Guida alla Convenzione Noleggio autoveicoli 8

Guida alla Convenzione Noleggio autoveicoli 8

LOTTI 1, 2, 3 e 4

Realizzato da azienda con sistema di gestione per la qualità certificato ISO 9001:2008

1. Premessa 3

2. Oggetto della convenzione 4

2.1 Durata della convenzione e dei contratti 4

2.2 Servizi 4

2.2.1 Consegna 5

2.2.2. Ritardata consegna e preassegnazione obbligatoria 6

2.2.3. Assistenza e manutenzione 7

2.2.4. Pneumatici 9

2.2.5. “Bollino blu” e revisioni 10

2.2.6. Riparazioni carrozzeria 11

2.2.7. Soccorso stradale 11

2.2.8. Veicolo sostitutivo 12

2.2.9. Copertura assicurativa 13

2.3 Servizi a pagamento 15

2.3.1 Servizio “Autoveicolo sostitutivo TOP/LOW” 15

2.3.2 Copertura assicurativa senza franchigie 16

2.3.3. Servizio di preassegnazione facoltativa 16

2.3.4. Servizio di rottamazione 17

2.3.5 Servizio di consegna a domicilio 18

2.3.6 Allestimenti specifici e optional 18

2.4 Gestione delle multe 20

2.5. Riconsegna dell’ autoveicolo 21

2.6. Facoltà di proroga 22

3. Modalità della fornitura 22

3.1 Requisiti di conformità 22

4. Condizioni economiche 23

4.1 Corrispettivi 23

4.2 Revisione dei corrispettivi 23

4.2.1 Rivalutazione dei canoni durante la vigenza della convenzione 23

4.2.2 Adeguamento dei canone per modifiche all’allestimento 23

4.2.3 Eccedenze chilometriche 24

4.3 Procedure di applicazione delle penali 24

5. Fatturazione e pagamenti 25

6. Come Ordinare 25

6.1. Registrazione 25

6.2. Il catalogo 26

6.3. Emissione dell’ordinativo di fornitura 27

7. Riferimenti del Fornitore 30

7.1 Call center 30

7.2 Referenti del Fornitore 30

7.3 Responsabile generale del servizio 31

7.4 Rappresentante del fornitore per il Servizio di intervento su chiamata 32

8. ALLEGATO: Esempio del processo di generazione dell’ordinativo di fornitura – Utenza: Punto Istruttore 33

1. Premessa

La presente Guida ha l’obiettivo di illustrare la Convenzione per il servizio di, stipulata tra la Consip S.p.A., per conto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, e:

- Axus Italiana S.r.l.(di seguito Fornitore) quale aggiudicatario del Lotto 1 (Vetture operative) della procedura di gara;

- Arval Service Lease Italia S.p.A. (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario del

Lotto 2 (Berline medie) della procedura di gara;

- Arval Service Lease Italia S.p.A. (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario del

Lotto 3 (Berline grandi) della procedura di gara;

- Program di Autonoleggio Fiorentino S.r.l. (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario del Lotto 4 (Veicoli commerciali) della procedura di gara.

Il sistema delle Convenzioni è regolato, in particolare, dall’art. 26 l. 23 dicembre 1999

n. 488 s.m.i., dall’art. 58 l. 23 dicembre 2000 n. 388, dal D.M. 24 febbraio 2000 e dal

D.M. 2 maggio 2001.

La Convenzione in oggetto ha durata contrattuale di 12 mesi ed è prorogabile fino ad ulteriori 12 (dodici) mesi.

La presente guida non intende sostituire né integrare la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti, pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore e/o di Consip.

Gli ordinativi di fornitura dovranno essere inviati direttamente al Fornitore, secondo quanto esposto nel paragrafo 6, previa registrazione e abilitazione come PO, qualora non avvenuta in precedenza, al sistema degli Acquisti in Rete.

Si rammenta che ogni obbligazione derivante dall’invio dell’ordinativo di fornitura (dal rispetto dei livelli di servizio all’eventuale applicazione delle penali) è fra l’Amministrazione ed il Fornitore e che il Fornitore è il solo responsabile dell’adempimento contrattuale.

La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione è disponibile sul sito internet xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, nella sezione Sei una amministrazione>Che strumento vuoi usare>Convenzioni>Autoveicoli in noleggio 8.

Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di inoltro e compilazione degli ordinativi, ecc.) e per il supporto alla navigazione del sito xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx è attivo il servizio di Call Center degli Acquisti in Rete della P.A. al numero verde 800-906227.

2. Oggetto della convenzione

2.1 Durata della convenzione e dei contratti

La Convenzione avrà durata di 12 mesi a partire dall’attivazione ed è prorogabile fino ad ulteriori 12 (dodici) mesi.

Il valore massimo della fornitura è pari a:

- Lotto 1 – Vetture operative: 3.000 unità;

- Lotto 2 - Berline medie: 600 unità;

- Lotto 3 - Berline grandi: 600 unità;

- Lotto 4 – Veicoli commerciali: 800 unità.

Tale quantitativo può essere incrementato fino a 2/5, secondo quanto previsto dall'art. 27, comma 3, del D.M. 28/10/1985.

L’Amministrazione può emettere l’ordinativo di fornitura durante il periodo di validità della convenzione.

L’Amministrazione può scegliere la durata del contratto tra quelle indicate nel paragrafo 2.2.4.

2.2 Servizi

La Convenzione ha come oggetto l’affidamento del servizio di noleggio a lungo termine di autoveicoli senza conducente. L’Amministrazione può scegliere, fra le diverse proposte di durata e percorrenza massima, la tipologia di contratto a lei più congeniale, da applicare agli autoveicoli offerti dai fornitori nei diversi lotti.

La Convenzione prevede un “Servizio base” e dei “Servizi a pagamento”. Il servizio di base prevede:

- Consegna dell’autoveicolo;

- Manutenzione ordinaria e straordinaria, pneumatici, riparazioni di carrozzeria;

- Veicolo sostitutivo, in caso di fermo tecnico o danno grave, furto o riparazione non idonea dell’autoveicolo;

- Soccorso stradale;

- Copertura assicurativa con franchigia e gestione dei sinistri;

- Servizio di call center.

I servizi opzionali a pagamento comprendono:

- Optionals disponibili da casa costruttrice a seconda del modello scelto;

- Allestimenti specifici;

- Autoveicolo sostitutivo LOW;

- Autoveicolo sostitutivo TOP;

- Copertura assicurativa senza franchigia;

- Vetture in preassegnazione facoltativa (piccola/media/grande);

- Servizio di rottamazione degli autoveicoli usati di proprietà della Amministrazione;

- Consegna a domicilio.

Sul portale xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx nella sezione dedicata alla convenzione, l’Amministrazione può prendere visione dei contratti, degli autoveicoli e dei dettagli tecnici di questi ultimi.

2.2.1 Consegna

L’Amministrazione trasmette al Fornitore l’Ordinativo di Fornitura, via fax o tramite internet (secondo le modalità previste nella Convenzione). Il Fornitore, dopo aver comunicato all’Amministrazione (lettera, fax, e-mail) con almeno tre giorni lavorativi di anticipo la messa a disposizione del veicolo, consegna lo stesso nel Centro dedicato più vicino alla sede dell’Amministrazione (possibilmente entro 20 Km dal luogo indicato dall’Amministrazione Assegnataria).

L’Amministrazione può chiedere la consegna dei veicoli “a domicilio”, intendendo questo come la sede o altro indirizzo indicato. In tale caso l’Amministrazione è tenuta al pagamento “una tantum” di € 100,00 (IVA esclusa) per veicolo, a titolo di rimborso spese forfetario e onnicomprensivo. Tale opzione può essere richiesta solo all’atto dell’emissione dell’Ordinativo di Fornitura.

Il Fornitore consegnerà, i veicoli del lotto 1 (esclusi i veicoli A5, A6, A7 e A8), del lotto 2 (esclusi i veicoli B3, B4), del lotto 3 e del lotto 4 (escluso il veicolo D4) entro 120 giorni dalla data di accettazione dell’Ordinativo di Fornitura.

Per i veicoli X0, X0, X0, X0, X0, X0 e D4 la consegna è prevista entro 150 giorni dalla data di accettazione dell’Ordinativo di Fornitura.

I tempi di consegna di cui sopra possono essere prorogati di 15 giorni nel caso in cui il periodo che intercorre tra il momento di irrevocabilità dell’Ordinativo di Fornitura e la data di consegna prevista includa il mese di agosto o il periodo delle festività natalizie (dal 22/12 al 6/1).

Nel caso di allestimenti specifici che comportino un allungamento dei termini massimi di consegna, tali termini potranno essere derogati mediante uno specifico accordo tra il Fornitore e l’Amministrazione Contraente. Tale accordo dovrà essere menzionato nell’Ordinativo di fornitura e confermato nella comunicazione di conferma dell’ordinativo.

Il Fornitore aggiorna l’Amministrazione su eventuali fatti o impedimenti (scioperi, eventi socio-politici, riduzione della produzione, ecc.) comunque oggettivamente riscontrabili, che potrebbero far slittare i tempi di consegna ed è in ogni caso tenuto a far si che i tempi massimi di consegna dell’autoveicolo siano rispettati intraprendendo tutte le azioni in suo potere affinché ciò avvenga, tenendo costantemente informata l’Amministrazione.

La consegna avviene nei giorni lavorativi (escluso il sabato) dalle ore 9:00 alle ore 17:00.

Il Fornitore ha facoltà di eseguire la consegna in soluzioni ripartire per Ordinativi di fornitura superiori a 250 veicoli.

Qualora l’Amministrazione richieda, in sede di Ordinativo di fornitura, un quantitativo di veicoli superiore a 250 veicoli, il Fornitore, pertanto:

- per i primi 250 veicoli, dovrà comunque rispettare i termini di consegna sopra stabiliti;

- per i rimanenti veicoli la consegna non potrà eccedere il termine di ulteriori 90 giorni rispetto ai termini sopra indicati.

In tal caso, il Fornitore dovrà inviare entro due giorni lavorativi dalla ricezione dell’ordinativo di fornitura all’Amministrazione, idonea comunicazione contenente i motivi del ritardo ed il piano di consegna.

L’Amministrazione ha facoltà di annullare l’Ordinativo di fornitura entro il termine di 3 giorni lavorativi dalla data di ricezione della suddetta comunicazione.

Scaduto tale termine l’Ordinativo di Fornitura sarà irrevocabile e il Fornitore sarà tenuto a darvi seguito concordando, entro il termine di 5 giorni lavorativi dalla data di invio della suddetta comunicazione, con l’Amministrazione i tempi e le modalità per la consegna di tutti i veicoli ordinati.

