SCHEMA PER LA CONCESSIONE DELLA LICENZA PER L’EMISSIONE DELLA DICHIARAZIONE DI CONFORMITA’ DI UN PRODOTTO APPROVATA DA ACAE

SCHEMA PER LA CONCESSIONE DELLA LICENZA PER L’EMISSIONE DELLA DICHIARAZIONE DI CONFORMITA’ DI UN PRODOTTO APPROVATA DA ACAE

1. SCOPO

La presente procedura descrive le fasi del processo per la concessione da parte di ACAE della Licenza ad un Costruttore affinché rilasci una “Dichiarazione di Conformità” alle Norme applicabili su prodotti elettrici (ad esempio trasformatori MT/BT ad alta efficienza) e definisce le responsabilità nello svolgimento di tali fasi.

Scopo della “Dichiarazione di Conformità”, rilasciata dal Costruttore, è quello di assicurare che i prodotti interessati siano stati progettati, costruiti e provati attraverso un processo definito: la “Dichiarazione di conformità” garantisce le prestazioni dichiarate e verificate in accordo alle Norme di riferimento.

Con la concessione della Licenza ACAE approva l’operato del Costruttore, consentendogli di impiegare il marchio di ACAE sulle Dichiarazioni di Conformità rilasciate per gli esemplari prodotti.

2. APPLICABILITA’

La procedura si applica a tutte le attività svolte da e per conto dell’ACAE, per l’emissione da parte di ACAE stessa di una Licenza ad un Costruttore a rilasciare una “Dichiarazione di Conformità” alla Norme di riferimento. Questa procedura è in accordo allo schema di certificazione tipo 5 della Norma ISO IEC 17067 e garantisce che lo svolgimento delle attività e la emissione della relativa documentazione avvengano nel rispetto delle Norme e dello schema citato.

3. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO

I documenti di riferimento sono i seguenti:

CIG 021

CIG 022

CIG 023

CIG 024

ISO IEC 17050: Valutazione della conformità - Dichiarazione di conformità rilasciata dal fornitore.

4. PROCESSO PER LA CONCESSIONE AL COSTRUTTORE DELLA LICENZA PER IL RILASCIO DI UNA “DICHIARAZIONE DI CONFORMITA’ APPROVATA DA ACAE

Il processo per la concessione al costruttore della Licenza per il rilascio di una “Dichiarazione di Conformità” approvata da ACAE è costituito da 10 fasi.

Fase 1 - Presentazione della domanda

Alla compilazione della prima domanda Il Costruttore deve:

a) compilare la domanda di richiesta della Licenza per l’autorizzazione al rilascio della “Dichiarazione di Conformità” approvata da ACAE, in modo da fornire le seguenti informazioni:

• ragione sociale e indirizzo, nonché localizzazione del sito produttivo (ovvero dei siti) dei prodotti per i quali è richiesta la Licenza;

• identificazione dei prodotti oggetto della domanda (tipologia di prodotto, modello, codice articolo, nome o nomi commerciali, etc.);

• xxxxx a fronte della quale si intende ottenere la Licenza;

• nome della persona di riferimento;

b) firmare l’accettazione del Regolamento ACAE per la concessione della Licenza per l’autorizzazione al rilascio della Dichiarazione di Conformità approvata da ACAE; la domanda ed il Regolamento ACAE devono essere debitamente timbrati e firmati dal legale rappresentante del Costruttore ovvero da persona munita di procura.

c) inviare copia del certificato relativo alla certificazione del sistema gestione qualità del costruttore (ISO 9001, ISO 14001);

d) inviare la documentazione relativa ai prodotti oggetto della domanda; ACAE ha la facoltà di richiedere documentazione addizionale inerente il prodotto;

e) inviare Certificati/Rapporti di prova esistenti, rilasciati da Organismi riconosciuti da ACAE, relativi alla rispondenza dei prodotti oggetto della domanda alla Norma di prodotto;

f) proporre la nomina di un Osservatore ACAE che verrà valutata e, se accettata, controfirmata dal Segretario Generale;

g) compilare il Rapporto preliminare per la preparazione della visita ispettiva iniziale.

