VERSIONE ITALIANA
Versione italiana – pag.7 English Version – pag.35
Redazione | Responsabile SI | Approvazione | Direttore Generale |
VERSIONE ITALIANA
1.1.1 Come entrare nella Vendor List 7
1.1.2 Condizioni contrattuali – Accettazione del Manuale fornitori 7
1.1.3 Come rimanere nella Vendor List 8
2 OMOLOGAZIONE DI UN PARTICOLARE 10
2.1.2 Analisi di fattibilità 10
2.1.4 Presentazione dei prototipi 10
2.1.5 Omologazione dei particolari – Campionatura iniziale 10
2.1.6 Ulteriori campionature 11
2.1.7 Gestione fonti designate dal cliente (“fornitori imposti”) 11
3.2 Controllo dei documenti e conservazione dei dati 13
3.2.1 Controllo dei documenti 13
3.2.2 Controllo del Manuale Fornitori Cebi Motors 13
3.2.3 Controllo delle registrazioni della qualità e conservazione dei dati 13
3.2.4 Rintracciabilità, Identificazione E Registrazioni 14
3.3 Valutazione delle prestazioni 14
3.4.2 Elementi del piano di controllo 18
3.4.4 Analisi dei sistemi di misura 18
3.4.5 Modifiche di prodotto/processo 19
3.5 Condizioni di trasporto e consegna 19
3.5.1 Requisiti degli imballi 19
3.5.2 Requisiti di etichettatura – compilazione etichetta Odette 21
3.5.3 Riepilogo dei campi da compilare 23
3.6 Identificazione forniture speciali 26
3.7.1 Segnalazione logistica 28
3.7.2 Consegne di fine mese ed anticipi di consegna 28
4.1 Monitoraggio e analisi del processo 30
4.1.1 Verifiche ispettive da parte di Cebi Motors e Piano di miglioramento 30
4.1.4 Processi Speciali – CQI 30
4.1.5 Portale fornitori Cebi Motors 30
Redazione | Responsabile SI | Approvazione | Direttore Generale |
4.2 Osservazione di collaudo – Risposta 8D 30
4.2.1 Notifica da parte del fornitore a Cebi Motors 30
4.2.2 Notifica da parte di Cebi Motors al fornitore 31
4.3.1 Escalation presso I fornitori 32
1.1.1 How to be included in the Vendor List 40
1.1.3 How to stay in the Vendor List 41
2.1.5 Production Part Approval Process (PPAP) – Initial samples 43
2.1.7 Management of sources designated by the client ("imposed suppliers") 44
3.1.1. Starting off mass production 46
3.2 Document control and data storage 46
3.2.2. Cebi Motors’s Supplier Manual control 46
3.2.3 Quality records and data storage 47
3.2.4 Traceability, Identification And Registration 47
3.4.2 Control plan requirements 50
3.4.3. Technical clenliness 51
3.4.4. Measurement System Analysis (MSA) 51
3.4.5. Product/Process modifications 51
3.5 Transport and delivery terms 51
3.5.1 Packaging requirements 51
3.5.2 Labelling requirements – completing the Odette label 53
3.5.3 Summary of the fields to be completed 55
3.6 Identifying special shipments 57
3.7.2. Month end deliveries and advance deliveries 58
Redazione | Responsabile SI | Approvazione | Direttore Generale |
DOCUMENTO DI ACCETTAZIONE DEL MANUALE FORNITORI CEBI MOTORS
Il presente documento costituisce parte integrante della documentazione contrattuale, assieme alle specifiche tecniche, agli ordini di acquisto e alle condizioni generali di acquisto, contiene linee guida e requisiti per una fornitura adeguata alle esigenze di Cebi Motors.
Si tratta di un documento controllato e soggetto a possibili modifiche e revisioni dei contenuti; l’ultima edizione è sempre pubblicata all’interno del sito nell’area CEBI MOTORS/CEBI GROUP, viene reso disponibile per la lettura e il download.
Il presente documento è da ritenersi accettato dal fornitore nella sua interezza e senza modifiche, qualora lo stesso cominci a produrre o consegnare i beni oggetto di ordine CEBI MOTORS.
Nel caso abbiate necessità di ricevere chiarimenti in merito, non esitate a contattare l’ufficio Acquisti o il Responsabile Sviluppo Fornitori.
Firma richiesta per i soli fornitori non ancora presenti nella Vendor list (vedasi capitolo 1 – Scelta del fornitore).
Data:
Ragione Sociale del fornitore:
Nome e Cognome del Legale Rappresentante dell’azienda:
Indirizzo e-mail per il Vendor rating:
Timbro e firma del Legale Rappresentante:
…………………………………………………
COME CONTATTARE IL PERSONALE CEBI MOTORS
Telefono x00 000 0000000
Fax x00 000 0000000
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Questo manuale si propone di definire le modalità dei rapporti di fornitura tra Cebi Motors e i suoi fornitori, e di assistere il fornitore stesso nel comprendere le proprie responsabilità nel rapporto con Cebi Motors.
Di seguito sono definiti i sistemi e le procedure di base la cui applicazione è richiesta da Cebi Motors a ciascun fornitore. Eventuali requisiti supplementari possono poi essere definiti di volta in volta ed allegati allo specifico ordine di acquisto.
Il presente manuale ha validità contrattuale tra Cebi Motors ed il fornitore, il quale è pienamente responsabile del fatto che i suoi prodotti – e quelli dei suoi subfornitori – rispettino i requisiti richiesti da Cebi Motors, sia nell’ordine di acquisto che nel disegno e nelle specifiche tecniche.
La Cebi Motors, in ottica strategica, si è dotata di un Sistema di Gestione per la Qualità certificato IATF 16949, integrato con le altre certificazioni in suo possesso: ISO 14001 e OHSAS 18001.
L’obiettivo della seguente certificazione è lo sviluppo di un SGQ che promuova il miglioramento continuo, enfatizzando dalla prevenzione dei difetti, la riduzione della variabilità e delle perdite nella catena di fornitura. Essa definisce quindi i requisiti fondamentali del SGQ per coloro i quali sottoscrivono in presente documento.
Requisito preferenziale per entrare nella Vendor List Cebi Motors è il possesso di certificazione ISO 9001, in corso di validità, rilasciata da un organismo di certificazione di terza parte accreditato.
In virtù di ciò è richiesto al fornitore di acquisire la piena consapevolezza del settore di mercato in cui la Cebi Motors opera e di che cosa questo comporti per il presente rapporto contrattuale.
Rimane certezza che questa strada costituisca un vero vantaggio competitivo per tutte le aziende coinvolte, nell’ottica del miglioramento continuo, vero motore di competitività sul mercato.
TERMINOLOGIA
ISO International Standard Organization
IATF International Automotive Task Force
UNI Ente Nazionale Italiano di Unificazione
ANFIA Associazione Nazionale fra Industrie Automobilistiche
SGQ Sistema di Gestione per la Qualità
SGI Sistema di Gestione integrata Qualità e Ambiente
IMDS International Material Data System (xxx.xxxxxxxx.xxx)
ELV End-of-life vehicle (l’acronimo identifica la normativa Europea relativa allo smaltimento dei componenti a fine vita).
FMEA Failure Mode and Effect Analysis (Analisi potenziale dei modi e degli effetti dei guasti)
MSA Measurement System Analysis
APQP Advanced Product Quality Planning
PPAP Production Part Approval Process
PPM Parti per Milione
SPC Statistic Process Control
Warrant Dichiarazione di Conformità del Prodotto (PSW)
TFC Team Feasibility Commitment – Studio di Fattibilità
R&R Prova di Ripetibilità e Riproducibilità di uno Strumento
R@R Run @Rate Verifica fisica che il processo di produzione sia in grado di produrre particolari qualitativamente idonei (in accordo con documentazione PPAP) con adeguata capacità produttiva
Cm Capacità potenziale di macchina
Cmk Indice di capacità di macchina
Pp Capacità potenziale preliminare di processo (su breve periodo) Ppk Indice di capacità preliminare di processo (su breve periodo) Cp Capacità potenziale del processo (di lungo periodo)
Cpk Indice di capacità del processo (di lungo periodo)
Q+ Caratteristica speciale. È richiesto Ppk≥1.67 come condizione iniziale (campionatura per benestare) e Cpk≥1.33 in produzione di serie. In alternativa al secondo requisito, controllo al 100% in linea oppure, se approvato dal cliente dove applicabile, controllo per attributi con frequenza da concordare con Cebi Motors. (necessario inserire la quota nel piano di controllo).
Q- Caratteristica speciale. È richiesto Ppk≥1.67 come condizione iniziale, e, in produzione di serie controllo a campione. (necessario inserire la quota nel piano di controllo).
NC Non conformità
OdC Osservazione di collaudo (Rapporto di non conformità e modulo per risposta 8D)
8D Metodo di risposta ad una non conformità con analisi delle cause e proposta di azioni correttive
Prototipo Particolari prodotti secondo specifiche preliminari, non necessariamente con attrezzature e processi destinati alla produzione di serie.
Campionatura Particolari prodotti secondo specifiche definitive. Se è “Campionatura iniziale” o “Campionatura per benestare o per omologazione” oppure “Preserie”, deve essere prodotta con attrezzature e processi definitivi.
Serie Produzione con attrezzature e processi definitivi di un codice.
M.P. Materie Prime.
V.L. Vendor List.
V.R. Vendor Rating.
CQAA Controllo Qualità in Accettazione Arrivi
ETA Estimated/Expected Time Arrival
CQI Continuous Quality Improvement: metodi di valutazione dei processi speciali
FIFO First In First Out
Al momento dell’assegnazione di una fornitura, Cebi Motors sceglie i fornitori dalla Vendor List (elenco dei fornitori approvati).
Nell’impossibilità di soddisfare le esigenze di approvvigionamento tramite le organizzazioni già presenti nella Vendor List, si rende necessaria l’acquisizione di nuovi fornitori.
Dopo l’identificazione di un’organizzazione come possibile nuovo fornitore per uno specifico particolare o prodotto, avrà inizio il processo di qualifica.
1.1.1 Come entrare nella Vendor List.
L’inserimento nella Lista Fornitori Qualificati di Cebi Motors (Vendor List) si ottiene attraverso il seguente procedimento
(sintetizzato dal Diagramma 1):
▪ Registrazione del fornitore, per essere esaminati da Cebi Motors, tramite apposito modulo M027 – Valutazione preliminare fornitore.
NOTA: Ogni qualvolta intervengano modifiche ai dati riportati sulla scheda M027, sarà cura del fornitore aggiornare tale scheda ed inviarla nuovamente a Cebi Motors.
▪ Valutazione dell’idoneità sulla base di quanto segue:
- Valutazione del sistema qualità secondo le norme ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001 e/o BS OH SAS 18001 da parte di un ente accreditato.
- Verifiche di Processo da parte di un valutatore Cebi Motors, o di altro ente ritenuto qualificato (casa automobilistica o fornitore di casa auto) per lo stesso processo che interessa Cebi Motors.
- Disponibilità a fornire su richiesta qualsiasi informazione necessaria all’Ufficio Acquisti e Qualità Fornitori Cebi Motors per verificare la capacità di fornire i prodotti e servizi richiesti. Questo includerà la verifica delle procedure, delle FMEA e delle analisi di capacità di processo oltre ad informazioni finanziarie e commerciali.
- Capacità critica nell’eseguire analisi di fattibilità e di presentare e rispettare un timing di avanzamento dello sviluppo del prodotto.
- Il fornitore accetta di sottoporre documentazione PPAP in occasione di invio campionature.
- Il fornitore accetta di sottoporre annualmente – a settembre di ogni anno - documentazione di riqualificazione prodotto.
- Disponibilità a registrare nel sistema IMDS la composizione dei particolari di propria competenza, in accordo alla “Guida IMDS per Fornitori” disponibile nel portale internet di Cebi Motors.
- Essere/essere stato fornitore diretto di cliente Cebi Motors.
1.1.2 Condizioni contrattuali – Accettazione del Manuale fornitori
Valutata l’idoneità del fornitore, le parti devono sottoscrivere il presente Manuale Fornitori prima che vengano processati gli ordini.
Qualora non venga trasmessa accettazione formale del manuale, ma venga dato inizio alla fornitura, il rapporto contrattuale si intenderà comunque regolato di fatto da quanto previsto dal presente documento e dalle Condizioni Generali di Acquisto.
Sono parte integrante del contratto di acquisto:
1. I termini e le condizioni di qualsiasi accordo scritto stipulato con Cebi Motors.
2. Quanto specificato sull’ordine di acquisto con i suoi termini e Condizioni Generali.
3. Il disegno tecnico e le specifiche tecniche (siano esse un requisito per Cebi Motors, per il cliente di Cebi Motors oppure cogenti)
4. Il presente Manuale Fornitori.
5. Le leggi nazionali ed internazionali relative all’uso di materiale pericoloso e/o nocivo per l’ambiente
6. Qualsiasi richiesta ulteriore specificata per iscritto da Cebi Motors. Il pagamento sarà effettuato in base a quanto indicato sull’ordine d’acquisto.
Il fornitore deve soddisfare le richieste doganali per assicurare l’efficiente e rapido trasporto delle merci.
In accordo con le dichiarazioni di conformità alle direttive ELV (vehicle end of life) e RoHS (restricted or hazardous substances) richieste dai nostri clienti, è necessario che ogni singolo componente fornito alla Cebi Motors, sia conforme:
➢ ai limiti massimi indicati dalla Commissione Europea con la decisione n. 525 del 27 giugno 2002, relativa alla direttiva 2000/53/CE, relativi annessi e successive revisioni;
➢ ai limiti massimi indicati dalla Commissione Europea con la decisione n. 618 del 18 agosto 2005, relativa alla direttiva 2002/95/CE, ora sostituita dalla 2011765/UE, relativi annessi e successive revisioni;
➢ ai limiti massimi indicati da ogni successivo atto o emendamento della Commissione Europea relativamente agli argomenti ELV e RoHS.
In riferimento a quanto disposto dal Regolamento (CE) n. 1907/2006 e s.m.i. – REACH - concernente la Registrazione, la Valutazione, l’Autorizzazione e la Restrizione delle Sostanze Chimiche; il fornitore di articoli si impegna, in conformità alla normativa stessa, a segnalare l’eventuale presenza di sostanze elencate nella “Candidate List” – Allegato XIV del Regolamento - verificandone periodicamente gli aggiornamenti.
In riferimento al “Mineral Conflict Free”, ovvero al tema del fermare i conflitti violenti nella Repubblica Democratica del Congo e nei paesi circostanti anche attraverso una disciplina delle fonti di approvvigionamento di stagno, tungsteno, tantalio, oro e loro minerali, il fornitore si impegna a sottoporsi e sottoporre i subfornitori ad un monitoraggio attraverso la compilazione annuale del modulo CMRT.
Relativamente all’infiammabilità, essendo l’automotive il mercato di riferimento di Cebi Motors, il rispetto delle proprietà dei materiali rispetto all’infiammabilità – nei polimeri ad esempio, ma non solo – rappresenta un requisito il cui mancato rispetto è sempre da intendersi collegato a problematiche di sicurezza del prodotto.
1.1.3 Come rimanere nella Vendor List
La condizione di fornitore qualificato, una volta ottenuta, è comunque subordinata alla qualità delle forniture e al servizio prestato, inclusa la competitività commerciale.
La lista dei fornitori qualificati viene aggiornata periodicamente, sulla base dei risultati del Vendor Rating (per dettagli a riguardo si veda più avanti il Paragrafo 3.3, Valutazione delle prestazioni) e dell’analisi del piano di sviluppo proposto dal Fornitore, quando richiesto, nonché dal continuo controllo delle prestazioni da parte del personale Cebi Motors e dall’esito delle verifiche di processo.
Altri requisiti determinanti per continuare a fornire Cebi Motors sono il rispetto delle condizioni contenute in questo manuale e la partecipazione ai programmi di riduzione costi e di miglioramento continuo.
Il periodo di permanenza nella Vendor List nel caso non vi fossero forniture è di un anno dalla data di inserimento o dalla data dell’ultima fornitura.
Codice: I019 | Revisione: 10 | Data: 30/03/2022 | Pagina 9 di 66 | |
Descrizione: Manuale Fornitori / Supplier Manual | ||||
Diagramma 1: INSERIMENTO DEL FORNITORE NELLA V.L.:
- SCELTA DEL FORNITORE
- PROCESSO DI QUALIFICA
- INSERIMENTO NELLA V.L.
Individuazione del possibile fornitore
Deroga specifica Si
da Cliente Cebi
Motors?
No
Esito Negativo
OUTPUT FORNITORE:
M027 compilato + xxx.xx richiesta
(Organigramma, copia xxxx.xx ISO, Lista impianti)
Valutazione preliminare (M027)
Esito Positivo
Esito Positivo
No
Audit di Processo (VDA 6.3)
Esito Negativo
OUTPUT FORNITORE:
Piano Miglioramento
Piano di Miglioramento
Piano Miglioramento Accettato da Cebi Motors?
