9/10 del 24.03.2022; di conseguenza Sardegna IT ha provveduto con la redazione proposta di aggiornata offerta tecnico-economica OTE02 vers. 02 del 25.05.2022, trasmessa a RAS con nota Sardegna IT protocollo n. 1515 del 26 maggio 2022, acquisita a protocollo dalla Regione Autonoma della Sardegna con il n. 9449;
- la suddetta proposta di offerta tecnico-economica, anche comprensiva dello schema in bozza della lettera di incarico da sottoscriversi, è stata valutata complessivamente rispondente alle esigenze manifestate e sottoposta alla verifica e parere di conformità a cura della AdG PO FSE, questo rilasciato in data 26.07.2022;
- con determinazione RAS protocollo n. 18962/685 del 14.10.2022 si è data approvazione della proposta progettuale e si è disposto di procedere con l’affidamento in-house approvando lo schema della presente Lettera di incarico da assumersi a sottoscrizione, determinando l’impegno di spesa relativo per l’importo complessivo lordo di 300.000,00 euro (IVA compresa);
- sulla base di quanto sopra premesso e richiamato, RAS, (Presidenza, Direzione generale della presidenza, Servizio comunicazione istituzionale) e Sardegna IT intendono procedere con stipula dell’incarico SMART-URP-SVIL tramite la sottoscrizione della presente Lettera di incarico a cui è allegata, quale parte integrante e sostanziale, l’offerta tecnico- economica XXX 00 xxxx xx Xxxxxxxx XX nella vers. 02 del 25.05.2022, trasmessa a RAS con nota Sardegna IT, protocollo
n. 1515 del 26 maggio 2022, acquisita dalla Regione Autonoma della Sardegna con n. 9449 del 27.05.2022, offerta questa che viene assunta a parte integrante e sostanziale per la definizione del presente incarico;
- per quanto non regolamentato dalla presente Lettera d’incarico, e allegati da essa richiamati, si rimanda alla Convenzione Quadro vigente del 30.12.2016;
CONVENGONO E STIPULANO QUANTO SEGUE:
1 Oggetto dell’incarico
RAS Presidenza Direzione generale della Presidenza Servizio Comunicazione istituzionale affida a Sardegna IT l’esecuzione delle attività relative al presente incarico:
SMART-URP-SVIL
Sviluppo del progetto “SmartUrp” nella Rete degli URP del Sistema Regione
così come meglio descritte nell’offerta tecnico-economica allegata alla presente Lettera d’incarico per formarne parte integrante e sostanziale.
1.1 Obiettivi di realizzazione dell’intervento
Sono di seguito identificati gli obiettivi di esecuzione dell’intervento, come assunti a riferimento dell’affidamento di incarico.
Id. Descrizione
01 Consolidamento del sistema Smart Urp e allocazione all’interno del sistema S-Cloud 02 Processo di applicazione ed estensione alla rete degli URP del sistema Regione
Sviluppi evolutivi per l'attivazione di nuove funzionalità e integrazione dei processi di digitalizzazione dell'Amministrazione regionale
(integrazione servizio portale del cittadino sul sito istituzionale, studio fattibilità e integrazione per la gestione delle chiamate 03 telefoniche VOIP, integrazione con il sistema documentale di comunicazione via PEC, integrazione canali social istituzionali e
miglioramenti della user experience (UX) e user interface (UI)
04 Servizi di conduzione del sistema, manutenzione e assistenza 05 Coordinamento e gestione del progetto
1.2 Risultati e/o prodotti/deliverable attesi
Al fine sono stati individuati e previsti i seguenti servizi e prodotti da rendersi nel corso dell’esecuzione dell’incarico affidato:
Rif.: | Tipo | Descrizione | Rif. Ob. |
R01 | Servizi | Acquisizione know how della piattaforma |
R02 Servizi Installazione ed erogazione della piattaforma presso l’infrastruttura RAS all'interno del sistema S- O1 Cloud
R03 Servizi Estensione dell’utilizzo della piattaforma a tutti gli URP ed eventuali Assessorati O2
O3
R04 Servizi Sviluppo ed attivazione di nuove funzionalità secondo le priorità ed esigenze individuate su preliminare redazione di apposito Studio di Fattibilità
R05 Servizi Erogazione, manutenzione e gestione dei servizi per la durata di 12 mesi O4
R06 Servizi Servizi di formazione e supporto alla RAS per l’utilizzo del sistema O2 O3
R07 Servizi di consulenza
Gestione e coordinamento del progetto; gestione dei rapporti con i referenti e responsabili RAS, pianificazione, rendicontazione O5
2 Importo dell’incarico
L1 | L2 | Intervento/Attività | Tipologia | Imp. unit | Q.tà | unit.mis. | Imp. tot. |
1 Consolidamento del sistema Smart Urp e allocazione 30.234,00 all'interno del sistema S-Cloud 1 1 Fase di subentro e presa in carico del sistema prototipale SmartURP Attività a corpo 26.234,00 1,00 Corpo 26.234,00 | |||||||
