CAPITOLATO D’APPALTO
CAPITOLATO D’APPALTO
CONCESSIONE DI SERVIZI AI SENSI DEGLI ARTT. 164 E SEG. D.LGS. 50/2016 E S.M.I. PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E REALIZZAZIONE DEL IX SIMPOSIO INTERNAZIONALE SULLA FRAGOLA ISS2020 E EVENTI CORRELATI (MACFRUIT, PRE e POST TOURS, XXXXX SCHOOL) MEDIANTE PROCEDURA NEGOZIATA EX ART.36 C.2 LETT. B D.LGS 50/2016 - UNIVERSITA’ POLITECNICA DELLE MARCHE – D3A
CIG: 7586923EE8 - NUMERO DI GARA: 7165972 PREMESSE
Il Dipartimento di Scienze Agrarie, Alimentari ed Ambientali dell’Università Politecnica delle Marche (D3A) si è aggiudicato l’organizzazione in Italia del 9° ISHS Strawberry Symposium (ISS2020), che si svolgerà presso il Palacongressi di Rimini dal 2 al 5 maggio 2020 e nell’ambito di MACFRUT il 6 maggio 2020, e comprenderà anche un pre-tour nelle principali aree produttive dell’Italia meridionale dal 30 aprile al 2 maggio 2020, un post-tour nelle principali aree produttive dell’Italia settentrionale il 7-8 maggio 2020, conferenze tecniche nell’ambito di MACFRUT il 6 maggio 2020 e una Xxxxx School ad Ancona presso D3A l’8 maggio 2020.
La proposta, presentata dal D3A ( in seguito denominato PROMOTORE dell’evento) assieme al Dipartimento di Scienze Cliniche, Specialistiche e Odontostomatologiche dell’Università Politecnica delle Marche ((DISCO) e al Consiglio per la Ricerca in Agricoltura e l’Analisi dell’Economia Agraria (CREA), è stata votata a maggioranza dall’Assemblea generale dell’8° ISHS International Strawberry Symposium (ISS2016), tenutosi a Quebec City nell’Agosto 2016.
Il D3A ha siglato un accordo con ISHS per la realizzazione dell’ISS2020, identificando come conveners il Xxxx. Xxxxx Xxxxxxxx del D3A, il Xxxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx del DISCO e il Xxxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx del CREA e assumendo l’impegno di organizzare il simposio secondo il regolamento ISHS. D3A, DISCO e CREA hanno stipulato un accordo di collaborazione al fine di organizzare congiuntamente il simposio internazionale della fragola denominato “ISS2020” e gli eventi correlati sopra descritti. Le Parti hanno, inoltre, concordato di affidare l’organizzazione operativa dell’evento ad un’agenzia specializzata (PCO Professional Congress Organizer) da identificare per la massima capacità, competenza, efficienza e garanzia di costi, nel rispetto della normativa vigente.
ART. 1 – Oggetto della concessione
La concessione di servizi, indetta con Determina del Direttore del Dipartimento nr. 258 del 1/08/18, ha per oggetto l’“Organizzazione, gestione e realizzazione del IX Simposio Internazionale sulla Fragola ISS2020 ed eventi correlati”, come elencati nelle premesse e di seguito descritti, ivi compresa l’organizzazione degli spostamenti e l’organizzazione logistica dei pre e post-tours e della Xxxxx School prevista ad Ancona.
ART. 2 – Descrizione dei servizi richiesti
I SERVIZI IN CONCESSIONE SONO NEL DETTAGLIO I SEGUENTI:
1. ATTIVITÀ DI SEGRETERIA ORGANIZZATIVA E LOGISTICA (Prima, durante e post congressuale):
Attività gestionale “Sponsor” (aziende, partner commerciali, istituzioni, varie che dovranno essere reperite dal concessionario);
Selezione mailing, Contatti, Accordi preventivi, Contratti, Pratiche ministeriali;
Sopralluoghi sede con Aziende Sponsor;
Attività gestionale “Quote d’iscrizione” (Aziende e Xxxxxxx);
Gestione e aggiornamento mailing iscritti;
Redazione report periodici (status Aziende e Xxxxxxx); conferme avvenuta iscrizione;
Attività di segreteria di “Supporto al Comitato scientifico”;
Gestione e aggiornamento mailing Relatori e Moderatori ai fini della stesura del programma scientifico – Corrispondenza Relatori su indicazione del Comitato Scientifico;
Stampa e divulgazione durante il convegno del programma e di materiale divulgativo;
Attività di travelling management: coordinamento, supervisione e gestione delle prenotazioni alberghiere di tutti i partecipanti agli eventi (Relatori, Moderatori, Ospiti/Invitati, Espositori, ecc.).Gli alberghi selezionati devono essere consorziati AIA PALAS ; per l’effetto il concessionario per la presente attività dovrà relazionarsi con il Consorzio AIA PALAS, che ha la gestione del servizio booking presso il Palacongressi di Rimini, e con il quale potrà accordarsi liberamente per definirne le modalità di gestione;
Accoglienza Delegati e Sponsor;
Gestione trasferimenti esperti invitati dagli aeroporti verso Rimini;
Organizzazione di “eventi sociali” di vario genere per gli accompagnatori dei partecipanti al Congresso interessati a questi eventi extra (tour turistici);
Monitoraggio delle attività Congressuali.
2. SERVIZIO DI TESORERIA E SEGRETERIA AMMINISTRATIVA
Contabilità entrate e uscite con aggiornamento mensile dell’avanzamento dei dati consuntivi, confrontati con i valori previsti a budget (saldi consuntivi confrontati con saldi da bilancio preventivo). Gli aggiornamenti potranno avere, a richiesta del promotore, cadenza settimanale o finanche giornaliera negli ultimi mesi che precederanno l’evento.
Fatturazione sponsorizzazioni e quote d’iscrizione.
Consulenze avvocato/commercialista per contratti particolari.
