FONDAZIONE AEQUITAS ADR
FONDAZIONE AEQUITAS ADR
REGOLAMENTO DI MEDIAZIONE Ä
per le controversie in materia civile e commerciale, di cui al Decreto Legislativo 4 marzo 2010, n.28
Articolo 1: Campo di applicazione.
1.1. Qualsiasi controversia, ad eccezione di quelle che concernono diritti indisponibili, può essere sottoposta ad una “Procedura di mediazione” ai sensi del presente Regolamento, al fine di promuovere una soluzione negoziale della lite mediante la conclusione di un accordo tra le parti (la “Conciliazione”).
Articolo 2: Introduzione di una domanda di Mediazione
2.1. La domanda di mediazione può essere proposta da chiunque in qualsiasi momento, anche senza un preventivo accordo fra le Parti.
A cura della Parte Istante, la domanda di mediazione deve essere:
• presentata in originale ad Aequitas, presso la sua sede centrale ovvero una sua sede territoriale a scelta della Parte Istante (quest’ultima come individuata sul sito internet di Aequitas: xxx.xxxxxxxxxxx.xx);
• contestualmente inviata in copia alle Parti Invitate, per gli effetti di cui all'art.5, comma 6, del Decreto Legislativo, facendo pervenire loro la domanda con modalità e tempistiche adeguate a tale finalità.
L’originale della domanda di mediazione può essere presentata ad Aequitas unicamente mediante una delle seguenti modalità:
• deposito materiale dell’originale cartaceo, debitamente sottoscritto dall’istante, presso la sede prescelta di Aequitas;
• trasmissione mediante posta elettronica certificata, debitamente sottoscritto mediante la forma elettronica, all’apposita casella di posta elettronica certificata di Aequitas (xxxxxxxx-xxx@xxx.xx);
• trasmissione mediante fax al relativo numero della sede di Aequitas prescelta, il cui originale dovrà poi essere successivamente depositato presso quest’ultima;
• trasmissione mediante raccomandata con avviso di ricevimento all’indirizzo della sede di Aequitas prescelta.
Per quanto concerne la Procedura di Mediazione, la relativa domanda si considera comunque depositata solo nel momento in cui perviene ad Aequitas mediante una delle predette modalità.
2.2. La domanda di mediazione deve contenere:
a) il nome e gli indirizzi completi delle Parti e dei loro eventuali rappresentanti e/o consulenti, codice fiscale compreso;
b) l’eventuale indirizzo di posta elettronica, cui intendono ricevere tutte le comunicazioni relative al Procedura di Mediazione;
c) l’oggetto e le ragioni del contendere, come disposto dall’art.4, comma 2, del Decreto Legislativo;
d) l’indicazione – anche solo approssimativa – del valore della lite;
e) l’eventuale documento portante una clausola di mediazione demandante ad Aequitas la competenza a trattare il caso;
f) copia del versamento di quanto dovuto ad Aequitas, sia per i diritti di segreteria, sia per gli onorari a carico di parte istante, determinati in via provvisoria sulla base del Tariffario di Aequitas vigente al momento del deposito della domanda ed alla luce del valore della controversia indicato dalla parte istante stessa.
Se viene invitata in mediazione una Parte straniera, alla domanda di mediazione Parte Xxxxxxx deve allegare una traduzione di quest’ultima nella lingua della Parte Invitata straniera, a meno che in precedenza le Parti abbiano già concordato la lingua da usarsi nella mediazione. In siffatta ipotesi, la domanda di mediazione può essere direttamente redatta nella lingua previamente concordata, a condizione che quest’ultima sia una delle seguenti: inglese, francese, spagnolo, tedesco, portoghese. Resta comunque fermo quanto disposto all’art.5 bis di questo Regolamento.
Al di fuori di quanto sopra specificato, nessun altro documento è allegabile alla domanda di mediazione.
2.3. Nell’ipotesi in cui le Parti presentino congiuntamente la domanda di mediazione, in tale atto esse possono indicare di comune accordo il nome del Mediatore cui desiderano venga affidato il loro caso, a condizione che egli risulti tra quelli accreditati presso Aequitas e intenda accettare l’incarico.
2.4. Mancando il versamento di quanto indicato al precedente comma 2, lettera f), ed accertata l’inesistenza di eventuali specifici accordi scritti in deroga, la domanda di mediazione viene considerata irricevibile dalla segreteria di Aequitas, che non procederà ad attività alcuna, ná nominerà un Mediatore, ná rilascerà alcun verbale o attestazione di sorta.
