GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

GARA PER L’AFFIDAMENTO DEI SERVIZI DI PULIZIA E RECEPTION PRESSO LA SEDE DEL GARANTE

LOTTO 2 – SERVIZI DI RECEPTION CAPITOLATO TECNICO

ALLEGATO N. 3 AL BANDO DI GARA

1 - OGGETTO

Per l’espletamento del servizio di reception sono richieste n. 3 unità di personale professionalmente addestrato, con contratto per il personale dipendente da imprese esercenti servizi di pulizia e servizi integrati/multiservizi– 3° livello.

Il servizio dovrà essere svolto dal lunedì al venerdì dalle ore 08,30 alle ore 18,00, dalle predette 3 unità, secondo il seguente schema:

1^ unità: ore 8,30 – 12,30; 13,30 – 17,30

2^ unità : ore 9.00 – 13.30; 14.30 – 18.00;

3^ unità: ore 9.00 – 12.30; 13.30 – 18.00.

La presenza giornaliera di 3 unità dovrà essere costantemente garantita, prevedendo immediate sostituzioni ogni qual volta ciò dovesse rendersi necessario.

In via ordinaria, e salvo diverse esigenze dell’Autorità che potranno essere comunicate in corso di esecuzione del contratto, sarà assegnata alla portineria, situata al piano terra dell’immobile adibito a sede del Garante, l’unità di personale n. 1.

Le unità di personale n. 2 e n. 3 potranno essere assegnate ai servizi di reception ai piani, presso la Scala “A” e la Scala “B” del predetto immobile.

L’articolazione del suddetto orario potrà in qualunque momento essere modificata, d’intesa con l’Aggiudicatario.

I compiti da svolgere consistono in:

1.1. gestione del centralino telefonico:

 smistamento delle chiamate telefoniche in entrata e in uscita;

 registrazione delle chiamate telefoniche in entrata e uscita;

 registrazione di messaggi per dipendenti assenti o temporaneamente impegnati in altre attività;

 informazioni generiche dirette al pubblico secondo le istruzioni impartite dall’Autorità;

1.2. informazione generale ai visitatori, accoglienza, registrazione ed indirizzo;

1.3. gestione oggetti smarriti;

1.4. ricevimento e smistamento della documentazione e della posta indirizzata all’Autorità, inclusi i giornali e le pubblicazioni;

1.5. smistamento della documentazione interna ed eventuali attività connesse;

1.6. conservazione della posta indirizzata a soggetto esterno fino al ritiro;

1.7. collaborazione con gli uffici interni, adeguata alla qualifica richiesta;

1.8. servizio di rappresentanza presso la sala conferenze;

1.9. consegna della posta interna e del materiale di cancelleria.

2 – MODALITA’ DI ESECUZIONE DELLA PRESTAZIONE

2.1 –Attivazione delle prestazioni e durata contrattuale

Come indicato nell’art. 3 del disciplinare di gara, il contratto avrà durata triennale, a decorrere dalla relativa data di stipula.

E’ prevista la facoltà, a favore dell’Autorità, di effettuare uno o più rinnovi. La durata massima dei rinnovi non potrà eccedere la data del 31 ottobre 2017. In caso di rinnovo del contratto sarà applicata, per una sola volta, la clausola di adeguamento dei prezzi di cui all’art. 115 del Codice dei contratti pubblici.

2.2 –Requisiti e modalità di esecuzione richiesti

Requisiti di carattere personale: in considerazione delle caratteristiche del servizio da prestare, sono requisiti necessari la puntualità, la discrezione, la gentilezza e la flessibilità; è richiesto un abbigliamento sobrio e formale, consistente in divisa fornita dall’impresa aggiudicataria (pantaloni/gonna e giacca, entrambi del medesimo colore scuro, blu o grigio) che dovrà essere indossata durante lo svolgimento del servizio.

Il personale impiegato è tenuto ad osservare la massima riservatezza su fatti e notizie di qualsiasi natura di cui sia venuto a conoscenza in occasione dell’esercizio delle sue funzioni; non deve in alcun modo comunicare, a persona non qualificata ad averne conoscenza, documenti o informazioni che non siano di dominio pubblico.

