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PROCEDURA APERTA TELEMATICA PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE, CUSTODIA E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE SANITARIA E AMMINISTRATIVA DELL’IRCCS CROB.

SIMOG. N. 7741067 – CIG: 82744758C6

ALLEGATO 2

CAPITOLATO TECNICO PRESTAZIONALE E D’ ONERI

1. OGGETTO DEL SERVIZIO

Il presente capitolato disciplina, in senso normativo, tecnico ed organizzativo, l’appalto per l’espletamento del servizio di archiviazione, custodia e gestione della documentazione sanitaria e amministrativa dell’IRCCS CROB (in seguito denominata per brevità Istituto).

L’appalto contempla, in particolare, le fasi ed attività di svolgimento del servizio, di seguito sintetizzate:

 ritiro e prima presa in carico della documentazione pregressa (sanitaria ed amministrativa) dell’Istituto;

 trasporto della documentazione pregressa presa in carico, in locali idonei messi a disposizione dall’impresa aggiudicataria (in seguito denominato per brevità: Fornitore) da adibire allo stoccaggio della stessa;

 ritiro periodico e presa in carico della documentazione di nuova produzione (archivio corrente) prodotta dall’Istituto;

 deposito, custodia, archiviazione ed inventariazione della documentazione presa in carico da archivio pregresso e corrente nei locali idonei messi a disposizione dal Fornitore;

 ricerca, prelievo, recapito, ritiro e riposizionamento dei documenti richiesti per la consultazione;

 scarto e macero, alla scadenza di legge, della documentazione non più utile a fini amministrativi;

 riconsegna del materiale archiviato al termine del periodo contrattuale.

Il Fornitore deve garantire il servizio oggetto dell’appalto tutti i giorni feriali, dal lunedì al venerdì di ogni settimana (dalle ore 8:00 alle ore 18:00), fatte salve le fattispecie di estrema ed eccezionale urgenza disciplinate all’art.3.5 del presente Capitolato.

La documentazione oggetto di espletamento del servizio è in ogni caso patrimonio indisponibile dell’Istituto; pertanto nessun riservato dominio e/o copyright e/o altro titolo in genere potrà essere rivendicato dal Fornitore che rimane obbligato a consegnare all’Istituto, al termine del rapporto contrattuale, ogni e qualsiasi documento del quale sia venuto in possesso e/o a conoscenza e/o da questi prodotto.

Il servizio dovrà essere svolto in conformità al presente Capitolato Speciale ed al contenuto dell’offerta tecnica ed economica dell’aggiudicatario, ed in ottemperanza alla normativa nazionale e regionale in materia, in vigore tempo per tempo durante l’esecuzione del servizio.

Durante il periodo di vigenza dell’appalto, d’accordo tra le parti e in qualsiasi momento, potranno essere effettuate variazioni del contratto, al fine di assicurare il miglioramento della qualità del servizio espletato dal Fornitore, che consentano, nel tempo, il costante mantenimento del miglior livello di efficienza dello stesso, nonché eventuali modificazioni conseguenti a successive disposizioni di legge.

1.1. Tipologia della documentazione oggetto dell’appalto - I servizi di cui al precedente art.1 sono riferiti a documentazione sanitaria ed amministrativa da archiviare. Per quanto riguarda la documentazione sanitaria s’intende far riferimento all’insieme dei documenti attestanti lo svolgimento delle attività sanitarie aventi sia natura di fedele registrazione delle prestazioni erogate, sia natura di strumento necessario per lo svolgimento dell’attività assistenziale.

E’ da includere nel presente appalto, a titolo esemplificativo, la seguente documentazione:

1. cartelle cliniche relative a ricovero in regime ordinario;

2. cartelle cliniche relative a ricovero in regime di day hospital/day surgery (a ciclo diurno);

3. cartelle ambulatoriali/registri relative/i ad attività assistenziali erogate nel corso di accessi ambulatoriali/day service;

4. registri operatori relativi ad attività chirurgica;

5. registri ambulatoriali relativi agli accessi ambulatoriali eseguiti presso i diversi ambulatori;

6. impegnative;

7. matrici dei ricettari;

9. altra documentazione iconografica e non (ad es. immagini radiografiche, CD, DVD, vetrini, blocchetti e referti di Anatomia Patologica, ecc.);

10. documentazione amministrativa relativa alle procedure/processi aziendali.

L’Istituto si riserva comunque la facoltà, nel corso dell’espletamento del servizio, di integrare l’elenco su riportato in relazione a subentranti disposizioni legislative o esigenze organizzative.

2. DURATA DELL'APPALTO

La durata dell’appalto (escluse le opzioni di seguito riportate) è di n. 60 (sessanta) mesi, decorrenti dalla data indicata nel contratto stipulato successivamente all’aggiudicazione nel rispetto di quanto previsto dall’art.32 del D.Lgs. n.50/2016 e s.m.i. (in seguito: Codice).

L’Istituto si riserva la facoltà (OPZIONE n.1) di rinnovare alla scadenza naturale il contratto, per un ulteriore periodo di n. 12 (dodici) mesi, alle medesime condizioni o più favorevoli per l’Amministrazione medesima.

L’Istituto esercita tale facoltà di rinnovo, comunicandola al Fornitore mediante posta elettronica certificata almeno n.1(uno) mese prima della scadenza del contratto originario.

In ogni caso, il Fornitore, su richiesta dell’Istituto, ai sensi dell’art.106 comma 11 del Codice, è tenuto a concedere una proroga “tecnica” (OPZIONE n.2) del contratto per un periodo di n.6 (sei) mesi, decorrenti dalla scadenza ordinaria o dalla scadenza conseguente all’eventuale rinnovo di n.12 (dodici) mesi, ovvero per il tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure necessarie per l’individuazione del nuovo contraente. In tal caso il Fornitore è tenuto all’esecuzione dei servizi previsti nel contratto agli stessi prezzi, patti e condizioni o più favorevoli per l’Istituto.

a) DESCRIZIONE DEI SERVIZI OGGETTO DELL'APPALTO - FASI E MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO

3.1 Attività ritiro e prima presa in carico della documentazione pregressa (sanitaria ed amministrativa) dell’Istituto.

Il Fornitore deve provvedere, a proprie spese, con proprio personale e mezzi propri e idonei, alle attività di ritiro, prima presa in carico della documentazione pregressa “archiviata” sanitaria ed amministrativa, presso il deposito dell’appaltatore “uscente”1, ed al trasporto di tale documentazione presso i locali idonei adibiti ad uso archivio, messi a disposizione dal medesimo Fornitore per lo svolgimento del servizio, così come proposti nell’offerta tecnica prodotta in gara.

La documentazione pregressa è contenuta all’interno di faldoni, salvo una parte della stessa (ad es. vetrini e blocchetti di Anatomia Patologica). Attualmente i vetrini/blocchetti sono custoditi in cassetti delle seguenti dimensioni: cm47x47x9,5 impilati a gruppi di 12 cassetti in 1 pila. I blocchetti/vetrini complessivamente custoditi sono n. 1743.

I contenitori/faldoni contenenti la documentazione da prendere in carico da parte del Fornitore saranno predisposti, nel numero minimo medio giornaliero fissato o concordato come di seguito indicato, a cura dell’appaltatore “uscente” e posizionati su pallet e/o roll-container a “bocca di magazzino”, pronti per il carico sul mezzo, e non sono richieste da parte del medesimo Fornitore ulteriori operazioni (es. descaffalaggio, inscatolamento, allestimento su pallet/roll-container, ecc.) se non il carico del materiale sul mezzo.

La documentazione pregressa, ritirata presso il deposito dell’appaltatore “uscente”, sarà resa disponibile dall’appaltatore uscente , accompagnata dalle relative liste di consistenza e data base informatizzato idoneo a garantire la gestione documentale.

In ogni caso il cronoprogramma delle attività di ritiro della documentazione pregressa non potrà prevedere una durata massima superiore a n. 15 giorni feriali lavorativi, esclusi sabato, domenica e festivi.

All’avvio delle attività di ritiro e prima presa in carico della documentazione pregressa dovrà essere redatto un verbale di inizio attività, sottoscritto dall’incaricato del Fornitore e dal Referente Aziendale nonché dall’incaricato dell’appaltatore “uscente”, nel suddetto verbale sarà fissato e concordato tra le parti il cronoprogramma delle attività di ritiro e presa in carico della documentazione pregressa di cui sopra. E’ onere del Referente Aziendale de quo trasmettere al R.U.P. ed al Direttore dell’Esecuzione del Contratto, qualora non coincidente, copia del suddetto verbale.

Dell’attività quotidiana di ritiro e presa in carico della documentazione pregressa verrà redatto un verbale (con allegata distinta), controfirmato dai soggetti di cui sopra, del materiale prelevato,

1 Attualmente la documentazione pregressa è detenuta nel deposito adibito ad uso archivio dell’attuale appaltatore “uscente” (ubicato in Sant’ANGELO LEFRATTE – PZ).

sottoscritto dall’incaricato del Fornitore e dal Referente Aziendale (o suo delegato), nonché dall’incaricato dell’appaltatore “uscente”, dal quale risulti il numero dei faldoni/contenitori ed il corrispondente numero dei metri lineari ritirati, suddiviso per tipologia di documentazione oggetto di ritiro.

In concomitanza con l’ultimo prelievo presso il deposito dell’appaltatore “uscente”, dovrà essere redatto un verbale di chiusura attività, in triplice originale (uno per l’Istituto, uno per il Fornitore ed uno per l’appaltatore “uscente”), che attesti la corretta e completa presa in carico della documentazione di cui trattasi, sottoscritto dall’incaricato del Fornitore e dal Referente Aziendale, nonché dall’incaricato dell’appaltatore “uscente”. La data del verbale vale a tutti gli effetti come data di conclusione del trasferimento della documentazione archiviata pregressa di cui sopra. Il verbale di chiusura attività dovrà riportare almeno le seguenti informazioni: numero dei faldoni/contenitori e corrispondente numero dei metri lineari ritirati, suddiviso per tipologia di documentazione oggetto di ritiro, nonché il numero complessivo definitivo dei faldoni/contenitori e corrispondente numero complessivo definitivo dei metri lineari ritirati dal deposito dell’appaltatore “uscente” e presi in carico dal Fornitore. E’ onere del Referente Aziendale de quo trasmettere al R.U.P. ed al Direttore dell’Esecuzione del Contratto copia del suddetto verbale di chiusura attività.

3.2 Attività di trasporto della documentazione pregressa presa in carico di cui al punto precedente in locali idonei messi a disposizione dal Fornitore

Qualunque onere legato al trasferimento della documentazione presso i locali idonei -adibiti ad uso archivio- messi a disposizione dal Fornitore è esclusivamente a carico di quest’ultimo.

Il trasporto dei contenitori confezionati e l’organizzazione della documentazione dovranno essere realizzati nel rispetto delle norme di sicurezza atte a garantire la confidenzialità e l’integrità del materiale, e migliore conservazione nel deposito del Fornitore.

In particolare, il trasporto dei contenitori di materiale di Anatomia Patologica (ad es. vetrini e blocchetti) dovrà essere effettuato nel massimo rispetto della normativa vigente (“Linee Guida maggio 2015 del Ministero della Salute “Tracciabilità, Raccolta, Trasporto, Conservazione e Archiviazione di cellule e tessuti per indagini diagnostiche di Anatomia Patologica”).

Si intendono comprese nelle attività di cui al presente punto le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant’altro necessario per l’esecuzione del trasferimento, compresi tutti i materiali di consumo (es. pedane) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi.

La responsabilità del Fornitore sulla gestione, custodia e conservazione del patrimonio documentale decorre dall’inizio di ciascun trasporto.

Fatti salvi i compiti istituzionali degli Enti sovrintendenti al patrimonio archivistico della Pubblica Amministrazione, in qualunque momento l’Istituto potrà verificare, anche senza preavviso, le modalità di esecuzione dell’attività di trasferimento della documentazione de qua, comprese le modalità di archiviazione e catalogazione della stessa, anche nei locali del Fornitore.

Laddove si riscontrassero inadempienze e/o modalità non corrette nello svolgimento del servizio, tali da mettere a repentaglio la sicurezza delle pratiche/documenti o non assicurare la loro reperibilità, l’Istituto potrà contestare, nel rispetto di quanto previsto dall’art.14 (“penali”) del presente Capitolato, le infrazioni/inadempienze rilevate e procedere con la sospensione delle attività fino a quando il Fornitore non avrà addotto le opportune e valide giustificazioni del disservizio, adottando tutte le misure necessarie per l’eliminazione delle cause che hanno determinato la sospensione dell’attività.

I periodi di sospensione di cui al capoverso precedente sono a carico del Fornitore e non interrompono i tempi di realizzazione del trasferimento della documentazione.

3.3 Attività di ritiro periodico, presa in carico, della documentazione di nuova produzione (archivio corrente) prodotta dall’Istituto

Il Fornitore dovrà provvedere a proprie spese e con propri mezzi e personale alla presa in carico dei documenti di nuova produzione (archivio corrente), procedendo al ritiro degli originali presso le Unità Operative dell’Istituto ed al loro trasferimento nei locali idonei adibiti ad uso archivio messi a disposizione dal medesimo Fornitore. Quest’ultimo dovrà provvedere, altresì, al ritiro e presa in carico dei documenti di aggiornamento e/o integrazione delle serie documentali pregresse.

Qualunque onere, legato al trasferimento della documentazione di nuova produzione presso i locali idonei messi a disposizione dal Fornitore, è esclusivamente a carico di quest’ultimo.

La fornitura dei faldoni, per la conservazione della documentazione di cui sopra, è a carico del Fornitore, fatto salvo il materiale non conservabile in faldoni (ad es. vetrini e blocchetti di Anatomia Patologica), che dovrà essere conservato, a carico del Fornitore, in contenitori idonei e conformi alla normativa vigente in materia (per i vetrini e blocchetti di cui sopra: Linee Guida maggio 2015 del Ministero della Salute “Tracciabilità, Raccolta, Trasporto, Conservazione e Archiviazione di cellule e tessuti per indagini diagnostiche di Anatomia Patologica”).

