CONVENZIONE TRA IL MINISTERO DELL’ISTRUZIONE E LA SOGEI IN APPLICAZIONE DELL’ARTICOLO 51, COMMA 2, LETTERA F-BIS DEL DECRETO-LEGGE 26 OTTOBRE 2019, N. 124, CONVERTITO, CON MODIFICAZIONI DALLA LEGGE 19 DICEMBRE 2019, N. 157
CONVENZIONE TRA IL MINISTERO DELL’ISTRUZIONE E LA SOGEI IN APPLICAZIONE DELL’ARTICOLO 51, COMMA 2, LETTERA F-BIS DEL DECRETO-LEGGE 26 OTTOBRE 2019, N. 124, CONVERTITO, CON MODIFICAZIONI DALLA LEGGE 19 DICEMBRE 2019, N. 157
INDICE
ARTICOLO 1 OGGETTO, IMPEGNO ECONOMICO E
DURATA 11
ARTICOLO 2 RUOLI E RESPONSABILITA’ DEL
MINISTERO 12
ARTICOLO 3 RUOLI E RESPONSABILITA’ DELLA
SOCIETA’ 13
ARTICOLO 4 SERVIZI DI SVILUPPO 15
ARTICOLO 5 SERVIZI DI SUPPORTO 16
ARTICOLO 6 SERVIZI DI BASE 17
ARTICOLO 7 PRODOTTI/SERVIZI SPECIFICI 17
ARTICOLO 8 BENI E SERVIZI DA ACQUISIRE 18
ARTICOLO 9 ACCORDI ESECUTIVI 20
ARTICOLO 10 PIANIFICAZIONE 21
ARTICOLO 11 RAPPORTI PERIODICI 22
ARTICOLO 12 LIVELLI DI SERVIZIO 24
ARTICOLO 13 FATTURAZIONE 26
ARTICOLO 14 PAGAMENTI 26
ARTICOLO 15 PRESTAZIONI ESTERNE 27
ARTICOLO 16 IMPEGNI DELLA SOCIETÀ 28
ARTICOLO 17 BREVETTI E DIRITTI D’AUTORE 30
ARTICOLO 18 PROPRIETÀ DEI RISULTATI E DIRITTI DI
UTILIZZAZIONE 30
ARTICOLO 19 SICUREZZA DEL SISTEMA 30
ARTICOLO 20 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 31
ARTICOLO 21 CONTROVERSIE 33
ARTICOLO 22 OBBLIGATORIETÀ ED EFFICACIA 34
ARTICOLO 23 ONERI E SPESE CONTRATTUALI 34
ARTICOLO 24 VALORE DEGLI ALLEGATI 34
CONVENZIONE TRA IL MINISTERO DELL’ISTRUZIONE E LA SOGEI IN APPLICAZIONE DELL’ARTICOLO 51, COMMA 2, LETTERA F-BIS DEL DECRETO-LEGGE 26 OTTOBRE 2019, N. 124, CONVERTITO, CON MODIFICAZIONI DALLA LEGGE 19 DICEMBRE 2019, N. 157
TRA
Il Ministero dell’Istruzione con sede in Xxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxx 00/X C.F. n. 80185250588, per il quale interviene la dott.ssa Xxxxxxxx Xxxx, nata a Casale Monferrato (AL), il 27/03/1974, in qualità di Capo Dipartimento per le risorse umane, finanziarie e strumentali.
E
la SOGEI - Società Generale d’Informatica S.p.A., con sede lega- le in Roma, via Xxxxx Xxxxxxx n. 99, iscritta al registro delle im- prese di Roma al n. 02327910580, coincidente con il numero di codice fiscale, partita IVA n. 01043931003, in persona del suo legale rappresentante pro-tempore e Amministratore Delegato, xxxx. Xxxxxx Xxxxxxx che agisce per la stipula del presente Xxxx in virtù dei poteri conferitigli dal Consiglio di Amministrazione come da delibere del 7 agosto 2018 e del 22 maggio 2019.
VISTI
- Visto l’articolo 83, comma 15, del decreto legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito con modificazioni dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, che statuisce che i diritti dell’azionista della Sogei sono esercitati dal Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento del Tesoro;
- Visto l’articolo 26 dello statuto della Società, che prevede che l’esercizio del controllo analogo è affidato al Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento delle Finanze;
- Visto l’art. 4, comma 3-ter del decreto legge 6 luglio 2012, n. 95 convertito con modificazioni dall’art. 1, comma 1 della legge 7 agosto 2012, n. 135, secondo il quale Sogei S.p.A., sulla base di apposita convenzione disciplinante i relativi rapporti nonché i tempi e le modalità di realizzazione delle attività, si avvale di Consip S.p.A. nella sua qualità di centrale di committenza, per le acquisizioni di beni e servizi;
- Visto il Decreto legislativo, n. 82 del 7 marzo 2005 e successive modifiche, che attribuisce all’Agenzia per l’Italia Digitale la responsabilità dei pareri tecnici sugli schemi di contratti e accordi quadro da parte delle pubbliche amministrazioni centrali concernenti l'acquisizione di beni e servizi relativi a sistemi informativi automatizzati per quanto riguarda la congruità tecnico-economica
- Visto l’art. 51, comma 1, decreto-legge 26 ottobre 2019, n.
