PROCEDURA “WHISTLEBLOWING”
PROCEDURA “WHISTLEBLOWING”
PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI REATI, ILLECITI O IRREGOLARITÀ
1. Premessa
Per “whistleblowing” si intende la segnalazione di qualsiasi violazione riguardante condotte (attive oppure omissive) e fatti che – anche solo potenzialmente – non siano conformi alla legge, ai principi enunciati nel Codice Etico di Cheil Italia S.r.L. (di seguito “CHEIL”), alle procedure interne o a qualunque altra disciplina esterna applicabile a CHEIL (di seguito “Segnalazione/i”) che possa ledere l’integrità di CHEIL e di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.
La presente procedura (la “Procedura”), redatta nel rispetto delle Direttiva EU 1937/2019 e del D. Lgs 24/2023, ha lo scopo di regolamentare il processo di invio, ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni, effettuate – anche in forma anonima – dal personale di CHEIL (incluso il Top Management e i membri degli organi societari) e/o dai soggetti esterni (di seguito “Segnalante”).
La Procedura ha decorrenza dal 17 Dicembre 2023. Ogni successivo aggiornamento della Procedura annulla e sostituisce, dalla data della sua emissione, tutte le versioni emesse in precedenza. L’aggiornamento della presente Procedura è a cura dell’ Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
La Procedura è resa disponibile nelle cartelle condivise al seguente link: L:\Departments\CHEIL PEOPLE\ADMINISTRATION\GUIDELINES\WHISTLEBLOWING
PROCEDURE e sul sito CHEIL
2. Canale di Segnalazione
In conformità all’art. 4 del D. Lgs 24/2023, CHEIL ha istituito un apposito canale di segnalazione interna dedicato alla comunicazione della presunta violazione, idoneo (come spiegato meglio infra) a garantire l’efficacia della Segnalazione stessa e contemporaneamente a tutelare l’identità del Segnalante. La piattaforma web scelta da CHEIL, conforme alla recente normativa sopra menzionata, è denominata “WHISTLELINK”, la quale fornisce una procedura di Segnalazione semplice e intuitiva.
La piattaforma sarà facilmente accessibile tramite apposito link pubblicato nelle cartelle condivise al seguente link:
L:\Departments\CHEIL PEOPLE\ADMINISTRATION\GUIDELINES\WHISTLEBLOWING
PROCEDURE nonché pubblicato sul sito xxx.xxxxx.xx
La Segnalazione sarà debitamente ricevuta dai soggetti appositamente deputati a riceverla ed incaricati della gestione del processo di analisi e trattamento delle Segnalazioni, quali: Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx e Xxxx Xxxx Xxx (di seguito gli organi “Riceventi”).
Il processo di valutazione della Segnalazione viene svolto dai Riceventi nel pieno rispetto dei principi stabiliti dalle normative applicabili sopra richiamate.
3. Ambito di applicazione Soggettivo
Destinatari della presente Procedura sono:
- il Top Management aziendale ed i componenti degli organi sociali di CHEIL;
- tutti i dipendenti di CHEIL (di seguito, unitamente al Top Management ed i componenti degli organi sociali di CHEIL, il “Personale”);
i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori esterni e più in generale,
chiunque sia in relazione d’interessi con CHEIL (i “Terzi”).
4. Ambito di applicazione Oggettivo
La Procedura si applica in particolare, alle Segnalazioni aventi ad oggetto:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 del Codice etico (Global Emp loyee’s Guidelines and Business Ethics) o delle procedure in essere presso CHEIL, a nche con riferimento alle attività e prestazioni di interesse di CHEIL (a titolo esempl ificativo e non esaustivo : inosservanza di clausole contrattuali, diffamazione, mina cce, violazione della privacy o di accordi di riservatezza, frodi, improprio utilizzo di dotazioni aziendali);
- illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione di atti comunitari o nazionali, indic ati nell'allegato al D. Lgs. 24/2023, oppure di atti nazionali che costituiscono attuaz ione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla Direttiva (UE) 2019/19 37, seppur non indicati nell’allegato al D. Lgs. 24/2023, relativi ai seguenti settori:
• appalti pubblici;
• servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del
finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti;
• sicurezza dei trasporti;
• tutela dell’ambiente;
• radioprotezione e sicurezza nucleare;
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
• salute pubblica;
• protezione dei consumatori;
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea di cui all'art icolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, d el Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle no rme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di
Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che viola no le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile i n materia di imposta sulle società;
- atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui a gli atti dell'Unione europea nei settori ut supra indicati.
- sospetti attinenti a violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potr ebbero essere commesse all’interno dell’organizzazione aziendale, o riguardanti co ndotte tese ad occultare tali violazioni.
- denunce, provenienti da Terzi aventi ad oggetto presunti rilievi, irregolarità e fatti c ensurabili;
- complaints (esposti) riguardanti tematiche di contabilità, controlli.
La Segnalazione non deve riguardare lamentele di carattere personale. Il Segnalante non deve utilizzare l’istituto per scopi meramente personali o per ritorsioni. Parimenti, le Segnalazioni non devono avere ad oggetto rivendicazioni contrattuali o sindacali – salvo che non si basino sulla violazione di norme di legge, regolamento, o di procedure adottate da CHEIL.
5. Principi generali
La Procedura è improntata ai seguenti principi generali:
a) Protezione del Segnalante
In conformità alla normativa applicabile, CHEIL garantisce i Segnalanti contro qualsiasi azione ritorsiva o comportamenti diretti o indiretti che siano da chiunque posti in essere in ragione della Segnalazione (indipendentemente dal fatto che la stessa si riveli fondata), quali, a titolo esemplificativo: licenziamento; sospensione; retrocessione; demansionamento; perdita dei benefici; trasferimento ingiustificato; mobbing; molestie sul luogo di lavoro; qualsiasi altro tipo di comportamento che determini condizioni di lavoro peggiorative o intollerabili.