1 2 Mantenimento attuale piattaforma di erogazione in modalità PaaS sul Attività a consumo | 4.000,00 | 1,00 | Budget | 4.000,00 | |||
2 Processo di applicazione ed estensione alla rete degli | 50.032,00 | ||||||
2 1 Personalizzazione del sistema per l'attivazione graduale delle | Attività a consumo | 40.082,00 | 1,00 | Budget | 40.082,00 | ||
2 2 Attivazione e configurazione dei nuovi utilizzatori e loro formazione | Attività a consumo | 9.950,00 | 1,00 | Budget | 9.950,00 | ||
Sviluppi evolutivi per l'attivazione di nuove funzionalità e | |||||||
3 integrazione dei processi di digitalizzazione | 65.104,00 | ||||||
dell'Amministrazione regionale | |||||||
3 | 1 | Integrazione con il sistema Access Manager di RAS e con il sito | Attività a corpo | 12.124,00 | 1,00 | corpo | 12.124,00 |
istituzionale per l'attivazione del servizio di portale del cittadino | |||||||
Studio di fattibilità e integrazione del sistema per la gestione chiamate | |||||||
3 | 2 telefoniche in VOIP e con il SIBAR documentale per la gestione delle | Attività a corpo | 6.062,00 | 1,00 | corpo | 6.062,00 | |
comunicazioni PEC | |||||||
Altre evoluzioni da definirsi ad hoc quali l’integrazione con i canali social | |||||||
3 | 3 istituzionali ed eventuali miglioramenti della user experience (UX) del | Attività a consumo | 52.980,00 | 1,00 | Budget | 46.918,00 | |
sistema e della user interface (UI) | |||||||
4 | Servizi di conduzione del sistema, manutenzione e assistenza per la durata di 12 mesi | 77.580,00 | |||||
4 | 1 | Gestione della piattaforma applicativa | Servizio a canone | 1.000,00 | 12,00 | mese | 12.000,00 |
4 | 2 | Manutenzione correttiva e adeguativa | Servizio a canone | 1.500,00 | 12,00 | mese | 18.000,00 |
4 | 3 | Assistenza e supporto agli operatori | Servizio a canone | 1.800,00 | 12,00 | mese | 21.600,00 |
4 | 4 | Nuove configurazioni e personalizzazioni | Attività a consumo | 2.165,00 | 12,00 | mese | 25.980,00 |
5 | Coordinamento e gestione del progetto | 22.951,64 | |||||
5 | 1 | Pianificazione e coordinamento fase di subentro e presa in carico | Attività a corpo | 7.951,64 | 1,00 | corpo | 7.951,64 |
5 | 2 | Servizi di project management | Attività a corpo | 15.000,00 | 1,00 | corpo | 15.000,00 |
Totale netto | 245.901,64 | ||||||
L’importo fissato per l’esecuzione del presente incarico ammonta a euro 245.901,64 (IVA esclusa) secondo quanto specificato nel seguente quadro economico di riepilogo.
cloud fino a switch-off su infrastruttura S-Cloud del PSR RAS
URP del sistema Regione
funzionalità evolute e multicanalità
2.1 Quadro di assegnazione dei budget
2.1.1 Quadro di riepilogo importi di affidamento e da finanziare
Riepilogo | progetto | Importo. | |
Totale imponibile netto | 245.901,64 | ||
IVA al 22% 54.098,00
Totale lordo e da finanziare 300.000,00
2.1.2 Linea di finanziamento e copertura finanziaria
Direzione/Servizio
Fonte di finanziamento
Importo complessivo lordo impegno di spesa
RAS Presidenza
Direzione generale della Presidenza Servizio Comunicazione istituzionale
PO FSE 2014-2020
Obiettivo specifico 11.3 - Miglioramento delle prestazioni della pubblica amministrazione” - Azione 11.3.3 Azioni di qualificazione ed empowerment delle istituzioni, degli operatori e degli stakeholder
300.000,00
3 Riferimenti per il presente incarico
3.1 Referente RAS dell’esecuzione dell’affidamento
Ai sensi dell’art. 16 della Convenzione Quadro il referente per l’esecuzione dell’affidamento indicato da RAS - Presidenza Direzione generale della Presidenza Servizio Comunicazione istituzionale, è:
- Dott.ssa Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx - Direttore Servizio Comunicazione istituzionale
3.2 Referente progetto Sardegna IT
Ai sensi dell’art. 17 della Convenzione Quadro il referente per l’esecuzione dell’affidamento indicato da Sardegna IT è:
- Xxx. Xxxxxx Xxxxx - Responsabile Unità Progetti Pubblica amministrazione (UPP)
3.3 Referenti operativi
Per l’esecuzione dell’incarico, lo svolgimento e coordinamento delle attività operative sono inoltre individuati:
- Dott.ssa Xxxxxxxxx Xxxxxxx - per conto di RAS
- Dott.ssa Xxxxxx Xxxxxxxxx - per conto di Sardegna IT
4 Variazioni al progetto e al corrispettivo
Qualora RAS, per il tramite del proprio referente per l’esecuzione del presente incarico, richiedesse e ordinasse modifiche o varianti in corso d’opera, le stesse verranno concordate e successivamente liquidate secondo le tariffe previste nel Catalogo dei servizi allegato alla Convenzione Quadro.