-SF-
OUTPUT FORNITORE:
Accettazione Manuale Fornitori
Invio a Fornitore “M078
– RICHIESTA DATI ANAGRAFICI”
Accettazione Manuale Fornitori Cebi Motors
Si
Inserimento del Fornitore nella Vendor List
OUTPUT CEBI
MOTORS: Vendor List
2 OMOLOGAZIONE DI UN PARTICOLARE
2.1.1 Offerta
Una volta scelti dalla Vendor List i possibili fornitori per l’approvvigionamento di un particolare, l’Ufficio Acquisti Cebi Motors provvede ad inviare specifiche tecniche e relativa richiesta di offerta.
Entro i termini richiesti, oltre alle quotazioni, devono pervenire allegate all’offerta un’analisi di fattibilità e una previsione dettagliata delle tempistiche dello sviluppo del prodotto fino all’avvio della fornitura di serie.
La valutazione dell’offerta affinerà la selezione del fornitore (o dei fornitori) con i quali si avvierà il progetto e ai quali verranno indirizzati gli ordini di prototipi e/o campionature.
2.1.2 Analisi di fattibilità
L’analisi di fattibilità serve per valutare se il componente richiesto può essere prodotto in serie, conformemente ai requisiti contenuti nel disegno. Questa valutazione è necessaria per nuovi prodotti o in caso di modifiche al prodotto e/o al processo.
2.1.3 Timing
Per timing si intende la pianificazione ed il monitoraggio dell’attività dello sviluppo del prodotto e del processo fino alla produzione di serie di un particolare. Questa pianificazione deve evidenziare come minimo le date delle seguenti attività:
1. presentazione dell’offerta e dell’analisi di fattibilità sulla base di disegni preliminari
2. emissione dell’ordine da parte di Cebi Motors
3. definizione diagramma di flusso del processo
4. realizzazione e consegna dei prototipi
5. FMEA di processo
6. emissione dei disegni definitivi
7. realizzazione attrezzature definitive
8. campionatura iniziale (preserie) – presentazione PPAP
9. inizio produzione di serie
2.1.4 Presentazione dei prototipi
Si intendono prototipi quei particolari prodotti secondo specifiche preliminari, non necessariamente con attrezzature destinate alla produzione di serie.
Servono in genere per testare dal punto di vista tecnico e applicativo l’idoneità di un componente durante le fasi di sviluppo del prodotto.
Possono essere, secondo quanto specificato da Cebi Motors, funzionali o esclusivamente destinati ad analisi dimensionali. La quantità di prototipi che dovrà essere presentata dipende dalle indicazioni riportate sull’ordine di acquisto.
Il fornitore deve presentare quanto segue come documentazione di accompagnamento ai particolari prototipo:
- chiara identificazione dei particolari come prototipi e riferimento alla richiesta
- quanto richiesto da Cebi Motors tramite modello M051.
2.1.5 Omologazione dei particolari – Campionatura iniziale
Per ogni nuovo prodotto, successivamente alle eventuali fasi di prototipazione, deve essere presentata la campionatura iniziale eseguita con attrezzature e processo definitivi.
I pezzi della campionatura iniziale (ovvero della preserie o della campionatura per benestare) devono obbligatoriamente essere accompagnati dalla documentazione minima seguente:
• garanzia di invio campioni prodotti con attrezzature e processo definitivi con chiaro riferimento a codice parte, indice di modifica, quantità e numero d’ordine Cebi Motors;
• disegno Cebi Motors al quale i componenti si riferiscono con le quote numerate con riferimento ai rilievi dimensionali;
• rilievi dimensionali su tutte le quote (min. 3 campioni per ogni figura o cavità, numerati per consentire ulteriori analisi presso Cebi Motors, ove non diversamente specificato);
• studio di capacità su tutte le quote Q+ e Q− eseguito su minimo 50 pezzi;
• scheda imballo per la fornitura di serie;
• piano di controllo di serie;
• diagramma di flusso dettagliato del processo;
• certificati dei materiali.
NOTA: per le quote Q+ e Q-, dove non specificato diversamente, è richiesto in fase di avvio macchina/processo un PpK >
1.67 (min. 50 campioni consecutivi per ogni figura o cavità); in produzione di serie il requisito minimo è: controllo a campione per le quote in Q−, e SPC con capacità di processo (Cpk > 1.33) per le quote in Q+.
Laddove non siano raggiungibili le capacità di processo richieste, in fase di avvio (Ppk) e/o di serie (Cpk), in assenza di specifici accordi formalizzati a disegno tra il fornitore e Cebi Motors, il fornitore dovrà prevedere il controllo della caratteristica speciale al 100% o tramite soluzione poka yoke.
Oltre alla documentazione minima obbligatoria sopra elencata, Cebi Motors può richiedere ulteriori informazioni in allegato alla campionatura mediante modulo M051.
Il fornitore è tenuto a presentare una campionatura conforme al primo invio. Ad ogni controllo non previsto, eseguito a cura di Cebi Motors allo stesso indice di modifica, verrà addebitato al fornitore il costo della verifica supplementare tramite modulo di addebito a fornitore.
L’invio di una campionatura conforme (compresa la conformità a quanto richiesto nel modulo M051) è requisito indispensabile per procedere al pagamento della stessa e/o dell’eventuale attrezzatura.
La quantità di campioni sarà un minimo di 30 (almeno 3 con analisi metrologica completa) a meno che non sia notificato diversamente sull’ordine di acquisto per campionatura.
Le procedure di fornitura dei campioni dovranno essere applicate ad ogni attrezzatura, stampo, cavità, o stazione di stampi a cavità multiple, etc.
Tutti i contenitori devono essere segnalati con un’etichetta “Campionatura”.
È responsabilità del fornitore garantire che i campioni siano conformi a tutte le specifiche dimensionali prima di essere presentati. In caso non sia possibile raggiungere la conformità dimensionale entro la data della presentazione, il fornitore può richiedere deroga all’Ufficio Acquisti Cebi Motors per una presentazione con allegato piano di intervento.
Di conseguenza all’approvazione del PPAP, Cebi Motors emette benestare al fornitore per lo specifico componente.
2.1.6 Ulteriori campionature
Oltre alla campionatura iniziale per approvazione di nuovi particolari (già descritta precedentemente) ci sono altre occasioni in cui Cebi Motors potrebbe richiedere una campionatura al fornitore:
a. modifica di progetto;
b. modifica, sostituzione o trasferimento dell’attrezzatura;
c. correzione di differenze, le quali possono riguardare: le prestazioni del prodotto rispetto ai requisiti del cliente, problemi dimensionali o di capacità di processo, problemi di approvvigionamento del fornitore, completa approvazione in sostituzione di una approvazione preliminare (es. stampo da una a più cavità), esito negativo di test funzionali o prove di laboratorio.
d. reintroduzione di un prodotto che non è stato fornito per un periodo superiore ad 1 anno o per riqualifica periodica del particolare;
e. cambiamento per materiale alternativo;
f. cambio di fornitore o materiale;
g. modifica al processo di produzione del componente;
h. cambio di stabilimento;
i. manutenzione straordinaria delle attrezzature: è responsabilità del fornitore informare con congruo anticipo Cebi Motors dell’approsimarsi del fine vita dell’attrezzatura in base alla garanzia concordata in fase di assegnazione commessa con l’ufficio acquisti Cebi Motors.
2.1.7 Gestione fonti designate dal cliente (“fornitori imposti”)
La CEBI Motors si riserva la facoltà di richiedere al fornitore di avvalersi di subfornitori designati da essa (“fonti designate dal cliente” o “fornitori imposti”).
In merito alle fonti designate da Cebi Motors, quest’ultima si riserva il diritto di richiedere al fornitore la documentazione attestante la qualifica/valutazione dei fornitori imposti.
In occasione di non conformità o in fase di verifica della documentazione fornita, Cebi Motors potrebbe concordare con il fornitore un piano di miglioramento del subfornitore imposto ed un eventuale svolgimento di audit di processo congiunto presso il subfornitore (escalation).
EDriarogrra: mRmefaer2e: nce source not found DIAGRAMMA 1: SCELTA DEL FORMNOILTOGREAZIONE DI UN
- OFFERTA
- PROTOTIPAZIONE
- CAMPIONATURA
- EMISSIONE ORDINE
CEBI: scelta da V.L. del Fornitore che approvvigionerà il componente
UFF. ACQ CEBI: invio
Richiesta di Offerta e specifiche Tecniche
Fornitore:
- Offerta
- Timing
- Fattibilità
No
Esito Negativo
CEBI:
Valutazione Offerta (timing, fattibilità, costo…)
Esito Positivo
CEBI:
Necessario
Prototipo? Si
CEBI:
Prototipo OK?
Si
No
Esito Negativo
Esito Negativo verifica documentazione PPAP: “M028 –
Addebito a Fornitore”
Fornitore:
- PSW
- PPAP
Cebi: Emissione Ordine Campionatura
CEBI: Verifica Documentazi one PPAP
Esito Positivo
Esito Negativo
CEBI: analisi metrologica
Esito Positivo
CEBI: Prove funzionali
Esito Negativo
Esito Positivo
CEBI: Rapporto Benestare all’acquisto + PSW
Esito Negativo
CEBI:
Emissione Benestare?
Esito Positivo
Redazione | Responsabile SI | Approvazione | Direttore Generale |
Emissione Ordine A
3.1.1 Avvio fornitura
Il fornitore, prima di poter fornire in serie, deve aver ricevuto da parte di Cebi Motors l’approvazione del PPAP (ovvero conformità a quanto richiesto con il modulo M051) ufficializzata tramite l’invio del rapporto di benestare.
A partire dall’anno 2017 il rapporto di benestare diventa un documento interno Cebi Motors e ad esso subentra il PSW (Part Submission Warrant, la “copertina” del PPAP consegnato dal fornitore), che una volta raggiunta l’approvazione finale deve essere disponibile in archivio sia presso il fornitore che Cebi Motors e da entrambi firmato.
In presenza di non conformità rispetto a quanto richiesto nel modulo M051, Cebi Motors può decidere di emettere un Rapporto di benestare con validità limitata, che riporterà le azioni correttive e i tempi di attuazione.
Le forniture successive all’ottenimento del benestare sono da considerare “produzione di serie”, cioè è possibile che non subiscano controlli in accettazione arrivi, ma siano direttamente inviate al processo produttivo (free pass).
I controlli e le analisi in entrata presso Cebi Motors saranno quindi riservati solo a componenti in fase di approvazione, in deroga o a seguito di osservazione di collaudo per verificare l’efficacia di un’azione correttiva.
In caso di fermi produttivi imputabili alla cattiva qualità delle forniture verranno addebitati tutti i costi derivati: a tal proposito vale anche quanto specificato nelle Condizioni Generali.
Per un dettaglio maggiore sulle fasi di sviluppo e approvazione di un particolare e della relativa documentazione, si faccia riferimento ai manuali PPAP e APQP (AIAG), ai quali anche Cebi Motors si riferisce, qualora non prescritto diversamente.
Ai fornitori che gestiscono componenti con caratteristiche di sicurezza, sarà richiesta da parte di Cebi Motors la compilazione del D-part-self assessment, modulo M092, con anticipo rispetto all’avvio della produzione di serie.
Cebi Motors si riserva inoltre di auditare il fornitore secondo lo schema VDA 6.3 prima dell’avvio della produzione di serie.
3.2 Controllo dei documenti e conservazione dei dati
3.2.1 Controllo dei documenti
Documenti quali disegni, specifiche, ordini di acquisto, piani di controllo, documentazione PPAP e in generale le registrazioni della qualità (*) relative a prodotti Cebi Motors, devono essere gestiti e conservati per tutta la durata della fornitura, o per i tempi previsti dalla normativa vigente, e devono essere resi disponibili per consultazione su richiesta di Cebi Motors.
Attenzione: per la tracciabilità, l’archiviazione e conservazione di documenti (e.g.: verbali di controlli), report (e.g.: report di misura) o certificati (e.g.: CoA) il periodo di conservazione è di 15 anni. Si rimanda all’istruzione I037 per maggiori dettagli.
(*) Registrazioni della qualità: disegno; specifiche tecniche; riesame del contratto; piano di controllo; certificati conformità MP registrazione misure in accettazione; benestare avvio produzione; carte di controllo; controlli sul prodotto finito; gestione delle non conformità; rintracciabilità degli strumenti di misura.
Il fornitore deve avere un sistema documentato per controllare il ricevimento, la gestione e l’indice di modifica di ogni disegno. Tale sistema di gestione della documentazione deve garantire l’utilizzo del corretto indice di modifica dei disegni, dei piani di controllo e in generale di tutti i documenti che cambiano con l’indice di modifica, e deve prevedere il ritiro di tutte le copie obsolete.
Il piano di controllo in particolare deve essere sottoposto unitamente ai pezzi della campionatura iniziale, come specificato in precedenza, e a seguito di ogni successiva richiesta. Deve inoltre essere approvato da Cebi Motors, che si riserva anche il diritto di aggiungere controlli o modificarne la frequenza ove lo ritenga opportuno.
Le modifiche dei piani di controllo dovranno seguire l'iter previsto dalla trigger matrix della VDA volume 2 (modulo M091).
Per un dettaglio più approfondito sui contenuti del piano di controllo, si faccia riferimento ai paragrafi 3.7 e 3.8 di questo manuale, oppure alla specifica tecnica IATF 16949 (paragrafo 8.5.1.1 e Appendice A) dalla quale sono tratti.
3.2.2 Controllo del Manuale Fornitori Cebi Motors
Il Manuale Fornitori è un documento controllato e soggetto a possibili modifiche e revisioni dei contenuti; l’ultima edizione è sempre pubblicata nell’area riservata del portale CEBI MOTORS e resa disponibile per la lettura e il download.
Il presente documento è da ritenersi accettato dal fornitore nella sua interezza e senza modifiche, qualora lo stesso cominci a produrre o consegnare i beni oggetto di ordine CEBI MOTORS
3.2.3 Controllo delle registrazioni della qualità e conservazione dei dati
Attenersi a quanto previsto dal paragrafo 7.5.3 della norma ISO 9001.
Nel caso fosse richiesta la tracciabilità del prodotto, il fornitore deve applicare un sistema di gestione per tenere sotto controllo e registrare anche l’identificazione univoca del prodotto.
3.2.4 Rintracciabilità, Identificazione E Registrazioni
È richiesta ai Fornitori la rintracciabilità a lotti dei prodotti (con focus maggiore per le caratteristiche speciali). I lotti di produzione devono essere consegnati a Cebi Motors in ordine di produzione: la logica FIFO (First in – First out) deve essere seguita.
La rintracciabilità presso il Fornitore deve permettere di (vedasi I037):
- risalire all’origine della fabbricazione: partendo da un lotto, risalire alle sue condizioni di fabbricazione, compresi i prodotti forniti dai sub-fornitori;
- determinare l’insieme interessato: partendo dal ciclo di fabbricazione di un lotto, determinare l’insieme dei lotti interessati dalle stesse caratteristiche e risalire ai clienti a cui sono stati consegnati.
3.3 Valutazione delle prestazioni
Le prestazioni del fornitore vengono valutate mensilmente sulla base di qualità e servizio forniti e della riduzione dei controlli in accettazione Cebi Motors (free-pass). Questi gli indicatori scelti per la valutazione:
▪ PPM di pezzi scarti
▪ numero di osservazioni di collaudo
▪ rapporto tra il numero di lotti respinti o derogati e il totale dei lotti consegnati
▪ tipo di Sistema di Gestione per la Qualità
▪ puntualità delle consegne
▪ rispetto della quantità richiesta nell’ordine di acquisto
Un report mensile verrà inviato ad ogni fornitore; dal suo ricevimento, il fornitore avrà venti giorni di tempo per commentare la valutazione ricevuta. Qualsiasi controversia dovrà avere forma scritta e dovrà essere indirizzata all’Ufficio Acquisti Cebi Motors.
3.3.1 Vendor Rating
Il Vendor Rating è la valutazione delle prestazioni del fornitore, calcolato come somma dei punteggi delle voci “qualità fornita”, “sistema di gestione qualità”, “puntualità” e “quantità” (TABELLA 1).
Il calcolo su base mensile permette di mantenere costantemente aggiornato l’andamento annuale; all’inizio di ogni anno i fornitori vengono riclassificati in base al punteggio complessivo dell’anno precedente (TABELLA 2).
