INDICE

08	30/01/2019	Aggiornato riservatezza per protezione dati – Clausola di chiusura pratiche oltre due anni.	E. Le Donne	X. Xxxxxxxxx/ X. Xxxxxxxx	Comitato Direttivo
07	17/07/2017	Inserito tempi risposta reclami e ricusazione Ispettori	X. Xx Donne	X. Xxxxxxxxx/ X. Xxxxxxxx	Comitato Direttivo
06	29/01/2016	Aggiornato consegna Licenza, Recesso, Reclami	E. Le Donne	X. Xxxxxxxxx/ X. Xxxxxxxx	Comitato Direttivo
05	01/06/2015	Accesso agli ispettori Pubblica Amministrazione	E. Le Donne	X. Xxxxxxxxx/ X. Xxxxxxxx	Comitato Direttivo
04	01/09/2014	Accesso agli ispettori ACCREDIA, Ricusazione ispettori, Reclami e ricorsi, Imparzialità	X. Xx Donne	X. Xxxxxxxxx/ X. Xxxxxxxx	Comitato Direttivo
03	01/04/2014	Aggiornamento a ISO IEC 17065	E. Le Donne	X. Xxxxxxxxx/ X. Xxxxxxxx	Comitato Direttivo
02	30/07/2012	Inserite clausole vessatorie	X. Xx Donne	X. Xxxxxxxxx	X. Xxxxxx
Revisione	Data	Descrizione	Preparato (RS)	Controllato (RQ)	Emesso (SG)

1. PREMESSA ‌

ACAE (Associazione per la Certificazione della Apparecchiature Elettriche ed Elettroniche) è un organismo di certificazione conforme alla norma ISO / IEC 17065 (accreditato da ACCREDIA, Ente Italiano di Accreditamento, firmatario degli accordi di mutuo riconoscimento di EA e IAF) ed è socio fondatore del LOVAG (Low Voltage Group). LOVAG è un accordo reciproco fra Organismi di Certificazione europei fondato nel 1991, che ha un elevato livello di competenza in fase di certificazione e rilascio del Marchio LOVAG per le apparecchiature a bassa tensione.

Le attività di certificazione e di rilascio della Licenza d’uso del Marchio LOVAG sono svolte da ACAE senza alcun condizionamento di natura commerciale, economico finanziario o altra natura che ne possa compromettere l’imparzialità.

La certificazione e la marcatura di prodotto rilasciate da ACAE-LOVAG, fornisce una valutazione e attestazione imparziale che quel prodotto è stato verificato circa il soddisfacimento dei requisiti specificati, tra cui le prestazioni, oltre che assicurare per i prodotti marcati la conformità della produzione alle Norme di riferimento.

La marcatura di un prodotto supporta la fiducia per i consumatori , autorità di regolamentazione , l'industria e le altre parti interessate che i prodotti marcati sono conformi ai requisiti specificati , e facilita il commercio , l'accesso al mercato , la concorrenza leale e l'accettazione da parte dei consumatori dei prodotti a livello nazionale ed internazionale .

L’ACAE rilascia Licenze per l’uso del Marchio LOVAG per prodotti/apparecchiature elettromeccanici ed elettronici di bassa tensione in accordi allo schema LOVAG G3 ed al presente Regolamento.

Il presente documento è reperibile sul sito xxx.xxxxxxxx.xx.

Per il rilascio della Licenza vale quanto precisato nel presente regolamento ‌

2. GENERALITA’

Il presente documento riporta l’insieme delle regole in base alle quali la Licenza, con riferimento ad un prodotto ed alle norme di riferimento viene rilasciata, mantenuta, sospesa o revocata.

Il sistema di certificazione ACAE delle apparecchiature elettriche ed elettroniche è conforme allo schema di certificazione tipo 5 in accordo alla ISO IEC 17067 ed al documento “LOVAG General Instruction G.3”.