Tuttavia, nel caso in cui le medesime dovessero comportare categorie di servizi o attività non previste o l’impiego di beni o servizi per i quali non risulti fissato il prezzo contrattuale o di cui la società non abbia pronta disponibilità, si procederà alla formazione di nuove tariffe.
5 Termini per l'inizio e l'ultimazione delle attività
5.1 Termini di esecuzione
Il presente incarico riferisce all’esecuzione dei servizi per la durata di complessivi 12 mesi:
- Avvio e rendicontazione: Ottobre 2022
e comunque da data esecutività impegno di spesa su avvenuta sottoscrizione incarico
- Termine esecuzione: 30.09.2023
- Consuntivazione finale: allo stato finale del 30.09.2023 con rilascio del relativo ultimo SAL
5.2 Riferimenti temporali di esecuzione e/o termini di scadenza
Per la realizzazione di quanto stabilito dall’incarico è prevista la seguente pianificazione e le associate date di milestone, la tabella sottostante rappresenta i principali termini temporali di esecuzione, che, rispetto a quanto considerato nella allegata proposta di offerta tecnico-economica OTE02, vengono aggiornati per essere allineati secondo la data di avvio che consegue alla stipula del presente incarico, fermo restando il maggior dettaglio che sarà ripreso in fase di redazione e rilascio del previsto Piano operativo di progetto.
Milestone Periodo rif.
Termini e durata
Descrizione milestone
Rif. Risultati/Prodotti
T00 Ottobre 2022 T01 | - T00 + 15 gg | servizi di conduzione manutenzione e assistenza Piano di subentro e transizione | e Tutti R01-R02 | |
T02 Novembre 2022 | T00 + 30 gg | Piano operativo di progetto (POP) | R07 e tutti | |
T03 Dicembre 2022 | T00 + 3 mesi | Completamento fase di subentro | R01-R02 | |
Previsto switch-off su infrastruttura S-Cloud del PSR RAS | R02 | |||
T04 Gennaio 2023 T00 + 4 mesi Avvio processo di applicazione ed estensione alla rete degli URP R03-R06 | ||||
del sistema Regione | ||||
Fase integrazione Access Manager e Portale istituzionale | R04 | |||
T05 | Febbraio 2023 | T00 + 5 mesi | Studio di fattibilità ulteriori integrazioni | R04 |
T06 | Maggio 2023 | T04 + 4 mesi | Fase ulteriori sviluppi evolutivi ad hoc e migliorativi | X00 |
XX0 XX0 XX0 | Dicembre 2022 Marzo 2023 Giugno 2023 | Periodico trimestrale | Rilascio delle consuntivazioni periodiche intermedie di SAL | R07 |
T99 | Settembre 2023 | T00 + 12 mesi | Termine di esecuzione delle attività e servizi di progetto | Tutti |
TS4 | Settembre 2023 | A termine | Rilascio consuntivazione finale di SAL e chiusura progetto | R07 |
Avvio esecuzione incarico, presa in carico prototipo piattaforma
6 Livelli di servizio
Ai fini del monitoraggio delle prestazioni erogate da Sardegna IT, i livelli di servizio che devono essere assicurati dalle attività di cui all’incarico sono assunti come proposti nella allegata offerta tecnico-economica e di seguito richiamati:
6.1 Rispetto della copertura di servizio e dei tempi di risoluzione
Termini Descrizione Livello di servizio e valori di soglia
SLA 01
Rilascio documentazione di progetto (piano operativo, report e deliverable previsti per ciascun intervento, rendicontazione tecnico e contabile, relazioni di avanzamento)
Entro il termine previsto dalla pianificazione, con scostamento ammesso non oltre 5 giorni lavorativi, anche a seguito di richieste di integrazioni/aggiornamenti formulate dai referenti di RAS
SLA 02 Rilasci applicativi su nuove evoluzioni e integrazioni
Finestra di erogazione dei servizi applicativi e mantenimento della piattaforma
Esecuzione nei termini stabiliti dalla pianificazione con scostamento di ritardo ammesso non oltre 10 giorni lavorativi
H24/365 con livello atteso non inferiore al 95% misurato su base trimestrale una volta operato il subentro e consolidamento della piattaforma su infrastruttura S-CLOUD del Polo Strategico Regionale (PSR) RAS
Esula dalla valutazione dello SLA i casi in cui la disponibilità di servizio
SLA 03
SLA 04
applicazione in produzione copertura Servizi di conduzione del sistema, manutenzione e assistenza
Tempo massimo di esecuzione intervento in seguito a richiesta di supporto, assistenza tecnica e/o segnalazione, attivazione nuovi utenti
dovesse risultare oggettivamente non riferibili alle attività previste in incarico
in quanto imputabili a condizioni definite su separati incarichi (sia se affidati a Sardegna IT che a fornitore esterni) o a condizioni non direttamente dipendenti da Sardegna IT (es. connettività internet erogata da operatori di telecomunicazioni, malfunzionamenti o indisponibilità dell’infrastruttura tecnologica S-CLOUD non gestita da Sardegna IT, e simili)
Entro ore 8 lavorative in finestra presidiata (lun-ven 09.00 - 17.30, esclusi festivi) per almeno il 90,0% dei casi su base trimestrale ad eccezione dei casi documentati di oggettiva impossibilità di rispetto dello SLA