Articolo 3: Registrazione della domanda di mediazione.
3.1. Tutte le domande di mediazione sono numerate progressivamente in ragione d’anno e registrate in apposito elenco in ordine cronologico di provenienza. Detto elenco è unico per tutto il territorio nazionale.
Articolo 4: Fissazione e comunicazione del primo incontro di mediazione.
4.1. Ricevuta la domanda di mediazione e se risulta versato da Parte Istante quanto dovuto, il Responsabile di Aequitas provvede tempestivamente a individuare il relativo Mediatore.
4.2. Il primo incontro di mediazione – costituito da quello preliminare, di cui al successivo art.8 – deve essere fissato dal Responsabile entro 15 giorni dal deposito della domanda, specificandone data, ora e luogo.
4.3. Il provvedimento di fissazione di detto incontro preliminare per la mediazione viene comunicato – a cura della segreteria di AEQUITAS ovvero del Mediatore nominato dal Responsabile, a ciò espressamente delegato da quest’ultimo – alle Parti indicate nella domanda di mediazione, trasmettendolo mediante ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione ai loro indirizzi specificati nella domanda stessa dalla parte istante. In loro mancanza ovvero in caso di inesattezza, Aequitas non svolgerà indagini di sorta per individuare gli indirizzi corretti.
Al provvedimento è allegata copia della domanda di mediazione.
Il medesimo provvedimento contiene anche l’indicazione della somma che le Parti Invitate in mediazione devono versare prima che la mediazione abbia corso, determinandola sulla base del vigente Tariffario e liquidandola
provvisoriamente alla luce del valore della domanda indicato dalla Parte Istante.
Articolo 4 BIS: Accettazione o rifiuto della mediazione.
4bis.1. Ricevuta la comunicazione del provvedimento di fissazione dell’incontro preliminare di mediazione e prima che esso si svolga, le Parti diverse da quella Istante, se decidono di partecipare alla Procedura, devono:
• versare le somme indicate loro dal Responsabile di Aequitas, trasmettendo alla segreteria copia della relativa attestazione di pagamento;
• far pervenire direttamente al Mediatore un documento contenente:
a) il nome e gli indirizzi completi delle Parti Invitate in mediazione nonchá dei loro eventuali rappresentanti e/o consulenti, codice fiscale compreso;
b) l’eventuale indirizzo di posta elettronica, cui intendono ricevere le comunicazioni relative al Procedimento;
c) la loro posizione circa l’oggetto e le ragioni del contendere rappresentato dalla controparte nella propria istanza di mediazione;
d) l’oggetto e le ragioni di eventuali domande che essi intendono svolgere avverso la parte istante la mediazione;
e) l’indicazione – anche solo approssimativa – delle variazioni che il valore della lite subisce per effetto delle domande di cui al punto precedente.
• inviare altresà copia di tale documento alla Parte Istante la mediazione, facendogliela pervenire con modalità e tempistiche adeguate per gli effetti di cui all'art.5, comma 6, del Decreto Legislativo.
Se aderisce alla mediazione una Parte straniera, quest’ultima deve redigere le comunicazioni di cui sopra anche in italiano, a meno che in precedenza le Parti abbiano già concordato la lingua da usarsi nella mediazione. In siffatta ipotesi, l’atto di accettazione della mediazione può essere direttamente redatto nella lingua previamente concordata, a condizione che quest’ultima sia una delle seguenti: inglese, francese, spagnolo, tedesco, portoghese. Resta comunque fermo quanto disposto all’art.5 bis di questo Regolamento.
Nessun altro documento è allegabile a tali comunicazioni delle Parti Invitate in mediazione.
4bis.2. Ricevuta la comunicazione del provvedimento di fissazione dell’incontro preliminare di mediazione e prima che esso si svolga, le Parti diverse da quella Istante, se decidono invece di non partecipare alla Procedura, possono far pervenire direttamente al Mediatore una comunicazione, in cui esse manifestano tale loro intenzione. Xxxxxxxx documento verrà allegato dal Mediatore al verbale di chiusura della Procedura di mediazione, a condizione che la comunicazione, indirizzata a lui ovvero alla segreteria di Aequitas, non sia stata espressamente qualificata come “riservata” dal mittente.
4bis.3. Le comunicazioni, di cui ai commi precedenti, devono avvenire con qualsiasi mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione di quanto trasmesso o comunicato.
Articolo 5: Luogo di svolgimento del procedimento e scelta del Mediatore.
