ARCHIVI STORICI DELL'UNIONE EUROPEA

“IUE”, “stazione appaltante” significa l’Istituto Universitario Europeo, che è l’amministrazione aggiudicatrice che intende aggiudicare al contraente i servizi che sono oggetto del presente capitolato di appalto;

‘contraente’ ‘impresa’ ‘appaltatore’ significa l’operatore economico che si è aggiudicato il contratto;

‘operatore economico’ può riferirsi sia al ‘prestatore di lavori, ‘fornitore’, o ‘prestatore di servizi’ e significa ogni persona fisica o giuridica di diritto privato o pubblico o un gruppo delle suddette persone e/o entità che offre l’esecuzione di lavori, la fornitura di prodotti o la prestazione di sevizi sul mercato;

‘offerte congiunte’ significa la situazione in cui un'offerta è presentata da un raggruppamento (costituito o no in forma giuridica) di operatori economici, a prescindere dal rapporto che li lega. Il gruppo nel suo complesso viene considerato come offerente1;

‘subappaltato’ è la situazione in cui il contraente sottoscrive impegni giuridici con altri operatori economici che eseguiranno parte dell'appalto per suo conto. Il contraente mantiene nei confronti dell'IUE la piena responsabilità per l'esecuzione dell'appalto nel suo insieme;

‘offerta’ definisce i termini in base ai quali il fornitore intende vincolarsi, che normalmente includono il prezzo, la data di esecuzione della prestazione, I termini di pagamento e una descrizione dei servizi/forniture/lavori;

‘offerente’ significa un operatore economico che ha presentato un’offerta;

‘capitolato di appalto (CA)’ significa il documento che descrive le necessità e i requisiti stabiliti dall’IUE ai fini dell’aggiudicazione del contratto.

Articolo 2. Amministrazione aggiudicatrice ‌

La presente procedura di appalto è lanciata e gestita dall’IUE, che è l’amministrazione aggiudicatrice ai fini di questa procedura di appalto, tramite gli Archivi Storici dell’Unione Europea (ASUE).

L'IUE ospita gli ASUE, che costituiscono gli archivi ufficiali dei documenti storici delle istituzioni dell'Unione europea e un centro di ricerca dedicato alla preservazione degli archivi e allo studio della storia dell'integrazione europea.

Gli ASUE fanno parte integrante dell'IUE e ne condividono la stessa infrastruttura amministrativa, tecnica e logistica.

1 I riferimenti a offerente o offerenti nel presente documento si intendono fatti sia a singoli offerenti che a gruppi di operatori economici che presentano un'offerta congiunta.

Articolo 3. Oggetto ‌

Oggetto del contratto	L’oggetto di questa procedura di appalto è il servizio di digitalizzazione dei materiali d'archivio da svolgersi presso gli Archivi storici conservati nella sede centrale dell'Unione europea.
Lotti	La presente procedura di appalto non è divisa in lotti.
Tipo di contratto	La presente procedura di appalto si concluderà con l’aggiudicazione di un contratto quadro multiplo in cascata con almeno 3 operatori economici (se possibile). Gli offerenti devono prendere conoscenza delle disposizioni della bozza di contratto poiché quest’ultima definirà e regolerà l’obbligazione contrattuale che si instaurerà tra l’IUE e il/i contraente/i.
Durata del contratto	Il contratto quadro da aggiudicare avrà una durata massima di 5 anni (3 anni rinnovabile per 2 volte per 12 mesi ciascuna). I dettagli della durata iniziale e dei possibili rinnovi sono stabiliti all’Articolo I.2 della bozza di contratto.
Valore stimato del contratto	Il valore stimato del contratto quadro da aggiudicare per l’intera durata massima di 5 anni è di EUR € 250.000,00 (duecentocinquantamila/00) IVA esclusa. Il valore indicato è soltanto una stima determinata sulla base del volume medio annuo dei materiali digitalizzati richiesti dagli ASUE negli anni 2012-2022 e sulla base della previsione relativa al futuro fabbisogno di servizi di consulenza nell’ambito delle Facilities correlato all’aumento delle attività degli ASUE, pertanto, non comporta alcun obbligo per l’IUE di effettuare acquisti per l’intero importo. Il volume effettivo degli acquisti dipenderà dalle quantità che l’IUE ordinerà attraverso buoni d’ordine. Ad ogni modo, il tetto di spesa fissato per il contratto quadro, cioè l’importo massimo di spesa previsto per il presente contratto quadro, non potrà essere superato. L’IUE può ordinare ulteriori servizi dal contraente fino a un massimo del 50% del valore iniziale del contratto.
Luogo di esecuzione	I servizi avranno luogo presso i locali di pertinenza dell’IUE e/o i locali di pertinenza del/i contraente/i.