124, convertito in legge, con modificazioni, dall'art. 1, comma 1, legge 19 dicembre 2019 n. 157, ai sensi del quale “al fine di migliorare l'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa ed al fine di favorire la sinergia tra processi istituzionali afferenti ad ambiti affini, favorendo la digitalizzazione dei servizi e dei processi attraverso interventi di consolidamento delle infrastrutture, razionalizzazione dei sistemi informativi e interoperabilità tra le banche dati, in coerenza con le strategie del Piano triennale per l'informatica nella pubblica amministrazione, la Società di cui all'articolo 83, comma 15, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, può offrire servizi informatici strumentali al raggiungimento degli obiettivi propri delle pubbliche amministrazioni e delle società pubbliche da esse controllate indicate al comma 2. L'oggetto e le condizioni della fornitura dei servizi sono definiti in apposita convenzione”;
- Visto il decreto-legge 9 gennaio 2020, n. 1, recante “Disposizioni urgenti per l'istituzione del Ministero dell'istruzione e del Ministero dell'università e della ricerca”, convertito, con modificazioni dalla legge 5 marzo 2020, n. 12 e in particolare l’articolo 3, comma 9-bis, che modifica l’art. 51, comma 2, lettera f-bis), del decreto-legge 26 ottobre 2019,
n. 124, convertito in legge, con modificazioni, dall'art. 1, comma 1, legge 19 dicembre 2019 n. 157, ai sensi del quale, in
coerenza con gli obiettivi generali indicati al comma 1, il Ministero dell'istruzione, con riguardo alla gestione e allo sviluppo del proprio sistema informativo, anche per le esigenze delle istituzioni scolastiche ed educative statali nonché per la gestione giuridica ed economica del relativo personale può avvalersi della Società;
- Visto il Regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 contenente il Regolamento europeo relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.
- Visto il parere AGID numero 12/220, reso ai sensi dell’Articolo 14bis, comma 2, lettera f) del C.A.D. sul Disciplinare fra il Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato del Ministero dell’economia e delle finanze e la SOGEI, stipulato in data 26 novembre 2020 con decorrenza 1 gennaio 2021-31 dicembre 2025, con cui XxXX ha espresso il parere favorevole in merito alla congruità tecnico-economica dei Servizi offerti da SOGEI;
CONSIDERATO CHE
- il sistema informativo del Ministero dell’Istruzione necessita di adeguate funzioni per la raccolta, sistematizzazione e validazione dei dati, che ne favoriscano l’integrazione e
l’interrogazione in base alle diverse dimensioni di analisi pertinenti;
- si prevede di costruire datawarehouse e datamart che consentano ai decisori politici e amministrativi di assumere le decisioni di rispettiva competenza, nella piena consapevolezza dell’impatto di sistema e delle relative conseguenze;
- occorre sviluppare, nell’ambito del sistema informativo del Ministero dell’Istruzione, appositi strumenti per la gestione della didattica a distanza; Sogei, in virtù del ruolo di orchestratore della digitalizzazione dell’ecosistema di riferimento (Fiscalità e Finanza pubblica) esercitato storicamente e, più di recente, quello di abilitatore di interoperabilità fra ecosistemi diversi, ha dimostrato di essere in grado di perseguire, al fianco della PA, progetti informatici di integrazione utili a superare le difficoltà legate a sistemi non interoperabili garantendo la centralità e la qualità del dato;
- la presente Convenzione si rende necessaria al fine di definire la disciplina generale dei rapporti tra il Ministero dell’istruzione e Sogei ai sensi dell’art. 51, comma 2, lettera f- bis, del decreto-legge 26 ottobre 2019, n. 124, convertito in legge, con modificazioni, dall'art. 1, comma 1, legge 19
dicembre 2019 n. 157;
- ai sensi dell'articolo 26, comma 5 dello Statuto, la Società in data 11 dicembre 2020 con nota prot. n. 42245, ha provveduto a dare specifica informativa al Dipartimento delle Finanze, che
esercita il controllo analogo sulla Società ed alla struttura del Dipartimento del Tesoro che esercita i diritti dell'Azionista sulla Società al fine della verifica del mantenimento dell'equilibrio economico finanziario in relazione all'iniziativa di cui alla presente Convenzione;
- con nota del 17 dicembre 2020, prot. 43125, il Dipartimento delle Finanze e, con nota del 23 dicembre 2020, prot. n. 44023, il Dipartimento del Tesoro hanno espresso il rispettivo parere in ordine alla sottoscrizione della presente Convenzione;
CONCORDATO CHE
salva diversa esplicita indicazione, ai termini in carattere corsivo e con iniziale maiuscola viene attribuito, ai fini della presente Convenzione, il significato in appresso indicato:
- Accordo Esecutivo: indica l’atto che, disciplina i Servizi che SOGEI dovrà erogare per l’attuazione delle specifiche iniziative di interesse del Ministero dell’Istruzione come definite nei Piani Operativi;
- Codice etico: indica il documento della SOGEI, pubblicato sul sito web della stessa, recante il complesso dei principi e dei valori che la Società assume nei confronti dei propri interlocutori, ai quali debbono conformarsi i propri collaboratori anche in relazione alla prevenzione dei reati di cui al d. lgs. n. 231/2001 e successive modificazioni e integrazioni nonché alla normativa vigente in materia di anticorruzione;
- Consip, concessionaria di servizi informativi pubblici – Società per Azioni partecipata al 100% dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, la quale, come sopra specificato, ai sensi dell’art. 4, comma 3-ter del decreto legge 6 luglio 2012, n. 95 convertito con modificazioni dall’art. 1,
comma 1 della legge 7 agosto 2012, n. 135, sulla base di apposita convenzione, nella sua qualità di centrale di committenza, per le acquisizioni di beni e servizi, acquisisce gli stessi per conto di Sogei;
- Convenzione, indica il presente documento stipulato fra le Parti;
- Livelli di servizio: indica i livelli di qualità previsti per l’erogazione dei Servizi;
- Ministero, Ministero dell’Istruzione;
- Parte: indica, a seconda dei casi, il Ministero o la SOGEI;
- Parti: congiuntamente il Ministero e la SOGEI;
- Piani operativi: indica i documenti redatti dalla SOGEI che individuano gli obiettivi e le attività da svolgere per il Ministero relativamente agli specifici progetti, anche di durata pluriennale oggetto di esecuzione;
- Rapporto Periodico: indica il rapporto redatto dalla SOGEI sullo stato di avanzamento di ciascun Piano Operativo;
- Servizi: si intendono i servizi erogati da SOGEI come definiti nell’Allegato A comprensivi dell’indicazione dei relativi corrispettivi e dei livelli di servizio, già oggetto di parere
AgID 12/2020 richiamato nei visti;
- Sistema informativo: indica il Sistema Informativo del
Ministero;
- Società: indica la SOGEI - Società Generale d’Informatica S.p.A.