5.1. Se le Parti hanno di comune accordo scelto un Mediatore tra i professionisti aderenti a Aequitas, il Responsabile ne prende atto e – salva la presenza di ragioni ostative – il professionista cosà indicato condurrà la Procedura.
5.2. In caso contrario, il Responsabile sceglierà il nominativo del Mediatore seguendo i seguenti criteri:
• competenza specifica del Mediatore, cui consegue il suo inserimento in uno o più elenchi per aree di specializzazione, cui sono divisi i mediatori aderenti ad Aequitas;
• competenze linguistiche del Mediatore;
• localizzazione geografica del Mediatore, ferma la sua competenza specifica, da ritenersi comunque prevalente rispetto alla localizzazione;
• turnazione all'interno degli singoli elenchi di specializzazione.
5.3. Il procedimento di mediazione potrà svolgersi:
• presso la sede di Aequitas;
• ovvero presso lo studio del Mediatore nominato;
• ovvero presso la struttura di altri organismi di mediazione, con cui Aequitas abbia concluso apposite convenzioni, anche per singoli affari di mediazione;
• ovvero presso altro luogo specificamente indicato dal Responsabile;
• ovvero presso altro luogo liberamente e concordemente scelto dalle Parti insieme al Mediatore.
In ogni caso, le Parti e il loro Mediatore potranno modificare di comune accordo il luogo inizialmente designato dal Responsabile, segnalando a quest’ultimo la loro intenzione, che si intenderà tacitamente approvata salva tempestiva opposizione.
5.4. Anche nel determinare il luogo della mediazione, il Responsabile terrà conto – per quanto possibile, ma senza obbligo alcuno – della localizzazione geografica di tutte le parti in lite, preferendo un luogo contiguo alle Parti stesse o da tutte equidistante. Nell’effettuare siffatta valutazione, il Responsabile prenderà pure in considerazione la localizzazione geografica dei mediatori disponibili, ivi compresi – in mancanza di propri mediatori nel luogo ritenuto più idoneo – quelli di altri organismi con cui siano state sottoscritte apposite convenzioni, anche per singoli affari di mediazione.
5.5. Previo accordo delle Parti, la mediazione può svolgersi anche in via telematica, secondo le modalità tecniche che da loro verranno concordate insieme al Mediatore. Acconsentendo di svolgere in via telematica la mediazione, le Parti accettano che l’eventuale Conciliazione possa perfezionarsi mediante modalità che potrebbero anche non consentire di ottenere l’efficacia esecutiva mediante il meccanismo di cui all’art.12 del Decreto Legislativo.
Articolo 5 BIS: Lingua della mediazione.
5bis.1. La mediazione si svolge in lingua italiana, a meno che le Parti concordino con Aequitas l’uso di una lingua diversa.
L’intenzione di usare una lingua diversa dall’italiano va indicata nella domanda di mediazione ovvero nella comunicazione di accettazione della mediazione, specificando la lingua che si vorrebbe impiegare.
Articolo 6: Dichiarazione di indipendenza e di imparzialitå del
Mediatore.
6.1. Per ogni singolo caso affidatogli, il Mediatore deve sottoscrivere una dichiarazione in cui attesti la sua assoluta indipendenza ed imparzialità rispetto alle parti nonchá la sua neutralità ed assenza di qualsiasi interesse attuale o passato rispetto alla controversia assegnatagli. Tale dichiarazione va anche inserita dal Mediatore nel verbale della Procedura di mediazione relativo all’incontro preliminare.
6.2. L’accettazione dell’incarico importa altresà per il Mediatore l’obbligo di osservare scrupolosamente il presente Regolamento e il Codice Etico adottato da Aequitas, costituito dal Codice Europeo per i Mediatori.
6.3. Le incompatibilità per il Mediatore sono quelle definite nel Codice Etico nonchá nell’art.51 c.p.c.
Articolo 7: Pagamento tariffa per la Procedura di
Mediazione.
7.1. Le Parti che partecipano alla mediazione sono tenute in solido al pagamento dell’intero importo dovuto per il servizio di mediazione, come indicato nel Tariffario adottato da Aequitas nel momento in cui perviene la domanda di mediazione.
7.2. Fermo quanto indicato al precedente articolo 2.4., la mediazione avrà effettivamente corso solo ed unicamente se, prima del suo inizio, entrambe le Parti avranno interamente versato all’amministrazione di Aequitas l’importo provvisoriamente liquidato con detto atto, fatta eccezione per quanto stabilito all’art.13 bis.2.