Se necessaria pianificazione di intervento preventivamente programmato, i tempi sopra indicati si riferiscono alla definizione della stessa in accordo con il richiedente
SLA 05 Attuazione processo di applicazione ed estensione alla rete degli URP
Secondo la pianificazione preventivamente stabilita in accordo con RAS
Termini Descrizione Livello di servizio e valori di soglia
SAL 06
Tempo di intervento ad esecuzione di nuove personalizzazioni e/o configurazioni di natura applicativa che non richiedono sviluppo di software ad hoc
Secondo la pianificazione preventivamente stabilita in accordo con RAS e comunque in modalità best effort se a necessità e/o per livelli di urgenza o priorità
Su richiesta di RAS Sardegna IT produrrà analisi periodica degli SLA erogati con indicazione dei rispettivi valori misurati e i relativi scostamenti dai valori di soglia, motivando eventuali anomalie.
Con riferimento agli articoli 2 e 13 della Convenzione Quadro, considerato il tipo di servizio erogato o l’attività espletata, il controllo sull'esecuzione del presente affidamento è altresì esercitato dalla struttura regionale affidante anche:
- attraverso tecniche di benchmarking assumendo a confronto di valutazione la completezza, qualità, idoneità esaustività e completezza dei contenuti dei deliverable documentali, riferita a quanto atteso nella redazione degli elaborati e al livello di specializzazione, competenza e professionalità richiesto per le figure professionali addette alla redazione, verifica e rilascio degli elaborati stessi;
- con indagini di citizen satisfaction agendo a verifica e monitoraggio dei dati registrati sui sistemi di tracciatura e trouble ticketing messi a disposizione di RAS, ovvero previa analisi di segnalazioni dirette rivolte dagli utenti finali ai responsabili del Servizio comunicazione istituzionale della Presidenza RAS.
- responsabili del Servizio comunicazione istituzionale della Presidenza RAS.
7 Penali per inadempimento
Con riferimento all’art. 12 commi 3 e ss. della Convenzione Quadro le penali sono previste e fissate nei seguenti termini:
Penale contestabile
Indicatore Definizione
LIVELLI DI SERVIZIO
SLA 01
Rilascio documentazione di progetto (piano operativo, report e deliverable previsti per ciascun intervento, rendicontazione tecnico e contabile, relazioni di avanzamento)
0,1% dell’importo a corpo assegnato per le attività di gestione del progetto e/o della linea di intervento a cui riferisce il dato deliverable tecnico, per il singolo caso di contestazione formulata da RAS su mancato rispetto del termine previsto per il rilascio oltre la soglia dei 5 giorni lavorativi
0,1% dell’importo a corpo assegnato per il dato modulo applicativo previsto
SLA 02 Rilasci applicativi su nuove evoluzioni e integrazioni
Finestra di erogazione dei servizi applicativi e
da incarico o da scheda di progetto, per il singolo caso di contestazione formulata da RAS su mancato rispetto del termine previsto per il rilascio oltre la soglia dei 5 giorni lavorativi
1% dell’importo del canone mensile per ciascun punto percentuale di
SLA 03
SLA 04
mantenimento della piattaforma applicazione in produzione copertura Servizi di conduzione del sistema, manutenzione e assistenza
Tempo massimo di esecuzione intervento in seguito a richiesta di supporto, assistenza tecnica e/o segnalazione, attivazione nuovi utenti
scostamento contestato da RAS a violazione della soglia di almeno il 95% misurato su base trimestrale una volta operato il subentro e consolidamento della piattaforma su infrastruttura S-CLOUD del PSR RAS
1% dell’importo del canone mensile per ciascun punto percentuale di per scostamento contestato da RAS a violazione della soglia di almeno il 90,0% dei casi su base trimestrale ad eccezione dei casi documentati di oggettiva impossibilità di rispetto dello SLA
SLA 05 Attuazione processo di applicazione ed estensione alla rete degli URP
Tempo di intervento ad esecuzione di nuove
Non prevista in quanto da eseguirsi in accordo e secondo le modalità e termini soggetti a condivisione e concordati con RAS
Non prevista in quanto da rendersi secondo la pianificazione
SAL 06
personalizzazioni e/o configurazioni di natura applicativa che non richiedono sviluppo di software ad hoc
preventivamente stabilita in accordo con RAS e comunque in modalità best effort se a necessità e/o per livelli di urgenza o priorità
A fronte di eventuali scostamenti dei livelli di servizio previsti, la società Sardegna IT s’impegna a individuare azioni di recupero dei predetti scostamenti secondo quanto verrà definito nell’ambito dell’attività posta in essere del Team di controllo dei servizi di cui all’Articolo 18 della Convenzione quadro.
