DISCIPLINARE TECNICO
UNIONE EUROPEA
PRESIDENZA AUTORITÀ DI GESTIONE COMUNE
DEL PROGRAMMA OPERATIVO ENPI CBC BACINO DEL MEDITERRANEO
SERVIZIO PER LA GESTIONE OPERATIVA
PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI AUDIT A CAMPIONE DEI PROGETTI FINANZIATI DAL PROGRAMMA OPERATIVO ENPI CBC BACINO DEL MEDITERRANEO 2007/2013, AI SENSI DEGLI ARTT. 30 e 37 DEL REGOLAMENTO DI ATTUAZIONE (CE) N. 951/2007
DISCIPLINARE TECNICO
approvato con Determinazione n. 135/2007 del 24/04/2012 C.I.G. 417371850C - C.U.P. E24C08000020006 - CPV: 79210000-9
SOMMARIO
Paragrafo 1 – Finalità dell’intervento, normativa e contesto di riferimento 3
Paragrafo 2 – Oggetto e modalità di svolgimento del servizio 7
Paragrafo 3 - Gruppo di lavoro e relativi compiti 15
Paragrafo 5 - Altri oneri relativi alla realizzazione dei servizi a carico dell’aggiudicatario 18
Paragrafo 6 - Principi etici 18
PARAGRAFO 1 – FINALITÀ DELL’INTERVENTO, NORMATIVA E CONTESTO DI RIFERIMENTO
Legenda degli acronimi più utilizzati
Acronimo | Denominazione per esteso |
AGC/JMA | Autorità di Gestione Congiunta/Joint Managing Authority |
CBC | Cross Border Cooperation |
CSC/JMC | Comitato di Sorveglianza Congiunto/ Joint Managing Commitee |
ENPI | European Neighbourhood and Partnership Instrument |
POC | Programma Operativo Congiunto |
PRAG | Practical Guide to contract procedures for EU external actions |
STC/JTS | Segretariato Tecnico Congiunto/Joint Technical Secretariat |
Struttura dell’Autorità di gestione
1.1 Contesto di riferimento
Il Programma Operativo Congiunto (POC) ENPI CBC Bacino del Mediterraneo (Allegato I) fa parte della nuova politica europea di vicinato (PEV) e del suo strumento finanziario (Strumento europeo di vicinato e partenariato - ENPI) per il periodo 2007-2013. Il Programma mira a rafforzare la cooperazione tra l'Unione europea (UE) e le regioni dei Paesi partner situate lungo le rive del Mar Mediterraneo. Esso coinvolge 76 regioni, appartenenti ai paesi ammissibili al Programma: Cipro, Egitto, Francia, Grecia, Israele, Italia, Giordania, Libano, Malta, Autorità Palestinese, Portogallo, Spagna, Siria1 e Tunisia.
Il Programma Operativo Congiunto (POC), approvato il 14 agosto 2008 con decisione della Commissione Europea C (2008) 4242, stabilisce un quadro strategico di 4 Priorità definite congiuntamente dai paesi partecipanti:
1) Promozione dello sviluppo socio-economico e valorizzazione dei territori;
2) Promozione della sostenibilità ambientale a livello di Bacino;
3) Promozione di migliori condizioni e modalità per garantire la mobilità delle persone, dei beni e dei capitali;
4) Promozione del dialogo culturale e della governance locale.
Il contributo finanziario globale dell'Unione europea al Programma è di 200.000.000 euro per il periodo 2007-2013, provenienti dal Fondo Europeo di Sviluppo Regionale (FESR) e dalla “Sezione 4” - "UE come partner globale" - del bilancio dell'UE.
Come principale organo decisionale, il Comitato di Sorveglianza Congiunto (JMC), composto dai rappresentanti dei paesi partecipanti, sovrintende e garantisce la qualità e l'efficacia dell'attuazione del Programma e approva i progetti da finanziare.
1La Commissione Europea ha momentaneamente sospeso la partecipazione della Siria al Programma.
L'Autorità di Gestione Comune (JMA), la Regione Autonoma della Sardegna, è responsabile della gestione operativa e finanziaria del Programma. E’ supportata da un Segretariato Tecnico Congiunto (JTS), un ufficio internazionale con sede a Cagliari, mentre una rete di filiali (BOs Branch Offices) e punti di contatto nazionali (NCP) contribuiscono alla promozione delle opportunità e dei risultati del Programma nei territori ammissibili.
Soggetti pubblici e privati organizzati in partenariati transfrontalieri nel Mediterraneo sono periodicamente invitati a presentare proposte di progetti a seguito del lancio di bandi pubblici (Call for Proposals). I principali beneficiari sono: le autorità pubbliche nazionali, regionali e locali, enti pubblici, le agenzie di sviluppo, università e istituti di ricerca, organizzazioni internazionali, organizzazioni non governative, le associazioni, nonché i soggetti privati che operano nei settori di intervento del Programma.
I progetti possono essere finanziati fino a un massimo del 90% del budget di spesa ammissibile per un totale di 182.646.592 Euro, mentre i partner sono tenuti a fornire un minimo del 10% di co-finanziamento. Le proposte di progetto vengono presentate nell'ambito di bandi di gara con procedura aperta e ristretta (xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxx) e possono riguardare progetti standard o strategici. Allo stato attuale la JMA ha lanciato 3 Bandi per il finanziamento dei progetti: due per progetti standard e uno per progetti strategici, esaurendo di fatto le risorse del Programma destinate al finanziamento dei progetti.