7.3. Qualora risulti che, per effetto delle domande svolte dalle Parti Invitate in mediazione nei confronti di chi ha avviato la Procedura, il valore di quest’ultima risulta maggiore di quello sulla cui base il Responsabile ha provvisoriamente liquidato la tariffa dovuta per la mediazione, quest’ultimo provvede tempestivamente a indicare alle parti il conguaglio dovuto. Xxxx dovrà essere immediatamente versato alla segreteria.
7.4. La disciplina di cui al punto precedente si applica anche quando, per effetto delle trattative condotte dalle parti durante la mediazione, il valore di quest’ultima risulta maggiore rispetto a quello inizialmente indicato.
7.5. Il mancato pagamento delle integrazioni tariffarie impedisce il proseguimento della mediazione.
Articolo 8: Incontro preliminare.
8.1. Il Mediatore verifica la presenza delle Parti coinvolte dalla mediazione e l’avvenuto pagamento di quanto da loro rispettivamente dovuto per la mediazione.
8.2. Se tutte le Parti sono presenti ovvero hanno aderito per iscritto alle mediazione e se, in ogni caso, esse hanno corrisposto quanto dovuto, il Mediatore concorda con le Parti stesse una nuova data per la prosecuzione della mediazione. Ciò vale anche qualora accettino di partecipare alla mediazione solo alcune delle Parti Invitate e – con il consenso della Parte Istante – la mediazione possa essere utilmente esperita anche solo nei loro confronti.
8.3. Se le Parti Invitate non sono invece presenti all’incontro preliminare e nemmeno hanno previamente comunicato per iscritto di aderire alla mediazione, pagando nel contempo il corrispettivo per il servizio, il Mediatore dichiara chiusa la procedura, redigendo il relativo verbale negativo. Se nemmeno compare la Parte Istante, il Mediatore dichiara chiusa la Procedura per rinuncia di quest’ultima alla mediazione.
Articolo 9: Conduzione della Procedura di Mediazione.
9.1. Preliminarmente il Mediatore presenta la Procedura alle Parti, adeguatamente informandole in merito alle sue caratteristiche (ivi comprese la funzione ed i compiti del Mediatore) e alla riservatezza che la assiste, tenuto anche conto del diritto di accesso agli atti della Procedura riconosciuto alle parti. Se opportuno, il Mediatore indaga le aspettative delle Parti in merito alla Procedura stessa. Inoltre, il Mediatore discute specificamente con le Parti il contenuto, le circostanze e le conseguenze
dell’eventuale proposta di cui all’art.11 del Decreto Legislativo, ivi compresi i criteri cui attenersi nel formularla, cercando di individuare insieme alle Parti la soluzione che si ritiene più proficua per favorire una trattativa aperta ed efficace, anche alla luce del valore della controversia e del tempo che ragionevolmente può esservi dedicato.
Tale discussione può essere riproposta in qualsiasi momento della Procedura, quando ciò appare necessario al Mediatore ovvero su richiesta delle Parti.
9.2. La mediazione viene condotta senza alcuna formalità procedurale, nel modo che il Mediatore ritiene più appropriato, rispettando i desideri congiuntamente espressi dalle Parti e l’esigenza che la procedura si svolga equamente e nel modo più efficace possibile. Se necessario, la Procedura non si esaurisce in un solo incontro, quando ciò derivi da motivi attinenti all’efficacia della Procedura stessa oppure a sue reali esigenze operative.
9.3 Le Parti dovranno intervenire agli incontri personalmente o per il tramite di un procuratore debitamente informato sui fatti. Durante gli incontri le Parti potranno farsi assistere da consulenti (legali e/o tecnici) di fiducia. Nonostante la presenza di un procuratore, se lo ritiene indispensabile per il buon esito della trattativa, il Mediatore può invitare le Parti a comparire personalmente.
9.4. Il Mediatore potrà sentire le Parti e/o i loro procuratori congiuntamente o, se lo ritiene opportuno, separatamente.
9.5. Al di fuori delle sessioni separate, le Parti non possono effettuare comunicazioni riservate al Mediatore, salvo quelle necessarie a meri fini organizzativi della Procedura, che sono invece sempre ammesse.
9.6. Se necessario per garantire una piena e consapevole partecipazione alla Procedura, il Mediatore potrà invitare a ricorrere all’ausilio di consulenti la Parte che mostri di subire lo svantaggio derivante da asimmetrie informative. Qualora essa rifiuti e il Mediatore percepisca che in tali circostanze la procedura non si svolgerebbe equamente, egli è tenuto a sospendere o interrompere la Procedura stessa.
9.7. Durante il corso della mediazione, ciascuna Parte ha facoltà di esibire l’eventuale documentazione che essa ritenga utile far conoscere, ma non di procedere al suo formale deposito.