È necessario che la persona delegata dall’Amministrazione, all’atto del ritiro, verifichi che il veicolo sia:

- conforme all’Ordinativo di Fornitura emesso;

- dotato della documentazione di bordo composta da contrassegno e certificato assicurativo, carta di circolazione, manuale operativo;

- dotato di xxxxxx xxxxxx, chiave master (se prevista e consegnata), documentazione contenente eventuali codici per avviamenti manuali in emergenza (se consegnata), doppione telecomando antifurto (se previsto);

- completo degli attrezzi di emergenza ed il segnalatore di emergenza;

- integro e non presenti danni visibili.

La persona delegata deve inoltre sottoscrivere per conto dell’Amministrazione il verbale di consegna1, che costituisce parte integrante del singolo contratto di noleggio tra le parti.

2.2.2. Ritardata consegna e preassegnazione obbligatoria

Qualora non sia possibile rispettare il termine di consegna previsto, il Fornitore comunica all’Amministrazione tale evenienza per iscritto (anche via fax) con almeno 5 giorni lavorativi di anticipo rispetto alla suddetta data.

1 È necessario che il verbale contenga almeno: n° di protocollo dell’Amministrazione Contraente, durata contrattuale, percorrenza contrattuale, descrizione del veicolo, targa, telaio, colore, presenza a bordo di quanto previsto al precedente capoverso (contrassegno e certificato assicurativo, ecc.), presenza di chiave Master, km alla consegna, data e ora consegna, presenza ruota di scorta (ovvero ruotino o kit di riparazione e gonfiaggio se previsti), dichiarazione di assenza di danni visibili.

Nella stessa comunicazione indica una nuova data di consegna, che comunque non può eccedere i 30 giorni solari successivi alla prima data di consegna prevista.

Qualora lo ritenga necessario, l’Amministrazione può richiedere un veicolo in sostituzione della stessa categoria di quello ordinato e allo stesso importo di canone.

Limitatamente ai veicoli commerciali, qualora il Fornitore si trovi nell’impossibilità di consegnare in preassegnazione obbligatoria un veicolo della stessa categoria di quello oggetto dell’ordinativo di fornitura, dovrà concordare con l’Amministrazione Assegnataria la consegna di un veicolo atto a svolgere le funzioni proprie di quello originariamente ordinato.

Il Fornitore è tenuto a mettere a disposizione tale veicolo entro 3 giorni solari dal ricevimento della richiesta scritta da parte dell’Amministrazione.

I veicoli in preassegnazione, comunque, possono avere caratteristiche diverse da quelli ordinati (allestimenti, colore, ecc.), ma avranno stessa alimentazione, a meno che il Fornitore non si sia accordato preventivamente con l’Amministrazione e ciò risulti da comunicazione scritta. Per gli autoveicoli con impianto GPL o Metano è ammessa la fornitura di un veicolo con diverse alimentazioni.

I veicoli in preassegnazione possono avere coperture e massimali diversi da quelli previsti, ma è comunque garantita la polizza protezione incidenti per conducenti.

Eventuali franchigie sono applicate soltanto se l’Amministrazione abbia richiesto, per il veicolo oggetto di mancata consegna, la copertura assicurativa base. In tal caso, le franchigie sono applicate nei termini, limiti e modalità previste.

Se l’Amministrazione ha richiesto l’opzione “Copertura Assicurativa senza Franchigia”, le franchigie sono coperte dal Fornitore e nulla è dovuto dall’Amministrazione.

Il periodo di utilizzo del veicolo in preassegnazione non è considerato come periodo contrattuale.

Il canone di noleggio decorre dal giorno successivo a quello del ritiro dell'autoveicolo da parte dell’Amministrazione, ritiro che può avvenire esclusivamente entro il quinto giorno lavorativo successivo alla messa a disposizione del veicolo. Trascorso inutilmente tale termine, il canone di noleggio decorre dal sesto giorno lavorativo successivo alla messa a disposizione del veicolo.

Il canone mensile (o frazioni di canone in base ai giorni di utilizzo) per la messa a disposizione del veicolo in preassegnazione inizia a decorrere dal giorno del ritiro ed è dovuto al Fornitore anche se il veicolo consegnato è stato reperito da altra società di noleggio.

2.2.3. Assistenza e manutenzione

Il Fornitore assicura la presenza di una rete di “Centri di servizio” (punti di assistenza convenzionati) presso i quali gli autoveicoli noleggiati possono fruire degli interventi di ordinaria e straordinaria manutenzione, degli interventi di carrozzeria, di assistenza pneumatici o qualsiasi altro intervento risulti necessario.

Al fine di migliorare la qualità del servizio, qualora il più vicino Centro di Servizio si trovi ad oltre 20 km di distanza dalla sede dell’Amministrazione, il Fornitore su richiesta dell’Amministrazione, attiva centri di servizio, nelle località che l’Amministrazione ritiene necessarie. Il Centro di Servizio, o l’insieme dei Centri di servizi operanti in un determinato luogo, garantiscono la presa in carico e la riconsegna degli autoveicoli in tutti i giorni lavorativi (escluso il sabato) nel normale orario di lavoro (indicativamente tra le ore 9:00 e le ore 18:00).

Il Fornitore garantisce un call center in grado di indicare in modo tempestivo il centro di servizio più vicino, la sua localizzazione, l’orario di servizio, il numero telefonico e fax e comunque di dare supporto all’utenza dell’Amministrazione.

Sono a carico del Fornitore i controlli periodici, la manutenzione ordinaria e la manutenzione straordinaria degli autoveicoli.

Per manutenzione ordinaria si intende il complesso delle operazioni necessarie alla effettuazione di registrazioni e controlli periodici secondo quanto indicato dalle singole case costruttrici, dal Fornitore o comunque con frequenze tali da garantire l’efficienza del veicolo in ogni momento. Vengono ricondotte alla manutenzione ordinaria la sostituzione di quelle parti o componenti del veicolo che sono soggette a normale usura o necessitano di sostituzioni a seguito della percorrenza (come ad es. candele, pasticche freni, filtri, olio e liquidi, ecc.).

Per manutenzione straordinaria si intende ogni intervento meccanico atto a sostituire parti o componenti usurati anormalmente, difettosi o guasti e non riconducibili ad operazioni di manutenzione ordinaria e comunque necessario per ripristinare la funzionalità del veicolo e renderlo atto all’uso (ad esempio, rifacimento della frizione, valvole, marmitta, pompa acqua, pompa olio, batteria, ecc.).

Il Fornitore, nei casi di interventi di manutenzione ordinaria, effettua gli interventi entro le 24 ore solari successive (esclusi sabato, domenica e festivi) all'ora di consegna presso il Centro di Servizio se, l’intervento viene prenotato con 48 ore di anticipo. Lo stesso vale per la manutenzione straordinaria, a meno che i ricambi originali non siano immediatamente disponibili o l’intervento sia particolarmente complesso.

L’Amministrazione all’atto della consegna dell'autoveicolo presso il Centro di Servizio, sottoscrive l’elenco dei lavori richiesti e necessari.

Sono a carico della Amministrazione:

- il rabbocco olio e liquidi effettuati al di fuori della rete dei Centri di Servizio del Fornitore;

- la riparazione forature effettuate al di fuori della rete dei Centri di Servizio del Fornitore;

- additivi particolari non richiesti dal costruttore;

- il carburante;

- lavaggi interni ed esterni.

Nel caso di oggettiva impossibilità di mettersi in contatto con il Fornitore, l’Amministrazione può provvedere direttamente ad eventuali piccole riparazioni (necessarie per garantire la fruibilità dell'autoveicolo, con l'esclusione del rabbocco liquidi), in località o orari ove non sia possibile usufruire dei Centri di Servizio del Fornitore, fino ad un ammontare di € 150,00 IVA esclusa. Il Fornitore è tenuto a rimborsare la spesa sostenuta dall’Amministrazione, a presentazione fattura (intestata al Fornitore), da inviare entro 30 gg. dalla avvenuta riparazione.

I servizi di manutenzione descritti sono garantiti dal Fornitore, oltre che sul territorio nazionale, anche su quello dei paesi UE e della Svizzera, in tutti i casi in cui il guasto o il malfunzionamento rendano insicuro l'uso dell'autoveicolo su strada. In questi casi è discrezione del Fornitore, sulla base della tipologia di guasto o danno, provvedere alla riparazione in loco o a far rimpatriare l'autoveicolo.

2.2.4. Pneumatici

Nella tabella viene riportato il numero massimo di pneumatici inclusi nel canone delle diverse tipologie di contratto:

NUMERO MASSIMO DI PNEUMATICI
Durata contrattuale	Percorrenza totale	Pneumatici totali (inclusi quelli alla consegna)
Contratto di 24 mesi	80.000 km	12 pneumatici
	100.000 xx	00 xxxxxxxxxx
	000.000 xx	16 pneumatici
	140.000 km	16 pneumatici
Contratto di 36 mesi	60.000 km	8 pneumatici
	75.000 km	8 pneumatici
	90.000 xx	00 xxxxxxxxxx
	000.000 xx	16 pneumatici
	150.000 km	16 pneumatici
Contratto di 48 mesi	40.000 km	8 pneumatici
	60.000 km	8 pneumatici
	80.000 xx	00 xxxxxxxxxx
	000.000 xx	12 pneumatici
	120.000 km	16 pneumatici
Contratto di 60 mesi	50.000 xx	0 xxxxxxxxxx
	00.000 xx	0 xxxxxxxxxx
	000.000 xx	12 pneumatici
	125.000 km	16 pneumatici
72 mesi (solo per il Lotto 1 Vetture operative)	75.000 km	8 pneumatici
	100.000 km	12 pneumatici

Non è prevista alcuna compensazione tra i veicoli della Amministrazione.

Il Fornitore deve, entro i limiti sopra riportati, sostituire il treno di pneumatici (4 pneumatici) al raggiungimento dei 40.000 chilometri con altrettanti di primarie marche e della stessa misura e codici di carico e velocità, di quelli originali.

È altresì a carico del Fornitore la sostituzione dei pneumatici, entro i limiti sopra riportati, anche prima del raggiungimento dei 40.000 chilometri quando i pneumatici siano usurati oltre i limiti minimi previsti dalla legge, danneggiati per fatti accidentali o comunque quando il loro stato non rende sicuro l’uso del veicolo.

È ammesso che il Fornitore sostituisca solo parzialmente il treno completo. In questo caso è ammessa la sostituzione solo per asse ed i due pneumatici nuovi dovranno essere della stessa marca, misura, codici e di disegno simile a quelli sul restante asse. Se si rendesse necessario il cambio di un solo pneumatico, qualora quello vecchio sullo stesso asse non fosse compatibile per usura con quello nuovo, dovranno essere sostituiti entrambi.