Il Marchio LOVAG intende proteggere e garantire la sicurezza, la qualità, le prestazioni, il rispetto delle Norme e l'elevata affidabilità dei prodotti dell'industria europea di bassa tensione.‌

3. PRODOTTI OGGETTO DELLA LICENZA

La Licenza può essere rilasciata per le apparecchiature di bassa tensione elencate nell’annesso 3 del documento ”LOVAG General Instruction G.3” reperibile nel sito xxx.xxxxx.xxx

La Licenza può essere richiesta per:

• un prodotto singolo

• una serie omogenea di prodotti che hanno cioè le parti fondamentali a comune e differiscono solo per qualche componente (ad esempio una serie di interruttori identici con sganciatori diversi)

La Licenza viene rilasciata dopo aver verificato la rispondenza del prodotto alle Norme e la capacità del costruttore a produrre con sistemi e processi che assicurino il mantenimento della qualità nel tempo.

4. REQUISITI PER CHI RICHIEDE LA LICENZA ‌

Il richiedente può essere il costruttore oppure una organizzazione in accordo con il costruttore. Il richiedente è il diretto interlocutore dell’ACAE durante il processo di certificazione.

Il richiedente deve permettere l’accesso alle proprie sedi agli ispettori ACAE e ACCREDIA, organismo quest’ultimo di accreditamento dell’ACAE.‌

5. PROCEDURA PER IL RILASCIO DELLA LICENZA

Il processo è composto da otto fasi descritte nel seguito.‌

Fase 1 - Presentazione della domanda

Alla compilazione della prima domanda il Licenziatario deve:

a) compilare la domanda di concessione del Marchio, utilizzando l’apposito modulo (MOD 142), in modo da fornire le seguenti informazioni:

• propria denominazione e indirizzo;

• identificazione dei prodotti oggetto della domanda (tipologia di prodotto, modello, codice articolo, nome o nomi commerciali, etc.);

• ragione sociale e indirizzo del costruttore, nonché localizzazione del sito produttivo (ovvero dei siti) dei prodotti per i quali è richiesta la concessione del Marchio;

• xxxxx a fronte della quale si intende ottenere la concessione;

• nome della persona da contattare (o LOVAG Mark Senior Supervisor)

b) firmare l’accettazione del Regolamento ACAE per il rilascio della Licenza per l’uso del Marchio LOVAG (MOD 141).

La domanda di concessione del Marchio e del Regolamento ACAE devono essere debitamente timbrati e firmati dal legale rappresentante del Licenziatario ovvero da persona munita di procura.

c) inviare copia dell’eventuale certificato relativo alla certificazione del sistema gestione qualità del costruttore;

d) inviare la documentazione relativa ai prodotti oggetto della domanda di concessione del marchio;

Nota: ACAE ha la facoltà di richiedere documentazione addizionale inerenti al prodotto.

e) inviare Certificati/Rapporti di prova esistenti, rilasciati da Organismi riconosciuti dal LOVAG, relativi alla rispondenza dei prodotti oggetto della richiesta di Licenza alla Norma di prodotto. Questo può consentire ad ACAE di omettere l’effettuazione di alcune delle attività previste nell’iter di concessione del marchio;

f) richiedere la eventuale nomina del MSS (Mark Senior Supervisor) (MOD 65E) che verrà valutata e, se accettata, controfirmata dal Segretario Generale;

g) compilare il Rapporto preliminare per la preparazione della visita ispettiva iniziale (MOD 65C-CIG022B).

Alle successive domande è sufficiente venga presentato quanto non già in possesso da ACAE.

Fase 2 - Istruzione della domanda ‌

Al ricevimento della domanda, ACAE provvede a (MOD 144):

- registrare la domanda, compiendo un esame preliminare della stessa e della relativa documentazione allegata;

- richiedere altra documentazione, oltre a quella indicata in precedenza, qualora ciò sia ritenuto necessario ai fini dell’istruzione della domanda;

- valutare gli eventuali Certificati/Rapporti di prova ricevuti e definire le prove necessarie alla verifica della piena rispondenza del prodotto alla Norma;

- comunicare al Licenziatario le prove da effettuare, se non coperte dalla documentazione presentata e richiedere che lo stesso presenti ad ACAE una richiesta di Certificazione, per le prove mancanti, secondo lo schema MOD 035.

- concordare con il Licenziatario l’effettuazione della/e visita/e ispettiva/e volta/e ad accertare il possesso dei requisiti (MOD 65B-CIG 022A).

