Titolo Documento:Servizio di Fatturazione Elettronica inASP Aziende Codice Identificazione:WFATT-SR-002-01 Tipologia Documento:Descrizione Servizio Fast.Invoice Data Emissione:05/05/2010 Pagina1/53
Titolo Documento: Servizio di Fatturazione Elettronica in ASP Aziende | Codice Identificazione: WFATT-SR-002-01 | |
Tipologia Documento: Descrizione Servizio Fast.Invoice | Data Emissione: 05/05/2010 | Pagina 1/53 |
Nominativo | Funzione | Data | Firma | |
Redazione | Xxxxxxx Xxxxxxx | Responsabile del Servizio | 05/05/2010 | |
Verifica | Xxxxxxx Xxxxxxx | Responsabile del Servizio | 05/05/2010 | |
Approvazione | Xxxxxxx Xxxxxxx | Responsabile Ufficio | 05/05/2010 |
DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE
Versione | Data applicazione | Descrizione delle modifiche |
01 | 19-02-2009 | Non applicabile: prima versione del documento |
02 | 05-05-2010 | Revisione del documento, in particolare è stata rivista la parte sulla Conservazione Sostitutiva, aggiunta quella sui Processi di controllo e monitoraggio. Modificato nome piattaforma da i- CBP in Fast.Invoice |
INDICE
1 SCOPO 6
2 INTRODUZIONE 6
3 IL SERVIZIO di FATTURAZIONE ELETTRONICA 7
3.1 ATTORI 7
4 SERVIZI ALLE AZIENDE 8
4.1 CICLO ATTIVO 8
4.1.1 FASE: CONFIGURAZIONE 9
4.1.1.1 Configurazione profilo 9
4.1.1.2 Configurazione controparti passive 10
4.1.2 FASE : INSERIMENTO FATTURE 12
4.1.2.1 Import fatture attive tramite flusso 12
4.1.2.2 Inserimento manuale tramite form web 13
4.1.2.3 Altre funzioni 13
4.1.2.4 Scadenzario 14
4.1.3 FASE : FIRMA PER EMISSIONE ELETTRONICA 15
4.1.3.1 Firma manuale lato client 16
4.1.3.2 Firma “massiva” lato server 16
4.1.4 FASE: SPEDIZIONE 18
4.1.4.1 Postalizzazione 19
4.1.4.2 Stampa fatture attive 19
4.1.5 FASE: GESTIONE COLLABORATIVA DEL PROCESSO DI DISPUTA 20
4.1.6 FASE : CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CICLO ATTIVO 21
4.1.7 GESTIONE WORKFLOW 21
4.1.7.1 Forzatura stato 21
4.2 GESTIONE CICLO PASSIVO 22
4.2.1 FASE: CONFIGURAZIONE 22
4.2.1.1 Gestione anagrafica controparti passive 22
4.2.2 FASE : RICEZIONE/INSERIMENTO FATTURE PASSIVE 23
4.2.2.1 Consultazione fatture ricevute 24
4.2.2.2 Inserimento da data entry web based 24
4.2.2.3 Gestione fatture in lavorazione 24
4.2.2.4 Esportazione fatture ricevute; 25
4.2.2.5 Stampa fatture passive 25
4.2.2.6 Scadenzario 26
4.2.3 FASE : GESTIONE COLLABORATIVA DEL PROCESSO DI DISPUTA 27
4.2.4 FASE: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 28
4.2.5 GESTIONE WORKFLOW 28
4.3 GESTIONE IMPORT FATTURE ATTIVE / PASSIVE 29
4.4 RICONCILIAZIONE DELLE INFORMATIVE DI CONTO 30
4.5 ARCHIVIAZIONE A NORMA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 32
4.5.1 Servizio di Conservazione Sostitutiva 32
4.5.1.1 Normativa di legge sulla conservazione sostitutiva 33
4.5.1.2 Processo di archiviazione a norma 34
4.5.1.3 Manuale della Conservazione 37
4.5.1.4 Recupero del Pregresso 38
4.5.1.5 Inquiry/estrazione su archivio delle Fatture conservate 38
4.5.1.6 Altri adempimenti del Responsabile della Conservazione 39
4.5.1.7 Gestione delle comunicazioni all'Agenzia delle Entrate 40
5 PROCESSI DI SERVIZIO 42
5.1 ATTIVAZIONE SOCIETA’ 42
5.2 DISATTIVAZIONE SOCIETA’ 44
5.3 VARIAZIONE DATI CONTRATTUALI SOCIETA’ 45
5.4 GESTIONE IMPORT SPOOL DI STAMPA e PDF 46
5.5 CARICAMENTO CERTIFICATI SERVER 47
6 SERVIZI ACCESSORI 48
6.1.1.1 Supporto all’integrazione 48
6.1.1.2 Strumenti di Monitoraggio 48
6.1.1.3 Controllo qualità del servizio 48
7 APPENDICE A: Attività e responsabilità durante la conservazione 49
1 SCOPO
Il presente documento ha lo scopo di descrivere il servizio di Fatturazione Elettronica, erogato in modalità ASP, da ICBPI attraverso la piattaforma Fast.Invoice installata all’interno della propria infrastruttura tecnologica.
2 INTRODUZIONE
L’esigenza di mercato è quella di creare una soluzione di fatturazione elettronica STP e2e (straight through processing a livello end-to-end) che si estenda all’intero ciclo di fatturazione attivo-passivo.
Per rispondere a questa esigenza ICBPI ha ideato una soluzione (Fast.Invoice) di fatturazione elettronica STP intesa come processo integrato con le applicazioni aziendali.
La soluzione Fast.Invoice consente di:
⮚ Supportare i processi di business delle Imprese senza costosi progetti di integrazione tra servizi di fatturazione elettronica di terze parti, strumenti di tesoreria e applicazioni ERP;
⮚ avere un’offerta di fattura elettronica personalizzata e modulare.
3 IL SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA
3.1 ATTORI
I soggetti coinvolti a vario titolo nell’erogazione del servizio sono i seguenti:
⮚ Gestore del servizio Fast.Invoice (ICBPI): gestisce il servizio di Fatturazione Elettronica attraverso la piattaforma Fast.Invoice ospitando e gestendo sui propri sistemi il software necessario alla erogazione del servizio.
⮚ Azienda: è l’utente finale del servizio di Fatturazione Elettronica, all’interno del quale può gestire sia le fatture emesse nei confronti di una controparte (Ciclo Attivo), sia quelle emesse da terzi nei suoi confronti (Ciclo Passivo).
4 SERVIZI ALLE AZIENDE
Il servizio di fatturazione elettronica viene fornito tramite le funzionalità applicative dalla piattaforma Fast.Invoice – tali servizi sono raggruppati nelle seguenti macro- categorie.
⮚ Gestione Ciclo Attivo;
⮚ Gestione Ciclo Passivo;
⮚ Archiviazione a Norma e Conservazione Sostitutiva;
4.1 CICLO ATTIVO
Le gestione del ciclo attivo all’interno del sistema può essere sinteticamente suddiviso nelle seguenti fasi:
⮚ Configurazione;
⮚ Inserimento fatture;
⮚ Firma per emissione Elettronica;
⮚ Spedizione;
⮚ Disputa;
⮚ Conservazione sostitutiva;
Il servizio è modulare e permette eventualmente l’utilizzo di un sottoinsieme delle funzionalità fornite – questo al fine di adattarsi alle esigenze delle varie aziende.
A titolo di esempio si può pensare di utilizzare la piattaforma per gestire la veicolazione multicanale, ma non la conservazione sostitutiva.