Di seguito si riporta una scheda riepilogativa dei Bandi pubblicati.
Bando | Data di lancio | Budget del Bando | Progetti presentati | Progetti Finanziati | Finanziamento max per Progetto | Tempistica di rendicontazione | Durata max del Progetto |
1° Bando progetti standard | 1° semestre 2009 | 50.539.456 Euro | 598 | 37 | 2.000.000 | Annuale | 4 anni |
1° Bando progetti strategici | 1° semestre 2011 | 75.600.000 Euro | 300 | ---1 | 5.000.000 | Annuale | 3 anni |
2° Bando progetti standard | 2° semestre 2011 | 56.507.136 Euro | 1.0982 | ---1 | 2.000.000 | Annuale | 2 anni |
La JMA in prospettiva dovrebbe finanziare un numero massimo di 120 progetti.
2 La valutazione delle proposte progettuali è in corso alla data di pubblicazione del presente disciplinare di gara
1.2 Normativa di riferimento
Ai sensi dell'articolo 37 del Regolamento (CE) n. 951/2007, l’Autorità di Gestione Comune (JMA) redige un Programma annuale di audit dei progetti da essa finanziati.
I controlli vengono realizzati su documenti e in loco per un campione di progetti selezionato dalla JMA secondo un metodo di campionamento statistico casuale basato su norme di audit riconosciute a livello internazionale, tenuto conto in particolare di fattori di rischio legati all’importo dei progetti, al tipo di operazione, al tipo di beneficiario o di altri fattori pertinenti.
Il campione deve essere abbastanza rappresentativo da garantire un livello soddisfacente di fiducia nei controlli diretti effettuati dalla JMA sulla materialità, l’esattezza e l’ammissibilità delle spese dichiarate dai progetti.
La JMA redige ogni anno, ai sensi dell'articolo 30 del regolamento (CE) n. 951/2007, una Relazione sull’attuazione, nel corso dell’anno precedente, del Programma di audit dei progetti di cui all’art.37. La Relazione descrive in dettaglio la metodologia utilizzata dalla JMA per la selezione di un campione rappresentativo di progetti, i controlli effettuati, le raccomandazioni formulate e le conclusioni tratte dalla JMA in relazione alla gestione finanziaria dei progetti interessati.
La Relazione sull’attuazione, nel corso dell’anno precedente, del Programma di audit dei progetti è uno degli allegati alla Relazione annuale della JMA alla Commissione prevista dall’articolo 28 del Regolamento (CE) n. 951/2007, e viene presentata dalla JMA alla Commissione europea entro il 30 giugno di ogni anno.
Altri documenti (Allegato II) rilevanti per la comprensione del presente disciplinare di gara sono :
▪ Annex II General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external actions
▪ Annex IV Contract Award Procedures
▪ Annex VI e VII Special Conditions Grant Contract (BUDG and EDF) – Expenditure Verification: Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract – External Actions of the European Community,
di cui alla Guida Pratica alle procedure contrattuali per le azioni esterne della Comunità europea.
1.3 Finalità dell’intervento
L'attuazione del Programma annuale di audit dei progetti ha lo scopo di ottenere garanzie sulla spesa dei progetti e sul funzionamento dei controlli di verifica delle spese. A tal fine la JMA intende esternalizzare le attività di pianificazione e realizzazione degli audit a campione sui progetti per l’intera durata del Programma Operativo, individuando un operatore economico qualificato in grado di realizzare tali attività nel rispetto delle norme e degli standard di audit
riconosciuti a livello internazionale nonchè delle regole deontologiche della Federazione internazionale degli esperti contabili (IFAC).
PARAGRAFO 2 – OGGETTO E MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO
Oggetto del presente appalto è la realizzazione del servizio di audit a campione, in loco e documentale, sulle spese dichiarate dai progetti finanziati nell’ambito del Programma Operativo ENPI CBC Bacino del Mediterraneo 2007/2013.
Nel rispetto di quanto sin qui esposto, per l’intero periodo di espletamento del presente affidamento, l’aggiudicatario dovrà garantire alla JMA l’espletamento dei seguenti servizi minimi:
1. Definizione del metodo di campionamento
2. Modulistica di audit e di reporting
3. Selezione del campione dei progetti da sottoporre a controllo
4. Definizione del Programma annuale di audit dei progetti
5. Attuazione del Programma annuale di Audit dei progetti
6. Relazione annuale sull’attuazione del Programma annuale di audit dei progetti.
2.1. Definizione del metodo di campionamento
La popolazione per il campionamento è costituita da quei progetti per i quali nell’anno solare precedente è stata presentata alla JMA idonea dichiarazione di spesa con il report finanziario e il report di verifica delle spese (v. Annex VI e VII delle Special Conditions allegato al contratto di finanziamento dei progetti). L’aggiudicatario deve sottoporre all’approvazione della JMA, secondo il calendario indicato al paragrafo 4 e sulla base di quanto delineato nell’offerta tecnica dettagliata sulla base delle informazioni sulla popolazione disponibili a quel momento, il metodo di campionamento statistico casuale basato su norme di audit riconosciute a livello internazionale (ISA – International Standard on Audit), tenuto conto in particolare di fattori di rischio legati all’importo dei progetti, al tipo di operazione, al tipo di beneficiario o di altri fattori pertinenti (ISA 330). Il campione deve essere abbastanza rappresentativo da garantire un livello soddisfacente di fiducia nei controlli diretti effettuati dalla JMA sulla materialità, l’esattezza e l’ammissibilità delle spese dichiarate dai progetti.