Articolo 1
Oggetto, impegno economico e Durata
1. La presente Convenzione regola il rapporto tra il Ministero e la Società con riguardo alla gestione e allo sviluppo del sistema informativo del Ministero, anche per le esigenze delle istituzioni scolastiche ed educative statali nonché per la gestione giuridica ed economica del relativo personale, ai sensi dell’articolo 51, comma 1, lettera f – bis, del decreto- legge 26 ottobre 2019, n. 124, convertito in legge, con modificazioni, dall'art. 1, comma 1, legge 19 dicembre 2019 n. 157.
2. Ai fini della presente Convenzione, la Società provvede alla erogazione dei Servizi in favore del Ministero previa stipula di appositi Accordi Esecutivi fra le Parti, secondo le modalità e nei limiti previsti dal successivo articolo 9.
3. Per la definizione e l’attuazione degli specifici Accordi Esecutivi e dei relativi Piani Operativi si farà fronte a carico e nei limiti degli stanziamenti annuali di bilancio previsti per le attività informatiche del Ministero.
4. Gli Accordi Esecutivi ed i relativi Piani Operativi saranno
definiti sulla base dei Servizi, individuati nell’Allegato A alla presente Convenzione denominato “Descrizione dei Servizi, Livelli di servizio e Corrispettivi” dove sono riportate la descrizione dei servizi ed i relativi corrispettivi.
5. La presente Convenzione ha validità sino al 31 dicembre 2023 e le Parti si impegnano reciprocamente ad avviare il procedimento volto all’eventuale rinnovo della presente Convenzione almeno 6 (sei) mesi pima della sua scadenza.
6. In caso di mancato rinnovo, le Parti concordano con apposito atto tutti gli adempimenti e le operazioni necessarie a garantire la prosecuzione delle attività previste dalla presente Convenzione e dagli specifici Accordi Esecutivi, senza soluzione di continuità, ivi incluso il trasferimento del know- how e delle competenze al Ministero e/o a terze parti da quest’ultimo individuate.
ARTICOLO 2
RUOLI E RESPONSABILITA’ DEL MINISTERO
1. Il Ministero, nel governo della presente Convenzione, ha il compito di:
a) provvedere alla gestione dell’iter amministrativo necessario per l’eventuale revisione degli istituti contrattuali per i quali le Parti concordino sulla necessità di variazione;
b) provvedere alla gestione dell’iter amministrativo necessario per la definizione degli Accordi Esecutivi e dei
Piani Operativi di cui all’articolo 9 della presente
Convenzione;
c) affidare alla Società, nell’ambito degli Accordi Esecutivi e dei Piani operativi progetti finalizzati allo sviluppo, evoluzione, manutenzione e conduzione di soluzioni/piattaforme, nonché alla manutenzione, evoluzione del Sistema Informativo, nonché attività di Supporto di cui all’articolo 3 comma 5;
d) presiedere, attraverso la competente “Direzione generale per i sistemi informativi e la statistica”, il governo dello sviluppo e della gestione delle aree del Sistema informativo, definire i contenuti delle attività relative al sistema scolastico contribuendo alla personalizzazione delle soluzioni prospettate, monitorare i Servizi erogati dalla Società, controllare i Livelli di servizio, effettuare la verifica di conformità dei Servizi e approvarne le risultanze
2. Il Ministero affida alla Società, nell’ambito degli Accordi Esecutivi e dei Piani operativi di cui al successivo articolo 9, progetti finalizzati allo sviluppo, evoluzione, manutenzione e conduzione di soluzioni/piattaforme, nonché alla manutenzione, evoluzione del Sistema Informativo.
ARTICOLO 3
RUOLI E RESPONSABILITA’ DELLA SOCIETA’
1. La Società eroga i Servizi di cui all’Allegato A, nonché
provvede alla acquisizione dei Beni e servizi, nel rispetto delle previsioni degli specifici Accordi Esecutivi e relativi Piani Operativi.
2. Alla Società è demandata la responsabilità delle scelte tecniche da operare per l’attuazione dei progetti finalizzati allo sviluppo, evoluzione, di soluzioni/piattaforme del Sistema Informativo definiti nei Piani operativi, fermo restando che le scelte tecniche, che abbiano particolare rilevanza di natura economica e organizzativa per il Ministero, saranno con lo stesso concordate.