La modularità è realizzata tramite un meccanismo di profilatura dell’utente che permette di assegnare ad un’azienda solo un sottoinsieme coerente delle funzionalità della piattaforma ed a ciascun utente un sottoinsieme delle funzionalità a disposizione dell’azienda.
4.1.1 FASE: CONFIGURAZIONE
Le funzioni di configurazione permettono di definire le caratteristiche fondamentali della gestione delle fatture per l’azienda che utilizza la piattaforma. In particolare si possono definire due aree di configurazione :
⮚ Configurazione profilo;
⮚ Configurazione controparti passive;
4.1.1.1 Configurazione profilo
Tramite la configurazione profilo del ciclo attivo è possibile definire:
⮚ i formati di input gestiti dall’azienda;
⮚ il layout delle fatture;
⮚ gli eventi che generano delle notifiche;
⮚ il formato di export per le fatture;
⮚ l’attivazione del processo di firma;
Per una descrizione approfondita del servizio di gestione dell’Import/Export verso/dalla piattaforma si veda il paragrafo 4.2
La gestione del layout delle fatture permette all’azienda di definire l’aspetto grafico della fattura in formato PDF (da catalogo). L'azienda può caricare logo, intestazione e firma meccanografica E' possibile vedere una anteprima del layout finale attraverso una funzione di anteprima di stampa.
4.1.1.2 Configurazione controparti passive
La gestione delle controparti passive consente di configurare le informazioni di “accordo bilaterale” relative alle coppie Fornitore/Cliente concernenti la tipologia del formato di emissione della fattura , dei canali di invio, modalità di notifica relativamente ad alcuni eventi (e-mail, sms, web), agli eventi da notificare, ai tempi che regolano/attivano alcuni allarmi, etc.
L’anagrafica delle controparti passive dell'azienda risiede direttamente sull’applicazione Fast.Invoice.
Il parametro chiave utilizzato per la ricerca dei dati nei vari ambienti è l'Identificativo Fiscale dell'azienda.
Tra i dati delle controparti ve ne sono alcuni specifici per la gestione della Fatturazione Elettronica, ovvero:
⮚ profilo di recapito controparte:
o Email;
o applicazione di fatturazione elettronica (Fast.Invoice);
o canale di postalizzazione;
o utenza guest;
o altri canali;
i dati di recapito controparte definiscono per ogni soggetto passivo il canale tramite il quale devono essere inviate le fatture.
⮚ criteri di disputa della fattura codificati:
o fattura da rifiutare;
o importo totale non corretto;
o prezzo unitario non corretto;
o numero pezzi;
o riga non prevista;
o maggiorazione sconto;
I dati da variare possono essere inseriti in maniera manuale attraverso l'interfaccia web dell'applicazione, o semplicemente completando le informazioni che vengono automaticamente inserite al caricamento di una fattura sulla piattaforma.
Inoltre, a fronte del caricamento di fatture relative a nuove controparti passive, ove consentito dalla installazione, e’ possibile allineare/aggiornare l’anagrafica attraverso l’invio dei dati anagrafici della controparte estratti dalla fattura.
4.1.2 FASE : INSERIMENTO FATTURE
Le funzionalità di inserimento fatture permettono all’utente di inserire le fatture nella piattaforma tramite:
⮚ Import di flussi in formati standard o da spool di stampa;
⮚ Inserimento manuale tramite form;
Indipendentemente dalla modalità di inserimento utilizzata – la fattura viene memorizzata nella piattaforma in un formato interno (XML-s) e ne viene creata l’immagine visualizzabile in formato PDF costruito sulla base di quanto definito in fase di configurazione.
4.1.2.1 Import fatture attive tramite flusso
La funzione di import fatture permette di inserire nella piattaforma fatture prodotte da un sistema esterno ( es: ERP) . La piattaforma supporta vari tipi di formati di import (si veda il capitolo 4.2 per il dettaglio dei formati a disposizione per una descrizione dettagliata di questa funzionalità) – quelli effettivamente utilizzabili tramite la funzione di import sono quelli definiti in fase di configurazione
Le fatture acquisite vengono messe a disposizione dell'utente in un'area di lavorazione per consentirne l'operatività legata alla firma, l'emissione e alla spedizione.
4.1.2.2 Inserimento manuale tramite form web
La funzione di inserimento manuale consente di generare le fatture attraverso una form Web predefinita che permette di inserire i dati di testata e di dettaglio sfruttando dati precompilati ove possibile. La funzione permette di definire il dettaglio della fattura le eventuali imposte e di effettuare automaticamente il ricalcolo sulla base dei dati inseriti. E’ inoltre disponibile una funzione di verifica della correttezza formale della fattura prima del suo inserimento nella piattaforma.
4.1.2.3 Altre funzioni
Nell’ambito della gestione fatture sono messe disposizione alcune funzioni aggiuntive quali:
⮚ Storico della fatture importate
o Visualizzazione delle fatture importate durante la normale attività da parte dell’azienda cliente. Sono messe a disposizioni le funzioni di interrogazione di base mediante ausilio di parametri di interrogazione.
⮚ Gestione fatture in lavorazione
La funzione consente di visualizzare, modificare e cancellare le fatture in lavorazione a secondo della loro modalità di inserimento:
o Le fatture immesse in lavorazione da data entry sono modificabili e cancellabili in qualsiasi momento della fase di lavorazione;
o Le fatture immesse in lavorazione da import flusso sono visualizzabili e non modificabili. Se si decide di cancellare il flusso importato, tutte le fatture collegate non ancora emesse vengono cancellate.
Le fatture in lavorazione sono navigabili a partire da diversi criteri di ricerca, secondo una logica lista/dettaglio che consente di vedere il dettaglio di ciascuna fattura inserita in lavorazione con il PDF associato. A partire dal dettaglio è possibile stampare il PDF associato.
⮚ Riepilogo & Export delle fatture predisposte
Le fatture inserite in lavorazione e pronte per essere emesse (firmate e/o spedite) possono essere ricercate secondo diversi criteri ed esportate in formato XML. E' inoltre possibile richiedere la generazione di un archivio compresso (formato .zip) contenente i file pdf delle fatture selezionate.
4.1.2.4 Scadenzario
Lo scadenzario del Ciclo Attivo è un visualizzatore che consente di monitorare le informazioni rilevanti relative alle fatture attive spedite. Il visualizzatore è organizzato in sezioni omogenee in grado di contenere le informazioni d'interesse.
Le funzioni disponibili sono:
⮚ Notifica degli stati di avanzamento delle fatture spedite
E' possibile avere l’evidenziazione degli stati di avanzamento delle fatture spedite (Ricevuta, Accettata, Contestata, Approvata, In pagamento) per consentirne il monitoraggio all'interno del visualizzatore. Sulla base dell'agreement con la Controparte è possibile associare agli stati di avanzamento configurati (es. Approvata, In pagamento, etc.) una notifica (e-mail o sms) in grado di segnalare ulteriormente al Creditore i cambiamenti di stato più significativi
⮚ Alert delle fatture attive in scadenza
Le fatture attive sono monitorate in un’ apposita sezione in grado di mostrare quelle in scadenza da incassare.
⮚ Alert fatture attive scadute/non pagate
Le fatture attive, scadute e non ancora pagate, sono monitorate in un’apposita sezione del visualizzatore. E' possibile configurare un tempo di latenza oltre il quale inviare in automatico una notifica di sollecito al debitore (e-mail o sms).