Nel caso in cui la numerosità della popolazione di riferimento sia troppo piccola per applicare un metodo di campionamento statistico, possono essere utilizzati metodi alternativi di campionamento nel rispetto delle ISA 530. Il metodo di campionamento, sottoposto all’approvazione della JMA, dovrà essere motivato ed accompagnato dalla descrizione dei criteri scelti e in questo caso dovrà essere garantito il controllo su almeno il 10% della spesa complessiva per i progetti finanziati entro la fine del Programma. In considerazione delle
specificità del Programma in termini di dimensione geografica dell’area di intervento3, della tipologia di progetti oggetto di finanziamento (progetti standard, progetti strategici), della differente allocazione delle risorse di programma alle quattro priorità ivi contenute e dello status giuridico dei potenziali partecipanti al medesimo, nella formulazione finale del metodo di campionamento, oggetto di approvazione da parte della JMA, l’aggiudicatario deve dimostrare che entro il termine finale per l’espletamento del servizio sarà assicurato il controllo su:
▪ almeno 1 progetto finanziato per ogni priorità
▪ almeno 1 progetto per ogni bando
▪ almeno 1 controllo per ciascuno dei Paesi partecipanti al Programma Operativo ENPI CBC Bacino del Mediterraneo.
La proposta del metodo di campionamento alla JMA deve avvenire entro 30 giorni lavorativi dalla firma del contratto con la JMA. Per ogni ulteriore modifica ed integrazione richiesta dalla JMA, anche durante l’esecuzione del contratto e senza oneri aggiuntivi per la JMA, sono riconosciuti all’aggiudicatario ulteriori 5 giorni lavorativi dalla richiesta.
SCHEDA INFORMATIVA SUI BANDI
Al fine di consentire agli operatori interessati di farsi un’idea sulla numerosità della popolazione e dunque una consapevole formulazione dell’offerta, di seguito si riporta una sintesi delle principali informazioni relative ai Bandi pubblicati:
A. Il 1° Bando per progetti standard (4 priorità) ha avuto un budget complessivo di
50.539.456 Euro (escluso il cofinanziamento da parte dei progetti, in media il 10%), di cui 47.258.277,5 Euro per progetti d’importo compreso fra 500.000 Euro e 2.000.000 Euro ed 3.281.178,5 Euro per progetti d’importo a partire da 200.000 Euro a 2.000.000 Euro: su questo bando vengono finanziati complessivamente 37 progetti, nelle seguenti classi d’importo:
Classe d’importo | Totale progetti | Priorità 1 | Priorità 2 | Priorità 3 | Priorità 4 | |||
a. | 0 - 500.000 | 4 | 0 | 0 | 0 | 4 | ||
b. | 500.001 - 1.000.000 | 3 | 0 | 1 | 0 | 2 | ||
c. | 1.000.001 - 1.500.000 | 8 | 4 | 2 | 1 | 1 | ||
d. | 0.000.000 - 0.000.0000 | 22 | 10 | 10 | 0 | 2 |
Il numero dei partner che partecipano ai progetti di questo bando varia da 3 a 13 con la seguente distribuzione di frequenza:
N° partner | Totale progetti | Priorità 1 | Priorità 2 | Priorità 3 | Priorità 4 |
3 Autorità Palestinese, Cipro , Egitto, Francia, Giordania, Grecia, Israele, Italia, Libano, Malta , Portogallo, Siria, Spagna, Tunisia; tuttavia la partecipazione della Siria è stata sospesa per decisione della Commissione europea. 4 O superiori, ma con il finanziamento comunitario calcolato sul massimo del 90% di 2.000.000.