Articolo 4. Requisiti di partecipazione ‌

Tutti gli interessati a prendere parte alla presente procedura sono invitati a presentare un’offerta, in una delle lingue ufficiali dell’Unione Europea, ammesso che siano in possesso dei requisiti per partecipare alle procedure d’appalto lanciate dall’IUE previsti dall’Art. 3.4 della President’s Decision n. 19/2018 del 16 Maggio 2018 attuativa del Titolo V sugli appalti del Regolamento Finanziario dell’IUE (Regolamento sugli Appalti Pubblici) consultabile all’indirizzo web: xxxxx://xxx.xxx.xx/Xxxxx/Xxxxxxx.

Articolo 5. Offerte congiunte ‌

Nel caso di offerta congiunta, tutti i membri del gruppo rispondono solidalmente all'IUE per l'esecuzione dell'appalto nel suo insieme.

I membri del gruppo devono nominare un Capogruppo e un punto di contatto unico autorizzato ad agire per loro conto in relazione alla presentazione dell'offerta e a tutte le domande pertinenti, richieste di chiarimenti, notifiche, ecc., che potrebbero essere ricevute durante la valutazione, l'aggiudicazione e fino alla firma del contratto d'appalto.

L'offerta congiunta deve indicare chiaramente il ruolo e i compiti di ciascun membro e del Capogruppo, che fungerà da punto di contatto dell'IUE per gli aspetti amministrativi o finanziari nonché per la gestione operativa dell'appalto. Il Capogruppo avrà pieni poteri di impegnare il gruppo e ciascuno dei suoi membri durante l'esecuzione dell'appalto. Qualora l'appalto venga aggiudicato a coloro che hanno presentato l'offerta congiunta, l'IUE firmerà il contratto con il Capogruppo, autorizzato dagli altri membri a firmare il contratto a loro nome mediante procura.

Eventuali modifiche della composizione del raggruppamento nel corso della procedura d'appalto (dopo la scadenza del periodo utile per la presentazione dell'offerta e prima della firma del contratto d'appalto) comportano il rigetto dell'offerta, salvo in caso di fusione o acquisizione di un membro del gruppo (successione a titolo universale), a condizione che il nuovo soggetto abbia accesso all'appalto (si rimanda all’Articolo 4) e non si trovi in una situazione di esclusione (si rimanda all’Articolo 9).

In ogni caso, i criteri di selezione devono essere soddisfatti dal gruppo e le condizioni dell'offerta originariamente presentata non possono essere modificate in maniera sostanziale, ossia tutti i compiti assegnati al precedente soggetto devono essere assunti dal nuovo membro del gruppo, le modifiche non devono rendere l'offerta non conforme al capitolato di appalto e la valutazione dei criteri di aggiudicazione dell'offerta originariamente presentata non può essere modificata.

Articolo 6. Subappalto ‌

Il subappalto non è ammesso per questa procedura di appalto.

CAPITOLO II – SPECIFICHE TECNICHE ‌

Articolo 7. Descrizione delle specifiche tecniche ‌

I servizi che sono oggetto della presente procedura d’appalto, inclusi i requisiti minimi richiesti, sono descritti in dettaglio di seguito:

7.1 Obiettivo ‌

Il Sistema degli Archivi Storici (SAS) è un insieme di programmi e flussi di lavoro che compongono le attuali attività di base degli ASUE, ovvero la preservazione degli archivi di documenti storici.