Qualora l’Amministrazione avesse la necessità di montare pneumatici da neve o di disporre di catene, potrà richiederli al Fornitore. Questi è tenuto a fornirli previo accordo con l’ Amministrazione, con costi e modalità in linea con le migliori condizioni di mercato e tali costi sono remunerati a parte. In alternativa l’Amministrazione può approvvigionarsene a propria cura e spese, ma è responsabile di eventuali danni derivanti da uso di dispositivi non autorizzati o non conformi a quanto riportato nel libretto di circolazione e/o nelle istruzioni della casa costruttrice del veicolo e/o nella documentazione del Fornitore.

Nel caso in cui per uno o più veicoli sia stato esaurito il numero massimo dei pneumatici in sostituzione, l’Amministrazione è tenuta a sostituire a proprie spese i pneumatici, qualora questi abbiano un battistrada inferiore a quanto previsto dalla legge o comunque quando il loro stato non rendesse sicuro l’uso del veicolo.

2.2.5. “Bollino blu” e revisioni

L’Amministrazione è responsabile dell’effettuazione delle operazioni del cosiddetto Bollino blu, secondo la normativa del comune ove l’auto è in circolazione. Eventuali infrazioni a detti regolamenti comunali sono a carico dell’Amministrazione. Il Fornitore, tramite la propria rete assistenziale, effettua le operazioni previste, rilasciando regolare attestazione da apporre sul veicolo e assumendosi i relativi costi.

Qualora si renda necessario, il Fornitore comunica all’Amministrazione le date ed i luoghi ove i veicoli dovranno trovarsi per essere sottoposti a revisione.

La revisione è necessario che sia preventivamente concordata. Il costo delle pratiche di revisione e la revisione stessa, ivi incluse le operazioni di pre-revisione, sono a carico del Fornitore.

L’Amministrazione non è responsabile di eventuali infrazioni derivanti da mancate revisioni quando queste non siano state per tempo comunicate dal Fornitore. Allo stesso modo l’Amministrazione è responsabile delle conseguenze derivanti da mancate revisioni, qualora non avesse messo a disposizione il veicolo da sottoporre a revisione.

2.2.6. Riparazioni carrozzeria

Il Fornitore provvede ad ogni riparazione di carrozzeria per guasti a componenti del veicolo riconducibili alla carrozzeria (serrature, meccanismi alzavetri, sedili, guarnizioni, ecc.) o per incidenti, passivi o attivi. In questa seconda eventualità l’Amministrazione è tenuta a dare tempestiva comunicazione al Fornitore, pena la non riparazione da parte del Fornitore.

Il veicolo viene riparato presso i Centri di servizio del Fornitore.

Il servizio di riparazione di carrozzeria è garantito dal Fornitore, oltre che sul territorio nazionale, anche su quello dei paesi UE e della Svizzera, in tutti i casi in cui il danno renda insicuro l'uso dell'autoveicolo su strada. Nel caso di guasto sul territorio europeo è discrezione del Fornitore, sulla base della tipologia di guasto o danno, provvedere alla riparazione in loco o al rimpatrio del veicolo.

2.2.7. Soccorso stradale

L’Amministrazione può usufruire gratuitamente del traino dal punto di fermo, situato in qualsiasi luogo sul territorio nazionale, fino ad un Centro di Servizio ove possono essere riparati i veicoli oppure usufruire di piccoli interventi risolutivi in loco (dépannage).

L’organizzazione di assistenza, in caso di non riparabilità dell'autoveicolo, assiste il conducente e i passeggeri affinché possano proseguire il viaggio, raggiungere il Centro di Servizi del Fornitore più vicino, richiedere un veicolo sostitutivo, reperire un albergo etc.

Il servizio può essere attivato mediante richiesta telefonica2. Qualora il fermo veicolo si verifichi oltre 50 km dal Comune di residenza della Amministrazione, il Fornitore (o per esso la Società di assistenza) a proprie spese trasferisce il veicolo e lo riconsegne all’Amministrazione presso il centro dedicato più vicino.

Il soccorso stradale può essere prestato dal Fornitore o da altra ditta da esso incaricata previa comunicazione all’Amministrazione3.

2 Al conducente del veicolo può eventualmente essere richiesta l’esibizione di tessere o altri documenti di legittimazione; qualora gli autoveicoli ne debbano essere muniti, sarà cura del Fornitore consegnare tempestivamente tessere o analoghi documenti di legittimazione all’Amministrazione. Viene escluso in ogni caso qualsiasi pagamento, anche se a titolo di semplice anticipazione o cauzione, da parte del conducente, fatti salvi gli interventi prestati sui tratti di rete autostradale oggi in monopolio di specifici operatori o gli interventi attivati tramite colonnine autorizzate che comportano l'intervento di operatori alternativi rispetto a quelli previsti dal Fornitore.

3 in ogni caso i relativi oneri, diretti ed indiretti, faranno carico esclusivamente al Fornitore.

Il servizio è reso disponibile entro 3 ore dalla chiamata, fatte salve particolari condizioni di disponibilità o viabilità, di cui il conducente sarà avvisato.

Il servizio di soccorso stradale è garantito dal Fornitore, oltre che sul territorio nazionale, anche su quello dei paesi UE e della Svizzera. Nel caso di guasto sul territorio europeo è discrezione del Fornitore, sulla base della tipologia di guasto o danno, provvedere alla riparazione in loco o al rimpatrio del veicolo.

2.2.8. Veicolo sostitutivo

Il servizio incluso nel canone mensile base prevede che il Fornitore metta a disposizione un veicolo sostitutivo (direttamente o eventualmente anche tramite primarie società di noleggio) nei seguenti casi:

- la riparazione prevede un fermo tecnico superiore ai 5 giorni lavorativi;

- furto dell’autoveicolo noleggiato;

- danno grave dell’autoveicolo che rende antieconomica per il Fornitore la riparazione;

- riparazione dell’autoveicolo in modo non idoneo all’uso ed insicuro.

Il veicolo dato in sostituzione è della categoria immediatamente inferiore a quella oggetto di sostituzione ed il servizio è erogato solo sul territorio italiano.

L’autoveicolo è messo a disposizione entro 3 ore lavorative dalla richiesta (compatibilmente con gli orari di apertura delle agenzie di noleggio).

Il ritiro e la riconsegna del veicolo sostitutivo avvengono presso un centro dedicato indicato dal Fornitore, se possibile entro 20 Km dal luogo indicato dall’Amministrazione.

Il veicolo sostitutivo dovrà essere riconsegnato entro il termine di 2 Giorni lavorativi dalla comunicazione di ripristino della vettura sostituita. Negli altri casi (danno grave, furto, autoveicolo riparato in modo non idoneo all’uso) la riconsegna deve avvenire entro 60 giorni dalla consegna del veicolo sostitutivo.

In caso di mancata riconsegna del veicolo sostitutivo entro i termini previsti (o al massimo entro le 8 ore lavorative successive), il Fornitore fattura all’Amministrazione il costo giornaliero per ogni giorno o frazione di utilizzo del veicolo sostitutivo oltre tale termine (alle tariffe di noleggio standard al momento vigenti, scontate del 30%)4.

Le percorrenze effettuate dall'autoveicolo sostitutivo non concorrono nel chilometraggio complessivo del contratto di noleggio.

All'autoveicolo sostitutivo si applicano tutte le disposizioni della convenzione relative agli autoveicoli noleggiati.

4 Resta inteso che il Fornitore addebita comunque all’Amministrazione ogni spesa accessoria non compresa nel servizio veicolo sostituivo, come ad esempio: carburante, spese di consegna o ripresa al domicilio specificato, ecc. In qualsiasi caso di sostituzione, nulla potrà essere richiesto in pagamento o garanzia al conducente all’atto della consegna o riconsegna.

I veicoli sostitutivi possono avere massimali diversi da quelli previsti, ma è comunque garantita la polizza protezione incidenti per conducenti. In ogni caso, il Fornitore garantisce che i veicoli dati in sostituzione abbiano le medesime franchigie previste per il veicolo oggetto di sostituzione5.

Gli autoveicoli sostitutivi possono avere caratteristiche (allestimenti, colore, ecc.) differenti rispetto a quelli previsti e non possono essere oggetto di alcuna modifica o installazione di accessori.

2.2.9. Copertura assicurativa

Il Fornitore consegna gli autoveicoli con le coperture assicurative obbligatorie per legge ed ulteriori garanzie nei termini di seguito precisati:

Responsabilità civile verso i terzi

La copertura assicurativa della responsabilità civile verso terzi dovrà coprire il risarcimento dei danni involontariamente cagionati a terzi dalla circolazione del veicolo compresi i danni cagionati dalla circolazione del veicolo in aree private, incluse le aree aeroportuali.

La garanzia dovrà essere prestata con un massimale per veicolo per sinistro non inferiore a € 5.164.568,99 e dovrà essere priva di franchigia.

Responsabilità Civile dei Trasportati.

Tale copertura dovrà assicurare la responsabilità civile dei trasportati a bordo del veicolo per i danni involontariamente cagionati a terzi non trasportati, durante la circolazione (compresa la sosta) anche su area privata, esclusi i danni al veicolo e alle cose in consegna o custodia dell'Assicurato o dei trasportati.

La copertura della responsabilità civile dei Trasportati dovrà avere un massimale per sinistro non inferiore a € 1.500.000,00, e dovrà essere priva di franchigia.

Guasti accidentali (Kasko):

Nell’ambito di questa copertura e nei limiti di seguito indicati l’Assicuratore dovrà obbligarsi ad indennizzare i danneggiamenti materiali e diretti subiti dagli autoveicoli in conseguenza di collisione con altri veicoli, urto con gli ostacoli di qualsiasi genere, ribaltamento e fuoriuscita di strada, verificatisi durante la circolazione (compresa la sosta) sia su area pubblica che su area privata.

La copertura “Kasko” non potrà prevedere franchigie superiori a € 154,94 per sinistro.

Incendio, furto totale e parziale dell’autoveicolo, compresa l’autoradio o altre apparecchiature se già installate dal Fornitore al momento della consegna.

L’assicuratore dovrà indennizzare i danni materiali e diretti subiti dal veicolo, inclusi gli impianti, dispositivi vari ed eventuali attrezzature inerenti l'uso cui il veicolo è destinato

5 L’Amministrazione è tenuta comunque prendere atto delle condizioni generali di noleggio all’atto della consegna del veicolo sostitutivo. Il Fornitore si fa carico di intrattenere con le società di noleggio tutti i rapporti necessari per sollevare l’Amministrazione da ogni problema.

purché ad esso incorporati e validamente fissati, contro i rischi:

- incendio, scoppio, esplosione ed azione del fulmine;

- furto o rapina - (consumati o tentati) compresi i danni prodotti al veicolo nell'esecuzione od in conseguenza del furto o rapina (ad esempio urto, collisione, ribaltamento, uscita di strada subiti dal veicolo durante la circolazione dello stesso successiva al furto od alla rapina); dovranno essere inclusi nella garanzia eventuali accessori, fono-audio-visivi quali apparecchi radio, radiotelefoni, televisori, registratori e simili se già previsti nel veicolo assicurato.

