TERMINI DI RIFERIMENTO
TERMINI DI RIFERIMENTO
INCARICO Area Program Operations Expert
AREA/DIPARTIMENTO Divisione Program Development & Operations
SEDE DI LAVORO Milano
REFERENTE Head of Program Development & Operations Division TIPOLOGIA CONTRATTUALE Contratto di Collaborazione Coordinata e Continuativa
(Xx.xx.xx.) di 6-12 mesi
RANGE SALARIALE Compenso tra € 24.000 e 27.000
LIVELLO XXX 0
XXXXXXXXXXXXX XX XXXX THE CHILDREN ITALIA
Noi di Save the Children crediamo che ogni bambino meriti un futuro. In Italia e nel resto del mondo lavoriamo ogni giorno per dare ai bambini ciò che ognuno di loro merita: l’opportunità di nascere e crescere sani, di ricevere un’educazione e di essere protetti. Quando scoppia un’emergenza, e i bambini sono i più vulnerabili, siamo tra i primi ad arrivare e fra gli ultimi ad andare via. Ci assicuriamo che i loro bisogni vengano soddisfatti e la loro voce ascoltata. Miglioriamo concretamente la vita a milioni di bambini, compresi quelli più difficili da raggiungere. Save the Children dal 1919 lotta per salvare la vita dei bambini e garantire loro un futuro, a ogni costo.
I NOSTRI VALORI IN PRATICA
Trasparenza: Siamo personalmente responsabili nell’utilizzare le nostre risorse in modo efficiente e adottiamo il massimo livello di trasparenza nei confronti dei donatori, dei partner e, più di ogni altro, dei bambini.
Ambizione: Siamo esigenti con noi stessi e con i nostri colleghi, stabiliamo obiettivi ambiziosi e ci impegniamo per migliorare la qualità di tutto ciò che facciamo per i bambini.
Collaborazione: Perseguiamo il rispetto reciproco, valorizziamo le diversità e lavoriamo con i partner unendo le nostre forze a livello globale per migliorare la vita dei bambini.
Creatività: Siamo aperti a nuove idee, ci adoperiamo per il cambiamento e siamo pronti ad assumerci rischi per sviluppare soluzioni sostenibili per e con i bambini.
Integrità: Lavoriamo aspirando sempre al massimo livello di onestà morale e comportamentale; non compromettiamo mai la nostra reputazione e agiamo sempre nel superiore interesse dei bambini.
LA CHILD SAFEGUARDING POLICY
Save the Children vuole essere un’organizzazione sicura per le bambine, i bambini e gli adolescenti.
Tutti coloro che collaborano a qualunque titolo con Save the Children devono essere resi pienamente consapevoli dell’esistenza di rischi di abuso e sfruttamento sessuale a danno delle bambine, dei bambini e degli adolescenti.
Save the Children intende fare tutto quanto sia in suo potere per prevenire, segnalare e rispondere a tali problemi. Il personale di Save the Children, il personale di organizzazioni Partner ed i loro rappresentanti dovranno sempre dimostrare i più alti standard di comportamento nei confronti di bambine/i e adolescenti, così come indicati nella presente Policy sulla Tutela di Bambine, Bambini e Adolescenti (di seguito “la Policy”). Tali
Save the Children Italia Onlus Xxx Xxxxxxxx 00 – 00000 Xxxx Xxxxxx Cod. Fis. 97227450158
P.IVA 00000000000
Tel. (+39) 06. 00.00.000
Fax (x00) 00.00.00.00.00
xxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Save the Children dal 1919 lotta per i diritti dei bambini e per migliorare le loro condizioni di vita in tutto il mondo
standard si applicano sia alla vita privata che a quella professionale del personale e di chiunque rappresenti l’organizzazione.
INCARICO AFFIDATO AL COLLABORATORE
Il Programma Italia conta tra 80 e 90 progetti diffusi su tutto il territorio nazionale e realizzati con 60 associazioni partner, di cui la maggior parte sono associazioni che operano all’interno di una municipalità o regione.
Il territorio è stato di recente organizzato in aree:
l’Area Sud comprende Sicilia e Calabria e ha sede operativa a Catania;
l’Area Centro-Sud comprende Campania, Puglia e Basilicata e ha sede operativa a Napoli;
l’Area Nord comprende le regioni del Nord Italia e ha sede operativa a Milano.
Tutte le regioni del Centro-Nord sono gestite dalla sede legale ed operativa di Roma.
L'Area Program Operations Expert supporta l'esecuzione territoriale dei programmi dell’area di competenza contribuendo alla risoluzione delle problematiche operations (procurement, facility management, safety & security, pratiche amministrative, logistica, ecc.) in compliance con le procedure operative dell’Associazione.