Le penali saranno applicabili previa preventiva e formale contestazione notificata da RAS a Sardegna IT non oltre 7 giorni dall’avvenuto accertamento e con indicazione del termine perentorio ultimo concesso a provvedere o manifestare le opportune motivazioni; in assenza di adempimento da parte di Sardegna IT entro il suddetto termine, ovvero di adeguato giustificativo reso da Sardegna IT, l’importo della penale sarà portato a decurtazione sull’importo di avanzamento maturato nel corso del periodo a cui la contestazione fa riferimento.
In caso di perdurante mancato rispetto dei livelli di servizio e/o in assenza di un formale accordo bonario teso a risolvere le specifiche problematiche, la Struttura regionale affidante, previa contestazione scritta e verifica in contraddittorio dell’inadempimento, potrà applicare le penali come sopra previste.
8 Modalità di rendicontazione e piano di fatturazione
In relazione all’art. 11 della Convenzione quadro e tenute presenti le peculiarità di cui al comma 4 del predetto articolo, la rendicontazione e tenuta della contabilità di progetto, nonché l’associata fatturazione, avverranno secondo le seguenti modalità.
8.1 Redazione, rilascio e approvazione della contabilità di progetto
La tenuta della contabilità di progetto è in capo al referente operativo di progetto per Sardegna IT che provvede a gestirla con riferimento alle attività, importi unitari, quantità, importi complessivi e tipologia di attività definiti dal quadro economico riportato in dettaglio nella presente lettera di incarico e/o nel Piano operativo e sulla base dei misuratori di avanzamento tecnico risultanti al periodo di riferimento assunto per il rilascio aggiornato della contabilità di progetto.
Secondo la periodicità definita (trimestrale e allo stato finale), Sardegna IT provvederà a redigere e rilasciare (tramite il referente per l’esecuzione dell’affidamento) la contabilità di progetto con associata rappresentazione tabellare (registro di contabilità) nella quale dovranno essere esplicitate:
- le singole attività che concorrono - con rispettivo dimensionamento, importi unitari e importi complessivi - a formulare il dettaglio di cui al quadro economico di progetto, come definito dal piano operativo;
- la valorizzazione delle stesse (in termine di quantità e rispettivo importo) risultante alla data di emissione della contabilità di progetto, riferita all’effettivo stato di avanzamento tecnico (documentato nell’associata relazione periodica sullo stato di progetto);
- lo stato contabile risultante al precedente rilascio e, per differenza tra la contabilità attuale e la precedente, lo stato di avanzamento maturato nel corso del periodo.
Ai fini della relativa valorizzazione contabile le attività condotte da Sardegna IT, e risultanti alla data di rilascio della contabilità periodica di progetto, sono registrate secondo le seguenti modalità e quantità:
• Servizi e attività a corpo: valorizzano un importo omnicomprensivo commisurato al valore del prodotto/deliverable finale e sono contabilizzate con riferimento alla percentuale di completamento risultante dallo stato di avanzamento tecnico alla data di emissione del SAL contabile; la misurazione degli stati percentuali intermedi è specificata nella Lettera di incarico o con la redazione del piano operativo di progetto ed è determinata secondo i valori riferiti a raggiunti stati intermedi di osservazione (associati all’avvenuta esecuzione di fasi funzionali ovvero direttamente a completamento avvenuto e rilascio del prodotto finale);
• Servizi a canone: sono contabilizzati in modalità posticipata su avvenuta erogazione e rendicontazione dei servizi resi nel corso del periodo di riferimento assunto e per importo pari al canone periodico per il numero dei mesi e/o frazione di mesi riferiti al periodo oggetto di rendicontazione;
• Servizi e attività a consumo su budget assegnato: sono contabilizzati a consuntivo all’atto del rilascio dei SAL periodici e allo stato finale imputando l’effettivo effort dedicato (come risultante dalla contabilità industriale di Sardegna IT) e il profilo professionale impiegato secondo le tariffe professionali vigenti alla data di rilascio del SAL; la fase di esecuzione potrà comunque considerare un’eventuale diversa distribuzione delle figure professionali effettivamente impiegate rispetto a quanto preventivato in incarico, purché l’importo totale risultante, portato a consuntivazione, sia contenuto entro l’importo di budget preventivato; le eventuali situazioni e/o criticità esecutive che dovessero far insorgere esigenze di esecuzione di attività aggiuntive rispetto al preventivato dovranno essere gestite preliminarmente con la rivisitazione dei dimensionamenti e stime dei budget assegnati e con eventuale rimodulazione del Piano di progetto da condividersi con il committente RAS.
