CONTRATTO TIPO
CONTRATTO TIPO
(Riferimento: FEAGA 05 08 04 01 – 38. )
Tra:
................................................................................................................................. (nome, indirizzo)
che agisce in nome e per conto di (Stato membro), in appresso denominato
"l'autorità nazionale competente", rappresentata, per la firma del presente contratto, da
………............................................................................................................................ (nome e titolo)
da una parte, e
...................................................................................................................... (nome, indirizzo della sede sociale)
in appresso denominato "il contraente", rappresentato da
………............................................................................................................................ (nome e titolo)
dall'altra
Visto il regolamento (CE) n. 3/20081 del Consiglio, del 17 dicembre 2007, relativo ad azioni d'informazione e di promozione dei prodotti agricoli sul mercato interno e nei paesi terzi,
Visto il regolamento (CE) n. 501/2008 della Commissione, del 5 giugno 2008, recante modalità d'applicazione del regolamento (CE) n. 3/20082,
è stato convenuto quanto segue:
Articolo 1 – Oggetto
1. Il contraente si impegna a eseguire le azioni aventi per oggetto:
..........................................................................................................................................,
le quali sono definite nella proposta del contraente del , modificata con
lettere del … …, che formano parte integrante del presente contratto (cfr. allegato I). Il presente contratto reca il seguente riferimento:
………….…………………………….....(n. dello Stato membro)
Il contraente è l'unico responsabile dell'esecuzione dell'azione nei confronti dell'autorità nazionale competente ed è il solo interlocutore di quest'ultima.
Le conseguenze di eventuali controversie tra il contraente, l'ente esecutivo e i suoi eventuali subappaltatori non possono in alcun caso ricadere sull'autorità nazionale competente.
1 GU L 3 del 5.1.2008, pag.1.
2 GU L 147 del 6.6.2008, pag. 3.
2. Il presente contratto può essere modificato soltanto mediante accordo scritto tra le parti contraenti, su richiesta motivata di una di esse. Le eventuali modifiche, approvate dallo Stato membro o dagli Stati membri, figurano in una clausola addizionale del contratto firmata da ciascuna delle parti contraenti. Una copia di tale clausola addizionale è trasmessa alla Commissione non appena possibile.
Il presente contratto non può essere modificato durante i tre mesi che precedono la fine dell'ultima fase di cui all'articolo 2, paragrafo 3. Tuttavia, in casi eccezionali debitamente motivati, l'autorità nazionale competente può autorizzare una deroga.
Articolo 2 – Durata
1. Il presente contratto entra in vigore alla data della firma dell'ultima parte contraente.
2. La durata di realizzazione delle azioni previste dal contratto è suddivisa in (una/due/tre) fasi di dodici mesi ciascuna. Il contraente sarà autorizzato a procedere all'esecuzione della seconda e della terza fase del contratto solo previo nulla osta scritto dello Stato membro o degli Stati membri interessati. La concessione di tale nulla osta è condizionata alla disponibilità dei necessari stanziamenti nel bilancio della Comunità europea. Prima della data di concessione del nulla osta non sarà imputabile alcuna spesa effettuata per la preparazione o la realizzazione di un'azione della fase successiva.
Lo Stato membro o gli Stati membri interessati possono sospendere temporaneamente o definitivamente il contratto, senza indennizzo, se gli stanziamenti necessari per la sua esecuzione non sono disponibili nel bilancio dello Stato membro o degli Stati membri interessati.
3. Le azioni previste nei documenti di cui all'articolo 1 sono realizzate nel corso delle diverse fasi del programma a partire dalla data di entrata in vigore del contratto e si concludono alla data di scadenza della prima/seconda/terza fase.
4. Il contratto si estingue dopo il pagamento del saldo dell'ultima fase.
Articolo 3
Partecipazione finanziaria della Comunità europea e dello Stato membro
1. La partecipazione finanziaria della Comunità europea ammonta a non oltre il 50% delle spese di ciascuna fase del programma previste dall'allegato II riconosciute imputabili ed effettivamente sostenute dal contraente per la realizzazione delle azioni contemplate all'articolo 1, a concorrenza:
- di euro, per la prima fase;
- di euro, per la seconda fase;
- di euro, per la terza fase (completare in base alla durata del contratto e in funzione
delle percentuali massime autorizzate).
Per il mercato interno, la percentuale di cui al primo comma è del 60% per quanto riguarda:
- le azioni di promozione degli ortofrutticoli destinate specificamente ai bambini negli istituti scolastici della Comunità,
- le azioni di informazione condotte nella Comunità sui modi di consumo responsabili in materia di bevande e sui danni provocati dal consumo pericoloso di alcol.
Gli importi corrispondenti all'imposta sul valore aggiunto degli Stati membri o ad altri tributi, tasse e imposte degli Stati membri non vengono presi in considerazione nel calcolo della partecipazione finanziaria della Comunità.
2. La partecipazione finanziaria dello Stato membro o degli Stati membri interessati ammonta al …%1 delle spese per ciascuna fase di esecuzione di cui all'allegato II riconosciute imputabili ed effettivamente sostenute dal contraente per la realizzazione delle azioni contemplate all'articolo 1, a concorrenza:
- di euro, per la prima fase;
- di euro, per la seconda fase;
- di euro, per la terza fase.
3. L'ammontare del finanziamento della Comunità europea e dello Stato membro o degli Stati membri interessati per ciascuna fase del contratto non può in alcun caso essere maggiorato, nemmeno quando il costo effettivo delle azioni superi il costo indicato nell'offerta del contraente. Le conseguenze finanziarie di tale superamento sono esclusivamente a carico del contraente.