4.1.3 FASE : FIRMA PER EMISSIONE ELETTRONICA
La fase successiva all’inserimento delle fatture è quella di firma. Tale fase è propedeutica alla emissione della fattura elettronica.
Si noti tuttavia che l’apposizione della firma è obbligatoria solo nel caso in cui l’azienda emittente intenda gestire la fattura in formato elettronico verso una controparte o se –
indipendentemente dalla modalità di spedizione - l’azienda emittente intende portare in conservazione la fattura.
L’apposizione della firma “a norma” può avvenire tramite due differenti modalità operative:
⮚ firma “manuale” lato client
⮚ firma massiva lato server
4.1.3.1 Firma manuale lato client
Questa funzione consente all'utente di emettere fatture elettroniche nel pieno rispetto della normativa vigente con apposizione della propria firma digitale memorizzata su un dispositivo sicuro “lato client”;
In questa fase l'utente può:
⮚ visualizzare le fatture prima del processo di firma;
⮚ selezionare tutte o parte delle fatture visualizzate;
⮚ firmare digitalmente con la propria smart card le fatture selezionate;
Il servizio non prevede la messa a disposizione del Sw di firma lato client e pertanto la piattaforma va integrata con il sw di firma utilizzato dall’Azienda.
4.1.3.2 Firma “massiva” lato server
Il processo di firma delle fatture da emettere può essere reso “massivo” utilizzando un sistema di firma centralizzato – messo a disposizione dal Gestore Fast.Invoice - in cui il
“certificato digitale del cliente” per la firma sia memorizzato su un dispositivo hardware HSM. Tale soluzione è particolarmente indicata per le aziende con esigenze di volumi di fatture particolarmente elevati.
Le diverse modalità operative possibili sono:
⮚ firmare a fatture o lotti di fatture con “certificato digitale del cliente” memorizzato su dispositivo HSM centralizzato.
⮚ firmare fatture o lotti di fatture con “certificato digitale ICBPI” memorizzata su dispositivo HSM centralizzato. In questo caso le fatture risultano emesse conto terzi e tale dicitura viene riportata esplicitamente all'interno della fattura;
La procedura di caricamento del “certificato digitale” del cliente sugli apparati HSM è descritta specificamente nel paragrafo 6.5.
Note:
Il servizio di firma per emissione conto terzi offerto tramite la piattaforma Fast.Invoice riguarda esclusivamente la messa a disposizione degli apparati per l’apposizione della firma– prima di attivare il servizio – è necessario verificare che l’azienda abbia le caratteristiche per poter fruire dei servizi di fatturazione conto terzi secondo la normativa vigente.
L’azienda che intende fruire del servizio di firma lato server deve dotarsi di almeno 3 certificati emessi dalla Certification Authority “Infocamere”. I costi del certificato non sono inclusi nei costi del servizio.
4.1.4 FASE: SPEDIZIONE
Le funzioni di spedizione permettono il recapito della fattura alla controparte passiva di una azienda. L'invio delle fatture può avvenire attraverso diversi canali collegati a Fast.Invoice e con diverse modalità operative (interattive e batch).
Le fatture possono essere inviate al destinatario secondo i diversi canali configurati sulla base dell'agreement Fornitore/Cliente. Le fatture possono essere di tipo elettronico (precedentemente firmate con riferimento temporale) o di tipo analogico (senza necessità di firma se non per l'inoltro secondo i canali che la richiedono, es. postalizzazione).
L'utente tramite le funzioni di spedizione può:
⮚ inviare via e-mail fatture in formato PDF firmato o non firmato;
⮚ inviare fatture tramite servizio di Postalizzazione
⮚ inviare fatture tramite altre reti e comunità interfacciate dalla ICBPI;
⮚ inviare, via e-mail o sms, un messaggio di notifica per “fatture inviate” al destinatario;
⮚ inviare tramite utenza guest.
La piattaforma permette inoltre l’estrazione di fatture in formato PDF per la stampa locale.
4.1.4.1 Postalizzazione
Il servizio di postalizzazione viene messo a disposizione dal gestore del servizio e permette ad una azienda di raggiungere i suoi clienti con fatture cartacee a partire dalle fatture inserite nella piattaforma.
4.1.4.2 Stampa fatture attive
Le fatture presenti nella piattaforma Fast.Invoice possono essere ricercate secondo diversi criteri e stampate in formato PDF a partire dal dettaglio della singola fattura o dalla lista delle fatture selezionate. E' inoltre possibile richiedere la generazione di un archivio compresso (formato .zip) contenente i file in formato PDF delle fatture selezionate per la stampa.
Le funzioni disponibili sono:
⮚ Stampa fattura con template definito
A partire dal dettaglio della singola fattura è possibile stampare la fattura in formato PDF secondo il template definiti all'atto della configurazione dell'azienda.
⮚ Stampa lista fatture
A partire da una form di ricerca è possibile selezionare una lista di fatture e richiederne la stampa cumulativa. Il risultato sarà la creazione di un archivio in formato.zip, contenente i PDF delle singole fatture, che l'utente può scaricare e stampare localmente.
Nel caso in cui si fruisca della funzionalità di stampa e quindi le fatture non vengono inviate tramite la piattaforma al controparte – il sistema offre la funzionalità “Forza Spedizione” che marca le fatture come spedite manualmente.
4.1.5 FASE: GESTIONE COLLABORATIVA DEL PROCESSO DI DISPUTA
Questa sezione, disponibile solo se entrambe le aziende, emittente e destinataria, sono utenti di Fast.Invoice, consente di gestire la contestazione delle fatture ricevute in maniera collaborativa secondo una serie di modalità preimpostate.
Le funzioni disponibili – per il ciclo attivo - sono:
⮚ Accettare la disputa
Le fatture contestate dal destinatario vengono spostate in un'area di lavoro denominata In Contestazione che consente al mittente di avere una immediata visibilità delle fatture contestate. Sulla base delle ragioni di disputa, il mittente può accettare la disputa e generare, in automatico o manualmente, una nota di variazione elettronica di credito o addebito che entra nelle fatture in lavorazione da emettere.
⮚ Rifiutare la disputa
Se le ragioni della disputa non sono valide o reali, il mittente della fattura in disputa può rifiutare la variazione (inserire la descrizione delle conseguenze)
⮚ Generazione note di variazione elettronica
Sulla base delle ragioni di disputa e dell’eventuale nuovo importo ricalcolato, il mittente può generare una nota di variazione elettronica di credito o addebito che entra nelle
lista delle fatture in lavorazione da emettere. Tale nota viene proposta in modalità “modifica” lasciando all'utente la possibilità di completarla e di confermarne l'acquisizione.
4.1.6 FASE : CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CICLO ATTIVO
Il servizio di conservazione sostitutiva del ciclo attivo e passivo viene descritto al paragrafo 4.3.
4.1.7 GESTIONE WORKFLOW
Questa area funzionale consente all’azienda di gestire manualmente la transazione fra le varie fasi e associati al Ciclo Attivo delle fatture.
4.1.7.1 Forzatura stato
La funzione disponibili sono:
⮚ Gestire manualmente i cambiamenti di stato
Consente di forzare manualmente transizioni di stato (es. riconciliazione manuale per pagamenti in contanti)
4.2 GESTIONE CICLO PASSIVO
Le funzionalità di quest'area consentono di gestire le fatture passive sia originate in formato elettronico sia originate in formato analogico.
4.2.1 FASE: CONFIGURAZIONE
Tramite la configurazione profilo del ciclo passivo è possibile definire:
⮚ i formati di input delle fatture ricevute;
⮚ gli eventi che generano delle notifiche;
⮚ il formato di export per le fatture;
⮚ configurare le controparti attive.