Questa posizione fa riferimento alla sede operativa di Milano.
PRINCIPALI ATTIVITA’
Responsabile di garantire il supporto operativo, logistico, amministrativo e gestionale ai programmi realizzati nell’area (sia in caso di interventi diretti programmatici che per le attività gestite dai partner, su loro richiesta) attivando ed interfacciandosi con i corrispondenti servizi/funzioni centrali o territoriali in base ai livelli di ingaggio definiti nelle procedure (es. servizio dedicato al facility management per la gestione delle sedi, funzione acquisti per la gestione di acquisti e utilities, funzione legale per le pratiche amministrative e per la stesura di protocolli con amministrazioni ed enti locali, funzione logistica per la gestione delle auto, per la realizzazione di eventi locali, eventuale apertura nuove sedi, ecc.).
Definisce con gli opportuni stakeholder (es. Logistica, Coordinatori Progetto locali) i livelli di qualità di ogni sede operativa e sede progetto e ne garantisce il monitoraggio, in particolare per tutti gli aspetti di sicurezza e compliance dei nostri presidi territoriali in coordinamento con il Responsabile Sicurezza (es. norme anti-incendio, HACCP, ecc.).
Responsabile di garantire il rispetto delle procedure e degli standard vigenti per tutti gli aspetti operations.
Responsabile di garantire un uso efficiente delle risorse del territorio (es. pianificazione dell’utilizzo di asset/sedi/auto al fine di indirizzare le esigenze dei diversi progetti contenendo i costi).
Responsabile di garantire adeguata formazione e coaching alle risorse locali su tutti gli aspetti relativi alla sicurezza ed alla corretta gestione logistico-amministrativa di sedi e risorse umane.
Si coordina con le funzioni di Logistica e Procurement garantendo una supervisione locale degli interventi eseguiti dal Global Service provider.
Responsabile dell'office management della sede operativa di appartenenza (Catania, Milano e Napoli).
RISULTATI FINALI
Garantito il rispetto dei livelli di qualità per ogni sede operativa e per ogni sede progetto dell’area geografica di competenza sulla base del piano concordato.
Messo a punto un sistema di rilevazione e gestione efficiente che consenta di indirizzare con successo tutti i casi che presentano alto rischio operativo nell’area geografica di competenza.
Garantito un adeguato livello di risoluzione delle problematiche gestite e di soddisfazione dei coordinatori di progetto e altri utenti destinatari del supporto.
RISULTATI DI MEDIO TERMINE
Realizzato un efficace processo di on boarding per acquisire la conoscenza del funzionamento dell’organizzazione (in termini di struttura, processi e procedure) e sviluppare adeguata conoscenza della natura degli interventi programmatici.
Garantiti il sopralluogo di tutte le sedi progettuali e operative dell’area di competenza, la definizione dei livelli di qualità per ogni sede e la pianificazione di eventuali azioni da intraprendere.
Garantiti la diffusione ed il training delle risorse locali su tutti gli aspetti relativi alla sicurezza ed alla corretta gestione logistico-amministrativa di sedi e risorse umane.
Garantito efficiente office management della sede operativa di appartenenza (Catania, Milano e Napoli).
STUDI E CONOSCENZE LINGUISTICHE/INFORMATICHE
Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
Xxxxxx conoscenza MS Office.
Capacità di usare applicativi (es. ERP) per la gestione di acquisti (ordini, benestare al pagamento) e per il monitoraggio delle spese.
ESPERIENZE E QUALIFICHE:
Esperienza di almeno 5 anni nel supporto gestionale di programmi e/o uffici di media complessità (es. oltre 20 persone, oltre 3 sedi, stringenti requisiti di sicurezza, budget > 1 milione, oltre 20 fornitori) o anche esperienza di segreteria di direzione con compiti di office o facility management.
Disponibilità a spostarsi nelle regioni dell’area di competenza per azioni di supporto ai coordinatori di programma e di monitoraggio.
Disponibilità a spostarsi a Roma o in altre sedi dell’associazione per riunioni di coordinamento con le funzioni centrali di Program Operations, Logistica, Procurement ecc.
Esperienza di formazione/coaching su tematiche operations.
SOFT SKILLS SPECIFICHE
Persona dinamica e propositiva, capace di organizzarsi in autonomia per raggiungere gli obiettivi condivisi e con ottime capacità di lavorare in team.
ALTRO
Conoscenza approfondita degli standard di sicurezza (normativa D. Lgs. 81/08) e HACCP.
Condivisione della mission e dei principi di Save the Children.