Contract
Accordo di adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, previsto dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018, e successive modifiche
Il soggetto richiedente,
PREMESSO CHE
- l’articolo 1 del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, e successive modificazioni, disciplina la fatturazione elettronica e la trasmissione telematica delle fatture o dei relativi dati;
- la legge 27 dicembre 2017, n. 205 (legge di Bilancio per il 2018), ha introdotto, dal 1° gennaio 2019 e con riferimento alle cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti e stabiliti in Italia, l’obbligo di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (di seguito “SdI”) gestito dall’Agenzia delle entrate (di seguito “Agenzia”), salve le specifiche esclusioni stabilite dall’articolo 10-bis, del decreto-legge 23 ottobre 2018, n. 119, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2018, n. 136, e dall'articolo 9-bis, comma 2, del decreto-legge 14 dicembre 2018, n. 135, convertito, con modificazioni, dalla legge 11 febbraio 2019, n. 12;
- con il provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018, e successive modifiche, sono state definite, tra l’altro, le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, utilizzando il SdI;
- con il provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 5 novembre 2018, e successive modifiche, sono state disciplinate le modalità per il conferimento/revoca delle deleghe per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica;
- l’Agenzia, in conformità alle citate disposizioni, ha previsto l’attivazione di un servizio gratuito di consultazione e acquisizione dei file delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI;
- in caso di mancata adesione al suddetto servizio di entrambe le parti del rapporto economico – cedente/prestatore o cessionario/committente – l’Agenzia memorizza e rende consultabile e scaricabile l’intero file della fattura elettronica solo fino all’avvenuto recapito della stessa al destinatario; una volta consegnata la fattura, l’Agenzia cancella i dati non fiscali, unitamente al dato fiscale relativo alla descrizione dell’operazione, mentre conserva esclusivamente i “dati fattura”, cioè i dati fiscalmente rilevanti di cui all’articolo 21 del decreto del presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 ad esclusione dei dati di cui al comma 2, lettera g), e alle altre disposizioni tributarie nonché i dati necessari a garantire il processo di fatturazione elettronica attraverso il SdI, di cui all’Allegato B del provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018. Tali “dati fattura” sono resi disponibili in consultazione al soggetto IVA che non abbia effettuato l’adesione, fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento.
- il suddetto servizio è realizzato e gestito dal partner tecnologico Sogei S.p.A., società in house del Ministero dell’economia e delle finanze, in virtù degli specifici accordi contrattuali in essere con l’Agenzia stessa,
ADERISCE
Al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici ed accetta integralmente quanto di seguito disciplinato.
Art. 1 - Premessa ed oggetto
La premessa è parte integrante del presente Accordo che ha ad oggetto il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici.
Art. 2 - Condizioni generali del Servizio
L’Agenzia mette a disposizione il servizio gratuito di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, accessibile previa espressa adesione da effettuarsi direttamente mediante apposita funzionalità resa disponibile nell’area riservata del sito web dell’Agenzia stessa oppure, per gli operatori IVA, attraverso gli intermediari di cui all’articolo 3, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322, appositamente delegati al servizio stesso.
In tale ambito, l’Agenzia, in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali in nome e per conto del Titolare/operatore IVA, memorizza e archivia i dati dei file delle fatture in una banca dati dedicata, al fine di consentirne la ricerca, la consultazione e il download, ai soggetti che risultano cedenti/prestatori o cessionari/committenti.
In presenza di adesione effettuata da almeno una delle parti del rapporto economico – cedente/prestatore o cessionario/committente – l’Agenzia memorizza i dati dei file delle fatture elettroniche nella loro interezza e li rende disponibili per la consultazione e il download esclusivamente al soggetto che ha effettuato l’adesione (soggetto IVA o consumatore finale) e, in caso di adesione da parte di un operatore IVA, ad un intermediario appositamente delegato dallo stesso. Sono rese disponibili in consultazione le fatture emesse e ricevute dal giorno successivo a quello in cui è resa disponibile l’attestazione di adesione al servizio.
I file delle fatture elettroniche memorizzati sono comunque cancellati entro 60 giorni dal termine del periodo di consultazione (quindi entro 60 giorni a partire dal 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI).
In ogni caso vengono memorizzati i “dati fattura”, così come descritti in premessa, fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento, ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi nei quali l’Agenzia sia parte e detti dati vengano in rilievo.
Resta fermo che, nel caso di adesione al servizio di conservazione, il file sarà conservato per 15 anni, così come previsto dall’accordo di conservazione, e per le sole finalità indicate dal predetto accordo.
Art. 3 - Recesso dal Servizio
Il recesso dal servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici è effettuato mediante la medesima funzionalità resa disponibile nell’area riservata del sito web dell’Agenzia oppure attraverso gli intermediari di cui all’articolo 3, comma 3, del d.P.R. n. 322 del 1998, appositamente delegati al suddetto servizio.
Il recesso è immediatamente efficace e comporta l’interruzione del servizio di consultazione di tutte le fatture emesse e ricevute dal giorno successivo a quello in cui è resa disponibile l’attestazione di avvenuto recesso dal servizio.
A seguito del recesso non saranno più consultabili neanche le fatture emesse e ricevute nel periodo in cui vigeva l’adesione al servizio, ferma restando la possibilità, prima del recesso, di effettuare il download (anche massivo) di tutti i file delle fatture emesse e ricevute nel periodo di vigenza dell’accordo. Anche in caso di successiva nuova adesione al servizio le predette fatture non saranno più consultabili.
In caso di recesso effettuato, nel medesimo periodo, sia dal cedente/prestatore che dal cessionario/committente, l’Agenzia, ferma restando la memorizzazione dei “dati fattura”, cancella i file delle relative fatture.