L'attenzione dedicata alla conservazione digitale di una serie di fonti storiche di primaria importanza, sviluppate con tecnologia digitale o digitalizzate a partire dal formato cartaceo, è finalizzata a fornire ad accademici e ricercatori accesso online a una selezione unica di documenti ufficiali, manoscritti, email, fotografie e tracce audio e video. Il cosiddetto “patrimonio digitale” sarà conservato in un'infrastruttura informatica situata fisicamente presso la sede dell'IUE e progettata per preservare tali fonti a tempo indeterminato.

Per tali ragioni, gli ASUE necessitano di un servizio di digitalizzazione di alta qualità basato sulla trasformazione dei materiali cartacei in formato digitale.

7.2 Luogo di lavoro ‌

Il luogo di lavoro sarà la zona dell'Ipogeo di Villa Salviati, presso cui sarà condotto fisicamente il lavoro di digitalizzazione e saranno installate le attrezzature tecniche dell'Appaltatore.

Indirizzo: Archivi storici dell'Unione europea Villa Salviati, Xxx Xxxxxxxxx, 000 - Xxxxxxx

– ITALIA.

7.3 Descrizione del materiale cartaceo ‌

I materiali d'archivio potrebbero presentarsi in vari formati e diversi stati di conservazione e comprendere documenti dattiloscritti e manoscritti, quotidiani e riviste o anche volumi rilegati.

In alcuni casi, potrebbe essere necessario rimuovere i punti metallici prima di procedere con il processo di digitalizzazione.

Data la fragilità dei nostri documenti d'archivio, è necessario prestare una cura e un'attenzione particolari durante il processo di digitalizzazione, utilizzando attrezzature appropriate, in modo non danneggiarli ulteriormente.

7.4 Requisiti relativi alla produzione di materiale digitale ‌

File master: il formato master sarà deciso in base ai fondi archivistici. Al momento della redazione, i formati master in uso presso gli ASUE sono i seguenti:

TIFF - revisione 6.0 non compresso - 300 dpi - profilo colore sRGB a 24 bit JPEG - 300 dpi - profilo colore sRGB o scala di grigi a 24 bit

PDF/A-1b

File di diffusione: per ciascun file master, è necessario disporre di una versione da utilizzare per la diffusione. Al momento della redazione, il formato utilizzato è PDF - OCR 150 dpi

7.5 Progetto relativo al materiale digitale ‌

L'impresa descriverà nel dettaglio l'ambiente in cui sviluppare il progetto, spiegando la metodologia tecnica, il software e le attrezzature hardware. In particolare, l'impresa descriverà la tipologia e i dettagli tecnici del sistema o dei sistemi di scansione che saranno utilizzati per acquisire le immagini nonché il flusso di lavoro dall'acquisizione alla consegna dei file2.‌

7.6 Tempistiche e modalità di consegna

L'impresa stimerà le pagine scansionate ogni giorno (utilizzando uno scanner planetario). Ogni mese verrà preparato un programma di digitalizzazione.

7.7 Metadati ‌

a) I seguenti Metadati verranno aggiunti ai File di diffusione (PDF - file OCR 150 dpi):

2 L’archiviazione dei file consegnati sarà a cura degli ASUE che permetteranno l’accesso ad una cartella condivisa situata sulla nostra rete locale attraverso un account IUE.

Titolo del documento:

il titolo del fascicolo

Autore:

Titolo dei fondi delle istituzioni europee

Oggetto:

Numero del fascicolo.

b) Elaborazione dei master files digitali ed estrazione dei metadati da tali files come file XML (Extensible Mark-up Language) basato su un DTD (Document Type Definition) che riflette tutte le informazioni disponibili dal master digitale.