Articolo 10: Nomina di esperti.
10.1. Qualora insorgano questioni di natura tecnica, il Mediatore discute con le Parti al fine di capire se sia effettivamente necessario nominare un esperto per chiarire la situazione. Nell’ipotesi in cui si convenga sull’esistenza di tale bisogno, il Mediatore invita le Parti a individuare di comune accordo la tipologia di esperto necessaria e il professionista che riveste tali caratteristiche. In assenza di accordo tra le parti, il Mediatore suggerisce un esperto che, oltre ad avere i requisiti di legge, è considerato idoneo da Aequitas.
10.2. Xxxxxx e convocato l’esperto, le Parti individuano insieme al Mediatore il mandato da affidargli, sentendo anche i suggerimenti che all’uopo possono provenire dall’esperto stesso. Le Parti potranno altresà concordare se chiedere all’esperto un parere non motivato oppure succintamente motivato oppure diffusamente motivato.
10.3. In considerazione della tipologia e delle caratteristiche dell’incarico ricevuto, l’esperto deve indicare il compenso da lui richiesto.
10.4. L’esperto procederà a svolgere il proprio incarico solo se preliminarmente le Parti avranno integralmente saldato il suo compenso. Aequitas non assume comunque alcun obbligo pecuniario nei confronti di tale esperto
10.5. L’esperto condurrà le operazioni peritali nel modo che ritiene più opportuno, rispettando i desideri congiuntamente espressi dalle Parti e l’esigenza che la procedura si svolga equamente e nel modo più efficace possibile. Le Parti dovranno agevolare il lavoro dell’esperto.
10.6. Esaurito il lavoro peritale, l’esperto ne renderà conto in sede di mediazione, evitando di condurre autonomamente alcun tentativo di conciliazione, onde non pregiudicare l’efficacia della mediazione stessa.
10.7. In qualsiasi momento le Parti potranno accordarsi, sottoscrivendo apposito accordo nel verbale della Procedura, che il parere dell’esperto assuma valore vincolante.
Articolo 11: Sostituzione del Mediatore.
11.1. In qualsiasi momento, il Mediatore può chiedere al Responsabile di essere sostituito. Tale richiesta avverrà anche nell’ipotesi in cui il Mediatore si accorga che di non poter svolgere in modo efficace la Procedura ovvero che essa preveda il ricorso a metodologie di mediazione che richiedono il possesso di specifiche cognizioni tecniche su una determinata materia.
11.2. Motivando ciascuna delle Parti può domandare che il Responsabile provveda a sostituire il Mediatore.
Articolo 12: Durata della procedura.
12.1. Qualora il Mediatore si avveda che la Procedura, seppure caratterizzata da una trattativa leale e proficua tra le parti, rischia di superare il termine di quattro mesi fissato dall’art.6 del Decreto Legislativo, discuterà tempestivamente la situazione con le Parti stesse, onde concordare possibili soluzioni.
Tali considerazioni andranno necessariamente svolte prima che le Parti decidano di affidare a un esperto il compito di aiutarle a definire alcune questioni tecniche, la cui risoluzione appare importante per proseguire nella trattativa.
12.2. La mediazione potrà superare il termine di 4 mesi previsto dall’art.6 del Decreto Legislativo solo mediante accordo scritto fra tutte le Parti e con il consenso del Mediatore, avendo ciascuna di esse precedentemente valutato in modo adeguato tutte le implicazioni giuridiche di simile decisione, ivi comprese quelle relative alla ripresa del decorso di eventuali termini di prescrizione e/o decadenza cui siano soggetti i diritti oggetto di lite.
Detto accordo va inserito nel verbale di mediazione e sottoscritto dalle Parti tutte.
Articolo 13: Proposta ex art.11 del Decreto Legislativo.
13.1. Affinchá la proposta sia effettuata in modo ragionevole, è indispensabile che il Mediatore venga messo in grado di pronunciarsi con cognizione di causa.
13.2. Fermo il precedente principio generale, il Mediatore è obbligato a procedere nel formulare la proposta in questione solo se le Parti tutte lo richiedono congiuntamente, dandone debitamente atto nel verbale della Procedura.
In tali circostanze, qualora la richiesta venga avanzata prematuramente, il Mediatore rappresenterà alle Parti la sua impossibilità di pronunciarsi allo stato in modo adeguato, essendo necessario procedere ad approfondire la cognizione del caso. Qualora le Parti insistano, non potendosi astenere il Mediatore provvederà a esaudire il desiderio delle parti, enunciando però nelle premesse della proposta stessa le condizioni nelle quali egli è costretto a pronunciarsi.