3. La Società assicura i più elevati standard tecnologici di mercato in merito alle policy ed alle metodologie da adottare nell’ambito del processo produttivo, della sicurezza, della privacy e della qualità delle informazioni.
4. La Società opera per il miglioramento del livello di efficienza e di qualità dei dati del Ministero e, in conformità con la disciplina in materia di Poli strategici nazionali (PSN), per la razionalizzazione ed ottimizzazione del data center del Ministero stesso.
5. La Società nell’ambito dei Servizi di Supporto di cui al successivo articolo 5, affianca il Ministero - Direzione Generale per i sistemi informativi e la statistica, nelle attività di direzione tecnica poste in essere dal Ministero, relativamente ai contratti informatici sottoscritti dallo stesso.
6. La Società favorisce la cooperazione informatica ed i servizi
di interconnessione con altre Amministrazioni dando impulso all’attuazione delle linee strategiche per la riorganizzazione e digitalizzazione del Ministero.
ARTICOLO 4 SERVIZI DI SVILUPPO
1. Il servizio di sviluppo, la cui descrizione e corrispettivi sono riportati nell’Allegato A alla presente Convenzione, include lo sviluppo e l’evoluzione di soluzioni rispondenti alle esigenze del Ministero.
2. Resta, comunque, inteso che la Società procederà a realizzare le applicazioni software soltanto quando le stesse non siano reperibili sul mercato, ovvero quando non sia possibile attuare il riuso delle applicazioni software di proprietà di altre Pubbliche Amministrazioni in conformità a quanto previsto dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i, e comunque qualora la loro acquisizione non risulti economicamente vantaggiosa.
3. Nella realizzazione di nuovo software, la Società dovrà attenersi alle indicazioni ed ai criteri tecnici in materia di predisposizione di programmi informatici, dettati per le Pubbliche Amministrazioni, nonché alle direttive volte a favorire la riusabilità, la portabilità di detti programmi su altre piattaforme e l’accessibilità dei soggetti disabili agli strumenti informatici. La Società adotta altresì adeguate metodologie per la produzione di software sicuro per tutte le fasi di
realizzazione delle applicazioni.
4. La Società è impegnata, a richiesta del Ministero, a fornire, servizi che consentano il riuso delle applicazioni software di cui al presente articolo, ovvero delle soluzioni progettuali adottate nell’ambito del Sistema informativo ad altre Pubbliche Amministrazioni, centrali o locali a condizioni economiche e contrattuali da definire di comune accordo.
5. Per un periodo di 365 (trecentosessantacinque) giorni decorrenti dalla data di inizio estensione delle applicazioni software realizzate, come previsto dall’Allegato A alla presente Convenzione, la Società è impegnata a prestare, a propria cura e spese, la manutenzione correttiva delle applicazioni software sviluppate per il Ministero dalla Società nell’ambito della presente Convenzione.
6. Concluso il periodo di cui al precedente comma 5, gli interventi volti a rimuovere dal software di cui al precedente comma 1 i malfunzionamenti saranno remunerati secondo le metriche previste nell’Allegato A.
7. I flussi di comunicazione fra la Società e il Ministero sono definiti nell’ambito dell’Allegato C denominato “Processo e flusso di comunicazione per i servizi di sviluppo e professional” alla presente Convenzione.
Articolo 5 Servizi di Supporto
1. I servizi di supporto, la cui descrizione e corrispettivi sono
riportati nell’Allegato A alla presente Convenzione, vengono erogati su tematiche di natura organizzativa, istituzionale, di innovazione e operativa nonché relativamente a quanto riportato all’articolo 3 comma 5.
2. I flussi di comunicazione fra la Società e il Ministero sono definiti nell’ambito dell’Allegato C alla presente Convenzione.
Articolo 6 Servizi di Base
1. I Servizi di base, la cui descrizione e corrispettivi sono riportati nell’Allegato A alla presente Convenzione, sono comprensivi di beni e servizi – che la Società acquisterà a propria cura e spese – occorrenti per la loro realizzazione/erogazione.
Articolo 7 Prodotti/Servizi Specifici
1. La Società realizzerà/erogherà eventuali Prodotti/Servizi Specifici, identificati e definiti secondo i criteri di cui all’Allegato B alla presente Convenzione denominato “Documento di predisposizione dei Piani Operativi e relativo processo di rendicontazione e fatturazione” e indicati negli specifici Accordi Esecutivi e relativi Piani operativi dove sarà, altresì, definita la modalità di remunerazione.
2. Il servizio di sviluppo di cui al precedente articolo 4, viene articolato e remunerato secondo le modalità previste per i Prodotti/servizi Specifici.
Articolo 8
Beni e servizi da acquisire
1. La Società provvederà ad acquisire i beni ed i servizi, strumentali e individuati negli specifici Piani operativi, sia in nome e per conto proprio, sia in nome proprio e per conto del Ministero nel rispetto delle disposizioni di cui in Premessa, che prevedono che la Società, sulla base di apposita convenzione disciplinante i relativi rapporti nonché i tempi e le modalità di realizzazione delle attività, si avvalga di Consip
S.p.A. nella sua qualità di centrale di committenza per le acquisizioni di beni e servizi, per effetto dell’art. 4, comma 3- ter, del predetto D.L. n. 95/2012, e comunque secondo la normativa vigente.
2. Nell’ipotesi in cui la Società, in relazione a quanto previsto negli specifici Piani operativi, dovesse provvedere ad acquisire beni o servizi attraverso la Consip S.p.A., in nome proprio e per conto del Ministero, il Ministero sosterrà i costi eventualmente sostenuti dalla Società nei confronti di Consip nell’ambito dei massimali previsti dagli specifici Piani operativi in conformità a quanto previsto al successivo comma 4.