3 | 2 | 1 | 1 | 0 | 0 |
4 | 10 | 3 | 3 | 0 | 4 |
5 | 4 | 2 | 0 | 0 | 2 |
6 | 4 | 0 | 2 | 1 | 1 |
7 | 6 | 2 | 3 | 0 | 1 |
8 | 4 | 2 | 1 | 0 | 1 |
9 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
10 | 4 | 3 | 1 | 0 | 0 |
11 | 2 | 1 | 1 | 0 | 0 |
12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
13 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 |
e la seguente distribuzione geografica:
Paese | N° partner capofila (beneficiari) | N° partner non capofila | Totale partner | Capofila + non capofila priorità 1 | Capofila + non capofila priorità 2 | Capofila + non capofila priorità 3 | Capofila + non capofila priorità 4 |
Autorità palestinese | 0 | 11 | 11 | 0+7 | 0+1 | 0+0 | 0+3 |
Cipro | 2 | 6 | 8 | 0+3 | 2+2 | 0+0 | 0+1 |
Egitto | 0 | 7 | 7 | 0+3 | 0+1 | 0+0 | 0+3 |
Francia | 5 | 6 | 11 | 1+1 | 2+4 | 0+0 | 2+1 |
Giordania | 0 | 17 | 17 | 0+10 | 0+3 | 0+1 | 0+3 |
Grecia | 4 | 14 | 18 | 1+5 | 1+4 | 0+1 | 2+4 |
Israele | 2 | 6 | 8 | 1+2 | 1+2 | 0+0 | 0+2 |
Italia | 18 | 47 | 65 | 7+24 | 5+14 | 1+0 | 5+9 |
Libano | 0 | 21 | 21 | 0+13 | 0+3 | 0+1 | 0+4 |
Malta | 1 | 6 | 7 | 1+1 | 0+4 | 0+0 | 0+1 |
Portogallo | 0 | 2 | 2 | 0+1 | 0+1 | 0+0 | 0+0 |
Siria5 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Spagna | 4 | 18 | 22 | 2+8 | 2+5 | 0+2 | 0+3 |
Tunisia | 0 | 12 | 12 | 0+5 | 0+3 | 0+0 | 0+4 |
B. Il Bando per progetti strategici (2 priorità) ha un budget complessivo di 75.600.000 Euro (escluso il cofinanziamento da parte dei progetti) per progetti d’importo compreso fra 2.000.000 Euro e 5.000.000 Euro. Il processo di selezione di progetti su questo bando è al momento in corso. Il numero dei partner che partecipano ai progetti di questo bando invitati a presentare una domanda completa varia da 4 a 15.
Al momento non è noto quali di questi saranno ammessi a finanziamento.
C. Il 2° Bando per progetti standard (4 priorità) ha un budget complessivo di 56.507.136 Euro (incluso il cofinanziamento: 62.785.707 Euro), di cui 42.224.646,5 Euro per progetti d’importo compreso fra 500.000 Euro e 2.000.000 Euro ed 14.282.489,5 per progetti d’importo da
200.000 Euro fino a 2.000.000 Euro. Il processo di selezione di progetti su questo bando è al momento in corso.
Il numero dei partner che partecipano ai progetti di questo bando non è al momento disponibile; il numero minimo necessario è 3.
2.2. Modulistica di audit e di reporting
L’aggiudicatario, conformemente a quanto proposto in sede di offerta tecnica, deve predisporre e trasmettere la modulistica (Audit templates) da utilizzare nell’esecuzione del servizio, ed in particolare:
- il formato di avviso di audit (documentale ed in loco) con richiesta dei documenti da mettere a disposizione;
- il formato di check list di controllo
- il formato del Programma annuale di audit dei progetti;
- il formato di Resoconto provvisorio e definitivo per singolo audit e per progetto;
- il formato di Relazione annuale sull’attuazione del Programma di audit dei progetti.
La suddetta modulistica deve essere approvata dalla JMA, a tal fine la stessa può richiedere modifiche ed integrazioni, anche durante l’esecuzione del contratto, che devono essere eseguite dall’aggiudicatario, e senza oneri aggiuntivi per la JMA, entro 3 giorni lavorativi successivi alla richiesta.
5 La partecipazione dei partner siriani è stata sospesa con decisione della Commissione europea.
2.3. Selezione del campione dei progetti da sottoporre a controllo
L’aggiudicatario, ricevuto dalla JMA, l’elenco dei report finanziari e di verifica delle spese relativi all’anno precedente, dimensiona il campione in applicazione del metodo di campionamento approvato.
L’estrazione dei progetti componenti il campione avverrà presso la sede della JMA entro il 15 gennaio di ogni anno.
2.4. Definizione del Programma annuale di audit dei progetti
Con cadenza annuale, dopo l’estrazione del campione dei progetti da sottoporre a controllo, l’aggiudicatario, sulla base dell’offerta tecnica e della tempistica di cui al successivo paragrafo 4, sottopone alla JMA una proposta di Programma annuale di audit dei progetti (articolo 37, Reg. (CE) n. 951/2007). Tale proposta include il dettaglio della metodologia di audit che sarà utilizzata nello svolgimento dell’attività, sulla base della metodologia di massima descritta nell’offerta tecnica. La metodologia dettagliata indica come l’attività di audit raggiungerà gli obiettivi previsti (in particolare nel successivo paragrafo 2.5.2) ed in caso di campionamento non statistico fa esplicito riferimento al rispetto dei criteri fissati nel paragrafo 2.16. Nella proposta di Programma annuale di audit dovrà essere motivata in dettaglio, sulla base di regole di audit internazionalmente riconosciute, l’eventuale scelta di non controllare tutti i partner dei progetti campionati o che i controlli non siano svolti interamente in loco.
Il Programma annuale potrà essere oggetto di aggiornamento, senza oneri aggiuntivi per la JMA. E’ responsabilità dell’aggiudicatario pianificare e progettare il controllo tenendo conto della struttura e dell’ambito geografico del campione in esame, e motivare sempre la scelta in maniera tale da assicurare il rispetto degli standard internazionalmente riconosciuti in materia di audit.