Le cartelle cliniche verranno consegnate al Fornitore, previa attenta verifica di elenchi delle stesse all’interno di singoli faldoni, debitamente numerati ed identificati. I riscontri saranno comprovati da specifici verbali firmati dai referenti dell’Istituto e del Fornitore.

Tutti gli altri documenti diversi da cartelle cliniche sono consegnati, comunque, con elenchi del contenuto (non soggette a verifiche) e raccolti in faldoni/contenitori, anche questi debitamente numerati ed identificati.

Il Fornitore del servizio è tenuto a ritirare il materiale nello stato in cui gli viene consegnato, provvedendo eventualmente a confezionare il materiale che si presentasse privo di confezione adeguata al trasporto.

I servizi inclusi nella funzione di ritiro sono le operazioni di: carico, trasporto e scarico, consegna periodica, con l’adozione delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative atte a garantire la confidenzialità, l’integrità e la disponibilità della documentazione, nel massimo rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003 e s.m.i. e Regolamento (CE) 27 aprile 2016, n.2016/679/UE).

Le attività di ritiro periodico della documentazione di nuova produzione (archivio corrente) dalle Unità Operative presuppongono ed includono l’attiva collaborazione del/degli incaricato/i del Fornitore con il Referente Aziendale, finalizzata all’espletamento, presso gli uffici di ciascuna U.O. interessata, di tutte le operazioni di verifica e controllo propedeutiche ad una corretta presa in carico della documentazione da ritirare, coordinate dal predetto Referente.

Le attività di ritiro periodico e presa in carico in argomento devono essere documentate con apposito verbale, predisposto dal Referente Aziendale con eventuale allegato elenco della documentazione, redatto in n.3 (tre) originali (un’originale per ciascuno dei referenti/incaricati firmatari sotto indicati), sottoscritto (data e firma per esteso e leggibile) dall’incaricato del Fornitore, dal Referente Aziendale (o suo delegato), nonché dal referente dell’U.O. “produttrice” della documentazione (amministrativa o sanitaria) da ritirare. Dal verbale de quo dovrà risultare almeno: a) la tipologia della documentazione oggetto del ritiro; b) la quantità espressa in metri lineari; c) il numero dei faldoni/contenitori con le dimensioni degli stessi; d) il luogo di ritiro e di destinazione della documentazione.

In dettaglio, per quanto concerne le cartelle cliniche (ricoveri in regime ordinario, day hospital, day surgery, accessi ambulatoriali/day service), è inclusa, nelle attività di ritiro periodico di cui al punto precedente, anche la verifica/spunta fisica di ciascuna cartella contenuta nel relativo faldone, tramite l’elenco presente in quest’ultimo. A tal proposito, si precisa che l’Istituto è dotata di un software applicativo, di proprietà della medesima, contenente la catalogazione informatica delle cartelle di nuova produzione (archivio corrente), sul quale, successivamente al verbale di ritiro periodico e presa in carico delle stesse da parte del Fornitore, sarà operata dal Referente Aziendale (o suo delegato) anche la registrazione informatica della “uscita”/”scarico delle cartelle cliniche dal predetto software per trasferimento dall’Istituto al deposito del Fornitore.

Le attività di ritiro periodico e presa in carico della documentazione di nuova produzione (archivio corrente) prodotta dalle Strutture dell’Istituto dovranno essere garantite dal Fornitore, tutti i giorni feriali, dal lunedì al venerdì di ogni settimana (dalle ore 8:00 alle ore 14:00).

Si riportano, a titolo informativo, nella tabella seguente i dati indicativi relativi al numero complessivo di SDO (Schede di Dimissione Ospedaliera), che corrisponde al numero complessivo di cartelle cliniche

(archivio corrente) prodotte dall’Istituto distinto per il trienno 2016-2018 (Fonte: Rapporto controllo di gestione IV trimestre 2016, Rapporto controllo di gestione IV trimestre 2017 e Rapporto controllo di gestione IV trimestre 2018)

Anno 2016	Anno 2017	Anno 2018
n. 5498 dimissioni	n. 5270 dimissioni	n. 5432 dimissioni

Le cartelle cliniche di nuova produzione -prese in carico dal Fornitore- dovranno essere catalogate informaticamente, ovverosia classificate ed ordinate in modo tale che possa essere consentita l’individuazione e la ricerca delle stesse, tramite inserimento in una banca dati, strutturata ed indicizzata, riportante per ciascuna cartella clinica almeno i seguenti campi descrittivi:

1) numero identificativo della cartella clinica; 2) numero SDO; 3) cognome e nome del paziente; 4) data di nascita (gg/mm/aaaa), comune e provincia di nascita; 5) Reparto di ricovero (codice identificativo);

6) data di ammissione (gg/mm/aaaa); 7) data di dimissione (gm/aaaa).

Il Fornitore dovrà eseguire, con proprio personale e proprie dotazioni tecnologiche, la catalogazione informatizzata delle cartelle cliniche di nuova produzione. La banca dati risultante dalla catalogazione delle cartelle cliniche, riportante la distribuzione dei documenti archiviati ed in grado di fornire liste e volumi di quanto prelevato, dovrà essere messa a disposizione dell’Istituto (incaricati autorizzati), mediante un sistema informatico di gestione (applicativo web) per la ricerca, la visualizzazione e la consultazione on line (in modalità ASP) entro n. 24 ore dal giorno della presa in carico. Il software di ricerca deve permettere di identificare il contenitore (faldone) nel quale è riposto il documento oggetto della ricerca.

I succitati campi descrittivi devono poter costituire un indice di ricerca (da soli o in associazione con altri indici) da utilizzare nell’applicativo web.

Alla scadenza del contratto (incluso l’eventuale periodo opzionale di rinnovo e/o proroga), o a quella anticipata per risoluzione anticipata e/o recesso, i suddetti dati associati ad opportuni indici di ricerca (data base completo ed aggiornato) dovranno essere trasmessi all’ Istituto, su supporto e con tracciato da definire (unitamente ai necessari applicativi per la ricerca, la visualizzazione e la consultazione in locale).

Per le modalità di trasporto dei documenti di nuova emissione e di aggiornamento prodotti dall’Istituto nel periodo di durata del contratto si richiama quanto precedentemente stabilito al punto 3.2. per il trasferimento della documentazione pregressa presso il deposito del Fornitore.

Per quanto non previsto dal presente punto, le attività di deposito, custodia, archiviazione ed inventariazione dei documenti di nuova emissione dovranno essere svolte conformemente a quanto

descritto al precedente punto 3.3 per i documenti facenti parte dell’archivio pregresso, comprese le registrazioni informatiche e l’inserimento dei dati.

Il Fornitore provvederà, per tutto il periodo contrattuale, alla conservazione e gestione di tutto il materiale cartaceo, ritirato dall’ Istituto e preso in carico, con la massima cura e diligenza onde evitare smarrimenti, deterioramenti, distruzioni, irrintracciabilità, accessi non autorizzati.

3.4 Attività di deposito, custodia, archiviazione ed inventariazione della documentazione presa in carico da archivio pregresso e corrente nei locali idonei messi a disposizione dal Fornitore

Tali attività prevede l’obbligo per il Fornitore di depositare e custodire la documentazione presa in carico presso i locali idonei da adibire a uso archivio proposti nell’offerta tecnica, dotati delle necessarie attrezzature e gestiti da personale specializzato alle dipendenze del Fornitore.

Il Fornitore dovrà garantire il corretto deposito e custodia della documentazione, la costante e tempestiva accessibilità da parte degli utenti autorizzati, la massima protezione fisica e la riservatezza in conformità alle disposizioni vigenti in materia.

Il servizio di archiviazione e custodia include la sistemazione dei contenitori/faldoni -contenenti la documentazione presa in carico- su apposite ed idonee scaffalature, previa sanificazione (ove necessario) e spolveratura, nel rispetto delle originarie modalità di ordinamento definite dalle competenti unità operative dell’Istituto, che garantiscano una precisa classificazione ed una idonea conservazione fisica dei documenti, in conformità con la vigente normativa in materia igienico- sanitaria ed antincendio.

Tutti i contenitori/faldoni dovranno essere catalogati e le informazioni di ciascuno di essi (tipologia documento, anno, ufficio/reparto, numero cartella/fascicolo, oggetto etc..) registrate ed archiviate su idoneo sistema informatico, le cui specifiche e funzionalità saranno proposte nell’offerta tecnica.

Dovrà essere apposto su ogni faldone un codice archivistico univoco utilizzato per la ricerca, il prelievo e il riposizionamento delle cartelle cliniche contenute al loro interno.

Il sistema informatico proposto dal Fornitore nell’offerta tecnica dovrà consentire la gestione di un “data base” di catalogazione e conseguente funzione di ricerca del materiale archiviato.

Dovrà essere effettuata la registrazione informatica delle chiavi di ricerca utili all’individuazione, per ciascun contenitore/faldone, di nuove coordinate di ubicazione fisica nelle strutture di deposito, tanto ai fini sia della produzione dell’inventario del patrimonio documentale su supporto informatico, sia della successiva gestione della documentazione.

Il Fornitore deve provvedere, con proprio personale e proprie dotazioni tecnologiche, ad effettuare presso la propria sede la catalogazione informatica, con l’inserimento di tutte le relative informazioni nel “data base” predisposto ad hoc, oltre che l’archiviazione.

A tal proposito, il Fornitore dovrà comunicare all’Istituto i riferimenti della documentazione (pregressa o di nuova produzione), i codici univoci apposti in fase di catalogazione e sistemazione a scaffale. I relativi codici potranno essere utilizzati per le attività di richiesta della documentazione.

Il data-base deve prevedere la elaborazione di report stampabili riferiti alla classificazione ed ai contenuti degli archivi documentali.

Su espressa richiesta dell’Istituto, il Fornitore è tenuto a verificare la reale corrispondenza tra i dati contenuti nel data base e l’effettivo contenuto delle unità di archiviazione.

Il sistema informatico offerto dal Fornitore deve garantire una rapida ricerca dei documenti da consultare ad opera del personale di quest’Istituto.

Per la documentazione presa in carico nella fase iniziale di trasferimento, l’unità di descrizione è quella che si rileva dagli elenchi di consistenza già predisposti ed acquisiti contestualmente alla documentazione archiviata; per la documentazione acquisita successivamente (archivio corrente), l’unità di descrizione è costituita dalla singola unità archivistica o individuata in relazione al grado di analiticità che di volta in volta viene riscontrato negli elenchi di consegna.

Tutte le informazioni recepite in fase di presa in carico dovranno essere gestite tramite il sistema informatico, che sarà utilizzato successivamente per la gestione dei documenti ritirati di cui al precedente 3.3. Detto sistema dovrà essere ridondante e munito di sistemi di “Disaster Recovery” così da garantire in qualsiasi situazione la disponibilità delle informazioni in esso contenute.

Gli operatori del Fornitore incaricati dell’inserimento dei dati nel “data base”, come previsto dalla procedura di gestione della banca-dati, devono acquisire apposita autorizzazione all’accesso ai dati, attenendosi alle disposizioni emesse dal Responsabile del trattamento dati e devono essere individuati con codice identificativo sia riferito al soggetto che alla postazione di lavoro utilizzata. Va comunque garantita l’osservanza delle disposizioni sul trattamento dei dati, consentendo l’accertamento di eventuali inottemperanze alla vigente normativa in tema di protezione dei dati personali.

Il sistema informatico dovrà garantire almeno:

a) In entrata

 Registrazione a terminale di tutti i dati archivistici dell’Unità di Archiviazione (contenitore/faldone);

 Registrazione a terminale di tutti i dati logistici dei faldoni;

 Registrazione a gestione delle ubicazioni assegnate per la custodia.

b) In prelievo da archivio di deposito

 Registrazione di tutte le richieste di consultazione, con identificazione del richiedente, del tipo di servizio richiesto ecc.;

 Registrazione di tutti i prelievi e movimentazioni di magazzino effettuati;

 Registrazione di tutti i documenti non più in custodia, con particolare attenzione alla data di uscita e di reingresso.

Il sistema informatico dovrà essere in grado di produrre, secondo le indicazioni dell’Istituto che verranno periodicamente aggiornate e personalizzate, reporting specifici relativi alle attività sopra specificate, in particolar modo sull’origine dei trasferimenti e sulle necessità di ricerca.

Il sistema informatico, come previsto dalle normative vigenti in tema di protezione dei dati personali, deve consentire la tracciabilità delle attività effettuate (log), quali per es.: gli accessi al sistema, la ricerca, la visualizzazione, la modifica, l’eventuale cancellazione che, nel data base, dovrà essere sempre annotata e reperibile. I data base e i supporti di memorizzazione, inoltre, dovranno essere crittografati.

L’attività di archiviazione ed inventariazione dovrà consentire lungo tutto l’arco del contratto la fruizione del patrimonio documentale cartaceo pregresso e la sua integrazione con i documenti di nuova produzione, nonché l’estrazione di copie e l’immediata reperibilità di documenti in casi di urgenza.

3.5 Servizi di ricerca, prelievo, recapito, ritiro e riposizionamento dei documenti richiesti per la consultazione

Su specifica richiesta -via fax/e-mail/piattaforma web (messa a disposizione dal Fornitore)- di documenti da consultare da parte dell’Istituto, il Fornitore dovrà erogare e garantire i seguenti servizi:

a) ricerca e prelievo presso il proprio deposito adibito ad archivio dei documenti richiesti;

b) recapito fisico e/o con altre modalità (fax/e-mail/piattaforma web) dei documenti richiesti all’Istituto;

c) ritiro dei documenti – materiali, recapitati fisicamente- presso l’Istituto;

d) riposizionamento e riarchiviazione dei documenti a deposito nella collocazione originaria.

e) registrazione sul sistema informatico di cui al precedente punto 3.4 di tutte le attività di cui ai precedenti punti a), b), c), d).