In particolare, si dà atto che
- il Segnalante può – in proprio o tramite la propria organizzazione sindacale di riferimento – denunciare all'Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, qualunque azione discriminatoria che dovesse subire in seguito all’avvenuta Segnalazione;
- è nullo il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del Segnalante;
- sono nulli anche qualunque mutamento di mansioni ai sensi dell’art. 2103 cod. civ., nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del Xxxxxxxxxx.
CHEIL dà altresì atto del fatto che, in caso di controversie legate all'irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del Segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle
condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della Segnalazione, il D.lgs. 24/2023 prevede che sia onere del datore di lavoro dimostrare che l’adozione di tali misure siano fondate su ragioni estranee alla Segnalazione stessa.
b) Tutela della riservatezza
Tutte le informazioni ricevute nell’ambito della Segnalazione saranno trattate dai Riceventi di volta in volta coinvolti in modo riservato, in conformità alla normativa applicabile, in modo da evitare che soggetti terzi ne possano venire a conoscenza. I Riceventi potranno condividere le informazioni ricevute solamente nella misura in cui ciò sia assolutamente necessario per il compimento di indagini e accertamenti sui fatti stessi.
Quanto sopra vale altresì per tutti coloro i quali, per qualunque evenienza e necessità dovessero venire a conoscenza della Segnalazione e di quanto in essa contenuto, ivi inclusi nominativi di eventuali persone coinvolte.
c) Protezione dalle Segnalazioni effettuate in abuso della presente Procedura
CHEIL garantisce adeguata protezione dalle forme di abuso della presente procedura, quali segnalazioni infondate, effettuate con dolo o colpa grave, ovvero manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della presente Procedura, sia in fase di accertamento, che successivamente alla conclusione dell’accertamento. L’aver posto in essere simili Segnalazioni, è fonte di responsabilità disciplinare in capo al Segnalante.
6. Il Processo
L’invio della Segnalazione
Il Personale e i Terzi possono inviare le Segnalazioni, accedendo alla piattaforma Whistlelink seguendo le indicazioni ivi contenute non appena vengano a conoscenza di eventi rilevanti ai fini della presente Procedura.
Qualora un membro del Personale dovesse ricevere una Segnalazione da altri soggetti (ad es. dipendenti/terzi), fermo restando l’obbligo di assoluta riservatezza, lo stesso ha l’obbligo di trasmettere la medesima Segnalazione su Whistlelink completa di tutta la eventuale documentazione di supporto pervenuta, non trattenendone copia ed astenendosi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.
La mancata comunicazione di una Segnalazione ricevuta costituisce una violazione della presente Procedura, con l’applicazione, in caso di accertata malafede di tali condotte, delle conseguenti sanzioni disciplinari.
I canali per la trasmissione della Segnalazione
La Segnalazione può essere trasmessa, a seguito di accesso alla piattaforma digitale Whistlelink, tramite la compilazione di un apposito form e seguendo le indicazioni ivi riportate. Il Segnalante può optare per l’anonimato ovvero dichiarare la propria identità, a sua scelta.
A seguito della Segnalazione, gli organi Riceventi saranno tenuti a rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione, sempre tramite piattaforma, entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione della stessa.
In alternativa, su richiesta del Segnalante, la Segnalazione può essere presentata mediante un incontro diretto con almeno due tra i Riceventi, fissato entro un termine ragionevole; la Segnalazione, previo consenso del Segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In quest’ultimo caso, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro con la propria sottoscrizione.
Il contenuto della Segnalazione
La Segnalazione deve contenere, ove possibile, tutti gli elementi richiesti dal form, utili ad accertare la fondatezza dei fatti oggetto della Segnalazione, onde consentire agli organi Riceventi di procedere alle dovute verifiche.
La verifica preliminare
Tutte le Segnalazioni sono oggetto di analisi preliminare svolta dai Riceventi al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a consentire una prima valutazione della fondatezza della Segnalazione stessa, così da individuare il potenziale ambito normativo (es. d.lgs. 231/2001, anticorruzione, riciclaggio).
Gli organi Riceventi daranno diligente seguito alla Segnalazione e comunicheranno con il Segnalante, potendo richiedere a quest’ultimo, se necessario, delle informazioni integrative sempre tramite il poratale Whistlelink.
Al termine della verifica preliminare, o comunque nel termine massimo di 2 (due) mesi dalla data di rilascio dell’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla Segnalazione, gli organi Riceventi:
- qualora emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, archiviano la Segnalazione formulando adeguate motivazioni: l’archiviazione è comunicata al Segnalante;
- qualora la Segnalazione riguardi fatti e/o condotte non oggetto della presente Procedura, archiviano, unitamente alle relative motivazioni, la Segnalazione e ne inoltra il contenuto alle funzioni aziendali competenti;
- qualora la Segnalazione richieda ulteriori approfondimenti, procedono con la valutazione delle Segnalazioni, secondo le modalità descritte di seguito.
La piattaforma assicura che, laddove la Segnalazione dovesse riguardare uno o più tra i Riceventi, la stessa non sarà inviata al/ai Ricevente/i ma a un altro soggetto che non versi in una situazione di conflitto di interessi.
Conseguentemente, l’intero processo di gestione di tale Segnalazione (inclusa la comunicazione dell’esito finale) non sarà di competenza del/i Ricevente/i coinvolto/i nella Segnalazione medesima.