Il Programma annuale di audit dei progetti deve avere il seguente contenuto minimo:
- la denominazione e l’acronimo dei progetti selezionati col campionamento;
- i beneficiari e i partner selezionati, compreso il nominativo e i recapiti dei rispettivi referenti;
- gli importi delle spese rendicontate;
- la data prevista per i controlli;
- il nominativo del revisore (del gruppo di lavoro dell’aggiudicatario) previsto per il singolo audit
- la location prevista per il controllo (documentale e in loco)
- le date di consegna dei resoconti provvisori e finali di controllo, comprese le scadenze per le procedure di contraddittorio applicabili ai soggetti controllati e alla JMA.
6 Ossia assicurare che entro il termine per l’espletamento del servizio siano sottoposti a audit almeno 1 progetto finanziato per ogni priorità, almeno 1 progetto per ogni bando, almeno 1 controllo per ciascuno dei Paesi partecipanti ed almeno il 10% della spesa complessiva per i progetti finanziati entro la fine del Programma.
Il Programma annuale di audit dei progetti deve assicurare una tempistica di audit tale da consentire alla JMA sia il rispetto dei termini obbligatori per la presentazione della Relazione annuale prevista dall’articolo 30 del Regolamento (CE) 951/2007 (v. paragrafo 4 – Tempistica), che l’esecuzione del lavoro di audit dei progetti campionati durante tutto l’anno in maniera tale da garantire la qualità del lavoro svolto. La JMA può chiedere all’aggiudicatario modifiche o integrazioni della proposta di Programma annuale prima di procedere alla sua approvazione.
Al fine di assicurare la JMA sul rispetto dei tempi previsti nel predetto Programma annuale di audit, deve essere data la possibilità ai suoi rappresentanti di verificare e osservare la corretta attuazione dei controlli. La JMA deve essere costantemente informata sull’andamento dell’attività attraverso la trasmissione di report periodici di monitoraggio del Programma annuale di audit sui progetti; la periodicità dei report sarà definita annualmente dalla JMA sulla base del Programma annuale di audit sui progetti.
2.5. Attuazione del Programma annuale di Audit per i progetti
Questa fase del servizio consiste in:
- preparazione del lavoro di audit;
- esecuzione del lavoro di audit;
- attività di reporting e gestione del contradditorio.
2.5.1. Preparazione del lavoro di audit
L'esecuzione dei controlli è preceduta dalla lettera di convocazione al soggetto sottoposto a controllo secondo il modello approvato dalla JMA, che indica la data ed il contenuto dei controlli, i documenti che devono essere messi a disposizione e le modalità di controllo di tali documenti. La richiesta della documentazione in originale o in copia conforme all’originale deve essere effettuata sulla base delle regole professionali di audit applicabili. Si precisa a tal fine che i documenti relativi alle singole voci di spesa (fatture, estratti conto bancari e le altre prove di pagamento, buste paga ecc) o la documentazione relativa alle gare d'appalto, contratti di lavoro e i contratti per la fornitura di beni e servizi, nonché le informazioni relative al sistema di contabilità, devono essere richiesti e ottenuti dai beneficiari e dai partner di progetto. La JMA fornirà la documentazione relativa alle decisioni assunte sulle spese oggetto di audit.
2.5.2. Esecuzione del lavoro di audit
Ai sensi dell'articolo 37 del Reg. (CE) n. 951/2007, il Programma annuale di audit sui progetti deve essere realizzato mediante esame documentale e controlli in loco.
I controlli, condotti dall’aggiudicatario, dovranno garantire almeno il raggiungimento dei seguenti obiettivi specifici:
- adeguata comprensione del progetto, del beneficiario e dei partner coinvolti;
- conformità dei report con il contratto di finanziamento dei progetti e suoi Annex;
- credibilità dei report finanziari e dei report di verifica delle spese
- ammissibilità delle spese e adeguato trattamento delle risorse generate dal progetto;
- verifica del rispetto della percentuale fissata per le spese amministrative;
- correttezza/accuratezza della reportistica sui progetti: report tecnici e finanziari (v. Annex VI delle Special Conditions, allegato al contratto di finanziamento dei progetti), e di verifica delle spese (v. Annex VII delle Special Conditions, allegato al contratto di finanziamento dei progetti);
- correttezza/accuratezza delle informazioni contabili dei progetti e rispetto delle norme contrattuali di contabilità;
- esistenza del progetto;
- evitare il doppio finanziamento.
In ogni caso deve essere reso possibile il confronto dei risultati dell’audit dell’aggiudicatario con quelli dei report di verifica delle spese (v. Annex VII delle Special Conditions allegato al contratto di finanziamento dei progetti).
Tuttavia, controlli supplementari non previsti nell'Annex VII delle Special Conditions possono essere inclusi dall’aggiudicatario, senza alcun onere aggiuntivo per la JMA, fra le verifiche da fare nel quadro del Programma annuale di audit per i progetti.
L’aggiudicatario dovrà assicurare idonei controlli su ognuna delle voci di seguito riportate:
1) I report finanziari ed i report di verifica delle spese certificati dai auditor di progetto ex art.
7.4.3 delle Special Conditions (Annex VII, allegato al contratto di finanziamento dei progetti xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx/xxx- to-apply).
2) Le rilevanze documentali utilizzate dai medesimi Auditors di progetto di cui al punto precedente per la formulazione dei reports.