3. GESTIONE DEGLI SPAZI E I SERVIZI DELLA SEDE CONGRESSUALE (Compresi rapporti contrattuali con Palacongressi di Rimini e con MACFRUT per gli spazi all’interno della manifestazione)
Sede dell’evento dal 2 al 5 maggio 2020, presso il Palacongressi di Rimini
Il Promotore ha già provveduto a confermare gli spazi congressuali presso il Palacongressi di Rimini, includendo la tempistica dedicata alla fase degli allestimenti e dis-allestimenti, segnatamente a:
• nr. 1 sala plenaria fino a 1000 persone, n. 3 sale per sessioni parallele (3 gg)
• area reception + back office (3 gg)
• area espositiva/poster per circa 1.250 mq. Lordi (3 gg)
• area ristorazione interna all’area espositiva (3 gg).
Il Concessionario dovrà provvedere alla definitiva regolamentazione contrattuale relativa all’utilizzo dei suddetti spazi congressuali con il Palacongressi di Rimini assumendo a suo carico tutti gli obblighi e impegni contrattuali conseguenti.
Sede dell’evento del 6 maggio 2020, presso MACFRUT, presso Quartiere Fieristico Rimini Da definire in collaborazione con XXXXXXX:
• sale e spazi per workshop e attività divulgative/dimostrative (1 gg)
• area espositiva/poster (1 gg)
• area ristorazione interna all’area espositiva (1 gg).
4. ALLESTIMENTI DEGLI SPAZI CONGRESSUALI ED ESPOSITIVI
Segnaletica e cartellonistica interna ed esterna, negli spazi comuni e all’interno delle sale ed allestimenti vari. Tali servizi saranno oggetto di accordi tra la sede congressuale e il CONCESSIONARIO al fine di ottenere le migliori soluzioni possibili.
5. IMPIANTI TECNICI E ASSISTENZA
Dotazioni di base per ciascuna sala lavori:
• Video-proiettore, pc, schermo, radiomicrofoni, freccia laser.
Assistenza tecnica durante l’evento.
Tali servizi saranno oggetto di accordi tra la sede congressuale e il CONCESSIONARIO al fine di ottenere le migliori soluzioni possibili.
6. SERVIZI DI RISTORAZIONE
I servizi di ristorazione previsti dal 2 al 6 maggio sono da includere nella quota di iscrizione dei partecipanti, come da programma di seguito dettagliato:
Congresso presso Palacongressi di Rimini (base 700 pax): Sabato 2 maggio (ore 18.00): Welcome cocktail
Domenica 3 maggio - 2 coffee breaks, 1 pranzo self-service, Get Together party (cena)
Lunedi 4 maggio - 2 coffee break, 1 pranzo self-service. Martedi 5 maggio - 2 coffee break, 1 pranzo self-service. Incontri tecnici presso MACFRUT Fiera di Rimini Mercoledi 6 maggio - 2 coffee break, 1 pranzo self-service
Gli altri servizi di ristorazione previsti per le altre attività (punto 13), tours pre- e post-congressuali (punto 13), Xxxxx school, nonché il Gala dinner del 5 maggio, programma per accompagnatori, etc. saranno prezzati singolarmente (es. Gala dinner) o a pacchetto (pre e post tour) solo per i partecipanti che lo richiederanno e sono a carico dei singoli partecipanti in aggiunta alla quota di iscrizione.
Nell’offerta per il Welcome cocktail dovrà essere previsto come minimo snack salati (finger food) e dolci( finger food), frutta e bevande (prosecco o equivalente, bibite analcoliche, acqua) ; per i coffee breaks dovranno almeno essere previste bevande calde e fredde (caffè normale e decaf., thè, succhi e acqua), una porzione di dolce e una porzione di salato a persona; i pranzi dovranno essere composti come minimo da un primo, un secondo, verdura, frutta e bevande; il menù per il Gala dinner dovrà essere composto come minimo da un Welcome cocktail, due primi, due secondi, verdura, frutta , bevande e vino rosso e bianco.
7. GESTIONE OSPITALITÀ RELATORI - OSPITI
Il CONCESSIONARIO dovrà definire i piani di ospitalità e viaggio per i Relatori Invitati, selezionati dal comitato scientifico e organizzativo e procedere all’emissione di relativa biglietteria aerea, ferroviaria e prenotazioni alberghiere, con invio di tutta la documentazione di conferma delle prenotazioni individuali, come di seguito indicato:
• Si stima la partecipazione di nr. Massimo di 20 Relatori Invitati, provenienti sia da Paesi EU che da Paesi extra EU, per i quali il CONCESSIONARIO si farà carico delle spese di viaggio ( in economy class), di registrazione al congresso (con tutti i servizi inclusi) e della Cena di Gala, nonché di alloggio in hotel a 4 stelle per l’intera durata dell’evento.
• L’amministrazione appaltante - PROMOTORE comunicherà personalmente (tramite la segreteria scientifica) con ciascun relatore e manterrà il CONCESSIONARIO informato in tempo reale mediante C/c e-mail.
Il CONCESSIONARIO dovrà inoltre fornire costante supporto ed assistenza alla Invited Speaker in loco durante il Congresso.
8. GESTIONE SISTEMAZIONE ALBERGHIERA ESPOSITORI
Il CONCESSIONARIO effettuerà l’attività di coordinamento, supervisione e gestione delle prenotazioni alberghiere degli espositori con le stesse modalità indicate all’art. 2.1.
9. PERSONALE DI ASSISTENZA, HOSTESS, STEWARD E VARI
Personale di assistenza alle fasi di svolgimento dell’evento (hostess, steward ecc. da definire in base al programma dell’evento e alle specifiche necessità). Tali servizi saranno oggetto di accordi tra la sede congressuale e il CONCESSIONARIO al fine di ottenere le migliori soluzioni possibili.
10. KIT CONGRESSUALE
Preparazione di un kit congressuale per ciascuno iscritto al simposio, comprendente una borsa con blocco appunti, penne, personalizzato con il logo dell’evento.