TABELLA 1
QUALITÀ (Quality) | 70 punti max / max score | ||||
Q1 | Qualità Fornita PPM scarto / Rejections (PPM) (50 punti max. / max score) | 0 ppm | > 0 ppm | ||
- 0 p | - 5 - (ppm/20) | ||||
Q2 | Sistema gestione qualità / Quality & Environment System (20 punti max. / max score) | IATF 16949 ISO 14001 | IATF 16949 | ISO 9001:2000 | Lack of QSM |
20 p | 18 p | 12 p | 0 p | ||
Totale Qualità / Overall Quality: Q = Q1 + Q2 | |||||
LOGISTICA (Logistics) | 30 punti max / max score | |||||
L1 | Puntualità / On-time delivery (20 punti max / max score) | -4 punti per ogni giorno di ritardo medio pesato sulle quantità parziali (se il ritardo medio mensile è contenuto in -2/+0 gg il punteggio è 20) - 4 points for every day of delay: the average is weighed on the supplied quantities. (if the monthly delay is -2/+0 days, the score is 20) | ||||
L2 | Quantità / Quantity (10 punti max / max score) | > ± 1 % | > ± 5 % | > ± 10 % | > ± 15 % | > ± 20 % |
8 p | 6 p | 4 p | 2 p | 0 p | ||
Totale Logistica / Logistic performance: L = L1 + L2 | ||||||
Redazione | Responsabile SI | Approvazione | Direttore Generale |
PENALITA’ AUDIT (Audit Penalty) | ||
P1 | Penalità per Audit con esito negativo Penalty for Audit with negative outcome | 7 punti di demerito per Audit con punteggio negativo “C” 0 punti di demerito per audit con punteggio “A” o “B” Minus 7 points (penalty) for Audit with negative outcome (score “C”) 0 points of penalty for audit with score “A” or “B” |
P2 | Penalità in caso di mancato soddisfacimento dei requisiti per i report di riqualifica Penalty for low performance for requalification reports | 7 punti di demerito con aree rosse della matrice di valutazione 0 punti di demerito con aree non rosse della matrice di valutazione 7 points of penalty if red areas in the evaluation matrix 0 points of penalty no red areas of the evaluation matrix |
La penalità è applicata per tutti i mesi successivi alla data di scadenza per la consegna del report di riqualifica e verrà revocata solo a seguito di ricevimento della documentazione ed uscita da area rossa della matrice. Nota Bene: in caso di caratteristiche di sicurezza, il mancato invio del report di riqualifica comporterà la penalizzazione del fornitore (-7 punti). The penalty is applied for all the months following the due date for the delivery of the requalification report and will be revoked only after the documentation has been sent to Cebi Motors and assessment matrix has returned to non-red areas. Remark: in the case of safety characteristics, the missing to send the requalification report will result in the supplier's penalty (-7 points). | ||
Vendor rating = Q + L+ P | ||
Q1 – Qualità fornita
Indica la difettosità rilevata complessivamente nelle forniture, basata sui PPM di scarto. I PPM sono calcolati come rapporto tra la quantità di materiale non conforme rispetto alla quantità fornita, moltiplicati per un milione. L’andamento annuale è ricalcolato sulle quantità totali, non mediato sui PPM mensili. Il dato che rappresenta il materiale non conforme è quello che nell’ODC compare nel campo “quantità difettosa”; le quantità difettose entrano nel calcolo del mese in cui la merce viene controllata in Cebi Motors (si fa riferimento alla data chiusura verbale di controllo), quindi potrebbero riferirsi a consegne del mese precedente. Per una trattazione più dettagliata sul calcolo dei PPM si veda il paragrafo 3.3.2 seguente.
Il punteggio espresso come “qualità fornita” va da un massimo di 50 punti (zero difetti) a scalare fino a zero nel caso di 1000 o più PPM scarti.
Il numero di osservazioni di collaudo non entra nel calcolo, ma serve per evidenziare la frequenza con cui si presenta il problema.
Q2 – Sistema gestione qualità
Si è voluto classificare in modo più esplicito i fornitori in funzione della scelta di certificazione che hanno implementato. Per Cebi Motors sono requisiti fondamentali la scelta dei fornitori in base a questo criterio e l’impegno di portare i fornitori strategici alla certificazione IATF.
L1 – Puntualità delle consegne
Dal punteggio massimo viene scalata la media dei ritardi (in giorni), fino ad una penalizzazione massima di 20 punti. Nel caso di più consegne a fronte della stessa riga d’ordine il ritardo di ogni consegna entra nella media con peso la quantità consegnata.
I vari ritardi entrano nel calcolo del mese in cui viene consegnato il materiale. Ogni giorno di anticipo viene considerato come un giorno di ritardo.
Per anticipi di consegna contenuti entro n.2 giorni non c’è penalizzazione. L2 – Quantità
Indice del rispetto della quantità ordinata mediato sulle consegne arrivate nel mese in questione. Nel caso di più consegne a fronte della stessa riga d’ordine, per la 2^ consegna la quantità di riferimento non è quella ordinata, ma la differenza tra ordinata ed arrivata con la 1^ consegna; per eventuali consegne successive riferite alla stessa riga d’ordine, si farà riferimento sempre al saldo.
Il fatto che a fronte di una riga d’ordine il fornitore faccia più di una consegna rappresenta per Cebi Motors un disturbo. Raccomandiamo quindi di concordare sempre le date di consegna per iscritto con la nostra programmazione, anche in caso di frazionamento della fornitura.
Nel calcolo delle prestazioni del fornitore si considera concordato quanto riportato nell’ordine.
P1 – Penalità Audit
Come descritto nel paragrafo 4.3, Cebi Motors si riserva il diritto di effettuare degli audit di processo presso lo stabilimento produttivo del fornitore. Qualora la valutazione non abbia esito positivo abbiamo ritenuto di doverne tenere conto anche nel calcolo del Vendor Rating, applicando una penalità, al fine di incentivare il fornitore a proporre ed attuare un piano di miglioramento dell’organizzazione.
I fornitori vengono quindi classificati in base al punteggio complessivo. Al momento dell’assegnazione di un particolare da inserire in un nuovo progetto o, nel caso di più fornitori per lo stesso particolare, nella ripartizione percentuale della fornitura, ci si baserà su tale punteggio.
P2 – Penalità Riqualifiche
La regolarità del fornitore in materia di consegna dei report di riqualifica, come da punto 4.1.3 della presente, sarà valutata applicando una penalty di 7 punti (vedasi tabella Penalty P2) nel caso in cui il fornitore ricada in uno dei riquadri rossi della matrice sottostante.
TABELLA 2
Classe fornitore | Punteggio vendor rating | Azioni |
A – XXXXXX | 00 – 100 | Da preferire nell’assegnazione della fornitura e di eventuali nuovi progetti |
B – ACCETTABILE | 66 – 80 | Deve promuovere attività di miglioramento continuo per entrare in classe A |
C – CRITICO | 51 – 65 | Deve stabilire un piano di sviluppo per rientrare in classe B, non adatto all’assegnazione di nuovi progetti |
D – INACCETTABILE | <= 50 | Come per classe C, valutare la rimozione dalla vendor list |
3.3.2 Calcolo ppm
Allo scopo di penalizzare nella misura corretta i fornitori che hanno carenze qualitative del prodotto, 50 punti su 100 della valutazione fornitore (Vendor rating) vengono assegnati sulla base degli scarti effettivi in PPM.
In caso di PPM superiori a 0 vengono sottratti n.5 punti fissi più n.1 punto ogni 20 PPM: si vedano alcuni esempi nella tabella.
0 PPM | 1 PPM | 20 PPM | 100 PPM | 900 PPM |
50 punti | 45 punti | 44 punti | 40 punti | 0 punti |
Entra nel calcolo dei PPM tutta e solo la quantità di materiale NON A DISEGNO E NON UTILIZZABILE individuata da Cebi Motors. Questo si applica solo alla produzione di serie (non alle campionature).
SONO PPM scarti: componenti non conformi alle specifiche che devono subire una rilavorazione/riparazione per poter essere utilizzati; componenti che hanno caratteristiche non previste a disegno e risultano inutilizzabili.
NON SONO PPM scarti: componenti con caratteristiche fuori specifica che Cebi Motors decide di utilizzare comunque (deroga); componenti a disegno, ma inutilizzabili.
Indicazioni contenute nell’OSSERVAZIONE DI COLLAUDO:
- Quantità ricevuta: è la quantità che rileva il magazzino MP ad ogni consegna di materiale.
- Quantità respinta: è la quantità per cui si richiede l’azione di contenimento immediata.
- Quantità campionata: è la quantità controllata o utilizzata in produzione in Cebi Motors.
- Quantità difettosa: è il numero di pezzi non conformi rilevati da Cebi Motors tra quelli del punto precedente.
I PPM sono il rapporto tra la quantità difettosa e la quantità ricevuta, moltiplicato per un milione. Un’OdC può essere emessa anche nel caso di “accettato in deroga”: in tal caso la quantità difettosa non entra nel calcolo dei ppm.
Se il fornitore identifica, comunica ed implementa opportune azioni di contenimento per un possibile problema prima che venga individuato in Cebi Motors, allora i pezzi scarti non verranno contati come PPM.
Se un’eventuale selezione è gestita completamente dal fornitore non si conteranno come PPM i pezzi scarti selezionati, ma solo quelli eventualmente trovati in Cebi Motors; se invece è gestita da Cebi Motors a carico del fornitore, tutti i pezzi scarti entreranno nel calcolo dei PPM e la quantità difettosa sarà aggiornata di conseguenza.
Ogni singolo contenitore con identificazione non corretta o mancante è considerato come un pezzo nella quantità difettosa.
Danni dovuti ad imballaggi non adeguati o diversi da quelli eventualmente concordati con Cebi Motors e danni dovuti al trasporto, nel caso in cui ne sia responsabile il fornitore, generano PPM nella misura in cui si presentino colli danneggiati e/o pezzi inutilizzabili a seguito del danneggiamento.
Non rispondenza delle quantità, ritardi, consegne incomplete o errate ed altri problemi logistici, non generano PPM ulteriori.
3.4.1 Piano di controllo
Il fornitore deve sviluppare un piano di controllo relativamente al prodotto fornito a Cebi Motors. Tale piano di controllo deve:
- elencare i controlli utilizzati per il monitoraggio del processo produttivo,
- includere i metodi per il monitoraggio dei controlli esercitati sulle caratteristiche particolari,
- includere le informazioni richieste dal cliente, ove ce ne fossero,
- dare inizio al piano di reazione specificato quando i processi diventano instabili o statisticamente non capaci.
I piani di controllo devono essere riesaminati ed aggiornati quando avviene una modifica che influenza il prodotto, il processo produttivo, le misure, la logistica, le fonti di approvvigionamento o la FMEA.
Può essere richiesta approvazione del cliente a seguito di riesame o aggiornamento del piano di controllo.
Le modifiche dei piani di controllo dovranno seguire l'iter di approvazione cliente previsto dalla trigger matrix della VDA volume 2 (module M091).
3.4.2 Elementi del piano di controllo
Il piano di controllo, in accordo alla norma IATF appendice A (A1 e A2), deve coprire tre distinte fasi, secondo i casi:
a) Prototipo
b) Preserie
c) Produzione
Il piano di controllo deve contenere i seguenti elementi minimi:
a. Dati generali
- numero del piano di controllo
- data di emissione ed eventuale revisione
- informazioni del cliente
- nome e stabilimento dell’organizzazione
- codice del particolare
- denominazione del particolare
- indice di modifica del particolare
- fase (prototipo, preserie, produzione)
- persone di riferimento
- identificazione della fase del processo
- nome del processo/descrizione dell’operazione
b. Controllo del prodotto
- caratteristiche speciali relative al prodotto
- altre caratteristiche da controllare
- specifiche/tolleranze
c. Controllo del processo
- parametri di processo
- caratteristiche speciali relative al processo
- macchine, maschere, attrezzature, utensili per la produzione
d. Metodi
- tecniche di valutazione delle misure
- dispositivi a prova di errore
- dimensione del campione e frequenza
- metodi di controllo
e. Piano di reazione ed azioni correttive
3.4.3 Pulizia tecnica
Per gli articoli nei quali è fatta esplicita richiesta, ovvero dove viene menzionato a disegno il requisito di “Technical cleanliness” secondo procedura P055, è necessario ogni tre mesi misurare e reportare il livello di contaminazione di un piccolo campione delle parti fornite. Il “working level” che emergerà da queste misure verrà utilizzato per monitorare la pulizia, per intervenire in caso di trend negativi e eventualmente per concordare nuovi standard assieme al fornitore, senza tuttavia rappresentare un criterio per approvare o meno singoli lotti di produzione.
3.4.4 Analisi dei sistemi di misura
È richiesta l’evidenza che dimostri che sono stati condotti studi statistici appropriati per analizzare la variabilità dei sistemi di misura. Questa richiesta si applica a tutti i sistemi di misura cui si fa riferimento nel Piano di Controllo approvato.
Il fornitore deve disporre di un laboratorio attrezzato per verificare che i requisiti indicati nella documentazione tecnica siano rispettati. Qualora ne sia sprovvisto o necessiti di fare effettuare delle prove da un laboratorio esterno, il fornitore può avvalersi solamente di laboratori accreditati.
3.4.5 Modifiche di prodotto/processo
Il fornitore è tenuto a notificare preventivamente ogni modifica al prodotto e/o al processo di fabbricazione (ad esempio per modifiche relative al sito produttivo, al materiale, al ciclo di produzione, al subfornitore, ecc.) e ad attendere l’approvazione da parte di Cebi Motors che potrebbe richiedere un’ulteriore campionatura per verificare la fattibilità della modifica (vedere paragrafo 2.1.6 per un dettaglio dei casi in cui può essere richiesta una nuova campionatura).
Utilizzare il modulo “SCR” per comunicare le modifiche ed ottenere l’approvazione Cebi Motors.
3.5 Condizioni di trasporto e consegna
3.5.1 Requisiti degli imballi
I carichi “pallettizzati” devono essere di formato 1200x800 mm di ingombro (“Europallet”) per un massimo di 850 mm di altezza complessiva (bancale compreso).
Il peso lordo di ogni pallet non deve superare i 900 kg.
Qualsiasi collo di peso superiore ai 900 Kg o di formato diverso da quello descritto (salvo accordi specifici e documentati con il cliente) deve essere approvato da Cebi Motors mediante deroga prima di essere spedito.
Il singolo contenitore trasportabile a mano ha un limite massimo di peso lordo di 15 Kg.
È responsabilità del fornitore assicurarsi che tutti i contenitori spediti siano idonei a preservare e garantire inalterate le caratteristiche del prodotto non solo fino in Cebi Motors, ma anche durante il trasporto e la movimentazione all’interno dello stabilimento.
La scelta dell’imballo deve garantire la protezione del prodotto da eventuali danni durante il trasporto.
Il tipo d’imballaggio definito dal fornitore è formalizzato a Cebi Motors tramite l’invio della scheda imballo che fa parte della documentazione PPAP.
Nessun elemento dell’imballaggio deve essere composto o trattato con materiale o sostanze vietate e non deve inoltre emettere o rilasciare sostanze pericolose.
Per la determinazione del pericolo e delle restrizioni poste sul mercato verso l’utilizzo di materiali o sostanze deve essere fatto riferimento al regolamento EC1907/2006 (REACH)
Le unità di carico palettizzate sono sovrapponibili solo se durante tutte le condizioni di trasporto e movimentazione delle stesse, il confezionamento rimane perfettamente integro.
La sovrapponibilità delle unità di carico palettizzate, deve essere sempre indicata nella scheda imballo della documentazione PPAP. Qualora vi siano restrizioni sulla possibilità di sovrapposizione delle unità di carico palettizzate, deve essere sempre specificato anche sulle unità di carico stesse, tramite cartelli specifici o tramite l’utilizzo della simbologia standard:
In tutti gli imballi, la master label deve essere applicata nel lato corto (80 cm) del bancale.
Il bancale sarà movimentato dal lato corto (80 cm) quindi senza traversi in legno nel lato corto. Utilizzare reggia in materiale plastico (non metallo).
Il bancale deve avere altezza massima di 85 cm compreso il basamento.
Tutti gli imballi in legno, compresi i pallet, consegnati in Cebi Motors devono rispettare le misure fitosanitarie, secondo il protocollo ISPM-15 (International Standards for Phytosanitary Measures) siglato dalla FAO.
XX: codice ISO del paese di provenienza (ad esempio Italia = IT)
000: numero di registrazione univoco assegnato alla società che ha fabbricato o trattato l’imballaggio o il pallet
YY: sigla IPPC che identifica il tipo di trattamento (HT per "trattamento termico)
DB: Le lettere "DB" sono aggiunte per confermare l'uso di legname rotondo scortecciato.
Il trattamento HT secondo la normativa ISPM-15 non è richiesto per spedizioni da Stati Europei. È obbligatoriamente richiesto per spedizione in Cebi Motors provenienti da Stati Extraeuropei.
Ove previsto il fornitore deve rispettare le specifiche di imballaggio richieste esplicitamente da Cebi Motors. L’identificazione della merce deve essere utilizzata in caso di NC.
Utilizzando le informazioni riportate sulla etichetta della merce (DDT di fornitura, serial number, lotto di produzione, data di
produzione …) il fornitore deve quindi assicurare che sia immediatamente possibile individuare quali sono, o possano essere, i particolari affetti dal problema.