I risultati dell'elaborazione verranno inviati alla cartella dei files master

7.8 Requisiti per la conservazione degli archivi ‌

Limiti alle dimensioni dei file

-File master: nessun limite; TIFF: nessun limite

-File per la diffusione: (PDF - 150 dpi OCR): 100 Mb ogni 300 pagine Convenzioni per la denominazione dei file

-Cartelle: NomeFondo-NumeroDossier (es: EUI-0001)

-TIFF File: NomeFondo-NumeroDossier_NumeroPagina (es: EUI-0001_001.tif)

-Altri files: NomeFondo-NumeroDossier (es: EUI-0001.pdf | EUI-0001.jpeg)‌

Articolo 8. Sopralluogo

A pena di esclusione dalla procedura di appalto, gli operatori economici interessati sono tenuti ad effettuare un sopralluogo per visionare i luoghi di pertinenza dell’IUE soggetti ai servizi richiesti nel presente capitolato di appalto, nella persona del loro legale rappresentante o di una persona con delega conferita da detto legale rappresentante.

Nel rispetto del principio di correttezza e parità di trattamento e di trasparenza, il suddetto sopralluogo potrà essere effettuato solo il giorno 03/03/2023 con appuntamento fissato per le ore 12.00 – mezzogiorno - (ora italiana) a Villa Salviati, Xxx Xxxxxxxxx, 000 - 00000 – Xxxxxxx. Per i motivi sopra menzionati, nessun'altra visita sarà consentita dopo tale data e ora. Eventuali modifiche alla data che si rendessero necessarie saranno tempestivamente pubblicate sul sito internet dell'IUE al seguente indirizzo: xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxx.

A tal fine, gli operatori economici interessati sono invitati ad inviare agli ASUE il modulo “Richiesta di sopralluogo” (Allegato II D), utilizzando l'indirizzo email XXXX.Xxxxxx@xxx.xx, entro le ore 17.00 (ora italiana) del giorno 24/02/2023, debitamente compilato e firmato dal legale rappresentante unitamente a copia del suo documento di identità in corso di validità, o eventuale delega dello stesso a favore di terzi. La versione cartacea della "Richiesta di sopralluogo" (Allegato II D) deve essere consegnata dal rappresentante legale o dal delegato al responsabile dell'IUE che lo accompagnerà il giorno del sopralluogo.

CAPITOLO III – VALUTAZIONE E CRITERI DI AGGIUDICAZIONE ‌

La valutazione delle offerte conformi alle condizioni di presentazione verrà condotta sulla base dei seguenti criteri:

• verifica che l'offerente abbia accesso all'appalto (si rimanda all’Articolo 4);

• verifica della conformità amministrativa (se l'offerta è redatta in una delle lingue ufficiali dell'UE e firmata da uno o più rappresentanti legali debitamente autorizzati dell'offerente);

• verifica che gli offerenti non si trovino in una situazione di esclusione, in base ai criteri di esclusione;

• selezione degli offerenti in base ai criteri di selezione;

• verifica della conformità ai requisiti minimi del capitolato di appalto;

• valutazione delle offerte in base ai criteri di aggiudicazione.

L'IUE valuterà tali criteri nell'ordine che considera più appropriato. Se un offerente non supera la valutazione rispetto a uno o più criteri, la sua offerta sarà rigettata e non sarà valutata nemmeno rispetto alle altre categorie di criteri. L'offerente sarà informato del motivo del rigetto senza ricevere riscontri sul contenuto dell'offerta che non è stato oggetto di valutazione. L'appalto può essere aggiudicato soltanto all'offerente o agli offerenti che superano la valutazione rispetto alla totalità dei criteri.

La valutazione si baserà sulle informazioni e sui documenti giustificativi contenuti nelle offerte e, se del caso, su ulteriori informazioni e documenti giustificativi forniti su richiesta dell'IUE nel corso della procedura. Qualora qualsivoglia dichiarazione resa o informazione fornita risulti falsa, l'IUE può comminare sanzioni amministrative (esclusione o sanzioni pecuniarie) al soggetto che fornisce le false dichiarazioni/informazioni.

Ai fini della valutazione relativa ai criteri di esclusione e di selezione, l'IUE può anche fare riferimento a informazioni pubblicamente disponibili, in particolare a documenti giustificativi cui può accedere gratuitamente in una banca dati nazionale.