4. Qualora il costo totale delle azioni di cui all'articolo 1 risulti inferiore agli importi indicati ai paragrafi 1 e 2, la partecipazione finanziaria della Comunità europea e dello Stato membro o degli Stati membri interessati viene ridotta in misura proporzionale.
Articolo 4 – Esecuzione delle azioni
1. Il contraente si assume l'intera responsabilità tecnica e finanziaria delle azioni di cui all'articolo 1, compresa quella relativa alla loro compatibilità con la vigente normativa comunitaria e con le regole di concorrenza applicabili in materia. Il contraente assume il personale necessario per il controllo e la sorveglianza dell'esecuzione delle azioni previste dal programma.
2. Il contraente comunica all'autorità nazionale competente i contratti stipulati con gli enti esecutivi, nonché il nome e la ragione sociale dei terzi cui intende affidare l'esecuzione di un'azione e il nome degli eventuali consiglieri o consulenti. [Gli eventuali contratti con subappaltatori devono essere approvati per iscritto dall'autorità nazionale competente prima di essere conclusi.]2
3. Il contraente inserisce nei contratti conclusi con l'ente o gli enti esecutivi tutte le clausole necessarie affinché l'autorità nazionale competente e la Commissione possano esercitare,
1 Da completare o da modificare a cura dello Stato membro.
2 Le frasi tra parentesi quadre sono facoltative.
nei confronti degli enti esecutivi, gli stessi diritti e fruire delle stesse garanzie e degli stessi meccanismi di controllo di cui essi dispongono nei confronti del contraente medesimo.
4. Sono automaticamente accettate variazioni della ripartizione delle spese, nel limite del 10%, per ogni voce di bilancio relativa alle azioni del programma indicate nella proposta del contraente, accettata e allegata al contratto, purché non siano oltrepassati i massimali di cui all'articolo 3.
5. Il contraente si impegna inoltre, sia a titolo personale che per gli enti esecutivi e gli eventuali subappaltatori:
- a non orientare le azioni in funzione di marchi commerciali, a non promuovere nomi di aziende o, fatti salvi gli articoli 4 e 5, paragrafi 2, del regolamento CE
n. 501/2008, l'origine, nell'ambito delle azioni oggetto del presente contratto;
- a far sì che i messaggi siano conformi alla normativa applicabile nei paesi terzi ai quali sono destinati;
- a non richiedere aiuti comunitari o altri aiuti pubblici per eseguire le azioni di cui all'articolo 1;
- a indicare in modo chiaro e leggibile in tutto il materiale da lui presentato (compresi i supporti audiovisivi) che l'Unione europea ha partecipato al finanziamento delle azioni oggetto del presente contratto, conformemente all'allegato IV; il rimborso delle relative spese è subordinato all'osservanza di questa disposizione.
- [disposizioni dello Stato membro riguardo alla propria partecipazione]
6. Trenta giorni prima dell'inizio di ciascun trimestre, il contraente trasmette all'autorità nazionale competente un calendario provvisorio delle azioni previste redatto secondo il modello dell'allegato VII. In caso di cambiamenti rispetto al suddetto calendario provvisorio egli trasmette, con almeno quindici giorni lavorativi di anticipo, una conferma delle date o dei periodi di realizzazione delle azioni previste nel programma.
La mancata comunicazione di tale informazione determina la non imputabilità dei costi dell'azione o delle azioni in questione.
L'autorità nazionale competente trasmette immediatamente tali informazioni alla Commissione.
7. Il contraente comunica sollecitamente per iscritto all'autorità nazionale competente, con tutte le precisazioni del caso, ogni evento che rischi di impedire la corretta esecuzione del presente contratto entro i termini stabiliti.
8. Il contraente si impegna a trasmettere all'autorità nazionale competente tutti i progetti relativi al materiale di informazione e di promozione prodotto nell'ambito del programma prima della realizzazione delle azioni. Lo Stato membro o gli Stati membri si adoperano affinché i progetti relativi al materiale siano conformi alla vigente normativa comunitaria, in particolare per i programmi concernenti il mercato interno all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 501/2008 e per i programmi concernenti i paesi terzi all'articolo 5 del medesimo regolamento.
Articolo 5 – Modalità di pagamento
1. Il contraente si impegna ad aprire un conto bancario che verrà utilizzato esclusivamente per tutte le operazioni finanziarie (entrate e spese) relative alla gestione del presente contratto.
2. Il contributo della Comunità europea e dello Stato membro o degli Stati membri interessati sono versati dall'autorità nazionale competente, entro i termini previsti all'articolo 20 del regolamento (CE) n. 501/2008, sul seguente conto bancario aperto a nome del contraente.
Nome della banca: ……………………………………………….……………………….
Indirizzo completo dell'agenzia bancaria: …………………………..……………………
Designazione esatta del titolare del conto: ………………………………..…..…………….
Numero del conto, compresi i codici bancari (codice IBAN): ………..…………………...
3. Il contraente s'impegna:
- a pagare le spese presentate dagli enti esecutivi entro i termini legali, prima di chiederne il rimborso all'autorità nazionale competente;
- ad alimentare il conto di cui al paragrafo 1 per rispondere alle esigenze del primo trattino.
4. Le domande di pagamento di cui agli articoli 18 e 19 del regolamento (CE) n. 501/2008 sono corredate, oltre che delle relazioni previste dai suddetti articoli, di una tabella riassuntiva in cui vengono indicati i pagamenti realmente effettuati e sono presentate in maniera conforme all'allegato III, lettera D del presente contratto. Alle domande deve essere allegata copia delle fatture e dei documenti giustificativi relativi a tali pagamenti, compreso l'estratto conto emesso dalla banca presso la quale è aperto il conto di cui al paragrafo 1.
Le relazioni di cui agli articoli 18 e 19 del regolamento (CE) n. 501/2008 saranno presentate secondo i modelli che figurano nell'allegato VIII.