4.2.1.1 Gestione anagrafica controparti passive
L’anagrafica delle controparti passive dell'azienda cliente risiede direttamente sulla piattaforma Fast.Invoice.
Il parametro chiave utilizzato per la ricerca dei dati nei vari ambienti è l'Identificativo Fiscale dell'azienda.
Tra i dati delle controparti ve ne sono alcuni specifici per la gestione della Fatturazione Elettronica, ovvero:
⮚ stati di avanzamento che producono una notifica alla Controparte Attiva
o ricezione
o accettazione
o disputa
o approvazione
⮚ modalità di notifica
o tramite Fast.Invoice (solo nei confronti di controparti anch’esse aderenti al Servizio con messaggi via Browser)
o E-mail
o sms
o canali proprietari (su specifica richiesta e previa attività di implementazione a progetto)
Queste modalità possono essere inserite/scelte in maniera manuale attraverso l'interfaccia web dell'applicazione, o semplicemente completando le informazioni che vengono automaticamente inserite al caricamento di una fattura sulla piattaforma.
4.2.2 FASE : RICEZIONE/INSERIMENTO FATTURE PASSIVE
Le funzionalità a supporto del processo di ricezione / inserimento delle fatture passive consentono di gestire le fatture ricevute sull'applicazione Fast.Invoice. L'area di ricezione consente di visualizzare il dettaglio delle fatture in modalità web based e di visualizzare il formato PDF per la stampa. E' inoltre possibile importare le proprie
fatture passive per avere un unica gestione del ciclo passivo e gestirne la conservazione sostitutiva in formato elettronico.
E' possibile ricercare le fatture usando differenti parametri come criteri di ricerca ed esportare le fatture selezionate in un formato, compatibile con il proprio ERP, tra quelli in catalogo.
4.2.2.1 Consultazione fatture ricevute
Consente di visualizzare tutte le fatture passive ricevute dai diversi canali interfacciati da Fast.Invoice. Le fatture sono presentate in modalità web based e in formato PDF. In quest'area di lavoro è possibile accettare le fatture ricevute per la successiva gestione. Altra funzionalità messa a disposizione in questa fase è quella di notifica della ricezione verso l’emittente.
4.2.2.2 Inserimento da data entry web based
La funzione consente di inserire le fatture passive da data entry attraverso una form predefinita che permette di inserire i dati di testata (in parte già precompilati) e di dettaglio della fattura ed allegare eventualmente l’immagine della fattura ricevuta in forma cartacea.
4.2.2.3 Gestione fatture in lavorazione
Le fatture accettate o importate sono visualizzabili in una area di fatture in lavorazione che consente di gestire il ciclo di vita delle fatture passive (disputa).
Le fatture prese in carico sono notificate a tutti gli utenti dell'organizzazione interessati (nel caso sia stato profilato in caso di setup) a monitorarne il ciclo di vita e sono disponibili per la visualizzazione sia in modalità web based sia in formato PDF. Su un set di fatture selezionate o su una singola fattura è possibile attivare dei comandi (notifica, disputa, approva, paga) che permettono di completare il workflow della fattura passiva.
4.2.2.4 Esportazione fatture ricevute;
Le fatture ricevute o importate possono essere selezionate e aggregate secondo diversi criteri di ricerca. Si possono inoltre configurare criteri di estrazione che consentono di aggregare fatture in maniera automatica nei formati di export scelti. In generale, le fatture selezionate possono essere esportate in file nei formati strutturati e non strutturati permessi dall'applicazione. Si veda il paragrafo 4.2.6 per i dettagli sui formati di output supportati.
4.2.2.5 Stampa fatture passive
Le fatture passive presenti su Fast.Invoice possono essere ricercate secondo diversi criteri e stampate in formato PDF a partire dal dettaglio della singola fattura o dalla lista delle fatture selezionate. E' inoltre possibile richiedere la generazione di un archivio compresso (formato .zip) contenente i file pdf delle fatture selezionate per la stampa.
Le funzioni disponibili sono:
⮚ Stampa fattura
A partire dal dettaglio della singola fattura è possibile stampare la fattura in formato PDF.
⮚ Stampa lista fatture
A partire da una form di ricerca è possibile selezionare una lista di fatture e richiederne la stampa cumulativa. Il risultato sarà la creazione di un archivio in formato .zip, contenente i PDF delle singole fatture, che l'utente può scaricare e stampare localmente.
4.2.2.6 Scadenzario
Lo scadenzario del Ciclo Passivo è un visualizzatore posto sulla pagina principale dell’applicazione che consente di monitorare le informazioni rilevanti relative alle fatture passive ricevute o importate. Il visualizzatore è organizzato in sezioni in grado di contenere le informazioni d'interesse aggregate per tipologia.
Le funzioni disponibili sono:
⮚ Alert delle fatture passive in scadenza
Le fatture passive, le cui modalità di pagamento sono a carico del debitore, sono monitorate in un apposito panel in grado di evidenziare quelle in scadenza.
⮚ Alert fatture passive scadute/non pagate
Le fatture passive, scadute e non ancora pagate, sono evidenziate in un apposita sezione
4.2.3 FASE : GESTIONE COLLABORATIVA DEL PROCESSO DI DISPUTA
Questa area consente di gestire la contestazione delle fatture ricevute in maniera collaborativa secondo una serie di motivi che possono essere codificati in fase di configurazione dell'azienda emittente.
Le funzioni disponibili sono:
⮚ Disputare l’intera fattura per motivi codificati
L'utente del Ciclo Passivo, a partire dal dettaglio della fattura passiva in lavorazione, può selezionare una serie di motivi, codificati dall'emittente in fase di configurazione, per contestare la fattura ricevuta. L'applicazione permette il ricalcolo del nuovo importo sulla base del motivo della disputa e sposta la fattura in un'area denominata “In contestazione”. Le fatture in quest'area sono immediatamente visibili anche all'emittente che può accettare la contestazione e generare una nota di variazione elettronica di credito o di debito.
⮚ Disputare una singola riga per motivi codificati
L'utente del Ciclo Passivo (destinatario della fattura), a partire dal dettaglio della fattura passiva in lavorazione e nel caso in cui ci sia una rappresentazione strutturata della fattura, può scegliere una riga della fattura e selezionare una serie di motivi, codificati dall'emittente in fase di configurazione, per contestare la riga della fattura ricevuta.
L'applicazione permette il ricalcalo del nuovo importo sulla base del motivo della disputa e sposta la fattura in un'area denominata “In contestazione”. Le fatture in quest'area sono immediatamente visibili anche all'emittente che può accettare la contestazione e generare, una nota di variazione elettronica di credito o di debito.
4.2.4 FASE: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Il servizio di conservazione sostitutiva del ciclo attivo e passivo viene descritto al paragrafo 4.5.
4.2.5 GESTIONE WORKFLOW
Questa area funzionale consente all’azienda di gestire manualmente la transazione fra le varie fasi e associati al Ciclo Passivo delle fatture.
Le funzioni disponibili sono:
⮚ Gestire manualmente i cambiamenti di stato;
Consente di forzare manualmente transizioni di stato (es. riconciliazione manuale per pagamenti in contanti);
⮚ Gestire manualmente notifiche di stati di avanzamento
Permette di notificare manualmente i cambiamenti di stato significativi al creditore (es. Approvata, In Pagamento).