3) La documentazione amministrativa e contabile pertinente conservata presso il soggetto controllato relativa a tutte le categorie di spesa, così come definite all’art.23 e 33 del Reg. CE 951/2007 e all’art.14 delle General Conditions (Annex II) applicable to European Union-financed grant contracts for external actions (xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx-xxx- proposals/second-call-standard-projects/how-to-apply e sezioni analoghe per gli altri bandi).
4) Le risultanze di progetto (outputs).
6) Il rispetto della regola dell’origine di cui all’articolo 21 comma 6 del Regolamento (CE) n. 1638/2006 e al paragrafo 2.3.1 del PRAG.
L’aggiudicatario può estendere le procedure di controllo, senza alcun onere aggiuntivo per la JMA, secondo la propria valutazione del rischio e metodo di audit, in conformità con gli standard di audit riconosciuti internazionalmente.
Durante l'esecuzione dei controlli, l’aggiudicatario deve compiere almeno le seguenti fasi di lavoro:
- incontro di apertura con il soggetto sottoposto a controllo;
- esecuzione dei lavori di controllo documentale e in loco;
- riunione di chiusura con indicazione delle principali risultanze.
2.5.3. Reporting e gestione del contradditorio
Resoconto provvisorio di audit
Per ciascun progetto sottoposto a controllo, l’aggiudicatario deve analizzare i risultati e le evidenze dei controlli effettuati. Devono essere indicate con precisione le somme delle spese ammissibili e non ammissibili, nonché ogni altro errore o inesattezza rilevata durante i controlli. L’aggiudicatario deve elaborare per ciascun progetto sottoposto a controllo un Resoconto provvisorio di audit che riassume le finalità dei controlli, tutte le attività di controllo effettuate e i risultati ottenuti.
Gestione del contradditorio
Il Resoconto provvisorio deve essere trasmesso ai soggetti controllati e, in ogni caso, al Beneficiario del progetto ed alla JMA. Il soggetto sottoposto a controllo potrà presentare le sue osservazioni documentate all’aggiudicatario, al Beneficiario del progetto e alla JMA entro il termine fissato (comunque non superiore a 7 giorni di calendario dalla trasmissione del resoconto provvisorio). L’aggiudicatario, tenuto conto delle eventuali osservazioni pervenute dalla JMA, sulla base del risultato dei controlli, delle prove documentali e delle controdeduzioni del soggetto sottoposto a controllo, formula le proprie osservazioni in merito alla gestione finanziaria dei progetti interessati dal controllo attraverso il resoconto definitivo di audit.
Resoconto definitivo di audit
L’aggiudicatario presenta il Resoconto definitivo di audit al soggetto controllato, alla JMA ed al Beneficiario del progetto, entro 7 giorni dalla risposta del soggetto sottoposto a controllo.
L’aggiudicatario qualora entro la scadenza del termine per rispondere non riceve alcuna prova documentale o dichiarazione/osservazione, procede a trasformare il Resoconto provvisorio in Resoconto definitivo.
Il Resoconto definitivo di audit deve contenere le conclusioni dell’aggiudicatario sulle osservazioni contenute nel Resoconto provvisorio alle luce delle prove documentali e controdeduzioni del soggetto controllato, qualora ricevute. Il Resoconto definitivo di audit, come detto sopra, deve consentire una comparazione dei risultati degli audit svolti dall’aggiudicatario con i risultati che emergono dai report finanziari e di verifica delle spese dei singoli soggetti sottoposti a controllo. Nello specifico, deve esplicitare tale comparazione e contenere il giudizio dell’aggiudicatario sulla gestione finanziaria del progetto e sull’affidabilità del report di verifica delle spese da parte degli auditor di progetto.
2.6. Redazione della Relazione annuale sull’attuazione del Programma di audit dei progetti
Sulla base dei Resoconti definitivi di audit, per ciascun progetto verificato, l’aggiudicatario predispone una Relazione annuale sull’attuazione del Programma di audit dei progetti, entro i termini stabiliti nel successivo paragrafo 4 – Tempistica.
La Relazione deve essere conforme al modello approvato dalla JMA. Per la preparazione della Relazione annuale, l’aggiudicatario deve aggregare i risultati dei controlli, analizzarli e
classificarli mettendo in evidenza gli scostamenti rispetto a quanto dichiarato dal soggetto sottoposto a controllo in sede di richiesta dei fondi alla JMA, a quanto ammesso al finanziamento e pagato dalla JMA. La JMA si riserva di richiedere eventuali integrazioni alla Relazione annuale che l’aggiudicatario è obbligato ad effettuare entro massimo 5 giorni lavorativi dalla richiesta e senza oneri aggiuntivi a carico della JMA.
La Relazione annuale deve essere redatta in lingua inglese, francese e italiana.
PARAGRAFO 3 - GRUPPO DI LAVORO E RELATIVI COMPITI
L’aggiudicatario deve costituire, a pena di esclusione, e mantenere per tutta la durata dell’affidamento del servizio un gruppo di lavoro per le attività oggetto del presente bando di gara. L’aggiudicatario dovrà garantire l’impegno nel progetto di professionalità specifiche di comprovata esperienza necessarie all’ottimale realizzazione del servizio, nel rispetto delle norme e regole di audit riconosciute a livello internazionale.