La valutazione e l’esito delle Segnalazioni
Laddove, a seguito delle analisi preliminari, emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per una valutazione della fondatezza della Segnalazione medesima, fatto salvo il diritto alla difesa del segnalato, gli organi Riceventi provvederanno a:
a) avviare analisi specifiche ed effettuare le verifiche ritenute necessarie ai fini dell’accertamento dei fatti segnalati, avvalendosi delle strutture competenti (eventualmente anche tramite attività di audit o attraverso società terze specializzate), coinvolgendo le funzioni aziendali interessate dalla Segnalazione;
b) concludere l’istruttoria in qualunque momento, se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della Segnalazione, fatto salvo quanto previsto sub e);
c) avvalersi, se necessario, di esperti o periti esterni a CHEIL;
d) concordare con il Management responsabile della funzione interessata dalla Segnalazione, l’eventuale piano d’azione necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate, garantendo, altresì, il monitoraggio dell’attuazione;
e) concordare con le funzioni interessate eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi di CHEIL (ad es. azioni giudiziarie, sospensione/cancellazione di fornitori);
f) richiedere l’avvio, di un procedimento disciplinare nei confronti del Segnalante, nel caso di Segnalazioni che si rivelino infondate in relazione alle quali siano accertati il dolo del Segnalante;
g) richiedere l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti di coloro che abbiano violato le misure di tutela del Segnalante;
h) sottoporre alla valutazione del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale gli esiti degli approfondimenti della Segnalazione, qualora si riferisca a membri del Consiglio di Amministrazione o del Collegio Sindacale e risulti fondata, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti verso detti soggetti segnalati. Sarà cura del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale informare tempestivamente i Riceventi e l’OdV di tali provvedimenti;
i) sottoporre alla valutazione della divisione di competenza gli esiti degli approfondimenti della Segnalazione, qualora si riferisca a soggetti Terzi con cui intercorrono rapporti commerciali e risulti fondata, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti verso detti soggetti segnalati (es. recesso dal rapporto contrattuale). Sarà cura della divisione di riferimento informare tempestivamente i Riceventi e l’OdV di tali provvedimenti.
Al termine della valutazione delle Segnalazioni, o comunque nel termine massimo di 3 (tre) mesi dalla data di rilascio dell’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della Segnalazione, i Riceventi forniranno un riscontro sull’esito finale della Segnalazione ne da comunicare al Segnalante tramite piattaforma.
Al fine di garantire la gestione delle Segnalazioni e della relativa Procedura , in conformità alla normativa applicabile, i Riceventi curano la predisposizione e l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le Segnalazioni ed assicurano l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo non superiore a 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della Procedura , salvo il caso di un
procedimento avanti l’autorità giudiziaria per cui si rendesse necessario conservare la
documentazione oltre tale periodo.
Il canale di segnalazione esterno
Il Segnalante può anche optare per l’effettuazione di una Segnalazione esterna attraverso i canali attivati dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) se, al momento della sua presentazione, ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
- qualora il canale di segnalazione interno non sia attivo oppure, anche se attivato, non risulti conforme a quanto previsto dalla normativa;
- qualora il Segnalante abbia già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito;
- qualora il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segna lazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito oppure la stessa potr ebbe determinare il rischio di atti di ritorsione;
- qualora il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costi tuire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
In ogni caso, le modalità di accesso a tali canali e, in generale, la disciplina in materia di Segnalazione esterna sono indicate dal D. Lgs. n. 24/2023, cui si rinvia, e sono dettagliate da ANAC sul proprio sito web e mediante apposite Linee guida che l’Autorità emana.
La divulgazione pubblica
Un ulteriore strumento messo a disposizione del Segnalante è quello della divulgazione pubblica dei fatti costituenti violazioni che abbia appreso direttamente.
Pur trattandosi di un istituto distinto dal canale di segnalazione interno e dal canale di segnalazione esterno, il Segnalante che divulghi pubblicamente beneficia della protezione prevista per le Segnalazioni interne ed esterne qualora, al momento della divulgazione pubblica, ricorra almeno una delle seguenti condizioni:
- il Segnalante abbia previamente effettuato una Segnalazione interna ed una Segnal azione esterna oppure abbia effettuato direttamente una Segnalazione esterna, all e condizioni e secondo le modalità previste dalla normativa, e non è stato dato risc ontro nei termini previsti in merito alle misure previste e/o adottate per dare segui to alle Segnalazioni;
- il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa co mportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle s pecifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultat e o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnal azione possa essere colluso con l’autore della violazione o comunque coinvolto nel la stessa.
Per eventuali chiarimenti in merito alla Procedura sopra descritta, Xxxxx Xxxxxxxxx e Xxxxxxx Xxxxxx sono a disposizione.
Informativa Privacy
Cheil Italia srl con sede in via Xxxx Xxxxxxxxx, 9 – 00000 Xxxxxx (XX) (“CHEIL ITALIA SRL”), si impegna costantemente per tutelare la privacy dei soggetti coinvolti a qualunque titolo nella gestione di Segnalazioni riguardanti reati, illeciti o irregolarità e delle conseguenti indagini.
Questo documento (“Informativa”) è stato redatto ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE (“GDPR”) al fine di consentirti di comprendere in che modo i tuoi dati personali saranno trattati nell’ambito della gestione delle Segnalazioni, sia che tu sia coinvolto come Segnalate (così come definito nel documento descrittivo della “Procedura Whistleblowing”) o soggetto segnalato.