11. SPESE DI RAPPRESENTANZA
Il CONCESSIONARIO dovrà sostenere i costi di trasferta (viaggio in Economy Class, vitto e alloggio in strutture a 4 stelle) relativi alla partecipazione della delegazione italiana agli eventi, dal 2018 al 2020, a carattere promo-commerciale e di public relation, per sopralluoghi alla sede congressuale ed altre possibili visite e meeting del comitato organizzatore. La delegazione italiana sarà composta da un massimo di 3 persone. Si prevedono un numero massimo di 7 viaggi, di cui 3 (tre) in Italia, 2 (due) in paesi EU e 2 (due in Paesi extra EU.
12. COMUNICAZIONE, PROMOZIONE, INVITI, SITO WEB, UFFICIO STAMPA
Realizzazione e gestione di un sito web dedicato, dall’assegnazione dell’incarico fino al 31.05.2020, newsletter, spotlights, etc.;
Attività di divulgazione su piattaforme social (Twitter, Istagram, Facebook, etc.);
Materiale di comunicazione e divulgazione: Save the date; programma preliminare (folder); programma definitivo; locandine; manifesti tabellari; carta intestata e relative buste; attestati, inviti;
Catalogo espositori;
Piano di marketing e progetto di partecipazione ad aventi futuri fino al 2020 per ottenere la massima partecipazione e coinvolgimento all’edizione 2020 (stand promozionali, gadget, iniziative speciali, ecc.);
Ufficio stampa con le seguenti caratteristiche: organizzazione conferenze stampa, inserzioni, publiredazionali, comunicati, interviste su organi stampa regionali, nazionali ed internazionali, redazionali, rapporti e coinvolgimento di organi di stampa nazionali ed internazionali, etc..;
Preparazione di report su risultati di diffusione stampa nazionale e internazionale;
Attività di collegamento con gli uffici stampa dell’ISHS, UNIVPM, CREA, CNR, ENEA e di altre istituzione coinvolte nell’organizzazione dell’evento (Ministeri, Regioni, etc.);
Xxxxxx xxxxxxx per: domande di partecipazione aziende, istituzioni, partner, ecc – invio save the date, programma preliminare, locandine. Consegna pacchi e servizi logistici.
13. TOURS E ATTIVITA’ COLLEGATE
Pre-tour al SUD (non incluso nella quota iscrizione – base 100 pax; il “pacchetto” deve includere minimo i servizi di seguito riportati)
Giovedì 30 Aprile
Ritrovo a Napoli presso l’aeroporto e/o Stazione FFSS e servizio Bus per accompagnare i partecipanti durante l’intero tour e poi fino a Rimini
Arrivo a Parete alle ore 10.00 presso COOP Sole (APOFRUIT)
Coffe break
Visita stabilimento e campi di coltivazione
Pranzo
visita campo sperimentale CIV/Xxxxxxx/Salvi
coffee break
ore 16.00 partenza per Metapontino
cena e pernottamento Venerdì 1 maggio
intera giornata a disposizione per visitare le 4/5 strutture di riferimento (Planitalia, Nova SiriGenetics, ASSOFRUIT, Piraccini, Apofruit)
2 coffee break
1 pranzo
Cena e pernottamento a Matera
Sabato 2 maggio
Ore 8,00 partenza per Rimini-Palacongressi
1 pranzo
1 coffee break
Post-tour al NORD (non incluso nella quota iscrizione base 100 pax; “pacchetto” deve includere i servizi di seguito riportati)
Giovedì 7 Maggio
servizio Bus con partenza da Rimini che accompagnerà i partecipanti per i due giorni del tour
ore 10.00 Arrivo al CIV, San Xxxxxxxx (Ferrara)
coffee break
visita campi sperimentlai CIV
pranzo
14.00 partenza per Verona
16.00 visita campi sperimentali e stabilimento APOSCALIGERA
coffee break
cena e pernottamento in Verona Venerdì 8 maggio
ore 7.00 partenza per Pergine
9.00 visita Sant'Orsola
coffee break
pranzo
14.00 visita FEM, San Xxxxxxx all'Adige
coffee break
Rientro a Verona/Milano
Xxxxx School – Ancona (non incluso nella quota iscrizione base 20 pax; “pacchetto” deve includere i servizi di seguito riportati)
Trasferimento Rimini Ancona - giovedì 7 Maggio
2 pernottamenti ad Xxxxxx
x 0 xxxxxx xxxx-xxxxxxx
x Collegamento con aeroporti di partenza (da concordare)
Programma per gli accompagnatori (4 o 5 Maggio)
Offerta visita a località turistiche locali per gli accompagnatori – da definire (costi/quote non incluse nella quota di iscrizione). Gala dinner (non inclusa nella quota di iscrizione).
ART. 3 – Durata della concessione
La concessione decorrerà dalla data di stipula del relativo contratto, e avrà una durata presunta di 20 (venti) mesi.
Il CONCESSIONARIO è comunque tenuto a garantire la gestione di tutti i servizi di cui al presente Capitolato fino al termine dei servizi affidati, anche qualora tutti o parte degli stessi terminasse in un momento successivo a quello previsto nel comma di cui sopra.
Tutte le prestazioni oggetto del contratto dovranno essere concluse con buon esito al termine dell’evento “tour post congressuale”.
Si precisa che, comunque, l’esaurimento delle prestazioni oggetto dell’affidamento non dovrà intendersi coincidere con la conclusione dell’evento congressuale.
Xxxxxx infatti ritenersi prestazioni contrattuali a carico del CONCESSIONARIO anche:
- la consegna del rendiconto di tutte le attività svolte: il rendiconto dovrà essere redatto secondo un sistema di contabilità separata;
- la corresponsione a favore dell’amministrazione appaltante - PROMOTORE della percentuale, così come formulata nell’Offerta economica, sulle quote di iscrizione al convegno meglio descritte al successivo art.4 (quote di iscrizione per ISHS members, NON-ISHS members, Students e One day Registration - escluse le quote di iscrizione ad eventi correlati).
- la ripartizione degli eventuali utili, di cui all’art. 6 a favore dell’Amministrazione Appaltante - PROMOTORE).
Il rendiconto sarà visionato e approvato dall’Amministrazione Appaltante - PROMOTORE.