Art. 4 – Responsabile del trattamento dei dati personali
L’Agenzia con la sottoscrizione del presente Accordo viene nominata responsabile del trattamento dei dati personali necessari all’esecuzione dei compiti previsti nello stesso, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio (di seguito “Regolamento”).
Il Responsabile ha il dovere di trattare i dati personali, direttamente o indirettamente, nel rispetto della “Normativa in materia di protezione dei dati personali”, nonché secondo le istruzioni generali allegate al presente Accordo.
Il Responsabile, accettando la nomina, conferma la sua diretta ed approfondita conoscenza degli obblighi che si assume in relazione a quanto disposto dal Regolamento e si impegna a procedere al trattamento dei dati – laddove questo sia necessario all’esecuzione delle prestazioni affidate – attenendosi al rispetto della normativa vigente e alle istruzioni generali riportate nell’Allegato 1.
Il Responsabile dichiara, altresì, di presentare garanzie sufficienti, in termini di conoscenze specialistiche, affidabilità e risorse, per mettere in atto le misure tecniche e organizzative adeguate, al fine di trattare i dati personali in maniera conforme al Regolamento. Ogni mutamento che possa sollevare incertezze sul mantenimento delle suddette garanzie dovrà essere tempestivamente segnalato al Titolare.
Il Titolare accetta, attraverso l’espressa adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, che l’Agenzia si avvalga di Sogei S.p.A., in qualità di partner tecnologico e sub-responsabile del trattamento, per la realizzazione e la gestione del citato servizio.
Alla Sogei S.p.A. sono imposti gli stessi obblighi dell’Agenzia in materia di trattamento di dati personali di cui al presente accordo, con particolare riferimento all’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate, secondo i requisiti previsti dal Regolamento.
L’Agenzia, ai sensi dell’articolo 82, paragrafo 2, del Regolamento (Ue) 679/2016, risponde per il danno causato dal trattamento in caso di inadempimento degli obblighi di cui al medesimo Regolamento o qualora agisca in modo difforme o contrario rispetto alle legittime istruzioni del Titolare del trattamento.
Fermo restando quanto previsto dal paragrafo precedente in caso di violazione delle disposizioni del Regolamento, l’Agenzia, ai sensi dell’articolo 82, paragrafo 3, del Regolamento stesso, è esonerata da responsabilità nei confronti del soggetto che aderisce al servizio (o nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente, ad esso collegati), per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del servizio, se dimostra che l’evento dannoso non gli è in alcun modo imputabile.
Pertanto, l’Agenzia non è responsabile ove gli eventi dannosi siano connessi o derivanti da:
- fatture elettroniche trasmesse e ricevute, tramite il SdI, contenenti dati non accurati, o non corretti, o in un formato diverso da quello previsto, o non completi, o di scarsa qualità;
- forza maggiore o caso fortuito (anche nella fattispecie di fatto del terzo);
- situazioni oggettivamente al di fuori della sfera di controllo e delle possibilità di intervento dell’Agenzia.
Si approva specificamente ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile la clausola di cui all’articolo 3 – Recesso dal servizio.
Allegato 1
ISTRUZIONI GENERALI DEL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
(ALLEGATE ALL’ACCORDO DI SERVIZIO PER LA CONSULTAZIONE E ACQUISIZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE O DEI LORO DUPLICATI INFORMATICI)
1 Il Responsabile è autorizzato a trattare, per conto del Titolare, i dati personali necessari per le finalità connesse allo svolgimento delle attività oggetto dell’Accordo.
2 Il Responsabile non esegue nessun tipo di trattamento che non sia attinente allo scopo dei servizi offerti attraverso il presente Accordo, non può inoltre diffondere, né comunicare dati, salvo che in adempimento di un obbligo di legge o in esecuzione di un ordine dell’Autorità Giudiziaria.
3 Il Responsabile ha l’obbligo di trattare tali dati in modo lecito, corretto e trasparente e nel rispetto di tutti i principi di cui all’articolo 5 del Regolamento.
4 Il Responsabile ha l’obbligo di mettere in atto le misure tecniche ed organizzative atte a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio presentato dal trattamento di tali dati,
in particolare di distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso, accidentale o illegale, di tali dati quando trasmessi, conservati o comunque trattati.
5 Il Responsabile, incluso chiunque agisca sotto la sua autorità ed abbia accesso ai dati personali, è tenuto alla riservatezza delle informazioni acquisite durante lo svolgimento delle attività per conto del Titolare.
6 Il Responsabile garantisce che le persone autorizzate al trattamento che operano sotto la sua autorità:
abbiano avuto la piena conoscenza dell’Accordo e delle presenti istruzioni generali; abbiano ricevuto, e ricevano, la formazione necessaria in materia di protezione dei dati personali;
si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.
7 La durata dell’autorizzazione al Responsabile ad effettuare, per conto del Titolare, i trattamenti di dati personali, gestiti nell’ambito delle attività disciplinate dall’Accordo, coincide con la durata dello stesso.
8 Il Responsabile adempie agli obblighi di cui all’articolo 30, paragrafi da 2 a 4, del
Regolamento, in relazione alle attività di trattamento svolte per conto del Titolare.
9 Il Responsabile prende atto espressamente dell’obbligo disposto dall’articolo 28, paragrafo 3, lettera g), del Regolamento da adempiere al termine della prestazione dei servizi relativi al trattamento di dati personali, resi in forza dell’Accordo.
10 Il Responsabile è autorizzato in via specifica, ai sensi dell’articolo 28, paragrafo 2, del Regolamento, ad avvalersi della Sogei S.p.A. quale Sub-Responsabile, in virtù dei rapporti contrattuali in essere.