5. Qualora risulti dalla verifica che sono stati effettuati versamenti indebiti, il beneficiario rimborsa, su richiesta dell'autorità nazionale competente, l'importo in questione, a norma dell'articolo 26, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 501/2008. In caso di frode o di grave negligenza si applicano le disposizioni dell'articolo 27 del regolamento (CE) n. 501/2008.
6. In caso di risoluzione del contratto, il pagamento della partecipazione finanziaria della Comunità europea e dello Stato membro o degli Stati membri è sospeso fintantoché gli effetti di tale risoluzione non siano stati calcolati in conformità dell'articolo 10, paragrafo 4.
Articolo 6 – Controlli
1. Il contraente e l'ente esecutivo o gli enti esecutivi tengono una contabilità analitica che consenta di identificare le entrate e le spese relative all'esecuzione delle azioni oggetto del presente contratto e tengono a disposizione dell'autorità nazionale competente e della Commissione ogni informazione e documento occorrente per verificare il rispetto dei loro obblighi.
2. L'autorità nazionale competente e la Commissione possono far procedere in ogni momento a controlli tecnici e contabili che consentano loro di seguire lo stato di avanzamento e di realizzazione delle azioni. Inoltre, sin dalla stipula del contratto e fino a cinque anni dopo la data di pagamento del saldo, gli agenti delegati dall'autorità nazionale competente, dalla Commissione e dalla Corte dei conti possono prendere visione dei registri e di tutti gli altri documenti relativi ai pagamenti effettuati nell'ambito del contratto.
3. La Commissione può partecipare in ogni momento ai controlli organizzati dagli Stati membri. Essa può procedere a tutti i controlli supplementari che ritiene necessari.
Articolo 7 – Sconti e introiti eventuali
1. Al contraente è fatto obbligo di avvalersi di tutte le possibilità esistenti per ottenere sconti, abbuoni o provvigioni.
Egli si impegna ad accreditare sul conto di cui all'articolo 5, paragrafo 2, gli eventuali sconti, abbuoni o provvigioni ottenuti che non sono già indicati nella fatturazione.
2. Il contraente deve accreditare sul conto di cui all'articolo 5, paragrafo 2, qualsiasi introito derivante dall'esecuzione delle azioni previste dal presente contratto, segnatamente gli interessi di eventuali operazioni bancarie realizzate con il contributo finanziario della Comunità europea e degli Stati membri interessati.
Tutti questi introiti vengono detratti dall'importo del contributo della Comunità europea e, se del caso, dello Stato membro o degli Stati membri interessati.
Articolo 8 – Diffusione e utilizzo dei risultati
1. Il contraente si impegna a proteggere o a far proteggere i risultati che possono dare luogo a diritti di proprietà, acquisiti in occasione dell'esecuzione del presente contratto.
2. Il contraente si impegna inoltre, sia a titolo personale che per gli enti esecutivi e gli eventuali subappaltatori, a riservare alla Commissione e, se del caso, allo Stato membro o agli Stati membri tutti i diritti di utilizzazione dei risultati delle azioni oggetto del presente contratto.
Tale obbligo lascia impregiudicato il dovere del contraente di diffondere i risultati qualora la diffusione degli stessi sia prevista dal contratto.
3. Il contraente accetta che la Commissione e gli Stati membri comunichino o pubblichino informazioni relative, in particolare, alle azioni previste dal presente contratto, alla valutazione finale delle azioni nonché all'organismo o agli organismi che hanno partecipato alla loro esecuzione.
4. Il materiale realizzato e finanziato nell'ambito di un programma di cui al paragrafo 1, comprese le creazioni grafiche, visive e audiovisive, nonché i siti Internet, può formare oggetto di ulteriori utilizzazioni previa autorizzazione scritta della Commissione, delle organizzazioni proponenti interessate e degli Stati membri che apportano un contributo
al finanziamento del programma, tenendo conto dei diritti dei contraenti derivanti dal diritto nazionale che disciplina il contratto.
Articolo 9 – Compensazione di crediti
Le parti contraenti non possono compensare tra loro i crediti risultanti dal presente contratto con altri crediti tra le stesse parti contraenti.
Articolo 10 – Clausola risolutiva
1. In caso d'inosservanza di uno degli obblighi imposti al contraente dal presente contratto, l'autorità nazionale competente diffida il contraente stesso tramite lettera raccomandata con ricevuta di ritorno; se, dopo un mese, il contraente risulta ancora inadempiente, l'autorità nazionale competente risolve il contratto di pieno diritto, senza indennizzo.
2. L'autorità nazionale competente risolve il contratto senza preavviso nei seguenti casi:
a) mancato ottenimento da parte del contraente, per sua negligenza, di un permesso o di un'autorizzazione occorrenti per l'esecuzione del contratto;
b) grave mancanza del contraente ai propri obblighi contrattuali, debitamente constatata dall'autorità nazionale competente;
c) dichiarazioni false del contraente ai fini dell'ottenimento del contributo comunitario o di altri finanziamenti pubblici.
3. Nei casi previsti ai paragrafi 1 e 2, il contraente perde integralmente la garanzia di buona esecuzione (di cui all'articolo 16, paragrafo 3 del regolamento (CE) n. 501/2008 della Commissione) e perde le altre cauzioni costituite in virtù del presente contratto, proporzionalmente agli importi indebitamente versati dei contributi finanziari della Comunità e degli Stati membri.
4. In caso di risoluzione del contratto, l'importo dovuto al contraente è calcolato in base al costo effettivo delle azioni eseguite conformemente al contratto prima della sua risoluzione, comprese le spese occasionate dai lavori preparatori delle azioni stesse, fatti salvi il risarcimento dei danni e gli interessi eventualmente subiti dal contraente a seguito della risoluzione del contratto.