3.5.2 Requisiti di etichettatura – compilazione etichetta Odette
L’etichetta Odette deve essere bianca con inchiostro nero.
L’etichetta e l’inchiostro devono essere resistenti all’acqua e tali da garantire la leggibilità non solo fino all’arrivo in Cebi Motors, ma anche a seguito di una normale movimentazione in magazzino (manipolazione, sfregamento tra due scatole, ecc.). Può trattarsi di etichetta adesiva o di cartellino rinforzato applicato sul lato più corto di ogni confezione e ben visibile verso l’esterno dell’imballaggio.
Vietato Corretto
L’etichetta di riferimento si intende composta di due parti che indicheremo:
▪ Sezione Trasporto: la fascia superiore che interessa un terzo dell’etichetta in altezza (campi da 1 a 7 nel riepilogo al paragrafo 3.5.3);
▪ Sezione Identificativa delle parti: il resto (campi da 8 a 16 nel riepilogo)
Etichetta Identificativa delle parti
Ogni unità di movimentazione di materiale (la singola confezione trasportabile a mano) deve essere identificata con la seguente etichetta Odette (ver.4 – vedasi inoltre Istruzione operativa I037)
Etichetta “S” per l’identificazione delle parti (TDED = 7102)
Le etichette per l’identificazione delle parti devono essere prodotte ed usate nella produzione e/o immagazzinamento della parte, prima della spedizione (es. singola scatola).
Le etichette per l’identificazione delle parti contengono solo le informazioni sul prodotto.
Questa etichetta può avere diverse dimensioni in funzione della grandezza dei pacchi e riportare i campi indicati da compilarsi secondo riepilogo paragrafo 3.5.3
- Dimensioni std: 210x102 mm - Campi da 8 a 16 (nel riepilogo al paragrafo 3.5.3) Esempio 1
- Dimensioni per pacchi piccoli: 210x48 mm - Campi 8 - 9 – 12 – 15 (nel riepilogo al paragrafo 3.5.3) Esempio 2
- Dimensioni per pacchi piccoli: 110x96 mm - Campi 8 - 9 – 12 – 15 (nel riepilogo al paragrafo 3.5.3) Esempio 3
- Dimensioni per pacchi piccolissimi 84x54 mm - Campi 8 - 9 – 12 – 15 (nel riepilogo al paragrafo 3.5.3) Esempio 4
Esempio 1 (dimensioni non originali)
Esempio 2 (dimensioni non originali)
Esempio 3 (dimensioni non originali)
Esempio 4 (dimensioni non originali)
- Il numero di serie sull’etichetta, codificato a barre, deve avere l’identificativo “S”.
Etichetta di trasporto
Al momento della spedizione deve essere stampata un’etichetta principale (Master Label) per l’identificazione dell’unità di trasporto. L’etichetta deve essere di formato A5 (148 × 210 mm), bianca con inchiostro nero (v.I037).
Etichetta principale multipla “M” per carichi omogenei (TDED = 7246)
Questo tipo di etichetta deve essere usata quando un’unità di trasporto (x.xx. pallet composto da scatole di stesse parti) contiene pacchi/confezioni di contenuto omogeneo (stesso codice). Ciascun pacco/confezione è precedentemente etichettato con una etichetta per “l’identificazione delle parti”
La quantità sull’etichetta principale deve essere la somma delle quantità contenute in tutti i pacchi. Il numero di serie sull’etichetta, codificato a barre, deve avere l’identificativo “M”
Dimensione A5 210x148 mm
Nota:
Nel caso di pacchi misti (parti di codici diversi), ognuno identificato con un’etichetta tipo S per l’identificazione delle parti, ma caricati sulla stessa unità di trasporto (x.xx. pallet contenente scatole di diversi codici), l’unità di trasporto deve essere etichettata con tante etichette “M” quanti sono i diversi codici contenuti.
Ogni etichetta Odette deve essere completa di codici a barre secondo lo standard “Code 39”.
Per ciascun codice a barre, il testo codificato deve cominciare con un asterisco seguito da una lettera ( identificatore) che serve da guida per la lettura ottica e identifica univocamente il tipo di informazione contenuta in quel campo: di seguito l’indicatore sarà riportato tra parentesi dopo la nota “codice a barre obbligatorio”). Né l’asterisco, né la lettera di identificazione campo devono comparire nel testo leggibile, ma solo in quello codificato a barre. Un altro asterisco chiude il campo nel codice a barre.
Le etichette Xxxxxx devono contenere le informazioni riportate di seguito nel riepilogo al paragrafo 3.5.3. Per tutti gli altri concetti generali e specifici non trattati nei paragrafi 3.5.2 e 3.5.3 si rimanda alla normativa Odette Versione 4
3.5.3 Riepilogo dei campi da compilare
La compilazione dei campi preceduti dal simbolo (*) è obbligatoria.
Per identificare i campi secondo la numerazione utilizzata di seguito, si faccia riferimento alla figura in fondo all’elenco, tenendo presente che non è nelle dimensioni reali.
1. (*) Receiver (Destinatario)
Indicare la ragione sociale del cliente come indicato nell’ordine:
Cebi Motors S.p.A.
35030 Veggiano - PD (Italy)
2. (*) Dock-Gate (Area di scarico merce)
Indicare il luogo di spedizione, a meno di diverse indicazioni, Xxx Xxxxxx Xxxxx 0
3. (*) Delivery note (Documento di trasporto)
Codice a barre obbligatorio – (N)
Indicare il numero/sigla di riferimento della spedizione secondo la numerazione del documento di trasporto.
4. (*) Supplier Address (Fornitore)
Indicare ragione sociale ed indirizzo del fornitore
5. (*) Net Weight – Kg (Peso netto)
Indicare il peso complessivo del materiale, in Kg, escluso il bancale e gli imballi.
6. (*) Gross Weight – Kg (Peso lordo)
Indicare il peso lordo in Kg dell’unità cui l’etichetta si riferisce.
7. (*) No. of Boxes (N. di confezioni)
Indicare il numero di unità di movimentazione contenute nell’unità di trasporto cui l’etichetta si riferisce.
8. (*) Part N. (Codice articolo)
Codice a barre obbligatorio – (P)
Indicare il codice e l’indice di modifica dell’articolo riportati nell’ordine di acquisto e nelle specifiche tecniche Cebi Motors. Utilizzare tassativamente il seguente formato senza caratteri spaziatori: una lettera maiuscola, quattro cifre, un punto, due caratteri alfanumerici.
Esempio: B0123.04
Nel caso in cui l’articolo sia identificabile come COMPONENTE DI SICUREZZA, è necessario sia riportato successivamente al codice, il simbolo
9. (*) Quantity (Quantità)
Codice a barre obbligatorio – (Q)
Indicare la quantità espressa nella stessa unità di misura utilizzata nell’ordine di acquisto (in genere “numero di pezzi” per prodotti enumerabili, “Kg” per prodotti non numerabili quali filo, laminati, liquidi, materiali sfusi, ecc.).
Non inserire punti di separazione migliaia (es. 15000). È possibile utilizzare la virgola per la separazione dei decimali (es. 10,50)
▪ se si tratta di unità di movimentazione è la quantità contenuta in quella confezione;
▪ se si tratta di unità di trasporto uniforme è la somma delle quantità nelle confezioni di quel bancale/cassone
10. (*) Description (Descrizione)
Indicare la descrizione del materiale così come è riportata nell’ordine di acquisto
11. (*) Supplier Part Number (Codice articolo fornitore)
Indicare il codice articolo secondo la codifica del fornitore. Lasciare in bianco se il fornitore utilizza la stessa codifica Cebi Motors.
NB. Questo campo può essere utilizzato per altre informazioni previo accordo con Cebi Motors.
12. (*) Supplier (Codice fornitore)
Codice a barre obbligatorio – (V)
Indicare il codice fornitore che vi è stato assegnato secondo codifica Cebi Motors: si tratta di un codice numerico di 10 cifre, che generalmente inizia per 3301 (fornitore italiano) o 3302 (fornitore non italiano).
13. (*) Date (Data)
Codice a barre obbligatorio – (D)
In questo caso è necessario distinguere l’etichetta per l’identificazione delle parti (unità di movimentazione) e l’etichetta per l’unità di trasporto
▪ sull’etichetta parziale (unità di movimentazione) riportare la data di produzione del materiale; in questo caso il codice a barre non è obbligatorio;
▪ sulla Master Label (unità di trasporto) riportare la data di spedizione completa di codifica a barre. Per motivi di spazio il codice a barre può essere stampato nella parte inferiore del campo 11.
Nel codice a barre la data deve essere nel formato “anno-mese-giorno” AAMMGG, senza caratteri separatori né spaziatori.
Esempio: il 6 dicembre 2013 va scritto così: 131206
14. Engineering Change (Indice di modifica)
Spazio riservato a richieste specifiche per componenti nuovi o modificati: lasciare in bianco qualora non vi siano richieste esplicite da parte di Cebi Motors.
NB. L’indice di modifica deve comunque accompagnare il codice articolo come già specificato al punto 8. (nell’esempio al punto 8, l’indice di modifica è 04)
15. (*) Serial Number (Numero di serie)
Codice a barre obbligatorio – (S o M)
Indicare il numero di serie dell’etichetta. A seconda del tipo di imballo, cambia l’identificatore del codice a barre:
▪ S, per unità di movimentazione;
▪ M, per unità di trasporto con contenuto uniforme (vedi paragrafo 3.5.2).
Il serial number che indica il fornitore, sia sulle etichette di trasporto sia sull’etichetta identificativa delle parti, deve essere un elemento di rintracciabilità dei dati di controllo di delibera di processo.
Il numero di serie deve essere un numero univoco assegnato dal fornitore. I fornitori non devono ripetere il numero di serie per almeno un anno. La lunghezza massima del numero di serie deve essere di 9 caratteri numerici più l’identificativo S o M.
16. Batch Number (Lotto)
È il numero di riferimento assegnato dal fornitore per designare un gruppo di prodotto dello stesso lotto di produzione.
Esempio Etichetta di trasporto (dimensioni non originali)
1 | 2 | |||||
3 | 4 | |||||
5 | 6 | 7 | ||||
8 | ||||||
9 | 10 | |||||
11 | ||||||
12 | ||||||
13 | 14 | |||||
15 | 16 | |||||
Redazio | ne | Responsabile SI | Approvazione | Diret | tore Generale | |
3.6 Identificazione forniture speciali
Cebi Motors considera fornitura speciale ogni consegna di materiale non standard e/o che necessiti di particolari requisiti di tracciabilità: ad esempio lotto in deroga, forniture garantite a seguito NC, prima fornitura dopo modifiche di prodotto o processo (che devono essere preventivamente approvate da Cebi Motors).
Nel caso di forniture speciali, ogni singolo collo appartenente alla spedizione deve essere identificato in modo chiaro ed evidente indicando, in aggiunta alla normale identificazione, anche la motivazione che determina la fornitura speciale.
Segue un esempio di etichetta utilizzabile per identificare eventuali forniture speciali.
ATTENZIONE! |
FORNITURA SPECIALE Special shipment |
Indicare CODICE . Indice di modifica Specify Part number. engineering level |
Descrizione della deviazione/modifica: Modification/deviation description: |
Importante per PRD Cebi Motors: identificare il primo lotto prodotto con il componente in oggetto trasferendo la descrizione della modifica alla fase successiva. |
L’approvvigionamento del materiale viene pianificato da Cebi Motors mediante l’invio di apposito documento denominato ‘Programma Consegne’ (Delivery Plan), con cadenza periodica.
Il Programma Consegne presenta gli ordini esecutivi e previsionali, a breve e medio termine, con la relativa data richiesta di arrivo presso il magazzino Cebi Motors (data ETA) e presenta una visibilità complessiva di otto mesi, compreso quello in corso.
Nel programma consegne non sono evidenziati i prezzi di acquisto ma solamente il codice e la quantità richiesta, in quanto essendo un modulo di ritiro a programma definisce il solo reperimento dei materiali. Gli altri aspetti contrattuali (prezzo, termini di resa, pagamento, ecc.) saranno infatti già stati definiti in via preventiva con l’Ufficio Acquisti, e poi applicati in conformità.
L’approvvigionamento del materiale viene definito da una serie di righe consecutive, che possono essere chiamate “esecutive’ o ‘previsionali’.
Le righe ESECUTIVO determinano il richiamo effettivo dei materiali e definiscono il codice, la quantità e le date in cui il materiale deve pervenire inderogabilmente nel magazzino Cebi Motors (data ETA).
Le righe PREVISIONALE danno l’indicazione dei probabili ritiri richiesti nei periodi successivi alle righe di esecutivo.
La frequenza di ritiro delle merci e di conseguenza la frequenza di aggiornamento del programma consegne, saranno dettate da esigenze di carattere produttivo/logistico e da accordi commerciali esistenti fra le parti.
L’ordine ESECUTIVO è vincolante per il fornitore, e deve essere rispettato, pena la probabilità di fermi di produzione in Cebi Motors e il conseguente addebito dei costi derivanti (Segnalazioni Logistiche).
L’ordine PREVISIONALE ha carattere puramente informativo e non costituisce alcun impegno al ritiro dei relativi quantitativi di prodotto.
Le righe previsionali potranno quindi variare (in quantità e data) in conseguenza delle esigenze produttive di Cebi Motors.
In caso di cancellazione definitiva dei previsionali potrà eventualmente essere oggetto di accordo risarcitorio la sola parte relativa alle materie prime necessarie alla copertura delle prime 8 settimane di previsionale cancellato.
Qualora il fornitore ritenesse di avere dei problemi nel soddisfare le richieste previsionali di Cebi Motors, dovrà tempestivamente segnalarlo via mail al nostro servizio di Pianificazione entro max 48 ore dalla ricezione del programma. La mancata segnalazione istituirà il silenzio assenso.
3.7.1 Segnalazione logistica
Nel caso di problematiche legate all’aspetto logistico delle consegne, come ritardi, consegne parziali, mancato avviso di problemi entro le 48 ore, materiale danneggiato causa imballo non conforme, ecc., oltre alla segnalazione a mezzo e-mail verranno emesse delle apposite ‘SEGNALAZIONI LOGISTICHE’ (Logistic Complaint), con modulo a parte, alle quali il ns. Uff. Acquisti farà seguito con relativo addebito calcolato a consuntivo.
3.7.2 Consegne di fine mese ed anticipi di consegna
Le consegne effettuate in anticipo, oppure con DDT datato negli ultimi tre giorni lavorativi del mese, non sono ammesse. Cebi Motors si riserva di respingere queste consegne ovvero, se accettate perché in prossimità della scadenza, di posticipare automaticamente il pagamento di 30 giorni.
Eventuale deroga a quanto sopra può verificarsi esclusivamente nel caso di una ns. urgenza di fornitura, dietro richiesta espressa ed accordo per iscritto da parte di Cebi Motors, da definire solamente con la Pianificazione.
3.7.3 Ricevimento merci
L’osservanza degli orari di magazzino è obbligatoria. Le consegne effettuate fuori dall’orario prestabilito generano dei costi che verranno addebitati.
Emissione ordine per produzione di Serie
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VALUTAZIONE PERIODICA DEL FORNITORE
ASSEGNAZIONE DI NUOVI PRODOTTI
GESTIONE NON CONFORMITÀ
OK
NOK
VARIAZIONE DEI CRITERI DI ACCETTAZIONE
(salto Lotto)
FORNITURA DI SERIE
CEBI:
Vendor Rating
CEBI:
Risposta 8D
CEBI:
Osservazione di Collaudo (OdC)
CEBI:
Vendor Rating
FORNITURA DI SERIE
Ordine di Acquisto
4.1 Monitoraggio e analisi del processo
4.1.1 Verifiche ispettive da parte di Cebi Motors e Piano di miglioramento
Cebi Motors si riserva il diritto di valutare il processo produttivo del fornitore secondo guida VDA 6.3 o altro schema similare. Su richiesta e in base a quanto concordato il fornitore accetterà la visita di personale qualificato Cebi Motors per le opportune valutazioni. Al termine della visita Cebi Motors pubblicherà il verbale relativo alla visita ed assegnerà il punteggio corrispondente, valido anche ai fini del Vendor Rating.
Nel verbale verrà riportato l’eventuale piano di miglioramento richiesto, al quale il fornitore è tenuto ad allinearsi nei tempi e nei modi stabiliti e/o concordati con Cebi Motors.
I motivi per i quali Cebi Motors può decidere di effettuare una verifica ispettiva sono: l’avvio di un nuovo fornitore, di un nuovo prodotto o di una nuova attrezzatura, la modifica o lo spostamento del processo produttivo, una situazione la cui gravità richieda un intervento di monitoraggio/crescita del fornitore (non conformità ripetute, basso punteggio nel Vendor Rating, ecc.)
Il fornitore si deve pertanto rendere disponibile affinché le verifiche possano coprire tutti i processi relativi alla gestione per la qualità e tutte le attività riguardanti processi e prodotti di pertinenza di Cebi Motors.