4.3 GESTIONE IMPORT FATTURE ATTIVE / PASSIVE
La piattaforma Fast.Invoice gestisce l’import/export delle fatture secondo alcuni formati standard di mercato.
⮚ I formati di import/export sono i seguenti e sono disponibili automaticamente nella piattaforma :
o SAP Idoc
o Edifact 96/a
o XML-CBI
o Dafne
E' inoltre possibile importare formati non strutturati a partire dallo spool di stampa e dal prefincato utilizzato dall'azienda. I formati di spool supportati dalla piattaforma sono:
o ASA (es. ACG IBM)
o ASCII
o PDF
La gestione dell’ import di formati non strutturati specifici necessita un ulteriore attività da parte di ICBPI da concordare con il cliente, allo scopo di automatizzare l’estrazione dei campi dal formato proprietario. Il processo per l’attivazione della gestione del flusso “proprietario” non strutturato è descritto nel paragrafo 6.4
I formati (standard) non strutturati ottenibili in export sono:
o PDF
o PDF Firmato
4.4 RICONCILIAZIONE DELLE INFORMATIVE DI CONTO
I meccanismi di riconciliazione implementati sulla piattaforma Fast.Invoice consentono di gestire sia politiche automatiche che semi-automatiche.
Per la riconciliazione delle informative di conto (RH) dei bonifici(causali 48) è possibile utilizzare i dati dei movimenti e le descrizioni non codificate per ottenere un insieme di informazioni con cui gestire la riconciliazione in modalità semi-automatica. Questo è possibile esclusivamente nel caso che il pagamento sia effettuato in unica soluzione (non rateale).
In particolare la piattaforma dà la possibilità di effettuare un upload di flussi di informative di conto nell’apposita sezione “Caricamento”. Effettuato tale caricamento, la piattaforma procederà al tentativo di riconciliazione sulla base dei seguenti dati:
• IMPORTO;
• DATA ORDINE (giorno in cui è stato inviato il bonifico);
• PARTITAIVA di chi importa l'informativa;
• DESCRIZIONE MOTIVO PAGAMENTO.
Per la riconciliazione vengono adottati i seguenti criteri in ordine decrescente di probabilità di successo:
o La Partita Iva individua l’ordinante
o Nella descrizione motivo pagamento è individuabile il numero fattura
o La Data Ordine si avvicina o coincide con la data scadenza della fattura(è prevista una tolleranza in quanto il pagamento normalmente avviene successivamente alla data di scadenza); ci potrebbe essere la possibilità di configurare questo dato.
o L’Importo del movimento coincide con l’importo della fattura o è maggiore.
Sulla base di queste ipotesi vengono presentate, nell’apposita sezione “Elaborazione”, delle proposte di riconciliazione che, come nei casi precedenti devono essere confermate esplicitamente dall’utente, tranne nel caso in cui l'importo dell'informativa coincide con la somma degli importi delle fatture. In quest'ultima situazione l'informativa va in stato 'CONFERMATA' e le fatture in stato 'INCASSATO'.
In tutti gli altri casi dove non è possibile proporre un’ipotesi di riconciliazione sarà onere dell’utente individuare manualmente, attraverso la descrizione del movimento, la corrispondenza tra movimento RH e fatture.
4.5 ARCHIVIAZIONE A NORMA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
4.5.1 Servizio di Conservazione Sostitutiva
Il Servizio di Fatturazione Elettronica consente di gestire l’Archiviazione a norma e Conservazione Sostitutiva delle sole fatture, attive e/o passive, caricate sulla piattaforma nel pieno rispetto della normativa vigente (per le attività da svolgere in materia e relative responsabilità è stata inserita un’apposita check-list in “Appendice A”).
In questo ambito, XXXXX si propone come Responsabile della Conservazione Sostitutiva per l’Azienda aderente al Servizio secondo le norme previste dal Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto” e Delibera CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”.
Le fatture caricate nel sistema sono periodicamente archiviate (entro i limiti temporali imposti dalla normativa) tramite un processo che è a totale carico del sistema, senza intervento diretto dell’Azienda ed agisce solo sulle fatture che rispondono ai requisiti per la conservazione .
Gli archivi delle fatture in Conservazione sono resi accessibili all’azienda tramite funzioni di consultazione.
4.5.1.1 Normativa di legge sulla conservazione sostitutiva
La normativa di legge relativa alla Conservazione Sostitutiva delle Fatture (DMEF 23 gennaio 2004) prevede che:
• le fatture del Ciclo Attivo vengano archiviate a norma entro il quindicesimo giorno di calendario dalla data della loro emissione;
• è possibile eseguire la conservazione sostitutiva delle sole fatture del Ciclo Attivo, o delle sole fatture del Ciclo Passivo;
• l’archiviazione all’interno del Ciclo Attivo o Passivo, può essere effettuata solamente per alcune tipologie di documento, identificate dal codice “sezionale” . Per queste tipologie , l’archiviazione deve essere eseguita per tutte le fatture dell’anno contabile (che a seconda dell’azienda, può coincidere o meno con l’anno solare) senza soluzione di continuità, all’interno della stessa tipologia di documenti da conservare; inoltre il processo di memorizzazione deve avvenire assicurando l’ordine cronologico dei documenti;
• è necessario che una fattura affinché possa essere archiviata a norma deve essere trasformata in un “documento informatico” e firmata digitalmente con firma elettronica qualificata (al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e le sottoscrizione elettronica” (art. 3, comma 1 lettera b del Decreto) La firma deve essere apposta per ogni singola fattura singolarmente dall’emittente nel caso di Ciclo Attivo,
dall’emittente o dal destinatario nel caso di Ciclo Passivo; attualmente sono previste le seguenti modalità di firma1:
o busta crittografica p7m contenente il documento in formato pdf e la firma di emissione;
o Pdf con firma incapsulata secondo il recente accordo Adobe-CNIPA;
• Una volta eseguita l’archiviazione, è necessario che sia possibile effettuare una ricerca all’interno dell’archivio delle fatture conservate mettendo a disposizione almeno alcuni criteri di ricerca obbligatori
4.5.1.2 Processo di archiviazione a norma
In Fast.Invoice, nell’ambito del servizio di Fatturazione Elettronica, il processo di archiviazione consiste in un’estrazione periodica dalla base dati della piattaforma Fast.Invoice delle fatture presenti sulla piattaforma che soddisfano opportuni requisiti di natura temporale (basati sulla data di emissione della fattura) e sulle quali è stata correttamente apposta la firma per l’emissione o per la ricezione.
Ogni fattura da conservare viene inserita in un lotto di fatture distinto per ogni cliente.
Coerentemente coi vincoli normativi sopra descritti è necessario che il lotto delle fatture attive o passive contenga tutte le fatture emesse (nel caso di Ciclo Attivo) o ricevute (nel caso di Ciclo Passivo) nel periodo in archiviazione, e che il lotto sia coerente e senza soluzioni di continuità con quello precedente e quello successivo. Il controllo di continuità viene eseguito utilizzando il concetto di “sezionale”, ovvero di identificativo
1 Di conseguenza,. allo stato attuale non è possibile archiviare a norma le fatture a partire dal formato xml-CBI
della Tipologia di Documento attribuito dell’azienda e inserito all’interno del Numero Documento.
Il codice sezionale viene gestito se inserito all’interno del Numero Documento. Altre modalità di veicolazione del codice sezionale verranno valutate e studiate ad hoc su specifica richiesta; se l’azienda non utilizza sezionali verrà attribuito un unico sezionale a tutte le fatture attive o passive dell’Azienda e il controllo di continuità sarà eseguito sull’intero Numero Documento.
