LINEE GUIDA
Ministero della Cultura
DIREZIONE GENERALE MUSEI
DIREZIONE REGIONALEMUSEIVENETO
LINEE GUIDA
REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE DEI PRESTITI
1. Premesse
1.1. Il presente documento disciplina le modalità di concessione di prestiti di opere di proprietà della Direzione regionale Musei Veneto, sulla base della normativa vigente, con particolare riferimento a :
- Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, articolo art. 48;
. Decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 112 , art. 150, comma 6, Atto di indirizzo sui criteri tecnico scientifici e sugli standard di funzionamento e sviluppo dei Musei, ambito VI, sottoambito I;
- Decreto della Xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx, 0 dicembre 2019, n. 169, art. 42;
- Decreto ministeriale 21 febbraio 2018, rep. 113;
- Decreto ministeriale 29 gennaio 2018, Linee guida per il rilascio delle autorizzazione al prestito di opere d’arte;
- Circolare 29/2019 della Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio del MiBACT.
1.2. L’attività di scambio, prestito e collaborazione tra la Direzione regionale Musei Veneto e altre istituzioni culturali va considerata ordinaria e finalizzata all’accrescimento della qualità dell’offerta cultu- rale. La Direzione regionale Musei Veneto valuta positivamente e intende sostenere un programma di prestiti riconoscendo l’importanza della fruizione di opere dei musei in contesti nuovi e da parte di di- versi tipi di pubblico, fatte salve le esigenze di conservazione dei beni e assicurata l’adozione di misure di garanzia di integrità dell’opera.
1.3. In generale, i prestiti sono concessi ad altre istituzioni a titolo di cortesia e scambio reciproco, come mezzo per promuovere la fruizione e la valorizzazione del patrimonio culturale e nell’ottica di una collaborazione tra enti, tuttavia potrà essere richiesto un contributo (loan fee) per il restauro delle opere, ove necessario, o per altre attività a favore delle collezioni.
1.4. Ordinariamente non si autorizza il prestito dei beni inseriti nell’Elenco delle opere inamovibili per le quali lo spostamento dalla propria sede può costituire un rischio per la tutela (Allegato A) o un depau- peramento del fondo principale di una sezione organica di Museo o pinacoteca ai sensi del D.Lgs 42/2004, art. 66.
1.5. La Direzione regionale Musei Veneto concede il prestito dei beni solo per esposizioni che si svolgono in locali aperti al pubblico senza restrizioni e che soddisfano i criteri espositivi indicati dalla Direzione regionale Musei Veneto.
1.6. La Direzione regionale Musei Veneto può non concedere il prestito per le seguenti ragioni:
a) la movimentazione costituisce un rischio per la preservazione delle opere;
b) non vi è la ragionevole certezza che le opere saranno restituite alla fine del periodo di prestito;
c) si profilano circostanze che potrebbero danneggiare la reputazione del Museo;
d) nella stessa esposizione risultano esposte opere dichiarate rubate, esportate illegalmente o rimosse in violazione di convenzioni internazionali;
e) richieste giunte con meno di 4 mesi di anticipo;
f) inadeguatezza scientifica del progetto espositivo e/o mancanza di qualità culturale dell’evento.
2. Procedura
2.1. Richiesta
2.1.1. La richiesta di prestito dovrà essere avanzata, tramite richiesta formale del Direttore del Museo o dell’Istituzione richiedente su carta intestata , non saranno prese in considerazione richieste pervenute da persone fisiche o collaboratori nell’organizzazione dell’evento anche se società, con almeno 4 mesi
di anticipo rispetto alla data di inaugurazione dell’esposizione come da art. 48 del D. Lgs 42/2004. In caso di esposizione all’estero la richiesta dovrà pervenire con sei 6 mesi di anticipo per poter ottenere il necessario parere della Direzione Generale Musei. Non saranno prese in considerazione richieste invia- te con un anticipo minore dei sopracitati termini in quanto vanno previste le operazioni di verifica della condizione giuridica dei beni, il reperimento e l’analisi dello stato di conservazione dei beni, la progetta- zione e l’esecuzioni di eventuali interventi di messa in sicurezza o restauro, l’attribuzione o la conferma del valore assicurativo e la ricerca di eventuali riproduzioni fotografiche.