Nell’ipotesi in cui durante la mediazione venga deciso di richiedere il parere a un esperto, le Parti potranno anche concordare che il parere da lui reso sia incorporato nella formale proposta formulata dal Mediatore ai sensi dell’art.11 del Decreto Legislativo.
Prima di procedere a formulare la formale proposta di cui all’art.11 del Decreto Legislativo, il Mediatore si accerta se le Parti intendono effettivamente da lui ottenere una valutazione con tali effetti giuridici ovvero se esse intendono in realtà avere una proposta informale, destinata a restare confinata nell’ambito della Procedura di mediazione.
13.3. In assenza di una richiesta congiunta delle Parti, la formulazione della proposta di cui all’art.11 del Decreto Legislativo rappresenta una facoltà per il Mediatore, che verrà esercitata nel seguente modo:
• nelle controversie trasfrontaliere, il Mediatore si asterrà sempre dal formulare la formale proposta in questione, onde assicurare un servizio di mediazione che rientri nell’ambito di applicazione della direttiva 52/2008/CE;
• nelle controversie interne (ad eccezione di quelle in materia di responsabilità civile derivante dalla circolazione di veicoli e natanti, alle quali si applica invece quanto disposto all’art.13 bis), fermo restando il rispetto fissato al punto n.2 di questo articolo, il Mediatore:
o se il valore della controversia non è superiore a 30.000,00 euro, potrà in ogni caso formulare la formale proposta;
o se il valore della controversia è invece superiore alla somma sopra indicata,
▪ in occasione della discussione preliminare con le Parti durante il primo incontro di mediazione, il Mediatore valuterà se il riservarsi l’esercizio di detta facoltà possa in realtà rappresentare un ostacolo ad una proficua e aperta trattativa tra le parti. Qualora egli ravvisi detto rischio o le parti – congiuntamente o anche solo una di esse – manifestino una forte avversione ovvero una riserva avverso l’esercizio di tale facoltà, il Mediatore terrà debitamente conto di detta esigenza;
▪ qualora, durante il corso della mediazione, le Parti concordemente decidono di avvalersi di un esperto tecnico senza indicare limiti in merito all’uso delle risultanze derivanti dall’attività dell’esperto, il Mediatore potrà formulare la proposta alla luce di quanto emerso grazie all’intervento dell’esperto stesso;
• resta comunque salva la libertà delle parti di richiedere successivamente di comune accordo la formulazione della formale proposta, cui il Mediatore dovrà adempiere.
13.4. Fermo sempre il rispetto del principio generale fissato al punto n.2 del presente articolo, il Mediatore potrà sempre procedere a formulare alle Parti proposte di conciliazione in modo informale durante tutto il corso della trattativa, che resteranno però completamente riservate e non verranno mai trascritte sul verbale della Procedura di mediazione.
13.5. In ogni caso, qualunque proposta formuli il Mediatore, egli dovrà sempre curare che quanto da lui suggerito alle Parti non comporti la violazione di norme imperative o dell’ordine pubblico, rispondendo del proprio operato anche nei confronti di Xxxxxxxx.
Articolo n.13 bis: Proposta ex art.11 del Decreto Legislativo nelle controversie interne in materia di responsabilitå civile derivante dalla circolazione di veicoli e natanti.
13bis.1. Ferma l’applicabilità di quanto previsto al precedente art.13, commi 1-2-4-5, nelle controversie che non hanno carattere trasfrontaliero in materia di responsabilità civile derivante dalla circolazione di veicoli e natanti, il Mediatore eserciterà la facoltà di formulare la proposta di cui all’art.11 del Decreto Legislativo sulla base delle informazioni fornite dalle Parti e dei documenti da loro esibiti.
13bis.2. Nel caso in cui una o più parti non partecipino o cessino di partecipare alla mediazione, il Mediatore eserciterà la facoltà di cui al comma precedente sulla base delle informazioni fornite e dei documenti esibiti dai partecipanti, a condizione che – se Parte Invitata non ha aderito alla mediazione – Parte Xxxxxxx abbia previamente saldato per intero il pagamento della quota a suo carico per la mediazione.
Articolo n.14: Termine della mediazione.
14.1 Se le Parti trovano il modo per comporre amichevolmente la loro controversia, esse procedono a redigere il testo dell’accordo, che verrà allegato dal Mediatore al verbale della Procedura, ovvero a dettarne al Mediatore le condizioni, sà che egli le trascriva sul verbale stesso.