La richiesta di documentazione amministrativa al Fornitore è avanzata da parte delle Unità Operative Amministrative sempre per il tramite del Referente Aziendale.

La richiesta di cartelle cliniche (ed altra documentazione sanitaria) al Fornitore è avanzata da parte delle Unità Operative e/o utenti esterni/legali/autorità giudiziaria sempre per il tramite dell’Ufficio preposto (Ufficio Cartelle Cliniche) della Direzione Sanitaria dell’Istituto.

La richiesta di cartelle cliniche dovrà riportare il codice archivistico univoco attribuito al faldone che le contiene, unitamente al nome e cognome del paziente, data di nascita, codice fiscale, Unità Operativa di ricovero/accesso ambulatoriale, data d’ingresso/data accesso ambulatoriale, data dimissione.

Il Fornitore dovrà scrupolosamente ed inderogabilmente attenersi, alle disposizioni legislative regolamentari vigenti in materia, alla normativa aziendale di settore e successive modifiche e/o integrazioni, consegnando, in caso di richiesta di recapito fisico, la documentazione richiesta (cartelle cliniche ed altra documentazione sanitaria), in originale, alla Direzione Sanitaria (Ufficio Cartelle Cliniche) secondo le modalità ed i tempi stabiliti e, in caso di richieste di documenti per consultazione presso il succitato Ufficio della predetta Direzione, dovrà poi procedere, all’atto della restituzione, alla ripresa in carico e riarchiviazione della stessa.

La Direzione Sanitaria dell’Istituto nominerà i propri incaricati con attività di:

- referenza operativa/gestionale con il Fornitore;

- controllo e verifica dell’applicazione delle specifiche e della Procedura Aziendale succitata, così come stabilito nel presente Capitolato.

I servizi di recapito fisico e/o con altre modalità (fax/e-mail/piattaforma web) di cui al presente punto dovranno essere svolti mediante le seguenti modalità e tempistiche:

- Modalità ordinaria: recapito fisico e/o trasmissione a mezzo fax o mail (o piattaforma web per le cartelle cliniche), dei documenti (originali e/o copie), da evadere entro 24 ore lavorative dalla richiesta;

- Modalità urgente: recapito fisico e/o trasmissione a mezzo fax o mail (o piattaforma web per le cartelle cliniche), dei documenti (originali e/o copie), da evadere entro 12 ore lavorative dalla richiesta;

I servizi di ricerca, prelievo, recapito e ritiro dovranno essere garantiti:

- Per la Modalità ordinaria e urgente nei giorni feriali, dal lunedì al venerdì di ogni settimana (dalle ore 8:00 alle ore 18:00);

- In fattispecie eccezionali di estrema ed inderogabile urgenza (ad es. su espressa richiesta dell’Autorità Giudiziaria), anche in giorni (inclusi i festivi) e/o orari diversi da quelli innanzi indicati.

SI PRECISA che:

- i documenti allegati inviati per email, contenenti dati personali e particolari, dovranno essere crittografati;

- le distinte tempistiche suindicate di recapito fisico e trasmissione (fax/mail/piattaforma web) sono sostituite da quelle eventuali migliorative proposte nell’offerta tecnica dell’aggiudicatario;

Per la ricerca di qualsivoglia cartella clinica (pregressa e/o di archivio corrente) è consentito alla Direzione Sanitaria (Ufficio Cartelle Cliniche) la richiesta di recapito delle medesime -via mail o piattaforma web- in formato digitale (modalità “on demand”). In tal caso, le cartelle cliniche dovranno essere acquisite otticamente a cura e spese del Fornitore e conservate su sistema informatico di gestione e ricerca offerto dal Fornitore, le cui specifiche e funzionalità sono proposte nell’offerta tecnica dell’aggiudicatario.

Il Fornitore dovrà fornire un sistema informatico di gestione on line (software basato su tecnologia web attivo 7 giorni su 7 per n.24 ore/giorno), che consenta la visualizzazione delle cartelle cliniche già acquisite otticamente; a tal proposito, dovrà essere garantita all’Istituto la possibilità di accedere liberamente ed in forma totalmente gratuita alle cartelle cliniche già acquisite otticamente ed archiviate nel sistema di gestione.

Il sistema informatico dovrà soddisfare i requisiti di sicurezza previsti dall’art. 32 del Regolamento (CE) 27 aprile 2016, n.2016/679/UE).

L’accesso a tale software dovrà essere consentito da tutti i punti del sistema informatico dell’Istituto agli utenti autorizzati attraverso codice di identificazione personale (utente-password), con possibilità di stampare in locale la copia conforme del documento consultato.

L’utente autorizzato dovrà quindi essere in grado, inserendo nel sistema di gestione documentale uno o più dei campi chiave indicati nel precedente punto 3.3, di ricercare e di consultare, anche ai fini statistici ed epidemiologici, una singola Cartella Clinica e/o tutte le Cartelle Cliniche che hanno gli stessi valori di campi chiave, già acquisite otticamente ed archiviate nel sistema di gestione.

La Direzione Sanitaria dell’Istituto comunicherà all’inizio del servizio al Fornitore i nominativi degli utenti incaricati autorizzati con le relative profilature che prevedono specifici privilegi e diversi gradi di abilitazione all’accesso agli archivi documentali disponibili sul web.

Gli utenti autorizzati potranno effettuare, in base allo specifico grado di abilitazione, le richieste di consegna del documento in originale o in copia conforme, di acquisizione del documento in formato digitale, di consultazione o di stampa in locale di copia conforme all’originale dei documenti già acquisiti in formato digitale.

L'acquisizione ottica-digitale dei documenti deve garantire la conformità al documento originale secondo la normativa vigente. Essa deve inoltre essere realizzata con attrezzature e software in grado di garantire la massima leggibilità dei documenti.

Alla scadenza del contratto copia scansionata delle cartelle cliniche -acquisite otticamente per la ricerca e consultazione- dovrà essere consegnata all’Istituto su supporto da definire, unitamente all’applicativo necessario per la ricerca, la visualizzazione e la consultazione in locale.

Per garantire la massima sicurezza nella gestione e trasmissione tramite il sistema informatico (piattaforma web) dei file contenenti i dati sensibili e delle informazioni di natura riservata presenti nel data base documentale e trasmesse “on line”, il Fornitore dovrà utilizzare, senza alcun onere aggiuntivo per l’Istituto, un sistema di crittografia certificata dei dati e/o un canale https in grado di garantire al massimo la integrità, la segretezza e la confidenzialità di queste informazioni.

A maggiore protezione delle informazioni e per un ulteriore livello di sicurezza delle medesime, al fine di evitare l’esposizione in internet della piattaforma web, è ad onere e carico del Fornitore l’implementazione di una connessione sicura (VPN IPSEC) tra la sede dell’Istituto e quella del medesimo Fornitore.

Compete al Fornitore la gestione delle autorizzazioni per l’accesso all’applicativo web al quale gli utenti incaricati autorizzati dovranno potervi accedere inserendo i dati identificativi del documento richiesto e le proprie credenziali di autenticazione univoche e personali che dovranno essere rilasciate dal Fornitore medesimo, quindi tramite nome-utente e password oppure tramite smart card.

Il sistema dovrà essere basato su un’architettura web, non dovrà richiedere l’installazione di software sui PC client usati per la consultazione e dovrà consentire che la gestione delle richieste degli utenti autorizzati avvenga nel rispetto delle specifiche profilature stabilite dalla Direzione Sanitaria dell’Istituto.

Per operare al massimo della sicurezza il sistema deve comunque disporre delle funzionalità in grado di:

 impedire ogni tipo di intrusione sul sistema informatico da parte degli utenti non autorizzati;

 controllare in modo efficace tutto il traffico di rete in modo da impedire ogni tipo di accesso abusivo al sistema;

 processare e verificare tutte le richieste e rendere disponibile la banca dati documentale solo alle richieste effettuate dagli utenti incaricati autorizzati dall’Istituto.

Il Fornitore dovrà provvedere alla formazione e addestramento degli utenti autorizzati che utilizzeranno il sistema di gestione documentale, garantendo, nelle fasi iniziali di utilizzo e fino a che la Direzione Sanitaria dell’Istituto non attesterà che il sistema funziona e risponde alle esigenze, la disponibilità in Istituto di un proprio tecnico per risolvere subito le criticità che si dovessero verificare.

SI PRECISA, altresì, che:

 le operazioni di recapito fisico e di ritiro della documentazione amministrativa devono essere documentate con apposita distinta/ricevuta della documentazione consegnata/ritirata, predisposta dall’incaricato del Fornitore, redatta in n.2 (due) originali (una per ognuno dei firmatari di seguito riportati), sottoscritta (data e firma per esteso e leggibile) da quest’ultimo e dal Dirigente dell’Unità Operativa (o personale delegato) alla/dalla quale è stata consegnata/ritirata;

 le operazioni di recapito fisico e di ritiro delle cartelle cliniche ed altra documentazione sanitaria devono essere documentate con apposita distinta/ricevuta della documentazione consegnata/ritirata, predisposta dall’incaricato del Fornitore, redatta in n.2 (due) originali (una per ognuno dei firmatari di seguito riportati), sottoscritta (data e firma per esteso e leggibile) da quest’ultimo e dall’incaricato dell’Ufficio Cartelle Cliniche al/dal quale è stata consegnata/ritirata.

Il Fornitore dovrà, altresì, garantire nei giorni feriali, dal lunedì al venerdì di ogni settimana (dalle ore 8:00 alle ore 18:00), il servizio di consultazione dei documenti anche presso i propri locali (cfr. art.5 del presente Capitolato), allestendo in modo adeguato una sala specificamente dedicata a tale servizio e mettendo a disposizione i documenti d’archivio a soggetti autorizzati dall’Istituto; in particolare -per la documentazione sanitaria- ad incaricati della Direzione Sanitaria. In tali occasioni, la Ditta aggiudicataria dovrà mettere a disposizione, senza costi per la Stazione appaltante, il personale necessario per la soddisfazione delle richieste.

L’accesso ai locali d’archivio, nel rispetto della normativa in materia, deve essere sempre monitorato attraverso la tenuta di un registro in cui devono essere riportati i dati relativi al giorno dell’accesso, al soggetto che accede, agli estremi del documento identificativo dello stesso, ai documenti prelevati o inseriti dopo la consultazione ed ogni altra utile informazione.

La richiesta per la consultazione dovrà essere preventivamente autorizzata dalla Direzione dell’Istituto con l’indicazione del soggetto abilitato alla consultazione.

L’accesso ai locali d’archivio dovrà essere garantito dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle 14.00, il martedì e giovedì dalle ore 14.00 alle ore 18.00, escluso i festivi.

Il Fornitore, inoltre, dovrà garantire la movimentazione dei documenti cartacei da e per la struttura ospedaliera ed un idoneo sistema/strumento di comunicazione da e per gli uffici dell’Istituto per consentire l’invio secondo l’urgenza dei documenti.

Con cadenza trimestrale, l’Appaltatore provvederà ad inoltrare alla Stazione Appaltante l’elenco dettagliato, recante date e ogni altra informazione sulla documentazione movimentata nonché l’elenco della documentazione consegnata all’Istituto.

Si specifica che nell’ultimo triennio 2016-2017-2018 le consultazioni effettuate sono state 20.

3.6 Attività di scarto e macero, alla scadenza di legge, della documentazione non più utile a fini amministrativi

Di norma, entro la fine del primo bimestre del secondo anno di appalto e fino alla scadenza del contratto (inclusi eventuali rinnovi e/o proroghe), con cadenza annuale, il Fornitore dovrà formulare e trasmettere al Referente Aziendale proposta scritta della documentazione oggetto di scarto, per la quale sono decorsi i termini di legge per la conservazione obbligatoria, in conformità a quanto disposto dall’Istituto e stabilito dalla normativa vigente in materia per ciascuna tipologia di documento.

La proposta di scarto deve riguardare una quantità di documentazione, misurata in metri lineari, determinata in una misura variabile tra 1% e 2% della quantità di documentazione di nuova produzione (archivio corrente), misurata in metri lineari, complessivamente ritirata presso l’ Istituto durante l’intero anno precedente a quello in cui si formula la predetta proposta di scarto.

Una volta acquisita l’assenso delle Unità Operative che hanno prodotto in origine la documentazione oggetto di scarto, e, successivamente, l’autorizzazione della Sovrintendenza archivistica competente per territorio (richiesta tramite il suddetto Referente Aziendale), il Fornitore, previa approvazione dell’Istituto di apposito provvedimento amministrativo, provvederà alla distruzione dei documenti per i quali si è raggiunto il termine di conservazione di cui sopra.

L’U.O. Affari Generali, tramite il Referente de quo, sovrintende le attività propedeutiche all’espletamento delle procedure di scarto della documentazione di cui al presente articolo.

L’attività di “macero” si articolerà nelle seguenti fasi: a) individuazione dei faldoni/contenitori tramite sistema informatico; b) rinvenimento fisico dei faldoni/contenitori; c) lettura dei codici riportati sulle unità di archiviazione; d) formazione di listoni di macero definitivi; e) controllo tramite sistema informatico dei listoni di macero definitivi; e) trasporto e macero, ai sensi della normativa vigente in materia, con rilascio di certificato di distruzione avvenuta.

La procedura di scarto comprende, in apposito e separato elenco, la documentazione da trasferire all’archivio storico.

3.7 Attività di riconsegna del materiale archiviato al termine del periodo contrattuale.

Alla scadenza del contratto (incluso l’eventuale periodo opzionale di rinnovo e/o proroga), o a quella anticipata per risoluzione anticipata e/o recesso, l’Istituto, il Fornitore (uscente) ed il nuovo appaltatore “subentrante” concorderanno un cronoprogramma del piano di ritiro definitivo dei documenti e relativa durata massima del medesimo (non superiore a n.15 giorni feriali lavorativi, esclusi sabato, domenica e festivi), determinato sulla scorta del numero complessivo effettivo di faldoni/contenitori presenti nel deposito archivio del Fornitore (uscente) alla data di scadenza del

contratto rapportato al numero minimo medio giornaliero di faldoni/contenitori da prendere in carico da parte dell’appaltatore “subentrante”.

