Regolamento per Eventi svolti tramite le Piattaforme Private Label Trade e Private Label Fantasy di Coop Italia.
Regolamento per Eventi svolti tramite le Piattaforme Private Label Trade e Private Label Fantasy di Coop Italia.
1. PREMESSE, PRINCIPI GENERALI.
1.1 Il presente Regolamento stabilisce i vincoli, le condizioni, gli obblighi per gli Eventi eseguibili tramite l'utilizzo della Piattaforma, che COOP ITALIA ed i Fornitori devono rispettare durante tutta la loro durata, nel rispetto delle condizioni generali di partecipazione. Ulteriori disposizioni particolari circa l’esecuzione di ogni Evento, vincolanti per i Fornitori, saranno indicate nei documenti allegati e nelle apposite sezioni informative della Piattaforma.
1.2 Per Evento si intende la richiesta di informazioni di natura tecnica, qualitativa e commerciale da parte di COOP ITALIA, attraverso la Piattaforma, per specifici prodotti a marchio a cui possono partecipare esclusivamente i Fornitori che sono invitati.
1.3 I Fornitori invitati ad un Evento possono partecipare solo se regolarmente registrati alla Piattaforma come precisato nelle condizioni generali di partecipazione.
2. COMUNICAZIONI RELATIVE AGLI EVENTI ON‐LINE, OF‐LINE.
2.1 Le azioni e le comunicazioni scambiate tra Coop Italia e i Fornitori in ogni fase dell’Evento (inclusi i preliminari, lo svolgimento, l’aggiudicazione ed eventuali sospensioni, interruzioni, riaperture e/o annullamenti), possono essere eseguite secondo due diverse modalità operative, anche combinabili fra loro: on‐line; off‐line.
2.2 La modalità operativa on‐line prevede che i Fornitori accedano alla Piattaforma, inseriscano le informazioni richieste, comunichino con COOP ITALIA ed esprimano la loro volontà attraverso le apposite sezioni presenti sulla Piattaforma.
2.3 La modalità operativa tradizionale off‐line, è utilizzabile (fax, e‐mail, telefono) solo in caso di impossibilità tecnica di uso della modalità on‐line : al momento del suo ripristino tutte le informazioni ed i dati comunicati off‐line dovranno essere inseriti nella Piattaforma.
2.4 COOP ITALIA ed i Fornitori accettano che per tutta la durata dell’Evento, incluse le fasi preliminari e successive, e ai fini del suo svolgimento, della sua chiusura, della sua aggiudicazione e della sua eventuale interruzione, sospensione, riapertura e/o annullamento, le Condizioni, l’orario ufficiale e il tempo trascorso saranno unicamente quelli registrati dalla Piattaforma di COOP ITALIA e dagli altri apparati di registrazione e di telecomunicazione della stessa e di BravoSolution S.p.A., che rende disponibile la tecnologia, e che tali registrazioni costituiscono piena prova dei fatti e delle circostanze rappresentate.
2.5 In caso di discordanza, le informazioni, i dati e le offerte effettivamente emesse e inserite nella Piattaforma avranno prevalenza su quanto contenuto in file, allegati e altri documenti inviati o comunque resi disponibili da parte dei Fornitori per tutta la durata dell’Evento.
2.6 I Fornitori accettano che la Piattaforma non consenta loro di visualizzare l’identità degli altri Fornitori prima, durante e dopo lo svolgimento dell'Evento.
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3. FASE PRELIMINARE
3.1 COOP ITALIA, al fine di creare un Evento sulla Piattaforma, prepara :
‐ Un Brief di prodotto ;
‐ Le Regole sul prodotto a marchio (ove previste);
‐ Istruttoria Prodotto , articolate in : materie prime, prodotto finito, proposta commerciale.
3.2 COOP ITALIA inoltra ai Fornitori prescelti, un invito a partecipare all'Evento medesimo tramite la messaggistica della Piattaforma, rendendo in tal modo disponibile quanto riportato nel paragrafo 3.1.
3.3 COOP ITALIA ha facoltà di modificare quanto stabilito al paragrafo 3.1, inclusi i parametri di configurazione della Piattaforma, dandone comunicazione ai Fornitori tramite l’apposita messaggistica della piattaforma.
3.4 L’adesione dei Fornitori all’invito di COOP ITALIA a partecipare all’Evento avviene in forma implicita mediante l’inserimento delle informazioni richieste per la partecipazione all’Evento.
4. SVOLGIMENTO DELLE ISTRUTTORIE
4.1 L’invio dell’invito ai Fornitori costituisce l’inizio dell’Evento. Ogni Evento si svolge in tre fasi.
4.2 Fase 1 :
I Fornitori prescelti da Coop Italia :
‐ ricevono l’invito a partecipare allo specifico Evento ;
‐ accedono alla Piattaforma e verificano e/o aggiornano i loro dati (dossier fornitore);
‐ entrano nell’area Allegati dove trovano :
a) il Brief di prodotto, documento che riporta le specifiche ricercate da Coop Italia, alcune informazioni a supporto (caratteristiche, riferimenti di mercato, volumi, logistica, ecc.) ed il timing di riferimento ;
‐ entrano nell’area Istruttoria Prodotto e rispondono a una serie di domande ;
‐ inviano campionature di prodotto, se richieste, nel rispetto del timing presente nel Brief di prodotto.