Articolo 11 – Disposizioni fiscali
1. In base agli articoli 3 e 4 del Protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee, il contributo della Comunità europea è esonerato da ogni tributo, tassa e imposta, e in particolare dall'imposta sul valore aggiunto. Per l'applicazione degli articoli 3 e 4 di detto Protocollo, il contraente si attiene alle istruzioni dell'autorità nazionale competente e della Commissione.
2. Se il contraente è tenuto al pagamento dell'imposta sul valore aggiunto di uno Stato membro, l'importo corrispondente non è imputabile alla Comunità europea.
3. Se il contraente è tenuto al pagamento di tributi, tasse e imposte nei paesi terzi destinatari del programma, detti tributi, tasse e imposte sono rimborsabili, nell'ambito del bilancio del programma approvato, salvo il caso in cui tali oneri siano recuperabili nel paese terzo in cui è realizzato il programma.
(4. Disposizioni fiscali dello Stato membro)
Articolo 12 – Controversie tra il contraente e i terzi
1. Qualora, in caso di controversia con terzi in rapporto all'esecuzione del presente contratto, l'autorità nazionale competente chieda al contraente di promuovere un'azione in sede amministrativa o giudiziaria, il contraente è tenuto a conformarsi alle istruzioni dell'autorità nazionale competente.
2. Il contraente informa per iscritto l'autorità nazionale competente di qualsiasi azione amministrativa o giudiziaria avviata contro di lui a seguito dell'esecuzione del presente contratto. Le parti contraenti decidono di comune accordo le misure da adottare.
3. L'autorità nazionale competente informa immediatamente la Commissione delle azioni di cui ai paragrafi 1 e 2.
Articolo 13 – Disposizioni applicabili in caso di prescrizioni contrastanti
In caso di contrasto tra il presente contratto e la proposta del contraente, si applicano esclusivamente le disposizioni del presente contratto.
Articolo 14 – Legge applicabile e foro competente
1. Il presente contratto è disciplinato dalla legge del paese nel quale ha sede l'autorità nazionale competente.
2. Per eventuali controversie tra l'autorità nazionale competente e il contraente o per qualsiasi azione avviata da una parte contro l'altra in relazione al presente contratto, per le quali non sia stato possibile giungere a una composizione amichevole tra le parti contraenti, sono competenti i tribunali del paese sopra citato.
Articolo 15 – Allegati
Sono parte integrante del presente contratto i seguenti testi:
Allegato I: proposta del contraente (e lettere modificative) ai sensi dell'articolo 1. Allegato II: bilancio ricapitolativo.
Allegato III: imputabilità delle spese: disposizioni specifiche.
Allegato IV: modalità relative alla partecipazione finanziaria dell'Unione europea. Allegato V: modello di garanzia di buona esecuzione del contratto.
Allegato VI: modello di garanzia per l'anticipo.
Allegato VII: modello del calendario provvisorio delle azioni Allegato VIII: modelli di relazioni.
FIRME
Per l'autorità nazionale competente, Per il contraente,
Fatto a .............., il Fatto a , il
In duplice copia
ALLEGATO I
1. Proposta del contraente (e lettere modificative) come approvata dalla Commissione.
ALLEGATO II
Bilancio ricapitolativo1
Azioni | 1° anno | 2° anno | 3° anno | Totale |
Azione 12 Azione 22 Azione 32 | ||||
Totale delle azioni (1) Spese relative alla garanzia di buona esecuzione Emolumenti dell'ente esecutivo (massimo 13-15% di (1), allegato III, punto B.1.2) Valutazioni dei risultati delle azioni (massimo 3-5% di (1), allegato III, punto C.5)3 | ||||
Costi diretti totali del programma (2) Spese generali (massimo 3-5% o 4-6% di (2), allegato III, punto A.2) Importo delle spese generali non utilizzate (allegato III, punto A.5) | ||||
TOTALE PROGRAMMA |
PARTECIPAZIONE FINANZIARIA1
(in termini assoluti e in termini percentuali)
1° anno | 2° anno | 3° anno | Totale | |
C. E. Stato membro Contraente | ||||
Totale |
1 Queste tabelle potranno essere adattate in funzione del programma. Laddove viene applicata una percentuale indicare la percentuale utilizzata.
2 Compresi gli onorari fatturati in base a una tariffa oraria (allegato III, punto B.1.1).
3 3% per la valutazione annuale, 5% per la valutazione dell'ultima fase che include una valutazione di tutto il programma.
Imputabilità delle spese: disposizioni specifiche
Possono essere incluse, in tutto o in parte, le spese delle seguenti categorie:
X. Xxxxx del contraente (spese generali e oneri finanziari)
1. Le spese generali del contraente comprendono le spese di amministrazione, di coordinamento (comprese le spese di viaggio e di soggiorno) e di gestione (compresi i costi di utilizzo del materiale informatico), nonché le spese di segreteria, contabilità, corrispondenza, affitto e quelle relative a comunicazioni, consumi correnti (quali acqua, gas ed elettricità) e manutenzione. Questi costi indiretti sono calcolati in base ai principi, alle regole e ai metodi contabili in vigore nel paese del contraente.
2. Le spese generali non possono superare le seguenti percentuali dei costi effettivi di realizzazione delle azioni:
A) per il mercato interno:
- 3% per i programmi proposti da un solo Stato membro;
- 5% per i programmi proposti da più Stati membri.
B) per i paesi terzi:
- 4% per i programmi proposti da un solo Stato membro;
- 6% per i programmi proposti da più Stati membri.
Tuttavia nel calcolo delle spese generali non sono prese in considerazione le spese effettive di realizzazione delle azioni eseguite direttamente dal contraente.