La copertura assicurativa relativa al furto potrà non coprire merci, attrezzature ed oggetti lasciati nel bagagliaio o a bordo dell’autoveicolo.

La copertura dei predetti rischi non potrà prevedere franchigie superiori a € 154,94 per sinistro.

La copertura dei rischi derivanti da eventi socio-politici, eventi naturali, atti vandalici, rapina, rottura cristalli secondo quanto di seguito dettagliato:

- eventi socio-politici: gli scioperi, tumulti popolari e sommosse, nonché atti dolosi di terzi e di terrorismo o di sabotaggio organizzato, e danni causati agli enti assicurati - anche a mezzo di ordigni esplosivi - da scioperanti o persone (dipendenti o non dell'Assicurato) che prendano parte a tumulti popolari o sommosse o che perpetrino, individualmente od in associazione, atti vandalici o dolosi compresi quelli di terrorismo o sabotaggio;

- eventi naturali: gli uragani, bufere, tempeste, grandine e trombe d'aria, inondazioni, alluvioni ed allagamenti in genere, terremoto frane, smottamenti, straripamenti, caduta neve, ghiaccio, pietre, valanghe, slavine;

- vandalismo: danni dovuti all’azione dolosa del singolo o del gruppo che tende a distruggere, danneggiare o rendere inservibile il bene altrui (articolo 635 C.P.);

- rottura cristalli: in questo caso l’Assicuratore dovrà rimborsare le spese sostenute per sostituire i cristalli dell'autovettura assicurata a seguito di rottura dei medesimi comunque verificatasi.

La coperture dovranno essere prevista senza franchigia.

Copertura assicurativa dei rischi di lesioni permanenti o decesso dei conducenti

È inoltre prevista la copertura assicurativa dei rischi di lesioni permanenti o decesso dei conducenti (infortuni subiti dai dipendenti dell’Amministrazione Contraente aventi come conseguenza la morte o lesioni che abbiano provocato una invalidità permanente), in linea con le vigenti disposizioni di legge, emanate a favore dei conducenti dell’autoveicolo dello Stato, (art. 16, punto 3, del D.P.R. n. 44 del 1990).

La copertura dovrà prevedere un capitale assicurato almeno pari a € 154.937,07 in caso di morte ed almeno pari a € 154.937,07 in caso di invalidità permanente.

Tutte le coperture assicurative precedentemente dettagliate dovranno essere valide, su tutto il territorio della Repubblica Italiana, della Città del Vaticano, della Repubblica di

X. Xxxxxx e degli Stati dell'Unione Europea, nonché su tutto il territorio degli altri Stati facenti parte del sistema della Carta Verde.

Ogni polizza dovrà prevedere l’espressa rinuncia alla rivalsa sia nei confronti dell’Amministrazione che nei confronti dei singoli conducenti.

La gestione dei sinistri sarà effettuata dal Fornitore, che dovrà assistere e guidare l’Amministrazione Assegnataria nelle pratiche da intraprendere (es.: compilazione della contestazione amichevole, denuncia alla Pubblica Autorità, dichiarazione di furto, ecc).

L’addebito alle Amministrazioni Contraenti delle franchigie sopra descritte, avverrà secondo le seguenti modalità:

- per furto totale, successivamente alla chiusura dell’inchiesta;

- per furto parziale, successivamente alla riparazione/ripristino del veicolo, o all’avvenuta radiazione dello stesso in caso di non riparabilità;

- in caso di incendio, successivamente alla radiazione del veicolo (in caso di distruzione totale) o alla riparazione/ripristino dello stesso (in caso di danno parziale);

- per danni accidentali (Kasko), successivamente alla definizione del sinistro.

Tali addebiti verranno dal Fornitore fatturati separatamente dalla fatturazione dei canoni, con cadenza trimestrale, e dovranno prevedere i seguenti riferimenti:

- targa del veicolo in noleggio all’Amministrazione Contraente o Assegnataria;

- targa del veicolo della controparte (se previsto);

- conducente;

- data e luogo del sinistro/evento;

- tipo sinistro (furto, Kasko, ecc.).

Il Fornitore è tenuto a far giungere a domicilio dell’Amministrazione Assegnataria i rinnovi assicurativi in tempo utile rispetto alla scadenza, assumendosi ogni responsabilità e relative conseguenze economiche e giuridiche per eventuali ritardi.

L’Amministrazione Contraente avrà la possibilità di usufruire delle stesse coperture assicurative del servizio base senza alcuna franchigia (vds. par. 3 “Servizi a pagamento”) indicata sul portale nella sezione Sei una amministrazione>Che strumento vuoi usare>Convenzioni>Autoveicoli in noleggio 8. Tale opzione dovrà essere comunicata al Fornitore al momento dell’Ordinativo di Fornitura.

La gestione del sinistro viene effettuata dal Fornitore, che assiste e guida l’Amministrazione nelle pratiche da intraprendere (es: compilazione della contestazione amichevole, denuncia, dichiarazione di furto, ecc).

2.3 Servizi a pagamento

I servizi a pagamento vanno indicati dall’Amministrazione nell’ordinativo di fornitura.

I corrispettivi relativi ai diversi servizi sono riportati nel Portale nella sezione Sei una amministrazione>Che strumento vuoi usare>Convenzioni>Autoveicoli in noleggio 8.

2.3.1 Servizio “Autoveicolo sostitutivo TOP/LOW”

L’Amministrazione può scegliere il Servizio di veicolo sostitutivo LOW, migliorativo rispetto a quello previsto nel canone, applicando la relativa variazione al canone mensile base. Tale opzione comprende, oltre tutte le modalità e disposizioni del servizio di veicolo sostitutivo, la concessione immediata del veicolo sostitutivo quando per la riparazione sia previsto un fermo tecnico superiore alle 8 (otto) ore lavorative.

L’Amministrazione può scegliere altresì il Servizio di veicolo sostitutivo TOP, migliorativo rispetto a quello previsto nel canone, applicando la relativa variazione al canone mensile base.

Tale opzione comprende oltre tutte le modalità e disposizioni del servizio di veicolo sostitutivo le seguenti modalità e caratteristiche:

- concessione del veicolo sostitutivo immediata per qualsiasi periodo di fermo tecnico, esclusa la manutenzione ordinaria (es. tagliando) di durata inferiore alle 8 ore lavorative;

- veicolo sostitutivo di pari categoria a quello oggetto di sostituzione.

2.3.2 Copertura assicurativa senza franchigie

L’Amministrazione può aggiungere alla copertura assicurativa inclusa nel canone mensile base, le stesse coperture assicurative senza alcuna franchigia, applicando la relativa variazione al canone mensile base.

Tale opzione ha le stesse modalità e caratteristiche della copertura assicurativa inclusa nel canone mensile base, ma non prevede alcuna franchigia e/o scoperto.

2.3.3. Servizio di preassegnazione facoltativa

In attesa che venga consegnato il veicolo ordinato, l’Amministrazione può richiedere nell’ordinativo di fornitura veicoli in preassegnazione.

Il primo mese di preassegnazione viene pagato dall’Amministrazione (per intero). Al momento della restituzione dell’autoveicolo, le frazioni del mese (conteggiato come 30 giorni a partire dalla data di consegna) vengono considerate rate giornaliere in ragione di 1/30 della tariffa mensile.

L’autoveicolo in preassegnazione viene restituito al centro dedicato nello stesso giorno in cui si ritira l’autovettura ordinata. Nel caso in cui la restituzione dovesse protrarsi oltre i 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data di messa a disposizione della vettura ordinata, l’Amministrazione è tenuta al pagamento di un canone maggiore del 25%, per ogni giorno di ritardo.

Le categorie di veicoli in preassegnazione sono le seguenti:

CARATTERISTICHE VEICOLI IN PREASSEGNAZIONE
Categoria	Descrizione
Piccola	minimo 1.200 cc; 5 posti; 5 porte
Media	minimo 1.600 cc; 5 posti; 4/5 porte
Grande	minimo 1.900 cc; 5 posti; 4 porte

Il Fornitore mette a disposizione gli autoveicoli entro 5 giorni lavorativi dalla richiesta dell’Amministrazione o dalla diversa data eventualmente riportata nel campo note dell’ordinativo di fornitura, presso il centro dedicato più vicino.

In caso di indisponibilità di un veicolo della categoria richiesta, il Fornitore dovrà consegnare un veicolo della categoria superiore allo stesso prezzo, salvo poi sostituirlo non appena possibile con la categoria richiesta.

L’Amministrazione deve ritirare e riconsegnare la vettura nello stesso luogo al termine della preassegnazione. In caso di indisponibilità di una autovettura del gruppo richiesto, il Fornitore consegnerà una vettura di gruppo superiore, alle stesse condizioni, salvo poi sostituirla appena possibile con il gruppo richiesto.

Gli autoveicoli in preassegnazione possono avere caratteristiche diverse da quelle ordinate (allestimenti, alimentazione, colore, ecc.), e non possono essere oggetto di installazione di allestimenti o optional specifici.

Il periodo relativo all’uso dell’autoveicolo in preassegnazione non è considerato all’interno del periodo contrattuale (che inizia con la consegna del veicolo ordinato) e viene fatturato all’Amministrazione dal Fornitore ai canoni indicati nei listini allegati

La percorrenza inclusa nel periodo di preassegnazione è di 4.000 km/mese. Oltre tale limite il fornitore addebita i km eccedenti secondo quanto previsto per il calcolo delle “Eccedenze chilometriche”.

Nel caso in cui il Fornitore reperisca il veicolo in preassegnazione presso società di noleggio a breve termine, le officine convenzionate e determinati aspetti del servizio (tempi e modalità di intervento su strada, riparazioni, etc.) possono essere diversi da quelli stabiliti.

Il Fornitore fornisce, in ogni caso, all’Amministrazione tutte le informazioni sulle modalità di espletamento di tale servizio. L’Amministrazione resta comunque estranea al rapporto eventualmente intercorrente tra il Fornitore e la società terza.

Gli autoveicoli reperiti presso società di noleggio possono avere coperture e massimali diversi da quelli previsti, ma è comunque garantita la polizza protezione incidenti per conducenti.

2.3.4. Servizio di rottamazione

L’Amministrazione può richiedere all’atto della emissione dell’Ordinativo di Fornitura di usufruire del servizio di ritiro e rottamazione degli autoveicoli usati di proprietà, in possesso dell’Amministrazione prima della stipula della Convenzione.

Può essere richiesta la rottamazione di una sola autovettura per ogni autovettura ordinata in noleggio.