Il controllo di continuità viene quindi eseguito fra le fatture col medesimo “sezionale” scorporando il codice del sezionale stesso dal Numero di Documento.
La comunicazione dei sezionali utilizzati deve avvenire in fase di attivazione del servizio di Conservazione Sostitutiva secondo quanto riportato nel paragrafo 6.2. Tale operazione, occorre ricordare che, deve essere effettuata specularmente con la dichiarazione dell’uso dei sezionali e della registrazione degli stessi all’interno del Registro IVA dell’azienda.
Il servizio di archiviazione prevede:
⮚ l’estrazione periodica (di norma giornaliera) delle fatture da archiviare . L’estrazione viene effettuata separatamente per le fatture delle diverse aziende che aderiscono al servizio e all’interno di essa separatamente per le fatture del ciclo Attivo e del Ciclo Passivo; vengono estratte solo fatture con firma di emissione valida; i criteri temporali per l’estrazione delle fatture tengono conto del limite imposto dalla normativa per le fatture del Ciclo Attivo (non oltre il
quindicesimo giorno di calendario dalla data di emissione) e sono stabiliti in modo da prevedere la possibilità di riesecuzione dell’operazione entro i limiti temporali qualora i controlli non dessero esito positivo (vedi punto successivo)
⮚ il controllo di continuità sulle fatture estratte, all’interno del rispettivo sezionale, verificando che non vi sia soluzione di continuità sia all’interno dell’insieme delle fatture stesse sia con i precedenti lotti di fatture già archiviati;
⮚ l’archiviazione a norma delle fatture, nel caso di esito positivo dei controlli sopra descritti, tramite l’apposizione della firma da parte del Responsabile della Conservazione e della Marcatura temporale (rilasciata da una Certification Authority) sui lotti di fatture.
⮚ La non esecuzione dell’archiviazione in caso di esito negativo dei controlli sopra descritti2; in tal caso viene generata una segnalazione di “anomalia” verso l’azienda affinché provveda ad eliminare la causa della mancata archiviazione (ad es. inserendo o firmando la fattura “mancante”) in modo che alla successiva estrazione il controllo abbia esito positivo e sia pertanto possibile effettuare l’archiviazione
⮚ Una procedura “d’emergenza” da seguire nel caso alla scadenza dei termini di legge per la conservazione risultassero ancora presenti “anomalie”; in tal caso, è possibile ad esempio forzare l’archiviazione delle fatture comunque presenti ed
2 L’esito negativo del controllo di continuità relativamente alle fatture di un sezionale non blocca l’archiviazione delle fatture appartenenti a sezionali per i quali il controllo di continuità ha avuto esito positivo
eventualmente procedere successivamente all’archiviazione delle fatture “mancante” in un apposito lotto di “Anomalie”
4.5.1.3 Manuale della Conservazione
Per ogni Azienda che aderisce al servizio di Conservazione Sostitutiva, ICBPI provvede a redirigere e aggiornare almeno annualmente, secondo quanto previsto dalla normativa, il Manuale della Conservazione e su di esso sono riportati, a titolo esemplificativo e non esaustivo
⮚ Nominativo Responsabile della Conservazione (in ICBPI)
⮚ Referente per la Conservazione Sostitutiva (presso l’Azienda)
⮚ Tipologia delle Fatture Conservate
⮚ Codice e descrizione sezionali
⮚ Descrizione del processo di archiviazione
⮚ Descrizione gestione “anomalie” e procedura d’emergenza
⮚ I casi rilevanti di malfunzionamenti e anomalie nel servizio e/o nell’operatività rilevati durante l’anno fiscale di trattazione
Il manuale viene aggiornato nel caso di modifica dei dati sopra riportati nel corso dell’anno/periodo di imposta.
4.5.1.4 Recupero del Pregresso
Affinché la gestione dell’archivio delle fatture possa essere effettuata solo elettronicamente eliminando l’archivio cartaceo è necessario che l’archivio elettronico comprenda senza soluzione di continuità tutte le fatture o di specifici sezionali dell’anno contabile. Quanto sopra riportato vale sia per il Ciclo Attivo sia per il Ciclo Passivo, ma separatamente fra di loro, ovvero è possibile conservare in modalità elettronica l’archivio delle Fatture Attive e in modalità cartacea l’archivio delle Fatture Passive o viceversa.
In caso l’azienda necessitasse del recupero del pregresso e ne facesse richiesta, viene concordata con l’azienda la modalità operativa specifica per completare questo processo. Le fatture recuperate verranno archiviate in appositi lotti specifici marcati come “recupero del pregresso”.
4.5.1.5 Inquiry/estrazione su archivio delle Fatture conservate
Il sistema di archiviazione e conservazione sostitutiva di Fast.Invoice prevede funzioni di ricerca attraverso un’interfaccia applicativa Web.
In particolare, vengono messe a disposizione dell’azienda tramite accesso diretto all’applicazione Fast.Invoice le seguenti funzionalità:
⮚ Consultazione delle fatture conservate
E’ possibile eseguire ricerche utilizzando parametri obbligatori e altri campi chiave. Le fatture trovate vengono visualizzate in formato PDF e sono stampabili localmente.
⮚ Esportazione di fatture come singoli elementi PDF
E’ possibile esportare fatture che soddisfano i requisiti di ricerca tramite file zip contenente le fatture in formato PDF
E’ inoltre possibile su richiesta specifica dell’Azienda fornire copia degli archivi riversando i file presenti sul sistema di archiviazione massiva su altri dispositivi esterni (CD, DVD, etc).
4.5.1.6 Altri adempimenti del Responsabile della Conservazione
Il Servizio comprende lo svolgimento di tutte le attività previste dalla normativa e rispetto degli obblighi di legge assegnati al Responsabile della Conservazione Sostitutiva, fra essi a titolo esemplificativo e non esaustivo:
⮚ Ricostruzione di un intero Lotto XML al fine di garantire la verifica di Firma e Marca Temporale
Questa funzione permette di verificare l'integrità delle fatture conservate a partire dalla ricostruzione del XML originario. Il risultato della ricostruzione è quindi un file XML identico all’originale che consente la verifica di firma e marca temporale del lotto ricostruito.
⮚ Verifica della leggibilità delle singole fatture
La funzione consente di verificare la leggibilità delle fatture conservate in funzione dell'evoluzione del formato PDF.
⮚ Riversamento sostitutivo delle fatture di un azienda (in caso di disattivazione dell’azienda dal Servizio)
Permette di estrarre l'insieme dei lotti fatture di un solo utente per un periodo indicato, verificando la corretta conservazione fino a quel momento
In questo caso viene costruito un nuovo lotto ad hoc contenente tutti i lotti fatture di quell'utente che soddisfano i requisiti di estrazione.
4.5.1.7 Gestione delle comunicazioni all'Agenzia delle Entrate
La conservazione sostitutiva impone una comunicazione annuale alle Agenzie delle Entrate con scadenza indicata nel mese successivo alla presentazione delle dichiarazioni fiscali. L’effetto è quello di depositare presso l’autorità una copia dell’impronta dell'archivio delle fatture di ciascun utente in modo da cristallizzare la situazione contabile.
ICBPI, nelle vesti di Responsabile della Conservazione, entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’IRAP e all’IVA, riversa su DVD l’impronta dell’archivio informatico di ogni azienda per cui ICBPI effettua la conservazione (con la relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale, secondo quanto richiesto dall’art. 5 del DMEF del 23 gennaio 2004). Inoltre, come Responsabile della Conservazione, quando
saranno approvate le specifiche tecniche necessarie per la trasmissione telematica della comunicazione (con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate) ICBPI provvederà ad eseguire l’invio con le modalità richieste.