2.1.2. La richiesta dovrà essere inviata al Direttore della Direzione regionale Musei Veneto, al Direttore del Museo interessato dal prestito e all’Ufficio mostre della Direzione regionale Musei Veneto.
2.1.3. La lettera di richiesta dovrà essere corredata da:
a) progetto scientifico dell’esposizione;
b) elenco completo dei beni dei quali si prevede l’esposizione con indicazione di: provenienza, numeri di inventario, fotografie a colori leggibili;
c) scheda tecnica (facility report) con le caratteristiche della sede espositiva in conformità con l’Atto di in- dirizzo sui criteri tecnico-scientifici e sugli standard di funzionamento e sviluppo dei musei.
d) garanzia di restituzione dei prestiti al termine della mostra in caso di esposizioni in territorio non ita- liano (immunity from seizure).
e) la nota sottoscritta dall’omologo ministero dello Stato ospitante che attesti l’immunità giurisdizionale goduta dallo Stato italiano in caso di esposizioni in territorio non italiano.
Nella richiesta andrà specificato se la manifestazione culturale sarà a pagamento. Almeno 45 giorni prima della partenza delle opere dovranno essere inoltre inviati:
f) i nominativi dei responsabili della custodia delle opere;
g) i nominativi delle ditte specializzate per l’affidamento delle operazioni di prelievo, manipolazione, movimentazione, imballaggio, trasporto e allestimento;
h) la compagnia assicurativa di cui al punto 2.6.
i) il cronoprogramma e il piano indicativo del ritiro delle opere.
2.2. Parere
2.2.1 Il prestito verrà concesso previa autorizzazione della Direzione regionale Musei Veneto, sentiti i
direttori dei singoli Musei ed eventualmente i competenti restauratori. Nel caso di prestiti all’estero l’autorizzazione al prestito sarà concessa previo parere di competenza della Direzione Generale Musei, fermo restando quanto previsto dal D. Lgs 42/2004 art. 66 e dalla circ. della Dg-ABAP 29/2019
2.2.2. La Direzione regionale Musei Veneto invierà, entro 30 giorni, risposta corredata, in caso di parere positivo, del contratto di prestito (loan form) e della scheda di prestito redatta secondo i modelli diffusi dalla circ. 28/2018 della Dg-ABAP.
2.2.3. La Direzione regionale Musei Veneto, nel considerare le richieste di prestiti valuta la sostenibilità, i benefici, i rischi e la qualità della proposta sulla scorta delle indicazioni date dalle Linee guida per il rila- scio delle autorizzazioni al prestito delle opere d’arte e in base alla circ. 28/2018.
In particolare, valuta:
a) le esigenze di conservazione delle opere e le eventuali criticità date dalla materia, tecnica esecutiva e dalle dimensioni;
b) le controindicazioni alla movimentazione e alla permanenza in un ambiente diverso da quello di con- servazione abituale;
c) gli spostamenti recenti subiti dalle opere. In particolare - se non in circostanze eccezionali - un bene non potrà essere prestato se movimentato più di due volte negli ultimi 3 anni. Fanno eccezione i mate- riali fotosensibili, per i quali sarà considerata la dose luce annuale (si veda il D. Lgs 112/98 , art. 150, comma 6, Atto di indirizzo sui criteri tecnico scientifici e sugli standard di funzionamento e sviluppo dei Musei, ambito VI, sottoambito I);
d) le esigenze di fruizione pubblica e in particolare gli effetti dell’assenza temporanea delle opere se normalmente esposte nel Museo. Le opere considerate identitarie verranno prestate esclusivamente per motivi eccezionali;
e) il progetto scientifico che ha motivato la richiesta e la significatività al suo interno delle opere indica- te;
f) l’adeguatezza della sede espositiva in termini di controllo ambientale, sicurezza e qualificazione del personale;
g) disponibilità delle opere per il periodo indicato.