Eventuali interruzioni del servizio dovute a causa di forza maggiore non daranno luogo a responsabilità alcuna per entrambe le parti né ad alcun conseguente indennizzo.
In caso di interruzioni del servizio per cause imputabili al Concessionario, la Stazione appaltante si riserva di addebitare allo stesso tutti i danni e le maggiori spese che eventualmente dovessero conseguire.
ART. 4 – Modalità di svolgimento dei servizi
I servizi devono essere svolti nel rispetto del presente Capitolato, dei regolamenti e della normativa vigente.
Il CONCESSIONARIO è tenuto, a semplice richiesta dell’Amministrazione Appaltante, a fornire prova di aver regolarmente soddisfatto gli obblighi di legge, anche mediante esibizione delle certificazioni e autorizzazioni previsti nel settore di attività.
Durante il periodo compreso tra l’affidamento del servizio e il termine dei lavori oggetto della concessione il CONCESSIONARIO è tenuto a contattare il Referente del D3A, il Dipartimento dall’Amministrazione appaltante - PROMOTORE del Simposio, qualora si rendano necessari ulteriori accordi in merito alle modalità di svolgimento dei servizi.
Per lo svolgimento del Simposio, il CONCESSIONARIO dovrà prendere contatto direttamente con il Direttore dell’Esecuzione così come individuato all’art. 14.
Dovrà inoltre essere individuato dal CONCESSIONARIO un referente, quale interlocutore principale nei rapporti con l’Amministrazione Appaltante, come meglio specificato all’art.14.
Le registrazioni dei partecipanti saranno incassate e fatturate dal CONCESSIONARIO. Le quote di iscrizione sono divise per categorie di partecipanti, in dettaglio:
ISHS members Euro 500,00
Non- ISHS members Euro 600,00
Student Registrations Euro 300,00
One day Registrations Euro 150,00
Excursions (pre e post symposium tours) Euro 200,00
Gala dinner Euro 50,00
Cultural Programm Euro 100,00
Xxxxx School Euro 150,00
La quota di iscrizione “Student Registration” spetta alle seguenti categorie di soggetti: studenti, neo- laureati, dottorandi, assegnisti ed eventuali altre categorie equiparabili.
Il CONCESSIONARIO ha il compito di prevedere la copertura degli impegni assunti dal PROMOTORE nei confronti di XXXX e nello specifico l’acquisto delle copie di ACTA HORTICULTURAE, al prezzo di € 158,00 a copia (quotazione definita dal contratto firmato tra PROMOTORE e ISHS), che verranno stampate e distribuite da ISHS a ciascun partecipante regolarmente iscritto al Simposio (ISHS members, Non-ISHS members, students, con esclusione degli iscritti al “One day Registrations”).
La quota di partecipazione ai lavori congressuali dei relatori-ospiti (nel numero massimo di 20 unità) è a carico del CONCESSIONARIO.
L'esecuzione delle attività oggetto del presente capitolato e il regolare adempimento di tutte le prescrizioni contrattuali saranno periodicamente controllati e verificati dell’Amministrazione appaltante - PROMOTORE con la collaborazione di ITALIAN EXHIBITION GROUP (IEG).
Come previsto alla voce “Servizio Tesoreria e Segreteria Amministrativa”, la gestione “di cassa” dell’evento è a cura del CONCESSIONARIO (entrate dalle Aziende, entrate dalle quote di iscrizione ed uscite per spese previste nel presente documento) con la diretta supervisione dell’
dall’Amministrazione appaltante - PROMOTORE, che attraverso il Direttore dell’Esecuzione, avrà poteri di verifica sul livello di ogni attività svolta per la migliore riuscita dell’evento nonché sulla contabilità delle entrate e uscite dell’evento.
Si specifica che:
‐ in merito al livello di attività del CONCESSIONARIO, il Direttore dell’Esecuzione avrà in qualsiasi momento la facoltà di verifica dell’operato del CONCESSIONARIO e/o dei suoi addetti e laddove riscontrasse l’applicazione di standard diversi dai parametri qualitativi previsti e/o comunque inidonei ad assicurare la migliore riuscita dell’evento, potranno indicare le soluzioni da porre tempestivamente in essere, pena la risoluzione di diritto ex art. 1456 c.c. del contratto di Appalto e fatto salvo il risarcimento del danno;
‐ in merito alla contabilità delle entrate e uscite dell’evento, il Direttore dell’Esecuzione avrà la facoltà di richiedere il bilancio consuntivo dell’evento e, qualora lo ritenga, ottenere in visione i documenti di supporto. Il CONCESSIONARIO si impegna ad operare nella massima trasparenza ed a mettere in condizione il/gli incaricati dall’Amministrazione appaltante - PROMOTORE di ottenere ogni supporto e di visionare ogni qualsiasi documento fosse necessario (comprese le scritture contabili ed i documenti fiscali) al fine di un’integrale comprensione dei citati bilanci consuntivi dell’evento.
ART. 5 – Accesso ai locali
Il CONCESSIONARIO dovrà garantire il libero accesso alle sedi congressuali, in occasione dei lavori del Simposio e non, al personale dell’Amministrazione Appaltante - PROMOTORE o di altre imprese autorizzate da quest’ultima. L’Amministrazione Appaltante - PROMOTORE non assume responsabilità alcuna circa ammanchi o danni imputabili al suddetto personale.
Durante lo svolgimento del servizio il CONCESSIONARIO deve garantire, sempre ed ovunque e a richiesta, l’accesso agli incaricati dell’Amministrazione Appaltante - PROMOTORE anche al fine di esercitare eventuali controlli circa l’efficienza e la regolarità del servizio stesso.
In tutti i locali degli stabili e negli spazi pertinenti è vietata a chiunque la vendita di oggetti o manufatti di qualsiasi genere, fatto salvo il materiale didattico predisposto in occasione del convegno.
Il CONCESSIONARIO curerà con oneri a proprio carico lo smaltimento dei rifiuti.
ART. 6 – Ammontare della Concessione di Servizi
Il valore stimato della concessione, ai sensi dell’art. 167 del D.Lgs 50/2016 e ss.mm.ii.,calcolato sulla base dei potenziali ricavi presunti e non garantiti, è pari a € 524.500,00 (oltre IVA).