Fase 3 - Verifica del costruttore ‌

La verifica del possesso dei richiesti requisiti di qualità da parte del costruttore comporta in ogni caso l’effettuazione di una visita ispettiva; detta verifica viene svolta in conformità alla procedura LOVAG CIG 021.

Durante la verifica, gli incaricati ACAE devono essere assistiti da personale del costruttore e dal LOVAG MSS (se nominato); il costruttore deve consentire il loro accesso in condizioni di sicurezza a tutte le aree ove vengono svolte attività rilevanti per l’oggetto della concessione del marchio, ed anche la facoltà di intervistare il personale coinvolto nelle suddette attività. Il costruttore deve altresì consentire l’accesso, in accompagnamento agli ispettori ACAE, i agli ispettori di enti di Certificazione/Accreditamento e della Pubblica Amministrazione.

I nominativi degli ispettori saranno comunicati da ACAE preventivamente alla data di verifica ed è concessa al richiedente la marcatura la facoltà di ricusarli, (entro 3 giorni lavorativi dalla comunicazione) motivandone per iscritto le ragioni quali comportamento deontologicamente scorretto o conflitto di interessi.

Il richiedente s’impegna a fornire agli incaricati ACAE tutti gli strumenti necessari per una corretta valutazione, assicurando in particolare che siano disponibili:

- i documenti relativi ai prodotti per i quali è richiesta la Licenza;

- le registrazioni relative, inclusi i rapporti delle verifiche ispettive interne;

- informazioni necessarie per l’accesso in condizioni di sicurezza ai siti produttivi che saranno oggetto di verifica.

Al termine della verifica, gli incaricati ACAE compilano il rapporto di valutazione (MOD 65D- CIG023).

Prima di rendere definitivo tale rapporto, l'Organizzazione verificata:

- viene messa al corrente del risultato della verifica;

- ha l’opportunità di discutere con gli incaricati ACAE il contenuto del rapporto;

- firma - per presa visione - il rapporto, ricevendone copia.

Il richiedente deve impegnarsi ad eliminare le “non conformità” eventualmente rilevate nel corso della verifica suddetta, inviando per iscritto le azioni correttive proposte, accompagnate da tutti gli elementi utili per la valutazione da parte di ACAE della loro idoneità (tempi di attuazione delle azioni correttive e relative responsabilità, evidenze documentali, etc.).

In casi di particolare gravità ovvero numerosità delle “non conformità” rilevate, ACAE si riserva la facoltà di effettuare una visita ispettiva supplementare.

Fase 4 – Verifica dei prodotti ‌

Obiettivo di ACAE è verificare la piena rispondenza dei prodotti oggetto della Licenza a tutti i requisiti stabiliti dalle norme.

Questo avviene attraverso la verifica degli eventuali Certificati/Rapporti di prova presentati (come descritto in precedenza) oppure attraverso la definizione di prove aggiuntive da effettuare.

In questo caso, il Licenziatario presenterà ad ACAE una domanda di Certificazione per il rilascio di Certificati.

ACAE gestirà questa domanda secondo le modalità relativa al rilascio dei Certificati (PA 4.6). Questa fase sarà completata con l’emissione di tutti i Certificati richiesti.

Fase 5 – Esame delle verifiche ed approvazione della Licenza ‌

Sulla base del riesame delle verifiche condotte sul costruttore (v. Fase 3) e delle

prove e verifiche eseguite sui prodotti (v. Fase 4), ACAE coinvolge la Commissione di Certificazione per il rilascio della Licenza ed invia la proposta di Licenza (MOD 145) al LOVAG Mark Committee per l’accettazione finale.

Il LOVAG Mark Committee valuta la proposta e decide per il suo rilascio. Ottenuta l’approvazione il Segretario Generale firma la Licenza.

Fase 6 – Rilascio della licenza ‌

Dopo la firma, ACAE invierà al Licenziatario la Licenza per l’uso del Marchio LOVAG (MOD 146) nella quale sono precisati: la denominazione e la sede legale dell’Organizzazione detentrice della Licenza, il sito/i produttivo/i cui la Licenza si riferisce, il prodotto/i oggetto della Licenza, la norma di riferimento, il marchio LOVAG di cui viene concesso l'uso, la data di emissione, la data di scadenza. La Licenza viene consegnata al cliente in originale cartaceo con una lettera di accompagnamento.