E’ a carico del Fornitore (uscente) la sostituzione di qualsivoglia contenitore “ammalorato”, riportando sui nuovi le medesime annotazioni presenti su quelli da sostituire.

Al termine del contratto tutto il materiale documentario andrà riconsegnato, mantenendo intatta l’organizzazione fisica costituita; il Fornitore (uscente) dovrà consegnare all’Istituto il “data base” completo ed aggiornato contenente tutti i riferimenti della catalogazione informatica della documentazione amministrativa e sanitaria custodita nel deposito del Fornitore.

Il Fornitore (uscente) dovrà, altresì, consegnare/mettere a disposizione dell’Istituto in formato digitale tutta la documentazione (in particolare, le cartelle cliniche), per la quale in corso di contratto è stata richiesta (cfr. art.3.5 del presente capitolato) ed effettuata l’acquisizione ottica (scansione).

I contenitori/faldoni contenenti la documentazione -da prendere in carico alla scadenza del contratto da parte del nuovo appaltatore subentrante- saranno predisposti a cura del Fornitore (uscente) posizionati su pallet e/o roll-container a “bocca di magazzino”, pronti per il carico sul mezzo del nuovo appaltatore subentrante, e non sono richieste a carico di quest’ultimo ulteriori operazioni (es. descaffalaggio, inscatolamento, allestimento su pallet/roll-container, ecc.) se non il carico del materiale sul proprio mezzo di trasporto ed il trasporto della predetta documentazione al nuovo deposito adibito ad archivio messo a disposizione dal medesimo appaltatore subentrante.

Tutte le spese riguardanti la descaffalatura e la relativa consegna a bocca d’archivio saranno a completo carico del Fornitore (uscente) e comprese nel canone del servizio oggetto del presente capitolato.

All’avvio delle operazioni di riconsegna del materiale archiviato al termine del periodo contrattuale dovrà essere redatto un verbale di inizio attività in triplice originale (uno per l’Istituto, uno per il Fornitore “uscente” ed uno per l’appaltatore “subentrante”), sottoscritto dall’incaricato del Fornitore (uscente) e dal Referente Aziendale, nonché dall’incaricato del nuovo appaltatore “subentrante”, nel quale sia fissato e concordato tra le parti il cronoprogramma del piano di ritiro definitivo dei documenti di cui sopra. E’ onere del Referente Aziendale de quo trasmettere al R.U.P. ed al Direttore dell’Esecuzione del Contratto copia del suddetto verbale.

Dell’attività quotidiana di ritiro e presa in carico della documentazione da parte dell’appaltatore subentrante verrà redatto un verbale (con allegata distinta), in triplice originale (uno per l’Istituto uno per il Fornitore “uscente” ed uno per l’appaltatore “subentrante”), del materiale prelevato, sottoscritto dall’incaricato del Fornitore (uscente) e dal Referente Aziendale (o suo delegato), nonché dall’incaricato dell’appaltatore “subentrante”, dal quale risulti il numero dei faldoni/contenitori ed il

corrispondente numero dei metri lineari ritirati e presi in carico, suddiviso per tipologia di documentazione oggetto di ritiro.

In concomitanza con l’ultimo prelievo presso il deposito del Fornitore “uscente”, dovrà essere redatto un verbale di chiusura attività, in triplice originale (uno per l’Istituto, uno per il Fornitore “uscente” ed uno per l’appaltatore “subentrante”), che attesti la corretta e completa presa in carico della documentazione di cui trattasi, sottoscritto dall’incaricato del Fornitore (uscente) e dal Referente Aziendale, nonché dall’incaricato dell’appaltatore “subentrante”. La data del verbale vale a tutti gli effetti come data di conclusione della riconsegna della documentazione archiviata di cui sopra e definitiva presa in carico della medesima da parte dell’appaltatore “subentrante”. Il verbale di chiusura attività dovrà riportare almeno le seguenti informazioni: numero dei faldoni/contenitori e corrispondente numero dei metri lineari ritirati, suddiviso per tipologia di documentazione oggetto di ritiro, nonché il numero complessivo definitivo dei faldoni/contenitori e corrispondente numero complessivo definitivo dei metri lineari ritirati dal deposito del Fornitore (uscente) e presi in carico dal nuovo appaltatore “subentrante”.

E’ onere del Referente Aziendale de quo trasmettere al R.U.P. ed al Direttore dell’Esecuzione del Contratto copia del suddetto verbale di chiusura attività.

Art.4 - VOLUMI INDICATIVI DELLA DOCUMENTAZIONE OGGETTO DELL’APPALTO

I dati indicativi concernenti la stima della documentazione pregressa presso i depositi dell’appaltatore uscente è pari a circa ml. 850. Comprensivi di documentazione sanitaria , amministrativa e vetrini/blocchetti.

Le consultazioni richieste nel triennio 2016-2017-2018 sono state 20.

Si è proceduto, nel trienno 2016/2018, all’approvazione delle seguenti quantità di scarto: ml 203,80 (kg 12050) come da deliberazione n. 684/2016

ml 153 (kg 7650) come da deliberazione n. 12/2018

Si riportano nella tabella seguente, a mero titolo informativo, i dati indicativi relativi al numero complessivo di SDO (Schede di Dimissione Ospedaliera), che corrisponde al numero complessivo di cartelle cliniche (archivio corrente) prodotte dall’Istituto distinto per l’ultimo trienno 2016-2018 (Fonte: Rapporto controllo di gestione IV trimestre 2016, Rapporto controllo di gestione IV trimestre 2017 e Rapporto controllo di gestione IV trimestre 2018)

Anno 2016	Anno 2017	Anno 2018
n. 5498 dimissioni	n. 5270 dimissioni	n. 5432 dimissioni

Tali quantità sono solo indicative e non impegnative per l’Istituto: pertanto non potrà derivarsi alcuna pretesa di rimborso per danni derivanti dal recupero dell’investimento eventualmente effettuato per la gestione dei metri lineari presunti da tale indicazione desumibile.

Art.5 - CARATTERISTICHE DELLA STRUTTURA IMMOBILIARE DA ADIBIRE AD ARCHIVIO

Il Fornitore metterà a disposizione dell’Istituto per il presente appalto un complesso/struttura immobiliare da adibire ad archivio, per il quale il medesimo Fornitore deve essere in possesso di un diritto di proprietà od altro titolo giuridico (ad es. contratto di locazione), così come documentato nella documentazione amministrativa, che gli consenta di godere e disporre del complesso/struttura immobiliare in modo pieno ed esclusivo per la durata del contratto di appalto (cfr. art.11.3) della lettera di invito disciplinante la gara).

Il complesso/struttura immobiliare, così come proposto e documentato dal Fornitore nella offerta tecnica, deve avere la destinazione d’uso inerente al settore oggetto dell’appalto ed essere adeguato per dimensioni ed impianti, nonché dotato di tutti i sistemi necessari ad assicurare il livello di sicurezza fisica e logistica dei documenti in esso conservati.

I locali da adibire ad archivio messi a disposizione dal Fornitore devono essere in possesso di tutti i certificati/autorizzazioni previsti dalla normativa vigente in materia, ed in particolare:

 CERTIFICATO DI PREVENZIONE INCENDI nelle corrispondenti attività (34-35), sottoclassi e categorie (di cui all’Allegato III (“Tabella di sottoclassificazione delle attività di cui all’Allegato I del D.P.R. n.151/2011”) del Decreto del Ministero dell’Interno 7 agosto 2012;

 CERTIFICATO DI AGIBILITÀ/CONFORMITA’ EDILIZIA nel rispetto della normativa vigente per le corrispondenti attività di cui sopra, nel quale sia riportata la destinazione d’uso inerente al settore oggetto dell’appalto.

I locali da adibire ad archivio dovranno rispettare le condizioni igieniche e termo igrometriche atte a conservare sia il materiale cartaceo che l’eventuale materiale di altro supporto; in particolare, dovranno rispettare le giuste modalità di aerazione e illuminazione e creare un microclima adatto alla conservazione ottimale dei documenti.

In particolare, i locali da adibire ad archivio dovranno essere dotati di spazi adeguati a garantire un’idonea conservazione dei contenitori del materiale di Anatomia Patologica (ad es. vetrini e blocchetti) nel massimo rispetto della normativa vigente in materia (“Linee Guida maggio 2015 del Ministero della Salute “Tracciabilità, Raccolta, Trasporto, Conservazione e Archiviazione di cellule e tessuti per indagini diagnostiche di Anatomia Patologica”).

Nello specifico i locali messi a disposizione dal Fornitore per la custodia dei documenti dovranno garantire la perfetta conservazione del materiale, essere costantemente mantenuti puliti, essere adeguatamente sorvegliati, essere muniti di sistemi di sicurezza idonei ai sensi di legge.

Tutti i costi di gestione di tali locali (affitto, utenze ed ogni altra possibile spesa) sono a totale carico del Fornitore.

Il complesso/struttura immobiliare dovrà essere destinato all’esclusiva conservazione di materiale documentario, e dovrà essere dotato di:

- impianti/sistemi antifurto e sistemi antintrusione e antieffrazione;

- sistema TVCC con registrazione in continuo e/o in allarme ed accesso da postazione remota;

- impianto antincendio;

- impianto di rilevazione incendi;

- impianto di evacuazione di fumo e di calore;

- impianto antiallagamento;

- gruppi elettrogeni per garantire il funzionamento degli impianti anche in caso di interruzione temporanea dell’erogazione di energia elettrica.

L’ubicazione dell’archivio di deposito deve escludere le aree pericolose perché a rischio sismico o di allagamento.

Il complesso/struttura immobiliare deve prevedere la disponibilità di locali ampi (magazzini o capannoni) dovrà essere ubicato nel territorio nazionale.

Il complesso/struttura immobiliare dovrà prevedere aree esterne per il carico e scarico del materiale da depositare e per i mezzi privati di impiegati e utenti esterni.

La struttura dell’archivio di deposito deve rispettare le norme relative alle caratteristiche costruttive (resistenza al fuoco delle strutture portanti e di separazione, altezza ai fini antincendio, altezza dei piani, carico d’incendio, intercapedini e impianti di aerazione, possibilità di sfogo dei gas di combustione, vie d'uscita, compartimentazioni orizzontali e verticali, ecc.).

Il complesso/struttura immobiliare dovrà prevedere spazi suddivisi in almeno quattro aree principali:

a) depositi; b) uffici per il personale; c) uffici dedicati alla consultazione per gli Utenti; d) servizi vari.

I locali adibiti ad archivio dovranno prevedere spazi sufficienti per disporre il materiale già esistente e per accogliere nuovi versamenti di materiale per tutta la durata contrattuale (opzioni incluse). L’incremento medio annuale è dato dalla quantità complessiva della documentazione prodotta e acquisita, detratto il materiale destinato allo scarto.

Per il deposito occorrerà prevedere un numero di scaffali commisurato anche all’incremento futuro del materiale depositato. Sono preferibili scaffalature metalliche regolabili, prive di sporgenze taglienti, di larghezza e profondità tali da assicurare che i documenti non sporgano fuori dai bordi.

Si precisa che qualora il materiale in scaffalatura superi i 2,5 ml di altezza, il deposito dovrà essere dotato di un impianto di spegnimento con sostanza estinguente a gas e non ad acqua al fine di non danneggiare quanto custodito ed archiviato.

Il locale dedicato alla consultazione, deve essere ubicato all’interno del complesso adibito ad archivio, con accesso esclusivo, dotato di zona scaffalature e consultazione, arredato ed attrezzato ad ufficio.

L’accesso ai locali d’archivio deve essere sempre monitorato attraverso la tenuta di un registro in cui devono essere riportati i dati relativi al giorno dell’accesso, al soggetto che accede autorizzato dall’Istituto, ai documenti prelevati o inseriti dopo la consultazione ed ogni altra utile informazione. L’accesso, per consultazione, alla documentazione sanitaria archiviata, dovrà sempre essere autorizzato dalla Direzione Sanitaria dell’Istituto.

Il Fornitore dovrà, inoltre, garantire l’adeguamento dei locali all’evoluzione normativa nel corso del periodo di esecuzione del contratto.

Qualora durante il periodo contrattuale il Fornitore avesse la motivata e giustificata necessità di trasferire tutto o parte del materiale archiviato presso altro complesso/struttura immobiliare di sua proprietà, o per il quale il medesimo è in possesso di altro titolo giuridico come sopra, tale trasferimento dovrà essere preventivamente autorizzato dall’Istituto previa verifica dell'idoneità dei nuovi locali e del mantenimento degli standard ottimali di conservazione, nonché delle equivalenti o migliorative caratteristiche tecniche del nuovo complesso/struttura immobiliare rispetto a quello offerto nel progetto tecnico di gara e valutato dalla Commissione Giudicatrice. Le spese di eventuali spostamenti saranno a totale carico del Fornitore, che dovrà, comunque, anche nel periodo di trasferimento, garantire tutti i servizi oggetto del presente capitolato senza soluzione di continuità.

ART.6 - STRUMENTI ED ATTREZZATURE

Gli strumenti e le attrezzature messi a disposizione dal Fornitore, così come proposti nell’offerta tecnica, dovranno essere tali da assicurare l’esecuzione al meglio del servizio affidato in conformità e nel rispetto del presente capitolato, nonché di ogni normativa vigente in materia.

In particolare tali strumenti ed attrezzature dovranno presentare requisiti tecnici tali da garantire il pieno rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza (con particolare riferimento alla L. 81/2008) ed in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. n.196/2003 e s.m.i. e Regolamento (CE) 27 aprile 2016, n.2016/679/U).

In proposito si precisa che sono a carico del Fornitore tutte le attrezzature logistiche necessarie allo stoccaggio e movimentazione dei documenti, le attrezzature hardware e software (personal computer, server, scanner, stampanti, fotocopiatrici, ecc.), nonché ogni altra attrezzatura non espressamente indicata nel presente capitolato ma necessaria all'espletamento del servizio e conforme alla normativa vigente in materia.