Alle successive domande è sufficiente venga presentato quanto non già in possesso di ACAE.

Fase 2 - Istruzione della domanda

Al ricevimento della domanda, ACAE provvede a:

- registrare la domanda, compiendo un esame preliminare della stessa e della relativa documentazione allegata;

- richiedere altra documentazione, oltre a quella indicata in precedenza, qualora ciò sia ritenuto necessario ai fini dell’istruzione della domanda;

- valutare gli eventuali Certificati/Rapporti di prova ricevuti e definire se del caso le ulteriori prove necessarie per la verifica della piena rispondenza del prodotto alla Norma;

- comunicare al Costruttore il nome dell’ispettore incaricato della pratica e le eventuali prove da effettuare da richiedere ad ACAE tramite una richiesta di Certificazione.

- concordare con il Costruttore l’effettuazione della/e visita/e ispettiva/e volta/e ad accertare il possesso dei requisiti.

Fase 3 - Verifica del costruttore

La verifica del costruttore comporta in ogni caso l’effettuazione di una visita ispettiva; detta verifica viene svolta secondo la procedura LOVAG CIG 021. In aggiunta verrà verificata la capacità del costruttore alla effettuazione delle prove individuali.

Durante la verifica, gli incaricati ACAE devono essere assistiti da personale del costruttore e dall’Osservatore ACAE (se nominato); il costruttore deve consentire il loro accesso in condizioni di sicurezza a tutte le aree ove vengono svolte attività rilevanti per l’oggetto della Licenza, ed anche la facoltà di intervistare il personale coinvolto nelle suddette attività. Il costruttore deve altresì consentire l’accesso, in accompagnamento agli ispettori ACAE, agli ispettori ACCREDIA. I nominativi degli ispettori saranno comunicati da ACAE preventivamente alla data di verifica ed è

concessa al Costruttore la facoltà di ricusarli motivandone per iscritto le ragioni quali comportamento deontologicamente scorretto o conflitto di interessi.

Il Costruttore s’impegna a fornire agli incaricati ACAE tutti gli strumenti necessari per una corretta valutazione, assicurando in particolare che siano disponibili:

- i documenti relativi ai prodotti interessati;

- le registrazioni relative, inclusi i rapporti delle verifiche ispettive interne;

- informazioni necessarie per l’accesso in condizioni di sicurezza ai siti produttivi che saranno oggetto di verifica.

Al termine della verifica, gli incaricati ACAE compilano il rapporto di valutazione integrato da un rapporto di collaudo che certifica le capacità del costruttore ad effettuare le prove individuali.

Prima di rendere definitivo tale rapporto, l'Organizzazione verificata:

- viene messa al corrente del risultato della verifica;

- ha l’opportunità di discutere con gli incaricati ACAE il contenuto del rapporto;

- firma il rapporto per presa visione, ricevendone copia.

Il Costruttore deve impegnarsi ad eliminare le “non conformità” eventualmente rilevate nel corso della verifica suddetta, inviando per iscritto le azioni correttive proposte, accompagnate da tutti gli elementi utili per la valutazione da parte di ACAE della loro idoneità (tempi di attuazione delle azioni correttive e relative responsabilità, evidenze documentali, etc.).

In casi di particolare gravità ovvero numerosità delle “non conformità” rilevate, ACAE si riserva la facoltà di effettuare una visita ispettiva supplementare oppure non concedere/bloccare la Licenza.

Fase 4 – Verifica dei prodotti

Obiettivo di ACAE è verificare la piena rispondenza dei prodotti oggetto della domanda a tutti i requisiti stabiliti dalle norme.

Questo avviene attraverso la verifica degli eventuali Certificati/Rapporti di prova presentati (come richiesto in precedenza) oppure attraverso la definizione di prove aggiuntive da effettuare.