Il fornitore è tenuto a gestire autonomamente o sotto la supervisione di personale Cebi Motors i piani di miglioramento con le azioni correttive/preventive volte a garantire la conformità del prodotto e del servizio offerti, conformemente a quanto previsto dalla ISO 9001 al paragrafo 10.2, e dalle tecniche di “problem solving”.
4.1.2 Audit di processo
La CEBI Motors promuove l’approccio definito all’interno della normativa IATF 16949, pertanto il fornitore è tenuto a pianificare e realizzare audit di processo per le linee che interessano i prodotti della CEBI Motors. La pianificazione deve tener conto di eventuali non conformità sul prodotto che impattano sulle linee produttive. La realizzazione delle visite ispettive deve avvenire su tutti i processi che hanno impatto sui prodotti della Cebi Motors.
Viene raccomandato l’utilizzo dello standard VDA 6.3.
Cebi Motors si riserva il diritto di richiedere evidenza dell’effettuazione delle visite ispettive e delle relative azioni di miglioramento.
Ai fornitori che gestiscono componenti con caratteristiche di sicurezza, è richiesta da parte di Cebi Motors la compilazione del D-part-self assessment, modulo M092, con frequenza annuale.
4.1.3 Riqualifica
In accordo alla IATF 16949, una riqualifica regolare del prodotto fornito in serie, deve essere compiuta con formula periodica, così da avere evidenze documentate che le caratteristiche dei componenti di fornitura siano, almeno, le medesime rispetto al benestare già emesso.
La sua frequenza e contenuto, vanno concordate ed approvate da Cebi Motors in fase di PPAP (M051).
Salvo diverso accordo fra le parti, suddetta documentazione va presentata entro il 30 settembre, con cadenza annuale, ed i campioni analizzati conservati per 3 anni presso il fornitore.
4.1.4 Processi Speciali – CQI
Cebi Motors promuove l’utilizzo di logiche di validazione dei processi speciali, e di controllo degli stessi, in accordo ai relativi testi tecnici AIAG-CQI e incentiva una autovalutazione periodica dei suddetti.
Tale stimolo è finalizzato alla sensibilizzazione verso un'implementazione di sistemi per la gestione efficace dei processi non verificabili direttamente ed alla valutazione degli stessi.
4.1.5 Portale fornitori Cebi Motors
Cebi Motors, in ottica di miglioramento e ricerca del reciproco beneficio all’interno della propria supply chain, si riserva la facoltà di richiedere l’utilizzo del proprio Portale Fornitori.
Le istruzioni per l’accesso e l’utilizzo del portale fornitori sono disponibili all’interno del sito ufficiale CEBI MOTORS (CEBI MOTORS/CEBI GROUP).
4.2 Osservazione di collaudo – Risposta 8D
4.2.1 Notifica da parte del fornitore a Cebi Motors
Nel caso in cui un fornitore abbia ragione di credere che esista o sia possibile una condizione di non conformità per un qualsiasi prodotto fornito a Cebi Motors, è opportuna una comunicazione scritta immediata tra il fornitore stesso ed il personale dell’ente qualità Accettazione Arrivi (CQAA) Cebi Motors.
Alla notifica del problema seguiranno la decisione da parte della qualità Cebi Motors ad accettare, derogare o respingere il materiale e, di conseguenza, l’eventuale sostituzione a carico del fornitore del materiale entro i tempi concordati.
Se l’identificazione di un difetto e la conseguente notifica avvengono prima della consegna del prodotto a Cebi Motors, il fornitore riceverà eventuale disposizione all’invio di un campione ed attenderà il parere di Cebi Motors.
La richiesta di deroga da parte del fornitore richiede, affinché possa essere valutata da Cebi Motors, l'utilizzo dello specifico form M059.
4.2.2 Notifica da parte di Cebi Motors al fornitore
Nel caso in cui Cebi Motors rilevi una non conformità relativamente ad un particolare fornito, durante i controlli in accettazione o in produzione, lo comunicherà al fornitore tramite una ODC (Osservazione di Xxxxxxxx) che riporta descrizione, gravità ed entità del problema.
All’OdC Cebi Motors, il fornitore deve far seguire:
a. attuazione immediata di quanto richiesto nel campo "3A. Azioni immediate sul materiale in Cebi Motors” nell’OdC;
b. eventuale sostituzione del materiale entro i tempi concordati;
c. entro 24 ore: comunicazione scritta in formato 8D relativa all’azione immediata di contenimento (campi 3A&3C dell’OdC);
d. entro 5 giorni lavorativi: comunicazione in formato 8D della causa del difetto, del motivo di mancato rilevamento presso il fornitore, delle azioni correttive ipotizzate, del metodo pianificato per verificare l’efficacia delle azioni correttive ipotizzate (campi 4&5 del report OdC);
e. entro 20 giorni lavorativi: implementazione dell’azione correttiva definitiva, chiusura verifica efficacia, implementazione delle azioni preventive di sistema (organizzativo, operativo, di controllo) per evitare che tali o simili problemi si ripetano (campi 6&7 del report OdC).
Alla segnalazione di un problema, anche precedente all’emissione di un’Osservazione di collaudo da parte di Cebi Motors, il fornitore deve attivarsi immediatamente ed in modo autonomo secondo le istruzioni di seguito riportate.
Deve innanzitutto isolare i pezzi che potrebbero essere affetti dalle medesime problematiche segnalate, ovunque si trovino (presso fornitore, presso Cebi Motors, in transito o nel processo produttivo), eventualmente fornendo a Cebi Motors le informazioni necessarie ad isolare potenziali pezzi scarti; il fornitore è tenuto a sostituire o riparare prontamente tutti i prodotti difettosi, senza oneri per Cebi Motors oppure, a scelta della stessa, a rimborsarle il valore di questi prodotti e di tutti i costi, anche finanziari, relativi alla loro sostituzione sul prodotto finale ovunque esso si trovi.
Per la gestione del prodotto non conforme, attenersi a quanto previsto dal paragrafo 8.7 “Controllo degli output non conformi” della norma ISO 9001.
Inoltre l'azione di contenimento attuata deve garantire che tutte le forniture seguenti l'ODC siano conformi fino all’implementazione dell’azione correttiva definitiva e alla verifica della sua efficacia.
Le risposte relative all’analisi delle cause e alle azioni correttive scelte per risolvere il problema devono essere formalizzate ed inoltrate nel formato 8D, compilato secondo le istruzioni fornite, sia esso quello proposto nella seconda parte del modulo dell’ODC, o quello personalizzato del fornitore, il quale in ogni caso deve mantenere registrazione di quanto messo in atto.
La prima fornitura successiva all’implementazione dell’azione correttiva definitiva deve essere chiaramente identificata come comunicato nel modulo 8D.
Tutti i costi sostenuti da Cebi Motors a causa di una non conformità generata dal fornitore saranno a carico del fornitore stesso, compresi gli eventuali fermi produttivi. In questi costi sono inclusi quelli relativi ad eventuali azioni che Cebi Motors si riserva il diritto di avviare per poter continuare regolarmente la produzione e soddisfare le richieste del cliente finale.
Gli addebiti per i quali sia dimostrata la responsabilità del fornitore verranno consuntivati, comunicati ed addebitati al fornitore stesso tramite apposito modulo “M028 - Addebito a fornitore”.
La sola gestione amministrativa dell’ODC prevede un addebito fisso di 100,00 €.
Le ispezioni effettuate dalla Qualità Accettazione Arrivi Cebi Motors o dai clienti della Cebi Motors non costituiscono accettazione o riconoscimento contrattuale della conformità della merce né esonerano il fornitore dalle responsabilità e dal corretto adempimento contrattuale. Il pagamento della merce non costituisce dichiarazione contrattuale della conformità della merce.
4.3.1 Escalation presso I fornitori
Nel caso che nella valutazione periodica (Vendor Rating) NON venga raggiunto il punteggio minimo di 66 la Cebi Motors valuterà se le azioni correttive del fornitore saranno ritenute sufficienti al fine di ripristinare in un tempo ragionevole una performance di fornitura almeno in classe B., in caso contrario verranno pianificati degli incontri col fornitore finalizzati ad una crescita mirata dello stesso (1° livello di escalation).
Qualora queste attività non portino i risultati attesi e quindi la valutazione risultasse ancora <66, il fornitore verrà soggetto ad un Audit in accordo allo standard VDA6.3 (2° livello di escalation).
Se il punteggio della VDA6.3 risulterà negativo (rating C), il fornitore verrà escluso dall’assegnazione di nuovi progetti. Il fornitore potrà essere riammesso all’assegnazione di nuovi progetti solo a fronte di una nuova valutazione VDA6.3 positiva (A o B) e Vendor Rating positivo (A o B). Il fornitore dovrà inoltre promuovere un piano di miglioramento per rientrare in classe di Vendor Rating almeno B.
Se a fronte di questa attività il fornitore non garantirà il ripristino di un regime di fornitura con Vendor Rating almeno in classe B, la Direzione della Cebi Motor valuterà l’eventuale esclusione del fornitore dalla Vendor List (3° livello di escalation).
Diagramma 4: METODO 8D |
2. Definire precisamente il problema, identificando CHI, COSA, QUANDO, DOVE, XXXXXX', COME, QUANTO |
Sorvegliare costantemente l'efficacia di tali azioni e avviare, in caso contrario, altre azioni. |
4. ANALISI DELLE CAUSE - Identificare tutte le possibili cause che spiegano la manifestazione del problema. - Definire le cause più probabili, confrontarle con la descrizione del problema ed i dati disponibili e verificare se possono essere la causa all'origine del problema. - Avvalersi nel corso dell'attività delle tecniche quali: diagrammi causa-effetto, brainstorming ecc. - Supportare le decisioni attraverso prove ed esperimenti. |
Termine per sez. 4&5: 5gg lavorativi Scegliere l'azione correttiva ritenuta ottimale, e verificarne la reale idoneità mediante opportune prove/verifiche. |
Definire come e con quali controlli si possa garantire in produzione che la causa all'origine del problema è stata rimossa. |
Termine per sez. 6&7: 20gg lavorativi |
8. Apprezzare gli sforzi ed i risultati del gruppo di lavoro |
Error: Reference source not found
Codice: I019 | Revisione: 10 | Data: 30/03/2022 | Pagina 36 di 66 | |
Descrizione: Manuale Fornitori / Supplier Manual | ||||
• M027 - Valutazione preliminare potenziale fornitore
• M051 - Documentazione richiesta al fornitore (documentazione accompagnatoria per prototipi e campionature)
• Part Submission Warrant
• M089 - Scheda di riepilogo vendor rating
• M028 - Addebito a fornitore
• M046 - Osservazione di collaudo (8D Report)
• M059 - Richiesta di deroga
• M088 - Team Feasibility Committment (Analisi di fattibilità)
• M084 - Benestare all’utilizzo
• M087 - Supplier Change Request/Review
• M091 – Trigger Matrix Appendix 8 from VDA Volume 2
• M092 – D-Part Self-Assessment Cebi Motors
• I037 – Tracciabilità dei componenti di fornitura
• P054 - Flammability
• P055 – Pulizia tecnica
Redazione | Responsabile SI | Approvazione | Direttore Generale |
ENGLISH VERSION
1.1.1 How to be included in the Vendor List 40
1.1.2 Contract terms - Acceptance of the suppliers' manual 40
1.1.3 How to stay in the Vendor List 41
2.1.5 Production Part Approval Process (PPAP) – Initial samples 43
3.1.1. Starting off mass production 46
3.2 Document control and data storage 46
3.2.2. Cebi Motors’s Supplier Manual control 46
3.2.3 Quality records and data storage 46
3.2.4 Traceability, Identification And Registration 47
3.4.2 Control plan requirements 50
3.4.3. Technical clenliness 51
3.4.4. Measurement System Analysis (MSA) 51
3.4.5. Product/Process modifications 51
3.5 Transport and delivery terms 51
3.5.1 Packaging requirements 51
3.5.2 Labelling requirements – completing the Odette label 53
3.5.3 Summary of the fields to be completed 55
3.6 Identifying special shipments 57
3.7.2. Month end deliveries and advance deliveries 58
4.1 Process monitoring and analysis 61
4.1.4 Special Processes - CQI 61
4.1.5 Cebi Motors supplier portal 61
4.2Test observation - 8D answer 62
4.2.2 Cebi Motors' notification to the supplier 62
4.3.1 Escalation at Supplier locations 63
ACCEPTANCE DOCUMENT OF CEBI MOTORS’S SUPPLIER MANUAL
This document is part of the contractual documents, together with the technical specifications, purchase orders and general purchase terms. It contains the guidelines and requirements for supplies that satisfy the requirements of Cebi Motors.
It is a controlled document and subject to potential amendments and revisions of its content; the most recent edition is always published on the website in the CEBI MOTORS/CEBI GROUP area, and available for viewing and download.
This document is considered accepted by the supplier as is without any amendments should the supplier begin producing or delivering goods further to orders from CEBI MOTORS.
In case you should need further information or have any questions, please don’t hesitate to contact our Purchasing Department or the Supplier Development Manager.
Signature only required for suppliers not yet listed on the Vendor list (see Chapter 1 - Supplier Selection).
Date:
Supplier Company name:
Name and surname of the company legal representative:
E-mail for Vendor rating:
Company stamp and signature of the Legal Representative:
……………………………………………
HOW TO CONTACT CEBI MOTORS STAFF
Telephone x00 000 0000000
Fax x00 000 0000000
SCOPE AND FIELD OF APPLICATION
This manual aims at defining the supply relationships between Cebi Motors and its suppliers and helping the supplier to understand its responsibilities in its relationship with Cebi Motors.
Find below the systems and base procedures that Cebi Motors wants to be applied by all suppliers. Any additional requirements can then be defined from time to time and attached to the specific purchase order.
This manual is a contract between Cebi Motors and the supplier who is fully responsible for the fact that its products - and those of its sub-suppliers - comply with the requirements requested by Cebi Motors in the purchase order, drawing and technical specifications.
In a strategic approach, Cebi Motors acquired an IATF 16949 Quality Management System, integrated in its other certifications: ISO 14001 and OHSAS 18001.
The objective of the following certification is the development of a QMS that promotes continuous improvement, stressing on the prevention of faults, reduction in variability and losses in the supply chain. Therefore it defines the fundamental QMS requirements for those who underwrite this document.
An advantage in order to be included in the Cebi Motors Vendor List is having a valid ISO 9001 certification, issued by a recognised third-party certification body.
For this reason, the supplier is asked to come to know the market sector Cebi Motors operates in and what it entails for this contract.
It is certain that this path is a real competitive advantage for all the companies involved, striving towards constant improvement, a real competitive drive on the market.
TERMINOLOGY
ISO International Standard Organisation.
IATF International Automotive Task Force
UNI Italian National Unification Board
ANFIA National Automobile Industry Association
SGQ Quality Management System
SGI Integrated Quality and Environment Management System
IMDS International Material Data System (xxx.xxxxxxxx.xxx).
ELV End-of-life vehicle: acronym used in the web to find all the European standards relative to scrapping of components at the end of their life.
FMEA Failure Mode and Effect Analysis.
MSA Measurement System Analysis (QS9000). APQP Advanced Product Quality Planning (QS9000). PPAP Production Part Approval Process (QS9000). PPM Parts per million.
SPC Statistical Process Control
Warrant Product Conformity Declaration (PSW – QS9000)
TFC Team Feasibility Commitment
R&R Repeatability and Reproducibility test of an instrument.
R@R Run@Rate Physical control that the production process is able to produce parts of suitable quality (in compliance with the PPAP documentation) with adequate production capacity
Cm Machine potential capacity
Cmk Machine capacity index
Pp Process preliminary potential capacity (over the short term) Ppk Process preliminary capacity index (over the short term) Cp Process potential capacity (over the long term)
Cpk Process capacity index (over the long term)
Q+ Special characteristic. Ppk=1.67 is required in sample for approval; Cpk=1.33 in mass production. This second requirement could be substituted by a 100% production-line check or, where applicable, if approved by the client, a check for attribute data with sampling frequency to be agreed along with Cebi Motors. (Required insertion in the control plan).
Q- Special characteristic. Ppk=1.67 is required as the initial condition and, in mass production sample control. (Required insertion in the control plan).
NC Non conformity.
ODC Inspection report (Non-conformity report and 8D response form).
8D Response method of a non-conformity with analysis of the cause and proposed corrective actions.
Prototype Pieces made according to preliminary specifications, not necessarily with tooling and processes used for mass production.
Samples Pieces made according to final specifications. Whether “Initial sample” or “Sample for approval or type- approval” or “Pre-series”, they must be produced with specific tooling and processes
Series Pieces made with definitive tooling and processes of a code
MP Component
V.L. Vendor List
CQAA Incoming inspection
ETA Estimated Time of Arrival
CQI Continuous Quality Improvement: metodi di valutazione dei processi speciali
FIFO First In First Out
When a supply has to be allocated, Cebi Motors chooses the suppliers from the Vendor List (list of approved suppliers). If it is impossible to meet the purchasing requirements selecting from the Vendor List, new suppliers must be found.