Non è compito del Mediatore assistere le Parti al riguardo, dovendosi semplicemente limitare – se del caso – a suggerire loro di richiedere eventualmente l’assistenza di appositi consulenti, qualora esse ne siano rimaste sprovviste durante tutto il corso della Procedura.
Il verbale della Procedura e gli eventuali allegati portanti la Conciliazione vanno necessariamente sottoscritti personalmente dalle Parti ovvero dai loro procuratori, a ciò debitamente delegati, dinanzi al Mediatore. Prima di sottoscrivere la Conciliazione, questi ultimi devono adeguatamente documentare i loro poteri. Il Mediatore procede quindi ad autenticare, per gli effetti di cui agli art.11 e 12 del Decreto Legislativo. Le eventuali procure devono essere allegate al verbale della Procedura.
14.2. Quanto sopra non impedisce comunque alle Parti di definire in qualsiasi momento la loro lite al di fuori della Procedura di mediazione. In tale eventualità, tuttavia, l’accordo non potrà essere incorporato nel verbale della Procedura, che verrà semplicemente chiusa poichá le Parti non hanno più interesse a coltivarla. Ciò comporterà che l’accordo cosà stipulato non
potrà beneficiare delle agevolazioni previste dal Decreto Legislativo, tra cui il procedimento di omologazione ai sensi del suo art.12.
14.3. Se le Parti non si accordano, il Mediatore verbalizza che la Procedura è chiusa ovvero procede – in base a quanto indicato all’art.13 o 13 bis del presente Regolamento – a formulare la formale proposta ai sensi dell’art.11 del Decreto Legislativo e secondo il meccanismo là previsto.
14.4. In qualsiasi momento, il Mediatore dichiara altresà chiusa la Procedura:
• se le Parti non si presentano ovvero abbandonano la mediazione;
• se il Mediatore si rende conto che, alla luce della condotta delle parti, è inutile protrarre ulteriormente la trattativa.
14.5. Una volta chiusa per qualsiasi motivo una Procedura di mediazione, la stessa non può più essere riaperta. Ciò non impedisce tuttavia alle Parti di proporre una nuova domanda di mediazione per la medesima vicenda, sostenendone il relativo costo. E’ comunque consentito alle Parti Invitate, che non abbiano partecipato ad una mediazione ovvero che non abbiano prestato il loro consenso alla Conciliazione invece raggiunta tra gli altri partecipanti alla mediazione, aderire successivamente alla Conciliazione stessa, se quest’ultima prevedeva tale possibilità. In tale ipotesi, chi voglia aderire è tenuto a segnalare la propria intenzione alle Parti che avevano sottoscritto la Conciliazione nonchá a presentare apposita domanda alla segreteria di Aequitas. Se nulla osta, il Mediatore procederà poi a redigere un verbale, in cui attesta che gli interessati in questione sono comparsi dinanzi a lui e che in tali circostanze hanno aderito alla già esistente Conciliazione sottoscrivendola in sua presenza.
Articolo n.15: Verbale della Procedura.
15.1. Il verbale deve indicare i dati delle Parti e degli eventuali consulenti presenti nonchá quelli degli assenti.
All’inizio del verbale, il Mediatore deve rendere la propria dichiarazione di indipendenza, di cui all’art.6.1.
15.2. Oltre agli elementi di cui al punto precedente, è ammesso che il verbale riporti solo i seguenti eventuali dati:
• i desideri espressi dalle Parti in merito alla conduzione della Procedura e che esse intendono formalizzare;
• le decisioni assunte dalle Parti insieme al Mediatore oppure quelle adottate da quest’ultimo in merito alla conduzione della Procedura, fra cui:
o eventuali rinvii a nuovi incontri;
o la nomina di un esperto e tutto quanto riconducibile o conseguente a tale attività, come indicato dai precedenti articoli di questo Regolamento;
o l’accordo per l’eventuale prosecuzione della mediazione oltre il termine di 4 mesi previsto dall’art.6 del Decreto Legislativo, concluso alle condizioni di cui all’art.12.2 del presente Regolamento;
o la dichiarazione di chiusura della Procedura, unitamente a uno dei seguenti elementi:
▪ la Conciliazione, se raggiunta;
▪ la formale proposta, formulata ai sensi dell’art.11 del Decreto Legislativo, e le posizioni espresse al riguardo dalle Parti, fermo tutto quanto xxxxxxx in proposito nelle altre disposizioni di questo Regolamento;
▪ la mera dichiarazione che la Procedura si chiude senza la Conciliazione.