3. Sono imputabili le spese relative alla garanzia di buona esecuzione di cui all'articolo 16, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 501/2008.
4. Le spese generali e le spese relative alla garanzia di buona esecuzione possono essere prese in considerazione soltanto:
- se sono verificabili;
- se non includono alcuna spesa già imputata al presente contratto in un'altra categoria di spesa;
- se non sono a carico di un altro progetto.
5. La parte non utilizzata delle spese generali del contraente previste al punto 2 supra può essere utilizzata per maggiorare i costi delle valutazioni previste al punto C5.
B. Spese dell´ente esecutivo
1. Emolumenti
Gli emolumenti coprono tutte le spese di personale, di concezione, di realizzazione e di gestione delle azioni. Le spese di viaggio e di soggiorno sono soggette alle regole previste al punto 2. Nella proposta, ogni emolumento deve essere presentato in uno dei due modi seguenti:
1.1. Emolumenti fatturati sulla base di incarichi portati a termine
Gli emolumenti di questa categoria sono presentati in base al costo orario (non giornaliero), al costo per azione, per mese, per categoria di personale e per persona; sono inoltre indicati la durata della prestazione, il costo unitario e il costo totale.
Nei "fogli di presenza" compilati dal personale interessato devono inoltre comparire ulteriori informazioni, quali il luogo della prestazione, il numero di ore al giorno e l'oggetto della prestazione in rapporto all'azione prevista dal contratto.
Questi documenti devono essere certificati conformi almeno una volta al mese dal responsabile del progetto o da qualsiasi altro membro responsabile del personale.
I "fogli di presenza" dettagliati devono essere disponibili e verificabili presso il contraente.
Per gli emolumenti degli esperti consultati, l'ente di esecuzione accerta che i periodi di lavoro dichiarati siano stati effettivamente prestati.
1.2. Emolumenti fatturati in base a un importo forfettario
Gli emolumenti di questa categoria non possono superare le seguenti percentuali dei costi effettivi di realizzazione delle azioni (sono esclusi le spese del contraente (punti A.1 e A.3) e gli emolumenti di cui al punto 1.1):
- 13% per i programmi proposti da un solo Stato membro;
- 15% per i programmi proposti da più Stati membri.
1.3. Se il contraente esegue direttamente le azioni in conformità all'articolo 13, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 501/2008, gli emolumenti fatturati sulla base di incarichi portati a termine saranno presentati come indicato al punto 1.1.
2. Spese di viaggio e soggiorno
Le spese di questa categoria occasionate dalla realizzazione delle azioni sono imputabili, dietro presentazione dei documenti giustificativi, alle condizioni seguenti:
2.1 Spese di viaggio
- biglietto aereo in classe turistica e carta d'imbarco;
- biglietto ferroviario di prima classe;
- per i tragitti effettuati in automobile, un'indennità chilometrica massima di 0,25 euro/km; devono essere indicati le date, i luoghi di partenza e di arrivo e la distanza percorsa.
2.2 Spese per vitto e alloggio
- un'indennità di alloggio fino ad un massimo di 120 euro al giorno per il mercato interno e 180 euro al giorno per i paesi terzi è corrisposta su presentazione delle fatture pagate.
- un'indennità di soggiorno pari a 80 euro al giorno è corrisposta per il mercato interno e 90 euro al giorno per i paesi terzi a copertura di tutte le altre spese (vitto, spostamenti locali, telefono ecc.).
Tali indennità diarie vengono concesse in relazione a manifestazioni che hanno luogo fuori sede, per il numero di giorni necessario ai fini della realizzazione dell'azione.
C. Altre spese connesse alla realizzazione delle azioni
1. Spese per riunioni e viaggi collettivi
Qualora l'ente esecutivo organizzi viaggi o riunioni per i gruppi destinatari del programma, i relativi documenti giustificativi devono essere accompagnati da un foglio di presenza. Ad esempio, le fatture d'albergo devono essere nominative oppure, se sono collettive, devono citare i nomi di tutte le persone alloggiate. In caso di pranzi di gruppo, si dovranno indicare i nomi dei partecipanti, le relative mansioni e l'oggetto dell'evento.
2. Materiale e attrezzatura
Il materiale e l'attrezzatura necessari per la realizzazione delle attività che formano oggetto del presente contratto vengono noleggiati, tranne nei casi in cui l'acquisto risulti più conveniente o il noleggio sia impossibile.
2.1 Spese per materiale di consumo
Sotto questa voce sono comprese le spese inerenti all'acquisto, alla fabbricazione o all'utilizzo di materiali, beni o attrezzature:
(a) la cui durata di vita sia inferiore alla durata dei lavori definiti nel contratto, e
(b) che non siano considerati immobilizzazioni in virtù dei principi, delle regole e dei metodi contabili in vigore presso l'ente esecutivo.
Le spese per materiale di consumo non saranno considerate costi diretti qualora l'ente esecutivo provveda a contabilizzarle sotto forma di ammortamento o in qualsiasi altra forma.
2.2 Spese per materiale durevole
Si considerano imputabili le spese inerenti all'acquisto o alla fabbricazione, dopo la data in cui il contratto acquista efficacia, di materiale indispensabile per l'esecuzione dell'azione, con una durata di vita uguale o superiore alla durata dei lavori definiti nel contratto.
Tali spese devono essere conformi alle disposizioni nazionali in materia di ammortamenti, fermo restando che il periodo preso in considerazione per il calcolo del relativo importo sarà quello compreso tra la data di efficacia del contratto o la data di acquisto del materiale - ove quest'ultima sia posteriore alla data di efficacia - e la data di scadenza del contratto. Viene altresì tenuto conto del tasso di utilizzo del materiale durante il periodo considerato.