3 – VERIFICHE DEI LIVELLI DI SERVIZIO - INADEMPIMENTI

Nel caso in cui le prestazioni non dovessero essere eseguite secondo le previsioni del presente capitolato, il responsabile dell’amministrazione ne darà comunicazione alla società aggiudicataria la quale provvederà tempestivamente. In caso contrario, e comunque nei casi in cui l’impresa non eseguisse a regola d’arte i servizi richiesti, l’Autorità si riserva il diritto di applicare le penali previste nel presente Capitolato di gara.

In caso di ripetute violazioni del presente capitolato, previo espletamento di attività di contestazione per iscritto delle irregolarità riscontrate ed eventuali controdeduzioni da parte della società aggiudicataria, l’Autorità si riserva il diritto di risolvere il contratto anticipatamente, per fatto e colpa dell’Aggiudicatario.

Resta salva la facoltà di provvedere all’esecuzione in danno in caso di inadempimento delle prestazioni da parte dell’Aggiudicatario.

4 - PENALI

Premesso che l’applicazione delle penali non esclude il diritto dell’Autorità a pretendere il risarcimento dell’eventuale ulteriore danno, al verificarsi di inadempienze e violazioni delle norme contrattuali, qualora l’Impresa aggiudicataria non ottemperasse agli obblighi assunti, sia per quanto inerisce alla puntualità ed alla qualità, sia alla perfetta esecuzione del servizio, l’Autorità si riserva di applicare le seguenti penali:

- in caso di mancata sostituzione degli addetti al servizio di reception è prevista una penale pari a 200 euro, per ogni giorno e per ogni addetto non sostituito;

- eventuali inadempimenti di minore rilevanza, quale – a titolo esemplificativo - l’assenza temporanea di uno degli addetti, comportamenti o abbigliamento non adeguati, determinano una penale ridotta proporzionalmente.

Nel caso in cui le penali comminate all’Impresa raggiungano la misura complessiva del 10% complessivo dell’importo del contratto, l’Autorità ha la facoltà di risolvere il contratto in danno dell’Impresa.

Nel caso in cui l’Autorità intenda avvalersi della facoltà di risolvere il contratto per il raggiungimento della misura del 10% dell’importo contrattuale, dovrà essere data comunicazione all’Impresa a mezzo di lettera raccomandata con avviso di ricevimento; in tal caso il contratto si risolverà con effetto dalla data in cui la comunicazione di risoluzione giungerà al domicilio dell’Impresa.

L'applicazione e l'entità delle penali saranno portate a conoscenza dell’Impresa in forma scritta. E’ facoltà dell’Impresa chiedere la disapplicazione delle penali, corredando la richiesta con la documentazione ritenuta necessaria a comprovarne le ragioni giustificative.

L'ammontare delle penali sarà addebitato, di regola, sui crediti dell’Impresa dipendenti dal contratto e sarà trattenuta sulla prima fattura in pagamento, e ciò senza pregiudizio del rimborso delle maggiori spese che l’Autorità dovesse sostenere per sopperire in altro modo agli inadempimenti dell’Impresa.

Art. 5 – Organizzazione attuale del servizio e inquadramento degli addetti

Di seguito si riepilogano i dati del personale attualmente addetto alla reception:

INQUADRAMENTO	ADDETTI	ORE SETTIMANALI CADAUNO	MONTE ORE SETTIMANALE
3° livello	3	40	120
3° livello	1	20	20
		TOTALE:	140

L’organizzazione del servizio di reception, articolata secondo lo schema di cui all’art. 1, prevede un monte ore settimanale pari a complessive 120 ore, suddivise in modo uniforme tra le tre unità addette.

Si precisa che, fermo restando quanto previsto dal vigente c.c.n.l. del 19.12.2007 applicabile alla fattispecie e in considerazione delle mansioni richieste, gli addetti al servizio di reception dovranno essere inquadrati dall’impresa aggiudicataria nel terzo livello.

Ai sensi di quanto previsto dall’art. 4 del vigente Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per il personale dipendente da imprese esercenti servizi di pulizia e servizi integrati/multi servizi (c.d. contratto multiservizi ) della provincia di Roma, l’Impresa aggiudicataria si obbliga ad assumere con la massima tempestività e comunque preventivamente all’avvio del servizio, il personale impiegato dall’attuale Appaltatore per il servizio in oggetto, destinandolo al servizio medesimo, e applicando al suddetto personale condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dal citato contratto, vigente alla data di stipula del contratto del presente appalto e con l’espressa esclusione di applicare al suddetto personale inquadramenti peggiorativi rispetto a quelli in essere.