Con il registro di contabilità Sardegna IT provvede a riportare:
- una tabella riepilogativa degli importi parziali per tipologia di attività (secondo la ripartizione di cui all’assegnato budget di progetto);
- una tabella esplicativa degli importi da portare a fatturazione (e liquidazione) sulla base dell’avanzamento contabile maturato;
- una tabella riepilogativa di tutti i precedenti SAL emessi, con indicazione della contabilità di progetto alla data di emissione, l’avanzamento maturato, e gli importi netti di fatturazione e pagamento risultanti.
Sardegna IT provvederà ad emettere fattura secondo le modalità previste nella Convenzione quadro vigente, sulla base della rendicontazione delle attività condotte per l’esecuzione del presente incarico e descritte nelle relazioni di SAL.
8.2 Previsione degli stati di avanzamento e del piano di fatturazione
Rif. SAL
SAL a data del
Stato contabile
Stato al
Avanzamento
IVA al 22%
Importo lordo a
In ragione del dimensionamento dei servizi previsti si stabilisce il seguente piano di fatturazione:
stimato alla data | precedente SAL | netto di periodo | liquidazione | |||
SAL 01 | 31.12.2022 | 61.330,64 | - | 61.330,64 | 13.492,74 | 74.823,38 |
SAL 02 | 31.03.2023 | 121.615,64 | 61.330,64 | 60.285,00 | 13.262,70 | 73.547,70 |
SAL 03 | 31.06.2023 | 196.266,64 | 121.615,64 | 74.651,00 | 16.423,22 | 91.074,22 |
SAL 04 | 30.09.2023 | 245.901,64 | 196.266,64 | 49.635,00 | 10.919,70 | 60.554,70 |
Totali | 245.901,64 | 54.098,36 | 300.000,00 | |||
9 Risoluzione della lettera d’incarico
In tutti i casi previsti nella Convenzione Quadro e nelle altre ipotesi di inadempimento previste nella presente Lettera d’incarico o nei suoi documenti allegati, l’odierna Struttura regionale affidante, previa verifica in contraddittorio con la Società, potrà chiedere, mediante comunicazione scritta, la risoluzione dell’incarico le cui conseguenze sono disciplinate dalle norme del codice civile in quanto applicabili.
10 Documenti che fanno parte del contratto
Xxxxx parte integrante del presente incarico, seppure non allegati in quanto non materialmente e fisicamente uniti, ma tuttavia depositati agli atti della RAS e di Sardegna IT, i seguenti documenti:
Tipo Rif. e data Descrizione
Offerta tecnico- economica
OTE 02 - Vers. 02 del 25.05.2022 - Prot.
Sardegna IT n. 1515 del 26.05.2022, acquisita al Prot. RAS n. 9449 del 27.05.2022
Offerta tecnico-economica formulata da Sardegna IT per l’incarico SMART-URP-SVIL e sua Appendice Allegato 1 - Dettaglio dimensionamento
11 Condizioni a vincolo e prerequisito
Le parti danno atto che la piena esecutività del presente incarico è subordinata alla positiva registrazione contabile dell’impegno di spesa da parte di RAS Presidenza Direzione generale della Presidenza Servizio Comunicazione istituzionale
XXX provvederà a dare tempestiva comunicazione di suddetta registrazione confermando a Sardegna IT di poter rendicontare lo svolgimento delle attività e servizi da tale data da assumersi ad avvio effettivo delle attività.
12 Norme di rinvio e aggiornamento
Per quanto non espressamente disciplinato dal presente atto si richiamano le disposizioni di cui alla Convenzione Quadro vigente dal 30.12.2016 descritta in premessa e a tutti i suoi allegati.
In caso di disposta proroga della vigenza di detta Convenzione Quadro, su prossima scadenza al 31.12.2022, ovvero in caso di adozione, su approvazione del socio RAS, di nuova Convenzione Quadro e a partire dalla data di sua vigenza, le parti convengono in merito alla riconduzione e allineamento del presente affidamento, senza oneri aggiuntivi per ciascuna delle parti, alle condizioni che dovessero essere stabilite dalla Convenzione Quadro nella sua nuova e più recente versione approvata.
13 Spese della lettera d’incarico, imposte, tasse e trattamento fiscale
Tutte le spese alle quali darà luogo il presente atto e quelle a esse inerenti e conseguenti sono a totale carico della società.
14 Applicazione del Regolamento (UE) 2016/679 in tema di trattamento dei dati personali
Il presente affidamento viene attribuito in conformità:
- al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito RGPD).
- alla normativa nazionale vigente e agli atti normativi e attuativi,
- alle circolari e linee guida emanati dalla Regione Autonoma della Sardegna, attinenti alla materia.