L’Amministrazione riporta sull’Ordinativo di Fornitura l’elenco dei veicoli oggetto di ritiro (il relativo modulo deve essere richiesto al Fornitore) indicandone il modello, la data di immatricolazione, la località di stazionamento e tutte le altre informazioni necessarie al corretto espletamento del servizio.

L’Amministrazione, inoltre, richiede al Fornitore il modulo appositamente predisposto per il servizio di rottamazione.

Il Fornitore ritirerà i veicoli entro 15 giorni lavorativi, salvo diversi accordi. L’Amministrazione e il Fornitore possono regolare tale servizio con procedure a parte previamente concordate.

Il Fornitore provvede al ritiro e a tutti gli adempimenti necessari per la radiazione e fornisce all’Amministrazione copia della documentazione comprovante l'avvenuta radiazione.

Nel ambito del servizio di ritiro e rottamazione, ogni autoveicolo indicato dall’Amministrazione è oggetto di un contributo una tantum onnicomprensivo.

Il Fornitore all’atto del ritiro solleva l’Amministrazione da ogni responsabilità civile e penale.

Il pagamento per gli autoveicoli ritirati è fatturato dal Fornitore separatamente.

2.3.5 Servizio di consegna a domicilio

L’Amministrazione può chiedere nell’ordinativo la consegna dei veicoli “a domicilio”, presso la sede dell’Amministrazione.

In tale caso è tenuta al pagamento di un contributo “una tantum” per autoveicolo, a titolo di rimborso spese forfetario e onnicomprensivo.

2.3.6 Allestimenti specifici e optional

Allestimenti specifici

Qualora l’Amministrazione avesse bisogno di un allestimento aggiuntivo particolare, può rivolgersi al Fornitore per concordare le soluzioni ottimali, oppure può approvvigionarsi tramite altre società di tali allestimenti speciali, nel rispetto della normativa vigente. E’ tenuta comunque informare preventivamente il Fornitore sulle modifiche da apportare. In questo caso, prima della riconsegna del veicolo al momento del termine contrattuale, a qualsiasi titolo intervenuta, l’Amministrazione si fa carico delle spese di ripristino del veicolo, previ accordi direttamente e preventivamente intrapresi con il Fornitore.

I veicoli possono essere oggetto di modifiche speciali all’allestimento interno o essere oggetto di inserimento di apparecchiature particolari di interesse dell’Amministrazione in accordo con le eventuali normative regionali che l’Amministrazione dovrà preventivamente verificare.

L’Amministrazione può:

- installare apparecchiature ricetrasmittenti;

- installare sistemi di trasmissione dati;

- installare sistemi di rilevazione satellitari o similari;

- installare antenne;

- installare punti luce interni od esterni;

- installare cavi elettrici per il funzionamento delle apparecchiature punti di presa di corrente;

- apportare modifiche alle pannellature interne, cruscotto, cielo, sedili in relazione al montaggio di apparecchiature;

- applicare scritte adesive amovibili che identifichino l’Amministrazione.

L’Amministrazione non potrà comunque:

- apportare modifiche alle componenti meccaniche od elettroniche del veicolo che ne modifichino, anche in meglio, le prestazioni, ivi inclusi pneumatici di misura differente da quelli indicati sulla carta di circolazione;

- modificare od eliminare sistemi di sicurezza installati (es. Air Bag, ABS) od altri sistemi di sicurezza installati dalla fabbrica;

- sostituire i cristalli con altri, anche se blindati, o comunque apportare blindature di alcun tipo al veicolo;

- cambiare il colore esterno del veicolo con un altro, anche se con colori ufficiali della casa costruttrice;

- apportare modifiche che alterino l’omologazione del veicolo.

Qualora l’allestimento speciale richiesto dall’Amministrazione sia effettuato dal Fornitore, l’immatricolazione dei veicoli con allestimenti speciali è eseguita da questi, secondo la normativa vigente (ed in particolare secondo il decreto del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti 16 Marzo 2004).

I costi addebitati dal Fornitore in relazione ad un veicolo con allestimento speciale saranno comprensivi delle spese di immatricolazione/omologazione.

Nel caso l’allestimento speciale richiesto comporti un allungamento dei termini massimi di consegna, tali termini potranno essere derogati mediante uno specifico accordo tra il Fornitore e l’Amministrazione Contraente. Tale accordo dovrà essere menzionato nell’Ordinativo di fornitura e confermato nella comunicazione di conferma dell’ordinativo. In questo caso, la seconda data di consegna (di cui al precedente par. 2.2.2), decorrerà dal nuovo termine pattuito.

Ogni modifica non ripristinata prima della riconsegna od ogni spesa necessaria per ricondurre il veicolo alle condizioni originarie, vengono addebitate dal Fornitore all’Amministrazione, previo riconoscimento di congruità da parte di quest’ultima. Se questa non riconoscesse congrue le spese da addebitare, viene nominato, di comune accordo con il Fornitore, un perito il cui giudizio viene considerato vincolante. Tale tipologia di ripristino non è riconducibile a quanto previsto per la normale riconsegna del veicolo.

Optional

L’Amministrazione, in fase di Ordinativo di Fornitura può richiedere allestimenti aggiuntivi a quelli già presenti in Convenzione (Optional), il canone di riferimento viene adeguato dell’importo derivante dall’applicazione delle variazioni ai canoni indicati negli allegati denominati “listino optional” per ogni singolo modello.

Resta inteso che le variazioni sugli allestimenti riguardano optional o accessori esclusivamente previsti dal costruttore.

Inserimento di dispositivi per la gestione della flotta

Qualora l’Amministrazione Contraente o l’Assegnataria ritenesse di aver bisogno di dispositivi per la gestione della flotta, potrà rivolgersi al Fornitore per concordare le soluzioni ottimali, oppure approvvigionarsi tramite altre società, dopo aver informato il Fornitore sulle modifiche da apportare.

Per dispositivi per la gestione della flotta si intendono sistemi che, ad esempio:

• consentano di rilevare le percorrenze dei veicoli ed opzionalmente il tracciamento della posizione del veicolo stesso e/o;

• consentano di associare l’uso del veicolo al conducente e/o;

• consentano di memorizzare, in locale o trasmettendolo a remoto, le percorrenze delle vetture e/o;

• consentano l’inibizione dell’uso dei veicoli a persone non autorizzate e/o;

• siano dotati della possibilità di interfacciarsi con sistemi informatici (in locale ed in remoto) atti alla gestione dei dati rilevati da tali sistemi.

2.4 Gestione delle multe

Come meglio stabilito nello Schema di Convenzione che verrà stipulata con il Fornitore, con l’invio dell’Ordinativo di Fornitura l’Amministrazione manleva espressamente il Fornitore dall’onere del pagamento delle sanzioni amministrative pecuniarie derivanti da illeciti amministrativi (ai sensi del Codice della Strada e delle relative norme di attuazione) per violazioni derivanti da comportamento del conducente.

Con riferimento alle sanzioni amministrative pecuniarie derivanti da illeciti amministrativi (ai sensi del Codice della Strada e delle relative norme di attuazione), le Amministrazioni possono:

1) attivarsi sin dalla data di inizio del noleggio con gli uffici competenti per il rilascio di permessi di transito (es. esonero divieto di transito in Zone a Traffico Limitato, ecc.) qualora l’Amministrazione ne abbia diritto. Il Fornitore sarà sollevato da qualsiasi responsabilità e/o costo dovuto dalla mancata comunicazione di tale richiesta;

2) adottare soluzioni, preventive ed alternative alle modalità ordinarie di legge, per la gestione delle multe. In tale caso le Amministrazioni sono tenute ad adottare le suddette soluzioni direttamente con le autorità preposte;

3) in sede di ordinativo di fornitura o attraverso altra dichiarazione, espressamente autorizzare il Fornitore a provvedere al pagamento delle sanzioni amministrative. In tale caso il Fornitore potrà provvedere al pagamento della sanzione amministrativa con diritto di ottenere la restituzione di quanto pagato mediante addebito in fattura.

Nel caso in cui l’Amministrazione non abbia adottato nessuno dei sistemi sopra descritti ai punti 1), 2) e 3), il Fornitore potrà, per ogni singola notifica, farsi conoscere dall’Amministrazione una somma forfettaria per la gestione delle multe pari ad Euro 7,50, comprensiva delle spese di spedizione.

Pertanto, per la gestione delle multe da parte dell’Amministrazione, la gestione delle infrazioni accertate relative a violazioni per comportamento del conducente, è regolamentata come segue:

a) il Fornitore, potrà utilizzare sistemi atti a garantire che la notifica della sanzione amministrativa venga effettuata direttamente all’Amministrazione ovvero, comunicare - in qualità di proprietario dell’autovettura - all’Autorità che ha notificato il verbale di accertamento i riferimenti dell’Amministrazione che ha in uso il veicolo, restituendo l’originale del verbale notificato e ogni documentazione eventualmente allegata allo stesso (trattenendo una copia del verbale medesimo). Non appena ricevuta la notifica di verbale di accertamento di violazione del Codice della Strada, il Fornitore darà comunicazione all’Amministrazione dell’avvenuta notifica (via fax o via e-mail);

b) l’Amministrazione, una volta ricevuto il verbale rinotificato dall’Autorità verbalizzante di cui sopra, provvede con la modalità ritenuta più idonea a processarlo ed avrà l’onere di informare prontamente il Fornitore;

c) qualora nei 5 (cinque) giorni che precedono la scadenza del termine di pagamento indicato nel verbale di violazione rinotificato, il Fornitore non riceva alcuna comunicazione dall’Amministrazione, ovvero riceva una comunicazione nella quale si richiede espressamente di pagare la sanzione amministrativa pecuniaria, il Fornitore potrà provvedere al pagamento della sanzione medesima – in qualità di obbligato in solido con l’autore della infrazione – con diritto di ottenere la restituzione di quanto pagato mediante addebito in fattura.

Le spese di spedizione non possono eccedere i costi di una lettera raccomandata A/R inviata a mezzo posta e sono a carico dell’Amministrazione.

Qualora il Fornitore riceva una tempestiva comunicazione dell’Amministrazione con la quale richieda espressamente di non pagare la sanzione, non provvederà al pagamento e sarà garantito da eventuali conseguenze gravose di detto comportamento.

L’Amministrazione dovrà informare il Fornitore delle soluzioni adottate poiché, in mancanza di tale informazione, al fine di evitare esecuzioni forzate per il pagamento di dette sanzioni, il Fornitore potrà pagare la sanzione stessa con diritto di addebitare all’Amministrazione stessa l’importo pagato.