La Licenza in formato PDF, con una adeguata protezione atta a consentire esclusivamente la lettura e la sola stampa, viene caricata sul sito web ACAE, permettendone l’acquisizione al cliente attraverso la consegna di una password.

Il file del documento PDF è archiviato nel server della Segreteria.

La versione ufficiale della Licenza è quella cartacea; ciò viene fatto presente al cliente attraverso un allegato al file della Licenza.

Quando la Licenza non viene accordata, ACAE comunica per iscritto al Licenziatario tale decisione, indicando le relative motivazioni.

Il Licenziatario ha la facoltà di ricorrere entro 30 giorni, vedi punto 8 del presente documento.

Fase 7 – Impiego del Marchio ‌

Ricevuta la Licenza, il Licenzatario è autorizzato ad apporre il marchio LOVAG sui prodotti in essa indicati. La riproduzione del marchio dovrà avere le caratteristiche come nell’annesso 2 del documento LOVAG G.3.

Nel caso di rilascio della Licenza deve essere verificato l’uso corretto del marchio e questo avviene principalmente durante le visite annuali di sorveglianza in fabbrica.

L’uso del marchio è da considerare improprio se:

- Viene utilizzato oltre il periodo di validità

- È utilizzato senza la relativa Licenza

- E’ applicato su un prodotto non previsto in Licenza

- E’ utilizzato prima della emissione della Licenza

- Prodotti marchiati sono venduti dopo che la Licenza è stata cancellata e/o ritirata

- E’ fatta pubblicità ingannevole fra prodotti marcati e non

- E’ utilizzato in modo da indurre in errore una terza parte

Fase 8 – Durata e sorveglianza della Licenza ‌

La validità della Licenza è di tre anni ed è comunque subordinata all’esito positivo delle valutazioni di conformità dei prodotti alla Norma, della adeguatezza dei mezzi di produzione e del Sistema di Qualità ed, attraverso la sorveglianza, del loro mantenimento nel tempo.

La verifica del mantenimento nel tempo, viene effettuata da ACAE attraverso una sorveglianza periodica sia sul costruttore, per verificare il rispetto dei requisiti di cui al presente Regolamento, sia sui prodotti ammessi all’uso del Marchio, per verificare il mantenimento della conformità ai requisiti delle norme di riferimento.

Questa sorveglianza avviene attraverso visite ispettive, prove e verifiche, secondo i criteri indicati nel seguito.

Qualora sia stato nominato il LOVAG MSS, questi, in accordo alle sue responsabilità, dovrà partecipare attivamente a questa attività anche informando periodicamente ACAE circa le eventuali variazione di progetto, processo, materiali, procedure che potrebbero avere influenza sulle prestazioni dei prodotti marcati. LOVAG MSS vigilerà anche sugli scarti in produzione e sui reclami dei clienti informando ACAE in caso di incrementi statistici significativi. XXXXX MSS informerà ACAE su quanto prima descritto almeno ogni 4 mesi o su richiesta specifica di ACAE.

- Controlli presso il costruttore ‌

ACAE, con la presenza del LOVAG MSS (se nominato), effettua una visita ispettiva di sorveglianza presso il costruttore dei prodotti ammessi all’uso del Marchio, con frequenza annuale.

Gli stabilimenti, i magazzini ed i laboratori del costruttore e dei suoi eventuali fornitori devono essere accessibili agli incaricati ACAE ed agli ispettori di enti di Certificazione/Accreditamento e della Pubblica Amministrazione, in accompagnamento agli ispettori ACAE. I nominativi degli ispettori saranno comunicati da ACAE preventivamente alla data della visita ed è concessa al fornitore la facoltà di ricusarli (entro 3 giorni lavorativi dalla comunicazione) motivandone per iscritto le ragioni quali comportamento deontologicamente scorretto o conflitto di interessi.

Gli incaricati ACAE hanno la facoltà di procedere a tutte le verifiche che ritengono utili per controllare se il costruttore rispetta i requisiti del presente Regolamento, ed in particolare prendere visione ed eventualmente nota dei risultati delle prove individuali. E’ importante che nel corso della visita l’incaricato ACAE possa verificare la produzione dei prodotti marcati ed assistere alle prove individuali richieste dalla norma applicabile. L’incaricato ACAE può anche richiedere prove di verifica su prodotti già marcati e pronti per la spedizione.