A tal fine, le parti danno atto che, sul seguito della puntuale definizione del Piano Operativo di progetto, si provvederà a documentare e riferire in apposito documento ad esso allegato in merito alla precisa identificazione dei dati e/o delle informazioni, correlate alle fasi di esecuzione dell’incarico stesso, che dovessero riferire ad operazioni di trattamento sui dati personali necessarie all’adempimento degli obblighi derivanti dal medesimo affidamento e di eventuali servizi accessori allo stesso.
Al riguardo Sardegna IT:
- si dichiara disponibile ad assumere, con la stipula di apposito atto di nomina, funzione di Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del RGPD e della Normativa Nazionale Privacy, con l’incarico di effettuare le operazioni di trattamento sui dati personali di cui entra in possesso o a cui ha comunque accesso, necessarie all’adempimento degli obblighi derivanti dal medesimo affidamento e di eventuali servizi accessori allo stesso;
- con la sottoscrizione dell’atto di nomina a Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28, conferma la diretta e approfondita conoscenza degli obblighi che si assume in relazione al dettato normativo vigente e si impegna a procedere al Trattamento dei dati personali attenendosi alle istruzioni esplicitate nel suddetto atto o a quelle ulteriori che saranno conferite nel corso delle attività prestate in suo favore.
Cagliari, 17 ottobre 2022
Regione Autonoma della Sardegna Presidenza
Direzione generale della Presidenza Servizio comunicazione istituzionale
il Direttore del Servizio Dott.ssa. Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx
Firmato digitalmente
Sardegna IT S.r.l.
L’Amministratore Delegato Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Firmato digitalmente
XXXXX XXXXX XXXXXXXX
2022.10.17 12:44:05
CN=XXXXX XXXXX XXXXXXXX C=IT
2.5.4.4=PODDA
2.5.4.42=XXXXX XXXXXXXX
RSA/2048 bits
XXXXXXXXX XXXXXXX 17.10
.2022
14:29:42
UTC
Appendice A - Dettaglio dimensionamento
SMART-URP-SVIL - Sviluppo del progetto “SmartUrp” nella Rete degli Urp del Sistema Regione
Importi di affidamento come da Offerta tecnico-economica
L1 | L2 | Az. | Intervento/Attività | Tipologia | Mod. | Imp. | unit | Q.tà | unit. | mis. | Imp. | tot. | Importi assunti ad incarico |
1 | Consolidamento del sistema Smart Urp e allocazione all'interno del sistema S-Cloud | - | 30.234,00 | ||||||||||
1 | 1 | Fase di subentro e presa in carico del sistema prototipale SmartURP | Attività a corpo | Corpo | 26.234,00 | ||
1 | 1 | a Servizi di affiancamento e formazione tecnica per il subentro di Sardegna IT (fornitore RAS) | Servizi di consulenza esterni | E | 450,00 20,00 | gg/uu | 9.000,00 |
1 | 1 | b Attività per il subentro Application Management e configurazione sistema | Analista programmatore SR | I | 433,00 14,00 | gg/uu | 6.062,00 |
1 | 1 | c Attività per il subentro gestione tecnologica del sistema e per la migrazione su infratrutture del PSR RAS | Sistemista SR | I | 381,00 14,00 | gg/uu | 5.334,00 |
1 | 1 | d Attività per il subentro gestione applicativa, personalizzazione, gestione e supporto utenti | Specialista di pacchetto | I | 417,00 14,00 | gg/uu | 5.838,00 |
lità PaaS sul cloud fino a Attività a consumo | Budget | 4.000,00 | |||
e erogazione Stima consumi e canoni di E servizi | 3.000,00 | 1,00 | budget | 3.000,00 | |
crescimento numero utilizzatori Budget a riserva consumi accessori o altri oneri fino a E consolidamento in S-CLOUD | 1.000,00 | 1,00 | budget | 1.000,00 | |
gli URP del sistema - 50.032,00 | |||||
1 | 2 | |
1 | 2 | a |
1 | 2 | b |
2 |
Mantenimento attuale piattaforma di erogazione in moda switch-off su infrastruttura S-Cloud del PSR RAS
Consumi e canoni di servizio utilizzo infrastruttura cloud di attual (stima per periodo almeno 3 mesi LUG-SET 2022)
Eventuali incrementi di consumo per esigenze prestazionali o ac fino a trasferimento piattaforma su PSR RAS
Processo di applicazione ed estensione alla rete de Regione
multicanalità | ||||||||||
2 | 1 | a | Configurazione e attivazione dei moduli applicativi funzionali | Specialista di pacchetto | I | 417,00 | 20,00 | gg/uu | 8.340,00 | |