Il Fornitore dovrà garantire, a proprio carico, l’assistenza tecnica sulle attrezzature utilizzate, individuandone preventivamente le modalità, i tempi di intervento e di ripristino delle stesse.

Il Fornitore dovrà, inoltre, garantire, per tutto il periodo di durata del contratto, l’adeguamento degli strumenti ed attrezzature secondo l’evoluzione tecnologica e/o normativa. L’Istituto si riserva il diritto di effettuare verifiche periodiche al riguardo.

Per lo svolgimento dei servizi oggetto del presente capitolato il Fornitore dovrà mettere anche a disposizione dell’Istituto un’infrastruttura di archiviazione incluso il sistema informatico di gestione delle unità d’archivio, che ne assicuri la corretta classificazione e, quindi, la sistematica rintracciabilità, così come richiesto negli artt.3.3, 3.4, 3.5 del presente Capitolato e proposto nell’offerta tecnica di gara.

I sistemi informatici offerti ed utilizzati dal Fornitore per i servizi di cui al presente capitolato, dovranno essere conformi alle disposizioni di legge attualmente in vigore, con particolare riferimento alla normativa in materia di sicurezza e privacy.

I sistemi informatici di cui trattasi dovranno essere totalmente autonomi rispetto ad i sistemi presenti nell’Azienda, ma idonei al collegamento con la rete informatica della stessa Azienda, ovvero dovranno integrarsi con le procedure informatizzate già operative o di prossima operatività.

Il Fornitore dovrà, altresì, garantire, per tutto il periodo di durata del contratto, l’adeguamento dei sistemi informatici offerti all’evoluzione ed aggiornamento tecnologici e/o normativi.

ART.7 - DIREZIONE DELL’ESECUZIONE DEL CONTRATTO

L’esecuzione del contratto avente ad oggetto i servizi di cui al presente capitolato è diretta dal Responsabile Unico del Procedimento (di seguito, anche R.U.P.), che controlla i livelli di qualità delle prestazioni. Il R.U.P., nella fase dell’esecuzione, si avvale del Direttore dell'Esecuzione del Contratto ed accerta il corretto ed effettivo svolgimento delle funzioni a quest’ultimo affidate (vedi art. 101 comma 1 del Codice).

Il Direttore dell’Esecuzione del Contratto (di seguito, anche D.E.C.) sarà designato, nel rispetto della normativa vigente, dall’Istituto con l’adozione del provvedimento deliberativo di aggiudicazione. Il

R.U.P. controlla l’esecuzione del contratto congiuntamente al direttore dell'esecuzione del contratto (vedi art.102 comma 1 del Codice).

Il D.E.C. svolge il coordinamento, la direzione e il controllo tecnico-contabile dell’esecuzione del contratto stipulato dall’Istituto, in modo da assicurarne la regolare esecuzione nei tempi stabiliti e in conformità alle prescrizioni contenute nei documenti contrattuali e nelle condizioni offerte in sede di aggiudicazione o affidamento (cfr. art. 111 commi 2 del Codice ed art.18 comma 1 Decreto Ministro Infrastrutture e Trasporti n.49 del 7.03.2018).

Il D.E.C. segnala tempestivamente al R.U.P. eventuali ritardi, disfunzioni o inadempimenti rispetto alle prescrizioni contrattuali, anche al fine dell’applicazione da parte del medesimo R.U.P. delle penali

inserite nel contratto ovvero della risoluzione dello stesso per inadempimento nei casi consentiti (cfr. art.18 comma 3 del sopra citato D.M. n.49/2018).

Per quanto non stabilito dal presente articolo, il Direttore dell’Esecuzione del Contratto svolgerà tutte le attività allo stesso espressamente demandate dal Codice Appalti (D.Lgs. n.50/2016 e s.m.i.), dal Titolo III del summenzionato D.M. n.49/2018, nonché da successive norme comunitarie, nazionali e regionali.

ART.8 – VERIFICHE E CONTROLLI SVOLGIMENTO SERVIZIO

Lo svolgimento delle attività prestazionali oggetto del presente appalto dovranno essere assicurate in conformità al contenuto delle norme legislative, regolamentari e tecniche vigenti in materia, nonché del presente capitolato.

Il Fornitore garantisce l’esecuzione di tutte le prestazioni a perfetta regola d’arte, nel rispetto delle norme vigenti e secondo le condizioni, le modalità, i termini e le prescrizioni contenute nel presente capitolato e nello schema di contratto, nonché nel progetto tecnico presentato in sede di gara dall’Impresa aggiudicataria.

L’Istituto, per mezzo del Direttore dell’Esecuzione del Contratto, si riserva ampia ed insindacabile facoltà di effettuare verifiche e controlli, in qualsiasi momento e senza preavviso, circa la perfetta osservanza da parte del Fornitore delle prescrizioni contrattuali del presente capitolato, dello schema di contratto e della normativa vigente in materia. A tal fine potranno essere utilizzate le modalità di verifica e controllo ritenute più adeguate rispetto alla specificità del servizio.

I risultati dei controlli hanno lo scopo di valutare la conformità delle procedure e delle tecniche rispetto a quanto previsto nel presente Capitolato, integrato con quanto dichiarato in sede di offerta tecnica, oltre a valutare la qualità del servizio e correggere le inadempienze che costituiscono elemento per l’applicazione delle penalità e della risoluzione del contratto.

Qualora il Direttore dell’Esecuzione del Contratto rilevi delle carenze nell’esecuzione del servizio, dalle quali derivi una non conformità del medesimo a quanto prescritto nel capitolato e nell’offerta tecnica, ne darà comunicazione scritta al Fornitore, che dovrà provvedere tempestivamente ad eliminare le carenze rilevate.

Verificandosi abusi e/o deficienze nell'adempimento degli obblighi contrattuali, l’Istituto ha la facoltà di ordinare e fare eseguire d’ufficio, nel modo che ritiene più opportuno ed a spese del Fornitore, le prestazioni necessarie per il regolare andamento del servizio qualora il medesimo Fornitore, dopo diffida per iscritto ad adempiere, non ottemperi agli obblighi assunti.

ART.9 - DIVIETO DI INTERRUZIONE DEL SERVIZIO

Il servizio di che trattasi è ad ogni effetto servizio pubblico e non potrà essere, perciò, interrotto, sospeso ed abbandonato per alcun motivo. Il Fornitore si impegna a sostituire tempestivamente i propri operatori che risultassero assenti per qualsiasi causa. Trattandosi di servizio di pubblico interesse, il Fornitore assicura e garantisce l'erogazione del servizio di cui al presente capitolato, sempre ed in ogni caso, anche in presenza di agitazioni sindacali, vertenze aziendali, ecc. nella misura prevista da eventuali accordi in applicazione della normativa sui servizi definiti come essenziali.

ART.10 – MODIFICHE DEL SERVIZIO

L’Istituto si riserva la facoltà -in dipendenza di provvedimenti di disattivazione, trasformazione, alienazione, straordinaria e ordinaria manutenzione delle proprie strutture- di ridurre o di sospendere senza limiti di tempo il servizio appaltato, senza che il Fornitore possa pretendere indennità di sorta.

ART.12 - PERSONALE DELL’AGGIUDICATARIO ADIBITO AL SERVIZIO

12.1 Requisiti del personale

Per lo svolgimento del servizio di cui al presente Capitolato il Fornitore impiegherà personale alle proprie dipendenze e sotto la sua diretta responsabilità, adeguatamente formato in relazione all’attività da svolgere, idoneo a svolgere le prestazioni richieste e regolarmente assunto secondo le disposizioni di legge in vigore.

Il Fornitore dovrà garantire, per tutta la durata del contratto ed in ogni periodo dell'anno, senza soluzione di continuità, le prestazioni lavorative delle proprie unità di personale, in numero sufficiente ed utile ad un compiuto, corretto e regolare espletamento dei servizi descritti all’art. 3 del presente Capitolato, provvedendo ad eventuali assenze con una immediata sostituzione.

Il Fornitore dovrà utilizzare, altresì, per il presente appalto, mettendone a disposizione la relativa professionalità e competenza, almeno n.1 unità lavorativa in possesso di diploma di archivistica, paleografia e diplomatica, rilasciato da una delle scuole istituite presso gli archivi di Stato italiani, o di laurea in archivistica, con esperienza professionale acquisita adeguata alle funzioni che gli saranno assegnate all’interno del presente appalto.

In dettaglio, il Fornitore utilizzerà per il presente appalto la struttura organizzativa proposta nell’offerta tecnica di gara per l’espletamento del servizio, con indicazione dell’organigramma (anonimo) delle unità lavorative che saranno impiegate per ciascuna delle fasi e modalità di svolgimento del servizio di cui all’art.3 del Capitolato Speciale, nonché delle modalità di coordinamento (verticale ed orizzontale) tra le diverse figure professionali che saranno impiegate, nonché del corrispondente monte ore settimanale ed annuo.

Il Fornitore, prima dell’attivazione del servizio, dovrà inviare l'elenco nominativo del personale addetto al servizio medesimo (con l'indicazione degli estremi dei documenti di lavoro ed assicurativi) corredato di fotocopie dei relativi attestati di qualifica. Detto elenco dovrà sempre essere tenuto aggiornato.

Il Fornitore dovrà impiegare per il servizio in questione e per tutto il periodo contrattuale il medesimo personale che ha ottenuto l’assenso da parte dell’Istituto, al fine di garantire una continuità lavorativa che risulti a vantaggio del servizio appaltato.

Nel caso di sostituzioni, l’impresa de qua si impegna a garantire l'impiego di personale che risponda agli stessi requisiti del personale sostituito.

Il Fornitore si impegna ad aggiornare professionalmente il proprio personale, con cadenza almeno annuale ed a darne comunicazione ogni qual volta avvenga alla Direzione Sanitaria.

12.2 - Doveri del personale

Il personale impiegato dal Fornitore dovrà attenersi scrupolosamente alle disposizioni che verranno impartite dal Fornitore medesimo, di concerto, per quanto di competenza, con la Direzione Sanitaria e e/o il Referente Aziendale.

Il personale del Fornitore dovrà garantire un comportamento improntato alla massima educazione e correttezza, sia nei confronti degli utenti che degli operatori sanitari, osservando diligentemente tutte le norme e disposizioni generali del presente Capitolato.

Al fine di evitare qualsiasi intralcio o disturbo al normale andamento dell'attività e dei servizi istituzionali dell’Istituto, il personale addetto ai servizi di cui al presente capitolato dovrà essere presente presso i luoghi aziendali oggetto del servizio negli orari stabiliti in accordo tra il Fornitore, la Direzione Sanitaria o il Referente Aziendale.

Il personale de quo dovrà, durante il servizio, portare ben visibile un tesserino o altro contrassegno di riconoscimento della impresa di appartenenza (con sopra riportato qualifica e nome), ed avere sempre con sé un documento d’identità personale.

Dovrà consegnare immediatamente le cose, qualunque ne sia il valore e stato, eventualmente rinvenute nell'ambito delle Strutture servite, al proprio Responsabile diretto che le dovrà consegnare alla Direzione Sanitaria o al Referente Aziendale.

Dovrà segnalare subito, per quanto di competenza, alle suddette Direzioni ed al proprio Responsabile diretto, le anomalie che rilevasse durante lo svolgimento del servizio; in particolare, dovrà segnalare prontamente eventuali eventi sospetti o certi di “Data Breach” (violazione dati personali) così come disciplinato dal Regolamento dell’Istituto per la gestione delle violazioni dei dati personali ai sensi degli artt. 33 e 34 del GDPR, approvato con Delibera n.1947 del 12/12/2018.

Ha inoltre l'obbligo di attenersi a tutte le norme inerenti la sicurezza sul lavoro (D. Lgs. n.81/08 e s.m.i.).

Nell'esecuzione delle operazioni in cui si articolano le prestazioni che fanno carico al Fornitore, quest'ultimo dovrà rispettare tutte le vigenti norme e prescrizioni ed ogni necessaria cautela in materia igienico - sanitaria e per la sicurezza (D. Lgs. n.81/08 citato).

Il personale del Fornitore dovrà mantenere il segreto e non divulgare fatti o notizie su circostanze concernenti sia l’organizzazione e l’andamento dei reparti e dei servizi, delle quali abbia avuto conoscenza durante l'espletamento del servizio, sia che siano riferite ai pazienti.

Il personale, nello svolgimento delle prestazioni, deve provvedere all’adozione di tutte quelle cure, cautele ed accorgimenti atti ad assicurare la salvaguardia e l’incolumità del personale dipendente dell’Istituto, dei visitatori, degli utenti ed il rispetto della dignità personale ed improntare il proprio comportamento ai principi della correttezza.

12.3 - Trattamento dei lavoratori

Il Fornitore dovrà sollevare l’Istituto da qualsiasi obbligo e responsabilità per l’assolvimento di tutti gli obblighi in materia di retribuzione, contribuzione ed assicurazione contro gli infortuni del proprio personale, esonerando da qualsiasi responsabilità l'Istituto medesimo.

Il Fornitore si obbliga ad applicare integralmente ai rapporti di lavoro intercorrenti con i propri dipendenti, per tutta la durata dell’appalto, il contratto collettivo nazionale per il settore di appartenenza e, se esistente, anche il contratto collettivo territoriale, che siano stati stipulati dalle organizzazioni sindacali dei lavoratori e dalle associazioni dei datori di lavoro comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

Il Fornitore trasmette all’Istituto, prima dell’inizio del servizio, la documentazione di avvenuta denunzia agli Enti previdenziali, assicurativi ed antinfortunistici.

12.4 - Referente del Fornitore

Il Fornitore s’impegna a designare, a suo totale carico ed onere, un proprio rappresentante od incaricato responsabile della esecuzione del contratto (Responsabile del servizio per conto del Fornitore), costantemente reperibile, il cui nominativo sarà indicato all’Istituto per iscritto all’atto della firma del contratto. Il responsabile del servizio provvederà, per conto del Fornitore, a vigilare affinché ogni fase dell’appalto risponda a quanto stabilito dai documenti contrattuali e sarà il naturale corrispondente del Direttore dell’Esecuzione del Contratto, nonché della Direzione Sanitaria, nonché del Referente Aziendale.