Once a new organization has been identified as a possible supplier for a specific item or product, the qualification process starts.
1.1.1 How to be included in the Vendor List.
Inclusion in the Cebi Motors' Vendor List is achieved via the following procedure
(summarised in Diagram 1):
1) Supplier's registration using the appropriate form M027 - Supplier preliminary Assessment in order to be taken into consideration by Cebi Motors.
NOTE: When any details in the M027 form change, the supplier must update the form and send it to Cebi Motors again.
2) Suitability assessment on the basis of:
- Assessment of the quality system in compliance with ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001 and/or BS OH SAS 18001 by a credited body.
- Process checks by a Cebi Motors assessor or other qualified body (car manufacturer of car manufacturer's supplier) for the same process Cebi Motors is interested in.
- Availability to supply, on request, any information necessary to Cebi Motors Purchasing and Supplier Quality Departments to check its capacity to supply the requested products and services. This will include a check of procedures, FMEAs and process capacity analysis as well as financial and commercial information.
- Critical ability in carrying out feasibility analysis and submit and comply with a progress schedule for product development.
- The supplier agrees to submit PPAP documentation when sending samples.
- The supplier agrees to submit product requalification documents on an annual basis, in September of each year.
- Availability to register the composition of its items in the IMDS system, in compliance with the "IMDS Supplier's Guide" available at Cebi Motors internet portal.
- Being/having been a direct supplier of a Cebi Motors' customer.
1.1.2 Contract terms - Acceptance of the suppliers' manual
Once the supplier is deemed suitable, the parties must underwrite this Suppliers' Manual before orders can be processed.
If no formal acceptance of the manual is sent and the supply starts all the same, the contract relationship is anyway governed de facto by the provisions contained in this document and the General Conditions of Purchase.
The following is an integral part of the purchasing contract:
1. The terms and conditions of any written agreement drawn up with Cebi Motors;
2. Anything specified in the purchasing order, together with its General Terms and Conditions;
3. The technical drawing and technical specifications (whether they are Cebi Motors', Cebi Motors' customer's or legally binding);
4. This Suppliers' Manual;
5. National and international laws regarding the use of materials hazardous and/or harmful to the environment;
6. Any other request specified in writing by Cebi Motors. Payment will be made according to that indicated on the purchase order
The supplier must meet customs requirements to ensure quick and efficient transport of goods.
In compliance with the declarations of conformity to the ELV (End of Life Vehicles) and RoHS (Restrictions on Hazardous Substances) regulations, it is vital for each individual component supplied to Cebi Motors to comply with the:
➢ maximum limits set by the European Commission with decision No. 525 of 27 June 2002 regarding directive 2000/53/EC, its annexes and following revisions;
➢ within the maximum limits indicated by the European Commission with Decision no. 618 of 18 August 2005, as relative to Directive 2002/95/EC as now replaced by 2011765/EU and its related annexes and subsequent revisions;
➢ maximum limits set in each successive bill or amendment of the European Commission regarding ELV and RoHS.
With reference to the provisions of Regulation (EC) no. 1907/2006 as amended, REACH, on the Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemical Substances, pursuant to the former, the supplier of articles agrees to report any presence of substances listed in the Candidate List - Annex XIV of the Regulation, and periodically check for updates.
In reference to "Mineral Conflict Free", or rather the issue of ending violent conflict in the Democratic Republic of Congo and surrounding countries by means of regulation of the supply sources tin, tungsten, tantalum, gold and their minerals, the supplier agrees to undergo and submit sub-suppliers to monitoring through the annual compilation of the CMRT form.
As regards flammability, as the automotive market is that of reference for Cebi Motors, compliance with the properties of materials with respect to flammability as concerns polymers and others is a requirement; non-compliance of which is always to be understood as related to product safety issues.
1.1.3 How to stay in the Vendor List.
Once the status of qualified supplier has been obtained, it is always subject to the constant quality of the supply and services, included commercial competitiveness.
The Vendor List is periodically updated on the basis of the vendor rating (for more details about this, refer to
chapter 3.3 Performance Assessment), the analysis of the development plan proposed by the Supplier, when requested, the continuous control of performance by Cebi Motors personnel and the results of the process assessment.
Other essential requirements to continue supplying Cebi Motors are the respect of the terms given in this manual and the participation in the cost reduction and continuous improvement plans.
In the event there are no supplies requested, a supplier remains in the Vendor List for one year from the date of inclusion or from
the date of the last supply.
Diagram 1: ADDITION OF THE SUPPLIER TO THE V.L.:
- CHOICE OF SUPPLIER
- QUALIFICATION PROCESS
- ADDITION TO THE V.L.
Identification of the possible supplier
Special derogation by a Y
Cebi Motors' customer? es
Negative result
No
SUPPLIER
SOUUPPTLPIUETR: OUTPUT:
MIm02p7rofvilelemdenint P+lan
requested documentation
(Organisation chart, copies of ISO certificates, system list)
Preliminary evaluation (M027)
Positive result
Positive result
Process audit
No
(VDA 6.3)
Negative result
SUPPLIER OUTPUT:
Acceptance of the Supplier Manual
Improvement Plan
CEBI MOTORS OUTPUT:
Vendor List
Improvement Plan Accepted by Cebi Motors?
-SF-
Yes
Acceptance of Cebi Motors Supplier Manual
Redazione
Responsabile SI
Approvazione
Direttore Generale
“M078 – REQUEST
Addition of the Supplier to Dispatch to Supplier
Supplier Manual
2.1.1 Quotations
Once a range of possible suppliers has been selected from the Vendor List, Cebi Motors’s Purchasing Office will send the technical specifications and request for a quotation.
The supplier will forward a quotation within the date requested, together with a feasibility analysis and a detailed timing forecast for the product development up to mass production.
The quotation assessment will narrow down the choice of suppliers which are involved in the project and from which we will require prototypes and/or samples.
2.1.2 Feasibility analysis
The feasibility analysis is required to evaluate if the requested part can be mass produced according to drawing specifications. This evaluation is necessary for new products or whenever changes are made to products or processes.
2.1.3 Timing
Timing means respecting and following the schedule of product and process development activities up to starting off of mass production of a part. The plan will include at least the dates for the following activities:
1. Quotation and feasibility analysis based on preliminary drawings
2. Cebi Motors purchasing order emission
3. Process flowchart
4. Prototypes production and delivery
5. Process FMEA
6. Final drawings emission
7. Production of final equipment
8. Initial samples (run at rate) – PPAP submission
9. Start of mass production
2.1.4 Prototype submission
Prototypes are parts produced according to preliminary specifications, not necessarily with the equipment or tooling used for mass production.
They test the suitability of a component from a technical point of view and in its specific application during the product development phases.
According to Cebi Motors specifications they could be working or not, and therefore used exclusively for dimensional analysis.
The number of prototypes to be submitted depends on the instructions given in the purchase order. The supplier will submit the following accompanying documents together with prototypes:
• clear identification of the parts as prototypes with reference to the request or purchasing order
• whatever requested by Cebi Motors in the M051 form
2.1.5 Production Part Approval Process (PPAP) – Initial samples
After the prototyping phase, if proceeds, for each new product the supplier must provide initial samples produced with the definitive equipment and processes.
The initial sample parts (i.e. pre -series or samples for approval) must be accompanied by at least the following documentation:
▪ Guarantee that the submitted samples are produced with final equipment and processes with clear reference to part code, drawing level, amount and Cebi Motors purchasing order number;
▪ Cebi Motors drawing with the characteristics identified with reference to the measurements in the dimensional report;
▪ Dimensional report on all the measurements (minimum of 3 clearly identified samples for each figure or
▪ cavity, to allow further analyses by Cebi Motors, unless otherwise specified);
▪ Capability analysis of all the Q+ and Q- measurements, carried out on a minimum of 50 parts;
▪ Packaging chart for standard supplies;
▪ Mass production control plan;
▪ Detailed process flowchart;
▪ Bulk material certificates.
N.B.: for Q+ and Q- dimensions, unless otherwise specified, a PpK > 1.67 is requested (for a min. of 50 consecutive samples for each figure or cavity) when the machine/process is started; for mass production the minimum requirement is: sample controls for the Q- dimensions, and SPC with process capability (Cpk > 1.33) for all Q+ dimensions.
Where the required process capabilities cannot be achieved, in the initial samples phase (Ppk) and/or during series (Cpk), in the absence of specific drawing formalized agreements between the supplier and Cebi Motors, the supplier must provide for the control of the special characteristic at 100 % or via poka yoke solution.
In addition to the documentation listed above, Cebi Motors may also request further information to be submitted by the supplier together with the samples in the M051 form.
We assume that the first sample submission must comply with all specifications. For all unscheduled checks, carried out by Cebi Motors with the same drawing level, the supplier will be charged with the cost of the extra checks.
The samples and/or any related equipment or tooling will be paid for only if they are conforming to all specifications (including the ones listed in the M051 form).
A minimum of 30 samples will be required (at least 3 with complete metrological analysis), unless otherwise specified in the sample purchasing order.
The above mentioned sample supply procedures will be applied to all equipment, moulds, cavities or multiple cavity moulding centres, etc.
Each sample package will be clearly marked as such (“SAMPLE”).
The supplier is totally responsible to guarantee that the samples conform to all specifications before being submitted to Cebi Motors. In the event conformity is not possible within the presentation date, the supplier may ask for a derogation from the Cebi Motors’s Purchasing office enclosing an action plan.
After PPAP approval, Cebi Motors will issue approval for the specific part to the supplier.
2.1.6 Additional samples
Besides the initial samples for new parts approval (previously described), there are other cases in which Cebi Motors could request samples from the supplier:
a. Project changes;
b. Equipment/tooling changes, replacement or transfer;
c. Corrections to any discrepancies, which could involve: product performance against the customer requirements, dimensional or process capacity issues, suppliers issues, full approval of a part replacing an interim approval (e.g. mould of one or more cavities), functional or laboratory tests issues.
d. Parts produced after the tooling has been inactive for 12 months or more, or for periodic part requalification.
e. New or alternative material;
f. New supplier or material;
g. New or modified part production process;
h. New or alternative plant location.
i. extraordinary maintenance of the toolings: it is on supplier responsibility to inform Cebi Motors with reasonable advance of the approaching end of life of the equipment based on the guarantee agreed upon during the assignment of the order with the Cebi Motors purchasing department.
2.1.7 Management of sources designated by the client ("imposed suppliers")
CEBI Motors reserves the right to ask the supplier to use subsuppliers he has selected ("sources designated by the customer" or "imposed suppliers").
With regard to the sources designated by Cebi Motors, the latter reserves the right to ask the supplier for documentation certifying the qualification / preliminary assessment of the imposed suppliers.
In case of a non-compliance or when verifying the documentation provided, Cebi Motors may agree with the supplier an improvement plan for the imposed subcontractor and a possible joint process audit at the subcontractor’s site (escalation).
Diagram 2: TYPE APPROVAL OF AN ITEM:
- OFFER
- PROTOTYPE
- SAMPLE
- ISSUE OF ORDER
CEBI: choice from the V.L. of the Supplier that will supply the component
Input: Diagram 1
CEBI PURCH. DEPT.: transmission of Request for Offer and Technical Specifications
N
Supplier:
- Offer
- Time frame
- Feasibility
Negative result
CEBI: Assessment for the Offer (time, frame, feasibility, cost, etc.)
Positive result
CEBI:
Prototype required?
Y
CEBI:
Prototype OK?
N Y
Negative result
CEBI: Issue of Sample Order
CEBI: PPAP
documentation check
Positive result
PPAP documentation check negative result: “M028 – Addebito a Fornitore”
Supplier:
- PSW
- PPAP
Negative result
CEBI:
metrological analysis
Positive result
CEBI: Purchase approval report + PSW
Negative result
CEBI:
Functional Test
Positive result
Negative result
CEBI: Issue of
Approval?
Positive result
Issue Order A
3.1.1. Starting off mass production
Before starting mass production the supplier must have received PPAP approval by Cebi Motors (i.e. conformity to M051 requirements), officially issued through the Validation Report.
Starting from the year 2017, the approval report became an internal Cebi Motors document and was replaced by the PSW (Part Submission Warrant, the "cover" of the PPAP delivered by the supplier), which, one it has obtained final approval, must be available in the archives both at the supplier location and at Cebi Motors, and signed by each
If the M051 requirements are not met, Cebi Motors may decide to issue a temporary Validation Report. In such cases the report will include a list of corrective actions to be taken along with the timing.
When the Validation Report has been issued, the following supplies will be considered “mass production”; this means these may not be subjected to incoming inspection, but sent directly to production (free pass). Incoming inspection and analysis by Cebi Motors will be performed only on those components that have to be approved, that are interim approved or after a non -conformity, to verify the effectiveness of a corrective action.
In case of production loss due to poor quality of supplies, all the relevant costs will be charged back to the supplier: as far as this is concerned, Purchasing General Terms are also applied.
For more detailed information about the product development, the part approval process and related documentation, refer to PPAP and APQP manuals (AIAG), to which Cebi Motors refers, unless otherwise specified.
For suppiliers which manage safety characteristics, will be requested from Cebi Motors side the filling of the D-part-self assessment (module M092), in advance to the start of series production.
Furthermore, Cebi Motors reserves to auditing the supplier according to the scheme VDA 6.3 before the start of series production.
3.2 Document control and data storage
3.2.1 Document control
Documents referring to Cebi Motors products, such as drawings, specifications, purchase orders, control plans, PPAP documentation and all quality records (*), must be controlled and maintained for the duration of the supply, or according to current legislation, and they must be permanently available for consultation by Cebi Motors upon request. The control reports and measurements must be maintained for at least 3 years.
Attention: for the traceability, the archiving and the storage of documents (e.g.: inspection reports), report (e.g.: measurement reports) or certificates (e.g.: CoA), the storage period is 15 years. Please refer to instruction I037 for more details.
(*) Quality records: drawings; technical specifications; contract reviews; control plans; records of measures on incoming material; approval for production start-up (validation of a part); control sheets; records of measures on outgoing products; non-conformity management; measuring instruments tracking.
The Supplier must have a documented system to control the receipt, management and the updating of drawing levels. This management system must guarantee the use of the correct drawing level, the control plan and all the documents that are changed further to the updating of drawing level. Old copies must be removed.
The production control plan must be submitted with the initial sample parts, as previously stated, and again in case of further request. Also the control plan must also be approved by Cebi Motors, who reserves the right to add other controls or to change their frequency when necessary.
The modifications of the control plans must follow the procedure according to the trigger matrix from the VDA volume 2 (module M091).
For more detailed information about the control plan, please refer to paragraph 3.8 in this Manual, or to the IATF 16949 technical specification (paragraph 8.5.1.1. and Appendix A) from which they come.
3.2.2. Cebi Motors’s Supplier Manual control
The Supplier Manual is a controlled document, subject to amendment and review: the latest edition is always published in the reserved area of the CEBI MOTORS website, where it can be read and downloaded.
This document is considered accepted by the supplier as is without any amendments should the supplier begin producing or delivering goods further to orders from CEBI MOTORS.
3.2.3 Quality records and data storage
Refer to paragraph 7.5.3. of the ISO 9001 standard.
If product traceability is requested, the supplier must apply a management system to control and record the unique part identification code.
3.2.4 Traceability, Identification And Registration
Suppliers are required to provide the batch traceability of products (with a greater focus on special features). Production batches must be delivered to Cebi Motors in their order of production: the FIFO (First in - First out) method must be used.
Traceability at the Supplier location must allow (see I037):
- to lead back to the origin of the production: starting from a batch, it must go back to its manufacturing conditions, including the products supplied by sub-suppliers;
- determine the set of articles concerned: starting from the batch manufacturing cycle, to determine the batches affected by the same characteristics, and trace them back to the customers to whom they were delivered
The supplier performance will be assessed monthly, based on: quality of the goods supplied, service, the reduction of the number of controls carried out by Cebi Motors (free-pass). The following indicators are used for the assessment:
▪ PPM of rejected parts
▪ Number of non -conformity reports
▪ Ratio between the number of rejected or derogated batches and the total delivered batches
▪ Type of Quality System Management
▪ On-time delivery
▪ Respect of the amounts requested in the purchase order
A three-monthly report will be sent to each supplier; on receipt the supplier will have twenty days to discuss the assessment. Any dispute must be written and addressed to Cebi Motors’s Purchasing Office.
3.3.1. Vendor Rating
The vendor rating is the assessment of the supplier’s performance, calculated as a sum of points regarding the subjects: “supplied quality”, “system management”, “on-time delivery” and “quantity” (TABLE 1).
The calculation on a monthly basis allows keeping the yearly trend constantly updated; at the beginning of each year, the suppliers are reclassified on the basis of the overall points for the previous year (TABLE 2).