Tale valore è stimato considerando un numero di 700 partecipanti al congresso (400 ISHS members, 150 Non-ISHS members, 100 Student Registrations, 50 One Day Registrations). Tale cifra comprende anche 100 partecipanti per singolo tour, 140 accompagnatori, 600 partecipanti alla Gala dinner e 20 partecipanti alla Xxxxx School.
Tale stima è stata calcolata tenendo conto del quadro delle entrate derivanti dall’organizzazione e gestione dei servizi relativi ai precedenti Simposi (2016-Canada; 2008-Spagna) e approvato dalla segreteria ISHS, secondo i seguenti parametri:
- 700 quote di iscrizione a congresso + partecipazione ad eventi correlati: € 414.500,00
- somme percepite da sponsorizzazioni da parte di terzi (privati o pubblici): € 110.000,00
Il valore indicato rappresenta una stima e come tale non si deve ritenere valore di ricavo in alcun modo garantito dall’Amministrazione appaltante essendo il rischio operativo interamente trasferito al CONCESSIONARIO.
Ai sensi del combinato disposto dell’art. 3 co. 1 lett. vv e dell’art. 165 D.Lgs 50/2016 e ss.mm.ii. la controprestazione a favore del concessionario consiste infatti unicamente nel diritto di gestire funzionalmente e sfruttare economicamente il servizio oggetto della presente concessione con assunzione in capo allo stesso del rischio operativo legato alla gestione dei servizi oggetto della presente concessione.
Non è pertanto prevista la corresponsione da parte dell’Ateneo, di alcun corrispettivo nei confronti dell’affidatario del servizio.
Il CONCESSIONARIO quindi otterrà la propria remunerazione dalla gestione degli incassi delle iscrizioni e degli sponsor, salvo quanto previsto alla lettera b) del comma seguente, tenendone idonea rendicontazione.
Il concessionario si impegna a corrispondere al Promotore quanto indicato nell’offerta economica al rialzo rispetto alla percentuale minima del 15% sulle quote di registrazione al convegno, così come indicate all’art. 4 limitatamente alle quote di iscrizione per ISHS members, NON ISHS members, Students e One day Registration.
Resta inteso che:
a) In caso di xxxxxxx e fino al pareggio di bilancio, nessun compenso è previsto per l’Amministrazione appaltante - PROMOTORE; tutti gli oneri sostenuti, compresa l’eventuale perdita, saranno a carico del CONCESSIONARIO che ha assunto il rischio di impresa;
b) In caso di utile, questo sarà ripartito come segue: il 70% a favore del CONCESSIONARIO e il 30% a favore dell’Amministrazione appaltante - PROMOTORE che lo ripartirà in parti uguali tra le
3 istituzioni organizzatrici dell’evento (D3A; DISCO; CREA) come stabilito nell’accordo di collaborazione. Tale pagamento dovrà essere effettuato dal CONCESSIONARIO entro e non oltre 30 gg dall’approvazione del rendiconto finale.
ART. 7 – Personale qualificato
Ogni attività relativa ai servizi oggetto del presente appalto deve essere svolta da personale professionalmente adeguato e regolarmente assunto dal CONCESSIONARIO.
Il CONCESSIONARIO è tenuto a far sì che sia sempre assicurata la presenza di un congruo numero di unità di personale in relazione ai vari servizi, e comunque sempre nel rispetto di quanto indicato nell’offerta tecnica.
Tutto il personale addetto al servizio di ristorazione deve essere professionalmente qualificato e costantemente aggiornato sulle mansioni a cui è adibito.
L’Amministrazione Appaltante – PROMOTORE resta estranea ad ogni relazione tra il CONCESSIONARIO e il suo personale.
L’Amministrazione Appaltante – PROMOTORE si riserva il diritto di richiedere al CONCESSIONARIO la sostituzione del personale ritenuto non idoneo al servizio per comprovati motivi. In tal caso il CONCESSIONARIO dovrà provvedere a quanto richiesto senza che ciò possa costituire motivo di maggior onere per l’Amministrazione appaltante.
ART. 8 – Oneri del CONCESSIONARIO
Il CONCESSIONARIO è tenuto ad applicare, nei confronti di tutto il personale adibito alle attività oggetto del presente Capitolato, condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai vigenti contratti collettivi nazionali di categoria.
Sono a carico del CONCESSIONARIO tutti gli obblighi e gli oneri assicurativi infortunistici, assistenziali o previdenziali, di cui l’Impresa stessa è la sola responsabile, con l'esclusione di ogni diritto di rivalsa e di indennizzo nei confronti della stazione appaltante da parte della medesima.
Il CONCESSIONARIO dovrà, pertanto, provvedere al pagamento di ogni onere relativo al proprio personale dipendente ed in particolare delle retribuzioni, dei contributi assicurativi e assistenziali. Il CONCESSIONARIO, entro sette giorni dall’assunzione della gestione dei servizi di cui al presente Capitolato, è tenuto a comunicare il numero, le generalità e le posizioni contributive di tutto il personale impiegato. Ogni qual volta dovesse provvedere alla sostituzione del personale impiegato, entro una settimana dalla variazione, dovrà presentare i nuovi dati.
Ogni eventuale responsabilità in materia di sicurezza antinfortunistica è a carico del Concessionario.
ART. 9 – Responsabilità del concessionario
Il CONCESSIONARIO è l’esclusivo responsabile di ogni e qualsiasi danno derivante:
- da negligenza, imprudenza o imperizia;
- dall’inosservanza delle vigenti normative o delle prescrizioni del presente Capitolato;
- dall’inosservanza delle direttive impartite dall’Appaltante per l’esecuzione del servizio.
La responsabilità del CONCESSIONARIO si estende sia ai danni derivanti a persone o cose da errore o negligenza nell'esecuzione del servizio, sia a quelli che possono verificarsi per la mancata predisposizione di mezzi di prevenzione o per il mancato tempestivo intervento in casi di emergenza, restando a suo completo ed esclusivo carico qualsiasi risarcimento senza diritto a rivalsa o compensi da parte dell’Amministrazione aggiudicatrice.