3. Costi di utilizzo del materiale informatico
I costi di utilizzo del materiale informatico possono includere tutte le spese relative al tempo di collegamento, al tempo di funzionamento dell'unità centrale, al numero di righe stampate e alle prestazioni di società di servizi. Tali spese possono essere imputate al contratto conformemente alle regole interne dell'ente esecutivo e in base al tempo e al costo di elaborazione effettivamente richiesto dai lavori definiti nel contratto. (L'elenco dei costi di elaborazione figura nell'offerta di cui all'allegato I).
4. Spese di pubblicazione e di diffusione
Sotto questa voce sono comprese le spese sostenute per l'edizione, la traduzione e la diffusione delle pubblicazioni e del materiale audiovisivo previsti per le azioni contemplate dal contratto.
5. Valutazioni dei risultati delle azioni
Il bilancio del programma può includere i costi relativi alle valutazioni dei risultati raggiunti dalle azioni del programma.
a) Una valutazione alla scadenza di ogni fase annuale del programma i cui costi non possono superare il 3% del costo effettivo di realizzazione delle azioni (sono escluse le spese generali di garanzia di buona esecuzione e gli emolumenti di cui ai punti A.2 e B.1.2 del presente allegato).
b) La valutazione annuale dell'ultima fase deve includere una valutazione dei risultati delle azioni del programma. In questo caso, l'importo precedente del 3% è aumentato al 5%.
La realizzazione delle valutazioni di cui alle lettere a) e b sarà affidata a un ente esterno indipendente, esperto in materia, selezionato conformemente alle disposizioni applicabili nello Stato membro interessato.
D. Presentazione delle fatture e dei documenti giustificativi
Le domande di pagamento indirizzate all'autorità nazionale competente devono essere accompagnate da copie delle fatture e dei documenti giustificativi, che saranno classificati e registrati secondo le varie voci di bilancio figuranti nella proposta. Tutti questi documenti devono essere ricapitolati in una tabella riassuntiva insieme agli importi espressi in euro e, per gli Stati membri che non fanno parte della zona euro, anche nella moneta nazionale.
Per i programmi approvati ai sensi dell'articolo 6, del regolamento (CE) del Consiglio n. 3/2008, e per tutti gli altri importi e pagamenti interessati dai programmi il tasso di cambio applicabile è il penultimo tasso di cambio fissato dalla Banca centrale europea prima del mese nel quale la spesa corrispondente è registrata e dichiarata alla Commissione, ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 883/2006 della Commissione.
Per i programmi approvati ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) del Consiglio n. 3/2008, il tasso di cambio utilizzato è il tasso di conversione previsto all'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1913/2006 della Commissione. Ai sensi di tale articolo, le spese sostenute per azioni promozionali espresse in euro nell'ambito di una procedura di gara devono essere calcolate in base al tasso di cambio dell'euro stabilito dalla Banca Centrale europea come segue:
"Per i prezzi o gli importi diversi da quelli menzionati agli articoli da 1 a 7, nonché per gli importi connessi a tali prezzi, espressi in euro nell'ambito di una procedura di gara, il fatto generatore del tasso di cambio è il primo giorno del mese in cui ha luogo uno dei seguenti atti giuridici:
(…)
(d)… per gli importi destinati a studi o azioni promozionali nell'ambito di una procedura di gara, il termine ultimo per la presentazione delle offerte;"
Per tali programmi il tasso di cambio applicabile per i pagamenti viene debitamente descritto all'articolo 11 del regolamento (CE) n. 1913/2006 della Commissione come segue:
"Se il fatto generatore è stabilito ai sensi della normativa comunitaria, il tasso di cambio applicabile è il tasso più recente fissato dalla Banca centrale europea
(BCE) anteriormente al primo giorno del mese in cui si è verificato il fatto generatore."
In ciascuno dei documenti giustificativi devono figurare i seguenti dati: il subappaltatore o fornitore, l'oggetto della prestazione e la relazione con l'azione prevista, la data, l'importo dettagliato (al netto dell'IVA) e il numero di registro; tali documenti devono essere corredati della prova di pagamento.
In caso di controllo in loco, l'autorità nazionale competente e i servizi della Commissione o della Corte dei conti devono poter disporre dei documenti originali classificati e registrati in base alle presenti disposizioni.
E. Spese non imputabili
Non sono considerate imputabili le spese seguenti:
- gli accantonamenti per eventuali perdite o debiti futuri;
- le spese per spostamenti in taxi o in mezzi di trasporto pubblico coperte da un'indennità diaria;
- le spese bancarie, gli interessi bancari e i premi assicurativi, ad eccezione delle spese relative alla garanzia di buona esecuzione di cui al punto A.3 del presente allegato;
- le perdite di cambio per valuta estera;
- le spese sostenute fuori dal campo di applicazione del presente contratto.
ALLEGATO IV
Modalità relative alla partecipazione finanziaria dell'Unione europea
1. Il materiale pubblicitario e tutti i documenti destinati al pubblico, compresi gli audiovisivi realizzati o acquisiti nell'ambito del presente contratto, devono recare l'emblema europeo con la seguente menzione nella lingua o nelle lingue dei paesi destinatari:
CAMPAGNA FINANZIATA CON IL CONTRIBUTO DELL'UNIONE
EUROPEA E DI (nome dello Stato membro interessato)1
2. L'emblema europeo deve essere chiaramente leggibile e avere le stesse dimensioni e lo stesso livello di visibilità degli emblemi dello Stato membro o degli Stati membri interessati e del contraente. Per i supporti audiovisivi, l'emblema e la menzione di cui sopra devono figurare chiaramente all'inizio, durante o alla fine del messaggio. Le registrazioni audio devono riprodurre chiaramente la menzione di cui sopra alla fine del messaggio.