2.5. Riconsegna dell’ autoveicolo

L’Amministrazione (alla scadenza naturale o prorogata del contratto o in qualsiasi altro caso di risoluzione, o scadenza anticipata) riconsegna gli autoveicoli presso il centro dedicato in cui il veicolo è stato consegnato e nelle condizioni in cui li ha ricevuti, salvo il normale stato di usura. Nel caso in cui l’Amministrazione voglia usufruire della riconsegna “a domicilio”, dovrà concordarne preventivamente col Fornitore le modalità ed i costi.

A fine contratto l’Amministrazione può usufruire di un periodo ulteriore di 20 giorni per la restituzione del veicolo.

Il Fornitore redige un verbale di riconsegna del veicolo nel quale sono annotati eventuali danni evidenti di carrozzeria e/o di meccanica.

Eventuali spese di ripristino dell'autoveicolo non rientranti nel normale stato di usura e non conseguenti a sinistri regolarmente e precedentemente denunciati, sono addebitati

all’Amministrazione, previa dichiarazione di congruità di quest’ultima, mediante rifatturazione e salvo una franchigia di € 258,23 + IVA per veicolo con l’esclusione dei danni dovuti al montaggio di accessori o modifiche all’allestimento, il cui costo di ripristino è a totale carico della Amministrazione.

Per “normale stato di usura” si intende: appropriato utilizzo del veicolo che comporti degrado dello stesso senza presentare rotture, alterazioni di parti, incuria di conservazione. In caso di mancata dichiarazione di congruità da parte dell’Amministrazione, viene nominato, di comune accordo con il Fornitore, un perito, iscritto all'albo dei periti, il cui giudizio viene considerato insindacabile.

2.6. Facoltà di proroga

E’ facoltà della Amministrazione comunicare, per iscritto e con 30 giorni di anticipo rispetto alla data di scadenza del contratto in essere, la proroga del contratto per un periodo massimo di 6 mesi dalla data di scadenza naturale e comunque entro la percorrenza massima dell'autoveicolo così come indicato nel par. 6 del Capitolato Tecnico.

Durante i primi tre mesi il Fornitore applica il canone previsto, mentre per i successivi può richiedere un aggiornamento del canone in base al più recente tasso di inflazione ISTAT.

La mancata restituzione dell'autoveicolo alla data di scadenza prevista nel contratto (o nei 20 giorni successivi) non può essere in nessun caso considerata come proroga di fatto.

3. Modalità della fornitura

3.1 Requisiti di conformità

Gli autoveicoli sono “nuovi di fabbrica", in perfetta efficienza di meccanica e di carrozzeria, coperti da garanzia del produttore e sono di prima immatricolazione o di chilometraggio non superiore a 50 km (fatto salvo gli eventuali km necessari per la consegna).

L’Amministrazione è sollevata da qualsiasi responsabilità derivante da difetti di qualità, malfunzionamenti, vizi occulti o palesi ed altre inadempienze.

Il Fornitore provvede in ogni caso a fornire tutti i servizi previsti, in modo da rendere l’autoveicolo efficiente ed utilizzabile da parte dell’Amministrazione.

Gli autoveicoli sono conformi alle leggi vigenti in materia di antinquinamento sia a livello nazionale che europeo6. Sono inoltre in regola con la normativa fiscale in materia di tassa di proprietà per tutta la durata del noleggio (che si intende compresa nel canone mensile base).

6 In particolare sono conformi almeno alla normativa europea vigente al momento della consegna.

In qualsiasi momento l’Amministrazione può chiedere la sostituzione dell'autoveicolo qualora lo stesso abbia richiesto, nei dodici mesi successivi alla consegna, almeno sei interventi di straordinaria manutenzione per malfunzionamenti non dovuti ad incuria del conducente dell’autoveicolo o usura (esclusi quelli necessari a seguito di sinistri).

4. Condizioni economiche

4.1 Corrispettivi

I corrispettivi relativi alle diverse tipologie contrattuali sono riportate nella sezione Sei una amministrazione>Che strumento vuoi usare>Convenzioni>Autoveicoli in noleggio 8. I corrispettivi sono da intendersi IVA esclusa.

4.2 Revisione dei corrispettivi

In corso di contratto è previsto un adeguamento del canone per fatti al di fuori della capacità di intervento del Fornitore (come aumenti della tassa di possesso, eventuali sovrattasse e/o istituzioni di tributi o altri oneri straordinari momentanei o permanenti connessi con l’utilizzo dei veicoli), comunque oggettivamente riscontrabili da pubblicazioni su organi di stampa governativi (Gazzetta Ufficiale).

Tali aumenti saranno comunque commisurati agli aumenti effettivamente intervenuti e saranno comunicati all’Amministrazione in anticipo rispetto alla loro fatturazione.

4.2.1 Rivalutazione dei canoni durante la vigenza della convenzione

I canoni rimangono invariati per la durata di 3 mesi dalla data di attivazione della Convenzione7.

Trascorsi 6 mesi dalla data di stipula della Convenzione, i canoni indicati nei listini, limitatamente ai veicoli che vengono ordinati dall’Amministrazione dopo tale data (e quindi senza alcun effetto sui canoni degli autoveicoli già in noleggio), possono essere oggetto di variazione a seguito di una variazione di listino relativo al modello corrente, come riportato nel capitolato.

4.2.2 Adeguamento dei canone per modifiche all’allestimento

Qualora l’Amministrazione richieda, nell’Ordinativo di Fornitura, allestimenti aggiuntivi a quelli già presenti in Convenzione, il canone di riferimento viene aumentato dell’importo derivante dall’applicazione delle seguenti percentuali calcolate sul prezzo di listino dell’optional al netto di IVA:

- Contratto di 24 mesi: 4,2 %;

- Contratto di 36 mesi: 2,8 %;

- Contratto di 48 mesi: 2,1 %;

- Contratto di 60 mesi: 1,7 %;

- Contratto di 72 mesi: 1,5 %.

7 Fatte salve le eventualità previste per i contratti in corso, riportate nel par. precedente. Tale eventualità è prevista anche per l’immissione sul mercato di un nuovo modello in sostituzione di quello precedente e a questo corrispondente.

Le variazioni sugli allestimenti riguardano optional o accessori esclusivamente previsti dal costruttore.

I corrispettivi relativi agli adeguamenti degli importi dei canoni per modifiche degli allestimenti (optional o accessori previsti dal costruttore) sono riportati nella sezione Sei una amministrazione>Che strumento vuoi usare>Convenzioni>Autoveicoli in noleggio 8.

4.2.3 Eccedenze chilometriche

Alla scadenza del contratto di noleggio, il Fornitore addebita o rimborsa all’Amministrazione i chilometri eccedenti o inferiori il chilometraggio massimo previsto per ogni singolo contratto di noleggio.

L’importo, da addebitare o da rimborsare è calcolato come segue:

P = (0.30*Canone*n)/km

Dove

P costo per Km in eccesso o in difetto

0.30 coefficiente di abbattimento

Canone canone di noleggio mensile (IVA esclusa) n durata del noleggio espressa in mesi

km percorrenza chilometrica espressa nel contratto di noleggio

L'addebito o il rimborso dovuto a percorrenze superiori o inferiori a quelle contrattuali è applicato qualora la percorrenza finale sia superiore al 10% (in più o in meno) rispetto alla percorrenza contrattuale.

L’addebito per percorrenze superiori avviene per il 100% dell’importo unitario; il rimborso per le percorrenze inferiori avviene per il 70% dell'importo unitario.

In caso di risoluzione o restituzione anticipata, ai fini del calcolo della eccedenza chilometrica, la percorrenza contrattuale viene riproporzionata al periodo effettivo di detenzione dell'autoveicolo (come per la tolleranza chilometrica).

Il Fornitore verifica su base trimestrale la percorrenza media chilometrica e sottopone eventuali proposte di modifica tariffaria (in più od in meno) del monte chilometrico originariamente pattuito in ogni singolo Ordinativo di Fornitura, nel caso in cui si preveda una eccedenza superiore del 20%del monte chilometrico riproporzionato alla scadenza contrattuale. La modifica del canone avverrà previa accettazione da parte dell’Amministrazione.

4.3 Procedure di applicazione delle penali

Le penali previste per inadempimenti del fornitore agli obblighi assunti sono definite all’articolo 11 della Convenzione.

5. Fatturazione e pagamenti

Il corrispettivo relativo a ciascun Ordinativo di Fornitura viene fatturato nel mese successivo a quello di competenza.

L’importo delle predette fatture viene corrisposto dall’Amministrazione secondo la normativa vigente in materia di Contabilità dello Stato e, comunque, a 60 giorni data fine mese di ricevimento della fattura.

Il pagamento viene effettuato tramite bonifico bancario, sul conto corrente intestato al fornitore del lotto relativo, come indicato nell’art. 8 dello Schema di Convenzione di ogni lotto.

Per il Lotto 1, si comunica che è variato il conto corrente riportato al comma 3 dell’art. 9 della Convenzione. Il nuovo conto corrente è il seguente:

n. 0119146013EU,

intestato a Axus Italiana S.r.l. presso Société Generale SOGEITMM,

Codice IBAN IT 34 Y 03593 01600 0119 1460 13EU.

6. Come Ordinare

6.1. Registrazione

Per effettuare gli ordinativi, è necessario che gli utenti delle Amministrazioni richiedano la registrazione sulla portale xxx.Xxxxxxxxxxxxxxx.xx. Il processo di registrazione è composto da due fasi distinte e successive:

1. Registrazione Base (chi sei)

2. Abilitazione (che fai)

Per acquistare sul sistema è necessario completarle entrambe.

L’abilitazione come Punto Ordinante consente, ai soggetti autorizzati ad impegnare capitoli di spesa per conto delle Amministrazioni, di identificarsi come utenti del servizio. A seguito della abilitazione, una volta effettuata l’autenticazione sul portale inserendo utente e password, è possibile effettuare acquisti.

L’abilitazione può avvenire nelle due modalità:

• Con firma digitale: in tal caso l’utente potrà effettuare acquisti attraverso tutti gli strumenti messi a disposizione sulla piattaforma (MEPA, Accordo Quadro, Convenzioni, etc..) e nel caso delle Convenzioni potrà acquistare tramite tutte le iniziative di convenzione disponibili;

• Senza firma digitale: in tal caso l’utente non potrà effettuare acquisti su tutte le Convenzioni disponibili ma unicamente attraverso le convenzioni che consentono l’emissione dell’ordinativo sia online che via fax

Per effettuare la registrazione è necessario selezionare “Registrati” sul portale xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx e seguire la procedura indicata.

6.2. Il catalogo

Una volta effettuato il login sul portale xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, inserendo il nome utente e la password rilasciati in fase di abilitazione, l’utente potrà prendere visione del catalogo seguendo il percorso di seguito indicato: Sei una amministrazione>Che strumento vuoi usare>Convenzioni>Autoveicoli in noleggio 8.

La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione è disponibile nella sezione “Documentazione”.