In questo caso, il Costruttore presenterà ad ACAE una domanda di Certificazione per il rilascio di Certificati.

ACAE gestirà questa domanda secondo le modalità relativa al rilascio dei Certificati. Questa fase sarà completata con l’emissione di tutti i Certificati richiesti.

Fase 5 – Preparazione della Proposta per l’emissione della Licenza al costruttore per il rilascio di una “Dichiarazione di Conformità” approvata da ACAE

Sulla base delle risultanze delle verifiche condotte sul costruttore (Fase 3) e delle

prove e verifiche eseguite sui prodotti (Fase 4), l’ispettore ACAE incaricato della pratica raccoglie ed esamina tutta la documentazione e compila la proposta di concessione della Licenza, che verrà sottoposta all’attività di riesame.

Tale documentazione, per quanto applicabile, contiene:

- la proposta di concessione della Licenza con tutte le informazioni e documenti quali:

-i Certificati di tipo;

-il Rapporto di Valutazione del costruttore

-le Non Conformità eventualmente emerse e la loro risoluzione;

-la bozza della Licenza.

La Licenza contiene:

-Il logo ACAE

-La ragione sociale e l’indirizzo dell’ACAE

-Il numero della licenza

-La ragione sociale del richiedente

-Il prodotto per cui è stata concessa la Licenza

-I dati di identificazione del prodotto

-I riferimenti della norma ed al Certificato di conformità alla stessa

-L’elenco dei Certificati di conformità/rapporti di prova

-L’indirizzo dei luoghi di produzione

-Il riferimento al rapporto della visita ispettiva al luogo di produzione

-Il riferimento alle regole per l’uso della Licenza (Questa PA)

-La data di emissione

-La data di scadenza

-Il logo ACCREDIA.

Fase 6 - Riesame della Licenza

Un Ispettore ACAE, diverso da quello incaricato, prende in carico la Proposta e procede al riesame; tale attività è consentita anche ad Segretario Generale.

Questa attività consiste nel riesaminare l’intera documentazione e, sulla base delle risultanze delle verifiche condotte sul costruttore (Fase 3) e delle prove e verifiche eseguite sui prodotti (Fase 4), ne verifica la completezza e correttezza con riferimento allo scopo della domanda.

Al termine del riesame l’Ispettore firma per approvazione la Proposta, o respinge la stessa motivandone le ragioni, e passa la stessa al Segretario Generale.

Fase 7 – Decisione relativa alla concessione della Licenza

La Licenza è emessa dal Segretario Generale sulla base di tutte le informazioni relative alla valutazione, al suo riesame ed a qualsiasi altra informazione pertinente tra cui il parere della Commissione di certificazione circa l’imparzialità e l’indipendenza del processo seguito. A seguito dell’esito positivo della decisione, il Segretario Generale firma la Licenza.

Fase 8 – Documentazione riguardante la Licenza

Dopo la firma del Segretario Generale, ACAE invierà al Costruttore la licenza nella quale sono precisati: la denominazione e la sede legale del Costruttore, il sito/i produttivo/i a cui la Licenza si riferisce, il prodotto/i interessati, la norma di riferimento, la data di emissione e quella di scadenza. Quando la Licenza non viene accordata, ACAE comunica per iscritto al Costruttore tale decisione, indicando le relative motivazioni.

Il Costruttore ha la facoltà di ricorrere entro 30 giorni, vedi punto 8 del presente documento.

Fase 9 – “Dichiarazione di Conformità” approvata da ACAE e suo uso

Ricevuta la Licenza, il Costruttore è autorizzato a rilasciare “Dichiarazioni di Conformità” con il logo ACAE per i prodotti in essa indicati a seguito dell’esito positivo di tutte le prove previste. Tutte le prove devono essere presenziate dall’Osservatore ACAE che firmerà la Dichiarazione stessa. La Dichiarazione è un documento individuale e relativo ad un singolo prodotto.