Il Fornitore dovrà comunicare al D.E.C. ed alle suindicate Direzioni ed al suddetto Referente Aziendale il nome del suo incaricato, nonché il luogo di residenza, l’indirizzo ed il recapito telefonico, nonché l’indirizzo mail, per ogni comunicazione urgente che dovesse rendersi necessaria nelle ore di servizio od al di fuori di esse.

Il citato rappresentante od incaricato dovrà inoltre garantire la sua presenza in loco su chiamata del

D.E.C. o di ciascuna delle suddette Direzioni o del Referente Aziendale.

Tutte le contestazioni per inadempienze fatte in contraddittorio con detto incaricato, si intendono fatte direttamente al Fornitore.

ART.13 – RESPONSABILITÀ DELL’AGGIUDICATARIO E COPERTURA ASSICURATIVA

Il Fornitore risponde direttamente ed indirettamente di ogni danno (a persone o cose, nonchè a qualsivoglia tipologia di documentazione oggetto dell’appalto presa in carico) che, per colpa imputabile ad esso od al personale addetto, possa derivare all’Istituto ed a terzi nell’espletamento del servizio assunto con il presente capitolato. L’Istituto è completamente sollevato da qualsiasi responsabilità al riguardo.

Il Fornitore è inoltre responsabile per gli infortuni del proprio personale addetto, che pertanto dovrà essere opportunamente assicurato, addestrato ed istruito.

A tal proposito, al momento della sottoscrizione del contratto di appalto, il Fornitore ha l’obbligo di stipulare oppure di documentare di essere in possesso delle seguenti polizze già stipulate, producendo anche documentazione attestante il pagamento dei premi per il rinnovo della copertura assicurativa in coincidenza di ogni rinnovo:

- Polizza per la copertura di tutti i rischi da responsabilità civile (RCT), con massimale per sinistro non inferiore ad € 1.500.000,00 (euro unmilionecinquecentomila/00), per tutti i danni derivanti da comportamenti, anche omissivi, del Fornitore e del proprio personale, nei confronti di terzi o di cose di proprietà di terzi, ivi compresa l’Istituto.

- Polizza danni, con adeguato massimale per sinistro non inferiore ad € 500.000,00 (euro cinquecentomila/00), per la copertura di tutti i rischi di incendio, furto, smarrimento, ed altri eventi che possano causare distruzione o irreparabile danneggiamento della documentazione (pregressa o di archivio corrente), sin dalla data di presa in carico dal Fornitore e successivamente depositata nel complesso/struttura immobiliare adibito ad archivio;

- Polizza per la copertura dei rischi da responsabilità civile (RCO), con massimale per sinistro non inferiore ad € 1.500.000,00 (euro unmilionecinquecentomila/00), per gli infortuni sofferti dai prestatori di lavoro addetti all’attività assicurata.

In ogni caso, il Fornitore è responsabile e rimangono a suo esclusivo carico eventuali rischi scoperti o franchigie che dovessero esistere e non coperte dalla polizza.

In alternativa alla stipulazione delle suddette polizze, il prestatore di servizi potrà dimostrare l’esistenza di polizze , già attivate, aventi le medesime caratteristiche indicate per quelle specifiche. In tal caso, si dovrà produrre un’appendice alle stesse, nelle quali si espliciti che la polizza in questione

copre anche il servizio svolto per conto dell’IRCCS-CROB, precisando che non vi sono limiti e che il massimale non è inferiore ad € 1.500.000,00 (euro unmilionecinquecentomila/00).

Dette polizze devono avere una durata non inferiore al periodo contrattuale di esecuzione del servizio e devono inoltre coprire assicurativamente tutti i sinistri che avvengano nel periodo di vigenza del contratto e le cui denunce siano presentate comunque entro i 3 mesi successivi dalla data di scadenza dell’appalto.

ART. 14 - PENALI

Fermo restando quanto disposto nel successivo articolo, in caso di ritardato e/o mancato adempimento degli obblighi contrattuali, per cause non dipendenti da forza maggiore o da fatto imputabile all’Amministrazione Contraente o a terzi, sono stabilite le penali di seguito riportate.

a) Ritardato ritiro e presa in carico della documentazione pregressa rispetto al cronoprogramma concordato di cui art.3.1 del presente capitolato: si applicherà, per ogni giorno lavorativo di ritardo, lo 0,3 ‰ dell’importo complessivo contrattuale (opzioni escluse);

b) Ritardato recapito fisico/trasmissione della documentazione richiesta rispetto ai termini previsti dall’art.3.4 del presente capitolato o, se inferiori, dall’offerta tecnica dell’aggiudicatario: si applicherà € 20,00 per ogni ora lavorativa di ritardo;

c) Ritardato ritiro e presa in carico della documentazione di nuova produzione rispetto alla tempistica prevista all’art.3.3 del presente capitolato e a quella concordata con il Referente Aziendale/RUP/DEC/Direzione Sanitaria: si applicherà, per ogni giorno lavorativo di ritardo, lo 0,3 ‰ dell’importo complessivo contrattuale (opzioni escluse);

d) Ritardata messa a disposizione della banca dati (sistema elettronico) catalogazione cartelle cliniche rispetto ai termini previsti all’art.3.3 del presente capitolato o, se inferiori, dall’offerta tecnica dell’aggiudicatario: si applicherà, per ogni giorno lavorativo di ritardo, lo 0,3 ‰ dell’importo complessivo contrattuale (opzioni escluse);

e) Mancato adempimento delle obbligazioni contrattuali, per fattispecie diverse da quelle previste dai precedenti punti a), b), c), d): si applicherà una penale, commisurata alla gravità dell’inadempienza e quantificata, a discrezione del R.U.P., da un minimo di euro 100,00 ad un massimo di euro 1.000,00, per ogni inadempimento riscontrato.

Le penali applicate non potranno superare, complessivamente, il 10% dell’importo contrattuale ai sensi dell’art.113 bis comma 2 del Codice.

Gli eventuali ritardati e/o mancati adempimenti delle obbligazioni contrattuali e l’applicazione delle penali di cui alle precedenti lett. a), b), c), d), e) verranno contestati al Fornitore per iscritto (PEC) dal Direttore dell’Esecuzione del Contratto o dal RUP. Il Fornitore dovrà comunicare per iscritto in ogni

caso le proprie deduzioni al Direttore de quo nel termine massimo di cinque giorni lavorativi dalla ricezione della detta contestazione. Qualora dette deduzioni non siano accoglibili a giudizio del Direttore di cui sopra ovvero non vi sia stata risposta o la medesima non sia pervenuta nel termine indicato, egli segnalerà tempestivamente i ritardi e/o le disfunzioni e/o gli inadempimenti rispetto alle prescrizioni contrattuali al R.U.P., trasmettendo a quest’ultimo la corrispondente documentazione, il quale applicherà al Fornitore le penali come sopra indicate.

ART. 15 - RISOLUZIONE DEL CONTRATTO

1. L’Istituto, ai sensi dell’art.108 comma 1 del Codice, può risolvere il contratto durante il periodo di sua efficacia, se una o più delle seguenti condizioni sono soddisfatte:

a) il contratto ha subito una modifica sostanziale che avrebbe richiesto una nuova procedura di appalto ai sensi dell'art. 106 del Codice;

b) con riferimento alle modificazioni di cui all'articolo 106, comma 1, lettere b) e c) sono state superate le soglie di cui al comma 7 del predetto articolo; con riferimento alle modificazioni di cui all'articolo 106, comma 2, sono state superate le soglie di cui al medesimo comma 2, lettere a) e b);

c) l'aggiudicatario si è trovato al momento dell’aggiudicazione dell’appalto in una delle situazioni di cui all’articolo 80 comma 1 del Codice e avrebbe dovuto pertanto essere escluso dalla procedura di appalto;

d) l’appalto non avrebbe dovuto essere aggiudicato in considerazione di una grave violazione degli obblighi derivanti dai trattati, come riconosciuto dalla Corte di giustizia dell'Unione europea in un procedimento ai sensi dell'articolo 258 TFUE.

2. L’Istituto deve risolvere il contratto durante il periodo di efficacia dello stesso qualora:

a) nei confronti dell'appaltatore sia intervenuta la decadenza dell'attestazione di qualificazione per aver prodotto falsa documentazione o dichiarazioni mendaci (cfr. art.108 comma 2 del Codice);

b) nei confronti dell’appaltatore sia intervenuto un provvedimento definitivo che dispone l’applicazione di una o più misure di prevenzione di cui al codice delle leggi antimafia e delle relative misure di prevenzione, ovvero sia intervenuta sentenza di condanna passata in giudicato per i reati di cui all'art. 80 del Codice (cfr. art.108 comma 2 del Codice);

c) nei confronti dell’appaltatore si configurano gli estremi della fattispecie di cui all’art.89 comma 9 del Codice.

3. Il direttore dell’esecuzione del contratto, quando accerta un grave inadempimento alle obbligazioni contrattuali da parte dell’appaltatore, tale da comprometterne la buona riuscita delle prestazioni, invia al responsabile unico del procedimento una relazione particolareggiata, corredata dei documenti necessari, indicando la stima dei servizi eseguiti regolarmente, il cui importo può essere riconosciuto all’appaltatore. Egli formula, altresì, la contestazione degli addebiti all’appaltatore, assegnando un

termine non inferiore a quindici giorni per la presentazione delle proprie controdeduzioni al responsabile unico del procedimento. Acquisite e valutate negativamente le predette controdeduzioni, ovvero scaduto il termine senza che l’appaltatore abbia risposto, l’Istituto su proposta del responsabile unico del procedimento dichiara risolto il contratto (cfr. art.108 comma 3 del Codice).

4.Qualora, al di fuori di quanto previsto al precedente comma 3, l’esecuzione delle prestazioni ritardi per negligenza dell'appaltatore rispetto alle previsioni del contratto, il direttore dell’esecuzione del contratto gli assegna un termine, che, salvo i casi d'urgenza, non può essere inferiore a dieci giorni, entro i quali l’appaltatore deve eseguire le prestazioni. Scaduto il termine assegnato, e redatto processo verbale in contraddittorio con l’appaltatore, qualora l’inadempimento permanga, l’Amministrazione Contraente risolve il contratto, fermo restando il pagamento delle penali (cfr. art.108 comma 4 del Codice).

5. Il mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni di pagamento determina, ai sensi dell’art. 3 comma 9bis della Legge

n.136 del 13 agosto 2010, la risoluzione di diritto del contratto.

6. In caso di inosservanza degli obblighi di riservatezza di cui art.28 (“Trattamento Dati Personali e Privacy”) del presente capitolato, l’Istituto ha facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto ai sensi dell’art.1456 cod. civ.

7. Nel caso di risoluzione del contratto l’appaltatore ha diritto soltanto al pagamento delle prestazioni relative ai servizi o forniture regolarmente eseguiti, decurtato degli oneri aggiuntivi derivanti dallo scioglimento del contratto (cfr. art.108 comma 5 del Codice).

8. Il responsabile unico del procedimento, nel comunicare all’appaltatore la determinazione di risoluzione del contratto, dispone, con preavviso di venti giorni, che il direttore dell’esecuzione del contratto curi la redazione dello stato di consistenza dei servizi già eseguiti, l'inventario di materiali, macchine e mezzi d’opera e la relativa presa in consegna (cfr. art.108 comma 6 del Codice).

9. L’Istituto, in caso di risoluzione del contratto ai sensi dei precedenti commi 1-2-3-4-5-6, interpella progressivamente i soggetti che hanno partecipato all'originaria procedura di gara, risultanti dalla relativa graduatoria, al fine di stipulare un nuovo contratto per l’affidamento dell'esecuzione o del completamento del servizio. L’affidamento avverrà alle medesime condizioni già proposte dall’originario aggiudicatario in sede in offerta (cfr. art.110 commi 1 e 2 del Codice).

10. Nei casi di cui ai precedenti commi del presente articolo, in sede di liquidazione finale dei servizi riferiti all’appalto risolto, l’onere da porre a carico dell’appaltatore è determinato anche in relazione alla maggiore spesa sostenuta per affidare ad altra impresa il servizio ove l’Istituto non si sia avvalsa della facoltà prevista dal precedente comma 8 (cfr. art.108 comma 8 del Codice).

11. L’Istituto potrà procedere alla risoluzione del contratto in tutte le ipotesi – anche sopravvenute - previste dalle leggi comunitarie, nazionali e regionali anche se non espressamente elencate.

ART. 16 - FALLIMENTO E DECESSO

Il fallimento del Fornitore comporta lo scioglimento “ope legis” del contratto di appalto o del vincolo giuridico sorto a seguito dell’aggiudicazione.

Qualora il Fornitore sia una ditta individuale, nel caso di morte, interdizione o inabilitazione del titolare, è facoltà dell’Istituto di proseguire il contratto con i suoi eredi o aventi causa ovvero recedere dal contratto.

Qualora il Fornitore sia un Raggruppamento di Imprese:

A) Salvo quanto previsto dall’articolo 110 comma 5 del Codice, in caso di fallimento, liquidazione coatta amministrativa, amministrazione controllata, amministrazione straordinaria, concordato preventivo ovvero procedura di insolvenza concorsuale o di liquidazione del mandatario ovvero, qualora si tratti di imprenditore individuale, in caso di morte, interdizione, inabilitazione o fallimento del medesimo ovvero in caso di perdita, in corso di esecuzione, dei requisiti di cui all'articolo 80, ovvero nei casi previsti dalla normativa antimafia, l’Istituto può proseguire il rapporto di appalto con altro operatore economico che sia costituito mandatario nei modi previsti dal D.Lgs. n.50/2016 purché abbia i requisiti di qualificazione adeguati ai servizi o forniture ancora da eseguire; non sussistendo tali condizioni l’Istituto deve recedere dal contratto (art.48 comma 17 del Codice).