Nel catalogo sono presenti 3 righe distinte:

1. Autoveicoli;

2. Optional per autoveicoli;

3. Servizi opzionali autoveicoli.

L’Amministrazione per poter ordinare gli autoveicoli a noleggio dovrà selezionare:

1. la riga “Autoveicoli” per individuare la tipologia del veicolo base richiesta tra quelle disponibili.

Nella scheda di dettaglio di ciascun autoveicolo, accedendo alla sezione “Documentazione”, è possibile visualizzare:

• la relativa scheda tecnica del veicolo selezionato;

• la relativa tabella colori contenente l’elenco dei colori disponibili per il veicolo selezionato.

La descrizione dei colori scelti dovrà essere indicata nell’Allegato all’ordinativo di fornitura, pubblicato sella sezione “Documentazione”, che dovrà obbligatoriamente essere firmato digitalmente ed inviato al fornitore utilizzando la funzione “Aggiungi allegati” presente nella sezione “Gestione ordine” ovvero dovrà essere sottoscritto ed inviato per fax;

2. la riga “Optional per autoveicoli” per poter visualizzare, per ciascun lotto, l’elenco degli optionals della casa costruttrice. Gli optionals e gli eventuali allestimenti speciali eventualmente richiesti per ciascuna configurazione potranno essere ordinati compilando l’Allegato all’ordinativo di fornitura, pubblicato sella sezione “Documentazione”, che dovrà obbligatoriamente essere firmato digitalmente ed inviato al fornitore utilizzando la funzione “Aggiungi allegati” presente nella sezione “Gestione ordine” ovvero dovrà essere sottoscritto ed inviato per fax;

3. la riga “Servizi opzionali autoveicoli” per poter visualizzare, per ciascun lotto, l’elenco dei servizi opzionali disponibili. I servizi sono ripartiti in due categorie in funzione della modalità di acquisto:

a) servizi ordinabili contestualmente rispetto agli autoveicoli:

• Autoveicolo sostitutivo LOW/TOP;

• Copertura assicurativa senza franchigia;

b) servizi ordinabili separatamente rispetto agli autoveicoli, attraverso l’emissione di un secondo ordinativo di fornitura:

• Vetture in preassegnazione facoltativa;

• Servizio di rottamazione degli autoveicoli usati;

• Servizio di consegna a domicilio.

Pertanto, per poter ordinare i servizi di rottamazione, consegna a domicilio e preassegnazione, è necessario procedere alla generazione di due distinti Ordinativi di fornitura:

1. un primo ordine specifico per gli autoveicoli, gli optionals ed i servizi riportati al punto a);

2. un secondo distinto ordine per i servizi elencati al punto b).

Si riporta, in allegato, uno schema riepilogativo del processo di generazione dell’Ordinativo di fornitura contenente la sequenza delle schermate del sistema che appariranno per la compilazione dell’ordine.

6.3. Emissione dell’ordinativo di fornitura

La presente convenzione consente l’emissione dell’ordinativo sia online che via fax.

La modalità operativa con la quale l’utente potrà operare varia in base al fatto che in fase di abilitazione abbia dichiarato o meno di possedere la firma digitale.

Utente abilitato con firma digitale: una volta effettuato il login sul portale xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, inserendo il nome utente e la password rilasciati in fase di abilitazione, l’utente dovrà:

1. selezionare nel catalogo on-line la riga “Autoveicoli”. Quindi individuare la tipologia del veicolo da ordinare ed aggiungere a carrello;

2. compilare in tutte le sue parti il file Allegato all’ordinativo di fornitura, pubblicato sella sezione “Documentazione”, firmarlo digitalmente e salvarlo sul proprio PC (il dettaglio ed il listino degli optionals disponibili è contenuto nel file omonimo pubblicato nella sezione “Documentazione”);

3. selezionare nel catalogo on-line la riga “Optionals per autoveicoli”, individuare la riga del lotto di interesse ed aggiungere al carrello;

4. selezionare nel catalogo on-line la riga “Servizi opzionali per autoveicoli” per ordinare i servizi accessori ordinabili contestualmente - veicolo sostitutivo low/top, servizio di copertura assicurativa senza franchigia - e aggiungere a carrello. Il quantitativo ordinato non potrà essere superiore al numero di veicoli ordinati;

5. cliccare sul pulsante/freccia “Crea ordine”. Compilare il campo descrizione ed inserire le quantità richieste per ciascuna riga. Nella colonna quantità relativa alla riga “Elenco optionals della casa costruttrice” inserire l’importo complessivo (€/mese IVA esclusa) relativo agli optionals/allestimenti speciali richiesti. Tale importo deve essere pari al “Canone mensile complessivo relativo agli optionals con questa configurazione €/mese IVA esclusa”, riportato nell’Allegato all’ordinativo di fornitura, pubblicato sella sezione “Documentazione”. Quindi, cliccare su aggiorna totali;

6. allegare all’ordine principale - in formato digitale (allegando il file a sistema in formato digitale utilizzando la funzione “Aggiungi allegati” presente nella sezione “Gestione ordine”) - il relativo Allegato all’ordinativo di fornitura, pubblicato sella sezione “Documentazione”, compilato in tutte le sue parti e firmato digitalmente;

7. procedere alla generazione del formato elettronico dell’Ordinativo di fornitura principale e al suo salvataggio sul proprio PC;

8. selezionare nel catalogo on-line la riga “Servizi opzionali per autoveicoli” per ordinare i servizi accessori ordinabili separatamente attraverso l’emissione di un secondo ordinativo di fornitura (Ordinativo di fornitura secondario), - servizio di preassegnazione piccola/media/grande, servizio di consegna a domicilio, servizio di rottamazione - e aggiungere a carrello. Il quantitativo ordinato non potrà essere superiore al numero di veicoli ordinati;

9. cliccare sul pulsante/freccia “Crea ordine”. Compilare il campo descrizione ed inserire le quantità richieste per ciascuna riga. Quindi, cliccare su aggiorna totali; 10.procedere alla generazione del formato elettronico dell’Ordinativo di fornitura

secondario e al suo salvataggio sul proprio PC;

11.effettuare l’invio dei due Ordinativi di fornitura, principale e secondario (eventuale), al fornitore tramite il sistema, dopo aver ricaricato a sistema i due documenti firmati digitalmente.

Si ricorda che è obbligatorio compilare in tutte le sue parti ed inviare l’Allegato all’ordinativo di fornitura firmato digitalmente (allegando il file a sistema utilizzando la funzione “Aggiungi allegati” presente nella sezione “Gestione ordine”), pubblicato sella sezione “Documentazione”.

Da questo momento sarà possibile consultare lo stato di avanzamento dell’/degli ordine/i attraverso le funzioni rese disponibili nella sezione Area Personale.

Si ricorda che al PO abilitato con firma digitale verrà sempre richiesto di firmare digitalmente gli ordinativi, anche nel caso di iniziative di convenzione che prevedono entrambe le modalità online e fax.

Utente abilitato senza firma digitale: una volta effettuato il login sul portale xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, inserendo il nome utente e la password rilasciati in fase di abilitazione, l’utente dovrà:

1. selezionare nel catalogo on-line la riga “Autoveicoli”. Quindi individuare la tipologia del veicolo da ordinare ed aggiungere a carrello;

2. compilare in tutte le sue parti il file Allegato all’ordinativo di fornitura, pubblicato sella sezione “Documentazione”, salvarlo sul proprio PC, stamparlo e firmarlo manualmente (il dettaglio ed il listino degli optionals disponibili è contenuto nel file omonimo pubblicato nella sezione “Documentazione”);

3. selezionare nel catalogo on-line la riga “Optionals per autoveicoli”, individuare la riga del lotto di interesse ed aggiungere al carrello;

4. selezionare nel catalogo on-line la riga “Servizi opzionali per autoveicoli” per ordinare i servizi accessori ordinabili contestualmente - veicolo sostitutivo low/top, servizio di copertura assicurativa senza franchigia - e aggiungere a carrello. Il quantitativo ordinato non potrà essere superiore al numero di veicoli ordinati;

5. cliccare sul pulsante/freccia “Crea ordine”. Compilare il campo descrizione ed inserire le quantità richieste per ciascuna riga. Nella colonna quantità relativa alla riga “Elenco optionals della casa costruttrice” inserire l’importo complessivo (€/mese IVA esclusa) relativo agli optionals/allestimenti speciali richiesti. Tale importo deve essere pari al “Canone mensile complessivo relativo agli optionals con questa configurazione €/mese IVA esclusa”, riportato nell’Allegato all’ordinativo di fornitura, pubblicato sella sezione “Documentazione”. Quindi, cliccare su aggiorna totali;

6. procedere alla generazione del formato elettronico dell’Ordinativo di fornitura principale e al suo salvataggio sul proprio PC;

7. selezionare nel catalogo on-line la riga “Servizi opzionali per autoveicoli” per ordinare i servizi accessori ordinabili separatamente attraverso l’emissione di un secondo ordinativo di fornitura (Ordinativo di fornitura secondario), - servizio di preassegnazione piccola/media/grande, servizio di consegna a domicilio, servizio di rottamazione - e aggiungere a carrello. Il quantitativo ordinato non potrà essere superiore al numero di veicoli ordinati;

8. cliccare sul pulsante/freccia “Crea ordine”. Compilare il campo descrizione ed inserire le quantità richieste per ciascuna riga. Quindi, cliccare su aggiorna totali;

9. procedere alla generazione del formato elettronico dell’Ordinativo di fornitura secondario e al suo salvataggio sul proprio PC;

10.inviare via fax al fornitore, dopo averli firmati manualmente:

- i due suddetti Ordinativi di fornitura, principale e secondario (eventuale);

- l’Allegato all’ordinativo di fornitura, pubblicato sella sezione “Documentazione”;

11.dopo aver inviato i due suddetti ordini, dall’elenco degli ordini, disponibili nella sezione Area Personale, selezionare “Inviato” per modificarne lo stato. In questo modo il fornitore riceve comunicazione dell’invio anche tramite il sistema (oltre che con la ricezione del fax).

Si ricorda che è obbligatorio compilare in tutte le sue parti ed inviare per fax l’Allegato all’ordinativo di fornitura obbligatorio, pubblicato sella sezione “Documentazione”.

Da questo momento sarà possibile consultare lo stato di avanzamento dell’/degli ordine/i attraverso le funzioni rese disponibili nella sezione Area Personale.

Qualora le Amministrazioni ordinanti abbiano necessità che alcuni veicoli siano consegnati in luoghi diversi, devono darne evidenza nell’Ordinativo, utilizzando la funzione del Multindirizzo ovvero nell’Allegato all’ordinativo di fornitura pubblicato sella sezione “Documentazione”.