- Controlli sul mercato ‌

In caso di reclami e/o segnalazioni dal mercato, al fine di verificare la conformità della produzione ai requisiti delle Norme di riferimento, ACAE ha la facoltà di visionare campioni di prodotti marcati presenti sul mercato stesso.

Qualora ACAE accerti che un prodotto marcato non è conforme alle prescrizioni delle norme applicate per quella categoria di prodotti, ne informa il Licenziatario, invitandolo a fornire le proprie osservazioni e ad eliminare i difetti riscontrati entro il termine che verrà fissato.

6. SEGNALAZIONE DEI RECLAMI RICEVUTI DAL RICHIEDENTE ‌

Il Licenzatario si impegna a segnalare all’ACAE i reclami ricevuti sul prodotto marcato.

7. RINNOVO, ESTENSIONE E/O MODIFICA, SOSPENSIONE, ANNULLAMENTO, RECESSO DELLA LICENZA ‌

Alla data di scadenza la Licenza viene rinnovata, su richiesta del Licenziatario, dopo aver verificato, attraverso una visita ispettiva di rinnovo, che non siano intervenute variazioni sul prodotto, sulla Norma di riferimento, sul processo di produzione e riservandosi di ripetere alcune delle prove di conformità alla Norma stessa.

Nel caso di richiesta di estensione e/o modifica della Licenza (come anche in casi di modifica dell’oggetto della Licenza), ACAE si riserva di valutare la domanda e definire le attività necessarie a coprire quanto richiesto (visita in fabbrica, prove addizionali, ..). Al termine potrà essere emessa una nuova Licenza o un emendamento a quella esistente.

L’ACAE si riserva di annullare la Licenza, ovvero di interdirne temporaneamente l’uso, quando verifica che il Licenzatario non ha rispettato le condizioni stabilite dal presente regolamento, oppure in relazione alle risultanze delle visite ispettive.

ACAE si riserva altresì l’annullamento della Licenza in caso di mancato pagamento degli oneri dovuti.

Il Licenzatario, a seguito della sospensione/annullamento della Licenza, deve cessare l’utilizzo del marchio LOVAG e dell’uso di tutto il relativo materiale pubblicitario.

Il Licenziatario può recedere dal contratto stipulato, per qualsiasi motivo, purché dia un preavviso ad ACAE di almeno 3 mesi rispetto alla data di scadenza della Licenza o rispetto alla data di verifica annuale.

Il recesso deve essere comunicato ad ACAE tramite modalità valide agli effetti della legge (posta elettronica certificata, raccomandata con ricevuta di ritorno).

In questo caso il Licenziatario dovrà:

- cessare di apporre il Marchio

- comunicare le eventuali giacenze marchiate di magazzino

- eliminare da tutti i cataloghi e documenti i riferimenti al Marchio

- provvedere al pagamento di tutti gli importi dovuti ad ACAE. ACAE:

- interromperà l’attività di ispezione in fabbrica

- cancellerà la Licenza dall’elenco delle licenze attive sul sito LOVAG

- richiederà il pagamento degli importi dovuti.

8. MODIFICHE ALLO SCHEMA DI CERTIFICAZIONE ‌

In caso di modifica, in particolare per quanto riguarda le condizioni relative al mantenimento della Licenza, l’ACAE ne darà comunicazione agli interessati.‌

9. RECLAMI, RICORSI, E CONTENZIOSI

Sono previste le seguenti tipologie di reclami e ricorsi:

a) Reclami relativi all’attività svolta da ACAE, (p.e.: reclami relativi a errori od omissioni rilevati nel certificato/Licenza, contenziosi di natura economica, uso improprio del marchio, ecc., ecc.)

b) Ricorsi contro decisioni avverse adottate da ACAE in merito a decisioni circa precedenti reclami, opposizione alla non emissione, sospensione od annullamento della certificazione, ecc.

c) Ricorsi relativi l’articolo 7.2.2 dello Statuto.

Presentazione

I reclami possono essere presentati da chiunque ed in ogni momento, i ricorsi devono essere presentati entro trenta giorni dalla notifica del provvedimento emesso da ACAE.