2 | 1 | b | Integrazione con i sistemi esterni e per la multicanalità | Specialista di pacchetto | I | 417,00 | 40,00 | gg/uu | 16.680,00 | |
2 | 1 | c | Configurazione e sviluppo di dashboard o report monitoraggio | Analista programmatore SR | I | 433,00 | 14,00 | gg/uu | 6.062,00 | |
2 | 1 | d | Supporto e assistenza specialistica fornitore RAS | Servizi di consulenza esterni | E | 450,00 | 20,00 | gg/uu | 9.000,00 | |
2 | 2 | Attivazione e configurazione dei nuovi utilizzatori e loro formazione | Attività a consumo | Budget | 9.950,00 | |||||
2 | 2 | a | Aggiornamento della manualistica utente | Specialista di pacchetto | I | 417,00 | 10,00 | gg/uu | 4.170,00 | |
2 | 2 | b | Configurazione nuovi utenti, relativa formazione inziale e primo affiancamento | Tecnico di back office | I | 289,00 | 20,00 | gg/uu | 5.780,00 | |
2 1 Personalizzazione del sistema per l'attivazione graduale delle funzionalità evolute e
Attività a consumo Budget 40.082,00
L1 | L2 | Az. | Intervento/Attività | Tipologia | Mod. | Imp. | unit | Q.tà | unit. | mis. | Imp. | tot. | Importi assunti ad incarico |
3 | Sviluppi evolutivi per l'attivazione di nuove funzionalità e integrazione dei processi di digitalizzazione dell'Amministrazione regionale | - | 65.104,00 | ||||||||||
3 1 Integrazione con il sistema Access Manager di RAS e con il sito istituzionale per l'attivazione del servizio di portale del cittadino
Attività a corpo corpo 12.124,00
3 1 a Attività di analisi e sviluppo applicativo Analista programmatore SR I 433,00 28,00 gg/uu 12.124,00
3 2 Studio di fattibilità e integrazione del sistema per la gestione chiamate telefoniche in VOIP e con il SIBAR documentale per la gestione delle comunicazioni PEC
Attività a corpo corpo 6.062,00
3 2 a Attività di analisi, progettazione Progettista I 422,00 10,00 gg/uu 4.220,00
3 2 b Progettazione tecnica e consulenza IT IT Architect I 489,00 3,77 gg/uu 1.842,00
Altre evoluzioni da definirsi ad hoc quali l’integrazione con i canali social istituzionali
3 3 ed eventuali miglioramenti della user experience (UX) del sistema e della user interface (UI)
Attività a consumo budget 46.918,00
3 3 a Attività di analisi e sviluppo applicativo Attività a consumo I 433,00 46,00 gg/uu 19.918,00
4
Servizi di conduzione del sistema, manutenzione e assistenza
-
77.580,00
3 3 b Supporto e assistenza specialistica fornitore RAS e/o adattamenti sistemi esterni Servizi di consulenza esterni E 450,00 60,00 gg/uu 27.000,00
4 | 1 | per la durata di 12 mesi Gestione della piattaforma applicativa | Servizio a canone | 12.000,00 | |||
4 | 1 | a Attività e servizi di gestione sistemistica | Sistemista | I | 1.000,00 12,00 mese | 12.000,00 | |
4 | 2 | Manutenzione correttiva e adeguativa | Servizio a canone | 18.000,00 | |||
4 | 2 | a Attività e servizi di application management | Analista programmatore | I | 1.500,00 12,00 mese | 18.000,00 | |
4 | 3 | Assistenza e supporto agli operatori | Servizio a canone | 21.600,00 | |||
4 | 3 | a Attività di supporto utenti, help desk e contact center | Tecnico di back office | I | 1.800,00 12,00 mese | 21.600,00 | |
4 | 4 | Nuove configurazioni e personalizzazioni | Attività a consumo | 25.980,00 | |||
4 | 4 | a Attività ad hoc su richieste specifiche, nuovi flussi/ processi su esigenze RAS | Specialista di pacchetto | I | 433,00 60,00 gg/uu | 25.980,00 | |
5 | Coordinamento e gestione del progetto | - | 22.951,64 | ||||
5 | 1 | Pianificazione e coordinamento fase di subentro e presa in carico | Attività a corpo | corpo | 7.951,64 | ||
5 | 1 | a Incontro preliminare, pianificazione con fornitore uscente, kickoff, avvio e verifiche congiunte | Servizi di consulenza esterni | E | 1.500,00 1,00 corpo | 1.500,00 | |
5 | 1 | b Piano di subentro e piano operativo | Capo Progetto | I | 6.451,64 1,00 corpo | 6.451,64 | |
5 | 2 | Servizi di project management | corpo | 15.000,00 | |||
5 | 2 | a Project management, monitoraggio SLA, consuntivazione periodica, XXX | Xxxx Progetto / | I | 15.000,00 1,00 corpo | 15.000,00 | |
Program manager | |||||||
Totale netto 245.901,64 | 245.901,64 | ||||||
IVA 22% 54.098,36 | 54.098,36 | ||||||
Totale lordo 300.000,00 | 300.000,00 | ||||||