Il modulo della “Dichiarazione di Conformità” deve essere presentato ad ACAE ed approvato da ACAE stessa prima dell’uso.

Esso deve contenere (in accordo a ISO IEC 17050):

-La ragione sociale del Costruttore

-I dati di identificazione del prodotto interessato

-L’indirizzo del luogo di produzione e di collaudo

-I riferimenti della norma

-I risultati di tutte le prove individuali previste dalla Norma di riferimento, con l’indicazione della strumentazione utilizzata (incluso il periodo di validità della calibrazione) e l’incertezza associata alle misure effettuate

-La data delle prove effettuate

-La data di emissione

-Il logo ACAE

-Il riferimento al numero della Licenza di ACAE

-La firma della persona del Costruttore che emette il documento e dell’Osservatore ACAE.

Nel corso delle visite annuali di sorveglianza, saranno verificate le Dichiarazioni di Conformità rilasciate con riferimento all’uso corretto della Licenza ricevuta.

Il rilascio delle Dichiarazioni sarà considerato improprio se:

- Non contengono i riferimenti sopra indicati

- Vengono rilasciate oltre il periodo di validità della Licenza

- Vengono rilasciate senza la relativa Licenza

- Vengono rilasciate per un prodotto non previsto dalla Licenza

- Vengono rilasciate prima della emissione della Licenza

- Vengono pubblicizzate in modo ingannevole fra prodotti autorizzati e non

- Vengono rilasciate in modo da indurre in errore una terza parte.

Fase 10 – Durata e sorveglianza della Licenza

La validità della Licenza è di tre anni ed è comunque subordinata all’esito positivo delle valutazioni di conformità dei prodotti alla Norma, della adeguatezza dei mezzi di produzione e di prova, del Sistema di Qualità ed, attraverso la sorveglianza, del loro mantenimento nel tempo.

La verifica del mantenimento nel tempo, viene effettuata da ACAE attraverso una sorveglianza periodica sia sul costruttore, per verificare il rispetto dei requisiti di cui al presente Regolamento, sia sui prodotti interessati, per verificare il mantenimento della conformità ai requisiti delle norme di riferimento. Nel corso della sorveglianza verranno ripetute prove individuali per confermare le capacità di prova e la rispondenza alla norma dei prodotti.

Questa sorveglianza avviene attraverso visite ispettive, prove e verifiche, secondo i criteri indicati nel seguito.

L’osservatore ACAE, in accordo alle sue responsabilità, dovrà partecipare attivamente a questa attività anche informando periodicamente ACAE circa le eventuali variazione di progetto, processo, materiali, procedure che potrebbero avere influenza sulle prestazioni dei prodotti marcati. L’Osservatore ACAE vigilerà anche sugli scarti in produzione e sui reclami dei clienti informando ACAE in caso di incrementi statistici significativi. L’Osservatore ACAE informerà ACAE su quanto prima descritto ogni 4 mesi o su richiesta specifica di ACAE.

- Controlli presso il costruttore

ACAE, con la presenza dell’Osservatore, effettua una visita ispettiva di sorveglianza presso il costruttore dei prodotti interessati, con frequenza annuale.

Gli stabilimenti, i magazzini ed i laboratori del costruttore e dei suoi eventuali fornitori devono essere accessibili agli incaricati ACAE. Il costruttore deve altresì consentire l’accesso, in accompagnamento agli ispettori ACAE, agli ispettori ACCREDIA. I nominativi degli ispettori saranno comunicati da ACAE preventivamente alla data della visita ed è concessa al fornitore la facoltà di ricusarli motivandone per iscritto le ragioni quali comportamento deontologicamente scorretto o conflitto di interessi.

Gli incaricati ACAE hanno la facoltà di procedere a tutte le verifiche che ritengono utili per controllare se il costruttore rispetta i requisiti del presente Regolamento, ed in particolare prendere visione ed eventualmente nota dei risultati delle prove individuali. E’ importante che nel corso della visita l’incaricato ACAE possa verificare la produzione dei prodotti interessati ed assistere alle prove individuali richieste dalla norma applicabile. L’incaricato ACAE può anche richiedere prove di verifica su prodotti interessati già collaudati e pronti per la spedizione.