ACAE confermerà al ricorrente entro 10 giorni lavorativi il ricevimento del reclamo o ricorso.

Trattamento

I reclami ed i ricorsi sono gestiti dall’ACAE allo stesso modo sia che siano presentati dal richiedente la certificazione, sia che siano presentati da altre parti interessate.

Per il tipo a) il Segretario Generale, gestirà i reclami con l’ausilio del personale ACAE competente, e potrà avvalersi di persone del Comitato per la salvaguardia dell’imparzialità quale supporto a carattere consultivo.

Per il tipo b) il Segretario Generale in una prima fase prenderà contatto con il richiedente per appurare eventuali equivoci, e successivamente, se il ricorso viene confermato, provvederà a indirizzarlo al Comitato Direttivo che delibererà di conseguenza.

Per il tipo c) il Segretario Generale provvederà ad indirizzarlo al Comitato Direttivo e successivamente all’Assemblea dei Soci, che delibererà di conseguenza.

Se emergono non conformità, ACAE attuerà tutte le necessarie azioni correttive, secondo la procedura PA 7.1 dal titolo “Gestione delle azioni correttive e preventive”, ed il Segretario Generale informerà il richiedente circa la risoluzione.

Se non emergono non conformità, il Segretario Generale comunque comunicherà la decisione al richiedente.

Il tempo per la risoluzione del reclamo non deve essere superiore a quarantacinque giorni dalla data di ricezione. Il tempo di risoluzione del ricorso non deve essere superiore a novanta giorni dalla data di ricezione.

Il Segretario Generale riferirà al Comitato Direttivo durante il Riesame della direzione ed al Comitato per la salvaguardia dell’imparzialità nel corso della riunione annuale.

Qualsiasi contenzioso relativo all’applicazione o all’interpretazione del Regolamento sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di Bergamo.

La documentazione relativa viene registrata, valutata ed archiviata secondo i criteri definiti nel Manuale della Qualità.

10. RISERVATEZZA ‌

L’ACAE garantisce al Licenzatario la massima riservatezza sui prodotti oggetto della marchiatura e sulla relativa documentazione, a parte i dati autorizzati alla pubblicazione richiamati nella fase 6 del punto 5 del presente documento.

A tal fine, ACAE assicura che tutti i dati e le informazioni personali, ottenute nel corso delle attività di certificazione, sono trattate in maniera strettamente riservata a tutti i livelli della propria struttura organizzativa, salvo quando diversamente prescritto da disposizioni di legge, disposizioni di Organismi di Accreditamento e di Certificazione o autorizzazione scritta da parte dell’Organizzazione interessata (d.Lgs. n. 196/2003 e REG (UE) 679/2016).

ACAE tratterà i dati a cui avrà accesso, o che gli saranno comunicati, in modalità elettronica o cartacea al solo scopo dell’adempimento del servizio richiesto.

Responsabile del trattamento è ACAE, con sede in Xxx Xxxx Xxxxx 0, Xxxxxxx, nella persona del Segretario Generale, a cui le parti interessate potranno rivolgersi per l’esercizio dei diritti di cui al capitolo III (Diritti dell’interessato) del REG (UE) 679/2016.

11. ONERI ‌

Il Licenziatario la certificazione si impegna a pagare gli onorari stabiliti dal tariffario o quanto stabilito dal preventivo se esistente.

Qualora la pratica aperta per la concessione della Licenza si estenda oltre i due anni dalla data di accettazione dell’offerta, senza che negli ultimi sei mesi ci sia stata alcuna attività inerente la stessa, ACAE procede a chiudere la pratica fatturando al richiedente, se non socio, il 35% dell’importo concordato.

Il richiedente la certificazione dichiara di avere preso visione e di accettare il presente documento.

Data Firma

Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 cod. civ. si approvano specificatamente per iscritto i seguenti articoli:

3. Prodotti oggetto della Licenza; 4. Requisiti per chi richiede la Licenza; 5. Procedura di rilascio della Licenza;

6. Segnalazione dei reclami ricevuti dal fornitore; 7. Rinnovo, estensione, sospensione ed annullamento della Licenza; 9. Reclami e ricorsi; 10. Riservatezza; 11.Xxxxx

Data Firma

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