B) Salvo quanto previsto dall’articolo 110 comma 5 del Codice, in caso di fallimento, liquidazione coatta amministrativa, amministrazione controllata, amministrazione straordinaria, concordato preventivo ovvero procedura di insolvenza concorsuale o di liquidazione di uno dei mandanti ovvero, qualora si tratti di imprenditore individuale, in caso di morte, interdizione, inabilitazione o fallimento del medesimo ovvero in caso di perdita, in corso di esecuzione, dei requisiti di cui all'articolo 80, ovvero nei casi previsti dalla normativa antimafia, il mandatario, ove non indichi altro operatore economico subentrante che sia in possesso dei prescritti requisiti di idoneità, è tenuto alla esecuzione, direttamente o a mezzo degli altri mandanti, purché questi abbiano i requisiti di qualificazione adeguati ai servizi o forniture ancora da eseguire (art.48 comma 18 del Codice).

L’Istituto, in caso di fallimento, di liquidazione coatta e concordato preventivo, ovvero procedura di insolvenza concorsuale o di liquidazione dell'appaltatore, interpella progressivamente i soggetti che hanno partecipato all'originaria procedura di gara, risultanti dalla relativa graduatoria, al fine di stipulare un nuovo contratto per l'affidamento dell’esecuzione o del completamento del servizio. L'affidamento avviene alle medesime condizioni già proposte dall'originario aggiudicatario in sede in offerta (art.110 commi 1-2 del Codice).

Art.17 - Modifica del contratto durante il periodo di efficacia

Le modifiche, nonché le varianti, del contratto di appalto in corso di validità devono essere autorizzate dal Responsabile Unico del Procedimento con le modalità previste dall’ordinamento dell’Istituto cui il Responsabile de quo dipende. Il contratto di appalto può essere modificato senza una nuova procedura di affidamento nei casi previsti dall’art.106 comma 1 lett. a), b), c), d), e) del Codice.

Si chiarisce che , ai sensi dell’art. 106 lett. e), la percentuale massima consentita non potrà eccedere il 10% dell’importo contrattuale.

L’Istituto, qualora in corso di esecuzione si renda necessario un aumento o una diminuzione delle prestazioni fino a concorrenza del quinto dell’importo del contratto, può imporre al Fornitore l'esecuzione alle stesse condizioni previste nel contratto originario. In tal caso il Fornitore non può far valere il diritto alla risoluzione del contratto ed è tenuto a eseguire le nuove prestazioni, previa sottoscrizione di un atto di sottomissione, agli stessi prezzi e condizioni del contratto originario, senza diritto ad alcuna indennità ad eccezione del corrispettivo relativo alle nuove prestazioni (cfr. art.106 comma 12 del Codice ed art.22 comma 4 Decreto Ministro Infrastrutture e Trasporti n.49 del 7.03.2018).

Le cessioni di crediti sono disciplinate dall’art.106 comma 13 del Codice, il cui contenuto s’intende qui integralmente riportato. Per quanto non previsto dal presente articolo, si applica, per quanto compatibile con il presente appalto, il suddetto ed omonimo art.106 del Codice, nonché l’art.22 del sopra citato D.M. n.49/2018.

ART. 18 – RECESSO

1. Ai sensi e per gli effetti del comma 7 dell’art. 8 della L.R. n. 20 del 09.12.2002, l’Istituto si riserva la facoltà di recedere dal contratto, ai sensi dell’art.1373 commi 1 e 2 c.c., con espressa esclusione di quanto previsto al comma 3 del medesimo articolo.

2. L’Istituto recede, altresì, dal contratto nella fattispecie di cui all’art.92 comma 4 D.Lgs. n.159/2011

(elementi relativi a tentativi di infiltrazione mafiosa).

3. L’ Istituto recede, altresì, dal contratto nella fattispecie di cui all’art.88 comma 4-ter D.Lgs. n.159/2011 (sussistenza delle cause di decadenza, di sospensione o di divieto di cui all'articolo 67 del predetto D.Lgs.). In quest’ultima ipotesi di recesso, l’ Istituto interpella progressivamente i soggetti che hanno partecipato all'originaria procedura di gara, risultanti dalla relativa graduatoria, al fine di stipulare un nuovo contratto per l'affidamento dell'esecuzione o del completamento del servizio. L'affidamento avviene alle medesime condizioni già proposte dall'originario aggiudicatario in sede in offerta (art.110 commi1-2 del Codice).

4. Ai sensi e per gli effetti dell’art.1 comma 13 del D.L. n.95/2012 convertito con L. n.135/2012, l’ Istituto ha, inoltre, il diritto di recedere in qualsiasi tempo dal contratto, previa formale comunicazione al Fornitore con preavviso non inferiore a quindici giorni, nel caso in cui i parametri delle convenzioni

stipulate da CONSIP S.p.A. -ai sensi dell’art.26 comma 1 della L. n.488/199- per la fornitura dei servizi oggetto del presente capitolato, successivamente alla stipula del predetto contratto, siano migliorativi rispetto a quelli del contratto stipulato ed il Fornitore non acconsenta ad una modifica delle condizioni economiche tale da rispettare il limite di cui all’art.26 comma 3 della L. n.488/1999.

5. L’ Istituto ha, inoltre, il diritto di recedere in qualsiasi tempo dal contratto se si concretizza la fattispecie di cui all’art.15 comma 13 lett. b) del D.L. n.95/2012 convertito con L. n.135/2012

6. Ai sensi e per gli effetti del comma 5 dell’art.21 della L.R. n. 37 del 1.08.2014, l’Istituto ha, altresì, la facoltà di recedere in qualsiasi tempo dal contratto, previa formale comunicazione al Fornitore con preavviso non inferiore a quindici giorni e fermo restando il pagamento delle prestazioni già eseguite, nel caso in cui, all’esito di apposita istruttoria tecnica, risulti conveniente far luogo all’acquisizione della parte residua della fornitura o del servizio aderendo alle convenzioni o agli accordi quadro stipulati dal Soggetto aggregatore della Regione Basilicata. Non si fa luogo al recesso ove il Fornitore acconsenta alla rinegoziazione del contratto al fine di allinearlo con le condizioni previste dalle convenzioni o dagli accordi quadro stipulati dal Soggetto aggregatore.

7. Ai sensi dell’art.48 comma 17 del Codice, salvo quanto previsto dall’articolo 110, comma 5 del predetto D.Lgs., in caso di fallimento, liquidazione coatta amministrativa, amministrazione controllata, amministrazione straordinaria, concordato preventivo ovvero procedura di insolvenza concorsuale o di liquidazione del mandatario ovvero, qualora si tratti di imprenditore individuale, in caso di morte, interdizione, inabilitazione o fallimento del medesimo ovvero in caso di perdita, in corso di esecuzione, dei requisiti di cui all'articolo 80, ovvero nei casi previsti dalla normativa antimafia, l’, l’Istituto può proseguire il rapporto di appalto con altro operatore economico che sia costituito mandatario nei modi previsti dal presente codice purché abbia i requisiti di qualificazione adeguati ai lavori o servizi o forniture ancora da eseguire; non sussistendo tali condizioni , l’Istituto deve recedere dal contratto.

8. Fermo restando quanto previsto dagli articoli 88, comma 4-ter, e 92, comma 4, del decreto legislativo 6 settembre 2011, n. 159, l’Istituto può recedere dal contratto in qualunque momento previo il pagamento delle prestazioni relative ai servizi e alle forniture eseguiti nonché del valore dei materiali utili esistenti in magazzino nel caso di servizi o forniture, oltre al decimo dell'importo dei servizi o delle forniture non eseguite (art.109 comma 1 del Codice).

9. L’esercizio del diritto di recesso è preceduto da una formale comunicazione al Fornitore da darsi con un preavviso non inferiore a venti giorni, decorsi i quali , l’Istituto prende in consegna i servizi o forniture ed effettua il collaudo definitivo e verifica la regolarità dei servizi e delle forniture (art.109 comma 3 del Codice).

10. In ogni caso , l’Istituto potrà procedere al recesso dal contratto in tutte le ipotesi – anche sopravvenute - previste dalle leggi comunitarie, nazionali e regionali anche se non espressamente elencate nel presente articolo.

ART. 19 – SUBAPPALTO

Il soggetto affidatario del contratto di cui al presente capitolato esegue in proprio i servizi e le forniture compresi nel medesimo. Il contratto non può essere ceduto a pena di nullità, fatto salvo quanto previsto dall'articolo 106, comma 1, lettera d) D.Lgs. n.50/2016 (cfr. art.105 comma 1 del Codice).

Tutte le prestazioni indicate nel presente capitolato sono subappaltabili nel limite massimo del 40 per cento dell’importo complessivo del contratto (cfr. art.105 comma 2 del Codice e ss. mm. ii.).

Per quanto qui non espressamente menzionato si rimanda all’art. 105 del Codice e ss.mm.ii..

ART. 20 - OBBLIGHI DERIVANTI DAL RAPPORTO DI LAVORO

L’appaltatore si obbliga ad ottemperare a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti derivanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro, ivi compresi quelli in tema di igiene e sicurezza, nonché in materia previdenziale, infortunistica e di sicurezza sul luogo di lavoro, assumendo a proprio carico tutti i relativi oneri.

Gli obblighi di cui al comma precedente incombono anche in capo all’eventuale subappaltatore. L’appaltatore si obbliga, altresì, ad applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nelle attività contrattuali, le condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi ed integrativi di lavoro applicabili alla data di stipula del contratto, alla categoria e nelle località di svolgimento delle attività, nonché le condizioni risultanti da successive modifiche ed integrazioni.

L’appaltatore si obbliga, inoltre, fatto in ogni caso salvo il trattamento di miglior favore per il dipendente, a continuare ad applicare i suindicati contratti collettivi anche dopo la loro scadenza e fino alla loro sostituzione. Gli obblighi relativi ai contratti collettivi nazionali di lavoro di cui ai commi precedenti vincolano l’appaltatore anche nel caso in cui questi non aderisca alle associazioni stipulanti o receda da esse, per tutto il periodo di validità del contratto.

Restano fermi gli oneri e le responsabilità in capo all’appaltatore di cui all’art. 105 comma 9 del Codice in caso di subappalto.

ART. 21 - CORRISPETTIVI

I corrispettivi contrattuali dovuti dall’Istituto al Fornitore, a fronte delle prestazioni oggetto dell’appalto, sono indicati nell’Offerta Economica dell’impresa aggiudicataria, che sarà parte integrante e sostanziale del contratto, anche se non materialmente allegata al medesimo.

Tutti gli obblighi ed oneri derivanti al Fornitore dall’esecuzione del contratto, dall’osservanza di leggi e regolamenti, nonché dalle disposizioni emanate o che venissero emanate dalle competenti autorità, sono compresi nel corrispettivo contrattuale.

Il corrispettivo annuale spettante all'aggiudicatario in relazione ai servizi del presente capitolato, è onnicomprensivo e comprende

a) ritiro e prima presa in carico della documentazione pregressa (sanitaria ed amministrativa), compreso il trasporto, in locali idonei messi a disposizione dall’impresa aggiudicataria (in seguito denominato per brevità: Fornitore) da adibire allo stoccaggio della stessa;

b) ritiro periodico e presa in carico della documentazione di nuova produzione (archivio corrente) prodotta dall’Istituto;

c) trasporto della documentazione presa in carico, oggetto di ritiro periodico, in locali idonei messi a disposizione dall’impresa aggiudicataria (in seguito denominato per brevità: Fornitore) da adibire allo stoccaggio della stessa;

d) deposito, custodia, archiviazione ed inventariazione della documentazione presa in carico nei locali idonei messi a disposizione dal Fornitore (con giacenza media annuale di max 900 ml/anno)

e) ricerca, prelievo, recapito, ritiro e riposizionamento dei documenti richiesti per la consultazione;

f) scarto e macero, alla scadenza di legge, della documentazione non più utile a fini amministrativi;

g) riconsegna del materiale archiviato al termine del periodo contrattuale.

SI PRECISA CHE:

 per quanto attiene il ritiro e prima presa in carico e il trasporto della documentazione pregressa (sanitaria ed amministrativa) dell’Istituto, presso il deposito del fornitore, non è richiesta la definizione di alcuna offerta: dall’Istituto verrà riconosciuto un importo forfettario omnicomprensivo (non soggetto a ribasso d’asta) di Euro 2,00 a Km oltre IVA come per legge. Il conteggio dei chilometri sarà calcolato su google maps cliccando quale mezzo di trasporto sull’icona “auto”, inserendo quale punto di partenza la sede della struttura adibita ad archivio indicata dall’operatore economico aggiudicatario e quale punto di destinazione la sede operativa dell’appaltatore uscente, sito a Sant’Angelo Le Fratte (PZ). I chilometri da rimborsare saranno quelli risultanti dal percorso più breve tra gli opzionali alternativi risultanti su google maps. Il rimborso massimo stimato è pari a € 8.500,00.

 Qualora, in caso di partecipazione alla procedura, risultasse aggiudicatario il fornitore uscente, non verrà riconosciuto l’importo forfettario sopra riportato, essendo già detentore della documentazione pregressa (sanitaria ed amministrativa).

Tanto al fine di non favorire l’appaltatore uscente, in caso di partecipazione alla procedura,

che al momento già detiene la documentazione pregressa dell’Istituto presso il proprio deposito sito a Sant’Angelo Le Fratte, permanendo l’impossibilità per l’Istituto di archiviare la suddetta documentazione presso i propri locali.

 Il canone annuale sarà corrisposto a fronte di una documentazione annua da custodire e gestire non superiore mediamente a 900 ml. e si intende omnicomprensivo di tutte le attività descritte nelle precedenti lettere da a ) a g), fermo restando quanto sopra detto relativamente alle fasi lett. a).

 Qualora la produzione della documentazione annua da custodire sia superiore a 900 ml i valori eccedenti verranno remunerati secondo i prezzi indicati nell’offerta economica, fino alla concorrenza massima del 10% dell’importo contrattuale.

 Non è stabilita alcuna clausola di revisione del prezzo.