5. SEGNALAZIONE DEI RECLAMI RICEVUTI

Il Costruttore si impegna a segnalare all’ACAE, tramite l’Osservatore ACAE, i reclami ricevuti sul prodotti per cui sono state rilasciate le Dichiarazioni di Conformità approvate da ACAE.

6. RINNOVO, ESTENSIONE E/O MODIFICA, SOSPENSIONE ED ANNULLAMENTO DELLA LICENZA

Alla fine del periodo di validità, la Licenza può essere rinnovata dopo aver ripetuto una visita di sorveglianza e confermata la capacità ad effettuare le prove individuali previste dalla Norma di riferimento per quel prodotto, oppure quando:

• i documenti di riferimento non sono cambiati

• non ci sono state variazioni sul prodotto

• sono state superate tutte le visite di sorveglianza.

Nel caso di richiesta di estensione e/o modifica della Licenza (come anche in casi di modifica dell’oggetto della Licenza), ACAE si riserva di valutare la domanda e definire le attività necessarie a coprire quanto richiesto (visita in fabbrica, prove addizionali, ...). Al termine potrà essere emessa una nuova Licenza o un emendamento a quella esistente.

L’ACAE si riserva di annullare la Licenza, ovvero di interdirne temporaneamente l’uso, quando verifica che il Costruttore non ha rispettato le condizioni stabilite dal presente regolamento, oppure in relazione alle risultanze delle visite ispettive.

Il Costruttore, a seguito della sospensione/annullamento della Licenza, deve cessare di rilasciare Dichiarazioni di Conformità con il logo ACAE e dell’utilizzo di tutto il relativo materiale pubblicitario.

7. MODIFICHE ALLO SCHEMA DI CERTIFICAZIONE

In caso di modifica, in particolare per quanto riguarda le condizioni relative al mantenimento della Licenza, l’ACAE ne darà comunicazione agli interessati.

8. RECLAMI E RICORSI

Il Costruttore/parti interessate ha facoltà di presentare reclami e ricorsi relativi all’attività svolta da ACAE, (p.e.: reclami relativi a errori od omissioni rilevati nella Licenza, contenziosi di natura economica, oppure ricorsi contro le decisioni dell’ACAE in merito alla non emissione, sospensione od annullamento della Licenza).

I reclami possono essere presentati in ogni momento, mentre i ricorsi devono essere presentati entro 30 (trenta) giorni dalla notifica del provvedimento emesso da ACAE.

ACAE confermerà al ricorrente il ricevimento del reclamo o ricorso ed esprimerà su questi parere definitivo entro 45 (quarantacinque) giorni dal loro ricevimento. Nel caso di non accettazione da parte del richiedente, del parere espresso dall’ACAE il reclamo, il ricorso, od ogni altro contenzioso, sarà sottoposto ad un unico arbitro nominato di comune accordo o, in mancanza di tale accordo, da un collegio arbitrale costituito da un arbitro nominato da ciascuna delle due parti e da un terzo nominato dal presidente del tribunale di Bergamo.

I reclami ed i ricorsi sono gestiti dall’ACAE allo stesso modo sia se presentati dal richiedente la certificazione, sia se presentati da altre parti interessate.

La documentazione relativa viene registrata, valutata ed archiviata secondo i criteri definiti nel Manuale della Qualità.

9. RISERVATEZZA

L’ACAE garantisce al Costruttore la massima riservatezza sui prodotti oggetto della Licenza e sulla relativa documentazione, a parte i dati autorizzati alla pubblicazione richiamati nella fase 5 del punto 4 del presente documento.

10. ONERI

Il Costruttore si impegna a pagare gli onorari stabiliti dal tariffario o quanto stabilito dal preventivo se esistente.