3. Per l’acquisizione di beni e di servizi in nome proprio e per conto del Ministero:
a) la scelta delle procedure da seguire per la selezione dei fornitori di beni e servizi, ivi inclusa la fase
dell’affidamento è effettuata sulla base di quanto previsto al precedente comma 1;
b) la gestione tecnico- amministrativa dei relativi contratti è operata dalla Società sotto la sua esclusiva responsabilità, nel rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di procedura ad evidenza pubblica per l’acquisto di beni e servizi;
c) la Società provvederà a stipulare i contratti per l’acquisizione di beni e di servizi prevedendo specifici livelli di servizio e di penali; gli importi eventualmente derivanti dall’applicazione di penali corrisposti dai fornitori sono riconosciuti, nel rispetto delle vigenti norme fiscali e tributarie, al Ministero attraverso l’emissione di apposite note di credito;
d) la Società procederà alla verifica di conformità dei beni acquisiti, le cui risultanze faranno stato tra la Società e il Ministero, provvedendo altresì a dare comunicazione ai fornitori, dell’esito positivo.
4. il Ministero rimborserà alla Società gli importi da questa effettivamente corrisposti ai fornitori nonché gli eventuali importi corrisposti dalla Società a Consip S.p.A. a fronte dello svolgimento della procedura di affidamento.
5. I diritti e le responsabilità in relazione ai beni acquisiti dalla Società, di cui al precedente comma 3, si intendono trasferiti al Ministero alla data della loro installazione presso i luoghi da
questi indicati o, ove non prevista, alla data della loro consegna.
6. Per effetto di quanto sopra, resta inteso che la Società è
esonerata da ogni responsabilità in ordine alla custodia dei beni di cui sopra successivamente alla predetta data di installazione/consegna, quale risultante dall’apposito documento sottoscritto dal fornitore e da un rappresentante del Ministero.
7. In caso di ricorso alle convenzioni quadro definite dalla Consip S.p.A., di cui al precedente comma 1, la ripartizione delle responsabilità tra fornitore dei beni e il Ministero e la gestione e l’esecuzione del relativo contratto verranno regolamentate secondo le modalità e i termini previsti dalle convenzioni stesse.
ARTICOLO 9 ACCORDI ESECUTIVI
1. I Servizi che la Società dovrà erogare per il Ministero saranno individuati negli Accordi Esecutivi di cui la presente Convenzione costituirà a tutti gli effetti presupposto essenziale.
2. Gli Accordi Esecutivi dovranno contenere:
a) la loro durata, che dovrà essere determinata nell’ambito del periodo di vigenza della presente Convenzione;
b) il massimale per l’intera durata dell’Accordo Esecutivo, determinato sulla base dei corrispettivi definiti per
ciascun Servizio di cui all’Allegato A alla presente
Convenzione;
c) il Piano Operativo di cui al successivo articolo 10 con l’indicazione dei Servizi oggetto di attività tra quelli definiti nell’Allegato A alla presente Convenzione;
d) l’Atto di Attribuzione del ruolo e degli obblighi di cui all’art. 28 del Regolamento (UE) n. 2016/679.
ARTICOLO 10
Pianificazione
1. Le attività oggetto della presente Convenzione sono condotte nell’ambito degli specifici Accordi Esecutivi nel rispetto degli obiettivi definiti negli specifici Piani operativi.
2. I Piani Operativi, redatti secondo quanto previsto al paragrafo
2 dell’Allegato B alla presente Convenzione individuano i Servizi da erogare con l’indicazione delle tempistiche e delle relative quantificazioni economiche.
3. Il Piano operativo viene redatto dalla Società, per ciascun Accordo Esecutivo e per la definizione delle attività di Supporto di cui all’articolo 3 comma 5, e dovrà essere approvato dalla Direzione Generale per i sistemi informativi e la statistica, previa verifica di congruità tecnica ed economica, in tempo utile al fine di consentire il perseguimento degli obiettivi ivi previsti.
4. Il Piano operativo può essere oggetto di rimodulazione a cura del Ministero, attraverso la Direzione Generale per i sistemi
informativi e la statistica, per far fronte ad eventuali nuove e diverse esigenze emerse in sede di attuazione. Tali variazioni sono adottate in tempo utile per consentire alla Società di adeguare corrispondentemente i Servizi erogati.
5. Qualora non sia possibile provvedere in tempo utile alla variazione o integrazione del Piano operativo, in conformità a quanto previsto al precedente comma 4, la Società provvederà all’erogazione dei Servizi previa richiesta scritta del Ministero attraverso la Direzione Generale per i sistemi informativi e la statistica.
6. Qualora le variazioni e/o i nuovi obiettivi, anche definiti in norma primaria, rendano necessaria la modifica dell’importo massimale di cui al precedente articolo 1, le Parti provvederanno alla stipula di appositi atti aggiuntivi al presente Convenzione.
7. Resta, altresì, inteso che il Ministero può procedere anche all’attuazione parziale dei singoli Piani operativi.
Articolo 11 Rapporti Periodici
1. Dei Servizi erogati in attuazione degli specifici Accordi Esecutivi la Società darà conto al Ministero mediante appositi Rapporti Periodici aventi cadenza quadrimestrale, redatti secondo lo schema di cui all’Allegato B:
a) paragrafo 4 per le informazioni di natura contabile
b) paragrafo 3 per quanto riguarda le informazioni di
avanzamento funzionale.