TABLE 1
QUALITÀ (Quality) | 70 punti max / max score | ||||
Q1 | PPM scarto / Rejections (PPM) (50 punti max. / max score) | 0 ppm | > 0 ppm | ||
- 0p | - 5 – (ppm/20) | ||||
Q2 | Sistema gestione qualità / Quality System (20 punti max. / max score) | IATF 16949 ISO 14001 | IATF 16949 | ISO 9001:2000 | Lack of QSM |
20 p | 18 p | 12 p | 0 p | ||
Totale Qualità / Overall Quality: Q = Q1 + Q2 | |||||
LOGISTICA (Logistics) | 30 punti max / max score | |||||
L1 | Puntualità / On-time delivery (20 punti max / max score) | 4 punti di demerito per ogni giorno di ritardo medio pesato sulle quantità parziali (se il ritardo medio mensile è contenuto in ±2 gg il punteggio è 20) Minus 4 points for every late day: the average is weighed on the supplied quantities. (if the mean monthly delay is ±2 days, the score is 20) | ||||
L2 | Quantità / Quantity (10 punti max / max score) | > ± 1% | > ± 5% | > ± 10% | > ± 15% | > ± 20% |
8 p | 6 p | 4 p | 2 p | 0 p | ||
Totale Logistica / Delivery performance: | L = L1 + L2 | |||||
PENALITA’ AUDIT (Audit Penalty)
P1 | Penalità per Audit con esito negativo Penalty for Audit with negative outcome | 7 punti di demerito per Audit con punteggio negativo “C” 0 punti di demerito per audit con punteggio “A” o “B” Minus 7 points (penalty) for Audit with negative outcome (score “C”) 0 points of penalty for audit with score “A” or “B” |
P2 | Penalità in caso di mancato soddisfacimento dei requisiti per i report di riqualifica Penalty for low performance for requalification reports | 7 punti di demerito con aree rosse della matrice di valutazione 0 punti di demerito con aree non rosse della matrice di valutazione 7 points of penalty if red areas in the evaluation matrix 0 points of penalty no red areas of the evaluation matrix |
La penalità è applicata per tutti i mesi successivi alla data di scadenza per la consegna del report di riqualifica e verrà revocata solo a seguito di ricevimento della documentazione ed uscita da area rossa della matrice - Nota Bene: in caso di caratteristiche di sicurezza, il mancato invio del | ||
report di riqualifica comporterà la penalizzazione del fornitore (-7 punti). The penalty is applied for all the months following the due date for the delivery of the requalification report and will be revoked only after the documentation has been sent to Cebi Motors and assessment matrix has returned to non-red areas - Remark: in the case of safety characteristics, | ||
the missing to send the requalification report will result in the supplier's penalty (-7 points). | ||
VENDOR RATING = Q + L + P
Q1 – Supplied quality
Indicates the overall faults found in the supplies, calculated as rejected ppm. Rejected ppm are calculated as the ratio between the amount of non-conforming material and the amount supplied, per one million. The year trend is recalculated on the total amount: it is not based on monthly ppm average. The indicator representing the non-conforming material is the record you can find in the field “defective quantity” of the ODC; the defective quantities are part of the calculation of the month when pieces are controlled in Cebi Motors (referring to the control report closing date), and could therefore refer to deliveries in the previous month. For a more detailed explanation of how the ppm are calculated, refer to paragraph 3.3.2 below.
The score expressed as “supplied quality” goes from a maximum of 50 points (zero faults) down to zero in the case of 1000 or more rejected ppm.
The number of non-conformities is not included in the calculation, but is used to show how often problems occur. Q2 – Quality System Management
We have explicitly classified the suppliers for the type of certification they have implemented. The type of certification is also an essential requirement for Cebi Motors’s choice of the suppliers, and the aim is to move strategic suppliers to IATF certification.
L1 – On-time deliveries.
The average delay, calculated in days, is deducted (up to 20 points) from the total score. In case the order is delivered in more shipments than requested, the delay will be calculated considering the quantity of each delivery.
Each shipment delay will be calculated in the month when the goods are delivered. Advance deliveries are considered as delays.
For average delays of up to 2 days, no penalty is applied. L2 – Quantity
The quantity index reflects the average difference between the ordered quantity and the delivered quantity for a given month. If more than one delivery is made for the same order line, the reference quantity in the 2nd delivery is not that ordered, but the difference between the ordered quantity and that received with the 1st delivery: any further deliveries for the same order line are referred to the balance.
Making more than one delivery for the same order is a disturbance for Cebi Motors. Therefore we strongly recommend giving written confirmation of the delivery dates to our Planning Office, including in case of fractioned deliveries.
In supplier performance calculation we will refer to the information on the order. P1 - Audit Penalty
As described in paragraph 4.3, Cebi Motors reserves the right to carry out process audits at the supplier's production facility. If the assessment is not positive, we deem it necessary to take the Vendor Rating into account, applying a penalty in order to encourage the supplier to propose and implement a plan to improve its organisation.
Suppliers are then ranked based on an overall score. When assigning a particular item to be included in a new project, or in the event of multiple suppliers for the same item, the supply distribution percentage will be based on such score
The suppliers are classified according to their overall score. This score will be considered when choosing the supplier of a component needed for a new project. In case more than one supplier should be necessary for the same component, the supplier classification will be used to determine the amount supplied by each.
P2 – Requalification Penalty
The regularity of the supplier with regard to the delivery of the requalification reports, as per point 4.1.3 of the present, will be assessed by applying a penalty of 7 points (see Penalty P2 table) in the event that the supplier falls into one of the red boxes of the matrix below.
TABLE 2
Supplier class | Vendor rating score | Actions |
A – SUITABLE | 81 – 100 | Preferred when assigning the supply and any new projects |
B – ACCEPTABLE | 66 – 80 | Continuous improvement actions must be taken to enter class A. |
C – CRITICAL | 51 – 65 | A development plan must be implemented to enter class B, not suitable for assigning new projects. |
D – UNACCEPTABLE | <= 50 | As for class C; consider removal from the vendor list |
3.3.2 ppm calculation
In case there are quality faults the supplier will be penalised accordingly: 50 of the total 100 points in the vendor rating are assigned to the effective number of rejected pieces expressed in ppm. For ppm higher than 0, 5 fixed points plus 1 are subtracted for every 20 ppm: see the examples in the following table:
0 ppm | 1 ppm | 20 ppm | 100 ppm | 900 ppm |
50 points | 45 points | 44 points | 40 points | 0 points |
Only the material found by Cebi Motors, WHICH DOES NOT CONFORM TO THE DRAWING AND CANNOT BE USED, is considered when calculating the ppm rejections. This only applies to mass production and not to samples.
“Rejected ppm” are components that do not conform to the specifications and must be reworked or repaired before they can be used; components with features that are not given in the specifications and cannot be used.
The following are not “rejected ppm”: components that do not conform to the specifications, but which Cebi Motors decides to use (derogations); components which conform to the specifications, but which cannot be used.
Indications given in the non-conformity report:
- “Received quantity” is the quantity received and recorded at Cebi Motors’s warehouse.
- “Rejected quantity” is the quantity that needs immediate corrective action requested by Cebi Motors
- “Sample quantity” is the quantity controlled or used by Cebi Motors.
- “Defective quantity” is the number of non -conforming pieces found by Cebi Motors among those at the previous line.
The PPM are the ratio between defective quantity and received quantity, per one million. An ODC may be issued in the case of “accepted under derogation”, in this case the defective quantity is not included in the ppm calculation.
If the supplier identifies, notifies and implements corrective actions for a problem before it is detected in Cebi Motors, the rejected parts will not be counted in the ppm.
If a selection is entirely managed by the supplier, defective pieces that come out after selection will not be counted as ppm, but only those that are eventually found by Cebi Motors; if however the selection is managed by Cebi Motors through the supplier, all the pieces that do not conform to the specification will be included in the ppm calculation and the defective quantity will be accordingly updated.
Each package with incorrect or missing identification is considered as one piece in defective quantity.
Damage caused by unsuitable packaging or different packaging from that agreed with Cebi Motors and damage caused by transport, when the supplier is responsible for this, will generate ppm in proportion to the number of damaged cases and/or parts that cannot be used due to the damage.
Any quantities that do not correspond, delays, incomplete or incorrect deliveries and any other logistics problems will not generate additional ppm.
3.4.1 Control plan
The supplier must develop a control plan relative to the products supplied to Cebi Motors. This control plan must:
- list all the controls performed for the assessment of production process,
- include the control method for critical characteristics,
- include all the information requested by the customer, where necessary
- define the reaction plan in case the process becomes instable or statistically ineffective
The control plan must be reviewed and updated after any modification that could interest the design, the product, the production process, measurements, logistics, supply sources or the FMEA.
Customer approval may be required after any control plan review or updating.
The changes to the control plans must follow the customer approval process according to the VDA volume 2 trigger matrix (module M091).
3.4.2 Control plan requirements
The Control Plan, according to IATF appendix A (A1 and A2), has to cover the different phases, according to the cases:
a) Prototype Control Plan;
b) Pre-series Control Plan;
c) Production Control Plan.
The control plan must contain the following elements at least:
a. general data:
• control plan number
• issue/review date
• customer information
• organisation name and plant
• part number
• part name
• part drawing level
• development phase (prototype, pre-series, production)
• contact person
• process phase identification
• process name /description of the operation b. product control
• special product characteristics
• other characteristics to be controlled
• specifications / tolerances
c. process control
• process parameters
• special process characteristics
• machinery, gauges, equipment, tools for production
d. methods
• measurement evaluation methods
• mistake-proof devices
• sampling size and frequency
• control methods
e. reaction plan and corrective actions
3.4.3. Technical clenliness
For items in which an explicit request is made, or where is mentioned in the drawing the requirement of “Technical cleanliness” according to the procedure P055, every three months is necessary to measure and reporting the contamination level of a small sample of supplied parts. The "working level" that will emerge from these measures will be used to monitor the cleanliness, in order to take action in the event of negative trends and eventually to agree new standards together with the supplier, without however representing a criterion for approving or not single production batches.
3.4.4. Measurement System Analysis (MSA)
Evidence must be given that statistical controls have been carried out to analyse the variables in the measuring system. This request is applied to all the measuring systems that the approved control plan refers to.
The supplier must have a laboratory equipped to verify that the requirements indicated in the technical documentation are met. If it does not have a laboratory or needs to have the tests performed by an external laboratory, the supplier can only use accredited laboratories
3.4.5. Product/Process modifications
The supplier must give prior notification regarding any changes to the product and/or production process (for example changes to the production site, materials, production cycle, sub-contractors, etc.) and await approval from Cebi Motors, which could request other samples to check the feasibility of the changes (paragraph 2.1.6 for details of the cases of new sampling request).
Use “SCR” form to notify and obtain approval for any change.
3.5 Transport and delivery terms
3.5.1 Packaging requirements
The palletted loads must measure 1200 x 800 mm, (Europallet) with a maximum overall height of 850 mm (including the pallet). The gross weight must not exceed 900 kg.
Unless agreed otherwise in writing with the customer, any case weighing more than 900kg or of a different size to that given must be approved by Cebi Motors before shipment.
A single portable case must weigh no more than 15 kg gross.
The supplier is responsible for ensuring that all the shipped cases are suitable to protect and conserve the product features undamaged not only until they reach Cebi Motors, but also when they are transported and handled inside their premises.
The type of packaging must guarantee the product is protected against any damage during transport.
The type of packaging defined by the supplier is formalised by sending CEBI MOTORS the packaging form, which is included in the PPAP documentation.
No packaging parts must be made from or treated with forbidden materials and substances, and must not release any harmful substances.
Reference is made to the EC1907/2006 REACH regulations to determine the risk and limitations imposed regarding the use of materials and substances.
The palletised load units can be stacked only if, during transport and handling, the packaging remains undamaged.
If the palletised load units can be stacked, this fact must be indicated in the packaging form in the PPAP documentation. If there are any limits to stacking the palletised load unit, it must be clearly specified on the unit by attaching cards or using the standard symbols:
In all packaging, the master label must be applied on the short side (80 cm) of the pallet.
The pallet will be handled from the short side (80 cm) so without wooden crosspieces in the short side. Use a plastic strap (not metal).
The pallet must have a maximum height of 85 cm including the base.
All wood packaging, including the pallets, delivered to Cebi Motors must respect the phytosanitary standards according to ISPM-15 (International Standards for Phytosanitary Measures) signed by FAO.
ISPM-15 is an international standard providing phytosanitary measures to apply to wood packaging in international trade. In particular, this standard was introduced to reduce the spread of harmful parasites and organisms. In fact, rough wood packaging is the ideal home for harmful organisms if it is not suitably treated.
Consequently wood must be subjected to the standard HT - Heat Treatment, heating it up to at least 56°C or 133°F for at least thirty minutes.
ISPM-15 treatment may be applied to wood before or after the packaging is constructed. After treatment, the packaging must be sealed with the IPPC/FAO mark which certifies it conforms to the ISPM-15 standard.
XX: ISO original country code (e.g. Italy = IT) 000: unique registration number assigned to the
company that constructed or treated the packaging or pallet
YY: IPPC code identifying the treatment type (HT for heat treatment)
DB: "DB" is additional to confirm that debarked round wood has been used.
HT treatment in compliance with ISPM-15 is not necessary for shipments within the EEC. It is compulsory for shipments to Cebi Motors from countries outside the EEC.
When provided, the supplier is obliged to respect the packaging specifications that are expressly requested by Cebi Motors. In case of NC, the goods must be identifiable:
Using the information on the goods label (supply DDT, serial number, production batch, production date, etc.), the supplier must ensure that the non-conforming parts are, or can be, immediately identified.
3.5.2 Labelling requirements – completing the Odette label
The Odette label must be white with black ink.
The label and ink must be waterproof, and guarantee it is still legible not only until it reaches Cebi Motors, but also during normal movement inside the warehouse (handling, two cases rubbing against each other, etc.). An adhesive label or reinforced card may be attached to the shortest side of each case and be clearly visible on the outside of the packaging.
NO Correct
The reference label is formed of two parts indicating:
▪ Transport section: the top strip occupies a third of the label height (fields 1 to 7 in the summary in paragraph 3.5.3);
▪ Part identification section: the rest (fields 8 to 16 in the summary).
Part identification label
Each product handling unit (the single portable case) must be identified with the following Odette label (ver. 4 – in addition see operative instruction I037):
Label “S” to identify the parts (TDED = 7102)
The part identification labels must be produced and used in the production and/or storage of the parts, before shipment (e.g. single box).
The part identification labels only contain the product information.
The size of the label depends on the size of the box, and contains the fields that should be completed as outlined in paragraph 3.5.3
- Standard size: 210x102 mm - Fields from 8 to 16 (in the summary in paragraph 3.5.3) Example 1
- Small box size: 210x48 mm - Fields 8 – 9 – 12 – 15 (in the summary in paragraph 3.5.3) Example 2
- Small box size: 110x96 mm - Fields 8 – 9 – 12 – 15 (in the summary in paragraph 3.5.3) Example 3
- Very small box size 84x54 mm - Fields 8 – 9 – 12 – 15 (in the summary in paragraph 3.5.3)Example 4
Example 1 (not original size)
Example 2 (not original size)
Example 3 (not original size)
Example 4 (not original size)
- The label serial number, barcode, must be identified with “S”.
Transport label
The Master Label must be printed before shipment to identify the transport unit. The label must be A5 format (148 × 210 mm), white with black ink (see I037).
“M” Multiple master label for uniform loads (TDED = 7246)
This label must be used when a transport unit (e.g. pallets of cases containing the same parts) contains packs or boxes of the same product (same code). Each pack/box is previously labelled with the “part identification label. The amount on the master label must be the total of the amounts in all the packs/boxes.
The label serial number, barcode, must be identified with “M”. Size A5 210x148 mm
N.B.:
In the case of mixed boxes (parts with different codes), each one identified with the S part identification label but loaded on the same transport unit (e.g. pallets containing boxes of different codes), the transport unit must have the same number of M labels as the different codes it contains.
Each Odette label must have the barcode in compliance with the “Code 39” standard.
In each barcode, the coded text must begin with an asterisk followed by a letter (identifier), which guides the optic reader and clearly identifies the data in that field: after, the identifier is in brackets after the compulsory barcode. The asterisk or the field identification letter must not be included in the legible text, just the barcode. A second asterisk closes the barcode.
The Odette label must contain the information given in the summary in paragraph 3.5.3. Any other general and specific elements that are not covered in paragraphs 3.5.2 and 3.5.3 are subject to Odette Version 4 regulations.
3.5.3 Summary of the fields to be completed
Fields marked with an asterisk (*) must be completed.
To identify the fields according to the numbering used below, refer to the figure at the end of the list, remembering that it is not to scale.
1. (*) Receiver
Give the customer’s name as shown in the order:
Cebi Motors S.p.A.
35030 Veggiano - PD (Italy)
2. (*) Dock-Gate
Unless indicated otherwise, give the shipment address: Xxx Xxxxxx Xxxxx 0
3. (*) Delivery note
Compulsory barcode – (N)
Give the shipment reference number/code according to the transport document number.