Articolo 9. Criteri di esclusione ‌

L’offerente non deve trovarsi in una delle situazioni di esclusione elencate qui sotto:

a. che nei propri confronti non è pendente un procedimento per fallimento, liquidazione, amministrazione controllata, concordato preventivo, cessazione d'attività o in ogni altra situazione analoga risultante da una procedura della stessa natura prevista da leggi e regolamenti nazionali, né è in corso a suo carico un procedimento di tal genere;

b. che nei propri confronti non è stata pronunciata sentenza di condanna passata in giudicato, o emesso decreto penale di condanna divenuto irrevocabile, oppure sentenza di applicazione della pena su richiesta per un reato che riguardi la loro moralità professionale;

c. di essere in regola con tutti gli obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali e assistenziali e con gli obblighi relativi al pagamento di imposte e tasse secondo la legislazione del paese in cui è stabilita la società o di quello in cui deve essere eseguito l'appalto, e che nei propri confronti non è stata pronunciata sentenza di condanna passata in giudicato o decisione amministrativa vincolante che accerti la violazione dei suddetti obblighi;

d. che nei propri confronti non è stata pronunciata sentenza di condanna passata in giudicato, o emesso decreto penale di condanna divenuto irrevocabile, oppure sentenza di applicazione della pena su richiesta per frode, corruzione, coinvolgimento in organizzazioni criminali, attività di riciclaggio di denaro sporco, reati di matrice terroristica, sfruttamento di lavoro minorile o qualsiasi coinvolgimento in attività legate al traffico di esseri umani o in qualsiasi altra attività illecita che leda in qualche modo gli interessi finanziari dell'IUE;

e. di non aver commesso una grave violazione degli obblighi derivanti da un contratto finanziato dall’IUE o di esser stato dichiarato responsabile di una grave irregolarità accertata con sentenza passata in giudicato o decisione amministrativa vincolante;

f. di non essere stato oggetto di sanzioni amministrative per essersi reso colpevole di una grave violazione degli obblighi professionali o per aver commesso errori sostanziali o irregolarità o frodi o per essere stato dichiarato responsabile di una grave violazione degli obblighi derivanti da contratti coperti dal bilancio dell’IUE ai sensi dell’Art. 41 della Decisione Presidente IUE n. 19/2018 del 16 maggio 2018 (Regolamento IUE sugli Appalti Pubblici).

In aggiunta a quanto sopra indicato, l’appalto non può essere aggiudicato a un offerente che, durante la procedura di appalto, risulta essere in maniera comprovata:

g. in una situazione di conflitto di interessi in relazione al presente contratto d’appalto che non può essere effettivamente risolta attraverso delle modalità meno invasive;

x. xxxxxxxxx di aver fornito deliberatamente informazioni fuorvianti rispetto a quelle richieste dall’IUE come condizione per partecipare alla presente procedura di appalto o non abbia fornito tali informazioni.

Prove richieste:

L’offerente deve certificare di non trovarsi in una delle predette situazioni di esclusione fornendo insieme all’offerta una Dichiarazione sull’onore debitamente firmata e datata utilizzando l’Allegato II A. In caso di consorzio/offerta congiunta o in caso di subappalto, tale Dichiarazione sull’onore dovrà essere presentata da ciascun membro del consorzio/raggruppamento temporaneo di imprese e/o subappaltatore identificato.

In aggiunta, l’offerente che si aggiudicherà l’appalto dovrà fornire, entro 15 giorni successivi alla notifica di aggiudicazione e prima della firma del contratto, le seguenti prove documentali al fine di comprovare quanto affermato nella suddetta Dichiarazione sull’onore:

• per le situazioni descritte ai punti (a), (b), (d) ed (e), è richiesto: la presentazione di un recente estratto dal casellario giudiziale del rappresentante legale dell’operatore economico che ha presentato l’offerta o, nel caso in cui ciò non sia possibile, di un recente documento equipollente rilasciato dall’autorità giudiziaria o amministrativa del paese di origine o di provenienza che dimostri che tali requisiti sono soddisfatti;

• per la situazione prevista al suddetto punto (c), sono richiesti: i certificati o lettere rilasciati dalle autorità competenti dello Stato interessato. Questi documenti devono fornire prova dell’adempimento agli obblighi relativi al pagamento degli obblighi relativi al pagamento di imposte e tasse e dei contributi previdenziali e assistenziali per cui l’offerente è responsabile, incluso, ad esempio, IVA, imposta sul reddito (solo nel caso di persone fisiche), imposta sul reddito delle società (solo nel caso di persone giuridiche) e contributi previdenziali.