L’eventuale parere negativo sarà motivato e, laddove possibile, saranno proposte alternative. La Dire- zione del Museo si riserva la possibilità di suggerire il prestito di un altro bene o esemplare valutata la
propria collezione nel suo complesso.
2.2.4. L’organizzatore deve sottoscrivere i termini e le condizioni espresse nel presente Regolamento e nel Contratto di prestito.
L'organizzatore si impegna a rispettare le condizioni poste a garanzia della tutela e della corretta con- servazione dell’opera prestata, sottoscrivendo la scheda del bene culturale e il contratto di prestito.
3. Riproduzioni e materiale stampato
Ogni accordo andrà preventivamente raggiunto con l’ufficio competente “archivio fotografico” della Dire- zione regionale Musei Veneto (xx-xxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx).
4. Oneri a carico dell’organizzazione
4.1. Sono a carico dell'organizzatore tutti gli oneri, nessuno escluso, relativi alla preparazione, al traspor- to, all'assicurazione delle opere richieste in prestito, nonché al trattamento di missione per il funzionario accompagnatore (courier).
4.2. Per la concessione del prestito potrà essere richiesta agli organizzatori la presa in carico di interven- ti di restauro o servizi, l’acquisto di materiale utile al Museo prestatore o lo scambio di opere.
4.3. In ottemperanza alla nota MiBACT del 9 novembre 2016, n. 20689, per le opere di elevato valore assicurativo, in assenza di una loro riproduzione digitale negli archivi della Direzione regionale Musei Veneto, gli organizzatori dell’esposizione devono sostenere le spese per la campagna fotografica.
5. Prelievo, movimentazione, imballaggio, trasporto e allestimento
5.1. Le operazioni indicate nel titolo del paragrafo devono essere effettuate da ditte specializzate alla presenza di un funzionario incaricato.
5.2. Nel caso di opere di rilevante valore, la Direzione regionale Musei Veneto si riserva di richiedere la presenza di due courier o di una scorta armata statale o privata a spese dell’organizzatore.
5.3. Le opere devono essere imballate in contenitori opportunamente predisposti, ignifughi e imper-
meabili, come previsto dall’Atto di indirizzo del 1998. La Direzione regionale Musei Veneto può richie- dere un contenitore climatizzato. È fortemente raccomandato, per i materiali più sensibili, l’inserimento in cassa di datalogger, tilt-watch e shock-watch.
5.4. I trasporti su strada devono essere effettuati con l’uso di veicoli adibiti al trasporto esclusivo di opere d’arte. Gli automezzi devono essere dotati di controllo microclimatico, controllo satellitare, so- spensioni pneumatiche, sponde per il carico/scarico, interno attrezzato per il fissaggio delle casse.
Il piano di viaggio e le eventuali soste devono essere sottoposti e approvati preventivamente dall’Ufficio mostre. In caso di controllo stradale da parte delle forze dell’ordine, il trasportatore è tenuto a chiedere che detto controllo avvenga in luogo sicuro e riparato (es. centrale di polizia più prossima).
5.5. In caso di trasporti aerei si richiede l’assistenza della ditta di trasporti fino al momento dell’imbarco dell’opera. In particolare il courier dovrà essere a conoscenza di tutti gli spostamenti delle opere all’interno dell’area aeroportuale. Il courier assisterà alle operazioni di pallettizzazione e spallettizzazione delle opere insieme a un supervisore della ditta di trasporto. L’opera dovrà essere collocata su un pallet dedicato o comunque non pallettizzata insieme a merci potenzialmente dannose (materiali chimici, li- quidi, esplosivi ecc.). In caso di trasporto delle opere d’arte non sono ammessi voli low cost, si richiede un volo diretto dall’aeroporto più vicino.
5.6. Nessuna informazione circa l’itinerario del viaggio o il valore delle opere dovrà essere divulgata dal richiedente o dalle ditte incaricate prima dell’arrivo delle opere stesse alla sede dell’esposizione.