Il gruppo di lavoro deve presentare, a pena di esclusione, la seguente composizione minima ed essere costituito da figure professionali, tutte autorizzate all’esercizio dell’attività di audit secondo gli standard IFAC e iscritte ai relativi albi e/o registri aventi riconoscimento a livello internazionale. Il gruppo di lavoro è composto da un nucleo principale e da uno o più nuclei di audit.
Il nucleo principale è responsabile del coordinamento e della gestione delle attività di audit, della selezione del campione dei progetti da sottoporre a controllo, dei rapporti con la JMA e della gestione dei nuclei di audit. Il nucleo principale ha la seguente composizione minima:
▪ un coordinatore, responsabile della supervisione di tutte le attività connesse al contratto e di coordinamento con la JMA, il quale deve soddisfare i seguenti requisiti minimi:
o auditor legalmente qualificato e abilitato alla firma delle relazioni di audit, con almeno 7 anni di esperienza professionale documentata in materia di audit su Programmi cofinanziati da fondi comunitari
o capacità di lavorare in lingua inglese e/o francese
▪ un esperto senior, responsabile della gestione del servizio, il quale deve soddisfare i seguenti requisiti minimi:
o auditor legalmente qualificato abilitato alla firma delle relazioni di audit, con almeno 5 anni di esperienza professionale documentata in materia di audit su Programmi cofinanziati da fondi comunitari
o capacità di lavorare in lingua inglese e/o francese.
I nuclei di audit sono incaricati delle attività di audit. L’aggiudicatario, per ciascun Paese dell’area di riferimento del Programma, deve identificare gli esperti per i nuclei di audit, che devono avere i seguenti requisiti minimi:
o documentata esperienza professionale di almeno 2 anni in materia di audit su Programmi cofinanziati da fondi comunitari
o capacità di lavorare nelle lingue ufficiali del Programma (inglese, francese e arabo).
L’aggiudicatario deve dimostrare che i componenti del gruppo di lavoro nel loro insieme, nucleo principale e nuclei di audit, posseggano competenze linguistiche adeguate allo svolgimento del servizio nell’area di eleggibilità del Programma Operativo, nonché la conoscenza della legislazione nazionale applicabile alle procedure di spesa dei Paesi ove si svolgono i controlli.
Dovrà essere altresì garantita, a pena di esclusione, nella composizione minima del gruppo di lavoro la competenza professionale in elaborazione e analisi dei dati e indagini campionarie necessaria per la definizione del metodo di campionamento e la selezione del campione dei progetti da sottoporre a controllo.
La qualificazione dei componenti il gruppo di lavoro, nucleo principale e nuclei di audit, deve essere dimostrata fornendo il curriculum vitae di ciascuno. Il curriculum vitae, contenente le professionalità richieste dal presente disciplinare a pena di esclusione, di ognuna delle risorse umane impiegate nell’esecuzione dell’appalto dovrà essere allegato alla domanda di partecipazione alla gara (si suggerisce l’evidenziazione del profilo professionale, del ruolo e delle attività assegnate, delle competenze possedute e l’utilizzo del formato europeo). Ove l’offerente indichi risorse non incluse all’interno del proprio organico dovrà essere allegata, a pena di esclusione, una dichiarazione di impegno all’espletamento dei servizi richiesti nell’ambito del presente appalto a firma della risorsa umana proposta.
Il Coordinatore del gruppo di lavoro sarà il referente unico per tutta l’attività del gruppo di lavoro per lo svolgimento del servizio oggetto del presente disciplinare. Egli dovrà garantire la sua reperibilità, fornendo un recapito fisico, telefonico, di fax e di posta elettronica per tutte le comunicazioni relative al servizio oggetto del presente disciplinare.
Il gruppo di lavoro dovrà essere regolarmente costituito entro 5 giorni dalla firma del contratto e dovrà essere presentato ed approvato dall’Autorità di Gestione.
La mancata inclusione all’interno del gruppo di lavoro delle figure minime sopra descritte comporterà l’inammissibilità dell’offerta. Il gruppo di lavoro, costituito nel rispetto della composizione minima sopra descritta, dovrà svolgere il servizio assolvendo a tutte le attività oggetto del contratto. L’aggiudicatario deve illustrare precisamente le modalità organizzative e di funzionamento del gruppo di lavoro per l’espletamento del servizio.
Qualora l’aggiudicatario, durante lo svolgimento del servizio, dovesse trovarsi nella necessità di sostituire uno o più componenti del gruppo di lavoro, dovrà preventivamente richiedere l’autorizzazione all’Autorità di Gestione, indicando i nominativi e fornendo i curriculum delle persone che intende proporre in sostituzione di quelli indicati al momento dell’offerta. I nuovi componenti dovranno in ogni caso possedere requisiti equivalenti o superiori a quelli delle persone sostituite da comprovare mediante la presentazione di specifica documentazione nelle forme di legge.
Il gruppo di lavoro dovrà interfacciarsi in modo continuativo con i referenti del Servizio per l’Audit interno dell’Autorità di Gestione (IAU) in merito all’attuazione delle attività previste nel paragrafo 2 – Modalità di svolgimento del servizio, del presente disciplinare di gara.