Per ognuna delle situazioni (a), (b), (d) ed (e), nel caso in cui qualcuno dei documenti elencati nel paragrafo sopra indicato non sono rilasciati nei paesi di riferimento, possono essere sostituiti da una dichiarazione giurata o, se ciò non fosse possibile, da una dichiarazione solenne fatta dalla parte interessata di fronte a un’autorità giudiziaria o amministrativa, un

notaio o ad altra autorità riconosciuta come competente nel suo paese di origine o provenienza.

L’IUE si riserva il diritto di verificare le informazioni e richiedere eventuale documentazione aggiuntiva prima della firma del contratto.

Nel caso in cui l’offerente che si è aggiudicato l’appalto non esegua tempestivamente gli adempimenti di cui sopra, non presenti tutta la documentazione richiesta o non fornisca prova del possesso dei requisiti auto-dichiarati in sede di gara, ovvero tale prova non sia ritenuta conforme alle dichiarazioni presentate in sede di offerta, l’IUE si riserva la facoltà di dichiararlo decaduto e di aggiudicare l’appalto all’offerente che segue in graduatoria, ovvero di indire una nuova procedura di appalto.

Articolo 10. Criteri di selezione ‌

Requisiti generali:

L’offerente deve possedere i seguenti requisiti minimi per svolgere il contratto:

a) essere in regola con gli obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali e assistenziali a favore dei lavoratori, secondo la vigente legislazione, e applicare le norme contrattuali di settore come previste dai relativi contratti collettivi nazionali di lavoro;

b) essere conforme alla corrente regolamentazione in materia di diritto del lavoro;

c) essere conforme alla corrente regolamentazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro;

d) essere conforme alla corrente regolamentazione in materia di protezione ambientale;

Requisiti di capacità economico-finanziaria:

e) avere una stabile posizione finanziaria (redditività finanziaria) 🡺 essere in possesso di 2 (due) referenze bancarie rilasciate da primari istituti bancari o intermediari iscritti in regolari albi in data successiva all’invio della presente lettera d’invito, dalle quali risulti che l’offerente ha sempre fatto fronte ai suoi impegni con regolarità e puntualità e che è in possesso della capacità economica e finanziaria per svolgere il servizio oggetto dell’appalto. L’IUE può accettare una sola referenza bancaria se ben giustificato dall’offerente;

f) aver generato nell’ultimo triennio un volume di affari annuo di almeno EUR 100.000,00 (centomila/00);

g) presentare il rendiconto finanziario degli ultimi 3 (tre) anni per cui i bilanci sono stati chiusi;

h) avere una copertura assicurativa contro i rischi professionali di almeno EUR 1.500.000,00 (unmilionecinquecentomila/00);

Requisiti di capacità tecnico-professionale:

i) essere autorizzato a svolgere il servizio oggetto del contratto di appalto nel rispetto della normativa nazionale, come comprovato dall’iscrizione a un apposito registro delle imprese o ad altro registro professionale (es. albo, ecc.) o da certificazione o da appartenenza a una specifica organizzazione o dal numero di partita iva;

j) presentare la lista dei principali servizi svolti negli ultimi 3 (tre) anni (2020-2021-2022) indicando gli importi, la durata e i destinatari pubblici o privati;

❖ Prove da presentare all’interno dell’offerta da includere nella Busta n.1 – Documenti Amministrativi (si rimanda, per maggiori dettagli, al punto 3 della lettera d’invito):

▪ 2 (due) referenze bancarie;

▪ un documento che attesti che l’offerente abbia generato nell’ultimo triennio, per cui i bilanci sono stati chiusi, un volume di affari annuo di almeno EUR 100.000,00 (centomila/00);

▪ il rendiconto finanziario degli ultimi 3 (tre) anni per cui i bilanci sono stati chiusi;

▪ una copia della polizza assicurativa contro i rischi professionali di almeno EUR 1.500.000,00 (unmilionecinquecentomila/00);

▪ prova dell’iscrizione dell’offerente a un registro delle imprese o a un registro professionale (es albo, ecc.) e numero di partita iva;

▪ lista dei principali servizi e/o forniture svolti dall’offerente negli ultimi 3 (tre) anni (2020- 2021-2022) indicando gli importi, la durata e i destinatari pubblici o privati;

L’IUE si riserva il diritto di effettuare controlli a campione al fine di verificare l’accuratezza delle dichiarazioni fornite dagli offerenti.