2. I Rapporti Periodici di cui al comma 1 dovranno essere inviati, al Ministero entro 25 (venticinque) giorni dalla fine del quadrimestre, con sistema di posta elettronica certificata, all’indirizzo indicato dal Ministero, fermo restando che il Rapporto Periodico relativo all’ultimo quadrimestre dell’anno di riferimento verrà inviato entro 45 (quarantacinque) giorni dal termine del quadrimestre stesso.
3. I Rapporti periodici cui al comma 1 lettera a) dovranno essere oggetto di approvazione da parte del Ministero.
4. Le eventuali osservazioni sui Rapporti Periodici di cui al precedente comma 3 da parte del Ministero dovranno essere comunicate entro 30 (trenta) giorni dal loro ricevimento. Trascorso inutilmente tale termine, i Rapporti Periodici si intenderanno approvati ad ogni effetto.
5. Entro il termine previsto per l’invio del Rapporto Periodico, relativo all’ultimo quadrimestre dell’anno di riferimento, di cui al precedente comma 2, la Società provvederà ad inviare il consuntivo relativo ai beni e servizi acquisiti nell’anno di riferimento in nome proprio e per conto del Ministero, le cui fatture non siano state ancora acquisite nella contabilità della Società, sul quale il Ministero comunicherà le proprie osservazioni entro il 28 febbraio, termine decorso il quale il consuntivo si intenderà approvato.
6. Resta inteso che, decorsi 60 (sessanta) giorni dalla data di
approvazione del Rapporto Periodico relativo all’ultimo quadrimestre di ciascun anno, la Società resterà esonerata dalle penali di cui al successivo articolo 12.
Articolo 12 Livelli di servizio
1. I Livelli di servizio che la Società dovrà assicurare nell’erogazione dei Servizi e le eventuali penali dovute sono riportati nell’Allegato A alla presente Convenzione, fatto salvo quanto ulteriormente previsto negli specifici Accordi Esecutivi relativamente ai Prodotti/servizi specifici di cui all’articolo 7.
2. Ai fini del controllo dei Livelli di servizio e della conseguente applicazione delle penali, si procederà come segue:
a) la Società comunicherà i livelli di servizio effettivamente conseguiti e gli eventuali scostamenti verificatisi;
b) la Società manterrà a disposizione del Ministero, per 60 (sessanta) giorni dalla data di approvazione dell’ultimo Rapporto Periodico di cui al precedente articolo 11, comma 6, le registrazioni e/o le rilevazioni analitiche;
c) la Società, per l’effettuazione dei controlli, dovrà rendere disponibili le registrazioni e/o le rilevazioni analitiche effettuate, secondo le modalità di accesso e di sicurezza fisica e logica vigenti presso la Società.
3. Tutte le penali previste dalla presente Convenzione e dagli Accordi Esecutivi potranno essere applicate previa contestazione scritta dell’addebito e previa valutazione delle
deduzioni al riguardo addotte dalla Società, che dovranno essere presentate non oltre il termine di 30 (trenta) giorni dal ricevimento della comunicazione contenente la contestazione stessa.
4. Il Ministero, valutate le predette deduzioni, potrà decidere di dare corso alla applicazione delle penali dandone comunicazione scritta alla Società non oltre il termine di 30 (trenta) giorni dal ricevimento delle deduzioni.
5. Le Parti si danno atto che, in caso di violazione di Xxxxxxx di servizio che riguardino obiettivi per i quali siano previsti valori di soglia incrementali, verrà applicata esclusivamente la penale che si riferisce al valore più alto riscontrato.
6. La Società provvederà a riconoscere al Ministero quanto indicato nella comunicazione di cui al precedente comma 4. Le Parti si danno peraltro atto che, qualora la Società ritenga di non condividere le conclusioni del Ministero, il pagamento di cui sopra non potrà costituire in nessun caso riconoscimento di responsabilità e/o di debito ove la Società dia inizio alla procedura di cui al successivo Articolo 21 entro 60 (sessanta) giorni dal pagamento stesso.
7. Resta inteso che, nel caso in cui gli inadempimenti siano determinati da astensione dal lavoro del personale della Società, che si configuri come causa di forza maggiore, nessuna pretesa risarcitoria potrà essere avanzata dal Ministero nei confronti della Società stessa.
Articolo 13 Fatturazione
1. Atteso che la Società è una società per azioni a totale capitale pubblico, al fine di evitare l’insorgere di oneri finanziari che andrebbero comunque a gravare sul bilancio dello Stato, il Ministero trasferirà alla Società una quota a titolo di anticipo, non superiore al 20% dell’importo complessivo previsto dagli specifici Accordi Esecutivi.
2. Successivamente all’approvazione dei Rapporti Periodici, di cui all’articolo 10, comma 3, in conformità agli stessi ed in unica soluzione, verrà effettuato il conguaglio tra quanto corrisposto dal Ministero ai sensi del precedente comma 1 e quanto risultante dai predetti Rapporti Periodici.
3. Resta inteso che la documentazione di riferimento e le fatture delle risorse esterne e dei servizi acquisiti e dei beni installati saranno detenute presso la sede della Società e tenute a disposizione del Ministero per l’effettuazione di eventuali ulteriori controlli per tutto il periodo previsto dalla normativa vigente.
Articolo 14 Pagamenti
1. Al pagamento delle fatture di cui al precedente articolo 13, da effettuarsi sui conti correnti indicati dalla Società nelle fatture stesse, il Ministero provvederà entro 30 (trenta) giorni dalla data di ricezione della singola fattura.