Fatte salve eventuali conseguenze penali e l’eventuale risoluzione del contratto, il CONCESSIONARIO è tenuto al risarcimento di tutti i danni di cui sopra.
Qualora per la riparazione dei danni in questione si rendessero necessari specifici interventi, questi ultimi ed i materiali occorrenti saranno a carico del Concessionario e così pure il risarcimento degli eventuali danni provocati dall'esecuzione degli interventi stessi.
ART. 10 – Rendicontazione
Il CONCESSIONARIO è tenuto a fornire all’Amministrazione Appaltante una rendicontazione dei servizi erogati, con i relativi importi, come più volte già precisato nei precedenti articoli.
ART. 11 – Penali
In caso di mancate o non conformi prestazioni rispetto a quanto indicato e descritto nel capitolato e/o nell’offerta prestazionale, verrà applicata una penale variabile tra lo 0,3% (zerovirgolatrepercento) e l’1% (unpercento) dell’importo contrattuale di cui all’art. 6, per ogni inadempimento riscontrato e a seconda della gravità del medesimo.
In caso di ritardi nell’esecuzione del servizio verrà applicata una penale calcolata in misura giornaliera compresa tra lo 0,3‰ (zerovirgolatrepermille) e l’1‰ (unpermille) dell’ammontare contrattuale da determinare in relazione all’entità delle conseguenze legate al ritardo della prestazione e comunque entro il limite massimo di cui all’art. 113 bis del D.Lgs 50/2016 e ss.mm.ii.. Si precisa che saranno ritenute di elevata gravità, a titolo meramente esemplificativo e come tale non esaustivo: la mancata funzionalità del sito; la mancata prenotazione di alberghi, voli aerei/biglietti treno; la non funzionalità del sito web del Congresso per registrazione e invio abstract; la mancata fornitura del Conference Kit; il mal funzionamento delle iscrizioni on line; la mancata o incompleta realizzazione operativa, durante tutta la durata del Congresso, ivi incluse le fasi di preparazione e smantellamento strutture; la mancata elaborazione dei consuntivi di esercizio; problemi nell'organizzazione dei tours (pre e post) e della xxxxx school; gravi carenze nell'organizzazione dei coffee-break, welcome cocktail, pranzi, gala dinner, cena sociale; ecc ..
La valutazione della gravità dell’inadempimento e la conseguente commisurazione della penale sono di esclusiva competenza dell’Amministrazione appaltante e, pertanto, il CONCESSIONARIO non potrà sollevare alcuna eccezione in merito. L’Amministrazione Appaltante- – PROMOTORE provvederà ad inviare contestazione scritta, tramite posta elettronica certificata all’indirizzo comunicato dall’affidatario, in merito alle circostanze che costituiscono inadempienza contrattuale, indicando la misura della penalità che intende applicare. L’affidatario, ricevuta la contestazione, dovrà fornire entro 48 (quarantotto) ore dal ricevimento della contestazione le giustificazioni richieste all’Amministrazione Appaltante – PROMOTORE, il quale valuterà in merito all’applicazione della sanzione, dandone corrispondente comunicazione all’affidatario entro il termine massimo di 5 (cinque) giorni. L’affidatario può richiedere la revisione della misura della sanzione entro 10 (dieci) giorni dalla ricezione della comunicazione di irrogazione della stessa.
Il pagamento delle penali dovrà essere effettuato dal CONCESSIONARIO entro il termine di 15 giorni naturali, successivi e continui dalla richiesta formale dell’Amministrazione Appaltante - PROMOTORE.
In caso di mancato pagamento le somme predette saranno automaticamente incamerate dall’Appaltante dalla garanzia definitiva, con semplice provvedimento amministrativo.
Alla terza contestazione, cui non siano seguite giustificazioni ritenute valide, l’Amministrazione Appaltante – PROMOTORE avrà facoltà di risolvere il contratto con danni a carico dell’affidatario. A tale scopo l’Amministrazione Appaltante – PROMOTORE procederà all’incameramento della cauzione, fatto salvo il diritto ad ottenere il risarcimento del maggior danno.
ART. 12 – Risoluzione del contratto e clausola risolutiva espressa
L'Amministrazione Appaltante si riserva l’insindacabile facoltà di risolvere il contratto ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 1456 c.c. nei casi di inadempimento delle seguenti obbligazioni:
a) mancato inizio dell’affidamento alla data stabilita;
b) violazione delle norme che disciplinano il subappalto;
c) interruzione non motivata dei servizi in concessione;
d) in caso di deficienze o reiterata violazione delle disposizioni del presente Capitolato, di leggi o regolamenti che rendano impossibile la regolare prosecuzione della concessione.
In tale ultimo caso il CONCESSIONARIO verrà preventivamente diffidato ai sensi dell’art. 1454 c.c. Per qualsivoglia altro inadempimento non espressamente contemplato nei precedenti paragrafi si farà luogo alla risoluzione del contratto ai sensi di legge.
Qualora si riscontri l’insorgere di uno dei casi di risoluzione sopra specificati, l’Amministrazione appaltante - PROMOTORE notificherà all’affidatario l’addebito, con invito a produrre le proprie deduzioni entro il termine di cinque giorni dalla data di notifica. Dopo tale data, in mancanza di controdeduzioni ritenute valide, il contratto sarà risolto di diritto.
In caso di risoluzione del contratto, l’Amministrazione Appaltante - PROMOTORE potrà procedere senza bisogno di messa in mora e con semplice provvedimento amministrativo all’incameramento della garanzia definitiva di cui all’art. 103 del D.Lgs. 50/2016, fatte salve l’azione per il risarcimento del danno subito ed ogni altra azione che l’Amministrazione Appaltante - PROMOTORE ritenesse opportuno intraprendere a tutela dei propri interessi.
Nella medesima ipotesi graveranno sul soggetto inadempiente le spese che l’Amministrazione Appaltante – PROMOTORE dovesse eventualmente sostenere per espletare una nuova procedura diretta all’individuazione di un nuovo contraente.