In appresso sono illustrate le regole per la riproduzione dell'emblema. xxxx://xxxxxx.xx.xxx/xxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxx_xx.xxx (o en.htm)
3. L'assenza del riferimento al contributo finanziario dell'Unione europea nel materiale e nei documenti di cui al paragrafo 1 può comportare la non imputabilità dei costi relativi al materiale in questione.
1 O dell'organismo statale/parafiscale che si fa carico del contributo finanziario nazionale. L'emblema dello Stato membro o di detto organismo può figurare a destra.
ALLEGATO V
Modello di garanzia di buona esecuzione del contratto n.
AUTORITÀ NAZIONALE COMPETENTE
[Oggetto/descrizione sommaria del contratto]
Con la presente confermiamo renderci solidalmente, incondizionatamente e irrevocabilmente garanti nei confronti dell'autorità nazionale competente, per un periodo di durata indeterminata, della buona esecuzione del contratto da stipulare tra l'autorità nazionale competente
e
società/ragione sociale/indirizzo, di seguito denominata "il contraente", fino alla concorrenza di
[……………..] euro (per esteso: euro),
pari al 15% dell'importo massimo annuale del finanziamento della Comunità europea e dello Stato membro o degli Stati membri interessati, di cui rispettivamente all'articolo 3, paragrafi 1 e 2, del contratto.
Se l'autorità nazionale competente la informa che il contraente, per una ragione qualsiasi, non ha adempiuto esattamente ai propri obblighi contrattuali, la banca si impegna a versare immediatamente sul conto indicato dall'autorità nazionale competente l'importo summenzionato, sostituendosi al contraente, su semplice richiesta scritta notificatale dall'autorità nazionale competente (a mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno).
La banca rinuncia a qualunque diritto di contestazione, di rifiuto della prestazione, di ritenuta o di compensazione, come pure ad invocare eventuali diritti che il contraente potrebbe vantare nei confronti dell'autorità nazionale competente in forza del contratto o in relazione a quest'ultimo, oppure a qualsiasi altro titolo.
La banca può essere liberata dalla presente garanzia solo previo accordo scritto dell'autorità nazionale competente e non può effettuare depositi senza il benestare di quest'ultimo.
Gli obblighi che incombono alla banca in virtù della presente garanzia non sono pregiudicati da eventuali accordi o disposizioni pattuite tra l'autorità nazionale competente e il contraente, aventi ad oggetto gli obblighi contrattuali del secondo nei confronti del primo.
La presente garanzia entra in vigore il giorno della stipula del contratto. Essa scade all'atto della restituzione del presente documento, che deve aver luogo entro [30] giorni a decorrere dall'esecuzione dell'ultimo pagamento in forza del contratto.
[Luogo/Data]
[Firma/Qualifica] [Firma /Qualifica]
Allegare l'elenco delle persone abilitate a sottoscrivere le garanzie e copia delle firme depositate.
ALLEGATO VI
MODELLO DI GARANZIA PER L'ANTICIPO
Il sottoscritto, …………………………(istituto bancario), rappresentato da ,
debitamente abilitato all'uopo,
dichiara costituire cauzione solidale a favore della società (contraente)
con sede legale a ……………………..…
per un importo di euro
(in lettere, per esteso: )
pari al 110% dell'anticipo, il quale rappresenta fino al 30% dell'importo massimo relativo alla
... fase del contratto, di cui all'articolo 3, paragrafi 1 e 2, del contratto […] stipulato tra l'autorità nazionale competente e la società (contraente) concernente
azioni di ……………………….... a favore di , quali definite
nel contratto n. ……………. firmato il… .
Il sottoscritto si impegna a versare, su richiesta dell'autorità nazionale competente e senza dilazione alcuna per qualsivoglia motivo, l'importo garantito di cui sopra sul conto intestato all'autorità nazionale competente, senza alcuna possibilità di obiezione al riguardo da parte della società (contraente)
La presente cauzione sull'anticipo ha efficacia all'atto dell'iscrizione nei nostri libri contabili dell'anticipo versato dall'autorità nazionale competente sul conto bancario n. e sarà
svincolata con quietanza liberatoria dell'autorità nazionale competente al momento del recupero dell'anticipo.
L'originale della garanzia verrà restituito al sottoscritto.
[Firma/Qualifica] [Firma/Qualifica]
Allegare l'elenco delle persone abilitate a sottoscrivere le garanzie e copia delle firme depositate.
ALLEGATO VII
CALENDARIO PROVVISORIO DELLE AZIONI
(Articolo 4.6 del contratto)
Anno :
Trimestre :
Stato membro : Org. Prop. :
Programma : Contratto n. :
Attività previste | Data/Periodo | Luogo/luoghi |
Azione 1 (titolo/descrizione) Azione 2 (titolo/descrizione) … |
ALLEGATO VIII
A. Modello per le relazioni trimestrali
Da completare da parte dell'organizzazione proponente
(articoli 18 e 22, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 501/2008)
Relazione n. ………………….
(La relazione non dovrebbe superare tre pagine più il riepilogo finanziario)
Organizzazione proponente: .…………………….………
Nome del programma: …………………….………..
Data della relazione: .……………………………..
Periodo della relazione: .…………………….……….
Data d'inizio del programma: ..…………………………….
Contratto (FEAGA) n.: ………………………………
1. Esecuzione delle azioni
Elenco delle azioni intraprese figurante nel programma (allegato al contratto):
1. Azione 1
……………………………
2. Azione 2
……………………………
3. Azione 3
…………………………..
n. azione n
……………………………………..
Per ogni azione, fornire le informazioni indicate di seguito.