5.7. Durante tutto il trasporto dovranno essere garantiti i parametri climatici e i parametri di sicurezza indicati nel Contratto di prestito.
5.8. Nell’eventualità di esposizioni itineranti, valutate le condizioni di sicurezza e le modalità del trasporto, è possibile trasferire le opere nelle successive sedi espositive insieme a tutti gli altri beni culturali esposti nella prima sede. Sarà valutata l’opportunità di conservare le opere presso il caveau del trasportatore nel lasso di tempo tra una manifestazione e l’altra con giacenza a carico dell’organizzatore.
5.9. Le opere in cassa dovranno essere acclimatate nei locali dell’esposizione per almeno 24 ore prima dell’apertura della cassa. Le opere non potranno pervenire alla sede espositiva prima di 7 giorni dall’apertura dell’esposizione e ritornare agli abituali locali di deposito o esposizione dopo più di 7 gior- ni.
5.8. Eventuali spostamenti non previsti delle opere dovranno essere concordati e autorizzati.
6. Assicurazione
6.1. Le opere concesse in prestito dovranno essere assicurate a spese dell’organizzatore con polizza da chiodo a chiodo, all risks, senza franchigia o limite di risarcimento per il valore assicurativo stimato dalla Direzione regionale Musei Veneto.
6.2. Il certificato di assicurazione - inviato alla Direzione regionale Musei Veneto e all’Ufficio mostre della Direzione regionale Musei Veneto almeno 10 giorni prima dell'inaugurazione dell’esposizione - deve riportare la descrizione e la segnatura (o numero di inventario) di ciascuna delle opere richieste in prestito. Il valore assicurato deve essere indicato per ogni pezzo. Non sono accettate polizze con valori complessivi.
6.3. La Compagnia assicurativa deve essere iscritta all’ “Albo delle Imprese” dell’IVASS (Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni), con sede legale in Italia, oppure, se con sede legale in altro Stato, deve es- sere ammessa ad operare in Italia dalla stessa IVASS.
6.4. Ai sensi del DL 22 gennaio 2004, n. 42, art. 48, comma 5, per le mostre e le manifestazioni sul terri- torio nazionale promosse dal Ministero o, con la partecipazione statale, da enti o istituti pubblici, l'assi- curazione può essere sostituita dall'assunzione dei relativi rischi da parte dello Stato.
Nel caso di richiesta di utilizzo di State Indemnity, il fac-simile del testo dovrà essere inviato, con acclusa traduzione in lingua italiana, almeno 45 giorni prima dell’inaugurazione della mostra, per la necessaria valutazione. Essa, infatti, potrà essere accettata solo previa verifica da parte della Direzione regionale Musei Veneto e l’accettazione sarà, comunque, sempre subordinata all’attivazione di una copertura commerciale integrativa DIC (Difference Insurance Condition) a copertura di tutte le esclusioni previste o non prevedibili.
7. Accompagnamento delle opere
7.1. Le opere concesse in prestito dovranno essere accompagnate, sia all'andata che al ritorno, da un funzionario della Direzione regionale Musei Veneto, che viaggia a bordo o a seguito del mezzo di tra- sporto, quale “persona addetta all’uso e al trasporto delle cose” ai sensi dell’art. 54, comma 1, lett. d) del “Nuo-
vo Codice della Strada” (D.Lgs. n.285/1992 e s.m.), È necessario inviare all’Ufficio mostre l’attestazione di idoneità del mezzo a trasportare il courier. Per tratte lunghe è previsto il viaggio in aereo con l’eventuale aggiunta di un extra seat per alloggiare la valigia contenente le opere in prestito, se di li- mitate dimensioni.