4.3 Fase 2 :
Le verifiche di Coop Italia :
‐ verifica i dati inseriti e le eventuali campionature ricevute ;
‐ approfondisce con i Fornitori le proposte commerciali ricevute ;
‐ si riserva il diritto effettuare eventuali “check” agli stabilimenti di produzione segnalati e di chiedere ulteriori informazioni .
4.4 I dati e le informazioni commerciali ricevute verranno valutate discrezionalmente da parte di COOP ITALIA la quale si riserva la facoltà di non concludere/aggiudicare l’Evento.
4.5 Fase 3 :
Aggiudicazione / Contratto :
‐ con la conclusione positiva della verifica tecnica e della definitiva negoziazione COOP ITALIA potrà procedere all’aggiudicazione formale in Piattaforma ;
‐ a seguito dell’Aggiudicazione, sarà possibile predisporre i Capitolati tecnici di prodotto che sono parte integrante e sostanziale del Contratto Regolamentare dei Rapporti di Appalto tra Coop Italia e le Imprese Fabbricanti dei Prodotti a marchio (Contratto di Appalto) che dovrà essere sottoscritto tra COOP ITALIA, in nome e per conto delle Associate, e il Fornitore aggiudicatario ;
‐ mediante la Piattaforma, arriverà comunicazione ufficiale dell’esito dell’Evento a tutti i Fornitori partecipanti.
5. SOSPENSIONE E/O ANNULLAMENTO DELL’EVENTO
5.1 COOP ITALIA si riserva il diritto, a sua insindacabile discrezione, di sospendere e/o annullare l'Evento prima della sottoscrizione del Contratto di Appalto, mediante semplice comunicazione ai Fornitori al loro indirizzo e‐mail, senza incorrere in alcuna responsabilità.
5.2 COOP ITALIA si riserva il diritto, a sua insindacabile discrezione, di eliminare dalla partecipazione all'Evento i Fornitori, che si rendessero responsabili di, o ai quali venissero contestate violazioni agli obblighi di agli artt. 6 e 8, senza incorrere in alcuna responsabilità nei confronti degli stessi, riservandosi in tali casi il diritto al risarcimento di ogni maggior danno. L’eliminazione dei Fornitori dalla partecipazione all’Evento avviene mediante semplice comunicazione al loro indirizzo e‐mail.
6. OBBLIGHI E GARANZIE DELLE PARTI
6.1 I Fornitori accettano la facoltà di COOP ITALIA di subordinare la partecipazione all’Evento previo rilascio di adeguate garanzie economico‐finanziarie a supporto della serietà ed irrevocabilità delle condizioni offerte.
6.2 COOP ITALIA e i Fornitori si impegnano ad adottare tutte le precauzioni e gli accorgimenti tecnici per proteggere la sicurezza dei dati e delle informazioni commerciali scambiate durante l'Evento e ad impedire l’accesso alle stesse a terzi non autorizzati.
7. OBBLIGHI E GARANZIE DI COOP ITALIA
7.1 Qualora l’Evento si concluda con un'aggiudicazione definitiva, COOP ITALIA si obbliga a concludere il Contratto di Appalto con il Fornitore che sia risultato aggiudicatario, salvo il caso in cui quest’ultimo abbia violato gli obblighi di cui agli articoli 6 e 8 e salvo quanto previsto al successivo articolo 9.3.
8. OBBLIGHI E GARANZIE DEI FORNITORI
8.1 Ciascun Fornitore si impegna nei confronti di COOP ITALIA a mantenere ferme le informazioni inserite in Piattaforma dalla chiusura della Fase 1 (paragrafo 4.2) per tutto il periodo necessario all’aggiudicazione dell’Evento, ma in ogni caso, salvo diverso accordo tra le parti, non oltre i 6 mesi.
8.2 I Fornitori si impegnano nei confronti di COOP ITALIA a :
a) non turbare il corretto svolgimento dell'Evento attraverso comportamenti o pratiche anticoncorrenziali o lesive di leggi, regolamenti o diritti di terzi;
b) comunicare a COOP ITALIA ogni situazione che possa pregiudicare il corretto svolgimento dell’Evento;
c) non offrire Beni di provenienza illecita o dubbia; contraffatti in violazione di diritti di terzi e/o di norme nazionali e internazionali a tutela della proprietà industriale ed intellettuale; di qualsiasi natura la cui vendita sia vietata dalla legge o da regolamenti;
d) offrire Beni prodotti e/o erogati nel rispetto del d.lgs. 81/08 e del D.L. 242/96, nel rispetto ambientale e delle normative che regolano tale materia, esibendo se necessario le certificazioni in loro possesso.