Per maggiori informazioni sulla effettuazione e gestione delle Segnalazioni, sulle finalità e sul funzionamento della relativa procedura, nonché sui destinatari delle Segnalazioni, ti invitiamo a prendere visione del documento contenente la descrizione della Procedura Whistleblowing, di cui la presente Informativa costituisce allegato.
Cheil Italia srl precisa che sarà garantita la riservatezza del Segnalante nel corso dell’intera gestione delle Segnalazione e che l’utilizzo illegale della stessa può comportare provvedimenti nei confronti dell’autore dell’abuso, come meglio specificato all’interno della Procedura Whistleblowing.
1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati
Cheil Italia srl, come identificata all’inizio dell’Informativa, è il Titolare del trattamento relativamente a tutti i dati personali che sono trattati nell’ambito della Procedura Whistleblowing.
Puoi contattare il Responsabile della protezione dei dati (“DPO”) scrivendo al seguente
indirizzo email xxx.xx@xxxxx.xxx
2. I dati personali oggetto di trattamento
Nell’ambito della Procedura Whistleblowing, CHEIL ITALIA SRL potrà trattare alcuni tipi di informazioni idonee a renderti identificato o identificabile (di seguito solo “Dati Personali”), sia che tu agisca quale Segnalante o soggetto segnalato.
I Dati Personali che potrebbero essere trattati nell’ambito della procedura sono i seguenti:
a. Dati che ci fornisci nel momento in cui presenti una Segnalazione in qualità di Segnalante
• Informazioni anagrafiche (es. nome, cognome)
• Dati di contatto (es, indirizzo e-mail, numero di telefono, recapito postale)
• Ogni altra informazione e dato personale a te riferiti che decidi di condividere con noi
b. Dati che il Segnalante ci fornisce nel momento in cui ci presenta una Segnalazione a te riferita
• Informazioni anagrafiche (es. nome, cognome)
• Dati di contatto (es. indirizzo e-mail, numero di telefono, recapito postale)
• Informazioni relative a reati, illeciti o irregolarità a te attribuite
• Ogni altra informazione e dato personale a te riferiti che il Segnalante decide di condividere con noi per meglio circostanziare la propria Segnalazione
3. Finalità del trattamento
Cheil Italia srl utilizzerà i tuoi Dati Personali unicamente allo scopo di condurre gli approfondimenti necessari per la gestione della Segnalazione, in conformità a quanto descritto nella Procedura Whistleblowing e per proteggere i diritti, le proprietà o la sicurezza di Cheil Italia srl, dei nostri partner commerciali, dipendenti o clienti, ad esempio, nell’ambito di procedimenti giudiziari, indagini interne e indagini delle autorità competenti, nonché prevenire o individuare qualsiasi abuso o attività fraudolenta.
4. Base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento
La base giuridica del trattamento dei tuoi dati personali è costituita dalla necessità di adempiere ad obblighi di legge a cui è soggetta Cheil Italia srl, segnatamente in materia di segnalazione di reati, illeciti ed irregolarità (cd. “whistleblowing”) e discendenti, in particolare, dal D.Lgs. 231/2001 e dal D.lgs. 24/2023.
Il conferimento dei tuoi Dati Personali è necessario per il conseguimento delle finalità riferite nel precedente paragrafo e, in mancanza, Cheil Italia srl non sarà in grado di condurre – in tutto o in parte – la Procedura Whistleblowing e, di conseguenza, di adempiere ai propri obblighi di legge.
5. Destinatari dei dati personali
I tuoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti presenti indicati di seguito (i
“Destinatari”):
• I cd. Riceventi, ossia i soggetti deputati a ricevere le Segnalazioni nell’ambito della Procedura Whistleblowing. Tra essi si segnalano, in particolare Xxxxxxx Xxxxxx ed Xxxxx Xxxxxxxxx
• Xxxxxxxx che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento quali ad esempio persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a Cheil Italia srl in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria e di recupero crediti relativamente alla erogazione dei Servizi, nonché i soggetti delegati per lo svolgimento di alcune attività relative all’Operazione;
• Soggetti con i quali sia necessario interagire per l'erogazione dei Servizi (ad esempio
gli hosting provider o i fornitori di piattaforme per l’invio di mail);
• Soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica);
• Persone autorizzate da Cheil Italia srl al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all'erogazione dei Servizi anche in relazione all’Operazione, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. dipendenti di Cheil Italia srl);
• Soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i tuoi Dati Personali per finalità di Compliance, Abusi o Frodi, o per ordini delle autorità;
6. Trasferimenti dei dati personali
7. Conservazione dei Dati Personali
I Dati Personali trattati per unicamente per le finalità strettamente connesse alla gestione della Segnalazione come descritta nella Procedura Whistleblowing e saranno conservati da Cheil Italia srl per un periodo massimo di 5 anni dalla data di comunicazione al segnalante dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo maggior periodo legato alla necessità per Cheil Italia srl o qualunque altra società del Gruppo Cheil Worldwide di tutelarsi in giudizio e comunicare detti dati alle Autorità competenti.
Al termine del periodo di conservazione, eliminiamo i Dati Personali in modo da garantire che non possano essere ricostruiti o letti.