Dal momento dell’invio dell’ordinativo l’Amministrazione ordinante può, nel termine di 24 ore, annullarlo (ad eccezione degli ordinativi inviati via posta); scaduto tale termine, l’ordine diventa irrevocabile e il Fornitore è tenuto a darvi seguito nei termini previsti dalla Convenzione.

Per la modalità di trasmissione dell’ordine via fax, non è necessario far seguire l’originale dell’ordinativo per posta ordinaria: è sufficiente archiviare il documento debitamente firmato e protocollato (come riportato nel D. Lgs. N. 39 del 12/2/93).

7. Riferimenti del Fornitore

7.1 Call center

Il Fornitore mette a disposizione delle Amministrazioni un centro unificato di Customer Care che avrà funzioni di ricezione e gestione delle chiamate relative a richieste di informazioni e in particolare:

• richieste di chiarimento sulle modalità di ordine e di consegna;

• richieste relative allo stato degli ordini in corso e delle consegne;

• richieste di consulenza sui servizi in convenzione;

• altre richieste di informazione.

Il servizio sarà disponibile, per tutti i giorni dell’anno (esclusi sabato pomeriggio, domenica e festivi) con le modalità previste al par. 2.10 del Capitolato Tecnico.

Lotto 1: Numero verde: 800 94 94 80

Lotti 2 e 3: Numero verde: 800 913335

Lotto 4: Numero verde: 800 260 692

7.2 Referenti del Fornitore

I referenti del fornitore sono:

Lotto 1 (Vetture operative) – Axus Italiana S.r.l. (ALD Automotive)

- Area Centro- Nord : Xxxxx Xxxxxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 00 00000000

fax 00 000000000

indirizzo di posta elettronica xxxxxxxx.XX@xxxxxxxxxxxxx.xxx

- Sud ed Isole : Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 00 00000000

fax 00 000000000

indirizzo di posta elettronica xxxxxxxx.XX@xxxxxxxxxxxxx.xxx Fax per invio degli ordini: 800 950 926

Lotti 2 e 3 (Berline medie e grandi) - Arval Service Lease Italia S.p.A.

Xxxxx Xxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 00 00000000

fax 000 0000000

indirizzo di posta elettronica xxxxx.xxxxx@xxxxx.xx Fax per invio degli ordini: 055 7376926

Lotto 4 (Veicoli commerciali) - Program di Autonoleggio Fiorentino S.r.l.

Xxxxxx Xxxxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 000 0000000

fax 000 0000000

xxx. 000.0000000

indirizzo di posta elettronica x.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx Fax per invio degli ordini: 055 3436042

7.3 Responsabile generale del servizio

Il “Responsabile generale del Servizio” ha la responsabilità di essere il riferimento per tutte le problematiche derivanti dall’adempimento delle obbligazioni contrattuali, nonché delle seguenti attività:

- supervisione e coordinamento dei servizio a partire dal momento di ricezione degli Ordinativi di fornitura;

- pianificazione delle consegne;

- monitoraggio delle consegne e controllo del rispetto dei piani concordati;

- monitoraggio dell’andamento dei livelli di servizio di assistenza e manutenzione per tutto il periodo di efficacia dei singoli contratti attuativi della Convenzione;

- implementazione di tutte le azioni necessarie per garantire il rispetto delle prestazioni richieste;

- risoluzione dei disservizi e gestione dei reclami da parte delle Amministrazioni;

- monitoraggio di tutti i servizi affidati a terzi, ma comunque facenti parte del contratto di noleggio a lungo termine.

I responsabili generali del servizio sono:

Lotto 1 (Vetture operative) – Axus Italiana S.r.l. ( ALD Automotive)

Xxxxxxxxx Xxxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 00 00000000

fax 00 00000000

indirizzo di posta elettronica xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx

Lotti 2 e 3 (Berline medie e grandi) – Arval Service Lease Italia S.p.A.

Xxxxxx Xxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 02/00000000 cell. 000 0000000

fax 000 0000000

indirizzo di posta elettronica xxxxxx.xxxxx@xxxxx.xx

Lotto 4 (Veicoli commerciali) - Program di Autonoleggio Fiorentino S.r.l.

Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 000 0000000

fax 000 0000000

xxx. 000.0000000

indirizzo di posta elettronica x.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx

7.4 Rappresentante del fornitore per il Servizio di intervento su chiamata

Il servizio di “intervento su chiamata”, sarà reso disponibile all’Amministrazione nell’ambito del periodo della durata contrattuale.

Il servizio sarà attivato solo qualora la richiesta formulata dall’Amministrazione stessa sia rimasta irrisolta alla terza chiamata effettuata dall’Amministrazione all’Help Desk.

Il servizio si esplica in due differenti tipologie di intervento:

- intervento per richieste di consulenza sui servizi in convenzione;

- interventi di gestione del parco auto relativamente ai soli veicoli noleggiati dal Fornitore.

Il servizio è disponibile localmente su tutto il territorio nazionale.

Il rappresentante del Fornitore dovrà recarsi presso l’Amministrazione entro il termine di 5 giorni lavorativi dalla data di richiesta da parte dell’Amministrazione stessa.

Lotto 1 – Vetture operative – Axus Italiana S.r.l. ( ALD Automotive)

Xxxxxxxxx Xxxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 00 00000000

fax 00 00000000

indirizzo di posta elettronica xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx

Lotti 2 e 3 (Berline medie e grandi) – Arval Service Lease Italia S.p.A.

Xxxxxx Xxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 02/00000000 cell. 000 0000000

fax 000 0000000

indirizzo di posta elettronica xxxxxx.xxxxx@xxxxx.xx

Lotto 4 (Veicoli commerciali) – Program di Autonoleggio Fiorentino S.r.l.

Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

I recapiti sono i seguenti:

tel. 000 0000000

fax 000 0000000

xxx. 000.0000000

indirizzo di posta elettronica x.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx

8. ALLEGATO: Esempio del processo di generazione dell’ordinativo di fornitura – Utenza: Punto Istruttore

Si riporta di seguito il processo di generazione dell’ordinativo di fornitura.

Si rammenta che, qualora si vogliano ordinare uno o più servizi di seguito riportati:

a) Servizio di preassegnazione (piccola/media/grande);

b) Servizio di consegna a domicilio;

c) Servizio di rottamazione;

è necessario generare ed inviare due distinti Ordinativi di fornitura:

1. Ordinativo principale: primo ordine relativo alla tipologia di autoveicoli richiesta, agli optionals, al servizio di autoveicolo sostitutivo (low/top) ed alla copertura assicurativa senza franchigia;

2. Ordinativo secondario: secondo ordine relativo ai servizi di preassegnazione (piccola/media/grande), consegna a domicilio e/o rottamazione.

1. ORDINATIVO PRINCIPALE DI FORNITURA

Andare sul catalogo. Nella prima schermata sono presenti tre articoli distinti da poter ordinare: Autoveicoli, Optionals per autoveicoli e Servizi opzionali per autoveicoli.

Entrando nel primo articolo “Autoveicoli” si seleziona la tipologia dell’autoveicolo da ordinare. Attraverso la funzione “Restringi risultati”, riportata nella barre a sinistra, è possibile effettuare dei filtri di ricerca.

E’ possibile visualizzare il dettaglio cliccando sul nome commerciale.

Per ordinare è necessario cliccare su “aggiungi a carrello”.

Per poter ordinare gli optionals, è necessario tornare indietro, ovvero entrare di nuovo nel catalogo, e selezionare l’articolo “Optional per autoveicoli” .

Per poter ordinare è necessario selezionare la riga del lotto di interesse.

Cliccare su “aggiungi a carrello”.

Per poter ordinare i servizi opzionali ORDINABILI CONTESTUALMENTE:

a) vettura sostitutiva (low/top);

b) copertura assicurativa senza franchigia;

è necessario tornare indietro, ovvero entrare di nuovo nel catalogo, e selezionare l’articolo “Servizi opzionali per autoveicoli”. Cliccando su nome commerciale è possibile visualizzare il dettaglio descrittivo del servizio scelto. Attraverso la funzione “Restringi risultati”, riportata nella barra a sinistra, è possibile effettuare dei filtri di ricerca.

Per poter ordinare è necessario selezionare i servizi di interesse e cliccare su “aggiungi a carrello”.

Per poter generare l’ordinativo di fornitura è necessario cliccare sul pulsante/freccia “Crea ordine”. Compilare il campo descrizione ed inserire le quantità richieste per ciascuna riga. Nella colonna quantità relativa alla riga “Elenco optionals della casa costruttrice” inserire l’importo complessivo (€/mese IVA esclusa) relativo agli optionals, pari al prodotto tra il canone unitario per ciascun veicolo per la quantità di veicoli richiesta. Quindi, cliccare su aggiorna totali.

Inserire l’allegato all’ordinativo di di fornitura obbligatorio firmato digitalmente (scaricabile dal portale nella sezione documentazione) cliccando su “sfoglia” e quindi “aggiungi allegati” ovvero inviare l’allegato per fax sottoscritto. E’, quindi, possibile salvare l’ordine ovvero inviarlo al Punto Ordinante.

Si riporta di seguito il riepilogo dell’ordine con l’importo totale

Si riporta di seguito il dettaglio relativo al file allegato obbligatorio da firmare digitalmente ovvero inviare per fax sottoscritto.

2. ORDINATIVO DI FORNITURA SECONDARIO

Per poter ordinare i servizi opzionali ORDINABILI SEPARATAMENTE:

a) servizio di preassegnazione;

b) servizio di consegna a domicilio;

c) servizio di rottamazione;

è necessario inviare anche un secondo ordinativo di fornitura. Pertanto. È necessario entrare di nuovo nel catalogo e selezionare l’articolo “Servizi opzionali per autoveicoli”. Cliccando su nome commerciale è possibile visualizzare il dettaglio descrittivo del servizio scelto. Attraverso la funzione “Restringi risultati”, riportata nella barra a sinistra, è possibile effettuare dei filtri di ricerca.

Per poter ordinare è necessario selezionare i servizi di interesse e cliccare su “aggiungi a carrello”.

Per poter generare l’ordinativo di fornitura è necessario cliccare sul pulsante/freccia “Crea ordine”. Compilare il campo descrizione ed inserire le quantità richieste per ciascuna riga. Quindi, cliccare su aggiorna totali.

Inserire eventuali allegati all’ordinativo di di fornitura (ad es. modulo per la rottamazione, etc.) firmati digitalmente cliccando su “sfoglia” e quindi “aggiungi allegati” ovvero inviare per fax gli allegati sottoscritti. E’, quindi, possibile salvare l’ordine ovvero inviarlo al Punto Ordinante.

Si riporta di seguito il riepilogo dell’ordine con l’importo totale.

Si riporta di seguito il dettaglio relativo al file allegato obbligatorio da firmare digitalmente ovvero inviare per fax sottoscritto.