I termini per la realizzazione dei servizi oggetto del presente bando di gara sono i seguenti:
Servizi | Termine di consegna |
Modelli di audit | 20 giorni dalla firma del contratto |
Metodo di campionamento | 30 giorni dalla firma del contratto |
Campione dei progetti rendicontati anno n da sottoporre a controllo anno n+1 | 15 gennaio di ogni anno n+1 |
Programma annuale di audit dei progetti annualità n | 31 gennaio anno n+1 |
Relazione annuale sull’attuazione del Programma di audit dei progetti | 10 maggio anno n+1 |
In considerazione della tipologia/varietà dei progetti da sottoporre a controllo, per ogni annualità di esecuzione del servizio, per assicurare la qualità del lavoro svolto dovrà essere garantita l’esecuzione del lavoro di audit dei progetti campionati durante tutto l’anno.
I termini sopra indicati potranno subire delle modifiche, senza ulteriori oneri per la JMA, su disposizione della stessa JMA, sulla base di sopravvenute esigenze in corso di esecuzione del servizio, ovvero su richiesta motivata dell’aggiudicatario approvata da parte della JMA.
L’Autorità di Gestione si riserva di verificare che il servizio svolto dall’aggiudicatario sia congruo e coerente con gli obblighi di questo Disciplinare.
Il termine per il completamento del servizio è fissato al 31 maggio 2016. Tale termine, tuttavia, può variare in funzione delle effettive esigenze della JMA ovvero di deroghe alla scadenza del Programma Operativo decise dalla Commissione Europea.
L’aggiudicatario è comunque tenuto a mettere a disposizione, anche dopo che è trascorso detto termine, la documentazione riguardante gli audit svolti che dovesse esser necessaria in caso di controllo successivo da parte degli organismi comunitari e nazionali di controllo (Commissione europea, OLAF, Corte dei conti europea, Corte dei conti italiana ecc). L’Autorità di Gestione si riserva inoltre la possibilità di richiedere all’aggiudicatario il supporto nella predisposizione di eventuali integrazioni o correzioni, qualora necessarie e senza oneri aggiuntivi.
I documenti di lavoro devono essere appropriatamente conservati per i 7 anni successivi alla chiusura del Programma. Prima di rimuovere i file e i documenti dagli archivi della società, deve essere richiesta e ottenuta l’autorizzazione da parte della Regione autonoma della Sardegna
PARAGRAFO 5 - ALTRI ONERI RELATIVI ALLA REALIZZAZIONE DEI SERVIZI A CARICO DELL’AGGIUDICATARIO
Le Relazioni annuali sull’attuazione del Programma di audit dei progetti, ed ogni altra documentazione, dovranno essere consegnate in formato digitale nonché in formato cartaceo (opportunamente rilegate) nella sede dell’Autorità di Gestione, con spese a carico dell’aggiudicatario, entro e non oltre il 10 maggio di ogni anno.
Al fine di gestire l'affidamento del servizio in modo efficiente e consentire alla JMA il costante controllo dell’esecuzione del contratto, l’aggiudicatario deve cooperare con la JMA in modo affidabile, garantire la trasparenza nell’attuazione dei controlli e comunicare puntualmente lo stato di avanzamento delle attività svolte e dei suoi risultati. In caso di necessità, la JMA può convocare l’aggiudicatario presso la propria sede o altrove.
L’aggiudicatario deve informare la JMA sullo stato di avanzamento degli audit programmati, secondo predefiniti intervalli regolari o ogni qualvolta ciò si renda necessario in base alle concrete esigenze determinate dagli sviluppi dell’attività di controllo. Dette informazioni devono comprendere l’indicazione del grado di completamento dell’attività di controllo e relativa reportistica e l'aggiornamento sull’attività di analisi e aggregazione dei dati risultanti dai controlli.
Obbligo di riservatezza.
L’aggiudicatario è tenuto, anche successivamente alla conclusione del contratto, alla riservatezza e a non diffondere le informazioni apprese durante l’esecuzione dello stesso. L’aggiudicatario dovrà assicurarsi che i componenti del gruppo di lavoro, i suoi dipendenti e prestatori d’opera e tutti coloro che possono venire a conoscenza di dati ed informazioni in ragione del servizio di audit a campione sui progetti rispettino l’obbligo di riservatezza, non comunicando ad altri né impiegando per fini diversi da quelli d’ufficio tali dati e tali informazioni.
In caso di violazione di tale obbligo, l’aggiudicatario è responsabile in solido nei confronti dell’Autorità di Gestione, della Regione autonoma della Sardegna e dei soggetti interessati, secondo il diritto italiano.
Conflitti d’interessi
L'offerente dovrà descrivere nell’offerta tecnica come intende risolvere qualsiasi conflitto di interessi. Dopo che il campionamento è stato completato, l’aggiudicatario deve verificare se per la sua società e per i singoli componenti del gruppo di lavoro sussiste un conflitto d’interesse con riferimento ai progetti campionati ed ai loro partner. L’aggiudicatario informa la JMA su ogni conflitto di interessi esistente e propone una soluzione, sulla base di quanto descritto nell’offerta tecnica, che deve essere approvata dalla JMA medesima. In ogni caso, non è possibile la sostituzione nel campione di progetti o di partner per cui sussiste un conflitto di interessi.
Il Direttore del Servizio
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