8. Diritti dell’interessato
Hai il diritto di chiedere a Cheil Italia Srl, in qualunque momento:
• L'accesso ai tuoi Dati Personali, (e/o una copia di tali Dati Personali), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;
• La rettifica o l’aggiornamento dei tuoi Dati Personali trattati da Cheil Italia Srl,
laddove fossero incompleti o non aggiornati;
• La cancellazione dei tuoi Dati Personali dai database di Cheil Italia Srl, laddove ritenessi il trattamento non necessario o illegittimo;
• La limitazione del trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di Cheil Italia Srl, laddove ritenessi che i tuoi Dati Personali non siano corretti, necessari o siano illegittimamente trattati, o laddove ti fossi opposto al loro trattamento;
• Di esercitare il tuo diritto alla portabilità dei dati, ossia di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico una copia dei Dati Personali forniti a Cheil Italia Srl che ti riguardano, o di richiederne la trasmissione ad un altro Titolare;
• Di opporti al trattamento dei tuoi Dati Personali, utilizzando una base legale relative alla tua situazione particolare, che ritieni dovrebbe impedire a Cheil Italia Srl di trattare i tuoi Dati Personali;
oppure
Puoi esercitare i tuoi diritti nei confronti di Cheil Italia Xxx anche scrivendo al seguente indirizzo: xxx.xx@xxxxx.xxx
In ogni caso potrai sporgere denuncia all’autorità di controllo pertinente qualora ritenessi che il trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di Cheil Italia Srl violi la legge applicabile. I recapiti di tutte le Autorità di supervisione della UE sono disponibili qui: (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxx00/xxxx-xxxxxx.xxx?xxxx_xxx000000).
“WHISTLEBLOWING” PROCEDURE”
for the processing of reports of crimes, offenses or irregularities
1. Preamble
"Whistleblowing" means the report of any violation concerning conduct (active or omissive) and facts that - even if only potentially - do not comply with the law, the principles set forth in the Code of Ethics of Cheil Italia S.r.l. (hereinafter referred to as "CHEIL"), internal procedures or any other external discipline applicable to CHEIL (hereinafter referred to as "Report(s)") that may harm the integrity of CHEIL and of which one has become aware in the work context.
The purpose of this procedure (the "Procedure"), drafted in compliance with EU Directive 1937/2019 and Legislative Decree no.24/2023, is to regulate the process of sending, receiving, analysing and processing Reports, made - including anonymously - by CHEIL Personnel (including Top Management and members of corporate bodies) and/ or external parties (hereinafter "Whistleblower").
The Procedure is effective as of December 17, 2023. Each subsequent update of the Procedure cancels and replaces, from the date of its issuance, all previously issued versions. Updating of this Procedure is the responsibility of the CHEIL Human Resources Department.
The Procedure is made available on the company’s common folder in the following link: L: \Departments\CHEIL PEOPLE\ADMINISTRATION\GUIDELINES\WHISTLEBLOWING
PROCEDURE as well as on the institutional website of CHEIL.
2. Reporting Channels
In accordance with Article 4 of Legislative Decree No. 24/2023, CHEIL has established a special internal reporting channel dedicated to the communication of the alleged violation, which is suitable (as explained further below) to ensure the effectiveness of the Reporting itself and at the same time to protect the identity of the Reporting Party. The web platform chosen by CHEIL, which complies with the recent legislation mentioned above, is called "WHISTLELINK," which provides a simple and intuitive Reporting procedure.
The platform will be easily accessible through special link that you can find in the common folder in the following link: L:\Departments\CHEILPEOPLE\ADMINISTRATION\GUIDELINES\WHISTLEBLOWING
PROCEDURE as well as posted on xxx.xxxxx.xx
The Report will be duly received by the individuals specifically designated to receive it and in charge of managing the process of analysis and processing of Reports, such as: Xxxx Xxxx Xxx, Xxxxxxx Xxxxxx ed Xxxxx Xxxxxxxxx (hereinafter the "Receiving" bodies).
The evaluation process of the Report is carried out by the Receivers in full compliance with the principles established by the applicable regulations referred to above.
3. Subjective Scope of Application
The addressees of this Procedure are:
- the Company's Top Management and the members of XXXXX’x corporate bodies;
- all employees of CHEIL (hereinafter, together with the Top Management and memb ers of XXXXX'x corporate bodies, the "Personnel");
- partners, customers, suppliers, consultants, external collaborators and more gener ally, anyone who is in a relationship of interest with CHEIL (the "Third Parties").
4. Objective Scope of Application
The Procedure applies in particular, to Reports concerning:
- administrative, accounting, civil or criminal offenses;
- unlawful conduct relevant under Legislative Decree no. 231/2001 or violations of t he 231 Model or the Code of Ethics (Global Employee's Guidelines and Business Et hics) or procedures in place at CHEIL, including with reference to activities and serv ices of interest to CHEIL (by way of example but not limited to: failure to comply wi th contractual clauses, defamation, threats, violation of privacy or confidentiality a greements, fraud, improper use of company equipment);
- offenses that fall within the scope of application of EU or national acts, indicated i n the Annex to Legislative Decree No. 24/2023, or of national acts that constitute i mplementation of the acts of the European Union indicated in the Annex to Directi ve (EU) 2019/1937, although not indicated in the Annex to Legislative Decree No. 2 4/2023, relating to the following areas:
• public procurement;
• financial services, products and markets and prevention of money laundering and t errorist financing;
• product safety and compliance;
• transport safety;
• environmental protection;
• radiation protection and nuclear safety;
• food and feed safety and animal health and welfare;
• public health;
• consumer protection;
• protection of privacy and protection of personal data and security of networks and information systems.