2. In caso di ritardato pagamento, la Società potrà richiedere il pagamento degli interessi in conformità a quanto previsto dal decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, e successive modificazioni e integrazioni.
Articolo 15 Prestazioni esterne
1. Per l’esecuzione di quanto previsto nella presente Convenzione, la Società, per far fronte a specifiche esigenze organizzative, potrà avvalersi, rimanendone pienamente responsabile, di imprese terze, nonché di esperti e professionisti in possesso di adeguata qualificazione ed in grado di garantire la qualità delle prestazioni, selezionati sulla base delle procedure ad evidenza pubblica di cui al decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 e nel rispetto della normativa vigente.
2. Nel caso in cui la Società nell’ambito del Servizio di Supporto di cui all’articolo 5, eroghi attività di direzione tecnica dei contratti stipulati dal Ministero inerenti il Sistema Informativo, la responsabilità giuridica/amministrativa resterà integralmente a carico al Ministero che provvederà, altresì, alla nomina del RUP e dei DDE nel rispetto della normativa pro-tempore vigente.
3. Le modalità di interazione fra Ministero, Società e impresa terza di cui al precedente comma 2, nonché le responsabilità tecnico operative da esercitare, saranno definite negli specifici
Accordi Esecutivi con riferimento ai Piani Operativi.
4. Nell’ipotesi di cui al precedente comma 1, per le voci di cui al precedente articolo 5, remunerate secondo la Metrica Tempo e Spesa, il Ministero rimborserà alla Società, sulla base delle risorse effettivamente impiegate, gli oneri sostenuti nell’ambito degli importi complessivi annuali previsti per le suddette voci.
Articolo 16 Impegni della Società
1. Il Ministero avrà facoltà di accesso ai locali della Società per il controllo della rispondenza delle rilevazioni amministrativo- contabili con la fatturazione. Tale accesso dovrà avvenire sulla base di modalità operative e nel rispetto della tempistica concordata.
2. La Società garantisce, con le modalità che saranno concordate, la collaborazione del proprio personale durante lo svolgimento delle predette attività di verifica.
3. La Società, nell’espletamento dell’incarico di cui alla presente Convenzione, conformerà la propria condotta alle disposizioni normative ed ai regolamenti aziendali all’uopo applicabili; in particolare, si impegna per sé stessa, i suoi dipendenti e chiunque collaborerà all’erogazione dei Servizi previsti dalla presente Convenzione, ad attenersi ai principi ed ai valori contenuti nel Codice etico.
4. Resta inteso che, al fine di garantire la tempestiva
informazione riguardo gli aggiornamenti del Codice etico che saranno attuati nel corso di vigenza del presente Convenzione, la Società si impegna a rendere costantemente consultabile tale codice sul proprio sito web.
5. La Società resta impegnata, anche successivamente alla verifica, a prestare, senza alcun addebito per il Ministero, la propria assistenza per adeguare le applicazioni software realizzate, nel caso venissero riscontrati errori durante l’esercizio delle applicazioni stesse anche in relazione alle scelte tecniche effettuate.
6. Fatto salvo quanto previsto al precedente comma 5, la Società non potrà essere ritenuta responsabile per eventuali danni materiali o patrimoniali, diretti o indiretti, qualora la Società stessa abbia correttamente adempiuto alle obbligazioni contrattuali ed abbia operato nel rispetto della normativa applicabile in materia in aderenza alle direttive impartite dal Ministero.
7. Resta comunque inteso che, fatti salvi i limiti inderogabili di legge, la responsabilità della Società per qualsiasi pretesa del Ministero, in qualunque modo relativa alla presente Convenzione, non potrà in ogni caso – incluso ove la violazione abbia comportato l’applicazione di penali ai danni della Società e/o lo scioglimento a qualsiasi titolo del presente Convenzione – eccedere (per tutti i danni) l’importo cui al precedente articolo 1.
Articolo 17 Brevetti e diritti d’autore
1. Resta esclusa qualsiasi responsabilità del Ministero nel caso la Società usi, per l’esecuzione della presente Convenzione, dispositivi e soluzioni di cui altri siano titolari di diritti di privativa.
2. La Società, conseguentemente, manleverà e terrà indenne il Ministero da ogni pretesa e dagli oneri relativi ad azioni per violazione dei diritti di autore o di qualsiasi marchio italiano o straniero.
Articolo 18
Proprietà dei risultati e diritti di utilizzazione
1. Le applicazioni software di cui al precedente articolo 4 – fatti salvi i diritti spettanti ai titolari delle licenze dei prodotti software di cui all’allegato A paragrafo 4.2– e gli eventuali prodotti realizzati in applicazione dell’articolo 7 diverranno di proprietà del Ministero.
2. Resta, peraltro, inteso che, in relazione a specifiche esigenze, il Ministero potrà autorizzare la Società a commercializzare le applicazioni software ed i prodotti di cui al precedente comma
1. In tale ipotesi la Società riconoscerà al predetto Ministero “royalty” il cui ammontare sarà di volta in volta determinato secondo criteri che verranno definiti di comune accordo.
Articolo 19 Sicurezza del sistema
1. Attesa la specificità dei dati propri del Ministero e la loro rilevanza per il Paese, la Società è tenuta ad assicurare adeguati livelli di sicurezza fisica.
2. La Società in materia di sicurezza cibernetica opera con il proprio CERT.
3. A tale scopo la Società, dovrà operare attraverso l’adozione di idonee misure organizzative, tecniche ed operative, per la protezione dei dati e delle informazioni gestiti, delle apparecchiature e dei sistemi di elaborazione utilizzati, nonché delle reti di comunicazione.