ART. 22 – FATTURAZIONE E PAGAMENTI

Il pagamento dei servizi eseguiti sarà effettuato dall’Istituto, in favore del Fornitore, sulla base delle fatture elettroniche emesse da quest’ultimo conformemente alle modalità previste dalla normativa vigente in materia, oltreché sulla base della documentazione probatoria comprovante l’esecuzione di tutti gli obblighi contrattuali.

Ciascuna fattura emessa dal Fornitore dovrà contenere il riferimento al provvedimento di aggiudicazione ed al successivo contratto, nonché il CIG.

La fattura elettronica dovrà essere intestata all’ IRCCS CROB (indicandone ragione sociale e codice univoco d’ufficio) e trasmessa con le modalità di cui alla legge 24/12/2007, n.244 e successivo D.M. n.55/2013, così come modificato dall’art.25 del D.L. n.66/2014, convertito in Legge n.89/2014.

Il Fornitore emetterà fatture trimestrali posticipate, il cui importo sarà determinato in base al canone annuale scaturente dall’offerta economica previo rilascio di attestazioni di regolare esecuzione del servizio sottoscritte dal Direttore dell’esecuzione, da allegarsi alla fatturazione.

Per quanto attiene il corrispettivo per il ritiro e prima presa in carico della documentazione pregressa (sanitaria ed amministrativa) dell’Istituto nonché il relativo trasporto presso il deposito del fornitore, potrà essere emessa specifica fatturazione posticipata una tantum previo rilascio di attestazioni di regolare esecuzione del servizio sottoscritte dal Direttore dell’esecuzione, da allegarsi alla fatturazione.

Il pagamento dei corrispettivi, previa verifica della regolarità di esecuzione del servizio, viene effettuato, in espresso accordo, entro e non oltre 60 giorni dalla data di ricevimento della fattura da

parte dell’Amministrazione Contraente. In caso di ritardo nei pagamenti, si applica la normativa di cui al D. Lgs. 231/2002 e s.m.i..

Qualsiasi irregolarità riscontrata nella qualità o quantità della prestazione, nonché nell’emissione della fattura, interromperà il termine sopra indicato.

Resta tuttavia espressamente inteso che in nessun caso, ivi compreso il caso di ritardo nei pagamenti dei corrispettivi dovuti, il Fornitore potrà sospendere la prestazione dei servizi e, comunque, delle attività previste nel contratto.

ART.24 - TRACCIABILITÀ DEI FLUSSI FINANZIARI

Il Fornitore assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari previsti dall’art.3 della legge 13 agosto 2010 n.136 e successive modifiche ed integrazioni, nonché da disposizioni interpretative dell’A.N.AC. ex Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici [Determinazione n.4 del 7 luglio 2011, così come aggiornata da Delibera n.556 del 31.05.2017].

ART.25- GARANZIA CONTRATTUALE PER LA STIPULA DEL CONTRATTO E POLIZZA ASSICURATIVA PER RESPONSABILITÀ CIVILE.

Il Fornitore, ai sensi, per gli effetti e secondo le modalità di cui all’art. 103 D.Lgs. 50/2016 e ss.mm.ii., è obbligato a costituire, prima della stipula del contratto, una garanzia fideiussoria del 10% (diecipercento) dell’importo contrattuale. In caso di aggiudicazione con ribasso d’asta superiore al 10% (diecipercento), la garanzia fideiussoria è aumentata di tanti punti percentuali quanti sono quelli eccedenti il 10% (diecipercento); ove il ribasso sia superiore al 20% (ventipercento), l’aumento è di due punti percentuali per ogni punto di ribasso superiore al 20% (ventipercento). La fideiussione bancaria o la polizza assicurativa deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’articolo 1957, comma 2, del codice civile, nonché l’operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta della SA.

La mancata costituzione della garanzia determina la revoca dell’affidamento e l’acquisizione della cauzione provvisoria costituita in sede di partecipazione alla procedura.

La Garanzia contrattuale per la stipula del contratto copre gli oneri per il mancato od inesatto adempimento e cessa di avere effetto solo allo scadere del periodo di garanzia aggiudicato.

La cauzione in ogni caso, nel caso in cui venga incamerata in tutto o in parte dall’Istituto, nei casi previsti dalla legge, dovrà essere reintegrata da parte del Fornitore che è tenuta al reintegro della parte eventualmente incamerata.

ART. 26 – STIPULA, SPESE E REGISTRAZIONE DEL CONTRATTO

Il contratto sarà stipulato nella forma della scrittura privata.

A norma dell’art. 32, c. 8 del D.lgs. n. 50/2016 il contratto verrà firmato entro 60 giorni dalla efficacia dell’aggiudicazione.

Ai fini della stipula del contratto, l’operatore economico aggiudicatario è tenuto, a pena di decadenza dall’aggiudicazione, ad ottemperare agli adempimenti sotto riportati, in conformità alle richieste che gli perverranno dalla stazione appaltante e nel rispetto della tempistica assegnata.

Nello specifico l’aggiudicatario dovrà:

• produrre la garanzia definitiva in conformità alle modalità specificate dall’art. 103 del D.lgs. 50/2016 e dal presente disciplinare;

• esibire, qualora l’aggiudicazione fosse disposta a favore di una A.T.I. (non costituita), la scrittura privata autenticata prevista dall’art. 48, c. 13 del D.lgs. 50/2016;

• sottoscrivere il contratto entro i termini che verranno resi noti dalla stazione appaltante nella consapevolezza che, in caso di inottemperanza, l’Amministrazione si riserva di disporre la decadenza dall’aggiudicazione, all’escussione della garanzia provvisoria e all’affidamento dell’appalto al concorrente che segue in graduatoria.

Costituiscono parte integrante e sostanziale del contratto anche se non materialmente allegati i seguenti atti:

 il presente capitolato (da restituirsi firmato in segno di accettazione in sede di partecipazione alla procedura di gara;

 tutti gli atti di gara;

 la polizza definitiva di cui all’art. 25

 l’ offerta tecnica ed economica presentata in sede di partecipazione alla procedura

 Accordo Contrattuale per la nomina a “Responsabile esterno del trattamento dei dati”, ai sensi dell’Art. 28 del Regolamento UE 2016/679 -RGPD (vedasi successivo art.28)

Tutte le spese contrattuali, di bolli, di registro, accessorie e conseguenti saranno per intero a carico della DA.

ART. 27 - CONTROVERSIE

Per ogni controversia derivante dal presente appalto è competente in via esclusiva il foro di Potenza, con esclusione espressa della competenza arbitrale.

ART.28 – TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E PRIVACY

Protezione dati Personali.

Il trattamento dei dati personali per finalità inerenti all’espletamento dei servizi oggetto del presente capitolato e per gli adempimenti previsti dalla legge e a tutto quanto riconducibile a prescrizioni normative o regolamentari sarà svolto nel rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali, ai sensi e per gli effetti della normativa in materia di “data protection” vigente (D.Lgs. n.196/2003 e s.m.i. e Regolamento (CE) 27 aprile 2016, n.2016/679/UE).

- GDPR).

L'art. 28.3 del Regolamento (CE) 27 aprile 2016, n.2016/679/UE (di seguito: GDPR) prevede che il trattamento dei dati personali sia disciplinato da un contratto scritto che definisca alcune informazioni riguardanti il trattamento e contenga determinate disposizioni, come descritto in seguito; nell'ambito delle attività affidate dall’Istituto ovvero quelle che potranno essere affidate dalla medesima in vigenza di Contratto è previsto che vengano trattati dati personali disciplinati dal GDPR.

L’impresa aggiudicataria del servizio di archiviazione, custodia e gestione della documentazione amministrativa e sanitaria dovrà essere individuata quale Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR e dovrà assumersi la responsabilità di adottare le adeguate misure di sicurezza tecniche ed organizzative.

In particolare l’affidatario del servizio dovrà attenersi alle istruzioni impartite nel modello di nomina a Responsabile del Trattamento ai sensi dell’ex art. 28 del GDPR che l’aggiudicatario dovrà sottoscrivere per conoscenza ed accettazione al momento della stipulazione del contratto, al fine di garantire la Confidenzialità, l’Integrità e la Disponibilità delle informazioni (siano esse cartacee o elettroniche).

Ai sensi e per gli effetti della normativa vigente, l’Istituto e l’Aggiudicatario (in seguito: Parti) riconoscono reciprocamente che per lo svolgimento dell’accordo, l’IRCCS CROB agirà quale Titolare del trattamento dei dati personali e si impegna a nominare l’aggiudicatario del servizio quale Responsabile del Trattamento, limitatamente alle attività oggetto del presente capitolato. Le Parti dovranno specificare, in modo chiaro e completo per quanto di propria competenza, ad ogni partecipante dell’iniziativa oggetto del presente contratto, le modalità di trattamento dei dati personali prima della relativa partecipazione, secondo quanto previsto dal corpus normativo vigente in tema di protezione dei dati personali. Alla luce di quanto sopra esposto, le Parti si impegnano affinché il proprio personale, coinvolto nell’attività oggetto del presente accordo, rispetti le disposizioni della normativa vigente e le istruzioni impartite dai rispettivi Titolari/Responsabili del trattamento, inclusi gli aspetti relativi alla sicurezza e alla confidenzialità dei dati. I dati personali saranno accessibili esclusivamente al personale formalmente incaricato e designato dalle parti, come previsto dall’art. 29 del GDPR e dall’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. n.196/2003 e s.m.i..

Si allega la designazione a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR che costituisce parte integrante e sostanziale al presente capitolato.

Confidenzialità

Le Parti s’impegnano per sé, per il proprio personale a conservare la più assoluta riservatezza rispetto ai dati e a qualsiasi altra informazione di cui abbiano avuto conoscenza durante il periodo di validità dell’Accordo.

Ai fini del presente capitolato, sono considerate “Informazioni Confidenziali” tutti i dati e le informazioni delle altre Parti di cui ciascuna Parte abbia avuto conoscenza in connessione con la conclusione o l’esecuzione del servizio di che trattasi, fatta eccezione per quelle che divengano di pubblico dominio, per fatto estraneo ad azioni od omissioni delle Parti o per i quali ciascuna Parte sia stata espressamente autorizzata a cui l’informazione o il dato appartiene, a rivelarne il contenuto.

Le Parti si danno reciprocamente atto che, nell’esecuzione dei servizi previsti nel presente capitolato, possono avere conoscenza di informazioni confidenziali delle altre Parti. Ciascuna di esse non potrà comunicare a terzi né disporre in alcun modo di tali informazioni senza il preventivo consenso scritto della Parte a cui l’informazione appartiene. Ciascuna Parte userà nei confronti delle informazioni riservate delle altre un grado elevato di cura e protezione, al pari, quantomeno, a quello che essa usa per le proprie informazioni riservate di tipo simile. Ciascuna Parte s’impegna a restituire o distruggere le informazioni riservate delle altre Parti al termine dell’accordo e comunque in qualsiasi momento in cui la Parte a cui l’informazione o il dato appartiene, ne faccia richiesta.

Fatto salvo quanto previsto in precedenza, le Parti non saranno soggette ad alcun vincolo di riservatezza per le informazioni che debbano essere diffuse per espressa disposizione di legge ovvero siano richieste alle Parti dall’Autorità amministrativa o giudiziaria.

In caso di inosservanza degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa nazionale e comunitaria sopra menzionata, l’Istituto ha facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto ai sensi dell’art.1456 cod. civ. Il Fornitore deve, altresì, produrre una Valutazione di Impatto sulla protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 35 del GDPR su tutti i trattamenti di dati personali effettuati nell’ambito del servizio del presente capitolato ed una dichiarazione delle misure di sicurezza fisiche, tecniche ed organizzative.

QUADRO ECONOMICO APPALTO
RIFERIMENTO CAPITOLATO	VOCE N.	DESCRIZIONE	IMPORTO COMPLESSIVO
3.3	1	Attività di ritiro periodico, presa in carico, della documentazione di nuova produzione (archivio corrente) prodotta dall’Istituto	135 600,00
3.4		Attività di deposito, custodia, archiviazione ed inventariazione della documentazione presa in carico da archivio pregresso e corrente nei locali idonei messi a disposizione dal Fornitore
3.5		Servizi di ricerca, prelievo, recapito, ritiro e riposizionamento dei documenti richiesti per la consultazione
3.6		Attività di scarto e macero, alla scadenza di legge, della documentazione non più utile a fini amministrativi
3.7		Attività di riconsegna del materiale archiviato al termine del periodo contrattuale.
	IMPORTO A BASE DI GARA SOGGETTO A RIBASSO (voce 1)		135 600,00
3.1 / 3.2	2	Attività ritiro e prima presa in carico della documentazione pregressa (sanitaria ed amministrativa) e attività di trasporto della documentazione pregressa presa in carico in locali idonei messi a disposizione dal Fornitore (non soggetto a ribasso) Importo massimo previsto.	8 500,00
	3	Costi per la sicurezza da DUVRI/PSC (non soggetti a ribasso)	1 000,00
	IMPORTO A BASE DI GARA NON SOGGETTO A RIBASSO (voce 2+ voce 3)		9 500,00
A		IMPORTO COMPLESSIVO A BASE DI GARA (Voce 1+2+3)	145 100,00
	4	Rinnovi espressi (come da bando tipo Anac 1/2017)	27 120,00
	5	Proroga tecnica ex art. 106 co. 11	13 560,00
	6	Modifiche non sostanziali ex art. 106 co. 1 lett. e)	14 510,00
B		IMPORTO ALTRE VOCI (voce 4 + voce 5 + voce 6)	55 190,00
	VALORE STIMATO DELL'APPALTO (A+B)		200 290,00

NOTA BENE:

Il presente capitolato tecnico e d’oneri andrà restituito firmato digitalmente da parte dell’O.E. concorrente alla procedura in segno di totale accettazione di tutte delle condizioni in esso contenute: lo stesso costituirà, tra l’altro, parte integrante e sostanziale del contratto stipulato nella forma della scrittura privata , ancorchè ad esso non materialmente allegato.