ART. 13 – Direttore dell’esecuzione del contratto
Ai sensi degli artt. 101 e 111 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., l’Amministrazione appaltante - PROMOTORE verifica il regolare andamento dell'esecuzione del contratto da parte del
Concessionario attraverso l’operato del Responsabile Unico del procedimento (RUP) e del Direttore dell'Esecuzione del contratto che si coordinano tra loro al fine di verificare e vigilare sul rispetto delle prescrizioni contrattuali.
Il Direttore dell'esecuzione provvede pertanto al coordinamento, alla direzione e al controllo tecnico- contabile dell'esecuzione del contratto.
Il Direttore dell’Esecuzione verrà individuato dalla Stazione Appaltante e sarà cura della medesima comunicare il nominativo al Concessionario.
ART. 14 – Verbale di avvio dell’esecuzione e di avvenuta ultimazione delle prestazioni del contratto
Il Direttore dell’esecuzione del contratto provvederà a redigere apposito verbale di avvio dell’esecuzione del contratto sottoscritto dal CONCESSIONARIO.
Al termine del contratto il Direttore dell’esecuzione del contratto, effettuata la verifica di regolarità, redige, in duplice copia, il verbale di ultimazione delle prestazioni sottoscritto anche dal CONCESSIONARIO.
Il Direttore dell’esecuzione del contratto rilascia il certificato attestante l’avvenuta ultimazione delle prestazioni.
ART. 15– Verifica di conformità
Ai sensi dell’art. 102 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., le prestazioni del servizio saranno sottoposte a verifica di conformità; il Responsabile Unico del procedimento, coadiuvato dal Direttore dell’esecuzione e in particolare previa acquisizione di specifica relazione redatta dal medesimo, provvederà al rilascio del certificato di regolare esecuzione ex art. 102, co. 2 D.Lgs 50/2016 e ss.mm.ii. oppure ad una dichiarazione da cui risulti che l’impresa è incorsa in inadempienze e rilievi, debitamente contestati, per i quali ricorre l’applicazione delle penali contrattuali.
Le attività di verifica di conformità sono dirette a certificare che le prestazioni contrattuali sono state eseguite a regola d’arte in conformità e nel rispetto delle condizioni, modalità e termini e previsioni previsti nel contratto, nonché nel rispetto delle leggi di settore.
ART. 16 – Garanzia definitiva
Prima della stipula del contratto, il CONCESSIONARIO si obbliga a produrre la garanzia definitiva nelle forme e nella misura indicata e prevista nell’art. 103 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii..
La garanzia, se prestata in forma di polizza fideiussoria, dovrà contenere l’espressa rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’art. 1957, co. 2, del codice civile nonché l’operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta della stazione appaltante.
Si precisa altresì che la cauzione potrà essere presentata nell’importo ridotto nelle ipotesi di cui all’art. 93, co. 7, del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii. e per usufruire di dette riduzioni l’operatore economico segnala, in sede di offerta, il possesso dei relativi requisiti e lo documenta nei modi prescritti dalle norme vigenti.
La cauzione definitiva viene prestata a garanzia dell’adempimento di tutte le obbligazioni del contratto e del risarcimento dei danni derivanti dall’eventuale inadempimento delle obbligazioni stesse. L’Amministrazione appaltante - PROMOTORE ha il diritto di valersi della cauzione per le cause esplicitate all’art. 103 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., nonché in tutte le altre ipotesi previste dal presente contratto e dal Capitolato.
Il CONCESSIONARIO è obbligato a reintegrare la garanzia di cui l’Amministrazione appaltante - PROMOTORE abbia dovuto valersi, in tutto o in parte, durante l’esecuzione del contratto.
Il CONCESSIONARIO si obbliga, altresì, a produrre copia conforme all’originale di polizza per la responsabilità civile prestatori di lavoro, relativa alla propria attività aziendale.
ART. 17 – Stipula del contratto
Le condizioni offerte dal CONCESSIONARIO sono per lui vincolanti a tutti gli effetti contrattuali. La presentazione dell’offerta e la sottoscrizione del capitolato da parte dell’affidatario equivalgono a dichiarazione di:
- perfetta conoscenza ed incondizionata accettazione della legge, dei regolamenti e di tutte le norme che regolano espressamente la materia, oltre che del contenuto del presente capitolato;
- accettazione delle attività oggetto del presente affidamento.
Il contratto di concessione sarà stipulato, a pena di nullità, in modalità elettronica in una delle forme di cui all’art. 32, co. 14 D.Lgs 50/2016 e ss.mm.ii..
Il CONCESSIONARIO dovrà presentare, entro il termine previsto in sede di gara per la stipula del contratto, la documentazione prevista nel presente capitolato comprensiva della cauzione. Ove non provveda, ovvero provveda in modo non conforme, l’Amministrazione appaltante - PROMOTORE, con atto motivato, potrà procedere ad annullare l’aggiudicazione e, salvo motivate ragioni, potrà affidare la concessione all’eventuale ulteriore offerente che segue nella graduatoria
Nei casi indicati all’art. 110, co. 1 del Codice, la stazione appaltante provvederà ad interpellare progressivamente i soggetti che hanno partecipato alla procedura di gara, risultanti dalla relativa graduatoria, al fine di stipulare un nuovo contratto alle medesime condizioni già proposte dall’originario aggiudicatario in sede di offerta.
ART. 18 – Divieto di cessione del contratto – subappalto
E’ vietata la cessione, anche parziale, del presente contratto.
Il subappalto è ammesso alle condizioni di cui agli artt. 174 e 105 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., entro i limiti consentiti dalla legge, per le prestazioni preventivamente dichiarate in sede di offerta.
ART. 19 – Spese, imposte e tasse
Sono a totale carico del CONCESSIONARIO tutte le spese derivanti dalla stipula del contratto.
In particolare è a totale carico del CONCESSIONARIO ogni spesa inerente e conseguente alla formalizzazione del rapporto contrattuale, xxx comprese la registrazione, la bollatura, i diritti di segreteria e di copia, nonché ogni altro onere fiscale presente e futuro che per legge non sia posto a carico dell’Amministrazione concedente.