Gli offerenti che non sono conformi con i requisiti minimi richiesti saranno eliminati.

Articolo 11. Criteri di aggiudicazione ‌

Solo le offerte presentate dagli offerenti che soddisfano i requisiti stabiliti dai criteri di esclusione e di selezione saranno valutate in termini di qualità e prezzo. Il contratto sarà aggiudicato applicando il criterio dell’“offerta economicamente più vantaggiosa”, a seguito della valutazione del miglior rapporto qualità/prezzo da parte del competente comitato di valutazione che assegnerà ad ogni offerta un punteggio massimo di 100 punti, tenuto conto dei seguenti parametri:

PUNTEGGIO MASSIMO
Valutazione tecnico-qualitativa	40/100
Valutazione economica (prezzo)	60/100

Il punteggio totale dell'offerta sarà la somma del punteggio tecnico e finanziario assegnato. L’offerente che ottiene il punteggio complessivo più alto si sarà aggiudicato l’appalto.

A – Attribuzione dei punteggi relativi ai criteri di aggiudicazione tecnico-qualitativi

A ogni criterio saranno attribuiti dei punteggi, la cui somma massima è uguale a 40 punti, che, moltiplicati per il coefficiente di qualità assegnato discrezionalmente dal comitato di valutazione (compreso tra 0 e 1, come indicato nella Tabella II), determineranno il punteggio assegnato a ogni singola offerta, come indicato nella seguente Tabella I.

L’offerente presenterà la propria offerta tecnica utilizzando l’Allegato II B.

TABELLA I
DESCRIZIONE				PUNTEGGIO MASSIMO
A1	Requisiti relativi alla produzione di materiale digitale (Art. 7.4)			10
A2	Progetto e tempistiche (Art. 7.5, 7.6 e 7.7)			20
	A2.1	Progetto relativo al materiale digitale	15
	A2.2	Tempistiche e modalità di consegna - Metadati	5
A3	Esperienza pregressa nel campo della digitalizzazione, portafoglio clienti e CV del personale proposto per l'esecuzione del servizio, possesso delle guidelines ISO/TR 13028:2010			10
A3.1	Esperienza pregressa nel campo della digitalizzazione:
	> 6 anni: eccellente		4
	3-5 anni: buona		3
	2-4 anni: adeguata		2
	1-2 anni: scarsa		1
	≤ 1 anno: inadeguata		0
A3.2	Portafoglio clienti		2
A3.3	CV del personale proposto per lo svolgimento del servizio		2
A3.4	Possesso delle guidelines ISO/TR 13028:2010		2

Il punteggio minimo per l’offerta tecnica è 25/40. Le offerte che non raggiungano il punteggio minimo stabilito per l’offerta tecnica non procederanno alla fase successiva di valutazione dell’offerta economica.

In caso di aggiudicazione, l’intera offerta tecnica completerà le disposizioni del capitolato di appalto e diverrà parte integrante del contratto.

Si precisa che i coefficienti di qualità saranno attribuiti ai criteri di aggiudicazione A1, A2, A3.2, A3.3 e A3.4in conformità a quanto indicato nella Tabella II:

TABELLA II
VALUTAZIONE	GIUDIZIO	COEFFICIENTE
Ottimo	Offerta tecnica ben strutturata che sviluppa in modo chiaro, preciso e approfondito l’argomento richiesto, apportando valore aggiunto rispetto alle aspettative dell’IUE.	1.00
Buono	Offerta tecnica adeguata che sviluppa l’argomento senza particolari approfondimenti.	0.75
Sufficiente	Offerta tecnica accettabile ma poco strutturata limitandosi ad applicare quanto previsto nel capitolato di appalto.	0.50
Scarso	Offerta tecnica mediocre e non sufficientemente sviluppato.	0.25
Insufficiente	Offerta tecnica carente, generico e inadeguato.	0.00

B - Attribuzione dei punteggi relativi ai criteri di aggiudicazione economico-finanziaria

Il punteggio massimo disponibile per il prezzo (60 punti) saranno assegnati all’offerta che propone il miglior prezzo.