4. La protezione di cui sopra dovrà essere assicurata riguardo sia alle apparecchiature e alle reti interne alla Società, utilizzate per l’espletamento del suo incarico, sia alla trasmissione di dati attraverso reti esterne.
5. La Società si obbliga espressamente a manlevare e tenere indenne il Ministero da tutte le conseguenze derivanti dalla eventuale inosservanza delle norme e prescrizioni tecniche vigenti in materia di sicurezza.
Articolo 20 Trattamento dei dati personali
1. Le Parti si impegnano a rispettare le disposizioni normative vigenti in materia di protezione dei dati personali, con particolare riguardo all’adozione di idonee misure di sicurezza, e a farle osservare ai propri dipendenti e collaboratori che, opportunamente istruiti, saranno autorizzati trattamento dei
dati personali.
2. Le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali devono conformarsi ai principi di necessità e di legalità, nonché agli altri principi e regole contenute nel Regolamento UE 2016/679. Inoltre, il trattamento dei dati personali verrà effettuato dalle Parti in modo tale da garantire la sicurezza e la riservatezza necessarie e potrà essere attuato mediante strumenti manuali, cartacei, informatici e telematici idonei a trattare i dati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
3. Il Ministero tratta i dati forniti dalla Società, ai fini della stipula della Convenzione, per l’adempimento degli obblighi legali ad esso connessi, oltre che per la gestione ed esecuzione economica ed amministrativa del Convenzione stesso. Tutti i dati acquisiti dal Ministero potranno essere trattati anche per fini di studio e statistici.
4. Con la sottoscrizione della presente Convenzione, i legali rappresentanti pro-tempore delle Parti acconsentono espressamente al trattamento dei propri dati personali.
5. La Società prende atto ed acconsente che in adempimento agli obblighi di legge che impongono la trasparenza amministrativa i dati e/o la documentazione che la legge impone di pubblicare siano pubblicati e diffusi tramite il sito internet del Ministero, nella sezione relativa alla trasparenza.
6. Il Ministero, per ogni Accordo Esecutivo procederà, ove
necessario, alla nomina della Società come Responsabile del trattamento dati ex art. 28 del Regolamento Europeo n. 2016/679.
7. Accettando la nomina, di cui al precedente comma, la Società si obbligherà nel trattamento dei dati personali ad attenersi alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 ed alle istruzioni per il trattamento dei dati personali, con particolare riguardo al registro dei trattamenti del responsabile esterno nonché alla procedura di gestione della violazione (data breach management).
Articolo 21 Controversie
1. Nel caso di controversie di qualsiasi natura che dovessero insorgere tra le Parti in ordine alla interpretazione o all’applicazione della presente Convenzione e degli Accordi Esecutivi, o comunque direttamente od indirettamente connesse agli stessi, ciascuna Parte comunicherà per iscritto all’altra l’oggetto ed i motivi della contestazione.
2. Al fine di comporre amichevolmente la controversia le Parti si impegnano ad esaminare congiuntamente la questione, entro il termine massimo di 5 (cinque) giorni dalla data di ricezione della contestazione, ed a pervenire ad una composizione entro il successivo termine di 5 (cinque) giorni.
3. In caso di esito negativo del tentativo di composizione di cui al precedente comma 2, la questione verrà rimessa al Foro
competente.
4. Resta, peraltro, inteso che le controversie in atto non pregiudicheranno in alcun modo la regolare esecuzione delle attività della presente Convenzione e degli Accordi Esecutivi, né consentiranno alcuna sospensione delle prestazioni dovute dall’una e dall’altra Parte, fermo restando che riguardo alle questioni oggetto di controversia, le Parti si impegnano a concordare di volta in volta, in via provvisoria, le modalità di parziale esecuzione che meglio garantiscano il pubblico interesse ed il buon andamento dell’attività amministrativa.
Articolo 22 Obbligatorietà ed efficacia
1. La presente Convenzione è impegnativa per le Parti
soltanto al verificarsi di tutte le condizioni di legge.
2. Resta inteso che il Ministero comunicherà tempestivamente per iscritto alla Società la data in cui si saranno verificate le condizioni di legge di cui al precedente comma 1.
ARTICOLO 23
Oneri e spese contrattuali
1. Sono a carico della Società le spese relative alla presente Convenzione, ad eccezione di quelle che, per legge, fanno carico al Ministero.
Articolo 24 Valore degli allegati
1. La presente Convenzione si compone di n. 24 articoli e di n. 3
allegati che, sottoscritti dalle Parti, ne costituiscono parte integrante e sostanziale.
2. Al presente Convenzione vengono allegati i seguenti documenti:
- Allegato A “Descrizione dei Servizi, Livelli di servizio e Corrispettivi”;
- Allegato B “Documento di predisposizione dei Piani Operativi e relativo processo di rendicontazione e fatturazione”;
- Allegato C “Processo e flusso di comunicazione per i servizi di sviluppo e professional”
SOGEI – Società Generale d’Informatica S.p.A. Ministero dell’istruzione
Firmato digitalmente da: XXXXXX XXXXXXX Xxxxx: AMMINISTRATORE DELEGATO
Organizzazione: SOGEI S.P.A. Data: 29/12/2020 22:47:39
Firmato digitalmente da XXXX XXXXXXXX
C=IT
O=MINISTERO ISTRUZIONE UNIVERSITA' E RICERCA