5 PROCESSI DI SERVIZIO
Nel presente capitolo vengono descritti i principali processi di servizio, in particolare:
⮚ Attivazione Società
⮚ Gestione Import flussi di fatture
⮚ Caricamento Certificati Server
5.1 ATTIVAZIONE SOCIETA’
L’attivazione di una società al servizio di Fatturazione elettronica prevede i seguenti passi :
1. Il rappresentante dell’azienda stipula un contratto per il servizio di fatturazione elettronica. In questa fase viene compilato un modulo informativo all’interno del quale sono riportati i principali dati societari e le indicazioni sui servizi di fatturazione elettronica che l’azienda intende attivare (ad esempio Ciclo Attivo, Ciclo Passivo, Conservazione Sostitutiva ).In particolare, il modulo Informativo deve contenere le seguenti informazioni circa le modalità del servizio (tutte le voci seguenti sono da intendersi in modalità “Sì/No”):
a) Attivazione del prodotto di Fatturazione Elettronica per il Ciclo Attivo
b) Attivazione del prodotto di Fatturazione Elettronica per il Ciclo Passivo
c) Attivazione della funzionalità di Conservazione Sostitutiva per le Fatture del Ciclo Attivo
d) Attivazione della funzionalità di Conservazione Sostitutiva per le Fatture del Ciclo Passivo
e) Attivazione della firma delle fatture lato Server , ovvero tramite certificato dell’Azienda installato presso ICBPI
f) Attivazione della firma delle fatture lato Server conto terzi (se richiesto);
Nel caso un soggetto intendesse usufruire del servizio per più società diverse (ad es. holding che intende usufruire del servizio anche per le sub-holding) è necessario che la procedura sopra indicata venga realizzata per ogni soggetto (e quindi vengano comunicati i dati di tutte le società per le quali si intende avvalersi del servizio)
Nel caso l’azienda intenda avvalersi della possibilità di firma delle fatture tramite un certificato intestato all’azienda stessa (Firma Lato Server) è necessario prima dell’attivazione della funzionalità in questione di completare la procedura di caricamento del certificato di firma.
Nel caso l’azienda si avvalga del servizio di Conservazione Sostituiva ICBPI provvede a redigere e ad inviare all’Azienda il Manuale della Conservazione; è inoltre necessario, prima dell’attivazione del Servizio, che l’Azienda comunichi a ICBPI i diversi Codici Sezionali utilizzati (e relativa descrizione) e posizione nella quale essi verranno inseriti nel Numero Documento delle singole fatture, in modo da poter procedere al controllo di continuità all’interno di ogni sezionale. A servizio attivato l’azienda deve fornire
comunicazione in caso di attivazione di un nuovo sezionale comunicandone a ICBPI codice e descrizione
5.2 DISATTIVAZIONE SOCIETA’
La disattivazione di una società dal servizio di Fatturazione Elettronica , prevede i seguenti passi :
1. ICBPI provvede a:
a) Prendere in carico la richiesta di cancellazione per la data indicata;
b) Alla data indicata per la disattivazione procede a disattivare l’azienda e a rendere inaccessibile agli utenti le funzionalità di Fatturazione Elettronica relativa all’Azienda;
c) Nel caso l’azienda si avvalesse della funzionalità di Conservazione Sostitutiva ICBPI provvede al riversamento delle fatture dell’utente presenti nell’archivio di Conservazione Sostitutiva su un opportuno supporto (CD, DVD) e a recapitarlo all’Azienda3. Resta inteso che ICBPI resta responsabile della correttezza formale dei dati archiviati fino alla validità dell’archiviazione (scadenza della marca temporale apposta sul singolo lotto archiviato)
3 Questa attività viene compiuta anche se la Società in questione non recede dal Servizio di Fatturazione Elettronica ma solamente (per il Ciclo Attivo o per il Ciclo Passivo, o per entrambi) dal servizio di Conservazione Sostitutiva
5.3 VARIAZIONE DATI CONTRATTUALI SOCIETA’
In caso di variazione dei dati contrattuali relativi ad una Società aderente al servizio di Fatturazione Elettronica.
1. ICBPI provvede a:
a) Prendere in carico la richiesta di variazione;
b) Provvede a riportare la modifica sul proprio ambiente in modo da poter eseguire i controlli aggiornati in fase di accesso degli utenti all’applicazione;
c) Se la variazione contrattuale comporta la disattivazione della funzionalità di Conservazione Sostitutiva4 , ICBPI provvede al riversamento delle fatture dell’utente presenti nell’archivio di Conservazione Sostitutiva su un opportuno supporto (CD, DVD) e a recapitarlo all’Azienda;
d) Se la variazione contrattuale implica l’attivazione di modalità di fruizione del servizio che comportano attività di configurazione , quali ad es., l’attivazione della Firma “Lato Server” o “Conto Terzi”, è necessario prima di rendere operativa la variazione, eseguire le attività relative già descritte nel paragrafo 5.1 (Attivazione Società)
4 La disattivazione del Servizio di Conservazione Sostitutiva può essere relativo al solo Ciclo Attivo, al solo Ciclo Passivo o ad entrambi
Nel caso vengano variati gli estremi contrattuali di tutte le società afferenti ad un contratto è necessario che la comunicazione di variazione a ICBPI venga eseguita per ognuna di queste aziende.
5.4 GESTIONE IMPORT SPOOL DI STAMPA E PDF
In caso di richiesta da parte di una azienda di gestire spool di stampa proprietari e pdf, è necessario effettuare una attività di “integrazione” , che si articola nei seguenti passi:
1) L’azienda comunica ad ICBPI la necessità di gestire l’import delle fatture secondo un flusso di spool;
2) L’Azienda fornisce le informazioni di contatto del referente tecnico dell’azienda per intraprendere le attività tecniche – in questa fase l’azienda fornisce un flusso di esempio – il relativo layout - un esempio del prefincato e la specifica sulla posizione e il significato dei vari campi;
3) ICBPI procede – sulla base di queste indicazioni - all’attività di creazione degli script per gestione automatica del flusso;
4) ICBPI congiuntamente al referente tecnico dell’azienda esegue un test per la corretta gestione del flusso in ambiente di collaudo;
5) ICBPI inserisce la gestione dello spool stampa “personalizzato” all’interno dell’applicazione in ambiente di produzione e comunica all’Azienda la conclusione dell’attività.
5.5 CARICAMENTO CERTIFICATI SERVER
Il servizio di firma lato server fa riferimento al DPCM 13 gen 2004 per quanto attiene la gestione dei certificati di firma.
Sulla base delle indicazioni contenute nel DPCM la procedura per il caricamento dei certificati dell’azienda (per la firma delle fatture Lato Server) o di ICBPI (per la firma delle fatture Conto Terzi) avviene secondo la seguente procedura:
a) Viene generata una coppia di chiavi RSA utilizzando i dispositivi HSM presenti nell’ambiente ICBPI;
b) Viene generata una richiesta di emissione certificato;
c) La richiesta di emissione del certificato è inviata al cliente, che l’inoltrerà alla Certification / Registration Authority di cui ci si avvale per la generazione dei certificati;
d) La Certification Authority provvede al riconoscimento fisico del soggetto a cui è intestato il certificato da emettere – questo avviene tramite le procedure stabilite dalla Certification / Registration Authority;
e) la CA emette un certificato;
f) Il certificato è caricato nei sistemi predisposti presso ICBPI. All’approssimarsi della scadenza dei certificati è necessario procedere al rinnovo degli stessi, che avviene seguendo le modalità sopra descritte per la prima generazione ad
eccezione del riconoscimento fisico del titolare
6 SERVIZI ACCESSORI
Nel presente capitolo vengono descritti i servizi accessori che vengono offerti direttamente all’Azienda e/o alla Struttura Tecnica Delegata.