4. (*) Supplier Address
Give the supplier’s name and address
5. (*) Net Weight – Kg
Give the gross weight of the materials in kg, excluding the pallet and packaging.
6. (*) Gross Weight – Kg
Give the gross weight in kg of the unit the label refers to
7. (*) No. of Boxes
Give the number of boxes on the transport unit the label refers to
8. (*) Part N.
Compulsory barcode – (P)
Give the engineering change code and indicator shown in the purchase order and Cebi Motors technical specifications. The following format must be used without any spaces or separators: one low case letter, four numbers, a dot, two alphanumeric characters.
Example: B0123.04
If the article can be identified as a SAFETY COMPONENT, the following symbol must be added after the code
9. (*) Quantity
Compulsory barcode – (Q)
Give the quantity in the same unit of measure used in the purchase order (generally “number of parts” for countable products, and “kg” for uncountable, such as wire, laminates, liquid, loose materials, etc.).
Do not use dots to separate the thousands (e.g. 15000). A comma may be used to separate the decimals (e.g. 10,50):
▪ If it is a handling unit, the quantity contained in the box;
▪ If it is a uniform transport unit, the sum of the quantities in the boxes on the pallet or wagon
10. (*) Description
The product description as given on the purchase order.
11. (*) Supplier Part Number
The Supplier’s part number. Leave it blank if the supplier uses the same coding system as Cebi Motors. NB: This field can be used for other information further to agreement with Cebi Motors.
12. (*) Supplier
Compulsory barcode – (V)
Give the supplier code you have been assigned using the Cebi Motors coding system: this is a 10 digit numerical code, which usually begins with 3301 (Italian supplier) or 3302 (foreign supplier).
13. (*) Date
Compulsory barcode – (D)
Here, distinction must be made between the part identification label (handling unit) and the transport unit label
▪ On the part label (handling unit) give the part production date, the barcode is not compulsory in this case.
▪ On the Master Label (transport unit) give the shipment date complete with barcode. For problems of space, the barcode may be printed at the bottom of field 11.
The date format in the barcode must be “year-month-date” YYMMDD, without spaces or separators. Example: 6 December 2013 is written: 131206
14. Engineering Change
Reserved space for specific requests for new or changed parts: leave it blank if there are no express requests from Cebi Motors. NB. The change code must accompany the part code, as specified in paragraph 8).
(in the example in paragraph 8, the change code is 04)
15. (*) Serial Number
Compulsory barcode – (S o M)
Give the label serial number. Depending on the type of packaging, the barcode identifier changes:
▪ S, for handling unit
▪ M, for transport unit with uniform contents (see paragraph 3.5.2 )
The serial number that indicates the supplier on both the transport and part identification labels must be a retraceable element for the process control data.
The serial number must be a unique number assigned by the supplier, and it must not be repeated for at least one year. The maximum length of the serial number is 9 numeric digits plus the S or M identifier.
16. Batch Number
The reference number assigned by the supplier to a group of products in the same production batch.
1 2
4
3
5 6 7
8
10
9
Redazione
12
Responsabile SI
11
Approvazione Direttore Generale
13 14
15 16
3.6 Identifying special shipments
For Cebi Motors, a special shipment is each delivery of non-standard material and/or the need for special traceability requirements: e.g. derogation batch, guaranteed supply further to a NC, first supply after product or process changes (which must be approved by Cebi Motors beforehand).
In the case of special shipments, each case in the shipment must be clearly identified, indicating the reason for the special shipment together with the normal identification code.
Responsabile SI Approvazione Direttore Generale
Below is an example of an identification label for special shipments:
ATTENTION! | |||
FORNITURA SPECIALE Special shipment | |||
Indicare CODICE. Indice di modifica Specify Part number. engineering level | |||
Descrizione della deviazione/modifica: Modification/deviation description: | |||
Redazione | Importante per PRD CEBI MOTORS: identificare il primo lotto prodotto con il componente in oggetto trasferendo la descrizione della modifica alla fase successiva. Important for PRD CEBI MOTORS: identify the first product batch using this component, transferring the change description to the subsequent phase. | ||
The supply of the material is planned by Cebi Motors Spa by sending the appropriate document called "Delivery Plan" periodically.
The Delivery Plan includes both confirmed and forecasts orders, in the short and medium term, with their relative requested delivery date to Cebi Motors Spa warehouse (ETA date) and covers a maximum of three or eight months, current one included.
The Delivery Plan does not show purchase prices, just codes and requested quantities, since, being a planned delivery form, it just defines the supply of the materials. Any other contractual details (price, delivery terms, payment, etc.) will have been already defined beforehand with the Purchasing Dept. and applied accordingly.
The supply of the material is defined by a series of consecutive lines that can be called "confirmed" or "forecasts".
CONFIRMED lines show the confirmed delivery of the goods and define code, quantities and dates when the material must be delivered without exception to the Cebi Motors Spa warehouse (ETA dates).
FORECASTS lines show the probable deliveries requested in the periods following the confirmed lines.
The frequency of delivery of the goods and, consequently, the frequency with which the delivery plan is updated, depend on the production/logistical requirements and the commercial agreements between the parts.
The CONFIRMED order is binding for the supplier, and must be complied with, or the production in Cebi Motors might have to stop with the consequent debit of the deriving costs (Logistical Notifications).
The FORECASTS order is mere information and does not constitute any commitment to accept the relative quantities of product.
Forecasts lines can therefore vary (in quantities and date) following CEBI MOTORS production requirements. In case of final cancellation of the forecasts orders, only the cost of the raw materials required for the first 8 weeks of the cancelled production might be the subject of a compensation agreement.
If the supplier deems that CEBI MOTORS FORECASTS might be difficult to meet, it must immediately inform our Planning service via e-mail within 48 hours max from receipt of the plan. No communication will be taken as tacit confirmation.
3.7.1 Logistics complaints
In the event of logistics problems with the deliveries, such as delays, partial deliveries, missing problems
notification within first 48 hours, damaged materials due
to unsuitable packaging, etc., besides sending an e- mail
notification, the LOGISTICS COMPLAINT is issued, on
a separate form, which our Buying Office follows up with
the calculated final cost.
3.7.2. Month end deliveries and advance deliveries
Deliveries made in advance, or DDT dated in the last three working days of the month, are not allowed. Cebi Motors reserves the right to refuse these deliveries or, if they are accepted because the due date is near, to automatically postpone payment by 30 days.
Any exception to the above will only occur exclusively in the case of our urgency of supply, upon express request and written agreement by Cebi Motors, to be defined only with Planning Dpt.
3.7.3. Goods receipt
The warehouse working hours must be respected, and any deliveries out of hours will generate costs that are charged to the supplier.
4.1 Process monitoring and analysis
4.1.1 Cebi Motors inspections and Improvement Plan
Cebi Motors reserves the right to assess the supplier's production process in compliance with the VDA 6.3 guide or similar scheme. request and on the basis of what has been agreed, the supplier shall accept the visit of Cebi Motors qualified personnel for the appropriate assessments. At the end of the visit, Cebi Motors will publish its report on the visit and assign a corresponding score, valid also for the purpose of the Vendor rating.
The report will contain any improvement plan that might have been requested that the supplier must comply with in the time and/or method agreed with Cebi Motors.
The reasons why Cebi Motors can decide to carry out an inspection are: the introduction of a new supplier, new product or equipment, the change or move of the production process, a situation whose seriousness requires monitoring/supplier's growth (repeated non-conformities, low vendor rating score, etc.)
The supplier must therefore make itself available so that the checks can cover all quality management processes and all activities regarding processes and products involving Cebi Motors.
The supplier must manage the improvement plans autonomously or under Cebi Motors supervision, with corrective/preventive actions aimed at guaranteeing the product and/or service conformity, in compliance with the provisions in ISO 9001, paragraph
8.5.2 and the "problem solving" techniques.
4.1.2 Process Audit
CEBI Motors promotes the approach defined in the IATF 16949 regulation, therefore the supplier is required to plan and carry out process audits for the lines that affect CEBI Motors products. The planning must take into account any non-conformity issues on the product that impact on the production lines. Inspection visits must take place on all the processes that have an impact on Cebi Motors products.
The use of the VDA 6.3 standard is recommended.
Cebi Motors reserves the right to request proof that these inspections have taken place and that the relative improvement actions have been implemented.
For suppiliers which manage safety characteristics, will be requested from Cebi Motors side the filling of the D-part-self assessment (module M092), with yearly frequency.
4.1.3 Re-qualification
In compliance with IATF 16949, regular re-qualification of the product supplied as standard must be carried out periodically, in order to have documentary proof that the characteristics of the component supplied are, at least, the same as the ones on which approval was issued.
Its frequency and content must be agreed and approved by Cebi Motors during the PPAP (M051).
Unless otherwise agreed between the parties, this documentation is submitted within 30 September, annually, and the samples analysed are kept for 3 years at the supplier's.
4.1.4 Special Processes - CQI
Cebi Motors promotes the use of special process validation methods and their control in accordance with the related AIAG-CQI technical texts, and encourages periodic self-assessment of the aforementioned methods.
This is aimed at raising awareness of system implementation for the effective management of processes that cannot be directly verified, as well as their evaluation.
4.1.5 Cebi Motors supplier portal
With a view of improving and seeking mutual benefit within its supply chain, Cebi Motors reserves the right to request the use of its own Supplier Portal.
Instructions for accessing and using the supplier portal are available on the official website of CEBI MOTORS (CEBI MOTORS/CEBI GROUP).
4.2 Test observation - 8D answer
4.2.1 Supplier's notification to Cebi Motors
If the supplier believes there is or might be a non-conformity in any of the products supplied to Cebi Motors, it must immediately send written communication to the Quality Control staff of Cebi Motors Incoming Inspection (CQAA).
Once the problem has been notified, Cebi Motors Quality Control dept. must decide on whether to accept or refuse the material and, consequently, on the supplier's replacement of the material within the agreed time.
If the identification of a fault and consequent notification take place before the product is delivered to Cebi Motors, the supplier will be instructed to send a sample and wait for Cebi Motors' decision.
The supplier's request for deviation requires, to be processed by Cebi Motors, the use of the specific form M059.
4.2.2 Cebi Motors' notification to the supplier
If Cebi Motors discovers a non-conformity in a component supplied during its acceptance checks or production, it will notify the supplier using a ODC (official complaint) bearing description, seriousness and extent of the problem.
On receipt of Cebi Motors ODC, the supplier must:
a. immediately implement the requests in the ODC field "3A. Immediate action on the material at Cebi Motors”
b. replace the material within the agreed time (if so requested)
c. within 24 hours: communicate in writing (in 8D format) any containment action (fields 3A & 3C of the ODC)
d. within 5 working days: communicate (in 8D format) the cause of the fault, why it was not noticed at the supplier's, any corrective measures decided upon as well as the method planned to check the effectiveness of these corrective measures (fields 4 & 5 of the ODC)
e. within 20 working days: implement the corrective measures, finish checking their effectiveness, implement the system preventive actions (organizational, operational, control) in order to prevent those or similar problems to happen again (fields 6 & 7 of the ODC)
On notification of a problem, even before a ODC is issued by Cebi Motors, the supplier must immediately get organized, autonomously, in compliance with the following instructions.
It must first of all isolate the pieces that may be affected by the same problems, wherever they are (at the supplier's, at Cebi Motors', in transit or in production), if necessary giving Cebi Motors the information required to isolate any faulty pieces; the supplier must replace or promptly repair all the faulty products, without any charges to Cebi Motors' account or, if so requested, to refund the value of these products and all consequent costs, also financial, regarding their replacement in the final product wherever this may be.
As to the management of the non-conforming product, follow the provisions of clause 8.7 of the ISO 9001 Regulation "Control of nonconforming product".
Moreover, the containment action put in place must guarantee that all supplies following the ODC comply, up to the implementation of the final corrective measure and the verification of its effectiveness.
The answers about the analysis of the causes and the corrective actions decided upon to solve the issue, must be formalized and sent in 8D format, filled in in compliance with the instructions supplied, be it the one proposed in the second part of the ODC form, or the one customised by the supplier, who must anyway keep a record of the measures implemented.
The first supply following the implementation of the final corrective action must be clearly identified as instructed in form 8D.
All costs borne by Cebi Motors because of the non-conformity caused by the supplier will be passed to the supplier's, including any downtime. These costs include also those regarding any actions Cebi Motors reserves the right to initiate to be able to continue regular production and meet its end customer's requirements.
The charges for which the supplier is proven to be responsible shall be recorded, communicated and charged to the supplier using the appropriate form "M028 - Charging the supplier".
Just the administration management of the ODC provides for a fixed charge of €100.00.
Inspections carried out by Cebi Motors Incoming Quality department or by Cebi Motors suppliers/sub-suppliers shall not constitute an acceptance or acknowledgement of the contractual conformity of the goods or a waiver of proper contractual fulfilment and shall not release the Supplier from liability. Payment for the goods shall not constitute a declaration of acceptance of the goods as being contractually compliant.
4.3 Escalation process
4.3.1 Escalation at Supplier locations
In the event that the minimum score of 66 is not reached in the periodic assessment (Vendor Rating), Cebi Motors will assess whether the supplier's corrective actions are deemed sufficient to restore a supply provision in at least class B within a reasonable time. If not, meetings aimed at a targeted growth will be planned with the supplier (first level of escalation).
If these activities do not bring about the expected results and the evaluation continues to result in <66, the supplier will be subject to an Audit according to the VDA6.3 standard (second level of escalation).
If the VDA6.3 score is negative (rating C), the supplier will be excluded from the assignment of new projects. The supplier can be re-admitted for the assignment of new projects only upon a positive new VDA6.3 assessment (A or B) and positive Vendor Rating (A or B). The supplier must also promote an improvement plan to re-enter at least a B Vendor Rating.
If, after this activity, the supplier does not guarantee regular supply with at least a Class B Vendor Rating, the Management of Cebi Motors will assess any exclusion of the supplier from the Vendor List (third level of escalation).
Diagram 4: 8D METHOD |
1. Create a small group of staff knowing the product/process, available to cooperate, having all the technical know-how necessary to solve the problem and introduce corrective measures |
2. Define the problem carefully identifying WHO, WHAT, WHERE, WHY, HOW AND HOW MUCH. |
3. Define temporary measures aimed at limiting damages until corrective actions are implemented. Term: 24h Constantly monitor the effectiveness of these measures and, if necessary, implement others |
4. ANALYSING THE CAUSES - Identify all possible causes explaining why the problem occurred - Define the most probable causes, compare them with the description of the problem and the available data and check whether they can be the cause of the problem. - Use techniques such as: cause-effect diagrams, brainstorming, etc. Support decisions with tests and experiments |
5. Identify all possible measures that can eliminate the causes and solve the problem. Term for sections 4 & 5: 5 working days Choose the optimal corrective measure and check its suitability with appropriate tests/checks. |
6. Define an action plan for the implementation of the final measures and set, if required, contingent actions based on risk considerations. Define how and with which checks it is possible to guarantee that the cause of the problem has been removed. |
7. Modify the organizational, operational and control system, instructions and procedures in order to prevent these or similar problems from occurring again. Term for sections 6 & 7: 20 working days |
8. Appreciate the efforts and results of the work group. |
3. Temporary containment actions
4. Choose the most probable causes
6. Implement permanent corrective actions
7. Prevent the problem recurring
5. Verify the corrective measures
NO
YES
4. Are the identified causes the real
ones?
4. Identify alternative solutions
4. Choose the more probable causes
8. Congratulate the group
2. Describe the problem
1. Use a team approach
Codice: I019 | Revisione: 10 | Data: 30/03/2022 | Pagina 66 di 66 | |
Descrizione: Manuale Fornitori / Supplier Manual | ||||
Elenco degli allegati utili / LIST OF ATTACHMENTS
• M027 - Valutazione preliminare potenziale fornitore / M027 - Supplier preliminary Assessment
• M051 - Documentazione richiesta al fornitore (documentazione accompagnatoria per prototipi e campionature) / M051
- Documents requested from the supplier (accompanying documents for prototypes and samples)
• Part Submission Warrant
• M089 - Scheda di riepilogo vendor rating / M089 - Vendor rating summary chart
• M028 - Addebito a fornitore / M028 - Debit note to supplier
• M046 - Osservazione di collaudo (8D Report) / M046 - ODC (Non-conformity report – 8D Report)
• M059 - Richiesta di deroga / M059 - Request for deviation
• M088 - Analisi di fattibilità / M088 - Team Feasibility Commitment
• M084 - Benestare all’utilizzo / M084 - Use approval
• M087 - Supplier Change Request/Review
• M091 – Trigger Matrix Appendix 8 from VDA Volume 2
• M092 – D-Part Self-Assessment Cebi Motors
• I037 – Traceability of supplied parts
• P054 - Flammability
• P055 – Technical cleanliness
Redazione | Responsabile SI | Approvazione | Direttore Generale |