• acts or omissions affecting the financial interests of the European Union referred to in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union specified in r elevant secondary legislation of the European Union;
• acts or omissions affecting the internal market, as referred to in Article 26(2) of the Treaty on the Functioning of the European Union, including violations of the Europ ean Union's competition and state aid rules, as well as violations affecting the inter nal market related to acts that violate corporate tax rules or mechanisms whose pu
rpose is to obtain a tax advantage that frustrates the object or purpose of the appli cable corporate tax law;
• acts or conduct that frustrates the object or purpose of the provisions of the acts o f the European Union in the areas us supra indicated;
• suspects concerning violations committed or which, on the basis of concrete eleme nts, could be committed within the corporate organization, or concerning conduct aimed at concealing such violations;
• complaints, from Third Parties concerning alleged findings, irregularities and censu rable facts;
• complaints (exposures) regarding accounting issues, controls.
The Report must not concern complaints of a Personnel nature. The Whistleblower must not use the institution for purely personal purposes or for retaliation. Likewise, Reports must not be about contractual or union claims-unless they are based on the violation of laws, regulations, or procedures adopted by CHEIL
5. General Principles
The Procedure is guided by the following general principles:
a) Protection of the Whistleblower
In accordance with applicable regulations, CHEIL guarantees the Reporting Parties against any retaliatory action or direct or indirect conduct by anyone arising from the Report (regardless of whether the Report proves to be well-founded), such as, but not limited to: dismissal; suspension; demotion; demotion; loss of benefits; unjustified transfer; bullying; harassment in the workplace; and any other type of conduct that results in worsening or intolerable working conditions.
In particular, it is acknowledged that
- the Whistleblower may - on his or her own or through his or her reference union o rganization - report to the National Labor Inspectorate, for measures within its com petence, any discriminatory action he or she may suffer as a result of the Report;
- retaliatory or discriminatory dismissal of the Whistleblower is null and void;
- any change of duties pursuant to Article 2103 of the Civil Code, as well as any othe r retaliatory or discriminatory measures taken against the Whistleblower are also n ull and void.
CHEIL also acknowledges that, in the event of disputes related to the imposition of disciplinary sanctions, or to demotions, dismissals, transfers, or subjecting the Reporting Party to other organizational measures having direct or indirect negative effects on working conditions, subsequent to the submission of the Report, Legislative Decree 24/2023 provides that it is the employer's burden to prove that the adoption of such measures were based on reasons unrelated to the Report itself.
b) Protection of Confidentiality
All information received as part of the Report will be treated confidentially by the Receivers involved from time to time, in accordance with applicable regulations, so as to prevent third
parties from becoming aware of it. The Receivers may share the information received only to the extent that this is absolutely necessary for the completion of investigations and assessments of the facts themselves.
The above also applies to all those who, for whatever eventuality and necessity may come to know of the Report and its contents, including names of any persons involved.
c) Protection from Reports made in abuse of this Procedure
CHEIL guarantees adequate protection from forms of abuse of this Procedure, such as unfounded reports, made with malice or gross negligence, or manifestly opportunistic and/or made for the sole purpose of harming the Whistleblower or other persons, and any other hypothesis of misuse or intentional instrumentalization of this Procedure, both during the investigation and after the conclusion of the investigation. The making of such Reports, is a source of disciplinary liability on the part of the Whistleblower.
6. The Process
The Sending of the Report
Personnel and Third Parties may send Reports by accessing the Whistlelink platform following the instructions therein as soon as they become aware of events relevant to this Procedure.
If a Personnel member should receive a Report from other parties (e.g., employees/third parties), without prejudice to the obligation of absolute confidentiality, the same Personnel member is obliged to transmit the same Report on Whistlelink complete with any supporting documentation received, not withholding a copy and refraining from undertaking any autonomous initiative of analysis and/or in-depth investigation.
Failure to communicate a Report received constitutes a violation of this Procedure, with the application, in case of established bad faith of such conduct, of the consequent disciplinary sanctions.
Channels for the submission of the Report
The Report can be transmitted, following access to the Whistlelink digital platform, by filling out a special form and following the instructions therein. The Reporting Party may opt for anonymity or declare its identity, as it chooses.
Following the Report, the Receiving bodies will be required to issue the Reporting Person with an acknowledgement of receipt of the Report, again xxx xxxxxxxx, xxxxxx 0 (xxxxx) days from the date of receipt of the Report.
Alternatively, at the request of the Reporting Personnel, the Report may be submitted through a face-to-face meeting with at least two of the Receiving Bodies, set within a reasonable period of time; the Report, subject to the consent of the Reporting Person, shall be documented by the Receiving Personnel either by recording on a device suitable for storage and listening or by minutes. In the latter case, the Reporting Party may verify, correct and confirm the minutes of the meeting by its own signature.
The Content of the Report
The Report should contain, where possible, all the elements required by the form, which are useful to ascertain the merits of the facts that are the subject of the Report, in order to allow the Receiving bodies to carry out the necessary verifications.
Preliminary Verification
All Reports are subject to a preliminary analysis carried out by the Receiving Bodies in order to verify the presence of data and information useful to allow an initial assessment of the merits of the Report itself, so as to identify the potential regulatory scope (e.g., Legislative Decree 231/2001, anti-corruption, money laundering).
The Receiving bodies will diligently follow up on the Report and communicate with the Reporting Party, being able to request additional information from the latter, if necessary, again through the Whistlelink portal.
Upon completion of the preliminary verification, or in any case within a maximum period of 2 (two) months from the date of issuance of the acknowledgement of receipt of the Report or, in the absence of such notice, within 3 (three) months from the expiration of the 7 (seven) day period from the Report, the Receiving bodies:
- if it emerges that there are no sufficiently circumstantiated elements or, in any cas e, that the facts referred to in the Report are unfounded, they file the Report, form ulating appropriate reasons: the filing is communicated to the Reporting Party;
- if the Report concerns facts and/or conduct that are not covered by this Procedure
, they file, together with the relevant reasons, the Report and forward its contents to the relevant company departments;
- if the Report requires further investigation, proceed with the evaluation of the Rep orts, according to the procedures described below.