Tempo, luogo, indicazioni delle dimensioni (numero di partecipanti, numero di punti di vendita, quantità di materiale stampato, durata e numero di spot radiofonici o televisivi). Per i siti Internet, fornire l'indirizzo. Precisare gli altri parametri importanti di ciascuna azione.
Indicare ogni modifica o annullamento di azioni previste e il motivo.
2. Svolgimento del programma
Esporre qualsiasi tipo di osservazione e le eventuali difficoltà incontrate nell'attuazione del programma. Fornire indicazioni sulle azioni da realizzare nel periodo successivo, indicando le eventuali variazioni rispetto alle previsioni.
3. Spese effettuate riportate nella domanda trimestrale di pagamento.
A/A | Azioni1 | Pagamenti effettuati2 | ||||
Trimestre 1 | Trimestre 2 | Trimestre 3 | Trimestre 4 | Totale EUR | ||
1 | Azione 1 | |||||
2 | Azione 2 | |||||
3 | ……….. | |||||
4 | ……….. | |||||
5 | ………… | |||||
1 Azioni descritte nell'allegato I del contratto.
2 Pagamenti eseguiti dichiarati dall'organizzazione proponente per ciascun periodo.
24
B. Modello per le relazioni annuali
Da completare a cura dell'organizzazione proponente.
La relazione annuale consta di due sezioni (articoli 19, 22, paragrafo 1, e 22, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 501/2008):
a) descrizione sommaria delle azioni,
b) riepilogo finanziario.
Relazione n. .……………….
Organizzazione proponente :……………………………
Nome del programma :……………………………
Data della relazione :……………………………
Periodo della relazione :……………………………
Data d'inizio del programma :……………………………
Contratto (FEAGA) n. :……………………………
A. Descrizione sommaria delle azioni Esecuzione delle azioni
Elenco delle azioni intraprese figurante nel programma (allegato al contratto):
1. Azione 1
……………………………
2. Azione 2
……………………………
3. Azione 3
…………………………..
n. azione n
……………………………………..
Per ogni azione, fornire le informazioni indicate di seguito (ove pertinenti).
Tempo, luogo, indicazioni delle dimensioni (numero di partecipanti, numero di punti di vendita, quantità di materiale stampato, durata e numero di spot radiofonici o televisivi). Per i siti Internet, fornire l'indirizzo. Precisare gli altri parametri importanti di ciascuna azione.
Attuazione del programma
- Esporre qualsiasi tipo di osservazione utile e menzionare le eventuali difficoltà incontrate nell'attuazione del programma.
- Indicare ogni modifica o annullamento di azioni previste e il motivo.
X. Xxxxxxxxx finanziario
Da completare a cura dell'organizzazione proponente.
A/A | Azioni1 | Bilancio previsto2 EUR | Spese dichiarate3 | Bilancio previsto – spese dichiarate | Differenza in % |
A | b | c | d=b-c | e=100 x (d / b) | |
1 | |||||
2 | |||||
3 | |||||
TOTALE |
1 Azioni descritte all'allegato I del contratto per la fase in questione.
2 Bilancio descritto all'allegato I del contratto per la fase in questione.
3 Spese dichiarate per le azioni realizzate nella fase in questione.
27
C. Bilancio finanziario delle spese
Da completare a cura dell'autorità competente e da inviare alla Commissione entro 30 giorni di calendario dal pagamento del saldo
(Articolo 22, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 501/2008) Data :
Autorità compétente : Nome del programma : Contratto n. (FEAGA):
1. Bilancio finanziario
L'autorità competente summenzionata ha controllato l'esecuzione del contratto in base alla lista delle relative clausole e condizioni, della relazione annuale e degli altri documenti pertinenti.
È stato accertato / (altra formulazione corrispondente all'esito dei controlli svolti) che gli obblighi stabiliti dal contratto sono stati rispettati. L'importo corrispondente alle spese complessive relative a questo programma figura nella tabella riportata di seguito.
A/A | Spese - Bilancio | Importo EUR |
1 | Bilancio del programma1 | |
2 | Bilancio per la fase2 | |
3 | Spese totali dichiarate per la fase | |
4 | Spese imputabili per le azioni3 | |
5 | Partecipazione finanziaria per la Comunità | |
6 | Sanzioni o altre riduzioni | |
7 | Differenza tra bilancio previsto e spese imputabili per la fase4 | |
8 | Tasso di realizzazione (%)5 |
1 Bilancio totale approvato dalla decisione della Commissione che adotta il programma in oggetto.
2 Xxxxxxxx menzionato all'allegato I del contratto per la fase in questione.
3 Totale delle spese ritenute imputabili per le azioni realizzate nella fase in questione.
4 Differenza tra il bilancio previsto (punto 2) e le spese imputabili (punto 4).
5 Differenza percentuale tra il bilancio previsto (punto 2) e le spese imputabili (punto 4).
2. Tabella riepilogativa finanziaria
A/A | Azioni1 | Bilancio 2 previsto EUR | 3 Spese imputabili | Bilancio previsto – Spese imputabili | Differenza in % |
a | b | c | d=b-c | e=100 x (d / b) | |
1 | |||||
2 | |||||
3 | |||||
TOTALE |
Garanzia di buona esecuzione
I dati riportati nella relazione annuale sono stati verificati e controllati rispetto alle disposizioni del contratto. La garanzia di buona esecuzione è stata svincolata in data … .
4. Parere motivato dello Stato membro
Opinione dell'autorità nazionale competente sull'esecuzione dei compiti previsti per la fase in oggetto.
Firma
1 Azioni descritte all'allegato I del contratto per la fase in questione.
2 Bilancio descritto nel contratto per la fase in questione.
3 Spese dichiarate per le azioni realizzate nella fase in questione.