ART. 20 – Obblighi del CONCESSIONARIO relativi alla tracciabilità dei flussi finanziari
Il CONCESSIONARIO, a pena di nullità assoluta del contratto, si dovrà impegnare ad assumere tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’art. 3 della legge n. 136/2010 s.m.i.
Ai fini di cui alla legge 136/2010 e s.m.i. riguardante la tracciabilità dei flussi finanziari, il concessionario è tenuto:
a) ad utilizzare uno o più correnti bancari o postali dedicati, anche in via non esclusiva, alle commesse pubbliche, per i movimenti finanziari relativi alla gestione del presente affidamento;
b) a comunicare alla stazione appaltante gli estremi identificativi di tali conti nonché le generalità e il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi, entro sette giorni dalla loro accensione;
c) ad utilizzare, per ogni movimento finanziario inerente il contratto, lo strumento del bonifico bancario o postale, indicando in ogni operazione registrata il codice CIG assegnato dalla stazione appaltante, salva la facoltà di utilizzare strumenti diversi nei casi espressamente esclusi dall'art. 3, comma 3, della Legge 136/2010;
d) a prevedere nei contratti che saranno sottoscritti con imprese a qualsiasi titolo interessate a servizi o forniture connessi con il presente affidamento, la clausola con la quale ciascuna di esse assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla citata legge, a pena di nullità assoluta dei contratti stessi;
e) se ha notizia dell’inadempimento agli obblighi di tracciabilità finanziaria da parte dei soggetti di cui alla precedente lettera c), a risolvere immediatamente il rapporto contrattuale con la controparte, informando contestualmente sia la stazione appaltante che la prefettura-ufficio territoriale del governo territorialmente competente.
Nel caso in cui si verifichi in contraddittorio con il concessionario l'inadempimento degli obblighi di cui all'art. 3 della citata Legge n. 136/2010, la stazione appaltante può procedere alla risoluzione del contratto sottoscritto dandone comunicazione all’affidatario tramite posta elettronica.
Ai fini della verifica prevista dal comma 9 dell’art. 3 della legge n. 136/2010 s.m.i., il CONCESSIONARIO si impegna ad inviare all’Università copia dei contratti sottoscritti con i contraenti della filiera dell’impresa a qualsiasi titolo interessati alla presente concessione, entro il termine di 10 giorni naturali successivi e continui dalla relativa sottoscrizione.
Le comunicazioni di cui al presente articolo dovranno essere effettuate dal legale rappresentante o da soggetto munito di apposita procura.
ART. 21 – Rinvio normativo
Per quanto non contemplato nel presente Capitolato, la concessione sarà regolata dalle norme contenute nel Codice Civile e dalle norme legislative e regolamentari vigenti in materia, con particolare riferimento al D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii.
ART. 22 – Foro competente
Tutte le controversie dipendenti dal conferimento della presente concessione dovranno, se possibile, essere risolte in via amministrativa attraverso l’intervento del Responsabile del Procedimento nominato dall’Amministrazione Appaltante, nel termine di 90 giorni da quello in cui ne sia stata fatta richiesta.
Tutte le controversie tra l’Amministrazione Appaltante – PROMOTORE e il CONCESSIONARIO relative alla validità, efficacia, interpretazione, esecuzione, scioglimento dell’appalto, così durante l'esecuzione come al termine del contratto, quale sia la loro natura tecnica, amministrativa o giuridica, che non si sono potute definire in via amministrativa, sono deferite in via esclusiva al Foro di Ancona.
E’ in ogni caso escluso il ricorso alla competenza arbitrale.
ART. 23 – Tutela dei dati personali
Il CONCESSIONARIO si impegna a trattare i dati personali dei quali venga in possesso per l'esecuzione del servizio oggetto del presente capitolato nel rispetto delle disposizioni stabilite a tutela della privacy dal D.Lgs. 196/2003.
Si informa che i dati in possesso dell’Stazione Concedente verranno trattati secondo le previsioni del documento “Informativa a persone fisiche/giuridiche clienti/fornitori ai sensi dell’art. 13 del Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 – Codice in materia di protezione dei dati personali”, allegato al disciplinare, e senza alcuna altra finalità rispetto a quelle per cui sono richiesti.
ART. 24 – Diritti di proprietà
I diritti di proprietà e/o di utilizzazione e sfruttamento economico degli elaborati, delle opere dell’ingegno, delle creazioni intellettuali e di altro materiale anche didattico creato, inventato, predisposto o realizzato dal CONCESSIONARIO o da suoi dipendenti e collaboratori nell’ambito o in occasione dell’esecuzione del presente servizio rimarranno di titolarità esclusiva del Promotore che potrà quindi disporre senza alcuna restrizione la pubblicazione, la diffusione, l’utilizzo, la vendita, la duplicazione e la cessione anche parziale di dette opere dell’ingegno o materiale. Detti diritti devono intendersi ceduti, acquisiti e/o licenziati in modo perpetuo, illimitato ed irrevocabile.
Il CONCESSIONARIO si obbliga espressamente a fornire all’Amministrazione appaltante - PROMOTORE tutta la documentazione e il materiale necessario all’effettivo sfruttamento di detti
diritti di titolarità esclusiva, nonché a sottoscrivere tutti i documenti necessari all’eventuale trascrizione di detti diritti a favore dei promotori in eventuali registri od elenchi pubblici.
Art. 25 – Lingua ufficiale
La lingua ufficiale del Simposio è l’Inglese ma per i rapporti tra Amministrazione appaltante - PROMOTORE e CONCESSIONARIO è l’Italiano. Tutti i documenti, i rapporti, le comunicazioni, la corrispondenza, le relazioni tecniche sui servizi ed amministrative, le specifiche tecniche di qualsiasi genere, i capitolati, le didascalie dei disegni, e quant’altro prodotto dall’aggiudicatario nell’ambito della presente gara dovranno essere in lingua italiana ed in formato cartaceo ed elettronico.