-
The platform ensures that where the Report concerns one or more among the Receiver(s), it will not be sent to the Receiver(s) but to another person who is not in a situation of conflict of interest.
Consequently, the entire process of handling such a Report (including the communication of the final outcome) will not be the responsibility of the Receiver(s) involved in the Report. The evaluation and outcome of Reports
Where, as a result of the preliminary analyses, useful and sufficient elements emerge or are in any case inferable for an assessment of the merits of the Report itself, without prejudice to the right of defence of the reported person, the Receiving bodies will
a) initiate specific analyses and carry out the verifications deemed necessary for the p urposes of ascertaining the reported facts, making use of the relevant structures (p ossibly also through audit activities or through specialized third-party companies), i nvolving the corporate functions concerned by the Report;
b) conclude the investigation at any time, if, in the course of the investigation itself, it is ascertained that the Report is unfounded, without prejudice to the provisions un der e);
c) make use, if necessary, of experts or appraisers external to CHEIL;
d) agree with the Management in charge of the function affected by the Report, the p ossible action plan necessary for the removal of the control weaknesses detected, ensuring, also,
e) the monitoring of the implementation agrees with the functions concerned on any initiatives to be taken to protect XXXXX’x interests (e.g., legal action, suspension/ca ncellation of suppliers);
f) request the initiation, of disciplinary proceedings against the Whistleblower, in the case of Reports that prove to be unfounded in relation to which the Whistleblower 's malicious intent is established;
g) request the initiation of disciplinary proceedings against those who have violated t he measures for the protection of the Whistleblower;
h) submit for the evaluation of the Board of Directors and the Board of Statutory Audi tors the results of the investigations of the Report, if it refers to members of the Bo ard of Directors or the Board of Statutory Auditors and is well-founded, so that the most appropriate measures may be taken against said reported persons. It will be t he responsibility of the Board of Directors and the Board of Auditors to promptly in form the Receivers and the SB of such measures;
i) submit to the assessment of the division of competence the results of the investiga tion of the Report, if it refers to Third Parties with whom business relations exist an d is well-founded, so that the most appropriate measures are taken towards said re ported parties (e.g. termination of the contractual relationship). It will be the respo nsibility of the relevant division to promptly inform the Receivers and the SB of suc h measures.
Upon completion of the evaluation of the Reports, or in any case within a maximum period of 3 (three) months from the date of issuance of the notice of receipt of the Report or, in the absence of such notice, within 3 (three) months from the expiration of the period of 7 (seven) days from the submission of the Report, the Receivers will provide feedback on the final outcome of the Report ne to be communicated to the Reporting Party through the platform.
7. Retention of Documents
In order to ensure the management of the Reports and the related Procedure , in accordance with applicable regulations, the Receivers shall take care of the preparation and updating of all information regarding the Reports and ensure the archiving of all related supporting documentation for a period not exceeding 5 (five) years from the date of the communication of the final outcome of the Procedure , except in the case of a proceeding before the judicial authority for which it would be necessary to keep the documentation beyond this period.
8. The External Reporting Channel
The Reporting Party may also opt to make an External Report through the channels activated by the National Anti-Corruption Authority (ANAC) if, at the time of its submission, at least one of the following conditions is met:
- if the internal reporting channel is not active or, even if activated, does not comply with the requirements of the regulations;
- if the Whistleblower has already made an Internal Report and it has not been follo
wed up;
- if the Whistleblower has reasonable grounds to believe that, if he or she made an Internal Report, the Report would not be effectively followed up or the Report coul d result in the risk of retaliatory acts;
- if the Whistleblower has well-founded reason to believe that the violation may po se an imminent or obvious danger to the public interest.
In any case, the methods of access to these channels and, in general, the rules on External Reporting are indicated by Legislative Decree No. 24/2023, to which reference is made, and are detailed by ANAC on its website and through special Guidelines that the Authority issues.
9. Public Disclosure
An additional tool made available to the Whistleblower is that of public disclosure of facts constituting violations that he or she has learned directly.
Although this is a separate institution from the internal reporting channel and the external reporting channel, a Whistleblower who publicly discloses benefits from the protection provided for Internal and External Reporting if, at the time of public disclosure, at least one of the following conditions is met:
- the Whistleblower has previously made an Internal Report and an External Report, or has directly made an External Report, under the conditions and in the manner provided for in the regulations, and feedback has not been given within the prescr ibed time limits regarding the measures planned and/or taken to follow up the Re ports;
- the Whistleblower has reasonable grounds to believe that the violation may const itute an imminent or obvious danger to the public interest;
- the Whistleblower has well-founded reason to believe that the External Report ma y involve the risk of retaliation or may not be effectively followed up due to the sp ecific circumstances of the concrete case, such as those where evidence may be co ncealed or destroyed or where there is well-founded fear that the recipient of the Report may be colluding with or otherwise involved in the perpetrator of the viola tion.
For any clarification about the Xxxxx Xxxxxxxxx and Xxxxxxx Xxxxxx are available.
Privacy Policy
Cheil Italia S.r.l. with registered office in via Xxxx Xxxxxxxxx, 9 – 00000 Xxxxxx (XX) (“CHEIL”), takes care of right to privacy of Whistle-blowers and any other subject involved for whatever reason in Reports of crimes, offences or irregularities and their pertaining investigations.