Alle altre offerte saranno assegnati dei punteggi (arrotondati alla seconda cifra decimale, se necessario) proporzionali al rapporto tra il prezzo migliore offerto e quello offerto da ciascun offerente.

Miglior prezzo offerto

P = 60 x

Prezzo offerto

P = punti assegnati all’offerta.

Il prezzo considerato ai fini della valutazione sarà il prezzo totale proposto nell’offerta in riferimento a tutti i requisiti stabiliti in questo capitolato di appalto.

L’offerente presenterà la propria offerta economica utilizzando l’Allegato II C.

CAPITOLO IV – DISPOSIZIONI FINALI ‌

Articolo 12. Meccanismo di penalità e sanzioni ‌

Salve le sanzioni previste da disposizioni normative, l’IUE, a tutela delle norme contenute nel presente capitolato, si riserva di applicare le penali elencate di seguito:

• Una penale pari a €200,00 per ogni giorno di ritardo rispetto al programma di digitalizzazione fornito dalla stazione appaltante per ogni singolo servizio di digitalizzazione richiesto all'appaltatore;

• L’applicazione delle penali sarà preceduta da regolare contestazione dell’inadempienza del contratto quadro, verso cui l’impresa avrà la facoltà di presentare le proprie controdeduzioni entro e non oltre 5 (cinque) giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione di contestazione inviata dalla stazione appaltante.

Qualora la stazione appaltante consideri le controdeduzioni non sufficienti a giustificare l’inadempienza, vale a dire, se non sono state presentate nei termini convenuti, saranno applicate le sopra citate penali.

L’importo totale delle penali sarà detratto dal compenso per il servizio fornito in questione.

Articolo 13. Requisiti per la firma del contratto ‌

L'aggiudicatario, entro la data che sarà comunicata dall’IUE, deve presentare i seguenti documenti prima della firma del contratto:

• una copia del casellario giudiziale integrale del rappresentante legale dell’aggiudicatario e della persona incarica di svolgere il servizio presso la sede degli ASUE;

• l’accordo di riservatezza riguardante la protezione dei dati personali come regolata dalle disposizioni della EUI Data Protection Policy, che, al momento opportuno, sarà fornito dall’IUE all’aggiudicatario.

Si prega di tener conto che ogni membro del personale impiegato dall’aggiudicatario che sarà coinvolto nell’attuazione del contratto con l’IUE dovrà rinviare alla stazione appaltante tale accordo debitamente compilato e firmato;

Si prega di tenere conto che nel caso in cui l’aggiudicatario non presenti la documentazione sopra richiesta entro i tempi previsti o, previa verifica, non sia ritenuto conforme alle dichiarazioni presentate in sede di offerta, l’IUE si riserva il diritto di dichiararla decaduta e di aggiudicare il contratto all’offerente che segue in graduatoria, o di lanciare una nuova gara d’appalto.

Articolo 14. Gestione del contratto ‌

Per l’IUE, la/e persona/e di riferimento per la gestione del contratto è/sono la/le seguente/i:

▪ il Direttore degli Archivi Storici dell’Unione Europea

Articolo 15. Lista dei documenti della procedura di appalto ‌

I documenti della presente procedura di appalto sono composti dalla bozza di contratto, la lettera di invito, questo capitolato di appalto (Allegato I) e l’offerta del contraente (Allegato II), che include i seguenti allegati:

• Allegato II A – Dichiarazione sull’onore;

• Allegato II B – Offerta tecnica;

• Allegato II C – Offerta economica;

• Allegato II D – Richiesta di sopralluogo;

• Allegato II E - 2023 Giorni di chiusura IUE.

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