6.1.1.1 Supporto all’integrazione
ICBPI supporta l’Azienda e/o la Struttura Tecnica Delegata per l’attività di integrazione alla piattaforma Fast.Invoice; a riguardo vengono messi a disposizione le specifiche tecniche dei colloqui necessari per la fruizione del servizio ed il personale ICBPI supporta l’Azienda nella fase di attivazione
6.1.1.2 Strumenti di Monitoraggio
ICBPI ha previsto una serie di controlli automatizzati all’interno della piattaforma per consentire un monitoraggio funzionale della piattaforma stessa (ad esempio alert automatici via sms/mail). Sono allo studio ulteriori sistemi che rafforzino il controllo dell’erogazione del servizio e ne diano adeguata evidenza. E’ inoltre previsto per le Aziende un account specifico per inoltrare le segnalazioni di anomalie. Tali segnalazioni vengono smistate alle persone di competenza che, dopo un adeguata verifica delle stesse, inseriranno quelle ritenute effettivamente da considerarsi anomalie in Bugzilla per la gestione e risoluzione delle stesse.
6.1.1.3 Controllo qualità del servizio
E’ necessario accertarsi che tutti gli interventi correttivi e migliorativi del software siano adeguati agli standard previsti di erogazione servizio in applicazione della linea operativa “WFATT-LO- 001 Linea operativa controllo qualità servizio Fatturazione Elettronica”.
7 APPENDICE A: ATTIVITÀ E RESPONSABILITÀ DURANTE LA CONSERVAZIONE
Fase | ID attività | Descrizione Attività | Note | |||
Azienda | Responsabile conservazione | Conservatore | ||||
Off line | Preparazione | |||||
documento da inviare | ||||||
alle Aziende per | Off line prima | |||||
1 | censimento | X | della partenza | |||
Preparazione del | ||||||
template del manuale | ||||||
2 | della conservazione | X | ||||
Preparazione della | ||||||
lista degli | ||||||
adempimenti da | ||||||
effettuare in seguito | ||||||
all'attivazione della | ||||||
3 | conservazione | X | ||||
Spot o con scadenze specifiche | 1 | Comunicazioni su variazioni dati durante anno fiscale | X | X | Quando necessario | |
2 | Preparazione dell'impronta informatica di ogni azienda per comunicazione annuale all'agenzia dell'entrate | X | ||||
3 | Trasmissione dell'impronta all'agenzia dell'entrate | X | ||||
4 | Verifica del corretto | X |
Note | ||||||
ID | Responsabile | |||||
Fase | attività | Descrizione Attività | Azienda | conservazione | Conservatore | |
andamento del | ||||||
processo di | ||||||
conservazione | ||||||
Trasmissione del | ||||||
manuale della | ||||||
conservazione al | ||||||
collegio sindacale per | ||||||
la fine dell'anno di | ||||||
esercizio o per il CDA | ||||||
di approvazione del | ||||||
5 | bilancio | X | ||||
Eventuali | ||||||
comunicazione dal | ||||||
collegio sindacale | ||||||
verso il responsabile | ||||||
6 | della conservazione | X | ||||
Creazione immediata | ||||||
dell'impronta digitale | ||||||
dell'archivio in caso di | ||||||
verifica ispettiva | ||||||
7 | Agenzia dell'entrate | X | X | |||
Consegna del | ||||||
"Manuale della | ||||||
conservazione", | ||||||
riversamento dei dati e | ||||||
verbale del passaggio | ||||||
di consegna in caso si | ||||||
cessazione del | ||||||
8 | contratto | X | X | X | ||
Recupero del | ||||||
pregresso per la | ||||||
9 | fatturazione passiva | X | X | X | ||
Start-up | 1 | Nomina di ICBPI come "Responsabile della conservazione" | X | |||
2 | Compilazione dati per | X |
Fase | ID attività | Descrizione Attività | Note | |||
Azienda | Responsabile conservazione | Conservatore | ||||
setup conservazione | ||||||
3 | Ricezione dei dati con inoltro messaggio ricevuto | X | ||||
4 | Rilascio della versione 0 del "manuale della conservazione" | X | ||||
5 | Rilascio della lista degli adempimenti per l'azienda | X | ||||
6 | Setup (censimento azienda) | X | vedere il dettaglio dei dati da passare | |||
7 | Setup (censimento sezionali) | X | da fare la prima volta e tutte le volte che si introduce un nuovo sezionale. | |||
8 | Setup dati | X | ||||
9 | Invio feedback per attivazione servizio conservazione a ICBPI | X | ||||
10 | Invio feedback per attivazione servizio conservazione | X | ||||
Creazione doc. informatico | 1 | Inserimento della fattura e creazione doc informatico | X | |||
2 | Apposizione della firma digitale | X | X | Dipende dalla tipologia di firma adottata | ||
3 | Apposizione del riferimento temporale | X |
Fase | ID attività | Descrizione Attività | Note | |||
Azienda X | Responsabile conservazione | Conservatore | ||||
4 | Creazione della fattura passiva da dati e formazione del PDF e firma digitale della stessa oppure mediante caricamento dell'immagine e firma della stessa | Vale solo per le fatture passive | ||||
Validazione | 1 | Ricerca delle fatture conservabili | X | Devono essere firmate | ||
2 | Creazione del lotto di fatture | X | ||||
3 | Verifica della continuità, anche sui sezionali. | X | ||||
4 | Allarmi sulla continuità e su limiti temporali raggiunti | X | ||||
5 | Verifica della cotinuità fattura mediante numero di protocollo o registrazione | X | Valido solo per le fatture passive | |||
6 | Autorizzazione a forzare la conservazione | X | Operazione che ogni volta deve essere documentata all'interno del "Manuale della conservazione" |
Delivery | 1 | Invio del lotto fatture per la singola azienda (file .zip contenente i pdf firmati e il file indice) | X | Il file indice avrà della differenze di contenuto a seconda che si tratti di lotti di |
Fase | ID attività | Descrizione Attività | Note | |||
Azienda | Responsabile conservazione | Conservatore | ||||
fatture attive o passive | ||||||
2 | Invio del messaggio di ricezione del lotto | X | ||||
Conservazione | Presa in carico del | |||||
1 | lotto di fatture | X | ||||
Eventuale | ||||||
frazionamento dei lotti | ||||||
per memorizzazione | ||||||
2 | su supporti | X | ||||
Apposizione firma | ||||||
digitale di ICBPI sui | ||||||
3 | lotti e sotto-lotti | X | ||||
Marcatura temporale | ||||||
su ogni lotto e sotto- | ||||||
4 | lotto | X | ||||
Fornitura del report | ||||||
relativi ai lotti portati | ||||||
5 | in conservazione | X |
Consultazione | Rimane da | ||||||
dettagliare | |||||||
Consultazione | eventuali | ||||||
documenti conservati | scarichi in | ||||||
1 | dalla postazione iCBPI | X | locale | ||||
Consultazione | |||||||
documenti come | |||||||
"responsabile della | |||||||
2 | conservazione" | X |
FINE DEL DOCUMENTO