15.3. In qualsiasi modo la Procedura termini, il Mediatore deposita il verbale e gli eventuali suoi allegati, di cui al punto precedente, presso la segreteria di Aequitas il giorno stesso in cui la mediazione è stata da lui chiusa.
Articolo n.16: Antiriciclaggio e altre norme imperative.
16.1. Aequitas ed i propri Mediatori sono soggetti alla normativa antiriciclaggio.
16.2. Se il Mediatore riesce a ravvisare che la Conciliazione comporta la violazione di norme imperative o di ordine pubblico, lo rappresenta alle Parti, suggerendo loro di ricercare soluzioni alternative che siano lecite, e rifiuta di trasfondere la Conciliazione nel verbale di mediazione. Se le Parti non modificano la loro posizione, il Mediatore pone termine alla Procedura. Ciò fermo, se le Parti contestano ulteriormente l’operato del Mediatore, in via assolutamente eccezionale e stante la gravità della situazione a causa della condotta assunta dalle Parti nei confronti del Mediatore, egli ha la
facoltà di esprimere a verbale le ragioni della sua perplessità ed informa il Responsabile di Xxxxxxxx.
Articolo n.17: Scheda di valutazione.
17.1. Al termine di ogni Procedura di mediazione, tutte le Parti ricevono la scheda per la valutazione del servizio ricevuto, che sono invitate a restituire debitamente compilata alla segreteria di Xxxxxxxx, inoltrandola anche per via telematica.
Articolo n.18: Diritto di accesso.
18.1. Fermo restando quanto previsto dall’art. 9, comma 2, del Decreto Legislativo, le Parti hanno diritto di accesso agli atti conservati e custoditi dal Responsabile di Aequitas nell’apposito fascicolo registrato e numerato nel registro degli affari di mediazione, di cui al Decreto del Ministero della Giustizia 18 ottobre 2010, n.180. Il diritto di accesso è soggetto ai limiti indicati all’art.7, comma 6, di detto Decreto.
18.2. Aequitas provvederà a conservare copia dei procedimenti trattati per un triennio dalla data della loro conclusione.
Articolo 19: Riservatezza.
19.1. La Procedura di mediazione è assistita dalle garanzie di riservatezza di cui agli art.9 e 10 del Decreto Legislativo, al cui integrale rispetto sono tenute sia le Parti ed i rispettivi consulenti, sia Aequitas unitamente al proprio personale e ai propri Mediatori, sia gli eventuali esperti nominati in sede di mediazione, sia tutti coloro che a qualsiasi titolo partecipino agli incontri di mediazione. Partecipando alla Procedura di mediazione, tutti i citati soggetti si impegnano a mantenere riservato quanto oggetto di discussione in tale sede.
19.2. A meno di un espresso accordo scritto tra le parti, ná il Mediatore ná il Responsabile potranno mai agire in qualità di giudice, arbitro, difensore,
consulente o rappresentante di una delle Parti nel contesto di qualsiasi procedimento (giudiziario, arbitrale o altro procedimento similare) avente per oggetto la lite sottoposta loro nel contesto della Procedura di mediazione ovvero sia ad essa inerente o comunque ricollegabile. Lo stesso vale per gli eventuali esperti nominati in sede di mediazione.
19.3. A chiunque è fatto divieto assoluto di registrare in qualunque modo una Procedura di mediazione o anche solo una sua fase, seppure di minima durata.
19.4. Fatta eccezione per quanto stabilito all’art. 4bis.2, i documenti, esibiti da una Parte in circostanze diverse dalla sessione congiunta, sono considerati come “riservati” nei confronti delle altre Parti presenti in mediazione, a meno che la Parte esibente rimuova in qualsiasi modo il vincolo di riservatezza. Tuttavia i documenti, esibiti in qualunque circostanza durante la mediazione, sono sempre considerati come “riservati” nei confronti delle Parti Invitate che non hanno aderito alla mediazione.
19.5. Le informazioni, trasmesse al Mediatore dalle Parti durante le sessioni separate, vengono considerate come “riservate” solo se esse sono state espressamente qualificate come tali dalla Parte che le comunica in tali circostanze.
Articolo 20: Gratuito patrocinio.
20.1. Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda, la Parte Istante la mediazione, che richiede di poter beneficiare del gratuito patrocinio, è tenuta a depositare presso la segreteria apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, debitamente autenticata, nonchá a produrre – a pena di inammissibilità della domanda di mediazione – la documentazione necessaria a comprovare la veridicità di quanto dichiarato.