This statement (“Privacy Policy”) has been drafted pursuant to Articles 13 and 14 of General Data Protection Regulation 2016/679/EU (“GDPR”) with the goal to make you understand how your personal data will be processed in relation to Reports, whether you are involved as Whistle-blower (as defined in the statement “Whistleblowing Procedure”) or as reported subject.
For further information on how to file a report and its subsequent management, its scope and the functioning of the pertaining procedure as well as on the addressees of a Report, we invite you to read the statement on Whistleblowing Procedure to which this Privacy Policy is annexed.
CHEIL specifies that Whistle-blower’s right to privacy will be safeguarded during the entire Report procedure as well as that the abusive use of the Report may cause the application of disciplinary measure for its author, as it is specified in Whistleblowing Procedure Statement.
1. Data Controller and Data Protection Officer (“DPO”)
CHEIL is the Data Controller of all data processed in relation to Whistleblowing Procedure.
You can contact the Data Protection Officer (“DPO”) at this address: xxx.xx@xxxxx.xxx
2. Personal Data subject of processing
In relation to Whistleblowing Procedure, CHEIL shall process some information adequate to make you identified or identifiable as a person (hereinafter “Personal Data”), whether you are the Whistle-blower or the reported subject.
Personal Data which may be processed in relation to the Procedure are:
a) All data in the Report which you specify as Whistle-blower
• information for the identification of the subject (e.g. name, surname)
• contacts (e.g. address, e-mail, phone number)
• any other information or personal data referred or referable to you which you spec
ify on the Report
b) All data specified in Report in which you are identified as reported subject
• information for the identification of the subject (e.g. name, surname)
• contacts (e.g. address, e-mail, phone number)
• information on crimes, offences or irregularities referred to you
• any other information or personal data referred or referable to you which the Whis tle-blower specifies on the Report
3. Purpose of the Data Processing
CHEIL will process your Personal Data solely for the scope of:
a) making necessary investigations for the management of the Report pursuant to the statement on the Whistleblowing Procedure;
b) protecting rights, properties and security of CHEIL, its subsidiaries, its business part ners, its employees or its customers in connection with situations such as judicial p roceedings, internal audit, investigations of competent authorities
c) preventing and removing any unlawful activity or abuse.
4. Legal basis and mandatory or optional nature of the processing
The legal basis of this processing of your personal data is the duty of CHEIL to comply with legal obligation in matter of report of crimes, offences and irregularities (“whistleblowing”) and other derived, in particular referring to Legislative Decree 231/2001 and Legislative Decree 24/2023.
The provision of your Personal Data is necessary in order to achieve the purposes referred- to in the previous paragraph and, if CHEIL fails to comply with them, it will not be able to conduct - partially or totally- the Whistleblowing Procedure and, consequently, to fulfil its legal obligations.
5. Recipients of Personal Data
Your Personal Data shall be shared with the following subjects (“Recipients”):
• the subjects designated to receive Reports in the Whistleblowing Procedure (“Inter nal Addressees”). In particular, are designated Addressees: Xxxxxxx Xxxxxx ed Xxxxx Xxxxxxxxx
• subjects generally vested data processors, such as professionals, companies or prof essional-firms serving CHEIL as tax, commercial, administrative, legal and financial consultant or credit-collection as well as their delegated subjects;
• subjects whose collaboration is necessary in providing CHEIL’s Services (such as ho sting providers and e-mail platform provider);
• subjects delegated to maintenance activities (including maintenance of network eq
uipment and electronic communications networks);
• individuals authorized by CHEIL to personal data processing which is necessary to c arry out activities closely related to the provision of Services and who are bound by a non-disclosure agreement or a legal obligation to not disclose classified informat ion (e.g. employees of CHEIL);
• any subject, entity or authority to which is mandatory the submission of your Perso nal Data for compliance, prevention of frauds and abuses or orders of public autho rity;
6. Transfer of Personal Data
Since CHEIL is a member of an international group, some of your Personal Data will be shared con Recipients outside of the European Economic Area. CHEIL ensures the processing of your data by the Recipients will be pursuant to any applicable legislation or regulation. Transfers are made with appropriate guarantees, such as adequacy decisions, Standard Contractual Clauses approved by the European Commission or any other guarantee considered adequate. For further information, you can send an e-mail to the following address: xxx.xx@xxxxx.xxx
7. Storage of Personal Data
At the end of the storage period, CHEIL will delete your Personal Data in order to make their future reconstruction or reading impossible (maximum of 5 years from the date of communication to the final outcome of the reporting procedure)
8. Rights of the Data Subject
In the vest of Data Subject, you have right to ask anytime:
• the access to your Personal Data (and/or to ask for a copy of such Personal Data)
• the rectification of your Personal Data processed by CHEIL where such data are not incomplete or not kept up to date
• the erasure of your Personal Data from the CHEIL’s database if you consider the pr ocessing unnecessary or unlawful;
• the limitation of your Personal Data processing by CHEIL, where you consider your Personal Data are incorrect, unnecessary or unlawfully processed or where you wit hdraw your consent to the processing.
• to exercise your right to data portability, i.e. to obtain a copy of the Personal Data p rovided to CHEIL concerning you in a structured, commonly used, machine-readabl e format, or to request their transmission to another Data Controller;
• to withdraw your consent to the processing of your Personal Data on a legal basis r elating to your particular situation which you believe should prevent CHEIL from pr ocessing your Personal Data;
OR
You can also exercise your rights by writing an e-mail the following address: xxx.xx@xxxxx.xxx
In any case, you may complain to the relevant supervisory authority if you believe that the processing of your Personal Data by CHEIL violates applicable law. You can find details of all EU supervisory authorities are available here:
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxx00/xxxx-xxxxxx.xxx?xxxx_xxx000000