7.2. Il courier ha il compito di:
a) sovrintendere a tutte le operazioni di imballaggio, disimballaggio, trasporto, allestimento e disallesti- mento;
b) verificare le condizioni di tutela garantite per le opere e la sicurezza degli ambienti espositivi; se ne- cessario, può richiedere ulteriori misure di sicurezza;
c) compilare e sottoscrivere il condition report delle opere prestate, congiuntamente al funzionario o al re- stauratore incaricato dall’organizzatore;
e) controfirmare i verbali di consegna e ritiro delle opere.
Il courier eseguirà le operazioni sopra descritte in occasione di ciascun trasferimento.
7.3. Le spese di missione sono a totale carico dell’organizzatore.
Nel contratto di prestito vengono definiti i dettagli del trattamento di missione del courier.
La diaria giornaliera, quale rimborso spese forfettario al netto del viaggio e dell’alloggio, sarà corrisposta al momento dell’arrivo in sede ed è fissata in euro 100.00 per missioni in Italia, 120.00 nei Paesi aderen- ti alla Comunità Europea e 150.00 per i Paesi extracomunitari.
Il valore della diaria potrà subire variazioni che saranno indicate nel contratto di prestito. Qualora fosse necessario prolungare la missione, la diaria dovrà essere corrisposta per ogni giorno eccedente.
Il funzionario incaricato dovrà essere assicurato contro gli infortuni e le spese mediche, per i prestiti nei paesi dove non è prevista l’assistenza sanitaria gratuita.
8. Catalogo
L’organizzatore si impegna ad inviare alla Direzione regionale Musei Veneto entro e non oltre un mese dal termine dell’esposizione almeno 3 copie del catalogo dell’esposizione, in cui la Direzione regionale Musei Veneto e il singolo Museo devono essere citati quali prestatori.
Nella redazione del catalogo sarà dato adeguato rilievo alle opere, con foto appropriate e schede scienti-
fiche da assegnare, in via prioritaria, allo staff del Museo o, in caso di indisponibilità del personale del Museo, sentita la direzione, ai curatori della mostra o ad altri studiosi del settore.
L’indirizzo per l’invio dei cataloghi è il seguente: Direzione Regionale Musei Veneto, Xxxxxx Xxx Xxxxx, 00, 00000 Xxxxxxx (XX).
9. Ritiro anticipato delle opere
Qualora il courier giudicasse inadeguata la sede espositiva sotto il profilo della sicurezza antropica o della conservazione (illuminazione esagerata, mancato rispetto dei parametri termo-igrometrici, infiltrazioni di acqua piovana o di risalita nell’edificio, strutture pericolanti, mancato rispetto della normativa antin- cendio ecc.), o trovasse inappropriati i complementi allestitivi (sostegni non adeguati, misure delle ve- trine non sufficienti, materiali di allestimento non inerti ecc.), o qualora si verificassero alterazioni o danni alle opere durante l’allestimento, il courier potrà richiedere l’immediato ritiro delle opere o la loro messa in sicurezza temporanea presso i depositi del Museo oppure, qualora non esistenti o non sicuri, presso i depositi del Museo statale più prossimo, o ancora presso la vicina questura in attesa dell’organizzazione dell’imprevisto trasporto di rientro. Allo stesso modo gli organizzatori sono tenuti ad avvisare immediatamente la Direzione regionale Musei Veneto e la Direzione del Museo prestatore di ogni anomalia relativa alla sede espositiva o alle condizioni di conservazione delle opere che, previo sopralluogo del courier, possono essere ritirate.
La Direzione Regionale Musei Veneto ha il diritto di ritirare il prestito in qualsiasi momento se le con- dizioni del contratto non sono soddisfatte.
10. Disdetta da parte dell’organizzatore
Si richiede la tempestiva comunicazione dell’eventuale cessato interesse per il prestito da parte dell’organizzatore al fine di evitare inutili sovraccarichi di lavoro e spese per la Direzione regionale Mu- sei del Veneto. Nel caso di disdetta, l’organizzatore sarà comunque tenuto al pagamento delle spese già maturate (eventuali missioni del restauratore e attività di messa in sicurezza, manutenzione e restauro, riprese fotografiche).
Allegato A: Elenco delle opere inamovibili